1

Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Penyerahan : 25 September 2013

Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS) Batas Penyerahan : 4 Oktober 2013

PERBEDAAN INSOURCING DAN OUTSOURCING DALAM

PENGEMBANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI

Oleh :

Jauhar Samudera Nayantakaningtyas (P056121891.50)

Angkatan R50

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

BOGOR

2013

i

DAFTAR ISI

Halaman

DAFTAR ISI ........................................................................................................... i

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. ii

DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... ii

I. PENDAHULUAN .......................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang ......................................................................................... 1

1.2. Tujuan Penulisan ...................................................................................... 1

II. PEMBAHASAN ............................................................................................. 2

2.1. Pendekatan Insourcing ............................................................................. 2

2.1.1. Pengertian Insourcing ...................................................................... 2

2.1.2. Penerapan Insourcing ...................................................................... 2

2.1.3. Keunggulan dan Kelemahan Insourcing ......................................... 3

2.2. Pendekatan Outsourcing ........................................................................... 4

2.2.1. Pengertian Outsourcing ................................................................... 4

2.2.2. Penerapan Outsourcing ................................................................... 5

2.2.3. Keunggulan dan Kelemahan Outsourcing ....................................... 6

III. PENUTUP ....................................................................................................... 9

3.1. Kesimpulan ............................................................................................... 9

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 11

LAMPIRAN ......................................................................................................... 12

ii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1. Jenis Penerapan Outsourcing ................................................................ 6

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1. Komentar di http://jhohandewangga.wordpress.com ....................... 12

Lampiran 2. Komentar di http://pakpid.wordpress.com ....................................... 12

Lampiran 3. Komentar di http://ferry1002.blog.binusian.org ............................... 13

1

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dalam menghadapi persaingan dunia usaha yang ketat, organisasi dituntut

untuk melakukan peningkatan manajemen organisasi atau perusahaan. Hal ini

membuat organisasi harus mampu mengelola organisasinya secara efektif dan

efisien. Organisasi selalu berusaha semaksimal mungkin untuk menggunakan

sumberdaya secara optimal untuk mencapai hasil yang maksimal. Salah satu

caranya adalah dengan membangun teknologi informasi dan sistem informasi

menjadi teknologi sistem informasi yang medukung bisnis organisasi, proses

bisnis, struktur dan budaya organisasi dalam meningkatkan nilai bisnis dari

organisasi khususnya dalam lingkungan bisnis yang dinamis.

Pengelolaan organisasi yang semakin efektif, efisien, dan responsif dalam

sistem informasi, maka dapat memberi kemudahan bagi perusahaan untuk

mengetahui apa yang menjadi kebutuhan dalam lingkungan bisnisnya, mulai dari

proses produksi dan operasi, finance, accounting, hingga pemasaran. Dalam

mengoptimalkan pengambangan dan implementasi teknologi sistem informasi,

setiap perusahaan dapat melakukan melalui 2 (dua) metode, yaitu insourcing, dan

outsourcing. Setiap perusahaan harus peka dan berhati-hati dalam menentukan

pilihan dari kedua metode tersebut untuk meningkatkan implementasi dari sistem

informasi yang telah dibangun. Karena masing-masing metode memiliki

kelebihan dan kekurangan, sehingga perusahaan harus memutuskan pilihan yang

sesuai dengan kebutuhan bisnisnya. Kesalahan dalam menentukan pilihan akan

memberikan dampak yang buruk bagi kehidupan bisnis perusahaan.

1.2. Tujuan Penulisan

Tujuan dari penulisan makalah ini adalah :

1. Menjelaskan pengertian insourcing dan outsourcing.

2. Menjelaskan penerapan insourcing dan outsourcing.

3. Menjelaskan keunggulan dan kelemahan insourcing dan outsourcing

dalam pengembangan dan implementasi sistem informasi.

2

II. PEMBAHASAN

2.1. Pendekatan Insourcing

2.1.1. Pengertian Insourcing

Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk

dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu

sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja

di luar perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau temporary. Kompensasi yang

diterima juga mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh

oleh perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya

atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009).

Insourching adalah pemanfaatan sumber daya yang terdapat didalam suatu

organisasi atau suatu perusahaan, seperti sumberdaya manusia, sumberdaya

teknologi, sumberdaya sistem informasi, sumberdaya hardware, sumberdaya

software, sumberdaya jaringan, sumberdaya data, sumberdaya ekonomi, yang

diubah melalui berbagai proses bisnis (pemrosesan) menjadi barang atau jasa,

sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk

pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem

bertukar input dan output dengan lingkungannya. Jadi dapat disimpulkan bahwa

insourcing adalah model pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan

sumberdaya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Dalam model ini,

perusahaan mempertahankan dan mengelola semua peralatan IT secara langsung

dan in-house.

2.1.2. Penerapan Insourcing

Menurut Zilmahram (2009), insourcing dapat terjadi karena hal-hal

sebagai berikut:

1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam

perusahaan.

2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu

tidak dibutuhkan lagi di dalam perusahaan.

3

3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar

perusahaan.

2.1.3. Keunggulan dan Kelemahan Insourcing

Menurut Anonim (2011) beberapa keunggulan dari pengelolaan SI dan TI

dengan sistem insourcing antara lain:

1. Perusahaan memiliki kendali yang besar terhadap SI/TI-nya sendiri.

2. Mengurangi biaya tenaga kerja karena biaya untuk pekerja dalam

perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya yang dikeluarkan untuk

pekerja outsource.

3. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi perusahaan secara optimal.

4. Memiliki kemampuan untuk melihat keseluruhan proses pengembangan

SI.

5. Sistem Informasi yang dibuat dapat direncanakan secara terstruktur sesuai

dengan kebutuhan perusahaan.

6. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance)

terhadap SI karena proses pengembangannya dilakukan oleh internal

perusahaan tersebut.

7. Lebih mudah dalam mengintegrasikan SI yang dikembangkan oleh

perusahaan dengan sistem yang sudah ada.

8. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dimodifikasi serta

dikontrol keamanan aksesnya (security access).

9. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif (competitif advantage)

perusahaan dibandingkan pesaing.

Selain keunggulan di atas, Anonim (2011) menyebutkan bahwa

pengelolaan SI dan TI dengan sistem insourcing juga memiliki kelemahan,

diantaranya:

1. Membutuhkan investasi yang tinggi karena biaya pembuatan sistem

harganya sangat mahal.

2. Pengembangan SI dapat memakan waktu yang lama karena harus

merancangnya dari awal.

4

3. Adanya communication gap antara IT Specialist dan user.

4. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhan users sehingga menyulitkan

spesialis TI dalam memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI

yang dibuat kurang memenuhi kebutuhan user.

5. Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi

masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi.

6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan

memiliki skill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/resiko yang

harus ditanggung sendiri oleh perusahaan.

7. Perusahaan belum tentu mampu melakukan adaptasi dengan

perkembangan TI yang sangat pesat sehingga ada peluang teknologi yang

digunakan kurang up to date.

2.2. Pendekatan Outsourcing

2.2.1. Pengertian Outsourcing

Menurut O’Brien dan Marakas (2010), istilah outsourcing dalam arti luas

adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh

internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan

sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsourcing digunakan untuk

menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan

eksternal.

Greaver (1999) memandang outsourcing sebagai tindakan mengalihkan

beberapa aktivitas perusahaan dan hak pengambilan keputusannya kepada pihak

lain (outside provider), dimana tindakan ini terikat dalam suatu kontrak

kerjasama. Beberapa pakar serta praktisi outsourcing dari Indonesia juga

memberikan definisi mengenai outsourcing, antara lain menyebutkan bahwa

outsourcing dalam bahasa Indonesia disebut sebagai alih daya, adalah

pendelegasian operasi dan manajemen harian dari suatu proses bisnis kepada

pihak luar (perusahaan jasa outsourcing).

Amant (2010) dalam Wiriadinata dan Sembiring (2012) menyatakan

bahwa definisi dari IT outsourcing adalah suatu bentuk pendelegasian melalui

pengaturan kontrak dari sebagian atau semua sumberdaya teknis, sumberdaya

5

manusia, dan tanggung jawab manajemen yang berkaitan dengan pemberian

layanan IT dari sebuah vendor eksternal. Tujuan utama suatu organisasi

melakukan IT outsourcing adalah mengembangkan sistem informasi untuk

menghasilkan sistem informasi yang lebih baik, memanfaatkan IT untuk mencapai

hasil bisnis yang lebih baik, dan mengeksploitasi aset IT secara eksternal.

2.2.2. Penerapan Outsourcing

Dewangga (2010) menyatakan bahwa ada beberapa alasan perusahan

melakukan outsourcing, yaitu:

1. Membagi resiko operasional, karena resiko operasional perusahaan bisa

terbagi kepada pihak lain.

2. Sumberdaya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan

yang lainnya

3. Mengurangi biaya karena dana yang sebelumnya digunakan untuk

investasi bisa difungsikan sebagai biaya operasional

4. Memperkerjakan sumberdaya manusia yang berkompeten karena tenaga

kerja yang disediakan oleh perusahaan outsourcing adalah tenaga yang

sudah terlatih dan kompeten dibidangnya

5. Mekanisme kontrol menjadi lebih baik.

6. Meningkatkan fokus bisnis karena telah melimpahkan sebagian

operasionalnya kepada pihak lain

Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang

sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan

juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifkasi sistem yang sudah

ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource

untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga

lewat out-sourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem

informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.

6

Gambar 1. Jenis Penerapan Outsourcing Sumber: Anonim (2010)

Carrie dan Indrajit dalam Pasaribu (2010) membedakan IT outsourcing

kedalam 4 bagian, yaitu :

1. Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak

lain, baik hardware, software, dan brainware.

2. Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang

dimiliki oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu.

3. Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di

serah ke pada pihak lain, dan bagian yang tidak diberikan tersebut akan

dikelola oleh perusahana sendiri.

4. De facto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke

perusahaan lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah.

2.2.3. Keunggulan dan Kelemahan Outsourcing

Menurut Dewangga (2010), keunggulan pengembangan Sistem Informasi

melalui outsourcing, antara lain:

1. Manajemen IT yang lebih baik, IT dikelola oleh pihak luar yang telah

berpengalaman dalam bidangnya, dengan prosedur dan standar operasi

yang terus menerus dikembangkan.

2. Fleksibiltas untuk meresponse perubahan ITyang cepat, perubahan

arsitektur IT berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan. Biasanya

7

perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang

kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi

terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource.

Jadi dengan menggunakan outsource, otomatis sistem yang dibangun telah

dibundle dengan teknologi yang terbaru.

3. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan

atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.

4. Akses pada pakar IT yang lebih baik.

5. Biaya yang lebih murah. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem

secara outsource tergolong mahal, namun jika dibandingkan secara

keseluruhan dengan pendekatan in-sourcing ataupun self-sourcing, out-

sourcing termasuk pendekatan dengan biaya yang rendah.

6. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.

7. Fokus pada inti bisnis, perusahaan tidak perlu memikirkan bagaimana

sistem IT-nya bekerja. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain,

karena proyek telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.

8. Pengembangan karir yang lebih baik untuk pekerja IT.

Selain keunggulan diatas, menurut Dewangga (2010) pendekatan

outsourcing juga memiliki beberapa kelemahan, kelemahan-kelemahan itu seperti:

1. Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi,

karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami

persoalan yang penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap.

Misalnya terjadi kasus-kasus tertentu, karyawan outsource merasa dirinya

bukan bagian dari perusahaan pengguna.

2. Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem informasi yang

dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian

kontrak.

3. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang

sistem informasi akan terbentuk.

8

4. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa

dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang

mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.

5. Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource.

6. Perubahan dalam gaya manajemen.

7. Proses seleksi kerja yang berbeda.

8. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang

diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting

juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila

bertemu dengan pihak pengembang yang nakal.

9

III. PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Pemilihan mengenai pendekatan mana yang akan digunakan dalam suatu

perusahaan, sebenarnya tergantung dari ruang lingkup, budget, resiko, tingkat

kegunaan, dan sejauh mana perusahaan memerlukannya. Kalau ruang lingkup itu

tidaklah terlalu besar dan sangat sederhana, maka pendekatan insourcing adalah

langkah yang terbaik yang ada. Tetapi kalau sudah mencakup area yang lebih luas

lagi, mungkin outsourcing adalah jalannya, sehingga fokus kegiatan bisnis

perusahaan bisa lebih difokuskan daripada kita menyibukkan diri untuk

mengurusi sesuatu yang membuat kita menjadi kesusahan dalam menjalankan inti

bisnis.

Dilihat dari budget yang ada, kalau budget yang perusahaan miliki

terbatas, atau masih kalangan menengah ke bawah, ada baiknya kalau

menggunakan insourcing, karena tidak terlalu memakan biaya yang begitu besar.

Disebabkan orang-orang yang ada, itu masih berada di dalam 1 perusahaan. Tidak

memakan banyak biaya salah satunya biaya gaji atau biaya kerja. Jadi lebih

menguntungkan daripada harus menggunakan outsourcing. Dan kalau perusahaan

tersebut tergolong perusahaan besar, sebaiknya menggunakan tenaga outsourcing

karena pengaruhnya bisa lebih besar untuk membantu mengurangi biaya IT tetapi

memiliki kualitas kinerja yang baik. Dan dapat membantu perusahaan tersebut

untuk lebih fokus dalam mengembangkan inti bisnisnya, tetapi tetap memiliki

kualitas ICT yang baik.

Dilihat dari segi resiko dan tingkat kegunaannya, ini tergantung dari

bentuk dan kegiatan bisnis perusahaan. Jika resiko yang di hadapi dan tingkat

kegunaannya tidak terlalu mengkhawatirkan maka ada baiknya hanya

menggunakan insourcing. Sehingga tidak terlalu mengurangi biaya untuk masalah

IT, tetapi jika resiko yang di hadapi dan tinggkat kegunaan tinggi, sebaiknya

menggunakan outsourcing, dengan artian perusahaan dapat lebih konsentrasi

dalam menghadapi resiko yang ada, dan perusahaan terlindungi dari segala

ancaman, dan tindakan pencurian data dan segalanya.

10

Begitu juga dengan tingkat kegunaan, jika kegunaan dari ICT memang

sangat dibutuhkan, ada baiknya jika perusahaan menggunakan outsourcing,

sehingga mereka dapat membuat sesuai dengan permintaan dari perusahaan

didasarkan kepada pengendalian resiko yang diharapkan. Dikarenakan

outsourcing memiliki tenaga yang lebih ahli dalam bidangnya tersebut. Dan yang

terakhir jika di lihat dari keperluannya, cukup bisa dipikir secara logika. Karena

jika kegunaan dari ICT tidak terlalu penting atau biasa saja, maka insourcing

sudahlah cukup untuk menjalankan permintaannya tersebut, tetapi jika keperluan

akan ICT dikatakan sangan membantu, maka tenaga outsourcing memang

menjadi pilihan terbaik. Dikarenakan mereka memang ahli didalamnya. Tenaga

outsourcing memiliki keahlian tersendiri dikarenakan bidang yang mereka hadapi

memang berada pada daerah itu juga. Sehingga sebaiknya pilihan jatuh kepada

outsourcing. Mana yang lebih baik, tidaklah menjadi pertanyaan bagi perusahaan.

Tetapi faktor-faktor diataslah yang menentukan mana yang menjadi pilihan

terbaik perusahaan. Juga bukan hanya tergantung itu saja, untuk bagian

outsourcing, perlu diperhatikannya bentuk kontrak kerjasama yang dibuat. Agar

kinerja dan kualitas kerja dari pihak vendor outsourcing dapat seperti yang

diharapkan.

11

DAFTAR PUSTAKA

[Anonim]. 2010. Self-Sourcing, In-Sourcing, and Out-Sourcing dalam

http://pakpid.wordpress.com [Diakses pada 23 September 2013]

[Anonim]. 2011. Membandingkan Pengembangan Sistem Informasi Secara

Outsourcing dan Insourcing dalam http://www.scribd.com [Diakses pada

23 September 2013]

Dewangga, J. 2010. Outsourcing dalam http://jhohandewangga.wordpress.com

[Diakses pada 23 September 2013]

Greaves, Maurice F. 1999. Strategic Outsourcing, a Structured Approach to

Outsourcing Decisions and Initiatives. USA: Amerika Management

Association.

O’Brien, J. A. and G. M. Marakas. 2010. Management Information System :

Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise, 10th

Edition. McGraw-Hill.

Pasaribu, FTP. 2010. Outsourcing, Insourcing & Selfsourcing dalam

http://ferry1002.blog.binusian.org [Diakses pada 23 September 2013]

Wiriadinata, R. P. A. dan Sembiring, J. 2012. Perancangan Model Pengambilan

Keputusan IT Outsourcing dalam Enterprise Architecture. Jurnal Sarjana

Institut Teknologi Bandung Bidang Teknik Elektro dan Informatika

Volume 1, Number 2, Juli 2012

Zilmahram, T. 2009. Outsourcing dan Insourcing dalam

http://habahate.blogspot.com [Diakses pada 23 September 2013]

12

LAMPIRAN

Lampiran 1. Komentar di http://jhohandewangga.wordpress.com

Lampiran 2. Komentar di http://pakpid.wordpress.com

13

Lampiran 3. Komentar di http://ferry1002.blog.binusian.org