Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

of 48 /48
POA ( Plan Of Action ) Disampaikan DEN MAS POERWANTO

Embed Size (px)

Transcript of Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Page 1: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

POA ( Plan Of Action )

DisampaikanDEN MAS POERWANTO

Page 2: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

POA

Adalah rencana program kerja/rencana pelaksanaan

yang ditetapkan secara umum

Page 3: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

PEMBUATAN RENCANA PELAKSANAAN/POA

A. PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

2. Tujuan

3. Sasaran

4. Alternatif

Page 4: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

B. RENCANA KEGIATAN1. Jenis kegiatan2. Tujuan kegiatan3. Sasaran/target populasi4. Metode pelaksanaan5. Waktu pelaksanaan6. Tempat kegiatan7. Isi/materi8. Sarana/fasilitas/alat bantu9. Organisasi pelaksana10. Sumber dana/pembiayaan11. Target pencapaian12. Kriteria keberhasilan

Page 5: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

I. PENDAHULUANSuatu program kerja dalam suatu unit memerlukan suatu perencanaan yang baik dan terperinci agar proses tersebut dapat berjalan lancar, hasil yang tercapai maksimal, evaluasi dapat diarahkan untuk mengetahui hasilnya, dan dapat dimanfaatkan untuk bahan pengembangan lebih lanjut.

Page 6: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Tanpa perencanaan yang baik maka suatu program akan sering mengalami hambatan sehingga hasil yang dicapai tidak akan maksimal.

Dalam suatu POA , harus terdapat

rincian dari kegiatan yang akan dilaksanakan, agar para petugas pelaksana (provider) mengetahui apa yang harus dikerjakan, bagaimana prosesnya, dan kapan program kerja tersebut dilaksanakan.

Page 7: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Hal–hal yang harus terpenuhi dalam penyusunan POA yaitu :

1. Identifikasi masalah, Masalah apa yang dihadapi

2. Tujuan umum, Apa tujuan akhir dari rencana program tersebut sesuai dengan masalah yang ada?

3.Tujuan khusus Apa tujuan tiap–tiap kegiatan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan akhir tersebut ?

4. Jenis kegiatan apa yg akan dilaksanakan ?5.Bagaimana program tersebut dilaksanakan ?

Page 8: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

6. Metoda dan teknik apa yang digunakan untuk melaksanakan tiap – tiap kegiatan;

7. Bagaimana urutan kegiatan tersebut dalam pelaksanaannya, sehingga sampai pada tujuan akhir kerja ?.

8. Siapa yang melaksanakan dan siapa sasarannya ?

9. Sarana apa saja yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan tersebut (man, money, material ) kapan dan berapa lama kegiatan tersebut dilaksanakan ( jadwal kegiatan ) ?

10.Evaluasi ( apa dan bagaimana ) ?

Page 9: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

1. IDENTIFIKASI MASALAH

Identifikasi masalah disini tidak hanya mengidentifikasi / merumuskan permasalahan yang terjadi dalam suatu instansi / unit. Tapi juga kelemahan atau faktor yang ingin digali / dikembangkan lebih dalam. Misalnya kompetensi, skill, sistem kerja, dll.

Page 10: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

PRIORITAS MASALAH Apabila dalam periode tertentu

kita tidak mampu menyelesaikan / melaksanakan program (yang sesuai dengan masalah yang ada),maka dalam situasi demikian harus bisa ditentukan prioritas mana yang akan kita laksanakan terlebih dahulu.

Page 11: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Cara Untuk menentukan prioritas tersebut, antara lain :

Prosentasi tertinggi dari setiap aspek yang sudah ditentukan/diidentifikasi.Jumlah tertinggi dari prosentasi semua aspek setelah dilakukan pembobotan terlebih dahulu. Jumlah aspek dikalikan dengan bobot (ditentukan berdasarkan tingkat permasalahan).

Page 12: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

SIKLUS PEMECAHAN MASALAHSIKLUS PEMECAHAN MASALAH((Problem Solving CycleProblem Solving Cycle))Secara umum pemecahan masalah ada 6 tahap kegiatan yaitu :

Identifikasi dan iventarisasi masalah dan penyebabnya

Penentuan prioritas masalahIdentifikasi alternatif pemecahan masalah dan prioritas pemecahan masalah

Pembuatan rencana kegiatan/Plan of Action

Pelaksanaan kegiatanMonitoring evaluasi pelaksanaan kegiatan

Page 13: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

IDENTIFIKASI IDENTIFIKASI DAN IVENTARISASI MASALAHDAN IVENTARISASI MASALAHTahap pening terkait upaya

penanggulanganMemerlukan ketersediaan dan

validitas data, informasi lain, hasil pengamatan, pengalaman

Menguraikan masalah dengan pendekatan konsep : HL Blum (faktor : lingkungan, perilaku, pelayanan kesehatan, genetika); Pohon Masalah; Faktor pelayanan kesehatan /program

Page 14: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

PENENTUAN PRIORITAS MASALAHPENENTUAN PRIORITAS MASALAH

Perlu diperhatikan keterkaitan antar masalah kemudian dicari yang UTAMA

Metode untuk penentuan prioritas masalah : Delphi Method, Hanlon, Reinkle Creteria, Bryant, SWOT

Teknik penentuan prioritas masalah hanyalah alat bantu untuk mempermudah. Faktor lain tetap berpengaruh yaitu : kemampuan, kemauan, ketersediaan data, intuisi, pengalaman kerja

Page 15: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

IDENTIFIKASI ALTERNATIF IDENTIFIKASI ALTERNATIF PEMECAHAN MASALAHPEMECAHAN MASALAHPemilihan alternatif pemecahan

masalah mengacu pada kemampuan (ketersediaan sumber daya : tenaga, dana, sarana, metode)

Dalam kondisi tertentu seringkali alternatif pemecahan masalah tidak usah dipilih krn kegiatan untuk memecahkan masalah sudah ditentukan

Page 16: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Lanjutan identifikasiLanjutan identifikasi

Prioritas alternatif masalah yang dipilih hendaknya memiliki DAYA UNGKIT yang besar untuk menyelesaikan masalah lain

Perlu identifikasi faktor pendukung dan penghambat pemilihan alternatif masalah sehingga dapat memupuk semangat pelaksanaan kegiatan pemecahan masalah

Mengendalikan serta mengantisipasi hambatan-hambatan yang ada

Page 17: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

CONTOH BRYANTCONTOH BRYANTMenggunakan skoring dengan 4 kriteriaP = prevalence/ besar masalah yaitu jumlah/

kelompok masyarakat yang terkena masalahS = seriusness/kegawatan masalah yaitu

tingginya mortalitas/morbiditasC = community concern dan kepentingan

masyarakat serta instansi terkait masalah tersebut

M = managebility yaitu ketersediaan sumbe daya yang ada (tenaga, dana, sarana, metode)

Skor masing-masing kriteria 1 - 5

Page 18: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

CONTOH BRYANT

MASALAH P S C M Ttl Prior

KEP 5 4.5 3.4 3 15.9 1

Anemia ibu hamil 5 3.4 3.1 5 14.5 2

Kurang vitamin A 5 3.4 3 2.5 13.9 4

GAKY 5 3.2 2 3 14.2 3

Page 19: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

MENETAPKAN TUJUAN

Dalam penetapan tujuan hendaknya memperhatikan beberapa aspek berikut :

1.Tujuan Umumhendaknya selalu memperhatikan dan mengacu pada tujuan utama diadakannya kegiatan / aktivitas tersebut. Jika kegiatannya berupa pelatihan / in house training, tentunya tujuan utama adalah adanya peningkatan keterampilan dari peserta.

Page 20: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Misalnya jika kegiatannya adalah pelatihan operator komputer, maka tujuan umumnya adalah:“Meningkatkan Keterampilan petugas dengan mengadakan Pelatihan Operator Komputer agar petugas dapat menggunakan komputer dan menyusun laporan ” .

Page 21: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Tujuan khusus adalah pengembangan dari tujuan umum. Misalnya tujuan yang terkandung dari setiap kegiatan pelatihan Komputer adalah peserta mampu untuk mengoperasikan komputer untuk program tertentu. Misalnya setelah pelatihan diharapkan petugas dapat :

• Mengoperasikan program Open Office.org Writer.

• Mengoperasikan program Open Office.org Calc.

• Mengoperasikan program Open Office.org Draw.

2. Tujuan Khusus

Page 22: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Untuk menyusun tujuan suatu kegiatan seperti pelatihan / in house training, maka perumusan tujuan tersebut haruslah dalam bentuk tujuan perilaku atau biasanya disebut dengan “behavioral Objectives”. Ada beberapa syarat yang harus dipenuhi dalam membuat Behavioral Objectives yaitu :

•Tujuan harus diukur.•Tujuan harus dapat diamati ( observable ).•Tujuan harus dapat dicapai ( realible ).

Menyusun tujuan

Page 23: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

3. JENIS KEGIATAN Menetapkan Jenis Kegiatan Jenis kegiatan disini adalah

kegiatan yang perlu dilakukan untuk mempersiapkan kegiatan utama. Misalnya :▪ Kebutuhan tenaga▪ Kebutuhan buku panduan untuk

pelatihan▪ Kebutuhan sarana alat bantu

belajar▪ Kebutuhan biaya, dsb.

Page 24: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Untuk kebutuhan tenaga pengajar apa yang harus dilakukan adalah :1.Menentukan jumlah tenaga pengajar yang dibutuhkan.2.Menentukan anggaran yang ditetapkan untuk tenaga pengajar.

Untuk kebutuhan buku panduan pelatihan yang harus dilakukan adalah : - Menentukan materi yang akan disampaikan. - Menentukan anggaran yang ditetapkan, dll.

Sehingga untuk memenuhi kebutuhan tersebut diatas maka kita tentukan jenis kegiatan serta tujuan kegiatan tersebut diatas. Misalnya :

Page 25: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

adalah urut – urutan kegiatan apa yang harus dilaksanakan lebih dahulu sebelum kegiatan selanjutnya.

Tahap pertama (persiapan), Selanjutnya (pelaksanaan). Kegiatan evaluasi (tahap evaluasi ).

Tahap-tahap Kegiatan

Page 26: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Evaluasi Evaluasi

a.Sasaran evaluasib.Tingkat

keberhasilanc. Penyebab

keberhasilan/kegagalan

Page 27: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

EVALUASI

• Input : ketenagaan (jumlah dan kualitas), dana, fasilitas, sarana, pelayanan kesehatan

• Proses : menilai pelaksanaan kegiatan apakah telah mencapai target yang ditetapkan, mengidentifikasi kendala dan masalah yang dihadapi dan pemecahannya

• Out put : menilai pencapaian setiap kegiatan penanggulangan

• Impact : menilai prevalensi pada sasaran

Page 28: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

• Dilakukan oleh pihak ketiga agar bersifat obyektif misalnya: LSM bidang kesehatan, Universitas

• Dilakukan secara berkesinambungan dengan rentang waktu satu tahun sekali. Setiap bulan dilakukan monitoring kegiatan yang sedang berjalan

• Hasil evaluasi tahunan digunakan sebagai dasar perencanaan selanjutnya

Page 29: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

ANALISIS SWOT

SWOT singkatan yg diambil dari huruf depan kata Strength, Weakness, Opportunity dan Threat, yg dalam bahasa Indonesia mudahnya diartikan sbg Kekuatan, Kelemahan, Peluang dan Ancaman. Metoda analisa SWOT sbg metoda analisa yg paling dasar, yg berguna utk melihat suatu topik atau permasalahan dari 4 sisi yg berbeda. Hasil analisa biasanya adalah arahan/rekomendasi utk mempertahankan kekuatan dan menambah keuntungan dari peluang yg ada, sambil mengurangi kekurangan dan menghindari ancaman.

Jika digunakan dgn benar, analisa SWOT akan membantu kita utk melihat sisi-sisi yg terlupakan atau tidak terlihat selama ini.

Page 30: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Maksud dari analisis SWOT ini ialah untuk meneliti dan menentukan dalam hal manakah "lembaga":

• Kuat (sehingga dapat dioptimalkan ).• Lemah (sehingga dapat segera

dibenahi).• Kesempatan-kesempatan di luar (untuk

dimanfaatkan).• Ancaman-ancaman dari luar (untuk

diantisipasi).

Page 31: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Tahap awal dalam menjalankan SWOT :• Membaca/menginventarisir latar

belakang.• Membaca situasi dan kondisi sekarang

Komponennya :• Internal organisasi• Object/sasaran• Lingkungan lokal• Lingkungan regional

Page 32: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Secara mudah analisis SWOT bisadikelompokkan dalam dua kategori:1. Internal Lembaga yaitu menyangkut

Strength dan Weakness. Pertimbangan analisa:

• Sarana dan Prasarana• Kumpulan pendapat• Komparasi dengan lembaga lain• Hasil pengamatan sendiri

Page 33: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Obyek analisa :• Kemampuan memimpin• Jumlah dan kualitas anggota• Kerapian organisasi (Struktur, AD/ART, kebijakan-kebijakan)

• Aturan kedisiplinan

Page 34: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

2. Eksternal Lembaga, yaitu menyangkut Opportunities dan Threats

Pertimbangan analisis :• Pengalaman kita sendiri• Kumpulan pendapat • Komparasi dengan lembaga lain• Pendapat para ahli

Obyek analisa :• Personal atau lembaga yang tengah berkuasa• Kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan• Kejadian-kejadian atau peristiwa penting

yang pernah terjadi

Page 35: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

• Langkah-langkah SWOT :• Identifikasi semua hal yang

berkaitan dengan SWOT• Tentukan Faktor penghambat

dan faktor pendukung• Tentukan alternatif-alternatif

kegiatan• Rumuskan tujuan dari masing-

masing kegiatan• Ambil keputusan yang paling

prioritas

Page 36: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Berikut ini adalah contoh sederhana analisa SWOT yg dibuat oleh seorang cowok SMA saat ingin mulai aktivitas pacaran'.

1. Kekuatan - Tampang saya cukup lumayan, otak juga gak

bodo-bodo banget (3 besar di kelas). - Selama ini punya cukup uang utk jajan, nonton,

beli alat musik dan beli komik2.Kelemahan - Tidak percaya diri, masih ada minder terutama

jika bertemu cewek yg cantik - Tidak punya kendaraan pribadi.

Page 37: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

3. Peluang• Punya banyak teman yg punya adik cewek

cantik.• Di kelas, masih banyak murid cewek yg

belum punya pacar

4. Ancaman• Cowok dari kelas lain banyak yg ngeceng ke

kelas gue• dst.(Contoh di atas hanyalah fiktif belaka, jika ada

kesamaan mohon dimaafkan).

Page 38: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Utk membantu membedakan apakah suatu hal digolongkan ke dalam kekuatan ataukah peluang bisa dilakukan dgn cara melihat asal dari suatu hal tsb.

Kembali ke contoh di atas, jika si cowok tsb ingat bahwa dia punya klub band, akan digolongkan kemanakah? Kekuatan atau peluang?

Ketika dia melihat bahwa klub band adalah sesuatu yg berasal dari luar dirinya, maka ia segera menggolongkan keberadaan klub band sbg peluang (yg harus ia manfaatkan tentunya).

Page 39: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Dgn kondisi SWOT seperti di atas, kira-kira apa hasil dari analisa-nya. Apa arahan langkah yg harus diambil oleh si cowok SMA tadi saat memulai kegiatan pacaran?.

• Tabung uang yg ia miliki utk beli motor buat modal pacaran.

• Hindari cari pacar di kelasnya, mending cari adik cewek temannya (masih lebih gampang diboongin, he he he).

• Lebih rajin latihan Band dan cari kesempatan utk manggung sehingga lebih terkenal dan jadi rebutan cewek.

• Rajin gaul supaya berkurang mindernya(sekali lagi, rekomendasi ini juga fiktif belaka...).

Page 40: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Hal penting yg harus diingat selama menggunakan analisa SWOT adalah semua yg dituliskan haruslah jujur dan berdasarkan fakta. Bayangkan jika si cowok di atas hanya berandai-andai bahwa ia punya cukup uang jajan, maka arahan utk menabung uang jajan buat beli motor pun jadi tidak berguna.

Page 41: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Berikut ini dijelaskan tambahan hal-hal yg biasanya menjadi:

Page 42: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Kekuatan• Knowledge atau kepakaran yg

dimiliki.• Produk baru atau pelayanan yg

unik.• Lokasi tempat perusahaan

berada.• Kualitas produk atau proses.

Page 43: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Kelemahan• Kurangnya pengetahuan

marketing.• Produk yg tidak dapat dibedakan

dgn produk kompetitor.• Lokasi perusahaan yg terpencil.• Kualitas produk yg jelek.• Reputasi yg buruk.

Page 44: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Peluang Pasar yg berkembang. Penggabungan 2-3 perusahaan

atau aliansi. Segmen pasar yg baru. Pasar internasional. Pasar yg luang karena kompetitor

yg tidak sanggup memenuhi permintaan customer.

Page 45: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Ancaman• Kompetitor baru di area yg sama.• Persaingan harga dgn kompetitor.• Kompetitor mengeluarkan produk

baru yg inovatif.• Kompetitor memegang pangsa

pasar terbesar.• Diperkenalkannya pajak

penjualan.

Page 46: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

Perhatian :• SWOT analysis bisa sangat-sangat

subjective. Bisa saja terjadi 2 orang menganalisa 1 perusahaan yg sama menghasilkan SWOT yg berbeda. Dgn demikian, hasil analisa SWOT hanya boleh digunakan sbg arahan dan bukan pemecahan masalah.

• Pembuat analisa harus sangat-sangat realistis dalam menjabarkan kekuatan dan kelemahan internal. Kelemahan yg disembunyikan atau kekuatan yg tidak terjabarkan akan membuat arahan strategi menjadi tidak bisa digunakan.

Page 47: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt

• Analisa harus didasarkan atas kondisi yg sedang terjadi dan bukan situasi yg seharusnya terjadi.

• Hindari ”grey areas”. Utk memudahkan membedakan antara kekuatan dan kelemahan, selalu hubungkan situasi yg dihadapi dgn persaingan yg sedang berjalan. Apakah perusahaan Anda lebih baik dari kompetitor atau tidak?

• Hindari kerumitan yg tidak perlu dan analisa yg berlebihan. Buatlah analisa SWOT sesingkat dan sesederhana mungkin.

Page 48: Posting POA ( Plan Of Action ) OK.ppt