1

1. Pengertian

Mail merge adalah sebuah fasilitas pada Microsoft office word yang

digunakan untuk membuat sebuah dokumen yang template nya sama namun

tujuan penerimanya berbeda. Contoh contoh mail merge ini adalah membuat

surat undangan maupun amplop nya. Sebuah surat undangan, isi suratnya

tentu saja sama, namun tujuan pengiriman kepada siapa undangan tersebut

dikirimkan tentulah akan berbeda. Meskipun pengertian mail merge telah

disebutkan seperti diatas, namun sebenarnya fungsi mail merge tidak sebatas

hanya untuk membuat surat undangan dan amplop namun bisa juga untuk

membuat dokumen lain seperti laporan keuangan yang bentuknya sama tiap

bulan, hanya saja jumlah uang yang dilaporkan berbeda.

Sebenarnya fungsi mail merge sudah ada pada generasi microsoft office

sebelumnya yaitu 2003, namun mail merge word 2007 dirasa lebih mudah

karena berbasis grafik. Sehingga lebih mudal untuk menghapal langkah-

langkah nya.

2. Langkah – Langkah Menggunakan Mail Merge

a. Buka program atau aplikasi microsoft word 2007

b. Setelah Program Microsoft word 2007 terbuka, ketiklah sebuah surat yang

ditujukan kepada beberapa orang, contoh :

1

c. Setelah data di atas selesai diketik, sekarang saatnya membuat data mail

Merge.  Klik pada Menu Mailings, Kemudian klik pada Toolbar   Start

mailing Merge, lalu klik pada  Step by step Mail Merge Wizard.

d. Kemudian perhatikan pada bagian kanan jendela Microsoft word 2007, 

akan muncul jendela Mail Merge.  Pada Select document type pilih letters, 

kemudian klik pada  Next: Starting document ,

1

e. Tahap selanjutnya pada  Select starting document  pilih Use the current

document,  kemudian pilih Next: select recipients.

f. Tahap selanjutnya pada   Select recipents pilih pada Type a New list,  lalu

klik Create .

g. Setelah itu, jendela  New Address list akan terbuka seperi gambar di bawah

ini. karena pada latihan ini kita hanya menggunakan tiga address, maka kita

buat ketiga address tersebut secara manual, dengan cara klik pada tombol

customize Columns.

1

h. Setelah itu, akan terbuka jendela  Customize addres list seperti gambar di

bawah ini. hapuslah semua yang ada pada Field names dengan cara Klik

pada tombol Delete.

i. Jika nanti muncul pertanyaan seperti gambar di bawah ini, klik saja Yes.

1

j. Setelah semua Field names tehapus , klik pada Add, untuk menambahkan

Field baru, kemudian ketikkan nama Field dan klik tombol OK. (“nama”,

“alamat”, dan “kota” )

k. Sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini.  Kemudian klik tombol

OK.

1

l. Address list yang baru pun akan tampak seperti gambar di bawah ini,  dan 

Klik pada tombol OK.

m. Setelah kamu itu, akan muncul jendela penyimpanan file. berikan nama file

nya pada kolom file name (pemberian nama filenya bisa sesukamu),

kemudian klik tombol Save.

n. Sekarang Data mail Merge telah selesai, kemudian klik pada tombol Ok.

1

o. Sekarang saatnya meletakkan kode mail merge pada ruang kosong yang

telah kita sediakan tadi.  Letakkan kursor pada ruangan kosong untuk nama

yaitu di bawah  tulisan  Yth. Bp/Ibu/Sdr.

p. Setelah kamu letakkan kursor di situ, klik pada menu  Insert Merge Field,

sehingga akan muncul daftar Fieldnya, pilih klik pada field nama. lakukan

langkah yang sama untuk menampilkan alamat, dan Kota.

1

q. Untuk merubah kode  menjadi data yang sebenarnya klik pada Icon 

Preview Result.

.

r. Dan setelah itu jika ingin menampikan data secara individu maka klik finish and

marge lalu klik edit individual document. Dan setelah itu secara otomatis akan

terbuka file baru.