Risalah budaya kerja 5K IKM Wilayah I Tahun 2014

download Risalah budaya kerja 5K IKM Wilayah I Tahun 2014

of 22

Embed Size (px)

description

Risalah budaya kerja 5K IKM Wilayah I Tahun 2014

Transcript of Risalah budaya kerja 5K IKM Wilayah I Tahun 2014

  • 1. RISALAH BUDAYA KERJA 5KOPTIMALISASI PEMBERKASAN SUBDIT INDUSTRI PANGAN DAN KIMIA DANBAHAN BANGUNANPOKJA SEMANGAT BARU

2. AgendaPembukaan dan Identitas Anggota Pokja 5KIdentifikasi dan Verifikasi MasalahAnalisis Masalah dan Perencanaan SolusiPenerapan SolusiEvaluasi Hasil Penerapan 5KSOP dan Penutup385554 3. IDENTITAS POKJA 5K1 Nama Pokja 5K : SEMANGAT BARU2 Unit Tugas : Direktorat Industri Kecil dan Menengah Wilayah I3 Penanggung Jawab : Direktur Industri Kecil dan Menengah Wilayah I4 Anggota KelompokKerja 5K: 1. Eko Prasetyo 8. Tunjung Sapta Wulan2. Indry Dwi Oktavia 9. Astika Karuniawati3. Kacung Abdullah 10. Ade Sulistianingtyas4. IGN Agung 11. Fajar Mardikani5. Satrio Pratomo 12. Wahyu Fitrianto6. Rini Rarasati 13. FX David Ardiyanto7. Supartika5 Kehadiran Anggota : 95 %6 Periode Pelaksanaan : Januari s/d Juni 20147 Tema 5K yg diangkat : OPTIMALISASI PEMBERKASAN SUBDIT INDUSTRI PANGAN DAN KIMIADAN BAHAN BANGUNAN8 Judul Masalah : PEMBERKASAN SUBDIT INDUSTRI PANGAN DAN KIMIA BAHANBANGUNAN TIDAK OPTIMAL 4. DIREKTORAT IKM WILAYAH ISUBDITPROGRAM, EVALUASI,DAN PELAPORANSUBDIT INDUSTRIPANGAN DAN KBBSUBDIT INDUSTRIKERAJINAN DANSANDANGSUBDIT INDUSTRILOGAM, ELEKTRONIKA,ALAT ANGKUT, DANKREATIF TELEMATIKASUB BAGIANPROGRAMSUB BAGIAN DATADAN INFORMASISUBDIT INDUSTRIPANGANSUBDIT INDUSTRIKBBSUBDIT INDUSTRIKERAJINANSUBDIT INDUSTRISANDANGSUBDIT INDUSTRILOGAM DANELEKRONIKASUBDIT INDUSTRIALAT ANGKUT DANKREATIFTELEMATIKAAREA KERJA 5. TUGAS POKOK DAN FUNGSIBerdasarkan PERMENPERIN 105/M-IND/PER/10/2010: Pasal 426: Subdirektorat Industri Pangan, Kimia,dan Bahan Bangunan mempunyaitugas melaksanakan penyiapanperumusan dan pelaksanaankebijakan serta penyusunan norma,standar, prosedur, dan kriteria sertabimbingan teknis mengenai iklimusaha, standardisasi dan teknologi,hak kekayaan intelektual, danindustri hijau serta pelaksanaan kerjasama dan promosi industri di bidangindustri kecil dan menengahpangan, kimia, dan bahanbangunan wilayah Sumatera danKalimantan. Menerima dan membuat dokumen-dokumen: - Surat Menyurat - Pembuatan Laporan Kegiatan - Pembuatan Berita Acara Serah TerimaBarang 6. Identifikasi Masalah Jumlah Paket Penunjukan Langsung di Subdit Pangan dan KBB tahun 2013sebanyak 37 Paket, atau sekitar 34,26% dari total seluruh Paket PenunjukanLangsung, dampak: Banyak terdapat Berita Acara Pemeriksaan, Berita Acara Serah Terima,Berita Acara Penggunaan dan Pemanfaatan, dan Berita Acara Lainnyayang harus diberkas dan disimpan untuk keperluan audit dan pemeriksaanoleh Itjen dan BPK Masalah: Belum adanya sistem pemberkasan yang rapih dan teratur yangakan mempermudah pencarian dokumen, sehingga pencarian dokumenakan memakan waktu lama 7. ALUR SEDERHANA PENCARIAN DOKUMENBPK dan Itjen memintadokumen pengadaan danatau laporanDirektorat mencari danmemberikan dokumenyang dimintaBPK dan Itjen menganalisadan menelaah dokumendan laporan tersebutSelesaiMulai 8. Identifikasi dan Verifikasi MasalahLama Pelaksanaan (Rata-rata dalam menit)No Uraian Proses Januari Februari Maret AprilRata-Rata5 5 5 5 514 16 20 20 17.55 5 5 5 55 5 5 5 5Penyerahan Dokumen Laporan/Berita Acara Untuk PemeriksaanPenerimaan Data Dokumen Yang Diminta oleh Itjen/BPKTOTAL 32.5Pencarian Berkas Dokumen untuk 1 DokumenPenyerahan Dokumen Yang Diminta Kepada KoordinatorKoordinator Menyerahkan Kepada Itjen/BPK 9. LINGKUNGAN KERJA 10. Identifikasi dan Verifikasi Masalah (2)5175 517.39%76.52%93.91%120.00%111.30%100.00%80.00%60.00%40.00%20.00%0.00%181614121086420Pencarian Berkas Dokumen (untuk1 Dokumen)Penerimaan PermintaanDokumenPenyerahan Dokumen KepadaKoordinatorKoordinator MenyerahkanKepada Itjen/BPK1 2 3 4WaktuKumulatifRata-Rata Waktu PelaksanaanPekerjaan15%53%16%16%Penerimaan DataDokumen YangDiminta oleh Itjen/BPKPencarian BerkasDokumen untuk 1DokumenMasalah: Waktu terlama dihabiskan pada Pencarian Dokumen 11. DIAGRAM TULANG IKAN (ANALISIS)cPencarianDokumenMemakan WaktuLamaKerapihan KeteraturanBerkas dokumentersebar dimana-manaAparat tidakdisiplinDokumenssulit dicariBerkas terus tidakteraturMinimnya saranakebersihanBelum Ada SOPKedisiplinan KebersihanKelestarianBelum ada rewardand punishmentTidak ada penataandokumenDokumen Tercampurantara yang terpakaidengan yang tidakDokumen disortirmenurut jenis danwaktu 12. ANALISIS MASALAH DAN PERENCANAAN SOLUSIWhat Why How Where Who When TargetKeteraturanDokumen yang masihdigunakan dan yangsudah tidak digunakanmasih tercampurDokumenTercampurTidak ada Pemilahan danPerapihan DokumenDilakukanPemilahan untukmemisahkandokumen yangmasih digunakandan yang tidakdugunakanDitjen IKMWilayah I Rini Rarasati Setiap Hari KerjaTidak ada lagi dokumen yangtercampur aduk dan berantakan dilingkungan kerja IKMKerapihanPenyusunan dokumen-dokumendi rak tidakrapi sehingga tercecerPenyimpananDokumenSusunan PenyimpananDokumen yang tidaksistematis dan berantakanDokumen yangmasih digunakandipilah berdasarkankronologis (waktu),jenis kegiatan ataualphabetis dandisatukan dalamBantex/Tray/FileboxDitjen IKMWilayah I Supartika Setiap Hari KerjaDokumen yang sudah disatukan dalambantex disusun didalam almari sesuaiurutan kronologis atau jenis kegiatanKebersihanDokumen yang sudahtidak digunakanditumpuk di meja kerjaatau di lemaripenyimpananDokumen TidakTerpakaiTidak diketahui manadokumen yang masihdigunakan dan mana yangtidakDokumen yang tidakdigunakan sebaiknyadihancurkan/disingkirkan/dijadikankertas bekas(disimpan dalam rakatau laci tersendiridan diberi labelkertas bekas)Ditjen IKMWilayah I David Setiap Hari KerjaMeja kerja hanya berisi seperangkatcomputer ( PC unit dan printer ) dandokumen yang berstatus work inprogressKelestarianBelum adanya standarpengarsipan dokumen Ketiadaan SOPBelum terdefinisinya ProsesPengarsipan yang baikmembuat SOPpemilahan dokumenSubditIndustriPangan danKBB Kacung Abdullah Setiap Hari Kerja Keberadaan SOP Pemilahan DokumenKedisiplinanProses pencariandokumen memakanwaktu karena belum adasystem database danpelabelan.Lamanya ProsesPencarianDokumenBelum ada pendataan arsipdokumen yang tersimpanMembuat danMemperbaharuiDatabase DanSoftwarePenyimpananDokumenSubditIndustriPangan danKBB Eko Prasetyo Setiap Hari KerjaAda sistem Database PenyimpananDokumen sehingga mempercepat danmempermudah proses pencariandokumen5KRencana Perbaikan dan TargetKondisi Nyata 13. KETERATURANBuku Pencatatan Dokumen Penunjukan LangsungSEBELUM PENERAPAN 5K Dokumen yang masihdigunakan dan yang sudahtidak digunakan masihtercampurSETELAH PENERAPAN 5K Dilakukan PemilahanDokumen Sesuai Kronologisatau Jenis Kegiatan 14. KERAPIHANPenyimpanan Dokumen Penunjukan LangsungSEBELUM PENERAPAN 5KSETELAH PENERAPAN 5K Berkas Sering Tercecer Dokumen disusun secaraSistematis 15. KELENGKAPAN RUANGANRAMBU DILARANG MEROKOK KOTAK P3K 16. DATA KEJADIAN SETELAH PENERAPAN 5KNo Uraian Proses Mei JuniTotalPenerimaan Data Dokumen Yang Diminta oleh Itjen/BPK 5 5 5Pencarian Berkas Dokumen untuk 1 Dokumen 8 9 8.5Penyerahan Dokumen Yang Diminta Kepada Koordinator 5 5 5Koordinator Menyerahkan Kepada Itjen/BPK 5 5 523.5Pembuatan Berkas Penunjukan LangsungLama Pelaksanaan(Rata-rata dalammenit)TOTAL 17. EVALUASI HASIL PENERAPAN 5K Peningkatan Kinerja dariPenerapan metode 5K dari 24Kesalahan menjadi 2Kesalahan: (32.5-23. 5)/32.5 x 100% = 27,69%8.55 5 535.05%55.67%76.29%120.00%100.00%96.91%80.00%60.00%40.00%20.00%0.00%9876543210Pencarian Berkas Dokumenuntuk 1 DokumenPenerimaan Data DokumenYang Diminta oleh Itjen/BPKPenyerahan Dokumen YangDiminta Kepada KoordinatorKoordinator MenyerahkanKepada Itjen/BPK1 2 3 4Lama WaktuKumulatif 18. EVALUASI HASIL PENERAPAN 5K (2)Parameter Lama Waktu (Jam)Pencarian Dokumen Sebelum 5K Sesudah 5KPerusahaan Baru 32.5 menit 23.5 menitEfisiensi Pencarian Dokumen Setelah Penerapan 5KRata-rata Peningkatan Kinerja : (32.5-23.5)/32.5*100% = 27,69% 19. NO URAIANSEBELUMPENERAPAN 5KSESUDAHPENERAPAN 5K1. PerformanceKelompok Kerja5K2. KesimpulanPencapaianK1 K2 K3 K4 K5 K1 K2 K3 K4 K5Pencarian Dokumen KurangOptimalLima unsur 5K (K1,K2,K3,K4,K5)sudah meraih peningkatansehingga performansi sudahoptimal 20. STANDARD OPERATIONAL PROCEDUREK1. KETERATURAN- Dokumen yang telah dibuat agar disortir dan diletakkan di tempat yang sudah ditentukan:- Di dalam lemari untuk laporan kegiatan- Diletakkan di Bindex untuk berkas Surat, Berita Acara, dan Berkas Pengadaan- Diletakkan di dalam Bantex untuk data-data Pihak Ketiga (untuk Pengadaan)K2. KERAPIHAN (Berkas Tercecer)- Berkas yang sudah tidak terpakai agar segera dihancurkan dengan mesin pemotong kertas.- Berkas yang tercecer namun masih terpakai agar segera disesuaikan sesuai pembagian yang telahditetapkan, atau hubungi pokja 5K untuk bantuan lebih lanjut. 21. KESIMPULAN DAN SARANKESIMPULAN Peningkatan Kinerja daripenerapan 5K adalah 27,69% Dengan penerapan 5K,maka kinerja pemberkasandan pencarian dokumen diSubdit Pangan dan KBB danDirektorat IKM Wilayah Imenjadi lebih optimal. Penerapan 5K meningkatkanperformansi pekerjaan danjuga kekompakan diantaraanggota tim 5KSARAN Perlu diadakan studi bandingpenerapan 5K dari unit-unitteknis yang sudah baiksebagai percontohan. 22. Terima Kasih