Modul Manajemen Proses Bisnis 2014-2015

TIM PENYUSUN

1. Ardhyan Zulfikar Malik ( ARD )

2. Fitasari Wiharni ( FIT )

3. Fitria ( FTA )

4. Komang Indah Desinthya ( KID )

5. Vera Ananda ( VER )

6. Ratih Cintya Lestari ( RCT )

7. Rini Setyaningsih ( RNI )

8. M. Denis Syahputra ( DNS )

9. Diana Meiriana Selvianti ( DNA )

10. Ridho Arya Duta M ( RDO )

11. Fauza Annisa ( OZA )

12. Rahayu Manolita ( RHY )

13. Muhammad Aulia Rendy ( REN )

14. Fransiska ( FRN )

15. Viky Hermana Pratama ( VHE )

TATA TERTIB PRAKTIKUM MANAJEMEN PROSES BISNIS

TAHUN AJARAN 2014/2015

KEHADIRAN

1. Semua Praktikan wajib mengikuti praktikum, tidak boleh diwakilkan dan jika berhalangan

wajib menyerahkan surat keterangan maksimal 3 hari setelah praktikum dilaksanakan.

2. Untuk Praktikan yang berhalangan hadir karena :

Sakit/berduka, maka Praktikan wajib menyerahkan surat keterangan maksimal 3

hari setelah praktikum dilaksanakan.

Tidak tahu jadwal praktikum, maka Praktikan berhak mengulang tahun depan.

3. Praktikan wajib datang tepat waktu pada saat praktikum atau akan dikenakan sanksi, yaitu

:

Keterlambatan <15 menit: boleh mengikuti Tes Awal tanpa ada penambahan waktu

dalam pengerjaan Tes Awal.

Keterlambatan >15 menit: boleh mengikuti praktikum, nilai Tes Awal=0 & nilai

praktikum dipotong sebesar 50%.

Keterlambatan setelah praktikum selesai, maka dianggap tidak hadir dan wajib

MENGULANG TAHUN DEPAN.

Dikarenakan modul 1 tidak ada Tes Awal maka jika keterlambatan lebih dari 15

menit maka nilai praktikum dipotong sebesar 50%.

4. Praktikan yang TIDAK HADIR pada saat praktikum tanpa keterangan maka akan

dinyatakan GUGUR dan dipersilahkan untuk MENGULANG tahun depan.

5. Segala bentuk Kecurangan akan diberi nilai Praktikum = E.

6. Semua Praktikan wajib mengikuti semua modul praktikum, dan ada tidaknya praktikum

susulan telah ditetapkan di peraturan selanjutnya.

PRAKTIKUM

1. Syarat kelengkapan praktikum yang harus dipenuhi untuk setiap Praktikan yaitu :

a. Kartu Praktikum

Kartu Praktikum harus dilengkapi dengan Foto dan Cap Laboratorium.

Apabila Kartu Praktikum hilang, maka praktikan harus mencetak ulang

kartu praktikum & meminta tanda tangan asisten yang telah mengasisteni

sebelumnya.

Praktikan hanya berhak mengganti kartu 1x selama Praktikum Tahun

Ajaran 2014/2015 berlangsung.

2. Asisten berhak memberikan sanksi kepada Praktikan yang tidak melengkapi persyaratan

yang telah ditentukan.

3. Praktikan wajib memakai pakaian seragam resmi ( bersepatu ) standar resmi IT Telkom,

rapi, sopan, dan tidak diperkenankan memakai jeans.

Apabila praktikan tidak menggunakan seragam dan sepatu silahkan PULANG untuk

mengganti seragam dan sepatu sesuai dengan ketentuan yang berlaku, tidak ada

toleransi keterlambatan dan lokasi tempat tinggal.

4. Praktikan wajib mengisi lembar presensi yang telah disediakan.

5. Semua praktikan wajib melaksanakan praktikum sesuai dengan jadwal yang telah

ditentukan, kecuali bagi praktikan yang telah melakukan tukar jadwal dengan membawa

bukti form tukar jadwal. Jika tidak, maka tidak diperkenankan mengikuti praktikum.

6. Tukar jadwal dapat dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:

Pertukaran jadwal hanya diperbolehkan jika ada bentrok dalam hal akademik.

Praktikan yang bersangkutan mencari kelas yang masing kosong/tersedia untuk

masuk ke kelas tersebut.

Jika semua kelas penuh, maka praktikan yang bersangkutan harus mencari

praktikan lain yang bersedia untuk bertukar jadwal.

Praktikan harus mengajukan form perizinan tukar jadwal yang diserahkan ke

Komisi Disiplin Laboratorium BPAD max. 24 jam sebelum jadwal praktikum

berlangsung.

Setiap form pertukaran jadwal harus disertai dengan tanda tangan Dosen

Wali/Dosen Manajemen Proses Bisnis(MPB). Jika dosen default MPB

berhalangan/tidak bisa memberikan tanda tangan, boleh mengajukan ke dosen

MPB lainnya.

7. Praktikan wajib mengikuti praktikum sampai selesai dan tidak boleh meninggalkan

praktikum tanpa izin dari Asisten Jaga

8. Pada saat praktikum, Praktikan :

Wajib menjaga ketenangan, ketertiban, kebersihan, dan kerapian Lab saat

praktikum

Wajib menjaga sopan santun dalam bertutur kata, baik sesama Praktikan maupun

kepada Asisten

Wajib mengembalikan fasilitas, perlengkapan dan / atau peralatan praktikum yang

digunakan dan dipinjam pada saat Praktikum dan tidak diperkenankan membawa

barang-barang tersebut keluar dari ruangan Lab

Wajib mengkondisikan alat komunikasi

Tidak boleh mengerjakan tugas praktikan lain

Tidak boleh mengerjakan pekerjaan di luar tugas yang harus diselesaikan

9. Mengenai praktikum susulan terdapat ketentuan sebagai berikut:

Praktikum susulan hanya terjadwal 1 shift.

Praktikum susulan hanya boleh diikuti oleh praktikan yang telah memberikan surat

perizinan beserta alasan yang diperbolehkan (sakit, berduka, keperluan keluarga).

Dalam 1 shift praktikum susulan, praktikan diperbolehkan untuk mengikuti modul-

modul yang tidak diikuti sebelumnya. (Co/: Jika praktikan tidak mengikuti 2

modul, maka diperbolehkan untuk praktikum 2 modul tersebut dalam 1 shift).

MODUL 1

PENGENALAN MEGA DAN BPMN

Tujuan Praktikum

Praktikan dapat menggunakan software MEGA

Praktikan dapat memahami proses bisnis

Praktikan dapat memahami notasi – notasi BPMN

Praktikan dapat membuat notasi BPMN dalam MEGA

Landasan Teori

Pengenalan MEGA

Aplikasi MEGA adalah sebuah tools yang dapat membantu suatu perusahaan dalam

membuat pemodelan baik pemodelan proses bisnis atau pemodelan Enterprise Architecture.

Sebelum memulai pekerjaan, administrator harus membuat sebuah environment baru dan

sebuah repositori baru dengan menggunakan modul Administration MEGA. Sebuah environment

memungkinkan beberapa user untuk berbagi data yang sama. Dalam environment berisi satu atau

lebih repositori kerja, dan sebuah repositori sistem.

Environment terdiri dari:

1. User

2. Satu atau lebih repositori kerja untuk user gunakan

3. Sistem repositori yang mengandung metamodel

4. Konten informasi yang dapat dibagi-bagi oleh user kepada user lain

Repositori sistem terdiri atas:

1. Metamodel (struktur repositori)

2. Daftar user dari sebuah environment dan profilnya

3. Konfigurasi user (hak, profil, dll)

4. Daftar repositori-repositori

5. Standar dan perangkat kustomisasi:

Queries

Documents templates

Web site templates

Repositori merupakan tempat penyimpanan bagi arsip-arsip software, dimana sofware dalam arsip

ini dapat diambil oleh user untuk digunakan. Pada repositori, data yang terkandung didalamnya

tidak dapat dilihat oleh repositori lain.

Penggunaan MEGA

1.1. Membuat Environment Baru

Tahapan pertama proyek pemodelan dalam MEGA Administrator adalah membuat

sebuah environment kerja dan minimal satu repositori kerja.

Untuk membuat environment:

1. Buka modul Administration ( Administration berada di C:\Program

Files\MEGA\MEGA 2009 SP5)

2. Klik kanan folder Environment, pilih New.

3. Masukkan Nama Environment yang diinginkna, ex: “Modul 1_[Kelas masing-

masing] ”.

Contoh

4. Klik OK.

5. Ketika telah selesai dibuat, pastikan posisi environment dengan nama“Modul

1_[Kelas masing-masing]” berada di bawah Mega Application dan mereferensi

pada Mega Application.

1.2. Membuat Repository Kerja

Dalam membuat repository kerja, proses masih dilakukan di bagian Administrator ,

berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Expand environment “Modul 1_[Kelas masing-masing]”.

2. Pilih user Administrator dan klik OK.

3. Klik kanan folder Repositories dan pilih New.

4. Masukkan nama sesuai dengan NIM dan biarkan default location.

Contoh

5. Klik OK.

Ketika telah selesai dibuat, pastikan repositori dengan NIM tersebutberada pada daftar

repositori.Kemudian cari folder repositori tersebut di

C:\Users\Public\Documents\MEGA 2009 SP5\ Modul 1_[Kelas masing-

masing]\Db.

1.3. Create reference environment yang ada

Fungsi dari create reference adalah untuk Untuk membuat meng-create reference,

ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Buka Mega Administration.

2. Klik kanan pada folder environment.

3. Pilih create reference.

4. Buka Documents>MEGA 2009 SP5>[Folder_Kelas_masing-masing].

1.4. Menyalin (Copy) sebuah repositori pada environment yang sama

Copy repositori NIM, dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Pada folder Repositories di dalam environment“SI-35-XX”, pilih repositori

“[NIM]”.

2. Klik kanan repositori tersebut dan pilih Duplicate.

3. Pada kotak dialog Duplicate a Repository, masukkan nama “[NIM]_Back-

up”. kemudian klik OK.

4. Repositori hasil

duplikasi akan muncul dan

mereferensi pada

environment.

Catatan: Tidak boleh ada

dua atau lebih repositori

dengan nama yang sama.

1.5. Membuat User

Account

Bagian ini akan menjelaskan bagaimana langkah-langkah untuk membuat User

Accounts. Sebagai contoh, kita akan membuat user “Technical Administrator” dengan

otorisasi pada level administrator, ikuti langkah-langkah berikut ini.

1. Masih pada modul Administration, pada environment “SI-35-XX”, expand

folder User Accounts.

2. Klik kanan pada User Accounts dan plilih Manage.

3. Klik tombol New(pojok kiri atas).

4. Masukkan “Technical Administrator” sebagai username.

Authentication Mode: MEGA

Repository Access Mode: Administrator

Authorization: Administrator

A. Organizational Chart

Untuk melakukan pemodelan proses bisnis, langkah pertama yang kita lakukan

adalah menganalisa siapa saja yang terlibat dalam proses bisnis tersebut. Dalam hal ini

konsep modelling lebih berfokus ke pada “Who is concered” dan “Where?”.

Fungsi dari organizational chart:

Mendeskripsikan “basic” hirarki dari org-unit

Menyediakan “static” dari organisasi

Menyediakan “repository” umum dari org-unit

Dalam organizational chart ada 3 element dalam pembuatnya, yaitu :

1. Org unit ( Organizational Unit ) dibagi menjadi 2 yaitu Internal dan Eksternal.

a. Internal itu adalah elemen yang berada di dalam struktur perusahaan. Tipe dari org-

unit internal antara lain :

“Structure” presentasi dari departemen, divisi, atau manajemen

dari sebuah perusahaan.

“Function” presentasi dari sebuah posisi/pekerjaan atau fungsi –

fungsi yang ada di dalam perusahaan tersebut.

“Manager” presentasi dari seorang manajer dari sebuah perusahaan.

“Company” presentasi sebuah perusahaan atau dapat juga cabang

dari perusahaan tersebut.

“Generic” presentasi fungsi yang sifatnya sementara berdasarkan

konteks dari sebuah aliran proses.

b. Eksternal, entitas yang berada di luar organisasi namun masih

melakukan interaksi dalam sistem perusahaan tersebut

Contoh : Supplier

2. Person merupakan pelaku yang terlibat dalam organisasi tersebut

3. Site merupakan dimana organisasi itu berada

Dalam pembuatan organizational chat terdapat aksi yaitu :

1. Aksi untuk objek : create, remove, delete, commnet, dan describe

Perbedaan aksi remove dengan delete yaitu :

Remove : digunakan untuk menghapus objek pada gambar diagram

Delete : digunakan untuk menghapus objek secara permanen

2. Aksi untuk link : create, describe, dan delete.

B. Business Process

Business Process menawarkan barang atau jasa kepada klien internal atau eksternal

dari perusahaan atau organisasi. Pada tingkat yang lebih tinggi, proses bisnis merupakan

struktur dan kategorisasi bisnis. Hal ini dapat terurai dalam proses lainnya. Hubungan

business process dengan organizational process menggambarkan implementasi nyata dari

proses bisnis dalam organisasi.

Organizational Processes –Who, When, How, Where?

People, Org-Units, Sites, Operations…

Functional Processes –What?

Activities, Business Functions, Functionality

System Processes –Workflow Diagram

Applications, Services…

1. Overview Business Process

Business Processes Overview Diagram digunakan untuk menampilkan proses

bisnis tingkat atas perusahaan dan elemen yang terkait. Seringkali prosesnya

diklasifikasikan dalam kategori (manajemen, operasional, support). Notasi yang digunakan

pada diagram ini diantaranya :

Notasi Deskripsi

Internal Org-unit

Internal Org-unit berfungsi sebagai elemen yang berada di

dalam perusahaan yang bertanggung jawab terhadap proses

yang ada di perusahaan.

External Entity

External Entity berfungsi sebagai elemen yang berada diluar

perusahaan yang berinteraksi dengan perusahaan tersebut.

Business process

Business process pada overview diagram ini berfungsi untuk

mendefinisikan proses bisnis utama yang berada didalam

perusahaan.

Folder

Folder berfungsi untuk mengelompokkan business process

dengan tema yang sama. Contoh : management, operational,

support dll.

Note

Note berfungsi untuk memberikan penjelasan atau

pernyataan memberikan komentar atau penjelasan pada teks

atau gambar.

Role berfungsi untuk mendefinisikan participant dalam

interaksi atau proses.

2. Business Process Diagram

Diagram ini digunakan untuk menggambarkan struktur bisnis perusahaan.

Mendeskripsikan produk atau penawaran layanan, komposisi proses bisnis yang

menghasilkannya dan pelaksanaannya dalam functional process, organizational process

dan system process. Diagram ini menggunakan subset dari notasi BPMN.

Notasi Deskripsi

Business process

Business process ini berfungsi untuk memetakan proses

bisnis perusahaan dengan output produk atau jasa kepada

klien internal atau eksternal dari perusahaan. Notasi ini

Org-unit

Client

Business Proc ess

Management

Note

Role

Business process

terdapat pada diagram business process yang dapat di

breakdown dari overview business process

Vertical swimlane

Horizontal swimlane

Swimlane berfungsi untuk pembatas operasi yang dilakukan

oleh Org-Unit. Operasi dapat digambarkan secara vertikal

atau horizontal

Participant

Participant mendefinisikan partisi dari tugas sebuah proses.

Participant dapat didekomposisi menjadi sub - partisi untuk

mendelegasikan tanggung jawab untuk subset dari tugasnya.

Data Object

Data object digunakan untuk menjelaskan bagaimana

dokumen , data, dan benda-benda lain yang digunakan dan

diperbarui selama proses terkait.Data object dapat mewakili

dokumen elektronik atau fisik.

Message Flow

Message flow menggambarkan informasi yang mengalir

dalam suatu perusahaan atau pertukaran informasi antara

perusahaan dan lingkungan bisnis.

Squence Flow

Squence flow digunakan untuk menunjukkan urutan langkah-

langkah dari sebuah proses akan dilakukan. Setiap aliran

urutan hanya memiliki satu sumber dan hanya satu sasaran.

Offering

Offering mewakili pembuatan dari suatu produk atau jasa

yang diberikan oleh suatu perusahaan melalui proses

tertentu.

C. Organizational Process

Pada organizational process konsep modelling berfokus pada “Who”, “How?”,

“When”.

Participant

Invoice

Message

Organizational process mendeskripsikan bagaimana suatu proses itu dapat berjalan di

dalam struktur organisasinya. Organizational process itu menggambarkan kumpulan dari

sub proses yang dilihat dari sudut pandang sebuah organisasi atau perusahaan tersebut.

Berikut contoh sebuah BPMN Organizational Process Diagram.

Karakteristik Organizational Process

Sebuah organizational process menggambarkan sebagian atau keseluruhan urutan

operasi yang terjadi

Organizational process terkait dengan : tujuan, sumber daya (manusia, perangkat

lunak), biaya, waktu, dan lain sebagainya

Organizational process harus berada di bawah tanggung jawab organizational unit.

Organizational process berada persimpangan antara proses bisnis dengan

organizational unit.

Identifikasi Organizational Proces

Mengidentifikasi org-unit apa saja yang mempunyai peran dalam proses.

Mengidentifikasi organizational process yang menyangkut pada beberapa aspek

berikut :

o Apa saja pemicu proses ?

o Bagaimana hasil akhir yang akan diperoleh ?

o Apakah rantai proses organisasi menutupi tranformasi keseluruhan dari awal

sampai akhir

Exception Flows

a. Gateways

Elemen dari sebuah pemodelan proses bisnis yang menggambarkan penggabungan dari

sebuah alur proses. Macam – macam gateways :

Generic

Tidak ada persyaratan khusus dalam gateway ini.

Exclusive Data Based

Hanya satu dari sub-proses yang akan dieksekusi. Gateway ini dapat diikuti

oleh beberapa obyek.

Parallel

Semua sub-proses yang ada dieksekusi tanpa mempertimbangkan kondisi

yang menyertainya.

Exclusive Event Based

Hanya satu dari sub-proses yang dieksekusi dengan sebuah kondisi tertentu

yang dibawanya.

Inclusive

Sub-proses yang dieksekusi berdasarkan kondisi tertentu yang

mengikutinya, maka dari itu gateway ini memungkinkan lebih dari satu

proses yang mengikuti.

b. Intermediate Events

Sebuah tanda yang menunjukkan sebuah proses yang terjadi setelah proses tersebut

dimulai dan sebelum proses tersebut berakhir. Ada beberapa macam intermediate

events, di antaranya :

Message

Terdapat dua macam Intermediate Message Event yaitu A Catching Message Event

(menggambarkan sebuah proses menunggu sampai sebuah message tersebut

diterima) dan A Throwing Message Event (menggambarkan sebuah proses

mengirimkan sebuah informasi secara berkelanjutan).

Timer

Merupakan sebuah penanda bahwa sebuah proses menunggu sampai waktu yang

telah ditentukan.

Error

Merupakan sebuah tanda apabila ada sebuah masalah yang muncul pada sebuah

proses. Masalah tersebut dapat muncul karena technical problems dan business

rules controls.

c. Sequence Conditioning

Sebuah kondisi atau factor yang mengatur sebuah organisasis dalam perkembangan

dari sebuah organizational process.

Fact Conditions

Berhubungan dengan keadaan dari sebuah proses, Business Rules, waktu,

dan lain-lain.

Default Conditions

Kondisi yang muncul ketika suatu kondisi lain dari sebuah proses tidak

terpenuhi.

D. System Process

System Process merupakan gambaran proses bisnis perusahaan berdasarkan

jalannya sistem sistem yang ada didalamnya. System proses ini sangat berguna untuk

memahami aliran data dan keterkaitan antara suatu sistem dengan sistem lainnya.

System View

a) Business Process

b) System Process

Sebuah system process merupakan representasi dari suatu

proses yang dapat dieksekusi.

c) Task

Task atau tugas adalah langkah-langkah dasar yang terdapat

pada sebuah system process. Dalam pelaksanaannya, task

didukung oleh IT service dan end-user.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam membuat Diagram

1. Mendefinisikan User Requirement

Untuk dapat mendefinisikan user requirement secara tepat, dapat dilakukan analisis

terhadap beberapa hal di bawah ini:

Application Aplikasi apa saja yang digunakan dilihat dari sudut pandang

software development.

IT Service IT Service adalah sebuah komponen perangkat lunak yang

disediakan sebagai layanan dalam menjalankan satu atau lebih dari

fungsionalitas sistem. Contoh: e-mail, web service, dll.

Functionality Fitur yang diperlukan oleh unit-org agar dapat melaksanakan

tugasnya.

Resource Sarana yang digunakan untuk melaksanakan operasi/tindakan

tertentu.

System Used Sistem yang diterapkan untuk melaksanaan sebuah proses.

Mewakili apa saja yang dibutuhkan dalam perlaksanaan proses tersebut,

dapat berupa IT service, aplikasi, atau sumber daya lainnya.

Berikut adalah penggambaran keterkaitan antara masing-masing komponen dalam

mendefinisikan user requirement.

2. Menambahkan User Requirement pada Organizational Process

3. Memodelkan System Process

Pemodelan dari system process menjelaskan urutan (logika) kerja dari suatu

aplikasi, sehingga kita dapat mengetahui bagaimana aplikasi tersebut menjalankan

fungsinya. Poin yang harus dipenuhi adalah:

Mengetahui tugas yang dieksekusi dan order yang dilakukan

Mendeskripsikan cara penanganan suatu masalah dan kompensasi

Mendeskripsikan informasi yang dipertukarkan dan output yang dihasilkan.

4. Penambahan Event

Event biasanya digunakan untuk menggambarkan interaksi yang terjadi dalam suatu urutan

proses. Event sangat membantu dalam merepresentasikan informasi yang ada pada suatu

system process. Berikut adalah macam-macam event:

5. Penambahan Task Type

Berikut adalah jenis-jenis task type yang bisa digunakan dalam memodelkan sebiah

system process:

Loops

Sebuah system process dan task dapat dilakukan secara berulang

berdasarkan kondisi tertentu. Perulangan bisa berupa Do While atau

Do Until. Perulangan disimbolkan dengan tanda panah melingkar

di bagian bawah.

Multiple Instance

Fungsionalitasnya sama seperti for each pada struktur

pemrograman. Melaksanakan perulangan dengan jumlah

perulangan yang sudah ditentukan sebelumnya.

Transactions Kumpulan aktivitas yang dieksekusi secara

terorganisir, dimana keseluruhan proses harus berhasil dieksekusi.

Jika tidak, sistem akan dikembalikan pada kondisi awal.

Compensations Sebagai respon otomatis untuk mengulang sebuah

transaksi

6. Pendefinisian Participant

Participant

Participant adalah sekumpulan tugas yang dieksekusi dalam suatu

system process. Kebanyakan objek dapat menggunakan participant

role, Org-Unit, Application, System Process dan IT Service

E. Functional Process

Functional Process berfungsi menggambarkan proses bisnis perusahaan dari segi

fungsional. Berdasarkan proses fungsional, perusahaan dapat mengidentifikasi aktivitas-

aktivitas yang dapat membedakan perusahaan tersebut dengan perusahaan lainnya. Proses

fungsional sangat penting ketika merancang sebuah proses bisini ataupun memperbaiki

sebuah proses bisnis.

Functional View

A. Business Process

Diagram ini digunakan untuk menggambarkan struktur bisnis

perusahaan. Mendeskripsikan produk atau penawaran

layanan, komposisi proses bisnis yang menghasilkannya dan

pelaksanaannya dalam functional process, organizational

process dan system process. Diagram ini menggunakan

subset dari notasi BPMN.

B. Functional Process

Functional Process adalah nilai tambah yang hasilnya

dapat berupa barang atau jasa untuk client internal atau

eksternal. Value Chain ini digambarkan sebagai urutan

kegiatan. Dalam notasi BPMN, proses fungsional

merupakan sub proses.

C. Activity

Activity merupakan langkah dasar dari Functional

Process. Activity menunjukkan bagaimana Business

Function berkontribusi terhadap nilai tambah pada

Functional Process.

D. Business Function

Business Function adalah sebuah kemampuan/skill atau

sekelompok kemampuan yang terdapat dalam suatu

perusahaan.

Functional Process Diagram

Menjelaskan bagaimana seharusnya fungsi bisnis yang ada dalam suatu perusahaan

sehingga dapat menghasilkan nilai tambah.

A. Mengidentifikasi value creation (Nilai Tambah)

Langkah-langkah:

1) Mengidentifikasi nilai tambah

2) Identifikasi fungsi bisnis (participants)

3) Menentukan kegiatan (activity) yang terjadi

4) Identifikasi kemungkinan yang terjadi yang dapat mengganggu nilai tambah

5) Mendeskripsikan urutan dari semua elemen menggunakan Sequence Flow

B. Memungkinkan untuk mendeskripsikan proses secara cepat (tidak berbelit-belit) dan

tepat

C. Memungkinkan adanya solusi yang inovatif untuk mendesign organisasi yang baru

Simbol-simbol khusus yang digunakan di Business Process

Functional Process : proses untuk memberikan nilai tambah yang hasilnya

dapat berupa barang atau jasa untuk client internal atau eksternal.

F

Functional Activity : Activity menunjukkan bagaimana Business Function

berkontribusi terhadap nilai tambah pada Functional Process

Praktikum

SKENARIO

Universitas Sangkuriang memiliki struktur organisasi yang terdiri dari :

- Rektor sebagai pimpinan

- Wakil Rektor I sebagai wakil pimpinan

- Bagian Administraasi Akademik

- Bagian Teknologi dan Metode Pembelajaran

- Bagian Perpustakaan

- Bagian Kemahasiswaan

Salah satu syarat kelulusan di Universitas Sangkuriang adalah jumlah TAK (Transkrip

Akademik Kemahasiswaan) sebesar 80 poin. Oleh karena itu, setiap mahasiswa diharuskan untuk

aktif di bagian berorganisasi guna untuk mendapatkan TAK tersebut serta meningkatkan soft skill

mereka. Setelah mendapatkan poin TAK dari masing-masing organisasi, mahasiswa dapat

melakukan pengajuan TAK ke Bagian Kemahasiswaan baik secara individu atau kolektif.

Alur – alur dalam pengajuan TAK individu di Universitas Sangkuriang :

Mahasiswa melakukan pengajuan surat keterangan kepada staff kemahasiswaan

Staff Kemahasiswaan memeriksa surat keterangan dan sertifikat yang kemudian

menyerahkan kepada Manager Bagian Kemahasiswaan untuk ACC surat keterangan

Apabila Manager Bagian Kemahasiswaan menyetujui surat keterangan maka surat

keterangan diserahkan kepada staff kemahasiswaan yang telah di-ACC

Staff Kemahasiswaan setelah menerima surat yang telah di-ACC kemudian

mahasiswa melakukan input data dan staff kemahasiswaan menerima input data

melalui system website

Staff Kemahasiswaan mengecek permintaan pengajuan TAK Online, apabila dalam

melakukan input data dalam satu minggu belum di –ACC maka permintaan akan gagal.

Staff Kemahasiswaan akan ACC Pengajuan TAK Online sebelum seminggu, maka

proses akan selesai dan TAK diterima oleh Mahasiswa

Dalam proses pengajuan TAK diatas mahasiswa akan menginputkan permintaan TAK melalui

sistem website, alur dalam sistem tersebut :

Application client akan login ke sistem melalui akun dari mahasiswa

Dalam application client, akan memasukkan data pengajuan TAK

Kemudian akan melampirkan file bukti surat keterangan

Application Server akan menerima data, dan mengecek data

Apabila data sesuai application server akan ACC permintaan TAK, maka application

client akan menerima notifikasi TAK berhasil diinputkan, dan proses telah selesai

Apabila tidak sesuai maka application client akan menerima notifikasi TAK gagal

diinputkan

LANGKAH-LANGKAH

I. Organizational Chart

Output :

1. Klik kanan pada Library “Universitas Sangkuriang” > pilih New > pilih Diagram >

Kemudian pilih “General Organizational Chart”.

Univ ersitas

Sangk uriang

Rek tor

W ak il Rek tor I

Bag ian Administrasi

Ak ademik

Bag ian T ek nologi

dan Metode

Pembelaja ran

Bag ian Sistem

Informasi

Bag ian

Perpustak aan

Bagian

Kemahasiswaan

2. Kemudian kita atur lembar kerja untuk membuat lembar kerja menjadi lebar dengan

cara, File > Page Setup > Kemudian tentukan lebar lembar kerja > Kemudian OK

3. Kemudian pilih org unit “Company” ke dalam lembar kerja

4. Kemudian beri nama “Universitas Sangkuriang”

5. Setelah itu kita tambahkan org unit struktur organisasi di dalam IT TELKOM, dimulai

dengan menambahkan Rektor, dengan cara pilih org unit “Structure” drag ke lembar

kerja.

6. Kemudian beri nama “Rektor”

7. Ulangi langkah 5 dan 6 untuk menambahkan org unit lainnya.

8. Apabila diperlukan kita bisa mengganti type org unit lainnya dengan cara klik

Properties dari Org unit. Pilih type stuktur yang dipilih

9. Setelah org unit telah dibuat, kita hubungkan dengan link.

10. Pilih “Link” kemudian hubungkan antara IT Telkom dengan org – org unit lainnya.

Maka akan terlihat seperti gambar :

11. Tambahkan org unit eksternal

II. Business Process

Output :

Membuat Business Process Diagram baru

1. Klik kanan pada Library “Universitas Sangkuriang” > pilih New > pilih Business

Process, lalu beri nama “Urusan Pembinaan Kegiatan Mahasiswa”.

Univ ersitas

Sangk uriang

Rek tor

W ak il Rek tor I

Bag ian Administrasi

Ak ademik

Bag ian T ek nologi

dan Metode

Pembelaja ran

Bag ian Sistem

Informasi

Bag ian

Perpustak aan

Bagian

Kemahasiswaan

2. Expand Library “Universitas Sangkuriang” > expand folder “Business Process”

3. Klik kanan pada Business Process “Urusan Pembinaan Kegiatan Mahasiswa” > pilih

New > pilih Diagram

4. Kemudian akan muncul pilihan diagram, pilih

5. Klik Create.

6. Terlihat lembar kerja seperti gambar dibawah

7. Karena beberapa notasi sudah dibuat pada diagram – diagram sebelumnya, maka

notasi tersebut sudah disimpan pada Library yang terkait. Untuk membuat notasi yang

sudah dibuat sebelumnya, lakukan drag and drop dari Library ke halaman kerja yang

sedang dibuat.

8. Tambahkan org unit internal dengan type “manager” dengan nama Manager Bagian

Kemahasiswaan dan Staff Kemahasiswaan yang mewakili Divisi Bagian

Kemahasiswaan dalam proses bisnis dengan cara expand pada org unit kemudian klik

kanan pada org unit.

9. Tambahkan pula org unit eksternal yaitu mahasiswa, karena di dalam business process

mahasiswa tidak berhubungan langsung dengan system. Cara menambahkan sama

dengan langkah ke 8. Namun setelah ditambahkan org unit, kita ubah type org unit

menjadi eksternal.

10. Setelah itu klik icon swimlane dan petakan pada halaman kerja.

11. Drag and drop External entity “Mahasiswa” kedalam swimlane yang telah dibuat.

Ulangi langkah tersebut untuk Org-Unit “Manager Bagian Kemahasiswaan”.

12. Untuk mengganti bentuk dari participant, klik kanan pada participant > pilih Shape

and Details > pilih bentuk yang diinginkan.

13. Klik icon Business Process dan petakan pada halaman kerja didalam Business

Process diagram “Urusan Pembinaan Kegiatan Mahasiswa”. Lalu beri nama

“Pengajuan TAK Individu dan Kolektif” dan “Pembinaan Kegiatan Ormawa dan

Laboratorium”.

14. Hubungkan Business Process dengan stakeholder terkait menggunakan icon

offering dan message flow.

15. Untuk membuat produk pada Offering, klik kanan pada Offering > pilih New >

pilih Product

16. Lalu beri nama “TAK”. Ulangi untuk produk “Sertifikat”, “Surat Keterangan”,

“Surat Keterangan Ormawa”, “Surat Keterangan Laboratorium”.

17. Untuk membuat message pada message flow, klik kanan pada message flow > pilih

Properties > klik tab Content > klik icon New. Buatlah “Pengajuan Surat” dan

“Surat di ACC”.

18. Pada Content Direction, untuk “Pengajuan Surat” pilih Downstream dan “Surat di

ACC” pilih Upstream.

19. Untuk memberikan notasi yang sama dengan notasi yang sudah dibuat sebelumnya,

dapat juga dengan cara Connect.

III. Organizational Process

Output :

Langkah – langkah :

1. Klik kanan pada Organizational Process “Pengajuan Tak Individu”, pilih new >

Diagram

2. Setelah itu pilih Organizational Process Diagram

3. Drag external entity berada di luar system, lalu ganti shape and details pada mahasiswa

sesuai gambar dibawah

4. Kemudian drag swimlane dalam system pengajuan TAK individu, kemudian drag org

unit Manager Bagian Kemahasiswaan dan Staff Kemahasiswaan ke dalam swimlane.

Terlihat seperti gambar dibawah :

5. Kemudian untuk memulai, kita pilih events kemudian drag ke Manager Bagian

Kemahasiswaan.

6. Akan muncul jendela window event, kemudian isikan “Start” dan pilih event nature

“Start”

7. Kemudian next pilih event type “Message”,kemudian pilih Finish

8. Hubungkan message flow dari mahasiswa dengan event start. Kemudian pada message

flow untuk memberi keterangan surat yang diberikan klik kanan pada message

9. Pada tab content buat content message baru “Pengajuan Surat Keterangan”.

10. Kemudian buat operation sesuai alur proses dari scenario.

i. Memeriksa Surat Keterangan dan Sertifikat

ii. ACC Surat Keterangan

iii. Menerima surat yang telah di-ACC

iv. Menerima Input Data

v. Cek Permintaan Pengajuan TAK Online

vi. ACC Pengajuan TAK Online

11. Setelah membuat operation atur operation sesuai urutan dan sesuai org unit.

12. Gunakan Sequence Flow untuk mengindikasikan urutan proses apa yang harus

dilakukan.

13. Setelah urutan operation “ACC Surat Keterangan” terdapat gateway, untuk membuat

gateway pilih gateway pada icon kemudian drag.

14. Ganti nama gateway dengan cara klik kanan pada gateway > pilih Properties>

Kemudian pilih pada tab Characteristic. Isikan nama “Di-ACC atau tidak” Kemudian

pilih gateway type “Exclusive(Data)”

15. Dalam operation “Menerima Input Data” terdapat sebuah system yang digunakan pada

operasi tersebut. Untuk menambahkan system itu dapat dilakukan dengan klik tombol

View and Details ( ), lalu klik pilihan Used System. Maka tombol System Used

akan muncul pada Insert Toolbar.

16. Klik tombol System Used lalu klik pada diagram.

17. Dalam dialog box, ketikkan nama “Sistem Input Data”, lalu klik OK.

18. Hubungkan antara System Used dengan operation “Menerima Input Data”

menggunakan tombol Link.

19. Klik kanan pada sistem “Sistem Input Data”, selanjutnya pilih properties, lalu klik

characteristic tab.

20. Pada bagian System Specification, klik tombol New.

21. Dalam dialog box yang terbuka, pilih IT Service sebagai MetaClass dan klik OK.

22. Kemudian beri nama “bk.ittelkom.ac.id”

23. Kemudian pada operation Cek Permintaan Pengajuan TAK Online itu terdapat

gateways exclusive(event) “ACC”

24. Selain itu terdapat event times “1 minggu” dengan cara pilih events, lalu akan muncul

jendela seperti gambar dibawah :

25. Isikan nama “1 minggu” dan pilih event nature “Catching”

26. Pilih next kemudian pilih event type “timer” dan pilih Finish

27. Dalam operation terakhir maka aliran akan menuju ke event “End”, dan terdapat aliran

data dari operation terakhir kepada mahasiswa berupa pesan bahwa “TAK diterima”

IV. System Process

Output :

Langkah – langkah :

1. Klik kanan pada library “Universitas Sangkuriang”, lalu pilih System Process

2. Klik kanan pada system process yang telah dibuat, kemudian new diagram

3. Lalu klik create

4. Tambahkan participants ke dalam diagram.

5. Buatlah Tasks untuk masing-masing participant.


dilakukan.

7. Ketika terdapat lebih dari satu proses yang harus dilakukan, maka gunakan gateway

atau kondisi (pemilihan) untuk dapat menentukan langkah apa yang selanjutnya harus

diambil.

8. Jika dibutuhkan, gunakan menu properties untuk dapat mengindikasi informasi

tambahan pada suatu objek dalam diagram. Contohnya memasukkan data dapat

dilakukan beberapa kali, gunakan tipe Task Loop.

9. Berikut merupakan hasil akhir yang diharapkan.

V. Functional Process

Output

Langkah - langkah

1. Klik kanan pada library yang telah dibuat “Universitas Sangkuriang” kemudian pilih

New Functional Process. Kemudian berinama “Pengajuan TAK”

2. Klik kanan pada functional process yang telah dibuat, kemudian new diagram

3. Klik create

4. Drag entitas mahasiwa dan manajer bagian kemahasiswaan seperti gambar dibawah

ini.

5. Buatlah business function dengan cara klik kanan pada librarynewbusiness

function

6. Beri nama business function dengan evaluasi surat dan input TAK.

7. Buatlah functional activity dengan menklik ikon lalu beri nama memeriksa

surat keterangan dan sertifikat.


dilakukan.

9. Ketika terdapat lebih dari satu proses yang harus dilakukan, maka gunakan gateway

atau kondisi (pemilihan) untuk dapat menentukan langkah apa yang selanjutnya harus

diambil.

MODUL 2

ANALISIS PROSES BISNIS

Tujuan Praktikum

Praktikan mampu memahami konsep proses bisnis.

Praktikan mampu menganalisis proses bisnis.

Praktikan mampu memahami alur proses bisnis.

Praktikan mampu mengimplementasikan proses bisnis ke dalam diagram BPMN

Landasan Teori

Pengenalan Proses Bisnis

Proses bisnis adalah kumpulan dari proses dan berisi kumpulan aktifitas (tasks) yang saling

berelasi satu sama lain untuk menghasilkan suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan

sasaran strategis dari organisasi. Sebuah proses bisnis terdiri dari serangkaian kegiatan yang

dilakukan dalam koordinasi di lingkungan organisasi dan teknis. Fungsi dari kegiatan proses bisnis

dilakukan untuk tujuan-tujuan bisnis yang dibuat.

A. Karateristik Proses Bisnis

Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah:

1. Definitif : Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang

jelas.

2. Urutan : Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu

dan ruang.

3. Pelanggan : Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.

4. Nilai tambah : Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah

pada penerima.

5. Keterkaitan : Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam

suatu struktur organisasi.

6. Fungsi silang : Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi.

Pengenalan Analisis Proses Bisnis

Analisa proses bisnis adalah mempelajari dan memahami bagaimana aktifitas dan fungsi dari suatu

proses bisnis dapat berjalan sesuai dengan pencapaian tujuan organisasi.

Tujuan dari analisis proses bisnis adalah memahami hubungan proses bisnis yang sedang berjalan

dengan pencapaian visi dan misi organisasi. Selain itu juga analisis proses bisnis bertujuan

mempelajari kumpulan proses dan aktifitas dari proses bisnis yang digunakan organisasi dan

mempelajari seberapa jauh proses bisnis ini mencapai tujuan dari organisasi. Fungsi analisis proses

bisnis adalah untuk menganalisis dan mendokumentasikan kerja proses yang ada.

Praktikum

SKENARIO

Universitas Sangkuriang merupakan salah satu universitas ternama di Kota Bandung.

Universitas Sangkuriang di pimpin oleh bagian rektorat yang terdiri dari Rektor yang

membawahi Wakil Dekan 1, Wakil Dekan 2 dan Wakil Dekan 3. Dimana Wakil Dekan 1

membawahi Bagian Akademik, Bagian Teknologi&Metode Pembelajaran, Bagian Sistem

Informasi, Bagian Perpustakaan dan Bagian Kemahasiswaan. Selain itu Rektorat

membawahi Fakultas Rekayasa Industri, Fakultas Elektronika, Fakultas Sains dan Fakultas

Informatika.

Setiap pergantian semester baru mahasiswa di Universitas Sangkuriang diwajibkan untuk

registrasi mata kuliah sesuai dengan beban sks masing-masing mahasiswa dan melakukan

Perwalian Dosen Wali. Registrasi dimulai ketika mahasiswa melakukan pembayaran BPP

yang dapat dilakukan melalui teller maupun melalui ATM. Mahasiswa akan memperoleh

token dari hasil pembayarannya yang akan di inputkan pada aplikasi I Gracias. Ketika

mahasiswa membayar melalui Teller maka mahasiswa harus mengisi form dan melakukan

pembayaran cash, namun apabila mahasiswa membayar melalui ATM maka mahasiswa

akan mengakses aplikasi Transaksi Bank (terdiri dari Aplikasi Menu dan Aplikasi

Penyimpanan Data) mahasiswa hanya harus menginputkan PIN, pilih pembayaran, pilih

input kode pendidikan, lalu masukkan nominal pembayaran dan transfer BPP dan sistem

akan merekap data pelanggan.

Setelah memperoleh token mahasiswa dapat mengakses aplikasi I Gracias (Login), mengisi

kuisioner, memilih menu registrasi lalu menginputkan token, Bagian Akademik akan

memvalidasi token, apabila mahasiswa salah memasukkan token 3x maka mahasiswa

harus menghubungi BAA. Maka bagian Akademik akan Merestart ulang token dan bagian

Sisfo akan meng-ACC token. Apabila token telah berhasil di masukkan maka mahasiswa

dapat menginputkan mata kuliah sesuai dengan beban SKS mahasiswa tersebut apabila di

rasa telah sesuai maka mahasiswa tersebut harus mengirim pesan Siap ACC kepada dosen

wali. Dosen yang bersangkutan akan memeriksa apakah mata kuliah dan jumlah sks yang

diambil oleh mahasiswa telah sesuai atau tidak, apabila belum sesuai maka mahasiswa

tersebut harus menginputkan lagi mata kuliah dan jumlah sks yang diambil, namun apabila

telah di acc oleh dosen maka mahasiswa tersebut harus mencetak KSM sebagai tanda

proses registrasi mahasiswa berhasil.

Buatlah analisis skenario yang ada diatas dengan tools mega dan berikan keterangannya?

LANGKAH-LANGKAH

A. Mengimport Data pada Tools Mega

1. Pilih file pilih Import Mega File (*.mgr,*.mge,*.mgl,*.xmg)…

2. Pilih Browse tempat environment yang ingin kita import.

3. Pilih Import

4. Hasil out put jika import file telah selesai pilih Close

5. Hasil output terakhir file yang telah kita import, “Regis Mata Kuliah Mahasiswa

B. Organizational Chart

Sebuah Universitas Sangkuriang memiliki struktur organisasi : Rektorat

membawahi beberapa fakultas yaitu : Fakultas Rekayasa Industri, Fakultas Elektronika,

Fakultas Sains, Fakultas Informatika.

Dalam struktur organisasi Rektorat memiliki beberapa struktur yaitu : Rektor memiliki 3

wakil : Wakil Dekan 1, Wakil Dekan 2, Wakil Dekan 3

Wakil Dekan 1 membawahi beberapa bagian yang ada pada Universitas

Sangkuriang yaitu : Bagian Akademik, Bagian Teknologi & Metode Pembelajaran, Bagian

Sistem Informasi, Bagian Perpustakaan dan Bagian Kemahasiswaan.

C. Business Process

Registrasi Mata Kuliah untuk Mahasiswa di Universitas Sakngkuriang memiliki

beberapa proses yaitu proses Registrasi Mata Kuliah dan Perwalian Dosen.

1. Dalam registrasi mata kuliah memiliki hubungan dengan Mahasiswa yaitu mahasiswa

melakukan Registrasi dan akan mendapatkan Token.

2. Bank (pihak eksternal) akan memberikan Data BPP dan Administrasi, nantinya dalam

proses bisnis registrasi mata kuliah akan menerima No.Token dari Bank(pihak

eksternal).

3. Sedangkan Mahasiswa akan melakukan Perwalian dalam proses bisnis Perwalian

Dosen Wali, dan akan mendapatkan Persetujuan mata kuliah.

4. Proses bisnis perwalian dosen wali berhubungan dengan Akademik (pihak internal)

yaitu pihak akademik memeberikan hak Akses ACC dan dalam proses bisnis akan

melakukan ACC.

D. Organizational Process

Dalam Registrasi Mata Kuliah memiliki beberapa process yaitu proses Pembayaran

BPP dan Input Mata Kuliah.

1. Mahasiswa akan melakuka Registrasi & Membayar dalam proses pembayaran BPP

dan Mahasiswa akan mendapatkan Token.

2. Bank akan mendapatkan Data Registrasi Pelanggan dan akan meberikan Token pada

proses pembayaran BPP

3. Mahasiswa akan melakukan Penginputan Matkul dan Token dan akan mendapatkan

KSM (Kartu Studi Mahasiswa).

4. Akademik akan memberikan Validasi Token dan akan mendapatkan Input Token.

Pada p

roses Pembayaran BPP memiliki beberapa proses yaitu :

1. Mahasiswa menunggu waktu pembayaran BPP

2. Mahasiswa memilih membayar melalui ATM atau tidak. Jika Tidak maka mahasiswa

akan membayar melalui Teller, apabila Ya maka melalui ATM.

3. Mahasiswa Membayar

Melalui ATM

4. Jika melalui ATM maka mahasiswa akan Input PIN

5. Lalu memilih Menu Pembayaran

6. Mahasiswa akan Pilih Input Kode Pendidikan

7. Setelah itu mahasiswa akan Memasukan Nominal Pembayaran

8. Mendapatkan dokumen berbentuk Token

9. semua proses yang berjalan menggunakan ATM maka akan berhubungan dengan

System Used Transaksi Bank, didalamnya menggunakan 2 aplikasi yaitu : aplikasi data

pelanggan dan aplikasi menu.

Melalui Teller

10. Jika melalui Teller maka mahasiswa akan mengisi Form yang ada pada bank

11. Mahasiswa akan melakukan pembayaran secara Cash, Saat melakukan pembayaran

pada teller,maka teller meninputkan data BPP administrasi bank (pihak eksternal), dan

bank(pihak eksternal) akan memberikan Token. Maka mahasiswa akan mendapatkan

document Token dari teller

Dalam proses input mata kuliah memiliki 3 pihak yang melakasanakan proses ini yaitu

Mahasiswa, Akademik, Dosen. Mahasiswa akan melakukan aktivitas yaitu :

1. Mahasiswa melakukan login

2. Lalu mahasiswa Mengisi Kuisoner

3. Mahasiswa Memilih Menu Registrasi

4. Mahasiswa melakukan Input Token yang didapatkan dari bank (pihak eksternal)

5. Maka bagian akademik akan Validasi Token

6. Jika tidak maka mahasiswa harus menghubungi bagian administrasi akademik dan kembali

meninputkan token kembalili apabila sudah menghubungi BAA.

7. Jika Token benar maka bisa Meniput Mata Kuliah

8. Apabila sudah meniput mata kuliah maka mahasiswa Menuggu Beberapa Saat untuk

medapat ACC dari dosen

9. Dosen meg-ACC

10. Mahasiswa mencetak KSM. Semua aktivitas yang dilakukan oleh mahasiswa akan

diimplementasikan pada System Used Kemahasiswaan, pada system ini menggunakan

aplikasi I-Gracias, aplikasi akademik, aplikasi sisfo.

E. System Process

Pada proses Input Mata Kuliah terdapat system yang digunakan yaitu System

Transaksi Bank. System Transaksi Bank memiliki beberapa aplikasi didalamnya yaitu

aplikasim Menu, aplikasi Penyimpanan Data. Pada System Transaksi Bank ini memiliki

System Process sebagai berikut :

1. Aplikasi menu akan menampilkan Tampilan Input Password ATM

2. Aplikasi menu menampilkan Tampilan Menu Pembayaran

3. Aplikasi menu akan menampilkan Input Kode Pendidikan

4. Aplikasi Menu Tampilan Nominal BPP

5. Jika tidak setuju maka system akan langsung berakhir

6. Jika setuju maka akan aplikasi menu akan menampilkan Tampilan Submit

7. Aplikasi Penyimpanan Data akan menginputkan data pelanggan yang sudah melakukan

penginputan

8. Aplikasi menu akan mencetak Token.

Pada proses Pembayaran BPP terdapat System yang digunakan yaitu System

Kemahasiswaan. System Kemahasiswaan memiliki beberapa aplikasi didalamnya yaitu

aplikasi Akademik, aplikasi I-Gracias, aplikasi Sisfo. Pada System Kemahasiswaan ini

memiliki System Process :

1. Aplikasi I-Gracias akan menampilkan menu Login

2. Lalu aplikasi I-Gracias akan menampilkan menu survey

3. Aplikasi I-Gracias akan menampilkan menu kuisoner, untuk diisikan

4. Aplikasi I-Gracias akan menampilkan menu Registrasi

5. Aplikasi I-Gracias akan menampilkan menu Input Token

6. Jika Token benar maka Aplikasi Sisfo akan memberikan menu ACC Token yang akan

digunakan dosesn, jika tidak maka aplikasi akademik akan menrestart ulang token yang

telah diinputkan, dan kembali aplikasi I-Gracias harus menginputkan token kembali

7. Jika sudah di ACC maka Aplikasi I-Gracias akan menampilkan menu cetak KSM.

MODUL 3

PROSES BISNIS EKSISTING

Tujuan Praktikum

Praktikan mampu mendeskripsikan proses bisnis eksisting dan memodelkannya dengan notasi

BPMN.

Praktikan mampu memahami dan membuat organizational chart.

Praktikan mampu memahami dan membuat organizational dan business diagram.

Praktikan mampu memahami dan membuat system process.

Kelengkapan Praktikum

Tools Mega

Modul 3 Proses bisnis eksisting

Landasan Teori

Business Process Existing

Business Process Existing merupakan kumpulan dari proses yang ada, yang mana proses

tersebut berisi kumpulan aktifitas (tasks) yang saling berelasi satu sama lain untuk

menghasilkan suatu keluaran yang mendukung pada tujuan dan sasaran strategis dari organisasi.

Praktikum

Skenario Business Process dan Organizational Process

Adidharma Cottages adalah sebuah hotel di daerah Lombok yang di bangun pada tahun

1993. Adidharma Cottages Lombok menawarkan nuansa tradisional dengan nuansa taman

tropis yang rimbun sehingga menciptakan suasana yang unik. Adidharma Cottages memiliki

jumlah total 25 kamar, kolam renang, terrace bar, restaurant, serta berbagai fasilitas lainnya.

Jumlah karyawan yang ada didalamnya yaitu 20 orang. Untuk mengelola fasilitas-fasilitas yang

ada, Adidharma Cottages memiliki beberapa divisi didalamnya, seperti divisi operational,

inventory, accounting, warehouse, serta pihak eksternal yang terlibat yaitu supplier.

Supply Management (SM) pada sebuah hotel merupakan salah satu faktor penting dalam

industri hotel yang menghubungkan supplier, pihak hotel, dan tempat penyimpanan yang

dimiliki hotel yang bertujuan untuk memuaskan kebutuhan customer dengan menggunakan

biaya operasi yang serendah mungkin untuk mendapatkan profit sebesar-besarnya.

Pada hotel ini terdapat beberapa proses bisnis utama seperti pengadaan barang,

pengelolaan barang, manajemen hubungan.

Sub proses yang ada pada pengelolaan barang terdapat proses penempatan barang di

gudang dan cek kualitas dan pengelolaan barang. Akan tetapi pada modul ini hanya akan

membahas cek kualitas dan pengelolaan barang.

Proses bisnis pada aktivitas cek kualitas dan pengelolaan barang masih dilakukan

secara manual. Proses pengecekan kualitas dan pengelolaan barang diawali dengan divisi

warehouse melakukan pemeriksaan barang dan kesesuaian dokumen setelah supplier

memberikan dokumen barang apabila barang yang dikirimkan sesuai dengan spesifikasi maka

divisi warehouse akan langsung menyimpan barang ke gudang, akan tetapi apabila barang

tidak sesuai dengan spesifikasi maka divisi warehouse harus melaporkan barang yang cacat

tersebut kepada divisi accounting untuk mendapatkan barang pengganti. Setelah acounting

menerima laporan barang cacat maka selanjutnya memberikan persetujuan laporan

tersebut. Divisi warehouse akan segera melakukan pengembalian barang cacat tersebut

kepada supplier dan supplier akan segera melakukan pengiriman barang pengganti, setelah

barang pengganti dikirimkan maka divisi warehouse akan segera menerima barang pengganti

tersebut disertai dengan menerima packing slip (lampiran keterangan barang pengganti).

Setelah itu packing slip diberikan kepada divisi accounting, kemudian menerima packing slip

tersebut. Setelah itu divisi warehouse akan menyimpan barang ke gudang. Setelah barang

disimpan maka dimulailah peranan dari divisi operasional dimana pada proses bisnis

eksistingnya juga masih dilakukan secara manual. Hal ini ditunjukkan dengan divisi operasional

mengambil barang ke gudang tanpa mengkonfirmasi terlebih dahulu kepada pihak yang

berwenang sehingga terjadi ketidakjelasan pada saat dilakukan pengecekan jumlah barang di

gudang yang biasa dilakukan selama 30 hari sekali oleh divisi inventory. Setelah dilakukannya

penghitungan jumlah sisa barang maka selalu didapati ketidaksesuaian jumlah barang antara

pencatatan di awal dengan jumlah barang secara nyata. Maka dari itu divisi inventory harus

melakukan konfirmasi kesesuaian barang terlebih dahulu kepada divisi operasional mengenai

barang apa saja yang diambil. Apabila konfirmasi yang di dapat tidak sesuai dengan jumlah

yang dimaksud maka akan dilakukan pengecekan jumlah barang ulang. Setelah itu divisi

inventory akan menerima laporan konfirmasi barang berupa dokumen barang apa saja yang

digunakan oleh divisi operasional tersebut.

Buatlah Diagram Business Process dan Organizational Process dari skenario diatas !

Skenario Sistem Proses

Ketika ada barang yang cacat pada Adidharma Cottages, barang dikembalikan ke supplier

dan harus ada barang pengganti yang baru ke perusahaan yang diterima oleh Divisi Warehouse.

Selain memerima barang pengganti, divisi warehouse juga menerima packing slip sebagai bukti

bahwa barang telah dikirim kembali. Untuk mendokumentasikan kegiatan ini, maka Divisi

Accounting juga harus menerima packing slip dari divisi warehouse dan menyimpannya

kedalam System Report.

Dalam proses menerima packing slip oleh divsi Accounting, terdapat suatu System

Report untuk update dan simpan laporan. Jika divisi accounting ingin mengupdate suatu

laporan, maka si admin harus login terlebih dahulu, dengan input username dan password

pada system, setelah itu admin juga bisa melihat laporan packing slip yang terbaru, dan

apabila sudah selesai, maka admin dapat mengupdate laporan yang telah ada dan

menyimpannya. Pada Aplikasi Report JK terdapat requirement berupa fitur function check

laporan packing slip, function update laporan, aplication reportJK.

Buatlah Diagram System Process berdasarkan skenario diatas !

Langkah-Langkah Praktikum

1. Membuat Library baru

Buatlah library baru dengan nama “Adhidharma Cottages”.

Caranya di Home navigation window, klik kanan Production dan select New>Library.

Didalam kotak dialog Creation of Library pada kolom Name isi dengan nama library yang

diinginkan. Lalu klik OK.

2. Membuat Adidharma Cottages Organizational Chart

Dalam MEGA, semua diagram menggambarkan obyek. Sebuah bagan organisasi

menjelaskan Org-Unit. Untuk membuat bagan organisasi untuk perusahaan Anda, Anda

terlebih dahulu harus membuat Org-Unit, dalam kasus ini adalah "Adidharma" Org-Unit.

a. Membuat Org-Unit

Untuk membuat "Adidharma" Org-Unit berikut langkah-langkahnya :

Klik kanan pada“Adidharma Cottages” dan select New > Org-Unit.

Di dalam kotak dialog isi nama Org-unit yang diinginkan dan klik OK.

b. Membuat organizational chart

Pada Home navigation window, expand library Adidharma Cottages, klik kanan pada

Org-Unit yang telah dibuat dan select New > Diagram.

Select Organizational Chart dan klik Create.

c. Membuat Structure

Untuk membuat structure organisasi caranya adalah sebagai berikut :

Klik dan Drop Structure button ( ) kedalam diagram.

Didalam kontak dialog diisikan Nama structure yang diinginkan lalu klik Create

button.

Lakukan hal yang sama dengan mengisikan nama yang berbeda dalam setiap structure.

Lakukan hal yang sama pula apabila ingin membuat org-unit dengan tipe yang lainnya.

d. Menghubungkan Structure

Untuk menghubungkan structure-structure yang ada gunakkan Link Button, langkah-

langkahnya adalah sebagai berikut :

Klik link Button ( ), lalu klik structure-structure yang akan dihubungkan.

Lakukan hal yang sama untuk menghubungan structure-structure yang lainnya.

3. Membuat Adidharma Cottages Business Process

Klik kanan pada library Adidharma Cottages > New > Business Process

Namai Business Process tersebut sesuai dengan business process yang ingin dibuat.

Pada windows Home Navigation, expands folder Business Process, dan klik kanan pada

Business Process yang telah dibuat sebelumnya NEW -> Diagram -> Create.

Setelah workspace diagram muncul, drag icon Business Process ( ) ke dalam

workspace, dan beri nama sesuai dengan scenario yang ada.

Lakukan langkah diatas untuk setiap business process yang ada pada perusahaan.

Tambahkan external entitynya, dengan cara klik kanan pada library -> New -> Org

Unit -> Beri nama sesuai scenario -> OK

Pada windows home navigation, expands folder Org-Unit, dan drag Org-Unit yang telah

dibuat sebelumnya kedalam workspace.

Untuk mengganti jenis Org-unit dari jenis internal menjadi external. Klik kanan pada

Org-Unit, pilih Org-Unit yang telah dibuat tadi, pilih Properties, pada tab

Caracteristics, pilih External Entity dan klik OK.

Sedangkan untuk mengganti type org-unit. Lakukan hal yang sama dengan langkah

diatas, kemudian ganti Org-unit type berdasarkan tipe org-unit yang diinginkan.

Lakukan langkah-langkah diatas untuk entity lainnya yang ada pada scenario.

Untuk menampilkan offering pada toolbar, klik icon ( ) kemudian checklist pada

menu select all.

Untuk membuat aliran product yang ada pada Business Process, klik Offering ( )

pada toolbar, dan klik dari entity ke business process untuk menampilkan panah

offeringnya.

Klik kanan pada panah offering, dan pilih Properties, pada tab Caracteristic, klik New

untuk menambahkan product, beri nama sesuai dengan scenario

Lakukan hal yang sama untuk setiap product yang ada.

Untuk flow of message, klik pada message flow pada toolbar, dan klik dari entity yang

diinginkan ke entity tujuan.

Untuk menampilkan nama message, klik kanan pada panah flow message, pilih

properties, pada tab Content Klik New dan beri nama message flow sesuai scenario -

>OK.

Lakukan langkah diatas untuk setiap message flow yang ada pada scenario.

4. Membuat Adidharma Cottages Organizational proses

a. Membuat Organizational Process Diagram

Klik kanan pada Salah satu Business process yang akan dibuat organizational

process dan select New > Organizational proses

Lalu pada Home Navigation di Library yang di buat, Klik kanan pada

Organizational Process dengan nama yang telah dibuat, New > Diagram,lalu pilih

Organizational Process Diagram > Create.

Buatlah Participant internal/eksternal yang terlibat dalam proses ini.

Buatlah Operation dan isi kotak dialog dengan nama untuk masing-masing Divisi

yang telah di tentukan.

Lakukan drag and drop pada icon ( ) setiap Operation yang telah dibuat setiap

divisi yang telah ditentukan. Beri nama setiap operation yang dibuat dengan nama

yang sesuai dengan skenario yang ada.

Gunakan Gateway atau kondisi (pemilihan) untuk dapat menentukan langkah apa

yang selanjutnya harus diambil jika terdapat lebih dari satu proses yang harus

dilakukan.

Gunakan juga System Used ( ) jika pada salah satu Operation menggunakan suatu

system pada prosesnya.

b. Menghubungkan organizational proses

Klik Sequence Flow Button ( ) di Insert Toolbar.

Setelah itu hubungkan dimulai dari Start lalu ke Operation sampai ke Operation

terakhir,lalu hubungkan juga ke end.

5. Membuat Diagram System Proses

Diagram system proses merupakan diagram yang menggambarkan alur suatu sistem dalam

aplikasi yang digunakan dalam suatu proses.

1. Melengkapi diagram organizational process dengan System Used :

Buka Diagram Organizational Process yang ingin dilengkapi dengan system use.

Klik tombol View and Details ( ), lalu checklist pilihan System Used. Maka tombol

System Used akan muncul pada Insert Toolbar.

Klik tombol System Used ( ) pada toolbar lalu klik pada diagram.

Dalam dialog box, ketikkan nama System Used yang diinginkan, lalu klik OK.

Kemudian hubungkan system used dengan menggunakan link ( ).

Klik kanan pada sistem yang dibuat, selanjutnya pilih properties, lalu klik characteristic

tab.

Pada bagian System Specification, klik tombol New.

Dalam dialog box yang terbuka, pilih Application sebagai MetaClass dan klik OK.

Beri nama sesuai dengan Aplication yang terkandung dalam system used.

Ulangi langkah tersebut untuk menambah fungsionalitas atau fitur-fitur yang lainnya.

2. Membuat Diagram System Process :

Klik kanan Library yang telah dibuat, select New > System Proses.

Beri nama diagram tersebut sesuai dengan System Proses yang ingin dibuat, klik finish.

Buatlah Diagram System Process dengan klik kanan pada system process

>new>diagram.

Pilih System Process Diagram >create.

Maka akan muncul hasil nya berupa kolom hijau, kemudian buat participant dari

aplikasi tersebut. Seperti dibawah ini.

Buatlah Tasks untuk masing-masing participant.

Gunakan Sequence Flow untuk mengindikasikan urutan proses apa yang harus

dilakukan.

Ketika terdapat lebih dari satu proses yang harus dilakukan, maka gunakan gateway

atau kondisi (pemilihan) untuk dapat menentukan langkah apa yang selanjutnya

harus diambil.

Jika dibutuhkan, gunakan menu properties untuk dapat mengindikasi informasi

tambahan pada suatu objek dalam diagram. Contohnya untuk mengindikasikan user

telah memasukkan kriteria produk hingga mereka menemukan informasi mengenai

produk yang dicari, gunakan tipe Task Loop.

MODUL 4

BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT

Tujuan Praktikum

Praktikan dapat memahami konsep perbaikan proses bisnis menggunakan metode

Business Process Improvement.

Praktikan dapat memahami perbedaan antara RVA, NVA, dan BVA pada Value Added

Assement

Praktikan dapat memilih metode yang tepat untuk memperbaiki proses bisnis kristis dan

menerapkannya.

Praktikan dapat menunjukkan hasil perbaikan proses yang telah dilakukan.

Landasan Teori

A. Business Process Improvement

Business Process Improvement atau BPI, sebagai salah satu metode dalam menjalankan

Continuous Improvement, didefinisikan sebagai kerangka sistematis yang dibangun untuk

membantu organisasi dalam membuat kemajuan yang signifikan dalam pelaksanaan proses

bisnisnya. BPI memberikan suatu sistem yang akan membantu dalam proses penyederhanaan

(streamlining) prosesproses bisnis, dengan memberi jaminan bahwa pelanggan internal dan

eksternal dari organisasi akan mendapatkan output yang lebih baik dari sebelumnya.

(Harrington,1991)

B. Karakteristik BPI

Adanya process owner yaitu orang yang bertanggung jawab atas performansi suatu proses

Adanya batasan yang jelas (process scope)

Adanya hubungan internal dan pertanggungjawaban yang jelas

Adanya prosedur, tugas-tugas kerja, kebutuhan training (pelatihan) yang terdokumentasi

Memiliki ukuran dan target yang berhubungan dengan pelanggan

Adanya waktu siklus yang diketahui

Memiliki perubahan prosedur resmi

Dapat mengetahui hasil yang akan dicapai perusahaan

C. Manfaat BPI

Dengan adanya proses bisnis yang jelas dan terstruktur, maka manfaat yang akan didapat

perusahaan adalah (Harrington,1991):

1. Eliminasi kesalahan-kesalahan

2. Maksimasi penggunaan asset

3. Minimasi waktu tunggu (delay)

4. Memberikan pemahaman dan memudahkan penggunaan

5. Dekat dengan pelanggan internal maupun eksternal

6. Kemampuan adaptif tehadap keinginan pelanggan

7. Memberikan perusahaan keuntungan yang kompetitif

8. Menghilangkan kelebihan-kelebihan pengeluaran

D. Sasaran Utama Business Process Improvement

Perbaikan proses bisnis ini memiliki sasaran-sasaran utama sebagai berikut (Harrington,1991):

1. Membuat proses efektif – mengeluarkan hasil yang diinginkan

2. Membuat proses efisien – meminimasi sumber daya yang digunakan

3. Membuat proses adaptif – dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan pelanggan

maupun kebutuhan bisnis

E. Dasar Pemilihan Business Process untuk Diperbaiki

Pemilihan proses bisnis untuk diperbaiki merupakan sesuatu hal yang sangat kritis dalam

siklus proses perbaikan proses bisnis. Pada umumnya, dipilihnya suatu proses untuk diperbaiki

adalah sebagai berikut (Harrington,1991):

Adanya keluhan-keluhan atau masalah dari pelanggan

Proses-proses berbiaya tinggi

Proses dengan waktu siklus yang panjang

Ada cara/proses yang lebih baik

Tersedianya teknologi baru

Aturan manajemen untuk menerapkan metode baru

F. Fase-fase pada Business Process Improvement

Fase-fase perbaikan yang digunakan di sini didasarkan pada konsep Business Process

Improvement oleh Harrington, 1991, yang terdiri dari (Harrington, 1991):

1. Mengorganisir Perbaikan

Tujuan: Menjamin kesuksesan dengan cara membangun kepemimpinan, pemahaman,

dan komitmen.

Aktifitas:

o Mendefinisikan proses bisnis kritis

o Pemilihan process owner

o Mendefinisikan batas-batas awal perbaikan

o Pembentukan dan pelatihan tim perbaikan proses

o Mengembangkan model perbaikan

o Menetapkan ukuran-ukuran keberhasilan

2. Pemahaman Proses

Tujuan: Memahami seluruh dimensi dari proses bisnis yang sedang berlangsung.

Aktifitas:

o Membuat bagan alir proses

o Relationship dengan sebuah proses yang berjalan

o Malakukan analisis waktu proses

o Pengaturan proses dan prosedur

3. Penyederhanaan Proses

Tujuan: Memperbaiki efisinsi, efektifitas, dan adaptabilitas dari proses bisnis.

Aktifitas:

o Menyederhanakan proses

o Pemilihan proses yang dikehendaki

o Mengurangi birokrasi

o Upgrading peralatan

o Standardisasi proses

o Mengurangi waktu proses

4. Implementsi, Pengukuran, dan Kontrol

Tujuan: Mengimplementasikan suatu sistem untuk mengontrol jalannya proses

perbaikan.

Aktifitas:

o Mengembangkan pengukuran proses dan target yang dicapai

o Menyediakan sistem umpan balik

o Melakukan pemeriksaan proses secara berkala

5. PerbaikanBerkelanjutan

Tujuan: Mengimplementasikan proses perbaikan selanjutnya.

Aktifitas:

o Mengevaluasi dampak perubahan terhadap bisnis dan pelanggan

o Mengkualifikasi proses

o Mencari dan menghilangkan masalah proses

o Studi banding proses

o Melihat kembali kualifikasi secara berkala

G. Metode dalam Fase-fase Business Process Improvement

Untuk mencapai tujuan peningkatan pelayanan kepada customer, ada beberapa

tahapan dan metode yang harus dilewati, yaitu (Harrington,1991):

Streamlining

Yaitu inisialisasi perubahan proses kerja sehingga akan tercipta proses baru yang lebih

sederhana dengan pencapaian tujuan yang sama dan tetap. Ada beberapa cara

atau tools yang bisa ditempuh untuk melakukan streamlining terhadap business

process yang sudah ada di perusahaan, yaitu :

1. Bureaucracy elimination (eliminasi birokrasi), yaitu menghilangkan tugas

administrasi, penggunaan kertas kerja yang tidak perlu.

2. Duplication elimination (eliminasi duplikasi), yaitu menghilangkan suatu kegiatan

serupa yang terjadi pada suatu bagian dari proses yang berbeda.

3. Value-Added assessment (evaluasi nilai tambah), yaitu mengevaluasi setiap kegiatan

dalam proses bisnis untuk menentukan kontribusinya pada kebutuhan pelanggan.

4. Simplification, yaitu mengurangi kompleksitas suatu proses.

5. Process cycle time reduction (pengurangan waktu perputaran proses), yaitu

menentukan cara untuk mengurangi waktu siklus dan meminimasi ongkos

penyimpanan.

6. Error proofing (pencegahan kesalahan), yaitu membuat kondisi sehingga sulit untuk

membuat kesalahan.

7. Upgrading, yaitu membuat tingkat efektifitas lebih tinggi dalam meningkatkan

performansi dalam proses bisnis.

8. Simple language (penyederhanan bahasa), yaitu mengurangi kompleksitas terhadap

cara-cara penulisan dan berbicara, membuat dokumen lebih mudah untuk dimengerti

oleh pemakainya.

9. Standardization, yaitu memilih salah satu cara pembakuan dalam melakukan aktivitas.

10. Supplier partnership (peningkatan kualitas input), yaitu meningkatkan kualitas input,

karena output proses mempunyai ketergantungan yang tinggi terhadap kualitas input

proses yang diterima.

11. Big picture improvement (pengembangan secara global), yaitu teknik yang digunakan

jika kesepuluh peralatan penyederhanaan diatas tidak memberikan hasil yang

diinginkan. Hal ini didesain untuk membantu pihak manajemen mencari cara kreatif

untuk mengubah proses secara drastis.

12. Pengubahan urutan operasi, yaitu meninjau ulang urutan operasi yang ada dan

dilakukan perubahan terhadap urutannya untuk mengoptimalkan sumber daya, waktu,

dan biaya.

13. Automation and / or mechanization (otomatisasi dan/atau mekanisasi), yaitu penerapan

peralatan dan komputer pada pekerjaan yang membosankan dan rutin, sehingga

kegiatan tersebut dikurangi untu membebaskan pekerja dalam melakukan lebih banyak

kegiatan kreatif.

H. Assessment

Ini merupakan sebuah teknik yang digunakan untuk melakukan Business Process

Improvement. Assessment memiliki ukuran-ukuran (metrics), sering juga disebut sebagai

key performance indicator (KPI), antara lain :

– Statistik

– Waktu

– Jumlah pihak terlibat

– Efisiensi

– Biaya

Dalam modul ini, akan dibahas tentang Assessment berdasarkan ukuran waktu dalam

proses bisnis improvement. Diharapkan dengan mengurangi waktu maka secara tidak

langsung akan mempengaruhi ukuran-ukuran Assessment yang lainnya.

I. Ukuran Waktu

– Cycle Time: waktu mulai dari proses ditrigger sampai keluar hasil

– Work Time: waktu dimana proses betul-betul sedang dikerjakan

– Time Worked: total waktu yang dikeluarkan untuk proses

– Idle Time: waktu proses menganggur

– Transit Time: waktu perpindahan antar aktivitas

– Queue Time: waktu untuk mengantri penggunaan sumber daya

– Setup time: waktu yang digunakan oleh sumber daya untuk berpindah dari satu

jenis pekerjaan ke jenis pekerjaan lain

J. Kategori Cycle Time

– Real Value Added (RVA) adalah Aktivitas yang secara langsung dibutuhkan

untuk menghasilkan output yang berhubungan dengan konsumen

– Business Value Added (BVA) adalah Aktivitas yang tidak memberikan nilai

tambah bagi output secara langsung, hanya sebagai pendukung.

– Non Value Added (NVA) adalah non Value Added adalah aktivitas yang tidak

memberikan nilai tambah bagi Pelanggan namun hingga saat ini masih saja

dilakukan dengan alasan tertentu

Praktikum

Skenario


1993. Adidharma Cottages Lombok menawarkan nuansa tradisional dengan nuansa taman

tropis yang rimbun sehingga menciptakan suasana yang unik. Adidharma Cottages memiliki

jumlah total 25 kamar, kolam renang, terrace bar, restaurant, serta berbagai fasilitas lainnya.

Jumlah karyawan yang ada didalamnya yaitu 20 orang. Untuk mengelola fasilitas-fasilitas yang

ada, Adidharma Cottages memiliki beberapa divisi didalamnya, seperti divisi operational,

inventory, accounting, warehouse, serta pihak eksternal yang terlibat yaitu supplier.


industri hotel yang menghubungkan supplier, pihak hotel, dan tempat penyimpanan yang

dimiliki hotel yang bertujuan untuk memuaskan kebutuhan customer dengan menggunakan

biaya operasi yang serendah mungkin untuk mendapatkan profit sebesar-besarnya.

Pada hotel ini terdapat beberapa proses bisnis utama seperti pengadaan barang,

pengelolaan barang, manajemen hubungan.

Sub proses yang ada pada pengelolaan barang terdapat proses penempatan barang di

gudang dan cek kualitas dan pengelolaan barang. Akan tetapi pada modul ini hanya akan

membahas cek kualitas dan pengelolaan barang.

Proses bisnis pada aktivitas cek kualitas dan pengelolaan barang masih dilakukan

secara manual. Proses pengecekan kualitas dan pengelolaan barang diawali dengan divisi

warehouse melakukan pemeriksaan barang dan kesesuaian dokumen setelah supplier

memberikan dokumen barang apabila barang yang dikirimkan sesuai dengan spesifikasi maka

divisi warehouse akan langsung menyimpan barang ke gudang, akan tetapi apabila barang

tidak sesuai dengan spesifikasi maka divisi warehouse harus melaporkan barang yang cacat

tersebut kepada divisi accounting untuk mendapatkan barang pengganti. Setelah acounting

menerima laporan barang cacat maka selanjutnya memberikan persetujuan laporan

tersebut. Divisi warehouse akan segera melakukan pengembalian barang cacat tersebut

kepada supplier dan supplier akan segera melakukan pengiriman barang pengganti, setelah

barang pengganti dikirimkan maka divisi warehouse akan segera menerima barang pengganti

tersebut disertai dengan menerima packing slip (lampiran keterangan barang pengganti).

Setelah itu packing slip diberikan kepada divisi accounting, kemudian menerima packing slip

tersebut. Setelah itu divisi warehouse akan menyimpan barang ke gudang. Setelah barang

disimpan maka dimulailah peranan dari divisi operasional dimana pada proses bisnis

eksistingnya juga masih dilakukan secara manual. Hal ini ditunjukkan dengan divisi operasional

mengambil barang ke gudang tanpa mengkonfirmasi terlebih dahulu kepada pihak yang

berwenang sehingga terjadi ketidakjelasan pada saat dilakukan pengecekan jumlah barang di

gudang yang biasa dilakukan selama 30 hari sekali oleh divisi inventory. Setelah dilakukannya

penghitungan jumlah sisa barang maka selalu didapati ketidaksesuaian jumlah barang antara

pencatatan di awal dengan jumlah barang secara nyata. Maka dari itu divisi inventory harus

melakukan konfirmasi kesesuaian barang terlebih dahulu kepada divisi operasional mengenai

barang apa saja yang diambil. Apabila konfirmasi yang di dapat tidak sesuai dengan jumlah

yang dimaksud maka akan dilakukan pengecekan jumlah barang ulang. Setelah itu divisi

inventory akan menerima laporan konfirmasi barang berupa dokumen barang apa saja yang

digunakan oleh divisi operasional tersebut.

Analisalah Business Process yang terjadi pada kasus diatas, dan tentukanlah Business

Process Improvement yang terjadi pada kasus diatas!

Prosess Bisnis yang Dianalisis

Deskripsi Aktivitas

Aktivitas Deskripsi Waktu

1 Divisi Warehouse melakukan pemeriksaan barang dan kesesuaian dokumen barang yang

diperoleh dari Supplier. 3 jam

2 Ketika terdapat barang yang cacat, Divisi Warehouse melaporkan barang yang cacat kepada

Divisi Accounting. 1 jam

3 Divisi Accounting menerima laporan barang yang cacat dari Divisi Warehouse. 30 menit

4 Setelah menerima laporan, Divisi Accounting memberikan persetujuan laporan kepada Divisi

Warehouse. 1 jam

5 Barang yang cacat dikembalikan oleh Divisi Warehouse kepada Supplier. 1 hari

6 Divisi Warehouse menerima barang pengganti yang dikirimkan oleh Supplier. 2 hari

7 Setelah menerima barang pengganti, Divisi Warehouse menerima packing slip dan

melaporkannya kepada Divisi Accounting. 30 menit

8 Divisi Accounting menerima packing slip dari Divisi Warehouse. 1 jam

9 Divisi Warehouse akan melakukan penyimpanan barang ke gudang ketika barang yang diperoleh

dari Supplier tidak ada yang cacat. 4 jam

10 Setelah barang disimpan digudang, Divisi Operasional menerima pesanan sesuai kebutuhan tamu

Hotel 15 menit

11 Divisi Operasional dapat mengambil barang sesuai kebutuhannya di gudang 15 menit

12 Setiap 30 hari sekali, Divisi Inventory akan melakukan pengecekan jumlah barang. 1 hari

13 Divisi Operasional menerima konfirmasi kesesuaian barang dari Divisi Inventory. 1 jam

14 Divisi Inventory menerima laporan konfirmasi barang apabila data barang telah sesuai. 1 jam

Analisis Klasifikasi Aktivitas

No Aktivitas Klasifikasi

Aktivitas Alasan

1 Pemeriksaan Barang dan Kesesuain Dokumen

2 Melaporkan Barang yang Cacat

3 Menerima Laporan

4 Memberikan Persetujuan Laporan

5 Mengembalikan Barang

6 Menerima Barang Pengganti

7 Menerima Packing Slip dan Melaporkan

8 Menerima Packing Slip

9 Menyimpan Barang ke Gudang

10 Menerima Pesanan Barang

11 Mengambil Barang ke Gudang

12 Pengecekan Jumlah Barang

13 Konfirmasi Barang

14 Menerima Laporan Konfirmasi Barang

Analisis Streamlining

No Aktivitas Klasifikasi

Aktivitas Streamlining

Alasan dan

Usulan

1 Pemeriksaan Barang dan Kesesuain Dokumen

2 Melaporkan Barang yang Cacat

3 Menerima Laporan

4 Memberikan Persetujuan Laporan

5 Mengembalikan Barang

6 Menerima Barang Pengganti

7 Menerima Packing Slip dan Melaporkan

8 Menerima Packing Slip

9 Menyimpan Barang ke Gudang

10 Menerima Pesanan Barang

11 Mengambil Barang ke Gudang

12 Pengecekan Jumlah Barang

13 Konfirmasi Barang

14 Menerima Laporan Konfirmasi Barang

MODUL 5

PROSES BISNIS TARGET

Tujuan Praktikum

Praktikan mampu mendeskripsikan proses bisnis target dan memodelkannya dengan notasi

BPMN.

Praktikan mampu memahami tujuan dari proses bisnis target.

Praktikan mampu menganalisis perbedaan antara functional process dan organizational process

serta penggunaannya.

Landasan Teori

Pengenalan Proses Bisnis Target

Proses Bisnis Target merupakan proses yang berisi kumpulan aktifitas target yang saling

berelasi satu sama lain untuk meningkatkan kinerja dari sebuah proses bisnis di dalam suatu

organisasi demi mencapai tujuan dan sasaran organisasi.

Praktikum

SKENARIO


1993. Adidharma Cottages Lombok menawarkan nuansa tradisional dengan nuansa taman tropis

yang rimbun sehingga menciptakan suasana yang unik.

Adidharma Cottages memiliki jumlah total 25 kamar, kolam renang, terrace bar,

restaurant, serta berbagai fasilitas lainnya. Jumlah karyawan yang ada didalamnya, yaitu 20 orang.

Untuk mengelola fasilitas-fasilitas yang ada, Adidharma Cottages memiliki General Manager

yang membawahi Divisi Operational, Divisi Accounting, Divisi Inventory, Divisi Warehouse

dan Divisi Sales&Marketing. Divisi Operasional pun membawahi Room Staff, F&B Staff dan

Reseptionist. Adidharma Cottages pun juga melibatkan pihak eksternal, yaitu Supplier.


industri hotel yang menghubungkan supplier, pihak hotel dan tempat penyimpanan yang dimiliki

hotel yang bertujuan untuk memuaskan kebutuhan customer dengan menggunakan biaya operasi

yang serendah mungkin untuk mendapatkan profit sebesar-besarnya.

Pada hotel ini terdapat beberapa proses bisnis utama, yaitu pengadaan barang,

pengelolaan barang dan manajemen hubungan. Pada modul ini akan dibahas mengenai proses

bisnis pengelolaan barang saja.

Sub proses pada pengelolaan barang dibagi menjadi 2, yaitu cek kualitas dan pengelolaan

barang dan penempatan barang digudang.

Buatlah Diagram Business Process dari skenario diatas!

Organizational Process

Proses bisnis pengelolaan barang pada Adidharma Cottages masih manual dan terkesan

sangat rumit. Adidharma Cottages juga sering mengalami penyusutan jumlah barang yang di

karenakan tidak ada kordinasi dalam pengambilan barang dimana bagian operasional tidak

memberikan laporan ketika mengambil barang di gudang. Oleh karena itu, dalam proses bisnis

dilakukanlah perbaikan terhadap proses bisnis pengelolaan barang tersebut dan sebuah sistem

informasi yang baru untuk membantu proses bisnis pada Adidharma Cottages.

Dalam sub proses cek kualitas dan pengelolaan barang terdapat proses untuk mengecek

kualitas, menyimpan ke gudang dan mengambil barang. Karena prosesnya yang sangat rumit,

maka pada sub proses tersebut akan dibagi menjadi 2, yaitu cek kualitas dan pengelolaan barang

dan pengambilan barang. Jadi sub proses pengelolaan barang dibagi menjadi 3, yaitu cek

kualitas dan pengelolaan barang, pengambilan barang dan penempatan barang digudang.

Proses cek kualitas dan pengelolaan barang dimulai dari Supplier memberikan barang

beserta packing slip kepada Divisi Warehouse. Selanjutnya, Divisi Warehouse akan menerima

barang. Kemudian Divisi Warehouse akan melakukan pemeriksaan barang dan kesesuaian

dokumen. Apabila barang sesuai spesifikasi, maka selanjutnya akan melakukan input data

barang ke dalam sistem. Namun, apabila barang tidak sesuai dengan spesifikasi, maka Divisi

Warehouse akan membuat form pengajuan return barang di sistem dan akan mengembalikan

barang yang cacat kepada supplier. Setelah supplier menggantikan barang yang cacat tersebut,

maka Divisi Warehouse akan menerima barang pengganti dan langsung melakukan input data

barang ke dalam sistem. Setelah barang diinputkan ke dalam sistem, Divisi Warehouse akan

menyimpan barang ke Gudang. Divisi Warehouse kemudian akan membuat laporan dan

melaporkannya kepada Divisi Accounting. Selanjutnya, Divisi Accounting akan menerima

laporan dan menerima packing slip.

Sedangkan, pada proses pengambilan barang dimulai dari Divisi Operasional

memberikan daftar order barang kepada Divisi Inventory. Setelah menerima pesanan, Divisi

Inventory menyampaikan pemesanan barang tersebut kepada Divisi Warehouse. Selanjutnya,

Divisi Warehouse akan menerima konfirmasi pemesanan barang dan kemudian mengecek

ketersediaan barang. Apabila barang tidak tersedia, Divisi Warehouse akan memberikan

konfirmasi ketidaksediaan barang kepada Divisi Inventory untuk selanjutnya disampaikan

kepada Divisi Operasional. Namun, jika barang tersedia, maka Divisi Warehouse akan

menyiapkan barang pesanan. Setelah barang pesanan disiapkan, Divisi Warehouse akan

menginputkan data barang yang diambil tersebut ke dalam sistem dan kemudian memberikan

barang tersebut kepada Divisi Inventory. Divisi Inventory akan menerima barang dan selanjutnya

barang akan diserahkan kepada Divisi Operasional.

Buatlah Diagram Organizational Process dari skenario diatas!

System Process

Untuk meningkatkan, mengefektifkan dan mengefesienkan kinerja Adidharma Cottage

dibuatlah sebuah system process baru bernama Sistem Pengelolaan Barang yang memiliki

aplikasi untuk input data barang, pengajuan return barang dan pembuatan laporan.

Sistem Pengelolaan Barang dimulai dari melakukan login kemudian pada aplikasi input

data barang dilakukan proses input data barang yang dibagi menjadi dua kondisi yaitu : input

data barang yang masuk dan input data barang yang keluar. Kemudian, apabila akan menginputkan

data barang yang akan masuk ke Gudang, maka dilakukan proses cek barang dan dokumen.

Selanjutnya, jika barang sudah sesuai dilakukan proses input data barang yang masuk. Setelah

itu dilakukan proses submit data barang. Kemudian pada aplikasi pembuatan laporan dilakukan

proses membuat laporan dan cetak laporan. Namun, apabila barang tidak sesuai, maka pada

aplikasi pengajuan return barang akan dilakukan proses mengisi form pengajuan return barang

dan submit form pengajuan return barang. Kemudian pada aplikasi pembuatan laporan

dilakukan proses membuat laporan dan cetak laporan.

Namun, apabila akan menginputkan data barang yang keluar dari Gudang, maka dilakukan

proses input data barang yang diambil dan submit data barang. Selanjutnya pada aplikasi

pembuatan laporan dilakukan proses membuat laporan dan cetak laporan.

Buatlah Diagram System Process dari skenario diatas!

Functional Process

Dalam upaya untuk meningkatkan kualitas dan memenuhi kebutuhan tamu hotel,

Adidharma Cottages berniat memberikan wadah bagi tamu hotelnya untuk menyampaikan segala

kritik, pesan, kesan maupun keluhan mengenai pelayanan yang telah diberikan oleh Adidharma

Cottage.

Oleh karena itu, Adidharma Cottage membuat proses baru, yaitu Desain Pengembangan

Proses Bisnis yang bertujuan untuk menampung segala keluhan tamu hotel. Keluhan tamu hotel

akan disampaikan kepada bagian CRM (Customer Relationship Management) untuk selanjutnya

diberitahukan kepada bagian Marketing. Bagian Marketing nantinya akan melakukan riset terkait

keluhan tersebut dan memberikan solusi.

Buatlah Diagram Functional Process dari skenario diatas!

LANGKAH-LANGKAH

A. Memulai MEGA

1. Double klik pada ikon MEGA

2. Pilih user : Anna - (BPMN&Architecture).

3. Pilih repository sesuai kelas masing-masing.

4. Klik OK

B. Meng-import Proyek MEGA

1. Klik File, lalu klik Import

2. Pilih MEGA File

3. Klik browse lalu pilih file yang ingin di import, setelah itu klik OK

4. Lalu klik Import, kemudian Close

C. Membuat Organizational Process Target

1. Expand Folder Business Process pada file yang telah di import.

Modul 5_SI-35-XX

2. Kemudian expand Business Process Adidharma Cottages.

3. Setelah itu expand Pengelolaan Barang lalu double klik “Business Process Diagram”

4. Lengkapilah Business Process Diagram dengan menambahkan organizational process

yang diberi nama “Pengambilan Barang”. Sehingga hasilnya seperti dibawah ini.

5. Lalu double klik pada organizational process “Cek Kualitas dan Pengelolaan Barang”.

Perbaikilah Organizational Process Diagram yang telah ada seperti diagram di bawah ini.

Output Organizational Process Target:

6. Setelah itu, kembali pada diagram Business Process Diagram.

7. Lalu klik kanan pada organizational process “Pengambilan Barang” lalu klik New pilih

oorganizational process diagram.

8. Buatlah organizational process diagram seperti dibawah ini.

D. Membuat System Process Target

1. Buatlah System Process Baru

2. Beri nama “Supply Management System”.

3. Kemudian pada system process “Supply Management System” tersebut klik kanan, klik

New, pilih Diagram.

4. Buatlah System Process Diagram baru seperti diagram di bawah ini.

Output System Process Target:

E. Membuat Functional Process Target

1. Klik kanan pada Business Process folder, pilih New>Business Process dan ketikkan

“Desain Pengembangan Proses Bisnis Baru”

2. Membuat Diagram Business Process dengan cara klik kanan pada Desain Pengembangan

Proses Bisnis Baru>New>Diagram>Pilih Business Process Diagram>Create

3. Kemudian klik View and Details dan tandai Functional Process dan Product

Offering.

4. Selanjutnya buatlah functional process dengan nama yang sama dengan yang ada

di folder Business Process, yaitu “Desain Pengembangan Proses Bisnis Baru”>Create

5. Hasilnya akan seperti gambar diagram di bawah ini.

Mendeskripsikan Functional Process

1. Klik kanan pada functional process “Desain Pengembangan Proses Bisnis

Baru”>New>Diagram>Functional Process>Create

2. Selanjutnya deskripsikan Diagram Functional Process hingga hasilnya seperti diagram di

bawah ini.

MODUL 6

SIMULASI PROSES BISNIS

Tujuan Praktikum

Memahami konsep simulasi proses bisnis

Mengerti mengenai tujuan dan manfaat dari simulasi proses bisnis

Memahami langkah langkah dalam simulasi proses bisnis berdasarkan skenario

Menganalisis Simulation summary report yang dihasilkan pada proses simulasi

Kelengkapan Praktikum

PC

Software AccuProcess Modeller

Landasan Teori

Ketika sebuah model proses bisnis dirancang, mungkin saja mampu memberikan output

yang diinginkan tetapi kita tidak bisa mendapatkan output pada tingkat kinerja dengan biaya yang

diharapkan atau dalam jangka waktu yang diinginkan. Dengan kata lain, model proses bisnis yang

telah dirancang dapat bersifat fungsional, akan tetapi mungkin tidak optimal untuk perusahaan.

Masalah ini dapat diatasi dengan menjalankan simulasi proses bisnis, yang tujuannya

adalah untuk membantu dalam analisis dan pemahaman tentang model proses bisnis.

Dengan pemahaman ini, seseorang dapat mengubah model dan menerapkan perangkat

tambahan lainnya untuk meningkatkan hasilnya. Tujuan strategi simulasi proses bisnis adalah

optimasi untuk meningkatkan kinerja dan pengurangan biaya proses bisnis. Simulasi membantu

dalam mengembangkan alur proses bisnis yang lebih baik dengan menyediakan sebuah platform

yang memfasilitasi secara mendalam tentang faktor analisis yang mengatur pelaksanaan proses

bisnis yang efisien, diantaranya yaitu analysis Cost, analysis People, dan analysis Time.

Hal ini memungkinkan analis bisnis dan manajer untuk memahami dan mengeksplorasi tentang

simulasi proses bisnis baik dengan cara yang praktis maupun pragmatis.

Efisiensi dari proses bisnis tergantung pada penanganan yang efisien dari faktor-faktor dasar

sebagai berikut :

Waktu

Biaya

Menyelesaikan suatu pekerjaan yang dilakukan dengan mencapai output yang diinginkan dalam

jumlah waktu yang seminimal mungkin untuk biaya yang serendah mungkin, tentu saja akan

mencapai goals dari manajer proses bisnis.

6.1 Konsep dari Simulasi proses bisnis

Simulasi digunakan untuk memodelkan situasi proses bisnis kehidupan nyata pada

komputer sehingga kita dapat mempelajari bagaimana system bekerja. Dengan menganalisis

situasi dan mengubah variabel, maka prediksi perilaku model proses dapat dibuat.

Dalam konteks manajemen proses bisnis , simulasi dapat dibedakan dari dua jenis type :

Monte Carlo simulation : adalah metode untuk mengevaluasi model iteratif deterministik

menggunakan nomor nomor acak sebagai inputan. Hal ini sering digunakan ketika model

yang kompleks, nonlinear , atau melibatkan lebih dari sekedar beberapa parameter yang

tidak pasti.

event diskrit simulation : adalah cara membangun model untuk mengamati perilaku dari

system yang berbasis waktu(atau dinamis). Ini adalah metode formal untuk membangun

model simulasi dan memastikan bahwa model simulasi tersebut kredibel. Selama tahap

percobaan, model dieksekusi (dijalankan dari waktu ke waktu) untuk menghasilkan output.

hasilnya kemudian dapat digunakan untuk memberikan wawasan ke dalam sistem dan

dasar untuk membuat keputusan.

Keacakan (Randomness) adalah fitur kunci dalam simulasi. hal Ini menyediakan cara yang

cocok/mathcing untuk skenario yang dibangun dengan yang di dunia nyata dan didefinisikan

menggunakan jenis distribusi (misalnya Normal, Eksponensial, dan Poison dll) dan tingkat

keacakan (misalnya Standar Deviasi, Derajat Kebebasan dll.)

6.2 Manfaat Simulasi Proses Bisnis

Memungkinkan kita untuk menjalankan proses dalam lingkungan virtual. Sehingga

memungkinkan kita untuk menganalisis, meningkatkan dan mengoptimalkan proses

dan menghasilkan pendekatan yang efektif dan realistis untuk manajemen proses

bisnis.

Menghitung rata-rata biaya untuk mengeksekusi sebuah instance dari proses bisnis.

Selain itu, untuk melihat biaya maksimum yang mungkin terjadi dan biaya minimum

yang mungkin terjadi di sebuah instance dari proses.

Menghitung durasi waktu rata-rata untuk mengeksekusi sebuah instance dari proses

bisnis. Dan juga untuk melihat waktu maksimum yang mungkin terjadi dan waktu

minimum yang mungkin terjadi di sebuah instance dari proses.

Mengidentifikasi kemacetan (bottlenecks), Karena kapasitas antrian dapat

didefinisikan untuk suatu kegiatan dalam aliran proses, dengan simulasi, maka dapat

membantu kita untuk memahami dan mengidentifikasi hambatan yang dapat timbul

dalam aliran proses, dan dengan demikian kita bisa mengambil langkah yang tepat

untuk menghindari kemacetan.

Perencanaan Sumber Daya, hal Ini membantu dan memandu kita untuk menganalisa,

memahami dan merencanakan penggunaan dan pemanfaatan sumber daya/Resource

dalam proses bisnis.

Memberikan analysis time, analysis people yang lengkap dan analisis biaya/Cost

dari pelaksanaan proses bisnis. Hal ini memungkinkan kita untuk memahami biaya

maksimum dan minimum dan waktu yang terlibat dalam menerapkan proses bisnis

tanpa benar-benar mengimplementasikannya.

6.3 Langkah langkah simulasi Probis

Menggunakan tools AccuProcess Modeller, secara umum Simulasi memiliki langkah-

langkah berikut :

Membuat diagram Model Proses bisnis

Proses Pembukaan tab Simulator

Menciptakan Sumber Daya/Resources

Membuat Skenario

Pelaksana Skenario Simulasi

Generate Simulation Summary Report

Praktikum

6.4 Simulasi Proses bisnis existing yang diimport.

Klik File → Open → Pilih Project Probis Existing.pm → Open Process Model File

Karena pada proses bisnis tersebut setiap activity properties nya sudah diisi dan

didokumentasikan, maka kita bisa langsung klik tab Simulator untuk simulasi

Klik tab Simulator → Double Click pada scenario yang telah dibuat sebelumnya.

Karena pada project ini Resource dan Skenarionya telah di tentukan, maka kita bisa langsung

mensimulasikan proses bisnis tersebut.

Klik Start pada simulation control Panel dan Proses simulasi akan berlangsung. kita juga

bisa mengatur Speed dari proses simulasi. tunggu sampai proses selesai.

Setelah selesai, maka kita dapat mengenerate simulation summary report sebagai output

dari proses simulasi, dengan mengKlik icon Generate Simulation Summary Report

Tampilan halaman web akan muncul, setelah itu, untuk melihat hasilnya secara keseluruhan,

buka halaman web tersebut dengan menggunakan Ms.Word, kalau browsernya IE, dengan cara

klik boton page pada toolbar, dan pilih Edit with Microsoft Word.

Setelah itu, tampilan Simulation Report akan muncul dengan lengkap di Ms.Word

Didalam simulation report terdapat analisis dari segi time, people, dan cost dari proses bisnis

yang disimuasikan, dan selain itu juga ada analisis analisis yang lainnya.

Simpan hasil simulation report existing tersebut dalam folder masing masing

Table berikut menunjukan fixed cost, variable cost, dan waktu yang dibutuhkan oleh setiap

aktivitas dalam proses bisnis existing

Aktivitas Fixed Cost Variable Cost Execution time

Pemeriksaan barang dan

kesesuaian dokumen

Listrik Kertas 180 minutes

Melaporkan barang yang

cacat

Listrik - 60 minutes

Menerima laporan Listrik Kertas 30 minutes

Memberikan persetujuan

laporan


Mengembalikan barang Listrik Kertas 1440 minutes

Menerima barang

pengganti


Menerima packing slip

dan melaporkan


Menerima packing slip Listrik - 60 minutes

Menyimpan barang ke

gudang


Mengambil barang ke

gudang


Pengecekan jumlah

barang


Konfirmasi kesesuaian

barang


Menerima laporan

konfirmasi barang


6.5 Simulasi Business Process Target yang di design

Skenario Praktikum

Adi Cottages adalah sebuah hotel di daerah Lombok yang di bangun pada tahun 1993. Adi

Cottages Lombok menawarkan nuansa tradisional dengan nuansa taman tropis yang rimbun

sehingga menciptakan suasana yang unik.

Adi Cottages memiliki jumlah total 25 kamar, kolam renang, terrace bar, restaurant, serta

berbagai fasilitas lainnya. Jumlah karyawan yang ada didalamnya yaitu 20 orang. Untuk mengelola

fasilitas-fasilitas yang ada, Adi Cottages memiliki beberapa divisi didalamnya, seperti divisi dapur,

divisi Operasional, Room Boy, inventory, acounting, gudang, serta pihak eksternal yang terlibat

yaitu supplier.

Proses dimulai ketika pengecekan divisi warehouse menerima barang yang dikirimkan

oleh supplier, dalam kegiatan itu, perusahaan menerima surat pengiriman barang beserta packing

slip oleh supplier dan kemudian dilakukan pemeriksaan barang dan kesesuaian dokumen,

dimana dokumen pemesanan tersebut harus disediakan oleh pihak internal terlebih dahulu ketika

memesan barang. apabila sesuai, maka langsung dilakukan proses input data barang oleh Divisi

Warehouse dengan menyerahkan dokumen pemesanan tersebut ke divisi warehouse.

Jika tidak sesuai ataupun barangnya cacat, maka dari divisi Warehouse pun akan Membuat

form pengajuan return barang yang dapat memanfaatkan Sistem pengelolaan barang dan

menghasilkan daftar list barang yang akan dikembalikan ke supplier kemudian, divisi warehouse

juga akan mengembalikan barang ke supplier. Setelah supplier menerima barang yang tidak

sesuai atau cacat tersebut, maka supplier akan mengirimkan barang pengganti ke perusahaan dan

divisi Warehouse akan menerima barang pengganti tersebut sekaligus dengan surat penggantian

barang baru. Setelah itu, maka Divisi Warehouse akan input data Barang tersebut ke dalam

system.

Kemudian divisi warehouse menginputkan data data barang yang sesuai tadi kedalam

Sistem pengelolaan barang berdasarkan document pemesanan barang dan setelah itu, divisi terkait

akan menyimpan barang ke gudang. Dan proses selanjutnya adalah membuat laporan oleh

divisi warehouse yang berisi document list barang barang yang baru dimasukan ke gudang, karena

divisi Accouning harus mengetahui barang apa saja yang masuk dan keluar dari gudang, maka

pada akhirnya divisi Accouning menerima laporan dan menerima packing slip berbentuk

document barang barang yang baru di gudang. Langsung oleh divisi warehouse.

Berikut merupakan table Cost dan time di tiap aktivitas di proses bisnis target yang akan di

simulasikan

Aktivitas Fixed Cost Variable Cost Execution time

Menerima Barang Listrik - 60 minutes


kesesuaian dokument


Membuat Form

pengajuan return barang

Listrik Kertas, biaya tinta

print

5 minutes

mengembalikan barang Listrik - 120 minutes

Menerima barang

pengganti


Input data barang Listrik - 20 minutes

Menyimpan barang ke

gudang

Pembangunan

pemeliharaan

gudang, Listrik

- 60 minutes

Membuat Laporan Listrik Kertas, biaya tinta

print

5 minutes

menerima laporan barang Listrik - 10 minutes

Menerima packing slip Listrik - 5 minutes

Output diagramnya :

Kita akan membuat diagram proses bisnis seperti diatas dengan menggunakan Accuprocess

Modeller :

Buka applikasi Accuprocess Modeller

Drag beberapa swimlane, sehingga menjadi seperti berikut.

Ubah namanya sesuai dengan gambar dengan cara double clik pada swimlane dan beri nama

Merubah warna swimlane, menandakan kalau entity tersebut merupakan entity external

dengan cara klik kanan pada swimlane, → change background colour.

Drag notasi BPMN yang dibutuhkan sesuai dengan gambar yang diminta ke dalam

workspace, sehingga menghasilkan diagram seperti berikut :

Klik pada salah satu proses dalam diagram, dan isi activity property yang ada pada tab

general, dan jangan lupa untuk menambahkan process participant nya siapa

Lakukan hal yang sama pada semua proses yang ada dalam diagram.

Pada tab Input/Output, tambahkan juga input/ outputnya dan document input/outputnya

Lakukan hal yang sama pada semua proses yang ada dalam diagram.

Pada tab Details, muncul tampilan sebagai berikut :

Isikan untuk setiap proses yang ada waktu sebagai berikut :

Nama aktivitas Expected Time Due In Task Expires in

Menerima Barang 1 hours 1 hours 3 hours


kesesuaian dokumen

2 hours 2 hours 4 hours

MembuatForm

pengajuan return barang

15 minutes 5 minutes 30 minutes

mengembalikan barang 3 hours 2 hours 5 hours

menerimabarang

pengganti

20 minutes 45 minutes 1 hours

Input data barang 30 minutes 20 minutes 40 minutes

Menyimpan barang ke

gudang

1 hours 1 hours 3 hours

Membuat Laporan 20 minutes 5 minutes 30 minutes

menerima laporan barang 1 hours 10 minutes 2 hours

Menerima packing slip 20 minutes 5 minutes 30 minutes

Sedangkan pada tab problem itu menjelaskan masalah masalah apa yang dialami oleh tiap

aktivitas dalam proses bisnis tersebut

Klik new dan isikan problem yang terjadi, isikan ditiap aktivitas, dan kosongkan apabila tidak

ada masalah yang terjadi.

Pada Tab comment, ini hanya menjelaskan maksud dari aktivitas itu apa, boleh saja dikosongkan,

tapi lebih baik diisi untuk proses dokumentasi.

Setelah kita mendokumentasikan setiap proses yang ada dengan mengisi tab general,

input/output, details, problem dan comment, maka kita dapat mengenerate model diagram

proses tersebut ke dalam bentuk pdf atau document word dengan Klik icon pdf atau Word di

toolbar

Hasil generate model diagram tersebut dapat kita gunakan sebagai dokumentasi dari proses bisnis

yang akan disimulasikan, karena didalamnya terdapat data data lengkap mengenai setiap

proses/activity yang ada dalam diagram.

Kemudian Save hasil dokumentasi proses bisnis tersebut ke dalam folder masing masing.

Setelah kita mengisi semua activity properties, maka klik tab simulator → dan klik Create

New Resource, sehingga muncul tampilan dialog sbb :

Isi nama resourse, deskrpsi dan currency, dan yang terpenting, isikan resource

informationnya, dengan klik New, dan isikan dengan nama divisi divisi yang terlibat sekaligus

dengan deskripsi, type, dan Cost per Unit nya. Selain itu, isikan juga semua variable dan fixed

cost yang ada pada diagram proses bisnis

Resource disini maksudnya entity apa saja yang terkait dengan proses bisnis yang akan kita

simulasikan, dan kita juga dapat mengatur cost yang dibutuhkan oleh tiap entity untuk melakukan

proses prosesnya.

Langkah selanjutnya adalah membuat scenario, klik Crate New Skenario, dan muncul

tampilan dibawah :

Pada scenario tersebut, kita dapat mengatur proses proses apa saja yang tidak dimasukan dalam

proses simulasi dan proses proses apa saja yang dimasukan dalam proses simulasi.

Selain itu, kita juga bisa mengatur jadwal kerja dari perusahaan pada bagian Define Calendar,

sesuai dengan jadwal kerja dari perusahaan.

Langkah selanjutnya, double klik pada scenario yang telah dibuat tadi,

Dan pada workspace, double klik pada kedua flow decision, sehingga pada scenario properties

muncul tampilan sbb :

Isi probability untuk tiap flow di decision, artinya berapa persentase kemungkinan data mengalir

pada flow tersebut.

Klik pada salah satu activity pada diagram, maka akan muncul tampilan berikut :

Apabila pada activity yang kita klik tadi memiliki Fixed Cost, maka tambahkan nilai dari fixed

cost nya dengan cara berikut :

Klik Assign, pada Fixed Items, kemudian isikan Cost untuk Fixed Cost, dan klik tanda +

sehingga muncul tampilan dibawah.

Apabila pada activity yang kita klik tadi memiliki variabel Cost, maka tambahkan nilai dari

variabel cost nya dengan cara berikut :

Klik Assign, pada Variable Item, dan isi Unit Used nya sesuai kebutuhan

Klik Assign pada Execution time dan isikan Value waktu sesuai kebutuhan aktivitas.

Execution time yang kita berikan berarti waktu yang kita butuhkan untuk menjalankan

aktivitas tersebut.

pada contoh dibawah kita berikan waktu 10 menit untuk menjalankan aktivitas yang di klik

sebelumnya.

Isikan People dari tiap activity yang ada pada diagram sesuai dengan gambar diagram proses

bisnisnya,

Lakukan langkah ini untuk setiap activity yang ada.

Dan klik save, untuk menyimpan diagram yang telah dibuat.

Klik tombol start untuk memulai simulasi proses bisnis

Tunggu sampai proses benar benar selesai, dan setelah itu generate simulation report sebagai

hasil atau output dari proses simulasi. Generate simulation report ini dibuka dengan Ms.Word

agar bisa dilihat semua hasil analisis nya.

Simpan document simulation report dalam folder masing masing

6.6 Membandingkan dan membuat gap analysis antara Probis existing dan Target

Gap analysis merupakan salah satu alat/cara yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja

dari suatu proses bisnis, Hasil analisis tersebut dapat menjadi input yang berguna bagi perencanaan

dan penentuan prioritas anggaran di masa yang akan datang. Selain itu, gap analysis atau analisis

kesenjangan juga merupakan salah satu langkah yang sangat penting dalam tahapan perencanaan

maupun tahapan evaluasi kinerja. Metode ini merupakan salah satu metode yang umum digunakan

dalam pengelolaan manajemen internal suatu lembaga. Secara harafiah kata

“gap” mengindikasikan adanya suatu perbedaan (disparity) antara satu hal dengan hal lainnya.

Tujuan dan Manfaat Analisis Gap

Selain itu, terdapat tujuan dari analisis gap yaitu agar kita dapat menganalisis dan membantu

suatu instansi dalam mengungkapkan yang mana harus diperbaiki.

Berikut merupakan beberapa manfaat dari gap analysis, yaitu antara lain:

Menilai seberapa besar kesenjangan antara kinerja aktual dengan suatu yang yang diharapkan.

Mengetahui peningkatan kerja yang diperlukan untuk menutup kesenjangan tersebut.

Menjadi salah satu dasar pengambilan keputusan terkait prioritas waktu dan biaya yang

dibutuhkan untuk memenuhi standar pelayanan yang telah ditetapkan.

Mengetahui kondisi terkini dan tindakan apa yang akan dilakukan di masa yang akan datang.

Modul Manajemen Proses Bisnis 2014-2015

Documents

Transcript of Modul Manajemen Proses Bisnis 2014-2015