12

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN.11. Latar belakang masalah.22. Rumusan masalah.2BAB II LANDASAN TEORI...3Konsep dasar gudang farmasi rumah sakit3a. Penerimaan3 b. Penyimpanan.3c. Pengeluaran 4BAB III ISI51. Desain gudang farmasi rumah sakit52. Alur proses penerimaan perbekalan sampai dengan distribusi7BAB IV PENUTUP...111. Kesimpulan112. Saran.. 11DAFTAR PUSTAKA

BAB IPENDAHULUAN

1. Latara belakang masalahRumah sakit dengan organisasi didalamnya harus dikelola dengan sebaik-baiknya, agar dapat memberikan pelayanan kesehatan semaksimal mungkin kepada masyarakat, sehingga tercapai tujuan terciptanya derajat kesehatan yang optimal. Salah satu diantaranya adalah pengelolaan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), meliputi: perencanaan, pengadaaan, peyimpanan, distribusi dan penggunaan obat. IFRS merupakan bagian dari unit pelayanan penunjang medik yang sangat penting di rumah sakit karena memebrikkan pelayanan obat serta bahan dan alat kesehatan habis pakai dari kebutuhan rumah sakit. Selain itu merupakan unit yang paling banyak menggunakan anggaran untuk pengadaan obat. Di lain pihak IFRS merupakan sumber penerimaan bagi rumah sakit. Oleh karena itu perlunya rancangan Instalasi Farmasi Rumah Sakit, terutama di Gudang Farmasi Rumah Sakit .2. Rumusan masalah3. Bagaimana desain gudang farmasi rumah sakit ?4. Bagaimana alur proses penerimaan perbekalan sampai dengan distribusi di gudang farmasi rumah sakit ?

BAB IILANDASAN TEORI

Konsep Dasar Gudang Farmasi Rumah Sakit Gudang farmasi rumah sakit merupakan suatu bagian di rumah sakit yang kegiatannya dibawah manajemen departemen instalasi farmasi. Departemen instalasi farmasi dipimpin oleh seorang apoteker dan dibantu beberapa orang apoteker yang bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan serta pelayanan kefarmasian yang mencakup pelayanan perencanaan, pengadaan, produksi, penyimpanan, perbekalan kesehatan atau persediaan farmasi, pengendalian mutu dan pengendalian distribusi penggunaan seluruh perbekalan kesehatan di rumah sakit.Gudang farmasi mempunyai fungsi sebagai tempat penyimpanan yang merupakan kegiatan dan usaha untuk mengelola barang persediaan farmasi yang dilakukan sedemikian supa agar kualitas dapat diperhatikan, barang terhindar dari kerusakan fisik, pencarian barang mudah dan cepat, barang aman dari pencuri dan mempermudah pengawasan stok. Gudang farmasi berperan sebagai jantung dari manajemen logistic karena sangat menentukan kelancaran dari pendistribusian. Leh karena itu, maka metode pengendalian persediaan atau inventori control diperlukan, dipahami dan diketahui secara baik.Dalam hal ini Gudang Farmasi memiliki fungsi seperti penerimaan, penyimpanan, pengeluaran obat, dengan kegiatan seperti:a. Penerimaan Kegiatan penerimaan merupakan kegiatan yang sangat penting. Jenis, jumlah, kualitas, spesifikasi dan persyaratan lainnya dari barang yang diterima harus sama dengan yang tercantum dalam kontrak. Proses penerimaan sangat penting karena pada proses inilah kita dapat menyaring barang-barang yang tidak bermutu dan tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.b. Penyimpanan Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengelolaan barang persediaan ditempat penyimpanan. Pengelolaan tersebut harus dilakukan sedemikan rupa sehingga kualitas barang dapat dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan fisik, pencarian barang mudah dan cepat, barang aman dari pencurian, mempermudah pengawasan stock barang. Untuk keperluan tersebut diperlukan kegiatan-kegiatan seperti : Perencanaan ruangan penyimpanan Perencanaan dan pengoperasian alat pengatur barang Penyelenggara prosedur penyimpanan Pengamanan c. Pengeluaran Pengdistribusian juga harus sesuai dengan permintaan, tepat waktu, tepat jumlah serta sesuai dengan spesifikasinya. Pengeluaran barang dalam pendistribusian harus dengan persetujuan pihak yang berwenang sesuai dengan perencanaan yang diterima oleh pemakai. Mekanisme pengeluaran barang adalah sesuai dengan prinsip FIFO (First In First Out) yang artinya datang lebih dulu dikeluarkan lebih dulu, selain itu dilihat dari masa kadaluarsanya walaupun datangnya lebih dulu yang disebut FEFO (First Expire First Out)

BAB IIIISI

1. Desain gudang farmasi rumah sakit

P

O

Gamabar 2.1 Desain Gudang FarmasiKeterangan Gambar :1. Penyimpanan dokumen/ ArsipF. Tablet (Brand name )

2. Meja AdministrasiG. Salep, tetes dan injeksi branded (digolongkan sesuai jenisnya)

3. Meja ApotekerH. Salep, tetes dan injeksi generik (digolongkan sesuai jenisnya)

4. Komputer Pengadaan dan GudangI. Lemari OKT

5. Lemari EsJ. Lemari Narkotik

A. Nutri oralK. Infus

B. AlkesL. Obat-obat generik

C. AlkesM. Bahan B3

D. Sirup (Brand name )N. Bahan cair dan mudah Terbakar

E. Tablet (Brand name )O. Tempat sementara kardus dan troliP. Westafel

Pada desain lay out gudang, kami mengusulkan membagi 4 blok antara lain Blok pertama R1 yang berisi alkes, lemari es, tempat sementara kardus dan troli dengan suhu penyimpanan adalah suhu kamar antara 25 -30 oC. Blok kedua adalah blok R2 untuk sediaan obat branded name termasuk tablet, sirup, drop, salep, tetes, injeksi dan lain-lain dengan suhu sejuk antara 25-30 oC. Blok ketiga adalah blok R3 berisi sediaan generik yaitu sediaan obat generik termasuk tablet, sirup, drop, salep, injeksi dan lain-lain penyimpanan suhu sejuk antara 15-25 oC serta infus, lemari OKT, dan lemari narkotik. Kemudian sediaan yang membutuhkan suhu dingin seperti vaksin dan serum ditempatkan lemari pendingin (kulkas) dengan pengatur suhu yang sesuai antara 2-8 oC. Blok ke empat adalah blok R4 berisi bahan yang mudah terbakar diletakkan di ruang produksi dekat dengan wastafel agar aman dan mudah dijangkau sedangkan untuk bahan beracun dan berbahaya (B3) disimpan di lemari sendiri. Kemudian ruangan produksi terpisah dari ruang penyimpanan sediaan obat, hal ini dimaksudkan agar dalam proses produksi berjalan lancar.Pada pembuatan lay out gudang tersebut, ada beberapa faktor yang berpengaruh terhadap desain lay out gudang, antara lain luas bangunan, jumlah perbekalan farmasi yang dimungkinkan masuk kedalam gudang, tata letak penyusunan dan penyimpanan perbekalan farmasi dan juga kebebasan ruang gerak petugas dan perbekalan yang terdapat digudang. Dengan adanya faktor-faktor tersebut makan rancangan lay out gudang harus dibuat seefektif dan seefisien mungkin.Pada proses tata letak dan desain penyimpanan kami mengusulkan untuk membuat penyimpanan masing-masing obat disimpan dalam kardus/box plastik yang disertai dengan nama obat dan kartu stok yang menempel pada kardus/box plastik tersebut. Kardus/box plastik tersebut tetap disusun secara alfabet. Hal ini dapat mengurangi adanya kartu stock ganda dan mempermudah pencarian.

2. Alur proses penerimaan perbekalan sampai dengan distribusi di gudang farmasi rumah sakitPengadaan (Ka. IFRS)PenerimaanPBFAktivitas Bag. GudangPBF/DistributorPenyimpanan Buku permintaan obat dan alkes rutin Buku permintaan obat dan alkes tambahan

Pengiriman perbekalan farmasi dengan faktur dan dilengkapi surat pesanan asliDistribusi oleh bagian logistikRawat inap Perencanaan Distribusi khususRawat jalanApotek Rawat InapApotek Rawat JalanIGDICCUOK/IBSLaboratorium

Laporan perencanaan pembelian perbekalan farmasi

Pencatatan pada kartu stok Pemasukkan data ke komputer Penyimpanan dibedakan berdasarkan bentuk sediaan, alfabetis, OKT, generik, kelas terapi dan stabilitas FEFO dan FIFO

Gambar 2.1 Alur proses penerimaan perbekalan sampai dengan distribusi di gudang farmasi rumah sakitAlur proses penerimaan perbekalan sampai dengan distribusi di gudang farmasi rumah sakit. Alur penerimaan sampai dengan pendistribusian perbekalan farmasi digudang dimulai dari perencanaan yaitu :a. Supervisor Logistik membuat laporan perencanaan obat dan perbekalan farmasi per hari, berdasarkan data permintaan dari masing-masing depo sehari sebelumnya. Laporan tersebut berisi perincian yang memuat nama, jumlah stok, dan jumlah barang yang dibutuhkan. Laporan tersebut kemudian disampaikan kepada kepala IFRS.b. Kepala IFRS membuat Surat Pesanan (SP) sebanyak rangkap 3. Lembar 1 dan 2 untuk pihak distributor, sedangkan lembar 3 untuk arsip gudang. Barang yang telah dating dari PBF diterima dan kemudian diperiksa kesesuaiannya antara fisik barang dengan SP (meliputi nomor SP, nama barang, jumlah, harga, dan diskon PBF yang telah disetujui) dan fisik barang dengan faktur (yang meliputi bentuk sediaan, kuantitas, kualitas, tanggal kadaluarsa, nomor batch ). Bila telah sesuai petugas gudang akan mendatangani faktur namun bila tidak sesuai maka barang akan dikembalikan ke PBF, petugas logistik lalu membuat tanda terima retur barang yang akan diberikan kepada sales PBF, kemudian pihak PBF akan membuat kredit nota untuk pemotongan tagihan di faktur kredit bulan berikutnya. Barang yang datang dicatat di buku penerimaan barang (pada kartu stok) dan penerimaan faktur (dimasukkan dalam data komputer).Barang yang telah diterima kemudian dilakukan penyimpanan dimulai dengan pencatatan pada kartu stok dan pemasukan data ke komputer, selanjutnya disimpan berdasarkan bentuk sediaan, alfabetis, stabilitas, OKT, narkotik dan generik. Obatobat yang ED dapat ditukarkan kembali ke PBF dengan melampirkan copy faktur pembelian.c. Berdasarkan SP tersebut, pihak distributor akan mengantarkan barang ke gudang dilengkapi dengan faktur sebanyak rangkap 4.d. Bagian enerimaan gudang akan mencocokkan antara barang yang dating dengan SP meliputi nomor SP, nama barang, jumlah, harga, dan diskon PBF yang telah disetujui. Pencocokan faktur dan fisik meliputi bentuk dan kekuatan sediaan, kuantitas, kualitas, tanggal kadaluarsa, dan nomor batch. e. Jika barang yang datang sudah sesuai, faktur ditandatangani oleh apoteker/asisten apoteker serta dibubuhi stempel gudang sebagai tanda bahwa barang sudah sesuai dan sudah diterima oleh pihak gudang farmasi. Jika barang tidak sesuai, barang dikembalikan ke PBF yang bersangkutan untuk ditukar atau disesuaikan. f. Faktur yang telah diperiksa dan cocok dengan persyaratan diatas, dicatat dibuku faktur dan diberi nomor register, serta dicatat total nilai atau biaya dalam faktur tersebut.g. Faktur diserahkan ke bagian administrasi untuk dimasukkan datanya ke dalam komputer dan selanjutnya dilaporkan kebagian keuangan.1) Copy faktur diambil 2 lembar, 1 lembar untuk arsip gudang dan 1 lembar untuk arsip keuangan.2) Dilakukan pengarsipan faktur, yaitu faktur dijadikan satu dengan SP nya, dibubuhkan, diholder menurut nomor ordes, bulan, dan disimpan di almari arsip.3) Barang yang diterima dan diserahkan ke gudang farmasi selanjutnya disimpan dengan ketentuan dan aturan peyimpanan.Perbekalan kesehatan yang sudah diterima kemudian disimpan sesuai ketentuan. Petugas penerimaan dan peyimpanan biasanya adalah petugas yang sama. Perbekalan kesehatan yang disimpan tersebut lalu dicatat di kartu stok barang (yaitu tanggal, asal PBF, jumlah yanga masuk, dan jumlah total yang ada di gudang). Sedangkan petugas yang lain melakukan entry data faktur ke komputer . petugas yang meng-entry data tersebut yang mencocokkan faktur dengan SP, dimana jika ada faktur yang bermasalah atau tidak sesuai SP kemudian dicatat di buku bermasalah. Setelah dilakukan pengarsipan faktur, yaitu faktur dijadikan satu dengan SP nya, dimasukkan ke odner, disusun menurut nomor order, bulan, dan disimpan di almari arsip.Dokumen yang terkait proses penerimaan obat/alkesa. Buku penerimaan fakturBerisi tentang nama PBF, nomor faktur, dan tanda tangan petugas gudang.b. Dokumen faktur Berisi kumpulan faktur beserta surat pesanan yang dikelompokkan berdasarkan bulan pada saat pemesanan dan pengiriman barang.c. Dokumen surat penolakan Merupakan dokumen yang berisi surat-surat penolakan penyediaan barang pesanan dari PBF

BAB IVPENUTUP

1. Kesimpulan Berdasarkan hasil pemaparan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa :a. Pada pembuatan desain gudang farmasi tersebut, beberapa faktor yang berpengaruh terhadap desain tersebut, antara lain ; luas bangunan, tata letakpenyusunan dan peyimpanan perbekalan farmasi dan juga kebesana ruang gerak petugas dan perbekalan yang terdapat digudang. Degan adanya faktor-faktor tersebut maka rancangan desain gudang harus dibuat seefektif dan seefisien mungkin.b. Alur proses penerimaan perbekalan sampai dengan distribusi di gudang farmasi rumah sakit dilakukan secara sistematis sesuai rancangan yang telah dibuat.

2. Saran Perlunya ide yang lebih kreatif lagi dalam perancangan desain gudang farmasi rumah sakit ini, sehingga gdang farmasi yang dibuat akan efektif dan efesien, serta berjalan secara sistematis.

FARMASI RUMAH SAKIT

DESAIN GUDANG FARMSI RUMAH SAKIT

Disusun Oleh Kelompok :

MUHAMMAD NUR SAID, S.FARM1420272725MUHAMMAD ZAINAL ILMI, S.FARM1420272726MUJAHIDIN KAHAR, S.FARM 1420272727NASYARAH, S.SI 1420272728NERVAN, S.FARM 1420272729NIKOMANG AYU W, S.FARM 1420272730

FAKULTAS FARMASIPROGRAM STUDI PROFESI APOTEKERUNIVERSITAS SETIA BUDISURAKARTA2014