PROSEDUR SISTEM INSTITUT AGAMA ISLAM PURWOKERTO...
Transcript of PROSEDUR SISTEM INSTITUT AGAMA ISLAM PURWOKERTO...
PROSEDUR SISTEMINSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI
Prosedur Analisis Dampak RisikoIAIN.P/LPM/PS IO2.O1
PURWOKERTO
/\ATAtr PUNW()IENT(}
No. Dokumen : IA|N-PwULPM/PS/02.01 No. Revisi : 00TanggalTerbit : 10 Maret 2017 Halaman : 1 dari9
PERINGA'I:4*'Dokunen ini adalah nilik IAIi\ Purw,okerto
dan T'IDAK DIPERBOLEHKA!( detryan cara dan alasan altapun clibuat salinann-y'atanpa seilin Ketun Lenbaga Pe4ianinan trIuttt
Alamat : Jalan A. Yani No. 40 A, Telp. (0281) 635624 Faks. (0281) 636553 Puruvokerto
AAuxfltmnr0
IAIN PURWOKERTONo Dokumen : |AIN-PwULPM/PS/02.01
Tanggal Terbit : 10 Maret 2017
Prosedur Analisis Dampak RisikoNo. Revisi : 00
Halaman : 2 dari9
1. TUJUAN:
Prosedur ini ditetapkan agar proses analisis dan dampak risiko di lingkungan
lAlN Purwokerto berjalan efektif efisien, dan diupayakan kegiatannya secara
terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan risiko, sehingga dapat
dipastikan sejauh mana persyaratan sistem manajemen mutu telah dipenuhi.
2. RUANG LINGKUP:
2.1. Prosedur ini berlaku di Lingkungan lAlN Punivokerto baik akademik dan
non akademik.
3. DEFINISI:
3.1. Risiko adalah suatu kegiatan atau peristiwa yang apabila terjadi dapat
menghambat pencapaian, tujuan atau sasaran. Kejadian atau peristiwa
tersebut dapat disebabkan oleh faktor internal atau eksternal. (Sumber,
ISO 31000: 2009).
3.2. Risiko adalah pengaruh ketidakpastian terhadap sasaran atau target
organisasi. (Sumber, ISO 31000: 2009).
3.3. Pengaruh (the effecfi didefinisikan sebagai ketidaksesuaian
(penyimpangan) terhadap sesuatu yang telah diperkirakan, bisa positif
dan/atau negatif, sedangkan ketidakpastian (unceeftainly) didefinisikan
sebagai kurangnya informasi (baik informasi mengenai kemungkinan
kejadian maupun dampaknya) terkait dengan suatu peristiwa. (Sumber
ISO 31000:2009).
3.4. Daftar risiko (risk registetl adalah kertas kerja berbentuk tabel yang
merupakan hasil dari proses manajemen risiko, yang berisi kejadian
risiko, kodifikasi risiko, nama pemilik risiko, kategori risiko, dan deskripsi
yang berisi kejadian risiko.
3.5. Threats adalah risiko yang akan berdampak negatif pada pencapaian
target jika risiko tersebut terjadi.
AAlrfimmmn0
IAIN PURWOKERTONo Dokumen : |A|N-RwULPMIPS/02.01
TanggalTerbit : 10 Maret2017
Prosedur Analisis Dampak RisikoNo. Revisi : 00
Halaman : 3dari9
3.6. Prioritas risiko (risk priority) adalah risiko yang telah diperingkat dari
yang tertinggi sampai yang terendah berdasarkan kriteria risiko yang
telah ditetapkan komite risiko.
3.7. Risk triggers adalah gejala atau bahaya yang mengidentifikasikan
dampak suatu potensi risiko akan terjadi dan suatu perencanaan
tindakan perbaikan harus dijalankan.
3.8. Kejadian risiko (risk even4 adalah suatu potensi kejadian (event) yang
berdampak baik secara langsung (direct impacfi maupun tidak langsung
(ind irect impa cl terhadap organ isasi.
3.9. Kemungkinan terjadinya risiko (tiketihoodl adalah peluang atau
kemungkinan terjadinya risiko
3.10. Kriteria risiko (isk criteria) adalah suatu acuan yang ditetapkan untuk
mengevaluasi tingkat (signifikasi) risiko.
3.1 1 . Manajemen risiko (risk managementl adalah upaya terkoordinasi untuk
mengarahkan dan mengendalikan kegiatan terhadap risiko.
3.12. ldentifikasi risiko (risk identification) adalah proses menemu kenali dan
menguraikan karakteristik dari risiko.
3.13. Penyebab risiko (risk agenU risk source) adalah faktor-faktor, kondisi
atau peristiwa yang menyebabkan terjadinya suatu kejadian risiko.
3.14. Penanganan risiko (isk treatment risk respon) adalah suatu proses
untuk mengembangkan dan memilih alternatif alternatif untuk menangani
risiko atau pelaksanaannya.
3.15. Kaji ulang (reviev$ adalah peninjauan secara berkala terhadap
efektivitas system manajemen risiko dan pelaksanaan penanganan
risiko guna perbaikan secara terus menerus.
3.16. Analisis risiko (risk analysis) adalah suatu proses untuk memahami
karanteristik risiko (probabilitas dan dampak) yang dapat dilakukan
secara kualitatif ataupun kuantitatif untuk menentukan tingkat risiko.
3.17. Dampak risiko (risk impacl adalah akibat dari suatu kejadian yang
mempengaruhi tujuan organisasi.
AAuilmnil
IAIN PURWOKERTONo Dokumen : |A|N-RTyULPM/PS/02,01
Tanggal Terbit : 10 Maret 2017
Prosedur Analisis Dampak RisikoNo. Revisi : 00
Halaman : 4 dari9
4.
3.18. Evaluasi risiko (risk evaluation) adalah membandingkan hasil analisis
risiko dengan kriteria risiko untuk menentukan apakah risiko tersebut
berada pada tingkat yang bisa diterima atau ditoleransi.
3.19. Proses hasil analisis risiko yang mencakup perbandingan hasil analisis
risiko dengan kriteria yang telah ditetapkan yang menjadi basis data
dafam penentuan risk treatment terhadap risiko.
DOKUMEN TERKAIT:
4.1. SOP Pengendalian Produk dan Jasa yang tidak sesuai
4.2. SOP Tindakan Perbaikan
4.3. Formulir Analisis Potensi Risiko
PROSEDUR:
5.1 . Setiap unit kerja yang terkait menentukan konteks internal dan eksternal
untuk melakukan kajian risiko, kajian tersebut harus jelas spesifik
(SMART).
5.2. Setiap unit kerja yang terkait melakukan identifikasi risiko, menganalisis
risiko, dan mengevaluasi potensi risiko, penanganan risiko dan
pemantauan atau mengkaji ulang risiko berdasarkan konteks, proses
dan atau aktifitas.
5.3. Setiap unit kerja yang terkait melakukan penilaian risiko dengan
menggunakan formulir yang terlampir.
5.3.1 Mengisi tahapan nama proses dan atau aktifitas di masing-masing unit
kerja untuk menemukan, mengenali dan menguraikan karakter dari risiko.
5.3.2 Mengisi persyaratan yang ditentukan terhadap proses tersebut dan atau
berdasarkan ketentuan yang berlaku.
5.3.3 Mengisi potensi analisis risiko, yaitu kemungkinan terjadinya risiko
dimana peluang atau kemungkinan terjadinya risiko terhadap proses
tersebut.
5.3.4 Mengisi potensi dampak risiko, adalah akibat dari suatu kejadian yang
mempengaruhi tujuan proses tersebut.
5.
IAIN PURWOKERTOTanggalTerbit : 10 Maret2o17
Prosedur Analisis Dampak Risiko
penanganan risiko. Table berikut di bawah ini
yang digunakan oleh lAlN purwokerto.menggambarkan tingkat risiko
* Evaluasi Risiko
Penilaian risiko melibatkan komparasi nilai risiko yang muncul dan analisisproses prioritas dan persyaratan yang ada.
Strategi penanganan risiko sebagai berikut:
o Ekstrim: memerlukan tindakan segera karena sebaran potensi risikomemungkinkan hancurnya organisasi. Risiko tersebut dapat dicegah oleh
lAlN Purwokerto.
' Sangat Besar: memerlukan tindakan cepat (maksimal 3 bulan) karenapotensi dampaknya melemahkan organisasi. Prosedur atau Instruksi kerjapada aktivitas terkait proses ini diperlukan.
o Besar: memerlukan penanganan dengan rencana tindakan (antara g - 6
bulan). Risiko tersebut dapat diterima, namun diperlukan usaha untuk
sangatBesar Eiitrim--- Ekstri.-G;-15 20 25
AAltl[MMETO
IAIN PURWOKERTONo Dokumen : |A|N-Pu/ULPM/PS/02.01
TanggalTerbit : 1O Maret2017
Prosedur Analisis Dampak RisikoNo. Revisi : 00
Halaman : 5 dari9
5.3.5 Menilai level dampak risiko yaitu untuk mengkategorikan peringkat risiko
berdasarkan probabilitas dan dampak yang mungkin ditimbulkannya.
(lihat tabel 1 Risiko)
5.3.6 Mengisi potensi penyebab risiko adalah dimana faktor-faktor, kondisi
atau peristiwa yang menyebabkan terjadinya suatu kejadian terhadap
proses tersebut.
5.3.7 Menilai peluang yang akan terjadi sesuai dengan tabel 2 Peluang Risiko.
5.3.8 Mengisi pengendalian pencegahan saat ini adalah penanganan risiko
dengan cara mencegah terjadinya risiko, dan atau mengurangi dampak
negatif yang timbul bila risiko terjadi.
5.3.9 Mengisi tindakan penanganan risiko dengan cara mengurangi
probabilitas terjadinya risiko, dan atau mengurangi dampak negatif yang
timbul bila risiko terjadi.
5.3.10 Mengisi siapa yang akan bertanggung jawab, target dan
penyelesaiannya terhadap tindakan.
5.3.1 1 Mengisi rencana tindakan, status tindakan dan tanggal penyelesaian.
5.3.12 Mengisi level dampak dan peluang yang akan terjadi berdasarkan tabel
3, maka penilaian risiko hasil perkalian dari level dampak dan peluang
terjadi akan terisi secara system.
5.4. Hasil penilaian risiko dilaporkan kepada pimpinan unit kerja, untuk
dikumpulkan di LPM untuk dilaporkan kepada Rektor.
6. FLOWCHART:
No KegiatanPelaksana Mutu Baku
Keterangan
Setiap unitKeria
Kelengkapan
Waktu Output
1 Setiap uni kerjamenentukan ataumengidentifikasi risiko dimasing-masing unit kerja
;I
Observasi 1
mingguHasil
ldentifikasi
Risikoz Setiap uni kerja
menganalisa potensiterhadap risiko yang adadi setiap unit kerjaberdasarkan prosesaktifitas
ProsesAktifitas
3 hari HasilAnalisisPotensiRisiko
AAIl|Iiltwnil
IAIN PURWOKERTONo Dokumen : |A|N-RVULPM/PS/02.01
TanggalTerbit : 10 Maret2O17
Prosedur Analisis Dampak RisikoNo. Revisi : 00
Halaman : 6 dari9
J Setiap unl kerjamengevaluasi risikoterhadap ptotensi risiko + Hasil
AnalisisPotensiRisiko
3 hari HasilEvaluasiRisiko
4 Setiap uni kerjamelakukan penilaianrisiko denganmenggunakan formulir
*
HasilEvaluasiRisiko
3 hari FormulirPenilaian Risiko
7. DISTRIBUSI
6.1. Rektor
6.2. Pembantu Rektor
6.3. Kabiro.
6.4. Dekan
6.5. Wakil Dekan
6.6. Unit Kerja
FORMULIR
8.1 Tabel Risiko
8.2 Formulir Analisis Potensi Risiko
Tabel 1. Nilai Kemungkinan Risiko
8.
Nilai
Kemungkinan Deskripsi Kuantifikasi/Frekuensi
1 Sangat Jarang Peristiwa mungkin terjaditetapi hanya dalamkeadaan luar biasa. Tidak ada riwayatkejadian masa lalu
Sekali setiap 50 tahunatau lebih
Z Jarang Peristiwa mungkin terjadi dalam beberapakeadaan. Tidak ada riwayat kejadian masalalu.
Sekalidalam 20tahun
? Mungkin Peristiwa mungkin terjadi dalam beberapawaktu. Adanya beberapa tanda-tandaperingatan sebelumnya atau riwayat kejadiansebelumnya
Sekalidalam 10tahun
4 Lebih Mungkin Peristiwa mungkin terjadi dalam beberapawaktu.
Tidak ada riwayat kejadian sebelumnya
Sekalidalam 5 tahun
Hampir Selalu Peristiwa diperkirakan terjadi dalam situasinormal. Telah sering teriadi keiadian masa
Sekali setiap 6 bulan
AAuunBmni$
IAIN PURWOKERTONo Dokumen : lAlN-PwtlLPM/PS/02.01
TanggalTerbit : 10 Maret2O17
Prosedur Analisis Dampak RisikoNo. Revisi : 00
Halaman : 7 dari9
lalu. atau lebih
Tabel 2. Nilai Dampak Risiko
* ttitai Keparahan atau Konsekuensi
Penilaian "Severity" atau "konsekuensi" merupakan dampak dari risiko
tersebut yang dapat diukur dari (atau kombinasinya):
o Dampak pada kegiatan organisasi
. Dampak finansial
. Reputasi pada organisasi
o Dampak peraturan perundang-undangan
Tabel 3. Penilaian Risiko
Penilaian risiko ditentukan dengan perkalian antara nilai dampak dengan nilai
kemungkinan. Tingkat risiko tersebut menentukan bagaimana tindak lanjut
Nilai
Konsekuensi
Dampak KegiatanOrganisasi
DampakFinansial
Dampak Reputasi
,lI Tidak
SignifikanGangguan biasa yangterjadwal. Gangguan yangtak terjadwal kurang dari2 jam
Kerugian yanglebih kecil,
dengan nilai> Rp.100.000,-
Dampak yang sangatkecil - pengaruh padainternal organisasi itu
sendiri
2 Minor Aktivitas utama tergangguhingga l12hari
Kerugian secarakecil, dengan nilai> Rp. 5.00.000,-
Dampak yangterbatas - pengaruh
pada media local
ModeraUSedang
Aktivitas utama tergangguhingga t hari
Kerugian secaralocal, dengan nilait Rp. 1.000.000,-
Dampak yang pantasdipertimbangkan -
pengaruh media local.Dampak terhadap
lisensinasional
4 Major Aktivitas utama tergangguhingga 2 hari
Kerugian yangluas, dengan nilai> Rp. 5.000.000,-
Dampak Nasional-pengaruh media
nasional. Dampakterhadap lisensi
nasional
5 Katastropik Aktivitas utama tergangguhingga > 2hari
Luasankerugian -
substansi atautotalkerugian
operasional> Rp.10.000.000,-
Dampakintemasional-
pengaruh mediaterhadap lisensi
internasional.
AAItltnmBll
IAIN PURWOKERTONo Dokumen : lAlN-RvuLPM/PS/02'01
TanggalTerbit : 10 Maret 2017
Prosedur Analisis DamPak RisikoNo. Revisi : 00
Halaman : 9 dari9
menurunkan kemungkinan munculnya penyebab kegagalan proses, atau
menurunkan potensi dampak kegagalan proses.
. Medium: merupakan batas risiko yang dapat diterima oleh lAlN
purwokerto, namun selalu memantau dan mengevaluasi risiko tersebut'
Menerima risiko dengan informasi yang diterima, namun ada upaya untuk
memperbaiki.
. Kecil: dikaji, dipantau dan dievaluasi minimal setahun sekali.
8.2.1 Formulir Analisis Potensi Risiko
No. Dokumen :
Revisi .
Tanggal Berlaku :
Halaman
ANALISIS POTENSI RISIK
\o TahapanProses
Persyaratan
AnalisisPotensiRisiko
PotensiDamPakRisiko
ootroo63
PotensiPenyebabRisiko
€o.Fo
F
ofo(L
PeluangPenyebaDTerjadi
o.FoFcolo(L
KendaliPenyebab(saatini)
.au
Tindakan
PenanoounqJwab
Hasil Tindakan
Statustindakan&tanggalpenyelesaian
@
oo:o.br
o.@t
9. REFERENSI
9.1 Klausul 4 : Konteks Organisasi
9.2 Klausul 9 : Evaluasi Kinerja
9.3 Klausul 10 : Peningkatan
9.4 Borang BAN-PT
5l6--l