Sistem pencatatan dan pelaporan

BAB IPENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG

Keberhasilan pembangunan kesehatan sangat dipengaruhi oleh mutu sumberdaya manusia (SDM) kesehatan yang bekerja di institusi kesehatan, baik yang bekerja di unit pelayanan kesehatan, unit penunjang kesehatan maupun unit administrasi kesehatan. Oleh karena itu upaya peningkatan mutu SDM kesehatan perlu mendapat perhatian Peningkatan mutu SDM kesehatan diselenggarakan melalui berbagai upaya, di antaranya melalui kegiatan pendidikan dan latihan (diklat) tenaga kesehatan. Penyelenggaraan kegiatan diklat tenaga kesehatan ini tersebar di berbagai institusi kesehatan, baik di tingkat pusat maupun di tingkat propinsi dan kabupaten/kota. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Nomer 558 tahun 1984, tentang Susunan Organisasi Departemen Kesehatan, maka tugas pokok Pusdiklat Pegawai Departemen Kesehatan RI adalah: melaksanakan, mengkoordinasikan, dan membina diklat pegawai di lingkungan Departemen Kesehatan sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan dan Undang-Undang yang berlaku. Salah satu fungsi Pusdiklat adalah melakukan pengumpulan dan pengolahan data disamping, melakukan analisa dan pengkajian program diklat, mengikuti perkembangan (monitoring) dan menyusun laporan penyelenggaraan program diklat. Namun sampai saat ini belum diperoleh data yang optimal tentang penyelenggaraan kegiatan diklat tenaga kesehatan, karena mekanisme pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat belum berjalan dengan baik dan belum menjangkau seluruh diklat. Hal ini terutama disebabkan karena belum adanya kesamaan dalam pemahaman dan pelaksanaan pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat di tiap tingkat administrasi. Sehubungan dengan itu, untuk memperoleh data yang akurat tentang pelaksanaan kegiatan diklat tenaga kesehatan, maka perlu disusun pedoman pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat yang dapat dijadikan acuan oleh semua unit yang melaksanakan diklat, baik di tingkat pusat maupun di tingkat propinsi dan kabupaten/kota.

B. TUJUAN

1. UMUM:Dihasilkannya acuan dalam melakukan pencatatan dan pelaporan pelaksanaan kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan untuk tiap jenjang administrasi (tingkat pusat, provinsi dan kabupaten/ kota).

2. KHUSUS :

Dihasilkannya acuan dalam melakukan pencatatan dan pelaporan untuk:a. Pelaksanaan tiap kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan yang

diselenggarakan oleh berbagai unit kerja di lingkungan kesehatan pada tiap tingkat administrasi.

b. Rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan tiap triwulan yang diselenggarakan oleh berbagai unit kerja di lingkungan kesehatan pada tiap tingkat administrasi.

c. Rekapitulasi pelaksanaan kegiatan yang diselenggarakan di Balai Pelatihan Kesehatan (Bapelkes) tiap triwulan dan tiap tahun.

B. MANFAAT

1. Kemudahan dalam mengelola informasi kegiatan diklat bagi tenaga Kesehatan di tingkat pusat, provinsi dan kabupaten/kota

2. Kemudahan dalam memperoleh data untuk perencanaan diklat dalam rangka pengembangan tenaga kesehatan.

3. Kemudahan dalam pembinaan terhadap penyelenggaraan diklat bagi tenaga kesehatan yang diselenggarakan di lingkungan kesehatan baik di tingkat pusat maupun daerah.

4. Kemudahan dalam melakukan evaluasi hasil kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan.

BAB IIRUANG LINGKUP DAN PENGERTIAN A. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat pada pedoman ini meliputi:1. ruang lingkup kegiatan diklat dan2. ruang lingkup pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat

1. Ruang lingkup kegiatan diklat dalam pedoman ini, adalah semua

kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan yang diselenggarakan oleh:

a. Pemerintah pusat:Departemen Kesehatan dan semua perangkat, Departemen atau Lembaga pemerintah lain yang memiliki institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan.

b. Pemerintah daerah propinsi dan kabupaten/ kota dan semua perangkat nya

c. Swasta terutama institusi pelayanan kesehatan swasta dan institusi pendidikan kesehatan swasta

d. Organisasi-organisasi profesi di bidang kesehatan. 2. Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat dalam pedoman

ini,meliputi:

a. Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan

b. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan diklat bagi tenaga, kesehatan tiap triwulan.

c. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan di Bapelkes tiap triwulan dan tiap tahun

B. PENGERTIAN

Batasan dari pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat tersebut di atas adalah sbb.: 1. Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan diklat bagi

tenaga kesehatan adalah: melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa laporan lengkap pelaksanaan diklat dengan menggunakan format yang ditetapkan.

2. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data semua kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut berupa rekapitulasi kegiatan diklat triwulanan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang ditetapkan.

3. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan di

Bapelkes tiap triwulan dan tiap tahun adalah melakukan pencatatan data semua kegiatan diklat dan non diklat yang diselenggarakan di Bapelkes atau menggunakan fasilitas Bapelkes dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan, dan melaporkan data tersebut berupa rekapitulasi data kegiatan triwulanan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah ditetapkan.

BAB IIIJENIS DATA YANG DICATAT DAN DILAPORKAN

A. Untuk pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan

diklat bagi tenaga kesehatan dibutuhkan data sbb:

1. Nama diklat2. Jenis diklat3. Tujuan diklat4. Peserta:

4.1. Nama4.2. NIP/NRPTT/NRP4.3. Tempat lahir4.4. Tanggal lahir4.5. Status (a. PNS Departemen Kesehatan, b. PNS Non

Departemen Kesehatan, c. PTT, d. Swasta)4.6. Pangkat dan golongan4.7. Jenis kelamin4.8. Jenis pendidikan awal4.9. Tingkat pendidikan awal4.10. Jenis pendidikan akhir4.11. Tingkat pendidikan akhir4.12. Nama jabatan4.13. Status jabatan4.14. Eselon4.15. Hasil evaluasi (pre/ post test, ujian)

5. Pelatih pada diklat tersebut5.1. Nama5.2. NIP/ NRP5.3. Status pelatih: (1.Widyaiswara, 2. non widyaiswara)5.4. Pendidikan dasar profesi5.5. Tingkat pendidikan akhir pelatih5.6. Pelatihan yang diikuti5.7. Pengalaman dalam bidang tugasnya

6. Lama Kegiatan (jumlah hari, jumlah jam pelajaran)7. Tanggal penyelenggaraan diklat8. Tempat penyelenggaraan diklat9. Unit penyelenggara kegiatan diklat10. Sumber biaya untuk penyelenggaraan kegiatan diklat11. Hasil akreditasi diklat

B. Untuk pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan tiap triwulan dibutuhkan data sbb:1. Nama diklat2. Jenis diklat3. Peserta diklat berdasarkan jenis tenaga4. Jumlah peserta diklat berdasarkan jenis tenaga5. Status diklat: (a) PNS Departemen Kesehatan, (b) PNS non

Departemen Kesehatan, (c) PTT, (d) Non PNS/Swasta6. Lama kegiatan diklat (hari/jpl)7. Tanggal penyelenggaraan diklat8. Tempat penyelenggaraan diklat9. Institusi penyelenggara diklat

10. Akreditasi Diklat11. Sumber biaya untuk penyelenggaraan diklat

C. Untuk pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang

diselenggarakan di Bapelkes tiap triwulan dan tiap tahun dibutuhkan data sbb:

1. Nama kegiatan diklat/ non diklat2. Jenis kegiatan diklat/ non diklat3. Peserta kegiatan diklat/ non diklat berdasarkan jenis tenaga menurut

PP No 32/ 19904. Jumlah peserta kegiatan berdasarkan jenis tenaga menurut PP No.

32/1996.5. Status peserta kegiatan: (a) PNS Departemen Kesehatan, (b) PNS

non Departemen Kesehatan, (c) PTT, (d) Non PNS/Swasta6. Lama kegiatan (hari/jpl)7. Tanggal penyelenggaraan8. Tingkat keterlibatan Bapelkes9. Pemanfaatan fasilitas Bapelkes (Kelas, Kamar)10. Institusi Penyelenggara11. Akreditasi diklat12. Sumber biaya

BAB IVUNIT PENCATAT DAN PELAPOR KEGIATAN DIKLAT Pada bab ini akan diuraikan tentang unit kerja- unit kerja yang melakukan pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat pada tiap tingkat administrasi mulai dari kabupaten/ kota sampai ke tingkat pusat. A. Tingkat Kabupaten/ Kota

1. Perangkat Pemerintah Daerah Kabupaten/ Kotaa. Dinas Kesehatan Kabupaten / Kotab. Rumah Sakit Umum daerah (RSUD) dan Rumah Sakit Khusus

Daerah (RSKD)c. Puskesmasd. Unit Pelaksana Teknis (UPT) Dinas Kesehatan Kab/ Kota

seperti: Gudang Farmasi Kab./ Kota, Laboratorium Kesehatan Kabupaten/ Kota, institusi pendidikan kesehatan

2. Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan

milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya termasuk BUMN, tingkat kabupaten/ kota seperti: Rumah Sakit, Akademi dan Sekolah di bidang kesehatan) yaitu milik TNI, Polri, perusahaan perkebunan dan lain-lain.Organisasi profesi tingkat kab/ kotaInstitusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta (RS Swasta, Akademi Kesehatan Swasta, Sekolah Kesehatan Swasta) tingkat kab/ kota.

B. Tingkat propinsi

1. Perangkat Departemen Kesehatan di provinsia. Kantor Wilayah Depertemen Kesehatan (Kanwil Departemen

Kesehatan)b. Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dan Rumah Sakit Khusus Pusat

(RSKP)c. Unit Pelaksanan Teknis (UPT) Pusat/ UPT Kanwil termasuk institusi

pendidikand. Balai Pelatihan Kesehatan (Bapelkes)

2. Perangkat pemerintah daeraha. Dinas kesehatan provinsib. Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD)/ Rumah Sakit Khusus Daerah

(RSKD)c. UPT daerah/ dinas kesehatan provinsi

3. Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen dan lembaga pemerintah lain, termasuk BUMN, seperti: Rumah Sakit, Akademi dan Sekolah di bidang kesehatan milik TNI/ Polri, Pertamina dan lain-lain.

4. Organisasi profesi tingkat provinsiInstitusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta seperti: Rumah Sakit swasta, Akademi dan Sekolah di bidang Kesehatan tingkat provinsi

C. Tingkat Pusat

1. Perangkat Departemen Kesehatan Pusata. Unit-unit utama Departemen Kesehatan: Sekretariat Jenderal,

Inspektorat Jenderal, Direktorat Jenderal-Direktorat Jenderal dan Badan Penelitian dan Pengembangan Kesehatan.

b. Pusat-pusat di lingkungan Departemen Kesehatan: Pusat Pegawai Departemen Kesehatan, Pusat Pendidikan Tenagan Kesehatan, Pusat Penyuluhan Kesehatan Masyarakat, Pusat Data Kesehatan, Pusat Laboratorium Kesehatan.

c. Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Nasional, Rumah Sakit Khusus Pusat (RSKP) Nasional dan UPT Depkes tingkat pusat/ nasional.

2. Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya seperti: Rumah Sakit, Akademi dan Sekolah di bidang kesehatan milik TNI, Polri termasuk BUMN tingkat pusat/ nasional.

3. Organisasi profesi tingkat pusat/ nasional4. Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik

swasta seperti: Rumah Sakit Swasta, Akademi dan Sekolah Swastadi bidang kesehatan tingkat pusat/ nasional.

BAB VMEKANISME PENCATATAN DAN PELAPORAN Pada bab ini akan diuraikan tentang mekanisme pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat yang diselenggarakan mulai dari tingkat kabupaten/ kota sampai tingkat pusat. A. TINGKAT KABUPATEN/ KOTA

Pada tingkat kabupaten/ kota, unit kerja yang melakukan pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat terdiri atas: Dinas Kesehatan Kabupaten/ kota, Perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas Kesehatan

Kabupaten/ Kota seperti: RSUD/ RSKD, Puskesmas, dan UPT Daerah/ Dinas,

Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen dan lembaga pemerintah lainnya seperti: Rumah Sakit, Akademi dan Sekolah di bidang kesehatan di tingkat kabupaten/ kota,

Organisasi profesi tingkat kabupaten/ kota, Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik

swasta tingkat kabupaten/ kota.

Berikut ini akan diuraikan mekanisme pencatatan dan pelaporan di tiap unit kerja.

1. Perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas

Kesehatan Kabupaten/ Kota seperti: RSUD/ RSKD, Puskesmas, UPT Dinas Kab/ Kota (GFK, Labkes, institusi pendidikan)

a. Melakukan pencatatan:

1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi, tiap triwulan.

b. Melaporkan:

1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota, dengan menggunakanform: 1 , paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota, tiap tiga bulan sekali (triwulan) dengan menggunakan form: 2

2. Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya yang berada di tingkat kabupaten/ kota




b. Melaporkan:

1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ kota, dengan menggunakanform: 1 , paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota, tiap tiga bulan sekali (triwulan) dengan menggunakan form: 2

3. Organisasi profesi kesehatan tingkat Kabupaten/ Kota


1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi, tiap triwulan.

b. Melaporkan:

1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota, dengan menggunakan form: 1 , paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota, tiap tiga bulan sekali (triwulan) dengan menggunakan form: 2

4. Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan

kesehatan milik swasta yang berada di tingkat kabupaten/ kota

a. Melakukan pencatatan:1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-

masing institusi tersebut di atas.2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarkan oleh

masing-masing institusi, tiap triwulan.

b. Melaporkan:1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh

masing-masing institusi tersebut di atas ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ kota, dengan menggunakanform: 1 , paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan.

2) Rekapitulasi kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ kota dengan tembusan ke Bapelkes, tiap tiga bulan sekali (triwulan) dengan menggunakan form: 2

5. Dinas Kesehatan Kabupaten / kota*)


1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Dinas kesehatan Kabupaten/ Kota

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan di wilayahnya tiap triwulan, yang terdiri dari:a). Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan

sendiri oleh Dinas Kesehatan Kab/ Kota, tiap triwulan.b) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh

perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas Kesehatan Kab./ Kota, tiap triwulan.

c) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya, tiap triwulan.

c) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh organisasi profesi kesehatan di wilayahnya, tiap triwulan

d) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta di wilayahnya, tiap triwulan.

b. Menyampaikan informasi tentang:

1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan Dinas Kesehatan kab/ kota, ke Kantor Wilayah Depkes Provinsi dan Dinas Kesehatan Provinsi paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh wilayahnya:a) Dinas Kesehatan kab/ kota,b) Perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas

Kesehatan Kabupaten/ Kota,c) Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan

kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lain di wilayahnya.,

d) Organisasi profesi kesehatan di wilayahnya.

e) Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta, di wilayahnya ke Kanwil Depkes Provinsi dan Dinas Kesehatan Provinsi tiap triwulan dengan menggunakan form yang ditetapkan.

c. Memberikan umpan balik kepada tiap institusi yang mengirimkan

laporan kegiatan diklat kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota. B. TINGKAT PROPINSI

Pada tingkat provinsi, unit kerja yang melakukan pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat terdiri atas: Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi Perangkat Departemen Kesehatan Pusat di Provinsi yang berada di bawah

Kanwil Departemen Kesehatan seperti: RSUP dan RSKP, UPT Pusat/ UPT Kanwil termasuk institusi pendidikan,

Bapelkes, Dinas Kesehatan Provinsi, Perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas Kesehatan

Provinsi seperti: RSUD, RSKD, dan UPT Daerah/ Dinas, Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik

departemen atau lembaga pemerintah lain seperti RS, Akademi dan, Sekolah di bidang kesehatan di tingkat provinsi,

Organisasi profesi kesehatan tingkat provinsi, Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik

swasta di tingkat provinsi. Berikut ini akan diuraikan mekanisme pencatatan dan pelaporan di tiap unit kerja.

1. Perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas Kesehatan Provinsi seperti: RSUD, RSKD, dan UPT Daerah/ Dinas.

a. Melakukan pencatatan



b. Melaporkan:

1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas, ke Dinas Kesehatan Provinsi paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Dinas Kesehatan Provinsi, tiap triwulan dengan menggunakanform: 2

2. Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan

milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya seperti RS, Akademi dan Sekolah di bidang kesehatan di tingkat provinsi. a. Melakukan pencatatan:



b. Melaporkan:

1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Kanwil Depkes Provinsi dengan tembusan ke Bapelkes tiap triwulan dengan menggunakan form: 2

3) Organisasi profesi kesehatan tingkat provinsi


1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi tersebut.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi, tiap triwulan.

b. Melaporkan:

1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi tersebut di atas ke Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi tersebut di atas ke Kanwil Depkes Provinsi, dengan tembusan ke Bapelkes tiap triwulan dengan menggunakan form: 2

4. Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta di tingkat provinsi



2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi, tiap triwulan

b. Melaporkan:

1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi, dengan tembusan ke Bapelkes, tiap triwulan dengan menggunakan form: 2

5. Dinas Kesehatan Provinsi *)


1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Dinas Kesehatan Provinsi.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh:a) Dinas Kesehatan Propinsi, tiap triwulanb) Perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas

Kesehatan Provinsi, tiap triwulan.

b. Menyampaikan informasi tentang:1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat oleh Dinas Kesehatan Provinsi ke

Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi (Bidang Nakes), paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Dinas Kesehatan Provinsi beserta perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas Kesehatan Propinsi ke Kanwil Depkes Provinsi dengan tembusan ke Bapelkes, tiap triwulan dengan menggunakan form yang sudah ditentukan.

c. Memberikan umpan balik kepada semua institusi yang mengirimkan laporan kegiatan diklat kepada Dinas Kesehatan Provinsi.

6. Perangkat Depkes yang berada di bawah Kanwil Depkes Provinsi seperti RSUP, RSKP, UPT Pusat/ UPT Kanwil termasuk institusi pendidikan


1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas,

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi , tiap triwulan.

b. Melaporkan:

1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Kanwil Departemen Kesehatan, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Kanwil Departemen Kesehatan dengan tembusan ke Bapelkes, tiap triwulan, dengan menggunakan form: 2

7. Bapelkes*)


1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Bapelkes2) Data tiap kegiatan diklat dan non diklat yang dilaksanakan di

Bapelkes3) Rekapitulasi data kegiatan diklat dan non diklat yang

diselenggarakan oleh:a) Bapelkesb) Institusi lain yang menggunakan fasilitas Bapelkeske Kanwil Depkes Provinsi dan Pusdiklat Pegawai Depkes tiap triwulan dan tahun dengan menggunakan form 3 sebagai lampiran laporan tahunan Bapelkes.

b. Melaporkan:

1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Bapelkes ke Kanwil Departemen Kesehatan dan Pusdiklat Pegawai Departemen Kesehatan, paling lambat sebulan setelah kegiatan diselenggarakan dengan menggunakan form:1.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat dan non diklat yang diselenggarakan oleh:a) Bapelkesb) Institusi lain yang menggunakan fasilitas Bapelkes.ke Kanwil Depkes Provinsi dan ke Pusdiklat Pegawai Departemen Kesehatan, tiap triwulan, dengan menggunakan form: 3

3) Rekapitulasi data kegiatan diklat tiap triwulan yang diselenggarakan

oleh:a) Dinas Kesehatan Provinsib) Perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas

Kesehatan Propinsi.

4) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh:a) Perangkat Depkes yang berada di bawah Kanwil Depkes

Provinsib) Dinas Kesehatan Provinsi dan perangkat pemerintah daerah

yang berada di bawah Dinkes Provinsi.c) Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan di bidang

kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya termasuk BUMN dan swasta di tingkat provinsi.

d) Organisasi profesi kesehatan di tingkat provinsi.Ke Kantor Wilayah Depkes dengan tembusan ke Pusdiklat Pegawai Depkes yang dilakukan tiap triwulan dengan menggunakan form: …..

5) Rekapitulasi data kegiatan diklat tiap triwulan yang diselenggarakan

oleh:c) Dinas-dinas Kesehatan Kab./ Kota dan perangkat pemerintah

daerah yang berada di bawah Dinas-dinas kesehatan Kab./ Kota di seluruh wilayah provinsi.

d) Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya dan swasta di semua kabupaten/ kota di seluruh wilayah propinsi.

e) Organisasi profesi kesehatan tingkat kabupaten/ kota di seluruh wilayah provinsi.

f) Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta di tingkat propinsi

g) Perangkat pemerintah daerah/ Dinas Kesehatan Kabupaten/ kota

h) Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya di tingkat kabupaten

i) Organisasi profesi di tingkat propinsij) Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan

kesehatan milik swasta di tingkat kabupatenKe Kanwil Departemen Kesehatan dengan tembusan ke Pusdiklat Pegawai Departemen Kesehatan yang dilakukan tiap triwulan dengan mengunakan form: …..

c. Memberikan umpan balik kepada semua institusi yang mengirimkan tembusan laporan kegiatan diklat ke Bapelkes

7. Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi*)


1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh: a) Kanwil Departemen Kesehatan Provinsib) Perangkat Depkes yang berada di bawah Kanwil Depkes

Provinsi seperti: RSUP, RSKP, dan UPT Pusat/ Kanwil termasuk institusi pendidikan

c) Bapelkes3) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh

perangkat pemerintahan daerah tingkat provinsi4) Rekapitulasi data kegiatan diklat tiap triwulan yang

diselenggarakan oleh:a) Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan

kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya tingkat provinsi.

b) Organisasi profesi kesehatan tingkat provinsi, tiap triwulan.c) Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan

kesehatan milik swasta tingkat provinsi.5) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh

perangkat pemerintahan daerah tingkat kabupaten/ kota.

b. Melaporkan:Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Kanwil Departemen Kesehatan ke Unit utama penanggung jawab yang bersangkutan dengan tembusan ke Pusdiklat Pegawai, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

c. Menyampaikan informasi tentang1) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Kanwil

Departemen Kesehatan beserta perangkat Depkes yang berada di bawah Kanwil Depkes seperti: RSUP dan RSKP, UPT Pusat/ UPT Kanwil termasuk institusi pendidikan, dan Bapelkes ke Setjen Departemen Kesehatan c.q. Pusdiklat Pegawai, tiap triwulan, dengan menggunakan form: 2

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh: Perangkat pemerintah daerah (Dinas kesehatan provinsi, RSUD, UPT Daerah/ Dinas) ke Setjen Departemen Kesehatan c.q. Pusdiklat Pegawai, tiap triwulan, dengan menggunakan form yang sudah ditentukan.

3) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh:

a) Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya yang ada di tingkat provinsi,

b) Organisasi profesi kesehatan tingkat provinsi, dan c) Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan

kesehatan milik swasta yang ada di tingkat provinsid) ke Setjen Departemen Kesehatan c.q. Pusdiklat Pegawai.

tiap triwulan, dengan menggunakan form yang sudah ditentukan.

4) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh perangkat pemerintah daerah kabupaten/ kota di wilayah provinsi yang bersangkutan, tiap triwulan.

d. Memberikan umpan balik kepada tiap institusi yang mengirim laporan

dan informasi kegiatan diklat ke Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi.

C. TINGKAT PUSAT

Pada tingkat pusat, unit kerja yang melakukan pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat terdiri atas: Unit- unit utama Departemen Kesehatan (Setjen, Itjen, Ditjen-ditjen, Badan

Litbangkes) Pusat-pusat (Pusdiklat Pegawai, Pusdiknakes, Pusdakes, Pusat PKM,

Puslabkes) RSUP Nasional, RSKP Nasional dan UPT Depkes Tingkat Pusat/

Nasional Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik

departemen atau lembaga pemerintah lainnya tingkat pusat / nasional.

Organisasi profesi kesehatan tingkat pusat/ nasional Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik

swasta tingkat pusat/ nasional

Berikut ini akan diuraikan mekanisme pencatatan dan pelaporan di tiap unit kerja.

1. Unit-unit utama Departemen Kesehatan (Setjen, Itjen, Ditjen-Ditjen

dan Badan Litbangkes),

a. Melakukan pencatatan:1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-

masing unit utama tersebut di atas2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh

masing-masing unit utama, tiap triwulan.

b. Menyampaikan informasi tentang:1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh

masing-masing unit utama ke Setjen c.q. Pusdiklat Pegawai, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing unit utama ke Setjen c.q. Pusdiklat Pegawai, tiap triwulan dengan menggunakan form: 2

2. Pusat-pusat di lingkungan Departemen Kesehatan (Pusdiklat Pegawai,

Pusdiknakes, Pusat PKM, Pusdakes, Puslabkes),

a. Melakukan pencatatan:1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing

institusi,2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh

masing-masing institusi, tiap triwulan.

b. Melaporkan:1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat oleh masing-masing institusi ke

Setjen dengan tembusan ke Pusdiklat Pegawai, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Setjen dengan tembusan ke Pusdiklat Pegawai, tiap triwulan, dengan menggunakan form: 2

3. RSUP Nasional, RSKP Nasional dan UPT Depkes tingkat Pusat/

Nasional


institusi tersebut di atas


b. Melaporkan:

1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat oleh masing-masing institusi ke unit utama induk organisasi/ pembina institusi yang bersangkutan, dengan tembusan ke Setjen Depkes c.q. Pusdiklat Pegawai Depkes , paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing unit utama induk organisasi/ pembina institusi yang bersangkutan, dengan tembusan ke Setjen Depkes c.q. Pusdiklat Pegawai, tiap triwulan, dengan menggunakan form: 2

4. Institusi Pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik

departemen atau lembaga pemerintah lainnya tingkat pusat/ nasional.


institusi2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-

masing institusi, tiap triwulan

b. Melaporkan:1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat oleh masing-masing institusi ke unit

utama induk organisasi/ pembina institusi yang bersangkutan, dengan tembusan Setjen Depkes c.q. Pusdiklat Pegawai Depkes, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi ke unit utama induk organisasi/ pembina institusi yang bersangkutan, dengan tembusan ke Setjen Depkes c.q. Pusdiklat Pegawai Depkes, tiap triwulan, dengan menggunakan form: 2

5. Organisasi profesi kesehatan tingkat pusat/ nasional


1) Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi tersebut.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi, tiap triwulan

b. Melaporkan:

1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat oleh masing-masing organisasi profesi ke unit utama induk organisasi/ pembina institusi yang bersangkutan, dengan tembusan ke Setjen Depkes c.q. Pusdiklat

Pegawai Depkes, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi ke Setjen c.q. Pusdiklat Pegawai, tiap triwulan, dengan menggunakan form: 2

6. Institusi Pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta tingkat pusat/ nasional


1) Data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi, tiap triwulan

b. Melaporkan:

1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat oleh masing-masing institusi ke unit utama induk organisasi/ pembina institusi yang bersangkutan, dengan tembusan ke Setjen Depkes c.q. Pusdiklat Pegawai Depkes, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi ke unit utama induk organisasi/ pembina institusi yang bersangkutan, dengan tembusan ke Setjen Depkes c.q. Pusdiklat Pegawai Depkes, tiap triwulan dengan menggunakan form: 2

7. Pusdiklat*)


1) Data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleha) Pusdiklatb) UPT Pusdiklat (Bapelkes-bapelkes)c) Unit-unit utama Departemen Kesehatan dan Badan Litbangkes,d) Pusat-pusat di lingkungan Departemen Kesehatan Pusate) RSUP Nasional, RSKP Nasional, dan UPT Depkes tingkat

Pusat/ Nasionalf) Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan

kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya tingkat pusat/ nasional

g) Organisasi profesi kesehatan tingkat pusat/ nasionalh) Institusi Pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan

kesehatan milik swasta di tingkat pusat/ nasional2) Rekapitulasi data kegiatan diklat dan non diklat yang memanfaatan

fasilitas Bapelkes

b. Melaporkan:Hasil kegiatan diklat pada tiap tingkat administrasi berupa profil data diklat yang diselenggarakan di lingkungan kesehatan ke Menkes c.q. Setjen Depkes.

c. Memberikan umpan balik kepada tiap institusi yang mengirimkan laporan/ tembusan laporan kegiatan diklat kepada Pusdiklat Pegawai Depkes.

Uraian di atas dapat digambarkan dalam bentuk bagan di bawah ini:

*) Institusi yang menghimpun laporan

BAB VIPENUTUP

Di bidang kesehatan pada umumnya di lingkungan Departemen Kesehatan pada khususnya, banyak macam dan jenis diklat yang diselenggarakan oleh berbagai institusi mulai dari tingkat Pusat sampai ke tingkat kabupaten/ kota. Kegiatan tersebut yang mempunyai peran sangat penting dalam peningkatan kinerja dan mutu SDM kesehatan belum didukung dengan sistem pencatatan dan pelaporan yang memadai. Oleh karena itu, Pusdiklat membuat suatu pedoman yang diharapkan dapat digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat, agar untuk selanjutnya dapat pula diperoleh informasi tentang hasil diklat tersebut. Dengan adanya pedoman ini, maka penyelenggaraan pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat di bidang kesehatan di tiap tingkat administrasi dapat hendaknya direkam dengan baik, sehingga informasi yang diperoleh dapat dimanfaatkan dalam perencanaan dan pengambilan keputusan serta kepentingan lainnya.

Lampiran-lampiran

1 Format 1 Laporan Pelaksanaan Kegiatan Diklat

2 Format 1.1 Rekapitulasi Biodata Peserta Pelatihan3 Format 1.2 Rekapitulasi Biodata Widyaiswara/ Pelatih/ Nara

sumber

4 Format 2 Rekapitulasi kegiatan diklat (yang digunakan oleh tiap institusi yang menyelenggarakan diklat)

5 Format 2.1 Rekapitulasi kegiatan diklat (yang dibuat oleh institusi penghimpun laporan)

6 Format 2.2

7 Format 3 Rekapitulasi kegiatan diklat dan non diklat yang dilaksanakan di Bapelkes

8 Format 4 Rekapitulasi kegiatan diklat (untuk kegiatan diklat yang diselenggarakan tingkat kabupaten/ kota di seluruh wilayah provinsi)

9 Format 5 Rekapitulasi kegiatan diklat (untuk kegiatan diklat yang diselenggarakan tingkat provinsi di seluruh wilayah provinsi)

Format 2: Format 2.1: Format: Rekapitulasi Kegiatan Diklat

KATA PENGANTAR Untuk melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi kegiatan diklat diperlukan suatu perangkat pencatatan dan pelaporan yang baik dan akurat, sehingga informasi yang ada benar-benar dapat menggambarkan kualitas dari suatu kegiatan pendidikan dan pelatihan (diklat). Data tersebut nantinya dapat digunakan sebagai bahan perencanaan dan pengambilan keputusan dalam menentukan kebijakan program diklat di masa yang akan datang. Perlu diinformasikan bahwa pada tahun 1996 Pusdiklat Pegawai Departemen Kesehatan telah membuat Pedoman Sistem Informasi Diklat (SI Diklat) khususnya untuk Bapelkes. Dengan adanya Pedoman Pencatatan dan Pelaporan Kegiatan Diklat ini, pedoman SIDIKLAT tersebut tetap berlaku dan digunakan sebagai pelengkap pedoman ini.

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa ada

pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak akan

terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi

yang berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan benar. Jadi, data dan

informasi merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena data dan

informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut.

Puskesmas merupakan ujung tombak sumber data kesehatan khususnya bagi dinas kesehatan

kota dan Sitem Pencatatan dan Pelaporan Terpadi Puskesmas juga merupakan fondasi dari

data kesehatan. Sehingga diharapakan terciptanya sebuah informasi yang akurat,

representatif dan reliable yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan perencanaan

kesehatan. Setiap program akan menghasilkan data. Data yang dihasilkan perlu dicatat,

dianalisis dan dibuat laporan. Data yang disajikan adalah informasi tentang pelaksanaan

progam dan perkembangan masalah kesehatan masyarakat. Informasi yang ada perlu

dibahas, dikoordinasikan, diintegrasikan agar menjadi pengetahuan bagi semua staf

puskesmas. Pencatatan harian masing-masing progam Puskesmas dikombinasi menjadi

laporan terpadu puskesmas atau yang disbut dengan system pencatatan dan pelaporan

terpadu Puskesmas (SP2TP)

B. RUMUSAN MASALAH

Dari latar belakang diatas, maka dapat di rumuskan masalah yaitu:

“ Bagaimana Sistem Pencataan dan Pelaporan Terpadu di Puskesmas?”

C. TUJUAN PENULISAN

Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah di atas, Tujuan dari penulisan ini adalah:

• Untuk mengetahui apa itu Sistem Pencataan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas

• Untuk mengetahui Tujan Sistem Pencataan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas

• Untuk mengetahui Jenis Pencataan Terpadu Puskesmas

• Untuk mengetahui Jenis Pelaporan Terpadu Puskesmas

• Untuk mengetahui Bagaimana Prosedur Pengisian Sistem Pencataan dan Pelaporan Terpadu

Puskesmas

BAB II

SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS

A. PENGERTIAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS (SP2TP)

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan

pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas yang

ditetapkan melalui SK MENKES/SK/II/1981. Data SP2PT berupa Umum dan demografi,

Ketenagaan, Sarana, Kegiatan pokok Puskesmas.

Menurut Yusran (2oo8) Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP)

merupakan kegiatan pencatatan dan pelaporan puskesmas secara menyeluruh

(terpadu)dengan konsep wilayah kerja puskesmas. Sistem pelaporan ini ini diharapkan mampu

memberikan informasi baik bagi puskesmas maupun untuk jenjang administrasi yang lebih

tinggi, guna mendukung manajemen kesehatan.

B. TUJUAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS (SP2TP)

Tujuan SP2TP (Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas) adalah agar semua data

hasil kegiatan Puskesmas dapat dicatat serta dilaporkan ke jenjang diatasnya sesuai

kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan

masyarakat.

• Tujuan Umum

Meningkatkan kualitas manajemen Puskesmas secara lebih berhasil guna dan berdaya guna

melalui pemanfaatan secara optimal data SP2TP dan informasi lain yg menunjang.

• Tujan Khusus

1. Sebagai dasar penyusunan perencanaan tingkat Puskesmas.

2. Sebagai dasar penyusunan rencana pelaksanaan kegiatan pokok puskesmas (Lokakarya

mini)

3. Sebagai dasar pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan pokok puskesmas

4. Untuk mengatasi berbagai kegiatan hambatan pelaksanaan kegiatan pokok puskesmas

C. JENIS PENCATATAN TERPADU PUSKESMAS

Pencatatan kegiatan harian progam puskesmas dapat dilakukan di dalam dan di luar gedung.

1. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas

Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas adalah semua data yang diperoleh dari

pencatatan kegiatan harian progam yang dilakukan dalam gedung puskesmas seperti tekanan

darah, laboratorium, KB dan lain-lain. Pencatatan dan pelaporan ini menggunakan: family

folder, kartu indek penyakit, buku register dan sensus harian.

2. Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas

Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas adalah data yang dibuat berdasarkan

catatan harian yang dilaksanakan diluar gedung Puskesmas seperti Kegiatan progam yandu,

kesehatan lingkungan, UKS, dan lain-lain. Pencatatan dan Pelaporan ini menggunakan kartu

register dan kartu murid.

Pencatatan harian masing-masing progam Puskesmas dikombinasi menjadi laporan terpadu

puskesmas atau yang disebut dengan system pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas

(SP2TP). SP2TP ini dikirim ke dinas kesehatan Kabupaten atau kota setiap awal bulan,

kemudian ke Dinas Kesehatan kabupaten atau kota mengolahnya dan mengirimkan umpan

baliknya ke Dinas Kesehatan Provinsi dan Departemen Kesehatan Pusat. Umpan balik tersebut

harus dikirimkankembali secara rutin ke Puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi

keberhasilan progam. Namun sejak otonomi daerah dilaksanakan puskesmas tidak punya

kewajiban lagi mengirimkan laporan ke Departemen Kesehatan Pusat tetapi dinkes

kabupaten/kota lah yang berkewajiban menyampaikan laporan rutinnya ke Departemen

Kesehatan Pusat.

D. JENIS PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS

Ada beberapa jenis laporan yang dibuat oleh Puskesmas antara lain:

1. Laporan harian untuk melaporkan kejadian luar biasa penyakit tertentu.

2. Laporan mingguan untuk melaporkan kegiatan penyakit yang sedang ditanggulangi

3. Laporan bulanan untuk melaporkan kegiatan rutin progam. Laporan jenis ini ada 4 jenis

yaitu:

• LB1, berisi data kesakitan

• LB2, berisi data kematian

• LB3, berisi data progam gizi, KIA, KB, dll

• LB4, berisi data obat-obatan

Bentuk Formulir Pelaporan :

1. Formulir LB: untuk data kesakitan dan obat dengan LPLPO

2. Formulir LT: untuk data kegiatan

3. Formulir LS: untuk data sarana, kegiatan dan kematian

4. LB1: laporan data kesakitan

a. Kasus lama

b. Kasus baru

5. LB2: laporan data kematian (tidak dipakai)

a. laporan obat-obatan (LPLPO)

6. LB3

a. Gizi

b. KB

c. Imunisasi

d. KIA

e. Pengamatan Penyakit Menular, seperti: diare, malaria, DBD, TB Paru, Kusta, Filaria, ISPA,

Rabies dan lain-lain.

7. LB4

a. Kunjungan Puskesmas

b. Kehatan Olahraga

c. Kesehatan Sekolah

d. Rawat Tinggal

e. dll

8. LT: laporan kegiatan Puskesmas (tribulan)

a. LT 1

• Keadaan sarana Puskesmas

• Dasar UKS

• Kesehatan Lingkungan

• Kesehatan Jiwa

• Program Pendidikan dan Pelatihan

• Program Pemberantasan Penyakit dan Gizi

b. LT 2 (kepegawaian)

• Tenaga PNS di Puskesmas

• Tenaga PTT di Puskesmas

• Tenaga PNS di Puskesmas Pembantu

c. LT 3 (peralatan)

• Linen

• Peralatan Laboratorium

• Peralatan untuk Kesehatan Gigi

• Peralatan untuk Penyuluhan

• Peralatan untuk Tindakan Medis dan Non Medis

9. Laporan data dasar Puskesmas

a. LSD1: data kependudukan, fasilitas pendidikan, kesehatan, lingkungan dan peran serta)

b. LSD2: ketenagaan Puskesmas dan Puskesma Pembantu

c. LSD3: peralatan Puskesmas dan Puskesmas Pembantu

Ada juga jenis laporan lain seperti laporan triwulan,laporan semester dan laporan tahunan

yang mencakup data kegiatan progam yang sifatnya lebih komprehensif disertai penjelasan

secara naratif. Yang terpenting adalah bagaimana memanfaatkan semua jenis data yang telah

dibuat dalam laporan sebagai masukan atau input untuk menyusun perencanaan puskesmas

( micro planning) dan lokakarya mini puskesmas (LKMP).

Analisis data hasil kegiatan progam puskesmas akan diolah dengan menggunakan statistic

sederhana dan distribusi masalah dianalisis menggunakan pendekatan epidemiologis

deskriptif. Data tersebut akan disusun dalam bentuk table dan grafik informasi kesehatan dan

digunakan sebagai masukkan untuk perencanaan pengembangan progam puskesmas. Data

yang digunakan dapat bersumber dari pencatatan masing-masing kegiatan progam kemudian

data dari pimpinan puskesmas yang merupakan hasil supervisi lapangan.

E. PROSEDUR PENGISIAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN TERPADU PUSKESMAS

(SP2TP)

Prosedur pengisian SP2TP, yaitu:

1. formulir SP2TP mengacu pada formulir cetakan 2006 baik bulanan maupun tahunan.

2. pada formulir SP2TP diisi oleh masing-masing penanggung jawab program.

3. penanggung jawab program bertangung jawab penuh terhadap kebenaran data yang ada.

4. hasil akhir pengisian data di ketahui oleh kepala puskesmas.

5. didalam pengentrian ke komputer dapat dilakukan oleh petugas yang ditunjuk atau staf

pengelola program bersangkutan.

6. data pada formulir SP2TP agar diarsipkan sebagai bukti didalam pertangungjawaban akhir

minimal 2 tahun.

7. semua data diisi berdasarkan kegiatan yang dilakukan oleh puskesmas.

BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) merupakan kegiatan

pencatatan dan pelaporan puskesmas secara menyeluruh (terpadu) dengan konsep wilayah

kerja puskesmas, dengan tujuan agar semua data hasil kegiatan Puskesmas dapat dicatat

serta dilaporkan ke jenjang diatasnya sesuai kebutuhan secara benar, berkala dan teratur,

guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat. Pencatatan kegiatan harian

progam puskesmas dapat dilakukan di dalam dan di luar gedung dan pelaporannya dapat

berupa, Laporan harian untuk melaporkan kejadian luar biasa penyakit tertentu, Laporan

mingguan untuk melaporkan kegiatan penyakit yang sedang ditanggulangi dan Laporan

bulanan untuk melaporkan kegiatan rutin progam.

B. SARAN

Penulis menyadari terdapat banyak kekurangan dalam makalah ini,untuk itu penulis

mengharapkan kritik maupun saran dari pembaca. Demi kesempurnaan makalah ini

selanjutnya

DAFTAR PUSTAKA

Entjang, Indan. 2000. ILMU KESEHATAN MASYARAKAT. Bandung:Citra Aditya Bakti

Sistem pencatatan dan pelaporan

Documents

Transcript of Sistem pencatatan dan pelaporan