PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN...
Transcript of PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN...
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU BERBASIS WEB PADA SMA NEGERI 1 DUKUN MAGELANG
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Sasongko Widyatmaja
12.21.0684
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA
2014
i
ii
INFORMATION SYSTEM DESIGN OF WEB-BASED ADMISSION AT SMA NEGERI 1 DUKUN MAGELANG
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU
BERBASIS WEB PADA SMA NEGERI 1 DUKUN MAGELANG
Sasongko Widyatmaja
Dony Ariyus Jurusan Teknik Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Generally, information system is made to change all manually-handled processes to more easily, effectively and efficiently handled processes. An information system is expected to be able to support people to overcome various problems possibly caused by manually-handled processes. The problems found in schools are related to the data filing and retrieving of students registration and schools administration. The possibility of human errors is high because the manually-written data are often not clear and erased.
School information system is a kind of web-based academic information system. This system is used to manage the data of new students registration. This information system is designed by using PHP framework, that is Codeigniter and data base of MySQL.
This school information system is expected to be able to minimize human errors. In this way, the filing and retrieving process of the schools’ administration data can be done more accurately. Keywords : Admission, Information System, CodeIgniter
1
1. Pendahuluan
Dengan perkembangan dunia pendidikan tentunya juga diperlukan peningkatan
mutu dan mekanisme pelayanan di bidang pendidikan agar lebih berdaya guna dan
berhasil guna, sehingga Sumber Daya Manusia (SDM) yang diciptakan dapat
berpartisipasi dalam membangun dunia luar sesuai dengan kemampuannya. Salah satu
hal yang dapat digunakan untuk meningkatkan mutu dan mekanisme pelayanan di
bidang pendidikan tersebut adalah dengan membuat suatu sistem informasi berbasis
web.
SMA Negeri 1 Dukun terletak di Jl. Musuk, Dukun, Magelang, Jawa Tengah;
sekitar 10 kilometer dari puncak Merapi. Walaupun terletak di daerah rawan bencana
Gunung Merapi, SMA Negeri 1 Dukun termasuk sekolah yang diminati terbukti dengan
setiap tahunnya masih banyak masyarakat yang ingin mendaftar; baik masyarakat sekitar
maupun masyarakat yang berada di luar kota. Tetapi sayangnya dalam mengelola
proses penerimaan peserta didik baru SMA Negeri 1 Dukun masih menerapkan
teknologi yang sederhana yang masih kurang efektif. Untuk itulah penulis memberikan
solusi berupa sistem informasi penerimaan peserta didik baru berbasis web
menggunakan framework CodeIgniter dalam pendesainan web yang diaplikasikan
dengan database MySQL untuk membantu pendataan secara komputasi yang lebih
efektif, efisien dan dapat diakses dari manapun.
2. Landasan Teori
2.1 Sistem Informasi
Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinir sumber daya
(manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output) berupa
informasi guna mencapai sasaran.Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen
yang disebut blok bangunan atau building block (Jogiyanto, 2005). 1
2.2 Analisis Pieces
Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja,
informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Panduan ini
dikenal dengan analisis PIECES (performance, information, economy, control, efficiency,
dan service) (Hanif Al Fatta, 2007). 2
1 Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi hal 89
2 Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi hal 51
2
2.2.1 Analisis Kinerja
Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai
sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi
adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu.
2.2.2 Analisis Informasi
Informasi juga dapat merupakan fokus dari suatu batasan atau kebijakan.
Sementara analisis informasi memeriksa output sistem, analisis data, meneliti data
yang tersimpan dalam sebuah sistem.
2.2.3 Analisis Ekonomi
Adapun yang perlu diperhatikan dalam analisis ekonomi adalah
1. Biaya
a. Biaya tidak diketahui.
b. Biaya tidak dapat dilacak ke sumber.
c. Biaya terlalu tinggi.
2. Keuntungan
a. Pasar-pasar baru dapat dieksplorasi.
b. Pemasaran saat ini dapat diperbaiki.
c. Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan.
2.2.4 Analisis Keamanan
Yang perlu diperhatikan pada analisis keamanan adalah
1. Keamanan atau kontrol yang lemah
a. Input data tidak diedit dengan cukup.
b. Kejahatan terhadap data.
c. Pelanggaran etika pada data.
d. Data tersimpan secara berlebihan.
e. Pelanggaran peraturan atau panduan privasi data.
f. Terjadi error saat pemrosesan.
g. Terjadi error saat membuat keputusan
2. Keamanan atau kontrol yang berlebihan
a. Prosedur birokratis memperlambat sistem.
b. Pengendalian yang berlebihan mengganggu para pelanggan atau
karyawan.
c. Pengendalian berlebihan mengakibatkan penundaan pemrosesan.
3
2.2.5 Analisis Efisiensi
Berikut adalah indikasi bahwa suatu sistem tidak efisien :
a. Banyak waktu yang terbuang pada aktifitas sumber daya manusia, mesin,
atau komputer.
b. Data diinput atau disalin secara berlebihan.
c. Data diproses secara berlebihan.
d. Informasi dihasilkan secara berlebihan.
e. Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.
f. Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.
2.2.6 Analisis Layanan
Berikut adalah kriteria dimana kualitas suatu sistem bisa dikatakan buruk :
a. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat, konsisten dan tidak
dapat dipercaya
b. Sistem tidak mudah dipelajari
c. Sistem tidak mudah digunakan
d. Sistem tidak fleksibel
2.3 Konsep Permodelan Sistem
2.3.1 Permodelan Proses
Permodelan proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis
beroperasi (Hanif Al Fatta, 2007).3 Mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan
bagaimana data berpindah di antara aktivitas-aktivitas itu. Ada banyak cara untuk
mempresentasikan proses model. Cara yang populer adalah dengan menggunakan data
flow diagram (DFD).
2.3.2 Permodelan Data
Konsep permodalan data biasanya digambarkan dengan ERD (Entity Relationship
Diagram). Entity Relationship Diagram adalah suatu diagram untuk menggambarkan
desain konseptual dari model konseptual suatu basis data relasional (Ema Utami, 2007).4
2.4 Basis Data
Basis data adalah kumpulan data yang berelasi. Data sendiri merupakan fakta
mengenai objek, orang dan lain – lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan
karakter atau simbol) (Kusrini, 2007).5
3 Ibid. Hal 105
4 Ema Utami, Sistem Basis Data menggunakan Microsoft SQL Server 2005 hal 18
5 Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data hal 2
4
2.5 Bahasa Pemrograman
Dalam pembuatan suatu sistem, tentu digunakan suatu bahasa pemrograman agar
dapat menjadi sistem yang sempurna. Berikut adalah beberapa bahasa pemrograman
yang dipakai dalam pembuatan sistem ini.
2.5.1 HTML
HTML, sebuah singkatan dari Hypertext Markup Language. HTML dapat
dimengerti sebagai sebuah kumpulan perintah-perintah untuk web browser tentang
bagaimana menampilkan isi ke user (Jeni, 2007).6
2.5.2 CSS
Cascading Style Sheets (CSS) merupakan bahasa scripting yang berfungsi
mengontrol dan memisahkan informasi style secara fisik dari dokumen html. CSS
mendeskripsikan bagaimana tampilan halaman html di layar. Pengaturan tampilan
halaman html dapat dilakukan dengan dokumen CSS yang berfungsi template style dari
dokumen html tersebut (Sunyoto, 2007).7
2.5.3 Java Script
Javascript merupakan bahasa pemrograman berbasis script. Javascript memiliki
kemampuan untuk menciptakan halaman Web yang dinamis serta didukung oleh banyak
Web Browser. Pada aplikasi client-side, Javascript berjalan didalam kode HTML (Irawan,
2008).8
2.5.4 JQuery
JQuery adalah pustaka Javascript yang memungkinkan kita untuk membuat
program web pada suatu halaman web, tanpa harus secara eksplisit kita menambahkan
event ataupun properti pada halaman web tersebut (Hakim, 2011).9
2.5.5 MySQL
MySQL adalah sebuah program database server yang mampu menerima dan
mengirimkan data dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan perintah standar
SQL (Nugroho, 2005).10
MySQL dapat juga berperan sebagai klien sehingga sering
disebut database client/server.
2.5.6 PHP
PHP adalah bahasa pemrograman yang sejatinya digunakan untuk merancang web
dinamis. PHP berbeda dengan HTML. Bila halaman HTML standar ingin diperbaharui
6 Jeni, Web Programming hal 28
7 A. Sunyoto, Ajax Membangun Web dengan Teknologi Asynchronous JavaScript dan XML hal 23
8 Irawan, Javascript hal 16
9 L. Hakim, Trik Dahsyat Menguasai AJAX Dengan Jquery hal 9
10 B. Nugroho, Database Relational dengan MySQL hal 44
5
maka seluruh isi halaman HTML tersebut harus diubah. Sedangkan PHP, hanya
databasenya yang perlu diperbaharui.
2.5.7 Konsep MVC
MVC adalah sebuah pendekatan untuk memisahkan aplikasi menjadi tiga segmen:
Model, View, dan Controller. MVC menyusun aplikasi dengan cara ini untuk
mengenalkan penggunaan kembali kode program (Griffiths, 2010).11
2.5.8 CodeIgniter
Sebelum membahas framework codeigniter, tentu harus mengerti pengertian tentang
framework. Framework secara sederhana dapat diartikan sebagai koleksi atau kumpulan
potongan-potongan program yang disusun atau diorganisasikan sedemikian rupa
sehingga dapat digunakan untuk membantu membuat aplikasi utuh tanpa harus
membuat semua kodenya dari awal (Basuki, 2010).12
3. Analisis dan Perancangan Sistem
3.1 Identifikasi Masalah
Permasalahan yang timbul di SMA Negeri 1 Dukun dengan sistem penerimaan
peserta didik baru yang sedang berjalan saat ini antara lain :
1. Proses pendaftaran dan pengumuman calon peserta didik baru yang hanya
dapat dilakukan di sekolah kurang efektif, karena pendaftar harus berulang
kali datang ke sekolah untuk melakukan proses pendaftaran maupun melihat
pengumuman.
2. Berkas-berkas pendaftaran disimpan dalam lemari arsip yang berisi ratusan
data sejenis, hal ini tentu saja merepotkan dan membutuhkan waktu yang
lebih lama saat akan mencari suatu data pendaftaran tertentu.
3. Penggunaan formulir yang diisi secara manual dapat menyebabkan
kesalahan dalam pencacatan data pendaftar yang mungkin disebabkan
karena tulisan yang tidak jelas.
Dengan melihat kenyataan tersebut diperlukan sistem informasi yang cepat dan
akurat yang tersedia setiap saat dan tanpa memandang ruang dan waktu ataupun jarak.
Informasi dapat diperoleh kapan saja, dimana saja, agar efektif dan efisien serta memberi
kemudahan bagi pengelola sekolah dan para calon peserta didik. Guna mendukung
kegiatan tersebut diperlukan suatu sistem informasi yang dapat memanfaatkan fasilitas
internet dan salah satunya yaitu dengan sistem informasi pendaftaran secara online.
11
A. Griffiths, CodeIgniter 1.7 Professional Development hal 33 12
Awan Pribadi Basuki, Membangun Web Berbasis PHP dengan Framework Codeigniter hal 8
6
3.2 Analisis PIECES
1. Analisis Kinerja
Pada sistem penerimaan peserta didik baru yang digunakan SMA Negeri 1
Dukun saat ini masih kurang efektif. Penggunaan formulir berupa kertas
menyebabkan panitia harus menginputkan lagi data pendaftar ke komputer, hal ini
membutuhkan waktu yang lama sehingga dapat menunda pekerjaan yang lain.
2. Analisis Informasi
Dimungkinkan terjadi kesalahan dalam pengambilan data calon peserta didik
baru yang disebabkan oleh penyampaian informasi mengenai data calon peserta
didik baru yang ditulis pada formulir tidak jelas. Selain itu, informasi mengenai
kegiatan penerimaan peserta didik baru yang hanya ada di sekolah membuat
jumlah pendaftar tidak maksimal.
3. Analisis Ekonomi
Masalah yang muncul dalam analisis ekonomi terkait dengan masalah biaya,
proses kerja dan pengolahan data membutuhkan biaya yang cukup besar untuk
pembelian alat tulis, kertas dan media penyimpanan seperti map atau binder setiap
tahun. Masalah yang sering dihadapi adalah pembengkakan yang diakibatkan oleh
pencetakan data yang akan diolah. Selain itu dalam media penyimpanan
membutuhkan satu media khusus penyimpanan arsip.
Dengan Sistem baru yang diusulkan, akan memiliki nilai ekonomi dalam
penyusunan data peserta didik baru sehingga dapat memberikan manfaat sesuai
dengan biaya yang dikeluarkan dan meminimalisir dana yang dibutuhkan.
4. Analisis Keamanan
Tidak adanya penggunaan password dalam mengolah data calon peserta
didik baru membuat data tersebut dapat diketahui oleh pihak-pihak yang tidak
berwenang dan memungkinkan terjadinya kecurangan dalam proses penerimaan
peserta didik baru.
5. Analisis Efisiensi
Proses pencetakan formulir, penginputan data calon peserta didik baru dan
penyampaian informasi tentang kegiatan penerimaan peserta didik baru
memerlukan sumber daya yang lebih, sehingga sistem menjadi tidak efisien.
6. Analisis Layanan
Proses pengambilan dan pengembalian formulir masih dilakukan dengan
sistem manual, sehingga dimungkinkan terjadinya antrian. Selain itu terdapat
keterbatasan waktu dan tempat pelayanan yang hanya dapat melayani di sekolah
pada jam kerja.
7
3.3 Analisis Kebutuhan Sistem
1. Analisis Kebutuhan Fungsional
Berdasarkan analisis sistem yang telah di lakukan, dibutuhkan beberapa
fungsi yang harus ada dalam sistem yang akan dibuat. Fungsi-fungsi itu antara
lain:
a. Sistem menyediakan fitur untuk autentifikasi pengguna.
b. Sistem memberikan layanan pendaftaran peserta didik baru.
c. Sistem menyediakan fasilitas untuk mencetak bukti pendaftaran calon
peserta didik baru.
d. Sistem menyediakan layanan informasi mengenai gambaran umum sekolah
dan tentang pendaftaran peserta didik baru yang sedang berlangsung.
e. Sistem menyediakan fitur untuk pencarian data calon peserta didik.
f. Sistem memberikan layanan untuk memvalidasi pendaftaran.
2. Analisis Kebutuhan Non Fungsional
Kebutuhan non fungsional merupakan kebutuhan di luar kebutuhan fungsional
sistem atau dengan kata lain kebutuhan pendukung sistem, yaitu meliputi
a. Pengguna berinteraksi dengan sistem menggunakan browser.
b. Pengguna yang berinteraksi dengan sistem yaitu pengunjung biasa, calon
peserta didik yang ingin mendaftar, panitia penerimaan peserta didik baru
dan admin.
c. Batasan hak setiap pengguna, masing – masing pengguna memiliki hak
sesuai dengan statusnya di dalam sistem. Pengunjung dan calon peserta
didik bisa menelusuri informasi mengenai sekolah dan melakukan
pendaftaran. Panitia pendaftaran dapat melakukan pengelolaan data calon
peserta didik sedangkan admin dapat melakukan pengolahan data user
dan mengelola informasi yang ditampilkan di dalam web.
3.4 Diagram Aliran Data Level Konteks
Berdasarkan analisis kebutuhan yang sudah disebutkan, dapat diketahui bahwa
terdapat tiga entitas luar atau aktor yang terkait dengan sistem informasi ini, yaitu:
1. Calon peserta didik
Aktor ini merupakan pengunjung yang telah mendaftar sebagai peserta didik
baru SMA Negeri 1 Dukun.Aktor ini memiliki hak untuk melihat informasi seputar
sekolah seperti berita, profil, sarana dll. Aktor ini juga dapat melakukan pencarian
seputar pendaftar yang lain.
8
2. Panitia PPDB
Aktor ini bertugas mengelola data pendaftaran calon peserta didik, mulai
dari data pendaftaran, validasi calon peserta didik, pengolahan nilai dan
pengumuman hasil seleksi calon peserta didik baru.
3. Admin
Admin mempunyai wewenang untuk mengelola data user yang dapat masuk
ke sistem dan mengelola informasi sekolah yang ditampilkan di dalam web.
Gambar 1 DAD Level Konteks
3.5 Perancangan Basis Data
Dalam Sistem Informasi Penerimaan Peserta Didik Baru ini, perancangan basis
data dibuat berdasarkan Entity Relationship Diagram (ERD) yang nantinya dapat
digunakan dalam pembuatan tabel-tabel basis data. Entity Relationship Diagram (ERD)
digunakan untuk menggambarkan diagram yang berisi entitas maupun relasi yang ada
pada basis data. Diagram ER pada sistem basis data ini menggambarkan hubungan
antara entitas–entitas yang kemudian masing– masing entitas dapat dibuat menjadi
tabel – tabel basis data.
9
Gambar 2 ERD Sistem Informasi PPDB
3.6 Perancangan Antarmuka
Perancangan antarmuka merupakan salah satu bagian dari tahap desain
sistem dalam pembuatan aplikasi. Antarmuka inilah yang akan menghubungkan
atau menjembatani interaksi antara sistem dengan pengguna. Rancangan antarmuka
akan menunjukkan bagaimana komunikasi antara pengguna sistem dengan komputer.
Komunikasi tersebut terdiri dari proses memasukan data ke sistem, menampilkan
informasi ke pengguna atau keduanya.
1. Rancangan Halaman Secara Global
Rancangan antarmuka secara global terdiri atas lima bagian yaitu: header, menu,
galeri foto, judul halaman dan isi halaman. Header berisi gambar banner, dan alamat
sekolah. Sedangkan bagian menu berisi home, profil, kegiatan, peserta didik baru,
info sekolah. Bagian galeri foto berisi foto kegiatan peserta didik-siswi di SMA Negeri
1 Dukun. Sedangkan bagian judul halaman merupakan informasi nama menu yang
sedang dipilih, dan Isi halaman merupakan isi dari tiap submenu, isi tersebut dapat
berupa form, tabel, dsb.
10
Gambar 3 Rancangan Halaman Secara Global
2. Rancangan Formulir Pendaftaran Peserta Didik Baru
Halaman pendaftaran ini berisi formulir pendaftaran pengunjung yang ingin
menjadi calon peserta didik SMA Negeri 1 Dukun.
Gambar 4 Rancangann Formulir Pendaftaran Peserta Didik Baru
11
3. Rancangan Kartu Bukti Pendaftaran
Kartu ini merupakan bukti bahwa seseorang telah terdaftar sebagai calon peserta
didik.
Gambar 5 Rancangan Kartu Bukti Pendaftaran
4. Implementasi dan Pembahasan
4.1 Formulir Pendaftaran
Halaman ini berisi formulir yang dapat digunakan oleh seorang calon peserta
didik baru yang ingin mendaftar di SMA Negeri 1 Dukun. Formulir ini berisi tentang data
diri calon peserta didik baru disertai foto dan data nilai hasil Ujian Nasional calon peserta
didik tersebut.
Gambar 6 Implementasi Formulir Pendaftaran
12
Semua field yang ada pada formulir tersebut harus diisi, jika ada field yang belum
diisi maka aka nada suatu peringatan bahwa field tertentu belum diisi. Setelah semua
field diisi dengan data yang benar, klik tombol simpan untuk menyimpan data tersebut ke
dalam database.
4.2 Implementasi Kartu Bukti Pendaftaran
Setelah mengisi formulir dan mendapatkan notifikasi, calon peserta didik baru
harus mendownload bukti pendaftaran yang berupa kartu dalam bentuk file pdf.
Gambar 7 Implementasi Bukti Pendaftaran
Bukti Pendaftaran tersebut berisi nomor pendaftaran dan beberapa data pendaftar
yang akan digunakan dalam tahap seleksi.
5. Kesimpulan
Pada akhir perancangan dan pembuatan sistem informasi penerimaan peserta
didik baru di SMA Negeri 1 Dukun ini dapat diambil beberapa kesimpulan, yaitu:
1. Sistem informasi penerimaan peserta didik baru ini dapat digunakan untuk
melakukan berbagai pengolahan data yang berkaitan dengan informasi sekolah
dan pendaftaran siswa baru di SMA Negeri 1 Dukun.
2. Pada sistem ini dapat melakukan pendaftaran peserta didik baru secara online.
3. Selain dapat melakukan pendaftaran secara online, sistem ini juga dapat
memberikan bukti pendaftaran yang berupa kartu yang dapat disimpan dan
digunakan untuk melakukan pendaftaran ulang jika lolos seleksi.
13
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta
Basuki, A.P. 2010. Membangun Web Berbasis PHP dengan Framework Codeigniter. Lokomedia. Yogyakarta.
Griffith, A. 2010. CodeIgniter 1.7 Professional Development. Pack Publishing.
Birmingham.
Hakim, L. 2011. Trik Dahsyat Menguasai AJAX Dengan Jquery. Lokomedia.
Yogyakarta.
Irawan. 2008. Javascript. Maxikom. Palembang.
Jeni. 2007. Web Programming. Depdiknas. Malang.
Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta.
Kadir, A. 1999. Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data. Andi Offset. Yogyakarta.
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Andi Offset. Yogyakarta.
Nugroho, B. 2005. Database Relational dengan MySQL. Andi. Yogyakarta.
Pressman, R. S. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak (pendekatan praktisi). buku I. ANDI. Yogyakarta.
Sunyoto, A. 2007. Ajax Membangun Web dengan Teknologi Asynchronous JavaScript dan XML. Andi Offset. Yogyakarta.
Utami, Ema & Dwi Hartanto, Anggit. 2012. Sistem Basis Data Menggunakan Microsoft SQL Server 2005. Andi Offset. Yogyakarta
Waliyanto. 2000. Sistem Basis Data Analisis dan Pemodelan Data. J&J Learning. Yogyakarta.