Modul MS Project KBK MK

28
BAB I PENGANTAR MICROSOFT PROJECT Microsoft Project merupakan suatu program scheduling yang dapat membantu dalam proses perencanaan, pelaksanaan, sampai pada evaluasi terhadap pelaksanaan suatu proyek tertentu. Microsoft Project merupakan gabungan dari beberapa metode manajemen proyek yang sudah dikenal saat ini, antara lain PERT (Program Evaluation Review Technique), CPM (Critical Path Method), dan Gantt Chart. Microsoft Project juga mampu membantu melakukan pencataatan dan pemantauan terhadap penggunaan sumber daya (Resource), baik yang berupa tenaga, matrial maupun alat. Selain itu kelebihan yang dimiliki oleh Microsoft Project adalah mampu menyajikan laporan pada setiap posisi yang dikehendaki sesuai dengan perkembangan yang terjadi. I.1. MEMULAI MICROSOFT PROJECT 1. Pada Taskbar, Klik Start, menu start akan ditampilkan. 2. Pada menu Start, pilih All Programs, lalu klik Microsoft Project. Maka akan tampil sebuah file project kosong dalam view Gantt Chart. Gantt Chart adalah tampilan default untuk project. Tampilan View Microsoft Project Dalam Microsoft Project dilengkapi dengan 26 view, setiap view bisa ditampilkan dengan menggunakan menu View Bar yang terletak pada sebelah kiri jendela program Project. Berikut ini ikon yang disediakan dan kegunaannya : 21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi 1

Transcript of Modul MS Project KBK MK

Page 1: Modul MS Project KBK MK

BAB I

PENGANTAR MICROSOFT PROJECT

Microsoft Project merupakan suatu program scheduling yang dapat

membantu dalam proses perencanaan, pelaksanaan, sampai pada evaluasi

terhadap pelaksanaan suatu proyek tertentu. Microsoft Project merupakan gabungan

dari beberapa metode manajemen proyek yang sudah dikenal saat ini, antara lain

PERT (Program Evaluation Review Technique), CPM (Critical Path Method), dan Gantt Chart.

Microsoft Project juga mampu membantu melakukan pencataatan dan

pemantauan terhadap penggunaan sumber daya (Resource), baik yang berupa

tenaga, matrial maupun alat. Selain itu kelebihan yang dimiliki oleh Microsoft Project

adalah mampu menyajikan laporan pada setiap posisi yang dikehendaki sesuai

dengan perkembangan yang terjadi.

I.1. MEMULAI MICROSOFT PROJECT 1. Pada Taskbar, Klik Start, menu start akan ditampilkan.

2. Pada menu Start, pilih All Programs, lalu klik Microsoft Project. Maka akan tampil sebuah file project kosong dalam view Gantt Chart.

Gantt Chart adalah tampilan default untuk project.

Tampilan View Microsoft Project

Dalam Microsoft Project dilengkapi dengan 26 view, setiap view bisa

ditampilkan dengan menggunakan menu View Bar yang terletak pada sebelah

kiri jendela program Project. Berikut ini ikon yang disediakan dan

kegunaannya :

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

1

Page 2: Modul MS Project KBK MK

Ikon-ikon dalam Microsoft Project beserta Kegunaannya

Ikon Nama Kegunaan

Calender Menampilkan kalender bulanan, didalamnya diperlihatkan

beserta pekerjaan-pekerjaan dan durasinya.

Gantt

Chart

Menampilkan diagram Gantt Chart, tenaga / sumber daya

yang dipakai, durasi pekerjaan, sering digunakan untuk

menjadwalkan dan memasukkan pekerjaan.

Network

Diagram

Menampilkan suatu jaringan yang menampilkan semua

pekerjaan dan keterkaitan antar pekerjaan yang disusun

berdasarkan urutan kegiatan tertentu.

Task

Usage

Menampilkan sumber daya yang telah dikelompokkan

pada masing-masing pekerjaan. Untuk menampikan

sumber daya yang diterapkan pada pekerjaan tertentu

secara detail.

Tracking

Gantt

Menampilkan daftar pekerjaan yang berhubungan satu

sama lain, serta menunjukkan diagram baseline dan baris

gantt yang dijadwalkan pada setiap pekerjaan.

Resource

Graph

Memperlihatkan alokasi sumber daya, apakah terjadi

konflik atau tidak. Ditampilkan dalam bentuk grafik yang

cukup jelas untuk mengetahui kekurangan tenaga yang

dibutuhkan.

Resource

Sheet

Menampilkan data sumber daya yang digunakan pada

suatu proyek, berisi informasi berupa jenis sumber

daya,jumlah, biaya satuan, upah lembur, cara

pembayaran dan lainnya.

Resource

Usage

Menampilkan sumber daya dan pemakaiannya dalam

berbagai pekerjaan, beserta waktu untuk setiap sumber

daya.

More View Menampilkan banyak pilihan view yang bisa diapply

sesuai dengan kebutuhan.

I.2. MEMBUKA FILE PROYEK 1. Pada menu File, kemudian pilih Open. 2. Setelah Menu Open terbuka, pada Look In, pastikan lokasi file yang akan

anda buka.

3. Pilih file yang akan anda buka kemudian klick tombol Open.

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

2

Page 3: Modul MS Project KBK MK

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

3

Tampilan untuk Membuka File yang telah tersimpan sebelumnya

I.3. MENYIMPAN FILE PROYEK Apabila anda telah selesai merencanakan suatu jadual, anda dapat

menyimpannya dengan atau tanpa Baseline, caranta adalah sebagai berikut:

1. Pada menu File, kemudian pilih Save As.

2. Setelah menu Save As terbuka tentukan pada direktori mana file akan

disimpan pada Save In, dan beri nama file pada kotak File Name. 3. Setelah kotak File Name terisi klick tombol Save.

Tampilan untuk Menyimpan File Microsoft Project

I.4. MENGAKHIRI MICROSOFT PROJECT Setelah semua proses dilakukan untuk keluar dari Microsoft Project

klick menu File, Exit, atau klick tanda silang pada pojok kanan atas layer.

Page 4: Modul MS Project KBK MK

BAB II

MENYUSUN DAFTAR PEKERJAAN

Penyusunan daftar pekerjaan dalam Microsoft Project sangat tergantung

dengan pengaturan pekerjaan dilapangan, dalam hal ini Microsoft Project hanya

menerima input berupa daftar pekerjaan yang sudah terjadwal, sehingga disini

Microsoft Project hanya sebagai sarana untuk mempermudah perhitungan jika

sewaktu-waktu terjadi perubahan dalam pelaksanaan.

II.1. MENENTUKAN TANGGAL MULAI PROYEK 1. Aktifkan lembar kerja Microsoft Project, pada menu Project, klick Project

Information.

Tampilan untuk Menampilkan Project Information

2. Setelah menu Project Information terbuka, pada kotak Schedule from

tentukan pilihan apakah proyek akan memakai acuan tanggal dimulainya

proyek (Project Start Date) atau akan memakai tanggal selesai proyek

sebagai acuan ( Project Finish Date).

Tampilan Form Project Information

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

4

Page 5: Modul MS Project KBK MK

II.2. MEMASUKKAN PEKERJAAN DAN DURASINYA Pekerjaan dan durasi suatu pekerjaan dapat dimasukkan pada table

entry (dalam View Gantt Chart). Caranya : klik salah satu field pada kolom

Task Name, lalu pada area pengeditan ketikkan nama pekerjaannya. Untuk

berpindah ke field lain dapat dipakai tombol Enter jika ingin berpindah ke arah

bawah, atau tanda panah (arrow) kanan jika ingin berpindah ke field Durasi

pada keyboard.

Penulisan satuan waktu/durasi yang dapat dipakai pada Microsoft

Project adalah :

1. d (day) = hari

2. w (week) = minggu

3. h (hours) = jam

4. m (minute) = menit

II.3. PENGATURAN KERANGKA PEKERJAAN Pekerjaan dapat dipishkan menjadi dua macam, yaitu tugas utama

(Summary Task) dan Rincian Tugas Utama (Sub Task). Secara otomatis jika

kita lakukan indentasi maka pekerjaan utama akan tercetak tebal.

Hal ini disebut outlining agar lebih mudah menganalisa dan mengubah

tugas menjadi rincian (Sub Task). Untuk itu caranya adalah :

a. Lakukan pengeblokan baris pekerjaan yang akan di-outlining, misalkan

baris 2 sampai 4.

Summary Task

Sub Task

Tampilan Proses Outlining

b. Klik menu Project, Outline, Indent, atau klik icon Indent

sehingga baris ke I tampak tercetak tebal yang

disebut Summary Task. Sedangkan baris 2 sampai 4 agak menjorok ke

dalam disebut Sub Task. Apabila ada kesalahan dalam melakukan

pengelompokan pekerjaan, kembalikan dari Indent, yaitu dengan cara

klik menu Project, Outline, Outdent, atau klik icon Outdent :

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

5

Page 6: Modul MS Project KBK MK

BAB III

MENGATUR HUBUNGAN ANTAR PEKERJAAN

III.1. MENGHUBUNGKAN ANTAR PEKERJAAN Bila pekerjaan dimasukkan ke dalam project, maka akan dimulai

sesuai dengan tanggal dimulainya proyek secara keseluruhan. Sebelum

dihubungkan dengan pekerjaan yang lainnya maka semua pekerjaan akan

dimulai secara bersamaan. Dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Tampilan Awal Gantt Chart

Jika anda hendak menghubungkan pekerjaan-pekerjaan diatas, maka

anda harus memblok terlebih dahulu pekerjaan mana yang akan

dihubungkan. Kemudian dari menu Edit pilih Link Task atau klik icon Link Task untuk menghubungkannya. Jika anda ingin

memutuskannya, dari menu Edit pilih Unlink atau klik icon disebelahnya .

Jika memakai fasilitas Link Task ini antar pekerjaan akan dihubungkan

dengan hubungan Finish to Start. Artinya suatu pekerjaan dimulai setelah

pekerjaan yang lain selesai, sehingga berurutan sesuai urutan dari atas pada

kolom Task Name.

III.2. MENENTUKAN PREDECESSOR DAN SUCCESSOR Predecessor adalah pekerjaan yang harus dikerjakan/diselesaikan

sebelum pekerjaan selanjutnya dimilai.

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

6

Page 7: Modul MS Project KBK MK

Successor adalah pekerjaan yang tergantung pada pekerjaan yang

harus selesai sebelumnya atau pekerjaan yang mengikuti/setelah pekerjaan

tertentu dikerjakan/diselesaikan.

Jika dalam tampilan Tabel Entry pada View Gantt Chart belum terdapat

kolom dan Successor dapat ditampilkan dengan cara klik menu Insert, pilih

Column atau klik kanan pada nama field kolom yang akan diselipkan kolom

didepannya pilih Insert Column yang akan menampilkan kotak dialog seperti

berikut :

Tampilan Form untuk Menampilkan/Menyembunyikan Column

Pada kolom Field name tentukan nama kolom yang akan diselipkan.

Align title merupakan sistem perataan dalam penulisan judul kolom apakah

rata ke kiri (left), tengah (centre) atau kanan (right). Align data merupakan

sistem perataan dalam penulisan data apakah rata ke kiri (left), tengah

(centre) atau kanan (right).

III.3. MENENTUKAN CONSTRAIN TYPE Pada Microsoft Project dilengkapi fasilitas Constrain Pekerjaan.

Misalnya Anda dapat menentukan bagaimana pekerjaan itu dilaksanakan,

apakah seawal mungkin atau hanya boleh mulai pada tanggal tertentu.

Hal ini dapat dilakukan pada kotak dialog Task Information. Caranya

tekan Tombol Shirf+F2 atau dengan cara seperti berikut ini :

1. Klik menu Project, pilih Task Information.

Anda dapat mengklik 2 kali pada tempat sel pekerjaan yang akan

dilakukan pengeditan. Misalnya pada pekerjaan membuat lantai kerja,

tunjuk sel lokasinya, klik 2 kali. Maka akan muncul kotak dialog seperti

dibawah ini :

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

7

Page 8: Modul MS Project KBK MK

Gambar 1 Tampilan Form untuk Menentukan Tipe Constraint

2. Pilih Tab Advanced, lihat pada kotak Constrint Type.

Pada kotak dialog Task Information tersedia fasilitas Constrain Type,

yaitu memilih tipe batasan yang diberikan pada pekerjaan ini:

• As Late As Possible : dikerjakan selambat mungkin. Pilihan ini

merupakan default jika anda menentukan mulainya tanggal proyek

dari Finish Date.

• As Soon As Posible : dikerjakan sesegera mungkin. Pilihan ini

merupakan default jika anda menentukan tanggal mulainya proyek

dari Start Date.

• Finish No Earlier Than : Selesai tidak lebih awal dari tanggal yang

ditentukan.

• Finish No Latter Than : Harus selesai selambat-lambatnya pada

tanggal yang ditentukan.

• Must Finish On : Harus selesai pada tanggal yang telah ditentukan.

• Must Start On : Harus dimulai pada tanggal yang ditentukan.

• Start No Earlier Than : Harus dimulai tidak lebih awal dari tanggal

yang telah ditentukan.

• Start No Latter Than : Harus dimulai selambat-lambatnya pada

tanggal yang ditentukan.

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

8

Page 9: Modul MS Project KBK MK

BAB IV

KALENDER

Setelah kita mengatur hubungan antar pekerjaan pada bab ini akan dibahas

mengenai kalenderisasi.

IV.1. MEMAHAMI KALENDER KERJA Pada Microsoft Project default yang dipakai dalam kalenderisasi adalah

Standart yaitu lima hari kerja, dari hari Senin sampai Jum’at jam 8 pagi s/d 12

siang, istirahat 1 jam, kemudian dilanjutkan jam 1 siang s/d 5 sore. Kalender

ini dapat dilihat pada menu Tools, Change Working Time, maka dilayar akan

tampak seperti berikut ini :

Tampilan Form Change Working Time

Dari tampilan diatas dapat kita lihat bahwa pada hari Sabtu dan Minggu

merupakan hari libur. Hari dan jam kerja diatas dapat disesuaikan dengan

kondisi di Negara ini atau diubah sesuai dengan kebutuhan dengan cara :

1) Pilih hari Sabtu (Saturday), bisa tiap-tiap kotak ataupun diblok pada

kotak paling atas (S).

2) Klik Working Time pada pilihan Set Selected Dates, isikan jam kerja

yang direncanakan. Pengisian jam kerja ini mengikuti aturan

internasional, yaitu AM (12 malam – 12 siang) dan PM (12 siang – 12

malam).

3) Klik tombol OK, untuk hari Sabtu menjadi hari kerja sesuai dengan

yang kita inginkan.

IV.2. MENGATUR TAMPILAN KALENDER Untuk mengatur tampilan pada kalender Gantt Chart, caranya adalah

sebagai berikut :

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

9

Page 10: Modul MS Project KBK MK

1) Klik Format, Timescale, maka akan terlihat tampilan seperti berikut

ini:

Tampilan Form Timescale

2) Pada Tab Timescale, merupakan tampilan yang bisa anda ubah-ubah

skala dan modelnya.

3) Pada Tab Nonworking Time, anda bisa merubah sistem calendar yang

anda gunakan dan memodifikasi tampilan pada waktu libur kerja.

Dalam Microsoft Project memiliki 3 sistem kalenderisasi, yaitu :

• Standart (Project Calender) : pada kalender sistem ini default yang

dipakai adalah 5 hari kerja, hari Senin sampai Jum’at, dari jam 8 pagi

s/d 12 siang, istirahat 1 jam dan dari jam 1 siang sampai jam 4 sore.

• 24 Hours : pada kalender sistem ini tidak mengenal adanya istirahat

dan hari libur, sehingga pekerjaan dilakukan terus-menerus.

• Shift Night : pada kalender sistem ini pekerjaan dilakukan pada malam

hari.

4) Kemudian klik OK, maka akan anda lihat perubahan sesuai dengan

perubahan yang telah anda lakukan.

IV.3. MERUBAH FORMAT KALENDER PADA KOLOM START/FINISH 1. Pada menu Tools, klik Options, dan kemudian klik tab View.

2. Pada kotak Date format, klik format yang diinginkan.

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

10

Page 11: Modul MS Project KBK MK

BAB V

MENGGUNAKAN SUMBER DAYA (RESOURCE)

V.1. MENGENAL LEMBAR KERJA RESOURCE SHEET Dalam menentukan jenis resource yang akan digunakan dalam

Microsoft Project terlebih dahulu harus dibuat daftar resource yang akan

digunakan untuk semua pekerjaan.Untuk membuat daftar resource yang akan

digunakan dalam proyek tersebut digunakan fasilitas Resource Sheet dengan

cara sebagai berikut :

1. Pilih menu View, klik Resource Sheet.

2. Klik icon Resource Sheet pada bagian View Bar.

Tampilan View Resource Sheet

Dari tampilan diatas dapat dijelaskan sedikit tentang kolom-kolom yang

ada pada tampilan Resource Sheet tersebut sebagai berikut :

• , kolom ini berisi informasi seputar penggunaan jenis Resource

tersebut. Kolom ini terisi secara otomatis setelah resource tersebut

dipakai dalam pekerjaan.

• Resource Name, kolom ini berisi tentang nama-nama sumber daya

yang nantinya akan digunakan dalam suatu proyek, baik alat, bahan

maupun tenaga kerjanya.

• Type, kolom ini berisi penjelasan tentang jenis sumber daya yang ada

pada kolom Task Name. Dalam kolom ini terdapat dua pilihan, yaitu :

Work dan Material. Manusia dan alat dikategorikan dalam tipe Work,

sedangkan material/bahan dikateorikan dalam tipe Material.

• Material Label, kolom ini berisi jenis satuan material yang dipakai.

Kolom ini hanya untuk Resource yang bertipe Material. Misalnya :

untuk satuan semen adalah sak, satuan beton adalah m 3 , dan lain-lain.

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

11

• Initial, kolom ini berisi tentang huruf yang dipakai sebagai symbol atau

singkatan dari nama-nama resource.name. Misal : pekerja disimbolkan

dengan huruf P, mandor disimbolkan dengan huruf M, dan lain-lain.

Page 12: Modul MS Project KBK MK

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

12

• Group, digunakan untuk mengisikan nama kelompok dari sumber daya

yang dipakai dalam pekerjaan.

• Max. Unit, kolom ini digunakan untuk menentukan jumlah Resource

yang digunakan dalam seluruh pekerjaan selama proyek tersebut

berlangsung.

• Standart Rate, kolom ini berisi harga satuan dari tiap-tiap resource

yang ada dalam Resource Sheet. Pada resource yang bertipe material,

standart satuannya adalah harga per satuan (material label).

• Overtime Rate, kolom ini diisi dengan tarif lembur dari resource name

tersebut. Kolom ini hanya diisi untuk resource yang bertipe work.

• Cost/Use, kolom ini diisi khusus untuk recource yang melakukan

pekerjaan secara borongan. Misal : tukang pasang listrik, tukang

pasang instalasi udara, dan lain-lain.

• Accure At, berisi jenis pembayaran resource yang digunakan dalam

masing-masing pekerjaan. Jenis pembayaran ini dibedakan menjadi 3

macam, yaitu :

Start jenis pembayaran yang dibayarkan saat pekerjaan akan

dimulai.

End jenis pembayaran yang diberikan setelah resource tersebut

melakukan pekerjaan dan diberlakukan untuk sumber daya

manusia.

Prorate jenis pembayaran yang diberikan berdasarkan prosentase

pekerjaan yang telah diselesaikan oleh resource tersebut.

• Base Calendar, kolom ini berisi jenis kalender yang digunakan oleh

sumber daya tersebut. Ada tiga pilihan kalender yang disediakan yaitu:

24 hours, night shift, dan Standart.

• Code, kolom ini diisi dengan kode masing-masing resource. Kode ini

juga diisi bebas sesuai keinginan pemakainya.

V.2. MEMASUKKAN RESOURCE DALAM PEKERJAAN Penyusunan resource yang telah dilakukan dalam Resource Sheet

akan memudahkan kita dalam penggunaan resource untuk masing-masing

pekerjaan, yaitu dengan cara :

1. Pastikan tampilan layar pada Gantt Chart View.

2. Aktifkan pointer mouse pada baris pekerjaan yang akan diisikan

resource-nya.

Page 13: Modul MS Project KBK MK

3. Pilih menu Tools, Resource kemudian klik Assign Resources. Selain itu

anda juga bisa mengklik icon Assign Resources yang berada pada

baris toolbar Standard sehingga akan muncul kotak dialog seperti

gambar berikut :

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

13

Tampilan Form Assign Resource

4. Setelah tampil kotak dialog Assign Resources pilih resource yang akan

dipakai dan tentukan jumlah/unit yang digunakan untuk masing-masing

resource.

5. Lakukan langkah tersebut untuk mengisikan resource ke semua

pekerjaan yang ada.

6. Jika terjadi kesalahan anda bisa memperbaikinya dan klik tombol

replace.

7. Jika anda ingin menghapus/menghilangkan jumlah/unit dari salah satu

resource maka klik pada nama resource yang diinginkan kemudian pilih

tombol Remove.

8. Tekan tombol Close setelah semua resource selesai diisikan ke dalam

kolom Resource Name. Setelah itu secara otomatis tampilan Gantt

Chart dalam kolom Resource Name akan terisi.

Page 14: Modul MS Project KBK MK

Tampilan View Gantt Chart setelah Resource dimasukkan

Setelah unit resources pada dari tiap-tiap pekerjaan dipakai maka secara

otomatis akan terjadi perubahan pada durasi yang sudah ada, hal ini

disebabkan karena default yang dipakai dalam Microsoft Project adalah :

Work = Duration x Unit

Hal ini berarti bahwa dalam perhitungan Microsoft Project ini sangat

dipengaruhi oleh tiga hal tersebut, yaitu

Work

Duration

Unit

V.3. MENCARI LOKASI RESOURCE YANG MENGALAMI OVERALLOCATION Suatu resource mengalami overallocation ketika total dari Work (Work

yang didistribusikan ke tiap-tiap pekerjaan) melebihi waktu yang ditetapkan

pada unit maksimum dari sumber daya yang tersedia.

Untuk mengetahui lokasi resource yang mengalami overallocation,

yaitu :

1) Pilih menu View, klik Resource Graph.

2) Klik icon Resource Sheet pada bagian View Bar

3) Dari Resource Graph dapat kita lihat format dari resource yang

mengalami overallocation akan berwarna merah. Untuk informasi lebih

banyak anda bisa mengklik kanan pada graph pilih split maka akan

ada informasi resource yang mengalami overallocation.

Selain kita juga bisa melihat resource yang mengalami overallocation

melalui Resource Sheet. Pada kolom max unit tercetak dengan warna

merah juga.

V.4. MENENTUKAN LINTASAN KRITIS Lintasan kritis merupakan lintasan dimana jika suatu pekerjaan dilalui

oleh lintasan ini maka pekerjaan tersebut tidak boleh mengalami

keterlambatan karena akan mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan

berikutnya.

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

14

Page 15: Modul MS Project KBK MK

Untuk mengetahui lintasan kritis dalam Microsoft Project tersedia

fasilitas sebagai berikut :

a. Pada menu Format, pilih Gantt Chart Wizard atau klik icon

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

15

Page 16: Modul MS Project KBK MK

BAB VI

MANAJEMEN TERHADAP PROYEK

VI.1. MENENTUKAN DASAR PERHITUNGAN Dalam Microsoft Project juga terdapat tiga pilihan yang dapat dijadikan

sebagai dasar perhitungan, yaitu :

• Fixed Unit

• Fixed Duration

• Fixed Work

Dibawah ini merupakan tabel sistem perhitungan dalam Microsoft

Project : Sistem Perhitungan yang ada dalam Microsoft Project

Titik Acuan

Jika anda

merubah Unit

Jika anda

merubah durasi

Jika anda

merubah Work

Fixed Units

task

Duration

dihitung ulang

Work

dihitung ulang

Duration

dihitung ulang

Fixed Work

task

Duration

dihitung ulang

Units

dihitung ulang

Duration

dihitung ulang

Fixed Duration task

Work

dihitung ulang

Work

dihitung ulang

Units

dihitung ulang

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

16

VI.2. MENGENAL TABEL BIAYA (COST) Penentuan default diatas akan menjadi dasar perhitungan dan sebagai

acuan jika terjadi perubahan dalam peencanaan suatu proyek. Dengan

sistem perhitungan tersebut maka kita dapat mengatur biaya (Cost) yang

diperlukan melalui Tabel Cost yang bisa dilihat melalui menu View, klik

Tabel: Cost. Setelah itu maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

Page 17: Modul MS Project KBK MK

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

17

Tampilan Viev Cost pada Gantt Chart

Berikut ini adalah kolom-kolom yang terdapat pada Tabel Cost :

• Fixed Cost : kolom ini merupakan biaya tetap yang dihitung diluar

Microsoft Project. Biaya ini bersifat tetap jika dalam

pelaksanaan terjadi perubahan maka perubahan harus

dilakukan secara manual. Misalnya: biaya penyusunan

proposal, dll.

• Fixed Accural Cost : kolom ini berisi tentang sistem pembayaran untuk

Fixed cost . Ada tiga sistem pembayaran, yaitu :

• Total Cost : kolom ini berisi penjumlahan antara Resource Cost dgn

Fixed Cost.

• Baseline : kolom ini berisi jumlah biaya yang ada pada Total Cost

setelah disimpan sebagai Baseline (Anggaran Biaya

Tetap). Setelah disimpan sebagai anggaran tetap , maka

Baseline ini nilainya tidak akan berubah meskipun

terdapat perubahan durasi dan jumlah pemakaian sumber

daya. Akan tetapi kita dapat melakukan perubahan

sewaktu-waktu dengan menyimpan ulang proyek sebagai

Baseline.

• Variance : kolom ini merupakan pengurangan dari Total Cost

dengan Baseline. Apabila hasil pengurangannya bernilai

negatif, berarti pengeluaran lebih kecil dari biaya rencana

proyek semula.

• Actual Cost : kolom ini berisi jumlah biaya yang sudah kita keluarkan

untuk proyek sesuai dengan progres pekerjaannya.

Kolom ini diisi oleh Microsoft Project secara otomatis.

• Remaining : kolom ini berisi jumlah biaya yang belum dipakai karena

progres proyek belum 100 %(selesai).

Page 18: Modul MS Project KBK MK

VI.3. MENYIMPAN BIAYA PROYEK SEBAGAI BASELINE (ANGGARAN BIAYA TETAP)

Setelah kita menentukan jumlah biaya (Total Cost) yang sudah

disesuaikan dengan budget yang kita punya, maka kita bisa menyimpannya

sebagai Baseline (Anggaran Biaya Tetap) dengan cara :

1. Pilih menu Tools, Tracking kemudian pilih Save Baseline, maka akan

muncul kotak dialog sebagai berikut :

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

18

Tampilan Form Save Baseline

Pada pilihan Save Baseline, Entire project berarti anda menyimpan

keseluruhan biaya proyek sebagai anggaran biaya tetap. Sedangkan

pada pilihan Selected task berarti anda hanya menyimpan sebagai

anggaran biaya tetap pada pekerjaan-pekerjaan yang anda pilih.

2. Klik OK, maka pada tampilan Tabel Cost kolom Baseline sudah terisi

secara otomatis. Sebelum terjadi perubahan maka antara kolom Total Cost

= Baseline.

VI.4. MELAKUKAN PENYESUAIAN (UP DATE) SESUAI DENGAN KONDISI LAPANGAN

Rencana Proyek yang telah kita susun sewaktu-waktu dapat

disesuaikan dengan kenyataan dilapangan. Sehingga kita dapat mengetahui

jumlah biaya yang sudah dikeluarkan untuk membiayai pelaksanaan proyek

tersebut. Untuk melakukan progress pekerjaan bisa dilakukan dengan cara

berikut ini :

1. Untuk memudahkan anda, ubah tampilan dalam view Gantt Chart,

Tabel : Entry.

2. Pilih sub pekerjaan yang akan anda lakukan perubahan.

3. Dari menu Tools, Tracking klik Update Task, maka akan muncul

kotak dialog seperti berikut ini :

Page 19: Modul MS Project KBK MK

Tampilan Form Update Task

4. Pada kotak % Complete isikan sesuai dengan pekerjaan di lapangan

yang sudah terlaksana.

5. Klik OK, maka anda dapat melihat perubahan pada tampilan bar chart-

nya.

Tampilan View Gantt Chart setelah Task di-Update

VI.5. MENENTUKAN PROGRES PROYEK Untuk menentukan progres atau menilai pelaksanaan suatu proyek

dengan cara :

1. Pilih menu Tools, Tracking klik Progress Line, maka akan muncul kotak

dialog sebagai berikut :

Tampilan Form untuk Mem-Progress Pekerjaan

2. Klik Display Selected Progres Line, kemudian pada kotak Progress Line

Date tentukan tanggal yang ingin diprogres.

3. Klik OK, maka pada tampilan bar chart akan tampak seperti berikut :

Tampilan View Gantt Chart setelah di-Progress

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

19

Page 20: Modul MS Project KBK MK

BAB VII

MENAMPILKAN LAPORAN PROYEK

Dalam Microsoft Project terdapat beberapa laporan yang bisa ditampilkan dari

hasil perencanaan ataupun perhitungan yang telah kita lakukan. Cara menampilkan

laporan-laporan tersebut adalah dengan memilih menu View, klik Report. Setelah itu

maka akan dimunculkan kotak dialog seperti berikut :

Tampilan Form untuk Menampilkan berbagai Bentuk Laporan

Dari kotak dialog diatas dapat disebutkan macam laporan yang bisa

ditampilkan antara lain :

Overview

Current Activity

Costs

Assignment

Workload

Custom

Dari macam-macam laporan tersebut masih terbagi menjadi beberapa cabang

laporan lagi di dalamnya. Untuk lebih jelasnya akan dibahas pada bab ini.

VII.1. OVERVIEW Dalam laporan ini ada beberapa cabang laporan, yaitu :

Project Summary

Top-Level Task

Critical Task

Milestones

Working Days

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

20

Page 21: Modul MS Project KBK MK

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

21

ibawah ini bisa kita lihat kotak tampilan Overview Report,

VII.1.1. Project Summary enampilkan ringkasan informasi proyek secara

VII.1.2. Top-Level Task menampilkan daftar pekerjaan-pekerjaan utama.

VII.1.3. Critical Task ini berisi daftar pekerjaan yang mengalami Critical Path.

VII.1.4. Milestones n ini berisi tentang daftar pekerjaan yang memiliki durasi

VII.1.5. Working Days ni berisi tentang kegiatan proyek pada saat laporan

VII.2. CURRENT ACTIVITY i ada beberapa cabang laporan, yaitu :

D

Tampilan Form Overview Report

Format laporan ini m

global untuk dianalisa mengenai status proyek yang sebenarnya.

Format laporan ini

Format laporan

Format lapora

nol.

Format laporan i

dibuat.

Dalam laporan in

Unstarted task

Task Starting Soon

Task In Progress

Completed Tasks

Should Have Started Tasks

Slipping Tasks

Page 22: Modul MS Project KBK MK

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

22

ibawah ini bisa kita lihat kotak tampilan Current Activity Report,

VII.2.1. Unstarted Format laporan ini berisi tentang pekerjaan yang belum dimulai.

ulai.

ternyata task-task tersebut masih jauh tanggalnya.

VII.2.4. Completed i

gan atau % complete 100%.

VII.2.5. a telah dimulai

VII.2.6. isi pekerjaan yang melewati tanggal yang

imulai tetapi saat ini belum mulai.

VII.3. COST

D

Tampilan Form Current Activity Report

Tasks

VII.2.2. Tasks Starting Soon Format laporan ini berisi tentang pekerjaan yang akan segera dim

VII.2.3. Task In Progress Format laporan ini berisi tentang task-task yang akan segera

dilaksanakan , bila

tasks Format laporan ini berisi tentang task-task yang telah selesa

dilaksanakan dilapan

Should Have Started Tasks Format laporan ini berisi pekerjaan yang seharusny

sesuai dengan rencana.

Slipping Tasks Format laporan ini ber

seharusnya telah d

Dalam laporan ini ada beberapa cabang laporan, yaitu :

Cash Flow

Budget

Overbudget Tasks

Overbudget Resources

Earned Value

Page 23: Modul MS Project KBK MK

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

23

ibawah ini bisa kita lihat kotak tampilan Cost Report,

VII.3.1. Cash Flow Format laporan ini berisi tentang keluar/masuknya biaya sebuah

VII.3.2. Budget aporan ini berisi tentang laporan keuangan proyek.

a task-task

ran (Budget), laporan ini tampil jika proyek

VII.3.4. Overbudget risi tentang laporan keuangan pada pekerjaan

ami overallocation.

VII.3.5. Earned ntang nilai tambah dalam

VII.4. ASSIGNMENT i ada beberapa cabang laporan, yaitu :

D

Tampilan Form Cost Report

proyek.

Format l

VII.3.3. Overbudget Tasks Format laporan ini berisi tentang laporan keuangan pad

yang melebihi angga

mengalami kerugian.

Resource Format laporan ini be

yang resourcenya mengal

Value Format laporan ini berisi laporan keuangan te

sebuah proyek.

Dalam laporan in

Who Does What

Who Does What When

To-do List

s Overallocated Resource

Page 24: Modul MS Project KBK MK

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

24

ibawah ini bisa kita lihat kotak tampilan Assignment Report,

VII.4.1. Who Does What Format laporan ini berisi tentang sumber daya serta tugas masing-

ya tersebut.

VII.4.2. ng-masing resource bekerja pada task

erjanya.

VII.4.3. To-do daftartask yang dibebankan pada

g resource.

VII.4.4. Overallocated tentang daftar resource yang mengalami

beban kerja.

VII.5. WORKoran, yaitu :

D

Tampilan Form Assignment Report

masing sumber da

Who Does What When Format laporan ini berisi masi

apa saja dan tanggal bek

List Format laporan ini berisi tentang

masing-masin

Resources Format laporan ini berisi

overallocation atau kelebihan

LOAD Dalam laporan ini ada beberapa cabang lap

Task Usage

a lihat kotak tampilan Workload Report,

VII.5.1. UsageFormat laporan pekerjaan dengan sumber

dayanya dan beban kerja dalam jam per minggu.

Resource Usage

Berikut ini bisa kit

Tampilan Form Workload Report

ini berisi tentang daftar

Page 25: Modul MS Project KBK MK

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

25

Usage

-nama task tempat

resource tersebut bekerja.

VII.6. CUSTO

sudah ta lihat kotak tampilan

Cost Report, pada kotak Report dapat dipilh format laporan diinginkan .

engan adanya berbagai macam bentuk laporan yang dapat

ditampilkan oleh Microsoft Project ini akan sangat membantu dan memberikan

kemudahan dalam men k.

VII.5.2. ResourceFormat laporan ini berisi tentang perincian penggunaan dari masing-

masing resource dengan menampilkan nama

M Merupakan Format laporan yang didasarkan format laporan yang

ada dan lebih dikembangkan. Dibawah ini bisa ki

Tampilan Form Custom Report

gatur jalannya suatu proye

D

Page 26: Modul MS Project KBK MK

BAB VIII

MENGANALISA DATA

DENGAN MICROSOFT EXCEL

Dalam Microsoft Project terdapat fasilitas untuk mengkolaborasikan data /

mengeksport data dari Microsoft Project ke dalam Microsoft Excel. Untuk

menampilkan kurva tersebut ikuti langkah-langkah dibawah ini :

1. Klik menu View, kemudian pilih Toolbars, Analysis sehingga akan tampil

toolbar Analysis, sebagai berikut :

2. Pilih Analyze Timescaled Data in Excel… ada 5 langkah yang harus dilakukan

dalam mengeksport data ke Microsoft Excel. 3. Langkah pertama, pada tahap ini anda diminta untuk memilih ruang lingkup

data yang akan anda analisis : a) Entire project, pilihan ini untuk proses analisis data yang dilakukan pada

sutu proyek secara keseluruhan. b) Currently selected resource, pilihan ini untuk proses analisis data yang

hanya dilakukan pada pekerjaan yang terpilih saja. Klik tombol Next untuk menampilkan kotak dialog Analyze Timescaled Data

Wizard-Step 2 of 5.

4. Langkah kedua, pada tahap ini anda diminta untuk melakukan pilihan data

apa saja yang ingin anda analisis, caranya adalah sebagai berikut : a) Data yang akan anda analisis berada pada kotak Fields to export. b) Untuk menentukan pilihan data, pilih nama file dikotak Available Fields,

dan klik tombol Add.

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

26

Page 27: Modul MS Project KBK MK

c) Jika terjadi kesalahan dalam memilih atau anda ingin menghapus pilihan

dikotak Fields to export, caranya anda tinggal memilih nama file pada

kotak Fields to export tersebut dan klik tombol Remove. Klik tombol Next jika pilihan data sudah anda lakukan. Setelah itu akan

ditampilkan kotak dialog Analyze Timescaled Data Wizard-Step 3 of 5.

5. Langkah ketiga, pada tahap ini anda diminta untuk mengisikan tanggal, bulan

, serta tahun yang akan digunakan sebagai acuan untuk melakukan proses

analisis ke Microsoft Excel. Klik tombol Next jika proses pengisian sudah anda lakukan untuk melihat

kotak dialog Analyze Timescaled Data Wizard-Step 3 of 5.

6. Langkah keempat, pada tahap ini anda diminta menentukan apakah anda

menginginkan hasil dalam bentuk grafik atau tidak. a) Jika pilihan anda Yes, maka akan ditampilkan dua data yaitu Timescaled

Data Graph dan Timescaled Data. b) Jika pilihan anda No, maka hanya akan ditampilkan Timescaled Data saja. Klik tombol Next jika pilihan sudah anda lakukan untuk menampilkan kotak

dialog Analyze Timescaled Data Wizard-Step 3 of 5.

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

27

Page 28: Modul MS Project KBK MK

7. Langkah kelima, pada tahap terakhir ini anda diminta untuk melakukan proses

ekspot data. Klik tombol Export Data untuk menjalankan proses tersebut.

8. Setelah semua langkah dilakukan maka secara otomatis data akan

ditampilkan melalui jendela Microsoft Excel.

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

28