Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi E-Procurement

7/23/2019 Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi E-Procurement

1/18

STRATEGI PERUBAHAN

PROSES PENGADAAN MENJADI e-PROCUREMENT

Author :

Ir. Adhi PramonoPerekayasa Madya

I. PENDAHULUAN

Business process pengadaan barang/jasa harus mengikuti ketentuan yang diatur

dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah. Pada dasarnya pengadaan barang/jasa harus dilaksanakan

sesuai dengan prinsip-prinsip efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak

diskriminatif dan akuntabel. Melalui penerapan teknologi informasi, prinsip-prinsip

pengadaan tersebut dapat diimplementasikan dengan baik. Paling tidak, kemungkinan

kesalahan prosedur, baik yang disengaja maupun tidak, akan berkurang berkat

pemanfaatan teknologi informasi.

Salah satu penerapan teknologi informasi dalam bidang pengadaan barang/jasa

adalah e-procurement. Aplikasi e-procurementyang sangat populer digunakan di instansi

pemerintah adalah SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik). Sebenarnya

e-procurementmerupakan salah satu inisiatife-governmentuntuk pelayanan administratif

publik. e-Procurement ini memiliki karakteristik yang melibatkan banyak pihak, seperti

lembaga pemerintah, panitia pengadaan/Unit Layanan Pengadaan (ULP), Pejabat

Pembuat Komitmen (PPK), penyedia barang/jasa, layanan perpajakan dan bank.

Banyaknya pihak yang terlibat dalam proses e-procurement menunjukkan bahwa

e-procurement bersifat lintas sektor dan membutuhkan koordinasi antar sektor,

diantaranya sektor pemerintah, swasta, perpajakan dan perbankan.

Penerapan e-procurement memberikan banyak manfaat, diantaranya efisiensi

biaya dan waktu serta adanya rasa aman dan nyaman. Proses e-procurement yang

terbuka akan meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, sehingga mendorong

terciptanya persaingan yang sehat, adil dan non diskriminatif antar para penyedia

barang/jasa sebagai pelaku usaha.

1 / 18


2/18

Banyaknya manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan e-procurement tidak

berarti bahwa implementasi e-procurement tidak menghadapi kendala. Menerapkan

e-procurement berarti melakukan perubahan dari proses pengadaan manual menjadi

elektronik/otomatis. Perubahan proses inilah yang kemudian menimbulkan beberapa

kendala.

Pada sisi proses pengadaan akan terjadi perubahan infrastruktur dan proses

administrasi. Sedangkan pada sisi pelaku pengadaan juga terjadi perubahan berupa

perubahan budaya kerja, sikap dan perilaku, karena e-procurement membutuhkan

kedisiplinan dan dapat menimbulkan kedisiplinan para penggunanya. Untuk mengatasi

kendala-kendala ini diperlukan strategi yang tepat agar e-procurement dapat

dimanfaatkan dan bermanfaat sebagai mesin penggerak proses pengadaan barang/jasa

sesuai dengan business process yang telah diatur dalam Peraturan Presiden Republik

Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

2 / 18


3/18

II. e-PROCUREMENT DAN KEUNTUNGANNYA

Semua organisasi pasti melakukan kegiatan pengadaan barang/jasa, dan oleh

karena itu pasti memerlukan proses pengadaan. Jadi, e-procurementmerupakan inisiatifyang dibutuhkan di seluruh komponen organisasi.

Apa itu e-procurement?

e-Procurement merupakan proses pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan

secara elektronik melalui internet. Aplikasi e-procurementyang sudah banyak diterapkan

di instansi pemerintah adalah SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) yang

dikembangkan oleh LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah).

Implementasi e-procurementmampu mendukung interoperabilitas dan jaminan keamanandata serta meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, sehingga proses pengadaan

barang/jasa akan menjadi sangat terbuka dan mendorong terjadinya persaingan sehat

yang adil dan non diskriminatif antar pelaku usaha, yang pada akhirnya akan mewujudkan

efisiensi dan efektivitas dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah.

Gambar 1 : e-Procurement.

Aplikasi e-procurement SPSE merupakan aplikasi bebas lisensi (free license),

karena menggunakan sistem operasi Linux dengan bahasa pemrograman menggunakanbahasa Java dan database-nya menggunakan PostgreSQL. Aplikasi e-procurement

SPSE memiliki spesifikasi teknis sebagai berikut :

Hardware Server berbasis Unix atau Linux

Hardisk space Minimal 200 GB (tidak termasuk untuk sistem operasi)

Memory Minimal 1 GB

Java runtime JRE1.6+ (java.sun.com)

Database PostgreSQL 8.2+ (www.postgresql.org)

Web server Apache 2 (httpd.apache.org)

Java container Tomcat 6.0+ (tomcat.apache.org)SMTP server Unix/Linux based

3 / 18

Pengadaan

barang/jasa

Internet

e-Procurement+ =


4/18

Adapun arsitektur sistem aplikasi e-procurementSPSE secara logicdapat digambarkanseperti di bawah ini.

Gambar 2 : Arsitektur aplikasi e-procurementSPSE secara logic.

Pelaksanaan e-procurement bersifat lintas sektor, sehingga melibatkan banyak

pihak dan membutuhkan koordinasi antar sektor. Pengembangan dan pemeliharaan

aplikasi e-procurement dilakukan oleh LKPP, sedangkan pengoperasian dan pelayanan

pengguna e-procurement dilakukan oleh masing-masing LPSE instansi yang

bersangkutan. LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik) merupakan unit yang

berfungsi menyediakan dan memelihara infrastruktur serta mengoperasikan aplikasi

e-procurementagar pelayanan pengadaan secara elektronik selalu siap digunakan oleh

para penggunanya. ULP (Unit Layanan Pengadaan) dan penyedia barang/jasa

merupakan pengguna utama e-procurement. Agar dapat mengakses e-procurement, ULP

dan penyedia barang/jasa harus memiliki User ID dan passwordyang diperoleh melalui

LPSE. Sedangkan masyarakat umum dapat memantau pelaksanaan proses pengadaan

barang/jasa pemerintah melalui e-procurementtanpa harus melakukan login. Tata kelola

hubungan antara LPSE, ULP, penyedia barang/jasa, masyarakat umum dan aparat

pengawasan adalah seperti di bawah ini.

Gambar 3 : Tata kelola e-procurement.

4 / 18

Apache 2 Web Server

Database Server (PostgreSQL)

Apache 2

Static ContentApplication Server

Database Server

Firewall SMTP Server

Aplikasi

e-procurement

SPSE

UNIT LPSE

Aparat

Pengawasan

Informasi

lelangAudit

Masyarakat

umumInformasi

lelang

ULP

Data

lelang

Data

penawaran

Penyedia

barang/jasa

Data

pen awaran

Data

lelang


5/18

Apa keuntungan e-procurement?

Penggunaan e-procurement memberikan banyak keuntungan bagi para

penggunanya, antara lain :

1). Memperkecil kesalahan prosedur, karena proses pengadaan mengikuti ketentuanyang diatur secara elektronik/otomatis dengan mengedepankan transparansi dan

akuntabilitas.

2). Menimbulkan budaya disiplin pada para penggunanya, karena semua pihak yang

terlibat harus selalu mengikuti tenggat waktu yang telah ditetapkan.

3). Meningkatkan kompetensi para pelaku usaha, untuk terus berusaha memperbaiki

diri agar dapat memperbesar kemungkinan memenangkan pelelangan.

4). Mengurangi frekuensi tatap muka antar pengguna, karena semua informasi telah

tersedia dalam sistem.

5). Mendapatkan harga barang/jasa yang lebih ekonomis, karena harga lebihkompetitif.

6). Mengurangi waktu proses pengadaan, karena proses pengadaan harus

dilaksanakan sesuai waktu yang telah ditetapkan dalam sistem.

7). Mengurangi biaya administrasi, karena berkurangnya pekerjaan manual dan

berkurangnya kebutuhan kertas.

8). Adanya pencatatan aktivitas pengguna yang dilakukan oleh sistem secara

otomatis, sehingga informasi pengadaan dapat diketahui dengan mudah.

9). Dapat digunakan sebagai sarana untuk monitoring dan evaluasi (monev) atas

indikator kinerja pengadaan barang/jasa pemerintah.

10). Meningkatkan kapasitas dan kemampuan SDM (Sumber Daya Manusia) dalam

pengelolaan sistem teknologi informasi.

Keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan e-procurement

tersebut menunjukkan bahwa penggunaan e-procurementdapat memberikan rasa aman

dan nyaman bagi para penggunanya. Rasa aman karena e-procurement membantu

mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan prosedur, baik yang disengaja maupun

tidak disengaja. Kenyamanan diperoleh dari menurunnya jumlah sanggahan/pengaduan

sejak digunakannya e-procurement, karena lebih transparan dan akuntabel.

Pemanfaatan e-procurement juga menunjukkan bahwa teknologi informasi dapat

berkontribusi pada pembenahan berbagai permasalahan dalam pelaksanaan pengadaan

barang/jasa pemerintah. Adapun visi e-procurementadalah mampu melakukan :

1). Seleksi lebih baik, sehingga harga dan spesifikasi teknis lebih baik.

2). Membeli lebih baik, karena terjadi persaingan sehat.

3). Bertanggungjawab lebih baik, karena integritas dapat terpelihara.

4). Proses lebih baik, karena dilakukan secara online/real time sehingga lebih cepat.5). Keputusan lebih baik, karena SDM lebih profesional.

5 / 18


6/18

Beberapa prasyarat yang harus dilakukan agar e-procurementdapat diterapkan

dengan baik adalah :

1). SDM harus memahami kerja jaringan komputer, tidak hanya keterampilan

menggunakan komputer dan internet.

2). Tata kerja harus secara elektronik, karena masih banyak dijumpai instansi yangmemiliki komputer canggih tetapi tata kerjanya masih berbudaya

tradisional/manual, misalnya masih menggunakan kertas (hardcopy) dan masih

mengharuskan tandatangan fisik.

3). Spesifikasi teknis barang/jasa harus menggunakan standar global, termasuk juga

pengangkutan, pembayaran, asuransi, pengepakan dan persyaratan lainnya.

4). Sistem software dan hardware harus terintegrasi dan user friendly, untuk lebih

memperlancar proses e-procurement.

5). Organisasi harus melakukan perubahan budaya kerja, yaitu segala perubahan

akibat dari adanya perubahan cara kerja dari manual menjadi elektronik/otomatis.

6 / 18


7/18

III. PERUBAHAN PROSES PENGADAAN

Proses pengadaan barang/jasa pemerintah mengikuti business process yang

diatur dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentangPengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Bagaimana business process pengadaan barang/jasa ?

Pihak yang sangat berperan dalam pengadaan barang/jasa pemerintah adalah

PPK, ULP dan penyedia barang/jasa. PPK bertugas menentukan estimasi harga,

spesifikasi teknis dan rancangan kontrak pengadaan barang/jasa. ULP berfungsi

melaksanakan proses pemilihan penyedia barang/jasa atau proses pelelangan.

Sedangkan penyedia barang/jasa yang telah ditunjuk sebagai pemenang pelelanganharus melaksanakan pengadaan barang/jasa sesuai ketentuan kontrak yang

ditandatangani oleh PPK dan penyedia barang/jasa. Business process pengadaan

barang/jasa tersebut secara garis besar dapat digambarkan seperti di bawah ini.

Gambar 4 : Business process pengadaan barang/jasa.

Prinsip pengadaan barang/jasa pemerintah adalah efisien, efektif, transparan,

terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif, dan akuntabel. Pengadaan barang/jasa dengan

prinsip ini dapat diimplementasikan dengan mudah dengan bantuan teknologi informasi

berupa e-procurement. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010

juga sudah mengatur mengenai e-procurement yang tertuang dalam Bab XIII Pasal 106,

107, 108, 109, 110, 111, 112, dan Bab XVIII Pasal 131. Bahkan pada Pasal 131 tersebut,

Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 telah menganjurkan

instansi pemerintah untuk menggunakan e-procurement sejak Agustus 2010, dan

mewajibkan instansi pemerintah untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa secaraelektronik (e-procurement) mulai tahun 2012.

7 / 18

Menyiapkan :

- Estimasi harga

- Spesifikasi teknis

- Rancangan kontrak

PPK

Melakukan

proses pemilihan

penyedia barang/jasa

- Pelelangan

- Seleksi

ULP

Melaksanakan

pengadaan

barang/jasa

sesuai

kontrak

Penyedia

barang/jasa

Membuat

kontrak

pengadaan

barang/jasa

PPK


8/18

Perubahan apa yang terjadi ?

Beralih dari pengadaan manual menjadi e-procurement menimbulkan beberapa

perubahan, meliputi perubahan proses administrasi, pendaftaran penyedia barang/jasa

dan penyampaian dokumen penawaran.

Proses administrasi dalam e-procurementmenjadi sangat mudah dan sederhana,

karena tidak perlu lagi membuat pengumuman lelang, berita acara penjelasan lelang dan

berita acara pembukaan penawaran, serta tidak perlu menggandakan dokumen lelang.

Penggandaan dokumen lelang sudah tidak diperlukan, tetapi cukup dengan meng-upload-

nya ke dalam aplikasi e-procurement, selanjutnya masing-masing penyedia barang/jasa

peserta lelang dapat men-downloaddokumen lelang tersebut melalui website LPSE.

Pembuatan pengumuman lelang juga menjadi mudah, yakni cukup dengan meng-entrydata lelang ke dalam aplikasi e-procurement, selanjutnya para penyedia barang/jasa

dan masyarakat umum dapat mengaksesnya melalui website LPSE.

Proses penjelasan lelang dilakukan dengan cara chatting antara ULP dan

penyedia barang/jasa peserta lelang, sehingga berita acara penjelasan lelang tidak perlu

dibuat karena informasi hasil penjelasan sudah tercatat dan disimpan secara otomatis

dalam aplikasi e-procurement.

Berita acara pembukaan penawaran juga tidak perlu dibuat, tetapi cukup dengan

meng-entry data penawaran ke dalam aplikasi e-procurement, maka penyedia

barang/jasa peserta lelang dan masyarakat umum dapat melihatnya melalui website

LPSE.

Melaksanakan pelelangan melalui e-procurement sangat memudahkan penyedia

barang/jasa untuk mendaftar sebagai peserta lelang. Pendaftaran cukup dilakukan satu

kali saja, yaitu pendaftaran sebagai pengguna LPSE. Penyedia barang/jasa cukup

melengkapi persyaratan dan kemudian dilakukan verifikasi untuk menguji/memeriksa

mengenai kebenaran/keaslian dokumen perusahaan yang disampaikan. Penyedia

barang/jasa yang telah dinyatakan memenuhi persyaratan akan memperoleh User ID dan

Password untuk login ke dalam aplikasi e-procurement, dan dapat mendaftar sebagai

peserta lelang kapanpun dan dimanapun berada.

Melalui e-procurement, penyampaian dokumen penawaran dilakukan dengan

meng-uploaddokumen penawaran melalui website LPSE dan tidak perlu datang langsung

ke ULP. Keamanan data penawaran bisa dijamin, karena sebelum di-upload, dokumen

penawaran harus dienkripsi terlebih dahulu menggunakan APENDO (AplikasiPengamanan Dokumen) yang khusus dibuat untuk kebutuhan e-procurement.

8 / 18


9/18

Perubahan-perubahan yang terjadi pada proses administrasi, pendaftaran

penyedia barang/jasa dan penyampaian dokumen penawaran di atas menunjukkan

bahwa proses pengadaan barang/jasa melalui e-procurement dapat mengurangi

kebutuhan kertas. Sekurang-kurangnya ada 8 tahap e-procurement yang sama sekali

tidak memerlukan kertas (paperless), seperti tampak pada gambar di bawah ini.

Gambar 5 : Proses e-procurementyang tidak memerlukan hard copy(paperless).

9 / 18

Tanggapan/pertanyaan

mengenai ketentuan

Dokumen lelang

Dokumen penawaran

Sanggahan

(jika ada)

Pengumuman lelang

Dokumen lelang

Penjelasan lelang

Pembukaan penawaran

Evaluasi

penawaran

Pengumuman pemenang

LPSE Penyedia

barang/jasaULP

Pendaftaran

peserta lelang


10/18

Perbandingan antara proses pengadaan secara manual dan e-procurementdapat

dilihat pada tabel di bawah ini.

No. URAIAN MANUAL e-PROCUREMENT

1 Proses administrasi Sulit / berbelit-belit Mudah / sederhana

2 Pendaftaran penyedia barang/jasa Berulang-ulang Satu kali saja

3 Penyampaian dokumen penawaran Datang langsung Melalui internet

4 Tatap muka Sering Hampir tidak ada (faceless)

5 Kerahasiaan peserta lelang Tidak terjamin Terjamin

6 Transparansi Rendah Tinggi

7 Persaingan usaha Relatif tertutup Terbuka

8 Peluang KKN Terbuka Tertutup

9 Panitia Pengadaan / ULP Susah tidur Tidur nyenyak

Untuk dapat beroperasi dengan normal, e-procurementmembutuhkan infrastruktur

yang memadai, meliputi perangkat keras, piranti lunak, jaringan komunikasi dan sarana

fisik lainnya. Dari sisi perangkat keras, e-procurementmembutuhkan serverdan komputer

desktop. Dari sisi piranti lunak, aplikasi e-procurementSPSE telah disediakan oleh LKPP.

Sedangkan dari sisi jaringan komunikasi, diperlukan jaringan komunikasi denganbandwidth yang memadai untuk menghubungkan masing-masing komputer dengan

server. Selain infrastruktur yang terkait dengan teknologi informasi, juga diperlukan

sarana fisik lainnya seperti ruang training, ruang bidding, ruang verifikasi, ruang helpdesk

dan ruang server beserta perabot dan peralatan penunjangnya, agar kegiatan LPSE

dalam mengelola aplikasi e-procurementdapat berjalan dengan lancar.

10 / 18


11/18

IV. PERUBAHAN BUDAYA KERJA

Budaya adalah suatu kebiasaan, sehingga budaya kerja merupakan kebiasaan

yang berlaku pada sebuah kegiatan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Dapat jugadikatakan bahwa budaya kerja adalah suatu falsafah yang didasari oleh pandangan hidup

sebagai nilai-nilai yang menjadi sifat, kebiasaan dan kekuatan pendorong, membudaya

dalam organisasi, kemudian tercermin dari sikap menjadi perilaku, kepercayaan, cita-cita,

pendapat dan tindakan yang terwujud sebagai kerja.

Bagi para pelaku/pengguna teknologi, budaya kerja sering dianggap tidak

berkaitan langsung dengan kegiatan pekerjaannya. Hal ini menunjukkan pemahaman

yang keliru. Permasalahan budaya kerja seharusnya menjadi perhatian seluruh jajaran

organisasi, karena budaya kerja yang ada dalam organisasi akan membentuk perilaku

individu yang berada di dalam organisasi.

Melaksanakan program budaya kerja akan merubah sikap dan perilaku SDM untuk

mencapai produktivitas kerja yang lebih tinggi dalam menghadapi tantangan masa depan.

Keberhasilan pelaksanaan program budaya kerja antara lain dapat dilihat dari

peningkatan tanggungjawab, peningkatan kedisiplinan dan kepatuhan pada aturan,

terjalinnya komunikasi dan hubungan yang harmonis dengan semua tingkatan,

peningkatan partisipasi dan kepedulian, peningkatan kesempatan untuk pemecahan

masalah serta berkurangnya tingkat keluhan.

Budaya kerja dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu :

1). Kepemimpinan (Leadership).

Pemimpin harus bisa diteladani dan dipatuhi oleh anggota bawahannya.

2). Komunikasi.

Proses komunikasi harus dilakukan secara rutin dan konsisten sehingga

perbedaan kebiasaan antar individu dapat diperkecil atau dihilangkan.

3). Motivasi.

Faktor motivasi ini merupakan daya penggerak yang menciptakan

kegairahan/semangat kerja agar kerjasama dapat berjalan secara efektif dan

terintegrasi.

11 / 18


12/18

Bagaimana budaya kerja pengadaan ?

Pada prinsipnya pengadaan barang/jasa pemerintah memiliki budaya kerja sesuai

yang telah ditetapkan dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun

2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Pada umumnya budaya kerja prosespengadaan barang/jasa pemerintah merupakan proses yang dilakukan secara manual,

sebagaimana tampak pada tabel di bawah ini.

Tahapan pengadaan Kerja manual

- Estimasi harga- Spesifikasi teknis- Rancangan kontrak

- Survei- Membuat- Menandatangani

- Jadwal lelang- Dokumen lelang

- Membuat- Menandatangani

Pengumuman lelang - Membuat- Menandatangani- Mengumumkan

Pendaftaran peserta lelang Mencatat

Penjelasan lelang - Tatap muka- Menjelaskan/menjawab- Mencatat- Menandatangani- Mengirim fax

Pemasukan penawaran(peserta lelang)

- Menyampul penawaran- Datang langsung ke ULP/lewat pos

Pembukaan penawaran - Tatap muka- Membuka sampul penawaran- Mencatat- Menandatangani

Evaluasi penawaran - Mengevaluasi administrasi, teknis, harga dan kualifikasi- Menandatangani

Penetapanpemenang lelang

- Memeriksa- Menetapkan- Menandatangani

Pengumumanpemenang lelang

- Membuat- Menandatangani- Mengumumkan

Masa sanggah - Menerima dan menjawab sanggahan- Menandatangani

Penunjukan penyedia - Membuat- Menandatangani

Kontrak - Membuat- Menandatangani

12 / 18

P

P

K

P

P

K

ULP

(UnitLayana

n

Pengadaan)


13/18

Pembuatan estimasi harga, spesifikasi teknis dan rancangan kontrak oleh PPK

dilakukan secara manual dan ditandatangani secara manual juga. Pelelangan diawali

dengan pembuatan jadwal dan dokumen lelang.

ULP membuat jadwal dan dokumen lelang serta pengumuman lelang, danmanandatanganinya secara manual. Pengumuman lelang diumumkan melalui media

cetak/elektronik/papan pengumuman resmi. Pendaftaran peserta lelang dilakukan dengan

mencatat penyedia barang/jasa yang mendaftar sebagai peserta lelang. Penjelasan atas

ketentuan yang tertuang dalam dokumen lelang dilakukan secara langsung dengan tatap

muka antara ULP dan peserta lelang. ULP menjelaskan dan menjawab pertanyaan yang

diajukan peserta lelang mengenai isi dokumen lelang dan mencatatnya. Tambahan

ketentuan dokumen lelang dapat dikirimkan ke peserta lelang melalui fax. Pada tahap

penjelasan sering terjadi perdebatan antara ULP dengan peserta lelang mengenai

persepsi isi dokumen lelang.

Peserta lelang harus membuat dokumen penawaran dan memasukkannya ke

dalam sampul kertas yang disegel. Penyampaian dokumen penawaran dilakukan dengan

datang langsung ke kantor ULP atau melalui jasa pos. Pembukaan dokumen penawaran

merupakan tahap yang paling kritis, karena sering timbul protes dari peserta lelang yang

menghadiri acara pembukaan. Proses pembukaan dilakukan secara langsung dengan

tatap muka antara ULP dan peserta lelang. ULP membuka sampul penawaran,

memeriksanya dan mencatat hasil pembukaan serta menandatangani berita acara

pembukaan penawaran.

Selanjutnya dokumen penawaran yang telah dibuka dievaluasi administrasi,

teknis, harga dan kualifikasi oleh ULP. Berdasarkan hasil evaluasi, ULP menetapkan

pemenang lelang dan membuat pengumuman pemenang lelang serta mengumumkannya

ke semua peserta lelang. Peserta lelang yang merasa keberatan atas pengumuman

pemenang lelang dapat mengajukan sanggahan, dan ULP wajib menjawab sanggahan

tersebut.

Segera setelah proses sanggah selesai, PPK menerbitkan surat penunjukan

kepada pemenang lelang sebagai pelaksana pengadaan barang/jasa. PPK menuangkan

semua ketentuan pelaksanaan pengadaan barang/jasa dalam bentuk kontrak yang

ditandatangani oleh PPK dan pemenang lelang sebagai pelaksana pengadaan

barang/jasa.

Uraian di atas menunjukkan bahwa budaya kerja pada proses pengadaan

barang/jasa pemerintah adalah budaya manual, karena seluruh proses dikerjakan secara

manual.

13 / 18


14/18

Apa dampak e-procurement?

Sebelum adanya e-procurement, budaya kerja pengadaan barang/jasa merupakan

budaya manual. Seluruh proses pengadaan barang/jasa dilakukan secara manual.

Setelah penerapan e-procurement, beberapa bagian proses pengadaan barang/jasadapat dilakukan secara elektronik/otomatis melalui teknologi informasi. Hal ini

menimbulkan perubahan cara kerja akibat dari berubahnya cara kerja manual menjadi

elektronik/otomatis, antara lain :

Cara komunikasi beralih dari sistem konvensional menjadi online.

Komunikasi konvensional meliputi tatap muka, surat-menyurat, telepon dan fax.

Pada e-procurement, komunikasi dilakukan secara online, seperti e-mail, chatting

atau pemberitahuan lewat website. Komunikasi online ini mengakibatkan frekuensi

tatap muka antara ULP dan penyedia barang/jasa menjadi sangat jarang terjadidan bahkan hampir tidak ada (faceless).

Penandatanganan dilakukan secara elektronik.

Tandatangan fisik/konvensional digantikan dengan tandatangan maya/elektronik

yang berupa User ID, Password atau Hash key. Tandatangan elektronik memiliki

kekuatan hukum yang sama dengan tandatangan konvensional berdasarkan

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan

Transaksi Elektronik.

Penerapan/pemanfaatan teknologi informasi menjadi lebih dominan.

Otomatisasi dalam e-procurementakan menghemat biaya bahan dan peralatan

kerja serta mempercepat waktu proses pengadaan barang/jasa. Data yang

dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat, karena adanya database lelang dan

database penyedia barang/jasa, sehingga pengambilan keputusan juga menjadi

lebih cepat dan akurat. Proses pencatatan yang terjadi secara otomatis dan

terintegrasi meningkatkan kecepatan dalam pembuatan laporan pengadaan

barang/jasa.

Terjadi penataan peran dan tanggungjawab secara jelas.

Untuk keperluan pelaksanaan e-procurement, dibentuk unit LPSE yang berperan

menyediakan layanan infrastruktur untuk pelaksanaan pengadaan secara

elektronik. Unit LPSE bertanggungjawab dalam kelancaran operasional

infrastruktur e-procurement. Sedangkan proses pelelangan dilakukan oleh ULP

yang terpisah dari unit LPSE. ULP bertanggungjawab dalam proses pemilihan

penyedia barang/jasa.

Memang teknologi informasi merupakan penyebab utama terjadinya perubahan-

perubahan dalam organisasi secara dramatik dan cepat.

14 / 18


15/18

Implementasi e-procurement memerlukan perubahan perilaku dan mental dari

semua pihak yang terkait. Hadirnya teknologi informasi telah mengurangi kemungkinan

adanya perilaku pengadaan yang menyimpang dari prosedur, dan ini seringkali menjadi

salah satu faktor penyebab timbulnya penolakan/penentangan terhadap e-procurement.

Teknologi dan peraturan pemerintah merupakan kekuatan pendorong terjadinya

perubahan. Teknologi menyebabkan perubahan pada proses, metode dan infrastruktur

pengadaan barang/jasa. Teknologi ini biasanya berupa implementasi suatu sistem

pemrosesan informasi yang canggih. Peraturan pemerintah mengakibatkan perubahan

prosedur kerja, standardisasi dan rancang ulang tugas pengadaan barang/jasa.

Adanya perubahan-perubahan tersebut akan menimbulkan perubahan budaya

kerja sehingga membutuhkan manajemen perubahan (change management), karena

banyak pihak yang cenderung menolak/menentang perubahan tersebut. Beberapa alasan

mengapa ada pihak yang menolak/menentang perubahan adalah :

Persepsi yang keliru.

Apabila terjadi perubahan, para individu cenderung memusatkan perhatian mereka

pada pengaruh perubahan terhadap diri pribadi mereka sesuai persepsi mereka

masing-masing daripada memandang pengaruh perubahan pada sistem yang

lebih luas.

Kurangnya informasi.

Individu menentang perubahan, karena tidak memiliki informasi yang cukup

mengenai apa yang akan diperoleh dari perubahan tersebut. Apabila informasi

yang diberikan kurang jelas, maka akan terjadi spekulasi yang menekankan pada

sisi keburukan pihak yang melaksanakan perubahan dan dampak buruk bagi diri

pribadi mereka masing-masing.

Perasaan takut kehilangan apa yang sudah dimiliki.

Individu menentang perubahan, apabila mereka tidak memiliki kepastian tentang

pengaruh perubahan tersebut terhadap kesejahteraan mereka. Bahkan ada

kemungkinan mereka merasa takut kehilangan jabatan, status, kekuasaan atau

interaksi sosial yang disenangi. Kebiasaan lama yang sukar ditinggalkan.

Mengubah suatu kebiasaan sangatlah sulit, karena membutuhkan usaha yang

keras dan sungguh-sungguh, dan kadang kala harus mengorbankan keuntungan

yang sudah biasa diperoleh, walaupun perubahan baru tersebut akan memberikan

keuntungan yang lebih besar.

Penolakan terhadap pihak yang memulai perubahan.

Sikap penolakan terhadap pihak yang memulai perubahan dapat terjadi apabila

perubahan terkesan sewenang-wenang, tidak masuk akal, tidak tepat waktunya,

atau kurang menarik minat.

15 / 18


16/18

Bagaimana strategi mengatasi perubahan e-procurement?

Implementasi e-procurementmerupakan amanat dari Peraturan Presiden Republik


Penerapan e-procurement pasti menimbulkan perubahan pada budaya kerja, karenaberubahnya cara kerja. Oleh karena itu perubahan tersebut harus dikelola dengan baik.

Strategi penerapan e-procurementdi Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi

(BPPT) diawali dengan adanya Instruksi Harian Kepala BPPT pada awal Januari tahun

2010 yang mengharuskan BPPT untuk mulai menerapkan pelaksanaan pengadaan

barang/jasa secara elektronik. Langkah selanjutnya adalah membentuk LPSE dengan

Keputusan Kepala BPPT nomor 159/Kp/BPPT/IV/2010 tanggal 23 April 2010.

Agar semua pihak yang terlibat memahami alasan mengapa menggunakan

e-procurement, bagaimana cara kerjanya dan bagaimana dampak yang dapat

ditimbulkannya, maka perlu diupayakan pendekatan melalui pendidikan dan komunikasi

yang baik. Walaupun dampaknya bersifat positif, tetap diperlukan komunikasi secara luas

untuk mengurangi perasaan tidak tenang dan agar semua pihak memahami apa yang

sedang terjadi, apa saja yang diharapkan dari mereka, dan bagaimana mereka

menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut.

Pendidikan merupakan pendekatan yang banyak dilakukan untuk memberikan

pemahaman mengenai e-procurement. Pendidikan e-procurement dimulai dari para

pengelola LPSE BPPT sebagai pengelola infrastruktur e-procurement yang dilakukan di

LKPP sebagai pengembang e-procurement sesuai Peraturan Presiden Republik


Pendidikan ini meliputi teori dan pelatihan. Selanjutnya pendidikan dan pelatihan

dilakukan oleh trainerdari LPSE BPPT kepada pihak-pihak yang terlibat dalam proses

pengadaan barang/jasa yaitu ULP, PPK dan penyedia barang/jasa.

Komunikasi juga dilakukan melalui peluncuran/launching dan berbagai seminar,baik di BPPT maupun di luar BPPT. Pihak LKPP juga selalu bersedia memberikan

bimbingan dan bantuan teknis kepada LPSE dan ULP BPPT.

Selain pendidikan dan komunikasi, ternyata kemudahan-kemudahan yang

diberikan oleh e-procurementmenimbulkan motivasi bagi para anggota ULP untuk selalu

menggunakan e-procurementdalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah. Akhirnya

BPPT menjadi salah satu instansi yang mendapat penghargaan terkait keberhasilannya

dalam penerapan dan pemanfaatan e-procurementdi Indonesia.

16 / 18


17/18

V. PENUTUP

e-Procurement merupakan hasil penerapan teknologi informasi di bidang

pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan melalui internet. Pelaksanaan e-procurementbersifat lintas sektor sehingga membutuhkan koordinasi, karena banyak pihak yang

terlibat. Banyaknya keuntungan yang diperoleh dari penggunaan e-procurement

menunjukkan bahwa teknologi informasi dapat berkontribusi dalam pembenahan proses

pengadaan barang/jasa pemerintah.

Penerapan e-procurement akan menimbulkan perubahan, baik perubahan dalam

proses pengadaan maupun perubahan budaya kerja, akibat dari perubahan cara kerja

manual menjadi elektronik/otomatis. Perubahan proses pengadaan meliputi perubahan

proses administrasi dan infrastruktur pengadaan barang/jasa. Melalui e-procurement,

proses pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilakukan tanpa kertas (paperless).

Dampak penerapan e-procurement juga berupa perubahan budaya kerja yang

meliputi cara komunikasi, penandatanganan, pemanfaatan teknologi informasi dan

penataan peran dan tanggungjawab. Dengan demikian, implementasi e-procurement

memerlukan perubahan perilaku dan mental semua pihak yang terkait. Hal inilah yang

dapat menimbulkan kendala berupa penolakan/penentangan terhadap perubahan proses

pengadaan menjadi e-procurement. Untuk itu dapat diupayakan pendekatan melalui

pendidikan dan komunikasi yang baik.

Melalui e-procurement, proses pengadaan menjadi mudah dan sederhana serta

tidak berbelit-belit. Ternyata bahwa kemudahan-kemudahan yang diberikan

e-procurement dapat menimbulkan motivasi bagi para penggunanya untuk selalu

menggunakan e-procurementdalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah.

17 / 18


18/18

DAFTAR PUSTAKA

1. Arianis Chan, "Organisasi dan Manajemen Bisnis - Mengelola Perubahan

Organisasi", http://www.docstoc.com/docs/16676866/Perubahan-Organisasi,

diakses di Jakarta tanggal 4 Juli 2011.

2. Nessiaprincess, "Teknologi Komunikasi Dalam Organisasi",

http://communicationista.wordpress.com/2010/03/26/teknologi-komunikasi-dalam-

organisasi/, diakses di Jakarta tanggal 1 Juli 2011.

3. Daryatmi, "Pengaruh Motivasi, Pengawasan dan Budaya Kerja Terhadap

Produktivitas Kerja Karyawan Perusahaan Daerah Bank Perkreditan Rakyat

Badan Kredit Desa Kabupaten Karanganyar", http://eprints.ums.ac.id/125/1/Daryatmi.pdf, diakses di Jakarta tanggal 1 Juli 2011.

4. "Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah", Fokusmedia, Bandung, 2010.

5. LKPP, "Public Procurement", Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah, Jakarta, 2010.

6. Winardi, "Manajemen Perubahan (The Management of Change)", Kencana

(Prenada Media Group), Jakarta, 2010.

7. Himawan Adinegoro, "Strategi Pengembangan dan Implementasi

e-Procurement di Indonesia", Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah, Jakarta, 2009.

8. Yudho Giri Sucahyo, S.Kom, M.Kom, Ph.D, CISA & Yova Ruldeviyani, S.Kom,

M.Kom, "Implementasi e-Procurement Sebagai Inovasi Pelayanan Publik",

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Jakarta, 2009.

9. Richardus Eko Indrajit & Richardus Djokopranoto, "Dasar, Prinsip, Teknik, dan

Potensi Pengembangan e-Procurement", Badan Perencanaan dan

Pembangunan Nasional (http://portal.pengadaannasional-bappenas.go.id), diakses

di Jakarta, 2009.

10. Pusat Pengembangan Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Publik Bappenas,

"Dokumentasi Sistem Aplikasi LPSE", Jakarta, 2008.

11. Yumiati, "Riset Budaya BPPT 2005", Jendela SDM, Biro Sumber Daya Manusia &

Organisasi BPPT, Jakarta, 2006.

18 / 18

Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi E-Procurement

Documents

Transcript of Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi E-Procurement