MENYETUJUI :sipedo.upi.edu/upinet/Shared Documents/Prosedur... · Web viewPedoman Kepegawaian dari...

PROSEDUR Kepegawaian

MENYETUJUI :

PEMBUAT ATASAN MR DIREKTURNama Jaetun Drs. Lukman

MesterSaripudin S.Pd.MT

H. Dr. Munir. M.iT

Jabatan

Ttd.

Tanggal

01.10.2010 01.10.2010 01.10.2010 01.10.2010

1.0 TUJUAN

Prosedur operasional ini dimaksudkan agar menjadi pedoman baku dalam kegiatan

kepegawaian.

2.0 RUANG LINGKUP

Bagian Kepegawaian berkaitan dengan urusan Administrasi kepegawaian

merupakan penunjang kegiatan yang berhubungan dengan SDM. Tanpa SDM yang

memadai kegiatan tersebut tidak akan tercapai sesuai tujuan yang telah ditetapkan.

Administrasi kepegawaian perlu untuk mendukung pelaksanaan kegiatan yang

mengelola seluruh pegawai Direktorat TIK. Ruang lingkup kepegawaian adalah

proses kegiatan yang berhubungan dengan semua pegawai.

3.0 DEFINISI

Administrasi kepegawaian pada hakikatnya melakukan dua fungsi yaitu fungsi

manajerial, dan fungsi operatif (teknis). Fungsi manajerial berkaitan dengan

1/24

pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran (mental) meliputi perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pegawai. Sedangkan fungsi

operatif (teknis), berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan dengan fisik,

meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan

pemensiunan pegawai

4.0 REFERENSI

4.1 PP No. 10

4.2 Pedoman Kepegawaian dari BKN

4.3 SK Rektor No. 3792/H40/KL/2007

4.4 Quality Management System ISO 9001: 2000;Clause 6.3

4.5 Petunjuk Pelaksana PP.Nomor 8 tahun 2003 Tentang Pedoman Organisasi

Perangkat Daerah dan PP.Nomor 9 Tahun 2003 Tentyang Wewenang

Pengangkatan ,Pemindahan dan Pemberhentian PNS.

5.0 KETENTUAN UMUM

5.1 Permohonan Formasi Pegawai

1. Setelah kadiv/kasi menganalisis beban kerja pegawai,kopetensi pegawai ,kebutuhan

pegawai maka diusulkan ke direktorat SDM, dengan persetujuan Direktur.

2. Rekrutmen harus memiliki dasar sesuai dengan persyaratan-persaratan yang

berlaku.

5.2 Kenaikan Pangkat tenaga administrasi

a. Kenaikan pangkat reguler

1. Pegawai yang akan di usulkan kenaikan pangkatnya tidak melampaui atasan

langsungnya

2. Pegawai yang telah memenuhi persyaratan sesuai data nominanif maka dapat

diusulkan kenaikan pangkatnya dan di tetapka tanggal 1 April dan 1 Oktober setiap

tahun

2/24

3. Usulan di setujui oleh atasan langsung

b. Kenaikan pangkat pilihan

1. Di peruntukan kepada pegawai yang menduduki jabatan structural/jabatan

fungsional dengan menunjukan prestasi yang luar biasa atau menemukan

penemuan baru yang bermanfaat bagi Negara

2. Pegawai yang menduduki jabatan structural/jabatan fungsional yang di tetapkan

oleh presiden.

5.3 Permohonan Cuti

a. Cuti tahunan

1. Di perbolehkan bagi pegawai yang sekurang-kurangnya telah bekerja I(satu) tahun

2. Lamanya 12 hari kerja tidak dapat di pecah-pecah hingga jangka waktu kurang dari

3 ( tiga hari)

3. Bagi yang akan mengajukan cuti tahunan harus mengajukan cuti secara tertulis dan

mendapat persutujuan.

b. Cuti Besar

1. Di perbolehkan bagi pegawai yang sekurang-kurangnya telah bekerja 6 (enam )

tahun

2. Waktu cuti besar maksimal selama 3)tiga) bulan dan dapat digunakan untuk

memenuhi kewajiban agama( ibadah haji)

5.4 Penetapan gaji berkala

1. Pegawai yang sudah memenuhi ketentuan 2 (dua) tahun dari pangkat terakhir

2. Pegawai dapat di usulkan apabila Setiap unsur penilaian prestasi kerja sekurang-

kurangnya bernilai cukup dalam satu tahun terakhir.

5.5 Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan

1. Penilaian pegawai dilaksanakan oleh atasan langsung setiap tahun

2. Setiap pegawai mempunyai hak untuk menerima dan menolak

5.6 Absensi/Kehadiran Pegawai

1. Legalitas kehadiran pegawai yaitu dengan membubuhkan tanda tangan pada

lembaran absen. Dan kehadiran melalui absen elektronik (finggerprin )

2. Rekap kehadiran per 1 (satu minggu) dan di setorkan langsung ke bagian keuangan

dan Direktorat SDM pusat.

3/24

6.0 ALUR KERJA DAN DESKRIPSI ALUR KERJA

6.1 Alur Usul Formasi Pegawai ( SDM )

4/24

6.2 Deskripsi Usulan Permohonan SDM

Setelah menganalisis beban kerja pegawai,menginventarisir pegawai

menganalisis kompetensi pegawai pada tiap unit kerja yang dilaksanakan oleh

Direktur/Kadiv dan Kasi, maka dibuat surat usulan permohonan mengenai

kebutuhan SDM yang ditujukan kepada Rektor melalui Direktur Direktorat SDM

UPI dan yang diperlukan.

6.3 Alur Kenaikan Pangkat Tenaga Administrasi

6.4 Deskripsi Kenaikan Pangkat Tenaga Administrasi

Memeriksa data nominative pangkat pegawai menurut masakerja menduduki

pangkat terakhir,melakukan proses pengumpulan syarat-syarat pendudukung

5/24

kenaikan pangkat sesuai persaratan dan ketentuan yang berlaku. kemudian

dibuat surat usulan permohonan kenaikan pangkat yang bersangkutan serta

mempersiapkan persyaratan yang diperlukan dan diusulkan kepada Rektor UPI

melalui Direktur Direktorat

6.5 Alur Kerja Permohonan Cuti

6.6 Deskripsi Permohonan Cuti

Cuti adalah hak setiap pegawai namun pimpinan memiliki kewenangn untuk

mempertimbangkan dengan situasi dan kondisi pekerjaan.

6/24

6.7 Alur Penetapan Kenaikan Gaji Berkala

6.8 Deskrifsi Penetapan Kenaikan Gaji Berkala

Memeriksa data nominative pegawai yang memenuhi syarat berdasarkan

peraturan yang berlaku.

7/24

6.9 Alur Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)

6.10 Deskrifsi Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan

Pejabat penilai/pimpinan unit kerja menghimpun data tentang kedisiplinan dan

kinerja pegawai

Kemudian hasil penilaian dikonfirmasikan kepada pegawai apakah diterima atau

tidak ,bila tidak dikembalikan kepada pimpinan untuk penjelasan kepada

pegawai ,bila diterima langsung dilakukan penandatanganan sebagai

persetujuan ataspenilaian.

8/24

6.11 Alur Kehadiran Pegawai

6.12 Deskrifsi Kehadiran

Daftar absensi yang di tanda tangani adalah bukti kehadiran yang syah

sebagai bukti kehadiran .

7.0 REKAMAN7.1 Permohonan Formasi Pegawai

7.2 Kenaikan Pangkat tenaga administrasi/teknisi

7.3 Permohonan Cuti

7.4 Penetapan gaji berkala

7.5 Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan

7.6 Absensi

Format yang di butuhkan untuk prosedur di atas.

DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

9/24

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIAJl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Tlp. (022) 2013163-2013164, Ext. 2219-2222

Fax. (022) 2005320, E-mail : [email protected]

Nomor : /H40.DIT.TIK/KP/2010 tanggalLampiran : Masing–masing rangkap 3 (tiga) Hal : Formasi Pegawai

Yth. Pembantu Rektor Bidang Keuangan dan Sumber Dayamelalui :Yth.Direktur Direktorat Sumber Daya Manusia (SDM)Universitas Pendidikan IndonesiaBandungDengan hormat,Bersama ini kami usulkan staf Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang namanya tercantum di bawah ini :

1. Nama : Pendididikan : Alamat :

dari Pegawai honorer menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil menjadi mengingat :a. Ybs. Telah menunjukan Kinerja yang sangat baik;b. Ybs. Telah lulus Penilain keperibadian ;c. Ybs. Telah cukup waktunya untuk dinaikkan statusnya menjadi CPNS;d. Ybs. Telah memiliki Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) dengan rata-rata Baik.Sebagai bahan pertimbangan kami lampirkan :1. Foto Copy SK Honorer;2. Foto Copy Surat Keterangan Dokter; 3. Foto copy Surat Tamat Pendidikan 4. Daftar Rincian Tugas.

Masing-masing berkas 3 (Tiga) rangkap.Demikian atas perhatian dan perkenannya kami ucapkan terima kasih.

Direktur,

Dr. H. Munir, M.IT.

Tembusan : NIP 19660325 200112 1 0011. Yth. Direktur Direktorat Sumber Daya Manusia:2. Arsip.

10/24

DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASIUNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Tlp. (022) 2013163-2013164, Ext. 2219-2222Fax. (022) 2005320, E-mail : [email protected]

Nomor : /H40.DIT.TIK/KP/2010 tanggalLampiran : 3 (tiga) Berkas Hal : Usul Kenaikan Pangkat

Yth. Pembantu Rektor Bidang Keuangan dan Sumber Dayamelalui :Yth.Direktur Direktorat Sumber Daya Manusia (SDM)Universitas Pendidikan IndonesiaBandungBersama ini kami usulkan staf Direktorat Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang namanya tercantum di bawah ini :

Nama : NIP/Karpeg : Pangkat/Gol. : Jabatan :

untuk dinaikkan pangkatnya menjadi golongan … terhitung mulai tanggal ………….. mengingat :a. Ybs. Telah menunjukan Kinerja yang sangat baik;b. Ybs. Telah cukup untuk dinaikkan pangkat;c. Ybs. Telah memiliki Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) 2 tahun terakhir dengan rata-rata

Baik.Sebagai bahan pertimbangan kami lampirkan :

1. Foto Copy SK CPNS;2. Foto Copy PNS;3. Foto Copy SK Kenaikan Pangkat Terakhir; 4. Foto Kenaikan Gaji Brerkala terakhir;5. Foto Copy Karpeg; 6. Foto Copy DP3 2 tahun terakhir; 7. Foto Copy Kenaikan Gaji Berkala terakhir.

Masing-masing berkas 3 (Tiga) rangkap.

Demikian atas perhatian dan perkenannya kami ucapkan terima kasih. Direktur,

Dr. H. Munir, M.IT.

Tembusan : NIP 19660325 200112 1 001

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

11/24

mailto:[email protected]

DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASIJl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Tlp. (022) 2013163-2013164, Ext. 2219-

2222Fax. (022) 2013651, E-mail : [email protected]

FORM SURAT PERMINTAAN CUTI TAHUNAN

KepadaYth,………………………………..Melalui …………………………Di Tempat

Yang bertanda tangan dibawah ini :Nama :NIP :Pangkat/golongan :Jabatan :Satuan Organisasai :

Dengan ini mengajukan permintaan cuti tahunan untuk tahun………… selama hari kerja, terhitung mulai Tanggal………………………………..selama menjalankan cuti alamat saya adalah di ………………………………………Demikian permintaan ini saya buat untuk dapat di pertimbangkan.

Hormat saya,

(……………………………………)

NIP…………………………..

CATATAN PEJABAT KEPEGAWAIANCuti yang telah diambil dalam tahun yang bersangkutan

1. Cuti Tahunan :2. Cuti Besar :3. Cuti Sakit :4. Cuti Bersalin :5. Cuti Karena Alasan Penting :

CATATAN/PERTIMBANGAN ATASAN LANGSUNG :

KEPUTUSAN PEJABAT YANG BEWRWENANG MEMBERIKAN CUTI :

12/24

Form Surat Izin Cuti

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIADIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Tlp. (022) 2013163-2013164, Ext. 2219-2222


SURAT IZIN CUTI TAHUNANNomor……………………

1. Diberikan cuti tahunan untuk tahun……………………….. Kepada Pegawai Negeri Sipil :

Nama :NIP :Pangkat :J a b a t a n :Satuan Organisasai :

Selama………… hari kerja, terhitung mulai tanggal……………………………………………………..sampai dengan tanggal…………………..dengan ketentuan sebagai berikut :

a. Sebelum menjalankan cuti tahunan wajib menyerahkan pekerjaan kepada atasan langsung.

b. Setelah selesai menjalankan cuti tahunan wajib melaporkan diri kepada atasan langsungnya dan bekerja kembali sebagai biasa.

2. Demikian surat izin cuti tahunan ini di buat untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.

……………………………………….

TEMBUSAN :(……………………………………………..)

NIP…………………………………………

1…………………………………………2……………………………………….

13/24



KepadaYth,………………………………..Melalui …………………………Di TempatYang bertanda tangan dibawah ini :Nama :NIP :Pangkat/golongan :Jabatan :Satuan Organisasai :

Dengan ini mengajukan permintaan cuti besar selama…………………………………………………………………Karena saya telah bekerja secara terus menerus selama………………………………………………… ..tahun

Selama menjalankan cuti besar alamat saya adalah di…………………………………………………….. Demikian permintaan ini saya buat untuk dapat dipertimbangkan sebagaimana mestinya.

NIP…………………………..

CATATAN PEJABAT KEPEGAWAIAN CATATAN/PERTIMBANGAN ATASAN

LANGSUNG :


14/24



SURAT IZIN CUTI BESARNomor……………………

1 Diberikan cuti tahunan untuk tahun……………………….. Kepada Pegawai Negeri Sipil :


Selama………… hari kerja, terhitung mulai tanggal……………………………………………………..sampai dengan tanggal…………………..dengan ketentuan sebagai berikut :

a. Sebelum menjalankan cuti besar wajib menyerahkan pekerjaan kepada atasan langsung. Atau pejabat lainnya yang di tunjuk

b. Selama menjalankan cuti besar, tidak berhak atas tunjangan jabatan dan uang makan c. Setelah selesai menjalankan cuti tahunan wajib melaporkan diri kepada atasan langsungnya

dan bekerja kembali sebagai biasa.

2. Demikian surat izin cuti besar ini di buat untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.

……………………………………….

TEMBUSAN :(……………………………………………..)

NIP…………………………………………

1…………………………………………2……………………………………….

FORM PERMINTAAN CUTI SAKIT

15/24



KepadaYth,………………………………..Melalui …………………………Di TempatYang bertanda tangan dibawah ini :Nama :NIP :Pangkat/golongan :Jabatan :Satuan Organisasai :

Dengan ini mengajukan permintaan cuti sakit selama…………………………………………………………………(………………………..) hari/bulan Karena saya menderita sakit /gugur kandungan/mengalami kecelakaan dalam dan oleh karena itu menjalankan tugas kewajiban sesuai dengan surat keterangan dokter /bidan terlampir Demikian permintaan ini saya buat untuk dapat dipertimbangkan sebagaimana mestinya.

Hormat saya

NIP…………………………..


LANGSUNG :



16/24

DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASIJl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Tlp. (022) 2013163-2013164, Ext. 2219-2222


FORM CUTI BERSALINKepadaYth,………………………………..Melalui …………………………Di TempatYang bertanda tangan dibawah ini :Nama :NIP :Pangkat/golongan :Jabatan :Satuan Organisasai :

Dengan ini mengajukan permintaan cuti bersalin untuk persalinan yang ke.………………………/cuti diluar tanggungan Negara untuk bersalin terhitung mulai tanggal ……………

Demikian permintaan ini saya buat untuk dapat dipertimbangkan sebagaimana mestinya.Hormat saya

NIP…………………………..


LANGSUNG :



17/24

DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASIJl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154 Tlp. (022) 2013163-2013164, Ext. 2219-2222


SURAT IZIN CUTI BERSALINNomor……………………

1. Diberikan cuti bersalin kepada Pegawai Negeri Sipil :


Terhitung mulai tanggal ………….. sampai dengan 2 (dua) bulan setelah persalinan, dengan ketentuan sebai berikut :

a. Sebelum menjalankan cuti besar wajib menyerahkan pekerjaan kepada atasan langsung. Atau pejabat lainnya yang di tunjuk

b. Segera setelah persalinan yang bersangkutan supaya memberitaukan tanggal persalinan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti

c. Setelah selesai menjalankan cuti bersalin wajib melaporkan diri kepada atasan langsungnya dan bekerja kembali sebagai biasa.

2. Demikian surat izin cuti besar ini di buat untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.

……………………………………….

TEMBUSAN :(……………………………………………..)

NIP…………………………………………

1…………………………………………2……………………………………….

18/24



KepadaYth,………………………………..Melalui …………………………Di Tempat

1. Yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama :NIP :Pangkat/golongan :Jabatan :Satuan Organisasai :

Dengan ini mengajukan permintaan cuti karena alas an penting selama ……………..hari kerja, terhitung mulai Tanggal……………………………….karena …………..

2. selama menjalankan cuti alamat saya adalah di ………………………………………

3. Demikian permintaan ini saya buat untuk dapat di pertimbangkan sebagai mana mestinya

Hormat saya,

(……………………………………)

NIP…………………………..

CATATAN PERTIMBANGAN ATASAN LANGSUNG

KEPUTUSAN PEJABAT YANG BERWENANG.

19/24



SURAT IZIN CUTI KARENA ALASAN PENTINGNomor……………………

1.Diberikan cuti bersalin kepada Pegawai Negeri Sipil :


Selama ………. Hari,terhitung mulai tanggal………..sampai dengan tanggal…………….dengan ketentuan sebagai berikut ;

a. Sebelum menjalankan cuti karena alasan penting wajib menyerahkan pekerjaan kepada atasan langsung. Atau pejabat lainnya yang di tunjuk

d. Segera setelah persalinan yang bersangkutan supaya memberitaukan tanggal persalinan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti

e. Setelah selesai menjalankan cuti bersalin wajib melaporkan diri kepada atasan langsungnya dan bekerja kembali sebagai biasa.

2. Demikian surat izin cuti besar ini di buat untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.……………………………………….

TEMBUSAN :(……………………………………………..)

NIP…………………………………………

1…………………………………………2……………………………………….

DAFTAR CUTI PEGAWAI NEGERI SIPIL

20/24

NO JENIS CUTI SURAT IZIN/SURAT KEPUTUSAN

LAMANYA PARAF PEJABAT KEPEGAWAIAN

KETERANGAN

NOMOR

TGL DARI TGL

SAMPAITGL

1 2 3 4 5 6 7 8

21/24

DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASIUNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA


Nomor /H40.DIT.TIK/KP/2010 tanggalLampiran : Hal : Usulan Pendaftaran Peserta

Program Diklat Teknis

Yth. Direktur Direktorat Sumber Daya ManusiaUniversitas Pendidikan IndonesiaBandungMenindaklanjuti Surat dari ………………………………. Universitas Pendidikan Indonesia No. …………………, tanggal …………. perihal Pemberitahuan Program Diklat Teknis dan Pendaftaran Peserta..

Dengan hormat, bersama ini kami sampaikan usulan peserta Program Diklat Teknis dari Direktorat TIK sebagai berikut :

No. Nama / NIP Jenis Diklat Kode Diklat

Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapakan terima kasih.

Kepala Seksi Kerumahtanggaan Direktorat TIK UPI,

Drs. Lukman MesterTembusan : NIP 131460422

DIREKTORAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI`UNIVERSITAS

22/24

DAFTAR HADIRHARI :TANGGAL :

NO NAMA NIP GOL PULANG/MASUK

KETERANGAN

PUKUL TANDA TANGAN

12345678910111213141516171819202122232425262728293031323334353637

23/24

MENYETUJUI :sipedo.upi.edu/upinet/Shared Documents/Prosedur... · Web viewPedoman Kepegawaian dari...

Documents

Transcript of MENYETUJUI :sipedo.upi.edu/upinet/Shared Documents/Prosedur... · Web viewPedoman Kepegawaian dari...