PEDOMAN PENERAPAN ISO 9001:2015 KLAUSUL 7.5...

UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5

PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

16-04-2018

PENGENDALIAN DOKUMEN PEDOMAN SMM ISO 9001:2015

KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI

DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

1 dari 20

PEDOMAN

PENERAPAN ISO 9001:2015

KLAUSUL 7.5

PENGENDALIAN DOKUMEN

Pengesahan

Disiapkan Oleh Diperiksa Oleh Disahkan Oleh

Dr. H. Jaja Suteja, SE., M.Si H. Rasman Sonjaya, S.Sos. M.Si. Prof. Dr. Ir. H. Eddy Jusuf Sp., M.Si, M.Kom

Wakil Rektor I Ketua SPI Rektor

Dokumen Sistem Mutu ini milik UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG dan TIDAK DIPERBOLEHKAN

dengan cara dan alasan apapun membuat salinan tanpa seijin Ketua Satuan Penjaminan Mutu


No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5


16-04-2018



DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

2 dari 20

7.5 PENGENDALIAN DOKUMEN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Tujuan

Mengatur sistem pengendalian dokumen meliputi penomoran, pengelompokan,

pengesahan, pendistribusian, revisi serta penyimpanan agar dokumen terkendali.

Titik Kritis dari pengendalian dokumen adalah revisi versi.

1.2. Ruang Lingkup

1.2.1 Berlaku terhadap seluruh dokumen sistem mutu yang ada serta digunakan oleh

Universitas Pasundan Bandung.

1.2.2 Proses yang dikelolal meliputi :

a) Penyimpanan Dokumen Mutu yang Baru

b) Pencatatan Dokumen Kadaluwarsa

c) Pencatatan Revisi Dokumen Mutu (Yang Lama Kadaluwarsa dan

Diganti dengan yang baru).

d) Pendistribusian Dokumen Baru/Revisi kepada unit kerja terkait

e) Pengaksesan Dokumen Mutu yang Terkendali oleh unit kerja.

1.3. Referensi

- ISO 9001:2015 Klausul 7.5

- Manual Mutu Universitas Pasundan Bandung

1.4. Definisi.

- Dokumen Internal : Segala dokumen terkait SPMI yang diterbitkan dari internal

Universitas Pasundan.

- Dokumen Eksternal : Segala dokumen dari luar Universitas Pasundan yang

dijadikan acuan dalam menyusun dokumentasi sistem mutu atau dalam

melaksanakan proses bisnis.

- Dokumen Induk : Segala dokumen sistem mutu yang diterbitkan dari Universitas

Pasundan dan dipakai dalam melaksanakan pekerjaan.

- Dokumen Terkendali : Segala salinan dokumen induk yang distribusinya

dikendalikan oleh Sekretariat SPM; artinya dokumen tersebut harus update jika ada

perubahan / revisi.


No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5


16-04-2018



DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

3 dari 20

- Dokumen Tak Terkendali : Segala salinan dokumen induk yang distribusinya tidak

dikendalikan oleh Sekretariat SPM; artinya jika ada perubahan / revisi atas dokumen tersebut, Sekretariat SPM tidak mengeluarkan salinan terbaru.

- Dokumen Kadaluarsa : Segala dokumen yang pernah diterbitkan dan kemudian

tidak dipakai lagi dalam melaksanakan pekerjaan.

- Aplikasi Monev SPI : adalah perangkat lunak aplikasi yang digunakan untuk

pelaksanaan SPMI di UNPAS.

1.5. Penanggung Jawab

1.5.1 Ketua lembaga/Unit Kerja bertanggung jawab dalam :

a) Mengakses dokumen internal selalu dari aplikasi Monev SPI

b) Mensosialisasikan perubahan dokumen internal kepada staf akademik maupun non

akademik terkait perubahan dokumen internal yang berdampak pada pelaksanaan

proses bisnis.

1.5.2 Sekretariat SPM bertanggung jawab dalam :

a. Menyimpan & mendistribusikan dokumen induk internal yang baru.

i. Dokumen master soft copy

ii. Dokumen master hard copy

iii. Dokumen yang didistribusikan secara hard copy

iv. Dokumen yang didistribusikan secara soft copy

b. Menarik dokumen internal yang kadaluarsa

c. Menyimpan & mengendalikan dokumen eksternal

1.6. Ketentuan Umum

1. Pengelolaan dokumen mutu dilakukan secara fisik (hard copy) dan soft

copy. Dokumen fisik adalah tidak terkendali sedangkan soft copy

merupakan dokumen terkendali setiap saat.

2. Dokumen fisik akan diperbarui edisinya dan didisgtribusikan kembali

setiap 5 tahun sekali sedangkan dokumen dalam bentuk soft copy

didistribusikan secara online melalui aplikasi Monev SPI dan diupdate

secara real time.

3. Identitas kendali dokumen tertera pada watermark dari dokumen

tersebut. Ada dua jenis watermark :

a. Untuk dokumen yang masih aktif : “ dokumen online ini terkendali,

namun versi cetaknya kategori tidak terkendali”

b. Untuk dokumen yang kadaluwarsa : “dokumen online ini sudah

kadaluwarsa.


No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5


16-04-2018



DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

4 dari 20

4. Dokumen Sistem Mutu yang diterapkan adalah sebagai berikut :

a. Kebijakan Mutu b. Sasaran Mutu

c. Rencana Mutu

d. Manual Mutu

e. Prosedur Mutu

f. Instruksi Kerja

g. Dokumen pendukung yang terdiri dari: Formulir, Lembar kerja, dokumen

eksternal dan arsip

5. Selain dokumentasi Sistem Mutu yang telah disebutkan di atas, dikenal pula

beberapa dokumen formal yang berlaku & diterapkan di Universitas Pasundan

sebagai acuan pelaksanaan proses akademik, beberapa dokumen tersebut antara

lain :

a. Statuta

b. Visi dan Misi

c. Rencana Strategis

d. Kebijakan Akademik

e. Standar Akademik


No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5


16-04-2018



DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

5 dari 20

BAB II

PROSEDUR PENGENDALIAN RECORD CATATAN MUTU

2.1. Prosedur Pengendalian dan Distribusi Dokumen Softcopy Baru

Penyiapan

Dokumen Softcopy

1. Setelah sebuah dokumen mutu secara substansi disetujui dan

disahkan, maka Sekretariat SPM membuat dokumen mutu

dengan watermark “Aktif, Terkendali ketika didownload dan

tidak terkendali ketika dicetak “ dalam bentuk Word dan Pdf.

▼

Pengelolaan

Master Soft copy

Dokumen Mutu

Internal

2. Sekretariat SPM menyimpan softcopy dokumen mutu dalam

bentuk Word dan Pdf pada hard disk dan selalu mengupdate

penyimpanan tersebut setiap ada perubahan dokumen mutu pada

aplikasi monev.

▼

Entry Dokumen

Baru ke Aplikasi

Monev SPI

3. Sekretariat SPM mengentry identitas dari dokumen mutu yang

baru ke dalam aplikasi Monev. Selanjutnya file PDF dari

dokumen mutu tersebut di upload dan diatur distribusi hak

aksesnya ke unit kerja terkait.

▼

Sosialisai dokumen

baru kepada unit

kerja terkait

melalui surat

4. Sekretariat SPM membuat surat fisik kepada unit kerja terkait

tentang dokumen mutu yang baru tersebut dengan melampirkan

identitas dokumen yang baru dalam surat tersebut. Selanjutnya


No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5


16-04-2018



DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

6 dari 20

2.2. Alur Proses Pendistribusian Dokumen FISIK (TIDAK TERKENDALI)

Penggandaan Fisik

Dokumen Master

dan Cap

Terkendali

1. Dokumen Sistem Mutu yang akan didistribusikan secara fisik

adalah Dokumen Master yang di gandakan, diberi stempel

“TIDAK TERKENDALI” dan nomor distribusi pada lembar

pengesahannya.

▼

Distribusi

Dokumen Fisik

2. Dokumen sistem mutu didistribusikan oleh Sekretariat SPM pada

Lembaga yang berkepentingan terhadap dokumen tersebut sesuai

dengan Matriks Distribusi Dokumen.

▼

Serah Terima

Dokumen dengan

Form Distribusi

3. Pendistribusian dokumen fisik sistem mutu dilakukan dengan

menggunakan form Distribusi Dokumen sebagai bukti

penerimaan atau penarikan dokumen.

▼

Distribusi

Dokumen

Eksternal

4. Untuk dokumen eksternal yang berupa Peraturan atau

Perundang-undangan, didistribusikan dalam status “TIDAK

TERKENDALI” dan tidak perlu ditarik kembali jika ada

peraturan baru yang terbit.

2.3. Alur Proses Revisi Dokumen

Usulan Perubahan

Dokumen

1. Setiap karyawan boleh mengajukan usulan perubahan Prosedur

Mutu, Instruksi Kerja dan Dokumen lain dengan tujuan untuk

meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja.

▼


No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5


16-04-2018



DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

7 dari 20

Koordinasi dengan

bagian lain

2. Usulan perubahan Prosedur Mutu yang mempengaruhi bagian

lain harus dikoordinasikan dengan bagian-bagian yang terkait dengan dokumen tersebut.

▼

Peninjauan Usulan

Perubahan

Dokumen

3. Usulan perubahan dokumen ditinjau oleh pembuat dokumen dan

disetujui oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan table

kewenangan pengesahan dokumen.

▼

Pengajuan

Perubahan

4. Usulan perubahan dokumen diajukan dengan menggunakan form

Permintaan Perubahan Dokumen.

▼

Pemberian nomor

revisi dan tanggal

baru.

5. Dokumen yang telah disetujui di proses oleh Sekretariat SPM,

diberi nomor revisi baru dan tanggal berlaku baru.

a. Bila nomor revisi telah mencapai 10 maka dokumen tersebut

harus diterbitkan ulang dan kembali ke revisi 00.

b. Untuk perubahan yang bersifat redaksional atau perubahan

dengan tanpa mengubah kandungan materi prosedur

operasional atau instruksi kerja, tidak dilakukan revisi.

▼

Pengesahan

Dokumen

6. Pengesahan kembali dokumen sistem mutu dilakukan sesuai

dengan Tabel Kewenangan Pengesahan Dokumen.

Up Date Daftar

Dokumen Master

7. Sekretariat P2M memperbaharui Daftar Dokumen Master dan

memberi stempel “DOKUMEN Master” pada lembar

pengesahan dokumen hasil revisi yang telah disetujui, dan

melakukan pencatatan point-point dokumen yang dirubah

dengan menggunakan form Riwayat Perubahan Dokumen.

▼

Distribusi

Dokumen

8. Penggandaan dokumen Induk dan Riwayat Perubahan

Dokumen, sesuai dengan kebutuhan distribusi dokumen yang

tercantum dalam Matriks Distribusi Dokumen.


No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5


16-04-2018



DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

8 dari 20

2.4. Alur Proses Dokumen Kadaluarsa.

Penarikan

Dokumen

Kadaluarsa

1. Apabila dokumen yang telah direvisi diberlakukan, maka

dokumen “DOKUMEN TERKENDALI” yang telah kadaluarsa

harus ditarik dan dilakukan tindakan tertentu oleh Sekretariat

KPM untuk menjaga penggunaan yang tidak disengaja.

▼

Pengecapan

Dokumen

Kadaluarsa

2. Dokumen Master yang kadaluarsa diidentifikasi dengan

stempel “DOKUMEN KADALUARSA” dan disimpan oleh

sekretariat SPM.

▼

Pencatatan

Dokumen

Eksternal

3. Dokumen Eksternal yang dijadikan acuan dalam penyusunan

dokumen atau dipakai sebagai acuan pelaksanaan pekerjaan

dicatat

▼

Sosialisasi

Dokumen

Kadaluwarsa

4. Sekretaris SPM membuat surat pemberitahuan tentang

dokumen yang dinyatakan kadaluwarsa

2.5. Bentuk dan Warna Stempel

- Bentuk-bentuk stempel yang digunakan baik stempel “DOKUMEN MASTER“,

“DOKUMEN TERKENDALI“, “DOKUMEN TIDAK TERKENDALI“,

“DOKUMEN KADALUARSA“ sesuai dengan Contoh Stempel Pengendalian

Dokumen terlampir.

- Watermark pada dokumen SoftCopy “Status Dokumen :

AKTIF/KADALUWARSA ; Dokumen ini Terkendali saat Anda download; namun

jika di sudah di download dan dicetak menjadi tidak terkendali”

- Warna stempel dipakai selain hitam untuk stempel “DOKUMEN MASTER“,

“DOKUMEN TERKENDALI“, “DOKUMEN TIDAK TERKENDALI“,

“DOKUMEN KADALUARSA“ Pemakaian stempel berwarna dimaksudkan

untuk membedakan antara dokumen asli dan hasil foto copy.


No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5


16-04-2018



DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

9 dari 20

2.6. Dokumen Terkait

1) Metode Penomoran Dokumen

2) Tabel Aturan Kewenangan Pengesahan Dokumen

3) Contoh Stempel.

4) Daftar Dokumen Induk

5) Daftar Dokumen Eksternal

6) Matriks Distribusi Dokumen

7) Penyerahan Dokumen

8) Permintaan Perubahan Dokumen

9) Riwayat Perubahan Dokumen

10) Daftar Dokumen (per Bagian)


No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5


16-04-2018



DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

10 dari

20


No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5


16-04-2018



DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

11 dari

20


No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5


16-04-2018



DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

12 dari

20


No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5


16-04-2018



DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

13 dari

20


No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5


16-04-2018



DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

14 dari

20


No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5


16-04-2018



DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

15 dari

20


No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5


16-04-2018



DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

16 dari

20


No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5


16-04-2018



DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

17 dari

20


No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5


16-04-2018



DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

18 dari

20


No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5


16-04-2018



DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

19 dari

20


No. Dokumen :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5


16-04-2018



DENGAN SNPT

Revisi :

02

Hal :

20 dari

20

PEDOMAN PENERAPAN ISO 9001:2015 KLAUSUL 7.5...

Documents

Transcript of PEDOMAN PENERAPAN ISO 9001:2015 KLAUSUL 7.5...