Materi Administrasi Perkantoran Osis 2013

MAKALAH ADMINISTRASI PERKANTORAN DAN PROPOSAL LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN (LDK) CALON PENGURUS OSIS SMP Ya BAKII 1 KESUGIHAN PERIODE JANUARI 2013 – DESEMBER 2013 SABTU, 19 JANUARI 2013 _____________________________________________

1 By. Edi Casedi, S.Sos.I

A. PENGERTIAN ADMINISTRASI

Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang

terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang

berarti to serve (melayani).

Dalam Oxford Advanced Learner’s Dictionary of Current

English (1974), kata administer diartikan sebagai to manage

(mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992:2-3).

Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu

administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat

menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya

yang bersifat teknis ketatausahaan (Clerical Work) (Suwarno

Handayaningrat, 1988: 2).

Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to

Study of Public Administration), administrasi adalah suatu proses

yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok Negara atau

swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan

sebagainya.

Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa

administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap

pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam

kerjasama mencapai tujuan tertentu.

Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan

dalam dua kategori yaitu :

1. Pengertian administrasi dalam arti sempit

1) Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan

pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud

untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya

kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama

lain.

2) Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih

tepat disebut tata usaha (Clerical Work/Office Work). Seluruh

kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok,

yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.



2. Pengertian administrasi dalam arti luas

1) Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang

dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja

sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan

sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif

dan efisien.

2) Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur :

sekelompok orang, kerjasama, pembagian tugas secara

terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang

akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.

B. ADMINISTRASI PERKANTORAN

Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk

pada administrasi. Definisi administrasi perkantoran dalam makalah

ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk

pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian

tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah

Office Management.

Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan

keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan

telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan

keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi.

C. PENUTUP

1. Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi

secara umum, karena itu dalam administrasi perkantoran,

khususnya diterapkan sesuai dengan makna dan tujuan administrasi

itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yang telah diuraikan

dalam bagian pendahuluan dari makalah singkat ini.



2. Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik

pula, dan office management yang baik membutuhkan seorang office

manager yang baik.

3. Office manager yang baik harus pula memiliki seorang

administrator yang baik, yang mampu memberdayakan semua potensi

yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secara harmonis dan

berkesinambungan.

BIOGRAFI TUTOR :

1. Nama lengkap : Edi Casedi

2. Panggilan keseharian : Edi

3. Panggilan kecil : Cencen

4. Asal kota : Kuningan

5. Zodiac : Sagitarius

6. Makanan kesukaan : Vegetarian

7. Cita cita obsesi : Jurnalis

8. Pendidikan : Strata Satu (S.1)

9. Pekerjaan lain : Staff TU SMP Ya BAKII 1 Kesugihan

10. Organisasi yang pernah dijalani :

1) Pengurus OSIS.

2) Anggota PKS.

3) Karang Taruna.

4) Aktivis Kepramukaan Tingkat Gugus

Depan dan Kwartir Ranting.

5) Pengurus Bulletin Kampus.

6) PMII Cabang Cilacap.



CONTOH FORMAT PELAYANAN BIDANG ADMINISTRASI :

1. Buku Agenda Kegiatan

No Hari/Tgl. Jenis Kegiatan Waktu Tempat

1

Sabtu, 19 Januari 2013

Mengisi Pelatihan LDKS OSIS SMP Ya BAKII 1 Kesugihan

Jam 17.00 s.d 18.00.

Gedung Selatan SMP Ya BAKII 1 Kesugihan.

2. Buku Tamu

No Hari/Tgl. Yang

berkepentingan Tujuan Waktu Alamat

Tanda Tangan

1


Edi C.

Mengisi Pelatihan LDKS OSIS SMP Ya BAKII 1 Kesugihan

Jam 17.00 s.d 18.00.

Kuningan

3. Buku Notulen

No Hari/Tgl. Hadir/Peserta Acara Tempat/ Waktu

Hasil/ Keputusan

1


1. Kepsek 2. Kesiswaan 3. Pembina 4. Pengurus

OSIS

Rapat Tahunan OSIS

Ruang OSIS, Jam 17.00 s.d 18.00.

1. Pelaksanaan Out Bond LDKS OSIS dilaksanakan di Ajibarang.

2. Peserta membawa bekal sendiri-sendiri.

3. Transportasi, Bus.

Catatan : Biasa dilengkapi dengan edaran tanda tangan dan tanda tangan

Pemimpin Rapat.

4. Buku Ekspedisi

No Nomor Surat Isi Surat Kepada Tanda Tangan

1

421.4/112/OSIS/I/13

Permohonan Mengisi Pelatihan LDKS OSIS SMP Ya BAKII 1 Kesugihan

Edi C.



KELENGKAPAN ADMINISTRASI LAINNYA :

1. Papan informasi

2. Gambar temple ; Gambar Garuda, Presiden dan Wakil Presiden

3. Struktur Organisasi Jadual Piket

4. Vigura Dokumentasi Photo



PROPOSAL

Proposal adalah sebuah tulisan yang dibuat oleh si penulis

yang bertujuan untuk menjabarkan atau menjelasan sebuah tujuan

kepada si pembaca (individu atau perusahaan) sehingga mereka

memperoleh pemahaman mengenai tujuan tersebut lebih mendetail.

Diharapkan dari proposal tersebut dapat memberikan informasi

yang sedetail mungkin kepada si pembaca, sehingga akhirnya

memperoleh persamaan visi, misi, dan tujuan.

JENIS-JENIS PROPOSAL

Berdasarkan bentuknya, proposal dapat dibedakan menjadi 3

jenis, yaitu:

1. Proposal formal,

2. Semiformal, dan

3. Nonformal.

Proposal Berbentuk Formal terdiri atas tiga bagian utama, yaitu:

1) Bagian Pendahuluan, yang terdiri atas: sampul dan halaman judul,

surat pengantar (kata pengantar), ikhtisar, daftar isi, dan

pengesahan permohonan;

2) Isi Proposal, terdiri atas: latar belakang, pembatasan masalah,

tujuan, ruang lingkup, pemikiran dasar (anggapan dasar,

metodologi, fasilitas, personalia (susunan panitia), keuntungan

dan kerugian, waktu, dan biaya;

3) Bagian Pelengkap Penutup, yang berisi daftar pustaka, lampiran,

tabel, dan sebagainya.

Proposal Semiformal dan Nonformal merupakan variasi atau bentuk lain

dari bentuk proposal formal karena tidak memenuhi syarat-syarat

tertentu atau tidak selengkap seperti proposal bentuk formal.

Persiapan yang dilakukan untuk membuat proposal :

1) Penyusunan proposal hendaknya menunjuk orang atau beberapa orang

yang ahli dalam menyusun proposal, sebaiknya yang memiliki

keterkaitan dengan kegiatan yang diselenggarakan.



2) Penyusun proposal mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang

diperlukan, yaitu berupa bahan2 hasil kesepakatan seluruh

panitia.

3) Menyusun draft proposal dengan sistematis, menarik, dan

realistis.

4) Proposal dibicarakan dalam forum musyawarah untuk dibahas,

direvisi dan disetujui.

5) Dibuat proposal yang telah disempurnakan untuk dipergunakan

sebagaimana mestinya.

6) Proposal diperbanyak dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang

dituju, baik internal maupun eksternal.

TUJUAN MEMBUAT PROPOSAL :

1) Menjelaskan secara tidak langsung kepada pihak-pihak yang ingin

mengetahui kegiatan tersebut.

2) Menjadi rencana yang mengarahkan panitia dalam melaksanakan

kegiatan tersebut.

3) Untuk meyakinkan para donatur/ sponsor agar mereka memberikan

dukungan material maupun finansial dalam mewujudkan kegiatan

yang telah direncanakan.

SELAMAT BERORGANISASI

Materi Administrasi Perkantoran Osis 2013

Documents

Transcript of Materi Administrasi Perkantoran Osis 2013