MEREVISI PESAN BISNIS

MAKALAH

Ditulis untuk Memenuhi Tugas Terstruktur

Matakuliah Komunikasi Bisnis

Oleh : Kelompok 4

Anggota Kelompok :

Muhamad Nur Ilham 125030200111037

Hendarto Rizki Nugroho 125030207111014

Zeska Aditya 125030207111008

Aditya Prima Putradewa 125030207111115

Jurusan Administrasi Bisnis

Fakultas Ilmu Administrasi

Universitas Brawijaya

Malang

2013

PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah

Di dalam dunia kerja dan bisnis,kemampuan seseorang dalam menulis pesan bisnis

merupakan hal yang sangat penting. Tanpa adanya keterampilan ini,seseorang akan kesulitan

untuk berkomunikasi melalui tulisan. Tulisan yang baik sangat dibutuhkan dalam sebuah

pesan,karena akan membuat pembacanya mengerti tujuan dan maksud yang telah ditulis oleh

penulis. Jika seorang pembaca tidak mengetahui maksud dan tujuan dari pesan tersebut maka

akan terjadi miskomunikasi antara penulis dan pembaca pesan.

Banyak hal yang harus dipelajari dalam merevisi pesan agar menjadi pesan yang

baik,efisien dan tidak menyinggung hati pembacanya.Hal tersebut mencangkup tentang

peggunaan bahasa, penulisan kata, pemilihan kata, pemilihan kalimat, dan hal- hal lain yang juga

tidak kalah pentingnya. Semakin kecil kesalahan yang terdapat dalam sebuah pesan maka

semakin besar pembaca akan mengerti dan memahami apa maksud dan tujuan dari pesan yang

ditulis oleh penulis. Berdasarkan uraian tersebut maka penulis tertarik untuk membahas “ Revisi

Pesan Bisnis”

Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan merevisi pesan bisnis?

2. Apa saja yang perlu diperhatikan dalam merevisi pesan bisnis?

3. Apa yang dimaksud dengan Buried Verbs, Control Exurberance, dan Precise Word?

4. Bagaimana cara merancang dokumen agar lebih gampang dibaca?

5. Apa saja yang harus diperhatikan saat proofreading (perbaikan)?

PEMBAHASAN MASALAH

1. Pengertian Revisi Pesan Bisnis

Revisi pesan bisnis yaitu melakukan koreksi, penyempurnaan atau perbaikan (revisi)

terhadap pesan-pesan bisnis.Hal ini sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis yang telah

direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau disempurnakan untuk menghindari

kemungkinan terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan lainya, sehingga sesuai dengan maksud

dan tujuan yang dikehendaki.

Dalam merevisi pesan bisnis, ada 3 tahapan yang dilakukan yaitu : revising (merevisi),

proofreading (memperbaiki), dan evaluating (mengevaluasi). Namun dalam pembahasan kali ini

hanya menyangkut masalah revising dan proofreading saja. Merevisi (revising) adalah

menambahkan, mengurangi, dan merombak/menyusun ulang isi dan struktur kalimat.

Memperbaiki (proofreading) adalah mengoreksi tata bahasa, ejaan, tanda baca, format dan

mekanisnya.

2. Hal-hal yang Diperhatikan

Merevisi pesan bisnis tidaklah segampang yang dibayangkan. Maksudnya, banyak

aturan-aturan dan hal-hal yang harus diperhatikan agar pesan bisnis bisa sampai ke komunikan

sesuai dengan keinginan komunikator. Hal-hal yang harus diperhatikan diantaranya :

Meringkas kata

Membatasi kalimat yang terlalu panjang

Membuang kata-kata pengisi yang tidak perlu

Menghapus kata agar tidak terjadi pemborosan kata

Membuang ekspresi basi (trite expression)

Jargon

Menghindari penggunaan slang

Menghindari klise

Buried verbs

Control exurbance

Memasukkan kata-kata yang tepat

Mendesain dokumen agar mudah/gampang dibaca

Apa saja yang harus diperhatikan saat perbaikan (proofreading)

Bagaimana cara untuk memperbaiki dokumen yang rumit

A. Meringkas kata

Dalam meringkas kata, pesan-pesan direvisi untuk mengeliminasi/membuang ekspresi yang

dirasa “lembek” yang terkandung dalam sebuah kalimat. Maksudnya, pesan yang disampaikan

biasanya tak lepas dari kesan bertele-tele dan nantinya malah mengakibatkan pesan menjadi

tidak tersampaikan dengan baik. Seperti pada contoh dibawah ini :

Daripada Lebih baik

Kita berpendapat bahwa...

Silahkan mengemukakan

pikiran....

Selain .... diatas

Pada saat ini

Terlepas dari apa yang .....

Kita pikir/Menurut kita ...

Silahkan....

Juga

Sekarang

Meskipun

Dari kedua jenis penyampaian pesan diatas, terlihat bahwa kolom daripada mengandung

ketidaktegasan/lembek. Tidak semua komunikan mau menerima pesan yang berkesan bertele-

tele. Oleh karena itu, dibuatlah ringkasan kata seperti pada kolom lebih baik supaya komunikator

memberi kesan “to the point”.

B. Membatasi kalimat yang terlalu panjang

Seperti hanya meringkas kata, kalimat yang terlalu panjang dinilai tidak efektif dalam

penyampaian pesan.

Daripada Lebih baik

Memo ini bertujuan agar seluruh pegawai menghadiri rapat.

ini.

Saya menulis surat ini untuk mengucapkan terima kasih atas

yang dukungan yang diberikan.

Seluruh pegawai rapat

hari ini.

Terima kasih atas

dukungan yang diberikan.

diberikan.

C. Membuang kata-kata pengisi yang tidak perlu

Tujuannya untuk meminimalisir (jika perlu membuang) kata-kata pengisi (kata penyambung di

awal kalimat) seperti there is/was atau it is/was. Dalam bahasa Indonesia seperti “terdapat”, “ada”,

dll.

Daripada Lebih baik

Terdapat hanya satu orang saja

yang bisa dipromosikan.

It was Lisa and Jeff who were honored.

Hanya satu orang saja yang

bisa dipromosikan.

Lisa and Jeff were honored.

Di bawah ini adalah contoh kalimat untuk menghindari kata-kata yang lembek,terlalu panjang, dan

kata pengisi yang tidak perlu. Contohnya :

Daripada Lebih baik

E-mail ini ditujukan untuk menginformasikan

bahwa ada program jaminan kesehatan baru

bagi seluruh karyawan.

Ada program jaminan kesehatan

baru bagi seluruh karyawan.

Merevisi kalimat dibawah ini agar menjadi singkat, padat, dan jelas (Conciseness)

Daripada Lebih baik

In addition to the above, there are contracts Two contracts are also attached.

that are attached here to.

Despite the fact that most information is posted Although most information is posted

on the company intranet, please feel free to call on the company intranet, please call

whenever necessary. whenever necessary.

D. Menghapus kata-kata mubazir/boros

Hindari penggunaan kata-kata tidak perlu yang bersifat pengulangan sehingga menyebabkan

pemborosan. Contohnya :

advance warning necessary requisite

close proximity new beginning

exactly identical past history

filled to capacity refer back

final outcome serious danger

Kata yang berwarna merah adalah kata yang dibuang/dihapus karena bermakna hamper sama

dengan kata disebelahnya.

E. Ekspresi yang usang (trite)

Trite and Outdated Modern

pursuant to your request

attached here to

under separate cover

at your request

attached

separately

F. Jargon

Menghindari istilah teknis dan terminologi khusus yang pembaca tidak akan mengenalinya.

Maksudnya, ada istilah yang lazim dipakai dan diketahui oleh komunikator, tapi belum tentu

diketahui oleh komunikan. Penggunaan jargon banyak dipakai di dunia militer karena memang

mereka punya misi khusus yang lawan tidak boleh tahu apa strategi yang dipakai. Namun dalam

dunia bisnis pemakaian jargon kurang efektif.

Computer Jargon Alternatif

Queue

Export

Bandwidth

Susunan dokumen yang siap untuk dicetak.

Transfer data dari satu program ke program

lainnya.

Kapasitas internet.

G. Slang

Menghindari slang ( ekspresi informal dengan sewenang-wenang). Dengan kata lain bahasa

sehari-hari di luar pekerjaan. Masalahnya, dunia bisnis adalah dunia penuh dengan etika. Maka

penggunaan slang alias bahasa gaul dianggap tidak relevan.

Kata baku Slang

Mengerti (Clueless)

Santai (Relax)

(chill/chill out)

Bicara

Menyadari (Unaware)

Santai aja

Ngomong

H. Cliches (Klise)

Sekilas sama dengan trite, namun klise diulang-ulang hingga menjadi hal yang umum. Maka

komunikator sebaiknya menghindari klise (secara berlebihan ekspresi seperti halnya sebuah

ungkapan). Mengganti kata-kata yang lebih tepat.

Contoh:

1. Last but not least, you should keep your nose to the grindstone

(Tidak kurang pentingnya,kamu harus memperhatikan hidungmu dengan batu asah)

Diganti dengan :

Finally, you should work diligently.

(Akhirnya, anda harus bekerja dengan tekun.)

2. We had reached the end of our rope.

(Kami telah mencapai ujung tali kami)

Diganti dengan :

We could go no further.

(Kita bisa pergi lebih jauh lagi)

Merevisi kalimat berikut untuk menghindari pemborosan kata,slang dan jargon

1.

Last but not least, the attorney referred back to an exactly identical case.

(tidak kurang pentingnya, pengacara merujuk kembali kepada sebuah kasus yang sama persis)

Diganti dengan :

Finally, the attorney referred to an identical case.

(akhirnya,pengacara merujuk kepada kasus yang sama)

2.

With a little advance warning, we could have sold out before our stocks tanked

(Dengan sedikit pemberitahuan sebelumnya, kita bisa menjual sebelum kita mendapatkan saham

banyak)

Diganti dengan :

With warning, we could have sold out before our stocks hit bottom.

(Dengan peringatan, kita bisa terjual habis sebelum saham kami menyentuh bagian bawah)

3. Buried Verb, Control Exurbance, dan Precise Words

Buried verb

Merupakan kata kerja yang asalnya dari kata benda yang telah dikonversi menjadi kata kerja agar

lebih efisien.

1.

The manager came to the realization that telecommuting made sense.

(Manajer tersebut datang untuk realisasi bahwa telecommuting masuk akal)

Agar lebih efisien.diganti

The manager realized that telecommuting made sense.

(Manajer menyadari bahwa telecommuting masuk akal)

2.

A job seeker must make application before May 1

(Pencari kerja harus membuat lamaran sebelum 1 Mei)

Agar lebih efisien diganti

A job seeker must apply before May 1

(Pencari kerja harus mendaftar sebelum 1 Mei)

Control Exuberance

Agar terdengar lugas, jangan menggunakan kata pengikut yang berlebihan , seperti sangat pasti,

cukup, dan benar-benar. Dalam bahasa Inggris contohnya seperti definitely, very, dsb.

Contoh:

Manajer sebenarnya cukup senang dengan proposal Anda, karena rencana itu pasti bisa

diterapkan.

Diubah menjadi :

Manajer senang dengan proposal Anda karena rencana itu bisa diterapkan.

Precise Words (Kata yang tepat)

Merevisi pesan bisnis haruslah dengan memasukkan kata-kata yang tepat. Upayakan untuk kata

kerja, kata konkrit, dan kata sifat hidup. Dan waspada terhadap kata ganti yang kurang jelas.

Contoh:

Kurang jelas

• Pria itu meminta kenaikan gaji

• Seorang karyawan mempresentasikan proposal

Jelas

• Jeff Jones meminta kenaikan gaji 10 persen

• Kelly Keeler, manajer produksi, disajikan rencana untuk terhuyung jam

Merevisi tulisan yang menyatakan deskripsi, kata sifat yang terlalu banyak dengan tujuan yang

sama

• Mereka pikir laporannya baik

• Dia bilang dia akan menghubungi

Seharusnya ditulis seperti ini :

• Dewan manajemen berpikir laporan Erin adalah faktual dan ditulis dengan baik

• Sheila mengatakan dia akan mengirim email kepada Anda.

Unbury verbs and Control exuberance

Unbury verbs :

Contoh:

Penjual mengatakan ia pasti akan menghubungi Anda.

Penjual berjanji untuk e-mail (telepon atau fax) Anda.

Kita harus memberi semangat kepada tim kita

Kita harus menyemangati kita.

Control Exuberance

Contoh:

1. Penonton film benar-benar menunjukkan kesukaan total untuk popcorn mentega

Penonton film lebih suka popcorn mentega

2.Silahkan membuat penilaian nilai rumah

Silahkan menilai nilai rumah

3. Ann membuat saran bahwa kita memperkerjakan Lee

Ann menyarankan agar mempekerjakan Lee

4. Mendesain dokumen agar lebih gampang dibaca

Pertama-tama memilih tipografi yang sesuai.

Tipografi serif, mempunyai garis kecil di ujung tulisan. Berguna untuk bodytext, contohnya :

• Times New Roman

• Century

• Georgia

• Garamond

Sedangkan tipografi Sans-serif lebih bersih tanpa garis. Berguna untuk judul, tanda-tanda, dan

bahan bacaan tidak sambung. Contohnya :

Arial

Tahoma

Verdana

Calibri

Kemudian, menggunakan bulleted and numbered lists

1. Memecah informasi yang kompleks menjadi potongan kecil

2. Gunakan daftar bernomor untuk urutan

3. Gunakan daftar bullet untuk item yang tidak memerlukan urutan tertentu.

Lalu gunakan daftar bernomor untuk instruksi

Alih-alih ini :

Untuk membersihkan printer , Anda harus melakukan berikut ini . Pertama , Anda harus

melepaskan kabel daya . Kemudian Anda membuka penutup depan , dan daerah printer harus

dibersihkan dengan kain lembut .

Coba ini :

Untuk membersihkan printer , lakukan hal berikut :

1 . Lepaskan kabel daya .

2 . Buka penutup depan .

3 . Bersihkan printer dengan kain lembut .

Setelah itu mengatur informasi dengan judul kolom .

Alih-alih ini

Pada tanggal 3 April kita akan di Toledo , dan pembicara adalah Troy Lee . Pada tanggal 20 Mei

kita akan di Detroit , dan pembicara adalah Sue Wu .

Coba ini :

Tanggal Kota Pembicara

April 3

20 Mei

Toledo

Detroit

Troy Lee

Sue Wu

Berikutnya gunakan huruf untuk membuat daftar item dalam kalimat .

Upayakan untuk paralelisme

Alih-alih ini

Tim kami terus mencoba untuk mencapai tujuan kami , layanan pelanggan harus ditingkatkan ,

dan target produksi kami harus dipenuhi .

Coba

Tim kami terus mencoba untuk ( a) mencapai tujuan kita , ( b ) meningkatkan layanan

pelanggan , dan ( c ) mencapai target produksi kami

Berikutnya lagi gunakan judul paragraf untuk meningkatkan

organisasi dan mudah dibaca .

Alih-alih ini

Topik berikutnya adalah liburan . Sebuah jadwal liburan baru akan tersedia pada tanggal 1 Mei .

Untuk membantu karyawan , kita akan memulai jadwal fleksibel di musim gugur .

Coba ini :

Liburan . Sebuah jadwal liburan baru akan tersedia pada tanggal 1 Mei .

Flextime . Untuk membantu karyawan , kita akan memulai jadwal fleksibel di musim gugur .

Mengatur kalimat berikut menjadi lebih jelas, dalam bentuk daftar yang bertanda bulleted

Contoh :

Dalam sesi latihan berikutnya , pelatih akan menunjukkan cara membuat podcast , bagaimana

untuk berbagi beberapa program , dan bagaimana mempertahankan sebuah direktori internet .

Sesi pelatihan selanjutnya akan menunjukkan :

menciptakan podcast

berbagi beberapa program

Mempertahankan Internet direktori .

5. Apa Saja yang Harus Perhatikan Dalam Proofreading (Perbaikan) ?

Dalam melakukan perbaikan, ada hal yang harus diperhatikan agar proses ini berjalan

dengan sempurna. Yang harus diperhatikan diantaranya :

Spelling (ejaan)

Tata bahasa

Tanda Baca

Nama dan nomor

Format

Proofreading Marks

Contoh dari proofreading adalah seperti dibawah ini :

Cara Memperbaiki Dokumen yang Kompleks

Tidak semua dokumen bisa diperbaiki dengan baik. Terutama jika menyangkut dokumen yang

kompleks. Ada beberapa saran untuk itu, diantaranya :

Sediakan waktu yang cukup untuk melakukan kegiatan proofreading. Hal ini dikarenakan

kegiatan ini memerlukan ketelitian yang tinggi sehingga tidak bisa dilakukan dengan asal-

asalan.

Mencetaknya sebanyak 1 lembar , sebaiknya diberikan dua spasi . Hal itu diperlukan agar

kita bisa menulis simbol-simbol proofreading dengan baik.

Bersiaplah untuk menemukan kesalahan.

Baca sekali untuk memahami isi pesan dan sekali lagi untuk mengecek tata bahasa / mekanik

Kurangi kecepatan membaca anda. Tentu kita ingin melakukan perbaikan dan mendapatkan

hasil yang maksimal,bukan?

Untuk dokumen yang harus sempurna :

Mintalah seseorang membacakan naskah asli sementara orang lain memeriksa printout nya.

Ejalah nama seseorang/benda agar tidak ada kesalahan.

Ejalah kata-kata sulit, karena penulisan yang keliru bisa mengakibatkan makna yang keliru

pula.

Perhatikan kapitalisasi (besar kecilnya huruf) sebagaimana aturan yang berlaku selama ini.

Perhatikan tanda baca. Karena pesan bersifat tulisan, tanda baca merupakan hal yang penting

mengingat hal itu merupakan salah satu cara mengekspresikan sesuatu.