Pengukuran Tingkat Kematangan ULP dan Persiapan Lelang ... Kematangan ULP dan Persiapan...PENGUKURAN...

Biro PBMN dan Layanan PengadaanSekretariat JenderalKEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

Pengukuran Tingkat Kematangan ULP danPersiapan Lelang Dini TA. 2018di Lingkungan Kementerian PUPRSolo, 15 September 2017

Outline PENGUKURAN TINGKAT KEMATANGAN ULP

– Latar Belakang

– Tujuan

– Variabel

– Manfaat yang Diharapkan

– Hasil Pengukuran

LELANG DINI

– Profil PBJ Kementerian PUPR

– Percepatan PBJ

– Rencana Aksi

– Capaian Lelang Dini 2017

KELEMBAGAAN PBJ

– Kondisi saat ini

– Harapan ke depan

PENDUKUNG ULP

– Alokasi Dana ULP

– Kegiatan ULP

JABATAN FUNGSIONAL PENGELOLA PBJ

SISTEM PBJ TERINTEGRASI

PENUTUP http://ulp.pu.go.id || [email protected]

1PENGUKURAN

TINGKAT KEMATANGAN

ULP

LATAR BELAKANG

Tujuan

• Memperoleh gambaran terkait level kematangan

organisasi ULP Kementerian PUPR

• Memetakan level organisasi ULP

• Meningkatkan level kematangan organisasi ULP

• Memberikan layanan terstandar di seluruh ULP

• Pelaksanaan PBJ yang optimal

Bagaimana caranya ?

• Form Self Assessment dari LKPP

• Verifikasi bukti fisik

• Penyiapan roadmap peningkatan kematangan

target 2019 minimal level ?

• Monev pelaksanaan roadmap

Dasar Form

Assessment

• Capability Maturity Model Integration (CMMI) is a

process level improvement training and appraisal

program. Administered by the CMMI Institute, a

subsidiary of ISACA, it was developed at Carnegie

Mellon University (CMU).

CMMI Maturity Level

Fokus 4 Variabel

• Organisasi

• Tata Laksana

• SDM

• Manajemen

Contoh Pengukuran Tingkat Kematangan ULP

Variabel : Organisasi

Sub Variabel : Struktur

Manfaat yang diharapkan

• Setiap ULP mulai menyadari apa yang seharusnyadilakukan/dimiliki oleh organisasi ULP agar proses PBJ dapat berjalan dengan optimal

• Setiap ULP melakukan langkah untuk perbaikandengan guideline yang seragam dan diharapkanroadmapnya tidak terlalu berbeda

• Proses monev terkait peningkatan level organisasiULP dapat menjadi lebih efektif dan efisien karenavariabel sudah terdefinisi dan disepakati bersama

• Terjadi proses sharing antar ULP terkait best practices yang dilakukan di organisasi ULP

Hasil Pengukuran Tingkat Kematangan ULP

Di Lingkungan Kementerian PUPR

ULP Kementerian PUPR berada pada level kematangan

yang beragam namun beberapa sub variabel masih berada

pada level kematangan 1 (satu) sehingga secara

keseluruhan level kematangan ULP Kementerian PUPR

berada pada level 1 (satu)

Rencana Aksi yang akan dilakukan pada tahun ini adalah

meningkatkan tingkat kematangan organasasi ULP yang

semula berada pada level 1 menjadi level 2

2

2

2

2

2

2

2LELANG DINI

Profil PBJ Kementerian PUPR

Hampir 75%anggaran

Kementerian PUPR

kontraktual

2017: Lebih dari 12,670 paketSekitar 75 Triliun Rupiah

Proses Pemilihan

internal35 Unit Layanan Pengadaan (1 Kantor Pusat + 34 provinsi)

860 Kelompok Kerja (Pokja) ULP2,925 anggota Pokja ULP

externalPenyedia Jasa 25,000

Tersebar seluruh Indonesia

SpreadIndonesian

Wide

MYC LanjutanRp 20 T

538 paket

MYC baruRp 7 T

353 paket

TahunanRp 46 T

11.783 paket

*MYC=Multiyears Contract

Tersebar seluruh Indonesia

Strategi Percepatan Pengadaan

1. Regulasi 2. TIK

Teknologi Informasi dan Komunikasi

3. Online Monev

PBJ yang efektif dan efisien

Surat Edaran Menteri Persiapan Pelelangan Dini

Kunci :Komitmen Pimpinan

Fokus: Regulasi,

TIK, Monev

1. Tujuan Surat Edaran:- Dasar hukum untuk

pelaksanaan lelang dini- Panduan apa yang harus

dilakukan dalam lelang dini terdapat rencana aksi

2. Reminder penting:- Memasukkan kondisi dalam

dokumen lelang bahwa “JIKA DANA TIDAK TERSEDIA DI DIPA LELANG GAGAL DAN PENYEDIA TIDAK MENDAPAT GANTI RUGI APAPUN”

- Tanda tangan kontrak di bulan Januari TA Berjalan

1. Memulai ePrcurement sejak 2002

2. Implementasi eProcurement bertahap- Level transaksi elektronik- Wilayah cakupan (tergantung kondisi

SDM)

3. Solusi TIK terintegrasi dari perencanaan, tender dan monev.

1. Laporan rutin (mingguan) kePak Menteri dan Sekjen

2. Mendeteksi permasalahan

W3,07-TA-1

Surat Edaran Menteri Memulai Pelaksanaan Lelang Dini

Implementasi Integrasi Sistem Pengadaan Barang dan Jasa

W4,08-TA-1 : W3, 09-TA-1

SEPANJANG TA

Terkontrol dengan online progres ke Menteri “efek psikologis termonitor setiap saat”

SEPANJANG TA

Arahan LangsungSetiap Raker

Di Bulan Agustus TA-1

Percepatan Pengadaan

Percepatan Pengadaan 2017

Arahan Langsung Menteri PUPR

di Raker Satker tgl 30 Agustus 2016

Arahan Langsung Menteri PUPR

di Raker Satker tgl 29 Agustus 2017

Percepatan Pengadaan

Dalam menyusun dokumen pemilihan penyedia barang/jasa agar dicantumkan ketentuan bahwa apabila alokasi dalam dokumen anggaran (DIPA TA. 2018) yang disahkan tidak tersedia dan/atau tidak mencukupi, maka Pengadaan Barang/Jasa dapat dibatalkan dan Penyedia Barang/Jasa tidak dapat menuntut ganti rugi dalam bentuk apapun;

SPPBJ dan penandatanganan kontrak PBJ dilakukan setelah DIPA TA. 2018 disahkan;

Untuk lebih meningkatkan kualitas proses pemilihan penyedia barang/jasa, agar terus dipantau dan diawasi proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa, sehingga tetap memegang prinsip pengadaan barang dan jasa seperti efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif, dan akuntabel, serta memegang teguh etika pengadaan;

Kepala ULP agar menyiapkan alokasi anggaran dan sarana prasarana sesuai dengan Keputusan Menteri Nomor 602/KPTS/M/2016;

Kendala yang dihadapi selama lelang dini TA. 2017 agar dapat diantisipasi sehingga tidak terjadi lagi dalam pelaksanaan lelang dini TA. 2018

Hal-hal lain yang diatur dalam Surat Sekjen No. KU 0301-Sj/600

Kendala Selama Pelaksanaan Lelang Dini TA. 2017

Umum

• Pembahasan anggaran baru dapat diselesaikan di Bulan Oktober;

• Belum ada target lelang dini di Satuan Kerja;

• Pola kerja Pengadaan yang relatif masih sama.

Teknis

• Kesiapan Dokumen Standar Teknis yang menjadi acuan untuk

pelelangan terlambat;

• Kebijakan teknis terkait pengadaan muncul di bulan November 2016,

seperti kebijakan penggunaan metode konstruksi/material tertentu

yang berakibat harus dilakukan perhitungan ulang HPS;

• Desain dan EE dari Satker Perencanaan (P2JN) belum siap;

• Mekanisme penyerahan desain/prototype dari Pusat kepada Satker

wilayah tidak formal (hanya pemberian softcopy desain/prototype)

mengakibatkan keragu-raguan untuk menggunakan desain tersebut;

• Readiness kesiapan lokasi dan persyaratan lokasi dari Pemda

terlambat;

• SBU/SIUJK penyedia jasa sudah habis masa berlakunya.

RENCANA AKSI LELANG DINI TA 2018

Capaian Lelang Dini TA 20174.791 paket

32 T

Pengumuman

Okt-Des4.791 paket (43%)

32 T (66%)

*PERSENTASE DARI PAKET LELANG TAHUNAN + MYC BARU

Selesai Lelang

Des-Jan3.000 paket (60%)*

18 T (56%)*

*PERSENTASE DARI PAKET LELANG DINI

Kontrak

Jan1.900 paket (40%)*

13 T (40%)*

*PERSENTASE DARI PAKET LELANG DINI

26% dari

Total Pagu Paket Tahunan + MYC BARU

8,4 T2016

PERCEPATAN PENYERAPAN ANGGARAN

PenyerapanAnggaran

PengumumanLelang

Percepatan

2,561

1,581

1,065

412

124 63

0

500

1,000

1,500

2,000

2,500

3,000

Oktober 2017 November 2017 Desember 2017 Januari 2018 Februari 2018 Maret 2018

Pake

t

Bulan

Rencana Lelang Dini Kementerian PUPR TA. 2018Per Paket

Status Data : eMonitoring tanggal 13 September 2017

TOTAL PAKET = 5.806

14,751

10,327

6,488

2,069

387 680

0

2,000

4,000

6,000

8,000

10,000

12,000

14,000

16,000

Oktober 2017 November 2017 Desember 2017 Januari 2018 Februari 2018 Maret 2018

Pagu

Mill

ion

s

Bulan

Rencana Lelang Dini Kementerian PUPR TA. 2018Per Pagu Anggaran

Status Data : eMonitoring tanggal 13 September 2017

TOTAL PAGU ANGGARAN = 34.701.609.799

3Kelembagaan

PBJ

Organisasi PBJ Saat Ini

Pusdatin

1 ULPKantor Pusat

oleh Biro PBMN dan LP

34 ULPWilayah

Per Provinsioleh

6 Balai Pelaksanaan Jalan Nasional(Ditjen Bina Marga)

dan

26 Balai Wilayah Sungai (Ditjen Sumber Daya Air)

Total 35 ULP

Keputusan Menteri PUPR No. 602/KPTS/M/2016Tentang Penetapan Unit Layanan PengadaanKementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

Organisasi ULP Saat Ini

STRUKTUR ULP

Kepala Biro/Balai

Kepala Bag/Sub TU

Hubungan Kerja ULP Kementerian PUPR

ARAH KEBIJAKAN SDM PBJ

Sebelumnya/Saat Ini Yang Diperlukan

Panitia/ Ad-hocAnggota Pokja dari Satker

Permanen/ BerkelanjutanAnggota Pokja dari unit PBJ

Sampingan & rawan intervensiPokja merangkap pegawai Satker (pekerjaan sampingan), potensi konflik kepentingan

Profesional & mandiriPokja pegawai unit PBJ, full time, tidak ada kepentingan

Tidak focusPekerjaan utama di Satker selain pekerjaan sambilan di Pokja

FokusPekerjaan utama fokus di unit PBJ

Tidak ada pengakuan kompetensiAnggota Pokja bisa diisi oleh pejabat maupun pelaksana manapun di Satker

Ada pengakuan kompetensiAnggota Pokja JFT PBJ yang dibekali kompetensi profesi, sertifikasi, dan diakui keahliannya

Tidak ada karierKeanggotaan Pokja tugas tambahan, sewaktu-waktu bisa dicopot

Jenjang karirJFT PBJ memiliki jenjang dan kepastian karier dengan Angka Kredit

KELEMBAGAAN IDEAL

Center Of Exellence PBJP

Menjadi lembaga yang mandiri, permanen dan struktural1

2 Memiliki anggaran yang memadai

3Sebagian besar atau seluruh anggota kelompok kerja telah diangkat sebagai Pejabat Fungsional PPBJ dan/atau memiliki kompetensi PBJ

4

Perluasan peran : tidak saja terbatas sebagai penyelenggara proses pemilihan penyedia, namun mampu menjadi pembina stakeholder dan sebagai pusat informasi pengadaan barang/jasa pemerintah

ARAH KEBIJAKAN KELEMBAGAAN PBJ

ASPEK BIRO PUSAT DIREKTORAT

Alokasi Fungsi Ideal

Terdiri dari maksimal 4 (empat) bagian

Terdiri dari maksimal 1 (satu) bagian dan 2 (dua) bidang, sehingga untuk mensupport kekurangan fungsi bidang maka ditambah dengan 1 (satu) Balai di Pusat.

Terdiri dari maksimal 4 (empat) Subdit dan satu Subbagian Tata Usaha

SDM

Kebutuhan hanya utk mengisi formasi Biro

(tidak perlu perekrutan SDM ULP di Provinsi karena ULP bersifat ad hoc)

Pada tahap awal, kebutuhan hanya utk mengisi formasi Pusat dan Balai

Selanjutnya dibutuhkan penambahan SDM mengikuti penambahan UPT /ULP Mandiri

Kebutuhan hanya utk mengisi formasi Direktorat

(tidak perlu perekrutan SDM ULP di Provinsi karena ULP bersifat ad hoc)

Sarana Prasarana

Hanya untuk di Biro Selain utk Pusat dan 1 Balai pada tahap awal, selanjutnya dibutuhkan penambahan sarana dan prasarana di daerah mengikuti penambahan UPT

Hanya untuk di Direktorat

Independensi &

Kemandirian

Kurang independen dan mandiri

Lebih independen dan mandiri

(struktur tidak berada di bawah Es 1, jabatan tdk dirangkap)

Kurang independen dan mandiri

Penguatan Struktur

Organisasi

Tidak dapat menambah UPT

Dapat menambah UPT Dapat menambah UPT

Pengelolaan karier dan

kompetensi

Tersebar Fokus Tersebar

PERBANDINGAN UMUM

PERBANDINGAN JENIS ULP

Organisasi Jenis ULP

Biro Direktorat

ULP Adhoc (Eksisting)

Pusat ULP Mandiri (Independen)

ULP ADHOC (Eksisting) ULP MANDIRI (Independen)

Struktur menempel pada Balai/Balai Besar

Struktur berdiri sendiri

Keanggotaan Pokja dari orang Satker yang merangkap

Keanggotaan Pokja independen diluar struktur Satker

Seluruh tahapan pengadaan punya potensi dilakukan oleh orang yang sama karena rangkap keanggotaan

Ada pembagian wewenang dengan Satker dalam masing-masing tahapan pengadaan

Implementasi fungsi ULP sangat terbatas Implementasi fungsi ULP secara ideal

Kinerja kurang optimal karena pegawainya merangkap

Kinerja lebih optimal karena pegawainya fokus

Potensi konflik kepentingan karena rngkap anggota cukup besar

Potensi konflik kepentingan dapatdiperkecil karena bukan rangkap anggota

ALTBENTUK ORGNSS

KELEBIHAN KEKURANGAN

I BIRO

o Penyesuaian bentuk kelembagaannya lebih mudah karena format Biro adalah format yang baku.

o ULP Ad Hoc, sehingga tidak memerlukan tambahan sumber daya di daerah.

o Fungsi layanan PBJ sebagai technostructure tidak dapat dijalankan oleh Biro (supporting).

o Saat ini jumlah Biro sudah maksimal (7 Biro sesuai Perpres No.7 Tahun 2015 Pasal 12 Ayat 1), sehingga pembentukan Biro PBJ akan mengeliminasi eksistensi Biro eksisting.

o Berada di bawah struktur Eselon I, sehingga kurang independen.

o Tidak ada peluang untuk menambah struktur operasional.

o Bentuk ULP Adhoc secara struktur tidak mandiri/independen.

SUMMARY …(1)

ALTBENTUK

ORGANISASIKELEBIHAN KEKURANGAN

II PUSAT

o hasil kesepakatan di Jakarta Forum I oleh MCA-Indonesia bahwa PBJ adlh fungsi technostructure, bentuk Pusat sesuai.

o Pusat secara struktur langsung dibawah Menteri. Hal ini sejalan dengan arah pengembangan LKPP dan MCAI yang menginginkan unit organisasi PBJ bersifat mandiri.

o Dapat menambah struktur operasional dalam bentuk UPT.

o Fleksibel, karena dapat dibentuk dan dibubarkan sesuai kebutuhan.

o ULP lebih Independen dengan struktur yang mandiri.

o Jumlah unit eselon III Pusat hanya 3 (tiga) unit, lebih sedikit jika dibanding bentuk Biro dan Direktorat.

o Masih diperlukan penambahan sumber daya ke depan untuk pembentukan ULP mandiri.

III DIREKTORAT

o Struktur telah tersedia karena merupakan restrukturisasi tugas fungsi dari Direktorat Jenderal Pembiayaan Perumahan.

o Sama seperti Pusat, terdapat peluang untuk menambah struktur operasional.

o Fungi technostructure yang diamanatkan kepada struktur yang menjalanan fungsi operating core (Direktorat), akan menurunkan kapasitas fungsi pelayanan eksternal yang dimiliki.

o Berada di bawah struktur Eselon I, sehingga kurang independen.

SUMMARY …(2)

4PENDUKUNG

ULP

Alokasi Dana ULPKEPMEN PUPR NOMOR 602/KPTS/M/2016 TENTANG PENETAPAN UNIT LAYANAN PENGADAAN KEMENTERIAN PUPR

Semua Biaya yang timbul sebagai akibat dikeluarkannyaKeputusan ini dibebankan pada Unit Kerja dan SatuanKerja yang bersangkutan. Unit Kerja Biro/BalaiBesar/Balai yang ditugaskan sebagai ULP wajibmenyediakan alokasi dana yang memadai untukoperasional dan pengembangan ULP.

SURAT SEKJEND NO KU 0301-Sj/600 TENTANG PERSIAPAN PELAKSANAAN PELELANGAN DINI TA. 2018

Kepala ULP agar menyiapkan alokasi anggaran dansarana prasarana sesuai dengan Keputusan MenteriNomor 602/KPTS/M/2016 tentang Penetapan UnitLayanan Pengadaan Kementerian Pekerjaan Umum danPerumahan Rakyat

5JABFUNG

PENGELOLA PBJ

Untuk menjamin kompetensinya, JF PPBJ akan

mendapatkan Pendidikan dan Pelatihan dengan

Kurikulum yang mengacu pada Standar Kompetensi Kerja Nasional IndonesiaPengadaan Barang/Jasa

(SKKNI PBJ)serta harus mengikuti dan lulus

Uji Kompetensi

Pejabat Fungsional Pengelola PBJ dapat bertugas sebagai

Pokja ULP, Pejabat Pengadaan, PPK/Staf PPK, Staf PA/KPA

JF Pengelola PBJ merupakan JFT Keahlian yang terdiri dari:1. JF PPBJ Tk. Pertama2. JF PPBJ Tk. Muda3. JF PPBJ Tk. Madya

Ruang lingkup tugas, meliputi:1. Perencanaan Pengadaan2. Pemilihan Penyedia3. Manajemen Kontrak 4. Manajemen Informasi Aset

?

Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

Jenjang Jabatan (Pangkat & Golongan Ruang) JF PPBJ

Penata Muda (III/a)

Penata Muda Tk.1 (III/b)

Penata (III/c)

Penata Tk.1 (III/d)

Pembina (IV/a)

Pembina Tk.1 (Iv/b)

Muda

Madya

Pertama

Pembina Utama Muda (IV/c)

Penetapan Jenjang Jabatan danPangkat mengacu pada

Lampiran II PermenPAN-RB 26/2016 tentang PengangkatanPNS dalam Jabatan Fungsionalmelalui Penyesuaian/Inpassing

Unit Kompetensi JF PPBJ

1. Mengkaji Ulang Paket

Pengadaan Barang/Jasa

2. Memilih penyedia

Barang/Jasa

3. Menyusun Rancangan Kontrak


4. Menyusun Dokumen


5. Melakukan Kualifikasi Penyedia

Barang/Jasa

6. Menyampaikan Penjelasan

Dokumen Pengadaan

Barang/Jasa

7. Mengevaluasi Dokumen

Penawaran

8. Mengelola Sanggahan

9. Melakukan Negosiasi

1. Menyusun Spesifikasi Teknis

2. Menyusun Harga Perkiraan

3. Melakukan Evaluasi Kinerja

Penyedia Barang/Jasa

4. Melakukan Finalisasi Dokumen

Kontrak Pengadaan

Barang/Jasa

5. Menyusun Rencana

Pengelolaan Kontrak


6. Mengendalikan Pelaksanaan

Kontrak Pengadaan Barang/

Jasa

7. Melakukan Penerimaan Hasil


8. Mengelola Risiko

1. Menelaah Lingkungan


2. Melakukan Penyelarasan

Kebijakan Pengadaan Barang/

Jasa

3. Merumuskan Organisasi


4. Menyusun Kebutuhan dan

Anggaran Pengadaan

Barang/Jasa

5. Membentuk Tim Pengelolaan

Kontrak Pengadaan

Barang/Jasa

6. Mengelola Kinerja

JF PPBJ Pertama JF PPBJ Muda JF PPBJ Madya

Unit Kompetensi JF PPBJ

Penetapan Kebutuhan JF PPBJ

Menteri PAN-RB menyampaikan hasil penetapan kebutuhan JF PPBJ per jenjang kepada PPK dengan tembusan Kepala BKN dan LKPP

Menteri PAN-RB menetapkan kebutuhan JF PPBJ per jenjang pada setiap Instansi Pemerintah berdasarkan pertimbangan Kepala BKN dan memperhatikan pendapat Menteri Keuangan

LKPP menyampaikan hasil validasi kebutuhan JF PPBJ kepada Menteri PAN-RB dengan tembusanKepala BKN

LKPP mengakses data kebutuhan JF PPBJ per jenjang pada E-FORMASI untuk divalidasi

Instansi Pemerintah melakukan Penyusunan Kebutuhan JF PPBJ per jenjang jabatan melalui E-FORMASI

Penetapan Kebutuhan JF PPBJ

Kebutuhan JF Pengelola PBJ di Lingkungan Kemen PUPR

Kebutuhan JF Pengelola PBJ

Min = 668

Max = 728

JF PPBJ Pertama

Min = 301

Max = 321

JF PPBJ Muda

Min = 233

Max = 256

JF PPBJ Madya

Min = 134

Max = 151

Kebutuhan JF Pengelola PBJ per ULP (1/2)

Kebutuhan JF Pengelola PBJ per ULP (2/2)

6SISTEM

PBJ TERINTEGRASI

Para Pihak Terkait Dengan Proses PBJ

Permasalahan

1. Persiapan 2. Pemilihan 3. Pelaksanaan

Percepatan Pembangunan Infrastruktur

Percepatan Proses

PBJ

eProcurement(PBJ elektronik)

TERTIB ADMINISTRASI, MUTU, WAKTU

DATA ELEKTRONIKTERPUSAT

DATA NON ELEKTRONIKTERSEBAR

DATA NON ELEKTRONIKTERSEBAR

MONEV PBJ

Pemanfaatan Teknologi Informasi

PENGADAAN BARANG DAN JASA

PENUGASANSK POKJA

KAJI ULANGRUP

KAJI ULANGRPP

ETENDERING

EPURCHASING

BLACKLIST

KONTRAK

ADDENDUM

SERAH TERIMA

BLACKLIST DAN SANKSIPRODUK

KAK, RAB, HPS (BILLING RATE,HARGA SATUAN)

RANCANGAN KONTRAK,SPESIFIKASI TEKNIS, BA KAJI ULANG

Akses data

Akses data

TENAGA AHLI/PERSONIL INTI, PERALATAN UTAMAREFERENSI PEKERJAAN,

SANKSI, BLACKLIST,BA SERAH TERIMA,LAPORAN/ PRODUK

Akses data

KERJA,KERJA,

dan KERJA

Pihak yang terlibat : KPA, PPK, ULP, POKJA ULP, PENYEDIA, APIP, PPHP

Manual Manual

UU JakonsNo. 2 Tahun 2017“Sistem Informasi

Jasa Konstruksi Terintegrasi”

Mengurangi keterbatasan ruang dan waktu

Analisa Kesenjangan

KONDISI SAAT INI

1. Pelaksanaan Proses Manual di Persiapan dan PelaksanaanPengajuan SK Penugasan, Penyerahan Dokumen/Hasil antar pihak, Pelaksanaan Kaji Ulang,Pengajuan Blacklist/Daftar Hitam, Pencarian Data Pendukung

Masalah : Kurang Tertib Administrasi, Inefektifitas dan Inefisiensi (Waktu,Biaya)

GAP DAN SOLUSI KONDISI HARAPAN

2. Data PBJ Tersebar dan Tidak TerdatabaseData Tenaga Ahli/Personil Inti, Peralatan Utama, Referensi Pekerjaan, Sanksi Penyedia, Putus Kontrak, Pengaduan, Addendum Kontrak, Blacklist/Daftar Hitam, Harga Satuan, Billing Rate, Produk

Masalah : Kesulitan Akses data dan Monev

3. Backup Dokumen PBJ elektronik belum terpusatHilang jika terjadi bencana

Masalah : Data Dokumen PBJ Kurang Aman

GAPAdanya keterbatasan dalam rangkaian proses dan akses

data PBJ karena proses dilakukan manual yang

mengakibatkan masalah PBJ

SOLUSIPengembangan Sistem PBJ

Terintegrasi Berbasis Teknologi Informasi

RUANG LINGKUPTranformasi proses dari

manual ke elektronik yang didukung dengan aplikasi,

regulasi dan SDM

TUJUANPeningkatan efektifitas dan

efisiensi

1. Pelaksanaan Proses Secara ElektronikManfaat : PBJ yang lebih tertib, efektif dan efisien

2. Data PBJ Terpusat dan TerdatabaseManfaat : Kemudahan Akses Data dan Monev

3.Backup Dokumen PBJ Elektronik TerpusatManfaat: Peningkatan Keamanan Data

Harapan

1. Persiapan 2. Pemilihan 3. Pelaksanaan

Percepatan Proses

PBJ

eProcurement(PBJ elektronik)




MONEV PBJ

Pemanfaatan Teknologi Informasi

PENGADAAN BARANG DAN JASA

PENUGASANSK POKJA

KAJI ULANGRUP

KAJI ULANGRPP

ETENDERING

EPURCHASING

BLACKLIST

KONTRAK

ADDENDUM

SERAH TERIMA

BLACKLIST DAN SANKSIPRODUK

KAK, RAB, HPS (BILLING RATE,HARGA SATUAN)

RANCANGAN KONTRAK,SPESIFIKASI TEKNIS, BA KAJI ULANG

Akses data

Akses data

TENAGA AHLI/PERSONIL INTI, PERALATAN UTAMAREFERENSI PEKERJAAN,

SANKSI, BLACKLIST,BA SERAH TERIMA,LAPORAN/ PRODUK

Akses data

Mengurangi keterbatasan ruang dan waktu

Pihak yang terlibat : KPA, PPK, ULP, POKJA ULP, PENYEDIA, APIP, PPHP

Percepatan Pembangunan Infrastruktur

KERJA,KERJA,

dan KERJA TERTIB ADMINISTRASI, MUTU, WAKTU

UU JakonsNo. 2 Tahun 2017“Sistem Informasi

Jasa Konstruksi Terintegrasi”

Rencana Milestones

Agustus September Oktober

Sistem sudah menjadi bagian proses bisnis dan

kebutuhan PBJ di Kementerian

1. Pelaksanaan Proses Secara Elektronik

2. Data Terpusat dan Terdatabase3. Backup Dokumen

Elektronik Terpusat

Tersedianya Aplikasi

Fokus: Aplikasi,

Regulasi, SDM

1. Fitur Aplikasi :Pengajuan SK Penugasan, Penyerahan Dokumen/HasilPelaksanaan Kaji Ulang, Input danPencarian Data Pendukung : Tenaga Ahli, Peralatan utama, Pemenang

Lelang, Referensi pekerjaan.Proses blacklist/daftar hitam, Input Data dan pencarian daftar hitam,Sanksi penyedia, Putus kontrak, Pengaduan, Addendum Kontrak, Harga Satuan, Billing Rate Tenaga Ahli, Laporan, Produk.

2. SE Sekjen : Instruksi Penggunaan dan Juknis Penggunaan Sistem

1. TOT : 35 Admin SIULP

2. Pelatihan User di 35 Provinsi oleh ULP

1. Sistem sudah digunakan olehPihak terkait

W2,08-2017 : W4,08-2017

Tersedianya SE Sekjen

TerselenggaranyaTOT

TerselenggaranyaPelatihan User

W4,08-2017

W1,09-2017

W2,09-2017 : W1, 10-2017

Terselenggaranya Sistem Final

W3,09-2017 : W1, 10-2017

Rencana Milestones






Elektronik Terpusat


Fokus: Aplikasi,

Regulasi, SDM







W2,08-2017 : W4,08-2017


TerselenggaranyaTOT


W4,08-2017

W1,09-2017

W2,09-2017 : W1, 10-2017


W3,09-2017 : W1, 10-2017

Target 25 Agustus 2018-siap pakai

Fitur Aplikasi1. Pengajuan SK Penugasan, 2. Penyerahan Dokumen terkait persiapan

Pengadaan : KAK, RAB, HPS,Spesifikasi, Rancangan Kontrak

3. Pelaksanaan Kaji Ulang RUP dan RPP4. Penyerahan hasil pemilihan dari Pokja ke

PPK5. Penyerahan hasil pekerjaan dari PPHP ke

PPK6. Proses Blacklist7. Input dan Pencarian Data Pendukung :

Tenaga Ahli, Peralatan utama, Pemenang Lelang, Referensi pekerjaan.Daftar hitam, Sanksi penyedia, Putus kontrak, Pengaduan, Addendum Kontrak, Harga Satuan, Billing Rate Tenaga Ahli, Laporan, Produk.

Rencana Milestones






Elektronik Terpusat


Fokus: Aplikasi,

Regulasi, SDM







W2,08-2017 : W4,08-2017


TerselenggaranyaTOT


W4,08-2017

W1,09-2017

W2,09-2017 : W1, 10-2017


W3,09-2017 : W1, 10-2017

PROGRES SE1. Sudah Tersedia Draft (koreksi Karo PBMN dan LP)2. Di dalam SE terdapat alur proses dan juknis

Penggunaan sistem

Rencana Milestones






Elektronik Terpusat


Fokus: Aplikasi,

Regulasi, SDM







W2,08-2017 : W4,08-2017


TerselenggaranyaTOT


W4,08-2017

W1,09-2017

W2,09-2017 : W1, 10-2017


W3,09-2017 : W1, 10-2017

TOT1. Akan diselenggarakan tanggal 4-5 September 2017

Di Semarang2. TOT untuk Admin SIULP di 35 ULP PUPR

Rencana Milestones






Elektronik Terpusat


Fokus: Aplikasi,

Regulasi, SDM







W2,08-2017 : W4,08-2017


TerselenggaranyaTOT


W4,08-2017

W1,09-2017

W2,09-2017 : W1, 10-2017


W3,09-2017 : W1, 10-2017

Pelatihan Pengguna ULP Kantor Pusat1. Akan diselenggarakan tanggal 11-12 September 2017

Di Bintaro2. TOT untuk 100 orang anggota Pokja ULP Kantor Pusat3. Diharapkan ada sosialisasi di masing-masing ULP4. Diharapkan ada sosialisasi di masing-masing UNOR

Rencana Milestones






Elektronik Terpusat


Fokus: Aplikasi,

Regulasi, SDM







W2,08-2017 : W4,08-2017


TerselenggaranyaTOT


W4,08-2017

W1,09-2017

W2,09-2017 : W1, 10-2017


W3,09-2017 : W1, 10-2017

Regulasi SE Sekjen 1. Status terakhir di Biro Hukum2.Target Mid September 2017 di ttd3. Lampiran alur dan juknis

Rencana Milestones






Elektronik Terpusat


Fokus: Aplikasi,

Regulasi, SDM







W2,08-2017 : W4,08-2017


TerselenggaranyaTOT


W4,08-2017

W1,09-2017

W2,09-2017 : W1, 10-2017


W3,09-2017 : W1, 10-2017

Penggunaan Sistem PBJ Terintegrasi1. Untuk penugasan Pokja September 20172. Untuk proses lelang Oktober 2017

Identifikasi Potensi Kendala dan Strategi Penyelesaian

POTENSI KENDALA STRATEGI PENYELESAIAN

2. Rentang kendali Bagian Layanan Pengadaan terbatas

3. Resistensi karena perubahan sistem dari manual ke elektronik

1. Pengguna kesulitan mengoperasikan aplikasi karena merupakan sistem yang barudan terbatasnya waktu pelayanan

kantor

2. Optimalisasi peran ULP dan perangkatnya (TOT)yang tersebar di seluruh provinsi untuk sosialisasi dan

pelatihan

3. Pemantauan rutin melalui rapat mingguan terkaitprogres dan lapor ke atasan (Sekretaris Jenderal)

1. Peningkatan Layanan Pengguna:a. Layanan eHelpdesk melalui WA dan Handphone:

20 jam x 6 hari (Senin-Sabtu)b. Layanan pelatihan/konsultasi rutin

setiap hari kerja Jam 08.00-17.00 WIBc. Penyediaan materi pelatihan melalui website ULP

http://ulp.pu.go.id

SOP ULP

Unduhdi http://ulp.pu.go.id

menu SOP dan Standar Dokumen

http://ulp.pu.go.id/

Pengukuran Tingkat Kematangan ULP dan Persiapan Lelang ... Kematangan ULP dan Persiapan...PENGUKURAN...

Documents

Transcript of Pengukuran Tingkat Kematangan ULP dan Persiapan Lelang ... Kematangan ULP dan Persiapan...PENGUKURAN...