PT. SCOMPTEC EDUKOM PERSADA

Jl. Kayun No. 24, Surabaya

Telp. 031-5315678

Fax. 031-5319806

Email. sepsby@scomptec.co.id

www.scomptec.markgov.co.id

1

PENDAHULUAN

Arsip merupakan aset perusahaan yang sangat berharga. Arsip bisa diperlukan setiap saat atau jarang sekali

dibuka, akan tetapi sudah menjadi keharusan untuk disimpan dan dipelihara karena suatu saat jika berkaitan

dengan regulasi, hukum, audit atau pemeriksaan akan menjadi sangat vital karena nilai bisnis, historikal, kepastian

hukum, informasi penting dll tersimpan dalam arsip.

Kesulitan dalam pemeliharaan arsip adalah faktor biaya, keterbatasan tempat, keterbatasan SDM dan

kesulitan dalam pencarian jika jumlahnya sudah sangat besar. Jika tidak ditata dengan baik mak Dinas Komunikasi

dan Informatika Pemerintah Provinsi Jawa Timur a segala sesuatu yang berhubungan dengan arsip akan menjadi

salah satu bagian pekerjaan yang memberatkan.

Minimal dalam satu urusan kearsipan seseorang harus :

• Mencari lokasi salah satu dokumen dalam kumpulan arsip,

• Memilih dokumen yang diperlukan,

• Merapihkan dulu jika kondisinya mulai rusak,

• Menggandakan jika diperlukan (fotocopy),

• Mencatat dokumen yang keluar dari arsip,

• Mengembalikan ke tempat semula setelah digunakan,

• Mencatat kembali status arsip.

Waktu yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut diatas sekitar 20 menit jika arsip tersebut kondisinya masih

cukup baik dan mudah dalam pencariannya. Maka efektif satu orang SDM hanya bisa mengerjakan sekitar 20

dokumen dalam satu hari. Jika suatu institusi yang terkait dengan jumlah klien atau pelanggan dengan jumlah

besar maka akan menambah beban kerja dan mungkin memperburuk citra dalam memberikan pelayanan kepada

masyarakat atau pelanggan.

Maksud dan Tujuan Umum

Memberikan gambaran secara umum tentang pentingnya Arsip/Dokumen dalam suatu Instansi pemerintah dan

cara-cara penataannya secara elektronik.

Khusus

1. Memahami proses dan teknik digitalisasi dokumen-dokumen arsip.

2. Menguasai proses scanning untuk dokumen-dokumen arsip.

3. Memahami proses dan teknik pengolahan dokumen-dokumen dalam format digital.

2

Keuntungan 1. Instansi merasa aman dalam menjalankan kegiatannya.

2. Mengurangi resiko arsip data rusak.

3. Mengurangi biaya pengadaan sarana dan prasarana tempat penyimpanan dokumen arsip.

Materi Pelatihan

1. Pengantar Pengolahan Digital

Pengertian Digitalisasi Dokumen ( Sistem Informasi Manajemen Arsip dan Surat berbasis IT )

Arsitektur Sistem

Manfaat Sistem

Cakupan system

Infra Struktur

Supra Struktur 2. Proses Digitalisasi Dokumen Tekstual

Alur Proses Digitalisasi Dokumen 3. Proses Konversi

Resolusi Dokumen

Format Image Dokumen 4. Proses Pengolahan Dokumen-dokumen PDF 5. Aplikasi Surat Menyurat

Surat Masuk

Surat Keluar

Disposisi

Nota Dinas 6. Backup Data Image

Durasi Pelatihan Durasi Pelatihan Digitalisasi Dokumen 18 jam

Metode Pelatihan Metode Pelatihan diberikan dengan cara : Presentasi, Teori dan Praktek.

Biaya Pelatihan Biaya Pelatihan Digitalisasi Dokumen sebesar Rp. 2.750.000,- per orang.

Fasilitas Pelatihan

1. Sertfikat

2. Modul Materi

3. Instruktur berpengalaman

4. Peralatan praktikum (Server, Scanner, dan printer).

3

Gallery

Inspektorat Provinsi Jawa Timur

4

Biro Umum Provinsi Jawa Timur

5

Pemerintah Kabupaten Sumenep

6

Orientasi Lapangan Digitalisasi Dokumen bagi Pegawai Bandiklat Provinsi Jatim di BBPP Batu Malang

7

Penutup

Demikian proposal ini disusun untuk memberikan informasi mengenai Pelatihan Digitization Document

(DIGIDOC) atau Digitalisasi Dokumen yang dapat diimplementasikan di perusahaan/instansi Bapak/Ibu. Untuk

memberikan gambaran lebih detail, kami sangat berterima kasih jika bapak/ibu memberi kesempatan kepada kami

untuk melakukan presentasi.

Untuk info lebih lanjut bisa menghubungi relationship markgov kami:

1. Yoshinda Dwi Yuliastuti D. U.

Office : 031-5315678, ext: 401 Mobile phone : 0822 9229 6689 Email : yoshinda@scomptec.co.id

2. Yoga Raditya

Office : 031-5315678 ext. 401 Mobile : 0896 7733 8786 Email : yoga@scomptec.co.id

3. Andy Putranto Office : 031-5315678, ext: 401 Mobile phone : 0856 3117 593 Email : andy@scomptec.co.id

4. Asgar Irmawan Office : 031-5315678 ext. 401 Mobile : 0821 4583 8184 Email : asgar@scomptec.co.id

5. Adelia Rachma Office : 031-5315678, ext: 401 Mobile phone : 0821 3950 3869 Email : adel@scomptec.co.id

Atas perhatian dan kerjasama yang baik kami sampaikan terimakasih.

Surabaya, September 2018 PT. SCOMPTEC EDUKOM PERSADA