PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN PADA PT. SANG HYANG...
Transcript of PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN PADA PT. SANG HYANG...
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN PADA PT. SANG HYANG SERI (PERSERO)
CABANG KULON PROGO
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Yulistiana Kurniawati
10.12.4836
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA 2013
DESIGNING FINANCIAL INFORMATION SYSTEMS AT PT. SANG HYANG SERI (PERSERO)
BRANCH KULON PROGO
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEUANGAN PADA PT. SANG HYANG SERI (PERSERO)
CABANG KULON PROGO
Yulistiana Kurniawati Krisnawati
Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Along with the development of advanced technology, the computer is used as a tool to complete a job. Many computer applications are made to facilitate the work.
PT Sang Hyang Seri (Persero) is a company engaged in the field of seed in the Kulon Progo, Yogyakarta. Corporate finance department in charge of processing the data in the form of income and expenditure of significant costs in the company. In the processing of financial data that are still using manual system will spend a long time in processing the financial statements.
Application of financial information systems at PT Sang Hyang Seri is a computer-based financial data to facilitate the process and expedite the process so that the financial statements timely submission of financial reports.
Keywords: Finance, Information Systems.
1
1. Pendahuluan
Seiring dengan perkembangan teknologi dibidang komputer saat ini, hampir
sebagian besar pekerjaan manusia kini diselesaikan dengan komputer. Dengan demikian,
komputer dapat dikatakan sebagai salah satu alat bantu manusia dalam menyelesaikan
suatu pekerjaan.
PT Sang Hyang Seri (Persero) adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang
perbenihan di daerah Kulon Progo,Yogyakarta. Perusahaan ini merupakan badan usaha
milik Negara (BUMN) yang mempunyai kantor pusat di Jakarta dan mempunyai cabang di
daerah Yogyakarta yaitu di Ploso, Banguncipto, Kulon Progo, Yogyakarta. Cabang Kulon
Progo ini mengurusi permasalahan produksi.
Pada PT Sang Hyang Seri (Persero), sistem pengolahan datanya masih dikelola
secara manual terutama mulai dari mencatat data pemasukan dan pengeluaran keuangan
serta laporan-laporan keuangan perusahaan. Masalah keuangan yang timbul pada
perusahaan PT Sang Hyang Seri (Persero) adalah laporan keuangan setiap bulan atau
periode sering terlambat dilaporkan pada pimpinan karena dikerjakan oleh satu orang saja
yaitu mencatat data pemasukan dan pengeluaran uang serta menyortir bon atau kwitansi
pemasukan dan pengeluaran uang perusahaan sehingga tidak efektif.
2. Landasan Teori
2.1 Pengertian Sistem
Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang
digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. Sementara Mc. Leod (1995)
mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan
maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sumber daya mengalir dari elemen output
dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan
mekanisme kontrol.
2.2 Pengertian Informasi
McFadden, dkk (1999) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses
sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data
tersebut. Shannon dan Weaver, dua orang insinyur listrik, melakukan pendekatan secara
matematis untuk mendefinisikan informasi (Kroenke,1992). Menurut mereka, informasi
adalah “jumlah ketidakpastian yang dikurangi ketika sebuah pesan diterima.” Artinya,
2
dengan adanya informasi, tingkat kepastian menjadi meningkat. Menurut Davis (1999),
informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi
penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.1
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Akhirnya Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat didefinisikan sebagai suatu alat
untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi
penerimanya (Kertahadi,1995). Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna
pengambilan keputusan pada perencanaan, peemrakarsaan, pengorganisasian,
pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi
organisasi pada proses (Murdick dan Ross,1993). Dengan demikian, sistem informasi
berdasarkan konsep (input, processing, output - IPO) dapat dilihat pada gambar berikut : 2
2.4 Pengertian Sistem Informasi Keuangan
Sistem informasi keuangan digunakan untuk mendukung manager keuangan dalam
pengambilan keputusan yang menyangkut persoalan keuangan perusahaan dan
pengalokasian serta pengendalian sumber daya keuangan dalam perusahaan. Sistem ini
tidak hanya mendasarkan data internal melainkan juga menggunakan data yang berasal dari
sumber eksternal.3
3. Analisis dan Perancangan
3.1 Analisis PIECES
Alasan digunakannya analisis PIECES adalah :
1. Analisis PIECES ini digunakan karena untuk mendapatkan pokok-pokok
permasalahan lebih jelas dan spesifik.
2. Hasil analisis tersebut dirancang usulan-usulan untuk diterapkan dalam sistem baru,
hal ini juga untuk mengetahui alasan-alasan perubahan sistem informasi yang lama
dengan sistem informasi yang baru.
3.1.1 Analisis Kinerja (Performance)
Adalah kemampuan menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran
segera tercapai. Sistem yang dikembangkan ini akan menyediakan jumlah produksi dan
1 Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, Penerbit Andi, 2002, Halaman 31 2 Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan &
Organisasi Modern, Penerbit Andi, 2007, Halaman 9 3 Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, Penerbit Andi, 2002, Halaman 101
3
waktu tanggap yang memadai untuk kebutuhan manajemen pada PT Sang Hyang Seri
(Persero).
Kelemahan sistem lama : semua data keuangan, data karyawan, data inventaris,
data pengeluaran, data pemasukan masih bersifat manual, sehingga memperpanjang waktu
tanggap.
3.1.2 Analisis Informasi (Information)
Laporan-laporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk menghasilkan
informasi yang dibutuhkan oleh manajemen pada PT Sang Hyang Seri (Persero) di dalam
pengambilan keputusan.
Kelemahan sistem lama : laporan keuangan yang bersifat manual mengakibatkan
proses informasi pengolahan bagian keuangan berlangsung lama.
3.1.3 Analisis Ekonomi (Economy)
Adalah penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan
dari sistem yang dikembangkan. Sistem ini akan memberikan penghematan operasional dan
meningkatkan keuntungan pada PT Sang Hyang Seri (Persero).
Kelemahan sistem lama : dalam jangka panjang, biaya yang dibutuhkan akan cukup
besar karena harus mengeluarkan biaya untuk menggaji karyawan, membeli peralatan,
membeli kertas/buku laporan.
3.1.4 Analisis Pengendalian (Control)
Sistem yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan, misalnya
dengan back up data. Selain itu, sistem keamanan juga harus dapat mengamankan data
dari akses yang tidak diijinkan, biasanya dengan memberikan password pada form aplikasi
dan database.
Kelemahan sistem lama : dalam keamanan sistem keuangan pada PT Sang Hyang
Seri belum begitu diperhatikan sehingga pihak lain dapat melihatnya atau memodifikasinya.
3.1.5 Analisis Efisiensi (Eficiency)
Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber
daya yang tersedia yang meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang dan
keterlambatan pengolahan data.
4
Kelemahan sistem lama : laporan keuangan secara manual kurang efisien karena
perlu melakukan dokumentasi laporan secara manual juga.
3.1.6 Layanan (Service)
Layanan pada suatu perusahaan sangat diperlukan dalam kegiatan perusahaan agar bisnis
dapat berjalan dengan lancar. Pada PT Sang Hyang Seri aspek layanan sangat diperhatikan,
oleh karena itu layanan harus ditingkatkan.
Kelemahan sistem lama : sistem bersifat manual sehingga penginputan data,
penginputan laporan-laporan, penginputan pemasukan dan pengeluaran mengakibatkan
pelayanan memerlukan banyak waktu.
3.2 Perancangan Sistem
3.2.1 Flowchart
Gambar 3.1 Flowchart Sistem yang Diusulkan
5
3.2.2 Data Flow Diagram (DFD)
1. DFD Level 0
Gambar 3.2 DFD Level 0 yang Diusulkan
2. DFD Level 1
Gambar 3.3 DFD Level 1 yang Diusulkan
6
3.2.3 Relasi Antar Tabel
Gambar 3.4 Relasi Antar Tabel yang Diusulkan
Gambar 3.4 Relasi Antar Tabel yang Diusulkan
4. Implementasi Sistem
4.1 Implementasi Basis Data
Basis data (database) merupakan sekumpulan data yang saling terintegrasi satu
sama lain dan terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan tersimpan
pada sebuah hardware komputer. Database terdiri dari beberapa tabel (lebih dari satu tabel)
yang saling terorganisasi. Tabel digunakan untuk menyimpan data dan terdiri dari baris dan
kolom. Data tersebut dapat ditampilkan, dimodifikasi, dan dihapus dari tabel.
7
4.2 Pemilihan dan Pelatihan Personil
1. Pemilihan Personil
Personil merupakan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam sistem
informasi. Jika sistem informasi ingin sukses, maka personil yang terlibat harus
diberi pengertian dan pengetahuan yang cukup tentang sistem informasi, posisi dan
tugas mereka.
Personil yang dipilih dapat berasal dari karyawan yang telah ada, dengan
pertimbangan sebagi berikut :
a. Karyawan yang ada biasanya telah memahami operasi dari sistem
keuangan, sedangkan karyawan yang baru masuk membutuhkan waktu
yang lama untuk mempelajari sistem keuangan.
b. Personil yang dipilih adalah petugas keuangan yang telah terbiasa dengan
input data biaya-biaya pengeluran pada saat menggunakan sistem
pencatatan manual.
2. Pelatihan Personil
Pelatihan personil merupakan salah satu hal yang perlu diperhatikan karena
keberhasilan dalam pelaksanaan bukan hanya ditentukan oleh baik tidknya program
yang ada akan tetapi kemampuan personil untuk memahami cara kerja program
tersebut. Dengan adanya sistem yang diusulkan ini maka personil tersebut akan
dilatih untuk mengoperasikan program aplikasi yang telah dibuat oleh programmer
untuk memperlancar kinerja perusahaan tersebut. Beberapa kegiatan yang
dilakukan dalam pelatihan personil untuk menerapkan sistem baru antara lain :
a. Pelatihan prosedur (Procedural Training)
Pelatihan ini dilakukan dengan memberikan modul petunjuk cara kerja
tertulis dengan menjelaskan tugas yang harus dilakukan oleh personil yang
ditunjuk.
b. Pelatihan tutorial (Tutorial Training)
Pelatihan ini dilakukan dengan cara tatap muka langsung dengan personil
dan memberi penjelasan yang lebih rinci tentang gambaran cara kerja
tertulis.
c. Pelatihan langsung di pekerjaan (On The Job Training)
Pelatihan ini personil yang ditugaskan akan dibimbing secara langsung
dalam mengoperasikan sistem usulan.
8
4.3 Manual Program
4.3.1 Form Login
4.3.2 Menu Utama
9
4.3.3 Form Data Karyawan
4.3.4 Form Data Inventaris
4.3.5 Form Pemasukan
10
4.3.6 Form Biaya Kegiatan
4.3.7 Form Biaya Keperluan
4.3.8 Form Biaya Lain
11
4.3.9 Form Biaya Perawatan
4.3.10 Form Biaya Pengobatan
4.3.11 Form Saldo
12
5. Kesimpulan
Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan
program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai
berikut :
1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan sistem manual, sehingga
mengakibatkan keterlambatan penyajian informasi kepada pihak perusahaan. Selain
itu juga banyaknya kesalahan pada pengolahan data yang disebabkan oleh human
error karena dikerjakan manual (salah tulis, salah jumlah). Dengan sistem baru
keterlambatan penyajian informasi dan juga kesalahan dalam penulisan maupun
penjumlahan dapat dicegah karena pengolahan data dan pembuatan laporan sudah
dilakukan secara terkomputerisasi sehingga informasi yang disampaikan menjadi
lebih akurat.
2. Aplikasi sistem informasi keuangan ini dapat digunakan membantu kinerja karyawan
pada PT Sang Hyang Seri (Persero) yang berkepentingan dalam mengolah data
seperti data karyawan, inventaris, pemasukan, biaya kegiatan, biaya keperluan,
biaya lain, biaya pengobatan dan biaya perawatan dimana petugas/karyawan hanya
menginputkan data saja dan proses pengolahan dilakukan oleh komputer sehingga
meminimalkan tingkat kesalahan yang biayanya terjadi dalam sistem manual.
3. Penerapan sistem informasi yang baru ini tidak akan merusak dengan yang selama
ini berjalan di perusahaan tersebut, tetapi dengan sistem ini diharapkan dapat
mendukung kinerja proses pengolahan data pada perusahaan tersebut menjadi
efisien.
4. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data
keuangan ini jika digunakan pada PT Sang Hyang Seri (Persero) antara lain :
a. Dapat menghemat waktu untuk pencatatan data.
b. Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat.
13
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit Andi.
Arief, M.Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan
Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : Penerbit Andi. Kadir , Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi. Marlina, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta : Penerbit Andi. Nugroho, Bunafit dan Indah Indriyanna. 2012. Sistem Penjualan Retail Mini Market Dengan
VB 6.0. Yogyakarta : ALIF Media. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.
Yogyakarta : Penerbit Andi. Eyek, Opie. 2010. Program Vibi : Membuat New, Add, Update, Edit dan Delete,
http://allaboutalgoritma.blogspot.com/2010/07/program-vibi-membuat-new-addupdate.html, diakses pada tanggal 10 Juli 2013.