Presentation Title Here

Information Management StrategyAl WahidGardina Aulin NuhaIntroductionStrategi OrganisasiStrategi manajemen informasiIntroductionStrategi organisasiStrategi manajemen informasiAdalah arah masa depan dan tindakan dari sebuah organisasi yang ditetapkan sebagai pendekatan dan alokasi sumber daya untuk mencapai tujuan spesifikAdalah mengendalikan dan menerapkan sumberdaya informasi organisasi melalui koordinasi antara SDM dan teknologi untuk mendukung strategi dan proses organisasiIntroductionElemen strategimenentukan arah masa depan organisasidirancang untuk mencapai keuntungan bagi organisasi (tujuan strategis)menentukan alokasi sumber daya untuk mencapai keuntungantidak hanya didorong oleh kebutuhan organisasi, akan tetapi juga oleh kebutuhan para pemangku kepentingan seperti pemegang saham, pelanggan, pemasok atau karyawanresponsif terhadap lingkungan yang dinamis di mana organisasi beroperasiWhy is an information management strategy needed?Mengapa dibutuhkan strategi manajemen informasiMelindungi informasi dari peristiwa berbahaya atau kecelakaan yang dapat menghancurkan atau merusak dataWhy is an information management strategy needed?

Masalah lebih lanjut adalah KUALITAS DATASurvey global yang dilakukan oleh PricewaterhouseCoopers (2001) menunjukkan masalah signifikan dengan kualitas data mempengaruhi kemampuan mereka untuk memenangkan bisnis atau memberikan layanan yang memadai untuk pelanggan merekaKeuntungan menetapkan strategi manajemen informasikemungkinan untuk mengintegrasikan semua kegiatan informasi, dan menggunakan semua informasi dengan cepat dan efektif untuk membuat keputusan bisnis yang efisienmeningkatkan keterbukaan komunikasi di seluruh perusahaanmenumbuhkan budaya inovasi dan berbagi pengetahuanBentuk strategi untuk investasi dalam sistem informasi dan teknologiDapat mengkomunikasikan peluang dan ancaman ke seluruh perusahaan respon yang tepat waktu untuk hal tersebutContoh kerugian akibat tidak memiliki strategi manajemen informasiPerusahaan asuransi menghabiskan $ 67.000.000 mengembangkan sistem informasi penggantian. Setelah akuisisi perusahaan lain, mereka menemukan itu akan menelan biaya hampir jumlah yang sama untuk menyesuaikan sistem dengan kebutuhan baru mereka. Jika sistem sebelumnya telah memiliki arsitektur informasi adaptif upaya ini dan biaya akan dihindari.The Relationship between strategies for managing information- related resources Informasi/data digunakan diberbagai level manajemen berpotensi sulit diaturInformasi dapat diatur secara efektif jika dapat mengatur orang yang terkait dan sumber daya teknologiSemua pegawai akan memiliki beberapa tanggung jawab untuk kualitas informasi Responsibility for data management strategy (Study by PricewaterhouseCoopers 2001)

Alternative relationship between strategies for managing information- related resources

Developing an information management strategyProses Strategi

Developing an information management strategyThe Hawley Committee IM guidelines about strategic issuesRelevansi informasiSignifikansi organisasi terhadap manajemen informasiHukum dan kepatuhan etikaMenaksir nilai informasiKualitas informasiHukum dan etika sesuai dengan referensi khusus untuk siklus hidup manajemen informasiKeterampilan manajemen informasi karyawanKeamanan informasi termasuk manajemen risikoMemaksimalkan nilai dari informasiStrategi sistem informasi

Developing an information management strategyOrnas information policy and information auditBagaimana informasi diperoleh, dicatat dan disimpanDimana sumberdaya informasi diletakkan dalam organisasi dan siapa yang bertanggungjawab untuk ituBagaimana arus informasi dalam organisasi dan antara organisasi dan dunia luarBagaimana organisasi menggunakannya [informasi yang berkualitas]Bagaimana orang-orang yang menanganinya dengan menerapkan keterampilan dan mereka bekerja sama satu sama lain Bagaimana teknologi informasi mendukung pengguna informasiApakah biaya informasi dan nilainya berkontribusiBagaimana menciptakan keefektif an semua kegiatan yang berhubungan dengan informasi tersebut sehingga berkontribusi terhadap pencapaian tujuan organisasi

The relationship between Ornas tools for information management

Developing an information management strategyThe Willard model of Information Resource Management (IRM)

Identification Penemuan sumber daya informasi dan rekaman fiturOwnership Pembentukan tanggung jawab atas pemeliharaan sumber informasiCost and Value Penilaian biaya sumber daya informasi dan nilainya bagi organisasiDevelopment Pengembangan lebih lanjut dari sumber informasi yang ada untuk meningkatkan nilai bagi organisasi.Eksploitation Proses yang dapat memungkinkan sumber daya untuk menghasilkan nilai lebih lanjut melalui konversi menjadi aset atau komoditas dijual.

Information management themesStrategi manajemen informasi akan mencakup tema-tema berikut:

IM theme 1: Information valueStrategi manajemen informasi mengharuskan organisasi untuk mempertanyakan nilai dari suatu informasi Sehingga prioritas harus dilakukan terkait dengan informasi terbaik yang akan disampaikan.Menurut nilainya dengan strategi saat ini dan strategi masa depan, informasi dapat diklasifikasikan berikut ini.Strategic information - informasi yang digunakan untuk manajemen kinerja perusahaan. Hal ini juga mengacu pada informasi eksternal seperti intelijen kompetitif dan informasi pasarHigh potential information - informasi dengan potensi untuk menjadi strategis di masa depanKey operational information - informasi dengan volume terbesar, tentang transaksi penjualan dan pelanggan. Informasi ini adalah limited value untuk strategi masa depan, tetapi relevan untuk menerapkan strategi saat iniSupport information - informasi tentang staf seperti pemberian liburan bersama. Ini adalah nilai strategis kecil. Manajemen informasi ini memiliki prioritas rendah, meskipun masih harus akurat dan hemat biaya.

IM theme 2: Information QualityKualitas informasi ditentukan oleh kesesuaian informasi untuk mendukung keputusan atau tugas.Hal ini tergantung pada relevansi, akurasi, ketepatan waktu dan bentuk.

IM theme 3: Information securityInformasi harus aman, begitu banyak organisasi menerapkan secara formal sistem manajemen keamanan informasi atau kebijakan keamanan informasi untuk melindungi aset informasi mereka.Standar keamanan BS7799 diusulkan oleh BSI (British Standard Institute) pada tahun 1995, 1999 dan 2005,kemudian diadopsi oleh ISO sebagai ISO / IEC 27001 pada bulan November 2005 dan,ISO / IEC 27002 pada bulan Juli 2007 mendefinisikan prinsip-prinsip untuk menerapkan ISMS (keamanan informasi sistem manajemen). Prinsip-prinsip tersebut adalah:

kebijakan keamananorganisasi keamananKlasifikasi aset dan kontrolpersonil keamananKeamanan fisik dan lingkunganKomunikasi dan manajemen operasiAkses kontrol Pengembangan dan pemeliharaan sistemPerencanaan kelangsungan bisnisKepatuhan

IM theme 4: Legal and ethical complianceTindakan perlu diambil untuk kepatuhan hukum pada setiap tahap siklus hidup informasiRecord creation and capture . Penciptaan Waktu dan tempat catatan pelanggan baru harus login untuk transparansi dalam kasus pengaduan.Records access. Modifikasi, orang yang memodifikasi dan waktu memodifikasi harus dicatat.Records Disposal. Kebijakan Informasi mungkin perlu menentukan berapa lama catatan disimpan sebelum mereka dihapus untuk kepatuhan hukum.

Tergantung pada undang-undang negara tempat perusahaan berdiri, dimana beberapa pelanggaran hukum dapat muncul. Berikut contohnya:Berbagi data pelanggan dengan pihak ketiga tanpa persetujuan pelangganMengirimkan e-mail yang tidak diminta untuk konsumenSebuah e-mail dari seorang karyawan yang merendahkan organisasi lain atau memfitnah seseorangPemantauan akses karyawan untuk data dan layanan onlineTidak menyediakan akses online yang cocok bagi mereka dengan gangguan penglihatan

IM theme 5: Knowledge managementStrategi knowledge management umumnya tergabung dalam strategi manajemen informasi dalam kasus untuk perusahaan kecil hingga menengah.Untuk perusahaan besar strategi knowledge management terpisah untuk dikembangkan.

IM theme 6: Technology supportDukungan teknologi untuk mencapai tujuan dari strategi manajemen informasi melibatkan pemilihan aplikasi dan infrastruktur sistem informasi yang relevanInformation management approachesIM management approach 1: Structuring the information management functionSebuah unit manajemen informasi adalah unit organisasi yang bertanggung jawab untuk strategi manajemen informasi dalam sebuah organisasi.Dalam organisasi besar berbentuk departemen kecil atau tim beberapa orangDalam organisasi diatur oleh satu orang yang bekerja penuh waktu atau paruh waktuDalam kedua situasi seorang manajer senior tunggal bertanggung jawab untuk manajemen informasi

Peran utama kelompok biasanya akan menjadi:mengembangkan dan mengelola implementasi strategi manajemen informasi;menetapkan kebijakan informasi terkait seperti kebijakan perlindungan data, kebijakan pemantauan karyawan;mendidik dan melatih staf dan menyebarkan praktek terbaik.

IM management approach 2: ResponsibilitiesEvernden dan Evernden (2003) menunjukkan bahwa ketika mengembangkan sebuah arsitektur informasi untuk sebuah organisasi, harus ada empat jenis tanggung jawab atau kepemilikan:Tanggung jawab Governance. Manajer bertanggung jawab untuk arah keseluruhan dan pengendalian manajemen informasi. Pekerjaan mereka melibatkan memperoleh pendanaan untuk proyek dan sistem untuk meningkatkan kualitas dan informasi dan kepemilikan untuk pelaksanaannya.Tanggung jawab kepengurusan. Pengurus informasi bertanggung jawab untuk kualitas informasi dan ini melibatkan kegiatan seperti menangkap atau menciptakan informasi, penyebaran serta penghapusan.

Tanggung jawab infrastruktur. Hal ini menciptakan lingkungan yang tepat untuk menggunakan informasi. Ini adalah peran yang lebih teknis yang melibatkan pengaturan dan integrasi sistem informasi, menciptakan struktur database atau arsitektur informasi untuk halaman situs web dan melindungi sumber daya informasi.Tanggung jawab penggunaan. Penggunaan adalah tanggung jawab pengguna akhir informasi. Mencakup penilaian informasi untuk kualitas dan menyoroti masalah dengan kualitas.

IM management approach 3: Information resource analysisAudit informasi adalah pemeriksaan sistematisPenggunaan informasi,sumber daya danarus,dengan verifikasi yang mengacu pada orang dan dokumen yang ada, dalam rangka membangun sejauh mana mereka memberikan kontribusi untuk tujuan organisasi

Tujuan dari audit informasi adalah untuk mengidentifikasi sumber daya informasi organisasi:Pengguna aktual dan potensial informasi;Persyaratan kualitas informasi bagi para pengguna;Jenis informasi yang tersedia;Dimana informasi diadakan (termasuk berbagai sumber);Bagaimana informasi tersebut digunakan dan bagaimana hal ini berhubungan dengan tujuan organisasi;Sistem atau aplikasi yang digunakan untuk menangkap, menyimpan dan menyebarkan informasi;Masalah dengan manajemen informasi yang menghasilkan komunikasi yang buruk atau pemborosan;Biaya penggunaan informasi.

Pemetaan informasi (Mapping) - Sebuah pendekatan untuk mengidentifikasi nilai dan hubungan antara sumber daya informasi organisasi. Berikut komponen pemetaan informasi yang diusullkan oleh Evernden dan Evernden (2003)

IM management approach 4: Information policyKebijakan Informasi biasanya pernyataan singkat tentang maksud dari bagaimana informasi harus dikelola dan digunakan dalam sebuah organisasi.Untuk beberapa kebijakan Informasi ini identik dengan Strategi Informasi.Kebijakan informasi memberikan pengaruh yang kuat pada kualitas informasi.

IM management approach 5: Risk managementManajemen risiko digunakan untuk mengidentifikasi risiko potensial dalam berbagai situasi dan kemudian mengambil tindakan untuk meminimalkan risikoEmpat langkah manajemen risiko:Mengidentifikasi risiko termasuk probabilitas dan dampak mereka. Mengidentifikasi kemungkinan solusi untuk risiko ini.Menerapkan target solusi dengan dampak tertinggiMemantau risiko untuk pembelajaran dan penilaian risiko di masa mendatang

THANK YOU