Menggunakan Microsoft Word(R) dan Mendeley untuk Menulis Karya Ilmiah

RAD Journal 2013:11:009

Menggunakan Microsoft Word® dan Mendeley untuk Menulis Karya Ilmiah, Robertus Arian Datusanantyo | 1

Menggunakan Microsoft Word® dan Mendeley untuk Menulis Karya Ilmiah Robertus Arian Datusanantyo* Di Indonesia, program pengolah kata paling populer adalah Microsoft Word®. Walaupun penulis meyakini sebagian besar program yang terinstal adalah bajakan, namun program inilah yang paling populer. Pesaingnya yang gratis seperti OpenOffice atau Neo Office belum dapat mematahkan dominasi Microsoft Word®. Pengolah kata dari Apple yang diberi nama Pages nampaknya juga belum punya market share yang memuaskan. Satu hal yang pasti adalah: orang Indonesia selalu mengejar versi terakhir walaupun mereka hampir tidak pernah menggunakan fitur program tersebut dengan maksimal. Dapat dikatakan bahkan, penggunaan program pengolah kata tersebut murni sekedar menggantikan peran mesin ketik.

Memang tidak dapat dipungkiri bahwa program ini masih tetap yang terbaik untuk membuat dokumen, surat, dan karya tulis lainnya. Penulis sendiri menginstal Microsoft Word® Mac 2011 yang jadi satu bundel dengan Microsoft Power Point® Mac 2011 dan Microsoft Excel® Mac 2011 dalam paket Microsoft Office Mac 2011 Home and Student. Versi ini tidak memasukkan Microsoft Outlook®. Entah kenapa, Microsoft Office untuk Mac mempunyai tampilan yang lebih manis dan dinamis daripada versi Windows.

Meski menarik, tulisan ini tidak akan membahas soal tersebut. Penulis akan membagikan pengalaman menulis mempergunakan Microsoft Word® dan Mendeley. Mendeley nampaknya belum terlalu populer di Indonesia. Beberapa orang bergelar master yang ditanya oleh penulis bahkan belum pernah mendengar ada program sejenis, apalagi menggunakannya. Jadi, apakah Mendeley itu? Mengapa Mendeley dapat membantu dalam membuat tulisan ilmiah?

Mendeley pada dasarnya adalah sebuah program yang menciptakan basis data file referensi dan mempergunakannya untuk kepentingan penulisan ilmiah. Mendeley dapat membuat library yang memuat file-‐file jurnal, buku, laporan, dan referensi lain. Referensi dalam library ini kemudian dapat dimanfaatkan dalam menulis karya ilmiah. Mendeley bekerja baik dengan program pengolah kata sehingga secara otomatis membuat sitasi dan membuat daftar pustaka. Keunggulan utama mempergunakan Mendeley yang terhubung ke Microsoft Word® adalah minimalisasi kesalahan sitasi dan mencegah plagiarisme yang dapat timbul tanpa sengaja.

Mendeley dapat diunduh dari www.mendeley.com dengan gratis. Pada waktu mengunduh, kita akan diminta membuat akun baru. Mengapa demikian? Karena Mendeley mempunyai fasilitas penyimpanan online sehingga memungkinkan diakses dari berbagai peralatan lain, misalnya komputer tablet atau smartphone. Secara periodik, library pada komputer anda dapat disikonronisasi dengan penyimpanan online. Selain itu, Mendeley memungkinkan anda untuk berbagai referensi, mencari referensi, dan berinteraksi dengan peneliti lain dalam kelompok yang dibuat sendiri. Mendeley tersedia untuk Windows maupun Mac OS X.

Setelah Mendeley terinstal, penting untuk segera menghubungkannya dengan Microsoft Word®. Caranya adalah dengan menginstal plugin yang disediakan Mendeley. Perhatikan toolbar Mendeley lalu klik Tools > Install MS Word Plugin. Setelah sukses terinstal, restart Microsoft Word® anda. Anda akan melihat bahwa ada menu baru di atas Microsoft Word® yang berisi beberapa tombol Mendeley. Keterangan lebih lanjut mengenai Mendeley dapat dibaca pada dokumen pengenalan yang otomatis terinstal bersama dengan Mendeley (The Mendeley Support Team 2011).

Langkah berikutnya adalah membangun library anda. Pada kondisi Mendeley yang terbuka, anda dapat langsung menggeser file .pdf ke dalam Mendeley. Anda dapat juga membuat folder-‐folder untuk mempermudah klasifikasi referensi anda. Sekali file masuk dalam library Mendeley, program akan otomatis mencari kelengkapan identitas referensi menggunakan Google Scholar. Bila referensi berasal dari jurnal internasional yang diakui, biasanya details akan langsung terisi dengan benar selama anda terhubung dengan internet. Bila tidak, anda dapat mengisikannya secara manual lalu beritahu Mendeley bahwa data yang anda isikan manual telah benar. Pastikan details ini terisi dengan lengkap, karena sitasi dan daftar pustaka akan dibuat dari sini.



Setelah Mendeley selesai diinstal dan library selesai dilengkapi, beralihlah ke Microsoft Word®. Anda perlu merencanakan penggunaan bidang penulisan. Berapakah ukuran kertas yang dikehendaki, dan bagaimana mengatur tepi kertas. Lazimnya di Indonesia, penulisan dokumen mempergunakan kertas A4 yang sering disebut kuarto. Kertas ini berukuran 210 x 297 milimeter. Beberapa kantor pemerintah masih ada yang mempergunakan kertas ukuran folio (F4) yang terlihat kuno, canggung, dan mengesalkan. Kertas ini berukuran 215 x 330 milimeter. Microsoft Word® versi yang baru tidak lagi mengenali F4 sebagai salah satu ukuran kertas yang tersedia. Bila anda akan menggunakannya, anda harus memasukkan angka ke dalam ukuran custom secara manual. Jangan lupa mengatur margin atas-‐bawah-‐kanan-‐kiri sesuai peraturan yang diacu atau kebutuhan anda.

Selesai pengaturan bidang penulisan, anda dapat mulai menulis di Microsoft Word®. Pastikan anda memahami struktur tulisan yang diminta dengan baik dan gunakan otomatisasi sebanyak mungkin agar anda dapat berkonsentrasi pada isi tulisan. Anda yang sedang belajar di universitas dapat mengacu pada peraturan pembuatan karya tulis yang berlaku di universitas anda. Peraturan ini termasuk “aliran” penulisan sitasi dan daftar pustaka yang berlaku. Apakah menggunakan model Harvard, atau model Vancouver, atau model yang lain. Silakan atur juga perilaku sitasi Mendeley dengan cara klik View > Citation Style lalu pilih dari deret yang tersedia.

Ada baiknya peraturan atau kebutuhan penulisan segera anda terjemahkan menggunakan Style yang tersedia di Microsoft Word®. Cara mengaktifkan Style adalah dengan klik Format > Style. Anda bisa memodifikasi style sesuai keperluan. Misalnya, untuk judul bab diperlukan font jenis tertentu dengan ukuran tertentu pula. Segera aplikasikan ketentuan tersebut pada style “heading 1”. Anda bisa langsung klik modify pada style “heading 1” dan masukkan ketentuan font, ukuran, dan relasi paragraf yang perlu, lalu simpan. Ketika menulis judul bab, anda langsung bisa melakukan seleksi lalu klik ganda pada style “heading 1” sehingga judul bab tertampil sesuai peraturan penulisan.

Anda bisa mengaplikasi cara yang sama untuk setiap subbab atau subsubbab. Demikian pula ketika membuat tabel atau memasukkan gambar, anda dapat menambahkan keterangan mengenai tabel atau gambar tersebut dengan cara klik Insert > Caption lalu modifikasi sesuai dengan keperluan anda. Cara ini akan membuat penomoran otomatis bagi tabel atau gambar anda, sehingga anda tidak perlu khawatir untuk menambahkan tabel atau gambar kapan saja dan di mana saja saat diperlukan selama anda konsisten menggunakan cara ini. Kita akan membahas di akhir tulisan manfaat konsistensi penggunaan style dan caption ini.

Penting juga untuk memasukkan nomor halaman. Nomor halaman bisa diakses dengan melakukan klik pada Insert > Page Numbers. Silakan atur bagaimana cara nomor halaman tersebut ditampilkan, apakah di atas, di bawah, kanan, kiri, tengah, di sisi dalam, atau di sisi luar. Anda juga bisa mengatur apakah nomor halaman perlu ditampilkan pada halaman pertama atau tidak. Bila anda perlu menulis pada halaman baru, langsung masukkan pemotong halaman dengan cara klik Insert > Break > Page Break. Silakan mulai menulis kembali pada halaman baru yang muncul. Jangan sekali-‐kali membuat halaman baru dengan berulang-‐ulang menekan tombol Enter [Return, Mac] sampai muncul ke halaman baru. Ini akan sangat merepotkan anda ketika melakukan editing sebab seluruh halaman akan berubah.

Sedapat mungkin, simpan pekerjaan anda secara periodik. Semakin sering semakin aman. Tidak ada standar khusus setiap berapa lama sekali anda perlu menyimpan pekerjaan anda. Menyimpan bisa dilakukan secara singkat dengan menekan kombinasi Ctrl+S [Command+S, Mac). Percayalah, bila anda bekerja dengan listrik PLN, penyimpanan yang berulang ini akan menyelamatkan anda dari pekerjaan yang tidak perlu dan mengesalkan.

Pada saat menulis dan ada bagian yang memerlukan tanda sitasi, anda bisa langsung mengarahkan cursor ke arah toolbar Mendeley pada Microsoft Word® dan klik Insert Citation. Pada layar akan muncul kotak dialog Mendeley. Sitasi bisa dimasukkan dengan dua cara. Pertama dengan mengetikkan nama pengarang referensi yang anda acu sehingga Mendeley akan otomatis mencari dan anda bisa langsung memasukkan sitasi dengan tepat. Cara kedua adalah ketika kotak dialog muncul, anda buka Mendeley dan memilih sendiri referensi mana yang anda acu, lalu klik Cite. Sitasi akan otomatis muncul pada dokumen Microsoft Word® yang anda buat.

Sitasi yang anda buat dapat anda edit sesuai kebutuhan atau sesuai gaya penulisan anda. Anda hanya akan mendapatkan notifikasi dari Mendeley pada saat memasukkan sitasi berikutnya



apabila ada sitasi yang diedit. Berikut adalah contoh penulisan sitasi sesuai dengan kebutuhan atau gaya penulisan.

Default Pendekatan institution-‐based contracting out dapat meningkatkan akses dan kualitas pelayanan kesehatan sekaligus mengatasi kelangkaan profesi kesehatan di Nusa Tenggara Timur (Sulistyo 2013).

Modifikasi Dalam disertasinya, Sulistyo (2013) menemukan bahwa institution-‐based contracting out dapat meningkatkan akses dan kualitas pelayanan kesehatan sekaligus mengatasi kelangkaan profesi kesehatan di Nusa Tenggara Timur.

Setelah isi tulisan ilmiah yang anda kehendaki sudah lengkap, tiba saatnya untuk membuat

daftar pustaka. Alih-‐alih mengetik lagi satu demi satu referensi yang disitasi, anda dapat membuat daftar pustaka dengan cepat, akurat, dan bebas masalah dengan Mendeley. Cari kembali toolbar Mendeley lalu klik Insert Bibiliography pada tempat yang sudah anda sediakan. Daftar pustaka dalam sekejap tertampil dengan rapi. Anda tinggal sesuaikan dengan format penulisan yang berlaku atau yang anda kehendaki.

Demikian pula dengan pembuatan daftar isi. Dengan konsistensi penggunaan style dan caption, anda tak perlu membuat sendiri daftar isi dan daftar tabel atau daftar gambar. Ketika tulisan ilmiah yang tersusun dari beberapa bab telah selesai dan editing telah final, anda tinggal menyediakan satu halaman di depan (gunakan page break) lalu klik Insert > Index and Table lalu pilih Table of Contents untuk daftar isi dan Table of Figures untuk yang lainnya. Secara otomatis semua akan tersedia, tinggal anda sesuaikan dengan format peraturan penulisan yang berlaku.

Terakhir, dokumen dibuat agar bisa dibaca oleh orang lain. Anda dapat mencetaknya, atau dapat juga melakukan ekspor menjadi file .pdf yang bisa didistribusikan dengan lebih ringkas. Bila anda memutuskan untuk mencetaknya, anda perlu memperhatikan satu kesalahan umum yang biasa terjadi pada pengguna Microsoft Word®. Kesalahan tersebut adalah tidak memastikan ukuran kertas yang dipakai pada penulisan dokumen telah sesuai dengan ukuran kertas pada printer. Untuk itu, pastikan selalu memeriksa kembali kotak dialog saat akan mencetak. Cari dengan teliti di mana letak keterangan ukuran kertas. Pastikan ukuran kertas yang dipakai mencetak sama dengan ukuran kertas yang dipilih dalam dokumen. Kesalahan pengenalan ukuran kertas berakibat hasil cetakan yang berbeda dengan lay out pada layar dan tampilan cetakan yang tidak konsisten. Ukuran kertas yang konsisten akan menghasilkan cetakan yang sesuai dengan lay out yang dibuat.

Sebenarnya masih ada beberapa topik spesifik lain yang cukup menarik dibahas berkenaan dengan penggunaan Microsoft Word® dan Mendeley. Sebagian besar topik spesifik itu berhubungan dengan cara pandang kita terhadap program. Berbagai otomatisasi dan fitur program tidak dipakai karena pengguna merasa lebih pintar dan nyaman bila mengelola sendiri dokumen dengan kontrol maksimal. Akibatnya dokumen menjadi kurang rapi dan rawan terhadap plagiarisme bila dokumen tersebut adalah suatu karya ilmiah. Tulisan ini diharapkan berkontribusi dalam mengurangi risiko tersebut. Semoga tulisan ini bermanfaat. Salam! (RAD). Referensi Sulistyo, D.H., 2013. Efektivitas Kontrak Tenaga Kesehatan Secara Tidak Langsung dalam Penyediaan

Pelayanan Kesehatan: Studi Kasus di Indonesia. Universitas Gadjah Mada. The Mendeley Support Team, 2011. Getting Started with Mendeley. Mendeley Desktop, pp.1–16. Available at:

http://www.mendeley.com. (*) Keterangan: Penulis adalah mahasiswa paska sarjana Ilmu Kesehatan Masyarakat dengan peminatan Magister Manajemen Rumah Sakit di Fakultas Kedokteran Universitas Gadjah Mada.

Menggunakan Microsoft Word(R) dan Mendeley untuk Menulis Karya Ilmiah

Education

Transcript of Menggunakan Microsoft Word(R) dan Mendeley untuk Menulis Karya Ilmiah