[Summary] Sistem Informasi Perusahaan Chapter 5
Transcript of [Summary] Sistem Informasi Perusahaan Chapter 5
[Summary]
Sistem Informasi Perusahaan
Chapter 5
Tasks (tugas) adalah tahapan individual yang terkait dalam penyelesaian suatu event
dalam suatu perusahaan
Events adalah tasks; tetapi tidak semua tasks boleh direpresentasikan sebagai events
Task yang pengukurannya tidak mungkin dilakukan atau tidak berbiaya efektif, tidak
boleh direpresentasikan sebagai events
Tasks adalah berbagai aktivitas yang dapat dirubah atau dihilangkan tanpa mengubah
karakteristik perusahaan secara substansial
Tujuan pemodelan pada level ini, bukan untuk merancang suatu basis data, tetapi
untuk mendokumentasikan aliran data dalam suatu perusahaan
Belum ada suatu pola yang teridentifikasi pada task level
System Flowchart
Mendokumentasikan sistem informasi secara grafis
Meringkas halaman-halaman narasi dalam format diagram
Fokus pada aspek fisik dari aliran dan proses informasi
System Flowcharts: Elemen Dasar
System flowcharts dapat digambarkan secara manual ataupun dengan menggunakan
alat bantu plastic flowchart template/stencil
System flowcharts dapat pula dibuat dengan menggunakan perangkat lunak computer.
Contoh: SmartDraw, Visio, ABC Flowcharter, Microsoft Word and Powerpoint
System flowcharts menggabungkan tiga elemen dasar grafis untuk merepresentasikan
berbagai jenis aliran dan proses informasi fisik.
Contoh System Flowchart
Flow Lines
Flow lines (garis aliran) digunakan untuk menghubungan berbagai simbol pada
document flowchart
Garis yang tidak putus-putus menggambarkan aliran suatu dokumen atau obyek
Garis titik-titik, atau garis putus-putus menggambarkan suatu aliran informasi, bukan
aliran dokumen fisik
Beberapa flowchart juga menggambarkan aliran komunikasi, seperti komunikasi dengan
menggunakan modem telepon atau satelit
Tanda panah digunakan bila aliran dokumen atau informasi bukan dari kiri ke kanan
ataupun dari atas ke bawah
Areas of Responsibility
Areas of responsibility (Wewenang tanggung jawab) digambarkan agar pembaca
flowchart dapat dengan jelas mengetahui perpindahan tanggung jawab seiring dengan
aliran dokumen dalam sistem
Dalam flowchart, areas of responsibility direpresentasikan dengan menggunakan
kolom-kolom terpisah yang diberi label
Areas of responsibility dapat berupa departemen, seksi dalam dalam suatu
departemen, ataupun karyawan suatu departemen
Pertimbangkan dengan benar pemilihan tingkat subdivisi yang direpresentasikan oleh
suatu kolom
Flowchart Preparation Conventions
Left-to-right , Top-to-bottom
Semua dokumen harus memiliki asal dan tujuan (“cradle to grave documentation”).
Setiap duplikat dari dokumen harus menuju:
Suatu simbol file permanen
Suatu simbol yang melambangkan titik keluar dari sistem, atau
Penghubung (connector) ke halaman berikutnya
Suatu simbol yang melambangkan penghancuran dokumen (kotak hitam kecil)
Sudut dari originating symbol dapat digelapkan sebagai indikasi dari
introduksi terhadap sistem
Buatlah flowchart dengan rapi
Letakkan responsibility area dengan frequent interchange bersebekahan satu
sama lain
Tuliskan narasi hanya di dalam simbol
Hindari penjelasan dengan narasi yang tidak perlu
Pastikan bahwa setiap dokumen memiliki aliran yang jelas. Gambarkan suatu
dokumen
Sebelum dan sesudah tiap proses
Masuk dan keluar suatu file
Masuk dan pindah (keluar) halaman atau area of responsibility
Pastikan bahwa flowchart dibuat secara lengkap
Ringkasan system flowchart
Kelebihannya:
Flowcharts relatif mudah dimengerti oleh pelanggan dan manajer informasi
Flowcharts membantu auditor untuk memahami business and systems controls
Kekurangannya:
Flowcharts terikat pada aliran informasi dan karakteristik sistem yang menutupi
intisari prosedural suatu sistem
Flowcharts dapat bersifat artifactual dan terikat pada teknologi informasi yang sudah
kadaluarsa
Jenis Data
Master files (file induk). Berisikan balance atau status dari entitas. Contoh: vendors,
credit customers, persediaan, assets, karyawan.
Transaction files (file transaksi). Berisikan data tentang aktivitas. Contoh: pesanan,
penjualan, pembayaran.
History or archive files (file arsip). Berisikan data historis atau data masa lalu yang
tidak aktif.
Reference files (file acuan). Berisikan informasi yang dibutuhkan untuk tujuan
referensi. Contoh: kurs, harga, kode pos, chart of accounts .
Suspense files. Berisikan data yang menunggu diproses, errors, dan informasi yang
hilang
Penyimpanan dan Akses Data
Penyimpanan sekuensial dan akses sekuensial
Records disimpan secara berurutan
Untuk mengakses suatu record, perangkat aksesnya harus membaca semua record
yang disimpan sebelum record yang diinginkan
Tape cartridges dan open reel tapes menggunakan penyimpanan dan akses data
sekuensial
Penyimpanan secara acak (random Storage) & akses langsung
Records disimpan secara acak (tidak berurutan)
Setiap record dapat diakses secara langsung tidak bergantung pada posisi fisiknya
pada media penyimpanan; perangkat akses tidak harus membaca semua records
sebelum record yang diinginkan
Pada hard-disk, floppy disk, zip disk, CD-ROM, DVD-ROM, penyimpanan data
dilakukan secara acak, dan akses data dapat dilakukan secara langsung
Media
Kertas
Media yang umum digunakan
Mudah digunakan
Tidak bergantung pada listrik
Kekurangan: Bulk (untuk disimpan), Tidak memiliki kemampuan mencari dan
pemrosesan otomatis dan Mudah rusak
Penyimpanan sekuensial (dapat diberi indeks untuk akses sekuensial berdasarkan
indeks)
Dapat diperbaharui pada media input fisik yang sama
Menambahkan informasi pada dokumen yang sama
Pita magnetik (magnetic tape)
Pita kaset audio, pita VHS, kaset video kamera 8mm menggunakan pita magnetik
Penyimpanan sekuensial dan akses sekuensial
Pengurutan (sorting) sangat penting untuk pemrosesan (file transaksi harus diurutkan
untuk mencocokkan dengan urutan master file)
Media fisik terpisah harus digunakan untuk input dan output pada proses update.
Contoh : Master file lama, master file baru
Mudah di-backup
Bergantung pada listrik dan perangkat keras. Tidak dapat dibaca atau diproses secara
langsung oleh manusia
Media digital (disks)
hard disk komputer, floppy disks, zip disks, CDs, DVDs, dan memory cards
Penyimpanan secara acak. Informasi dapat disimpan di bagian manapun dari media,
dapat dibagi-bagi dan disimpan di beberapa lokasi. Contohnya : “Defragging” suatu
hard drive adalah proses untuk mengurutkan data dan menghubungkan kembali
semua bagia untuk pemrosesan yang lebih efisien
Akses langsung. Dengan indeks, perangkat keras dapat langsung mengakses informasi
yang diinginkan dan kemudian memprosesnya.
Media fisik yang sama dapat digunakan untuk input dan output pada suatu proses
update (kecuali bila medianya sudah penuh).
Mudah di-backup
Bergantung pada listrik dan perangkat keras
Tidak dapat dibaca atau diproses secara langsung oleh manusia
Metode Pemrosesan
Batch: mengakumulasikan data untuk suatu periode waktu. Kemudian semua
transaksi pada file transaksi di-posting ke master file dalam suatu processing run
(pemrosesan pita selalu dilakukan secara batch)
Online: bermakna perangkat input komputer terhubung ke CPU sehingga master file
di-update pada saat data transaksi dimasukkan
Real-time: bermakna respon langsung terhadap pengguna informasi; data transaksi
dimasukkan dan diproses untuk meng-update master file yang berkaitan, dan suatu
respon dengan cepat diberikan pada personil yang menyelenggarakan event bisnis
sehingga mempengaruhi hasil dari event tersebut
Report-time: data yang digunakan untuk membuat laporan (report) diproses seiring
dengan pembuatan laporan
Data Flow Diagrams (DFD)
Simbol DFD digunakan untuk berbagai tujuan analisis sistem, termasuk
penggambaran secara grafis alur logika data dalam suatu proses
Tidak seperti flowcharts yang merepresentasikan komponen fisik suatu sistem
informasi, DFD dapat memberikan gambaran non-fisik yang lebih konseptual dari
pergerakan data dalam suatu sistem
DFDs mengabaikan hal-hal seperti unit organisasi, komputer tempat data diproses,
dan media penyimpanan data
Pergerakan data melalui berbagai kantor dan departemen dalam suatu sistem tertentu
tidak direpresentasikan
Proses
Lingkaran digunakan untuk mewakili proses yang mengambil data inflow dan
mengubahnya menjadi information outflow.
Tiap lingkaran memiliki dua label : Nomor proses dan Nama proses.
Notasi alternatif yang dapat digunakan adalah kotak persegi empat dengan sudut
lengkung.
Data Sources and Sinks
Persegi empat (atau bujur sangkar) melambangkan data (inflow) sources dan
(information outflow) sinks
Persegi empat diberi label nama dari data source atau sink/destinasi (contoh
pelanggan, vendor, lembaga pemerintah)
Sources dan sinks adalah agen eksternal (atau diluar cakupan) sistem yang
direpresentasikan dalam diagram
Menjelaskan batasan system
Data Flow Lines
Data flow lines menggambarkan rute data inflow dan information outflow
Garis boleh lurus ataupun melengkung
Data flows biasanya diberi label dengan nama data (contoh pesanan pelanggan,
tagihan, dll)
Panah menunjukkan arah aliran data
Data Stores
Dua garis paralel digunakan untuk menunjukkan suatu penyimpanan (store) atau
koleksi data
Data stores adalah data yang diistirahatkan
Deskripsi tentang isi data store dituliskan di dalam simbol
Data store digunakan bila output suatu proses harus disimpan terlebih dahulu sebelum
dikirimkan ke proses yang berikutnya
Notasi alternatif yang dapat digunakan adalah kotak persegi empat yang terbuka di
satu sisinya
Constraints: Aturan Umum
1) Setiap proses harus memiliki nama unik
Bila dua data flow lines (atau data stores) memiliki label yang sama, keduanya
harus mengacu pada data flow (atau data store) yang sama
2) Input suatu proses harus berbeda dari output-nya
3) Setiap DFD tidak boleh memiliki lebih dari tujuh proses
Constraints: Process rules
4) Tidak bolah ada proses yang hanya memiliki output saja (karena hal tersebut
mengindikasikan bahwa proses menghasilkan informasi dari nol). Bila suatu obyek hanya
memiliki output maka obyek tersebut pasti suatu source.
5) Tidak boleh ada proses yang hanya memiliki input saja (atau “black hole”)
- Bila suatu obyek hanya memiliki input, maka obyek tersebut suatu sink
6) Proses harus diberi label frase kata kerja
Constraints: Data stores
7) Data harus dipindahkan oleh suatu proses; data tidak dapat langsung pindah dari satu data
store ke data store lainnya.
8) Data harus dipindahkan oleh proses yang menerima data dari sources dan
menempatkannya pada suatu data store; data tidak dapat langsung pindah dari outside
source ke suatu data store
9) Data harus dipindahkan oleh suatu proses; tidak dapat berpindah langsung dari data store
ke suatu outside sink
10) Data store harus diberi label dengan frase kata benda
Constraints: Source/Sink
11) Data tidak dapat berpindah langsung dari suatu source suatu sink. Data harus
dipindahkan oleh suatu proses bila data berkaitan dengan sistem. Bila data berpindah
langsung dari suatu source ke suatu sink (dan tidak melibatkan pemrosesan) maka diluar
cakupan sistem dan tidak diambarkan pada diagram DFD system data flow.
12) suatu source/sink memiliki label frase kata benda
Constraints: Data flow
13) suatu data flow hanya boleh memilliki satu arah diantara dua simbol. Data boleh bergerak
dalam dua arah antara suatu proses dan suatu data store untuk menunjukkan bahwa
dibaca dulu sebelum di-update. Untuk menggambarkan hal tersebut secara efektif,
gambarlah dua panah terpisah karena dua langkah (pembacaan dan updating) terjadi pada
waktu yang berbeda.
14) Pencabangan pada data flow berarti data yang sama (contoh duplikat tagihan) bergerak
dari suatu lokasi yang sama ke dua atau lebih proses, data stores, atau sources/sinks yang
berbeda
15) Penggabungan pada data flow berarti data yang sama bergerak dari dua atau lebih proses,
data stores, atau sources/sinks yang berbeda , ke lokasi yang sama.
16) Suatu data flow tidak boleh langsung kembali ke proses yang sama. Paling tidak harus
ada satu proses lain yang menangani data flow tersebut, menghasilkan data flow lain, dan
mengembalikan data flow aslinya ke proses awal.
17) Suatu data yang bergerak ke suatu data store, bermakna meng-update (menghapus,
menambahkan atau merubah)
18) Suatu data flow dari suatu data store bermakna retrieve or menggunakan.
19) Suatu data flow memiliki frase kata benda. Boleh ada lebih dari satu frase kata benda
data flow pada satu tanda panah, selama semua aliran pada panah tersebut bergerak
bersama sebagai satu paket.
DFD Levels
DFD dibagi menjadi beberapa level agar ukuran dan kompleksitasnya dapat
dikendalikan
Context level adalah DFD yang menunjukkan paling sedikit hal-hal yang rinci (detail)
Tiap level berikutnya (Level Zero, Level One, Level Two, dst) membagi suatu proses
pada diagram sebelumnya menjadi lebih rinci
Keseimbangan (balance) antar levels harus selalu dijaga
Semua inflows dari dan outflows ke sources/sinks eksternal harus sama dari level ke
level berikutnya.
Context level DFD
Diagram konteks menggambarkan satu proses (merepresentasikan keseluruhan sistem) dan
sources/ sinks yang merepresentasikan batasan sistem.
Contoh DFD Level Zero
Contoh DFD Level One
Contoh DFD Level Two
Membandingkan DFD dan Flowchart
Perbedaan utama antara flowchart dan DFD:
Representasi karakteristik fisik dan logika dalam suatu sistem
Flowchart menggambarkan karakteristik fisik sistem
DFD mengabaikan atribut fisik sistem
Sebagai ilustrasi: misalkan kita ingin mendokumentasikan data flow pada skenario
sistem manual berikut:
Seorang supervisor pada suatu pabrik mengumpulkan kartu absen dari para
pekerja di departemennya dan me-review kalkulasi total waktu kerja untuk
minggu tersebut
Supervisor tersebut mengirimkan kartu absensi pada bagian accounting
payroll, yang akan digunakan oleh seorang clerk untuk merekam (record)
upah mingguan pada record file upah tiap karyawan, kemudian kartu absensi
tersebut di-arsipkan secara alfabetis
Ringkasan
Pemodelan task level merepresentasikan aliran kerja berbagai aktivitas dalam sistem
informasi perusahaan
Pemodelan task level sangat bermanfaat untuk merepresentasikan tahap2 individual
yang membentuk suatu events, namun tahap2 tersebut dapat dirubah, karenanya tidak
boleh dijadikan sebagai elemen dasar pada arsitektur basis data perusahaan
System flowcharts dan data flow diagrams adalah dua alternatif cara untuk
merepresentasikan model-model task level. Masing-masing memiliki kelebihan dan
kekurangan
Untuk membuat model task level, kita harus memahami media fisik, jenis file dan
metode pemrosesan