Kabupaten Mesuji

PENJELASAN VII

PEMANTAUAN, PENGAWASAN, EVALUASI,AUDITDAN PELAPORAN

Kegiatan pengendalian dalam PNPM Mandiri Perdesaan terdiri dari pemantauan, pengawasan, audit,evaluasi dan pelaporan. Dalam buku Penjelasan VII ini,penjelasan dibedakan menjadi dua bagian, yaitu:- Bagian pertama tentang pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi - Begian kedua tentang pelaporan.

7.1. Pemantauan, Pengawasan, Audit dan Evaluasi

7.1.1. Pengertian

a. PemantauanAdalah kegiatan pengumpulan informasi secara periodik untuk melihat kinerja semua pelaku program dan memastikan seluruh kegiatan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang ditetapkan serta sesuai dengan prinsip dan prosedur program.

b. PengawasanAdalah kegiatan yang dilakukan untuk menjaga kualitas dan volume pelaksanaan kegiatan dan sebagai langkah antisipatif terhadap upaya penyimpangan atau penyelewengan.

c. AuditAdalah suatu fungsi penilaian independent yang dibuat dalam kebijakan pelaksanaan PNPM Mandiri Perdesaaan untuk melakukan penilaian dan evaluasi pelaksanaan kegiatan.

d. EvaluasiAdalah suatu kegiatan untuk menilai hasil pelaksanaan program yang telah dilakukan dan bagaimana realitas dari apa yang telah dilakukan tersebut.

Berdasarkan pengertian yang diuraikan di atas, kegiatan pemantauan, pengawasan dan evaluasi adalah kegiatan yang tidak dapat dipisahkan dan saling mendukung. Hasil dari kegiatan pemantauan dan pengawasan adalah input untuk evaluasi terhadap pelaksanaan program.

7.1.2. Maksud dan Tujuan

Maksud pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi dalam program adalah:a. Membantu para pelaku program (masyarakat, aparat pemerintah,

fasilitator/konsultandll) mengetahui kemajuan dan perkembangan yang telah dicapaioleh program;

b. Membantu para pelaku program untuk memeriksa apakah suatu kegiatan berhasil diselesaikan sesuai dengan rencana atau tidak;- Membantu pelaku program untuk mengambil tindakan perbaikan atas

masalah yang ditemukan dilapangan;- Mendokumentasikan berbagai pengalaman yang muncul didalam

pelaksanaan program dan dapat mengambil pelajaran dari pengalaman yang terjadi tersebut.

Penjelasan VII:Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 1

Kabupaten Mesuji

Tujuan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi dalam program adalah: a. Memastikan pemanfaatan dana PNPM Mandiri Perdesaan agar sesuai

dengan prinsip, mekanisme dan prosedur;b. Memastikan agar hasil-hasil selama tahap perencanaan diperoleh melalui

proses dan mekanisme yang benar,c. Agar hasil kegiatan yang dilaksanakan PNPM Mandiri Perdesaan membawa

manfaat langsung bagi peningkatan kesejahteraan RTM secara signifikan,d. Memastikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang telah

ditentukan,e. Menjaga agar kualitas dari setiap kegiatan yang dilaksanakan memenuhi

kriteria yang telah ditetapkan,f. Memastikan setiap pelaku PNPM Mandiri Perdesaan dapat menjalankan

tugas dan tanggung jawabnya secara baik sesuai dengan fungsinya masing-masing.

g. Memberikan penilaian independent terhadap pelaksanaan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaaan.

7.1.3. Prinsip-Prinsip Pemantauan, Pengawasan, Audit dan Evaluasi

Pelaksanaan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi perlu didasarkan pada kejujuran, motivasi dan keinginan yang kuat dari para pelaku. Kegiatan ini harus dianggap sebagai alat yang penting untuk memperbaiki program. Prinsip-prinsip dalam pelaksanaan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi sebagai berikut:

1. Obyektif dan profesionalPelaksanaan pemantauan, pengawasan dan evaluasi dilakukan secara profesional berdasarkan analisis data yang lengkap dan akurat agar menghasilkan penilaian secara obyektif dan masukan yang tepat terhadap pelaksanaan kebijakan. Pelaku program wajibmelaporkan informasi seakurat mungkin. Informasi harus diuji silang dengan sumber lain untuk menjamin keakurasiannya. Informasi yang akurat dan berdasarkan fakta dari sumber terpercaya yang dapat membantu untuk memperbaiki program.

2. Transparan Pemantauan, pengawasan dan evaluasi harus dilakukan di suatu lingkungan yang mendorong kebebasan berbicara yang bertanggung jawab. Hasil pemantauan dan evaluasi harus diketahui oleh banyak orang terutama pihak-pihak yang terlibat dalam proses ini.

3. Partisipatif Semua pelaku program, terutama masyarakat, fasilitator dan konsultan harus bebas untuk berpartisipasi dan melaporkan berbagai masalah yang dihadapi serta memberikan kontribusinya untuk perbaikan program.

4. Akuntabel Pelaksanaan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi harus dapat dipertanggungjawabkan secara internal maupun eksternal.

5. Berorientasi SolusiPelaksanaan pemantauan, pengawasan dan evaluasi serta pembahasanan hasil-hasilnya diorientasikan untuk menemukan solusi atas masalah yang terjadi dan karena itu dapat dimanfaatkan sebagai pijakan untuk peningkatan kinerja.

Penjelasan VII:Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 2

Kabupaten Mesuji

6. TerintegrasiKegiatan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi yang dilakukan Konsultan maupun fasilitator harus menjadi satu kesatuan yang utuh dan saling melengkapi. Selain itu, kegiatan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi oleh konsultan maupun fasilitator juga harus terintegrasi dengan kegiatan pemantauan dan pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat. Konsultan maupun fasilitator tidak mungkin melakukan pengawasan dan pemantauan kegiatan di lapangan setiap saat sehingga peran masyarakat untuk memantau dan mengawasi program menjadi penting.Tim pemantau/pengawas dari masyarakat adalah mitra dan kepanjangan tangan konsultan dan fasilitator dalam melakukan monitoring dan evaluasi program di tingkatan desa maupun kecamatan.

7. Berbasis indikator kinerjaPelaksanaan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi dilakukan berdasarkan kriteria atau indikator kinerja, baik indikator masukan, proses, keluaran, manfaat maupun dampak program.

7.1.4. Dukungan Untuk Melakukan Pemantauan, Pengawasan, Audit dan Evaluasi

1. Sebelum pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi dibuat untuk menilaiperkembangan serta capaian program di lapangan, maka kegiatan yang dilaksanakan telah dirumuskan dalam rencana kerja yang jelas termasuk target capaian dan tujuannya. Dokumen-dokumen rencana kerja harus dikelola dengan baik dan mudah diakses.

2. Setiap melakukan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasidiperlukan koordinasi dengan berbagai pihak yang terkait langsung dan memberikan umpan balik.

3. Setelah melakukan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi dibuat laporan dan rekomendasi, sebagai dokumen dan referensi pelaksanaan program.

7.1.5. Indikator Kinerja Program

Sebelum melakukan pemantauan, pengawasan dan evaluasi terlebih dahulu indikator keberhasilan yang ingin dicapai dalam program harus diketahui.

Indikator yang digunakan dalam program adalah:

1. Indikator InputDigunakan untuk mengukur jumlah sumberdaya (dana/anggaran, SDM, peralatan/sarana-prasarana,material lainnya) yang digunakan untuk mencapai tujuan program.

2. Indikator ProsesUntuk menggambarkan perkembangan/aktivitas yang dilakukan/terjadi dalam pelaksanaan kegiatan.

Penjelasan VII:Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 3

Kabupaten Mesuji

3. Indikator Keluaran (Output)Untuk mengukur keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan, sejauhmana terlaksana sesuai rencana.

4. Indikator Hasil (Outcome)Untuk menggambarkan hasil nyata dari keluaran suatu kegiatan.

5. Indikator Dampak (Impact)Digunakan untuk mengetahui sejauh mana pencapaian tujuan umum dari program.

Penjabaran dari indikator-indikator kinerja Program tersebut di atas tertuang dalam dokumen tersendiri.

7.1.6. Kegiatan Pemantauan, Pengawasan, Audit dan Evaluasi

7.1.6.1. Berdasarkan Subyeknya

Berdasarkan subyek pelaksana kegiatan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi dalam program dapat dibedakan menjadi tiga yaitu internal, eksternal dan masyarakat.

a. InternalAdalah kegiatan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi yang dilakukan oleh jalur struktural (Pusat dan Daerah) dan funsional (Konsultan dan Fasilitator)

b. EksternalAdalah kegiatan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi yang dilakukan oleh pemangku kepentingan lain yang terkait diluar jalur struktural dan fungsional, termasuk audit yang dilakukan oleh BPK, BPKP,dan Inspektorat

c. MasyarakatAdalah kegiatan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi yang dilakukan oleh komponen masyarakat pelaku (BKAD, BP-UPK, Tim Pengawas, dll) dan komponen masyarakat non pelaku (Perguruan Tinggi, LSM, Wartawan, dll).

Beberapa contoh kelompok-kelompok pemantauan yang dibentuk dan beranggotakan masyarakat di dalam PNPM Mandiri Perdesaaan

Tim KhususTim ini terdiri dari empat kelompok dengan tugas khusus sebagai berikut:

(a) Tim 6 atau Tim Pengawas Desa (beranggotakan 6 orang). Tugas tim antara lain:

(i) Memantau dan membantu penyebarluasan informasi termasuk pembaharuan papan informasi.

(ii) Melakukan pengawasan terhadap penyelenggaraan administrasi TPK.

(iii) Memantau dan mengawasi penyelenggaraan musyawarah

Penjelasan VII:Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 4

Kabupaten Mesuji

pertanggungjawaban dan serah terima.

(b) Tim 5 (beranggotakan 5 orang). Tugas utama tim adalah memantau dan memeriksa setiap penarikan dana dari bank serta setiap transaksi pembayaran/pengeluaran dana dari TPK.

(c) Tim 4 (beranggotakan 4 orang). Bertugas sebagai “checkers”, yaitu memantau dan memeriksa bahan dan alat yang dibeli atau disewa. Pemantauan bukan hanya menyangkut volume tetapi juga menyangkut kualitasnya.

(d) Tim 3 (beranggotakan 3 orang). Bertugas untuk memantau dan membantu proses pengadaan bahan dan alat, termasuk surat-surat penawaran dan perjanjian maupun mengunjungi toko-toko atau lokasi sumber bahan yang dibeli.

Contoh Pemantauan dalam bentuk Audit Silang antar Kecamatan dan Desa/Kelurahan yang dibentuk dan beranggotakan masyarakat di dalam PNPM Mandiri Perdesaaan

Pada setiap kecamatan membentuk tim audit silang antar kecamatan yang difasilitasi oleh fasilitator kecamatan yang dapat terdiri dari unsur;

1. Perwakilan BKAD

2. Perwakilan BP-UPK

3. Pendamping Lokal

4. Perwakilan TPK

5. Perwakilan KPMD

Tim ini bertugas melakukan audit silang dalam bentuk pemeriksaan di UPK dan TPK(infrastruktur, nonifrastruktur dan ekonomi) sesuai kegiatan yang didanai,dengan minimal sampling 3 desa sebelum melakukan MDST. Dalam pelaksanaan audit silang, tim audit membuat laporan pelaksanaan kegiatan dan disampaiakan kepada BKAD lokasi audit untuk ditindaklanjuti.

Tujuan audit silang ini adalah untuk memberikan kesiapan UPK dan TPK dalam menyelesaikan administrasi keuangan dan seluruh kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan dengan baik dan benar sehingga siap diperiksa oleh pemeriksa internal dan eksternal

Untuk kegiatan evaluasi terhadap indikator dampak, program melibatkan pihak luar yang dibantu oleh staff program untuk melakukan Survey/Studi Dampak terhadap pelaksanaan program. Pihak luar dimaksud bisa berasal dari perguruan tinggi, lembaga penelitian maupun LSM yang berkompeten.

Penjelasan VII:Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 5

Kabupaten Mesuji

7.1.6.2. Berdasarkan Waktu

Berdasarkan waktu, kegiatan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi yang dilakukan dalam program adalah:

a. Secara RutinPemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi dilakukan secara rutin, merupakan tanggungjawab seluruh Konsultan/Fasilitator, masyarakat, pemangku kepentingan yang terkait.

Selain itu, program juga dapat mengajak lembaga lain untuk melakukan pemantauan secara independent.

Kegiatan ini dilakukan dalam bentuk:- Pemantauan partisipatif oleh masyarakat- Supervisi, monitoring (kunjungan lapangan) olehKonsultandan

Fasilitator.- Pemantauan oleh pemangku kepentingan yang berwenang dan

terkait langsung dalam program- Pemantauan oleh LSM, wartawan, perguruan tinggi dll.

Audit internal yang dilakukan oleh jalur fungsional (Konsultan dan Fasilitator) dengan melakukan penilaian dan pemeriksaan terhadap proses pelaksanaan kegiatan program serta pengelolaan dananya baik di UPK, TPK maupun kelompok.

b. Secara BerkalaKegiatan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi yang dilakukan secara berkala adalah:

-Misi Supervisi Bank DuniaKegiatan ini dilakukan dua kali dalam setahun. Yang terlibat dalam misi ini adalah staff Bank Dunia, Satker Nasional PNPM Mandiri Perdesaan Pusat dan pemangku kepentingan lain yang terkait. Misi ini secara umum mengkaji isu-isu tertentu yang dihadapi program (misalnya: partisipasi, manajemen, pendampingan teknis, persiapan ke tahap berikutnya, dan sebagainya) dan juga mengevaluasi keseluruhan kemajuan yang telah dibuat dalam program.

-Monitoring Bersama Kegiatan ini dilakukan dengan melibatkan seluruh pemangku kepentingan PNPM Mandiri Perdesaan Pusat dan Daerah. Kegiatan ini secara umum bertujuan untuk melihat kemajuan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan dilapangan dan dukungan pemerintah.

- Audit Eksternal oleh BPK dan BPKPKegiatan ini dilakuan sekali dalam setahun sesuai dengan tahun anggaran.

- Audit Eksternal oleh Inspektorat Daerah

Penjelasan VII:Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 6

Kabupaten Mesuji

Kegiatan ini dilakuan sekali dalam setahun sesuai dengan tahun anggarandan dapat juga dilakukansecara insidentil sesuai kebutuhan.

c. Akhir KegiatanUntuk kegiatan evaluasi akhir kegiatan, Program melibatkan pihak luar yang dibantu oleh Pelaku program untuk melakukan Penyusunan Laporan akhir terhadap pelaksanaan program. Pihak luar dimaksud dapat berasal dari perguruan tinggi, lembaga penelitian maupun LSM yang berkompeten.

d. Secara InsidentilKegiatan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi yang dilakukan secara insidentil adalah:

- Pemantauantindak lanjut penanganan pengaduan dan masalah. Salah satu aspek penting dari sistem pemantauan PNPM Mandiri Perdesaan adalah penanganan tindak lanjut pengaduan dan masalah. Program telah memiliki sistem penanganan pengaduan dan masalah yang mengatur langkah-langkah dalam mencatat dan menelusuri setiap pengaduan, masalah, atau pertanyaan tentang program. Tujuannya adalah untuk memantau dan memastikan proses penanganan masalah ataupun tindak lanjut pengaduan, melakukan investigasi, klarifikasi dan penyelesaian masalah bila diperlukan.

- Evaluasi TematikSecara insidentil akan dilakukan evaluasi tentang aspek tertentu dalam program oleh pemangku kepentingan yang terkait. Obyek yang dievaluasi adalah tema-tema tertentu yang ada dan terjadi dilapangan, sesuai kebutuhan.

7.1.7. Metode Pemantauan, Pengawasan, Audit dan Evaluasi

Kegiatan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi selain berdasarkan fungsi dan tupoksi dapat menggunakan metode partisipatif. Dalam konteks pemberdayaan masyarakat, kegiatan pemantauan,pengawasan, audit dan evaluasi yang terbaik adalah yang dilakukan sendiri oleh masyarakat. Dalam hal ini masyarakat adalah pemilik proses dari suatu kegiatan program sekaligus yang paling merasakan dampak langsung dari program. Mereka bertanggungjawab untuk memantau dan mengawasi proses kegiatan program tersebut.

Dari proses ini diharapkan masyarakat termasuk pelaku di desa mampu menemukenali sendiri masalah-masalah yang terjadi sekaligus menemukan solusi bagi perbaikan program di wilayahnya. Sesuai dengan prinsip-prinsip dari pemantauan, pengawasan dan evaluasi di program, tidak perlu ada yang dipersalahkan jika muncul suatu masalah di lapangan yang memerlukan tindakan perbaikan. Dengan demikian, kegiatan pemantauan, pengawasan dan evaluasi bukanlah sebuah kegiatan untuk mencari-cari kesalahan dan penghakiman bagi orang-orang yang dianggap lalai dalam melaksanakan program, tapi merupakan bagian dari proses pembelajaran dan pemberdayaan di masyarakat.

Penjelasan VII:Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 7

Kabupaten Mesuji

Seluruh pelaku dalam melakukan pemantauan, pengawasan dan evaluasi rutindapat menggunakan metode partisipatif yang dilakukan bersama masyarakat,dengan menggerakkan masyarakat termasuk pelaku untuk menemukan masalah-masalah yang terjadi dan sekaligus solusi perbaikannya melalui proses refleksi maupun diskusi dalam forum Focus Group Discussion (FGD)/Kelompok Diskusi Terarah (KDT).

Selain itu di tingkat kecamatan, dengan membentuk tim pemantau berbasis masyarakat. Contoh tim audit silang, tim penanganan masalah, dan tim lain yang dibutuhkan dalam melakukan pengawasan untuk mendorong partisipasi masyarakat dalam melakukan pengawasan terhadap pengelolaan agar semakin optimal.

7.1.8. Penyampaian Hasil Pemantauan, Pengawasan, Audit dan Evaluasi

Hal penting dalam proses pemantauan, pengawasan dan evaluasi adalah penyusunan laporan. Laporan ini berguna untuk menyusun rencana tindak lanjut dari permasalahan-permasalahan yang ditemukan.

Hasil pelaksanaan yang dibuat dalam bentuk laporan sesuai dengan penugasan sebagai berikut :

a. InternalPelaporan kegiatan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi yang dilakukan oleh jalur struktural (Pusat dan Daerah) diatur sesuai ketentuan masing-masing instansi jalur struktural dan fungsional (Konsultan dan Fasilitator) diatur dalam panduan dan SOP yang diatur secara terpisah dan dilakukan secara berjenjang. Khusus dalam pelaksanaan audit internal dalam bentuk laporan hasil audit (LHA).

b. Eksternal Pelaporan kegiatan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi yang dilakukan oleh pemangku kepentingan lain yang terkait diluar jalur struktural dan fungsional, termasuk audit yang dilakukan oleh BPK, BPKP, dan Inspektorat, mangacu pada ketentuan masing-masing instansi

c. MasyarakatPelaporan kegiatan pemantauan, pengawasan, audit dan evaluasi yang dilakukan oleh komponen masyarakat pelaku (BKAD, BP-UPK, Tim Pengawas, dll) diatur sebagai berikut;

- Dilaporkan dalam bentuk laporan hasil pengawasan. 1) BKAD membuat laporan hasil pengawasan dan disampaikan kepada

forum MAD dan Fasilitator2) BP-UPK membuat laporan hasil audit dalam setiap pelaksanaan hasil

audit dan melaporkannya kepada BKAD, 3) Tim khusus desa (tim Pemantau/18) membuat hasil pengawasan dan

pemantauan dan disampaikan kepada TPK, Kepala Desa/Lurah dan Fasilitator.

Laporan pemantauan, pengawasan dan evaluasi yang dilakukan oleh masyarakatsetidaknya memuat hal-hal sebagai berikut:a. Maksud dan tujuanb. Lokasi yang dipantau.c. Aspek/fokus pemantauan.d. Kesimpulan hasil pemantauan dan pengawasan.

Penjelasan VII:Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 8

Kabupaten Mesuji

e. Temuan-temuan khusus terkait hal-hal yang bersifat positif dan penyimpangan serta alasannya/analisanya mengapa hal itu terjadi.

f. Rekomendasi tindak lanjut atau apa yang sudah dan harus dilakukan kemudian berkaitan dengan hal tersebut.

g. Dilampirkan data-data pendukung dan formulir-formulir terkait

Hasil kegiatan pemantauan dan pengawasan harus dibahas dan ditindaklanjuti. Penerima laporan harus memberikan umpan balik terhadap laporan yang diterimanya kepada pengirim laporan untuk kemudian ditindaklanjuti.

7.2. Pelaporan

Salah satu tugas penting dari pengendalian program adalah pelaporan tentang hasil kegiatan yang telah dilakukan. Para pelaku program, khususnya konsultan/fasilitator bertanggung jawab untuk membuat laporan seakurat mungkin dan tepat waktu kepada Supervisor. Laporan juga merupakan salah satu instrumen yang dapat dipergunakan dalam rangka pemantauan dan evaluasi.

Matrik Pelaporan Matrik pelaporan merupakan mekanisme penyampaian laporan dari Fasilitator di lapangan kepada Supervisor sebagai wujud pertanggungjawaban atas tugasnya. Supervisor wajib mengumpulkan, mengkonsolidasikan dan menganalisis data dari wilayah kerjanya serta melaporkan hasilnya pada setiap bulan kepada supervisor di atasnya. Matrik pelaporan tersebut dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

Pembuat Penerima TembusanKPMD Fasilitator Kecamatan Kepala desa/lurahTPK Fasilitator Kecamatan

Ketua UPK Kepala desa/lurah Camat/ PJOK

UPK, BP-UPK, dan Kelembagaan lainnya di kecamatan

Ketua BKAD Fasilitator Kecamatan

Camat/PJOK

Pendamping Lokal Fasilitator Kecamatan Camat/PJOKFasilitator Kecamatan Fasilitator Kabupaten Camat/PjOK

Fasilitator Kecamatan sebagai arsip

Fasilitator Kabupaten Koordinator Provinsi Kaban BPMD(atau sebutan lainnya)/Satker-Kabupaten

Fasilitator Kabupaten sebagai arsip

Koordinator Provinsi Koordinator Wilayah Kaban BPMD (atau sebutan lainnya)/Satker-Provinsi

KT-KMN (dalam bentuk laporan Softcopy)

Koordinator Provinsi sebagai arsip

Koordinator Wilayah KT-KMN Direktur KPM Ditjen

PMD/Satker PNPM MPd Pusat

Perusahaan PPA Koordinator Wilayah

sebagai arsip

Penjelasan VII:Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 9

Kabupaten Mesuji

Pembuat Penerima TembusanKetua Tim KMN Melalui Perusahaan ke

Direktur KPM Ditjen PMD/Satker PNPM MPd Pusat

KT-KMN sebagai arsip

Pelaporan Pada Tingkat DesaPada tingkat desa, KPMD dan TPK bertugas menyusun dan membuat laporan. Laporan dari KPMD dan TPK akan menjadi bahan Fasilitator Kecamatan dalam menyusun laporan pelaksanaan PNPM Mandiri Perdesaan di wilayah tugasnya. Laporan yang dikirimkan oleh KPMD dan TPK maksimal harus diterima Fasilitator Kecamatan tanggal 1 setiap bulannya.Untuk mendukung terlaksananya laporan program yang dilaporkan oleh Fasilitator Kecamatan maka KPMD dan TPK membantu pengisian formulir yang dibutuhkan. Fasilitator Kecamatan akan mendampingi dan membimbing KPMD dan TPK dalam menyusun laporan dan mengisi form-form yang dimaksud.

Pelaporan Pada Tingkat KecamatanPada tingkat kecamatan, Fasilitator Kecamatanbertanggung jawab membuat laporan kepada Fasilitator Kabupaten. Fasilitator Kecamatan juga diwajibkan mengirim copy laporan kepada Camat/PJOK dan menyimpan satu copy sebagai arsip.

Laporan yang dikirimkan disusun berdasarkan hasil konsolidasi dan telaah laporan dari KPMD, TPK, PLdan UPK. Laporan yang disusun haruslah akurat dan tepat waktu.Kemudian laporan tersebut harus didiskusikan dengan Fasilitator Kabupaten di saat pertemuan koordinasi bulanan.

Untuk mendukung laporan Fasilitator Kecamatan, maka PL dan UPK membantu pengisian format-format laporan yang bersifat pelaksanaan kegiatan, khusus pelaporan yang bersifat pengendalian seperti rekonsiliasi rekening tidak diperkenankan dibuat oleh UPK atau pelaku lain. Fasilitator Kecamatan akan mendampingi dan membimbing PL dan UPK dalam menyusun laporan dan mengisi format-format pelaporan yang dimaksud.

Fasilitator Kecamatan juga berkewajiban mengisi formulir-formulir yang dibutuhkan dalam melihat perkembangan pelaksanaan program di kecamatan yang menjadi wilayah tugasnya. Namun tidak semua formulir yang yang diisi tersebut harus dilampirkan dalam laporan bulanan. Fasilitator Kecamatan berkewajiban menyimpan dan mengarsipkannya untuk sewaktu-waktu diperlukan dalam kegiatan Pemeriksaan, Pemantauan, Audit maupun Evaluasi sebagai bagian dari pengelolaan dokumen program. Format Laporan Fasilitator Kecamatan akan diatur dalam ketentuan tersendiri.

Disamping laporan bulanan sebagai mana yang telah diatur diatas, fasilitator kecamatan berkewajiban melaporkan laporan mingguan progress dan tahapan (Protak) setiap minggunya kepada fasilitator kabupaten.

Pelaporan pada Tingkat Kabupaten Pada tingkat kabupaten, Fasilitator Kabupaten bertanggung jawab membuat laporan dan disampaikan kepada KoordinatorProvinsidengan tembusan kepada kepala BPMD atau sebut lain/Satker PNPM Mandiri Perdesaan Kabupaten.

Penjelasan VII:Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 10

Kabupaten Mesuji

Laporan yang dikirimkan disusun berdasarkan hasil peninjauandan analisa terhadap laporan Fasilitator Kecamatan. Laporan harus disusun secara jujur, akurat, memadai dan ringkas. Laporan tersebut selanjutnyaperlu disampaikan secara lisan dan didiskusikan pada pertemuan koordinasi tingkat Provinsi.

Fasilitator Kabupaten berkewajiban mengisi dan melengkapi formulir-formulir yang dibutuhkan dalam melihat perkembangan pelaksanaan program di kabupaten yang menjadi wilayah tugasnya. Namun tidak semua formulir-formulir tersebut harus dilampirkan dalam laporan bulanan. Fasilitator Kabupaten berkewajiban menyimpan dan mengarsipkannya untuk sewaktu-waktu diperlukan dalam kegiatan Pemeriksaan, Pemantauan maupun Evaluasi.

Disamping laporan bulanan sebagai mana yang telah diatur diatas, Fasilitator Kabupaten berkewajiban melaporkan laporan bulanan dan mingguandalam bentuk aplikasi dan non aplikasi. Kedua laporan tersebut wajib dilakukan verifikasi dan validasi sebelum disampaikan kepada Koordinator Provinsi.Format Laporan Fasilitator Kabupaten akan diatur dalam ketentuan tersendiri.

Pelaporan PadaTingkat ProvinsiPada tingkat provinsi, Koordinator Provinsi bertanggung jawab membuat laporan kepada Koordinator Wilayah dengan tembusan kepada kepala BPMPD/Satker PNPM Mandiri Perdesaan tingkat Provinsi.

Laporan yang dikirim harusdisusun berdasarkan hasil peninjauandan analisislaporan dari para Fasilitator Kabupaten. Koordinator Provinsiharus memanfaatkan data yang ada didalam database di kantor Provinsi. Laporan Koordinator Provinsiharus akurat, memadai, tepat waktu, singkat dan jelas.

Disamping laporan bulanan sebagai mana yang telah diatur diatas, Koordinator Provinsiberkewajiban melaporkan laporan bulanan dan mingguan dalam bentuk aplikasi dan non aplikasi. Kedua laporan tersebut wajib dilakukan verifikasi dan validasi sebelum disampaikan kepada koordinator wilayah. Format Laporan Koordinator Provinsi akan diatur dalam ketentuan tersendiri.

Pelaporan PadaTingkat WilayahPada tingkat Wilayah, Koordinator Wilayah bertanggung jawab membuat laporan kepada Ketua Tim KMN dan Direktur KPM Ditjen PMD/Satker PNPM MPd Pusat.

Laporan yang dikirim harusdisusun berdasarkan hasil peninjauan dan analisislaporan dari para Koordinator Provinsi. Koordinator Wilayah harus memanfaatkan data yang ada didalam database di kantor Wilayah. Laporan Koordinator Wilayahharus akurat, memadai, tepat waktu, singkat dan jelas.

Disamping laporan bulanan sebagai mana yang telah diatur diatas, KoordinatorWilayah berkewajiban melaporkan laporan bulanan dan mingguan dalam bentuk aplikasi dan non aplikasi. Kedua laporan tersebut wajib dilakukan verifikasi dan validasi sebelum disampaikan kepada Ketua Tim KMN. Format Laporan Koordinator wilayah akan diatur dalam ketentuan tersendiri.

Pelaporan PadaTingkat NasionalPada tingkat nasional KT-KMNbertanggung jawab membuat laporan PNPM Mandiri secara nasional yang ditujukan kepada Direktur KPM Ditjen PMD/Satker PNPM MPd Pusat. Laporan yang dikirim harus disusun berdasarkan hasil peninjauan dan analisa laporan dari para Koordinator Wilayah. KT-KMN harus memanfaatkan data yang ada

Penjelasan VII:Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 11

Kabupaten Mesuji

didalam database di kantor nasional.Format Laporan KT-KMNakan diatur dalam ketentuan tersendiri.

Penjelasan VII:Pemantauan, Pengawasan, Evaluasi, Audit dan Pelaporan 12