PENGENALAN MICROSOFT WORD DAN MICROSOFT EXCEL

1. Microsoft WordMicrosoft Word adalah sebuah perangkat lunak / software untuk mengolah kata. Dengan Microsoft kita bisa membuat berbagai bentuk dan tata letak karakter sehingga menghasilkan tampilan yang menarik pada lembar kertas. Selain itu teks yang diketikan dilembar kertas dapat di ubah dan dikombinasikan dengan objek lain seperti gambar, grafik, tabel, dll.

a. Mengenal Lingkungan kerja Microsoft Word (2007)

1. Title Bar berisi nama file yang secara default nama file jika belum dirubah adalah Document1, Document2 dan seterusnya, ditambah dengan tombol Minimize, Maximize, dan Close.

2. Baris tab berisi menu seperti Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, View. Dan setiap menu yang aktif atau yang kita klik akan memunculkan toolbar dibawahnya.

3. Tool Bar berisi deretan tool-tool (tombol yang berbentu icon-icon) yang ada dalam pilihan Menu Bar.

4. Ruler merupakan sebuah kotakkan yang berfungsii untuk melakukan pengaturan halaman dan berada di sebelah kiri kertas kerja dan di atas kertas kerja.

5. Status Bar suatu bar yang berisi tentang informasi kertas kerja yang sedang ditampilkan.

6. Office Button suatu tombol yang mana bila kita klik akan muncul beberapa menu seperti New, Open, Save, Save As, Print, Prepare, Send, Publish, dan Close. Disebelah kanan office button terdapat tombol yang digunakan untuk Save, Undo, Redo dan Customize Quick Access Toolbar.

b. Cara Membuat Dokumen Baru Klik Office Button Klik New Klik Blank Document Klik Create

Cara lain dengan menekan tombol Ctrl+Nc. Cara Membuka Dokumen yang Sudah Tersimpan

Klik Office Button Klik Open Cari dan pilih file yang akan dibuka Jika sudah dipilih filenya lalu klik Open

Cara lain dengan mengklik icon Open pada Quick Access Toolbar atau dengan menekan Ctrl+O

d. Cara Menyimpan Dokumen Klik Office Button Klik Save

Cara lain dengan Mengklik icon Save pada Quick Access Toolbar atau dengan menekan Ctrl+S

e. Cara Menutup Program Microsoft Word Klik Office Button Klik Exit Word

Cara lain dengan mengklik tombol X yang terdapat pada Title Bar dipojok kanan atas

f. Mengatur Tata Letak Kertas

Pengaturan tata letak kertas terdiri dari Margin, Orientation, Paper size, Paper source, Section, Page. Hal ini dapat dilakukan melalui menu Page Setup yang terdapat pada menu Page Layout

g. Menggunakan Fungsi Bullet and NumberingUntuk menggunakan Fungsi Bullet and Numbering kita awali dengan klik menu Home lalu klik tombol berikut

h. Menggunakan Fungsi Border and ShadingBorder adalah garis yang diberikan pada teks ataupun paragraf, sedangkan Shading berbeda dengan background, langkah awal yang kita lakukan pada saat akan membuat Border and Shading adalah mengeblok teks atau tidak mengeblok akan menghasilkan penerapan

yang berbeda pada kotak Apply to. Setelah itu baru Klik menu page Layout lalu klik icon Page Border dan akan keluar gambar seperti berikut :

Pada menu Border terdapat pilihan sbb :Style : memilih jenis garis borderColor : menentukan warna garisWidth : menentukan ukuran lebar garisPreview : untuk melihat pola garis dan disediakan tombol membuat garis disisi-sisi teks atau paragrafApply to : mengatur penerapan Border pada teks

i. Mengganti Model FontPengaturan model font dapat dilakukan melalui menu Home lalu Klik gambar tanda panah kebawah di pojok Tab font, dan akan muncul jendela seperti ini :

Pada jendela Font disediakan menu untuk mengatur berbagai pola huruf mulai jenis, ukuran, serta efek cetak, yang akan diteraokan pada huruf,. Untuk membuat efek cetak pada teks dengan cara memberi tanda centang pada kotak menu Effects. Pada kotak Preview akan dapat dilihat hasil efeknya.

j. Memformat Paragraf dalam Bentuk KolomSebuah paragraf dalam satu dokumen dapat dibentuk dalam 2 kolom atau lebih. Diawali dengan menyeleksi paragraf, kemudian masuk ke menu Page Layout lalu klik icon Columns lalu atur kolom sesuai dengan keinginan.

k. Menggunakan fungsi Drop CapDrop Cap yaitu menu untuk memperbesar huruf dalam suatu paragraf. Pengaturan ini diterapkan agar suatu teks tampak menarik untuk dibaca. Menu Drop Cap terdapat pada menu Insert lalu klik icon Drop Cap.

l. Pembuatan Header & FooterHeader adalah tempat yang berada di atas garis top margin kertas untuk mengetikan teks yang akan ditampilkan pada tiap halaman kertas. Sedangkan Footer berada di bawah garis bottom margin. Menu Header and Footer terdapat pada menu insert.

m. Memberikan Nomor HalamanNomer halaman yang dibuat akan berada dalam Header atau pun Footer, sesuai keinginan pembuatnya. Nomor

halaman dapat dibuat melalui menu Insert lalu klik icon Page Number.

n. Menyisipkan persamaan MatematikaPada menu insert dan dalam tab symbols ada pilihan Equation. Menu ini khusus disediakan untuk membuat model persamaan / perumusan matematika yang tidak bisa dibuat dengan mode teks biasa. Menu Equation yang berisi karakter ataupun simbol-simbol matematik. Untuk memasukan simbol/karakter ke kotak Equation editor, klik saja karakter yang dipilih. Satu kotak editor umumnya diisi dengan item persamaan atau rumus. Setelah selesai satu rumus klik mouse di luar kotak editor. Jika kemudian akan mengedit persamaan atau rumus, dengan cara dauble klik pada persamaan hingga kursor dalam kotak editor.

o. Membuat teks WordArtWordArt adalah sebuah teks yang lebih berwarna dan bentuk teks yang bisa diubah sesuai keinginan, pada menu insert dan pada tab text lalu klik tombol WordArt maka akan muncul berbagai jenis dan bentuk teks, pilih salah satunya lalu ketikan teks yang akan kita munculkan dengan menggunakan WordArt.

p. Membuat dan mengelola Table dalam DokumenPembuatan dan pengaturan yang berhubungan dengan tabel operasional menunya sudah disediakan dalam menu Tabel. Tabel yang dibuat akan berada pada posisi kursor. Sehingga sebelum membuat tabel harus diperhatikan dulu letak krusor berada. Pembuatan tabel diawali dengan klik menu insert lalu pilih tab Table lalu aturlah berapa kali berapa table yang kita akan buat atau bisa juga mengaturnya pada menu Insert Table.

q. Membuat Dokumen MailmergeMail merge merupakan menu dalam Microsoft Word untuk membuat surat massal. Dalam mail merge surat yang dibuat dapat disebut master. Sedangkan data-data yang akan mengisi item dalam surat dibuat dalam dokumen tersendiri. Dengan demikian dalam mail marge terdiri dari dua dokumen (file) yaitu dokumen master surat dan Data Source. Untuk membuat mail marge dapat mengikuti langkah-langkah ini :

Pertama kita buat dulu data source di Excel agar dapat mudah mengontrol dn menambahkan data baru

Selanjutnya buat dokumen master surat di Word Pilih menu Mailings dan klik tombol Start Mail

Merge Lalu memilih data Source Pilih Use Existing List,

dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.

Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.

Dan menempatkan data pada masing-masing tempatnya

Setelah menempatkan data-datanya kemudian pada menu Mailings, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama

Lakukan juga hal yang sama pada Alamat. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>

2. Microsoft ExcelMicrosoft Excel adalah program yang berbentuk Spreadsheet yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, mengenalisa, dan mempersentasikan data. Ketika membuka Microsoft Excel, sebuah Spreadsheet yang ditampilkan dan siap untuk diisikan dengan data ini sering juga disebut dengan istilah workbook. Pertama kali membuka Microsoft Excel akan disediakan workbook kosong dengan nama book1. Jika Anda membuka workbook yang kedua, nama book2 akan tampil, dan seterusnya. Dalam Microsoft Excel, workbook merupakan file yang dapat digunakan untuk bekerja dan menampung data Anda, karena disetiap workbook dapat mengundang beberapa worksheet. Worksheet merupakan satu lembar spreadsheet yang biasanya diberi nama Sheet.

a. Mengenal Lingkungan kerja Excel

1. Office Button suatu tombol yang mana bila kita klik akan muncul beberapa menu seperti New, Open, Save, Save As, Print, Prepare, Send, Publish, dan Close.

2. Quick Access Toolbar yang digunakan untuk Save, Undo, Redo dan Customize Quick Access Toolbar.

3. Title Bar berisi nama file yang secara default nama file jika belum dirubah adalah Book1, Book2 dan seterusnya, ditambah dengan tombol Minimize, Maximize, dan Close.

4. Baris Tab berisi menu seperti Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, View. Dan setiap menu yang aktif atau yang kita klik akan memunculkan toolbar dibawahnya.

5. Tool Bar berisi deretan tool-tool (tombol yang berbentu icon-icon) yang ada dalam pilihan Menu Bar.

6. Name box merupakan toolbar yang berisi alamat suatu cell.

7. Formula bar adalah tempat untuk menuliskan rumus (fungsi).

8. Baris berisi angka 1 sampai 65.536 (jumlah baris maksimal).

9. Tombol navigasi sheet adalah tombol yang digunakan untuk berpindah dari satu sheet ke sheet yang lain.

10. Baris status adalah baris yang berisi keterangan yang menunjukkan lembar kerja yang saat itu digunakan/dikerjakan.

11. Zoom merupakan tombol untuk mengatur penampilan layar, mengecilkan dan membesarkan lembar kerja dalam layar.

12. Scroll bar merupakan bar penggulung yang dibedakan menjadi dua, yaitu vertical scroll bar dan horizontal scroll bar.

Vertical scroll Bar berfungsi untuk menggulung dokumen ke atas atau ke bawah.

Horizontal scroll bar digunakan untuk menggulung layar ke kiri dan ke kanan.

13. Kolom merupakan baris lajur yang berisi abjad A sampai IV (256 kolom, kolom maksimal).

b. Membuka lembar kerja baru Klik Office Button, New atau dengan tekan Ctrl+N

c. Menyisipkan Baris Letakanlah penunjuk mouse disel dimana saja asal

berada pada lokasi baris kelima (misal sel B5) Klik kanan Klik menu insert, Rows

d. Menyisipkan Kolom Letakanlah penunjuk mouse disel mana saja asal

berada pada lokasi kolom yang diinginkan Klik kanan Klik menu insert, Columns

e. Menghapus baris, kolom dan sel Block sel atau range yang akan dihapus Klik kanan lalu pilih menu delete Pada kotak delete tersebut pilih salah satu model :

1) Shift cell left, menghapus seluruh isi sel diganti dengan data pada baris yang sama yang terletak disebelah kanannya

2) Shift cell up, menghapus seluruh isi sel diganti dengan data pada baris yang sama yang terletak disebelah bawahnya

3) Entire Row, menghapus sel pada baris yang di block

4) Entrie Colomns menghapus sel pada kolom yang di block

f. Mengatur Tampilan Data Angka pada Sel Block sel yang akan diatur

Klik kanan lalu format cell Klik tab number lalu pilih category, bila sudah OK

g. Mengatur Tampilan Garis Sel Block sel yang akan di atur lalu klik kanan Pilih menu format cell, klik tab Border Atur seuai keinginan jika sudah klik OK

h. Membuat Rumus dengan Menggunakan Fungsi Menjumlahkan sel dengan rumus =SUM(sel yang

akan dijumlahkan) Menghitung Rata-rata sel dengan rumus

=AVERAGE( sel yang akan dicari rata-ratanya) Mencari nilai tertinggi dari suatu data dengan

menggunakan rumus =MAX(sel data yang akan dicari nilai tertingginya)

Mencari nilai terrendah dari suatu data dengan menggunakan rumus =MIN(sel data yang akan dicari nilai terrendahnya)

Untuk menghitung banyaknya data menggunakan rumus =COUNT(sel yang akan dihitung banyak datanya)

Untuk merengking sebuah data didasarkan pada data yang lain dalam suatu range, dengan rumus =RANK(number,ref,[order]. Ref dapat berupa range yang dibuat sebagai alamat sel absolut. Order tidak dipakai (blank) jika merngking secara ascending dan diisi angka >0 untuk merengking secara desending

i. Fungsi IFDigunakan untuk menguji sebuah ekspresi logika sekaligus melaksanakan perintah berdasarkan kriteria yang ditetapkan. Format penulisannya sebagai berikut :

=IF(logical_test, value_if_true, value_if_false). Logical_test berupa kalimat matematika yang dapat dinilai True atau False, value_if_true diisi dengan pernyataan begitu juga value_if_false.

j. Fungsi VLOOKUP dan HLOOKUPVLOOKUP digunakan untuk membaca suatu table yang data-datanya tersusun secara vertikal. Format penulisannya sebagai berikut :

=VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, [range_lookup]). Look_value diisikan sel yang sebagai patokan antara dua tabel yang berhubungan, Table_array berupa refrensi absolut dari table yang akan dibaca,

col_index_num diisikan dengan urutan kolom pada array yang akan ditampilkan isinya, range_lookup dapat dikosongkan atau diisi dengan angka nol

HLOOKUP digunakan untuk membaca suatu table yang data-datanya tersusun secara horisontal. Format penulisannya sebagai berikut :

=HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, [range_lookup]). Look_value diisikan sel yang sebagai patokan antara dua tabel yang berhubungan, Table_array berupa refrensi absolut dari table yang akan dibaca, col_index_num diisikan dengan urutan kolom pada array yang akan ditampilkan isinya, range_lookup dapat dikosongkan atau diisi dengan angka nol.