KOMUNIKASI EFEKTIF DAN NEGOSIASIHeri Prabowo,S.E., M.M

Pengertian KomunikasiBerasal dari kata latin yaitu: Communis yang kemudian dalam bahasa inggris berbunyi Common berarti menjadikan sesuatu pesan atau informasi sebagai pengetahuan/ pengertian bersama.

Tujuan KomunikasiUntuk menegakkan kebersamaan dengan pihak yang dituju dalam komunikasi tersebut.Untuk menyampaikan ide-ide, gagasan serta konsep kepada pihak lain.

Proses KomunikasiSource atau Sumber: disebut juga komunikator adalah pihak yang memulai atau memprakarsai suatu komunikasi.Message atau Pesan: disebut juga content merupakan suatu informasi yang mencakup tentang ilmu pengetahuan, ide, gagasan, maksud, dsb.

Komponen dalam komunikasiIDE atau GAGASAN yang jelasKOMUNIKATORPENERIMA PESAN yang jelasMEDIA yang tepatSTRATEGI yang sesuaiMemberikan PERSEPSI yang seragamPanca indra PENERIMA yang baik

Membangun rasa percaya diri dalam komunikasiFakta: normal orang takut berbicara? Persiapan, persiapan dan persiapanJangan menghafal presentasi dengan kata demi kataKumpulkan dan susun ide-ide anda sebelumnya: latar belakang, pengalaman, pemikiran-pemikiran, ide-ide dan keyakinan, tuangkan dalam selembar kertas.Berlatih di depan teman-temanBerfikirlah positif, anda perlu sukses dan harus suksesLarutkan dan tenggelamkan diri anda dalam subjek pembicaraan: kamar mandi, bus, tempat tidurBerikan diri anda semangat untuk berbicaraBersikap percaya diri

Prinsip Dasar KomunikasiKuasai ide dan gagasan Anda dengan baik.Tujuan ide dan gagasan Anda harus jelasBerfikir positif dan emosi positifPahami lawan bicara Anda, berempati-lah!Maksimalkan bahasa verbal dan non-verbalGunakan pengait agar pesan mudah diingat.

Proses Komunikasi ...Channel atau saluran (medium) : terdiri dari media cetak dan media elektronikReceiver/Destination atau Penerima: disebut juga komunikan merupakan pihak yang dituju dalam proses komunikasi atau sebagai penerima informasi yang dimaksud.

Proses Komunikasi ...Feed Back atau Umpan balik yaitu respon/ tanggapan pihak penerima terhadap pesan.

NEGOSIASI

NEGOSIASIPhil Baguley kegiatan yang dilakukan untuk menetapkan keputusan yang dapat disepakati dan diterima oleh kedua belah pihak dan menyetujui apa dan bagaimana tindakan yang akan dilakukan di masa mendatang

NegosiasiMerupakan komunikasi dua arah yang dirancang untuk mencapai kesepakatan pada saat kedua belah pihak memiliki berbagai kepentingan yang sama atau berbeda.

Bentuk NegosiasiPositional base (bertumpu pada posisi: bersifat ideologi) merupakan teknik yang bersifat kompetitif. Terdapat 2 cara dalam teknik ini yaitu:Lunak: menganggap lawan bicara sebagai teman.Keras: menganggap lawan bicara sebagai pesaing.Interest base: bertumpu pada kepentingan dan bersifat prinsipil).

Tahapan NegosiasiOrientasi dan mengatur posisiArgumentasiDamai atau KritisKesepakatan

Prasyarat BernegosiasiKesukarelaan dengan kesadaran penuh untuk bernegosiasiPersiapanMempunyai wewenang untuk mengambil keputusanMempunyai kekuatan relatif seimbang dengan pihak lain, mempunyai kompetensi dan kemampuan untuk menyelesaikan masalah

Kendala Bernegosiasi ReaksiEmosiPosisiKepuasanKekuatan

KARAKTERISTIK NEGOSIASISenantiasa melibatkan orang, baik sbg individu maupun perwakilan institusi (sendiri atau dalam kelompok)Memiliki ancaman terjadinya atau di dalamnya mengandung konflik yang terjadi mulai dari awal sampai terjadi kesepakatan dalam akhir negosiasiMenggunakan cara-cara pertukaran sesuatu baik berupa tawar menawar (bargain) maupun tukar menukar (barter)

Karakteristik NEGOSIASIHampir selalu berbentuk tatap muka yang menggunakan bahasa lisan, gerak tubuh maupun ekspresi wajah (body language)Biasanya menyangkut hal-hal di masa depan atau sesuatu yang belum terjadi dan kita inginkan terjadiUjung dari negosiasi adalah adanya kesepakatan yang diambil oleh kedua belah pihak, meskipun kesepakatan tersebut misalnya kedua belah pihak sepakat untuk tidak sepakat

Prinsip-Prinsip NegosiasiT O R IT trust (percaya)O opennes (terbuka)R responsible (saling bertanggung jawab)I Interdependency saling ketergantungan antara satu dengan yang lain

Syarat-syarat menjadi negosiator yang baikTerpercaya (credibel)Bersumber pada sikap formal/informal yang menyenangkan dan luwesPercaya diri (Self confidence)Diperoleh melalui pengalaman dan pergaulan yang luas, kepribadia yang baik dan kuat, emosi yang stabil dan pengalaman pribadiMenguasai substansi materiDipengaruhi oleh jumlah informasi yang diterima dan dikumpulkan, termasuk pengaturan/pengolahan informasi yang akan digunakan dalam bernegosiasiMenguasai teknik komunikasiDiperlukan guna menghindari deadlock, membangun mutual understanding (pengertian bersama)

Penyelesaian Konflik Dengan Negoisasi

KONFLIKPandangan kaum tradisional konflik adalah buruk dan karenanya harus dihindariPandangan kaum human relations konflik adalah gejala biasa alias alamiah (natural) dan tidak dapat dihindari dari setiap kelompokPandangan kaum interaksionist konflik tidak saja memiliki kekuatan positif di dalam kelompok, tetapi merupakan hal yang mutlak diperlukan oleh kelompok agar dapat meunjukkan kinerja yeng efektif

KONFLIK FUNGSIONAL v. s KONFLIK DISFUNGSIONALKonflik fungsional (positif): konflik yang menunjang tujuan-tujuan kelompok/individuKonflik disfungsional (negatif): konflik yang menghambat/mengganggu kinerja individu/kelompok/organisasi. Bisa jadi terjadi karena apabila salah satu atau kedua belah pihak menciptakan suatu kondisi yang menyulut terjadinya konflik lebih lanjut. Muncul perasaan kecewa, cemas, tegang, atau perasaan bermusuhan.

Alternatif Penyelesaian Konflik Empat Kuadran Manajemen Konflik1234MKMK

Kuadran 1: Menang-MenangDisebut sebagai gaya manajemen konflik kolaborasi atau bekerja sama. Tujuannya adalah mengatasi konflik dengan menciptakan penyelesaian melalui konsensus atau kesepakatan bersama yang mengikat. Masing-masing pihak memahami sepenuhnya keinginan atau tuntutan pihak lain dan berupaya mencari titik temu antarkepentingan.

Kuadran 2 : Menang-KalahDisebut juga kuadran PersainganKita memenangkan konflik dan pihak lain kalahGaya ini sangat tidak mengenakkan bagi pihak yang terpaksa harus berada pada posisi kalahSebaiknya hanya digunakan pada keadaan yang sangat terpaksa yang membutuhkan penyelesaian yang cepat dan tegas

Kuadran 3 : Kalah-MenangDisebut juga kuadran MengakomodasiKita yang kalah, mereka yang menangMemposisikan diri untuk mengakomodasi kepentingan pihak lainDigunakan untuk menghindari kesulitan atau masalah yang lebih besar, mengurangi ketegangan akibat konflik atau menciptakan perdamaian (setidaknya untuk sementara waktu)Mengalah dalam arti positif: esensi kebesaran jiwa dan memberi kesempatan kepada pihak lain untuk juga mau mengakomodasi kepentingan kita sehingga selanjutnya dapat menuju kuadran pertama

Kuadran 4 : Kalah-KalahGaya ini justru Menghindari Konflik alias Mengabaikan MasalahKedua belah pihak tidak sepakat untuk menyelesaikan konflik atau menemukan kesepakatan untuk mengatasi konflikKita tidak terlalu memaksakan dan sebaliknya tidak terlalu menginginkan sesuatu yang dimiliki atau dikuasai pihak lain.Cara ini hanya efektif untuk masalah-masalah yang ringan