PENATALAKSANAAN SURAT MASUK Nomor Dokumen SPO / 001/ SEKRTanggal Terbit

No. Revisi 00

Halaman 1-1Ditetapkan, Direktur

(SPO)Standar Prosedur Operasional

Pengertian

dr. Tommy Indrawan R., MARS 1. Penatalaksanaan surat masuk adalah metode yang berfungsi sebagai pedoman dalam mengatur surat dimulai dari penerimaan, pendistribusian, dan penyimpanan/pengarsipan. 2. Surat masuk adalah surat yang diterima dari individu, instansi/lembaga yang mempunyai maksud yang ditujukan untuk individu, organisasi/instansi tertentu.

Tujuan

1. Agar surat masuk mempunyai pedoman dalam pengelolaannya. 2. Adanya pertanggungjawaban dari penerima surat.3. Adanya pengendalian untuk penanganan surat masuk. Seluruh kegiatan surat menyurat RS Permata Bekasi yang berhubungan dengan pihak eksternal RS Permata Bekasi dilakukan secara terpusat oleh Bagian Sekretariat.

Kebijakan

Prosedur

1. Penerimaan pertama di Front Office (Customer Service) dicatat dicatatan penerimaan surat customer service.

2. Seluruh surat masuk untuk RS Permata Bekasi diserahkan ke BagianSekretariat setiap hari pukul 09.00 wib dan 15.00 wib, kecuali : a. Lamaran Pekerjaan langsung diserahkan ke Bagian SDM. b. Surat untuk Koperasi Mufidah Medika langsung diserahkan ke Sekretariat Koperasi Mufidah Medika. 3. Seluruh surat masuk yang diterima dari Front Office diterima di Bagian Sekretariat dengan menandatangani catatan surat masuk dari Customer Service. 4. Keterangan surat dicatat dalam buku agenda surat masuk (komputerisasi), seperti tanggal penerimaan, tanggal surat dan nomor surat, pengirim, perihal, kode surat, distribusi, status. 5. Setiap surat dilampirkan ke lembar disposisi, diparaf oleh PJ Sekretariat kemudian diberi keterangan kepada pihak yang terkait. 6. Setelah ditetapkan surat didistribusikan ke pihak terkait, setelah ditanggapi kembalikan ke Sekretariat. 7. Sekretariat menindaklanjuti surat lalu disampaikan ke bagian lain untuk diproses sebagai Surat Keluar sampai ke Direktur. 8. Beri jawaban segera bila surat harus dibalas, terakhir surat disimpan/diarsip pada tempat yang tersedia. Unit Terkait Customer Service, Sekretariat, PJ Sekretariat, Direktur, Pihak terkait.