Struktur Organisasi

2.3.1 Definisi

Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit - unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi - fungsi atau kegiatan - kegiatan yang berbeda - beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi - spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Struktur organisasi mengatur sistem koordinasi tugas, mekanisme dan pola interaksi dari suatu organisasi. Menurut Robbin struktur ini terdiri dari tiga komponen yaitu :1. Kompleksitas

2. Formalisasi

3. Sentralisasi

Pengorganisasian (Organizing) adalah proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya. Di sini akan dijelaskan struktur organisasi menurut Henry Mintzberg. Ada 5 fungsi dasar organisasi:

1.Strategic apex:

Bertanggungjawab terhadap keseluruhan organisasi dengan meyakinkan bahwa organisasi bisa melaksanakan misinya secara efektif, melalui supervisi langsung, memantau perkembangan lingkungan, formulasi strategi.

2.Middle line:a. Menghubungkan strategic apex dengan operating core

b. Tugas yang berhubungan dengan strategic apex adalah memberikan feedback kinerja di unitnya, memberi usulan perubahan cara operasi, pengambilan keputusan tentang masalah di unitnya

c. Tugas yang berhubungan dengan operating core adalah pengalokasian sumber daya di unitnya, penerapan peraturan dan rencana

3.Operating core:

Mentransformasi input melalui proses menjadi output.

4.Technostructure :a. Terdiri dari para ahli atau spesialisb. Bertugas untuk mempengaruhi cara kerja unit atau karyawan lain agar lebih efektif

c. Mendesain cara terbaik dalam menyelesaikan pekerjaan organisasi5.Support staff :

Melaksanakan tugas yang tidak berhubungan langsung dengan fungsi operating core, akan tetapi menyediakan dukungan tidak langsung untuk terlaksananya misi

Faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi:

1. Strategi organisasi

Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun diantara para manajer dan bawahan

2. Teknologi

3. Anggota (karyawan) dan orang yang terlibat

4. Ukuran organisasi

2.3.2 Elemen dan Struktur OrganisasiEmpat elemen dalam struktur organisasi yaitu :1. Adanya spesialisasi kegiatan kerja

2. Adanya standardisasi kegiatan kerja

2. Adanya koordinasi kegiatan kerja

3. Besaran seluruh organisasi

Struktur organisasi (formal) mempunyai 2 muka, yaitu :

1. Model struktur, dalam hal ini kita dapat mempergunakan prinsip - prinsip teori organisasi

2. Dimensi - dimensi dasar struktur, yang akan menentukan kegiatan -kegiatan dan hubungan - hubungan yang harus dilakukan dan tingkat spesialisasi yang dapat diberikan.

2.4 Job Description

Job Description (deskripsi pekerjaan) adalah daftar tugas - tugas umum, atau fungsi, dan tanggung jawab posisi. Biasanya, itu juga termasuk kepada siapa laporan posisi, spesifikasi seperti kualifikasi yang dibutuhkan oleh orang dalam pekerjaan, rentang gaji untuk posisi, dan lain - lain. Deskripsi pekerjaan biasanya dikembangkan dengan melakukan analisis jabatan, yang meliputi pemeriksaan tugas dan urutan tugas yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan. Analisis melihat pada bidang pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan oleh pekerjaan. Perhatikan bahwa peran adalah himpunan tanggung jawab atau hasil yang diharapkan yang berhubungan dengan pekerjaan. Pekerjaan biasanya meliputi beberapa peran. Deskripsi pekerjaan mungkin diperluas untuk membentuk sebuah spesifikasi orang. Sebuah alternatif terminologi yang digunakan dalam sistem PBB Kerangka Acuan (TOR).

Deskripsi pekerjaan berisi pernyataan yang akurat dan ringkas mengenai apa yang diharapkan akan dilakukan oleh karyawan di dalam pekerjaannya. Deskripsi pekerjaan mengidentifikasi fungsi essensial pekerjaan dan menyediakan informasi tentang berbagai tugas dan tanggung jawab yang terkandung dalam sebuah pekerjaan. Deskripsi tugas haruslah berisi pernyataan ringkas dan akurat yang menunjukkan apa yang dikerjakan oleh karyawan, bagaimana mereka mengerjakannya, dan kondisi dimana tugas itu dilaksanakan. Job Description menjadi landasan bagi banyak aktivitas sumber daya manusia. Deskripsi pekerjaan tersebut memberikan standard obyektif untuk pengisian setiap pekerjaan, serta merupakan alat pekerjaan untuk mengisi pekerjaan tersebut melalui promosi dan pengangkatan. Tujuan job description adalah untuk menyediakan informasi organisasional dan struktural di samping informasi fungsional.

Ketepatan dan keterincian, dua hal yang sangat penting dalam job description, dan dapat sangat berbeda diantara berbagai organisasi. Seorang manajer harus mampu menggunakannya dalam rekrutmen, sebagai dasar yang realistik dalam menilai kinerja karyawan, dan sebagai pedoman program pelatihan untuk perencanaan kepegawaian di masa depan.

Job description akan lebih sahih sekiranya mengikuti pedoman berikut ini :

1. Terfokus pada muatan pekerjaan. Deskripsikan cara pekerjaaan sesungguhnya dilakukan oleh pemegang jabatan.

2. Menentukan keluaran pekerjaan. Memberikan indikator kuantitatif dari hasil yang diharapkan sebagai persyaratan normal (contohnya penjualan dan dokumen yang di proses).

3. Menghindari bahasa yang kabur. Gunakan istilah khusus untuk menggambarkan aktivitas bukannya istilah yang tidak jelas.

4. Membuat peringkat komponen pekerjaan dalam urutan signifikansi dan waktu yang dicurahkan untuk setiapnya.

5. Gunakan deskripsi yang terpisah untuk setiap posisi. Pekerjaan -pekerjaan dipadukan jika deskripsi yang terpisah menunjukkan bahwa isi dan persyaratan pekerjaan - pekerjaan itu sebenarnya sama.Standard Operating Procedure (SOP)Dalam rangka melindungi penyelenggaraan rumah sakit, tenaga kesehatan dan melindungi pasien maka rumah sakit perlu mempunyai peraturan internal rumah sakit yang bisa disebut hospital by laws. Peraturan tersebut meliputi aturan - aturan berkaitan dengan pelayanan kesehatan, ketenagaan, administrasi dan manajemen. Bentuk peraturan internal rumah sakit (HBL) yang merupakan materi muatan pengaturan dapat meliputi antara lain : Tata tertib rawat inap pasien, identitas pasien, hak dan kewajiban pasien, dokter dan rumah sakit, informed consent, rekam medik, visum et repertum, wajib simpan rahasia kedokteran, komite medik, panitia etik kedokteran, panitia etika rumah sakit, hak akses dokter terhadap fasilitas rumah sakit, persyaratan kerja, jaminan keselamatan dan kesehatan, kontrak kerja dengan tenaga kesehatan dan rekanan. Bentuk dari Hospital by laws dapat merupakan Peraturan Rumah Sakit, Standard Operating Procedure (SOP), Surat Keputusan, Surat Penugasan, Pengumuman, Pemberitahuan dan Perjanjian (MOU). Peraturan internal rumah sakit (HBL) antara rumah sakit satu dengan yang lainnya tidak harus sama materi muatannya, hal tersebut tergantung pada : sejarahnya, pendiriannya, kepemilikannya, situasi dan kondisi yang ada pada rumah sakit tersebut. Namun demikian peraturan internal rumah sakit tidak boleh bertentangan dengan peraturan diatasnya seperti Keputusan Menteri, Keputusan Presiden, Peraturan Pemerintah dan Undang - undang. Dalam bidang kesehatan pengaturan tersebut harus selaras dengan Undang -undang nomor 23 Tahun 1992 tentang Kesehatan dan peraturan pelaksanaannya.

2.5.1 Definisi

Standard Operating Procedure (SOP) adalah suatu perangkat instruksi atau langkah - langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu.

Uraian : SOP memberikan langkah - langkah yang benar dan terbaik untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi. SOP merupakan konsensus bersama untuk jalan yang terbaik memberikan pelayanan. SOP membantu mengurangi kesalahan dan pelayanan di bawah standard (sub standard) dengan memberikan langkah - langkah yang sudah diuji dan disetujui dalam melaksanakan berbagai kegiatan.

Kebijakan (policy) adalah rangkaian konsep dan asas (ketentuan pokok) yang menjadi garis besar dan dasar bagi rencana (a.l = SOP) dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, serta konsisten dengan tujuan organisasi.

Uraian : kebijakan yang efektif haruslah rasional, relevan, wajar, direvisi bila diperlukan, disosialisasikan dengan adekuat. Kebijakan memuat APA dan MENGAPA, dan juga SOP memuat BAGAIMANA.

Kebijakan terdiri dari :

a. Kebijakan organisasi atau RS : berlaku bagi seluruh jajaran organisasi sebagai suatu kesatuan.

b. Kebijakan ini meliputi substansi : cakupan dan batas - batas pelayanan, standar pelayanan yang mencakup hak dan etik, aktivitas mutu, perencanaan, dokumentasi, koordinasi, dan evaluasi pelayanan pasien, SDM, keamanan lingkungan seperti : pengendalian infeksi, penanganan limbah, dan lain-lain.

Beberapa istilah yang digunakan untuk SOP di Rumah Sakit: Standard Operating Procedure (SOP), Prosedur Operasional Standard, Prosedur Tetap (Protap), Prosedur Kerja, Prosedur Standar, Prosedur Tindakan.

2.5.2 Tujuan

Tujuan pembuatan SOP selain agar proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, konsisten, dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku. Tujuan khusus yang lainnya yaitu:

1. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan keamanan petugas dan lingkungan, dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.

2. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, supervisor, surveyor, dsb.

3. Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari atau mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.

4. Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan.

5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif.

6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait.

7. Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan malpraktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.

8. Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.

9. Sebagai dokumen sejarah bila telah dibuat revisi SOP yang baru.

2.5.3 Jenis

Jenis SOP, antara lain :

1. SOP Profesi (Keilmuan atau teknis) : merupakan SOP keilmuan atau teknis untuk profesi medis, keperawatan, dan profesi lainnya. SOP memuat proses kerja untuk diagnostik, terapi, tindakan, asuhan.

Contoh : SOP penanganan pasien untuk suatu penyakit, SOP untuk terapi, SOP radiodiagnostik, dan lain - lain.

2. SOP Pelayanan (Manajerial) : merupakan SOP pelayanan medik, keperawatan, penunjang medik yang sifatnya manejerial atau administrasi atau berhubungan dengan pelayanan pasien.

Contoh : prosedur dokter jaga ruangan, prosedur rujukan keluar RS, prosedur visite, dan lain - lain.

3. SOP Administrasi : mengatur tata cara kegiatan dalam organisasi termasuk hubungan antar unit dan kegiatan - kegiatan non medis.

Contoh : prosedur pendaftaran pasien, prosedur teknis penyelenggaraan rekam medik, prosedur pemeliharaan dan perbaikan alat radiologi, dan lain - lain.

Langkah - langkah dan prinsip penulisan SOP :

1. Tetapkan, telaah kebijakan yang mendasari suatu prosedur atau proses kerja.

2. Pertimbangkan prosedur merupakan prosedur menyeluruh atau terdiri dari kumpulan beberapa prosedur yang lebih kecil (terutama bila prosedur tersebut cukup panjang, dipecah - pecah, misalnya: tahap persiapan, tahap kegiatan awal, tahap evaluasi dsb).

3. Kapan SOP dibuat, sedapatnya sebelum sesuatu proses kerja baru dilaksanakan

4. Cari literature dan informasi lain yang terkait yang mendukung prosedur tersebut.

5. Cari masukan dari staf atau petugas terkait.

6. Tetapkan prosedur tersebut adalah wajib atau sebagai pedoman (guideline). Bila wajib, harus jelas bahwa SOP tersebut harus dilaksanakan dengan tidak ada langkah - langkah lain. Kalau sebagai pedoman, maka ada peluang untuk langkah alternatif sebagian atau seluruh langkah.

7. Tetapkan hasil (outcome) yang diterapkan.

8. Tuliskan peralatan atau fasilitas yang diperlukan.

9. Tetapkan siapa yang berwenang melaksanakan prosedur tersebut ( dalam pengertian : kualifikasi ,jabatan misalnya : supervisor).

10. Tulis indikasi dan kontra indikasi. Garis bawahi (atau beri kotak) resiko, peringatan, hal yang perlu diwaspadai.

11. Langkah-langkah disusun berdasarkan logika, untuk menyelesaikan proses kerja secara efektif, efisien dan aman.

12. Dapat ditambahkan Bagan Arus (flowchart) untuk mempermudah atau mempercepat pemahaman uraian langkah - langkah.

13. Dibuat sistem penomoran SOP yang terorganisir dan independen

14. Gunakan bahasa sehari - hari, istilah harus konsisten, susun kata -kata sependek dan sesederhana mungkin dan memudahkan pemakaian, mempunyai urutan dan bermakna ganda, gunakan bahasa yang positif. Dapat dimasukkan tabel.

15. Jelaskan bahan bacaan acuan yang perlu dibaca (cross reference) termasuk SOP lain.

16. SOP agar diuji coba : apakah mudah dipahami, mudah pemakaiannya oleh petugas terkait.

17. Sesudah uji coba mungin diperlukan penyempurnaan.

18. Sosialisasikan SOP.

19. Revisi SOP dilakukan sesuai dengan kebutuhan perkembangan, ilmu informasi lain, perubahan unit dan struktur. Bila SOP terkait dengan unit atau SOP lain, maka perubahan tersebut harus dikoordinasikan.

20. Sebaiknya SOP disusun oleh suatu tim yang terdiri dari : petugas yang akan melaksanakan proses kerja, petugas yang akan melaksanakan pemeliharaan alat yang digunakan dalam proses kerja tersebut, penulis yang sudah biasa menulis SOP, petugas kesehatan lingkungan atau K3 atau infeksi nosokomial.

Prioritas SOP

Untuk memulai menyusun SOP dan melakukan pilihan - pilihan proses kerja, perlu dikaji isu - isu sebagai berikut :

1. Bagaimana dampak yang timbul, positif atau negatif terhadap pelayanan pasien.

2. Bagaimana dampak terciptanya masalah pada staf atau petugas.

3. Apakah proses kerja tersebut menciptakan limbah, masalah waktu, keperluan peralatan baru, pengulangan pekerjaan.

4. Dampak - dampak spesifik lainnya untuk RS.

2.5.4 Format SOP dan Petunjuk Pengisian SOP

Format SOP dan petunjuk pengisian SOP

1. Format SOP

Format SOP yang digunakan adalah sesuai dengan surat edaran dari Direktur Pelayanan Medik Spesialistik No. M.00.02.2.2.837 tertanggal 1 Jui 2001, perihal Bentuk Standard Operating Procedure (SOP). Format ini diberlakukan pada tahun 2002.

2. Format ini dapat diberi tambahan sesuai dengan ketentuan RS yang bersangkutan dan atau Standar Profesi yang bersangkutan.

3. Petunjuk pengisian SOP:

A. Kotak Heading, terdiri dari kotak-kotak RS, judul SOP, nomer dokumen, nomer revisi, halaman, prosedur tetap, tanggal terbit, ditetapkan direktur.

1. Heading dicetak pada setiap halaman

2. Kotak RS diberi nama RS, dapat diberi logo

3. Judul SOP : diberi judul sesuai proses kerjanya. Misal : Konsultasi medis, dr.jaga ruangan,dsb.

4. Nomer dokumen : sesuai dengan ketentuan RS yang terkait, agar dibuat sistematis termasuk seragam.

5. No revisi : merupakan status revisi, dianjurkan menggunakan huruf, dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi pertama diberi hurf B dan seterusnya. Dapat juga dengan angka. Untuk dokumen baru pemberian dapat diberi nomer 0, dokumen revisi pertama diberi nomer 1, dan seterusnya.

6. Halaman diisi nomer halaman yang bersangkutan atau total halaman, contoh : halaman pertama: 1/5, halaman kedua: 2/5, halaman terakhir: 5/5

7. Prosedur Tetap diberi penamaan sesuai ketentuan RS misalnya: Prosedur, Prosedur Tetap, Petunjuk Pelaksanaan, Prosedur Kerja dan sebagainya.

8. Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai terbitnya.

9. Ditetapkan Direktur : diberi tanda tangan Direktur dan namanya. Tanda tangan Direktur dapat dituangkan dengan alternatif : pada halaman pertama saja atau pada halaman terakhir saja.

10. Kotak heading pada halaman - halaman berikut dapat hanya memuat : kotak nama RS, judul SOP, no.Dokumen, no. Revisi dan halaman.

2.5.5 Isi SOP

Isi SOP :

1. Pengertian : berisi penjelasan tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau definisi.

2. Tujuan : berisi tujuan spesifik dari pelaksanaan SOP.

3. Kebijakan : berisi kebijakan (RS dan atau Bidang atau Departemen) yang menjadi garis besar dan dasar bagi SOP tersebut. Dapat berisi beberapa kebijakan menjadi dasar beberapa SOP, sehingga tercantum dalam beberapa SOP tersebut yang dipayunginya.

4. Prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah - langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu, dan staf atau petugas yang berwenang. Dapat dicantumkan alat atau formulir atau fasilitas yang digunakan, waktu, frekuensi dalam proses kerja tersebut. Bila memungkinkan diuraikan secara lengkap unsur - unsur : SIAPA, DIMANA, KAPAN, dan BAGAIMANA (who, what, where, when, how)

5. Unit terkait : berisi unit - unit yang terkait dan prosedur terkait dalam proses kerja tersebut.