PROSES TEKNOLOGI DALAM KOM-OR

A. PENDAHULUAN Dalam bab ini, dibahas mengenai proses teknologi yang berperan besar dalam

suatu komunikasi organisasi. Dalam era digital modern ini, ada pula dikenal istilah New Technology yang menggunakkan sistem modern seperti komputer, internet, dll yang dimana lebih memudahkan suatu proses komunikasi dalam organisasi dibandingkan dengan sistem tradisional.

B. TIPE-TIPE DAN KARATERISTIK TEKNOLOGI KOM-OR

Tipe – Tipe Teknologi Kom - OrAda berbagai macam teknologi yang dipergunakan dalam komunikasi organisasi, diantaranya :

1. E-mail

Email atau surat elektronik adalah surat yang dikirim menggunakan teknologi berupa komputer dengan bantuan jaringan internet. Dengan adanya email, maka penyampaian pesan menjadi lebih mudah dan cepat karena dapat digunakan dimana saja dan kapan saja. Dalam proses komunikasi dalam suatu organisasi, hal ini memudahkan penyampaian pesan kepada seluruh anggota organisasi.

NB : organisasi dalam kelas.

Contoh email : audio and video conference, voice mail, fax, IM, dll.

2. World Wide Web ( WWW )

WWW atau biasa kita kenal dengan website adalah sistem teknologi telekomunikasi yang sudah banyak dikenal oleh masyarakat. Biasanya kita sebagai individu menggunakan website mendapatkan informasi secara luas, bertransaksi dan berkomunikasi dengan kerabat jauh dengan lebih mudah. Namun dalam suatu organisasi, website juga memiliki peran yang tidak kalah penting dengan kita sebagai individu. Dengan adanya website, suatu organisasi akan lebih mudah memberikan dan menerima informasi serta berkomunikasi dengan masyarakat maupun organisasi lain.

Karakteristik teknologi baru : Terdapat beberapa karateristik teknologi baru, antara lain :

1. Penyampaian pesan lebih cepat dan mudah dari teknologi tradisional2. Dapat lebih mudah diakses oleh masyarakat luas dan banyak fitur-fitur yang

praktis seperti email, dll3. Teknologi baru dapat membantu kita berkomunikasi serta menerima informasi

pada saat yang sama meskipun berbeda tempat dan zona waktu.

Jika dilihat dalam komunikasi organisasi, karakteristik-karakteristik tersebut memudahkan seluruh anggota organisasi untuk berpartisipasi dan berinteraksi secara luas sehingga media untuk berkomunikasi dalam organisasi tersebut menjadi lebih pasti.

C. TEORI PENGGUNAAN MEDIA KOMUNIKASI

Terdapat beberapa teori yang menjelaskan bagaimana individu-individu dalam suatu organisasi memahami dan menggunakkan media teknologi, diantaranya:

o THE MEDIA RICHNESS MODEL

Teori ini dikembangkan oleh Richard dan Robert. Teori ini menjelaskan mengenai pemilihan media yang tepat untuk menghindari keambiguitasan pesan. Kegunaan suatu media ditentukan oleh kekayaannya atau media yang kita pakai untuk menyampaikan pesan. Terdapat 2 jenis, diantaranya :

1. Media Kaya Berupa komunikasi secara tatap muka langsung atau telefon. Ini media yang paling bagus untuk menghindari miskomunikasi dalam menyampaikan pesan.

2. Media miskin Informasinya terbatas. Contoh : Email. Terkadang pesan yang kita ketik tidak memberikan informasi sepenuhnya sehingga dapat menimbulkan miskomunikasi.

Daft, Lengel dan Trevino menyebutkan terdapat 4 kriteria dalam menilai media yaitu :

1. Kesegeraan Bagaimana media memberikan informasi secara terus menerus dan menerima feedback dengan cepat.

2. Keragaman Isyarat Cara menyampaikan pesan dengan pendekatan yang berbeda. Dari cara bicara atau intonasi, bahasa tubuh, dll.

3. Variasi BahasaMembahas mengenai penggunaan tata bahasa ( kata-kata ) dalam menyampaikan sesuatu. Contoh : pembedaan aku dan saya.

4. Sumber personal

Kemampuan untuk menunjukkan perasaan dan emosi dalam penyampaian pesan.

o THE SOCIAL INFORMATION PROCESSING MODEL

Model ini dikembangkan oleh Joseph W. . Dia menjelaskan bahwa proses informasi sosial adalah proses komunikasi secara online yang dimana komunikator bertemu melalui media komputer berbasis internet. Teori ini menyarankan bahwa harus ada batasan dalam berkomunikasi via media.

Fungsi-Fungsi dalam proses informasi sosial :

1. Karateristik objektif dari media 2. Pengetahuan dan pengalaman masa lalu3. Perbedaan antar individu4. Informasi sosial

D. EFEK TEKNOLOGI KOM-OR

Yang akan dibahas pada bagian ini adalah bagaimana dampak yang diberikan teknologi dalam komunikasi organisasi yang terdiri dari konten komunikasi, pola komunikasi, dan struktur dari organisasi. Tujuan dari dijelaskan efek ini karena dampak yang dihasilkan bukan hanya berasal dari teknologi saja melainkan juga dari orang-orang yang menggunakan teknologi tersebut.

1. Efek dalam Konten Komunikasi

Dalam komunikasi yang menggunakan media, salah satu hal yang terjadi adalah kondisi ‘ Filtering of Social Cues ‘ yaitu kondisi dimana apabila berkomunikasi menggunakan media akan menghilangkan isyarat-isyarat non-verbal yang terdapat dalam komunikasi langsung.

Dampak dari Filtering of Social Cues dalam penyampaian pesan, antara lain : Media elektronik tidak mampu menyampaikan emosi yang dirasakan oleh si

pengirim pesan. Kurangnya pembatasan diri karena fitur dari media teknologi yang dapat

bersifat anonimus.

2. Efek dalam Pola Komunikasi

Penggunaan teknologi komunikasi dapat meningkatkan komunikasi organisasi yang terjadi. Salah satu contohnya adalah sosmed seperti FB, twitter, dll. Penggunaan sosmed ini dapat memberikan dampak yang buruk dan baik dalam komunikasi organisasi.

-) Dampak buruk : adanya informasi yang menyesatkan sehingga kita sebagai pengguna media teknologi harus bisa menyaring informasi yang ada dengan baik.

-) Dampak baik : lebih mudah berkomunikasi dengan orang dari berbagai penjuru dunia dan kemudahan dalam mendapatkan informasi. Sedangkan dalam organisasi,

memudahkan kita untuk mengatur anggota, menjadwalkan rapat, memberikan info, dan menyampaikan pendapat.

3. Efek dalam Struktur Organisasi

Dalam bagian ini, akan dijelaskan secara jelas bagaimana teknologi dapat mengubah sistem kerja. Teknologi membantu kita untuk mengerjakan di tempat yang berbeda namun tetap bisa saling berkomunikasi.

Grantham memperkenalkan ‘ Distributed Work ‘ yang membagi pembagian pekerjaan berdasarkan waktu dan tempat.

Ada 4 bagian dari Distributed Work : Central Office : mengerjakan pekerjaan di tempat dan waktu yang sama

( TEMPAT DAN WAKTU SAMA ) Telework : mengerjakan pekerjaan di tempat yang berbeda dan waktu yang

sama ( TEMPAT BEDA WAKTU SAMA ) Flextime : mengerjakan pekerjaan di tempat yang sama dan waktu yang

berbeda( TEMPAT SAMA WAKTU BEDA )

Virtual Organization : mengerjakan pekerjaan di tempat dan waktu yang berbeda ( TEMPAT DAN WAKTU BEDA )

Mengenai Virtual Organization :

- Virtual Works dapat juga dilakukan dirumah jadi hubungan dengan keluarga juga tidak terlupakan.

- Adanya virtual team yang dimana kita dapat bekerja dengan orang-orang tanpa ada batasan waktu dan dapat dilakukan dimana saja .

Keuntungan dari Virtual Work :

+ Menghemat pengeluaran perusahaan

+ Akses ke pasar global

+ Dapat meningkatkan produktivitas, layanan dan keuntungan

Kerugian dari Virtual Work :

-) Biaya yang dikeluarkan untuk menciptakan dan perawatan sistem besar

-) Menyebabkan terjadinya isolasi

Tambahan :

Telework dan Virtual Organization merupakan sistem pembagian kerja yang dimana para pekerjanya TIDAK PERLU BERADA DI TEMPAT YANG SAMA untuk mengerjakan suatu pekerjaan. Hal ini sesungguhnya dapat menyebabkan timbulnya berbagai kekhawatiran dan kesulitan-kesulitan. Disini terdapat.........................

Paradox yang mengilustrasikan kesulitan Telework dan Virtual Organization :

Paradox 1 : Meningkatkan fleksibilitas dan lebih terstruktur Memfleksibelkan para pekerja dalam melakukan pekerjaan mereka, namun juga membuat manajer untuk terus

mengatur jadwal rapat karena jika mengerjakan tugas dengan sistem-sistem tersebut menyebabkan tidak adanya diskusi informal dan pertemuan.

Paradox 2 : Individualitas lebih baik dan Lebih banyak team work Meningkatkan kemandirian pekerja dalam mengerjakan tugas namun juga mereka diminta untuk mengkoordinasikan pekerjaan mereka dengan standar yang tinggi.

Paradox 3 : Lebih ada tanggung jawab dan kurang dikontrol atau diawasi

Sistem – sistem ini mengharuskan kita untuk menyelesaikan tugas secara mandiri.

Tapi disisi lain, manajer akan lebih khawatir karena hal ini berarti manajer tidak mengawasi pekerjaan pekerja seutuhnya.

Sedangkan dari sisi teleworkers, akan mengalami kekhawatiran karena jika kurang mendapat pengawasan mereka menjadi kurang dipromosikan ( naik jabatan, dll ).