PERENCANAAN DIKLAT DALAM SISTEM KEDIKLATAN

OLEH : Ashep Hendarwan, S.Pd

STATEMENT 1

Program kediklatan tidak hanya memberikanacuan, melainkan juga mejadi patokan untukmengukur keberhasilan kegiatan kediklatan. Itusebabnya desain dan perencanaan suatuprogram kediklatan sebaiknya dilakukan olehahli dalam bidangnya dan bertitik tolak darikebijakan yang telah digariskan oleh pimpinanyang berwenang dalam bidang kediklatan.

STATEMENT 2

Mengembangkan & mengidentifikasi masalahtentang diklat, dimulai dengan :

mengadakan riset dan observasi,berbicara pada orang yang berkepentingansesuai dengan masalahnya.

Tegasnya diklat tidak akan efektif jikapembahasan masalah itu mengabaikan salahsatu inventarisasi penyebab yang tidak bisabekerja/tidak terampil.

SIKLUS SISTEM KEDIKLATAN

ANALISA DIKLAT

PENGEMBANGAN DIKLATPELAKSANAAN DIKLAT

EVALUASI DIKLAT PERENCANAAN DIKLAT

EMPAT KOMPONEN DASAR

Mengelola Diklat menggunakan pendekatankesisteman pada prinsipnya harus mampumelaksanakan empat komponen yang sangatmendasar, yaitu :1. apa yang dilatihkan (What to train).2. bagaimana melatihnya (How to train)3. pelaksanaan latihan (Training)4. pemeriksaan latihan (Check training)

LIMA PENDEKATANAda 5 (lima) pendekatan yang efisien dalammemecahkanmasalah Diklat, yaitu :

Mengembangkan danmengidentifikasikanmasalah Diklat

Memeriksa seluruh perubahan yang terjadi sebelummasalahtimbul

Tandai dan buat telaahan terhadap sebab‐sebab yang paling mungkin dari masalah yang timbul

Lakukan penelitian melalui prioritas dan alternatif pemecahanmasalah

Adakan evaluasi terhadap peranan yang paling memungkinkan dalam diklat sesuai dengan kebutuhan dankondisi lingkungan.

KEUNTUNGAN PENDEKATAN SISTEM

Diklat diselenggarakan dengan lebih efektif &efisien.Standardisasi diklat.Fleksibilitas diklat, karena selalu menyesuaikandengan perubahan.Meningkatnya kualitas diklat.Diklat dilaksanakan dengan lebih akurat, karenasetiap diklat selalu dimulai dengan analisakebutuhan dan perencanaan secara detail.Keuntungan strategis adalah pegawai yang dilatihdengan baik akan bertugas dengan lebih efisien.

TUJUAN PERENCANAAN DIKLAT

Memperkecil GAP atau kesenjangan antarakondisi hasil pekerjaan saat ini (existing jobperformance) dengan hasil pekerjaan yangdiinginkan (desired job performance).

Kesenjangan tersebut dapat berkaitan dengan :hasil kerja (job performance), pengetahuan(knowledge), ketrampilan (skills), atausikap/tingkah laku (behaviour/attitude).

MEKANISME PERENCANAAN DIKLAT

Dalam melakukan analisis kebutuhan individuakan pelatihan, pimpinan perlu menilai faktor‐faktor apa yang mendorong perlunya suatuprogram pelatihan. Umpan balik dari hasilpenilaian kinerja merupakan salah satu sumberinformasi internal tentang apakah pelatihanbagi individu atau kelompok tertentudiperlukan saat ini.

PENENTUAN KEBUTUHAN 

Penentuan kebutuhan‐kebutuhan pelatihanmenurut Henry Simamora (1999) memerlukantiga tipe analisis :1. Analisis Organisasional2. Analisis Operasional3. Analisis Personalia

Analisis Organisasional

Analisis organisasional (organizational analysis)adalah pemeriksaan jenis‐jenis permasalahanyang dialami organisasi dan dimanapermasalahan itu berada di dalamBalatbang/Balai Diklat. Analisis organisasionalmencoba menjawab pertanyaan dimanasebaiknya dilakukan titik berat pelatihan didalam Balatbang/Balai Diklat dan faktor‐faktorapa yang dapat mempengaruhi pelatihan.

Analisis Operasional

Analisis Operasional (operational analysis)adalah proses menentukan perilaku‐perilakuyang dituntut dari pemegang jabatan danstandar‐standar kinerja yang mesti dipenuhi.Analisis operasional sangat tergantung padakemampuan seorang ahli untuk menentukanperilaku‐perilaku yang tepat dan kuantitas sertakualitas perilaku‐perilaku tersebut untukmelaksanakan sebuah pekerjaan.

Analisis Personalia

Analisis personalia (Personnel analysis)mengidentifikasi kesenjangan antarakebutuhan‐kebutuhan kerja dan organisasiyang teridentifikasi dengan karakteristik‐karakteristik dari masing‐masing staf diklat.Perbedaan antara kinerja yang diharapkandengan kinerja sesungguhnya adalahkebutuhan pelatihan.

TAHAP LANJUT

Setelah diuraikan permasalahan kediklatanatau kesenjangan tersebut, hal‐hal yang dapatditempuh dalammerencanakan pelatihanadalah dengan menentukan :  

Apa (what to train), Siapa (who to train), Bagaimana (how to train) Kapan pelatihan dilaksanakan (when to train).

ALAT UNTUK PERENCANAAN DI BKKBN 

BALANCE D SCORE CARD

16

BALANCED SCORE CARD PULAPPERSPEKTIF SASARAN

STRATEGIK K P I

TARGET INISIATIF

STRATEGIK 2008 2009

PELANGGAN 1. Petugas program KB yang kompeten

• Prosentase peserta yang mendapat nilai Cukup, Baik, dan Baik Sekali

• Jumlah pegawai yang mengikuti pendidikan S2

• Pegawai BKKBN yang sudah ikut asessment diberi pelatihan

50% - 60%

80%

35 or 80%

Meningkatkan kompetensi petugas KB melalui diklat

2. Pelayanan yang berkualitas oleh tenaga terlatih

• Jumlah TOT untuk pelatihan PKB dan tenaga lainnya.

• Pedoman kurikulum pre dan inservice bagi bidan dan dokter

-

1

5 -

Meningkatkan kualitas pelatihan PKB dan tenaga lain Meningkatkan kualitas pelatihan dokter, bidan

3. Kepuasan peserta dan mitra kerja meningkat

• Prosentase jumlah permintaan/minat untuk mengikuti pelatihan dibanding target

100 %t

100 %

Meningkatkan komitmen dan partisipasi mitra kerja

PULAP

17

BALANCED SCORE CARD PULAP

PERSPEKTIF SASARAN STRATEGIK

K P I

TARGET INISIATIF STRATEGIK 2008 2009

PROSES INTERNAL

1. Terwujudnya pengelolaan diklat yang optimal

Jumlah kurikulum dan paket-paket modul pelatihan

5

6

Mengembangkan pengelolaan diklat yang terstruktur

2. Terbangunnya jejaring kemitraan dan kerjasama pengembangan SDM

Jumlah kerjasama dalam penyelenggaraan pelatihan

5

6

Mengembangkan kemitraan dalam pengembangan SDM

3. Tersedianya pengembangan diklat inovatif melalui TI

Jumlah modul pembelajaran melalui TI per tahun

6 modul

6 modul

Mengembangkan model pelatihan inovatif melalui TI

4. Terwujudnya Pelayanan Prima

Persentase jumlah peserta yang memberikan penilaian baik thdp penyeleng. pelatihan

80 %

80 %

Meningkatkan pembinaan personil diklat untuk pelayanan prima

PULAP

18

BALANCED SCORE CARD PULAP

PERSPEKTIF SASARAN STRATEGIK

K P I

TARGET INISIATIF STRATEGIK 2008 2009

PEMBELAJAR-AN DAN PER-TUMBUHAN

1. Meningkatnya produktivitas SDM

• Ratio pegawai yang memiliki penilaian kinerja A (Baik), B (Cukup), C (Kurang)

30% 60% 10%

30% 60% 10%

Meningkatkan kapasitas personil pengelola SDM

2. Terbangunnya iklim kerja yang kondusif

• Persentase kehadiran pegawai Pulap

• Nilai budaya CUK

90%

80

90%

80

Meningkatkan kesinambungan pembelajaran dan pemberdayaan personil dan tim

PULAP

19

PROGRAM DAN KEGIATAN DIKLAT BERDASARKAN INISIATIF STRATEGIK

PULAP

INISIATIF STRATEGIK PROGRAM KEGIATAN ANGGARAN

1. Meningkatkan Kompetensi Petugas melalui Diklat

1.1. Peningkatan Kompetensi PKB

1.2. Pelatihan Teknis dan Substansi

2. Meningkatkan jumlah tenaga PLKB/PKB yang terlatih

2.1. Peningkatan Kompetensi PKB

 

20

PROGRAM DAN KEGIATAN DIKLAT BERDASARKAN INISIATIF STRATEGIK 

INISIATIF STRATEGIK PROGRAM KEGIATAN ANGGARAN

3. Meningkatkan komitmen dan partisipasi mitra kerja

3.1. Kemitraan pengelolaan program KB Nasional

4. Mengembangkan pengelolaan diklat yang terstruktur

4.1. Penyusunan program diklat

4.2. Evaluasi program diklat

5. Mengembangkan kemitraan dalam pengembangan SDM

5.1. Penguatan kemitraan dalam penyelenggaraan diklat

 

PULAP

INISIATIF STRATEGIK PROGRAM KEGIATAN ANGGARAN

6. Mengembangkan model-model pelatihan inovatif melalui TI

6.1. Penyusunan paket-paket pelatihan inovatif sesuai kebutuhan

6.2. Pengembangan media pembelajaran melalui TI

7. Meningkatkan pembinaan personil diklat untuk pelayanan prima

7.1. Peningkatan pengeta-huan, sikap dan peri-laku personil diklat dlm pelayanan prima

8. Meningkatkan kapasitas personil pengelola SDM

8.1. Pemberdayaan personil pengelola SDM

9. Meningkatkan kesinambungan pembelajaran dan pemberdayaan personil dan tim

9.1. Pembinaan personil diklat

21

PROGRAM DAN KEGIATAN DIKLAT BERDASARKAN INISIATIF STRATEGIK

PULAP