Modul III : Business Aplication Chapter 7 : e-Business Systems Case 1 : e-discovery Becomes an Enterprise Solution

Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc.CS Waktu Penyerahan : 24 Maret 2012

Oleh : Dian Lestari Pujiastuti NIM : P056111131.47

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2012

i

KATA PENGANTAR

Bagaimana teknologi internet dan bentuk-bentuk Teknologi Informasi (TI)

lainnya mendukung proses bisnis, e-commerce, dan pengambilan keputusan bisnis?

Modul III: Aplikasi Bisnis, yang terdapat dalam Buku Management Information

System edisi 10, karya James A. O'Brien dan George M. Marakas menunjukkan

bagaimana suatu aplikasi bisnis dari sistem informasi dilakukan di perusahaan-

perusahaan. Modul ini terdiri atas empat Chapter, yaitu: Chapter 7: Sistem e-

Business; Chapter 8: Sistem Bisnis Perusahaan; Chapter 9: Sistem e-Commerce;

dan Chapter 10: Mendukung Pengambilan Keputusan.

Tujuan dari pembuatan makalah ini yaitu menganalisa studi kasus pada case

1 pada Chapter 7. Chapter 7: Sistem e-Business, menguraikan bagaimana sistem

informasi mengintegrasikan dan mendukung proses bisnis perusahaan yang luas,

sebagaimana juga terhadap fungsi bisnis pemasaran, manufaktur, manajemen

sumber daya manusia, akuntansi, dan keuangan. Sedangkan Case 1 pada Chapter

7 berjudul: e-Discovery Becomes and Enterprise Solution, memberikan contoh kasus

bagaimana Departemen Keamanan Informasi yang merupakan bagian dari TI

perusahaan memiliki fungsi e-discovery dan menggunakannya tidak hanya untuk

urusan litigasi, tapi juga untuk kegiatan merger dan akuisisi dan investigasi internal

yang diperlukan, misalnya yang dilakukan oleh HR atau keamanan perusahaan.

Akhir kata, puji syukur kami ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang

atas karunia-Nya lah kami dapat menyusun dan menyelesaikan makalah ini dengan

baik. Terimakasih kepada Dosen Sistem Informasi Manajemen serta semua pihak

yang terlibat dalam penyusunan makalah ini, dan semoga makalah ini bermanfaat

bagi pembacanya.

Bogor, 24 Maret 2012

Penyusun

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ..................................................................................................... i

DAFTAR ISI .................................................................................................................. ii

1. PENDAHULUAN ..................................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang ............................................................................................. 1

1.2. Tujuan .......................................................................................................... 1

2. TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................................. 2

2.1. Definisi E-Business....................................................................................... 2

2.2. Aplikasi Lintas-Fungsi Perusahaan ............................................................... 2

2.3. Arsitektur Aplikasi E-Business ...................................................................... 3

2.4. Enterprise Application Integration ................................................................. 5

2.5. Transaction Procession System ................................................................... 6

2.6. Enterprise Collaboration System .................................................................. 7

3. STUDI KASUS DAN PEMBAHASAN ...................................................................... 8

3.1. E-discovery Menjadi Sebuah Solusi Perusahaan ......................................... 8

3.2. Pertanyaan dan Pembahasan ...................................................................... 12

4. KESIMPULAN ......................................................................................................... 15

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................... 16

1

1. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Berlawanan dengan pendapat umum, e-bisnis tidak sama dengan e-

commerce. E-bisnis jauh lebih luas cakupannya, melampaui transaksi untuk

menandakan penggunaan internet, dalam kombinasi dengan teknologi lain dan

bentuk komunikasi elektronik, untuk memungkinkan aktivitas bisnis jenis apa pun.

Bab ini memperkenalkan dunia aplikasi bisnis yang cepat berubah dari

teknologi informasi yang semakin terdiri dari apa yang populer disebut aplikasi e-

bisnis. Ingat bahwa e-bisnis, istilah yang awalnya diciptakan oleh Lou Gerstner,

CEO IBM, merupakan penggunaan internet dan jaringan serta teknologi informasi

lainnya untuk mendukung kegiatan e-commerce, komunikasi dan kolaborasi

perusahaan, dan berbagai proses yang dijalankan melalui Web, baik dalam jaringan

perusahaan maupun dalam para pelanggan serta mitra bisnisnya. E-bisnis ini

meliputi e-commerce yang melibatkan pembelian dan penjualan, serta pemasaran

dan pelayanan produk, jasa, dan informasi melalui Internet dan jaringan lainnya.

Dalam bab ini, dibahas beberapa konsep utama dan aplikasi e-bisnis yang

berfungsi sebagai dasar untuk lebih mendalami cakupan perusahaan-sistem bisnis

seperti manajemen hubungan pelanggan, sumber daya perusahaan perencanaan,

dan manajemen rantai pasokan.

Studi kasus dalam makalah ini diharapkan dapat memperkaya pemahaman

dalam menciptakan solusi perusahaan melalui aplikasi e-bisnis.

1.2. Tujuan

Tujuan dari pembuatan dari makalah ini adalah untuk memahami tentang

penerapan aplikasi e-bisnis dalam menciptakan solusi bagi perusahaan.

2

2. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Definisi E-business

Menurut O’Brien (2011), E-business ini merupakan penggunaan internet dan

jaringan serta teknologi informasi lainnya untuk mendukung kegiatan e-commerce,

komunikasi dan kolaborasi perusahaan, dan berbagai proses yang dijalankan

melalui Web, baik dalam jaringan perusahaan maupun dalam para pelanggan serta

mitra bisnisnya. E-business ini meliputi e-commerce yang melibatkan pembelian dan

penjualan, serta pemasaran dan pelayanan produk, jasa, dan informasi melalui

Internet dan jaringan lainnya.

2.2. Aplikasi Lintas-Fungsi Perusahaan

Menurut O’Brien (2011), banyak perusahaan yang telah berpindah dari

sistem warisan berbasis mainframe ke aplikasi klien/server lintas fungsi. Hal ini

biasanya melibatkan pemasangan software enterprise resource planning (ERP),

manajemen rantai pasokan/supply chain management (SCM), atau manajemen

hubungan pelanggan/customer relationship management (CRM).

Banyak perusahaan saat ini yang menggunakan teknologi informasi untuk

mengembangkan sistem lintas fungsi perusahaan yang terintegrasi, yang melintasi

berbagai batas fungsi-fungsi tradisional agar dapat merekayasa ulang dan

meningkatkan proses bisnis yang penting di semua lintas fungsi perusahaan.

Organisasi-organisasi ini melihat sistem perusahaan lintas fungsi sebagai cara

strategis untuk menggunakan Teknologi Informasi dalam berbagai sumber daya

informasi dan meningkatkan efisiensi serta efektivitas proses bisnis.

Gambar 1. Illustrasi Proses Business Lintas Fungsi

3

Ilustrasi proses bisnis lintas fungsi yang diterapkan di perusahaan-

perusahaan dapat dilihat pada Gambar 1. Bagian-bagian dalam proses bisnis lintas

fungsi tersebut diantaranya :

Customer Feedback, Market Research dan Market Test dikelola oleh fungsi

marketing;

Market research, component design, product test, product release, product

design dan equipment design dikelola oleh fungsi R&D/Engineering;

Proses design, equipment design dan production start dikelola oleh fungsi

manufacturing.

Dalam proses ini tergambar bahwa terjadi proses lintas fungsi dimana fungsi

yang satu bisa saja diproses oleh fungsi lain misalnya market research diproses oleh

bagian marketing dan R&D / Engineering.

Banyak perusahaan yang telah berpindah dari sistem warisan berbasis

mainframe ke aplikasi klien yaitu lintas fungsi. Hal ini biasanya dengan melibatkan

pemasangan software ERP, SCM atau CRM dari SAP Amerika, People Soft, Oracle

dan perusahaan lainnya. Sebagai ganti untuk berfokus pada kebutuhan pemrosesan

informasi dari berbagai fungsi bisnis, software seperti ini berfokus untuk mendukung

berbagai kelompok proses bisnis terintegrasi yang terlibat dalam operasional bisnis.

2.3. Arsitektur Aplikasi E-Business

Menurut O’Brien (2011), arsitektur aplikasi e-bisnis merupakan kerangka

kerja konseptual yang menjelaskan berbagai komponen dasar, proses, dan interface

dari aplikasi e-bisnis utama, dan hubungannya satu sama lain. Arsitektur aplikasi ini

juga menunjukkan berbagai peran yang dimainkan sistem bisnis dalam mendukung

pelanggan, pemasok, mitra, dan karyawan perusahaan. Arsitektur aplikasi

perusahaan meliputi:

a. ERP/Enterprise Resource Planning

ERP atau disebut sebagai perencanaan sumber daya perusahaan berfokus pada

efisiensi produksi internal perusahaan, distribusi, dan proses keuangannya.

4

b. CRM/Customer Relationship Management

CRM atau disebut sebagai manajemen hubungan pelanggan berfokus atas

proses mendapatkan dan mempertahankan pelanggan yang berharga melalui

proses pemasaran, penjualan, dan layanan.

c. PRM/Partner Relationship Management

PRM atau disebut sebagai manajemen hubungan mitra bertujuan untuk

mendapatkan dan memelihara para mitra yang dapat meningkatkan penjualan

dan distribusi produk serta layanan perusahaan.

d. SCM/Supply Chain Management

SCM atau disebut sebagai manajemen rantai pasokan berfokus pada

pengembangan sumber dan proses mendapatkannya yang paling efisien dan

efektif dengan para pemasok untuk berbagai produk serta jasa yang dibutuhkan

oleh perusahaan.

e. KM/Knowledge Management

KM atau disebut sebagai manajemen pengetahuan berfokus untuk memberi para

karyawan perusahaan berbagai alat untuk mendukung kerja sama kelompok dan

pengambilan keputusan.

Gambar 2. di bawah ini menjelaskan arsitektur aplikasi e-bisnis yang

menyajikan gambaran umum tentang berbagai aplikasi lintas fungsi perusahaan

yang utama serta saling keterkaitan antar fungsi sesuai penjelasan di atas.

Gambar 2. Arsitektur e-Business

5

2.4. Enterprise Application Integration

Enterprise Application Integration (EAI) atau dikenal dengan integrasi aplikasi

perusahaan digunakan oleh banyak perusahaan untuk menghubungkan aplikasi e-

bisnis seperti CRM dan ERP. Gambar 3 di bawah menjelaskan tentang software

EAI yang memungkinkan para pemakai membuat model berbagai proses bisnis

yang dilibatkan dalam interaksi yang harus terjadi antar aplikasi bisnis.

Gambar 3. Enterprise Application Integration

Dengan software EAI bisa menyediakan middleware yang melakukan

konversi dan koordinasi data, komunikasi aplikasi dan layanan pesan, serta akses

ke berbagai interface aplikasi yang terdapat di dalamnya. Dengan demikian

software EAI bisa mengintegrasikan berbagai kelompok aplikasi perusahaan dengan

memungkinkan mereka bertukar data sesuai dengan peraturan dari model proses

bisnis yang dikembangkan oleh pemakai.

Lebih jauh, software EAI dapat mengintegrasikan aplikasi kantor depan dan

belakang dari perusahaan agar mereka dapat bekerja secara lancar dan terpadu.

Sebagai contoh, integrasi kelompok aplikasi perusahaan telah menunjukkan

peningkatan secara dramatis respon dan efektifitas call center. Disamping itu, EAI

bisa mempersingkat pemrosesan pesanan penjualan agar produk dan jasa dapat

diserahkan lebih cepat kepada pelanggan.

6

2.5. Transaction processing systems

Transaction processing systems (TPS) atau transaksi sistem pengolahan

adalah lintas-fungsi sistem informasi yang memproses data yang dihasilkan dari

proses terjadinya transaksi bisnis.

Transaksi adalah peristiwa yang terjadi sebagai bagian dari melakukan

bisnis, seperti penjualan, pembelian, deposito, penarikan, pengembalian dana, dan

pembayaran.

Di dalam transaksi itu sendiri terdapat suatu proses, dimana aktivitas

pemrosesan transaksi dibutuhkan untuk menangkap dan memproses data-data

ataupun operasi bisnis (Gambar 4). Dengan demikian, sistem pemrosesan transaksi

memainkan peranan penting dalam mendukung operasi perusahaan e-bisnis.

Sistem secara real-time ini bisa menangkap dan memproses transaksi

dengan cepat, dan membantu perusahaan memberikan layanan superior kepada

para pelanggan dan mitra dagang lainnya. Untuk selanjutnya, kemampuan ini akan

menambah nilai bagi produk dan jasa mereka dan bisa menjadi faktor pembeda

antara mereka dan para pesaing yang ada.

Gambar 4. Online Transaction Processing

7

2.6. Enterprise Collaboration System

Enterprise Collaboration System (ECS) atau Sistem Kolaborasi perusahaan,

merupakan sistem informasi lintas fungsi untuk meningkatkan komunikasi,

koordinasi dan kerjasama diantara para anggota tim bisnis dan kelompok kerja

(Gambar 5).

Tujuan dari sistem kerjasama perusahaan ini adalah untuk meningkatkan

kerjasama yang lebih mudah, efektif dan efisien dalam berbagai hal, misalnya:

berkomunikasi;

berkoordinasi;

bekerjasama.

Alat komunikasi elektronik bisa mencakup fasilitas email, voice mail, faksimili,

publikasi Web, buletin, penyeantara dan sistem telepon internet. Sementara itu, alat

kerjasama konferensi membantu penggunanya untuk berkomunikasi dan

bekerjasama dengan tetap bekerja bersama-sama. Alat dan fasilitas ini meliputi

konferensi video, sistem perbincangan dan forum diskusi. Terakhir, alat manajemen

kegiatan kerja sama, dapat membantu penggunanya untuk menyelesaikan atau

mengelola aktivitas kelompok kerja. Kelompok fasilitas ini meliputi alat pembuatan

kalender atau jadwal, manajemen proyek dan penugasan, sistem aliran kerja serta

alat manajemen pengetahuan (knowledge management). Untuk lebih jelasnya

dapat dilihat pada diagram di bawah ini (Gambar 5).

Gambar 5. Enterprise Collaboration

8

3. STUDI KASUS DAN PEMBAHASAN

3.1. E-Dicovery Menjadi Solusi Perusahaan

Ketika Jonathan Chow, kepala keamanan informasi di NBC Universal

menyadari bahwa layanan yang disediakan departemennya mengalami peningkatan

permintaan, itu belum tentu berarti sesuatu yang bagus. Menurutnya, permintaan

untuk layanan e-discovery telah meningkat 30-50% per tahun di awal dan di

pertengahan dekade terakhir. Dan dia melihat peningkatan dramatis dalam jumlah

jam yang dibelanjakan untuk mendukung layanan e-discovery, saat departemennya

mengumpulkan dan memilah data-data yang disimpan secara elektronik yang

dibutuhkan oleh staf hukum perusahaan.

Departemen keamanan informasi, bagian dari TI perusahaan, memiliki fungsi

e-discovery dan menggunakannya tidak hanya untuk urusan litigasi, jelas Chow, tapi

juga untuk kegiatan merger dan akuisisi dan investigasi internal yang diperlukan,

misalnya yang dilakukan oleh HR atau keamanan perusahaan. “Kita terbiasa untuk

menangani permintaan-permintaan tersebut secara ad hoc, tapi sejalan dengan

meningkatnya jumlah permintaan e-discovery, kegiatan ini menjadi jauh lebih besar

dan membutuhkan manajemen intensif terhadap waktu, sumber daya dan proses,”

katanya lewat e mail. ”Sebenarnya e-discovery dapat dilakukan dengan lebih murah

bila dilakukan secara in-house dengan asumsi kita dapat menemukan solusi terbaik

untuk mendukung prosesnya.” Jadi Chow beralih ke e-discovery in-house pada

tahun 2007.

Discovery adalah bagian dari proses pretrial dalam sebuah kasus hukum di

mana kedua pihak membutuhkan informasi data dan dokumen dari masing-masing

pihak dalam usaha menemukan fakta yang berkaitan dengan kasusnya. Discovery

elektronik adalah bagian dari proses hukum yang merujuk pada informasi apa pun

yang di simpan secara elektronik. Beberapa faktor yang mendorong timbulnya trend

untuk meng-in-house kan fungsi e-discovery, termasuk kemungkinan meningkatnya

tuntutan hukum, investigasi, penyelidikan, juga tingginya biaya untuk meng

outsource-kannya. Apa pun sebabnya, kecenderungan ini berarti bahwa

departemen-departemen TI saat ini telah mengimplementasikan dan memelihara

sistem dan dalam beberapa kasus mengelola dan mencarinya sendiri.

9

“Satu dekade yang lalu, e-discovery masih belum umum, jadi perusahaan-

perusahaan tidak perlu melakukannya secara rutin. Mereka tidak akrab dengannya,

mereka tidak punya staf khusus untuk itu, mereka juga tidak menginginkannya,

karena itu bukanlah sesuatu yang sering terjadi,” jelas Brian Babineau, seorang

konsultan analis di ESG. “Sekarang hal ini menjadi mainstream. Sekarang semua

kegiatan hukum atau pembuatan peraturan membutuhkan informasi yang tersimpan

secara elektrik, dan karena frekuensinya dan karena sudah menjadi proses standar

dalam bisnis, itu sekarang jadi masuk akal untuk mengevaluasi apakah anda harus

menyediakan staf khusus untuk itu dan membuat kompetensi tentangnya secara

internal,” jelasnya.

Hal ini adalah imbas dari perubahan Peraturan Federal dalam Prosedur Sipil

yang dibuat pada tahun 1930 untuk mengatur tuntutan sipil, kata John Bace seorang

analis Gartner. Aturan itu diupdate pada tahun 2006 agar lebih mencakup rekaman-

rekaman elektrik dalam e-discovery, sebuah proses di mana pihak-pihak yang

terlibat dalam urusan hukum membutuhkan informasi. Sedangkan menurut Chow

dari NBC Universal, sebuah analisis menunjukkan bahwa perusahaannya, yang

telah menggunakan kombinasi antara layanan internal dan eksternal, mampu untuk

terbukti lebih efisien dengan cara in-house. NBC Universal menggunakan platform

e-discovery dari Clearwell untuk mengumpulkan data dan melakukan pemilahan

awal, yang membuatnya mampu menghandle 100% dari fase awal kebutuhan e-

discovery sebelum menyerahkannya kepada pengacara untuk direview, kata

Chow.”Jadi untuk tim saya, keputusan untuk membawa e-discovery in-house adalah

soal efisiensi,” tambahnya.

Michael Royer seorang direktur TI di perusahaan hiburan global yang

menolak disebutkan namanya, mengingat hari-hari awal elektronik discovery, sekitar

sepuluh tahun yang lalu, saat pengacara perusahaannya akan “mendatangi orang TI

untuk mencari sebuah e-mail”.”Respon standar dari orang TI adalah, kami tidak bisa

melakukan itu”, katanya. Sistem kala itu tidak dirancang untuk melakukan pencarian,

katanya, atau tidak ada aturan yang mengatur permintaan semacam itu. Setiap

permintaan menjadi sebuah dialog baru dengan HR atau dengan orang hukum atau

siapa pun yang mengajukan permohonan itu karena semuanya terpisah satu sama

lain.

10

Sebagai hasilnya bos Royer sering menyewa layanan untuk mencari data

elektronik yang dibutuhkan – sebuah pilihan yang mahal. Tahun 2005, Royer bilang,

TI menyadari bahwa mereka harus mengambil alih layanan ini karena ingin

menghilangkan apa yang disebutnya biaya konyol dalam melakukan fungsi e-

discovery secara outsource.

“Kita harus mencari cara untuk mempunyai layanan TI yang lebih baik untuk

mengurangi bocoran data, untuk melihat seberapa banyak putaran review yang bisa

kita lakukan in-house melalui tim legal kita sebelum menyerahkannya untuk

konsultasikan ke luar,” katanya. “Itu adalah inisiatif TI untuk mengatakan ‘kita harus

melakukan ini untuk memotong pengeluaran kita.”

Royer mengatakan bahwa implementasi TI berfokus pada memberi

kemampuan tim hukum perusahaan untuk mencari dan menyimpan e-mail. Sebuah

penyimpanan mencegah data agar tidak dipindah dalam penyimpanan jangka

panjang. Sekarang setelah itu dilakukan, TI berencana untuk menambahkan

berbagai fitur agar depertemen hukum dapat melakukan pencarian e-discovery dan

menyimpan sumber-sumber data dan penampungan, seperti server file dan pita

backup.

Royer tidak bisa mengungkap jumlahnya, tapi dia katakan bahwa dengan

membawa sebagian fungsi e-discovery in-house dapat mengurangi jumlah materi

yang harus diberikan kepada pihak luar untuk direview. Faktanya dia katakan itu

dapat menghemat “lebih dari 75% dari masalah-masalah litigasi yang muncul

setelah implementasi. Masalah-masalah tersebut muncul dalam 6 bulan setelah

melaksanakan dan biaya yang sudah dihemat sudah mencapai 300 persen ROI

dalam time frame yang sama.

Fenomena dibawanya e-discovery in-house juga berkaitan dengan

meluasnya definisi pemahaman perusahaan-perusahaan atas e-discovery, kata

Jonathan Gossels, presiden dan ceo dari System Expert Corp., sebuah firma

konsultasi keamanan di Sudbury, Massachuset. Perusahaan sekarang menyadari

bahwa mereka membutuhkan kemampuan untuk mencari rekaman-rekaman

elektronik tidak hanya untuk merespon aksi hukum, katanya. Mereka juga

membutuhkannya untuk urusan pembuatan aturan dan penyelidikan dan untuk

investigasi-investigasi internal mereka sendiri, misalnya seperti kemungkinan

bocornya keamanan atau pelanggaran personel.

11

“Itu yang membuat ini masuk akal untuk membawanya in-house. Itu adalah

pengakuan yang mereka butuhkan untuk menjalankan bisnisnya sehari-hari”, kata

Gossel, menggarisbawahi bahwa para konsumen semakin mendefinisikan fungsi ini

sebagai “investigasi dan discovery”.

Faktanya banyak perusahaan masih membutuhkan penanganan yang baik

terhadap pengaturan informasi sebelum mereka dapat menentukan sebanyak apa

kemampuan e-discovery yang mereka harus miliki, tambah Gossel. Pengaturan

merujuk pada proses, prosedur-prosedur, dan kebijakan-kebijakan yang ada yang

menyatakan informasi apa yang disimpan perusahaan, di mana dan bagaimana

informasi tersebut di simpan, dan kapan harus dihapus. Debra Logan seorang analis

Gartner mengatakan kemungkinan kurang dari 10 persen perusahaan melakukan

pekerjaan yang benar-benar baik dalam pengaturan informasi – dan bahkan

perusahaan-perusahaan tersebut tidak melakukannya dengan komprehensif seperti

seharusnya.

Kasus pada poin ini: Microsoft. Joe Banks, manajer program litigasi di

Microsoft, mengatakan bahwa perusahaan mulai mengamati lebih dekat pada biaya

litigasi selama dua tahun terakhir dan menemukan bahwa “discovery terlalu mahal,

dan cenderung akan terus meningkat. Jadi kami ingin menemukan cara untuk

mengurangi biaya”.

Sebagai hasilnya, Banks mengatakan, Microsoft berinvestasi pada software

e-discovery. (Banks menolak menyebutkan nama produk untuk dipublikasikan

namun mengatakan itu bukan berasal dari Microsoft). Dia mengatakan bahwa

meskipun dia tidak melihat suatu produk yang menyediakan solusi end-to-end,

perkembangan teknologi beberapa tahun terakhir telah membuat membawa e-

discovery in-house lebih memberikan keuntungan bagi perusahaan seperti miliknya.

Banks mengatakan Microsoft telah memulai untuk menggunakan proses e-

discovery secara internal. Perusahaan melakukan minimisasi data miliknya, yang

dipilah melalui data mentah menggunakan parameter pencarian yang spesifik;

volume data yang sudah tereduksi tersebut kemudian dapat di alihkan kepada

pengacara untuk direview. Banks mengatakan ia berharap Microsoft meningkatkan

persentase pemilahan yang dilakukannya secara internal dan, sebagaimana

teknologi meningkat, kemungkinan membawa beberapa proses review in-house

juga.

12

Kemajuan teknologi telah membantu perusahaan lebih efisien untuk

melakukan banyak pencarian in-house, Banks mengatakan, bagi Microsoft dan bagi

semuanya. “Dan ketika anda mengkombinasikan dengan faktor ekonomi dua tahun

terakhir, di mana orang-orang terpaksa mencari cara untuk mengurangi biaya, hal ini

hanya sebuah titik perubahan alami bagi perusahaan untuk menguji kembali model

yang sudah usang.”

3.2. Pertanyaan dan Pembahasan

1. Apa makna perpindahan dari e-discovery melalui outsource menjadi in-

house sebagai sebuah solusi perusahaan bagi suatu organisasi? Apa

kualifikasi atau pengalaman menurut Anda yang harus dimiliki seorang TI

profesional untuk menciptakan solusi perusahaan? Dukung jawaban Anda

dengan contoh pada kasus.

Membawa sebagian fungsi e-discovery in-house dapat mengurangi jumlah

materi yang harus diberikan kepada pihak luar untuk direview. Michael Royer

seorang direktur TI di perusahaan hiburan global mengatakan, faktanya itu dapat

menghemat “lebih dari 75% dari masalah-masalah litigasi yang muncul setelah

implementasi”. Masalah-masalah tersebut muncul dalam 6 bulan setelah

melaksanakan dan biaya yang sudah dihemat sudah mencapai 300 persen ROI

dalam time frame yang sama.

Fenomena dibawanya e-discovery in-house juga berkaitan dengan

meluasnya definisi pemahaman perusahaan-perusahaan atas e-discovery, kata

Jonathan Gossels, presiden dan ceo dari System Expert Corp., sebuah firma

konsultasi keamanan di Sudbury, Massachuset. Perusahaan sekarang menyadari

bahwa mereka membutuhkan kemampuan untuk mencari rekaman-rekaman

elektronik tidak hanya untuk merespon aksi hukum, katanya. Mereka juga

membutuhkannya untuk urusan pembuatan aturan dan penyelidikan dan untuk

investigasi-investigasi internal mereka sendiri, misalnya seperti kemungkinan

bocornya keamanan atau pelanggaran personel.

Kualifikasi yang harus dimiliki seorang TI profesional untuk menciptakan

solusi perusahaan adalah harus bisa mengintegrasikan lintas-fungsi pada sistem

13

perusahaan yang melintasi batas-batas fungsi bisnis tradisional dengan tujuan

merangka ulang dan meningkatkan proses bisnis penting di seluruh perusahaan

sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis, dan

mengembangkan hubungan strategis dengan pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis.

2. Pertimbangkan perusahaan yang berbeda yang disebutkan pada kasus dan

pengalaman mereka dengan arsitektur perusahaan. Apakah pendekatan ini

kelihatannya bekerja lebih baik pada jenis perusahaan atau industri

tertentu daripada yang lainnya? Kenapa atau kenapa tidak?

Ya, melakukan e-discovery secara inhouse akan bekerja lebih baik pada

jenis perusahaan atau industri tertentu daripada yang lain, karena faktanya banyak

perusahaan masih membutuhkan penanganan yang baik terhadap pengaturan

informasi sebelum mereka dapat menentukan sebanyak apa kemampuan e-

discovery yang mereka harus miliki. Pengaturan merujuk pada proses, prosedur-

prosedur, dan kebijakan-kebijakan yang ada yang menyatakan informasi apa yang

disimpan perusahaan, di mana dan bagaimana informasi tersebut di simpan, dan

kapan harus dihapus.

Debra Logan seorang analis Gartner mengatakan kemungkinan kurang dari

10 persen perusahaan melakukan pekerjaan yang benar-benar baik dalam

pengaturan informasi – dan bahkan perusahaan-perusahaan tersebut tidak

melakukannya dengan komprehensif seperti seharusnya.

3. Apa nilai yang bisa dipelajari dari perusahaan yang mengadopsi

enterprise-wide solutions? Dapatkah Anda melihat adanya kerugian?

Diskusikan.

Dengan mengadopsi enterprise-wide-solution perusahaan dapat

mewujudkan kesuksesan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi,

peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang

lebih efisien dalam proses bisnisnya. Ketika perusahaan menjadi lebih efisien akan

maka daya saing perusahaan pun menjadi semakin meningkat. Data yang

14

terintegrasikan dengan baik dapat membantu proses bisnis yang efesien dan

memudahkan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan.

Sebuah enterprise-wide solution memberikan solusi bagi seluruh bagian

perusahaan, bukan hanya bagi salah satu departemen atau divisi. Keuntungannya

adalah solusi tersebut dapat memenuhi kebutuhan organisasi secara keseluruhan

(Rehm, 2003). Selain itu keuntungan yang bisa kita raih ketika menerapkan

enterprise-wide-solution dalam perusahaan kita beberapa diantaranya adalah:

Otomasi proses bisnis, seperti proses ordering, mulai dari pencatatan order dari

konsumen hingga proses pengiriman dan penagihan pembayaran order.

Single point of information, semisal karyawan ketika berhadapan dengan

pelanggan memiliki informasi (berdasarkan transaksi secara historis) yang cukup

untuk mendeliver kebutuhan dari pelanggannya. Histori ini dapat dijadikan

pegangan oleh bagian pembelian untuk melakukan perencanaan pembelian, dan

seterusnya.

Efisiensi yang tinggi, semisal pencapaian kepuasan pelanggan karena tingkat

kecepatan pelayanan dengan otomisasi, pengurangan biaya produksi dan biaya

operasional, dan lain sebagainya.

Sedangkan kerugian atau kelemahan dari enterprise-wide-solution antara

lain sebagai berikut:

Implementasinya sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan

organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ditambah

dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat

perubahan proses dari bisnis.

Biaya implementasi yang sangat mahal.

Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan enterprise-

wide-solution tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah.

Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan

tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental

maupun keahliannya.

15

4. KESIMPULAN

E-business merupakan penggunaan internet dan jaringan serta teknologi

informasi lainnya untuk mendukung kegiatan e-commerce, komunikasi dan

kolaborasi perusahaan, dan berbagai proses yang dijalankan melalui Web, baik

dalam jaringan perusahaan maupun dalam para pelanggan serta mitra bisnisnya.

Arsitektur aplikasi e-business merupakan kerangka kerja konseptual yang

menjelaskan berbagai komponen dasar, proses, dan interface dari aplikasi e-

business utama, dan hubungannya satu sama lain. Arsitektur aplikasi perusahaan

meliputi ERP/Enterprise Resource Planning, CRM/Customer Relationship

Management, PRM/Partner Relationship Management, SCM/Supply Chain

Management, dan KM/Knowledge Management.

Aplikasi ini dihubungkan oleh sistem Enterprise Application Integration (EAI)

sehingga bisnis profesional dapat lebih mudah mengakses sumber daya informasi

yang mereka butuhkan untuk mendukung kebutuhan pelanggan, pemasok, dan

mitra bisnis. Dan Enterprise Collaboration Systems (ECS) adalah sistem lintas

fungsional yang mendukung dan meningkatkan komunikasi dan kolaborasi antara

tim dan kelompok kerja dalam organisasi.

Studi kasus di atas menggambarkan penerapan e-discovery sebagai salah

satu penerapan e-business, Dapat disimpulkan bahwa dengan fungsi e-discovery

yang dilakukan secara in-house dapat menciptakan efisiensi sekaligus menjaga

kerahasiaan dan keamanan perusahaan.

Namun sepertinya penerapan e-discovery secara in-house bekerja lebih baik

pada jenis perusahaan atau industri tertentu daripada yang lainnya. Hal ini

dikarenakan diperlukan penanganan yang baik terhadap pengaturan informasi

sebelum mereka dapat menentukan sebanyak apa kemampuan e-discovery yang

mereka harus miliki, sedangkan diperkiraan baru 10 persen perusahaan yang

melakukan pekerjaan yang benar-benar baik dalam pengaturan informasi.

Dengan mengadopsi enterprise-wide-solution, suatu perusahaan dapat

menciptakan solusi bagi seluruh bagian perusahaan, bukan hanya bagi salah satu

departemen atau divisi.

16

DAFTAR PUSTAKA

O’Brien, James A. dan Marakas, George M. 2011. “Management Information

Systems, 10th Edition”. McGraw-Hill/ Irwin, New York.

Rehm, Clay. 2003. “Please give me a definition of an enterprise-wide solution”.

http://www.information-management.com/news/6562-1.html. Diakses pada

2 Maret 2012.