I N F O R M A T I K AJurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 8 No. 2 , Desember 2016eISSN : 2580-3042pISSN : 1979-0694

37

SISTEM PENGOLAHAN DATA KLIEN DAN DOKUMEN PADAIRNA ROCHA, SH MENGGUNAKAN VISUAL BASIC.NET

Mori Valentina1, Asparizal2, Teuku Radillah3

1,2,3Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Komputer ( STMIK ) DumaiJln. Utama Karya Bukit Batrem Dumai-Riau Kode Pos 28811

E-mail : mori_valentina14@ymail.com

ABSTRAK

Penelitian telah di lakukan pada PPAT Irna Rocha, SH Dumai dimana permasalahanyang dijadikan dasar dalam penelitian ini yaitu pengolahan data klien dan dokumen yangmasih dilakukan secara manual. Sehingga hal ini dapat mengurangi efesiensi dalam bekerja.Oleh karena itu , dirancang lah sebuah aplikasi data klien dan dokumen sebagai solusiterhadap masalah yang dihadapi bagian administrasi di PPAT Irna Rocha,SH Dumai tersebut.Manfaat Terbesar dari perancangan aplikasi ini adalah agar dapat mempermudah penggunadalam melakukan pengolahan data agar dapat melakukan pencarian data-data yangdibutuhkan dalam waktu yang relatif singkat serta dapat menghasilkan laporan yang terjadwal.Dimana aplikasi ini dirancang menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic.Net 2008dengan MySql sebagai databasenya crystal report untuk membuat laporannya.

Kata Kunci : Sistem, Pengolahan Data, Klien, Dokumen

1. PENDAHULUANPPAT Irna Rocha, SH merupakan perusahaan

yang bergerak dalam bidang jasa pembuatan akta.Sistem pengolahan data Klien dan dokumen padaPPAT Irna Rocha, SH masih menggunakanMicrosoft Excel dan belum ada aplikasi yangdigunakan dalam pengolahan data klien dandokumen berbasis database.

Dalam hal ini, bagian administrasi seringmengalami kesulitan dalam pembuatan laporandata klien dan dokumen belum terstruktur danbelum secara priodik, sehingga tidak efektif dantidak efisien. Selain dalam pembuatan laporan dataklien dan dokumen, ada juga beberapa kendalayang di alami oleh bagian administrasi seperti,sering terjadi redudansi data klien dan dokumen,serta membutuhkan waktu yang lama dalampencarian data klien dan dokumen.

Untuk itulah PPAT Irna Rocha, SHmemerlukan sebuah sistem pengolahan data kliendan dokumen yang berbasis komputer dan sebuahdatabase untuk dapat menampung data dalamjumlah banyak serta dapat Meningkatkanefektifitas dan efesiensi kerja dalam pembuatanlaporan data klien dan dokumen

Berdasarkan latar belakang masalah diatas,maka dapat di identifikasikan masalah yang akanditeliti adalah sebagai berikut :

1. Belum ada aplikasi yang digunakan dalampengolahan data klien dan dokumenberbasis database.

2. Sistem pengolahan data klien dan dokumenmasih menggunakan microsoft excel.

3. Sering terjadi redudansi data klien dandokumen.

4. Membutuhkan waktu yang lama dalampencarian data klien dan dokumen.

5. Pembuatan laporan data klien dan dokumenbelum terstruktur dan belum secara priodik,sehingga tidak efektif dan tidak efisien.Berdasarkan identifikasi masalah di atas,

perumusan masalah yang diambil dalammelakukan penelitian pada PPAT Irna Rocha, SHyaitu “Bagaimana merancang Sistem PengolahanData Klien dan Dokumen yang dapat memberikankemudahan kepada pihak PPAT dalampenyimpanan data klien dan dokumen, dan dapatmenghasilkan informasi laporan data klien dandokumen yang akurat”.

Ruang lingkup penelitian ini meliputi halberikut ini :

I N F O R M A T I K AJurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 8 No. 2 , Desember 2016eISSN : 2580-3042pISSN : 1979-0694

38

1. Pada penelitian ini hanya membahas masalahpengolahan data data klien, input data akta,input data hak, input data biaya dan inputdata pembuatan akta

2. Bahasa pemograman yang digunakan adalahVisual Basic Net

3. Database yang digunakan adalah MySQLVersi 5.1.3 dan aplikasi XamppAdapun Tujuan dari Penelitian adalah sebagai

berikut :1. Penyimpanan data klien dan dokumen

menjadi lebih efektif.2. Pencarian data klien dan dokumen menjadi

lebih mudah menggunakan komputerisasi.3. Meningkatkan efektifitas dan efesiensi kerja

dalam pembuatan laporan data klien dandokumen.

4. Merancang sistem pengolahan data klien dandokumen dengan menggunakan database,yang selama ini masih menggunakanmicrosoft excel.

a. PengertianPengolahan DataData dalah kenyataan yang menggambarkan

suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi padasaat tertentu di dalam dunia bisnis (Tata Sutabri,2012:h.1).

Menurut Jogiyanto (2009:h.3). SuatuProses pengolahan data terdiri atas 3 tahap dasar,yang disebut dengan siklus pengolahan data(processing cycle), yaitu input, processing danouput.

b. Analisis SistemAnalisis sistem merupakan tahapan paling

awal dari pengembangan sistem yang menjadifondasi menentukan keberhasilan sistem informasiyang dihasilkan nantinya (Hanif Al Fatta, 2007:h.44).

c. InformasiInformasi dapat didefinisikan sebagai hasil

dari pengolahan data dalam bentuk yang lebihberguna dan lebih berarti bagi penerimanya yangmenggambarkan suatu kejadian – kejadian (event)yang nyata (fact) yang digunakan untukpengambilan keputusan (Jogiyanto, 2007:h.692).

2. METODOLOGI PENELITIANDalam penelitian ini metodologi penelitian

yang digunakan adalah :1. Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan di PPAT Irma Rocha,SH Dumai.2. Jenis penelitian

Jenis penelitian yang digunakan adalahmetode deskriptif.3. Teknik Analisa DataTeknik analisa data yang digunakan dengan carametode pengumpulan data yang digunakannyaadalah sebagai berikut :1. Riset Kepustakaan (library Research)2. Metode ini dilakukan untuk pencarian data

dengan membaca dan mempelajari berbagaibuku-buku pengetahuan yang berhubungandengan masalah yang diteleti.

3. Penelitian Lapangan (Field Research)

3. HASIL DAN PEMBAHASANa. Aliran Sistem Informasi (ASI) yang Baru

Gambar 1. Analisa Sistem Yang Baru

b. Context DiagramUntuk menggambarkan hubungan sistem

dengan entitas luarnya, dapat dilihat pada gambarContext Diagram dibawah ini :

I N F O R M A T I K AJurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 8 No. 2 , Desember 2016eISSN : 2580-3042pISSN : 1979-0694

39

Gambar 2. Context Diagram

c. Data Flow Diagram

Gambar 3. Data Flow Diagram

Implementasi SistemForm Login

Jalankan program aplikasi dengan caramengklik icon program aplikasi (run). Setelah ituakan muncul Form Login. Masukkan User ID,Password. Jika setelah diisi dengan benar, makaprogram aplikasi utama terbuka.

Gambar 4. Petunjuk Penggunaan Form Login

Form Menu UtamaPada menu utama yang terdapat pada program,

terdapat beberapa submenu yang memiliki fungsidan kegunaan masing – masing. Klik submenuData Master untuk menginput Data Klien, DataAkta, dan Data Hak. Klik submenu Data Transaksiuntuk menginput Data Biaya dan Data PembuatanAkta. Klik submenu Laporan untuk melihatLaporan Data Klien, Laporan Data Biaya Perbulan,Laporan Data Pembuatam Akta Perbulan danLaporan Data Klien Perakta Perbulan. Kliksubmenu Data User untuk melakukan penambahanpengguna. Klik submenu Dokumen untuk melihatinfo dokumen. klik submenu pengesahan untukmelakukan penambahan pengesahan. Kliksubmenu keluar jika ingin keluar dari aplikasi.

Gambar 5. Petunjuk Penggunaan Form MenuUtama

Pengisian Data MasterData Master terdiri dari tiga bagian yaitu Data

Klien, Data Akta dan Data Hak.1. Data Klien

a. Pada menu utama, klik Data Masterkemudian pilih Data Klien.

I N F O R M A T I K AJurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 8 No. 2 , Desember 2016eISSN : 2580-3042pISSN : 1979-0694

40

b. Isi Data Klien, setelah semua terinputmaka klik tombol simpan untukmenyimpan data.

c. Jika Data Klien ada yang salah, makamasukkan kembali Kode Klien yangsudah diisi tadi maka secara otomatisakan tampil data – data yang lain, kliktombol ubah untuk mmengubah data.Klik tombol hapus untuk menghapusdata.

d. Tombol batal dipilih untuk membatalkandata yang sedang diisi tetapi belumtersimpan ke database.

e. Untuk keluar dari Form Data Klien, kliktombol keluar untuk kembali ke MenuUtama.

Gambar 6. Petunjuk Penggunaan Form Data Klien

2. Data Aktaa. Pada menu utama, klik Data Master

kemudian pilih Data Akta.b. Isi Data Akta, setelah semua teriisi maka

klik tombol simpan untuk menyimpandata.

c. Jika Data Akta ada yang salah, makamasukkan kembali Kode Akta yang sudahdiisi tadi maka secara otomatis akantampil data – data yang lain, klik tombolubah untuk mmengubah data. Klik tombolhapus untuk menghapus data.

d. Tombol batal dipilih untuk membatalkandata yang sedang diisi tetapi belumtersimpan ke database.

e. Untuk keluar dari Form Data Akta, kliktombol keluar untuk kembali ke MenuUtama.

Gambar 7. Petunjuk Penggunaan Form Data Akta

3. Data Haka. Pada menu utama, klik Data Master

kemudian pilih Data Hak.b. Isi Data Hak, setelah semua teriisi maka

klik tombol simpan untuk menyimpandata.

c. Jika Data Hak ada yang salah, makamasukkan kembali Kode Hak yang sudahdiisi tadi maka secara otomatis akantampil data – data yang lain, klik tombolubah untuk mengubah data. Klik tombolhapus untuk menghapus data.

d. Tombol batal dipilih untuk membatalkandata yang sedang diisi tetapi belumtersimpan ke database.

e. Untuk keluar dari Form Data Hak, kliktombol keluar untuk kembali ke MenuUtama.

Gambar 8. Petunjuk Penggunaan Form Data Hak

I N F O R M A T I K AJurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 8 No. 2 , Desember 2016eISSN : 2580-3042pISSN : 1979-0694

41

Pengisian Data TransaksiData Transaksi terdiri dari dua bagian yaitu

Data Pembuatan Akta, dan Data Biaya.1. Data Pembuatan Akta

a. Pada menu utama, klik Data Transaksikemudian pilih Data Pembuatan Akta.

b. Isi Data Pembuatan Akta, setelah semuateriisi maka klik tombol simpan untukmenyimpan data.

c. Jika Data Pembuatan Akta ada yangsalah, maka masukkan kembali No.Urutyang sudah diisi tadi maka secaraotomatis akan tampil data – data yanglain, klik tombol ubah untuk mengubahdata. Klik tombol hapus untuk menghapusdata.

d. Tombol batal dipilih untuk membatalkandata yang sedang diisi tetapi belumtersimpan ke database.

e. Untuk keluar dari Form Data PembuatanAkta, klik tombol keluar untuk kembalike Menu Utama.Gambar 59. Petunjuk Penggunaan FormData Pembuatan Akta

2. Data Biayaa. Pada menu utama, klik Data Transaksi

kemudian pilih Data Biaya.b. Isi Data Biaya, setelah semua terisi maka

klik tombol simpan untuk menyimpandata.

c. Jika Data Biaya ada yang salah, makamasukkan kembali Kode Biaya yangsudah diisi tadi maka secara otomatisakan tampil data – data yang lain, kliktombol ubah untuk mengubah data. Kliktombol hapus untuk menghapus data.

d. Tombol batal dipilih untuk membatalkandata yang sedang diisi tetapi belumtersimpan ke database.

e. Untuk keluar dari Form Data Biaya, kliktombol keluar untuk kembali ke MenuUtama.

Gambar 9. Petunjuk Penggunaan Form DataBiaya

4. KESIMPULANBerdasarkan penelitian yang telah dilakukan

dengan mengamati dan menganalisa sistem yangdibuat, maka dapat ditarik kesimpulan yaitu :1. Pada aplikasi pengolahan data klien dan

dokumen ini yang mana seluruh data kliendan pembuatan akta tersimpan dalam satudatabase.

2. Dengan adanya sistem komputerisasi inipengguna akan mampu menyajikan informasiklien dan dokumen dengan cepat, selain itudapat membuat laporan tepat pada waktunya

5. REFERENSI

Adi Nugroho. (2011). Perancangan DanImplementasi Sistem Basis Data. Andi.Yogyakarta.

Agus Saputra, A.Md. (2011). Panduan PraktisMenguasai Database Server MySQL. PTElex Media Komputindo. Jakarta.

Aswan. (2012). Kumpulan Program KreatifDengan Visual Basic.Net. InformatikaBandung. Bandung

Edi Winarno ST, et.al. (2013). Step by Step VisualBasic.NET. PT Elex Media Komputindo.Jakarta.

Ema Utami, Anggit Dwi Hartanto.(2012). SistemBasis Data Menggunakan Microsoft SQLServer 2005. Andi.Yogyakarta

Fathansyah. (2012). Basis Data. InformatikaBandung .Bandung

Hanif Al Fatta. (2007). Analisa & kPerancangan

I N F O R M A T I K AJurnal Informatika, Manajemen dan Komputer, Vol. 8 No. 2 , Desember 2016eISSN : 2580-3042pISSN : 1979-0694

42

Sistem Informasi. Andi .Jogyakarta

Irnawan. (2011). Apapun Permintaannya, CrystalReport Jawabannya. PT Elex MediaKomputindo. Jakarta.

Prof.Dr.Jogiyanto HM,MBA.,Akt. (2007).Pengenalan Komputer. Andi Offset.Yogyakarta.

____________________________.(2009).Analisis & Desain Sistem Informasi. AndiOffset. Yogyakarta.

Tata Sutabri. (2012). Kosep Sistem Informasi.Andi. Yogyakarta.

Wahana Komputer. (2010). Membuat AplikasiClient Server dengan Visual Basic 2008.Andi. Yogyakarta.

Wahana Komputer. (2014). Panduan Aplikatif &Solusi (PAS) Sistem Informasi PenjualanOnline untuk Tugas Akhir. Andi.Yogyakarta.