MANAJEMEN FARMASI

PENCATATAN DAN PELAPORAN OBAT

DUKUNGAN MANAJEMEN - ORGANISASI-PENDANAAN - MANAJEMEN INFORMASI -SUMBER DAYA MANUSIA

2. Pengadaan

1. Perencanaan

4. Distribusi

5. Penggunaan

3. Penyimpanan

SIKLUS PENGELOLAAN OBAT

Pengelolaan

Obat kab-Kota

APA YANG AKAN KITA PELAJARI PADA SESI INI

Pencatatan dan Pelaporan

PENCATATAN DAN PELAPORAN DATA OBAT

merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatalaksanaan obat-obatan secara tertib, baik obat-obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan dan digunakan di RS/Puskesmas dan atau unit pelayanan lainnya.

TUJUAN PENCATATAN DAN PELAPORAN

: 1. Bukti bahwa suatu kegiatan yang

telah dilakukan 2. Sumber data untuk melakukan

pengaturan dan pengendalian 3. Sumber data untuk pembuatan

laporan

A. SARANA PENCATATAN DAN PELAPORAN :

1. Di gudang obat Puskesmas : Kartu stok obat LPLPO 2. Di kamar obat Puskesmas : Catatan penggunaan obat LPLPO 3. Di Puskesmas pembantu : Catatan penggunaan obat LPLPO Sub unit

4. Di kamar suntik : LPLPO Sub unit Catatan harian penggunaan obat suntik

B. PENYELENGGARAAN PENCATATAN :

a. Di gudang Puskesmas : 1). Setiap obat yang diterima dan

dikeluarkan dari gudang dicatat di dalam Kartu Stok

2). Laporan penggunaan dan lembar permintaan obat dibuat berdasarkan :

(a). Kartu Stok Obat (b). Catatan harian penggunaan obat

b. Di kamar obat : 1) Setiap hari jumlah obat yang dikeluarkan

kepada pasien dicatat pada buku catatan pemakaian obat harian

2) Laporan pemakaian dan permintaan obat ke gudang obat dibuat berdasarkan catatan pemakaian harian dan sisa stok

c. Di kamar suntik : Setiap hari obat yang akan digunakan

dimintakan ke kamar obat. Pemakaian obat dicatat pada buku penggunaan obat suntik dan menjadi sumber data untuk permintaan tambahan obat.

d. Di Puskesmas keliling, Puskesmas Pembantu dan tempat perawatan serta di ruang pertolongan gawat darurat, pencatatan diselenggarkan seperti pada kamar obat.

C. ALUR PELAPORAN

Data LPLPO merupakan kompilasi dari data LPLPO sub unit dan Puskesmas Induk, LPLPO dibuat 3 (tiga) rangkap, yakni :

a. Dua rangkap diberikan ke Dinkes Kabupaten/Kota melalui Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota, untuk diisi jumlah yang diserahkan. Setelah ditanda tangani disertai satu rangkap LPLPO dan satu rangkap lainnya disimpan di Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota.

b. Satu rangkap untuk arsip Puskesmas

D. PERIODE PELAPORAN

Pelaporan dilakukan secara periodik, setiap awal bulan.

Untuk Puskesmas yang mendapatkan distribusi setiap bulan LPLPO dikirim setiap awal bulan, begitu juga untuk Puskesmas yang mendapatkan distribusi setiap triwulan.

Pengelolaan

Obat kab-Kota

PENCATATAN

Mengapa? = alat pengontrol untuk pengelolaan

perbandingan antara stok nyata dengan teori stok

= alat untuk merencanakan distribusi

Bagaimana mengisinya ? Isi formulir pencatatan setiap kali ada mutasi Lakukan pengecekan stock setiap bulan

Untuk membandingkan stok pada kartu obat (stok secara teori, informasi ) dengan stock yang sebenarnya yang ada pada rak

Alasan perbedaan : hilang, kadaluarsa, hancur, rusak, salah…

PENCATATAN DAN PELAPORAN PENGERTIAN Pencatatan dan pelaporan data obat di Instalasi

Farmasi Kabupaten/ Kota merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka pengelolaan obat secara tertib baik obat yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di unit pelayanan kesehata/’/n seperti Puskesmasp

Pengelolaan

Obat kab-Kota

FORM PENCATATAN DAN PELAPORAN YANG DIGUNAKAN DI PUSKESMAS

1. Form LPLPO puskesmas2. Form LPLPO unit3. Kartu Stok4. Catatan Harian pengeluaran

obat5. Laporan Narkotika 6. Laporan Psikotropika

Pengelolaan

Obat kab-Kota

KODE

No.

Nama Generik/Generic

name

SatuanStok Awal

Penerimaan

Persedia

an

Pemakaian

Sisa stok

Stok Opt

Permintaan

Pemberian

Ket

Prov.APBD

II LL

1 2  3   4 5  6  7(5+6)  8   9(7-8) 10  11 12 

 13

                       

                       

LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT(LPLPO)

UPOPPK : KAB/KOTAALAMAT :TELP :

BULAN :TAHUN :

……………….., Tanggal …………

Menerima/Melaporkan

Pengelola Obat Jumlah Kunjungan :

Mengetahui

Kepala / Penanggung Jawab

Pengelolaan

Obat kab-Kota

KODE

No.

Nama Generik/Generic

name

SatuanStok Awal

Penerimaan

Persediaan

Pemakaian

Sisa stok

Stok Opt

Permintaan

Pemberian

Ket

PKD

Askes

APBD II

1 2  3   4 5  6 7(5+6)  8   9(7-8) 10  11 12 

 13

                     

                     

LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT(LPLPO)

PUSKESMAS :KECAMATAN :ALAMAT :TELP :

BULAN :TAHUN :

……………….., Tanggal …………

Menyerahkan

Jumlah Kunjungan :

Mengetahui/Menyetujui

Kepala Dinkes kab/Kota

Meminta Menerima

Petugas GFK Kepala Puskesmas Petugas Puskesmas

Pengelolaan

Obat kab-Kota

KARTU STOK

untuk mengetahui perpindahan semua barang : penerimaan, distribusi, kadaluarsa, rusak…

Untuk mengetahui secara teoritis mengenai stok Untuk memperkirakan permintaan Untuk menghitung rata-rata pemakaian per bulan

•Mengapa?Mengapa?

Pengelolaan

Obat kab-Kota

KARTU STOK

kartu stock diletakkan ditempat penyimpanan masing-masing obat dan perbekalan kesehatan

Bagaiman mengisinya?Isilah kartu stock setiap kali ada pemasukan-pengeluaran (segera)

Satu baris untuk setiap mutasi

•Dimana ?Dimana ?

Pengelolaan

Obat kab-Kota

TGL.

Pabrik/Manufa

cturDar/Kepada

No. Batch

Exp. date Penerimaan

Pengeluaran

Sisa Stok

Ket Paraf

                   

                   

                   

                   

                   

                   

                   

KARTU STOK

NAMA OBAT :KEMASAN :ISI KEMSAN :SATUAN :

SUMBER ANGGARAN :RUANGAN :

Pengelolaan

Obat kab-Kota

Am

oxicillin Kap

Am

oxicillin Kap

Antalgin tab

Dexam

ethason

GG

tab

HH

ydo Ibuprof

Kalsium

laktat

OB

H

Paracetam

ol tab

……………

……….....….

………………………

                           

                           

                           

CATATAN HARIAN PENGELUARAN

OBATDinas Kesehatan Kab/Kota :

Puskesmas :Sub Unit :

PETUGAS :Tanggal :

Pengelolaan

Obat kab-Kota

LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT (LPLPO)

Kegunaan Sebagai bukti pengeluaran obat di

UPOPPK. Sebagai bukti penerimaan obat di

Rumah Sakit/Puskesmas Sebagai surat permintaan/pesanan obat

dari Rumah Sakit/Puskesmas kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota cq. UPOPPK

Sebagai bukti penggunaan obat di Rumah Sakit / Puskesmas

Pengelolaan

Obat kab-Kota

FORMULIR V : LPLPO

Digunakan untuk permintaan dan distribusi obat

Sub UPK PuskesmasPuskesmas Gudang kabupaten/kotaKab/Kota Propinsi

PENCATATAN DAN PELAPORAN TERDIRI DARI

Kartu stok dan kartu stok induk

LPLPO dan SBBKBuku penerimaanBuku pengeluaran

PENCATATAN DAN KARTU STOKA. FUNGSI :

Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kedaluwarsa)

Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat yang berasal dari 1 (satu) sumber anggaran.

Tiap baris data hanya diper untukkan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat.

Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan pengadaan distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanannya

KEGIATAN YANG HARUS DILAKUKAN

Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan obat bersangkutan

Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari

Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/daluwarsa) langsung dicatat didalam kartu stok

Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.

KOLOM-KOLOM PADA KARTU STOK DIISI SEBAGAI BERIKUT

Tanggal penerimaan atau pengeluaran Nomor dokumen penerimaan atau

pengeluaran Sumber asal obat atau kepada siapa obat

dikirim No. Batch/No. Lot. Tanggal kedaluwarsa Jumlah penerimaan Jumlah pengeluaran Sisa stok Paraf petugas yang mengerjakan

KARTU STOK INDUK a. Fungsi : Kartu Stok Induk digunakan untuk mencatat mutasi

obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kedaluwarsa).

Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat yang berasal dari semua sumber anggaran

Tiap baris data hanya diperuntukan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat

Data pada kartu stok induk digunakan sebagai : Alat kendali bagi Kepala Unit Pengelola Obat Publik

dan Perbekalan Kesehatan terhadap keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanan.

Alat bantu untuk penyusunan laporan, perencanaan pengadaan dan distribusi serta pengendalian persediaan.

KEGIATAN YANG HARUS DILAKUKAN

: Kartu stok induk diletakkan di ruang Kepala

Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan.

Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari

Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/daluwarsa) langsung dicatat didalam kartu stok

Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan

KEGUNAAN LPLPO :

Sebagai bukti pengeluaran obat di Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan.

Sebagai bukti penerimaan obat di Rumah Sakit/Puskesmas

Sebagai surat permintaan/pesanan obat dari Rumah Sakit/Puskesmas kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota cq. IFK

Sebagai bukti penggunaan obat di Rumah Sakit / Puskesmas

LAPORAN PENGELOLAAN OBAT TAHUNAN

Fungsi: Untuk mengetahui gambaran umum

pengelolaan obat di daerah Kabupaten/Kota selama satu tahun anggaran