Modul Praktikum

Manajemen Proses Bisnis

Tim Penyusun

1. Adri Riawan (ADR)

2. Ahmad Luthfi Kurniawan (ALK)

3. Arly Surya Silmi (ARL)

4. Azhar Ismail (ZAR)

5. Bartolomeus Perwira WP. (WIL)

6. Devi Nindya Murti (DEV)

7. Dewi Rahmayanti (DRA)

8. Gita Desca Purnama (GTA)

9. Indra Malela (IDR)

10. Lanusgana Amerta (LGA)

11. Lawry Muhammad Insani (LAW)

12. Muhammad Feri Fadli (FRI)

13. Nabila Mutiara (NBL)

14. Radita Ratnasari (RDT)

15. Ramadhanu Aulia (RDA)

16. Siti Yanda Noibay (YAY)

17. Tesi Irwani (TIR)

TATA TERTIB PRAKTIKUM MANAJEMEN PROSES BISNIS

TAHUN AJARAN 2016/2017

PRAKTIKUM

1. Diharapkan untuk selalu bertutur kata sopan, menjaga attitude, serta menjaga

kebersihan selama praktikum.

a. Jika ada yang bertutur kata tidak sopan dan tidak menjaga attitude maka nilai

akhir modul tersebut akan dipotong sebesar 10%.

b. Jika selesai praktikum ditemukan sampah ataupun coretan pada perangkat

praktikum yang ada di CENTRALAB, maka praktikan yang melakukan di jam

tersebut akan dikenakan denda sebesar Rp 50.000/sampah dan/atau coretan.

c. Jika ada praktikan pada jam praktikum tersebut yang tidak mengaku, maka

seluruh praktikan yang ada dikelas akan dikenakan sanksi berupa

pemotongan nilai 10%.

2. Praktikan wajib membawa kartu praktikum pada saat praktikum berlangsung.

3. Keterlambatan maksimal 15 menit dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Jika keterlambatan kurang dari 15 menit, diperbolehkan mengikuti tes awal

tanpa ada penambahan waktu.

b. Jika keterlambatan lebih dari 15 menit, maka nilai tes awal= 0, nilai praktikum

dipotong sebesar 50%.

4. Tidak diperkenankan menggunakan celana berbahan jeans saat praktikum. Jika

ditemukan praktikan menggunakan hal-hal terkait, maka diperkenankan untuk

mengganti dengan dresscode yang sesuai dengan peraturan Universitas Telkom

dan tidak ada penambahan waktu.

5. Pada saat praktikum, seluruh praktikan wajib mengumpulkan barang bawaan (tas,

handphone, dan lain-lain) kecuali kartu praktikum ditempat yang ditentukan oleh

asisten.

6. Tidak diperkenankan menyontek, jika ditemukan maka nilai = 0.

7. Jika kartu praktikum hilang, maka praktikan harus mencetak ulang kartu

praktikum dan meminta tanda tangan asisten yang telah mengasistensikan di

modul sebelumnya.

PERIZINAN

1. Jika praktikan mengajukan izin (sakit, berduka, keperluan keluarga, lomba akademik

serta lomba yang membawa nama baik kampus Telkom University) maka surat

perizinan diberikan ke Komisi Disiplin Laboratorium BPAD maksimal 3 hari

setelah jadwal praktikum masing-masing.

TUKAR JADWAL

1. Jika praktikan ingin menukar jadwal praktikum, maka ketentuannya yaitu:

a. Pengajuan pertukaran jadwal hanya diperbolehkan jika ada bentrok dalam

akademik.

b. Praktikan yang bersangkutan mencari kelas yang masih kosong/ tersedia untuk

masuk praktikum di kelas tersebut.

c. Jika semua kelas penuh, maka praktikan yang bersangkutan harus mencari

praktikan lain yang bersedia untuk bertukar jadwal.

d. Diperkenankan untuk mengajukan form pengajuan perizinan tukar jadwal

yang diserahkan ke Komisi Disiplin Laboratorium BPAD maksimal 24 jam

sebelum jadwal praktikum berlangsung.

e. Form pengajuan perizinan tukar jadwal akan di-post di grup Facebook

Praktikum BPAD Laboratory.

f. Setiap form pengajuan pertukaran jadwal harus disertai dengan tanda tangan

Dosen Wali/Dosen Manajemen Proses Bisnis (MPB). Jika dosen default MPB

berhalangan/tidak bisa memberikan tanda tangan, maka boleh mengajukan ke

dosen MPB lainnya.

SUSULAN

1. Terdapat praktikum susulan dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Praktikum susulan hanya terjadwal 1 shift.

b. Praktikum susulan hanya boleh diikuti oleh praktikan yang telah memberikan

surat perizinan beserta alasan yang diperbolehkan(sakit, berduka, keperluan

keluarga, lomba akademik dan/atau lomba yang membawa nama baik kampus

Telkom University).

c. Dalam 1 shift praktikum susulan, praktikan diperbolehkan untuk mengikuti

modul - modul yang tidak diikuti sebelumnya.(contoh: Jika praktikan tidak

mengikuti 2 modul, maka diperbolehkan untuk 2 modul tersebut dalam 1 shift).

Note : Peraturan-peraturan lain yang belum tercantum akan ditambahakan sesuai dengan

kondisi dan situasi.

MODUL 1

ANALISIS PROSES BISNIS

Tujuan Praktikum

Praktikan mampu memahami konsep proses bisnis

Praktikan mampu menganalisis proses bisnis

Praktikan mampu memahami alur proses bisnis

Landasan Teori

A. Proses Bisnis

Proses bisnis adalah kumpulan dari proses yang berisi sekumpulan aktivitas (tasks)

yang saling berelasi satu sama lain untuk menghasilkan suatu keluaran yang

mendukung pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Fungsi dari kegiatan proses

bisnis dilakukan untuk tujuan tujuan yang dibuat.

Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis

adalah:

1. Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran

yang jelas

2. Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri atas aktivitas yang berurut sesuai waktu

dan ruang

3. Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses

4. Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai

tambah pada penerima

5. Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam

suatu struktur organisasi

6. Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa

fungsi

B. Managemen Proses Bisnis

Manajemen proses bisnis adalah suatu metode untuk mengidentifikasi, mendesain,

melaksanakan, mendokumentasikan, mengukur, memantau, dan mengontrol proses

bisnis untuk mencapai hasil yang konsisten, sesuai dengan target, dan juga selaras

dengan tujuan strategi organisasi.

C. Siklus Hidup Manajemen Proses Bisnis (BPM Lifecycle)

Rangkaian kegiatan BPM dapat dicirikan sebagai siklus hidup yang berjalan terus -

menerus (berulang). Beberapa tahapan dari serangkaian kegiatan BPM adalah :

1. Perencanaan dan Strategi

Perencanaan dimulai dengan pemahaman tentang strategi organisasi dan tujuan

yang dirancang untuk memastikan nilai yang menarik bagi pelanggan

2. Analisis

Analisis proses bisnis menggabungkan beberapa metodologi dengan tujuan

memahami proses organisasi saat ini dalam konteks tujuan dan sasaran yang

diinginkan. Analisis proses menciptakan pemahaman tentang kegiatan proses dan

mengukur keberhasilan kegiatan tersebut dalam memenuhi tujuan

3. Desain

Pada kegiatan desain proses terdapat urutan kegiatan, desain mengenai

pekerjaan apa saja yang dilakukan, kapan, dimana, dan metodologi apa yang

digunakan actor

4. Pemodelan

Pemodelan proses merupakan kombinasi dari rangkaian proses dengan

pemahaman tentang proses bisnis, analisis, desain dan perormansi. Pemodelan

proses dapat berisi satu atau lebih diagram mengenai suatu informasi.

5. Mengukur dan Pemantauan

Pengukuran dan pemantauan proses bisnis yang berkesinambungan memberikan

informasi yang diperlukan manajer proses untuk menyesuaikan sumber daya untuk

memenuhi tujuan proses.

6. Transformasi

Transformasi proses menerapkan output dari analisis berulang dan siklus desain.

Membahas mengenai tantangan organizational change management dan ditujukan

untuk perbaikan yang secara terus menerus dan optimisasi proses.

D. Analisis Proses

Sebuah analisis menghasilkan informasi yang diperlukan bagi organisasi untuk

membuat keputusan mengenai kegiatan bisnis. Tanpa analisis proses, keputusan yang

dibuat hanya berdasarkan pendapat atau intuisi, bukan berdasarkan fakta yang valid.

Informasi yang dihasilkan dari analisis proses dapat meliputi :

1. Strategi, budaya dan lingkungan (alasan mengenai mengapa proses itu ada)

2. Input dan Output dari proses

3. Stakeholder, baik internal maupun eksternal

4. Skalabilitas proses untuk memenuhi permintaan pelanggan

5. Aturan bisnis yang mengontrol proses

6. Aktivitas apa yang ada pada departemen

7. Ketidakefisienan dalam proses saat ini

8. Peningkatan pemanfaatan sumber daya yang telah dilakukan

9. Kesempatan untuk mengurangi hambatan dan meningkatan kapasitas

E. Value Chain Diagram

Value chain diagram adalah sebuah metode untuk mengklasifikasikan,

menganalisis, dan memahami aktivitas aktivitas yang membentuk nilai suatu produk

atau jasa dan digunakan untuk menciptakan nilai bagi pelanggannya dalam mencapai

suatu tujuan yang kompetitif. Menurut Porter, value chain terdiri dari dua aktivitas

bisnis, yaitu :

1. Aktivitas Utama (Primary Activities)

Aktivitas utama memiliki lima kategori generic. Setiap kategori memiliki

aktivitas yang berbeda sesuai dengan strategi perusahaan.

a. Inbound Logistic adalah aktivitas yang terkait dengan perusahaan,

penyimpanan, dan pendistribusian produk

b. Operations adalah aktivitas yang terkait dengan pengubahan input menjadi

produk akhir, seperti produksi, pembuatan, pemaketan, perawatan

peralatan, fasilitas, operasi, jaminan kualitas, dan proteksi terhadap

lingkungan

c. Outbound Logistic adalah aktivitas yang terkait dengan pengumpulan,

penyimpanan, distribusi secara fisik atau pelayanan terhadap pelanggan

d. Marketing and Sales adalah aktivitas yang terkait dengan usaha perusahaan

kepada konsumen untuk dapat membeli produk dan layanan yang

dihasilkan

e. Service adalah aktivitas yang terkait dengan penyedia layanan untuk

meningkatan atau memelihara nilai produk seperti instalasi, perbaikan,

pelatihan, penyedia bahan, perawatan dan perbaikan bimbingan teknis

2. Aktivitas Pendukung (Secondary Activities)

Aktivitas pendukung memiliki empat kategori generic. Setiap kategori

memiliki aktivitas yang berbeda sesuai dengan strategi perusahaan.

a. Infrastructure merupakan aktivitas, biaya, keamanan dan keselamatan

sistem informasi, serta fungsi lainnya

b. Human Resources Management adalah aktivitas yang terkait dengan

penerimaan, dengar pendapat, pelatihan, pengebangan, kompensasi, dan

mengembangkan tingkat keahlian sumber daya manusia yang dimiliki.

c. Research, Technology and system development adalah aktivitas yang

terkait dengan biaya produk, perbaikan proses, perancangan peralatan,

pengembangan software, sistem telekomunikasi, kapabilitas bisnis data

baru, dan dukungan sistem komputer.

d. Procurement adalah aktivitas yang terkait dengan fungsi pembelian.

SKENARIO

PT BPAD Kharisma merupakan perusahaan yang bergerak dibidang Kantor

Perdagangan dan Jasa (Trading Garment). Perusahaan ini memiliki 15 factory outlet yang

tersebar di Bandung dan sekitarnya untuk penjualan hasil produksi seperti celana, jaket, dan

lain lain. Selain itu PT BPAD Kharisma juga mendistribusikan hasil produksinya ke retail

retail di seluruh Indonesia seperti Matahari, Ramayana, dan Hypermart.

Visi dari perusahaan ini adalah terus tumbuh menjadi perusahaan garmen terbaik di

Indonesia. Dalam mencapai visinya perusahaan ini memiliki misi-misi seperti, memberikan

nilai terbaik bagi pelanggan, memberikan warna yang berbeda dari inovasi dan kreativitas

untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, menciptakan lapangan kerja bagi pekerja Indonesia,

dengan tindakan perbaikan, kami tumbuh untuk memenuhi keinginan pelanggan.

Perusahaan ini dipimpin oleh seorang Direktur Utama, yang membawahi dua direktur,

yaitu Direktur Keuangan dan Direktur Operasional. Direktur Operasional membawahi

beberapa bagian, yaitu Bagian Purchasing, Bagian Finance, dan Bagian Accounting.

Sedangkan Direktur Operasional membawahi lima bagian yaitu Bagian Produksi, Bagian

Personalia, Bagian Gudang RM, Bagian Gudang FG dan Bagian Marketing.

Untuk menunjang proses bisnisnya PT BPAD Kharisma telah menggunakan aplikasi

openerp modul warehouse management, aplikasi ini digunakan untuk melakukan pendataan

barang dari bagian produksi maupun barang supplier, selain itu dapat digunakan untuk

mengetahui stok barang digudang, melakukan permintaan barang dan lain sebagainya.

Setiap factory outlet PT BPAD Kharisma akan diberikan pelatihan bagaimana cara

melayani pelanggan dengan baik dan benar, termasuk pelatihan bagaimana cara

mempertahankan pelanggan agar dapat berlangganan atau tertarik pada produk yang

dihasilkan. PT BPAD Kharisma menerapkan budaya kerja yang santai namun tetap sesuai

pada target yang ditentukan. Sehingga karyawan dapat bekerja dengan senang dan merasa

nyaman dengan pekerjaannya.

Pada PT BPAD Kharisma terdapat dua proses utama, yaitu :

1. Proses Bisnis Pengadaan Bahan Baku Gudang, aktivitas aktivitasnya adalah :

a. Pada proses ini Bagian Produksi meminta pengecekan bahan baku ke Bagian

Gudang Raw Material (RM)

b. Kemudian Bagian Produksi meminta permintaan bahan baku ke Bagian Gudang

Raw Material (RM)

c. Setelah itu Bagian Gudang RM akan memeriksa stok bahan baku apakah

mencukupi atau tidak

d. Jika tersedia maka Bagian Gudang RM akan memberikan bahan baku yang

dibutuhkan oleh Bagian Produksi, dan Bagian Produksi akan melakukan produksi.

e. Apabila barang tidak mencukupi makan Bagian Gudang RM akan meminta

pembelian barang ke Bagian Purchasing.

f. Kemudian Bagian Purchasing akan membuat PO (Purchase Order).

g. Kemudian setelah membuat PO maka akan jadi PO list incoming shipment yang

diberikan dari Bagian Purchasing ke Bagian Gudang RM juga ke Supplier yang

bersangkutan.

h. Setelah itu Supplier akan mengirimkan barang pesanan, list permintaan, serta surat

jalan ke Bagian Gudang RM.

i. Kemudian Bagian Gudang RM akan memeriksa terlebih dahulu barang yang

datang dengan PO list incoming shipment.

j. Jika barang tidak sesuai maka barang dikembalikan ke pihak Supplier untuk

meminta barang yang sesuai kembali.

k. Jika barang sesuai, maka Bagian Gudang RM akan menyimpan stok yang ada dan

meng-update stok

l. Bagian Gudang RM akan meminta pembuatan faktur ke Bagian Purchasing

m. Bagian Purchasing kemudian membuat faktur untuk diserahkan ke Supplier

n. Supplier akan mengirimkan invoice ke Bagian Finance

o. Bagian Finance akan membayar ke Supplier dan proses selesai hingga Bagian

Finance merekap data pengeluaran.

2. Proses Bisnis Penjualan Barang, aktivitas aktivitasnya adalah :

a. ketika barang sudah diproduksi pada Bagian Produksi, kemudian mengirimkan

barang jadi ke Bagian Gudang Finish Goods (FG).

b. Bagian Gudang Finish Goods (FG) akan melakukan update stok barang jadi,

kemudian akan jadi laporan stok barang, setelah itu memberikannya kepada

Bagian Sales.

c. Bagian Sales akan membuat sales order yang datanya berasal dari permintaan

Customer, setelah itu sales order akan diberikan kepada Bagian Gudang Finish

Goods (FG)

d. Bagian Gudang Finish Goods (FG) akan mempersiapkan laporan pengiriman

barang, kemudian diserahkan kepada Bagian Accounting untuk membuat surat

jalan dan faktur.

e. Bagian Accounting akan memberikan surat jalan dan faktur ke Bagian Gudang

Finish Goods (FG), Selanjutnya barang dikirim kepada pihak Customer, apabila

barang tidak sesuai permintaan maka barang dikembalikan kepada Bagian Gudang

Finish Goods (FG) dan mencatat barang yang sesuai dengan Customer

f. Bagian Gudang Finish Goods (FG) akan menyimpan barang return dan

mempersiapkan kembali pengiriman barang untuk dikirim ke Customer. Apabila

sesuai maka proses selesai.

Informasi yang didapatkan dari analisis studi kasus tersebut adalah sebagai berikut :

1. Strategi, budaya dan lingkungan

a. Strategi :

- Menunjang kebutuhan pokok masyarakat dalam kehidupan sehari hari

(Memproduksi pakaian seperti baju, celana, jaket dan lain lain)

- Membantu para masyarakat dalam menemukan pakaian sebagai kebutuhan

pokoknya

- Menyediakan fasilitas dan sistem yang memadai

- Memiliki banyak retail - retail di Indonesia

b. Budaya :

- Kota Bandung yang dikenal dengan banyaknya factory outlet.

c. Lingkungan :

- Banyaknya Masyarakat yang tertarik dengan fashion, terutama di kota

Bandung.

2. Input dan output proses

a. Input :

- Raw Material / Bahan baku.

b. Output :

- Barang setelah di produksi (Barang jadi)

3. Stakeholders :

- Direktur Utama

- Direktur Keuangan

- Direktur Operasional

- Bagian Purchasing

- Bagian Finance

- Bagian Accounting

- Bagian Produksi

- Bagian Personalia

- Bagian Gudang RM

- Bagian Gudang FG

- Bagian Marketing

- Customer

- Supplier

- Sales

4. Skalabilitas :

- Setiap Karyawan FO diberi pelatihan bagaimana cara melayani pelanggan dengan

baik dan benar

- Terdapat aplikasi openerp modul warehouse management, untuk melakukan

pendataan barang dari bagian produksi maupun barang supplier

- Menerapkan budaya kerja yang santai namun tetap sesuai pada target yang

ditentukan

5. Aturan bisnis :

- Bahan baku harus tersedia agar proses produksi dapat berjalan

- Saat penjualan, barang yang dikirim harus sesuai dengan permintaan Customer,

jika tidak barang dikembalikan

6. Aktivitas :

a. Proses Bisnis Pengadaan Bahan Baku Gudang :

Bagian Produksi

- Meminta pengecekan bahan baku

- Meminta permintaan bahan baku

- Melakukan produksi

Bagian Gudang RM

- Memeriksa stok bahan baku

- Memberikan bahan baku

- Meminta pembelian bahan baku

- Memeriksa bahan baku yang datang

- Menyimpan stok dan meng-update stok bahan baku

- Meminta pembuatan faktur ke Bagian Purchasing

Bagian Purchasing

- Membuat PO (Purchase Order)

- Memberikan PO list incoming shipment ke gudang dan Supplier

- Membuat faktur

- Menyerahkan faktur ke Supplier.

Supplier

- Mengirimkan barang pesanan, list permintaan, serta surat jalan ke

bagian Gudang RM

- Mengirimkan invoice ke Bagian Finance

Bagian Finance

- Membayar ke Supplier

- Merekap data pengeluaran

b. Proses Bisnis Penjualan Barang :

Bagian Produksi

- Mengirimkan barang jadi ke gudang FG

Bagian Gudang FG

- Melakukan update stok barang jadi

- Memberikan laporan stok barang kepada Sales

- Mempersiapkan laporan pengiriman barang

- Memberikan laporan pengiriman barang ke Bagian Accounting

- Mengirim barang ke Customer

- Mencatat barang yang sesuai dengan Customer

- Menyimpan barang return dan mempersiapkan kembali pengiriman

barang

Sales

- Membuat sales order

- Mengirimkan sales order ke gudang FG

Accounting

- Membuat surat jalan dan faktur

- Memberikan surat jalan dan faktur ke bagian gudang FG

Customer

- Mengirimkan data order ke Sales

7. Ketidakefisienan :

Tidak ada

8. Peningkatan sumber daya :

- Pelatihan para karyawan di setiap FO

- Menerima masukan karyawan dalam model produksi pakaian

- Terdapat aplikasi openerp modul warehouse management, untuk melakukan

pendataan

9. Kesempatan :

- Dapat menjangkau hampir seluruh pelanggan di Indonesia

- Memiliki karyawan yang ramah dan terpercaya karena adanya pelatihan

10. Value Chain :

a. Primary Activity :

Inbound : Raw Material / bahan baku

Operation : Mengelola proses pengadaan barang mulai dari bahan baku

sampai dengan barang jadi

Outbound : Barang setelah di produksi (Barang jadi)

Sales & Marketing : Melalui factory outlet dan melalui retail retail seperti

Matahari, Ramayana, dan Hypermart

Service : Melayani permintaan customer, jika barang tidak sesuai akan

dikembalikan kepada bagian gudang

b. Support Activity :

Infrastructure : Pengelolaan keuangan secara keseluruhan oleh bagian finance

Human Resource Management : Pelatihan para karyawan di setiap factory

outlet

Technology Development : Adanya aplikasi openerp modul warehouse

management

Procurement : Pengadaan barang secara keseluruhan

REFERENSI :

- Modul Praktikum Manajemen Proses Bisnis 2015

- Modul Praktikum Enterprise Architecture 2015