BAB 5PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Oleh :

Anggoro Ryan Utomo (C20112047)

Asteria Maria Yasinta (C20111007)

Darman Sutio (C20111053)

Flaviana Yeti (C20111043)

Januarius Rio Baya (C20111019)

PENGERTIAN

Perencanaan pesan, merupakan suatu langkahstrategis bagi pencapaian tujuan organisasisecara menyeluruh dan merupakan salah satufactor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan–pesan bisnis yang terencana dengan baikakan mempermudah pencapaian tujuankomunikasi.

A.Pemahaman Proses Komposisi

Proses komposisi (composition process) penyusunanpesan-pesan bisnis dapat di analogikan dengan prosespenciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorangcomposer. Dia harus merencanakan lagu apa yang akanbibuat,menentukan bentuk aransemen dan personil yang akan mengiringi lagu tersebut.

Ada 3 tahap penyusunan pesan-pesan bisnis :1. Perencanaan2. Komposisi3. Revisi

B. Penentuan Tujuan

• Mengapa Tujuan Harus Jelas

a) Keputusan untuk meneruskan pesan .Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri sendiri, apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak?

b) Keputusan untuk menenggapi audienceUntuk memutuskan cara terbaik menanggapi audience, komunikator perlumempertimbangkan motif-motif mereka.

c) Keputusan untuk memutuskan isiMenetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan.

d) Keputusan untuk menetapkan saluran atau mediaPenentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikansuatu pesan, sangat tergantung pada tujuan yang dikehendaki.

• Tujuan komunikasi bisnisSecara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu :

a) Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.

b) Persuasi (persuading)Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener.

c) Kolaborasi (collaborating) dengan audience.Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain.

• Cara Menguji Tujuan

Ada empat pertanyaan dalam menguji tujuanyang telah ditentukan yaitu :

a) Apakah tujuan tersebut realistisb) Apakah waktunya tepatc) Apakah orang yang mengirimkan pesan sudahtepatd) Apakah tujuannya dapat diterima olehperusahaan

C. Analisis Audience1) Cara mengembangkan profil audience

a. Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audienceb. Siapa audiencec. Reaksi audienced. Bagaimana tingkat pemahaman audiencee. Bagaimana hubungan komunikator dengan audience

2) Cara memuaskan kebutuhan informasi audience. Adalima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience yaitu :a. Temukan/cari yang diinginkan oleh audienceb. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkanc. Berikan semua informasi yang diperlukand. Yakinkan bahwa informasinya akurate. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.

3) Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk mau mengubah prilakumereka. Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan/ kendala. Hal inidisebabkan oleh adanya kecenderungan dari audience untuk tidak mau mengubah sesuatuyang ada dengan hal yang lebih baru.

D. Penentuan Ide Pokok

1. Teknik BrainstormingAda 5 teknik brainstorming yang dapat digunakan. Kelima tekniktersebut yaitu :

1) Storyteller’s tourFokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas danimplikasi bagi sipenerima.

2) Random listTulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.

3) CFR (Conclusion, Findings, Recommendations) WorksheetJika subjek yang dibahas mencekup pemecahan masalah, gunakanlahsuatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antaratemuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi(recommendation) yang akan di berikan.

4) Journalistic ApproachPendekatan jurnalistik memberikan poin yang baiksebagai langkah awal menentukan ide pokok.

5) Question and Answer ChainPendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisiperspektif audience.

2. Pembatasan cakupan

Penyajian rutin kepada audience yang telah anda kenalhendaknya menggunakan kata-kata yang singkat.

Cara ini dapat membangkitkan respect audience terhadapkomunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleksdan kontroversial akan memakan waktu lebih lama, terutamajika audience adalah orang yang tidak dikenal sebelumnya.

E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

• Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalahkemampuanya memberikan umpan balik dengan segera. Saluran digunakan bila pesan yang disampaihakan sederhana, tidak diperlukan catatan permanent dan audience dapatdibuat lebih nyaman.

• Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagaimacam bentuk seperti surat, memo, dan laporan. Salah satukebaikan dari komunikasi tertulis yaitu penulis mempunyaikesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.

PERBEDAAN KOMUNIKASI LISAN DAN TERTULIS

Komunikasi lisan Komunikasi tertulis

Anda menginginkan umpan

balik segera dari audien.

Pesan anda relative

sederhana dan mudah di

mengerti .

Anda tidak memerlukan

catatan permanen

Anda dapat mengumpulkan

audiens lebih mudah atau

ekonomis.

Anda menginginkan interaksi

dalam memecahkan masalah.

Anda tidak memerlukan

umpan balik segera.

Pesan anda sangat rinci,

komplek, dan memerlukan

perencanaan yang hati-hati.

Anda memerlukan catatan

permanen.

Anda ingin mencapai

audiens yang luas

Anda ingin mengurangi

distorsi penyampaian pesan.

Media pada saluran lisan Media pada saluran

tertulis

Percakapan tatap muka

(pidato, rapat, seminar,

konferensi)

Telpon, voice mail

Radio, televisi, Computer

Pita audio dan video

Teleconference

Video conference

Surat, memo, laporan,

proposal

Elektronik mail / email

Telepon (sms)

Computer

Faks

Telegram

Pos biasa dan khusus

DAFTAR PUSTAKA

• Zayardin Adin. (2011, 21 Februari). PerencanaanPesan-Pesan Bisnis. Diperoleh 16 Maret 2014, darihttp://zayardinadin.blogspot.com/perencanaan-pesan-pesan-bisnis/

• Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis. Jakarta:Penerbit Erlangga, 1999.