Tugas Individu

Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen

PERBANDINGAN INSOURCING, OUTSOURCING, DAN

CO-SOURCING DALAM IMPLEMENTASI PADA

PERUSAHAAN

Dosen :

Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc

Oleh :

LOVITA P056091561.44

MAGISTER MANAJEMEN AGRIBISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2010

INSOURCING

Definisi dari Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan

untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat

karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam

bentuk bekerja di luar perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau temporary.

Kompensasi diterima dengan mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan

dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atausharing dengan

perusahaan asalnya, atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji

(Zilmahram, 2009). Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer

pekerjaan dari satu organisasi ke organisasi lain yang terdapat di dalam negara

yang sama. Selain itu,Insourcing dapat pula diartikan dengan suatu organisasi

yang membangun fasilitas atau sentra bisnis baru yang mengkhususkan diri pada

layanan atau produk tertentu (en.wikipedia.org). Dalam kaitannya dengan TI,

Insourcing atauContracting merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak

yang ahli (spesialis TI) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan.

Alasan Penggunaan Insourcing

Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing dalam rangka

mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas

denganoutsourcing kemudian memilih insourcing sebagai penggantinya. Beberapa

organisasi merasa bahwa dengan insourcing mereka dapat memiliki dukungan

pelanggan yang lebih baik dan kontrol yang lebih baik atas pekerjaan mereka

daripada dengan meng-outsourcing-nya (www.outsource2india.com). Sedangkan

menurut Zilmahram (2009), Insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai

berikut:

1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam perusahaan.

2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak

dibutuhkan lagi di dalam perusahaan.

3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar perusahaan.

Keuntungan dan Kelemahan dari Insourcing.

Beberapa keuntungan dari pengelolaan SI dan TI dengan sistem insourcing antara

lain :

1. Perusahaan memiliki kendali yang besar terhadap SI/TI-nya sendiri.

2. Mengurangi biaya tenaga kerja karena biaya untuk pekerja dalam perusahaan

biasanya lebih kecil daripada biaya yang dikeluarkan untuk pekerja outsource.

3. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi perusahaan secara optimal.

4. Memiliki kemampuan untuk melihat keseluruhan proses pengembangan SI.

5. Sistem Informasi yang dibuat dapat direncanakan secara terstruktur sesuai

dengan kebutuhan perusahaan.

6. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap

SI karena proses pengembangannya dilakukan oleh internal perusahaan

tersebut.

7. Lebih mudah dalam mengintegrasikan SI yang dikembangkan oleh perusahaan

dengan sistem yang sudah ada.

8. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dimodifikasi serta dikontrol

keamanan aksesnya (security acces).

9. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif (competitif advantage)

perusahaan dibandingkan pesaing.

Beberapa kelemahan dengan sistem insourcing, antara lain :

1. Membutuhkan investasi yang tinggi karena biaya pembuatan sistem harganya

sangat mahal.

2. Pengembangan SI dapat memakan waktu yang lama karena harus

merancangnya dari awal.

3. Adanya communication gap antara IT Specialist danuser.

4. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhanusers sehingga menyulitkan spesialis

TI dalam memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI yang dibuat

kurang memenuhi kebutuhanuser.

5. Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi

masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi.

6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan

memilikiskill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/resiko yang harus

ditanggung sendiri oleh perusahaan.

7. Perusahaan belum tentu mampu melakukan adaptasi dengan perkembangan TI

yang sangat pesat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang up to

date.

OUTSOURCING

Definisi dari Outsourcing menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya

“Introduction to Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah

pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal

perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak

ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau

fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal.

Outsourcing TI juga dapat diterjemahkan dengan penyediaan tenaga ahli yang

profesional di bidang TI untuk mendukung dan memberikan solusi guna

meningkatkan kinerja perusahaan. Hal ini dikarenakan sering kali suatu

perusahaan mengalami kesulitan untuk menyediakan tenaga TI yang berkompeten

dalam mengatasi kendala-kendala TI maupun operasional kantor sehari-hari

(www.midas-solusi.com). Jadi,outsourcing adalah pemberian sebagian pekerjaan

yang tidak bersifat rutin (temporer) dan bukan inti perkerjaan di sebuah

organisasi/perusahaan ke pihak lain atau pihak ketiga.

Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang

dilakukan dalam lewat cara outsourcing.

Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan outsourcing.

Alasan Penggunaan Outsourcing

Menurut Rahardjo (2006), outsourcing sudah tidak dapat dihindari oleh

perusahaan. Berbagai manfaat dapat dipetik dari melakukan outsourcing, seperti

penghematan biaya (cost saving), perusahaan bisa memfokuskan diri pada

kegiatan utamanya (core business), dan akses pada sumber daya (resources) yang

tidak dimiliki oleh perusahaan.Al asan yang sama juga dikemukakan

dalamwww.outsource2india.com dimana kebanyakan organisasi memilih

outsourcing karena mendapatkan keuntungan dari biaya rendah (lower costs) dan

layanan berkualitas tinggi (high-quality services). Selain itu, outsourcing juga

dapat membantu organisasi dalam memanfaatkan penggunaan sumber daya,

waktu dan infrastruktur mereka dengan lebih baik. Outsourcing juga

memungkinkan organisasi untuk mengakses modal intelektual, berfokus pada

kompetensi inti, mempersingkat waktu siklus pengiriman dan mengurangi biaya

secara signifikan. Dengan demikian, organisasi akan merasa outsourcing

merupakan strategi bisnis yang efektif untuk membantu meningkatkan bisnis

mereka. Dalam outsourcing, outsourcer dan mitra outsourcing-nya memiliki

hubungan yang lebih besar jika dibandingkan dengan hubungan antara pembeli

dan penjual. Hal ini dikarenakan outsourcer mempercayakan informasi penting

perusahaan kepada mitra outsourcing-nya. Salah satu kunci kesuksesan dari

outsource adalah kesepakatan untuk membuat hubungan jangka panjang (long

term relationship) tidak hanya pada proyek jangka dekat. Alasannya sangat

sederhana, yaitu outsourcer harus memahami proses bisnis dari perusahaan.

Perusahaan juga akan menjadi sedikit tergantung kepada outsourcer (Rahardjo,

2006). Saat ini, outsourcing tidak lagi terbatas pada outsourcing layanan TI tetapi

juga sudah merambah ke bidang jasa keuangan, jasa rekayasa, jasa kreatif,

layanan entry data dan masih banyak lagi.

Keuntungan dan Kelemahan dari Outsourcing.

Hal-hal yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam memilih outsourcing

adalah harga, reputasi yang baik dan pengalaman dari pihak provider outsourcing,

tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider, pengetahuan pihak provider

mengenai bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan, dan eksistensinya, serta

beberapa faktor pendukung lainnya.

Beberapa keuntungan dari pengelolaan SI dan TI dengan sistem outsourcing

antara lain :

1. Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri

fasilitas SI dan TI.

2. Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang SI/TI.

3. Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan

mengembangkan bisnis intinya, karena bisnis non-inti telah didelegasikan

pengerjaannya melaluioutsourcing.

4. Dapat mengeksploitasiskill dan kepandaian dari perusahaanoutsource dalam

mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan.

5. Mempersingkat waktu proses karena beberapaoutsourcer dapat dipilih

sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan

perusahaan.

6. Fleksibel dalam merespon perubahan SI yang cepat sehingga perubahan

arsitektur SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan karena

perusahaanoutsource SI pasti memiliki pekerja TI yang kompeten dan

memilikiskill yang tinggi, serta penerapan teknologi terbaru dapat menjadi

competitive advantage bagi perusahaan outsource.

7. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi

Beberapa kelemahan penggunaan sistem outsourcing antara lain :

1. Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi, karyawan

outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan yang

penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap.

2. Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem informasi yang

dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian

kontrak.

3. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem

informasi akan terbentuk.

4. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa

dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang

mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.

5. Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource.

6. Perubahan dalam gaya manajemen.

7. Proses seleksi kerja yang berbeda.

8. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan

oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu

diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan

pihak pengembang yang nakal

Faktor-faktor yang menentukan keberhasilan outsourcing yaitu :

1. Memahami maksud dan tujuan perusahaan.

2. Memiliki visi dan perencanaan strategis.

3. Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa.

4. Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap hubungan

antarperusahaan dan pemberi jasa.

5. Memiliki kontrak yang cukup tersusun dgn baik.

6. Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok

terkait.

7. Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen.

8. Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yg menyangkut

karyawan.

SELF-SOURCING

Self-Sourcing merupakan pendekatan dalam proses pengerjaan operasional atau

pengerjaan proyek suatu perusahaan yang dilakukan oleh pihak internal

perusahaan, yaitu para pekerja yang berhubungan dengan proyek yang dikerjakan

dengan kontribusi minim dari spesialis IT, atau mengandalkan keahlian yang

sudah ada. Pekerja IT dalam perusahaan tersebut mengembangkan sistem

informasi yang nantinya akan digunakan oleh perusahaan itu sendiri. Jadi inti

dari self-sourcing adalah pengerjaan suatu proyek dalam hal ini sistem informasi

suatu perusahaan oleh perusahaan itu sendiri, atau secara internal dikembangkan

oleh perusahaan itu sendiri. Proses atau metode perancangan sistem informasi

untuk self-sourcing biasanya menggunakan metode perancangan sistem yang

biasanya melakukan demonstrasi sistem terlebih dahulu pada client (sistem belum

sempurna), yang gunanya untuk mengetahui lebih lagi akan

keinginan client terhadap sistem yang dibuat, sehingga sistem yang tadinya belum

sempurna dapat dikembangkan lagi atau lebih disempurnakan.

Keuntungan dan Kelemahan dari Self-sourcing.

Beberapa keunggulan penggunaan self-sourcing antara lain :

1. Dapat mengatur sendiri atau memutuskan syarat-syarat yang diperlukan untuk

membangun sistem informasi.Karena sistem dibangun oleh pekerja internal

perusahaan dan produknya nanti juga diperuntukkan perusahaan itu sendiri,

maka perusahaan itu punya hak penuh dalam menentukan requirement atau

syarat-syarat atau kebutuhan yang diperlukan dalam mengembangkan sistem

informasi tersebut, sehingga dalam pengelolaannya, manajer perusahaan dapat

mengontrol biaya yang dikeluarkan dalam mengembangkan sistem tersebut.

2. Meningkatkan partisipasi pekerja dan rasa kepemilikan pekerja terhadap

perusahaan.Dengan mempekerjakan pekerja internal perusahaan dalam

mengembangkan sistem, berarti partisispasi pekerja akan meningkat, dan

diharapkan rasa kepemilikan pekerja terhadap perusahaan semakin meningkat,

walaupun itu belum tentu terjadi.

3. Waktu yang diperlukan untuk mengembangkan sistem informasi tergolong

cepat. Karena sistem informasi dikembangkan dalam perusahaan itu sendiri,

maka proses pengembangan sistem informasi akan lebih cepat, karena setiap

kebutuhan yang diperlukan oleh pekerja IT mengenai perusahaan akan segera

didapat, juga apabila perusahaan ingin menambahkan sesuatu pada sistem

informasi, perusahaan hanya perlu mengkonfirmasi pekerja IT perusahaan

tersebut, dan pekerja IT akan dapat langsung mengerjakan perubahaanya.

Ada juga beberapa kelemahan penggunaaan self-sourcing :

1. Kurangnya keahlian pekerja IT dalam perusahaan yang menyebabkan sistem

yang dibangun menjadi kurang maksimal.

2. Tidak cukupnya alternatif disain sistem IT menyebabkan tersendatnya

pengembangan sistem ke tahap berikutnya.

3. Dokumentasi yang minim dan kurangnya dukungan dari luar menyebabkan

sistem yang dibangun akan mempunyai umur yang pendek.

CO-SOURCING

Jenis hubungan pekerjaan dan aktivitas dimana hubungan antara perusahaan dan

rekanan lebih erat dari sekedar hubungan outsourcing. Contohnya adalah dengan

memperbantukan tenaga ahli pada perusahaan pemberi jasa untuk saling

pendukung kegiatan masing-masing perusahaan.

Keuntungan dan Kelemahan dari Co-sourcing.

Keunggulan pemilihan co-sourcing sebagai alternatif pengembangan sistem

informasi dalam suatu perusahaan antara lain:

1. Tim berada di bawah arahan dan kontrol langsung perusahaan sehingga kinerja

pihak ketiga dapat langsung diawasi oleh perusahaan.

2. Tim yang dibentuk memiliki standar kualitas tinggi sesuai dengan kebutuhan

baik dari segi kuantitas maupun kualitas.

3. Standar, prosedur dan metodologi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

4. Tim mempunyai sense of ownership and accountable dalam membangun

sistem.

5. Tim merupakan kepanjangan tangan dari perusahaan sehingga kepercayaan

perusahaan dapat dijaga.

6. Pekerjaan yang dilakukan dapat menjadi sarana pembelajaran bagi seluruh

komponen perusahaan.

Beberapa kelemahan pemilihan co-sourcing dalam pengembangan sistem

informasi, yaitu:

1. Kemungkinan akan terbaginya SDM yang memiliki kompetensi dalam fokus

bisnis yang dilaksanakan.

2. SDM dari perusahaan hanya disertakan sampai rancangan penyusunan dan

pengembangan sistem sehingga perusahaan sulit melakukan perbaikan dan

pengembangannya lebih lanjut.

Dari bentuk kontrak diatas outsourcing dapat dikategorikan menjadi 4 macam

yang menurut The Computer Sciences Corporation (CSC) Index adalah sebagai

berikut:

1. Total outsourcing, outsourcing secara total pada seluruh komponen SI

2. Selective outsourcing, outsorcing hanya pada komponen-komponen tertentu

3. Transitional outsourcing, outsourcing yang fokusnya pada pembuatan sistem

baru

4. Transformational outsourcing, outsourcing yang fokusnya pada pembangunan

dan operasional dari sistem baru

DAFTAR PUSTAKA

http://en.wikipedia.org/

http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/sia.sisteminformasi.pdf

http://www.outsource2india.com/why_india/articles/outsourcing-versus-insourcing.asp.

http://www.scribd.com/doc/39417324/Membandingkan-an-Sistem-Informasi-Secara-

Outsourcing-Dan-In-Sourcing

LAMPIRAN

1. http://posmals.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/11/pengembangan-sistem-

informasi-di-perusahaan-melalui-cosourcing-dan-outsourcing/#comment-7 lovita mengatakan:

Komentar Anda sedang menunggu moderasi.

Desember 3, 2010 pukul 8:30 am

nice post,,sistem yang sekarang banyak digunakan adalah outsourcing,adakah

pertimbangan resiko yang akan timbul dengan penggunaan sistem ini?

terdengar kabar bahwa mulai tahun 2011 sistem tersebut tidak akan diberlakukan

lagi. apakah ada pendapat untuk di’share??

2. http://blog.i-tech.ac.id/zarra/2009/08/10/outsourcing-pengolahan-data/#comment-

91

Lovita // Dec 3, 2010 at 7:36 pm

resiko outsourcing memang sebaiknya ditanggung kedua belah pihak, sy

setuju dengan adany perjanjian untuk saling menjaga rahasia masing-

masing perusahaan, sehingga tidak ada yang merasa dirugikan,betul?!

tentu saja sesuai dengan SOP yang diberlakukan, jadi tidak ada juga pihak

yang tersinggung karena diragukan..

3. http://www1.surya.co.id/v2/?p=4948

4. http://www.sharingvision.biz/2010/05/03/it-outsourcing-update-

2010/comment-page-1/#comments

5. http://www.setiabudi.name/archives/1141/comment-page-3#comment-2076

Lovita Your comment is awaiting moderation. December 3rd, 2010 at 16:04

terlihat adanya resiko dalam penggunaan sistem outsourcing, baik bagi pengguna dan penyedia, serta bagi pekerja..adakah solusi untuk mengatasi permasalahan yang sering timbul? jika ada sistem lain yang dapat digunakan dengan meminimalisir resiko??