ANALISIS SISTEM PENYIMPANAN OBAT DI GUDANG FARMASI · PDF filePelayanan farmasi merupakan...

ANALISIS SISTEM PENYIMPANAN OBAT DI GUDANG FARMASI

RUMAH SAKIT MULYA TANGERANG TAHUN 2014

SKRIPSI

Diajukan Sebagai Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat

Oleh :

RETNO PALUPININGTYAS

NIM. 1110101000084

PEMINATAN MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN

PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

1435 H / 2014 M

iii

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI JAKARTA

FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN

PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT

MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN

Skripsi, Juli 2014

Retno Palupiningtyas, NIM : 1110101000084

Analisis Sistem Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya

Tangerang Tahun 2014

xix + 149 halaman + 7 tabel + 4 bagan + 10 lampiran

ABSTRAK

Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang sekaligus revenue

center utama bagi Rumah Sakit. Instalasi Farmasi khususnya Gudang Farmasi

bertanggung jawab untuk menjaga persediaan obat-obatan agar terhindar dari

kerusakan dan kadaluarsa serta menjaga mutu obat-obatan yang disimpan di

gudang farmasi. Ditemukannya obat kadaluarsa dan rusak di gudang farmasi RS

Mulya merupakan salah satu indikasi adanya masalah dalam penyimpanan obat

yang dilakukan di gudang farmasi RS Mulya. Untuk itu perlu dilakukan anilisis

mengenai sistem penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi RS Mulya.

Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif. Jenis data yang

digunakan dalam penelitian adalah data primer dan data skunder. Data primer

diperoleh dari observasi langsung, wawancara mendalam dan telaah dokumen.

Informan penelitian ini terdiri dari Kepala Instalasi Farmasi, Petugas Gudang

Farmasi dan Petugas Keuangan Rumah Sakit Mulya Tangerang.

Sistem penyimpanan obat yang dilakukan di Gudang Farmasi RS Mulya

masih belum cukup efektif. Hal ini dikarenakan masih ada beberapa komponen 1)

input (SDM, anggaran, sarana/prasarana), 2) proses (penerimaan obat, pengaturan

penyimpanan obat, pengeluaran obat, stock opname obat) dan 3) kriteria efisiensi

sistem penyimpanan/output (kesesuaian jumlah stok obat, persentase obat

kadaluarsa/rusak, death stock & kesesuaian sistem pengeluaran obat) yang belum

sesuai dengan pedoman Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan tahun 2010.

Diharapkan manajemen RS lebih memperhatikan sistem penyimpanan

obat (mulai dari input, proses hingga output) di gudang farmasi. Meskipun

kegiatan penyimpanan obat tidak terhubung langsung dengan pelayanan kepada

konsumen rumah sakit namun jika kegiatan penyimpanan obat di gudang farmasi

diabaikan akan memberikan kerugian yang besar bagi rumah sakit.

Kata Kunci: Penyimpanan Obat, Gudang Farmasi, Rumah Sakit.

Daftar Bacaan: 41 (1990-2013)

iv

FACULTY OF MEDICINE AND HEALTH SCIENCE

PROGRAM STUDY OF PUBLIC HEALTH

SPECIALIZATION OF HEALTH CARE MANAGEMENT

Thesis, July 2014

Retno Palupiningtyas, NIM: 1110101000085

Drugs Storage System Analysis In Pharmaceutical Warehouse Of Mulya

Tangerang Hospital 2014

xix + 149 Pages + 7 Table + 4 Frame + 10 Appendix

ABSTRAK

Pharmaceutical service is a revenue center for hospital. Pharmacy,

specifically pharmaceutical warehouse responsible to keep drugs always available,

avoid stock form expired and maintain its quality. When an expired and rotten

drugs found in Pharmaceutical Warehouse of Mulya Tangerang Hospital, it is one

of many indications that shows a problem in drugs management method which

has been used by hospital. This problem needs to be analysed, especially the

hospital drugs management method.

This is a qualitative and descriptive research, using primary and secondary

data. Primary data obtained from observation, in-depth interview and document

review. Informants in this reaserch consists of Head of Pharmaceutical

Installation, Pharmaceutical Warehouse Officer and Finance Employee of Mulya

Hospital.

The result is found that Mulya hospital drugs storage system is still

ineffective. It is because there are some terms based on Dirjend Bina Kefarmasian

dan Alat Kesehatan 2010 that aren’t followed yet, which is 1) Input (human

resources, budget and facility), 2) Process (drugs supply, drugs storage, drugs

distribution and drugs stock opname) and 3) Efficiency of drugs storage system

criteria (compitability total of drugs, expired/rotten drugs percaentage, death stock

and compatibility of drugs output system).

In near future, the hospital management is expected to put more attention

in their drugs storage system (from input, process to output) in pharmaceutical

warehouse. Eventhough drug storage is not directly impact costumer, it will cost

much loss to the hospital if the system is not well managed.

Keyword : Drug Storage System, Pharmaceutical Warehouse, Hospital.

Bibliography : 41 (1990-2013)

v

RIWAYAT HIDUP PENULIS

Nama : Retno Palupiningtyas

Jenis Kelamin : Perempuan

Tempat / Tanggal Lahir : Jakarta, 10 April 1992

Alamat : Taman Pinang Indah Blok O No. 2

Cipondoh – Tangerang 15145

Agama : Islam

No. Telp : 085691271110

E-mail : [email protected]

2010 - sekarang : Manajemen Pelayanan Kesehatan (MPK), Kesehatan

Masyarakat Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif

Hidayatullah Jakarta

2007 - 2010 : SMA Negeri 2 Tangerang

2004 - 2007 : SMP Negeri 4 Tangerang

1998 - 2004 : SD Negeri Cipondoh 08

1996 - 1998 : TK Bina Putra Cipondoh

2008 – 2009 : Ketua Media Komunikasi Siswa SMA Negeri 2 Tangerang

2011 - 2012 : Ketua Divisi Kesenian dan Olahraga,

Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Kesehatan Masyarakat

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

2013 - sekarang : Public Relation, Health Care Management Student Association

(HACAMSA) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Riwayat Pendidikan

Riwayat Organisasi

mailto:[email protected]

vi

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb

Segala puji bagi Allah SWT yang Maha Pengasih dan Maha Penyanyang

atas rahmat dan karunia-Nya sehingga akhirnya penulis dapat menyelesaikan

skripsi dengan judul “Analisis Sistem penyimpanan Obat di Gudang Farmasi

Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014”. Shalawat dan salam tidak lupa

penulis sampaikan pada baginda Rasulullah Muhammad SAW yang membawa

umatnya ke jalan yang diridhoi oleh Allah SWT.

Dalam proses penyusunan Skripsi ini, penulis mendapatkan banyak

bantuan, petunjuk, bimbingan dan motivasi dari berbagai pihak. Oleh karena itu,

sudah sepatutnya penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Kedua orang tua penulis, Bapak Hariyanto (my number one super hero in

the world) dan Ibu Wiwit Sugiarti (my super Mom) juga Bimo (hello my

little brother) atas doa yang luar biasa, dukungan dan semangat yang luar

biasa yang diberikan kepada penulis.

2. Ibu Febrianti, M.Si sebagai Kepala Program Studi Kesehatan Masyarakat.

3. Ibu Riastuti Kusuma Wardani, MKM selaku penanggung jawab peminatan

Manajemen Pelayanan Kesehatan Program Studi Kesehatan Masyarakat

4. Bapak dr. Yuli Praranca Satar, MARS dan Ibu Fase Badriah Ph.D selaku

Pembimbing yang selalu memberikan arahan dan bimbingannya dengan

sangat baik.

5. Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya, Ibu Verawati. M. Sumarsin, S.Si, Apt.

dan Ibu Susi, SKM yang membantu dalam perizinan dan semua informasi

yang dibutuhkan selama penelitian.

6. Rita, Icha, Maria, Indri, Fufu, Syarif serta staff instalasi farmasi dan staff

di RS Mulya lainnya yang sudah mau berbagi ilmu dan pengalamannya.

vii

7. Manda, Dewi, Nunu, Alans, Arie, Pepeng juga Pepeb yang selau dengerin

keluh kesah, ngasih masukan, semangat dan ngga berhenti ngehibur disaat

terpuruk apapun. Hahai Love you guys !

8. Permana Eka Satria, thanks buat dukungan, semangat dan doanya. Ini loh

hasil jungkir balik selama ini. Finally.. wisuda bareng yeaay wuhuuu !

9. Untuk temen-temen Manajemen Pelayanan Kesehatan (MPK) 2010 :

Bayti, Nia, Fika, Eliza, Bila, Nina, Anin, Mawar, Fitri, Ilma, Ucup,

Anggah, Uyung, Tata, Mas Furin dan Endah buat hari-hari yang ngga

pernah ada matinya, buat suasana kelas yang ngangenin. Makasih buat

kerjasama, doa dan motivasinya selama ini.

10. Seluruh teman-teman Kesehatan Masyarakat angkatan 2010 yang lainnya.

Kalian menyenangkan gais, senang menjadi bagian dari kalian.

Dan untuk pihak-pihak lain yang tidak bisa disebutkan namanya satu

persatu, penulis mengucapkan terimakasih. Dengan mengirimkan doa kepada

Allah SWT penulis berharap semua kebaikan yang telah diberikan mendapat

balasan dari Allah SWT. Amin. Terakhir, penulis berharap semoga skripsi ini

bermanfaat bagi penulis dan pembaca serta mengharapkan kritik dan saran yang

membangun.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Tangerang, Juli 2014

Penulis

x

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i

LEMBAR PERNYATAAN ........................................................................... ii

ABSTRAK ...................................................................................................... iii

ABSTRACT .................................................................................................... iv

PERNYATAAN PERSETUJUAN ............................................................... v

LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................... vi

RIWAYAT HIDUP PENULIS ...................................................................... vii

KATA PENGANTAR .................................................................................... viii

DAFTAR ISI ................................................................................................... x

DAFTAR TABEL .......................................................................................... xvi

DAFTAR BAGAN ......................................................................................... xvii

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xviii

DAFTAR SINGKATAN ................................................................................ xix

BAB I. PENDAHULUAN ............................................................................. 1

1.1 Latar Belakang ............................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah .......................................................................... 4

1.3 Pertanyaan Penelitian ..................................................................... 5

1.4 Tujuan Penelitian ........................................................................... 6

1.4.1 Tujuan Umum ....................................................................... 6

xi

1.4.2 Tujuan Khusus ...................................................................... 6

1.5 Manfaat .......................................................................................... 6

1.5.1 Manfaat Bagi Peneliti............................................................ 6

1.5.2 Manfaat Bagi RS Mulya ....................................................... 7

1.5.3 Manfaat Bagi Institusi Pendidikan ........................................ 7

1.6 Ruang Lingkup ............................................................................... 7

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA .................................................................. 8

2.1 Manajemen Logistik ...................................................................... 8

2.1.1 Tujuan Manajemen Logistik ................................................. 9

2.1.2 Fungsi Manajemen Logistik.................................................. 9

2.1.3 Jenis Logistik Rumah Sakit .................................................. 13

2.2 Penyimpanan Obat ......................................................................... 13

2.2.1 Tujuan Penyimpanan Obat .................................................... 13

2.2.2 Unsur Pengelola dan Sarana Manajemen Penyimpanan

Obat ....................................................................................... 15

2.2.3 Kegiatan Penyimpanan Obat ................................................. 21

2.2.4 Prosedur Penyimpanan Obat ................................................. 24

2.2.5 Indikator Mutu Penyimpanan Obat ....................................... 35

2.3 Gudang Obat .................................................................................. 37

2.3.1 Jenis Gudang ........................................................................ 37

xii

2.3.2 Persiapan Gudang Penyimpanan Obat .................................. 37

2.3.3 Keamanan Gudang ................................................................ 41

2.4 Rumah Sakit ................................................................................... 42

2.4.1 Pelaksana Penyimpanan Obat di Rumah Sakit ..................... 42

2.5 Kerangka Teori .............................................................................. 43

BAB III. KERANGKA BERPIKIR DAN DEFINISI ISTILAH ............... 44

3.1 Kerangka Berpikir ............................................................................. 44

3.2 Definisi Istilah ................................................................................... 47

BAB IV. METODOLOGI PENELITIAN ................................................... 53

4.1 Desain Penelitian .............................................................................. 53

4.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................................ 53

4.3 Informan Penelitian ........................................................................... 54

4.4 Instrumen Penelitian ......................................................................... 55

4.5 Sumber Data ...................................................................................... 55

4.6 Pengumpulan Data ............................................................................ 56

4.7 Triangulasi Data ................................................................................ 58

4.8 Pengolahan Data ............................................................................... 59

4.9 Analisis Data ..................................................................................... 60

4.10 Penyajian Data ................................................................................ 61

BAB V. HASIL PENELITIAN ..................................................................... 62

5.1 Gambaran Rumah Sakit Mulya ......................................................... 62

xiii

5.1.1 Visi Misi Rumah Sakit Mulya .............................................. 62

5.1.2 Prinsip Dasar Rumah Sakit Mulya ...................................... 63

5.1.3 Pelayanan Rumah Sakit Mulya ........................................... 64

5.2 Penyimpanan Obat di Rumah Sakit Mulya ...................................... 65

5.3 Input Penyimpanan Obat .................................................................. 67

5.3.1 Sumber Daya Manusia/Personil ............................................ 67

5.3.2 Anggaran ............................................................................... 74

5.3.3 Prosedur Penyimpanan Obat ................................................. 75

5.3.4 Dokumen Penyimpanan Obat ............................................... 76

5.3.5 Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat ............................. 85

5.4 Proses Penyimpanan Obat ................................................................ 88

5.4.1 Penerimaan Obat ................................................................... 88

5.4.2 Pengaturan Tata Letak Ruang dan Pengaturan

Penyimpanan Obat ................................................................ 92

5.4.3 Pengeluaran Obat .................................................................. 95

5.4.4 Stock Opname ...................................................................... 98

5.4.5 Pelaporan Dokumen Penyimpanan ....................................... 101

5.5 Kesesuaian Jumlah Stock Obat ......................................................... 103

5.6 Obat Kadaluarsa dan Rusak di Gudang Farmasi .............................. 105

5.7 Stock Mati di Gudang Farmasi ......................................................... 106

5.8 Kesesuaian Pengeluaran .................................................................... 107

xiv

BAB VI. PEMBAHASAN ............................................................................. 109

6.1 Keterbatasan Penelitian ..................................................................... 109

6.2 Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi RS Mulya ........................... 110

6.3 Input Penyimpanan Obat ................................................................... 111

6.3.1 Sumber Daya Manusia/Personil ............................................. 112

6.3.2 Anggaran ................................................................................ 116

6.3.3 Prosedur Penyimpanan Obat .................................................. 117

6.3.4 Dokumen Penyimpanan Obat ................................................. 119

6.3.5 Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat .............................. 121

6.4 Proses Penyimpanan Obat ................................................................. 126

6.4.1 Penerimaan Obat .................................................................... 126

6.4.2 Pengaturan Tata Letak Ruang dan Pengaturan

Penyimpanan Obat................................................................... 128

6.4.3 Pengeluaran Obat.................................................................... 133

6.4.4 Stock Opname ....................................................................... 135

6.4.5 Pelaporan Dokumen Penyimpanan ......................................... 136

6.5 Kesesuaian Jumlah Stock Obat ......................................................... 139

6.6 Obat Kadaluarsa dan Rusak di Gudang Farmasi .............................. 140

6.7 Stock Mati di Gudang Farmasi ......................................................... 141

6.8 Kesesuaian Pengeluaran (FIFO/FEFO) ............................................ 142

xv

BAB VII. KESIMPULAN DAN SARAN

7.1 Kesimpulan ....................................................................................... 144

7.2 Saran ................................................................................................. 147

7.2.1 Bagi Petugas Gudang ............................................................. 147

7.2.2 Bagi Manajemen Rumah Sakit ............................................... 148

7.2.3 Bagi Peneliti Selanjutnya ....................................................... 149

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

xvi

DAFTAR TABEL

Nomor Tabel Halaman

Tabel 3.1 Definisi Istilah Variabel Input ................................................... 47

Tabel 3.2 Definisi Istilah Variabel Proses ................................................. 50

Tabel 3.1 Definisi Istilah Variabel Output ................................................. 52

Tabel 4.1 Triangulasi Data ......................................................................... 60

Tabel 5.1 SDM di Gudang Farmasi di RS Mulya ...................................... 68

Tabel 5.2 Pelaporan Dokumen Penyimpanan ............................................ 102

Tabel 5.3 Daftar Obat yang Tidak Sesuai Jumlahnya ................................ 104

xvii

DAFTAR BAGAN

Nomor Bagan Halaman

Bagan 2.1 Fungsi Logistik .................................................................... 10

Bagan 2.2 Kerangka Teori ..................................................................... 43

Bagan 3.1 Kerangka Berpikir ................................................................ 46

Bagan 5.1 Letak Gudang Farmasi dalam Struktur RS Mulya ............... 65

xviii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Pedoman Telaah Dokumen

Lampiran 2 Lembar Observasi

Lampiran 3 Matriks Wawancara

Lampiran 4 Matriks Triangulasi Data

Lampiran 5 Daftar Obat Rusak dan Kadaluarsa

Lampiran 6 Daftar Jenis Obat Fast Moving dan Kesesuaian Jumlahnya

Lampiran 7 Daftar Jenis Obat Death Stock

Lampiran 8 Foto-Foto

xix

DAFTAR SINGKATAN

APAR : Alat Pemadam Api Ringan

Depkes : Departemen Kesehatan

Dirjend : Direktorat Jendral

ED : Expired Date

FEFO : First Expired First Out

FIFO : First In First Out

KARS : Komite Akreditasi Rumah Sakit

Kemenkes : Kementerian Kesehatan

Permenkes : Peraturan Menteri Kesehatan

RI : Republik Indonesia

RS : Rumah Sakit

SMA : Sekolah Menengah Atas

SMF : Sekolah Menengah Farmasi

S1 : Strata 1

SDM : Sumber Daya Manusia

SOP : Standard Operational Procedure

UU : Undang-undang

WHO : World Health Organization

1

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Rumah sakit sebagai sarana pelayanan kesehatan diharapkan dapat

memberikan pelayanan yang cepat, lengkap dan terjangkau oleh seluruh lapisan

masyarakat dengan memenuhi prinsip kemanusiaan dalam rangka mewujudkan

derajat kesehatan masyarakat yang optimal melalui pemberian pelayanan

kesehatan yang bermutu (Septi, 2008). Sikap kritis dan selektif masyarakat

serta tuntutan akan pelayanan kesehatan yang lebih baik dan bermutu menjadi

tantangan yang harus dihadapi oleh rumah sakit di Indonesia saat ini.

William Krowinski dan Steven Steiber dalam Rismayanti (2009)

menyebutkan bahwa kepuasan pasien merupakan evaluasi yang positif tentang

dimensi pelayanan yang spesifik yang didasari pada harapan pasien dan mutu

pelayanan yang diberikan oleh penyedia layanan kesehatan (provider).

Sehingga untuk memenuhi hal tersebut rumah sakit harus mampu

meningkatkan efisiensi dan efektivitas di semua bidang pelayanan, salah

satunya adalah pelayanan farmasi.

Dalam Keputusan Menteri Kesehatan (Kepmenkes) RI Nomor

1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah

Sakit, pelayanan farmasi rumah sakit merupakan salah satu kegiatan di rumah

sakit yang menunjang pelayanan kesehatan yang bermutu. Pembangunan di

bidang pelayanan farmasi bertujuan untuk meningkatkan efisiensi pelayanan

kesehatan.

2

Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang sekaligus menjadi

revenue center utama bagi rumah sakit karena hampir 90% pelayanan

kesehatan di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan

kimia, bahan radiologi, bahan alat kesehatan, alat kedokteran dan gas medik)

dan 50% dari seluruh pemasukan rumah sakit berasal dari pengelolaan

perbekalan farmasi (Suciati dkk., 2006).

Penelitian yang dilakukan oleh Lukmana (2006) yang dilakukan di

beberapa rumah sakit di Jabodetabek menunjukkan bahwa sistem penyimpanan

barang-barang logistik farmasi terutama obat masih ada yang belum sesuai

dengan ketentuan yang dibuat oleh Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan,

seperti misalnya cara penyimpanan FIFO/FEFO yang tidak diterapkan,

pengaturan suhu dan kelembaban udara di gudang penyimpanan yang tidak

diperhatikan, pemisahan jenis obat dan peralatan yang perlu disediakan di

gudang penyimpanan juga masih diabaikan. Ini terlihat dari banyaknya obat-

obat kadaluarsa yang belum dipisah penempatannya dengan obat-obat yang

masih baru, obat yang memerlukan penyimpanan di suhu dingin tidak disimpan

di dalam tempat yang semestinya serta sarana dan prasarana penyimpanan yang

belum memadai.

Selain itu, menurut penelitian Puslitbang Biomedis dan Farmasi (2006)

diketahui bahwa masih banyak gudang penyimpanan obat di puskesmas dan

rumah sakit di Indonesia yang kurang memenuhi persyaratan seperti tidak

menggunakan sistem alfabetis dalam penataannya, tidak menggunakan sistem

FIFO atau FEFO dan penggunaan kartu stok yang belum memadai. Dalam

penelitian lain di salah satu rumah sakit swasta di daerah Jakarta diketahui

bahwa standar prosedur operasional tentang penyimpanan obat yang sudah

3

ditetapkan oleh rumah sakit, tidak dilaksanakan dengan baik oleh petugas

(Prihatiningsih, 2012).

Penyimpanan yang kurang baik seperti yang diungkapkan diatas tentunya

dapat membawa kerugian yang cukup besar bagi rumah sakit. Karena hampir

40-50% pengeluaran rumah sakit ditujukan untuk kebutuhan logistik terutama

obat-obatan dan alat kesehatan (Nabila, 2012). Artinya, jika terjadi kesalahan

dalam pengelolaan dan penyimpanan obat di rumah sakit, maka rumah sakit

tersebut akan mengalami kerugian. Untuk itu, sangat diperlukan pengelolaan

obat yang baik dan efisien untuk mencegah terjadinya kerugian akibat

kesalahan di penyimpanan obat. Komite Akreditasi Rumah Sakit dalam Standar

Akreditasi Rumah Sakit Tahun 2010 juga menyebutkan bahwa obat-obatan

yang ada di rumah sakit harus disimpan dengan baik dan aman. Ini dilakukan

untuk menjamin efisiensi penyimpanan obat dan termasuk kedalam salah satu

kriteria dalam penilaian akreditasi RS.

Rumah Sakit Mulya merupakan salah satu rumah sakit swasta yang

memiliki visi menjadi Rumah Sakit pilihan keluarga di Kota Tangerang yang

dikenal selalu mengutamakan prinsip dasar CARE (Cepat, Andal, Ramah dan

Empati). Rumah Sakit Mulya didukung oleh unit Instalasi Farmasi yang

bertanggung jawab dalam mengelola dan menyelenggarakan kegiatan yang

mendukung ketersediaan obat dan alat kesehatan di RS Mulya. Unit instalasi

farmasi bertanggung jawab melaksanakan fungsi-fungsi logistik obat dan alat

kesehatan, mulai dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian

dan penghapusan obat dan alat kesehatan.

Penyimpanan obat-obatan yang dilakukan di Rumah Sakit Mulya

dilakukan di gudang farmasi rumah sakit. Penyimpanan obat di gudang farmasi

4

Rumah Sakit Mulya bersifat hanya sementara, sebelum obat-obatan di

distribusikan ke unit-unit lain di rumah sakit tersebut yang membutuhkan. Di

gudang farmasi Rumah Sakit Mulya obat-obatan disimpan pada rak-rak obat

yang belum dilengkapi dengan label nama dan kartu stok obat, bahkan tidak

jarang obat yang baru datang dari suplier dibiarkan berada di dalam kardus dan

menumpuk dilantai tanpa diberi alas pada lantai/ pallet. Saat obat-obatan datang

dari supplier, petugas gudang meletakkan obat tersebut ditempat yang

dikehendaki oleh petugas gudang saja dan ini menyebabkan setiap obat akan

selalu berpindah tempat penyimpanan dan jika petugas lupa tempat menyimpan

obat, pencarian obat akan menjadi lebih lama.

Sebagai rumah sakit yang memiliki misi memberikan pelayanan

kesehatan yang berkualitas prima dan aman dengan berlandaskan prinsip dasar

CARE (Cepat, Andal, Ramah dan Empati) untuk mencapai kepuasan pasien

dan keluarganya, rumah sakit Mulya harus mampu menjaga kualitas

pelayanannya, termasuk kualitas pelayanan farmasi. Penelitian ini diharapkan

bisa membantu dalam meningkatkan kualitas pelayanan farmasi khususnya

dalam kegiatan penyimpanan obat di rumah sakit Mulya.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti pada Februari

2014, ditemukan sebanyak 16 jenis obat yang sudah kadaluarsa dan 3 jenis obat

dalam keadaan rusak di gudang logistik farmasi Rumah Sakit Mulya. Obat-

obatan yang rusak dan kadaluarsa tersebut, belum diletakkan terpisah dengan

obat-obatan jenis lain yang belum kadaluarsa. Menurut informan, kerusakan

obat dan alat kesehatan memang tidak jarang ditemui di gudang farmasi. Hal ini

5

dikarenakan minimnya tempat penyimpanan dan kondisi tempat penyimpanan

yang sedikit kurang memadai. Kerusakan obat yang dialami tersebut tentunya

membawa kerugian bagi rumah sakit. Tidak hanya kerugian dari sisi ekonomi

namun ini juga dapat menghambat kegiatan pelayanan farmasi di rumah sakit

tersebut.

Penyimpanan perbekalan farmasi (obat-obatan dan alat kesehatan)

memiliki peranan yang sangat penting dalam suatu siklus manajemen logistik

obat. Penyimpanan obat yang baik dapat membantu dalam menghindari

kekosongan obat (out of stock). Selain itu juga membantu dalam menghemat

biaya serta mengantisipasi fluktuasi kenaikan harga obat dan untuk

mempercepat pendistribusian obat. Jika terjadi kesalahan dalam pengelolaan

logistik obat di instalasi farmasi akan menyebabkan kerugian bagi rumah sakit.

Berdasarkan hal tersebut, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian lebih

lanjut mengenai Analisis Sistem Penyimpanan Obat Di Gudang Farmasi

Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014.

1.3. Pertanyaan Penelitian

1. Bagaimana input (sumber daya manusia, anggaran, prosedur, serta sarana

dan prasarana) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang

Tahun 2014 ?

2. Bagaimana proses (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran obat,

stock opname obat, serta pelaporan) dari sistem penyimpanan di Rumah

Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014 ?

3. Bagaimana output (obat tersimpan di gudang farmasi dengan efisien) dari

sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014 ?

6

1.4. Tujuan Penelitian

1.4.1 Tujuan Umum

Mengetahui sistem penyimpanan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit

Mulya Tangerang pada tahun 2014.

1.4.2 Tujuan Khusus

1. Mengetahui input (sumber daya manusia, anggaran, prosedur, serta

sarana dan prasarana) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit

Mulya Tangerang Tahun 2014

2. Mengetahui proses (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran

obat, stock opname obat, serta pelaporan) dari sistem penyimpanan

di Rumah Sakit Mulya Tangerang tahun 2014.

3. Mengetahui output (obat tersimpan di gudang farmasi dengan

efisien) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang

Tahun 2014.

1.5. Manfaat Penelitian

1.5.1 Manfaat Bagi Peneliti

Dapat memperoleh pengetahuan, wawasan, pengalaman, serta

keterampilan dalam mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang

terjadi pada penyimpanan obat di rumah sakit.

1.5.2 Manfaat Bagi Rumah Sakit Mulya

Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan oleh pengambil

keputusan sebagai masukan untuk menyempurnakan sistem

7

penyimpanan obat di gudang farmasi Rumah Sakit Mulya agar

pengelolaan logistik farmasi menjadi lebih efektif, sehingga

meningkatkan kualitas pelayanan rumah sakit.

1.5.3 Manfaat Bagi Institusi Pendidikan

a. Dapat dijadikan sebagai referensi terkait manajemen penyimpanan

obat di rumah sakit.

b. Dapat dijadikan sebagai referensi untuk penelitian selanjutnya

terkait manajemen penyimpanan obat di rumah sakit.

1.6. Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui sistem penyimpanan obat di

Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang pada tahun 2014. Penelitian

ini dilakukan oleh Mahasiswa semester VIII peminatan Manajemen Pelayanan

Kesehatan Program Studi Kesehatan Masyarakat UIN Syarif Hidayatullah

Jakarta pada bulan April hingga Mei 2014. Penelitian ini menggunakan metode

penelitian kualitatif deskriptif. Jenis data yang digunakan dalam penelitian

adalah data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dari observasi

langsung, wawancara mendalam dan telaah dokumen. Informan dalam

penelitian ini terdiri dari Kepala Instalasi farmasi, Petugas Gudang Farmasi dan

Petugas Keuangan RS Mulya Tangerang.

8

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Manajemen Logistik

Manajemen merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang di

inginkan (Hasibuan,2001). Menurut Terry dalam Seto (2004) manajemen

adalah suatu proses kegiatan yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian,

pelaksanaan dan pengawasan dengan memadukan penggunaan ilmu dan seni

untuk mencapai tujuan organisasi. Konsep ini dikenal dengan POAC yaitu

Plainning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating

(pengarahan) dan Controling.

Logistik berasal dari bahasa Yunani Kuno yaitu logistikos yang artinya

pandai memperkirakan. Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan dan seni

serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan,

penyimpanan, penyaluran serta penghapusan material atau alat-alat (Aditama,

2007). Manajemen logistik adalah bagian dari instansi yang tugasnya adalah

menyediakan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional

instansi tersebut dalam jumlah, kualitas, dan pada waktu yang tepat (sesuai

kebutuhan) dengan harga serendah mungkin. Kegiatan logistik secara umum

mempunyai tiga tujuan yaitu tujuan operasional, tujuan keuangan dan tujuan

keamanan.

2.1.1 Tujuan Manajemen Logistik

Tujuan manajemen logistik adalah menyampaikan barang jadi

dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu

yang dibutuhkan dan dengan total biaya yang terendah.

9

Penyelenggaraan logistik memberikan kegunaan (utility) waktu dan

tempat (Bowersox, 1996). Menurut Aditama (2007), ada 3 tujuan

logistik dalam sebuah organisasi/institusi yaitu :

a. Tujuan operasional adalah tersedianya barang material dalam

jumlah yang tepat dan kualitas yang baik pada saat dibutuhkan.

b. Tujuan keuangan yaitu tercapainya tujuan operasional dengan biaya

yang rendah

c. Tujuan keutuhan adalah tercapainya persediaan yang tidak

terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak,

pencurian dan penyusutan yang tidak wajar lainnya, serta nilai

persediaan yang tercermin dalam sistem akuntansi.

2.1.2 Fungsi Manajemen Logistik

Terdapat tujuh fungsi logistik dalam pemenuhan kegiatan

operasional bagi suatu institusi menurut Subgya (1995). Fungsi-fungsi

tersebut tergambar dalam suatu siklus manajemen logistik, dimana

setiap fungsi dalam siklus tersebut saling berkaitan satu sama lain dan

sangat menentukan keberhasilan kegiatan logistik dalam organisasi

tersebut. Berikut adalah siklus manajemen logistik tersebut :

10

Bagan 2.1 Fungsi Logistik

Sumber : H. Subgya (1995)

Dalam siklus fungsi logistik diatas, setiap fungsi memiliki kaitan

yang erat satu sama lain. Setiap fungsi yang ada menentukan

keberlangsungan dan kelancaran dari fungsi-fungsi lainnya. Jika ada

salah satu fungsi yang terhambat atau tidak berjalan dengan baik, maka

pelaksanaan siklus logistik akan menjadi terhambat. Berikut adalah

penjelasan mengenai fungsi-fungsi logistik diatas.

1. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan

Perencanaan dan penentuan kebutuhan merupakan aktivitas

dalam menerapkan sasaran, pedoman, pengukuran, penyelenggaraan

bidang logistik. Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat

Perencanaan dan

Penentuan Kebutuhan

Penyimpanan

Pengendalian/

Pengawasan

Penganggaran

Pengadaan

Pemeliharaan

Penyaluran

Penghapusan

11

Kesehatan Kemenkes RI (2010), pendekatan perencanaan kebutuhan

dapat dilakukan melalui beberapa metode, antara lain metode

konsumsi, metode epidemiologi dan metode kombinasi.

2. Fungsi Penganggaran

Penganggaran (budgeting) adalah semua jenis kegiatan dan

usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam

suatu skala standar tertentu, yaitu skala mata uang dan jumlah

biaya, dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang

berlaku baginya.

3. Fungsi Pengadaan

Menurut Kepmenkes No 1197/MENKES/X/2004 tentang

Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, pengadaan merupakan

kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan

dan disetujui melalui pembelian, produksi dan sumbangan/hibah.

4. Fungsi Penyimpanan

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk

melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang

persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan berfungsi

untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-

fungsi sebelumnya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan dengan

biaya serendah mungkin. Menurut Dirjend Bina Kefarmasian dan

Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), Tujuan penyimpanan adalah:

a. Memelihara mutu sediaan farmasi

b. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab

c. Menjaga ketersediaan

12

d. Memudahkan pencarian dan pengawasan

Adapun kegiatan penyimpanan meliputi :

a. Perencanaan/persiapan dan pengembangan ruang-ruang

penyimpanan (storage space)

b. Penyelenggaraan tata laksanan penyimpanan (storage

procedure)

c. Perencanaan/penyimpanan dan pengoperasian alat-alat

pembantu pengaturan barang (material handling equipment)

d. Tindakan-tindakan kemananan dan keselamatan

5. Penyaluran

Penyaluran adalah kegiatan menyalurkan barang sesuai

permintaan, tepat waktu, tepat jumlah dan sesuai dengan spesifikasi

(Subagya, 1995)

6. Fungsi Pemeliharaan

Fungsi pemeliharaan merupakan usaha atau proses kegiatan

untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil

barang inventaris (Aditama, 2007).

7. Fungsi Penghapusan

Fungsi penghapusan yaitu berupa kegiatan dan usaha

pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan atau

perundang-undangan yang berlaku (Dwiantara, 2005).

8. Fungsi Pengendalian

Pengendalian persediaan adalah berhubungan dengan aktivitas

dalam pengaturan persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin

kelancaran proses produksi atau persediaan obat di apotek dan

13

farmasi rumah sakit agar menjamin kelancaran pelayanan pasiennya

secara efektif dan efisien (Seto, 2004).

2.1.3 Jenis Logistik Rumah Sakit

Menurut Sabarguna (2005) logistik rumah sakit dibagi dalam 3

klasifikasi yaitu farmasi rumah sakit (Obat-obatan, alat-alat kesehatan

dan bahan non medis yang terkait langsung seperti kertas EKG, film

rongent dll), logistik nonn medis dan logistik dapur.

2.2. Penyimpanan Obat

Menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia (2004)

penyimpanan obat adalah suatu kegiatan pengamanan terhadap obat-obat yang

diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia

dan mutunya tetap terjamin. Penyimpanan merupakan fungsi dalam

managemen logistik farmasi yang sangat menentukan kelancaran

pendistribusian serta tingkat keberhasilan dari manajemen logistik farmasi

dalam mencapai tujuannya.

2.2.1 Tujuan Penyimpanan Obat

Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk

melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang

persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan berfungsi untuk

menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi

sebelumnya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan dengan biaya

14

serendah mungkin. Menurut Warman (2004) tujuan dari penyimpanan

antara lain :

a. Mempertahankan mutu obat dari kerusakan akibat penyimpanan

yang tidak baik

b. Mempermudah pencarian di gudang/kamar penyimpanan

c. Mencegah kehilangan dan mencegah bahaya

d. Mempermudah stock opname dan pengawasan

Secara lebih terperinci, Depkes RI (2004) menyatakan bahwa

tujuan penyimpanan antara lain :

1. Aman, yaitu setiap barang/obat yang disimpan tetap aman dari

kehilangan dan kerusakan.

a. Kehilangan karena dicuri orang lain, dicuri karyawan sendiri,

dimakan hama (tikus) atau hilang sendiri (tumpah, menguap)

b. Kerusakan, yaitu akibat barang itu sendiri rusak atau barang itu

merusak lingkungan (polusi)

2. Awet, yaitu barang tidak berubah warnanya, baunya, gunanya,

sifatnya, ukurannya, fungsinya dan lain-lain.

3. Cepat, yaitu cepat dalam penanganan barang berupa menaruh atau

menyimpan, mengambil, dan lain-lainnya.

4. Tepat, dimana bila ada permintaan barang, barang yang diserahkan

memenuhi lima tepat, yaitu tepat barang, kondisi, jumlah, waktu dan

harganya.

5. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab.

6. Mudah, yaitu:

15

a. Mudah menangani barang dan mudah menempatkan barang di

tempatnya dan menemukan dan mengambilnya.

b. Mudah mengetahui jumlah persediaan

c. Mudah dalam pengawasan barang

d. Murah, yaitu biaya yang dikeluarkan sedikit untuk

menanganinya, yaitu murah dalam menghitung persediaan,

pengamanan dan pengawasannya.

2.2.2 Unsur Pengelola dan Sarana Manajemen Penyimpanan Obat

Unsur pengelola dan sarana yang harus tersedia di dalam

kegiatan manajemen penyimpanan obat menurut Depkes RI (2006)

terdiri dari :

1. Personil (Sumber Daya Manusia) Penyimpanan Obat

Dalam pelaksanaan penyimpanan obat di gudang, minimal terdapat

beberapa personil, yang terdiri dari :

a. Atasan Kepala Gudang/Kuasa Barang, tugasnya:

- Membuat perintah tertulis kepala Kepala Gudang untuk

menerima, menyimpan dan mengeluarkan obat

- Membentuk Panitia Pemeriksaan Penerimaan Obat, Panitia

Pencacahan Obat, Panitia Pemeriksaan Obat untuk

dihapuskan, serta Panitia Penghapusan

- Menindaklanjuti laporan atas terjadinya kehilangan atau

bencana alam

- Melaporkan secara berkala pelaksanaan tugasnya kepada

atasannya.

16

b. Kepala Gudang, tugasnya:

- Bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan,

pemeliharaan dan pengeluaran obat.

- Mencatat setiap mutasi barang pada Kartu Persediaan Obat

- Melaporkan hasil pencatatan barang/obat persediaan secara

berkala

- Melaporkan dalam bentuk Berita Acara, apabila terjadi hal

yang khusus (bencana alam, hilang, kebakaran, dll).

c. Pengurus Barang, tugasnya:

- Menyelenggarakan pembukuan dan administrasi

pergudangan.

- Mengatur/menyusun obat dalam gudang penyimpanan.

- Mengumpulkan barang/obat yang akan dikeluarkan.

- Mencatat setiap mutasi barang pada Kartu Obat dan

mencatat jumlah obat yang diberikan/dikeluarkan pada Surat

Perintah Mengeluarkan Barang.

- Memelihara dan merawat barang-barang dan obat dalam

gudang penyimpanan.

- Menyusun atau membuat laporan tentang hasil pencatatan

dan pembukuan obat persediaan.

d. Staf Pelaksana Gudang, tugasnya yaitu membantu pengurusan

obat dalam hal mengumpulkan, pengepakan, memelihara atau

merawat obat, dan lain-lain. Adapun persyaratan personil

gudang farmasi, minimal :

1 orang Atasan Kepala Gudang (minimal S1 atau S.Far)

17

1 orang Kepala Gudang (minimal lulus SMA/ SMF)

1 orang Pengurus Barang (minimal lulus SMA/SMF)

1 orang Staf Pelaksana Barang (minimal lulus SMA/SMF)

2. Sarana Penyimpanan Obat

Sarana penyimanan obat di rumah sakit biasanya berupa gudang

penyimpanan. Gudang penyimpanan obat terbagi menjadi beberapa

jenis diantaranya :

a. Gudang Terbuka

- Gudang terbuka yang tidak diolah, yaitu berupa satu

lapangan terbuka yang permukaannya diratakan tanpa

perkerasan.

- Gudang terbuka diolah, yaitu lapangan terbuka yang sudah

diratakan dan diperkeras atau dipersiapkan dengan

melapiskan bahan yang serasi, sehingga dapat dilaksanakan

pekerjaan-pekerjaan pengaturan barang-barang (material

handling) dengan efisien.

b. Gudang Semi Tertutup atau Lumbung

Merupakan suatu kombinasi antara penyimpanan terbuka dan

penyimpanan dalam gudang.

c. Gudang Tertutup

Gudang tertutup merupakan suatu ruang penyimpanan dalam

suatu bangunan yang beratap dan berdinding.

18

3. Prasarana (Peralatan atau Fasilitas) Penyimpanan Obat

Peralatan dan fasilitas yang biasa digunakan dalam penyimpanan

obat di gudang farmasi rumah sakit, antara lain :

a. Lemari/rak yang ukurannya disesuaikan dengan kebutuhan dan

besarnya gudang, gunanya untuk menyimpan obat.

b. Ganjal/pallet gunanya sebagai alas penumpuk barang, agar

barang mudah dipindahkan dan menghindari kerusakan barang

karena pengaruh kelembaban lantai.

c. Lori dorong yang berguna untuk mengangkut atau memindahkan

barang/obat dalam gudang.

d. Hand palet track yang fungsinya sama dengan lori dorong.

e. Forklift gunanya untuk mengangkut barang/box yang besar atau

berat yang tidak mungkin untuk diangkut oleh tenaga manusia.

f. Alat pembuka peti yang berguna untuk membuka peti kemas.

g. Alat eyzer gunanya untuk mengikat peti kemas.

h. Kendaraan roda empat (box), untuk mengangkut dan

mendistribusikan barang/obat.

4. Dokumen Penyimpanan Obat

a. Buku Harian Penerimaan Obat

Buku harian penerimaan obat berisi semua catatan penerimaan

obat maupun catatan tentang dokumen obat yang akan

diterima. Buku harian tersebut diselenggarakan oleh pengurus

barang/obat dengan diketahui oleh kepala gudang.

b. Buku Harian Pengeluaran Obat

19

Buku harian pengeluaran obat berisi semua catatan mengenai

obat maupun catatan tentang dokumen obat yang akan

dikeluarkan.

c. Kartu Induk Persediaan Obat

Kartu induk persediaan obat berisi catatan penerimaan dan

pengeluaran obat berdasarkan dokumen penerimaandan/atau

dokumen pengeluaran. Kartu tersebut diselenggarakan oleh

Atasan Kepala Gudang atau Kuasa Barang/obat. Kartu induk

persediaan obat merupakan :

- Pencerminan obat yang ada di gudang

- Alat bantu bagi Atasan Kepala Gudang atau Kuasa

Barang/obat untuk membuat persetujuan pengeluaran

barang/obat.

- Sebagai bahan atau data dalam menyusun rencana

kebutuhan berikutnya.

- Alat kontrol bagi Atasan Kepala Gudang atau Kuasa

Barang/obat.

d. Kartu Persediaan Obat

Kartu persediaan obat berisi catatanpenerimaan dan pengeluaran

obat sesuai dengan dokumen penerimaandan pengeluaran obat.

Kartu tersebut diselenggarakan oleh Kepala Gudang yang

berguna untuk:

- Pertanggung jawaban Kepala Gudang.

- Sebagai alat kontrol bagi Kepala Gudang.

20

- Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat dan

menentukan kebutuhan berikutnya.

e. Kartu Obat

Kartu obat berisi catatan penerimaan dan pengeluaran obat

sesuai dokumen penerimaan dan pengeluaran obat. Kartu obat

diletakkan pada tempat dimana obat disimpan. Kegunaan kartu

obat antara lain:

- Mengetahui dengan cepat jumlah obat.

- Sebagai alat kontrol bagi pengurus barang/obat.

f. Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB)

Dokumen ini berisi daftar, jumlahdan harga barang/obat yang

telah dikeluarkan dari gudang penyimpanan dan diselenggarakan

oleh Pengurus Barang/obat dengan diketahui oleh Kepala

Gudang.

g. Surat Bukti Barang/obat Keluar

Dokumen ini berisi daftar, jumlahdan harga barang/obat yang

telah dikeluarkan dari gudang penyimpanan dan diselenggarakan

oleh Pengurus Barang/obat dengan diketahui oleh Kepala

Gudang.

h. Surat Kiriman Obat

Dokumen yang berisi daftar dan jumlah obat serta alamat tujuan

obat yang dikirim. Dokumen ini diselenggarakan oleh Pengurus

Barang/obat dengan diketahui oleh Kepala Gudang.

i. Daftar Isi Kemasan/Packing List

21

Merupakan dokumen atau lembar yang berisi daftar dan jumlah

obat dalam setiap kemasan, diselenggrakan oleh Pengurus

Barang disaksikan oleh Pemilik/penerima obat.

j. Berita Acara Penerimaan Obat

Merupakan dokumen yang berisi daftar, jumlah dan asal/sumber

obat yang diterima. Dokumen ini diterbitkan oleh Panitia

Pemeriksaan Penerimaan Obat.

k. Berita Acara Penyerahan Obat

Merupakan dokumen yang berisi daftar, jumlah obat yang akan

diserahkan dan kepada siapa obat akan diserahkan. Dokumen ini

diterbitkan/dibuat oleh Kepala Gudang.

2.2.3 Kegiatan Penyimpanan Obat

Kegiatan penyimpanan obat menurut Dirjen Bina Kefarmasian

dan Alat Kesehatan yang dikutip oleh Henni (2013) terdiri dari :

1. Kegiatan Penerimaan Obat

Kegiatan penerimaan obat dari supplier dilakukan oleh petugas

gudang obat di gudang. Adapun hal-hal yang dilakukan dalam

kegiatan penerimaan obat dimulai dari periksa lembar permintaan

yang datang dengan kiriman, periksa jumlahnya sesuai atau tidak

antara barang yang datang dengan yang dipesan.

Kemudian melakukan periksaan kemasan obat. setlah obat

diperikas maka dibuat catatan penerimaan. Setelah itu petugas

gudang harus memeriksa jenis, bentuk, kondisi dan tanggal

22

kadaluarsa obat. Dan terakhir petugas kemudian membuat laporan

penerimaan obat.

2. Kegiatan Penyusunan Obat

Penyusunan obat dilakukan setelah kegiatan penerimaan obat

dilakukan. Penyusunan obat dilakukan sesuai dengan prosedur yang

sudah ditetapkan oleh Depkes dan Pedoman Dirjen Bina

Kefarmasian dan Alat Kesehatan.

3. Kegiatan Pengeluaran Obat

Pengeluaran obat dari gudang tempat penyimpanan dilakukan

saat terjadi permintaan dari unit atau bagian yang membutuhkan.

Kegiatan yang dilakukan saat pengeluaran obat dimulai dari

pemeriksaan surat permintaan obat dari unit atau bagian yang

membutuhkan. Kemudian dilakukan pemeriksaan terhadap stok obat

dan tanggal kadaluarsa obat yang dibutuhkan sebelum diserahkan ke

unit/bagian yang membutuhkan.

Setelah itu petugas membuat laporan penyerahan obat dan

mencatat jumlah obat yang dikeluarkan pada kartu stok. Dan

terakhir menyiapkan obat yang dibutuhkan dan menyerahkannya

kepada unit yang membutuhkan.

4. Kegiatan Stock Opname

Stock opname merupakan kegiatan pengecekkan terhadap obat

atau perbekalan farmasi. Tujuannya adalah untuk mengetahui

jumlah dan jenis obat yang paling banyak digunakan untuk

kebutuhan pemesanan. Selain itu untuk mencocokkan antara jumlah

obat yang ada di gudang dengan yang ada pada catatatan.

23

5. Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan data obat merupakan rangkaian

kegiatan dalam rangka pengelolaan obat secara tertib baik obat yang

diterima, disimpan, didistribusikan. Tujuannya adalah tersedianya

data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan,

pengeluaran/penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh

rangkaian kegiatan mutasi obat. Kegiatan pencatatan dan pelaporan

meliputi :

a. Pencatatan Penerimaan Obat

- Formulir rencana penerimaan

Merupakan dokumen pencatatan mengenai akan datangnya

obat berdasarkan pemberitahuan dari panitia pembelian.

- Buku harian penerimaan barang

Dokumen yang memuat catatan mengenai data

obat/dokumen obat biasanya harian.

b. Pencatatan Penyimpanan

- Kartu persediaan obat/barang

c. Pencatatan Kartu Stok Induk

Kartu stok pertanggal yang diletakkan dekat stok fisik.

d. Pencatatan Pengeluaran

- Buku harian pengeluaran barang

Dokumen yang memuat semua catatan pengeluaran baik

tentang data obat, maupun dokumen catatan obat.

- Buku laporan mutasi

Buku pengeluaran barang dari gudang ke unit/user.

24

e. Pelaporan

- Laporan mutasi barang

Laporan berkala menganai mutasi barang dilakukan

triwulan, persemester ataupun pertahun.

- Monitoring dinamika inventory

2.2.4 Prosedur Penyimpanan Obat

2.2.4.1 Prosedur Penyimpanan Obat Menurut Kemenkes RI

Prosedur penyimpanan obat menurut Kemenkes RI antara lain

mencakup sarana penyimpanan, pengaturan persediaan, serta sistem

penyimpanan (Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010).

1. Prosedur Sarana Penyimpanan

Obat harus selalu disimpan di ruang penyimpanan yang

layak. Bila obat rusak, maka mutu obat akan menurun dan akan

memberi pengaruh buruk bagi pengguna obat. Beberapa

ketentuan mengenai sarana penyimpanan obat menurut Dirjen

Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) antara lain:

a. Gudang atau tempat penyimpanan

Gudang penyimpanan harus cukup luas (minimal 3 x 4

m2), kondisi ruangan harus kering tidak terlalu lembab. Pad

gudang harus terdapat ventilasi agar ada aliran udara dan

tidak lembab/panas dan harus terdapat cahaya.

Gudang harus dilengkapi pula dengan jendela yang

mempunyai pelindung (gorden atau kaca di cat) untuk

25

menghindarkan adanya cahaya langsung dan berteralis.

Lantai dibuat dari tegel/semen yang tidak memungkinkan

bertumpuknya debu dan kotoran lain. Bila perlu seluruhnya

diberi alas papan (palet). Selain itu, dinding gudang dibuat

licin.

Sebaiknya menghindari pembuatan sudut lantai dan

dinding yang tajam. Fungsi gudang digunakan khusus untuk

penyimpanan obat. Gudang juga harus mempunyai pintu

yang dilengkapi kunci ganda. Perlu disediakan lemari/laci

khusus untuk narkotika dan psikotropika yang selalu

terkunci dan dilengkapi dengan pengukur suhu ruangan.

b. Kondisi Penyimpanan

Untuk menjaga mutu obat perlu diperhatikan beberapa

faktor seperti kelembaban udara, sinar matahari dan

temperatur udara. Udara lembab dapat mempengaruhi obat-

obatan yang tidak tertutup sehingga mempercepat kerusakan.

Untuk menghindari udara lembab tersebut maka perlu

dilakukan upaya-upaya sebagai berikut :

- terdapat ventilasi pada ruangan, jendela dibuka

- simpan obat ditempat yang kering

- wadah harus selalu tertutup rapat, jangan terbuka

- bila memungkinkan pasang kipas angin atau AC.

Karena makin panas udara di dalam ruangan maka

udara semakin lembab

26

- biarkan pengering tetap dalam wadah tablet/kapsul

- kalau ada atap yang bocor harus segera diperbaiki

Kebanyakan cairan, larutan dan injeksi cepat rusak

karena pengaruh sinar matahari. Sebagai contoh : Injeksi

Klorpromazin yang terkena sinar matahari, akan berubah

warna menjadi kuning terang sebelum tanggal kadaluarsa.

Obat seperti salep, krim dan supositoria sangat sensitif

terhadap pengaruh panas, dapat meleleh. Oleh karena itu

hindarkan obat dari udara panas. Ruangan obat harus sejuk,

beberapa jenis obat harus disimpan di dalam lemari

pendingin pada suhu 4-8 derajat celcius, sepert vaksin, sera

dan produk darah, antitoksin, insulin, injeksi antibiotika

yang sudah dipakai (sisa) dan injeksi oksitosin.

2. Prosedur Pengaturan Tata Ruang dan Penyusunan Obat

Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan,

penyusunan, pencarian dan pengawasan obat-obatan, maka

diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik.

Tata Ruang Penyimpanan Obat

a. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran obat-

obatan, ruang gudang dapat ditata dengan sistem: arah garis

lurus, arus U, arus L.

27

b. Semua obat harus disimpan dalam ruangan, disusun menurut

bentuk sediaan dan bentuk abjad. Apabila tidak

memungkinkan, obat yang sejenis dikelompokkan menjadi

satu.

c. Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan

langkah-langkah penyusunan stok sebagai berikut :

- Menyusun obat yang berjumlah besar di atas pallet atau

diganjal dengan kayu secara rapi dan teratur.

- Mencantumkan nama masing-masing obat pada rak

dengan rapi.

Penyusunan Obat

a. Obat-obatan dipisahkan dari bahan beracun.

b. Obat luar dipisahkan dari obat dalam.

c. Obat cairan dipisahkandari obat padatan.

d. Obat ditempatkan menurut kelompok, berat dan besarnya

- Untuk obat yang berat ditempatkan pada ketinggian yang

memungkinkan pengangkatannya dilakukan dengan

mudah.

- Untuk obat yang besar harus ditempatkan sedemikian

rupa, sehingga apabila barang tersebut dikeluarkan tidak

mengganggu barang yang lain.

- Untuk obat yang kecil sebaiknya dimasukkan dalam

kotak yang ukurannya agak besar dan ditempatkan

28

sedemikian rupa, sehingga mudah dilihat/ditemukan

apabila diperlukan.

e. Apabila gudang tidak mempunyai rak maka dus-dus bekas

dapat dimanfaatkan sebagai tempat penyimpanan namun

harus diberi keterangan obat.

f. Barang-barang seperti kapas dapat disimpan dalam dus besar

dan obat-obatan dalam kaleng disimpan dalam dus kecil.

g. Apabila persediaan obat cukup banyak maka biarkan obat

tetap dalam box masing-masing, ambil seperlunya dan susun

dalam dus bersama obat lainnya

h. Narkotika dan psikotropika dipisahkan dari obat-obatan lain

dan disimpan di lemari khusus yang mempunyai kunci.

i. Menyusun obat yang dapat dipengaruhi oleh temperatur,

udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang

sesuai.

j. Menyusun obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan

obat dalam dengan obat-obatan untuk pemakaian luar.

k. Tablet, kapsul dan oralit disimpan dalam kemasan kedap

udara dan diletakkan di rak bagian atas.

l. Cairan, salep dan injeksi disimpan di rak bagian tengah.

m. Obat-obatan yang mempunyai batas waktu pemakaian perlu

dilakukan rotasi stok agar obat tersebut tidak selalu berada di

belakang yang dapat menyebabkan kadaluarsa.

n. Obat yang membutuhkan suhu dingin disimpan dalam

kulkas.

29

o. Obat rusak atau kadaluarsa dipisahkan dari obat lain yang

masih baik dan disimpan di luar gudang atau di ruangan

khusus penyimpanan obat kadaluarsa.

p. Tumpukan obat tidak boleh lebih dari 2.5 m tingginya.

Untuk obat yang mudah pecah harus lebih rendah lagi

3. Prosedur Sistem Penyimpanan

a. Obat disusun berdasarkan abjad (alfabetis) atau nomor.

b. Obat disusun berdasarkan frekuensi penggunaan:

- FIFO (First In First Out), yang berarti obat yang datang

lebih awal harus dikeluarkan lebih dahulu. Obat lama

diletakan dan disusun paling depan, obat baru diletakkan

paling belakang. Tujuannya agar obat yang pertama

diterima harus pertama juga digunakan, sebab umumnya

obat yang datang pertama biasanya akan kadaluarsa

lebih awal juga.

- FEFO (First Expired First Out) yang berarti obat yang

lebih awal kadaluarsa harus dikeluarkan lebih dahulu.

c. Obat disusun berdasarkan volume

- Barang yang jumlahnya banyak ditempatkan sedemikian

rupa agar tidak terpisah, sehingga mudah pengawasan

dan penanganannya.

- Barang yang jumlah sedikit harus diberi perhatian/tanda

khusus agar mudah ditemukan kembali.

30

4. Dokumen Pencatatan Penyimpanan Obat

a. LPLPO (Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat)

b. Kartu Stok

c. Buku Penerimaan dan Pengeluaran Obat

d. Catatan obat rusak atau kadaluarsa

e. Laporan mutasi obat

2.2.4.2 Prosedur Penyimpanan Menurut WHO

Prosedur penyimpanan obat yang ditetapkan menurut WHO

dalam Pedoman Penyimpanan Obat Esensial dan Alat Kesehatan

(2003) antara lain :

1. Sistem penyusunan obat

a. Sesuai urutan abjad generic name

Sering digunakan dalam fasilitas yang besar maupun kecil.

b. Therapeutic atau Pharmacologic

Sangat berguna untuk ruang penyimpanan yang kecil dan

apabila penjaga ruang penyimpanan memiliki pengetahuan

dalam pharmacology

c. Dosage form

Dalam sistem ini obat-obatan dikategorikan berdasarkan

bentuknya.

d. System level

Item yang digunakan dalam sistem pelayanan kesehatan

yang berbeda disimpan bersamaan.

31

e. Frequency of Use

Produk yang sering digunakan dan berpindah tempat dengan

cepat atau cepat diambil dari penyimpanan disimpan di

ruangan bagian depan atau lebih dekat dengan area

penggunaan.

f. Random bin

Dengan cara memberi kode ke tempat penyimpanan yang

menunjukkan posisi dan tempat obat tersebut disimpan.

Sistem ini membutuhkan komputerisasi

g. Commodity Coding

Setiap item memiliki artikel sendiri dan kode lokasi. Staff

penyimpanan tidak memerlukan pengetahuan teknis untuk

tahu bagaimana cara menggunakan atau menyimpan dan

karakteristik item tersebut.

2. Penyimpanan flammable liquids

Dilakukan dengan memperhatikan karakteristik bahan

yang disimpan. Lokasi harus terpisah dengan ruang

penyimpanan utama tapi tetap dalam pengawasan dan tidak

kurang dari 20 m dari bangunan lain. Alat pemadaman api harus

selalu tersedia dan mudah didapat disekitar lokasi ini. Tandai

lemari dengan tanda flammable. Sebagai tambahan, lemari harus

didesain khusus untuk mengisolasi kebocoran. Selalu simpan

flammables dalam container aslinya.

32

3. Penyimpanan bahan yang korosif dan bahan oksidator

Harus dipisah dengan flammable dan untuk kontak

dengan bahan memerlukan protective gloves dan protective eye-

glasses. Setiap penyimpanan harus membuat list stok item

termasuk semua produk yang mereka tangani, dengan spesifikasi

masing-masing, termasuk bentuk, kekuatan dan kuantitas per

kemasan.

4. Mencegah kerusakan fisik dan kontaminasi

Tumpukan produk tidak boleh lebih dari 2.5 m tingginya.

Untuk barang yang mudah pecah harus lebih rendah lagi. Yang

paling pentin jangan sampai ada yang bisa mencederai pekerja

karena kejatuhan benda. Pastikan area dan media penyimpanan

tetap bersih dan harus secara rutin dibersihkan, gunakan tempat

sampah yang dapat ditutup untuk mencegah datangnya serangga.

5. Proteksi Kebakaran

Sediakan APAR sesuai dengan jenis potensi kebakaran

yang ada. Buat aturan larangan merokok, lakukan

pelatihan/simulasi kebakaran setiap 6 bulan, buat tanda

emergency exit dan lakukan pengecekan berkala, berikan tanda

mudah terjadi kebakaran ditempat yang mudah terlihat, bila

tidak ada APAR sediakan pasir yang disimpan di ember didekat

pintu penyimpanan.

6. Proteksi dari hama

Bersihkan secara teratur tempat penyimpanan, desain

tempat penyimpanan harus memudahkan dalam pembersihan

33

area dan media penyimpanan, gunakan tong sampah yang dapat

ditutup, jangan simpan dan meninggalkan makanan atau

minuman di fasilitas penyimpanan, jaga interior tetap kering

sebisa mungkin, cat atau pernis kayu, gunakan pallet dan

penyusunann diatas rak, cegah hama masuk ke area, lakukan

inspeksi berkala untuk mencegah hama.

7. Penyimpanan juga harus mengatur temperatur.

a. Ventilasi ruangan juga harus dijaga, buka jendela atau bila

perlu gunakan kipas untuk mendapatkan udara segar masuk

kedalam tempat penyimpanan.

b. Beberapa produk sensitif terhadap sinar matahari, gunakan

penutup kaca/kerai untuk melindungi produk dari sinar

matahari, atau jaga agar produk tetap di dalam dusnya,

jangan simpan atau buka produk dibawah sinar matahari,

gunakan plastik buram atau botol gelap untuk produk yang

membutuhkan itu, tanami pohon disekitar bangunan untuk

mencegah sinar matahari masuk.

c. Gunakan termometer ruangan untuk memonitor temperatur

ruangan penyimpanan. Lakukan monitoring secara berkala.

d. Bila menggunakan kulkas atau freezer, maka perlu

memperthatikan hal berikut :

- Kulkas dengan pintu dibagian atasnya lebih efisien

dibandingkan dengan kulkas yang memiliki pintu

dibagian depan, karena udara panas keatas saat udara

dingin terjatuh.

34

- Selalu sediakan bungkus es yang cukup untuk transport

item yang membutuhkan penyimpanan dingin dalam

cold boxes.

8. Perlindungan dari tindak kriminal

a. Di fasilitas penyimpanan

- Batasi akses hanya untuk staff

- Batasi kunci yang dibuat untuk fasilitas

- Amankan semua kunci dan pintu

- Buat spot pemeriksaan yang tidak diketahui semua orang

- Perhitungan inventory control yang independen

b. Di pusat kesehatan

- Kunci ruang penyimpanan/lemari

- Buat inventory control card untuk tiap produk

- Batasi penggunaan hanya untuk staff

Yang dapat dilakukan untuk mencegah tindak kriminal yaitu

dengan monitoring produk, ada dua tehnik dalam monitoring obat :

- Cek inventory record untuk stock on hand. Kemudian lakukan

physical inventory, lalu bandingkan hasilnya

- Cek inventory records untuk mengetahui konsumsi selama

beberapa periode, lalu cek medical charts dan hitung berapa

tindakan yang dilakukan selama periode tersebut.

- Bila didapatkan beberapa hal yang tidak benar, lakukan

investigasi secepatnya.

35

2.2.5 Indikator Efisiensi Penyimpanan Obat

Indikator efisiensi penyimpanan obat di gudang farmasi terdiri dari :

1. Presentase ketidaksesuaian barang antara barang digudang dengan

barang yang ada dalam pencatatan.

Dilakukan dengan cara mencocokkan jumlah barang yang ada di

gudang dengan yang tercantum di kartu stok, serta yang tertera

dalam komputer. Pemeriksaannya dilakukan dengan cara

mengambil minimal 30 kartu stok obat sebagai sampel kemudian

dicocokkan dengan stok obat yang ada. Pemeriksaan dilakukan

dalam waktu yang sama. Pengambilan sampel obat juga bisa dipilih

berdasarkan jenis/kelompok obat misalnya jenis obat fast moving

atau jenis obat golongan A atau B (karena dianggap sebagai obat

yang paling sering digunakan). Persentase kesesuaiannya harus

sebesar 100%.

2. Stock Mati

Death stock (stok mati) menunjukkan item persediaan barang di

gudang yang tidak mengalami transaksi dalam waktu minimal 3

bulan. Persentase death stock obat harus mencapai 0% agar rumah

sakit tidak merugi. Cara menghitungnya adalah sebagai berikut :

𝐽𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑜𝑏𝑎𝑡 𝑡𝑖𝑑𝑎𝑘 𝑚𝑒𝑛𝑔𝑎𝑙𝑎𝑚𝑖 𝑡𝑟𝑎𝑛𝑠𝑎𝑘𝑠𝑖

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑘𝑒𝑠𝑒𝑙𝑢𝑟𝑢ℎ𝑎𝑛 𝑗𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑜𝑏𝑎𝑡 x 100 %

36

3. TOR (Turn Over Ratio)

Beberapa kali perputaran yaitu modal dalam satu tahun.

Semakin tinggi nilai TOR semakin efisien persediaan obat.

Rumusnya adalah

TOR = Harga pokok pembelian dibagi rata-rata persediaan

HPP = Stok awal + pembelian – stok akhir.

4. Persentase barang yang kadaluarsa dan rusak

Pemeriksaan obat yang kadaluarsa dan rusak harus dilakukan

dengan teliti dengan tujuan untuk mengetahui tingkat keamanan

penggunaannya dan kepastian jumlah fisik obat yang masa aman

penggunaannya sudah berakhir di dalam sistem penyimpanan yaitu

gudang farmasi. Persentase nilai obat yang kadaluarsa/rusak masih

dapat diterima jika nilainya dibawah 1%. Cara menghitungnya :

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑗𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑜𝑏𝑎𝑡 𝑘𝑎𝑑𝑎𝑙𝑢𝑎𝑟𝑠𝑎 / 𝑟𝑢𝑠𝑎𝑘

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑗𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑜𝑏𝑎𝑡 x 100 %

5. Kesesuaian sistem pengeluaran obat (FIFO/FEFO)

Kesesuaian sistem pengeluaran obat FIFO dan FEFO

maksudnya adalah pengeluaran obat yang memiliki tanggal

kadaluarsa dilakukan lebih dulu dan obat yang pertama datang juga

dikeluarkan lebih dulu untuk menghindari kerugian akibat obat

rusak dan kadaluarsa.

37

2.3. Gudang Obat

Gudang merupakan tempat pemberhentian sementara barang sebelum

dialirkan, dan berfungsi mendekatkan barang kepada pemakai hingga menjamin

kelancaran permintaan dan keamanan persediaan (Direktorat Bina Marga,

1993). Fasilitas penyimpanan dapat dimanfaatkan secara optimal bila kegiatan

lain dalam sistem suplai obat (seperti seleksi obat, perencanaan biaya dan

pengadaan) ditetapkan secara tepat.

2.3.1 Jenis Gudang

Jenis gudang menurut Subagya (1994) terdiri dari :

a. Gudang transit: penyimpanan sesaat dalam proses distribusi

b. Gudang serba guna: penyimpanan semua jenis barang

c. Gudang pendingin: gudang yang terbagi dalam dua ruangan yaitu

kamar sejuk dengan suhu 6 sampai 10 derajat Celcius dan kamar

beku dengan suhu sampai -35 derajat Celcius.

d. Gudang penyimpanan tahan api : penyimpanan barang yang mudah

meledak/terbakar.

2.3.2 Persiapan Gudang Penyimpanan Obat

Rancangan pembuatan atau pendayagunaan gudang

dimaksudkan untuk mengoptimalkan fasilitas penyimpanan. Prinsip

utama pada perancangan pembuatan atau pemakaian gudang adalah

adanya ketentuan parameter dan prasyarat untuk mencapai indeks

efisiensi dan efektifitas yang optimum, terjaminnya mutu dan jumlah

38

obat untuk pelayanan distribusi. Adapun faktor yang berpengaruh pada

pembuatan desain gudang antara lain :

1. Jenis layout gudang

Selain ditentukan oleh besarnya ruangan gudang, kapsitas

gudang juga ditentukan oleh layout (tata letak) ruangan. Gudang

dengan design layout yang tidak rapi dan tidak teratur menunjukkan

ketidak efisienan pengaturan.

Untuk itu diperlukan pengaturan barang yang di design sesuai

dengan arus masuk barang, apakah tergolong fast moving atau slow

moving. Menurut Rienna yang dikutip oleh Henni (2013) terdapat

beberapa bentuk layout gudang, diantaranya :

a. Arus garis lurus sederhana

Yaitu dimana proses keluar masuk barang tidak melalui lorong

atau gang yang berbelok sehingga proses penyimpanan dan

pengambilan barang relative cepat.

b. Arus U

Yaitu dimana proses keluar masuk barang melintasi lorong yang

berkelok-kelok, akibatnya pengambilan barang relative lebih

lama.

c. Arus L

Dimana proses keluar masuk barang melalui lorong/ruangan

yang tidak berbelok-belok, namun lorong membentuk huruf L

sehingga proses penyimpanan dan pengambilan barang relatif

cepat.

39

2. Pertimbangan design gudang

a. Kemudahan mobilitas

Sebaiknya gudang hanya menggunakan satu lantai saja dan tidak

menggunakan sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan

ruang. Kemudahan dan kebebasan bergerak akan sangat

membantu dalam kenyamanan kerja petugas.

b. Sirkulasi udara

Sirkulasi yang tidak lancar menyebabkan kelembaban tinggi dan

cenderung meningkatkan suhu ruangan sehingga menyebabkan

persediaan obat tidak bisa disimpan dalam waktu yang lama

karena lebih mudah rusak. Idelanya adalah AC, alternatif lain

menggunakan kipas angin dan ventilasi lainya.

c. Suhu gudang

Suhu sangat berperan dalam menjaga umur simpanan sediaan

obat dan perbekalan obat.

d. Pengaturan cahaya/sinar yang masuk

Kendalikan jumlah cahaya yang masuk ke gudang melalui

jendela dengan menggunakan tirai sehingga cahaya tidak

berlebih. Namun, jangan biarkan gudang terlalu gelap.

e. Kelembaban/kebocoran

Atap gedung sebaiknya memiliki talang air untuk mencegah

merembesnya air hujan kedinding gudang. Genangan air dapat

menyebabkan kelembaban tinggi sehingga berpotensi menjadi

media pertumbuhan jamur dan kapang.

f. Pencegahan dari hama.

40

3. Pengaturan gudang

Gudang yang bersih dan teratur akan sangat memudahkan dalam

menemukan persediaan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan

dalam pengaturan gudang antara lain :

a. Kebersihan gudang

b. Simpan persediaan pada rak dan pallet

- Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir

- Peningkatan efisiensi penanganan stok

- Dapat menampung obat lebih banyak

- Pallet lebih murah dari rak

Aturan pallet :

- Tinggi atas pallet dari lantai minimal 10 cm

- Jarak antar pallet atau jarak antara pallet dengan dinding

tidak kurang dari 30 cm

- Tinggi tumpukan barang di pallet maksimal 2,5 m

c. Perhatikan kondisi penyimpanan khusus

- Vaksin memerlukan ”Cold Chain” khususnya dan harus

dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.

- Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari

khusus dan selalu terkunci

- Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus

disimpan dalam ruangan khusus terpisah dari gudang induk

- Peralatan untuk menyimpan obat, penanganan dan

pembuangan limba sitotatika dan obat berbahaya lainnya

41

yang harus dibuat secara khusus untuk menjamin keamanan

petugas

- Alat pengatur kelembaban ruangan untuk perbekalan farmasi

yang harus disimpan ditempat yang kering.

d. Pencegahan Kebakaran

Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang

mudah terbakar seperti dus, karton, dll. Alat pemadam

kebakaran harus dipasang pada tempat yang mudah dijangkau

dan dalam jumlah yang cukup. Tabungan pemadam kebakaran

harus diperiksa secara berkala, untuk memastikannya berfungsi.

2.3.3 Keamanan Gudang

Keamanan gudang meliputi kegiatan preventif atau pencegahan

terhadap pencurian dan kebakaran. Adapun hal-hal yang bisa dilakukan

untuk menjaga keamanan gudang antara lain :

a. Pencegahan pencurian

Untuk menghindari pencurian gudang dilengkapi dengan :

- Memastikan pintu gudang memiliki kunci bila perlu berlapis

dan menghindari pembuatan kunci ganda

- Pemasangan kamera remote control (CCTV)

- Sering melakukan pemeriksaan stok secara teratur

b. Pencegahan kebakaran

Untuk pencegahan kebakaran bisa dengan cara :

- Buat tempat penyimpanan khusus untuk bahan mudah terbakar

42

- Pemasangan alat pusat-pusat api pada tempat strategis di seluruh

gudang dengan jenis pemadam yang sesuai, papan instruksi bila

terjadi kebakaran dan alarm/detektor

- Penyediaan Alat Pemadam Api Ringan/APAR.

2.4. Rumah Sakit

Berdasarkan Undang-undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah

Sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan

rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Pelayanan Kesehatan Paripurna

adalah pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif, kuratif, dan

rehabilitatif. Sebagai Institusi publik rumah sakit memberikan pelayanan yang

ekstra efektif dan efisien.

Tugas rumah sakit sesuai Keputusan Menteri Kesehatan Republik

Indonesia No.983/Menkes/SK/XI/1992 tentang Pedoman Organisasi Rumah

Sakit adalah melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna dan berhasil

guna dengan mengutamakan upaya penyembuhan dan pemeliharaan yang

dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan dan

pencegahan serta melaksanakan rujukan.

2.4.1 Pelaksana Fungsi Penyimpanan Obat di Rumah Sakit

Pelaksanaan fungsi penyimpanan obat di rumah sakit menjadi

tanggung jawab bagian Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Sebagaimana

yang tercantum dalam UU Nomor 44 RI tahun 2009 tentang Rumah

Sakit bahwa instalasi farmasi adalah bagian dari Rumah Sakit yang

43

bertugas menyelenggarakan, mengelola, mengkoordinasikan, mengatur

dan mengawasi seluruh kegitan farmasi serta melaksanakan pembinaan

teknis kefarmasian di rumah sakit. Pengelolaan kegiatan farmasi yang

dilakukan mencangkup kegiatan pemilihan, perencanaan, pengadaan,

penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan,

administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan (Keputusan

Menkes No.1197 tahun 2004 tentang standar pelayanan farmasi).

Kegiatan penyimpanan menjadi salah satu kegiatan pengelolaan

yang dilakukan oleh instalasi farmasi. Namun pada pelaksanaan

penyimpanan, biasanya terdapat unit dibawah instalasi farmasi yang

memiliki tugas untuk pelaksanaan penyimpanan. Unit tersebut biasa

disebut gudang farmasi atau gudang obat.

2.5. Kerangka Teori

Bagan 2.2

Kerangka Teori

( Sumber : Dirjen Kefarmasian dan Alat Kesehatan (2010), Depkes RI (1996) )

Penyimpanan Obat

Unsur dan Sarana

Penyimpanan Obat

Personil/SDM

Sarana

Peralatan/Fasilitas

Dokumen

Sistem Penyusunan

Penyimpanan Obat

Fix Location

Fluid Location

Semi Fluid Location

Prosedur Penyimpanan Obat

Prosedur Sarana Penyimpanan

Prosedur Pengaturan Tata Ruang

dan Penyusunan Obat

Prosedur sistem penyimpanan

Dokumen Penyimpanan

44

BAB III

KERANGKA BERPIKIR DAN DEFINISI ISTILAH

3.1 Kerangka Berpikir

Berdasarkan teori yang dijabarkan pada pembahasan sebelumnya,

penyimpanan perbekalan farmasi terutama obat-obatan menjadi hal yang sangat

penting untuk diperhatikan. Hal ini dikarenaka hampir 90% pelayanan kesehatan

di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan kimia,

bahan radiologi, bahan alat kesehatan, alat kedokteran dan gas medik) dan 50%

dari seluruh pemasukan rumah sakit berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi

(Suciati dkk., 2006). Penyimpanan merupakan fungsi dalam managemen logistik

farmasi yang sangat menentukan kelancaran pendistribusian serta tingkat

keberhasilan dari manajemen logistik farmasi dalam mencapai tujuannya.

Tujuan penyimpanan obat menurut Warman (1997) antara lain untuk

mempertahankan mutu obat dari kerusakan akibat penyimpanan yang tidak baik,

mempermudah pencarian di gudang/kamar penyimpanan, mencegah kehilangan,

mempermudah stock opname dan pengawasan dan mencegah bahaya

penyimpanan yang salah. Penyimpanan obat yang baik dapat membantu dalam

menghindari kekosongan obat (out of stock). Jika terjadi kesalahan dalam

pengelolaan logistik obat di instalasi farmasi akan menyebabkan kerugian yang

cukup besar bagi rumah sakit.

Dalam standar penilaian akreditasi rumah sakit yang dibuat oleh KARS

(Komite Akreditasi Rumah Sakit) pelayanan farmasi menjadi salah satu

persyaratan yang wajib dimiliki oleh rumah sakit. Dalam pelayanan farmasi

rumah sakit salah satu item yang dinilai adalah efisiensi penyimpanan obat yang

45

dimiliki rumah sakit. Sementara itu, penilaian efisiensi penyimpanan secara lebih

lanjut dijelaskan oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan dalam

pedoman penyimpanan obat.

Penelitian ini menggunakan pendekatan sistem yang terdiri dari 3 bagian

yaitu input, proses dan output. Dalam pendekatan sistem, setiap bagian menjadi

suatu rangkaian yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya dan tidak dapat

dipisahkan. Input merupakan segala sesuatu yang harus disediakan yang

digunakan untuk berlangsungnya suatu kegiatan. Bila terdapat unsur input yang

Proses adalah setiap kegiatan yang dapat terjadi bila input tersedia atau kegiatan

mengolah input untuk mencapai tujuan. Sementara itu output adalah hasil akhir

dari proses pengolahan input yang sudah dilakukan (Winardi, 1999). Pendekatan

sistem ini juga dapat dilakukan untuk melakukan penilaian terhadap kinerja suatu

program atau penilaian terhadap suatu sistem.

Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan pada pedoman penyimpanan yang

dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat tahun 2010, di dapatkan bahwa

input yang perlu disediakan dalam kegiatan penyimpanan obat terdiri dari sumber

daya manusia, anggaran, prosedur, dokumen serta sarana dan prasarana.

Sementara itu, proses dalam penyimpanan obat terdiri dari penerimaan obat,

penyusunan tata letak dan penyusunan obat, pengeluaran obat, stock opname obat

serta pencatatan dan pelaporan. Hasil akhir yang diharapkan (output) adalah

tersimpannya obat di gudang farmasi secara efisien.

Bila terdapat bagian input yang tidak terpenuhi, maka dapat menghambat

kegiatan pada proses penyimpanan tersebut. Sehingga output yang diinginkan

tidak dapat tercapai dengan baik.

46

Bagan 3.1

Kerangka Berpikir

( Sumber : Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010)

INPUT

SDM

Anggaran

Prosedur

Dokumen

Sarana &

Prasarana

OUTPUT

Tersimpannya

obat di Gudang

Farmasi RS

Mulya

PROSES

Penerimaan Obat

Penyusunan Obat

Pengeluaran Obat

Stock Opname

Pelaporan Dokumen

47

3.2 Definisi Istilah

1. Variabel Input

Tabel 3.1

Definisi Istilah Variabel Input

Variabel

Input Definisi Istilah Cara Alat

Hasil Ukur

SDM

Tenaga/personil di RS

Mulya yang terlibat

dalam kegiatan

menyimpan obat.

1. Observasi

2. Wawancara

mendalam

3. Telaah

Dokumen

1. Pedoman

observasi

2. Pedoman

wawancara

3. Daftar tilik

Informasi tentang :

1. Kesesuaian, yang meliputi:

- Kesesuaian jumlah

petugas gudang

- Kesesuaian pengetahuan

dan keterampilan

- Kesesuaian tugas yang

diberikan dengan

pendidikan dan

kemampuan petugas

gudang

SDM minimal menurut

Dirjen Bina Kefarmasian

dan Alat Kesehatan terdiri

dari :

1 orang Atasan Kepala

Gudang (minimal S1 atau

S1 Farmasi)

1 orang Kepala Gudang

(minimal lulus SMA/SMK

Farmasi)

1 orang Pengurus Barang

(minimal lulus SMA/SMK

Farmasi)

1 orang Staf Pelaksana

Barang (minimal lulus

SMA/SMK Far)

2. Kedisiplinan

Merupakan ketaatan

menjalankan tugasnya

sesuai deskripsi kerja,

datang dan pulang tepat

waktu serta bekerja sesuai

dengan standar

operational prosedur yang

48

Variabel


Hasil Ukur

berlaku di unit gudang

farmasi RS Mulya

Anggaran

Dana yang

disediakan oleh pihak

rumah sakit Mulya

untuk menunjang

kegiatan

penyimpanan obat di

gudang farmasi

rumah sakit.

Wawancara

Mendalam

Pedoman

Wawancara

Informasi tentang kesesuaian

penyediaan dana untuk

penyimpanan di RS Mulya

dengan ketetapan Dirjen Bina

Kefarmasian dan Alat

Kesehatan

Prosedur

Pedoman/instruksi

kerja yang

digunakan dalam

pelaksanaan

kegiatan

penyimpanan obat di

RS Mulya, seperti

SOP penyimpanan

obat di gudang

farmasi RS Mulya.

1. Wawancara

mendalam

2. Telaah

dokumen

3. Observasi

1. Pedoman

wawancara

2. Daftar tilik

3. Pedoman

Observasi

Informasi tentang

kesesuaian prosedur

penyimpanan obat di RS

Mulya dengan ketetapan

Dirjen Bina Kefarmasian dan

Alat Kesehatan

Dokumen

Berkas-berkas yang

digunakan untuk

membantu proses

penyimpanan yang

dijadikan sebagai

dokumen pencatatan

dan pelaporan.

1. Wawancara

mendalam

2. Telaah

dokumen

1. Pedoman

wawancara

2. Daftar tilik


dokumen penyimpanan obat

yang tersedia di gudang

farmasi RS Mulya dengan

ketetapan Dirjen Bina


Kesehatan, diantaranya :

- Buku harian penerimaan

obat

- Buku harian pengeluaran

obat

- Kartu induk persediaan

- Kartu persediaan obat

- Surat perintah

mengeluarkan barang

- Surat bukti pengeluaran

obat

- Berita acara pengeluaran

obat / laporan mutasi

49

Variabel


Hasil Ukur

Sarana

dan

Prasarana

Ketersediaan serta

kondisi sarana dan

prasarana

penyimpanan sesuai

yang dijabarkan

dalam pedoman

penyimpanan obat

yang dibuat oleh

Dirjend Bina


Kesehatan yang

menunjang kegiatan

penyimpanan obat di

gudang RS Mulya.

1. Observasi

2. Wawancara

mendalam

3. Telaah

Dokumen

1. Pedoman

observasi

2. Pedoman

Wawancara

3. Daftar Tilik

Informasi mengenai

kesesuaian sarana &

prasarana penyimpanan obat

di RS Mulya dengan



Kesehatan

50

2. Variabel Proses

Tabel 3.2

Definisi Istilah Variabel Proses

Variabel

Proses Definisi Istilah Cara Alat

Hasil Ukur

Penerimaan

Obat

Kegiatan

menerima obat

dari supplier atau

distribusi obat

yang dilakukan

oleh petugas

gudang di

gudang farmasi

RS Mulya.

1. Observasi

2. Wawancara

mendalam

3. Telaah

Dokumen

1. Pedoman

Observasi

2. Pedoman

Wawancara

3. Daftar Tilik

Informasi tentang

kesesuaian proses

penerimaan obat dari

supplier ke gudang farmasi

RS Mulya dengan ketetapan


Alat Kesehatan, terdiri dari :

- Memeriksa kesesuaian

(jenis, jumlah dan harga)

obat yang datang dengan

spesifikasi yang ada di

faktur dari supplier.

- Memeriksa kesesuaian

(jenis, jumlah dan harga)

obat yang datang dengan

spesifikasi yang ada di

surat pemesanan RS.

- Memeriksa tanggal

kadaluarsa obat

- Memeriksa kemasan obat

yang datang

- Membuat laporan

penerimaan

Penyusunan

Obat

Kegiatan

menyusun dan

mengatur stok

obat di gudang

farmasi rumah

sakit Mulya

sesuai dengan

pedoman

penyimpanan

yang dibuat oleh

Dirjen Bina

Kefarmasian dan

Alat Kesehatan.

1. Observasi

2. Wawancara

Mendalam

1. Pedoman

Observasi

2. Pedoman

Wawancara

Informasi tentang

kesesuaian proses

penyusunan obat di RS

Mulya dengan ketetapan


Alat Kesehatan 2010

51

Variabel

Proses Definisi Istilah Cara Alat

Hasil Ukur

Pengeluaran

Obat

Kegiatan

mengeluarkan

obat dari gudang

farmasi RS ke

unit-unit yang

ada di RS Mulya

1. Observasi

2. Wawancara

Mendalam

3. Telaah

Dokumen

1. Pedoman

Observasi

2. Pedoman

wawancara

3. Daftar Tilik


proses pengeluaran obat

yang dilakukan oleh petugas

gudang farmasi RS Mulya

dengan ketetapan Dirjen

Bina Kefarmasian dan Alat

Kesehatan 2010

Stock

Opname

Obat

Kegiatan

memeriksa

kesesuaian stok

fisik obat-obat

yang ada di

gudang farmasi

RS Mulya

dengan stok obat-

obatan yang

tertera pada data

komputer milik

petugas gudang

RS Mulya.

1. Observasi

2. Wawancara

Mendalam

3. Telaah

Dokumen

1. Pedoman

Observasi

2. Pedoman

wawancara

3. Daftar tilik

Informasi tentang

Kesesuaian proses stok

opname obat dengan



Kesehatan 2010

Pencatatan

dan

Pelaporan

Kegiatan

mencatata dan

melaporkan

informasi atau

data-data terkait

obat-obatan yang

ada di rumah

sakit Mulya

mulai dari obat

diterima,

disimpan hingga

didistribusikan

kepada bagian

yang

bertanggung

jawab terhadap

kegiatan

penyimpanan

obat di gudang

farmasi RS

Mulya.

1. Observasi

2. Wawancara

mendalam

3. Telaah

Dokumen

1. Pedoman

observasi

2. Pedoman

Wawancara

3. Daftar Tilik


proses pencatatan dan

pelaporan obat yang

dilakukan oleh petugas

gudang farmasi RS Mulya

dengan ketetapan Dirjen

Bina Kefarmasian dan Alat

Kesehatan 2010

52

3. Variabel Output

Tabel 3.1

Definisi Istilah Variabel Output

Variabel

Output Definisi Istilah Cara Alat

Hasil Ukur

Sistem

Penyimpanan

Obat

(Tersimpannya

obat di gudang

farmasi Rumah

Sakit Mulya)

Obat-obatan

yang ada di

gudang

farmasi RS

Mulya dapat

memenuhi

seluruh kriteria

efisiensi

penyimpanan

yang

ditetapkan oleh

Dirjen Bina

Kefarmasian

dan Alat

Kesehatan.

1. Observasi

2. Wawancara

mendalam

3. Telaah

Dokumen

1. Pedoman

Observasi

2. Pedoman

Wawancara

3. Daftar Tilik

Hasil penyimpanan sesuai

indikator efisiensi

penyimpanan obat yang

ditetepkan Depkes dan

Dirjen Bina Kefarmasian

dan Alat Kesehatan 2010,

terdiri dari :

- Kesesuaian jumlah

stock obat (Pencatatan

dengan stock fisik)

- TOR (Turn Over Ratio)

- Obat kadaluarsa dan

rusak

- Stok Mati/Death Stock

- Kesesuaian pengeluaran

obat (FIFO/FEFO)

53

BAB IV

METODOLOGI PENELITIAN

4.1 Desain Penelitian

Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan menggunakan

desain deskriptif. Menurut Bogdan dan Taylor dalam Moleong (2000),

penelitian kualitatif merupakan posedur penelitian yang menghasilkan data

deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku

yang diamati. Pada penelitian ini, peneliti menggunakan pendekatan

kualitatif tujuannya adalah untuk mendapatkan informasi yang lebih

mendalam tentang sistem penyimpanan obat di gudang farmasi Rumah Sakit

Mulya Tangerang. Pengamatan yang dilakukan pada penelitian ini

merupakan pengamatan langsung pada sistem yang sedang berjalan disertai

wawancara mendalam dengan informan yang terlibat dalam pelaksanaan

penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya.

4.2 Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya

Tangerang yang terletak di jalan KH. Hasyim Ashari No. 18 Sudimara,

Pinang Kota Tangerang. Penelitian dilaksanakan pada bulan April hingga

Mei 2014.

54

4.3 Informan Penelitian

Informan dalam penelitian ini ditetapkan dengan menggunakan

metode purposive sampling, dimana informan penelitian secara langsung

ditentukan oleh peneliti sesuai dengan kriteria pemilihan informan, yaitu :

a. Kesesuaian (appropriatness)

Informan dipilih berdasarkan pengetahuan yang dimiliki berkaitan

dengan sistem penyimpanan obat di RS Mulya Tangerang.

b. Kecukupan (adequacy)

Hingga peneliti mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan

lengkap dan jelas.

Informasi yang terkait dengan pelaksanaan penyimpanan obat di

gudang farmasi RS Mulya diperoleh melalui beberapa informan yaitu :

1. Informan Kunci

Informan kunci dalam penelitian ini yaitu Petugas gudang farmasi

RS Mulya yang merupakan pelaksana harian dari kegiatan

penyimpanan di gudang farmasi RS Mulya.

2. Informan Pendukung

Informan pendukung pada penelitian ini terdiri dari :

a. Kepala Instalasi Farmasi

b. Petugas bagian keuangan RS Mulya

55

4.4 Instrumen Penelitian

Pada penelitian ini peneliti yang melakukan wawancara secara

langsung kepada informan, selain itu peneliti juga melakukan observasi

langsung pada kegiatan penyimpanan obat dan telaah dokumen. Instrumen

yang digunakan pada penelitian ini antara lain pedoman wawancara,

pedoman telaah dokumen, lembar observasi, alat tulis, laptop, kamera dan

alat perekam. Pedoman wawancara, lembar observasi dan telaah dokumen

mengacu kepada pedoman pengelolaan perbekalan farmasi dan alat

kesehatan yang disusun oleh Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan

tahun 2010 dan beberapa referensi terkait manajemen farmasi dan logistik

obat di rumah sakit.

4.5 Sumber Data

a. Data Primer

Data primer diperoleh dari observasi langsung terhadap kegiatan

penyimpanan obat di RS Mulya Tangerang, serta wawancara mendalam

dengan para pelaksana kegiatan yang terkait penyimpanan obat dengan

menggunakan pedoman wawancara mendalam dan lembar observasi

(check list). Selain itu, data primer juga didapat melalui telaah dokumen

dengan menggunakan pedoman telaah dokumen yang berhubungan

dengan kegiatan penyimpanan obat di Rumah Sakit Mulya Tangerang.

Adapun dokumen yang dimaksud tersebut antara lain :

- Formularium Obat Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya Edisi 2

56

- Dokumen Instruksi Kerja atau SOP Instalasi Farmasi

- Kartu Stock Obat Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya

- Kartu Induk Persediaan Obat Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya

- Buku Harian Penerimaan Obat

- Buku Harian Pengeluaran Obat/Buku Defecta

- Surat Bukti Barang Keluar/Laporan Mutasi

- Dokumen Stock Opname

b. Data Sekunder

Data sekunder pada penelitian ini diperoleh dari dokumen-dokumen

yang berkaitan dengan topik penelitian seperti alur penerimaan,

penyimpanan dan pengeluaran obat, standar operational prosedur (SOP),

daftar inventaris dan sarana di gudang farmasi serta data sekunder

lainnya yang berhubungan dengan pelaksanaan manajemen

penyimpanan logistik farmasi di RS Mulya Tangerang. Adapun data

skunder lain yang diperlukan antara lain :

- Profil Rumah Sakit Mulya Tahun 2012

- Profil Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya Tahun 2012

4.6 Pengumpulan Data

Pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan melalui beberapa cara

diantaraya :

a. Wawancara mendalam (indepth interview)

Wawancara dilakukan kepada Kepala Instalasi Farmasi, Petugas

Gudang Farmasi dan Petugas Keuangan RS Mulya Tangerang untuk

memperoleh data primer mengenai sistem penyimpanan obat di Gudang

57

Farmasi RS Mulya Tangerang dengan menggunakan pedoman

wawancara.

b. Observasi

Dilakukan untuk mengetahui sistem penyimpanan obat yang dilakukan

di Gudang Farmasi RS Mulya Tangerang. Observasi terhadap input

yaitu berupa pengamatan terhadap kecukupan jumlah petugas pelaksana

penyimpanan di gudang farmasi Rumah Sakit Mulya dan kesesuaian

tugas yang dilaksanakan sehari-hari dengan yang tertera pada dokumen

instruksi kerja, disiplin petugas (apakah petugas mengerjakan

pekerjaannya sesuai dengan SOP yang berlaku serta jam datang dan jam

pulang petugas), ketersediaan formulir/dokumen pencatatan dan

pelaporan, ketersediaan prosedur penyimpanan obat, serta pengamatan

terhadap ketersediaan sarana dan prasarana yang menunjang proses

penyimpanan obat. Observasi terhadap proses penyimpanan obat yaitu

berupa pengamatan terhadap penerimaan obat, penyusunan/pengaturan

obat di gudang obat, kegiatan pengeluaran obat, stock opname, serta

pencatatan dan pelaporan.

c. Telaah dokumen

Dilakukan terhadap pedoman atau prosedur penyimpanan obat atau

SOP pengelolaan obat di gudang farmasi RS Mulya untuk mengetahui

kesesuaian pelaksanaan penyimpanan di gudang farmasi. Buku

penerimaan obat, buku pengeluaran obat, laporan stock opname dan

surat bukti barang keluar/surat mutasi barang.

58

4.7 Triangulasi Data

Triangulasi data yang dilakukan pada penelitian ini terdiri dari :

A. Triangulasi Sumber

Melakukan pemeriksaan terhadap beberapa hasil wawancara mendalam

dengan beberapa informan yang berbeda yaitu Kepala Instalasi Farmasi,

Petugas Gudang Farmasi dan Petugas Keuangan RS Mulya Tangerang

terkait topik penelitian yang diangkat yaitu sistem penyimpanan obat.

Pemeriksaan dilakukan dengan mencocokkan antara informasi yang

didapat dari satu informan kepada informan yang lainnya.

B. Triangulasi Metode

Pada penelitian ini, metode yang digunakan selain wawancara

mendalam, juga dilakukan dengan metode observasi dan telaah

dokumen. Observasi dan telaah dokumen dilakukan untuk mendukung

hasil wawancara yang dibandingkan dengan struktur organisasi, uraian

tugas dan Standard Operational Procedure (SOP).

Dengan dilakukannya triangulasi data pada penelitian ini diharapkan

peneliti dapat melakukan analisis secara tepat, akurat dan terpercaya.

Sehingga didapatkan analisis data yang tepat, akurat dan terpercaya.

Adapun tabel triangulasi data pada penelitian ini dapat dilihat pada tabel 4.1.

59

Tabel 4.1

Triangulasi Data

Variabel Penelitian

Triangulasi Data

Triangulasi Sumber Triangulasi Metode

Kepala

Instalasi

Farmasi

Petugas

Gudang

Farmasi

Petugas

Keuangan

Wawancara

Mendalam Observasi

Telaah

Dokumen

Sumber Daya Manusia √ √ - √ √ √

Anggaran √ √ √ √ - -

Dokumen √ √ √ √ √ √

Prosedur √ √ √ √ √ √

Sarana dan Prasarana √ √ - √ √ -

Penerimaan Obat √ √ - √ √ √

Penyusunan Obat √ √ - √ √ -

Pengeluaran Obat √ √ - √ √ √

Stock Opname √ √ √ √ √ √

Pelaporan √ √ √ √ √ √

Sistem Penyimpanan Obat √ √ √ √ √ √

4.8 Pengolahan Data

Pada penelitian ini variabel penelitian dikelompokkan menjadi 3

yaitu variabel input (SDM, anggaran, dokumen, prosedur dan sarana

prasarana), variabel proses (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran

obat, stock opname dan pelaporan) dan variabel output (obat tersimpan di

gudang farmai Rumah Sakit Mulya secara efektif).

Data-data yang didapat dari hasil observasi, wawancara dan telaah

dokumen kemudian diolah dengan cara membandingkan dan

menyesuaikannya dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjend Bina

60

Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Kemudian hasilnya akan

dibuat kedalam bentuk uraian singkat dan tabel, dan dilakukan analisis data.

4.9 Analisis Data

Analisis data yang dilakukan pada penelitian ini menggunakan

pendekatan analisis kualitatif seperti yang diungkapkan oleh oleh Milles and

Huberman dalam Tjetjep (1992) terdiri dari :

1) Reduksi Data

Data-data pada variabel input (data SDM, anggaran, prosedur, dokumen

serta sarana dan prasarana), variabel proses (penerimaan obat,

penyusunan obat, pngeluaran obat, stock opname serta pencatatan dan

pelaporan) dan variabel output kemudian dipilih sesuai dengan

kebutuhan penelitian. Data-data yang tidak penting dan tidak berkaitan

dengan kebutuhan penelitian kemudian dihilangkan dan tidak dilakukan

analisis lebih lanjut. Sementara data-data yang penting kemudian diolah

dan dianalisis lebih lanjut.

2) Penyajian Data

Data-data pada variabel input ( SDM, anggaran, prosedur, dokumen serta

sarana dan prasarana), variabel proses (penerimaan obat, penyusunan

obat, pengeluaran obat, stock opname serta pencatatan dan pelaporan)

dan variabel output yang sudah direduksi kemudian dibuat dalam bentuk

uraian singkat.

61

3) Analisis Data

Analisis data pada penelitian ini menggunakan domain analysis. Dengan

teknik analisis ini peneliti mendeskripsikan berbagai unsur pada variabel

penyimpanan (mulai dari input, proses hingga output) secara umum

kemudian memaknai hasil penelitian yang didapat. Pemaknaan hasil

penelitian didasari pada kesesuaiannya dengan pedoman yang dibuat

oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tentang penyimpanan

obat tahun 2010.

4) Penarikan Kesimpulan

Kesimpulan dalam penelitian ini didapatkan setelah peneliti melakukan

analisis data. Yaitu dengan mengaitkan antara hasil yang didapat dari

penelitian yang dilakukan peneliti dengan teori atau pedoman yang

dibuat oleh Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan.

4.10 Penyajian Data

Hasil analisa data disajikan dalam bentuk kutipan wawancara, tabel

hasil observasi dan dalam bentuk narasi tentang sistem penyimpanan obat di

gudang farmasi RS Mulya. Hasil analisis input (SDM, anggaran, prosedur,

sarana & prasaran), proses (penerimaan, penyusunan, pengeluaran, stock

opname dan pelaporan) hingga output digabungkan untuk menggambarkan

sistem penyimpanan obat di RS Mulya Tangerang.

62

BAB V

HASIL PENELITIAN

5.1 Gambaran Rumah Sakit Mulya

Rumah Sakit Mulya merupakan salah satu rumah sakit swasta tipe C

yang ada di wilayah Kota Tangerang. Rumah Sakit Mulya beralamat di Jl. KH.

Hasyim Ashari No. 18 Sudimara, Pinang Kota Tangerang. Sebelumnya RS

Mulya berstatus sebagai Rumah Bersalin yang beroperasi sejak 2 Juli 1997

kemudian berdasarkan SK Kepala Dinas Kesehatan Kota Tangerang No.

455.1483.DINKES.07.RSU.03.VII tanggal 30 Mei 2005 rumah sakit ini

berubah menjadi Rumah Sakit Mulya (Rumah Sakit Umum). Dengan motto

“We Care (Cepat, Andal, Ramah, Empati)“ Rumah Sakit Mulya berkomitmen

untuk memberikan pelayanan kesehatan yang baik dan berkualitas dengan

harga yang relatif terjangkau oleh masyarakat.

5.1.1 Visi Misi Rumah Sakit Mulya

Visi Rumah Sakit Mulya

Menjadi Rumah Sakit pilihan keluarga di Kota Tangerang yang dikenal

selalu mengutamakan prinsip dasar CARE (Cepat, Andal, Ramah dan

Empati).

Misi Rumah Sakit Mulya

a) Memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas prima dan aman

dengan berlandaskan prinsip dasar CARE (Cepat, Andal, Ramah

dan Empati) untuk mencapai kepuasan pasien dan keluarganya.

63

b) Meningkatkan kualitas sumber daya manusia melalui pendidikan

dan pelatihan.

c) Mengelola Rumah Sakit Mulya dengan manajemen profesional yang

inovatif, efektif dan efisien.

d) Menjadikan Rumah Sakit Mulya sebagai tempat kerja pilihan bagi

karyawan dan tenaga medis.

e) Membangun budaya kerja dan lingkungan kerja yang sehat dan

harmonis.

5.1.2 Prinsip Dasar Rumah Sakit Mulya

a. CARE

Seluruh elemen RS Mulya mengutamakan Cepat-Andal-Ramah-

Empati dalam memberikan pelayanan serta dalam kehidupan

berorganisasi terhadap seluruh pihak yang berkepentingan.

b. Communication

Seluruh elemen RS Mulya membangun pola komunikasi dan

‘information sharing’ yang efektif dan jelas di semua tingkat jabatan

dan selalu terbuka untuk ide, saran dan feedback untuk perbaikan

dan inovasi.

c. Commitment

Seluruh elemen RS Mulya memahami dan memiliki visi, misi yang

sama dan berkomitmen memberikan yang terbaik bagi RS Mulya,

pasien, masyarakat sekitar, mitra usaha, pemerintah dan pihak-pihak

berkepentingan lainnya.

64

d. Collaboration

Seluruh elemen RS Mulya harus menjunjung semangat kebersamaan

dan kerjasama berdasarkan rasa saling percaya dan saling

menghargai untuk mencapai tujuan bersama.

e. Competence

Seluruh elemen RS Mulya memiliki kompetensi di bidangnya

masing-masing dan akan selalu berusaha mempertahankan dan

meningkatkan kualitas kerja dan kemampuannya dengan senantiasa

belajar, berbagi ilmu, mengadopsi inovasi dan perubahan.

5.1.3 Pelayanan Rumah Sakit Mulya

Pelayanan yang terdapat di Rumah Sakit Mulya terdiri dari :

1. Rawat Jalan

- UGD

- Poli Anak

- Poli Penyakit Dalam

- Poli Kebidanan Kandungan

- Poli Bedah Umum

- Poli Bedah Orthopedi

- Poli Kulit dan Kelamin

- Poli Paru

- Poli Syaraf

- Poli Gigi dan Mulut

- Poli THT

2. Rawat Inap

- Perawatan Umum

- Maternitas

3. Rawat Inap Khusus

- Perinatologi

- Kamar Operasi

- ICU

65

4. Penunjang Medik

- Farmasi

- Radiologi

- Laboratorium

- Fisioterapi

5.2 Penyimpanan Obat di Rumah Sakit Mulya

Penyimpanan obat yang dilakukan di rumah sakit Mulya dilakukan oleh

unit gudang farmasi rumah sakit Mulya. Pelaksanaan kegiatan penyimpanan

yang dilakukan di gudang farmasi rumah sakit Mulya dilakukan oleh petugas

gudang farmasi rumah sakit Mulya. Gudang farmasi rumah sakit Mulya berada

di bawah tanggung jawab Apoteker Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya.

Meskipun berapa dibawah tanggung jawab Apoteker, namun letak gudang

farmasi rumah sakit Mulya terpisah dengan Apotek rumah sakit Mulya. Adapun

letak gudang farmasi dalam struktur organisasi rumah sakit Mulya adalah

sebagai berikut.

Bagan 5.1

Letak Gudang Farmasi dalam Struktur Rumah Sakit Mulya

(Sumber : Profil RS Mulya Tahun 2012)

Unit Instalasi Farmasi

Gudang Farmasi Apotik

66

Gudang farmasi RS Mulya bersama apotek RS Mulya berada dibawah

unit instalasi farmasi RS Mulya. oleh karena itu, gudang farmasi RS Mulya

masih merupakan tanggung jawab dari Kepala Instalasi RS Mulya. Kegiatan

manajemen logistik barang farmasi di Rumah Sakit Mulya dilakukan oleh unit

Instalasi Farmasi dan Gudang Farmasi. Dalam pelaksanaannya unit instalasi

farmasi dan gudang farmasi juga berkoordinasi dengan unit keuangan.

Barang-barang farmasi yang ada di rumah sakit Mulya terdiri dari obat,

peralatan laboratorium dan alat-alat kesehatan. Obat-obatan dan alat kesehatan

yang terdapat disana digolongkan menjadi beberapa kelompok yaitu :

a. Kelompok Fast Moving

Kelompok fast moving adalah kelompok obat-obatan dan alat kesehatan

yang penggunaannya sering atau perputarannya cepat. Sehingga selalu

disediakan dalam jumlah yang lebih banyak dan pemesanannya sering

dilakukan.

b. Kelompok Slow Moving

Kelompok slow moving adalah kelompok obat-obatan dan alat kesehatan

yang penggunaannya jarang atau perputarannya lambat. Sehingga

persediaan akan obat-obatan ini tidak terlalu banyak dan pemesanannya pun

dilakukan berkala.

c. Kelompok Barang Habis Pakai (BHP)

Kelompok barang habis pakai (BHP) adalah kelompok barang yang

termasuk dalam obat/alat kesehatan yang sering digunakan oleh unit-unit

yang ada di rumah sakit yang tidak dapat digunakan berulang dan

digunakan setiap saat. Seperti betadin, alkohol, handscoon, masker, Gel

USG, kapas dan kassa.

67

Gudang Farmasi merupakan salah satu unit yang terdapat di Rumah

Sakit Mulya. Bentuk gudang farmasi rumah sakit Mulya merupakan bentuk

gudang tertutup yang terdiri dari satu ruangan yang memiliki atap dan dinding.

Gudang farmasi Rumah Sakit Mulya berfungsi sebagai tempat penyimpanan

sementara obat-obatan dan alat kesehatan sebelum didistribusikan ke unit-unit

lain di rumah sakit tersebut yang membutuhkan. oleh karena itu, gudang

farmasi rumah sakit Mulya disebut sebagai gudang transit, karena penyimpanan

yang dilakukan digudang tersebut bersifat sementara.

5.3 Input Penyimpanan Obat

Input dari sistem penyimpanan obat terdiri dari sumber daya manusia,

anggaran, prosedur penyimpanan obat, dokumen penyimpanan obat dan sarana

dan prasarana penyimpanan obat.

5.3.1 Sumber Daya Manusia / Personil

Sumber daya manusia merupakan salah satu input terpenting

dalam suatu manajemen. Kelancaran penyimpanan obat digudang

farmasi akan dapat berjalan dengan lancar apabila didukung dengan

sumber daya manusia yang memiliki kualitas dan kapasitas yang

memadai. Sumber daya manusia yang terdapat di gudang farmasi rumah

sakit Mulya hanya berjumlah satu orang yang biasa disebut sebagai

petugas gudang farmasi. Adapun penanggung jawab gudang farmasi di

rumah sakit Mulya dipegang oleh Apoteker yang juga merupakan

kepala instalasi di rumah sakit Mulya.

68

Tabel 5.1

Sumber Daya Manusia di Gudang Farmasi RS Mulya

Kode

Informan SDM Gudang Farmasi Pendidikan

GF-1 Kepala Instalasi Farmasi Apoteker

GF-2 Petugas Gudang Farmasi SMF

(Sekolah Menengah Farmasi)

GF-3 Petugas Bagian Keuangan Sarjana Ekonomi (SE)

( Sumber : Observasi dan Wawancara Peneliti )

Berdasarkan Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh Direktur

RS Mulya No.083/SK/DIR/RSM/YANMED/2012 tentang standar

operasional prosedur pelayanan unit farmasi, seorang Kepala Instalasi

selain bertanggung jawab terhadap pelayanan di Instalasi Farmasi RS

Mulya juga bertanggung jawab dalam kegiatan pelaksanaan di gudang

farmasi, adapaun tugas seorang Kepala Instalasi Farmasi yaitu membuat

usulan perencanaan kebutuhan obat dan alat kesehatan, melaksanakan

penyediaan obat berdasarkan ketentuan, mengajukan permintaan

pembelian, memeriksa kebenaran laporan pemasukan, pendistribusian

dan pemakaian obat dan alat kesehatan di setiap unit terkait,

mengawasi, mengendalikan dan mengevaluasi kebutuhan obat dan alkes

serta bertanggung jawab untuk memastikan kesesuaian rencana dan

kebutuhan obat di Instalasi Farmasi.

Sementara itu petugas bagian keuangan hanya bertanggung

jawab melakukan stock opname gudang farmasi secara berkala.

Sedangkan petugas gudang farmasi berdasarkan standar prosedur

69

operasional yang berlaku di RS Mulya memiliki tugas dan wewenang

antara lain sebagai berikut :

a. Menerima barang yang datang dari supplier dan menata barang di

gudang farmasi

b. Menghitung jumlah persediaan stock barang farmasi di gudang

c. Menginput data obat yang ada di gudang

d. Melakukan mutasi barang farmasi ke unit instalasi farmasi

e. Membuat laporan mutasi barang

f. Melakukan pengecekan terhadap obat kadaluarsa

g. Membuat laporannya serta membuat arsip faktur penerimaan obat.

Hasil observasi dan wawancara yang dilakukan oleh peneliti

menunjukkan bahwa dengan jumlah SDM gudang farmasi RS Mulya

yang ada saat ini belum dapat mencukupi untuk pelaksanaan kegiatan

penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya. Ini terlihat dari kurang

idealnya jam kerja petugas gudang yang bekerja hanya 1 shift kerja dan

hampir 11 jam setiap harinya. Ditambah lagi saat petugas gudang

sedang libur, tidak ada petugas lain yang menggantikan tugasnya

digudang farmasi. Sehingga jika ada permintaan obat atau obat yang

datang tidak ada yang bertanggung jawab atas obat tersebut. Penjelasan

ini sesuai dengan pernyataan di bawah ini :

“ Kalo dari segi jumlah emang yang sekarang masih kurang ya, kan

idealnya mereka 2 shift yang digudang itu pagi sama sore.“ (GF-2)

70

Petugas gudang farmasi RS Mulya bekerja hari Senin hingga

Jumat mulai pukul 09.00 hingga pukul 18.00. Namun jadwal kerja

tersebut tidak mutlak dan bisa berubah sesuai dengan kebutuhan

pelayanan gudang atau sesuai dengan kebutuhan petugas gudang. Hal

ini dikarenakan petugas gudang farmasi yang saat ini sedang

melanjutkan kuliahnya, sehingga jam kerjanya disesuaikan dengan

waktu kuliah petugas. Jam kerja ini dinilai masih kurang ideal karena

menurut informan idealnya jam kerja petugas gudang dibagi menjadi 2

shift, yaitu shift pagi (07.00-14.00) dan shift siang (14.00-08.00).

Sebagaimana yang diungkapkan informan sebagai berikut.

“ Karena harusnya 2 shift dijadiin satu shift ya jadi sebenernya jam

kerjanya juga kurang idel ya dari jam 9 sampai jam 6 tapikan kita

menyesuaikan sama kebutuhan pelayanannya jadi dia dimasukan dijam

middle.” (GF-2)

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan peneliti, petugas

gudang sering keluar ruangan dan menunda pekerjaannya di gudang. Ini

biasanya terjadi saat petugas mendapatkan panggilan tugas tambahan

dari unit apotek untuk membantu pelayanan di unit tersebut, atau

biasanya karena petugas merasa lelah sehingga malas melanjutkan

pekerjaan tambahan yang terlalu banyak diberikan padanya. Petugas

gudang farmasi memang sering diberikan tugas tambahan oleh Kepala

Instalasi Farmasi untuk membantu tugasnya atau membantu tugas

pelayanan farmasi di Instalasi Farmasi, sebagaimana pernyataan berikut.

71

“ ..memang kebutuhannya dan memang belum ada personil yang betul-

betul bisa bekerja untuk tidak double job..” (GF-2)

Akibatnya, tugas-tugas di gudang farmasi yang seharusnya bisa

diselesaikan dengan segera menjadi tertunda. Misalnya penerimaan obat

dan penyusunan barang ke lemari penyimpanan. Selain tugas petugas

gudang yang tidak dapat selesai dengan segera, tugas tambahan yang

diberikan kepada petugas gudang farmasi juga tidak terselesaikan secara

tepat waktu.

Kesesuaian antara pengetahuan dan keterampilan petugas

gudang dalam melaksanakan tugas penyimpanan obat juga sudah cukup

sesuai meskipun terkadang masih perlu dibantu oleh kepala instalasi

farmasi dalam melaksanakan penyimpanan obat. Ini sesuai dengan

pernyataan berikut.

“Emm… udah standart sih sebenernya karena dia lulusan farmasi jadi

pengetahuan sama keterampilannya lumayan tapi ya gitu tetep aja

masih belajar sambil berjalannya pekerjaan” (GF-2)

Meskipun SDM yang ada saat ini sudah dianggap memiliki

pengetahuan dan keterampilan yang cukup baik dalam menunjang

pekerjaannya yaitu dalam hal penyimpanan obat, namun kedua

informan masih merasa perlu diadakan pelatihan untuk meningkatkan

kemampuan dan keterampilan petugas. Seperti pelatihan mengenai alur

penyimpanan obat di gudang dan cara pencegahan obat kadaluarsa di

gudang farmasi. Sebagaimana pernyataan informan berikut.

72

“ Iya harusnya sih iya, soalnya belum pernah juga diadain pelatihan

kaya gitu. …kaya pelatihan tentang alur digudang gitu kali ya,

harusnya gimana dan seperti apa. Terus tentang job deskripsinya tu kan

kalo aku yah sekarang masih simpang siur juga gitu kan ” (GF-1)

“Ya saya sih maunya juga gitu ya, diadakan pelatihan. …tentang sistem

penyimpanan itu yang paling dibutuhin banget. Sama terus kalo

digudang tuh pengecekan expired gitu ya sama cara penyimpanan obat

yang baik itu seperti apa. Kalo ada cara itu lebih bagus ya perlu untuk

diterangin” (GF-2).

Berdasarkan penjabaran diatas diketahui bahwa jumlah SDM

gudang farmasi yang terdapat di gudang farmasi rumah sakit Mulya saat

ini jika dibandingkan dengan pedoman pengelolaan gudang farmasi

yang dibuat oleh Departemen Kesehatan (1996) jumlahnya masih belum

sesuai dengan ketentuan. Hal ini dikarenakan menurut pedoman

penyimpanan Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010

SDM yang harus tersedia di gudang farmasi rumah sakit minimal terdiri

dari satu orang atasan kepala gudang, satu orang kepala gudang, satu

orang pengurus barang dan satu orang pelaksana. Hal ini juga dirasakan

oleh para informan yang menyebutkan bahwa jumlah sumber daya

manusia yang ada saat ini belum mencukupi untuk kegiatan pelaksanaan

penyimpanan di gudang farmasi.

Kedisiplinan petugas gudang dalam melaksanakan tugasnya juga

masih belum sesuai dengan ketentuan dalam pedoman penyimpanan

obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan

tahun 2010, karena petugas gudang masih belum melaksanakan

73

tugasnya sesuai dengan SOP yang berlaku. Sementara itu, dalam

pedoman penyimpanan obat milik Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat

Kesehatan disebutkan bahwa petugas gudang harus melaksanakan setiap

kegiatan penyimpanan sesuai dengan SOP yang berlaku. Namun

demikian, pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki petugas gudang

sudah sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam pedoman

penyimpanan obat milik Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan

tahun 2010, karena latar belakang pendidikan yang dimiliki petugas

gudang farmasi adalah SMF atau sekolah menengah farmasi.

5.3.2 Anggaran

Anggaran merupakan salah satu input yang perlu disediakan

dalam kegiatan penyimpanan obat di gudang farmasi. Namun,

berdasarkan hasil wawancara dengan informan diketahui bahwa belum

ada penganggaran khusus untuk kegiatan penyimpanan obat dan

penganggaran dianggap masih belum dibutuhkan untuk saat ini. Oleh

karena itu, informasi mengenai ketersediaan anggaran yang berkaitan

dengan penyimpanan pun hanya bisa didapat oleh peneliti melalui

wawancara. Hal ini dikarenakan tidak tersedianya dokumen terkait

anggaran penyimpanan obat di gudang farmasi. Hal ini didukung

dengan pernyataan informan sebagai berikut.

“Anggaran sih ngga ya, kita ngga kasih itu anggaran rutin tiap bulan

atau pertahunnya ya karena memang menurut kami belum perlu itu

buat diberikan anggaran jadi tidak ada sejauh ini.” (GF-3)

74

Ini juga terlihat dari adanya noda di dinding akibat aliran air AC

yang bocor, dan adanya genangan air yang dibiarkan di atas lemari

penyimpanan hingga ke lantai. Sementara itu untuk keperluan ATK dan

buku-buku pencatatan petugas gudang hanya tinggal mengajukan

permintaan kepada bagian logistik umum dan di bagian logistik umum

sudah tersedia sehingga penganggarannya masuk kedalam

penganggaran bagian umum bukan ke anggaran penyimpanan.

Sebagaimana pernyataan informan berikut.

“… ya tinggal minta saja ke bagian logistik umum, semua sudah tersdia

di sana jadi itu masuk ke anggaran logistik umum tidak ke anggaran

gudang farmasi ” (GF-3)

Dari pernyataan tersebut diketahui bahwa anggaran

penyimpananan obat di gudang farmasi rumah sakit Mulya belum sesuai

dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat

Kesehatan tahun 2010. Dalam pedoman tersebut dijelaskan bahwa

dalam kegiatan penyimpanan unsur anggaran menjadi penting untuk

disediakan minimal anggaran pemeliharaan dan perbaikan sarana atau

prasarana, tujuannya adalah agar sarana dan prasarana yang ada di

gudang farmasi menjadi lebih tahan lama.


Hasil observasi dan telaah dokumen yang dilakukan oleh

peneliti menunjukkan bahwa sudah terdapat prosedur penyimpanan obat

75

di gudang farmasi RS Mulya. Prosedur penyimpanan tersebut sudah di

dokumentasikan dalam bentuk buku standar prosedur operasional

pelayanan instalasi farmasi RS Mulya yang sudah disahkan berdasarkan

Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh Direktur RS Mulya

No.083/SK/DIR/RSM/YANMED/2012 tentang standar operasional

prosedur pelayanan unit farmasi RS Mulya. Standar operasional

prosedur tersebut juga sudah disosialisasikan kepada petugas gudang

dan selurug SDM di instalasi farmasi. Sebagaimana pernyataan

informan sebagai berikut.

“Kalau prosedur kita sudah buat bukunya itu buku standar prosedur

operasional ya ada bukunya juga sih ya, udah ada mulai penerimaan

sama penyimpanannya gitu. ...sosialisasi prosedur kita ada rapat setiap

bulannya nah disitu kita sosialisasiin ke semua petugas farmasi

termasuk petugas gudang. “ (GF-2)

Standar operasional prosedur penyimpanan obat di rumah sakit

Mulya dibuat oleh Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya kemudian atas

persetujuan Kepala Divisi Pelayanan RS Mulya dan Direktur RS Mulya.

Prosedur penyimpanan obat dibagi kedalam empat bagian, antara lain :

a. Prosedur penerimaan perbekalan farmasi

b. Prosedur pendistribusian/pengeluaran obat-obatan gudang farmasi

c. Prosedur penyimpanan dan pengaturan obat-obatan di gudang

farmasi

d. Prosedur pelaksanaan stock opname gudang farmasi

76

Dari hasil observasi pada pelaksanaan standar operasional

prosedur yang berlaku diketahui bahwa masih terdapat beberapa point

yang belum dilaksanakan secara maksimal oleh petugas gudang farmasi,

hal ini dikarenakan petugas gudang tidak mengingat semua poin yang

terdapat didalam stadar operasional prosedur. Meskipun

pendokumentasian dan sosialisasi terhadap standar operasional prosedur

ini sudah pernah dilakukan sebelumnya. dan SOP yang dibuat sudah

sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend

Bina Farmasi dan Alat Kesehatan tahun 2010. Ini juga didukung oleh

pernyataan informan sebagai berikut.

“ Udah mulai aku lakuin sih tapi yang aku inget aja hahaha ” (GF-1)

Namun, sejauh ini Kepala Instalasi Farmasi hanya mengetahui

bahwa semua kegiatan yang dilakukan oleh petugas gudang sudah

sesuai dengan SOP yang ada. Padahal kenyataannya petugas tidak

menghafal semua poin dalam SOP.

“ Kalau sejauh ini dan setau saya sih ya sudah sesuai dengan prosedur

yang ditetapkan itu yah pelaksanaan penyimpanannya tapi kendalanya

itu karena dianya (petugas gudang) hanya sendiri jadi kadang ada aja

yang ga dilakuin sesuai SPO karena dia juga ribet ya harus handle

kerjaan sendiri.” (GF-2)

5.3.4 Dokumen Penyimpanan Obat

Dokumen penyimpanan obat merupakan salah satu hal yang

mejadi penting untuk pelaksanaan penyimpanan digudang farmasi.

77

Karena dengan adanya dokumen dapat membantu petugas dalam

meminimalisir kesalahan dan kehilangan. Adapun dokumen yang

terdapat di gudang farmasi RS Mulya berdasarkan hasil observasi,

wawancara dan telaah dokumen antara lain sebagai berikut.

1. Buku harian penerimaan obat

Buku harian penerimaan obat sudah disediakan oleh manajemen

rumah sakit Mulya. buku harian penerimaan obat merupakan

dokumen berbetuk buku yang dibuat tabel-tabel didalamnya. Tabel-

tabel tersebut terdiri dari dari kolom hari dan tanggal, kolom nama

distributor, kolom no. faktur dan kolom total harga fartur. Namun

pada pelaksanaannya buku ini hampir tidak pernah diisi oleh

petugas gudang. Hal ini dikarenakan petugas merasa kesulitan dan

tidak memiliki cukup waktu jika harus mencatat di buku harian

penerimaan obat, karena selain itu petugas gudang juga harus

membuat laporan pembelian obat setiap harinya.

Laporan pembelian obat merupakan kumpulan hasil print out

data obat yang masuk dan faktur pembelian obat pada hari tersebut.

Berdasarkan hasil observasi dan telaah dokumen diketahui bahwa

dokumen ini dibuat oleh petugas gudang farmasi RS Mulya.

Kemudian dilaporkan kepada kepala Instalasi Farmasi RS Mulya

setiap harinya untuk mengetahui jumlah pembelian dan barang yang

datang setiap harinya. Laporan pembelian berisi :

a. Tanggal obat di pesan

b. Tanggal obat datang

78

c. Penerima obat

d. Nama distributor obat

e. Nama obat

f. Jumlah obat

g. Harga satuan obat

h. Total harga obat (per-jenis)

i. Total keseluruhan harga obat

Menurut petugas gudang laporan pembelian ini sudah dapat

mewakili semua poin yang dicatat dalam buku penerimaan obat.

Meskipun manajemen rumah sakit menginginkan tetap adanya buku

penerimaan obat untuk arsip gudang, karena laporan pembelian akan

dilaporkan ke bagian keuangan. Ini didukung dengan pernyataan

informan berikut.

“ aku ngga pernah ngisi buku penerimaan obat soalnya kan isinya

hampir sama kaya laporan pembelian obat yang tiap hari aku bikin,

..ngga sempet kalo bikin dua-duanya” (GF-1)

“ …kalo manajemen maunya buku penerimaan itu tetep kita isi ya

buat arsip gudang, karena laporan ini kan nantinya dikasih ke

keuangan jadi gudang ngga megang” (GF-2)

2. Buku harian pengeluaran atau biasa disebut sebagai buku defecta

Buku harian pengeluaran obat di gudang farmasi RS Mulya

disamakan dengan buku defecta atau buku permintaan. Buku

pengeluaran obat pertama akan diisi oleh masing-masing unit yang

79

akan melakukan permintaan obat. Di buku ini setiap unit yang akan

melakukan permintaan obat harus mengisi nama obat yang

diperlukan, jumlah obat yang dibutuhkan dan dari unit mana serta

melampirkan SP atau surat permintaan unit.

Setelah itu petugas gudang akan menuliskan jumlah obat yang

akan dikeluarkan ke unit setelah memeriksa persediaan di gudang

farmasi. Terkadang jumlah obat yang diminta tidak sesuai dengan

jumlah obat yang diberikan/dikeluarkan oleh unit gudang farmasi.

Ini dikarenakan petugas gudang menyesuaikan dengan jumlah

persediaan yang ada di gudang farmasi RS Mulya. Ini sebagaimana

pernyataan informan berikut.

“ kadang obat yang dikeluarin ngga sesuai sama yang diminta. Bisa

lebih banyak atau malah kurang, liat persediaannya dulu kan harus

diimbangin. Tapi tetep ditulis berapa yang dikeluarin kalo ngga

sama ” (GF-1)

3. Kartu induk persediaan

Kartu induk persediaan yang terdapat di gudang farmasi RS

Mulya hanya terdapat pada sistem komputer. Berdasarkan hasil

observasi dan telaah dokumen diketaui bahwa kartu induk

persediaan obat akan terisi secara otomatis saat petugas melakukan

input pada data penerimaan obat. kartu induk persediaan ini akan

diperikasa dan dilaporkan kepada Kepala Instalasi Farmasi setiap

satu minggu sekali dan pada saat akan dilaksanakannya stock

opname gudang farmasi. sebagaimana pernyataan informan berikut.

80

“ ini kartu induk persediaan adanya di sistem aja sih paling dan

langsung connect ke komputer bu vera jadi bisa langsung dicek ”

(GF-1)

4. Kartu stok obat

Kartu stok obat untuk obat-obatan yang ada di gudang farmasi

RS Mulya sudah disediakan oleh pihak RS Mulya. Namun,

berdasarkan hasil wawancara dan observasi kartu stok tersebut tidak

pernah diisi oleh petugas gudang. Kartu stok gudang farmasi hanya

disimpan dalam satu map. Berdasarkan hasil telaah dokumen data-

data yang harus diisi pada kartu stok antara lain data nama instalasi,

nama obat, satuan, distributor, tanggal masuk/keluar barang,

no.faktur (jika barang masuk), tanggal kadaluarsa, jumlah obat

masuk, jumlah obat keluar, sisa dan keterangan.

Kartu stok gudang farmasi ini tidak diisi karena petugas gudang

merasa kesulitan dan merasa tidak memiliki cukup waktu untuk

mengisi kartu stok tersebut. Sebagaimana pernyataan berikut.

“ iya ya ada sih tapi tuh di map aja ngga pernah diisi soalnya aku

ga ada waktu buat ngisinya ketumpuk kerjaan yang lain soalnya ”

(GF-1)

5. Surat bukti barang keluar

Surat bukti barang keluar atau di gudang farmasi RS Mulya

biasa disebut dengan laporan mutasi dibuat oleh petugas gudang

farmasi RS Mulya. Surat bukti barang keluar dibuat setiap hari oleh

81

petugas gudang farmasi setelah adanya permintaan dari unit yang

membutuhkan obat.

“surat bukti barang keluar biasanya isinya nama obat, jumlah yang

dikeluarin sama harga. Itu kan uda ada sistemnya jadi aku tinggal

input terus diprint rangkap 2. Satu buat aku satu buat unit, namanya

mutasi. Diperiksanya harian kalo mutasi gitu sama Kepala Instalasi

Farmasi” (GF-1)

Penginputan data pada surat bukti pengeluaran dilakukan dengan

sistem komputer yang juga langsung teintegrasi dengan sistem

induk persediaan obat. Berdasarkan hasil observasi cara mengisi

surat barang keluar atau laporan mutasi adalah sebagai berikut.

a. Petugas mengisi tanggal barang akan keluar

b. Mengisi kolom gudang tujuan

c. Mengisi nama petugas gudang

d. Mengisi kolom penerima barang

e. Menuliskan nama obat yang dikeluarkan pada kolom productID

f. Mengisi jumlah barang yang dikeluarkan pada kolom quantity

g. Secara otomatis akan tercantum harga satuan pada kolom unit

price dan total harga pada kolom harga

h. Kemudian petugas menncetak data tadi menjadi lembar

rangkap2

i. 1 lembar berwarna putih untuk petugas gudang dan 1 lembar

berwarna merah untuk unit tujuan.

82

j. Kemudian laporan tersebut ditanda tangani oleh petugas gudang

dan penerima barang di tiap unit

6. Dokumen hasil stock opname

Dokumen hasil stock opname terdiri dari laporan hasil stock

opname gudang farmasi RS Mulya didalamnya juga terdapat data

obat kadaluarsa obat hasil stock opname. Laporan stock opname

hanya terdiri dari nama-nama obat yang mengalami selisih pada saat

stock opname. Laporan tersebut terdiri dari beberapa lampiran yaitu

lampiran hasil stock opname (terdiri dari nama obat, total inventory,

jumlah fisik dan selisih), lampiran data obat kadaluarsa (nama obat,

jumlah obat, tanggal kadaluarsa dan harga obat yang kadaluarsa)

dan hasil stock opname (terdiri dari jumlah obat selisih dan total

harga obat yang mengalami selisih). Dokumen tersebut

ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya. Hal ini

didukung oleh pernyataan berikut.

“ laporan ini yang buat aku, biasanya liat dari hasil stok opname

yah, nanti aku liat dulu berapa tuh selisihnya sama obat apa aja

yang selisih diliat berapa harganya. Itu ditulis gitu terus aku ketik

ulang. data obat yang kadaluarsa jumlah sama jenis sama harga

obat dilampirin jadi satu” (GF-2)

Berdasarkan hasil observasi dan telaah dokumen, diketahui

bahwa hanya kartu induk persediaan obat dan buku pengeluaran obat

yang diisin secara rutin oleh petugas. Untuk dokumen hasil laporan stok

83

opnam dibuat secara berkala oleh penanggung jawab gudang farmasi

dalam hal ini adalah kepala instalsi farmasi. Sementara itu untuk buku

harian penerimaan obat, kartu stok obat dan surat bukti barang keluar

tidak diisi secara rutin oleh petugas. Hal ini didukung oleh pernyataan


“…dokumen penerimaan obat itu ngga pernah ya paling setiap hari aku

cuma input aja ke sistem yang otomatis langsung ke kartu induk

persediaan, buku defcta sama surat bukti barang keluar juga pasti

setiap hari diisi tapi kalo stock opname sama laporan faktur bu vera

(Kepala Instalasi Farmasi) yang buat ga tiap hari juga.” (GF-1)

Dokumen-dokumen penyimpanan yang ada dan tersedia saat ini

dirasakan oleh salah satu informan masih belum cukup dalam

menunjang pelaksanaan penyimpanan obat digudang farmasi RS Mulya.

Menurutnya, tetap dibutuhkan kartu stok obat untuk memudahkan dan

menertibkan pencatatan obat. Namun, hambatannya adalah minimnya

jumlah SDM pelaksana gudang dan tidak terbiasanya petugas

menggunakan kartu stok obat menyebabkan petugas merasa kesulitan

dan keberatan jika harus mengisi kartu stok obat. Sementara itu,

informan lainnya menganggap bahwa dokumen yang tersedia saat ini

sudah cukup. Ini sesuai dengan pernyataan informan berikut.

“ udah cukup sih yang ini aja, kalo lebih dari ini aku bisa lebih

keteteran yah mungkin hahaha ” (GF-1)

84

“ ya belum cukup ya menurut aku tetep perlu kartu stock lah karena

biar bisa lebih ketahuan berapa yang masuk sama yang keluar setiap

harinya” (GF-2)

Dalam pelaksanaannya pengisian dokumen-dokumen penyimpanan obat

ini sering mengalami hambatan. Hambatan yang sering terjadi yaitu petugas

terkadang kurang teliti karena terburu-buru dalam mengisi dokumen. Hal

ini dikarenakan petugas gudang memiliki tugas yang cukup banyak dan

tidak hanya bertugas mengurusi penyimpanan obat digudang melainkan

harus membantu pelayanan di instalasi farmasi juga. Ini sebagaimana yang

diungkapkan informan berikut.

“ Aku juga kadang suka buru-buru yang ngisi dokumen-dokumen begituan

karena aku harus handle kerjaan aku yang lain di instalasi farmasi. itu juga

kenapa kalo diminta laporan suka telat telat gitu ya karena kadang aku

suka lama ngerjain dokumennya ” (GF-1)

Berdasarkan hasil tersebut diketahui bahwa dokumen penyimpanan obat

yang disediakan oleh manajemen rumah sakit Mulya belum sesuai dengan

pedoman yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan

tahun 2010, dan pada pelaksanaannya masih ada dokumen yang tidak diisi

dengan baik oleh petugas gudang farmasi dan dokumen yang ada saat ini

masih dianggap kurang cukup lengkap oleh Kepala Instalasi Farmasi.

Karena seharusnya petugas gudang mengisi dokumen kartu stok dan

dokumen lainnya dengan baik dan benar.

85

5.3.5 Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat

Sarana dan prasarana penyimpanan juga merupkan salah satu

input yang mendukung kelancaran kegiatan penyimpanan obat di

gudang faramasi. Sarana penyimpanan obat yang disediakan oleh

manajemen RS Mulya berdasarkan observasi terdiri dari satu ruangan

gudang yang berukuran 3,49 x 2,47 m2 dengan kelengkapan sebagai

berikut.

a. Gudang memiliki pintu dan jendela, meskipun jendela pada

gudang sama sekali tidak dapat terbuka dan belum dilengkapi

dengan teralis. Namun, lantai gudang juga sudah diberi keramik.

Gudang jenis ini termasuk kedalam jenis gudang tertutup.

b. Pintu yang memiliki kunci ganda

c. Meja kerja petugas disertai kursinya (diatasnya terdapat

komputer, telpon, printer dan ATK)

d. Pendingin ruangan/AC untuk mengatur suhu ruangan, meskipun

demikian AC yang terdapat digudang farmasi saat itu dalam

keadaan bocor sehingga membasahi lemari obat hingga

mengenai obat-obatannya.

e. Tidak ada pemisahan antara ruang penyimpanan obat dengan

ruang penyimpanan alat kesehatan. Petugas gudang sering

memeriksa suhu udara di ruangan tersebut sesuai dengan suhu

udara penyimpanan yang dibutuhkan oleh setiap jenis obat.

sarana yang terdapat di gudang ini seperti yang diungkapkan

informan berikut.

86

“ Sarana penyimpanan paling hanya ada gudang farmasi, tapi ya belum

ada ruangan petugas gudangnya semuanya masih menyatu. …udah ada

AC nya juga dilengkapi sama kunci. Tapi buat jendela emang kita ngga

pernah buka dan ga bisa dibuka juga yah” (GF-1)

Selain sarana penyimpanan obat juga terdapat prasarana

penyimpanan obat yang disediakan oleh RS Mulya untuk menunjang

kegiatan penyimpanan obat. terdapat pula sarana dan prasarana

keamanan gudang yang dimiliki dan disediakan oleh RS Mulya.

Prasarana yang disediakan untuk penyimpanan obat di gudang

farmasi RS Mulya terdiri dari empat buah lemari penyimpanan yaitu

dua buah lemari kayu dan dua buah lemari/rak besi serta lemari

penyimpanan obat psikotropika dan narkotika. Selain rak/lemari

penyimpanan juga sudah disediakan kartu stok obat, namun kartu stok

obat ini tidak pernah diisi oleh petugas gudang farmasi. Untuk prasarana

tambahan seperti pallet, alat bantu untuk mengambil obat yang letaknya

tinggi, trolley, termometer ruangan dan alat pemadam ringan belum

tersedia di gudang farmasi rumah sakit ini. Namun, menurut salah satu

informan pallet sudah tersedia di gudang farmasi rumah sakit ini, tetapi

pada saat observasi peneliti sama sekali tidak menemukan pallet.

Berikut adalah pernyataan informan berkaitan dengan ketersediaan

prasarana penyimpanan obat.

“..terdiri dari lemari sama kulkas yang hanya segitu yah tapi kita ada

pallet ya kan itu harus punya buat dilantai” (GF-2)

87

Sejauh ini sarana dan prasarana penyimpanan obat yang

disediakan oleh RS Mulya dianggap masih belum mencukupi kebutuhan

penyimpanan. Sarana dan prasarana yang disediakan masih minim

sehingga menghambat petugas dalam melakukan penyimpanan obat. Ini

sebagaimana pendapat yang diungkapkan informan berikut.

“ Kurang yah ya meskipun masih bagus lemarinya, kalo aku sih maunya

per-lemari gitu. Kalo di sini kan yah meskipun aku udah urutin udah aku

pisahin gitu ya tetep aja ujung-ujungnya jadi satu lagi “ (GF-1)

Hambatan yang terjadi misalnya adalah sulitnya petugas melakukan

pengelompokkan jenis obat, hal ini dikarenakan jumlah lemari obat yang

disediakan masih kurang. Ini menyebabkan petugas seringkali kebingungan

mencari obat di lemari jika ada permintaan obat dari unit lain. Sebagaimana


“ Karena sarana dan prasarananya yang hanya terdiri dari lemari yang

hanya segitu yah jadi penyimpanan dan pengaturan obatnya itu loh jadi ga

bisa diatur dan dipisahkan jenisnya, jangankan jenis dinamain aja susah ya

hahaha ya jadi satu lemari buat berbagai macam item deh. kemudian

keadaan gudangnya juga yang sangat minimalis sekali juga membuat

barang yang disimpan itu jadi tidak bisa banyak ” (GF-2)

Sarana dan prasarana yang tersedia di gudang farmasi masih belum

sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh Pedoman penyimpanan milik

Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Sarana dan

prasarana yang tersedia masih sangat minim dan membuat petugas

88

mengalami beberapa masalah dalam melakukan penyimpanan obat, seperti

sulitnya meletakkan obat dengan sistem FIFO/FEFO dan sulitnya

melakukan pemisahan obat berdasarkan sediaannya.

5.4 Proses Penyimpanan Obat

Proses penyimpanan obat di gudang farmasi terdiri dari beberapa

tahapan mulai dari proses penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran obat,

stock opname obat dan pencatatan dan pelaporan.

5.4.1 Penerimaan Obat

Di rumah sakit Mulya proses penerimaan dan pemeriksaan obat

yang baru datang dari distributor obat dilakukan di gudang farmasi RS

Mulya. Berdasarkan standar prosedur operasional penerimaan obat RS

Mulya, penerimaan dan pemeriksaan obat-obatan yang baru datang dari

distributor merupakan tugas petugas gudang farmasi. Jika petugas

gudang farmasi tersebut tidak dapat menerima atau tidak hadir maka

penerimaan obat seharusnya dilakukan oleh bagian Purchasing RS

Mulya. Namun kenyataannya bila petugas gudang tidak ada yang

menerima dan memeriksa obat adalah petugas instalasi farmasi. Hal ini

sesuai dengan pernyataan berikut.

“ Itu petugas gudang farmasinya aja yah, kalo petugas gudang ngga

ada harusnya sih bagian purchasing yang terima karena mereka yang

tau obat apa aja yang mereka pesen dan yang datang. “ (GF-2)

89

Adapun kegiatan penerimaan obat yang dilakukan oleh petugas

gudang berdasarkan hasil observasi peneliti sebagai berikut.

1. Penerimaan barang dari supplier perusahaan farmasi dilakukan

melalui unit gudang farmasi Rumah Sakit Mulya dan hanya boleh

diterima oleh petugas gudang farmasi.

2. Supplier perusahaan farmasi datang ke gudang farmasi RS Mulya

dengan membawa faktur pembelian atau Purchase Order.

3. Petugas gudang akan menyesuaikan dan melakukan pemeriksaan

terhadap Faktur yang dibawa oleh supplier kemudian disesuaikan

antara daftar barang di fatur dengan barang yang datang.

4. Setelah itu petugas gudang mecocokkan antara barang yang datang,

faktur dengan barang yang ditulis pada Surat Pemesanan.

Pemeriksaan dilakukan terhadap banyaknya obat pesanan (kuantiti)

dan jenis obat yang dipesan.

5. Jika semua sudah sesuai, petugas gudang akan menandatangi dan

memberikan cap pada faktur.

6. Petugas gudang akan memberikan surat pesanan berwarna putih

kepada petugas ditributor dan petugas distributor akan memberikan

copy-an kertas faktur berwana kuning dan merah kepada petugas

gudang.

7. Petugas menginput data obat yang datang pada sistem komputer

yang bernama purcahse order. Data yang diinput antara lain :

a. Nama distributor obat

b. Nama penerima obat di gudang farmasi

c. Tanggal pemesanan obat (tercantum pada surat pemesanan)

90

d. Tanggal penerimaan obat

e. Nama obat yang datang

f. Jumlah obat yang datang

g. Harga obat yang datang

h. Discount/potongan harga (jika ada)

i. Total harga per obat

j. Total harga keseluruhan obat

8. Petugas gudang farmasi kemudian akan melakukan memperbarui

data obat yang datang pada kartu induk persediaan (inventory stok)

pada sistem komputer gudang farmasi dengan cara menceklis kotak

add inventory. Secara otomatis akan bertambah data persediaan di

kartu induk persediaan.

9. Terakhir petugas akan mencetak data yang diinput tadi dalam

bentuk selembar kertas rangkap 2 dan disatukan dengan faktur

pembelian serta surat pemesanan warna kuning dan merah milik

petugas gudang farmasi.

Setelah petugas melakukan kegiatan diatas, seharusnya petugas

melakukan pencatatan obat dan faktur yang datang tersebut pada buku

penerimaan obat, namun petugas tidak melakukannya. Hal ini terjadi

karena petugas gudang merasa tidak memiliki cukup waktu untuk

melakukan pengisian pada buku penerimaan tersebut akibat banyaknya

pekerjaan lain yang harus dikerjakan oleh petugas.

91

“ harusnya setelah itu isi buku penerimaan obat gitu, nyatet tanggal

datang obat, distributor, nomor faktur sama total fakturnya tapi akunya

ga sempet hehe ” (GF-1)

Selain itu, terdapat hambatan yang mengganggu pekerjaan

petugas gudang farmasi yaitu jam datang distributor obat yang

terkadang tidak sesuai dengan jam yang sudah ditentukan oleh petugas

gudang farmasi. Jadi terkadang saat distributor datang tidak jelas siapa

yang bertanggung jawab menerima obat. Ini didukung oleh pernyataan

salah satu informan sebagai berikut.

“ Hambatannya ya paling sih kalo akunya ngga ada, suka bingung

siapa yang harus nerima barangnya, aku kan maunya jelas misalnya

aku ngga ada siapa gitu yang nerima jadi kalo ada apa-apa gampang

aku nyari taunya.” (GF-1)

Dari sini terlihat bahwa kegitan penerimaan obat yang dilakukan

oleh petugas gudang farmasi masih belum sesuai dengan ketentuan yang

ditetapkan dalam pedoman penyimpanan obat milik Dirjend Bina

Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Dalam pedoman tersebut

disebutkan bahwa salah satu kegiatan yang harus dilakukan saat

menerima obat adalah memeriksa tanggal kadaluarsa obat dan segera

melakukan pencatatan, tujuannya adalah agar obat terhindar dari

kadaluarsa dan kerugian akibat kesalahan pencatatan obat datang oleh

petugas gudang.

92

5.4.2 Pengaturan Tata Letak Ruang dan Pengaturan Penyimpanan Obat

Rak-rak dan lemari penyimpanan di gudang farmasi rumah sakit

Mulya disusun membentuk satu garis lurus dan tidak terdapat banyak

sekat di ruangan tersebut. Namun, di lorong antara satu rak dengan rak

lainnya terdapat banyak obat-obatan dan alat kesehatan yang diletakkan

didalam kardus dan bertumpuk dilantai. Suhu udara di dalam gudang

farmasi pun sudah selalu diatur meskipun terkadang tidak stabil, akibat

AC yang rusak. Pada saat observasi peneliti menemukan serangga yang

berasal dari selokan yang berada tepat dibawah lantai gudang farmasi.

Obat-obatan yang disusun di dalam lemari penyimpanan obat

pun belum diberikan label nama dan di susun berdasarkan alfabetis.

Selain belum dilakukan penyusunan secara alfabetis penyusunan obat

yang dilakukan di gudang farmasi rumah sakit Mulya belum

menggunakan sistem FIFO dan FEFO. Pemisahan jenis sediaan

obatnya pun belum dilakukan. Namun ini bertolak belakang dengan

pernyataan informan yang menyebutkan bahwa petugas sudanh

melakukan penyimpanan menggunakan sistem FIFO dan FEFO.

Sebagaimana pernyataan informan berikut.

“ semua aku yang lakuin.. …kaya yang biasanya aja palingan FIFO

sama FEFO aja sih. …terus yang tablet ya ditaruh dilemari yang itu

bareng sama tablet yang lain, ya bareng sama injeksi juga sih hahaha

terus yang sirup di lemari itu khusus sirup sama infusan deh. Kalo yang

kaya salep, obat mata gitu-gitu aku taruhnya didepan sini aja. “ (GF-1)

93

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti

diketahui bahwa proses penyusunan obat yang dilakukan oleh petugas

obat adalah sebagai berikut.

a. Setelah obat datang petugas gudang farmasi tidak langsung

menyusun obat-obat tersebut di rak penyimpanan. Terkadang

penyusunan tertunda hingga petugas menyelesaikan pekerjaannya.

b. Pada saat penyusunan obat, petugas gudang farmasi menyusun obat-

obat pada rak-rak yang masih kosong saja karena belum ada

penamaan pada rak-rak obatnya. Jika masih ada obat yang tersisa

sebelumnya, petugas meletakan obat tersebut bersamaan dengan

obat yang tersisa. Obat yang baru datang diletakkan didepan obat

yang sudah ada sebelumnya.

c. Obat-obatan jenis sirup dan infus diletakkan bersamaan pada satu

rak yang berisi sirup dan botol infus.

d. Obat-obatan tablet dan injeksi diletakkan bersamaan dalam satu rak

penyimpanan

e. Sementara untuk obat jenis salep/cream, obat tetes, bedak, obat

berbentuk supp diletakkan dalam satu lemari yang sama

Untuk obat-obatan jenis narkotika dan psikotropika

penyimpanan dilakukan dilemari terpisah, yaitu lemari khusus obat

narkotik dan psikotropika yang dilengkapi dengan kunci. Obat-obatan

narkotik dan psikotropik yang baru datang diletakkan didepan obat yang

sudah ada kemudian dicatatan jumlah obat yang masuk di kartu stok.

94

Pada lemari penyimpanannya juga belum dilengkapi dengan penamaan

dan pemisahan sesuai dengan jenis obatnya.

“…kalau untuk psikotropika dan narkotika sudah mulai dibiasakan

untuk ditulis dikartu stock karena kita banyak kecolongan dan memang

karena tidak terlalu banyak jenisnya dan lemarinya terpisah jadi lebih

mudah” (GF-2)

Namun untuk obat-obatan selain jenis psikotropika dan

narkotika petugas tidak melakukan pencatatan pada kartu stok,

meskipun ternyata kartu stok sudah disediakan oleh pihak rumah sakit

Mulya. Kartu stok yang sudah disediakan tersebut hanya disimpan

dalam satu map oleh petugas gudang dan belum diisi sama sekali. Hal

ini terjadi karena petugas gudang farmasi merasa kesulitan jika harus

mengisi kartu stok obat. Ini didukung oleh pernyataan sebagai berikut.

“ kita juga sebenernya udah ada kartu stok obat buat gudang ya tapi

ngga berjalan karena memang petugasnya juga tidak terbiasa untuk

mengisi kartu stok seperti itu jadi yang sejauh ini berjalan hanya kartu

stok narkotika dan psikotropika saja ” (GF-2)

Minimnya jumlah lemari dan rak penyimpanan yang disediakan

di gudang farmasi rumah sakit Mulya juga menjadi hambatan bagi

petugas gudang dalam penyusunan obat-obatan di gudang farmasi. Ini

sebagaimana pendapat yang diungkapkan oleh informan berikut.

95

“ Masalahnya lemarinya juga cuma segitu aja jadinya ya susah kalo

mau disusun dipisahin gitu. Ya jadi aku susun semuatnya aja deh ”

(GF-1)

Pengaturan penyimpanan obat di gudang farmasi rumah sakit ini

juga masih belum sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang

ditetapkan oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun

2010 yang menyebutkan bahwa pengaturan penyimpanan obat di

gudang farmasi harus menggunakan sistem FIFO/FEFO, dipisahkan

berdasarkan jenis sediaan dan disusun berdasarkan abjad. Tujuannya

adalah menjaga mutu dari obat-obatan yang disimpan di gudang dan

menghindari kerugian akibat obat kadaluarsa.

5.4.3 Pengeluaran Obat

Pengeluaran obat dari gudang farmasi akan dilakukan oleh

petugas gudang farmasi apabila ada permintaan dari unit-unit lain yang

membutuhkan obat tersebut. Seperti pernyataan berikut.

“ yang keluarin tetep petugas gudang karena semua harus melalui

pendataan petugas gudang “ (GF-2)

Kegiatan pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas gudang

farmasi rumah sakit Mulya berdasarkan hasil observasi dan wawancara

adalah sebagai berikut.

1. Unit mengajukan permintaan obat ke Gudang Farmasi dengan mengisi

Surat Pemesanan (SP) Unit atau buku defecta (bagi unit Apotek)

96

2. Surat pesanan dari unit akan diterima dan diperiksa oleh petugas gudang

farmasi. Petugas gudang akan memeriksa nama petugas yang melakukan

permintaan, unit yang melakukan permintaan, jenis/nama obat yang

diminta dan jumlah permintaannya kemudian petugas gudang mencatat

permintaan tersebut pada buku permintaan unit. Namun, untuk unit Apotik

karena permintaannya tidak menggunakan surat pesanan unit maka

petugas tidak lagi melakukan pencatatan pada buku permintaan, hanya

memeriksa jenis obat yang diminta dan jumlah obat yang diminta saja.

3. Setelah memeriksa permintaan unit, petugas gudang farmasi akan

memeriksa jumlah stok obat di komputer dan stok fisik di gudang farmasi.

4. Jika jumlah stok fisik obat mencukupi permintaan, petugas gudang

akan mempersiapkan obat yang diminta oleh unit. Kemudian

mengemasnya dalam kardus atau plastik. Namun, jika stok obat

tidak ada atau tidak mencukupi, petugas gudang akan melakukan

konfirmasi kepada unit yang meminta barang.

5. Petugas akan menginput permintaan unit tersebut ke dalam laporan

mutasi obat pada sistem komputer. Adapun data yang diisi pada

laporan mutasi antara lain :

a. Tanggal permintaan

b. Unit yang melakukan permintaan

c. Nama petugas gudang

d. Nama obat yang diminta

e. Jumlah obat yang diminta

6. Petugas mencetak laporan mutasi tersebut sebanyak 2 rangkap

(kertas putih untuk petugas dan merah untuk unit) kemudian di

tanda tangani oleh petugas gudang.

97

7. Petugas akan menghubungi unit yang melakukan permintaan untuk

mengambil barang. Pada saat pengambilan petugas unit harus tanda

tangan pada laporan mutasi dan surat permintaan. Kemudian

petugas gudang menyerahkan surat permintaan berwarna merah dan

laporan mutasi berwana merah ke unit tersebut.

Kegiatan pengeluaran obat dari gudang farmasi RS Mulya

seringkali mengalami hambatan. Hambatan yang dialami tersebut

misalnya adalah ketika petugas gudang farmasi sedang tidak bekerja

atau tidak diruangan sementara ada unit yang sangat membutuhkan obat

dari gudang farmasi. Biasanya petugas unit akan masuk ke gudang

farmasi dengan kunci cadangan dan mengambil obat dari gudang

farmasi tanpa mencatat di buku permintaan atau tanpa melakukan

konfirmasi kepada petugas gudang. Ini seringkali membuat petugas

gudang kebingungan ketika mengetahui stok di komputer tidak sama

dengan stok fisik obat di gudang farmasi. Hal ini sebagaimana


“ Hambatannya waktu aku libur atau aku udah pulang kan suka tuh ya

ada permintaan obat. karena ada kunci ganda yang ditinggal di apotek

jadi petugas apotek suka ada yang ambil obat langsung ke gudang

tanpa laporan ke aku dan tanpa mencatat apapun jadi aku bingung pas

pendataannya suka ada yang lebih atau kurang gitu” (GF-1)

Kegiatan pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas gudang

farmasi rumah sakit Mulya masih belum sesuai dengan pedoman

penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat

98

Kesehatan tahun 2010. Dalam pedoman tersebut disebutkan bahwa

pengeluaran obat harus memperhatikan sistem FIFO/FEFO. Selain itu,

pencatatan saat pengeluaran juga harus dilakukan dengan baik untuk

menghindari terjadinya kerugian dan kehilangan akibat orang yang

tidak bertanggung jawab.

5.4.4 Stock Opname

Stock opname merupakan kegiatan pemeriksaan jumlah obat

yang ada di gudang (fisik) dengan pendataan di komputer dilakukan

untuk menjamin kualitas, kuantitas dan terhindar dari kerusakan dan

kadaluarsa. Berdasarkan hasil telaah dokumen diketahui bahwa stock

opname yang dilakukan di gudang farmasi rumah sakit Mulya dibagi

menjadi 2 yaitu Stock opname random dan stock opname secara

keseluruhan. Hal ini didukung oleh pernyataan informan sebagai

berikut.

“ Kalau stock opname itu kan kita mencocokkan ya antara jumlah fisik

obat nih yang ada digudang tu berapa jumlahnya sama yang ada di

sistem atau datanya petugas gudang itu. Kita lihat tu yah sesuai atau

enggak. Kalo sampai ada yang ngga sama ya kita suruh analisis tu

sama mereka kenapa bisa ngga sama begitu kan seharusnya sama

dong” (GF-3)

Kegiatan yang dilakukan pada saat stock opname berdasarkan

hasil observasi dan wawancara serta telaah dokumen terdiri dari :

99

1. Pencetakan data jumlah persediaan obat dari sistem komputer

menjadi bentuk print out. Print out terdiri dari beberapa kolom

antara lain :

a. Kolom nama obat

b. Kolom jumlah obat

c. Kolom jumlah fisik (diisi oleh bagian keuangan saat

pemeriksaan)

d. Kolom selisih

e. Kolom harga satuan

f. Kolom total harga ( jumlah selisih x harga satuan obat )

2. Print out jumlah persediaan obat tersebut kemudian diserahkan

ke petugas bagian keuangan yang bertugas melakukan stock

opname pada saat itu.

3. Petugas keuangan akan melakukan pengecekan pada setiap item

obat yang tertera pada print out data dan mencocokan jumlah

fisiknya. Petugas keuangan akan didampingi oleh Kepala

Instalasi Farmasi dan Petugas Gudang Farmasi RS Mulya.

4. Apabila jumlahnya sesuai maka akan diberikan tanda ceklis (√).

Bila tidak sesuai maka pada kolom jumlah fisik di print out data

akan ditulis jumlah fisik yang ada saat itu di gudang.

5. Setelah selesai mencocokkan seluruh jenis obat yang ada,

petugas keuangan akan memberikan kertas print out data tadi ke


100

6. Selanjutnya, petugas gudang akan menghitung selisih obat yang

tidak sesuai jumlahnya dan menuliskannya pada kolom selisih

obat.

7. Setelah itu, petugas gudang mengisi harga masing-masing obat

yang mengalami selisih tersebut dan menjumlahkan total

kerugian akibat selisih.

8. Kemudian petugas gudang bersama dengan Kepala Instalasi

Farmasi melakukan analisis penyebab selisihnya.

9. Jika sudah diketahui penyebab selisihnya petugas gudang akan

membuat laporan stock opname tersebut dan menyerahkan

kepada Kepala Divisi Pelayanan RS Mulya untuk diperiksa dan

di tanda tangani.

10. Laporan stok opname dibuat rangkap 2. Satu rangkap untuk

arsip instalasi farmasi dan satu rangkap untuk diberikan kepada

bagian keuangan.

Kegiatan stock opname random dilakukan secara berkala oleh

petugas keuangan, di dampingi oleh Kepala Instalasi Farmasi dan

petugas gudang farmasi. Stock opname random biasanya dilakukan

setiap satu bulan sekali. Sedangkan stock opname keseluruhan

dijadwalkan setiap 2 bulan sekali. Namun, pada pelaksanaannya

seringkali lebih dari 2 bulan atau menunggu surat edaran dari direktur

RS Mulya. Sebagaimana pernyataan informan berikut.

101

“ …..biasanya bagian keuangan tapi nanti kita juga rolling siapa yang

harus stock opname disana terus juga harus ada kepala instalsi

farmasinya sama petugas gudangnya itu. Kalo kita 3 bulan sekali untuk

keseluruhan gudang tapi untuk yang sampel random itu sebulan sekali ”

(GF-3)

Hal tersebut tidak sesuai dengan pedoman penyimpanan obat

yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun

2010, yang menyebutkan bahwa stock opname minimal perlu dilakukan

untuk menjaga kesesuaian antara jumlah obat dengan pencatatan setiap

3 bulan sekali secara rutin. Stock opname ini dilakukan tanpa perlu

menunggu perintah siapapun dan harus rutin dilaksanakan oleh

penanggung jawab stock opname gudang farmasi.

5.4.5 Pelaporan Dokumen Penyimpanan

Pelaporan dokumen-dokumen penyimpanan dilakukan untuk

mengetahui sejauhmana pelaksanaan penyimpanan obat yang dilakukan

di gudang farmasi. Pelaporan setiap dokumen penyimpanan dilakukan

secara berkala sesuai dengan jenis dokumen penyimpanan, seperti pada

tabel berikut.

102

Tabel 5.2

Pelaporan Dokumen Penyimpanan Obat Gudang Farmasi RS Mulya

(

Sumber : observasi, telaah dokumen dan wawancara peneliti )

Pada pelaksanaannya pelaporan terhadap dokumen-dokumen

tersebut terkadang dilakukan petugas secara tidak tepat waktu. Ini

disebabkan petugas pembuat laporan terkadang tidak memiliki waktu

yang cukup untuk membuat laporan karena harus menyelesaikan

pekerjaannya yang menumpuk. terlambatnya pelaporan dokumen

menyebabkan pendataan terhambat. Ini sebagaimana pernyataan yang

disebutkan informan berikut.

“ Untuk dokumen penerimaan yang sama faktur, laporan mutasi sama

buku defecta atau buku-buku permintaan itu aku (petugas gudang)

harus laporin setiap hari ke Kepala Instalasi Farmasi. Tapi kalo kartu

stok induk diperiksanya per minggu aja. Nah kalo stock opname sama

NO. Dokumen Dibuat oleh Pelaporan Dilaporkan Kepada

1. Dokumen Harian

Penerimaan Obat

Petugas

Gudang Setiap Hari Kepala Instalasi Farmasi

2.

Buku Harian

Pengeluaran Obat /

Buku Defecta

Petugas


3. Kartu Induk

Persediaan

Petugas

Gudang Setiap Minggu Kepala Instalasi Farmasi

4.

Surat Bukti Barang

Keluar / Laporan

Mutasi

Petugas


5. Laporan Hasil Stock

Opnam

Kepala

Instalasi

Farmasi

Setelah

Pelaksanaan

Stock Opname

Kepala Divisi Pelayanan RS

Bagian Keuangan

Direktur RS Mulya

103

laporan faktur yang buat kepala instalasi farmasi. Laporan stok

opnamenya itu dilaporin abis stok opname Cuma aku ngga tau ke siapa,

yang faktur sebulan sekali pas akhir bulan ” (GF-1)

“ yang aku buat kan laporan stok opname itu setiap abis kegiatan stok

opname biasanya seminggu sampai sebulan setelah stok opname

dilaporin ke kadiv pelayanan sama ke bagian keuangan terus ke

direktur RS ” (GF-2)

Pelaporan dokumen-dokumen penyimpanan obat yang dilakukan oleh

petugas gudang farmasi rumah sakit Mulya sudah sesuai dengan pedoman


Kesehatan tahun 2010. Pelaporan semua dokumen sudah dilakukan secara

berkala, meskipun pada pelaksanaannya terkadang masih ada pelaporan

dokumen yang tidak tepat waktu.

5.5 Kesesuaian Jumlah Stock Obat (Pencatatan dengan Stock Fisik)

Hasil observasi dan telaah dokumen mendapati bahwa dari 52 jenis obat

fast moving terdapat 12 jenis obat atau sebesar 23% yang tidak sesuai jumlah

fisiknya di gudang farmasi dengan pencatatannya. Sebagaimana yang dapat

dilihat pada tabel 5.3 berikut.

104

Tabel 5.3

Daftar Obat yang Tidak Sesuai Jumlah dengan Pencatatan

No. Nama Obat Jumlah Stok

Gudang

Jumlah Stok

Komputer

1. Benutrion Ev. Infus 12 Botol 16 Botol

2. Sanmol Infus 28 Botol 29 Botol

3. Sanmol Tablet 0 Botol 100 Botol

4. Imboost Force Tablet 30 Tablet 0 Tablet

5. Omeprazole 0 Tablet 150 Tablet

6. Lansoprazole 0 Tablet -150 Tablet

7. Provital 0 Tablet -50 Tablet

8. Acran 300 Tablet 60 Tablet 90 Tablet

9. Lameson 8 Tablet 0 Tablet 100 Tablet

10. Lameson 16 Tablet 0 Tablet 100 Tablet

11. Ondansetron Injeksi 90 Ampul 0 Ampul

12. L-Zinc Sirup 0 Botol -1 Botol

(Sumber : Observasi Peneliti)

Ketidaksesuaian antara jumlah obat yang ada pada gudang dengan

jumlah obat pada pencatatan biasanya disebabkan karena terkadang pada saat

pengeluaran obat ada obat-obatan yang tidak tercatat saat keluar atau pada saat

penerimaan obat petugas tidak langsung menginput data pemasukan obat pada

sistem komputer dan kemudian obat tersebut sudah langsung diambil atau

digunakan sehingga obat masuk dan keluar tidak tercatat. Ini sesuai dengan

pernyataan berikut.

“ itu biasanya kalo ngga sama tu ya apa si petugas tu ngga nyatetin tu apa aja

yang keluar obatnya, atau pas ada obat dateng nih si petugas kesibukan jadi

lupa inputin datanya atau bisa juga adabarang yang bukan milik gudang

105

barang contoh misalnya eh masuk di taruh dilemari bareng sama barang

gudang ya jadi rancu pencatatannya. Harusnya petugasnya kan bisa lebih teliti

dan tidak ceroboh kalau bekerja seperti itu jadi kita juga bisa dapet hasil nya

pasti.” (GF-3)

Hasil kesesuaian antara stok fisik obat dengan pencatatan obat fast

moving masih belum sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh Depkes dan

pedoman penyimpanan obat Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan,

yang menyebutkan bahwa standar kesesuaian obat haruslah berjumlah 100 %.

Sementara itu, di rumah sakit Mulya nilai kesesuaian antara stok fisik obat

dengan pencatatan hanya berjumlah 77% karena 23% obat fast moving

masih belum sesuai antara pencatatan dan stok fisiknya.

5.6 Obat Kadaluarsa dan Rusak di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya

Pendataan pada obat-obatan yang sudah kadaluarsa dan rusak belum

dilakukan dengan baik oleh petugas gudang. Obat-obatan yang kadaluarsa

hanya akan didata setelah kegiatan stock opname gudang berlangsung.

Pendataan akan dilakukan oleh Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya dan akan

dilaporkan bersama laporan stock opname gudang farmasi. Sebagaimana

pernyataan informan berikut.

“…aku juga males meriksa obat yang ED gitu karena letak obatnya ga

beraturan kan kalo ngecek satu-satu lama” (GF-1)

Dari hasil telaah dokumen diketahui bahwa total keseluruhan obat yang

terdapat di gudang farmasi adalah sebanyak 1032 jenis obat. Dari 1032 jenis

obat tersebut ditemukan sebanyak 23 jenis obat-obatan yang sudah kadaluarsa

106

digudang farmasi dan 2 obat dalam keadaan rusak. Atau sebanyak 2,2 % obat

dalam keadaan kadaluarsa dan rusak. Kerugian yang diterima rumah sakit

Mulya akibat obat-obatan yang rusak dan kadaluarsa tersebut adalah sebesar

5.651.633 rupiah.

Jumlah ini masih belum sesuai dengan standar yang dibuat oleh Depkes

RI dan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian

dan Alat Kesehatan tahun 2010, yang menyebutkan bahwa jumlah obat

kadaluarsa dan rusak di gudang penyimpanan haruslah berjumlah 0% atau tidak

ada sama sekali. Hal ini dikarenakan bahwa adanya obat kadaluarsa dan rusak

di suatu tempat penyimpanan merupakan indikasi dari permasalahan

penyimpanan obat dan kerugian akibat penyimpanan obat yang salah.

5.7 Stock Mati (Death Stock) Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya

Hasil observasi dan wawancara peneliti menunjukkan bahwa stock mati

atau persediaan obat yang tidak mengalami transaksi selama 3 bulan atau lebih

yang ada di gudang farmasi rumah sakit Mulya terdiri dari 14 jenis obat dari

1032 jenis obat yang ada di gudang farmasi rumah sakit tersebut. Persentase

death stock adalah sebesar 1,36 %. Jenis obat yang mengalami death stock

kebanyakan adalah jenis obat infus.

Death stock atau persediaan obat mati terjadi di gudang farmaasi rumah

sakit Mulya biasanya disebabkan oleh trend penyakit yang sedang terjadi pada

saat itu yang menyebabkan pemakaian terhadap obat tersebut menjadi

menurun. Atau disebabkan oleh dokter yang sudah tidak menggunakan obat

tersebut lagi karena kontrak dengan perusahaan obat sudah habis atau dokter

107

sudah mengganti jenis obat yang digunakan. Ini didukung oleh pernyataan


“ biasanya kalo ngga dipake lagi itu karena bermasalah, ya sama dokter atau

perusahaan obat. misalnya kontrak dokter sama perusahaannya udah ngga

diperpanjang. Atau ya karena trend penyakitnya aja jadi obatnya belum

dipake-pake lagi” (GF-1)

Angka obat death stock yang terdapat di gudang farmasi rumah sakit

Mulya juga masih belum sesuai dengan standar death stock yang diperbolehkan

oleh Depkes RI dalam pedoman penyimpanan obat Dirjend Bina Kefarmasian

dan Alat Kesehatan tahun 2010, yang menyebutkan bahwa standar obat death

stock yang diperbolehkan adalah 0% atau 1% saja. Namun di gudang farmasi

rumah sakit ini jumlah obat death stock mencapai 1,36%.

5.8 Kesesuaian Pengeluaran Obat ( FIFO dan FEFO)

Pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi rumah

sakit Mulya masih belum memperhatikan sistem FIFO (First In First Out) dan

juga FEFO (First Expierd First Out). Penyusunan obatnya pun belum

menggunaan sistem FIFO ataupun FEFO. Berdasarkan hasil observasi

diketahui bahwa setiap melakukan pengeluaran obat, petugas gudang tidak

memperhatikan obat mana yang mendekati tanggal kadaluarsa dan obat yang

lebih dulu disimpan. Petugas gudang hanya langsung mengambil obat yang

paling atas atau paling depan.

Meskipun dalam standar prosedur operasional sudah dijelaskan bahwa

sistem penyimpanan obat harus memperhatikan sistem FIFO dan FEFO namun

108

petugas tidak melaksanakannya. Hal ini dikarenakan petugas menganggap

semua obat yang datang dari distributor memiliki tanggal kadaluarsa yang sama

karena jarak pemesanan obat dan obat yang datang tidak terlalu lama. Ini

didukung oleh pernyataan informan sebagai berikut.

“…semuanya kan sama aja, kita mesen obatnya juga ga lama jaraknya.

Datengnya juga ga beda lama sih jadi pasti tanggal ED nya sama aja. Jadi

mau pake FIFO FEFO atau ngga ya sama aja ” (GF-1)

Sistem pengeluaran ini masih belum sesuai dengan pedoman


Kesehatan tahun 2010 yang menyebutkan bahwa dalam proses pengeluaran

obat dari gudang farmasi atau gudang obat harus memperhatikan sistem

FIFO/FEFO. Tujuannya adalah untuk mencegah adanya obat kadaluarsa dan

rusak serta menghindari kerugian akibat obat rusak dan kadaluarsa.

109

BAB VI

PEMBAHASAN

6.1 Keterbatasan Penelitian

Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode kualitatif

deskriptif. Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan

wawancara, observasi dan telaah dokumen. Adapun keterbatasan dalam

penelitian yang dilakukan tentang sistem penyimpanan di rumah sakit Mulya

tahun 2014 antara lain :

1. Pada kegiatan observasi terhadap stock opname obat di gudang farmasi,

peneliti hanya melakukan observasi pada kegiatan stock opname obat secara

random di gudang farmasi bukan stock opname obat secara keseluruhan di

ruang gudang farmasi. Hal ini dikarenakan mundurnya jadwal stock opname

di gudang farmasi yang dilakukan oleh petugas rumah sakit Mulya tersebut.

Ini menyebabkan peneliti tidak dapat melihat secara mendetil bagaimana

kegiatan stock opname obat di gudang farmasi secara keseluruhan.

2. Perhitungan nilai TOR (turn over ratio) atau perputaran modal selama satu

tahun sebagai salah satu cara menilai sistem penyimpanan obat tidak dapat

dilakukan oleh peneliti. Hal ini dikarenakan peneliti tidak mendapatkan izin

untuk mengakses data dari manajemen rumah sakit Mulya. Sehingga

penilaian efisiensi dan mutu dari sistem penyimpanan dilakukan hanya

dengan melihat kesesuaian jumlah stock obat, stock mati, jumlah barang

kadaluarsa dan rusak dan kesesuaian sistem pengeluaran (FIFO dan FEFO).

110

6.2 Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit

Penyimpanan merupakan salah satu kegiatan yang terdapat dalam siklus

manajemen logistik. Penyimpanan dianggap sebagai jantung dari siklus

manajemen logistik, hal ini dikarenakan penyimpanan yang menentukan

keberhasilan dan kelancaran distribusi atau penyaluran barang dari satu unit ke

unit lainnya (Istinganah, 2006). Di rumah sakit, penyimpanan obat merupakan

salah satu bagian dari siklus manajemen farmasi. Kegiatan penyimpanan obat di

rumah sakit menjadi tanggung jawab instalasi farmasi rumah sakit (Kepmenkes,

2004).

Di rumah sakit Mulya penyimpanan obat dilakukan di gudang farmasi

rumah sakit Mulya, yang merupakan sub-unit dari Instalasi Farmasi Rumah

Sakit Mulya. Kegiatan penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi

rumah sakit Mulya dilakukan oleh petugas gudang farmasi rumah sakit Mulya.

Penanggung jawab gudang farmasi rumah sakit Mulya adalah Kepala Instalasi

Farmasi rumah sakit Mulya.

Penyimpanan obat merupakan suatu usaha pengamanan terhadap obat-

obatan yang diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik

dan kimia serta menjaga agar mutunya tetap terjamin (Depkes, 1996). Dalam

standar operasional prosedur penyimpanan obat yang dibuat oleh RS Mulya,

diketahui bahwa tujuan penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi

adalah untuk menjaga kualitas obat yang terdapat di gudang farmasi dan

mempermudah pendistribusian obatnya.

Penyimpanan obat sangat erat kaitannya dengan pengelolaan gudang.

Penyimpanan yang baik tentunya memerlukan pengelolaan gudang yang baik

pula. Namun tidak hanya pengelolaan gudang yang perlu diperhatikan, faktor-

111

faktor input penyimpanan dan proses penyimpanan obatnya juga harus

diperhatikan. Sebagaimana disebutkan dalam pedoman penyimpanan obat yang

dibuat oleh Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) bahwa untuk

melihat efektifitas dari penyimpanan obat di gudang obat perlu memperhatikan

faktor-faktor input dan proses penyimpanan itu sendiri. Faktor input terdiri dari

sumber daya manusia/personil, ketersediaan anggaran, standar operasional

prosedur, sarana dan prasarana serta kelengkapan dokumen penyimpanan.

Sementara, itu proses penyimpanan yang perlu diperhatikan mulai dari

penerimaan obat, pengaturan tata ruang dan penyusunan obat, pengeluaran obat

dan stock opname obat. Sehingga bisa melihat sejauh mana sistem

penyimpanan obat yang dilaksanakan di gudang farmasi rumah sakit

(Kepmenkes, 2004).

6.3 Input Penyimpanan Obat

Input merupakan masukan yang perlu disediakan atau harus tersedia

untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proses. Input memegang peranan yang

penting dalam suatu sistem. Jika input tidak tersedia dengan baik, maka dapat

menghambat kegiatan yang terjadi dalam proses pada suatu sistem. Bahkan

tidak tersedianya input dapat menghambat suatu sistem dalam mencapai

tujuannya.

Begitu juga dalam penelitian ini. Dalam kegiatan penyimpanan obat,

suatu rumah sakit harus dapat menyediakan input sesuai dengan pedoman yang

sudah ada, salah satunya adalah pedoman yang dibuat oleh Dirjend Bina

Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Menurut pedoman tersebut,

terdapat beberapa hal yang perlu tersedia untuk mencapai suatu sistem

112

penyimpanan obat yang efektif, diantaranya adalah sumber daya manusia,

anggaran, dokumen, prosedur serta sarana dan prasarana. Hal-hal yang harus

tersedia itulah yang disebut sebagai input. Apabila input tidak dipenuhi dengan

baik, maka akan sangat mungkin timbul hambatan dalam proses penyimpanan

obat dan bahkan bisa menyebabkan sistem penyimpanan yang dilakukan

terganggu. Adapun input penyimpanan obat yang tersedia di gudang farmasi RS

Mulya adalah sebagai berikut.

6.3.1 Sumber Daya Manusia / Personil Gudang

Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor penting yang

berperan dalam pelaksanaan penyimpanan obat. Berdasarkan hasil

observasi, wawancara dan telaah dokumen diketahui bahwa jumlah

sumber daya manusia yang berada di gudang farmasi yang berkaitan

dengan kegiatan penyimpanan hanya satu orang. Satu orang petugas

gudang bertanggung jawab mengurusi seluruh rangkaian penyimpanan

obat, mulai dari penerimaan, penyusunan obat, pengeluaran obat hingga

pelaporan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penyimpanan.

Apalagi, menurut pedoman pengelolaan gudang farmasi yang

dibuat oleh Departemen Kesehatan (1996) diketahui bahwa sumber

daya manusia minimal yang harus tersedia di gudang farmasi terdiri dari

satu orang atasan kepala gudang, satu orang kepala gudang, satu orang

pengurus barang dan satu orang pelaksana. Jika dibandingkan dengan

pedoman Departemen Kesehatan tersebut memang sumber daya

manusia yang berperan dalam kegiatan penyimpanan obat di gudang

farmasi masih kurang mencukupi. Hal ini juga seperti yang dirasakan

113

oleh para informan yang menyebutkan bahwa jumlah sumber daya

manusia yang ada saat ini belum mencukupi untuk kegiatan pelaksanaan

penyimpanan di gudang farmasi.

Kurang mencukupinya SDM yang ada di gudang penyimpanan

menyebabkan petugas farmasi sering merasa kelelahan dan merasa

pusing untuk menyelesaikan pekerjaannya. Beban kerja yang

dimilikinya menjadi lebih banyak dan itu harus ia tanggung sendiri.

Selain tugas yang diemban pun menjadi sangat banyak, waktu

kerja petugasnya pun menjadi kurang ideal. Pada pelaksanaannya,

pembagian deskripsi kerja petugas gudang farmasi juga masih simpang

siur. Meskipun sudah dituliskan dalam standar operasional prosedur

namun seringkali petugas gudang farmasi mendapatkan tugas tambahan

diluar tugas yang tertera dalam SPO Instalasi Farmasi RS Mulya.

Mathis dan Jackson (2002) menyebutkan bahwa

deskripsi kerja adalah penjelasan karakteristik pekerjaan (baik tugas dan

tanggung jawab dari suatu pekerjaan) yang harus dilakukan oleh

karyawan dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Setiap karyawan

harus mengetahui deskripsi kerjanya seperti apa sehingga ia dapat

bertanggung jawab terhadap tugasnya dan tidak melakukan kesalahan

yang dapat merugikan institusi.

Selain itu, minimnya jumlah petugas gudang farmasi RS Mulya

juga menyebabkan terhambatnya kegiatan pelayanan yang dilakukan di

gudang farmasi tersebut. Ketika terjadi kekosongan stok pada unit RS

dan petugas farmasi sedang libur kerja atau berganti jadwal kerja

sementara tidak ada petugas yang menjaga gudang farmasi, maka

114

petugas unit akan mengambil obat yang dibutuhkan sendiri ke gudang

farmasi. Dan terkadang petugas unit tidak mencatat obat apa saja yang

diambil. Hal ini menyulitkan petugas gudang saat pencatatan sehingga,

menyebabkan data obat tidak sesuai jumlahnya. Padahal, menurut

standar prosedur operasional yang sudah dibuat oleh RS Mulya

disebutkan bahwa seluruh obat yang keluar dari gudang farmasi harus

dengan sepengetahuan dan pencatatan petugas gudang farmasi.

Sejauh ini kedisiplinan SDM gudang farmasi dalam pelaksanaan

tugasnya diliniai masih kurang. Meskipun petugas gudang selalu datang

tepat waktu namun petugas gudang masih suka menunda pekerjaannya,

sehingga pada beberapa tugas ada yang tidak terselesaikan tepat waktu.

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara hal ini terjadi karena

pekerjaan yang harus dilakukan oleh petugas gudang sangat banyak

sementara waktu kerja petugas tidak cukup jika harus mengerjakan

semua tugas-tugas tersebut. Sehingga tidak jarang petugas harus pulang

melewati jam pulang yang seharusnya atau bahkan petugas gudang

melakukan jam kerja tambahan/lembur.

Kesesuaian antara pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki

petugas gudang farmasi dengan pelaksanaan tugas penyimpanan yang

dilakukannya dinilai sudah cukup sesuai, meskipun memang masih

perlu diberikan pelatihan terkait alur penyimpanan dan cara

penyimpanan obat yang baik. Dalam pelaksanannya pun petugas gudang

tidak merasa kesulitan untuk melaksanakan tugasnya digudang farmasi

dan tidak memerlukan waktu yang lama untuk belajar mengenai

pelaksanaan penyimpanan obat di gudang farmasi karena memang dasar

115

pendidikannya adalah sekolah farmasi. Sebagaimana disebutkan dalam

pedoman pengelolaan gudang farmasi yang dibuat oleh Depkes (1996)

bahwa petugas gudang farmasi harus memiliki pendidikan minimal

SMF (Sekolah Menengah Farmasi) atau sederajat.

Hasibuan (2006) juga menyebutkan bahwa faktor penting yang

perlu diperhatikan dalam penempatan jabatan adalah kesesuaian

pengetahuan dan keterampilan petugas, kemudian dari situ akan muncul

disiplin kerja. Penelitian Oskar (2005) menunjukkan bahwa kesesuaian

pengetahuan dan keterampilan dalam penempatan jabatan kerja

memiliki pengaruh sebesar 63,9% dalam menentukan prestasi kerja

seorang pegawai.

Terjadinya permasalahan pada sumber daya manusia yang

terdapat digudang farmasi rumah sakit, dapat menghambat kegiatan

penyimpanan obat yang dilakukan. Minimnya sumber daya manusia

yang tersedia di gudang farmasi dapat membuat kegiatan dalam proses

penyimpanan tidak dapat berjalan dengan baik. Ditambah lagi jika tugas

yang dibebankan kepada petugas sangat banyak dan melebihi deskripsi

kerjanya, tentunya ini dapat membuat petugas mengalami stress kerja.

Sebagaimana yang disebutkan oleh Hurrel dalam Dian (2008)

bahwa beban kerja petugas yang terlalu berat dapat menimbulkan stress

kerja pada petugas. Apabila petugas mengalami stress kerja tentunya

petugas tidak dapat melaksanakan kegiatan penyimpanan obat dengan

baik sehingga tujuan penyimpanan obat yang diharapkan pun tidak

dapat tercapai.

116

6.3.2 Anggaran

Anggaran merupakan salah satu input yang menunjang

pelaksanaan penyimpanan obat di gudang farmasi. Berdasarkan hasil

wawancara diketahui bahwa tidak terdapat anggaran yang khusus

disediakan oleh Rumah Sakit yang berkaitan dengan penyimpanan obat.

Rumah sakit hanya menyediakan anggaran rutin untuk pengadaan obat-

obatan saja. Karena sejauh ini rumah sakit belum merasa perlu untuk

menyediakan anggaran terkait penyimpanan.

Dalam pedoman pengelolaan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina

Farmasi dan Alat Kesehatan (2010) disebutkan bahwa salah satu input

yang perlu disediakan dalam kegiatan penyimpanan obat adalah

anggaran. Anggaran rutin penyimpanan yang perlu disediakan antara

lain anggaran untuk pemeliharan gudang dan prasarana lainnya yang

terdapat digudang farmasi seperti perawatan AC, printer dan komputer.

Selain itu, anggaran untuk penyediaan ATK, penyediaan kartu stock dan

buku-buku untuk pencatatan dan pelaporan.

Dalam pelaksanaannya AC, printer dan komputer memang

belum dilakukan pemeriksaan secara berkala, pemeliharaan gudang pun

belum dilakukan dengan baik. Ini terlihat dari adanya noda di dinding

akibat aliran air AC yang bocor, dan adanya genangan air yang

dibiarkan di atas lemari penyimpanan hingga ke lantai. Sementara itu

untuk keperluan ATK dan buku-buku pencatatan petugas gudang hanya

tinggal mengajukan permintaan kepada bagian umum dan di bagian

umum semua kebutuhan ATK sudah tersedia sehingga

117

penganggarannya masuk kedalam penganggaran bagian umum bukan ke

anggaran penyimpanan obat.

Pemeliharaan gudang farmasi dan seluruh peralatannya dengan

baik merupakan salah satu hal yang harus diperhatikan oleh pihak

manajemen rumah sakit. Paling tidak manajemen perlu menyisihkan

biaya untuk pemeliharaan sebesar 1% dari biaya peralatan yang ada.

Kurang baiknya pemeliharaan terhadap gudang farmasi dan peralatan

yang terdapat didalamnya sering kali berakibat pada pendeknya masa

pakai peralatan tersebut, dan berdampak pada meningkatnya tambahan

biaya yang diperlukan untuk pemeliharaan mencapai 20% - 40%

(Damanik, 2003). Jika hal ini terjadi, tentunya ini menjadi sangat

bertentangan dengan tujuan penyimpanan obat yang diharapkan,

sebagaimana yang disebutkan dalam Depkes (1996) yaitu penyimpanan

obat dilakukan dengan tujuan agar murah (biaya yang dikeluarkan tidak

besar).

Tidak tersedianya anggaran tentunya dapat mempengaruhi

dalam proses penyimpanan obat. Jika terdapat barang gudang yang

rusak, dapat menghambat pekerjaan petugas dan petugas menjadi tidak

bisa menyelesaikan pekerjaannya. Belum lagi manajemen harus

memperbaiki barang yang rusak dan mengeluarkan biaya yang cukup

besar. Ini tentunya akan menimbulkan kerugian ganda bagi rumah sakit.


Prosedur yang berkaitan dengan penyimpanan obat sudah dibuat

dan sudah disosialisasikan kepada petugas gudang farmasi RS Mulya

118

meskipun petugas gudang tidak mengingat seluruh prosedurnya secara

mendetail. Pembuatan prosedur penyimpanan obat di Rumah Sakit

Mulya sudah disesuaikan dengan aturan yang ditetapkan oleh KARS

tahun 2009 dan dengan mempertimbangkan aturan yang ada pada UU

No. 23 tahun 1992 dan UU Kesehatan No. 36 Tahun 2009.

Prosedur penyimpanan obat terdiri dari prosedur penerimaan

obat, prosedur penyusunan obat, prosedur pengeluaran obat dan

prosedur pelaksanaan stock opname obat. Prosedur penyimpanan yang

dibuat tersebut sudah cukup baik namun masih kurang lengkap. Karena

dalam salah satu prosedur yaitu prosedur penyusunan obat hanya

disebutkan bahwa penyusunan menggunakan sistem FIFO dan FEFO.

Tapi tidak dijelaskan tentang bagaimana pengklasifikasian penyimpanan

obatnya serta bagaimana pengaturan suhu dan kelembaban ruangan.

Sehingga petugas gudang juga mengabaikan hal tersebut.

Pada pelaksanaannya prosedur yang dibuat ini sudah mulai

dijalankan oleh petugas gudang farmasi RS Mulya, meskipun masih ada

point yang terlewat dan tidak untuk dilaksanakan. Tidak

dilaksanakannya point dalam SOP menyebabkan kegiatan penyimpanan

menjadi terganggu. Standar operasional prosedur merupakan tatacara

atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk

menyelesaikan suatu proses kerja tertentu (KARS, 2000).

SOP dapat dijadikan sebagai panduan yang digunakan dalam

proses pelaksanaan penyimpanan obat, sehingga tujuan penyimpanan

dapat tercapai. Dengan adanya SOP setiap petugas dapat mengetahui

tugas, wewenang dan tanggung jawab pekerjaan yang harus dilakukan,

119

sehingga petugas dapat terhindar dari kesalahan, keraguan, duplikasi

atau pemborosan dalam pelaksanaan kerjanya dan membuat

pekerjaannya menjadi lebih efisien (Depkes, 1996). Dengan

dilaksanakannya SOP setiap kegiatan dapat berjalan secara teratur

sesuai dengan alur yang sudah direncanakan.

6.3.4 Dokumen Penyimpanan Obat

Dokumen penyimpanan obat dibutuhkan dalam kegiatan

penyimpanan obat guna menghindari terjadinya kesalahan dalam

kegiatan yang berkaitan dengan penyimpanan. Dokumen juga berfungsi

sebagai alat bukti dan sebagai laporan pertanggung jawaban tugas

seorang pegawai (Prihatiningsih, 2012). Dokumen penyimpanan obat

yang tersedia di RS Mulya terdiri dari kartu induk persediaan obat, kartu

stok obat, buku harian penerimaan obat, buku harian pengeluaran obat,

laporan pengeluaran obat dan laporan stock opname.

Ini sesuai dengan yang terdapat dalam pedoman pengelolaan

obat milik Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan (2010) bahwa

terdapat beberapa dokumen yang perlu disediakan dalam kegiatan

penyimpanan obat di rumah sakit antara lain adalah kartu induk

persediaan obat, kartu stok obat, buku harian penerimaan obat, surat izin

pengeluaran obat, buku harian pengeluaran obat, laporan pengeluaran

obat, laporan stock opname dan data obat kadaluarsa.

Pada pelaksanaannya ternyata tidak semua dokumen yang

tersedia diisi secara teratur oleh petugas gudang farmasi. Seperti kartu

stok obat dan buku harian penerimaan barang. Berdasarkan hasil

120

wawancara diketahui bahwa kartu stok obat dan buku harian

penerimaan barang jarang sekali diisi oleh petugas gudang, hal ini

dikarenakan petugas gudang merasa keberatan dan merasa tidak

memiliki cukup waktu untuk melakukan pengisian dokumen tersebut.

Tidak diisinya kartu stok menyebabkan terkadang petugas

merasa kebingungan jika ada perbedaan antara data jumlah obat pada

kartu persediaan induk dengan jumlah fisik obat di gudang. Petugas pun

menjadi kesulitan dalam melakukan analisis atau penelusuran terkait hal

ini karena tidak ada bantuan data dari kartu stok tersebut. Padahal kartu

stock obat sangat bermanfaat untuk mengetahui jumlah persediaan obat,

sebagai alan pengendali persediaan, sebagai sumber masukkan untuk

pembuatan rencana pengadaan dan sebagai alat kontrol instalasi farmasi

(Febriawati, 2013).

Tidak terisinya buku harian penerimaan obat juga terkadang

menghambat pekerjaan petugas, hal ini terjadi saat ada obat datang yang

bermasalah, untuk melakukan pengecekan petugas harus mencari faktur

dan surat penerimaan yang sudah diserahkan kepada Kepala Instalasi

Farmasi dan ini sangat memakan waktu lama. Pengisian buku

penerimaan obat yang baik dapat menampilkan data tentang tanggal

kedatangan obat, nama dan jumlah obat serta total pembelian dalam satu

hari. Ini tentunya sangat membantu petugas gudang dalam pendataan

(Febriawati, 2013).

Kelengkapan dokumen penyimpanan ini akan memudahkan

petugas dalam memantau kegiatan penyimpanan dan mendeteksi

kesalahan serta kerugian dalam kegiatan penyimpanan obat (Depkes,

121

1996). Tujuan dibuatnya dokumen penyimpanan yaitu agar tersedia data

yang akurat sebagai bahan evaluasi, tersedianya informasi yang akurat,

arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan, mendapat

data atau laporan yang lengkap untuk membuat perencanaan dan

agar anggaran yang tersedia untuk pelayanan dan perbekalan

farmasi dapat dikelola secara efisien dan efektif (Pudjaningsih,

1996). Sehingga, kelengkapan dokumen sangat membantu dalam proses

penyimpanan obat.

6.3.5 Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat

Sarana penyimpanan obat yang tersedia di rumah sakit Mulya

berupa gudang penyimpanan yang memiliki luas 3,49 x 2,47 m2,

sedangkan Depkes RI dalam pedoman pengelolaan gudang (1996)

menyebutkan bahwa luas gudang penyimpanan obat minimal adalah 3 x

4 m2. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diketahui bahwa luas

gudang penyimpanan ini dinilai masih kurang mencukupi untuk

kegiatan penyimpanan obat di RS Mulya. Gudang penyimpanan ini

tidak hanya dibuat untuk menyimpan persediaan obat-obatan, namun

juga digunakan untuk menyimpan persediaan alat kesehatan dan sebagai

ruang kantor petugas gudang farmasi. Tidak ada pemisah antara gudang

penyimpanan dengan ruangan gudang farmasi rumah sakit Mulya.

Luas gudang yang kurang memadai tentunya sangat

menghambat petugas gudang dalam melakukan tugas penyimpanan obat

di gudang tersebut. Petugas gudang menjadi tidak leluasa bergerak pada

saat akan menyusun obat-obatan yang baru diterimanya. Minimnya

122

gudang farmasi juga menyebabkan petugas gudang terpaksa harus

menumpuk obat-obatan dan alat kesehatan yang disimpan didalamnya.

Ini tentunya akan sangat menyulitkan petugas saat akan melakukan

pengambilan obat.

Selain luas gudang yang masih kurang memadai, keadaan

gudang farmasi juga dinilai masih sangat kurang, kelembaban udara dan

temperatur udara di ruangan terkadang tidak stabil, adanya bau selokan

yang menyengat dan adanya serangga di gudang juga dapat

mengganggu mutu dari obat-obatan yang disimpan diruangan tersebut.

Padahal menurut pedoman pengelolaan gudang yang dibuat oleh

Depkes RI (1996) diketahui bahwa gudang farmasi harus memiliki suhu

ruangan yang stabil, terbebas dari hama dan terjamin keamanannya.

Pengaturan suhu ruangan dan pencegahan terhadap hama

tentunya sangat penting dilakukan. Suhu udara yang sesuai dapat

menjaga mutu obat yang disimpan di gudag tersebut. Jika mutu obat

tidak dapat terjaga dengan baik, maka obat akan menjadi cepat rusak

dan kadaluarsa. Padahal adanya obat rusak dan kadaluarsa menjadi

indikasi bahwa adanya permasalahan dalam sistem penyimpanan di

suatu gudang farmasi dan menjadi indikator penilaian efisiensi

penyimpanan obat.

Menurut Seto (2004) persyaratan ruang penyimpanan obat-obat

minimal terdiri dari :

1. Utilities, ruang penyimpanan memiliki listrik, air dan AC.

Gudang farmasi rumah sakit Mulya sudah dilengkapi dengan

sumber listrik, air dan AC untuk mengatur suhu ruangan.

123

2. Communication, ruang penyimpanan harus memiliki alat

komunikasi misalnya telepon.

Gudang farmasi rumah sakit Mulya juga sudah dilengakapi

dengan alat komunikasi berupa telepon.

3. Security, ruang penyimpanan harus aman dari resiko pencurian

dan penyalahgunaan serta hewan pengganggu.

Gudang farmasi rumah sakit Mulya sudah cukup aman dari

pencurian dan penyalahgunaan hal ini dikarenakan kunci

ruangan gudang farmasi hanya dipegang oleh petugas gudang

farmasi dan Kepala Instalasi Farmasi dan yang diperbolehkan

masuk ke gudang farmasi untuk mengambil obat hanyalah

petugas gudang, Kepala Instalasi Farmasi dan petugas Instalasi

Farmasi RS Mulya.

Namun, di ruangan gudang farmasi belum sepenuhnya terbebas

dari serangga pengganggu. Di gudang farmasi rumah sakit Mulya

tidak jarang ditemui kecoa. Hal ini terjadi karena letak gudang

farmasi rumah sakit Mulya yang letaknya tepat diatas selokan

pembuangan RS Mulya. Kecoa ini dikhawatirkan dapat merusak

obat-obatan yang disimpan di gudang farmasi tersebut dan

menimbulkan kerugian.

Gudang farmasi rumah sakit Mulya juga belum dilengkapi

dengan sistem keamanan kebakaran. Di ruangan gudang tersebut

belum terdapat alat detektor panas atau api dan alat pemadam

ringan. Padahal, dalam pedoman penyimpanan obat yang dibuat

oleh Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan (2010)

124

disebutkan bahwa sarana penyimpanan obat harus dilengkapi juga

dengan sarana pengamanan gudang seperti kunci ganda, pintu

berlapis, jendela berteralis, tersedia alat pemadam ringan (APAR),

alat detektor panas/api serta terbebas dari hama/serangga.

Ketersediaan prasarana yang menunjang penyimpanan obat di

gudang farmasi RS Mulya juga dinilai masih kurang memadai. Dari

hasil penelitian diketahui bahwa dengan ketersediaan prasarana

penyimpanan yang ada saat ini petugas masih kebingungan untuk

mengatur persediaan obat-obatan yang ada, karena lemari dan rak-

rak penyimpanan masih sangat kurang. Sehingga tidak jarang

petugas gudang hanya menumpuk obat-obatan yang baru datang di

dalam kardus dan tidak ditata di lemari atau rak penyimpanan

gudang farmasi.

Beberapa tumpukan kardus bahkan ada yang hampir menyentuh

atap gudang. Ini tidak hanya menghambat petugas untuk bergerak,

namun juga dapat membahayakan petugas jika tumpukkan kardus

tersebut ada yang jatuh dan mengenai petugas. Padahal dalam

Febriawati (2013) disebutkan bahwa salah satu hal yang perlu

diperhatikan dalam persiapan gudang penyimpanan obat haruslah

memperhatikan kemudahan mobilitas, yaitu bagaimana agar petugas

gudang memiliki kemudahan dalam bergerak, sehingga memberikan

kenyaman petugas dalam bekerja.

Obat-obatan dalam kardus pun tidak diletakkan diatas pallet

terlebih dahulu dan hanya tergeletak langsung dilantai. Penggunaan

pallet dapat memberikan beberapa keuntungan diantaranya adalah

125

untuk melindungi obat dari genangan air/banjir dan membantu

mengatur sirkulasi udara dari bawah/lantai (Febriawati, 2013).

Selain itu, ini juga dapat membantu petugas dalam menemukan obat

yang disimpan saat akan melakukan pengeluaran obat.

Dalam pedoman pengelolaan gudang yang dibuat oleh Depkes

RI (1996) disebutkan bahwa prasarana yang terdapat digudang

farmasi minimal terdiri dari rak-rak atau lemari yang jumlahnya

harus disesuaikan dengan banyaknya obat yang terdapat di rumah

sakit, lemari pendingin untuk obat-obatan yang memerlukan suhu

penyimpanan dingin dan alat bantu penyimpanan (seperti tangga dan

trolley). Sementara itu di gudang farmasi rumah sakit Mulya belum

melakukan penyesuaian antara banyaknya obat yang terdapat

dirumah sakit tersebut dengan sarana dan prasarana penyimpanan

yang akan disediakan. Sehingga dikhawatirkan keadaan ini dapat

menghambat proses penyimpanan obat yang dilakukan dan tidak

dapat mencapai tujuan penyimpanan obat.

Keterbatasan input yang tersedia di gudang farmasi rumah sakit Mulya

tersebut, dikhawatirkan dapat memberikan hambatan bagi kegiatan

penyimpanan obat yang dilakukan di gudang tersebut. Proses penyimpanan

obat menjadi tidak dapat berjalan dengan lancar apaila input yang tersedia

tidak sesuai dengan kebutuhan penyimpanan obat yang diperlukan rumah sakit

tersebut.

126

6.4 Proses Penyimpanan Obat

Proses penyimpanan obat merupakan rangkaian kegiatan menyimpan

obat yang dilakukan dengan menggunakan input sudah disediakan.

6.4.1 Penerimaan Obat

Kegiatan penerimaan obat merupakan tahapan awal dari

rangkaian proses penyimpanan obat di gudang farmasi. Kegiatan

penerimaan obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi RS Mulya

masih kurang sesuai dengan standar prosedur operasional yang dibuat

oleh RS Mulya. Dalam standar operasional prosedur penerimaan obat

yang dibuat RS Mulya disebutkan bahwa dalam kegiatan penerimaan

obat petugas gudang tidak hanya memeriksa kesesuaian jumlah dan

jenis obat yang dipesan dengan yang datang saja, namun juga harus

memeriksa tanggal kadaluarsa obat yang datang.

Sementara itu, pada pelaksanaannya petugas gudang tidak

melakukan pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat. Hal ini

menyebabkan seringkali obat yang kadaluarsa terlambat terdeteksi oleh

petugas gudang, sehingga tidak dapat dilakukan pereturan dan

menyebabkan kerugian bagi rumah sakit. Padahal seharusnya dengan

tersedianya SOP petugas lebih bisa menjalankan tugasnya dengan baik

dan meminimalisir terjadinya kesalahan yang merugikan.

Pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat dimaksudkan agar

apabila ada obat yang sudah mendekati tanggal kadaluarsa obat tersebut

dapat segera terdeteksi dan bisa dilakukan pereturan atau pengembalian

kepada distributor secepatnya (Prihatiningsih, 2012). Selain itu,

127

pemeriksaan terhadap kesesuaian obat dan tanggal kadaluarsa obat pada

saat penerimaan obat juga dapat menghindari terjadinya kesalahan yang

menyebabkan kerugian bagi rumah sakit (Istinganah, 2006). Obat yang

kadaluarsa yang ditemukan di gudang farmasi menjadi indikasi bahwa

penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi tidak cukup efisien

(Depkes, 1996).

Berdasarkan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh

Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan (2010) diketahui bahwa hal-hal

yang harus dilakukan dalam kegiatan penerimaan obat terdiri dari

pemeriksaan terhadap kesesuaian obat yang datang (jumlah dan jenis)

dengan barang yang dipesan, pemeriksaan faktur, pemeriksaan surat

jalan dan pemeriksaan tanggal kadaluarsa obat. Semua kegiatan tersebut

harus dilakukan oleh satu orang yang sama. kegiatan penerimaan obat

yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi RS Mulya sudah sesuai

dengan apa yang disebutkan dalam pedoman penyimpanan obat yang

dibuat oleh Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan tersebut. Hanya

pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat yang tidak dilakukan.

Selain kegiatan yang disebutkan diatas, pada saat penerimaan

obat petugas gudang juga harus melakukan pencatatan. Berdasarkan

pedoman yang dibuat oleh Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan

(2010) pencatatan yang harus dilakukan pada saat penerimaan obat

adalah pencatatan pada buku harian penerimaan obat. Namun, pada

pelaksanaan penerimaan obat yang dilakukan di gudang farmasi RS

Mulya, petugas gudang farmasi tidak melakukan pencatatan pada buku

tersebut. Buku harian penerimaan obat sudah disediakan oleh

128

manajemen RS Mulya hanya saja petugas gudang tidak mengisi buku

tersebut.

Hal ini dikarenakan petugas gudang merasa tidak memiliki

waktu yang cukup untuk melakukan pencatatan pada buku tersebut.

Sehingga terkadang petugas merasa kebingungan jika ada obat yang

tidak sesuai jumlahnya. Padahal, buku harian penerimaan obat dapat

memudahkan petugas untuk melakukan pemeriksaan apakah obat yang

dipesan semua sudah datang dan membantu dalam pembuatan laporan

faktur (Febriawati, 2013). Dari sini dapat terlihat dengan terbatasnya

input sumber daya yang dimiliki gudang dapat mengganggu proses

penyimpanan obat yang seharusnya berjalan dengan baik dan sesuai

prosedur.

6.4.2 Pengaturan Tata Letak Ruang dan Pengaturan Penyimpanan Obat

a. Pengaturan Tata Letak Ruang

Rak penyimpanan dan lemari penyimpanan yang terdapat di

gudang farmasi rumah sakit Mulya disusun membentuk satu garis

lurus, tidak terdapat lorong-lorong di gudang farmasi rumah sakit

Mulya. Meskipun rak dan lemari penyimpanan disusun secara

sederhana namun, petugas gudang terkadang masih merasa kesulitan

dalam bergerak pada saat akan mengambil obat. Hal ini dikarenakan

luas gudang farmasi yang kurang memadai dan banyaknya

tumpukan barang yang terdapat di lantai

Rak dan lemari penyimpanan yang terdapat di gudang farmasi

tidak diletakkan menyentuh dinding dan tidak langsung menempel

129

pada lantai. Pemberian jarak antara rak/lemari dengan dinding dan

dengan lantai penyimpanan yang seperti ini dapat menghidari obat

dari kerusakan akibat suhu dinding/lantai (Depkes, 1996). Selain itu,

jarak yang dibuat antara lantai dengan lemari dapat membatu

menghindari kerusakan obat jika terjadi genangan air pada lantai

(Yahmin, 2012).

Letak ruang kerja petugas juga menyatu dengan ruang

penyimpanan obat. Tidak jarang tumpukkan obat yang tidak muat

diletakkan dilemari/rak mengganggu pekerjaan petugas gudang.

Sebaiknya ruang kerja petugas gudang juga diperhatikan untuk

menjaga agar petugas gudang merasa nyaman dalam melaksanakan

tugasnya (Baby, 2010). Karena kenyamanan kerja petugas sangat

berpengaruh terhadap hasil kerja petugas (Febriawati, 2013).

Gudang farmasi sudah dilengkapi dengan jendela, namun

jendela yang ada tidak pernah dibuka sekalipun. Suhu ruangan

gudang farmasi RS Mulya selalu diatur setiap harinya, pengaturan

suhu berdasarkan pertimbangan jenis dan cara penyimpanan obat

yang terdapat digudang farmasi tersebut. Meskipun demikian suhu

dan kelembaban udara ruangan pun terkadang tidak stabil, terkadang

penyebabnya adalah dari AC yang rusak atau bocor. Kebocoran AC

juga membuat beberapa jenis obat menjadi basah kemasannya rusak.

Pencegahan terhadap hama juga masih minim dilakukan di gudang

farmasi, padahal gudang farmasi rumah sakit Mulya terletak tepat

dibawah saluran pembuangan air rumah sakit.

130

Sebagaimana diungkapkan oleh Febriawati (2013) bahwa

pengaturan tata letak barang di gudang atau disebut sebagai layout

gudang yang baik dapat memudahkan petugas gudang dalam

melakukan tugasnya digudang dan dapat membantu menjaga mutu

obat yang disimpan digudang farmasi tersebut. Sementara itu, hal-

hal yang perlu dipertimbangkan dalam pengaturan tata letak tersebut

antara lain kemudahan bergerak, sirkulasi udara, suhu ruangan,

kelembaban udara, pengaturan rak dan pencegahan hama (Dirjend

Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010).

b. Pengaturan Penyimpanan Obat

Obat-obatan yang disimpan pada rak dan lemari penyimpanan

digudang farmasi juga belum disusun berdasarkan nama, jenis atau

volumenya. Penyusunan obat-obatan di gudang farmasi hanya baru

dipisahkan berdasarkan jenis sediaan obatnya (tablet, sirup, infus dan

injeksi). Itupun peletakannya tidak terpisah antara satu jenis sediaan

dengan sediaan jenis yang lainnya. Hal ini terjadi karena jumlah lemari

dan rak penyimpanan yang tersedia masih sangat minim dan belum

mencukupi untuk melakukan pemisahan atau pengelompokan obat-

obatan. Pengaturan penyusunan obat berdasarkan alfabet, jenis ataupun

ukuran tujuannya adalah untuk memudahkan petugas dalam melakukan

pendataan obat digudang dan pencarian obat saat dibutuhkan (Dirjend

Bina Farmasi dan Alat Kesehatan, 2010).

Selain itu kartu stok penyimpanan pun belum digunakan

meskipun sudah disediakan. Ini menyebabkan petugas mengalami

131

kesulitan dalam pencarian obat saat dibutuhkan dan saat terjadi selisih

jumlah obat petugas mengalami kesulitan dalam mendeteksi selisih

tersebut. Padahal, penggunaan kartu stok dapat memudahkan petugas

dalam melakukan pencatatan terhadap obat-obatan yang masuk dan

keluar. Penggunaan kartu stok juga dapat meminimalisir kesalahan

dalam pencatatan stok obat gudang (Depkes, 1996).

Obat-obatan jenis narkotika dan psikotropika sudah disimpan

dan diletakkan di tempat terpisah dengan jenis obat lainnya.

Penyimpanan obat narkotik dan psikotropik dilakukan di lemari khusus

penyimpanan obat. Seharusnya, lemari penyimpanan narkotik dan

psikotropika dikunci setiap saat, meskipun sudah dilakukan di lemari

penyimpanan khusus. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya

penyalah gunaan penerimaan obat dan pelaporan ke dinas kesehatan

kota Tangerang (Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan 2010).

Untuk obat-obatan yang tidak muat diletakkan di rak atau lemari

penyimpanan, petugas gudang membiarkan obat disimpan didalam

kardus tanpa dilengkapi dengan keterangan obat (nama, jenis, jumlah

dan tanggal kadaluarsa) dan diletakkan langsung pada lantai. Padahal

dalam pedoman yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat

Kesehatan tahun 2010, disebutkan bahwa penggunaaan pallet sangat

dianjurkan sebelum barang diletakkan pada lantai, tujuannya adalah

agar obat terhindar dari kerusakan.

Sistem penyimpanan obat yang dilakukan digudang farmasi

berdasarkan standar operasional prosedur yang berlaku di RS Mulya

menggunakan sistem penyimpanan FIFO dan FEFO. Namun, pada saat

132

pelaksanaannya petugas gudang farmasi belum menerapkan sistem

penyimpanan FIFO dan FEFO. Petugas gudang menyusun obat yang

baru datang ditempat yang mereka sukai. Hal ini terjadi karena petugas

gudang farmasi menganggap bahwa antara barang yang baru datang

dengan barang yang masih tersisa digudang farmasi tanggal

kadaluarsanya sama jadi tidak perlu lagi disusun berdasarkan FIFO atau

FEFO. Dan ini juga yang menyebabkan obat kadaluarsa terlambat

dideteksi sehingga tidak dapat dialakukan pereturan ke distributor dan

akhirnya menyebabkan kerugian. Padahal jika penyimpanan obat

menerapkan sistem FIFO dan FEFO obat-obatan yang disimpan dapat

terhidar dari kadaluarsa yang menyebabkan kerugian bagi rumah sakit

(Wirdah, 2013).

Penyusunan obat yang dilakukan di rak-rak dan lemari

penyimpanan obat di gudang farmasi rumah sakit Mulya juga belum

dilakukan pemberian nama dan kode. Semua obat disusun dengan

melihat jarak lemari yang tersisa. Namun, untuk obat-obatan yang

memerlukan kondisi penyimpanan khusus seperti vaksin sudah

diletakkan di lemari es/kulkas dengan suhu yang sudah diatur

sebelumnya. Pengaturan obat yang dilakukan di rak/lemari

penyimpanan dapat memberikan kemudahan bagi petugas gudang dalam

mencari barang saat dibutuhkan dan dapat membuat penyimpanan

menjadi lebih efisien (Dina, 2012).

Dalam pedoman pengelolaan obat yang dibuat oleh dirjen bina

farmasi dan alat kesehatan (2010) pun sudah diatur tentang bagaimana

cara atau sistem penyimpanan obat-obatan yang baik dan benar.

133

Tujuannya adalah untuk mempertahankan mutu obat dan menghindari

kerugian akibat kesalahan penyimpanan obat.

Dari penjelasan-penjelasan diatas diketahui bahwa minimnya

input penyimpanan obat seperti sarana dan prasarana serta prosedur

penyimpanan obat yang disediakan oleh rumah sakit Mulya

menyebabkan proses penyusunan obat dan pengaturan tata letak tidak

dapat berjalan dengan baik. Sehingga menyebabkan terhambatnya

sistem penyusunan obat dan tata letak obat di gudang tersebut. Sistem

penyusunan obat FIFO/FEFO tidak dapat dilaksanakan karena tidak

semua obat dapat disusun dirak penyimpanan obat, pemisahan terhadap

jenis dan penyusunan berdasarkan abjad pun tidak dapat dilakukan

karena sarana dan prasarana serta prosedur terkait tata caranya yang

tersedia pun sangat terbatas.

6.4.3 Pengeluaran Obat

Kegiatan pengeluaran obat dari gudang farmasi rumah sakit

Mulya dilakukan oleh petugas gudang farmasi. Pengeluaran obat dari

gudang farmasi dilakukaan setelah adanya permintaan dari unit yang

membutuhkan obat. Berdasarkan standar prosedur operasional

pengeluaran obat yang berlaku di RS Mulya disebutkan bahwa

pengeluaran obat harus dilakukan melalui gudang farmasi sebelum

digunakan ke unit-unit yang membutuhkan.

Sistem pengeluaran seperti ini merupakan jenis sistem

pengeluaraan satu pintu. Sistem satu pintu yaitu suatu sistem

pengeluaran barang yang dilakukan hanya melalui satu unit saja, satu

134

sistem dan satu pengawasan (Depkes, 1996). Keuntungan menggunakan

sistem ini yaitu memudahkan petugas dalam melakukan monitoring obat

dan menjamin mutu obat yang dikeluarkan. Namun, seringkali pada

pelaksanaannya untuk obat-obatan yang dibeli terutama oleh unit apotik

secara cito biasanya obat akan langsung dikeluarkan kembali tanpa

melalui pendataan gudang farmasi terlebih dulu. Ini membuat

pencatatan terkadang mencadi kacau.

Sistem pengeluaran obat yang dilakukan juga tidak

memperhatikan sistem FIFO/FEFO. Pengeluaran dengan

memperhatikan sistem FIFO/FEFO dimaksudkan agar setiap persediaan

obat yang terdapat digudang farmasi terhindar dari kadaluarsa.

Sebagaimana tujuan dari penyimpanan obat yang dilakukan yaitu

menjaga mutu persediaan obat dan meminimalisir terjadinya kerugian

akibat obat rusak/kadaluarsa. Selain itu, sistem pengeluaran obat juga

menjadi salah satu indikator penilaian efisiensi atau output yang

diharapkan dari sistem penyimpanan obat. Semakin diperhatikannya

sistem FIFO/FEFO dalam pengeluaran obat, maka semakin efisien juga

sistem penyimpanan yang dilakukan (Depkes, 1996).

Pencatatan yang dilakukan pada saat pengeluaran obat dimulai

dari pencatatan pada buku pengeluaran obat/buku defecta oleh unit yang

membutuhkan. Pada buku itu pula petugas gudang akan menuliskan

jumlah obat yang akan dikeluarkan. Selanjutnya, petugas membuat surat

bukti barang keluar atau surat mutasi. Kedua dokumen ini dapat

menampilkan data mengenai tanggal pengeluaran, unit penerima, nama

135

dan jenis obat yang dikeluarkan sehingga bisa mendeteksi jika terjadi

ketidaksesuaian jumlah obat (Febriawati, 2013).

Hal ini sesuai dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjend

Binakefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) yang menyebutkan bahwa

pada proses pengeluaran terdapat beberapa dokumen pencatatan yang

harus dibuat antara lain buku harian pengeluaran obat dan surat bukti

pengeluaran obat.

6.4.4 Stock Opname Obat

Stock opname gudang farmasi minimal dilakukan setiap 6 bulan

sekali (Kemenkes, 2010). Di Rumah Sakit Mulya berdasarkan SOP

yang ditetapkan kegiatan stock opname dilakukan setiap 2 bulan sekali.

Namun, berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa stock opname

digudang farmasi dilakukan setiap 3 bulan sekali. Ternyata pada

pelaksanaannya kegiatan stock opname dilakukan setelah adanya surat

edaran dari direktur untuk melakukan stock opname gudang.

Tidak pastinya kegiatan stock opname membuat kegiatan

perencanaan obat yang dilakukan instalasi farmasi pun menjadi

terhambat. Obat-obatan yang kadaluarsa pun terlambat terdeteksi, selain

itu laporan kerugian akibat obat kadaluarsa pun terlambat diketahui.

Karena melalui kegiatan stock opname tersebut bisa diketahui obat-

obatan yang sudah mendekati kadaluarsa sehingga obat-obatan tersebut

bisa segera ditukar atau dikembalikan ke distributor dan tidak

merugikan rumah sakit.

136

Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan

Kemenkes RI (2010), stock opname diperlukan untuk kebutuhan audit

dan perencanaan yang wajib dilaksanakan. Sementara itu menurut

Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010)

tujuan dari penyimpanan adalah untuk menghindari penggunaan yang

tidak bertanggung jawab, menjaga ketersediaan dan memudahkan

pencarian dan pengawasan. Ini tentunya sesuai dengan tujuan

penyimpanan yang dijabarkan oleh Depkes (1996) yaitu agar obat

terhindar dari penggunaan yang tidak bertanggung jawab dan mudah

menemukannya saat dibutuhkan.

Stock opname merupakan salah satu cara menilai kelancaran

kegiatan penyimpanan dan pencatatannya. Oleh karena itu hasil stock

opname harus sesuai antara data pencatatan dengan jumlah stok fisik

digudang farmasi. Jika terdapat ketidaksesuaian harus segera dilakukan

analisis untuk mengetahui kerugiannya (Febriawati, 2013). Tentunya ini

dilakukan untuk menilai sejauh mana efisiensi dari penyimpanan obat

yang dilakukan oleh rumah sakit.

6.4.5 Pelaporan Dokumen Penyimpanan Obat

Pelaporan dokumen atau data-data yang berkaitan dengan

penyimpanan obat merupakan rangkaian kegiatan pengelolaan obat

secara tertib mulai dari saat obat diterima, disimpan hingga

didistribusikan. Tujuannya adalah agar tersedia data mengenai jenis dan

jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran atau penggunaan dan data

137

mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat (Dirjen

Binakefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010).

Adapun dokumen-dokumen penyimpanan obat yang perlu untuk

dilaporkan terdiri dari laporan penerimaan obat, laporan pengeluaran

obat dan laporan hasil stock opname obat. laporan penerimaan obat

dibuat tujuannya untuk mengetahui jumlah pembelian obat di suatu

rumah sakit dalam satu periode waktu tertentu minimal 1 bulan sekali

(Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010). Sedangkan laporan

mutasi atau pengeluaran obat dibuat untuk mengetahui jumlah

penerimaan dan pengeluaran obat dalam satu periode waktu, minimal

setiap 6 bulan sekali (Febriawati, 2013). Sementara itu laporan hasil

stock opname dibuat untuk mengetahui sisa persediaan, obat-obatan

yang kadaluarsa dan kesesuaian pencatatan obat di gudang farmasi

(Kemenkes RI, 2007). Sehingga dari pelaporan dokumen-dokumen ini

suatu instansi bisa melakukan evaluasi pada setiap rangkaian kegiatan

penyimpanan obat (Sarmini, 2008).

Pelaporan dokumen-dokumen penyimpanan dilakukan secara

rutin baik oleh petugas gudang farmasi maupun Kepala Instalasi

Farmasi. Kegiatan pencatatan dan pelaporan dokumen terkait

penyimpanan obat digudang farmasi sudah mulai berjalan meskipun

terkadang masih suka mengalami keterlamabatan dalam pelaporannya.

Terlambatnya pelaporan dokumen terkait penyimpanan obat disebabkan

oleh banyaknya tugas dan tanggung jawab lain yang harus dilakukan

oleh petugas gudang dan Kepala Instalasi Farmasi yang menyebabkan

tertundanya pencatatan hingga berdampak pada terlambatnya pelaporan

138

dokumen penyimpanan obat tersebut. Padahal beberapa dokumen

seperti buku pengeluaran dan surat bukti barang keluar sangat

diperlukan untuk perencanaan pembelian obat Instalasi farmasi.

Laporan terkait penyimpanan obat yang dibuat dan dilaporkan

oleh petugas gudang dan kepala instalasi farmasi terdiri dari laporan

faktor pembelian, laporan mutasi obat da laporan hasil stock opname

obat. Laporan faktor pembelian adalah laporan sejenis laporan

penerimaan obat yang dibuat oleh kepala instalasi farmasi dan kemudian

akan dilaporkan kepada bagian keuangan dan kepada kepala divisi

pelayanan RS Mulya, sama seperti laporan stock opname obat.

Sementara itu laporan mutasi dibuat oleh petugas gudang dan

pelaporannya hanya sampai ke kepala instalasi farmasi RS Mulya.

Namun sejauh ini belum ada kegiatan evaluasi yang dilakukan dari

pihak manajemen rumah sakit Mulya yang berkaitan dengan

penyimpanan obat. Hal ini ketahui berdasarkan hasil wawancara kepada

informan.

Dengan dilakukannya pelaporan diharapkan bisa menjadi bahan

evaluasi dan memberikan informasi yang akurat mengenai kegiatan

penyimpanan obat sehingga dapat memudahkan penelusuran surat

dan laporan, mendapat data atau laporan yang lengkap untuk

membuat perencanaan dan agar anggaran yang tersedia untuk

pelayanan dan perbekalan farmasi dapat dikelola secara efisien

dan efektif (Pudjaningsih, 1996).

139

6.5 Kesesuaian Jumlah Stock Obat (Pencatatan dengan Stock Fisik)

Salah satu cara untuk menilai efisiensi penyimpanan obat yang

dilakukan digudang farmasi adalah dengan cara melihat kesesuaian antara

jumlah obat yang terdapat pada pencatatan obat (pada kartu stock/ kartu induk

persediaan) dengan jumlah obat yang terdapat di gudang farmasi tersebut

(Depkes, 1996). Kecocokan antara stok gudang dengan kondisi fisik haruslah

100% karena ini menandakan bahwa administrasi penyimpanan di gudang

farmasi sudah dikerjakan dengan baik dan optimal (WHO, 1993).

Sementara itu hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti di gudang

farmasi rumah sakit Mulya menunjukkan bahwa kesesuaian jumlah stock obat

fast moving yang terdapat di gudang farmasi tersebut adalah sebesar 76,9%.

Artinya masih terdapat ketidaksesuian pencatatan yang dilakukan petugas

gudang farmasi sebesar 23,1%. Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa

terkadang ada kegiatan pencatatan yang terlewat oleh petugas gudang farmasi

RS Mulya. Ketidaksesuaian ini menyebabkan petugas gudang kebingungan

dalam pelaporan untuk perencanaan pembelian dan untuk mempertanggung

jawabkan selisihnya tersebut. Sehingga bila terjadi selisih jumlah tidak jarang

petugas langsung mengganti jumlahnya dan menyesuaikan saja dengan stok

fisik yang ada tanpa mencari tahu penyebab selisih tersebut.

Padahal, kesesuaian jumlah merupakan indikator yang digunakan untuk

mengetahui ketelitian petugas gudang dan mempermudah dalam pengecekan

obat, membantu dalam perencanaan dan pengadaan obat-batan di rumah sakit

sehingga tidak menyebabkan terjadinya akumulasi obat dan kekosongan (Baby,

2010). Dari sini juga terlihat bahwa proses pencatatan yang tidak baik akan

140

menyebabkan hasil atau output yang didapat menjadi tidak maksimal dan

menimbulkan permasalahan atau kerugian bagi rumah sakit.

6.6 Obat Kadaluarsa dan Rusak

Jumlah obat kadaluarsa dan rusak juga merupakan salah satu indikator

utama efisiensi penyimpanan obat di gudang farmasi. Jumlah obat yang

kadaluarsa dalam gudang farmasi rumah sakit menunjukkan pula besarnya

kerugian yang dialami oleh suatu rumah sakit (Kemenkes RI, 2007). Sehingga

seharusnya persentase obat kadaluarsa dan rusak di suatu gudang farmasi

adalah 0%, namun ada batas toleransi yang masih diperbolehkan untuk

persentase obat rusak dan kadaluarsa yaitu 1% (Pudjaningsih, 1996).

Hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti menunjukkan bahwa

persentase obat kadaluarsa dan rusak yang ada di gudang farmasi rumah sakit

Mulya pada bulan Mei tahun 2014 adalah sebesar 2,2%. Dengan persentase

obat kadaluarsa dan rusak yang sebesar itu, diperkirakan nilai kerugian rumah

sakit mencapai 5.651.633 rupiah dalam periode tersebut.

Dari hasil penelitian diketahui bahwa banyaknya obat kadaluarsa dan

rusak terjadi akibat belum adanya pemeriksaan dan pendataan obat yang

mendekati kadaluarsa secara rutin yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi.

Selain itu, obat kadaluarsa yang terjadi juga akibat obat tidak lagi digunakan

oleh dokter sehingga obat menumpuk dan kadaluarsa. Padahal jika hal ini

dibiarkan terus menerus tanpa ada evaluasi dari pihak manajemen, rumah sakit

akan terus mengalami kerugian. Semakin banyak obat yang mengalami

kadaluarsa dan rusak di suatu rumah sakit, maka akan semakin besar pula

141

kerugian yang diterimanya dan dapat mengurangi pendapatan rumah sakit

tersebut (Pudjaningsih, 1996).

Adanya obat kadaluarsa dan rusak ini menjadi indikasi bahwa terdapat

permasalahan dalam sistem penyimpanan yang dilakukan di gudang farmasi.

terdapatnya obat kadaluarsa dan rusak menunjukkan bahwa sistem

penyimpanan yang dilakukan belum efisien, karena masih ada nilai kerugian

yang didapat oleh rumah sakit. Seharusnya, hal ini dapat dihindari dengan

memperbaiki dan mengevaluasi setiap proses penyimpanan yang dilakukan.

Sehingga output sistem penyimpanan yang efisien dapat tercapai.

6.7 Stock Mati / Death Stock

Cara menilai efisiensi penyimpanan obat yang selanjutnya adalah

dengan melihat persediaan stock mati atau death stock. Stock mati atau death

stock adalah jumlah obat yang belum atau tidak digunakan selama 3 bulan

terakhir atau lebih (Kemenkes, 2007). Stock mati atau death stock bisa terjadi

karena beberapa hal misalnya karena pola penyakit tertentu pada satu periode

yang menyebabkan obat tidak terpakai.

Standar persentase stock mati obat menurut Pudjaningsih (1996) yaitu

0%. Sementara itu, digudang farmasi rumah sakit Mulya persentase stock mati

nya yaitu 1,36%. Stock mati ini menyebabkan gangguan tersendiri bagi rumah

sakit. Stok mati menyebabkan obat menumpuk digudang farmasi dalam waktu

yang lama dan dikhawatirkan akan menjadi kadaluarsa, terlebih di gudang

farmasi rumah sakit ini belum ada pemeriksaan obat kadaluarsa secara berkala.

Selain itu kerugian yang disebabkan akibat stok mati adalah perputaran uang

yang tidak lancar, kerusakan obat akibat terlalu lama disimpan sehingga dapat

142

menyebabkan obat tersebut kadaluarsa (Pudjaningsih, 1996). Jika dibiarkan

terus terjadi rumah sakit akan mengalami kerugian secara terus menerus.

Keadaan stok mati ini menunjukkan bahwa terdapat kesalahan dalam

proses penyimpanan yang dilakukan. Seperti pada proses pengeluaran

misalnya, seharusnya pengeluaran obat dilakukan terhadap obat yang lebih

dahulu masuk bukan obat yang terakhir masuk. Sehingga obat-obat yang lebih

dulu masuk akan habis lebih dahulu juga dan tidak menimbulkan death stock.

Tentunya ini harus dihindari agar kerugian tidak semakin besar dan

penyimpanan obat yang dilakukan semakin efisien.

6.8 Kesesuaian Sistem Pengeluaran Obat (FIFO dan FEFO)

Sistem pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi

RS Mulya masih belum memperhatikan sistem FIFO dan FEFO. Petugas

gudang tidak menggunakan sistem tersebut karena petugas menganggap bahwa

semua obat memiliki tanggal kadaluarsa yang sama. Padahal, meskipun obat

yang diterima oleh petugas gudang berasal dari distribuor yang sama dan

dengan jarang yang tidak terlalu lama, namun tidak menutup kemungkinan

bahwa obat memiliki tanggal kadaluarsa yang berbeda. Oleh karena itu, petugas

harus tetap melakukan pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat dan tetap

memperhatikan sistem penyimpanan FIFO dan FEFO.

Dalam penyusunan perbekalan farmasi yaitu perbekalan farmasi yang

masa kadaluarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan

lebih awal, sebab umumnya perbekalan farmasi yang datang lebih awal

biasanya juga diproduksi lebih awal dan umumnya relatif lebih tua dan masa

kadaluarsanya lebih awal (Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010).

143

Tujuan pengeluaran obat dengan sistem FIFO dan FEFO adalah untuk

menghindari kerugian akibat obat yang kadaluarsa karena disimpan terlalu lama

dan tidak terdeteksi (Pudjaningsih, 1996). Sehingga tujuan dari penyimpanan

obat pun dapat tercapai dengan baik dan sistem penyimpanan obat yang efisien

dapat tercapai.

144

BAB VII

KESIMPULAN DAN SARAN

7.1 Kesimpulan

1. Input Penyimpanan Obat di gudang farmasi rumah sakit Mulya

a) Sumber daya manusia gudang yang tersedia di gudang farmasi masih

belum sesuai dengan ketentuan minimal yang dibuat dalam pedoman

penyimpanan obat Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun

2010, karena hanya terdiri dari petugas gudang dan penanggung jawab

gudang yang merangkap sebagai kepala Instalasi Farmasi. Sementara

itu, kesesuaian antara keterampilan dan pengetahuan petugas gudang

farmasi dengan kegiatan penyimpanan yang dilakukan sudah sesuai

dengan pedoman Penyimpanan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat

Kesehatan tahun 2010 namun masih dibutuhkan pelatihan.

b) Anggaran penyimpanan obat masih belum sesuai dengan pedoman

penyimpanan obat Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun

2010, karena seharusnya rumah sakit menyediakan anggaran perbaikan

dan perawatan gudang serta perlatan yang ada di gudang minimal 1%

dari biaya peralatan yang ada.

c) Prosedur penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya sudah sesuai

dengan pedoman penyimpanan obat Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat

Kesehatan tahun 2010 meskipun prosedur penerimaan, penyusunan obat

dan stock opname ada yang belum dilaksanakan oleh petugas.

d) Dokumen Penyimpanan Obat masih belum sesuai dengan pedoman

penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat

145

Kesehatan tahun 2010 karena dokumennya hanya terdiri dari buku

harian penerimaan obat, buku harian pengeluaran obat/buku defecta,

laporan pengeluaran obat, laporan stock opname, kartu induk persediaan

obat dan kartu stock obat.

e) Sarana dan prasarana penyimpanan yang tersedia di gudang farmasi

rumah sakit masih belum sesuai luas dan jumlahnya berdasarkan

ketentuan minimal yang dibuat oleh pedoman penyimpanan obat yang

di buat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010.

2. Proses Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya

a) Kegiatan penerimaan obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi

masih belum sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang

ditetapkan oleh Dirjend Bina kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun

2010, karena pada saat penerimaan belum memperhatikan tanggal

kadaluarsa obat.

b) Pengaturan tata letak ruang penyimpanan obat dan sistem penyimpanan

obat belum sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh

Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Karena belum

menggunakan sistem FIFO/FEFO, belum diurutkan sesuai abjad,

peletakkannya masih belum dipisahkan antara satu jenis obat dengan

jenis obat lainnya dan belum memberikan label nama/keterangan obat

termasuk kartu stok obat.

c) Kegiatan pengeluaran obat yang dilakukan belum sesuai dengan

pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian

146

dan Alat Kesehatan tahun 2010, karena belum memperhatikan FIFO

dan FEFO.

d) Kegiatan stock opname gudang farmasi belum sesuai dengan pedoman

penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat

Kesehatan tahun 2010, karena seharusnya dilakukan setiap minimal 3

bulan sekali secara rutin.

e) Pelaporan dokumen penyimpanan obat sudah sesuai dengan pedoman

yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun

2010.

3. Output Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya

Penyimpanan obat di gudang farmasi masih belum efisien, hal ini

dikarenakan banyaknya komponen penyimpanan yang belum sesuai dengan

pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan

Alat Kesehatan tahun 2010, dan berdasarkan indikator efisiensi

penyimpanan berikut :

a) Kesesuaian jumlah stok obat fast moving antara pencatatan dengan stok

fisik di gudang farmasi pada bulan Mei 2014 sebesar 76,9%, ini masih

belum sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam pedoman

penyimpanan obat milik Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan

tahun 2010 yang seharusnya kesesuaian sebesar 100%.

b) Persentase obat kadaluarsa dan rusak di gudang farmasi pada bulan Mei

2014 sebesar 2,2%. masih belum sesuai dengan standar yang ditetapkan

dalam pedoman penyimpanan obat obat milik Dirjen Bina Kefarmasian

dan Alat Kesehatan tahun 2010 karena seharusnya sebesar 0%.

147

c) Stock Mati (Death Stock) obat yang ada di gudang farmasi pada bulan

Mei 2014 sebesar 1,36%, ini masih belum sesuai dengan standar yang

ditetapkan dalam pedoman penyimpanan obat milik Dirjen Bina

Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 karena seharusnya 0% atau

dibawah 1%.

d) Kesesuaian pengeluaran obat (FIFO dan FEFO) juga masih belum

sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam pedoman penyimpanan

obat milik Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010

yang seharusnya memperhatikan FIFO/FEFO.

7.2 Saran

7.2.1 Bagi Petuga Gudang Farmasi

1. Petugas gudang farmasi diharapkan bisa mulai memanfaatkan kartu

stock obat yang sudah disediakan oleh manajemen rumah sakit,

untuk meminimalisir kesalahan dalam pencatatan jumlah obat.

2. Petugas gudang diharapkan mulai melakukan pengaturan obat di

rak-rak penyimpanan yang disediakan. Dengan cara memisahkan

obat berdasarkan jenis sediaan obat. Kemudian mengurutkan obat-

obat tersebut berdasarkan abjad untuk memudahkan penyimpanan.

Jika obat tidak muat untuk diletakkan di rak penyimpanan, maka

obat bisa dimasukkan ke dalam satu kardus dan diberi keterangan

(nama obat, jumlah dan tanggal kadaluarsa).

3. Diharapkan petugas gudang bisa memulai menyusun persediaan

obat dan melakukan pengeluaran obat dengan sistem FIFO dan

148

FEFO untuk mencegah terjadinya kerugian akibat barang yang

kadaluarsa atau rusak.

4. Dalam proses penerimaan sebaiknya petugas gudang melakukan

pengecekan terhadap tanggal kadaluarsa obat.

5. Petugas gudang diharapkan dapat melakukan pemeriksaan terhaadap

obat-obatan yang disimpan di gudang farmasi secara berkala untuk

membantu mendeteksi adanya obat kadaluarsa dan obat rusak.

6. Diharapkan petugas gudang melakukan perbaikan terhadap

pencatatan dokumen-dokumen penyimpanan, untuk menghindari

terjadinya kerugian akibat kesalahan atau ketidak lengkapan

pencatatan.

7.2.2 Bagi Manajemen Rumah Sakit

1. Diharapkan manajemen rumah sakit dapat melakukan pelatihan bagi

petugas gudang mengenai alur dan sistem penyimpanan obat di

gudang farmasi.

2. Diharapkan manajemen RS bisa melakukan perhitungan terhadap

beban kerja petugas gudang farmasi, sebagai pertimbangan dalam

membuat deskripsi kerja petugas gudang dan pertimbangan

penambahan jumlah petugas gudang.

3. Diharapkan manajemen RS bisa melakukan pengendalian,

pengawasan dan evaluasi dalam pelaksanaan kegiatan penyimpanan

obat (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran dan stock

opname) di gudang farmasi, selanjutnya manajemen melakukan

tindak lanjut dari hasil evaluasi yang dilakukan.

149

4. Diharapkan manajemen atau Kepala Instalasi Farmasi dapat

menunjuk minimal 1 orang petugas dari Apotek untuk menjadi

penanggung jawab atau PIC obat-obatan yang masuk ke Apotek

dari gudang farmasi, terutama saat petugas gudang sedang tidak ada.

Untuk menghindari ketidakcocokkan jumlah obat dan sebagai cara

untuk mengontrol distribusi obat.

5. Diharapkan manajemen rumah sakit dapat membuat flow chart atau

alur dari kegiatan penyimpanan obat sebagai pedoman pelaksanaan

penyimpanan obat bagi petugas gudang farmasi.

7.2.3 Bagi Peneliti Selanjutnya

1. Diharapkan peneliti selanjutnya melakukan perhitungan terhadap

beban kerja petugas gudang farmasi, sehingga bisa diketahui sejauh

mana beban kerja yang dimiliki petugas gudang farmasi.

2. Diharapkan peneliti selanjutnya melakukan perhitungan terhadap

TOR (turn over ratio) untuk mengetahui perputaran obat di rumah

sakit.

Daftar Pustaka

_____, 1996. Buku Petunjuk dan Pedoman Pengelolaan Gudang Penyimpanan :

Direktorat Bina Kefarmasian dan Alat. Jakarta

Aditama, Tjandra Yoga. 2007. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Edisi 2.

Jakarta: UI-Press.

Bowersox, D.J. 1996. Manajemen Logistik ; Integrasi sisem-sisem manajemen

distribusi fisik dan material. Jakarta : Bumi Aksara

Bowersox, D.J. 2002. Manajemen Logistik. Jakarta: PT. Bumi Aksara.

Damanik. C, 2003. Tesis : Analisis Fungsi-Fungsi Pengelolaan Obat Rumah Sakit

Umum di Propinsi Bali. Yogyakarta: Pasca Sarjana Universitas Gajah Mada

diakses dari http://sarmini_farmasi_blogspot.com pada 28 April 2014

Dedik, Oskar. 2005. Pengaruh Faktor Ketepatan Penempatan Dalam Jabatan

terhadap Prestasi Kerja di Kantor Sekretariat Pemerintah Kabupaten

Gresik Tahun 2005. diakses dari www.subscribe.com pada 2 Mei 2014

Depkes RI. 1999. Standar Pelayanan Rumah Sakit, edisi Ke-2. Jakarta

Depkes RI. 2004. Pedoman pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan.

Jakarta: Departemen Kesehatan RI

Dian Prihatini, Lilis. 2008. Tesis : Analisis Hubungan Beban Kerja Dengan Stress

Kerja Perawat di Tiap Ruang Rawat Inap RSUD Sidkalang. diakses dari

www.respiratory.usu.ac.id pada 10 Juli 2014

Direktorat Bina Marga Departemen Pekerjaan Umum RI. 1993. Pedoman

Manajemen Gudang.

Dirjen POM, 1990. Pedoman Perencanaan dan Pengelolaan Obat. Jakarta:

Depkes RI

http://sarmini_farmasi_blogspot.com/

http://www.subscribe.com/

http://www.respiratory.usu.ac.id/

Dwiantara, L dan Sumarto. 2005. Manajemen Logistik: Pedoman Praktis bagi

Sekretis dan Staff Administrasi. Jakarta: Grasindo

Febriawati, Henni. 2013. Manajemen Logistik Farmasi Rumah Sakit. Yogyakarta:

Gosyen Publishing

Hasibuan, Malayu S.P. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Bumi

Aksara

Istinganah, dkk. 2006. Evaluasi Sistem Pengadaan Obat dari Dana APBD

Tahun 2001-2003 Terhadap Kesediaan dan Efisiensi Obat: Jurnal

Manajemen Pelayanan Kesehatan Vol. 09/No. 01/Maret 2006. diakses dari

www.jmpk-online.net pada 4 April 2010

Kementrian Kesehatan RI, Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik - Komite

Akreditasi Rumah Sakit. 2011. Standar Akreditasi Rumah Sakit. Jakarta

Kepmenkes RI Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan

Farmasi di Rumah Sakit

Kepmenkes RI Nomor 1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan

Rumah Sakit

Lukmana. 2006. Penyimpanan Obat-Obatan di Rumah Sakit, Studi Kasus :

Rumah Sakit Daerah Jabodetabek. Jakarta

Mathis, Robert dan John. H. Jackson. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia.

Jakarta : Salemba Empat

Moleong, Lexy J. 2001. Metodologi Penelitian Kualitatif, Bandung: PT Remaja

Rosdakarya.

Miles, Mathew B., and huberman A. Maichel. 1992. Analisis Data Kualitatif ;

Buku Sumber Tentang Metode-metode Baru (Penerjemah Tjetjep Rohendi

Rohidi), Jakarta: UI-Press.

http://www.jmpk-online.net/

Muharomah, Septi. 2008. Skripsi : Manajemen penyimpanan obat di puskesmas

Jagakarsa Tahun 2008. FKM UI.

Pudjaningsih. 1996. Tesis : Pengembangan Indikator Efisiensi Pengelolaan Obat

di Farmasi Rumah Sakit, Yogyakarta: Magister Manjemen RS UGM

daiakses dari http://sarmini_farmasi_blogspot.com pada 28 April 2014.

Puslitbang Biomedis. 2006. Evaluasi Manajemen Sistem Penyimpanan Obat di

Puskesmas dan Rumah Sakit Daerah Jabodetabek

Prihatiningsih, Dina. 2012. Skripsi: Gambaran Sistem Penyimpanan Obat di

Gudang Farmasi RS Asri Tahun 2011. Depok: UI

Rismayanti, 2009 : Skripsi: Analisis Perencanaan Obat dan Alat Kesehatan di RS

X Jakarta Tahun 2009. Jakarta: UI

Sabarguna, BS. 2005. Logistik Rumah Sakit dan Teknik Efisiensi Cetakan 1.

Yogyakarta: Konsorsium RSI Jateng – DIY.

Sabarguna, BS. 2009. Buku Pegangan Mahasiswa Manajemen Rumah Sakit Jilid

2. Jakarta: Sagung Seto.

Sarmini. 2008. Tesis: Analisis Terhadap Faktor Keberhasilan Manajemen Obat di

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Pandan Arang Boyolali. Yogyakarta: Pasca

Sarjana UGM diakses dari http://sarmini_farmasi_blogspot.com April 2014

Sheina, Baby. Jurnal : Penyimpanan Obat di Gudang Instalasi Farmasi RSU

Muhammadiyah Yogyakarta Unit 1, Vol.4, No.1 Januari 2010 diakses dari

www.academia.edu pada 6 Februari 2014

Setiawan, Yahmin. 2012. Modul Kuliah Penyimpanan Logistik di Rumah Sakit.

Seto, S., Nita. Yunita., Triana, Lily. 2004. Manajemen Farmasi. Surabaya:

Airlangga University Press.

Siagian, Y.M. 2005. Aplikasi Supply Chain Management dalam Dunia Bisnis.

Jakarta: Grasindo



http://www.academia.edu/

Subagya M S. 1995. Manajemen Logistik : Cetakan Keempat. Jakarta : PT

Gunung Agung.

Suci Suciati, Wiku B, B. Adisasmito. 2006. Jurnal Manajemen Pelayanan

Kesehatan, Vol 9, No. 01 Maret 2006 diakses dari www.jmpk-online.net

pada 3 November 2013

Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit

Warman, J. 2004. Manajemen Pergudangan, Terj. Begdjomujo. Jakarta: Pustaka

Sinar Harapan

WHO, 2003. Pedoman Penyimpanan Obat Esensial dan Alat Kesehatan

Wati, Wirdah. dkk. 2012. Jurnal ISSN 2339-2529 Prosiding Seminar Nasional

Perkembangan Terkini Sains Farmasi dan Klinik III 2013 Tentang :

Evaluasi Pengelolaan Obat dan Starategi Perbaikan Dengan Metode

Hanlon di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Karel Sadsuitubun

Kabupaten Maluku Tenggara Tahun 2012. diakses dari

http://semnasffua.com/ pada 21 Mei 2014

Winardi. J, 1999. Pengantar Teori Sistem dan Pendekatan Sistem. Cetakan ke-4.

Bandung: Mandar Maju

http://www.jmpk-online.net/

http://semnasffua.com/

Lampiran 1

Pedoman Telaah Dokumen

Analisis Sistem Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya

Tangerang Tahun 2014

1. Profil Rumah Sakit Mulya Tahun 2012

2. Profil Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya Tahun 2012

3. Formularium Obat Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya Edisi 2

4. Dokumen Instruksi Kerja atau SOP Instalasi Farmasi

5. Kartu Stock Obat Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya

6. Kartu Induk Persediaan Obat Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya

7. Buku Harian Penerimaan Obat

8. Buku Harian Pengeluaran Obat/Buku Defecta

9. Laporan Mutasi/Surat Bukti Barang Keluar

10. Dokumen Hasil Stock Opname

Lampiran 2

Lembar Observasi

Instrumen Penelitian Analisis Sistem Penyimpanan Obat di Rumah Sakit

Mulya Tangerang Tahun 2014

Hari / Tanggal Observasi :

Senin, 12-14 Mei 2014

Bagian I

Komponen Input Penyimpanan

1. Sumber Daya Manusia

Ketersediaan SDM

No. Variabel Observasi Hasil

Keterangan Ya Tidak

1. Terdapat Atasan Kepala Gudang Farmasi √ Tanggung jawab

gudang dipegang oleh

Apoteker RS Mulya

2. Terdapat Kepala Gudang √

3. Terdapat Pengurus Barang √

4. Terdapat Staf Pelaksana Gudang √

SDM Gudang Farmasi Umur Pendidikan Lama

Kerja

Kepala Instalasi Farmasi 28 Tahun Apoteker 4 Tahun

Petugas Gudang Farmasi 22 Tahun SMF

(Sekolah Menengah Farmasi) 4 Tahun

Petugas Bagian Keuangan RS

Mulya 45 Tahun Sarjana Ekonomi (SE) 6 Tahun

a. Kedisiplinan Petugas Gudang Farmasi

Kegiatan SDM Pelaksanaan

Keterangan Ya Tidak

Petugas gudang farmasi datang tepat waktu √ Biasa petugas datang 10 atau 5

menit sebelum jam kerjanya.

Petugas gudang farmasi memulai pekerjaannya

sesuai dengan jam yang sudah ditentukan yaitu jam

09.00 WIB √

Petugas gudang farmasi melaksanakan kegiatannya

sesuai denga SPO yang berlaku √

Ada beberapa poin dalam SPO

penerimaan obat dan

penyusunan obat yang tidak

dilakukan sesuai dengan SPO

yang ada.

Petugas gudang farmasi tidak menunda

pekerjaannya √

Ada beberapa tugas seperti

penyusunan obat ke rak

penyimpanan setelah diterima

yang terkadang ditunda-tunda.

Petugas gudang farmasi pulang tepat waktu yaitu

jam 18.00 WIB √

Kecuali petugas melakukan

lembur kerja

2. Dokumen


Keterangan Ya Tidak

1. Buku Harian Penerimaan Obat √

2. Buku Harian Pengeluaran Obat √

3. Kartu Induk Persediaan Obat √

4. Kartu Stok Obat √

5. Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) √

6. Surat Bukti Barang/obat Keluar √

7. Surat Kiriman Obat √

8. Daftar Isi Kemasan/Packing List √

9. Berita Acara Penerimaan Obat √

10. Dokumen Obat Kadaluarsa √

11. Dokumen hasil Stok Opnam Obat √

12. Dokumen Laporan Faktur Pembelian Obat √

3. Standar Operasional Prosedur


Keterangan Ya Tidak

1. Deskripsi Kerja Petugas Gudang √

2. Deskripsi Kerja Penanggung Jawab Gudang √

3. Prosedur Penerimaan Obat √

4. Prosedur Penyusunan dan penyimpanan Obat √

5. Prosedur Pengeluaran Obat √

6. Prosedur Permintaan Obat √

7. Prosedur Stock Opname Obat √

4. Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat


Keterangan Ya Tidak

1. Gudang penyimpanan obat terpisah dari ruang

pelayanan atau apotek RS √

2. Luas gudang cukup luas (minimal 3 x 4 m2) √ L = 3,49 x 2,47 m2

3. Terpisahkan antara fasilitas penyelenggaraan

manajemen dengan pelayanan langsung pada pasien √

4. Terpisahkan antara fasilitas penyelenggaraan

manajemen dengan tempat pembuangan limbah √

5. Terdapat ruang kantor petugas gudang √

6. Terdapat ruang penyimpanan obat yang terpisah

dengan alat kesehatan √

7. Atap gudang dalam keadaan baik dan tidak bocor √

8. Lantai dibuat dari segel/semen √

9. Dinding gudang dibuat licin √

10. Gudang memilki ventilasi √

11. Gudang memiliki jendela yang berteralis √

12. Jendela dilengkapi dengan gorden √

13. Penerangan gudang yang cukup √

14. Adanya pengaturan suhu ruangan √ Suhu : 16o C

15. Adanya pengaturan sinar/cahaya ruangan √

16. Adanya pengaturan kelembaban

17. Terdapat ruang/lemari terpisah untuk obat mudah

terbakar √

18. Terdapat ruang/lemari untuk obat berbahaya √

19. Terdapat ruang/lemari arsip dokumen √

20. Gudang mempunyai kunci pengaman √

21. Gudang dilengkapi dengan kunci ganda √

Peralatan Penyimpanan Obat


Keterangan Ya Tidak

1. Tersedia rak/lemari penyimpanan obat √ 2 lemari kayu

2 lemari besi

2. Tersedia lemari khusus yang terkunci untuk

penyimpanan Narkotik dan Psikotropik √

3.

Tersedia lemari pendingin untuk menyimpan

jenis obat tertentu yang memerlukan suhu

dingin √

4. Tersedia rak atau lemari khusus untuk obat

rusak dan kadaluarsa √

5. Rak/lemari penyimpanan tidak langsung menempel

dengan lantai √ Jarak dari lantai 10 cm

6. Rak/lemari penyimpanan tidak menempel pada dinding

gudang √

Jarak dengan dinding

3,5 cm

7. Tersedia alat bantu pemindahan obat dalam

Gudang √

8. Tersedia kartu stok obat untuk memberi keterangan di

rak/lemari penyimpanan √

9. Tersedia ketentuan dilarang masuk ke tempat

penyimpanan obat selain petugas √

10. Tersedia Pallet/papan alas untuk barang √

11. Jarak Pallet dengan lantai (min. 10 cm) √

12. Jarak Pallet dengan dinding (max. 30 cm) √

13. Tersedia pendingin ruangan/AC √

14. Tersedia keterangan untuk obat berbahaya √

15. Tersedia keterangan untuk obat yang mudah terbakar √

Sarana dan Prasarana Keamanan Gudang


Keterangan Ya Tidak

1. Pintu ruangan dibuat berlapis (tidak hanya 1 pintu) √

2. Tersedia kunci ruangan dibuat ganda √

3. Tersedia teralis pada jendela √

4. Tersedia kunci pada lemari obat narkotika dan

psikotropika √

5. Tersedia termometer ruangan √

6. Tersedia alat pemadam kebakaran ringan √

7. Tersedia detektor panas/api √

8. Kunci gudang di pegang oleh kepala gudang √

9. Gudang bebas dari tikus, kecoa dan hama lain √ Terdapat Kecoa

Bagian II

Komponen Proses Penyimpanan Obat

1. Pengaturan Penyimpanan Obat

Pengaturan Penyimpanan Obat


Keterangan Ya Tidak

1. Obat disimpan dalam gudang/ruangan khusus untuk

obat, tidak dicampur dengan peralatan lain. √

2. Obat diletakkan di atas rak/lemari penyimpanan √

3. Obat tidak diletakkan langsung dilantai √

4. Obat tidak diletakkan menempel pada dinding √

5. Obat di letakkan sesuai dengan metode FIFO √

6. Obat di letakkan sesuai dengan metode FEFO √

7. Penggolongan obat berdasarkan jenis √

8. Penggolongan obat berdasarkan sediaan √

9. Penggolongan obat berdasarkan abjad √

10. Penggolongan obat berdasarkan kelas terapi atau

khasiat √

11. Tablet, kapsul dan obat kering lainnya disimpan

dalam wadah kedap udara di rak bagian atas. √

12. Obat dengan sediaan cair dan padat (tablet)

diletakkan terpisah √

13. Obat cair, salep dan obat suntik disimpan di rak

bagian tengah. √

14. Obat yang rusak diletakkan di lemari terpisah

dengan obat yang masih baik √

15. Obat yang kadaluarsa diletakkan di lemari terpisah

dengan obat yang masih baik √

16. Obat yang membutuhkan suhu dingin disimpan

dalam kulkas. √

17. Obat-obatan narkotika dan psikotropika diletakkan

di lemari terpisah √

18. Lemari obat-obatan narkotika dan psikotropika

selalu dikunci √

19. Obat-obatan yang bentuknya besar dan berat tidak

diletakkan ditempat yang tinggi √

20. Obat-obatan yang bentuknya kecil tidak diletakkan

ditempat yang tersembunyi √

21. Diberikan pelabelan (nama obat) pada rak

penyimpanan √

22. Tinggi tumpukkan barang max. 2,5 m √

Pengaturan Tata Letak Ruang Penyimpanan

Pelaksanaan Penyimpanan Obat


Keterangan Ya Tidak

1. Rak/Lemari disusun membetuk garis lurus √

2. Rak/Lemari disusun membetuk huruf U √

3. Terdapat banyak lorong di ruang penyimpanan √

4. Terdapat tumpukan barang disepanjang lorong ruang

penyimpanan √

2. Pelaksanaan Penyimpanan

Pelaksanaan Penyimpanan Obat


Keterangan Ya Tidak

1. Petugas menyusun obat dengan memperhatikan

metode FIFO √

2. Petugas menyusun obat dengan memperhatikan

metode FEFO √

3. Petugas melakukan pencatatan secara teratur terhadap

obat yang masuk pada kartu stok barang √

4. Petugas melakukan pencatatan secara teratur

terhadap obat yang keluar pada kartu stok √

5. Pengecekan terhadap mutu obat dilakukan secara

periodik. √

6. Pencatatan terhadap mutu obat dilakukan secara

periodik. √

7. Melakukan kegiatan pengelompokkan obat √

8. Pengaturan suhu udara di gudang penyimpanan √

9. Menjaga kebersihan gudang penyimpanan √

10. Pemeriksaan tanggal kadaluarsa obat √

3. Penerimaan Obat

Penerimaan Obat


Keterangan Ya Tidak

1. Pemeriksaan terhadap surat jalan obat √

2. Pemeriksaan terhadap faktur pembelian √

3. Pemeriksaan terhadap surat pemesanan √

4. Pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat √

5. Pemeriksaan terhadap kondisi obat √

6. Pembuatan laporan penerimaan obat √

7. Mencatat pada buku penerimaan obat harian √


Keterangan Ya Tidak

1. Pemeriksaan terhadap surat jalan obat √

2. Pemeriksaan terhadap faktur pembelian √

3. Pemeriksaan terhadap surat pemesanan √

4. Pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat √ Tanggal kadaluarsa tidak

diperiksa

5. Pemeriksaan terhadap kondisi obat √ Kondisi obat tidak diperiksa

6. Mencatat jumlah obat yang masuk pada kartu

stok √

Tidak terdapat kartu stok

obat

7. Mencatat jumlah obat yang masuk kartu induk

persediaan obat √

Pencatatan dilakukan pada

kartu induk persediaan obat

pada sistem komputer

8. Pembuatan laporan penerimaan obat √

9. Mencatat pada buku penerimaan obat harian √

Tidak dilakukan meskipun

tersedia buku penerimaan

obat

4. Pengeluaran Obat

Pengeluaran Obat


Keterangan Ya Tidak

1. Pemeriksaan terhadap surat permintaan √

2. Mencatat pada buku pengeluaran Obat √

3. Pemeriksaan terhadap jumlah obat √

4. Pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat √

5. Pencatatan pada kartu stok obat √

6. Pembuatan laporan pengeluaran obat √

5. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan Pelaporan


Keterangan Ya Tidak

1. Melakukan pencatatan pada saat penerimaan obat

pada buku harian penerimaan √

2. Melakukan pencatatan kartu stok pada kegiatan

penyimpanan √

3. Melakukan pencatatan pada kartu induk persediaan √

4. Melakukan pencatatatan barang keluar pada buku

harian pengeluaran barang √

5. Membuat laporan mutasi √

6. Melaporkan dokumen penerimaan obat √

7. Melaporkan dokumen mutasi/pengeluaran obat √

Bagian III

Data untuk Penilaian Mutu dan Efisiensi Penyimpanan

Mutu dan Efektifitas Penyimpanan Obat

No. Variabel Observasi Hasil Keterangan

1. Panjang gudang farmasi (m) 3,49 m

2. Lebar gudang farmasi (m) 2,47 m

3. Luas gudang farmasi (m2) 8,6203 m2

4. Jumlah wadah/lemari penyimpanan 4 buah

2 lemari besi

(2,02m x 0,5m x 1,945m)

2 lemari kayu

(1,22m x 0,4 m x 2m)

5. Jumlah wadah/lemari penyimpanan yang digunakan 4 buah

6. Total jenis obat 1032 jenis Formularium Obat

7. Jenis obat yang tidak mengalami transaksi

(3bulan terakhir) / death stock 14 jenis (data terlampir)

8. Jumlah obat kadaluarsa dan rusak 23 jenis (data terlampir)

Lampiran 3

Matriks Wawancara

No. Pertanyaan Jawaban

Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3)

1. Apakah posisi atau jabatan anda saat

ini? Petugas Gudang Farmasi Kepala Insalasi Farmasi Keuangan dan Purchasing

2. Berapa usia anda saat ini? 22 Tahun 28 Tahun 45 Tahun

3. Sudah berapa lama anda bekerja di

bagian anda ini? 4 Tahun 4 Tahun 6 Tahun

4. Apakah pendidikan terakhir anda? SMF

(Sekolah Menengah Farmasi)

Sarjana Farmasi (S.Far)

dan Apoteker Sajana Ekonomi (S.E)

5.

Bagaimanakah menurut pendapat ibu

mengenai jumlah SDM gudang

farmasi ?

Heemm.. masih setengah kacau,

kalau aku sih maunya ditambah

gitu, ya satu aja sih kalau untuk

saat ini mah

Kalo dari segi jumlah emang yang

sekarang masih kurang ya, kan

idealnya mereka 2 shift ya yang

digudang itu pagi sama sore.

Karena harusnya 2 shift dijadiin

satu shift ya jadi sebenernya jam

kerjanya juga kurang idel ya dari

jam 9 sampai jam 6 tapikan kita

menyesuaikan sama kebutuhan

pelayanannya jadi dia dimasukan

dijam middle

6. Bagaimana disiplin kerja SDM dalam

melaksanakan tugasnya?

Kalau aku agak susah ya kalo

harus ngikutin jam kerja yang uda

ditetapin karena aku juga kan

Ini yang masih masalah, karena

diakan juga masih kuliah ya itu

ngga sesuai sama jadwal yg



masih kuliah. Jadi sejauh ini jam

kerja aku fleksible gitu

dibikinnya.

ditetapkan

..memang kebutuhannya dan

memang belum ada personil yang

betul-betul bisa bekerja untuk tidak

double job jadi sekarang kita coba

ngertiin kalo terkadang ada

pekerjaan dia yang ngga selesai

tepat waktu

7.

Bagaimanakah kesesuaian antara

pengetahuan dan keterampilan yang

dimiliki oleh SDM di gudang farmasi

dengan pekerjaannya ?

….udah cukup sih, aku ngga

terlalu sulit buat ngelakuin

kerjaan aku karena udah lumayan

ngerti harus gimana

Emm… udah standart sih

sebenernya karena dia lulusan

farmasi jadi pengetahuan sama

keterampilannya lumayan tapi ya

gitu tetep aja masih belajar sambil

berjalannya pekerjaan

8.

Bagaimana pendapat Ibu/Bapak

mengenai sumber daya manusia pada

pelaksana penyimpanan obat di

gudang farmasi ?

Ya gimana ya sudah cukup bisa

ngejalanin tugas-tugasnya sih,

tapi kadang keteteran gitu

akunya.

Kalo yang sekarang, menurut aku

sih udah sesuai ya, emm kayak

sistem penyimpanan gitu kan ada

FIFO sama FEFO, ya tapi kadang

ada yang terlewat. Karna tergolong

slow moving jadi ngga dicek kalo

untuk yang fast moving dia udh

mulai pake sistem FIFO sama

FEFO.

9. Apakah pernah diadakan pelatihan

tentang penyimpanan obat di RS ini ? Belum pernah sih ya, Belum ada



10.

Jika belum, menurut Ibu/Bapak

bagaimana jika diadakan pelatihan

mengenai penyimpanan obat dan

materi apa yang diperlukan untuk

SDM yang ada saat ini ?

Iya harusnya sih iya, soalnya

belum pernah juga diadain

pelatihan kaya gitu. …kaya

pelatihan tentang alur digudang

gitu kali ya, harusnya gimana dan

seperti apa. Terus tentang job

deskripsinya tu juga yah kan kalo

aku yah sekarang masih simpang

siur juga gitu kan

Ya saya sih maunya juga gitu ya,

diadakan pelatihan. …tentang

sistem penyimpanan itu yang paling

dibutuhin bangetemm sama terus

kalo digudang tuh pengecekan

expired gitu ya sama cara

penyimpanan obat yang baik itu

seperti apa. Kalo ada cara itu lebih

bagus ya perlu untuk diterangin

11.

Menurut Ibu/ Bapak masalah SDM apa

yang paling sering terjadi dalam

kegiatan penyimpanan obat?

Pertama karena jumlah

petugasnya cuma satu, jadi aku

harus handle semua tugas gudang

sendiri ditambah harus ngerjain

tugas farmasi lainnya. Kedua

karena waktunya aku ga bisa

nungguin distributor dateng

sampe malem gitu karena jam

kerja aku yang cuma sampe jam 6

Palingan terkendala itu tadi saat ini

pengurus gudang tugasnya tidak

hanya mengurusi gudang dia masih

juga mengurusi stok obat yang ada

ditempat lain juga karena

seharusnya memang ada orang

yang khusus mengurusi gudang dan

fokus digudang serta mengatur

gudang termasuk mengenai

penyimpanan obat itu kan jadinya

dia ngga fokus ya sama

pekerjaannya.

12. Bagaimanakah anggaran yang

disediakan untuk penyimpanan obat ?

Kalo itu sih aku ngga tau soalnya

kan keuangan yang nyediain atau

ngga nya, paling kalo aku mah

kalo butuh apa-apa gitu aku

Ngga ada sih ya, kalo anggaran

kan memang lebih banyakan

mengarah ke pengadaan obatnya

yah, nah paling kalo buat

Anggaran sih ngga ya, kita

ngga kasih itu anggaran rutin

tiap bulan atau pertahunnya

ya karena memang menurut



bilang aja ke Kepala Instalasi

Farmasinya

penyimpanan penganggarannya tu

untuk kaya penyediaan fasilitas

sama tempat penyimpanan yang

layak aja sih. Kalo untuk anggaran

secara rutin tiap bulan nya gitu

kayanya sih ngga deh

kami belum perlu itu buat

diberikan anggaran jadi tidak

ada sejauh ini

13.

Bagaimanakah prosedur kerja untuk

proses penyimpanan obat di gudang

farmasi RS Mulya ?

Iya, itu udah ada tentang

penyimpanan obatnya harus

gimana aja. Terima obat,

nyimpennya, pas keluarin sampe

stock opname juga ada sih. Ada

bukunya gitu.

Kalau prosedur kita sudah buat

bukunya itu buku standar prosedur

operasional ya ada bukunya juga

sih ya, udah ada mulai penerimaan

sama penyimpanannya gitu.

14. Bagaimanakah pendokumentasian

prosedur tersebut? Ada bukunya gitu ko SPO

Kita sudah buat bukunya juga ko

untuk prosedur semuanya

15. Siapa sajakah yang menetapkan

prosedur kerja tersebut ?

yang buat kan dokter Annisa

(Kepala Divisi Pelayanan) sama

Bu Vera (Kepala Instalasi

Farmasi) yah tapi mereka juga

nanya juga ke aku gimana

pelaksanaannya gitu jadi di

sesuaiin biar aku gamapang juga

kali ya

Kalau yang buat memang saya ya

standar operasional prosedurnya,

tetapi kan atas persetujuan dan

setelah diperiksa sama direktur dan

kadiv pelayanan itu dokter Annisa

16.

Bagaimana sosialisasi prosedur

penyimpanan obat kepada SDM

terkait?

Udah dikasih tau juga kok ke kita

seperti apa

….sosialisasi prosedur kita ada

rapat setiap bulannya nah disitu kita

sosialisasiin ke semua petugas



farmasi termasuk petugas gudang

17.

Menurut Ibu/Bapak bagaimana

pelaksanaan prosedur penyimpanan

obat tersebut?

Udah mulai aku lakuin sih yang

aku inget hahaha

Kalau sejauh ini dan setau saya sih

ya sudah sesuai dengan prosedur

yang ditetapkan itu yah

pelaksanaan penyimpanannya tapi

kendalanya itu karena dianya

(petugas gudang) hanya sendiri jadi

kadang ada aja yang ga dilakuin

sesuai SPO karena dia juga ribet ya

harus handle kerjaan sendiri

18. Dokumen apa saja yang tersedia yang

berkaitan dengan penyimpanan obat?

Ada buku permintaan dan

pengeluaran, laporan mutasi,

laporan penerimaan, laporan

stock opname, kartu induk

persediaan

Buku pengeluaran atau defcta

biasanya sebutnya, buku

penerimaan harian, kartu induk

persediaan, surat keluar obat atau

mutasi, lapran stock opname

19. Bagaimana kecukupan dokumen

tersebut menurut anda?

udah cukup sih yang ini aja, kalo

lebih dari ini aku bisa lebih

keteteran yah mungkin hahaha

ya belum cukup ya menurut aku

tetep perlu kartu stock lah karena

biar bisa lebih ketahuan berapa

yang masuk sama yang keluar

setiap harinya

20.

Sarana dan prasarana apa saja yang

tersedia untuk pelaksanaan

penyimpanan obat ?

Sarana penyimpanan paling

hanya ada gudang farmasi, tapi ya

belum ada ruangan petugas

gudangnya semuanya masih

menyatu. …udah ada AC nya

sarananya juga paling ya cuma

gudang yang minimalis ini aja haha

..terdiri dari lemari sama kulkas

yang hanya segitu yah tapi kita ada



juga dilengkapi sama kunci. Tapi

buat jendela emang kita ngga

pernah buka dan ga bisa dibuka

juga yah

cuma ada lemari aja yah sama

rak-rak. tu lemari kayunya aja 2

biji sama rak begitu 2 biji udah

sih

pallet ya kan itu harus punya buat

dilantai

21.

Bagaimanakah keadaan dan

kecukupan sarana dan prasarana

tersebut dalam menunjang pelaksanaan

penyimpanan obat?

Kurang yah ya meskipun masih

bagus lemarinya, kalo aku sih

maunya per-lemari gitu. Kalo di

sini kan yah meskipun aku udah

urutin udah aku pisahin gitu ya

tetep aja ujung-ujungnya jadi satu

lagi

Keadaan dan kecukupannya saat ini

sih menurut aku ya belum ideal ya,

karena kan idealnya memang sudah

ada aturannya apa saja yang harus

disediakan

22.

Apakah ada permasalahan berkaitan

dengan sarana dan prasarana yang

menghambat kegiatan penyimpanan

obat di gudang farmasi RS Mulya ?

Ya gitu, obatnya jadi numpuk kan

naro nya ini dimana itu dimana

jadi ya kadang kalo mau ngambil

mau nyari juga susah kan akunya.

Mesti liatin satu-satu kan kadang

juga kita naro suka lupa dimana

dimananya kalo raknya banyak

obat-obatnya rapih teraturnya kan

nyarinya mah jadi gampang

Karena sarana dan prasarananya

yang hanya terdiri dari lemari yang

hanya segitu yah jadi penyimpanan

dan pengaturan obatnya itu loh jadi

ga bisa diatur dan dipisahkan

jenisnya, jangankan jenis dinamain

aja susah ya hahaha ya jadi satu

lemari buat berbagai macam item

deh. kemudian keadaan gudangnya



juga yang sangat minimalis sekali

juga membuat barang yang

disimpan itu jadi tidak bisa banyak

23.

Siapa sajakah pelaksana harian dalam

kegiatan penerimaan dan pemeriksaan

obat di gudang farmasi RS Mulya

tahun 2014?

Cuma aku aja sih petugas gudang.

Kalo aku ngga ada harusnya yang

nerima bagian itu aset aset gitu

tapi kalo sekarang mah ya

petugas di instalasi farmasi aja

yang ada.

Itu petugas gudang farmasinya aja

yah, kalo petugas gudang ngga ada

harusnya sih bagian purchasing

yang terima karena mereka yang

tau obat apa aja yang mereka pesen

dan yang datang

24.

Bagaimana proses penerimaan dan

pemeriksaan obat (dari supplier obat)

yang dilaksanakan di gudang farmasi

RS Mulya tahun 2014?

Paling kalo abangnya dateng aku

nyari SP (surat pesanan) dulu,

terus aku liat faktur abangnya,

samain gitu, ceklis yang ada terus

input datanya kalo udah diprint.

harusnya setelah itu isi buku

penerimaan obat gitu, nyatet

tanggal datang obat, distributor,

nomor faktur sama total fakturnya

tapi akunya ga sempet hehe

Pertama dicatet kesesuaiannya

sama faktor kemudian dicek lagi

kualitas barangnya itu seperti apa,

lebih keisi, kesesuaian faktor

dengan SP, kalo udh sesuai semua

ya diterima

25.

Bagaimana jika obat yang datang tidak

sesuai dengan spesifikasi yang dipesan

rumah sakit ?

Biasanya diretur, dituker ke

abangnya sama barang yang

sesuai kita pesen

Kalo belum sesuai kita ada proses

retur yaitu barangnya dikembalikan

kepada distributor obat itu

26. Bagaimana proses pencatatan dan

pelaporan buku penerimaan obat dan

aku ngga pernah ngisi buku

penerimaan obat soalnya kan

Udah lama ngga di isi yah, …kalo

manajemen maunya buku



pelaporannya? isinya hampir sama kaya laporan

pembelian obat yang tiap hari aku

bikin, ..ngga sempet kalo bikin

dua-duanya

Aku sih palingan nyatetnya cuma

nama obat jumlah sama harganya

aja di komputer udah nanti abis

itu ak print terus dikasih ke bu

vera.

penerimaan itu tetep kita isi ya buat

arsip gudang, karena laporan ini

kan nantinya dikasih ke keuangan

jadi gudang ngga megang

Diinput gitu di sistem nomer faktur,

tanggal faktur, item obatnya, sama

nominalnya.

Nanti kalo dokumen ini dikasih ke

aku sama ke bagian keuangan

karena nanti dibuat laporan faktur.

27. Bagaimana pembuatan laporan

pembelian?

dokumen pembelian itu biasanya

sih aku inputnya dari sistem gitu

udah ada sistemnya nanti aku

tinggal input nama obatnya,

tanggal, distributor, jumlah sama

harga obat. nanti tinggal print.

Dari hasil print tersebut kemudian

disatukan dengan faktur

pembelian dan itu disatuin gitu itu

nanti dilaporin ke kepala instalasi

farmasi

oh kalo itu sih tiap hari ya dilaporin

ke aku yang dari sistem ini bisa

kamu liat, jadi petugas gudang

bikin print out data obat masuk itu

dulu kan uda ada tu di komputernya

tinggal input aja pertabel kaya

nama obat, harganya berapa banyak

dibelinya sama harga keseluruhan

itu di input terus di print nanti sama

faktur fakturnya dikasih ke saya

tiap hari

28. Apa sajakah hambatan selama proses

penerimaan obat ?

Hambatannya ya paling sih kalo

akunya ngga ada, suka bingung sejauh ini sih setau aku ngga ada ya



siapa yang harus nerima

barangnya, aku kan maunya jelas

misalnya aku ngga ada siapa gitu

yang nerima jadi kalo ada apa-apa

gampang aku nyari taunya.”

29.

Siapakah petugas yang

bertanggungjawab mengatur tata ruang

dan menyusun stok obat di gudang

farmasi RS Mulya setiap harinya ?

semua aku (petugas gudang) yang

lakuin

penyusunannya oleh petugas

gudang farmasi ya

30.

Bagaimana sistem penyusunan obat

yang dilakukan di gudang farmasi RS

Mulya?

kaya yang biasanya aja palingan

FIFO sama FEFO aja sih.

…terus yang tablet ya ditaruh

dilemari yang itu bareng sama

tablet yang lain, ya bareng sama

injeksi juga sih hahaha terus yang

sirup di lemari itu khusus sirup

sama infusan deh. Kalo yang kaya

salep, obat mata gitu-gitu aku

taruhnya didepan sini aja.

Ruangan sih gini aja ya, emang

harus gimana? Haha

penyusunannya oleh petugas

gudang farmasi ya. ….sistem

penyusunannya kita pake FIFO

sama FEFO, untuk FIFO yang

masuk duluan dikeluarin duluan,

kalo FEFO diliatnya dari yang

expired

untuk ruangan ya kita terima gitu

aja ga ada pengaturan apa-apa

31. Bagaimana dengan penggunaan kartu

stock pada saat penataan obat?

oh iya ya emang ada ya aku lupa

haha. Yaa ngga keburu lah

akunya kalo disuruh ngisi kartu

kita juga sebenernya udah ada kartu

stok obat buat gudang ya tapi ngga

berjalan karena memang



stok gitu juga ini aja uda numpuk

narkotik sama psikotropik yang

ada kartu stocknya jadi habis

masuk obatnya aku catet berapa

yang masuk, tanggal masuk sama

nama distributornya di kartu stock

petugasnya juga tidak terbiasa

untuk mengisi kartu stok seperti itu

jadi yang sejauh ini berjalan hanya

kartu stok narkotika dan

psikotropika saja

…kalau untuk psikotropika dan

narkotika sudah mulai dibiasakan

untuk ditulis dikartu stock karena

kita banyak kecolongan dan

memang karena tidak terlalu

banyak jenisnya dan lemarinya

terpisah jadi lebih mudah

32.

Bagaimana hambatan yang terjadi

selama proses penyusunan obat di

gudang farmasi RS Mulya ?

Masalahnya lemarinya juga cuma

segitu aja jadinya ya susah kalo

mau disusun dipisahin gitu. Ya

jadi aku susun semuatnya aja deh

Karena pengorderannya setiap hari

dan ordernya juga sedikit2,

hambatannya itu, barang baru

disusun sudah harus dikeluarkan

lagi atau bahkan barang yang belum

disusun sudah harus keluar lagi.”

33.

Siapa yang bertugas melakukan

pengeluaran obat dari gudang farmasi

RS Mulya?

Pengeluaran juga tugas aku

(petugas gudang farmasi) tapi

abis ada permintaan dari unit

biasanya permintaan pake surat

permintaan gitu atau di buku

defecta

yang keluarin tetep petugas gudang

karena semua harus melalui

pendataan petugas gudang



34.

Bagaimana alur distribusi/pengeluaran

obat dari gudang obat sampai ke unit-

unit lain di RS Mulya ?

Mutasi itu paling sih pertamanya

tuh semua unit termasuk apotik

bikin permintaan ke aku. Kalo

dari unit palingan tu mintanya

pake surat permintaan unit tapi

kalo dari apotik karena banyak

kan pasti permintaannya makanya

pake buku defecta namanya. Nah

nanti permintaan mereka tu ak liat

apa aja, terus aku bikin dulu

daftarnya buat laporan juga sih

semacam print out gitu print out

mutasi abis itu baru deh siapin

barangnya terus dikasih ke apotik

atau ke unit itu. Eh mereka sih

yang aku suruh ambil soalnya

agak ribet kalo aku yang ngater

Pengeluaran obat itu memang

seharusnya melalui gudang ya

karena memang kita menggunakan

sistem satu pintu, maupun itu obat

langsung kepasien, pengeluarannya

juga harus melalui gudang, terus

baru itu dimutasi kesini atau ke unit

lain. Jadi digudang ada pencatatan

barang masuk. Meskipun pada saat

itu orang gudangnya tidak ada, kalo

ada barang masuk dan keluar harus

tetap melalui gudang terlebih

dahulu jadi nanti rita (petugas

gudang) mencatatnya setelah

barang datang atau keluar itu tadi

atau kepending pencatatannya

35. Bagaimana hambatan yang terjadi saat

proses pengeluaran obat?

Hambatannya tu kalo waktu aku

libur atau aku udah pulang kan

suka tuh ya ada permintaan obat.

karena ada kunci ganda yang

ditinggal di apotik jadi petugas

apotik suka ada yang ambil obat

langsung ke gudang tanpa laporan

ke aku dan tanpa mencatat

Hambatan sih sepertinya ada di

pencatatan pengeluaran ya jadi suka

pengaruh ke jumlah stok gitu aja

sih



apapun jadi aku bingung pas

pendataannya suka ada yang lebih

atau kurang gitu

36.

Bagaimana proses pencatatan buku

pengeluaran obat dan pelaporan dalam

pelaksanaan distribusi/pengeluaran

obat?

defecta mungkin di buku defecta

juga tercantum tu obat yang

dikeluarin sama aku apa aja tapi

ada juga permintaan unitnya

gimana dan biasa kita minta

lampirin surat permintaan dari

situ juga kan buat data obat

keluarnya jadi gampang input

dikomputer. .nanti inputnya liat

ditabel jumlah keluar.

Kadang obat yang dikeluarin

ngga sesuai sama yang diminta.

Bisa lebih banyak atau malah

kurang, liat persediaannya dulu

kan harus diimbangin. Tapi tetep

ditulis berapa yang dikeluarin

kalo ngga sama.

…buku itu kita bilangnya defecta

jadi emang sih seharusnya ada itu

buku pengeluaran lagi tapi sama aja

kaya buku defecta isinya. Disitu

nanti ada nama obat, jumlah yang

diminta, jumlah yang dikeluarkan

sama orang gudang sama ada nama

unit yang dituju. Buku itu setiap

hari diisi sama yang minta dan

sama petugas gudangnya

37.

Bagaimana proses pencatatan surat

bukti pengeluaran obat dan pelaporan

dalam pelaksanaan

distribusi/pengeluaran obat?

surat bukti barang keluar biasanya

isinya nama obat, jumlah yang

dikeluarin sama harga. Itu kan

uda ada sistemnya jadi aku

Kita nyebutnya mutasi, jadi itu

tinggal print aja dari sistem

komputer enak tinggal input

datanya aja. Data obat nya, yang



tinggal input terus diprint rangkap

2. Satu buat aku satu buat unit,

namanya mutasi. Diperiksanya

harian kalo mutasi gitu sama

Kepala Instalasi Farmasi

harusnya satu dipegang unit buat

arsip kalau ada missing tapi

sepertinya unit masih

mengabaikan ituhaha

mau dikeluarin nanti harga muncul

otomatis itu diprint buat laporan ke

aku sama arsip unit

38.

Siapa yang bertanggung jawab

melaksanakan stock opname di gudang

farmasi RS Mulya?

…bareng-bareng sih mulai dari

aku, kepala instalasi farmasi sama

bagian keuangan.

Bagian keuangan didampingi saya

(Kepala Instalasi Farmasi) sama

petugas gudang

…..biasanya bagian

keuangan tapi nanti kita juga

rolling siapa yang harus

stock opname disana terus

juga harus ada kepala instalsi

farmasinya sama petugas

gudangnya itu.

39. Kapan pelaksanaan stock opname di

gudang farmasi dilakukan?

Biasanya sih 3 bulan sekali, tapi

ngga tentu juga sih

3 bulan sekali atau sesuai edaran

direktur RS

Kalo kita 3 bulan sekali

untuk keseluruhan gudang

tapi untuk yang sampel

random itu sebulan sekali

40.

Bagaimana proses stock opname obat

yang dilakukan di gudang farmasi RS

Mulya?

Stock opname tu kaya nyamain

barang gitu sih, yang fisiknya ada

digudang sama yang ada di data

komputer nah biasanya bisa

Stok opname itu sebenernya kita

kaya diaudit ya. Orang keuangan

akan memeriksa kecocokan

dikomputer jumlahnya ada berapa

Kalau stock opname itu kan

kita mencocokkan ya antara

jumlah fisik obat nih yang

ada digudang tu berapa



seharian kalo stock opname

soalnya kan obatnya banyak

banget yah. Disamain deh tu ya

satu-satu sama si orang yang

stock opnamenya, biasanya

keuangan tu

dan stok obat fisiknya ada berapa

dan harus sesuai jumlahnya kalo

sampe ada selisih dicari tau

selisihnya itu kemana sampe

ketemu jawabannya nanti kita lihat

berapa persen selisihnya apakah

masih bisa ditoleransi dari berapa

item yang kita cek selisihnya

berapa

jumlahnya sama yang ada di

sistem atau datanya petugas

gudang itu. Kita lihat tu yah

sesuai atau enggak. Kalo

sampai ada yang ngga sama

ya kita suruh analisis tu sama

mereka kenapa bisa ngga

sama begitu kan seharusnya

sama dong

41.

Bagaimana untuk pelaporan dokumen

yang berkaitan dengan penyimpanan

obat?

Untuk dokumen penerimaan yang

sama faktur, laporan mutasi sama

buku defecta atau buku-buku

permintaan itu aku (petugas

gudang) harus laporin setiap hari

ke Kepala Instalasi Farmasi. Tapi

kalo kartu stok induk

diperiksanya per minggu aja. Nah

kalo stock opname sama laporan

faktur yang buat kepala instalasi

farmasi. Laporan stok opnamenya

itu dilaporin abis stok opname

Cuma aku ngga tau ke siapa, yang

faktur sebulan sekali pas akhir

bulan

yang aku buat kan laporan stok

opname itu setiap abis kegiatan stok

opname biasanya seminggu sampai

sebulan setelah stok opname

dilaporin ke kadiv pelayanan sama

ke bagian keuangan terus ke

direktur RS. Buat laporan faktur

cuma dilaporin ke bagian keuangan

setiap akhir bulan. Terus aku

ngecek persediaan tiap seminggu

sekali sisanya setiap hari aku minta

laporannya buat permintaan sama

mutasi

untuk laporan mutasi ya itu

dilaporin pasti ke direktur

setelah laporan saya terima

habis stock opname itu

42. Menurut anda, mengapa ada perbedaan ada aja ya pasti yang beda kadang ….biasanya suka beda hasilnya tu itu biasanya kalo ngga sama



antara jumlah stock obat di pencatatan

dengan stock fisik obat di gudang

farmasi?

karena ada yang ga kecatet kaya

yang tadi aku bilang misalnya

ngambil ga ada aku suka pada

seenaknya aja nyatet dimana

dimana malah kadang ga nyatet

jadi aku juga ribet

suka pada saat obat keluar gitu

misalnya ada yang kelupaan dicatet

jadi gitu missing datanya

tu ya apa si petugas tu ngga

nyatetin tu apa aja yang

keluar obatnya, atau pas ada

obat dateng nih si petugas

kesibukan jadi lupa inputin

datanya atau bisa juga

adabarang yang bukan milik

gudang barang contoh

misalnya eh masuk di taruh

dilemari bareng sama barang

gudang ya jadi rancu

pencatatannya. Harusnya

petugasnya kan bisa lebih

teliti dan tidak ceroboh kalau

bekerja seperti itu jadi kita

juga bisa dapet hasli nya

pasti

43.

Bagaimana pencatatan hasil stock

opname yang dilakukan di gudang

farmasi RS Mulya ?

Yang mencatat itu bagian

keuangan kita cuma ditanya tanya

aja sama ngasih print out data dari

sistem komputer

Itu ditulis jumlah fisiknya sama

selisihnya sama bagian keuangan

nanti abis itu kita analisis

Stok opname kita yang

nulisin tu jumlahnya ya.

Nanti kita ngisi jumlah fisik

nya berapa karena kan yang

kartu stock itu uda keisi

otomatis ya pas di print.

Sama bagian selisih



barangnya itu kita isi nanti

kalau harganya itu setelah

kita selesai kita kasih form

ini ke petugas gudangnya

nanti dia sama kepala

instalsinya itu bu vera yang

mengisi tu ini harga

harganya buat nanti laporin

lagi ke kitanya.

44.

Bagaimana pelaporan hasil stock

opname yang dilakukan di gudang

farmasi RS Mulya ?

Laporannya nanti kayanya sih

dilaporinnya ke dokter anisa kan

dia kadiv pelayanannya kayanya

sih gitu hahaha soalnya aku ngga

tau no kalo laporannya gimana.

Laporannya nanti abis aku buat

dikasih ke dr. anisa, terus ke bagian

keuangan sama ke direktur

Dilaporin ke kita yah

nantinya itu tu dari

apotekernya terus nanti kita

kasih ke direktur.

45.

Menurut anda, mengapa ditemukan

banyak obat kadaluarsa di gudang

farmasi RS Mulya?

…aku juga males meriksa obat

yang ED gitu karena letak

obatnya ga beraturan kan kalo

ngecek satu-satu lama

hanya kalau ditemukan

disingkirkan saja nanti setealah

stock opname baru kita data. Ya

memang belum ada pendataan yang

rutinnya jadi kamu tadi kan data

sendiri haha

46.

Mengapa bisa terjadi death stock atau

stock mati di gudang farmasi RS

Mulya?

biasanya kalo ngga dipake lagi itu

karena bermasalah, ya sama

dokter atau perusahaan obat.

misalnya kontrak dokter sama

perusahaannya udah ngga

…itu kebiasaan dokter jadi diliat

juga kan dari penyakitnya gimana

yang lagi sering sakit apa ya

obatnya yang keluar nyesuain aja



diperpanjang. Atau ya karena

trend penyakitnya aja jadi

obatnya belum dipake-pake lagi

47.

Mengapa dalam kegiatan pengeluaran

obat petugas tidak menggunakan

sistem FIFO atau FEFO?

…semuanya kan sama aja, kita

mesen obatnya juga ga lama

jaraknya. Datengnya juga ga beda

lama sih jadi pasti tanggal ED nya

sama aja. Jadi mau pake FIFO

FEFO atau ngga ya sama aja

ya mungkin karena petugas

gudangnya merasa tanggal ED nya

sama ya karena tiap obat dateng

waktu nya juga paling selang 3 hari

kan, ya harusnya sih tetep dilakuin

FIFO sama FEFO ya

48. Bagaimana pengisian kartu induk obat

gudang farmasi?

ini kartu induk persediaan adanya

disistem aja sih paling dan

langsung connect ke komputer bu

vera jadi bisa langsung dicek

ada di komputer kalo stock opname

nanti kita print oh sama pas laporan

ke aku diprint nanti di satuin dalam

map gitu datanya itu. Isinya nama

obat jumlah obat harga satuan sama

harga total

49. Bagaimana pengisian kartu stok obat?

iya ya ada sih tapi tuh di map aja

ngga pernah diisi soalnya aku ga

ada waktu buat ngisinya

ketumpuk kerjaan yang lain

soalnya

kita juga ada kartu stock obat tapi

ga berjalan sih ya pencatatannya.

Di kartu stock tu ada data nama

obat, jumlah obat masuk, keluar

sama sisanya dan harusnya itu diisi

semua ya kalo ada obat masuk atau

keluar

Lampiran 4

MATRIKS TRIANGULASI DATA

No. Data Sumber Data

Hasil Observasi Wawancara Telaah Dokumen

1. Sumber Daya Manusia

a. Jumlah SDM

Hanya terdapat 1 orang

petugas gudang farmasi

dan seorang apoteker

yang bertanggung jawab

terhadap gudang farmasi

1 orang petugas gudang

yang mengurusi semua

kegiatan penyimpanan

dan ini dirasa informan

masih kurang cukup dan

kurang ideal.

Berdasarkan SOP Instalasi Farmasi

disebutkan bahwa petugas gudang

farmasi terdiri dari 1 orang petugas

gudang yang harus bertanggung jawab

kepada Kepala Instalasi Farmasi sebagai

pemegang tanggung jawab gudang

farmasi

Jumlah SDM gudang farmasi :

- 1 orang petugas gudang

- 1 orang penanggung

jawab gudang yang

merangkap sebagai Kepala

Instalasi Farmasi

Jumlah ini dirasa masih

kurang cukup ideal untuk

melaksanakan seluruh

kegiatan penyimpanandi

gudang farmasi RS Mulya.

b. Kedisiplinan SDM

- Biasa petugas datang

10 atau 5 menit

sebelum jam

kerjanya.

- Ada beberapa poin

dalam SOP

penerimaan obat dan

penyusunan obat

yang tidak dilakukan

sesuai dengan SOP

yang ada.

- Ada beberapa tugas

seperti penyusunan

obat ke rak

- Petugasgudang

merasa tidak sanggup

jika harus bekerja

mengikuti jam yang

ditetapkan pihak

manajemen RS karena

petugas gudang masih

melanjutkan

pendidikannya,

sehingga jadwal kerja

disesuaikan dengan

jadwal petugas.

- Terkadang petugas

lupa poin dalam SOP

Berdasarkan SOP Instalasi Farmasi

Bagian Pelaksana Tugas Gudang Farmasi

RS Mulya disebutkan bahwa:

- Petugas gudang farmasi bekerja mulai

dari pukul 09.00-18.00

- Petugas gudang harus bekerja sesuai

dengan SOP yang berlaku

Dilihat dari jam kedatangan

petugas, petugas gudang sudah

datang selalu tepat waktu,

namun jam kerja petugas tidak

bisa mengikuti aturan yang

sudah ditetapkan pihak

manajemen RS Mulya.

Deskripsi kerja petugas hingga

saat ini masih simpang siur

dan petugas sering mendapat

tugas tambahan diluar tugas

yang tertera dalam deskripsi

kerjanya sehingga petugas



penyimpanan setelah

diterima yang

terkadang ditunda-

tunda

yang sudah ditetapkan

sehingga petugas tidak

melaksanakan poin

dalam SOP tersebut.

- Banyaknya pekerjaan

yang tertunda

diakibatkan deskripsi

kerja yang simpang

siur dan banyaknya

tugas yang harus di

handle oleh petugas.

sering menunda pekerjaannya

untuk mengerjakan tugas lain

yang diberikan padanya.

c. Kesesuaian

Keterampilan dan

Pengetahuan SDM

terkait pekerjaannya

- Petugas tidak

mengalami kesulitan

dalam melaksanakan

tugasnya.

- Pendidikan terakhir

petugas gudang adalah

SMF (Sekolah

Menengah Farmasi)

- Petugas tidak merasa

kesulitan dalam

melaksanakan tugas

yang diberikan

padanya

- Keterampilan dan

pengetahuan petugas

masih dinilai standar

sehingga masih

dibutuhkan pelatihan

tentang cara

penyimpanan obat

yang baik bagi

petugas.

-

Petugas gudang farmasi sudah

memiliki keterampilan dan

pengetahuan yang cukup

berkaitan dengan kegiatan

penyimpanan obat, meskipun

masih membutuhkan pelatihan

terkait cara penyimpanan obat

yang baik.



2. Anggaran Tidak dapat diobservasi Tidak tersedia anggaran

untuk penyimpanan obat

Tidak terdapat dokumen berkaitan

dengan anggaran penyimpanan obat

Tidak ada anggaran khusus

yang disediakan pihak

manajemen RS Mulya untuk

penyimpanan obat.

3. Prosedur

Dokumen SOP sudah

tersedia dan disimpan di

unit Instalasi Farmasi

RS Mulya, SOP

penyimpanan menyatu

dengan SOP Pelayanan

Instalasi Farmasi.

Namun, belum

sepenuhnya

dilaksanakan oleh


SOP terdiri dari :

- SOP tugas petugas

gudang farmasi

- SOP Penerimaan

Obat

- SOP Pengaturan

Penyusunan Obat

- SOP Pengeluaran

Obat

- SOP Stock Opname

Obat

SOP sudah dibuat dan

disosialisasikan kepada

petugas gudang farmasi

dan seluruh petugas di

unit instalasi farmasi saat

rapat bulanan.

Pembuatan SOP

berkaitan dengan

penyimpanan gudang

sudah disesuaikan

dengan keadaan

digudang farmasi.

SOP yang berkaitan dengan penyimpanan

di gudang farmasi berdasarkan Surat

Keputusan Direktur RS Mulya tentang

Pelayanan Instalasi Farmasi

No.083/SK/DIR/RSM/YANMED/II/2012

terdiri dari :

- SOP tugas petugas gudang farmasi

- SOP Penerimaan Obat

- SOP Pengaturan Penyusunan Obat

- SOP Pengeluaran Obat

- SOP Stock Opname Obat

Sudah terdapat SOP yang

berkaitan dengan

penyimpanan obat di gudang

farmasi namun belum

sepenuhnya dilaksanakan oleh


4. Dokumen

Dokumen penyimpanan

yang tersedia di gudang

farmasi terdiri dari :

- Buku Harian

Penerimaan Obat

Dokumen yang tersedia

terdiri dari :

- Buku Harian

Penerimaan Obat

- Buku Harian

- Buku Harian Penerimaan Obat

Berisi: nomor faktur, nama

distributor, hari/tanggal barang

diterima dan total pembelian.

- Buku Harian Pengeluaran Obat/

Dokumen yang tersedia masih

ada yang belum diisi secara

rutin oleh petugas gudang

farmasi RS Mulya.



- Buku Harian

Pengeluaran Obat/

Buku Defecta

- Kartu Induk

Persediaan

- Kartu Stock Obat

- Surat Bukti Barang

Keluar

- Dokumen Hasil

Stock Opname

Namun untuk buku

harian penerimaan dan

kartu stok obat

seringkali tidak diisi

oleh petugas.

Pengeluaran Obat/

Buku Defecta

- Kartu Induk

Persediaan

- Kartu Stock Obat

- Surat Bukti Barang

Keluar

- Dokumen Hasil

Stock Opname

Semua dokumen

penyimpan yang tersedia

sudah mencukupi untuk

kegiatan penyimpanan,

namun masih tetap

membutuhkan kartu stok

untuk melengkapi

pencatatan.

Buku Defecta, berisi :

Nomor, nama obat yang diminta oleh

unit, jumlah yang tersisa di unit,

jumlah yang diminta dan ttd petugas

yang meminta serta petugas gudang.

- Kartu Induk Persediaan

Berisi : nama obat, distributor dan

jumlah persediaan obat di gudang

- Kartu Stock Obat

Berisi : tanggal keluar obat, tanggal

masuk obat, jumlah obat masuk,

jumlah obat keluar.

- Surat Bukti Barang Keluar

Berisi : unit yang dituju, tanggal obat

keluar, nama petugas, nama obat,

jumlah obat yang dikeluarkan, harga

obat dan total harga obat yang keluar.

- Dokumen Hasil Stock Opname

Berisi : tanggal stock opname, jumlah

obat kadaluarsa/rusak, jumlah dan

nama obat yang tidak sesuai

jumlahnya serta tanda tangan kepala

instalasi farmasi

5. Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasana yang

terdapat digudang

farmasi masih belum

cukup dan belum sesuai

dengan pedoman

penyimpanan obat yang

dibuat oleh Dirjend Bina

Farmasi dan Alat

Kesehatan tahun 2010.

Sarana dan prasarana

penyimpanan masih

dinilai informan kurang

cukup, dengan sarana dan

prasarana penyimpanan

yang ada sekarang

petugas masih merasa

kesulitan dalam

melakukan penyimpanan

-

Sarana dan prasarana

penyimpanan masih kurang

memadai dan kurang sesuai

dengan pedoman

penyimpanan obat yang dibuat

oleh Dirjend Bina Farmasi dan

Alat Kesehatan tahun 2010.

Keterbatasan ini menghambat

kegiatan penyimpanan di



obat di gudang farmasi. gudang farmasi.

6. Penerimaan Obat

Pada kegiatan peneriaan

obat petugas hanya

memeriksa kesesuaian

jumlah obat yang

datang, pada faktur dan

jumlah obat yang

dipesan saja petugas

tidak melakukan

pemeriksaan terhadap

tanggal kadaluarsa dan

keadaan obat yang baru

datang. Seharusnya

petugas juga melakukan

pencatatan pada buku

penerimaan obat namun

petugas tidak

melakukannya.

Kegiatan penerimaan

yang dilakukan terdiri

dari :

- Pemeriksaan

kesesuaian jumlah

barang yang datang

dengan faktur

- Pemeriksaan

kesesuaian jumlah

barang yang datang

dengan surat

pemesanan

- Kemudian diinput ke

sistem kartu stok

induk

Tidak ada pengisian terhadap buku harian

penerimaan obat.

Hanya melakukan input pada sistem kartu

induk persediaan obat.

Penerimaan obat yang

dilakukan di gudang farmasi

belum sesuai dengan SOP

yang ditetapkan RS Mulya,

petugas tidak melakukan

pemeriksaan terhadap tanggal

kadaluarsa dan keadaan obat

yang baru datang. Seharusnya

petugas juga melakukan

pencatatan pada buku

penerimaan obat namun

petugas tidak melakukannya.

7. Penyusunan Obat

Kegiatan penyusunan

obat yang dilakukan di

gudang farmasi belum

memperhatikan urutan

abjad obat dan belum

memperhatikan jenis.

Penyusunannya hanya

dipisahkan berdasarkan

sediaan obat (sirup,

tablet dan injeksi)

namun peletakknya

masih belum terpisah.

Obat yang diletakkan di

lantai belum

Obat-obatan belum

disusun berdaskan abjad

ataupun jenis

dikarenakan jumlah

lemari obat yang belum

mencukupi. Selain itu

dikarenakan petugas

tidak memiliki banyak

waktu untuk melakukan

penyusunan obat di

lemari.

-

Penyusunan obat belum sesuai

dengan sistem yang dibuat

oleh pedoman dirjend Bina


Kesehatan tahun 2010.



menggunakan pallet.

Lemarinya disusun

membentuk satu garis

lurus tanpa sekat dan

berlorong.

8. Pengeluaran Obat

Kegiatan pengeluaran

obat yang dilakukan

oleh petugas gudang

yaitu pemeriksaan

jumlah obat yang

diminta pada buku

defecta/pengeluaran,

memeriksa jumlah stok

obat di gudang,

menyiapkan obat yang

diminta, menghubungi

petugas gudang dan

mencetak surat

pengeluaran obat.

Pengeluaran obat

dilakukan oleh petugas

gudang farmasi atas

permintaan dari unit yang

membutuhkan dengan

menggunakan sistem 1

pintu. kegiatan

pengeluaran terdiri dari :

yaitu pemeriksaan jumlah

obat yang diminta pada

buku defecta/

pengeluaran, memeriksa

jumlah stok obat di

gudang, menyiapkan obat

yang diminta,

menghubungi petugas

gudang dan mencetak

surat pengeluaran obat.

Dokumen pengeluaran terdiri dari buku

harian pengeluaran obat dan surat

pengeluaran obat yang biasa disebut

mutasi obat. kedua dokumen ini selalu

diisi secara rutin setiap kali obat

dikeluarkan.

Meskipun kegiatan

pengeluaran obat yang

dilakukan di gudang farmasi

menggunakan sistem 1 pintu

dan pencatatannya dilakukan

secara ruti, namun terkadang

masih ada pencatatan yang

salah terutama pada obat-

obatan yang dibeli secara cito

sehingga menyebabkan

terkadang jumlah obat tidak

sesuai.

9. Stock Opname Obat

Kegiatan stock opname

merupakan kegiatan

pemeriksaan kesesuaian

jumlah obat dengan

pencatatan yang ada.

Dilakukan oleh bagian

keuangan RS.

Kegiatannya terdiri dari:

- Mencetak data

Merupakan audit

terhadap kesesuaian

jumlah obat di gudang.

dilakukan setiap 3 bulan

sekali atau berdasarkan

keputusan direktur RS.

Kegiatannya terdiri dari :

- Mencetak data

Berdasarkan SOP stock opname gudang

seharusnya dilakukan setiap 2 bulan

sekali tanpa harus menunggu perintah

dari Direktur RS. Kegiatannya terdiri

dari:

- Menyamakan jumlah stok di

gudang dengan data

- Mengecek dan mencatat obat

rusak/kadaluarsa

Pelaksanaan stock opname

belum sesuai dengan SOP

yang sudah ditetapkan dan

pembuatan laporan stock

opname pun terkadang

terlambat.



jumlah obat dari

kartu persediaan

induk

- Menyamakan

jumlah stok di

gudang dengan data

yang dicetak

- Mengecek dan

mencatat obat

rusak/kadaluarsa

- Memberikan hasil

tersebut ke kepala

instalasi farmasi

untuk selanjutnya

dibuat laporan.

jumlah obat dari

kartu persediaan

induk

- Menyamakan jumlah

stok di gudang

dengan data yang

dicetak

- Mengecek dan

mencatat obat

rusak/kadaluarsa

- Membuat laporan

stok opname.

10. Pelaporan Dokumen

Obat

Pelaporan dokumen

yang berkaitan dengan

penyimpanan dilakukan

secara berkala meskipun

pada pelaksanaanya

masih belum tepat waktu

(dapat dilihat pada

lampiran tabel

observasi)

Pelaporan-pelaporan

tersebut dilakukan secara

berkala dan selalu

dilakukan secara rutin

oleh petugas gudang

farmasi.

-

Pelaporan dokumen yang

berkaitan dengan

penyimpanan dilakukan secara

berkala dan pada

pelaksanaanya masih belum

dilakukan secara tepat waktu.

11. Obat Kadaluarsa/Rusak

Jumlah obat kadaluarsa

yang ditemukan di

gudang farmasi selama

bulan Mei 2014 adalah

23 jenis dan 2 jenis obat

yang dalam keadaan

rusak. Sementara itu

total jenis obat

Terdapat obat yang

kadaluarsa dan rusak di

gudang farmasi namun

untuk jumlahnya tidak

diketahui karena belum

ada stock opname

gudang farmasi di bulan

ini. obat kadaluarsa

Belum ada data obat kadaluarsa dan

rusak untuk periode bulan Mei 2014.

Total obat di gudang farmasi berdasarkan

formularium obat adalah 1032 jenis obat.

Jumlah obat kadaluarsa dan

rusak adalah sebanyak 25 jenis

obat dari 1032 obat yang

terdapat digudang farmasi RS

Mulya dan besarnya kerugian

mencapai 5.651.633 rupiah.



seluruhnya yang terdapat

di gudang farmasi

adalah 1032 jenis obat.

menurut informan terjadi

karena tidak pernah

dilakukan pemeriksaan

oleh petugas gudang

secara berkala sehingga

jika ada obat kadaluarsa/

rusak baru dapat

diketahui saat stok

opname obat.

12. Obat Death Stock

Jumlah obat death stock

yang ditemukan di

gudang farmasi selama

bulan Mei 2014 adalah

14 jenis obat. Sementara

itu total jenis obat

seluruhnya yang terdapat

di gudang farmasi

adalah 1032 jenis obat.

Tidak pernah ada

pemeriksaan terhadap

obat death stock dan

tidak pernah ada

penyelidikan terhadap

obat death stock. Namun

biasanya death stok

terjadi karena dokter/unit

menghentikan pemakaian

obat tersebut dan

menggantinya dengan

obat jenis lain atau

karena trend penyakit.

Dari resep yang dikeluarkan selama 3

bulan terakhir diketahui sebanyak 14

jenis obat tidak mengalami transaksi.

Total obat di gudang farmasi berdasarkan

formularium obat adalah 1032 jenis obat.

Jumlah obat death stock yang

ditemukan di gudang farmasi

selama bulan Mei 2014 adalah

14 jenis obat atau sebesar

1,36%. Hal ini dikarenakan

dokter/unit menghentikan

pemakaian obat tersebut dan

menggantinya dengan obat

jenis lain atau karena trend

penyakit

13.

Kesesuaian Jumlah Stok

Obat (Catatan dan

Fisik)

Jumlah obat fast moving

yang tidak sesuai

pencatatan dengan

jumlahnya adalah 12

jenis obat. Sementara itu

total jenis obat fast

moving seluruhnya yang

terdapat di gudang

farmasi adalah 52 jenis

obat.

Pemeriksaan kesesuaian

jumlah hanya dilakukan

saat stok opname.

Menurut informan

biasanya ketidak sesuaian

ini terjadi karena petugas

gudang lupa melakukan

pencatatan saat obat

keluar atau ada obat

sampel yang masuk

Berdasarkan hasil telaah pada surat

pemesanan obat instalasi farmasi terdapat

52 jenis obat yang sering dipesan dan

masuk dalam kategori obat fast moving.

Dari hasil telaah dokumen kartu stock

induk diketahui terdapat 12 jenis obat

yang tidak sesuai jumlahnya antara

pencatatan dengan stock fisik di gudang.

Jumlah obat fast moving yang

tidak sesuai pencatatan dengan

jumlahnya di gudang farmasi

adalah sebanyak 12 jenis obat

atau nilai ketidaksesuaiannya

sebesar 23,1%. Hal ini

dikarenakan terkadang karena

petugas gudang lupa

melakukan pencatatan saat

obat keluar atau ada obat



kedalam pencatatan dan

karena tidak

diberlakukannya sistem

kartu stock obat.

sampel yang masuk kedalam

pencatatan dan karena tidak

diberlakukannya sistem kartu

stock obat.

14. Sistem Pengeluaran

FIFO/FEFO

Belum menerapkan

sistem FIFO/FEFO saat

melakukaan pengeluaran

obat. petugas hanya

mengambil obat yang

berdasarkan urutan yang

paling depan. Sementara

itu, penyusunan obat di

lemari penyimpanan

juga belum berdasarkan

sistem FIFO/FEFO

Pengeluaran obat

dilakukan berdasarkan

urutan obatnya saja yang

paling depan keluarin

duluan atau sesukanya

saja. Hal ini dilakukan

karena menurut informan

tanggal kadaluarsa obat

sama saja karena tanggal

pemesanannya tidak

berbeda jauh.

-

Belum menggunakan sistem

FIFO/FEFO hal ini

dikarenakan petugas

menganggap tanggal

kadaluuarsa obat semuanya

sama saja.

Lampiran 5

Daftar Jenis Obat Rusak dan Kadaluarsa

di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya (Mei 2014)

No. Nama Obat Tanggal

Expired Jumlah Harga Beli Total

1 Lanmer Meropenem

Injeksi 1 gr

Juni 2013 2 box Rp 506,000 Rp 1,012,000

2 Ceftizoxime Injeksi Februari 2013 2 box Rp 275,000 Rp 550,000

3 Danocrine 200 mg Maret 2013 100 Caps Rp 11,447 Rp 1,144,700

4 Cholespar 20 mg tab Maret 2013 1 box Rp 632,500 Rp 632,500

5 Thrumbo Aspilets April 2013 1 box Rp 86,625 Rp 86,625

6 Ceteron 4 Injeksi Februari 2013 1 box Rp 121,733 Rp 121,733

7 Dumin 250 mg/4ml Juli 2013 1 tube Rp 18,700 Rp 18,700

8 Mikaject 500 Injeksi Mei 2013 1 vial Rp 178,750 Rp 178,750

9 Adona (AC-17) Injeksi Juli 2013 1 vial Rp 26,732 Rp 26,732

10 Catapres 150 mcg/ml Juli 2013 1 vial Rp 48,146 Rp 48,146

11 Fargoxin Digoxin September 2013 1 vial Rp 41,100 Rp 41,100

12 Morfina Injeksi September 2013 1 vial Rp 10,498 Rp 10,498

13 Epinehrine Injeksi Januari 2013 9 vial Rp 3,022 Rp 27,198

14 Herbesser Powder

Injeksi

Januari 2013 1 vial Rp 297,000 Rp 297,000

15 Kalmetasone Juni 2013 1 vial Rp 5,830 Rp 5,830

16 Pectocil Februari 2014 1 Stripe Rp 32,083 Rp 32,083

17 Ewmoa Mei 2014 10 Caps Rp 39,800 Rp 398,000

18 Medi-Klin TR Sacet Maret 2014 1 box Rp 38,700 Rp 38,700

19 Buscotica Injeksi Juli 2013 1 box Rp 165,000 Rp 165,000

20 Vomerin Domperidon Juli 2013 2 box Rp 132,000 Rp 264,000

21 Novosta 20 Januari 2014 1 box Rp 316,250 Rp 316,250

22 Prenamia Juni 2013 1 box Rp 112,063 Rp 112,063

22 Ostelox 7,5 Tablet April 2014 1 box Rp 124,025 Rp 124,025

Total Rp 5,651,633

Perhitungan Persentase Obat Rusak dan Kadaluarsa

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑗𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑜𝑏𝑎𝑡 𝑘𝑎𝑑𝑎𝑙𝑢𝑎𝑟𝑠𝑎 / 𝑟𝑢𝑠𝑎𝑘


22

1032 x 100 % = 2,2 %

Lampiran 6

Daftar Jumlah Obat Fast Moving dan Kesesuaian Jumlahnya

di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya (Mei 2014)

No. Nama Obat Stok Fisik di

Gudang

Data Stok di

Komputer Selisih

1 Imunos Plus 4 botol 4 botol 0

2 Imunos 2 botol 2 botol 0

3 Orezinc sirup 0

0 0

4 Elkana 2 botol 2 botol 0

5 L-Zinc 0

-1 botol -1

6 Zamel 4 botol 4 botol 0

7 Apialys sirup 0

0 0

8 Benutrion Ev. Infus 12 botol 16 botol -4

9 Sanmol Infus 28 botol 29 botol -1

10 Dehidralyte 36 botol 36 botol 0

11 Sanmol drop 0

0 0

12 Lapicef 250 0

0 0

13 Lapicef 125 0

0 0

14 Amoxan forte 0

0 0

15 Amoxan sirup 0

0 0

16 Sanmol tablet 0 tablet 100 tablet -100

17 Cefila drop 0

0 0

18 Promavit 120 Capsul 120 Capsul 0

19 Imunos tablet 0

0 0

20 Imunos Plus tablet 0

0 0

21 Provital tablet 0

0 0

22 Imboost Force tablet 30 tablet 0 tablet 30

23 Elkana CL sirup 2 botol 2 botol 0

24 Amoxan sirup 0 botol 0 0

25 Amoxan forte 0

0 0

26 Asam Mefenamat 0

0 0

27 Mefinal 250 mg tablet 0

0 0

28 Mefinal 500 mg tablet 0

0 0

29 Omeprazole tablet 0

150 tablet -150

30 Lansoprazole tablet 0

-150 tablet -150

31 Trilac 0

0 0

32 Ataroc 200 tablet 200 tablet 0

33 Alegi tablet 0

0 0

34 Tramenza tablet 0

0 0

35 Provital plus 0

-50 -50

36 Sumagesic tablet 200 tablet 200 tablet 0

37 Lameson 4mg Injeksi 0

0 0

38 Metvell tablet 90 tablet 90 tablet 0

39 Acran 300 tablet 60 tablet 90 tablet -30

40 Gastrolan tablet 40 tablet 40 tablet 0

41 Clindamycin 300 tablet 0

0 0

42 Cefixime 100 0

0 0

43 Cefixime 200 0

0 0

44 Vomistop FT 30 tablet 30 tablet 0

45 L-Bio 30 tablet 30 tablet 0

46 Lameson 8 tablet 0 tablet 100 tablet -100

47 Lameson 16 tablet 0 tablet 100 tablet -100

48 Ondansetron 8 ml Injeksi 90 ampul 0 ampul 90

49 Ketopain injeksi 25 ampul 25 ampul 0

50 Gracef Injeksi 10 box 10 box 0

51 Topazol Injeksi 4 ampul 4 ampul 0

52 Oxyla Injeksi 40 ampul 40 ampul 0

53 Pantoprazole Injeksi 0 ampul 28 ampul -28

Perhitungan Ketidaksesuaian Jumlah Obat di Gudang Farmasi RS Mulya

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑗𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑜𝑏𝑎𝑡𝑓𝑎𝑠𝑡 𝑚𝑜𝑣𝑖𝑛𝑔 𝑡𝑖𝑑𝑎𝑘 𝑠𝑒𝑠𝑢𝑎𝑖

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑗𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑜𝑏𝑎𝑡 𝑓𝑎𝑠𝑡 𝑚𝑜𝑣𝑖𝑛𝑔 x 100 %

12

52 x 100 % = 23,1 %

Perhitungan Kesesuaian Pencatatan Obat di Gudang Farmasi RS Mulya

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑗𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑜𝑏𝑎𝑡𝑓𝑎𝑠𝑡 𝑚𝑜𝑣𝑖𝑛𝑔 𝑠𝑒𝑠𝑢𝑎𝑖

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑗𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑜𝑏𝑎𝑡 𝑓𝑎𝑠𝑡 𝑚𝑜𝑣𝑖𝑛𝑔 x 100 %

40

52 x 100 % = 76,9 %

Lampiran 7

Daftar Obat Death Stock di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya (Mei 2014)

Perhitungan Obat Death Stock di Gudang Farmasi RS Mulya

𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑗𝑒𝑛𝑖𝑠 𝑜𝑏𝑎𝑡 𝑑𝑒𝑎𝑡ℎ 𝑠𝑡𝑜𝑐𝑘


14

1032 x 100 % = 1,36 %

No Nama Obat Jumlah

Stock

1 Meropenom Injeksi 4 Vial

2 Fluconazole 6 Dus

3 Cabiven 6 Vial

4 Manitol Infus 20 Botol

5 Albuman Infus 100 Botol

6 Triofusin 5 Vial

7 Kidmin 7,2 Infus 3 Vial

8 Nimotop Infus 1 Vial

9 Pan-Amin Infus 6 Vial

10 Becomzer Capsule 3 Box

11 Nutrimama 1 2 Box



14 Vitamin A 6000 SI 2 Botol

Lampiran 8

Ruang Gudang Farmasi RS Mulya

Meja Kerja Petugas Gudang Farmasi

Pintu Ruang Gudang Farmasi

Ventilasi/Jendela Ruang Gudang

Rak Penyimpanan Obat Gudang

Lemari Penyimpanan Obat &

Dokumen

Kondisi Pendingin Ruangan Gudang

Farmasi

Pengatur Suhu Ruangan

Dokumen Penyimpanan Obat

Surat Obat Keluar/ Mutasi Obat

Laporan Stok Opname

Kartu Stok Induk Gudang Farmasi

Buku Harian Penerimaan Obat

Buku Pengeluaran Obat Obat Rusak/Kadaluarsa

Kartu Stok Obat Gudang Farmasi

ANALISIS SISTEM PENYIMPANAN OBAT DI GUDANG FARMASI · PDF filePelayanan farmasi merupakan...

Documents

Transcript of ANALISIS SISTEM PENYIMPANAN OBAT DI GUDANG FARMASI · PDF filePelayanan farmasi merupakan...