PERSYARATAN ISO 9001:2008 TENTANG SMM: Klausul 4 (1)

WRITTEN BY LPMP FORUM

THURSDAY, 11 NOVEMBER 2010 09:06

4.Sistem Manajemen Mutu4.1Persyaratan umumPerguruan Tinggi (PT) atau lembaga pendidikan pada umumnya, harus memiliki sistem manajemen mutu (SMM). SMM yang digunakan oleh PT harus didokumentasikan. Dokumentasi tersebut digunakan; 1) sebagai pijakan dalam pelasanaan SMM di PT tersebut, dan 2) proses pengukuran terhadap keefektifan dan efisiensi SMM tersebut. Dengan demikian adanya proses dokumentasi SMM akan memungkinkan untuk dilakukannya pengembangan.Berkaitan dengan persyaratan umum SMM diPTmakaPTharus menerangkan hal-hal yang berkaitan dengan; a) definisi dan proses-proses manajemen yang meliputi, desain pendidikan, pengembangan pendidikan, proses penyelenggaraan pendidikan, prosedur-prosedur implementasi, dan pengukuran hasil, b) kondisi-kondisi yang memungkinkan untuk dilaksanakannya proses pembelajaran, c) pengembangan secara berkelanjutan terhadap proses-proses penyelenggaraan pendidikan, dan berbagai sumber daya penyelenggaraan pendidikan.Dalam persyaratan umum ini juga harus didefinisikan secara jelas skup SMM yang dimaksuddi PT. Ruang lingkup implementasi SMM tersebut mungkin saja hanya pada jurusan atau fakultas tertentu, unit pelayanan tertentu, atau pada keseluruhan proses yang ada diPT. Dengan ditentukannya ruang lingkup SMM padaPTtersebut maka PT dapat mengidentifikasi pelanggan utama dan ukuran terhadap pencapaian kepuasan pelanggan yang dibutuhkan atau diharapkan, serta pelayanan dan proses yang dibutuhkannya.SMM dalam implementasinya diPTjuga harus menjelaskan proses-proses yang berkaitan dengan kurikulum, proses pembelajaran, struktur organisasi, proses-proses lain selain pembelajaran yang berkaitan dengan upayaPTmenghasilkan kompetensi, dan sumberdaya yang menjamin pembelajaran yang bermutu. Termasuk juga hal-hal yang berkaitan dengan SDM PT, dan berbagai organisasi yang menyediakan calon mahasiswa. Khusus berkaitan dengan pembelajaran sebagai proses utama diPT, maka pelaksanaan proses pembelajaran harus terkendali. Pengendalian proses pembelajaran meliputi hal-hal yang berkaitan dengan; a) analisis kebutuhan pembelajaran, 2) desain pembelajaran, 3) pengembangan pembelajaran, 4) penyelenggaraan pembelajaran, 5) evaluasi pembelajaran, 6) pengembangan dosen dan SDM kependidikan yang lain, dan 7) operasional perpustakaan, bengkel dan laboratorium.Sebagaimana diketahui, bahwaPTharus menggambarkan SMM yang akan digunakan. Itulah sebabnyaPTharus membuatmaster systemdari sistem yang ada, utamanya berkaitan dengan bisnis utama yang ada diPT, yaitu mulai proses rekrutmen mahasiswa, seleksi, proses perkuliahan sampai dengan mahasiswa dinyatakan lulus untuk satu jenjang pendidikan tertentu. Berkaitan dengan klausul 4.1 tersebutISO 9001:2008menyatakannya sebagaimana berikut."Organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan, mengimplementasikan, dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus memperbaiki keefektifannya sesuai dengan persyaratan Standar ini.Organisasi harus:a)Menetapkanproses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dan aplikasinya di seluruh organisasi (lihat 1.2),b)Menetapkan urutan dan interaksi proses-proses tersebut,c)Menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik operasi maupun kendali proses-proses tersebut efektifd)Memastikan tersedianya sumberdaya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasi dan pemantauan proses-proses tersebut,e)Memantau, mengukurjika dapat dilakukandan menganalisis proses-proses tersebut, danf)Mengimplementasikan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan berkesinambungan dari proses-proses tersebut.Proses-proses tersebut harus dikelola oleh organisasi sesuai dengan persyaratan Standar ini.Apabila organisasi memilih untuk menyerahkan kepada pihak lain, proses apapun yang mempengaruhi kesesuaian produk pada persyaratan, maka organisasi harus memastikan adanya kendali pada proses itu. Bentukdan jenis pengendalian yang akan diaplikasikan pada proses-proses yang ditangani oleh pihak luar harus di definisikan dalam SMM.CATATAN1:proses-proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu yang disebutkan di atas hendaknya mencakup proses untuk kegiatan manajemen, penyediaan sumber daya, realisasi produk dan pengukuran, analisis dan pengembangan.CATATAN 2: Proses outsourcing adalah merupakan sebuah proses organisasi yang membutuhkan QMS yang mana organisasi tersebut memilih unjuk kerja yang tepat dari pihak luarCATATAN 3:Untuk menjamin pengendalian atas proses outsourcing organisasi harus memperhatikan kepuasan seluruh pelanggan,statuta, persyaratan perundangan. Bentuk dan ruang lingkup pengendalian yang akan diterapkan pada proses outsourcing dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti; 1) Dampak potensial dari proses outsourcing terhadap kemampuan organisasi dalam menghasilkan/ menyediakan produk yang sesuai persyaratan; 2) Tingkat dimana proses pengendalian di atur, 3) kapabilitas didalam mencapai pentingnya pengendalian melalui penerapan pada klausul 7.4"Dalam klausul 4.1 tersebut terdapat perubahan dari SMM ISO 9001:2000. Perubahan tersebut berkaitan dengan beberapa hal. Pertama perubahan yang berkaitan dengan poin a). Pada SMM ISO 9001:2000 organisasi harusmengidentifikasiproses yang diperlukan untuk SMM dan aplikasinya di seluruh organisasi, namun pada SMM ISO 9001:2008 dipertegas dengan organisasi harusmenetapkanproses yang diperlukan untuk SMM dan aplikasinya di seluruh organisasi. Perubahan ini mengindikasikan bahwa PT yang akan mengimplementasikan SMM ISO 9001:2000 harus telah memiliki sistem proses dalam upaya PT menerapkan SMM di PT tersebut.Kedua perubahan tersebut berkaitan dengan poin e). Pada ISO 9001:2000 dinyatakan bahwa organisasi harus memantau, mengukur dan menganalisis proses SMM yang diterapkan, sedangkan pada ISO 9001:2008 klausul tersebut dirubah menjadi, organisasi harus memantau mengukurjika dapat dilakukandan menganalisis prosesSMM yang diterapkan. Tambahan kalimat jika dapat dilakukan mengindikasikan bahwa SMM ISO 9001:2008 ingin lebih fleksibel dalam penggunaannya. Hal tersebut dikarenakan tidak semua proses dalam organisasi dapat dilakukan pengukuran.Ketiga berkaitan dengan pengunaan pihak luar (outsource). Dalam kaitan penggunaan pihak luar tersebut dalam SMM ISO 9001:2008 dinyatakan lebih tegas bahwa penggunaan pihak luar harus secara jelas dinyatakan persayaratannya, bentuk pengendaliannyapun harus dinyatakan dengan jelas dalam dokumen mutu.Keempatberkaitan dengan catatan 1. Dalam ISO 9001:2008 pada catatan 1 ditambahkan prosesanalisis dan pengembangan, yang mana pada ISO 9001:2000 hal tersebut tidak dinyatakan. Hal tersebut mengindikasikan bahwa proses untuk SMM di organisasi juga harus meliputi proses yang berkaitan dengan bagaimana organisasi melakukan proses analisis dan pengembangan.Kelima berkaitan dengan definisi prosesoutsource. Dalam definisi tersebut dinyatakan bahwa prosesoutsourcemerupakan proses dalam organisasi yang dibutuhkan oleh QMS, namun demikian organisasi kemudian memilih pihak luar dalam proses untuk penyelesaiannya.Keenam berkaitan proses pengendalian. Pada berbagai kegiatan yang dilakukan penanganannya dengan menggunakan sistemoutsource,makaproses pengendalian juga harus dilakukan terhadap proses yang dioutsourcekan. Proses yang dioutsourcekan tersebut kemungkinan juga berkaitan dengan proses pembelian. Jika hal tersebut terjadi maka proses pembelian yang dioutsourcekan harus merujuk pada klausul 7.44.1Persyaratan Dokumentasi4.1.1UmumBeberapa hal dalam SMM ISO 9001:2008yang akan diimplementasikan diPTharus dinyatakan dalam sebuah rencana tertulis atau dalam bentuk lain sehingga bisa dibuktikan keberadaannya. Kondisi tersebut biasa disebut dengan istilah terdokumentasi. Hal yang harus didokumentasikan adalah berkaitan dengan kebijakan mutu dan sasaran mutu. Kebijakan mutu merupakan suatu pernyataan yang berisikan tentang hal-hal strategis yang akan dilaksanakan oleh PT untuk dapat mencapai tujuan atau sasaran. Sedangkan sasaran mutu merupakan pernyataan tentang sesuatu yang ingin dicapai dalam kurun waktu 1 tahun.Untuk membuat kebijakan mutu,perlu diperhatikan bahwa kebijakan mutu harus berkaitan dengan hal-hal yang lebih strategis. Suatu kebijakan dikeluarkan (oleh pemimpin)guna mendorong supaya berbagai sasaran dapat dicapai. Kebijakan sering juga dimaknai sebagai payung dari berbagai kegiatan operasional yang ada dalam suatu lembaga. Dalam sebuah kebijakan dapat terdiri dari berbagai sasaran.Sasaran mutu merupakan suatu kata keadaan yang ingin dicapai pada waktu yang akan datang. Sasaran mutu harus memenuhi unsur-unsurspecific, measurable, achievable, responsible, time frame(SMART).Specificartinya bahwa kalimat dalam sasaran harus mengarah kepada keinginan untuk mencapai hal khusus.Measurableartinya bahwa pernyataan dalam sasaran mutu dapat diukur atau dinilai tingkat ketercapaiannya.Achievablememiliki makna bahwa pernyataan dalam sasaran mutu harus dapat dicapai,responsiblememiliki makna bahwa pernyataan dalam sasaran mutu harus memiliki penanggung jawab, sedangkantime framebermakna bahwa sasaran mutu harus memiliki batas waktu pencapaian.SMM ISO 9001:2008juga menuntut untuk mendokumentasikanbeberapa hal yang meliputi;1) pengendalian dokumen (4.2.3), 2) pengendalian rekaman (4.2.4), 3) audit internal (8.2.2), 4) pengendalian produk yang tidak sesuai (8.3), 5) tindakan perbaikan (8.5.2), 6) tindakan pencegahan (8.5.3).PT juga harus mendokumentasikan berbagai proses yang berkaitan dengan perencanaan, implementasi dan pengendalian yang dilakukannya. Proses perencanaan, implementasi dan pengendalian yang dimaksud adalah proses-proses yang berkaitan dengan upaya PT untuk menghasilkan lulusan. Didokumentasikannya proses-proses tersebut sebagai upaya untuk memastikan bahwa proses utama yang akan dilaksanakan dapat berjalan secara efektif.Selain proses dokumentasi, di dalam SMM ISO 9001:2008 juga dikenal dengan rekaman. Rekaman adalah bukti dari dilaksanakannya sesuatu. Bentuk rekaman tidak harus berbentuk kertas, tetapi dapat berbentuk lain yang mampu menjadi bukti dilaksanakannya sesuatu.Berbagai persyaratan dokumentasi ini dalam klausul ISO 9001:2008 dinyatakan sebagai berikut:"Dokumentasi sistem manajemen mutuharus mencakup:a)Pernyataan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan sasaran mutu,b)Pedoman mutu,c)Prosedur terdokumentasidan rekamanyang disyaratkan oleh standar ini,d)Dokumentermasuk rekamanyangditetapkanoleh organisasiyang pentinguntuk perencanaan, operasi danpengendalianprosesnya secara efektif, danCATATAN 1 Bila istilah prosedur terdokumentasi dalam Standar ini, ini berarti bahwa prosedur itu ditetapkan, didokumentasikan, diimplementasikan dan dipelihara.Dokumen induk merujuk pada persyaratan satu atau lebih prosedur. Persyaratan prosedur terdokumentasi dapat meliputi satu atau lebih dokumen.CATATAN 2 Jangkauan dokumentasi sistem manajemen mutu dapat berbeda antara sebuah organisasi dengan organisasi yang lain karena:a)Besarnya organisasi dan jenis kegiatanb)Kerumitan proses dan interaksinya, danc)Kompetensi personelCATATAN 3 Dokumentasi dapat dalam bentuk atau jenis media apapun."Jika dibandingkan dengan ISO 9001:2000, pada ISO 9001:2008 ini terdapat beberapa perbedaan. Pertama, perbedaan yang berkaitan dengan poin c). Pada ISO 9001:2000 dinyatakan bahwa dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup prosedur terdokumentasi yang disyaratkan oleh standar ini. Dalam ISO 9001:2008 dinyatakan bahwa dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup prosedur terdokumentasi danrekamanyang disyaratkan oleh standar ini. Penambahan kata rekaman ini untuk menyesuaikan dengan standar yang ada dalam Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001. Selain itu juga memberikan penekanan lebih pada pentingnya rekaman dalam SMM ISO 9001:2008.Kedua, berkaitan dengan klausul d). Pada ISO 9001:2000 berbunyi dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup dokumen yang diperlukan oleh organisasi untuk memastikan perencanaan, operasi dan kendali prosesnya secara efektif. Klausul tersebut dalam ISO 9001:2008 dirubah menjadi dokumen,termasuk rekaman yang ditetapkandiperlukan oleh organisasiyang pentinguntuk memastikan perencanaan, operasi dan kendali prosesnya secara efektif. Perubahan tersebut mengindikasikan bahwa organisasi dalam upaya melaksanakan proses perencanaan, operasi dan pengendalian secara efektif harus menggunakan dokumen-dokumen dan rekaman yang penting untuk proses-proses tersebut, sehingga proses-proses tersebut dapat dipastikan bahwa sesuai dengan kebijakan mutu atau visi organisasi.Ketiga, dihilangkannya poin e) pada ISO 9001:2000 yang berbunyi rekaman yang disyaratkan oleh standar ini (lihat 4.2.4). poin ini dihilangkan karena sudah tercakup pada poin c) dan d).Keempat, adalah perubahan pada catatan 1. Pada ISO 9001:2008 ini pada catatan 1 ditambahkan dengan adanya penjelasan bahwa satu prosedur dapat dibuat untuk satu atau lebih persyaratan, sedang satu persyaratan dapat dipenuhi oleh lebih dari satu dokumen. Penambahan ini adalah untuk memberikan kemudahan pada organisasi yang mengimplementasikan SMM ISO, karena tidak harus membuat satu dokumen sendiri untuk sebuah proses yang seringkali saling berangkai, atau mungkin juga dapat membuat beberapa dokumen pada suatu proses yang kompleks dan memiliki skup yang luas.

PERSYARATAN SMM ISO 9001:2008 TENTANG TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN: Klausul 5 (1)

WRITTEN BY LPMP FORUM

THURSDAY, 18 NOVEMBER 2010 09:19

5.Tanggung jawab manajemen5.1Komitmen manajemen"Pimpinan puncak harus memberibukti komitmennya pada penyusunan dan implementasi sistem manajemen mutu serta perbaikan berkesinambungan keefektifannya dengan:a)mengkomunikasikan ke organisasi pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan perundang-undangan,b)menetapkan kebijakan mutu,c)menetapkan sasaran mutunya tercapai,d)melakukan tinjauan manajemen, dane)memastikan tersedianya sumber daya."Komitmen manajemen merupakan hal penting yang akan menjadi penggerak dari SMM ISO. Jika sistem merupakan lintasan yang harus ditempuh oleh PT untuk mencapai visinya, maka komitmen manajemen merupakan penggerak lokomotif organisasi untuk menuju visi tersebut. Keduanya memang saling berhubungan. Jika desain sistem yang dilakukan oleh organisasi tersebut tidak bagus maka akan terjadi ketidak efisienan, dan ketidak efisienan berarti membutuhkan energi yang tinggi untuk mencapainya. Salah satu energi penting tersebut adalah komitmen manajemen.Komitmen manajemen dapat dilakukan oleh PT dalam berbagai bentuk. Adanya komitmen manajemen menjadikan PT akan memiliki produk-produk yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan pelanggan, fokus yang jelas, dan kepastian untuk mencapai tujuan juga lebih tinggi. Pertama, Produk-produk yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan pelanggan ditunjukkan oleh adanya komitmen manajemen untuk mengkomunikasikan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan. Dalam upaya memenuhi persyarat pelanggan tersebut tentu membutuhkan berbagai proses. Proses tersebut seringkali membutuhkan berbagai sumber daya, termasuk pendanaan, sehingga sulit kiranya untuk dapat memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan jika tidak ada komitmen dari manajemen. Kedua adalah berkaitan dengan fokus pada tujuan. Fokus yang jelas tersebut ditunjukkan dengan adanya komitmen pemimpin untuk menetapkan sasaran mutu, memberikan berbagai kebijakan yang tepat agar supaya sasaran mutu dapat dicapai. Ketiga adalah dengan adanya komitmen manajemen maka kepastian untuk mencapai tujuan adalah lebih pasti, hal tersebut dikarenakan adanya komitmen manajemen untuk menyediakan berbagai sumber daya untuk mencapai sasaran mutu.Dalam kasus PT seringkali berbagai hak penyediaan sumber daya tersebut merupakan wewenang pimpinan PT, baik itu Rektor maupun para Dekan. Jika tidak ada komitmen yang baik pada tim manajemen tersebut maka seringkali berbagai sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan program-program dalam upaya mencapai sasaran tertentu tidak terwujud. Sehingga sasaran, tujuan dan visi tidak akan tercapai.

5.2Fokus pada pelanggan"Pimpinan puncak harus memastikan bahwa persyaratan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan sasaran untuk meningkatkan kepuasan pelanggan (lihat 7.2.1 dan 8.2.1)".Pelanggan merupakan faktor penting yang harus dipenuhi oleh organisasi, termasuk PT. Dalam dunia pendidikan termasuk perguruan tinggi pelanggan eksternal dibedakan menjadi tiga, yaitu pelanggan primer adalah mereka yang langsung menerima jasa pendidikan tinggi yaitu mahasiswa, pelanggan sekunder adalah mereka yang mendukung pendidikan seperti orang tua, pemerintah, masyarakat dan lain sebagainya, dan pelanggan tersier yaitu mereka yang secara tidak langsung memiliki andil, tetapi memegang peranan penting dalam pendidikan (selaku pemegang kebijakan), atau pengguna lulusan misalnya lembaga-lembaga kerja. Adapun pelanggan internal lembaga pendidikan tinggi adalah berbagai komponen yang terdapat di perguruan tinggi. Dosen misalnya memiliki pelanggan tenaga administrasi, pusat komputer, pegawai perpustakaan, laboratorium, dekan, bahkan juga rektor.Banyaknya ragam pelanggan dalam dunia pendidikan tersebut menuntut lembaga pendidikan harus mampu merumuskan berbagai pelanggan potensialnya dan kemudian merumuskannya dalam setiap proses pendidikan yang mengarah kepada pemenuhan kepuasan pelanggan-pelanggan tersebut. Namun, untuk mendapatkan proses yang lebih baik, dalam kaitan dengan pemenuhan kepuasan pelanggan tersebut, maka setiap bagian/ unit/ departemen bahkan individu dalam organisasi harus mengetahui siapa yang menjadi pelanggannya. Hal tersebut dikarenakan definisi pelanggan secara umum adalahthe next process is our customer, artinya bahwa siapapun yang akan menjadi proses berikutnya merupakan pelanggan dari proses sebelumnya. Dalam kaitan dengan berbagai ragam pelanggan dalam pendidikan tinggi maka proses hubungannya dapat dilihat pada gambar 3.5.Berubahnya berbagai kondisi dan situasi yang berkembang di masyarakat sebagai supra sistem pendidikan menyebabkan perubahan kebutuhan, keinginan dan harapan pelanggan. Agar supaya kepuasan pelanggan tetap terjaga maka perguruan tinggi harus selalu melakukan pengembangan secara terus menerus (continuous improvement). Pengembangan terus menerus tersebut merupakan suatu budaya yang harus ditanamkan pada setiap orang dalam organisasi yang melaksanakan MMT. Pengembangan dilakukan dengan mendasarkan proses pengukuran dan evaluasi yang tepat dan jujur (sesuai kenyataan) itulah sebabnya pengukuran dalam model MMT yang digambarkan oleh Kanji mendasarkan padaManagement by fact. Dengan demikian kebijakan yang akan diambil (baik berupaimprovementmaupunproblem solving) benar-benar tepat sesuai dengan kondisi yang ada.Dalam klausul ISO, dipersyaratkan bahwa manajemen puncak harus mengadopsi persyaratan pelanggan sebagai bagian dari tujuan dari proses kerja PT. Itulah sebabnya dalam penyusunan visi dan berbabagai rencana PT hendaknya melibatkan stakeholder. Misalnya dalam membuat/ mengembangkan kurikulum maka jurusan-jurusan atau program studi-program studi harus mengadopsi kebutuhan dan harapan pelanggan, apakah itu dari mahasiswa dan orang tua mahasiswa, atau dunia kerja. Disinilah kemudian penting untuk mengetahui stakeholder potensial PT.5.2Kebijakan mutu" Pimpinan puncak harus memastikan bahwa kebijakan mutu:a) Sesuai dengan sasaran organisasi,b) Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan terus menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutuc) Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu,d) Dikomunikasikan dan difahami dalam organisasi, dan ditinjau terus menerus agar sesuai."Pimpinan puncak PT harus membuat kebijakan mutu yang terkait dengan visi dan kegiatan utama (bisnis) PT. Dalam membuat kebijakan mutu, manajemen puncak harus mempertimbangkan bahwa kebijakan tersebut; 1) ditetapkan secara formal dan didokumentasikan, 2) sesuai dengan visi PT, harapan dan keinginan pelanggan, 3) mudah dimengerti, 4) ringkas dan tepat, 5) mencakup maksud yang luas, 6) sesuai dengan tingkat harapan kepuasan pelanggan, 7) memperhatikan hal-hal yang dibutuhkan oleh pihak yang berkepentingan, 8) melihat sumber daya yang dibutuhkan, 9) memperhatikan pemasok dan rekaman (Suardi, 2005).Kebijakan mutu merupakan statemen yang akan menjadi payung dalam menetapkan sasaran mutu, sehingga kebijakan mutu harus merupakan statemen yang lebih global. Selain itu kebijakan mutu juga harus selalu ditinjau ulang, karena adanya berbagai perubahan baik karena faktor eksternal maupun internal maka membutuhkan kebijakan mutu yang baru. Dengan demikian kebijakan mutu akan senantiasa sesuai terus menerus.5.2Perencanaan5.4.1 Sasaran MutuSasaran mutu merupakan bentuk tujuan jangka pendek yang sangat terkait dengan kebijakan mutu. Pencapaian berbagai sasaran mutu diharapkan akan dapat mencapai visi PT atau tujuan jangka panjang PT. Sasaran mutu harus terukur dan dapat dicapai dalam kurun waktu jangka pendek, sehingga pembuatan sasaran mutu harus selalu dapat ditingkatkan secara berkesinambungan. Sasaran mutu yang didokumentasikan dan ditetapkan harus memenuhi unsur-unsur SMART, artinya bahwa sasaran mutu yang dibuat harus mengarah kepada hal tertentu yang akan dituju pada satu tahun mendatang, dapat diukur ketercapaiannya, dapat dicapai dengan sumber daya yang ada, wajar atau logis untuk bisa dicapai, dan memiliki kerangka waktu pencapaian." Pimpinan puncak harus memastikan bahwa sasaran mutu, termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk (lihat 7.1 a), ditetapkan pada fungsi dan tingkat relevan dalam organisasi. Sasaran mutu harus terukur dan konsisten dengan kebijakan mutu."

PERSYARATAN SMM ISO 9001:2008 TENTANG PENGELOLAAN SUMBER DAYA: Klausul 6 (1)

WRITTEN BY LPMP FORUM

MONDAY, 22 NOVEMBER 2010 09:16

6.Pengelolaan sumber daya6.1Penyediaan sumber daya"Organisasi harus menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan.1. Untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus menerus memperbaiki keefektifannya, dan2. Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan."Dengan mendasarkan pada visinya dan rencana strategis PT jangka panjang, maka PT dapat menentukan prioritas-prioritas yang diperlukan dalam kurun waktu tertentu. Dengan diketahuinya prioritas-prioritas tersebut maka PT akan mengetahui pula kebutuhan sumber dayanya. Seringkali pemenuhan kebutuhan sumberdaya ini membutuhkan biaya yang mahal. Oleh karena itu, PT harus merencanakannya secara berkesinambungan (sustainability) terhadap pemenuhan sumber daya tersebut.Demikian pula halnya jika berkaitan dengan SMM. Dalam SMM juga penting untuk diketahui berbagai prioritas. Prioritas SMM adalah mencapai sasaran mutu secara efektif. Sedangkan sasaran mutu SMM adalah mencapai persyaratan yang diinginkan pelangan guna mencapai kepuasan pelanggan. Untuk itulah pemenuhan sumberdaya harus diarahkan dalam upaya memenuhi kepuasan pelanggan tersebut.Dalam lembaga pendidikan yang merupakan kategori lembaga jasa non profit maka pemenuhan sumber daya harus diarahkan untuk upaya menghasilkan lulusan yang kompeten. Dalam lingkup fakultas/ unit/ lembaga maka pemenuhan sumber daya tersebut disesuaikan dengan bidang kerja pada fakultas/ unit/ lembaga terkait. Namun demikian, sangat penting bagi PT untuk memiliki rencana dalam upaya pemenuhan sumber daya dalam jangka panjang. Berkaitan dengan sumber daya tersebut maka akan dikelompokkan menjadi sumber daya manusia dan sumber daya non manusia.6.2Sumber daya manusia6.2.1Umum"Personel yang melaksanakan pekerjaan yangberdampak pada kesesuaian persyaratanproduk harus memiliki kompetensi atas dasar pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman yang sesuaiCATATAN Kesesuaian persyaratan produk dapat dipengaruhi secara langsung atau tidak oleh unjuk kerja personal dalam Sistem Manajemen Mutu."Di PT, sumber daya manusia (SDM) merupakan sumber daya yang sangat penting.Demikian pula halnya pada organisasi-organisasi yang lain, namun karena PT dan lembaga pendidikan lain merupakan lembaga dengan bisnis utama mengembangan SDM maka pentingnya SDM bagi PT dan lembaga pendidikan yang lain jadi semakin penting.Sebagaimana diketahui bahwa PT memiliki karakteristik yang berbeda dengan lembaga-lembaga jasa yang lain. PT memiliki2 jenis kegiatan yaitu kegiatan akademik sebagai kegiatan utama dan kegiatan administratif sebagai kegiatan pendukung. Berkaitan dengan kegiatan akademik, terdapat berbagai fakultas yang kemudian didalamnya terdapat berbagai jurusan-jurusan atau program studi-program studi. Di dalam jurusan/ program studi inilah perkuliahan dilakukan dan lulusan dihasilkan. Berbagai kegiatan selama perkuliahan inilah yang sebagian besar membutuhkan kompetensi atas dasar pendidikan dan pelatihan yang khusus. Untuk mengajarkan mata kuliah dalam satu jurusan saja misalnya, membutuhkan beragam kemampuan dosen dengan kompetensi pendidikan dan pelatihan yang khusus. Proses pembelajaran di laboratorium juga akan membutuhkan keterampilan dan pengalaman yang khusus pula.Demikian pula dengan kegiatan administrasi, juga membutuhkan berbagai kegiatan dengan kompetensi yang khusus. Bagian personalia akan membutuhkan orang-orang dengan kompetensi pengelolaan SDM, bagian sarana prasarana akan membutuhkan kompetensi dalam pengelolaan aset, bagian keuangan akan membutuhkan kompetensi dalam manajemen keuangan, Pusat komputer akan membutuhkan kompetensi baik itu tingkat pendidikan, pelatihan maupun pengalaman. Adanya kompetensi yang sesuai dengan jenis pekerjaan tersebut tentu akan menjadikan pekerjaan menjadi lebih berkualitas dibandingkan dengan pekerjaan yang ditangani oleh orang dengan kompetensi yang tidak/ kurang sesuai.Dalam klausul 6.2.1 ini terdapat sedikit perubahan dibandingkan dengan ISO 9001:2000. Pada ISO 9001:2000 klausul ini dinyatakan bahwa personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi mutu produk harus memiliki kompetensi atas dasar pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman yang sesuai, dalam ISO 9001:2008 klausul tersebut berubah menjadi personel yang melaksanakan pekerjaan yangberdampak padakesesuaian persyaratanprodukharus memiliki kompetensi atas dasar pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman yang sesuai. Perubahan pada kalimatkesesuaian persyaratan produkini mempertegas bahwa kompetensi yang dibutuhkan adalah sesuai dengan spesifikasi produk atau layanan yang direncanakan. Perubahan ini untuk mempertegas kalimat mutu produk yang bersifat sangat fleksibel.Selanjutnya dalam klausul 6.2.1 ini pada ISO 9001:2008 juga ditambahkan dengan catatan yang pada intinya adalah menegaskan bahwa pemenuhan persyaratan produk dapat dipengaruhi baik secara langsung maupun tidak oleh hasil kerja dari personel.6.2.2Kompetensi, pelatihan dan kesadaran"Organisasi harus:a)Menetapkan kompetensi yang diperlukan bagi personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhikesesuaianprodukyang dipersyaratkan;b)Jika dapat diterapkanpelatihan atautindakan lainperlu disediakan untuk memenuhi kompetensi yang diperlukan;c)Menilaikeefektifan tindakan yang dilakukan;d)Memastikan bahwa personelnya sadar akan relevansi dan pentingnya kegiatan mereka dan bagaimana sumbangan mereka bagi pencapaian sasaran mutue)Memelihara rekaman yang sesuai tentang pendidikan, pelatihan dan pengalaman (lihat 4.2.4)."Judul pada klausul 6.2.2 pada ISO 9001:2008 digeser menjadi sebagaimana dinyatakan pada judul di atas. Pada ISO 9001:2000 judul pada klausul ini adalah Kompetensi, kesadaran dan pelatihan.Tidak ada cara yang lebih baik untuk mengembangkan PT atau organisasi pada umumnya dalam memenuhi persyaratan pelanggan selain dengan cara mengembangkan kompetensi SDM. PT harus mampu mempetakan berbagai kebutuhan kompetensi SDM dan kemudian dibandingkan dengan jenis pekerjaan yang harus ditanganinya. Pemetaan dilakukan dengan cara mengukur tingkat efektifitas pekerjaan yang dilakukan, dari proses pengukuran tingkat keefektifan pekerja tersebut kemudian akan dapat diketahui siapa pekerja yang memiliki efektifitas yang tinggi dan pekerja yang memiliki efektifitas rendah. Dari hasil penilaian tersebut juga akan dapat diketahui penyebab ketidak efektifan pekerja dalam melaksanakan pekerjaannya. Jika penyebab ketidak efektifan tersebut disebabkan oleh kurangnya kompetensi maka PT harus melakukan pelatihan yang sesuai untuk meningkatkan kompetensi SDM sesuai dengan persyaratan produk/ jasa yang direncanakan.Proses pelatihan diarahkan untuk mempersempit atau menutupgapkompetensi SDM dengan persyaratan untuk menghasilkan produk dipersyaratkan. Dalam kaitan dengan pengembangan kompetensi, PT harus melakukan upaya untuk membuat pengembangan kompetensi bagi para dosen dan pegawai lainnya sesuai dengan yang dipersyaratkan. Sebenarnya dalam kaitan dengan pengampu mata kuliah oleh dosen, kesesuaian kompetensi ini sangat diharuskan, karena tidak mungkin kompetensi mahasiswa dapat dicapai jika proses pembelajaran dilakukan olehdosen yang tidak memiliki kompetensi untuk mata kuliah yang akan diampunya. Namun dengan berkembangnya berbagai teknologi, kemudian menuntut juga berbagai pekerjaan administratif untuk dilakukan oleh personel yang kompeten pula, hal ini disebabkan karena banyak pekerjaan administrasi yang kemudian menggunakan berbagai peralatan teknologi yang membutuhkan personel yang kompeten dalam mengoperasikannya. Demikian pula dengan pekerjaan-pekerjaan lain, laboran misalnya, juga menuntut kompetensi yang sesuai untuk melaksanakan berbagai tugas sebagai laboran. Desain pelatihan yang dikembangkan di PT menurut Suardi (2005) adalah sebagai terlihat pada gambar 1.

Gambar 1:Desain pelatihan dalam SMMHal penting lainnya adalah kesadaran para pekerja terhadap pekerjaan yang dilakukannya. Dengan adanya perasaan yang mengarah kepada hal tersebut, secara psikologis akan mendorong semangat kerja karyawan. Jika seorang dosen menganggap bahwa mata kuliah yang diajarkannya merupakan mata kuliah yang sangat penting maka dosen tersebut akan memiliki semangat kerja yang tinggi dibandingkan dengan dosen yang beranggapan bahwa mata kuliahnya merupakan mata kuliah yang tidak penting. Demikian pula terhadap pekerja-pekerja akademik lain non dosen dan tenaga administrasi. Dalam berbagai penelitian semangat kerja ini akan menimbulkan produktifitas yang tinggi. Berkaitan pelaksanaan SMM ISO, kesadaran akan pentingnya pekerjaan ini harus diarahkan dalam upaya pencapaian sasaran mutu. Untuk menimbulkan kesadaran ini peran para pemimpin di lingkungan PT sangat diperlukan baik itu pemimpin level atas, menengah maupun bawah.Jika dibandingkan dengan ISO 9001:2000 pada ISO 9001:2008 ini terdapat beberapa perubahan terkait dengan klausul 6.2.2 ini. Perubahan tersebut berkaitan dengan klausul a). Pada ISO 9001:2008 bunyi kalusul ini menjadi menetapkan kompetensi yang diperlukan bagi personel yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhikesesuaianprodukyang dipersyaratkan.Perubahan ini bertujuan untuk memperjelas kalimat pada ISO 9001:2000 yang berbunyi mutu produk. Perubahan berikutnya berkaitan dengan klausul b). Pada ISO 9001:2008 bunyi klausul ini menjadijika dapatditerapkan,pelatihan atautindakan lain perlu disediakanuntuk memenuhikompetensiyangdiperlukan. Perubahan tersebut bertujuan memberikan penekanan terhadap pentingnya organisasi menyelenggarakan pelatihan dalam upaya memenuhi kompetensi SDMnya sehubungan dengan upaya pemenuhan kompetensi SDM sesuai dengan persyaratan produk yang direncanakan.

PERSYARATAN SMM ISO 9001:2008 TENTANG REALISASI PRODUK: Klausul 7 (5)

DITULIS OLEH LPMP FORUM

RABU, 01 DESEMBER 2010 08:53

7.5.2 Validasi proses produksi dan penyediaan jasaTidak seperti produk-produk yang dihasilkan oleh lembaga jasa atau manufaktur yang lain, produk pendidikan merupakan jenis produk yang tidak langsung dapat dinilai dengan cepat. Produk pendidikan akan dapat dinilai dengan tepat dalam kurun waktu yang lama. Jika merujuk padaunescomaka pendidikan harus mencakup 4 pilar yang meliputilearning to know, learning to do, learning to be,danlearning to live together.Keempat pilar tersebut kemudian diterjemahkan dalam kurikulum pendidikan tinggi di Indonesia menjadi 5 kelompok kompetensi, artinya mata kuliah-mata kuliah yang diajarkan di seluruh PT di Indonesia harus mampu mengembangkan mahasiswa memiliki 5 kompetensi. Kelima kelompok kompetensi mata kuliah tersebut meliputi; 1) Mata Kuliah Pengembangan Kepribadian (MPK), 2) Mata kuliah Keahlihan Khusus (MKK), 3) Mata Kuliah Keahlihan Berkarya (MKB), 4) Mata Kuliah Perilaku Berkarya (MPB), dan 5) Mata Kuliah Berkehidupan Bermasyarakat (MBB).Kelompok MKK dan MKB yang merupakan perwujudan darilerning to know,danlearning to doakan dapat diketahui relatif lebih cepat tingkat kompetensinya. Namun, pada mata kuliah-mata kuliah yang berkaitan dengan MPK, MPB dan MBB sebagai perwujudan darilearning to bedanlearning to live togethermerupakan mata kuliah-mata kuliah yang akan dapat diketahui tingkat kompetensinya relatif lebih lama. Kondisi tersebut merupakan bukti-bukti bahwa produk PT merupakan produk yang hanya akan tepat diukur dalam waktu yang lama."Organisasi harus memvalidasi suatu proses produksi dan penyediaan jasa, apabila keluaran yang dihasilkan tidak dapat diverifikasi oleh pemantauan atau pengukuran berurutan, dan dampak yang ditimbulkan, apabila keluarannya hanya terlihat setelah produk dipakai atau jasa telah diserahkan.Validasi harus memperagakan kemampuan proses tersebut untuk mencapai hasil yang direncanakan.Organisasi harus menetapkan pengaturan proses ini termasuk bila berlaku:a)kriteria yang ditetapkan untuk tinjauan dan persetujuan proses,b)persetujuan peralatan dan kualifikasi personel,c)pemakaian metode dan prosedur tertentu,d)persyaratan rekaman (lihat 4.2.4), dane)validasi ulang."Oleh karena itulah, dalam dunia pendidikan termasuk PT memiliki asumsi bahwa jika proses pendidikan dilaksanakan dengan baik tentu akan menghasilkan produk yang baik. Proses yang baik dalam pendidikan merupakan proses pembelajaran yang baik. Proses pembelajaran yang baik memiliki beberapa kriteria yang meliputi; 1) dilaksanakan oleh dosen dengan kualifikasi dan kompetensi yang sesuai, 2) materi kuliah yang up to date, 3) metode yang sesuai, 4) sumber belajar yang cukup, dan 5) proses penilaian yang baik.Kompetensi dan kualifikasi dosen dalam proses pembelajaran merupakan kesesuaian antara mata kuliah yang diampu dan pendidikan yang ditempuh oleh dosen yang mangampu sedangkan kualifikasi dosen merupakan jenjang pendidikan dosen. Untuk menghasilkan lulusan dengan kualifikasi S1, maka jenjang pendidikan yang dipersyaratkan oleh dosen adalah S2 atau S3. Untuk menghasilkan lulusan dengan kualifikasi S2 akan membutuhkan dosen dengan jenjang kualifikasi S3, sedangkan untuk menghasilkan lulusan dengan kualifikasi S3 membutuhkan dosen dengan kualifikasi S3 dengan pangkat akademik guru besar.Materi yangup-to-datemerupakan jenis materi yang dihasilkan dari proses pengkajian terbaru. Mungkin saja materi tersebut merupakan materi yang lama dan telah diajarkan puluhan tahun, namun kandungan materi dari ilmu tersebut telah diperbarui melalui berbagai hasil penelitian dan pengkajian terbaru. Dalam kondisi dunia yang bergerak dan berubah dengan cepat seperti sekarang ini, seringkali sebuah ilmu atau teknologi dengan cepat menjadi kedaluwarsa, walaupun beberapa prinsip keilmuan seringkali bisa bertahan lama. Materi yang diberikan kepada mahasiswa dalam perkuliahan hendaknya mendasarkan berbagai temuan dan analisis keilmuan terbaru.Selain materi-materi yang merupakanhard skillpenting juga PT membekali mahasiswa dengan perkuliahan-perkuliahan yang masuk dalam wilayahsoft skill. Materi-materisoft skillmerupakan materi-materi yang berkaitan dengan peningkatan kemampuan terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kecerdasan emosional diantaranya, kemampuan dalam kepemimpinan, kemampuan dalam menyesuaikan diri, kemampuan dalam daya tahan dalam menghadapi masalah, dan bentuk-bentuk kecakapan yang dibutuhkan dalam kehidupan sehari-hari yang lain. Kecakapan-kecakapan ini merupakan jenis kecakapan yang tidak terdapat pada mata kuliah jenis apapun, tetapi kecakapan tersebut dibutuhkan dalam kehidupan sehari-hari. Kecakapan ini sangat menunjang pilar terakhir dari 4 pilar Unesco yaitulearning how to live togetheratau untuk mencapai kompetensi mata kuliah MBB.Metode yang sesuai akan membantu dan mempercepat mahasiswa dalam proses pencapaian kompetensi. Proses belajar merupakan proses untuk meningkatkan kompetensi mahasiswa melalui berbagai upaya yang dilakukan oleh PT. Berbagai upaya tersebut akan dapat menjadi sangat boros namun juga akan dapat menjadi sangat efisien tergantung pada ketepatan dalam penggunaan matode yang akan digunakan.Sumber belajar akan sangat membantu dalam meningkatkan tingak kompetensi dari hasil belajar mahasiswa. Sumber belajar utama yang harus dikembangkan oleh PT adalah perpustakaan. PT harus meningkatkan mutu perpustakaan melalui peningkatan jumlah koleksi buku, hasil penelitian, jurnal, akses internet, dan peningkatan dalam bentuk perpustakaan digital. Selain itu PT juga harus mengembangkan berbagai laboratorium danpusat studi-pusat studi sebagai sumber belajar yang dapat diakses oleh warga kampus.Proses penilaian akan sangat menentukan bagaiamana proses belajar yang baik dapat dicapai. Penilaian adalah merupakan bagian integral dari proses pembelajaran. Penilaian yang baik akan mampu menunjukkan kompetensi mahasiswa pada saat sekarang dan potensi untuk berkembang pada masa yang akan datang. Itulah sebabnya penilaian tidak hanya meliputi kemampuan dalam bidang keilmuan saja, tetapi juga harus meliputi aspek keterampilan dan sikap.Dalam pendidikan proses-proses di atas itulah yang kemungkinan dapat divalidasi. Kesesuaian materi yang diajarkan dengan kompetensi yang akan dicapai, sumber belajar yang digunakan dengan materi yang diajarkan, metode yang digunakan dengan karakteristik materi yang diajarkan, instrumen dan proses penilaian dengan jenis kompetensi yang akan dinilai. Hal-hal tersebut itu seharusnya dilakukan validasi untuk mencapai beberapa hal, yang meliputi; 1) pencapaiam kompetensi yang direncanakan, 2) peningkatan standar kompetensi lulusan, dan 3) mengurangi jumlah produk tidak sesuai. Sedangkan validasi setelah lulusan dihasilkan, merupakan kegiatan yang tidak tepat dilaksanakan dalam dunia pendidikan.Dalam ISO 9001:2008 terdapat penegasan kalimat pada bagian Organisasi harus melakukanvalidasi suatu proses produksi dan penyediaan jasa, apabila keluaran yang dihasilkan tidak dapat diverifikasi oleh pemantauan atau pengukuran berurutan,dan sebagai dampak yang ditimbulkan.Dalam ISO 9001:2000 klausul tersebut berbunyi Organisasi harus melakukan validasi suatu proses produksi dan penyediaan jasa, apabila keluaran yang dihasilkan tidak dapat diverifikasi oleh pemantauan atau pengukuran berurutan. Secara implementasi perubahan kalimat dalam klausul tersebut bukanlah sesuatu yang esensial.7.5.3 Identifikasi dan mampu telusurSebagaimanadikemukakan di atas, proses produksi utama di PT merupakan proses produksi dalam upaya untuk mengembangkan kompetensi mahasiswa menuju kompetensi yang telah direncanakan. Proses produksi tersebut membutuhkan waktu yang relatif lama. Untuk mengembangkan kompetensi mahasiswa dengan jenjang diploma 3 paling cepat akan membutuhkan waktu 3 tahun, jenjang S1 paling cepat membutuhkan waktu 4 tahun. Jenjang S2 berkisar 2 tahun, dan jenjang S3 berkisar 3 tahun.

" Apabila sesuai, organisasi harus mengidentifikasi produk dengan cara sesuai diseluruh realisasi produk.Organisasi akan mengidentifikasi status produk dengan memperhatikan sistem monitoring dan aturan-aturan pengukuran pada keseluruhan realisasi produkKetika organisasi harus mengidentifikasi status produk sehubungan dengan persyaratan pemantauan dan pengukuran.Apabila mampu telusur dipersyaratkan, organisasi harus mengendalikan identifikasi khas dari produkdan merawat rekaman(lihat 4.2.4)CATATAN Dibeberapa sektor industri, manajemen konfigurasi adalah sarana yang dipakai untuk memelihara identifikasi dan mampu telusur."Lamanya waktu dalam kegiatan belajar (proses produksi) tersebut akan menuntut PT untuk dapat menelusuri berbagai proses selama kurun waktu proses belajar tersebut utamanya hal-hal yang berkaitan dengan penilaian. Oleh karena itulah PT hendaknya mengembangkan sebuah sistem untuk merekam berbagai hasil penilaian selama masa waktu mahasiswa melaksanakan proses belajar di PT. Dengan demikian nilai mahasiswa tersebut akan mampu ditelusuri dari mulai mahasiswa tersebut masuk sampai dengan mahasiswa tersebut lulus.Proses mampu telusur ini hendaknya juga dikembangkan pada berbagai sub bagian yang ada di PT. Seringkali dalam berbagai kegiatan dari unit kemampuan mampu telusur yang baik akan sangat membantu banyak hal. Misalkan saja dalam kaitan dengan perawatan sarana prasarana, akan sangat baik jika mampu telusur ini dikembangkan, sehingga setiap sarana dan prasarana diketahui dengan pasti usia, dan riwayat penggunaannya. Dengan demikian, efisiensi dan antisipasi terhadap berbagai kerusakan dapat secara dini dicegah.Terdapat perubahan pada ISO 9001:2008 pada klausul ini. Penambahan tersebut terdapat pada paragraf kedua yang berbunyi Organisasi harus mengidentifikasi status produk dengan menekankan pada persyaratan monitoring dan aturan-aturan pengukuran pada hal-hal yang melingkupi proses realisasi produk. Sedangkan pada paragraf 4 terdapat perubahan susunan kalimat. Penambahan dan perubahan tersebut bertujuan untuk memperjelas makna dari klausul ini.

PERSYARATAN SMM ISO 9001:2008 TENTANG PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENGEMBANGAN: Klausul 8 (1)

DITULIS OLEH LPMP FORUM

SABTU, 04 DESEMBER 2010 08:26

8.Pengukuran, analisis, dan perbaikan8.1Umum"Organisasi harus merencanakan dan mengimplementasikan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang diperlukan untuka)memperagakan kesesuaianpersyaratanproduk,b)memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu, danc)terus menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutuHal ini harus mencakup penetapan metode yang berlaku, termasuk teknik statistik, dan jangkauan pemakaiannya."Proses pengukuran, analisis, dan perbaikan merupakan satu proses penting yang bertujuan untuk mengetahui kondisi aktual organisasi. Pengukuran dalam organisasi utamanya digunakan untuk mengetahui tingkat ketercapaian visi organisasi. Sampai sejauh mana organisasi telah mengarah kepada visi? Apakah organisasi telah mengarah kepada visi yang ditetapkan?. Disisi lain, proses pengukuran juga harus dilakukan untuk mengetahui tingkat ketercapaian kebutuhan dan kepuasan pelanggan. Itulah sebabnya visi organisasi juga harus mampu menggambarkan kebutuhan dan kepuasan pelanggan.Dalam kaitan dengan PT, visi PT harus menyatakan tentang kapabilitas lulusan yang akan dihasilkan. Kapabilitas atau kompetensi lulusan yang akan dihasilkan tersebut hendaknya didasarkan pada kebutuhan dan harapan stakeholder, dan idealisme penyelenggaraan PT. Kebutuhan dan harapan pelanggan tersebut harus sesuai dengan standar kompetensi lulusan dalam suatu jurusan/ program studi. Proses pengukuran ketercapaian standar kompetensi tersebut di PT dilakukan melalui berbagai kegiatan penilaian bidang akademik. Mulai dari penilaian per bidang studi yang dilakukan pada setiap mata kuliah, penilaian kerja laboratorium, penilaian praktek lapangan, sampai dengan penilaian komprehensif dan ujian akhir.Selain melaksanakan pengukuran terhadap ketercapaian standar kompetensi lulusan, PT hendaknya juga melakukan berbagai proses pengukuran yang bertujuan untuk mengetahui tingkat kesesuaian sistem manajemen mutu dengan proses implementasi yang dilaksanakan oleh PT.Hasil pengukuran tersebut harus diarahkan untuk dapat memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu secara terus menerus.Dalam proses pengukuran tersebut, PT hendaknya mengembangkan berbagai instrumen yang teruji dan mampu mengukur dengan tepat tentang apa yang akan diukur. Proses pengukuran yang telah dihasilkan harus dianalisis dengan metode analisis data yang tepat. Analisa data dapat dilakukan melalui teknik analisa data kuantitatif maupun analisa data kualitatif. Hasil analisis dilaporkan kepada pihak-pihak yang berwenang.Terdapat perubahan pada ISO 9001:2008 ini, yaitu pada poin c) yang mengganti kataof the productmenjadito product requirement. Pergantian tersebut dengan tujuan untuk memperjelas maksud dari klausul tersebut.8.1Pemantauan dan pengukuran8.2.1 Kepuasan pelanggan"Sebagai salah satu pengukuran kinerja sistem manajemen mutu, organisasi harus memantau informasi yang berkaitan dengan persepsi pelanggan apakah organisasi telah memenuhi persyaratan pelanggan. Metode untuk memperoleh dan memakai informasi ini harus ditetapkanCATATAN Monitoring persepsi pelanggan dapat berasal dari sumber-sumber seperti survei kepuasan pelanggan, data pelanggan tentang pengiriman mutu produk, survei opini pelanggan, analisis tentang bisnis yang hilang, komlain, klaim dari pelanggan dan laporan dealer."Pemantauan dan pengukuran kepuasan pelanggan merupakan hal penting yang akan dapat mempengaruhi hidup atau matinya organisasi. Sebagaimana telah diketahui bahwa organisasi-organisasi akan mampu hidup terus sepanjang organisasi tersebut mampu memenuhi berbagai kebutuhan pelanggan. Jika apa yang dihasilkan oleh organisasi tersebut tidak lagi diminati atau dibutuhkan oleh pelanggan maka kematian organisasi tersebut tinggal menunggu waktu. Kondisi tersebut tidak hanya berlaku di dunia industri, namun juga di dunia pendidikan termasuk PT. Mendasarkan pada kondisi tersebut itulah, PT hendaknya selalu mengetahui bagaimana kebutuhan dan harapan pelanggan serta hubungannya dengan produk yang dihasilkan oleh PT.PT dapat mengembangkan berbagai sistem pengukuran dengan tujuan untuk mengetahui kebutuhan dan harapan pelanggan. Pelibatan wakil industri, para ulama, tokoh masyarakat, wakil pemerintah, dan wakil dari lembaga dalam penyusunan kurikulum PT merupakan wujud dari upaya PT untuk mengetahui dan mengadopsi kebutuhan dan harapan pelanggan. Demikian juga berkaitan dengan proses pembelajaran dan penilaian, pelibatan tenaga praktisi/ wakil masyarakat/ tokoh dalam kegiatan proses belajar mengajar atau penilaian merupakan upaya PT untuk mengadopsi kebutuhan dan harapan pelanggan. Namun yang seringkali dilupakan oleh PT adalah upaya untuk selalu melakukan pengukuran terhadap kepuasan pelanggan dalam upaya untuk mengetahui kebutuhan dan harapan pelanggan.Dalam institusi PT yang memiliki berbagai produk/ layanan selain produk utama PT untuk menghasilkan lulusan yang kompeten, sesuai dengan standar kompetensi lulusan yang telah ditetapkan, maka proses untuk mengetahui kepuasan pelanggan dapat dilakukan pada masing-masing produk/ layanan. Pengukuran dapat dilakukan pada unit-unit kerja yang menghasilkan produk/ layanan tersebut, misalnya kepuasan mahasiswa dalam pelayanan akademik dapat diukur melalui berbagai kegiatan pelayanan akademik. Kepuasan mahasiswa terhadap sarana dan prasaran perpustakaan dapat diukur melalui kegiatan pelayanan di perpustakaan, sedangkan kepuasan mahasiswa yangberkaitan dengan proses pembelajaran dapat diukur dari kepuasan mahasiswa terhadap proses pembelajaran yang dilakukan oleh dosen.Selain pengukuran-pengukuran kepuasan sebagaimana di atas, data-data lain juga dapat digunakan sebagai patokan dalam mengetahui kepuasan pelanggan. Data-data tersebut dapat berupa data komplain atau pengaduan, data pandangan masyarakat terhadap PT, data tentang opini masyarakat pengguna terhadap lulusan PT, data tentang daya saing PT terhadap kompetitor, ataupun data tren penerimaan mahasiswa pada setiap jurusan.Hasil dari pengukuran dan pemantauan tersebut harus menjadi perhatian utama manajemen PT. Tindak lanjut terhadap hasil pengukuran tersebut harus secara serius direncanakan sehingga kepuasan pelanggan benar-benar terjaga. Demikian pula apabila terjadi pergeseran kebutuhan dan harapan pelanggan, PT juga dengan cepat dapat mengantisipasi dan menyesuaikan.Terdapat penambahan pada klausul ini pada ISO 9001:2008. Penambahan dilakukan pada catatan yang menerangkan tentang contoh-contoh ragam proses pengukuran yang lebih banyak dan beragam dibandingkan pada ISO 9001:2000.8.2.2 Audit internalProses pemantauan dan pengukuran selanjutnya yang penting dilakukan dalam implementasi SMM ISO 9001:2008 adalah audit internal. Audit internal merupakan proses penting dalam organisasi yang bertujuan untuk mengetahui tentang berbagai hal yang berkaitan dengan organisasi itu sendiri. Jika dilihat definisinya, audit merupakan kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan) secara sistematis, obyektif dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat. Sedangkan audit internal adalah audit yang dilaksanakan didalam suatu PT oleh auditor internal yang juga karyawan PT itu sendiri. Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa yang dilakukannya dan dilaporkannya sebagai temuan. Karena hasil kerja auditor internal bukan untuk masyarakat umum, melainkan untuk kepentingan internal organisasi atau PT sendiri. Namun demikian, dalam upaya untuk meningkatkan kualitas temuan dan rekomendasi yang lebih baik pada kegiatan audit internal, PT dapat meminta tenaga akademik/ administratif dari PT lain untuk melakukan audit internal bersama-sama auditor internal suatu PT.Audit mutu internal dilakukan melalui kegiatan pengukuran atau penilaian, artinya audit merupakan proses mengumpulkan data dan informasifaktual, signifikandanrelevan.Karena merupakan proses pengukuran dan penilaian maka audit mutu internal harus mendasarkan pada fakta dan data. Fakta merupakan realita atau keadaan yang sebenarnya, yang dapat dibuktikan dan diverifikasi. Sedangan data yang relevan adalah data yang berhubungan dengan permasalahan mutu dan sistem manajemen mutu serta kepuasan pelanggan ataupun berkaitan dengan kepentingan PT secara umum."Organisasi harus melakukan audit internal pada selang waktu terencana untuk menentukan apakah sistem manajemen mutua)memenuhi pengaturan yang direncanakan (lihat 7.1), pada persyaratan standar ini dan pada persyaratan sistem manajemen mutub)diterapkan dan dipelihara secara efektifProgram audit harus direncanakan, dengan mempertimbangkan status serta pentingnya proses dan area yang diaudit, termasuk hasil audit sebelumnya. Kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit harus ditetapkan. Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memastikan keobjektifan dan ketidakberpihakan proses audit. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaan mereka sendiri.Prosedur terdokumentasi harus menetapkan definisi tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan audit, penetapan rekaman dan pelaporan hasilRekaman audit dan hasil-hasilnya harus disimpan (lihat 4.2.4)Manajemen yang bertanggung jawab atas area yang diaudit harus memastikan bahwaperlu dilakukan perbaikan dantindakanperbaikandilakukan tanpa ditunda untuk menghilangkan ketidaksesuaian dan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan. Kegiatan tindak lanjut harus mencakup verifikasi tindakan yang dilakukan dan pelaporan hasil verifikasi (lihat 8.5.2)CATATANLihat ISO 19011 untuk panduan."Secara umum, audit internal dilakukan untuk mengetahui tingkat pencapaian dan tingkat kesesuaian. Audit internal untuk mengetahui tingkat pencapaian dilakukan dengan membandingkan antara sasaran/ tujuan yang telah dirumuskan oleh suatu unit/ bagian/ fakultas pada suatu PT dengan realitas capaian yang telah dilakukan oleh PT. Sedangkan audit kesesuaian dilakukan dengan cara membandingkan antara prosedur mutu atau standard operating procedure yang telah dibuat oleh PT dengan praktek pelaksanaan yang dilakukan, atau membandingkan antara klausul-klausul yang ada di SMM ISO 9001:2008 dengan praktek pelaksanaan yang telah dilakukan oleh PT.Audit mutu internal harus dilakukan secara obyektif, artinya auditor sedapat mungkin meminimalkan unsur subyektifitas atau tidak mencampur adukkan antara fakta dengan opini. Auditor tidak terbawa emosi, misalnya takut, kasihan, benci, marah, dan sebagainya. Auditor harus melihat dan menilai persoalan apa adanya tanpa rekayasa. Kegiatan audit mutu internal merupakan kegiatan terdokumentasi, artinya semua yang dilakukan dalam proses audit mulai dari perencanaan, pelaksanaan, pelaporan dan tindak lanjut hasil audit oleh auditee harus dicatat, dan catatan dikelola dengan baik sehingga mudah ditemukan bila sewaktu-waktu diperlukan.Selain itu audit internal harus dilaksanakan secara periodik. Di PT akan lebih sesuai jika audit internal dilakukan saat menjelang perkuliahan selesai. Hal tersebut dikarenakan ketika perkuliahan hampir selesai berbagai proses inti yang ada di PT hampir keseluruhan sudah dijalankan. Pada saat tersebut pengukuran terhadap kepuasan pembelajaran, pelayanan, dan berbagai bukti-bukti pelaksanaan kegiatan pembelajaran seyogyanya ada dan telah dibuat oleh dosen. Demikian juga berbagai kegiatan penilaian juga sudah dilakukan oleh dosen.Berbagai instrumen audit harus disiapkan terlebih dahulu sebelum dilaksanakannya kegiatan audit ke lapangan. Instrumen-instrumen dapat dikembangkan dari dokumen-dokumen yang ada di PT maupun dokumen SMM ISO 9001:2008. Instrumen tersebut dapat berupacheklistatau daftar observasi. Adanya pembuatan instrumen tersebut juga dapat berfungsi sebagai kegiatan desk audit dan kegiatan untuk memahami berbagai dokumen yang diimplementasikan di PT.Proses audit internal pada PT yang besar dapat dilakukan tidak hanya mendasarkan pada skup fisik, misalnya fakultas A, B, C dan unit X, Y, Z tapi dapat pula dilakukan audit internal dengan mendasarkan pada tema-tema tertentu, misalnya audit internal pada wilayah pembelajaran, praktek laboratorium, pelayanan administrasi, perawatan infrastruktur, penerimaan mahasiswa baru atau tema-tema lainnya. Pengambilan tema audit internal dapat dilakukan dengan mendasarkan kebijakan yang ingin dicapai oleh PT pada tahun berjalan, atau fokus dari kegiatan yang ada di PT.Pada ISO 9001:2008 ini terdapat beberapa perubahan dibandingkan dengan SMM ISO 9001:2000. Perubahan pertama berkaitan dengan perbaikan kalimat pada paragraf ke dua, kemudian terdapat penambahan paragraf yang berbunyi Prosedur terdokumentasi harus menetapkan definisi tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan audit, penetapan rekaman dan pelaporan hasil.Penambahan ini dimasudkan untuk memperjelas maksud dari paragraf tiga yang dihilangkan. Bunyi paragraf yang dihilangkan adalah the responsibilities and requirements for planning andconducting audits, and for reporting results and maintainingrecords (see 4.2.4) shall be define in a documented procedure. Selain itu terdapat pula penambahan paragraf yang berbunyi Rekaman audit dan hasil-hasilnya harus disimpan (lihat 4.2.4).Pada paragraf terakhir terdapat penambahan kalimat segala kebutuhan pembetulan dan perbaikan yang bertujuan untuk menjelaskan bahwa sebelum dilakukannya tindakan koreksi perlu dilakukan penentuan tindakan perbaikan segera.