RISALAH BUDAYA KERJA 5K

“OPTIMALISASI PEMBERKASAN SUBDIT INDUSTRI PANGAN DAN KIMIA DAN BAHAN BANGUNAN”

POKJA “SEMANGAT BARU”

Agenda

Pembukaan dan Identitas Anggota Pokja 5K

Identifikasi dan Verifikasi Masalah

Penerapan Solusi

Evaluasi Hasil Penerapan 5K

SOP dan Penutup

Analisis Masalah dan Perencanaan Solusi

3’

8’

5’

5’

5’

4’

IDENTITAS POKJA 5K1 Nama Pokja 5K : SEMANGAT BARU

2 Unit Tugas : Direktorat Industri Kecil dan Menengah Wilayah I

3 Penanggung Jawab : Direktur Industri Kecil dan Menengah Wilayah I

4 Anggota Kelompok

Kerja 5K

: 1. Eko Prasetyo 8. Tunjung Sapta Wulan

2. Indry Dwi Oktavia 9. Astika Karuniawati

3. Kacung Abdullah 10. Ade Sulistianingtyas

4. IGN Agung 11. Fajar Mardikani

5. Satrio Pratomo 12. Wahyu Fitrianto

6. Rini Rarasati 13. FX David Ardiyanto

7. Supartika

5 Kehadiran Anggota : 95 %

6 Periode Pelaksanaan : Januari s/d Juni 2014

7 Tema 5K yg diangkat : OPTIMALISASI PEMBERKASAN SUBDIT INDUSTRI PANGAN DAN KIMIA

DAN BAHAN BANGUNAN

8 Judul Masalah : PEMBERKASAN SUBDIT INDUSTRI PANGAN DAN KIMIA BAHAN

BANGUNAN TIDAK OPTIMAL

DIREKTORAT IKM WILAYAH I

SUBDIT

PROGRAM, EVALUASI,

DAN PELAPORAN

SUBDIT INDUSTRI

PANGAN DAN KBB

SUBDIT INDUSTRI

KERAJINAN DAN

SANDANG

SUBDIT INDUSTRI

LOGAM, ELEKTRONIKA,

ALAT ANGKUT, DAN

KREATIF TELEMATIKA

SUB BAGIAN DATA

DAN INFORMASI

SUB BAGIAN

PROGRAM

SUBDIT INDUSTRI

KBB

SUBDIT INDUSTRI

PANGAN

SUBDIT INDUSTRI

SANDANG

SUBDIT INDUSTRI

KERAJINAN

SUBDIT INDUSTRI

ALAT ANGKUT DAN

KREATIF

TELEMATIKA

SUBDIT INDUSTRI

LOGAM DAN

ELEKRONIKA

AREA KERJA

• Pasal 426:

• Subdirektorat Industri Pangan, Kimia,

dan Bahan Bangunan mempunyai

tugas melaksanakan penyiapan

perumusan dan pelaksanaan

kebijakan serta penyusunan norma,

standar, prosedur, dan kriteria serta

bimbingan teknis mengenai iklim

usaha, standardisasi dan teknologi,

hak kekayaan intelektual, dan

industri hijau serta pelaksanaan kerja

sama dan promosi industri di bidang

industri kecil dan menengah

pangan, kimia, dan bahan

bangunan wilayah Sumatera dan

Kalimantan.

TUGAS POKOK DAN FUNGSIBerdasarkan PERMENPERIN 105/M-IND/PER/10/2010:

• Menerima dan membuat dokumen-dokumen:

• - Surat Menyurat

• - Pembuatan Laporan Kegiatan

• - Pembuatan Berita Acara Serah Terima

Barang

• Jumlah Paket Penunjukan Langsung di Subdit Pangan dan KBB tahun 2013

sebanyak 37 Paket, atau sekitar 34,26% dari total seluruh Paket Penunjukan

Langsung, dampak:

• Banyak terdapat Berita Acara Pemeriksaan, Berita Acara Serah Terima,

Berita Acara Penggunaan dan Pemanfaatan, dan Berita Acara Lainnya

yang harus diberkas dan disimpan untuk keperluan audit dan pemeriksaan

oleh Itjen dan BPK

• Masalah: Belum adanya sistem pemberkasan yang rapih dan teratur yang

akan mempermudah pencarian dokumen, sehingga pencarian dokumen

akan memakan waktu lama

Identifikasi Masalah

ALUR SEDERHANA PENCARIAN DOKUMEN

BPK dan Itjen meminta

dokumen pengadaan dan

atau laporan

BPK dan Itjen menganalisa

dan menelaah dokumen

dan laporan tersebut

Direktorat mencari dan

memberikan dokumen

yang diminta

Selesai

Mulai

Identifikasi dan Verifikasi Masalah

Januari Februari Maret April

5 5 5 5 5

14 16 20 20 17.5

5 5 5 5 5

5 5 5 5 5

TOTAL 32.5

Rata-RataUraian ProsesNo

Penyerahan Dokumen Laporan/Berita Acara Untuk Pemeriksaan

Lama Pelaksanaan (Rata-rata dalam menit)

Penerimaan Data Dokumen Yang Diminta oleh Itjen/BPK

Pencarian Berkas Dokumen untuk 1 Dokumen

Penyerahan Dokumen Yang Diminta Kepada Koordinator

Koordinator Menyerahkan Kepada Itjen/BPK

LINGKUNGAN KERJA

Identifikasi dan Verifikasi Masalah (2)

5

17

5 5

17.39%

76.52%

93.91%

111.30%

0.00%

20.00%

40.00%

60.00%

80.00%

100.00%

120.00%

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

Pe

nc

aria

n B

erk

as

Do

ku

me

n (

un

tuk

1 D

oku

me

n)

Pe

ne

rim

aa

n P

erm

inta

an

Do

ku

me

n

Pe

nye

rah

an

Do

ku

me

n K

ep

ad

a

Ko

ord

ina

tor

Ko

ord

ina

tor

Me

nye

rah

ka

n

Ke

pa

da

Itje

n/B

PK

1 2 3 4

Waktu

Kumulatif

Masalah: Waktu terlama dihabiskan pada Pencarian Dokumen

15%

53%

16%

16%

Rata-Rata Waktu Pelaksanaan

Pekerjaan

Penerimaan Data

Dokumen Yang

Diminta oleh Itjen/BPK

Pencarian Berkas

Dokumen untuk 1

Dokumen

DIAGRAM TULANG IKAN (ANALISIS)

c

PencarianDokumen

Memakan WaktuLama

Kerapihan Keteraturan

Kedisiplinan Kebersihan

Aparat tidak

disiplin

Minimnya sarana

kebersihan

Berkas dokumen

tersebar dimana-

mana

Kelestarian

Belum Ada SOP

Dokumens

sulit dicari

Berkas terus tidak

teratur

Belum ada reward

and punishment

Tidak ada penataan

dokumen

Dokumen Tercampur

antara yang terpakai

dengan yang tidak

Dokumen disortir

menurut jenis dan

waktu

ANALISIS MASALAH DAN PERENCANAAN SOLUSIWhat Why How Where Who When Target

Keteraturan

Dokumen yang masih

digunakan dan yang

sudah tidak digunakan

masih tercampur

Dokumen

Tercampur

Tidak ada Pemilahan dan

Perapihan Dokumen

Dilakukan

Pemilahan untuk

memisahkan

dokumen yang

masih digunakan

dan yang tidak

dugunakan

Ditjen IKM

Wilayah I Rini Rarasati Setiap Hari Kerja

Tidak ada lagi dokumen yang

tercampur aduk dan berantakan di

lingkungan kerja IKM

Kerapihan

Penyusunan dokumen-

dokumen di rak tidak

rapi sehingga tercecer

Penyimpanan

Dokumen

Susunan Penyimpanan

Dokumen yang tidak

sistematis dan berantakan

Dokumen yang

masih digunakan

dipilah berdasarkan

kronologis (waktu),

jenis kegiatan atau

alphabetis dan

disatukan dalam

Bantex/Tray/Filebox

Ditjen IKM

Wilayah I Supartika Setiap Hari Kerja

Dokumen yang sudah disatukan dalam

bantex disusun didalam almari sesuai

urutan kronologis atau jenis kegiatan

Kebersihan

Dokumen yang sudah

tidak digunakan

ditumpuk di meja kerja

atau di lemari

penyimpanan

Dokumen Tidak

Terpakai

Tidak diketahui mana

dokumen yang masih

digunakan dan mana yang

tidak

Dokumen yang tidak

digunakan sebaiknya

dihancurkan/disingk

irkan/dijadikan

kertas bekas

(disimpan dalam rak

atau laci tersendiri

dan diberi label

“kertas bekas”)

Ditjen IKM

Wilayah I David Setiap Hari Kerja

Meja kerja hanya berisi seperangkat

computer ( PC unit dan printer ) dan

dokumen yang berstatus work in

progress

Kelestarian

Belum adanya standar

pengarsipan dokumen Ketiadaan SOP

Belum terdefinisinya Proses

Pengarsipan yang baik

membuat SOP

pemilahan dokumen

Subdit

Industri

Pangan dan

KBB Kacung Abdullah Setiap Hari Kerja Keberadaan SOP Pemilahan Dokumen

Kedisiplinan

Proses pencarian

dokumen memakan

waktu karena belum ada

system database dan

pelabelan.

Lamanya Proses

Pencarian

Dokumen

Belum ada pendataan arsip

dokumen yang tersimpan

Membuat dan

Memperbaharui

Database Dan

Software

Penyimpanan

Dokumen

Subdit

Industri

Pangan dan

KBB Eko Prasetyo Setiap Hari Kerja

Ada sistem Database Penyimpanan

Dokumen sehingga mempercepat dan

mempermudah proses pencarian

dokumen

5K

Rencana Perbaikan dan Target

Kondisi Nyata

SEBELUM PENERAPAN 5K

• Dokumen yang masih

digunakan dan yang sudah

tidak digunakan masih

tercampur

• Dilakukan Pemilahan

Dokumen Sesuai Kronologis

atau Jenis Kegiatan

SETELAH PENERAPAN 5K

KETERATURANBuku Pencatatan Dokumen Penunjukan Langsung

SEBELUM PENERAPAN 5K

• Berkas Sering Tercecer • Dokumen disusun secara

Sistematis

SETELAH PENERAPAN 5K

KERAPIHANPenyimpanan Dokumen Penunjukan Langsung

RAMBU DILARANG MEROKOK KOTAK P3K

KELENGKAPAN RUANGAN

DATA KEJADIAN SETELAH PENERAPAN 5K

Mei Juni

Penerimaan Data Dokumen Yang Diminta oleh Itjen/BPK 5 5 5

Pencarian Berkas Dokumen untuk 1 Dokumen 8 9 8.5

Penyerahan Dokumen Yang Diminta Kepada Koordinator 5 5 5

Koordinator Menyerahkan Kepada Itjen/BPK 5 5 5

23.5

No Uraian Proses Total

Pembuatan Berkas Penunjukan Langsung

Lama Pelaksanaan

(Rata-rata dalam

menit)

TOTAL

EVALUASI HASIL PENERAPAN 5K

• Peningkatan Kinerja dari

Penerapan metode 5K dari 24

Kesalahan menjadi 2 Kesalahan:

• (32.5-23. 5)/32.5 x 100% = 27,69%

8.5

5 5 5

35.05%

55.67%

76.29%

96.91%

0.00%

20.00%

40.00%

60.00%

80.00%

100.00%

120.00%

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Pe

nc

aria

n B

erk

as

Do

ku

me

n

un

tuk 1

Do

ku

me

n

Pe

ne

rim

aa

n D

ata

Do

ku

me

n

Ya

ng

Dim

inta

ole

h Itje

n/B

PK

Pe

nye

rah

an

Do

ku

me

n Y

an

g

Dim

inta

Ke

pa

da

Ko

ord

ina

tor

Ko

ord

ina

tor

Me

nye

rah

ka

n

Ke

pa

da

Itje

n/B

PK

1 2 3 4

Lama Waktu

Kumulatif

EVALUASI HASIL PENERAPAN 5K (2)

Parameter Lama Waktu (Jam)

Pencarian Dokumen Sebelum 5K Sesudah 5K

Perusahaan Baru 32.5 menit 23.5 menit

Efisiensi Pencarian Dokumen Setelah Penerapan 5K

Rata-rata Peningkatan Kinerja : (32.5-23.5)/32.5*100% = 27,69%

NO URAIANSEBELUM

PENERAPAN 5KSESUDAH

PENERAPAN 5K

1. Performance

Kelompok Kerja

5K

2. KesimpulanPencapaian

Pencarian Dokumen KurangOptimal

Lima unsur 5K (K1,K2,K3,K4,K5) sudah meraih peningkatansehingga performansi sudahoptimal

K1 K2 K3 K4 K5 K1 K2 K3 K4 K5

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

K1. KETERATURAN- Dokumen yang telah dibuat agar disortir dan diletakkan di tempat yang sudah ditentukan:

- Di dalam lemari untuk laporan kegiatan- Diletakkan di Bindex untuk berkas Surat, Berita Acara, dan Berkas Pengadaan- Diletakkan di dalam Bantex untuk data-data Pihak Ketiga (untuk Pengadaan)

K2. KERAPIHAN (Berkas Tercecer)- Berkas yang sudah tidak terpakai agar segera dihancurkan dengan mesin pemotong kertas.

- Berkas yang tercecer namun masih terpakai agar segera disesuaikan sesuai pembagian yang telahditetapkan, atau hubungi pokja 5K untuk bantuan lebih lanjut.

KESIMPULAN

• Peningkatan Kinerja dari

penerapan 5K adalah 27,69%

• Dengan penerapan 5K,

maka kinerja pemberkasandan pencarian dokumen di

Subdit Pangan dan KBB dan

Direktorat IKM Wilayah I

menjadi lebih optimal.

• Penerapan 5K meningkatkan

performansi pekerjaan dan

juga kekompakan diantaraanggota tim 5K

• Perlu diadakan studi banding

penerapan 5K dari unit-unit

teknis yang sudah baik

sebagai percontohan.

SARAN

KESIMPULAN DAN SARAN

Terima Kasih