PEDOMAN PENGORGANISASIAN

PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI FARMASI

BAB I Pendahuluan

1.1 Latar belakang

Rumah Sakit Umum Lirboyo Kediri sebagai salah satu amal usaha kesehatan milik

yayasan Hidayatul Mubtadiin diharapkan mampu memberikan pelayanan kesehatan

yang bermutu kepada masyarakat Kediri dan sekitarnya maka penyelenggaraan

rumah sakit diperlukan adanya Pengorganisasian Instalasi Farmasi di rsu lirboyo

yang merupakan bagian dari penunjang pelayanan kesehatan agar sesuai dengan

arah pembinaan berdasarkan undang-undang. Penyelengaraan pengorganisasian

secara efektif dan efisien diupayakan untuk meningkatkan pelayanan kesehatan

meliputi pencegahan dan pengobatan penyakit, serta pemulihan kesehatan.

Pedoman pengorganisasian farmasi yang benar diharapkan dapat digunakan

sebagai pedoman dan tata kerja untuk karyawan di instalasi farmasi.

Pengorganisasian instlasi farmasi rumah sakit adalah bagian yang tidak terpisahkan dari sistem penunjang pelayanan kesehatan rumah sakit yang berorientasi kepada pelayanan pasien dan penyediaan obat yang bermutu,

1.2 Tujuan

- Sebagai pedoman penyelenggaraan organisasi kefarmasian di Rsu Lirboyo sesuai

dengan undang-undang.

- Untuk menerapkan konsep organisasi dan tata kerja kefarmasian di Rsu Lirboyo sesuai

dengan undang-undang

1.3 Sasaran

- Instalasi farmasi di Rsu lirboyo menggunakan sistem pengorganisasian rumah sakit

meliputi pedoman, konsep dan tata kerja rumah sakit yang sesuai dengan undang-

undang yang berlaku.

- Karyawan yang bertugas di Instalasi farmasi Rsu lirboyo memahami tentang

pengorganisasian rumah sakit meliputi pedoman, konsep dan tata kerja rumah sakit

yang sesuai dengan undang-undang yang berlaku.

1.4 Landasan hukum

- Peraturan menteri kesehatan republic Indonesia nomor 1045/MENKES/PER/XI/2006

tentang Pedoman organisasi rumah sakit

- Undang-undang RI no 44 tahun 2009 tentang rumah sakit.

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi, of 14

- Keputusan Menteri Kesehatan RI nomor 983/Menkes /SK/XI /1992 tentang Organisasi

Rumah Sakit

- Keputusan Menteri Kesehatan nomor. 22/1994 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Rumah Sakit Umum

- Keputusan Menteri Kesehatan RI. No.1277/Menkes/SK/X/ 2001 tentang Organisasi dan

Tata Kerja Departemen Kesehatan.

BAB II

Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Instalasi Farmasi

2.1 Visi dan misi Instalasi farmasi

Visi

Pelayanan farmasi bermutu tinggi

Misi

- Kualitas pendistribusian obat dan alkes yang bermutu sampai ke pasien

- Pemberian KIE dengan ramah dan jelas

- Pelayanan pasien dengan senyum, sapa, dan ucapan terima kasih.

2.2 Falsafah, Nilai dan Tujuan Instalasi farmasi

Falsafah pengorganisasian Instalasi farmasi

Pengorganisasian Instalasi farmasi di dalam penyelengaraan Rumah sakit lirboyo merupakan bagian dari penunjang pelayanan dibidang teknis farmasi tentang ketersediaan sediaan farmasi dan alat kesehatan yang bermutu, bermanfaat, aman dan terjangkau. Sebagai bagian dari organisasi rumah sakit diharapkan memiliki kualitas pelayanan yang bermutu tinggi meliputi distribusi, pelayanan ramah terhadap pasien dan komunikasi terhadap pasien. Kegiatan pengorganisasian instalasi farmasi untuk penyelengaraan rumah sakit lirboyo mengacu pada pedoman dan tata kerja yang sesuai dengan undang-undang permenkes yang berlaku di republik Indonesia.

Tujuan pengorganisasian Instalasi farmasi

a. Sebagai bagian dari organisasi Rumah sakit yang bertujuan menyelenggarakan, mengkoordinasi, mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan pelayanan farmasi serta melaksanakan pembinaan teknis farmasi di Rumah sakit.

b. Menjalankan tugas dan tanggung jawab terhadap Rumah sakit dengan fungsi pelayanan pengobatan.


c. Instalasi farmasi di organisasi rumah sakit menjamin ketersediaan sediaan farmasi dan alat kesehatan yang bermutu, bermanfaat, aman dan terjangkau.

d. Pelayanan sediaan farmasi di rumah sakit harus mengikuti standart pelayanan kefarmasian (SPO).

e. Pengelolaan alkes, sediaan farmasi dan bahan habis pakai di rumah sakit harus dilakukan oleh satu pintu.

f. Memantau harga obat sehingga harga patokan sesuai dengan yang ditetapkan pemerintah dan mudah diakses pasien.

g. Rumah sakit yang didirikan oleh swasta harus berbentuk badan hukum yang kegiatan usahanya hanya bergerak di bidang perumah sakitan.

h. Standart bangunan yang digunakan rumah sakit untuk instalasi farmasi memiliki fungsi kenyamanan dan kemudahan dalam pelayanan serta perlindungan dan keselamatan termasuk penyandang cacat, anak- anak dan lansia.

i. Membantu rumah sakit melaksanakan permenkes dengan sebaik-baiknya.

j. Membantu rumah sakit melaksanakan akreditasi secara berkala sebagai

peningkatan mutu pelayanan rumah sakit.

BAB III Struktur Organisasi di Instalasi Farmasi

Pelayanan farmasi diselenggarakan dengan kualitas bermutu tinggi bagan organisasi yang mencerminkan penyelenggaraan organisasi pelayanan kefarmasian. Bagan organisasi adalah bagan yang menggambarkan pembagian tugas, koordinasi dan kewenangan serta fungsi. Kerangka organisasi minimal mengakomodasi penyelenggaraan pengelolaan perbekalan, pelayanan farmasi klinik dan manajemen mutu, dan harus selalu dinamis sesuai perubahan yang dilakukan yang tetap menjaga mutu sesuai harapan pelanggan.

Struktur organisasi terlampir disesuaikan dengan situasi dan kondisi rumah sakit.



Bidang

Pengadaan Administrasi Logistik Pelayanan

Alkes dan Obat

ATK dan penunjang

kefarmasiaan

Alkes dan Obat

Non alkes dan obat Resep Non resep

Kepala Instalasi Farmasi

BAB IV Uraian Jabatan di Instalasi Farmasi

Personalia Pelayanan Farmasi Rumah Sakit adalah sumber daya manusia yang melakukan pekerjaan kefarmasian di rumah sakit yang termasuk dalam bagan organisasi rumah sakit dengan persyaratan :• Terdaftar di Departeman Kesehatan• Terdaftar di Asosiasi Profesi• Mempunyai izin kerja.• Mempunyai SK penempatanPenyelenggaraan pelayanan kefarmasian dilaksanakan oleh tenaga farmasi profesional yang berwewenang berdasarkan undang-undang, memenuhi persyaratan baik dari segi aspek hukum, strata pendidikan, kualitas maupun kuantitas dengan jaminan kepastian adanya peningkatan pengetahuan, keterampilan dan sikap keprofesian terus menerus dalam rangka menjaga mutu profesi dan kepuasan pelanggan. Kualitas dan rasio kuantitas harus disesuaikan dengan beban kerja dan keluasan cakupan pelayanan serta perkembangan dan visi rumah

Kompetensi Apoteker :

4.1 Apoteker sebagai Pimpinan :

- Mempunyai kemampuan untuk memimpin,mengkoordinasi, integritasi dan sinkronisasi dilingkungan IFRS maupun diluar IFRS.

- Mempunyai kemampuan dan kemauan mengelola, mengawasi, membimbing, memberi petunjuk dan mengembangkan pelayanan farmasi

- Mengikuti dan mematuhi petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan.- Menyampaikan laporan berkala pada waktunya.- Menerima laporan dari bawahan kemudian diolah dan dipergunakan sebagai

bahan untuk menyusun laporan lebih lanjut dan untuk memeberi petunjuk lebih lanjut.

- Dalam menyampaiakn laporannya kepada atasannya tembusan laporan lengkap dengan lampirannya disampaikan pada kepada satuan organisasi lain yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.

- Dibantu oleh satuan organisasi dibawahnya dan dalam rangka pemberian bimbingan dan pembinaan kepada bawahanya masing-masing wajib mengadaan rapat berkala.

- Mempunyai kemampuan untuk mengembangkan diri- Mempunyai kemampuan untuk bekerja sama dengan pihak yang lain.- Mempunyai kemampuan untuk melihat masalah, menganalisa dan memecahkan

masalah


4.2 Asistent Apoteker sebagai Tenaga Fungsional :

- Mampu memberikan pelayanan kefarmasian- Memberikan laporan kepada atasan atas hasil kerjanya- Mematuhi pembinaan dari atasannya- Mematuhi perintah dan tugas dari atasanya- Mampu melakukan akuntabilitas praktek kefarmasian- Mampu mengelola manajemen praktis farmasi- Mampu berkomunikasi tentang kefarmasian- Mampu melaksanakan pendidikan, penelitian dan pengembangan- Dapat mengoperasionalkan computer- Mampu melaksanakan penelitian dan pengembangan bidang farmasi

klinik.Setiap posisi yang tercantum dalam bagan organisasi harus dijabarkan secara jelas fungsi ruang lingkup, wewenang, tanggung jawab, hubungan koordinasi, fungsional, dan uraian tugas serta persyaratan/kualifikasi sumber daya manusia untuk dapat menduduki posisi.

Nama jabatan Hasil kerja Uraian tugas Tanggung jawab

Wewenang Syarat jabatan

Apoteker Pimpinan S. Apt

Asisten Apoteker Fungsional A.Md

Asisten Apoteker Fungsional SMK

Non fungsional Non Fungsional

Non fungsional Non Fungsional


BAB V Tata hubungan kerja


Laboratorium

HCU

Cleaning service/

security

Batra Poli

(umum, spesialis,gigi)

IGD

Rawat Inap

R. Bayi

Neo-OK

Kamar bersalin

Instalasi

Farmasi

Hubungan kerja dengan Instalasi Farmasi :

Kamar bersalin Instalasi Farmasi LPLPO

Neo-OK Instalasi Farmasi LPLPO

R. Bayi Instalasi Farmasi LPLPO

Rawat Inap Instalasi Farmasi LPLPO

IGD Instalasi Farmasi LPLPO

Poli

(umum, spesialis,gigi)

Instalasi Farmasi LPLPO

Batra Instalasi Farmasi LPLPO

Cleaning service/

security

Instalasi Farmasi LPLPO, membelikan resep keluar.

HCU Instalasi Farmasi LPLPO

Laboratorium Instalasi Farmasi LPLPO

permintaan perbekalan farmasi untuk emergency stock, menggunakan formulir RS../Form/IGD/023

Pengajuan permintaan perbekalan farmasi sesuai dengan SPO RS../SPO/IGD/012


BAB VI Pola ketenagaan dan kualifikasi personil

.6.1 Analisa Kebutuhan Tenaga

Jenis Ketenagaana. Untuk pekerjaan kefarmasian dibutuhkan tenaga :

- Apoteker- Sarjana Farmasi- Asisten Apoteker (AMF, SMF)

b. Untuk pekerjaan administrasi dibutuhkan tenaga :- Operator Komputer /Teknisi yang memahami kefarmasian- Tenaga Administrasi- Non fungsional

Beban KerjaDalam perhitungan beban kerja perlu diperhatikan faktor-faktor yang berpengaruh pada kegiatan yang dilakukan, yaitu :

- Kapasitas tempat tidur dan BOR ( 50 TT )- Jumlah resep atau formulir per hari ( 60 resep)- Volume perbekalan farmasi- Idealnya 30 tempat tidur = 1 Apoteker (untuk pelayanan kefarmasian)

PendidikanUntuk menghasilkan mutu pelayanan yang baik, dalam penentuan kebutuhan tenaga harus dipertimbangkan :

- Kualifikasi pendidikan disesuaikan dengan jenis pelayanan/tugas fungsi- Penambahan pengetahuan disesuaikan dengan tanggung jawab- Peningkatan keterampilan disesuaikan dengan tugas

4.1.2.4 Waktu Pelayanan_ Pelayanan 3 shift (24 jam)_ Pelayanan 2 shift_ Pelayanan 1 shiftDisesuaikan dengan sistem pendistribusianperbekalan farmasi di rumah sakit.


4.1.2.5 Jenis Pelayanan_ Pelayanan IGD (Instalasi Gawat Darurat)_ Pelayanan rawat inap intensif_ Pelayanan rawat inap_ Pelayanan rawat jalan_ Penyimpanan dan pendistribusian_ Produksi obat

No Jenis URAIAN TUGAS Volume Waktu yang Waktu yang

Pekerjaan Pekerjaan diperlukan diperlukan

Perhari

( kasus )perkasus ( menit ) perhari ( menit )

1Penerimaan resep I. Pasien Poli :

dari pasien1. Menerima resep Pasien

(wawancara dgn pasien) 40 3 120

2. Mengisi data identitas pasien

di blanko resep. 40 3 120

3. Input data resep beserta total

harga 40 5 200

5. Menyerahkan total harga ke

pasien untuk administrasi 40 4 160

6. Pengambilan obat ke lemari

obat 40 5 200

7. Pembuatan resep

puyer/racikan 5 20 100

8. Pemberian etiket 40 5 200

9. Penyerahan obat ke

pasien/KIE 40 4 160

II. Pasien rawat inap :

1. Menerima resep Pasien

(wawancara dgn pasien) 10 3 30

2. Mengisi data identitas pasien

di blanko resep. 10 3 30

3. Input data resep beserta total

harga 10 5 50

5. Menyerahkan total harga ke

pasien untuk administrasi 10 4 40

6. Pengambilan obat ke lemari

obat 10 5 50

7. Pembuatan resep

puyer/racikan 5 20 100

8. Pemberian etiket 10 5 50

9. Penyerahan obat ke

pasien/KIE 10 4 40

III. Merapikan blanko resep 50 10 500


2 Layanan 1. Menerima Telephon dari luar

RSU Lirboyo 2 3 6

Telephon2. Survei harga dan stok ada

atau tidaknya obat 2 3 6

3. Telephon ke apotik atau rumah sakit untuk ekspedisi obat dan harga 3 10 30

3Penerimaan barang 1. Melakukan cek barang 5 5 25

2. Melakukan penempatan barang pada etalase obat 5 15 75

5Input data pembelian 1. Menganalisa faktur 5 3 15

2. Input ke komputer 5 20 100

12 Pelayanan 1. Melayani permintaan copy

resep 3 25 75

administrasi

Copy resep

13 Kebersihan Membersihkan ruang RM 5 15 75

ruang obat Mencuci mortar dan stamper 5 10 50

450 2607

1. Jumlah kegiatan ruang obat perhari 450 0

Rumus Perhitungan Perencanaan

tenaga Adalah :

Jumlah waktu yang diperlukan perhari

dalam menit secara total / 60 menit / 7

hari

Hasil perhitungan dari rumus sbb :

Kebutuhan tenaga di ruang obat


2607 : 60 : 7 = 6.20

Jadi kebutuhan tenaga di ruang obat

adalah 6 orang

BAB VII Penilaian karya

BAB VIII Kegiatan orientasi

BAB IX Pertemuan/rapat

9.1 Rapat Rutin

Diselenggarakan pada :

Waktu : Hari Rabu minggu ke 2

Jam : 12.00 - selesai

Tempat : Ruang Rapat Unit Kerja

Peserta : Kepala Bagian, Kepala Urusan, Supervisor, Pelaksana yang tidak bertugas

Materi :

- Evaluasi kinerja mutu

- Masalah dan pemecahannya


Hari Ke

M a t e r i Waktu MetodaPenanggung Jawab

- Evaluasi dan rekomendasi

9.2 Rapat Insidentil

Diselenggarakan sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu dibahas segera.

BAB X Pelaporan

Administrasi Perbekalan Farmasi merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pencatatan manajemen perbekalan farmasi serta penyusunan laporan yang berkaitan dengan perbekalan farmasi secara rutin atau tidak rutin dalam periode bulanan, triwulanan, semesteran atau tahunan. Administrasi Keuangan Pelayanan Farmasi merupakan pengaturan anggaran, pengendalian dan analisa biaya, pengumpulan informasi keuangan, penyiapan laporan,penggunaan laporan yang berkaitan dengan semua kegiatan pelayanan farmasi secara rutin atau tidak rutin dalam periode bulanan, triwulanan, semesteran atau tahunan. Administrasi Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku. Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan.

Tujuan- Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi- Tersedianya informasi yang akurat- Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan- Mendapat data/laporan yang lengkap untuk membuat perencanaan- Agar anggaran yang tersedia untuk pelayanan dan perbekalan farmasi dapat

dikelola secara efisien dan efektif.


Proses pendataan dan pelaporan dapat dilakukan secara :- Tulis tangan.- Print out- Otomatisasi dengan menggunakan komputer soft ware

Cara kerja pembuatan laporan :

Laporan harian

- Pencatatan stok obat yang akan habis

- Input pembelian obat dan alkes

Laporan bulanan

- Administrasi logistic obat

- Obat expired

- Nilai penjualan

- Nilai pembelian

- Nilai persediaan

- Piutang

- Nilai BHP

- Laporan psikotropik dan narkotik

Triwulan

- Stok opname

Laporan tahunan

- Administrasi logistic obat

- Obat expired

- Nilai penjualan

- Nilai pembelian

- Nilai persediaan

- Piutang

- Nilai BHP

- Laba rugi


PEDOMAN PENGORGANISASIAN

Documents

Transcript of PEDOMAN PENGORGANISASIAN