PERAN DAN PENGADAAN SISTEM INFORMASI SECARA OUTSOURCING

I GST LANANG AGUNG RADITYA PUTRA 0715051025

Jurusan pendidikan teknik informatika Fakultas teknik dan kejuruan undiksha

PERAN DAN PENGADAAN SISTEM INFORMASI SECARA OUTSOURCINGPENDAHULUAN Latar Belakang Persaingan antar perusahaan atau organisasi dalam lingkungan bisnis yang dinamis menuntut setiap perusahaan agar mampu merumuskan strategi serta bertindak secara efektif dan efisien. Manfaat sistem informasi berbasis komputer (SIBK) yang semakin besar, terutama dalam meningkatkan efektifitas, efisiensi, transparansi serta akuntabilitas suatu organisasi menjadikan sistem informasi menjadi bagian yang hampir tidak terpisahkan dan menyentuh berbagai aspek kehidupan manusia, akibatnya peran sistem informasi berbasis komputer atau sering disebut juga dengan sistem informasi semakin mendominasi dan terintegrasi dalam menunjang berbagai aktivitas manusia, termasuk bisnis, terutama pada era globalisasi dan era informasi saat ini, dimana tingginya tingkat persaingan yang terjadi menyebabkan pengelolaan dan penerapan Sistem Informasi dalam suatu organisasi menjadi salah satu faktor kritis keberhasilan perusahaan. Terdapat beberapa metode yang biasa dilakukan oleh suatu organisasi dalam membangun dan mengelola Sistem Informasi yakni, insourcing, cosourcing, dan outsourcing. Setiap metode memiliki keunggulan dan kelemahannya tersendiri, sehingga tidak ada metode yang mutlak lebih baik dibandingkan dengan metode lainnya. Akan tetapi, keterbatasan sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi untuk membangun dan mengelola sistem informasi dengan baik menyebabkan maraknya penggunaan jasa outsourcing atau pihak ketiga (vendor) untuk membangun dan mengelola sistem informasi dalam perusahaan. Ruang Lingkup Berdasarkan uraian diatas dan mengingat pentingnya peran sistem informasi dalam menentukan keberhasilan perusahaan, maka keputusan pemilihan metode yang sesuai bagi perusahaan merupakan keputusan strategis yang perlu dipertimbangkan secara seksama. Meskipun penulis menyebutkan terdapat tiga metode yang umumnya dilakukan oleh perusahaan untuk membangun dan mengelola sistem informasi, yakni insourcing,

cosourcing, dan outsourcing. Namun, pada kesempatan ini penulis ingin menekankan pembahasan pada penggunaan jasa outsourcing. Tujuan Penulisan Tujuan penulisan paper ini adalah: 1. Mengkaji peran Sistem Informasi bagi organisasi atau perusahaan 2. Menganalisa alasan organisasi atau perusahaan menggunakan outsourcing 3. Mengkaji keunggulan dan kelemahan pengembangan Sistem Informasi secara outsourcing. 4. Identifikasi penerapan outsourcing dalam pengadaan sistem informasi. PEMBAHASAN Peran Sistem Informasi Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai kombinasi teratur dari sumber daya manusia, hardware, software, jaringan dan sumberdaya data yang menumpulkan dan mentransformasi informasi dalam suatu organisasi. Menurut O Brien, berdasarkan kegunaannya Sistem Informasi dapat dibedakan menjadi sistem informasi sebagai pendukung kegiatan operasional dan sistem informasi penunjang manajemen perusahaan.

Gambar 1. Klasifikasi Sistem Informasi Berdasarkan gambar diatas, Sistem Informasi memiliki peran penting dalam menentukan keberhasilan perusahaan karena: 1. Sebagai Sistem Penunjang Operasi Sebagai sistem penunjang operasi (operations support system), maka sistem informasi dapat membantu perusahaan untuk menciptakan proses transaksi bisnis yang efisien bagi perusahaan, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerja sama perusahaan, serta memperbarui database perusahaan yang pada akhirnya dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. Contohnya: 1. Mendukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, manajemen operasi, pemasaran, dan manajemen sumberdaya manusia 2. Kontributor utama dalam mendukung efesiensi kegiatan operasional, produktivitas dan moral SDM, pemberian layanan prima pada konsumen dan kepuasan konsumen 3. Bagian utama dari sumber daya perusahaan dan biayanya dalam menjalankan bisnis sehingga memerlukan pengelolaan yang prima 1. Sebagai Sistem Penunjang Manajemen Sebagai sistem penunjang manajemen (management support system), maka sistem informasi dapat membantu para manajer membuat keputusan strategis lebih baik dibandingkan sebelumnya. Contoh: 1. Sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan keputusan yang lebih baik. 2. Bagian yang penting dalam upaya pengembangan produk dan jasa yang kompetitif sehingga dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan dalam bersaing secara global 3. Kesempatan pengembangan karir yang dinamis. Sehingga, dengan menggunakan sistem informasi, perusahaan dapat mencapai efektivitas maupun efesiensi proses bisnis dan dalam pengambilan keputusan manajerial yang pada akhirnya dapat meniciptakan perusahaan adaptif dan berdaya saing tinggi di tengah lingkungan bisnis yang dinamis. Tetapi, agar diperoleh informasi yang sesuai dengan

kebutuhan manajemen maka penting bagi pihak pengembang dan pengelola sistem informasi untuk mengetahui aktivitas pada tiap level manajemen dan tipe keputusan terjadi disetiap level tersebut. Oleh sebab itu, diperlukan keterlibatan dari end user, dukungan manajemen eksekutif, kejelasan pernyataan kebutuhan, perencanaan yang matang dan tepat, serta harapan yang realistik didalam membangun sebuah sistem informasi. Selain itu, kualitas suatu informasi juga perlu diperhatikan agar keputusan yang dihasilkan dapat efektif. Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan tiga hal, yaitu : 1. Relevancy (Relevan), Yaitu, tiap informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda-beda. 1. Accuracy (Akurat) Informasi yang akurat berarti informasi harus terlepas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut. 1. Timeliness (Tepat waktu) Yakni, informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologiteknologi terbaru. Outsourcing Yaitu penggunaan pihak ketiga atau vendor untuk membangun dan mengembangkan suatu paket Sistem Informsi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sehingga, pihak perusahaan

cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang telah memiliki spesialisasi dibidang sistem aplikasi. 1. 1. Penerapan Sistem Informasi Secara Outsourcing Pilihan perusahaan dalam menggunakan outsourcing tentunya dengan berbagai pertimbangan, seperti 1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi. 2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi. 3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. 4. Faktor waktu/kecepatan. 5. Proses pembelajaran pelaksana Sistem Informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama. 6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil. Sebagaian besar organisasi meyakini bahwa outsourcing merupakan langkah strategis yang memungkinkan perusahaan dapat berkonsentrasi dalam menjalankan bisnisnya. Berikut ini disajikan tabel yang meliputi alasan perusahaan melakukan outsourcing, faktor-faktor yang menentukan keberhasilannya, faktor-faktor yang dipertimbangkan dalam memilih vendor serta area IT yang dilakukan outsourcing.

Tabel 1. Implementasi Outsourcing dalam Perusahaan Berdasarkan survei yang dilakukan PPM Manajemen terhadap 44 perusahaan dengan menggunakan kuesioner diketahui bahwa 73% perusahaan menggunakan tenaga outsource dalam kegiatan operasionalnya, sedangkan sisanya yaitu 27% tidak menggunakan tenaga outsource. Hal ini menunjukkan bahwa sistem outsourcing ternyata mampu memberikan hasil yang signifikan bagi perusahaan

Gambar 2.Perusahaan Yang Menggunakan Tenaga Outsourcing Terlihat dari status kepemilikan, diketahui bahwa BUMN, Joint Venture dan Nirlaba menggunakan 100% tenaga outsource dalam kegiatan operasionalnya. Sedangkan untuk swasta nasional menggunakan tenaga outsource sebanyak 57.69% dan swasta asing menggunakan sebanyak 85.71%.

Perusahaan Menggunakan Outsourcing Setiap perusahaan akan senantiasa terus bersaing dan oleh sebab itu diperlukan sikap agar tetap fokus dalam kompetensi intinya. Hal ini tentu saja menyebabkan pihak perusahaan ingin menggunakan jasa pihak ketiga dalam mengembangkan Sistem Informasinya. Adapun alasan perusahaan menggunakan sistem outsourcing adalah:

Mengontrol dan mengurangi biaya operasional

Perusahaan dapat mencapai pengurangan biaya karyawan melaui transfer produksi terhadap karyawan yang di-outsource yang dibayarkan pada gaji kolektif berdasarkan kesepakatan antara pengguna (perusahaan) dan vendor. Hal ini tentu saja akan menjadi efisiensi biaya perusahaan atau biaya produksi berada pada posisi terkecil per unit produksi. Selain itu, pihak perusahaan akan dapat dengan mudah memprediksi biaya variabel sebab melalui outsourcing biaya variabel tersebut dapat diubah menjadi biaya tetap.

Perusahaan dapat lebih fokus pada kompetensi intinya

Persaingan yang semakin ketat menuntut perusahaan juga lebih fokus kepada core competency sehingga dapat mampu bersaing dengan pihak lain. Sementara itu, Sistem Informasinya dikelola oleh pihak yang telah berkompeten di bidangnya. Keunggulan daya saing perusahaan juga lebih terarah dengan adanya vendor tersebut.

Mendapatkan akses terhadap kemampuan secara global

Perusahaan akan dapat menentukan tingkat kualitas yang diinginkan bersama dengan pihak vendor dan juga terdapat akses kepada hak-hak intelektual, pengalaman serta pengetahuan yang luas sehingga meningkatkan kemampuannya secara global.

Sumberdaya internal dapat digunakan untuk kepentingan internal

Dari segi ini pihak perusahaan mempertimbangkan bahwa menggunakan outsourcing dapat lebih efesien dan fokus dimana masalah atau kepentingan internal akan dikerjakan oleh sumberdaya internalnya sedangkan kepentingan lainnya dikerjakan oleh pihak vendor. Selain itu melalui sistem ini, kerahasiaan perusahaan juga dapat terjaga sebab hanya diketahui oleh pihak internal perusahaan saja.

Tidak mempunyai sumberdaya ahli sehingga membutuhkan pihak luar

Keterbatasan sumberdaya ahli juga menjadi alasan perusahaan untuk menggunakan sistem outsourcing. Vendor yang menyediakan jasa outsourcing tentunya memiliki sumberdaya yang lebih berkompeten dibidangnya dalam menjalankan dan maintainance Sistem Informasi perusahaan

Mempercepat keunggulan dari proses reengineering yang dilakukan perusahaan

Adanya proses perubahan secara mendasar dari pihak perusahaan tentunya akan menyebabkan perubahan di berbagai hal. Pemulihan kondisi ini akan memerlukan waktu yang lama sehingga dengan melibatkan pihak ketiga yang jelas lebih menguasai maka akan cepat dalam mendapatkan keunggulannya.

Membagi atau Mengurangi Resiko

Adanya jasa yang menyediakan pengembangan dan penerapan Sistem Informasi maka akan meminimalkan resiko kerugian sebab sumberdaya yang dipekerjakan cukup ahli dalam bidangnya sehingga dapat mengurangi risiko kegagalan investasi yang mahal.

Pemasukan cash bagi perusahaan

Efesiensi yang disediakan melalui sistem outsourcing akan dapat memberikan pemasukan yang positif bagi perusahaan sehingga dapat menghemat pendanaan operasionalnya. Pilihan dalam pengembangan Sistem Informasi yang tepat merupakan suatu keharusan bagi suatu organisasi. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Outsourcing, sebagai salah satu pilihan yang diyakini perusahaan sebagai pilihan yang strategis karena mampu berpengaruh signifikan terhadap kinerja dan keunggulan perusahaan. Kekuatan alternatif ini adalah pihak perusahaan tidak dipusingkan dengan masalah Sistem Informasinya. Perusahaan hanya bertanggung jawab untuk menyediakan dana yang dibutuhkan untuk membangun dan memelihara. Masalah pengelolaan hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor. Pilihan dilakukannya

outsourcing oleh suatu perusahaan pada intinya disebabkan semakin meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan pada satu sisi dan adanya keterbatasan SDM internal dari segi kuantitas maupun pengetahuan untuk menangani secara baik (efektif dan efisien) seiring dengan meningkatnya kegiatan bisnis tersebut. Keunggulan dan Kelemahan Menggunakan Outsourcing Sistem outsourcing tentunya memberikan keunggulan yang sehingga banyak perusahaan maupun organisasi menerapkan sistem ini dalam mengelola Sistem Informasinya. Perusahaan berusaha meningkatkan kinerja usahanya melalui pengelolaan organisasi yang efektif dan efisien. Akan tetapi, sistem outsourcing tidak hanya memberikan keunggulan namun juga terdapat kelemahannya. Berikut ini adalah keunggulan dan kelemahan sistem outsourcing Keunggulan outsourcing adalah : 1) Biaya teknologi yang semakin meningkat sehingga investasinya tidak perlu dilakukan oleh perusahaan lagi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga dalam bentuk outsourcing yang lebih murah dikarenakan outsourcer dapat dibagi ke beberapa perusahaan. 2) Melalui outsourcing biaya variabel dapat diubah menjadi biaya tetap dan membuat biaya variabel menjadi lebih mudah diprediksi. 3) Dengan bekerja sama dengan pihak ketiga maka, perusahaan dapat menentukan tingkatan kualitas yang ingin dicapainya. 4) 5) Akses kepada hak-hak intelektual dan pengalaman dan pengetahuan yang luas Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, karena outsourcer memang spesialisasi dan ahli di bidang tersebut. 6) Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini dan pihak outsourcer memilikinya. 7) Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan yang dimiliki oleh outsourcer.

8) 9) 10)

Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi. Meminimalkan risiko kegagalan investasi yang mahal Katalisator dalam melakukan sebuah perubahan besar yang mungkin tidak dapat diperoleh jika dilakukan sendiri oleh internal perusahaan.

11)

Meminimalkan resiko melalui sharing risk kepada pihak ketiga. Langkah ini diambil sebab pihak ketiga dianggap lebih berpengalaman dibandingkan perusahaan.

12)

Penggunaan sumber daya Sistem Informasi belum optimal. Jika ini terjadi, perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya

13)

Perusahaan dapat memfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting. Artinya perusahaan dapat lebih berkonsentrasi pada core competencies kompetensi bisnisnya secara optimal dan memberikan non core responsibilities kepada pihak ketiga.

14)

Melalui sistem kontrak, perusahaan dapat memberi pinalti hukum atau denda apabila terjadi perubahan dari kesepakatan awal ketika kontrak dibuat, serta lebih mudah dalam melakukan pemutusan hubungan kerja.

Kelemahan outsourcing yaitu: 1) Tidak secara fleksibel akan mampu menangani permasalahn-permasalahan yang unik dalam perusahaan 2) Rentan dapat ditiru oleh pesaing lain bila aplikasi yang dioutsourcingkan adalah aplikasi strategik 3) Kesepakatan dari kontraktual outsourcing harus berjangka waktu lama untuk menjamin keamanan data dan kelanggengan sistem yang sudah berjalan. 4) Memerlukan waktu, kordinasi dan biaya dalam melakukan perubahan terhadap isi dari kesepakatan kerja sebelumnya.

5)

Adanya kecenderungan outsourcer untuk merahasiakan sistem yang digunakan dalam membangun sistem informasi bagi pelanggannya agar jasanya tetap digunakan.

6)

Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang dioutsourcekan. Dalam kasus seperti bila aplikasi tersebut merupakan aplikasi yang harus memerlukan penanganan khusus dan cepat maka harus terlebih dahulu menghubungi pihak vendor.

7)

Memiliki ketergantungan kepada pihak ketiga (pengembang dan pengelola) sehingga cukup sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sudah berjalan saat ini (memerlukan waktu dan tenaga).

8)

Memungkinkan terjadinya pencurian atau hilangnya sistem dan data yang perusahaan sehingga merugikan perusahaan.

Faktor Keberhasilan Perusahaan Dalam Implementasi Outsourcing Keberhasilan outsourcing sebagai suatu solusi untuk implementasi Sistem Informasi sebaiknya mempertimbangkan beberapa faktor berikut: 1. Memahami tujuan perusahaan Pemilihan sistem dan jenis outsourcing harus disesuaikan dengan tujuan perusahaan sebab apa yang menjadi keinginan dan goal perusahaan hendaknya disesuaikan dengan sistem yang ingin diadopsi. Perlu pemahaman jenis-jenis outsourcing yang ada. Hal ini karena jenis-jenis outsourcing cukup bervariasi sesuai dengan skala Sistem Informasi yang akan dikembangkan

Rencana dan visi yang strategik

Pastikan bahwa strategi outsourcing yang akan digunakan sesuai dengan strategi bisnis yang sedang atau akan dijalani

Memilih vendor yang tepat

Vendor merupakan pihak yang akan bekerjasama dan mengelola Sistem Informasi perusahaan sehingga kompetennya harus diketahui dengan jelas. Perlu dilakukan observasi

sederhana terhadap perilaku organisasi atau perusahaan lain yang menggunakan jasa vendor. Hal tersebut akan menjadi tolak ukur dalam memilih vendor. 1. Adanya relasi outsourcing dengan vendor yang dapat terjalin dan terkelola dengan baik. Keberhasilan implementasi sistem outsourcing tentunya dipengaruhi oleh kedua belah pihak yang bekerjasama. Hubungan komunikasi tersebut bertujuan agar outsourcing dapat berjalan sebagaimana harapan dalam perjanjian kontrak. 2. Kontrak yang dipersiapkan dengan baik Kejelasan kontrak akan berpengaruh terhadap baik atau tidaknya implementasi outsourcing tersebut. Dalam kontrak menggambarkan kejelasan proses outsourcing yang ingin dilakukan. Segala aturan main outsourcing didefinisikan dalam kontrak kerja sehingga faktor tersebut menjadi komponen yang penting dalam menentukan keberhasilan suatu penerapan outsourcing.

Komunikasi yang terbuka antara pihak yang berkepentingan

Suatu hubungan kerjasama harus dilandasi dengan komunikasi yang baik dan transparan. Hal ini akan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan implementasi sistem outsourcing. 1. Dukungan dan keterlibatan dari pihak manajemen dan eksekutif Pihak eksekutif seharusnya turut serta memberikan dukungan dan keterlibatannya dalam sistem yang sedang dijalankan sehingga operasional yang sedang berlangsung dapat terkelola dengan baik. Pihak yang terlibat termasuk manajemen dan eksekutif sebagai pemangku jabatan tertinggi juga harus bertanggungjawab, mendukung, dan berkomitmen untuk melaksanakan outsourcing.

Dapat menjaga jarak

Keterlibatan terhadap isu yang bersifat personal hendaknya dijaga dengan baik sebab akan sangat berpengaruh dalam kinerja personal di suatu perusahaan. Sampai sejauh ini penggunaan sistem outsourcing lebih memberikan keunggulan bagi perusahaan. Outsourcing menjadi salah satu solusi yang paling sering digunakan untuk mengembangkan suatu Sistem Informasi pada suatu perusahaan karena dengan outsourcing

suatu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis inti. Faktor-faktor yang telah dijelaskan di atas menjadi penentu keberhasilan outsourcing sehingga perusahaan dapat lebih mengantisipasi di dalam melaksanakan system tersebut. Faktor-faktor Pemilihan Partner Outsourcing

Komitmen dalam memberikan kualitas

Kualitas menjadi faktor menentukan bagi perusahaan dalam mencari vendor. Perlu diketahui apakah vendor dapat memberikan kualitas seperti yang diharapkan. Saat ini ada begitu banyak penyedia jasa outsourcing sehingga perusahaan harus selektif dalam memilih.

Harga

Pihak perusahaan juga menentukan batasan kemampuannya terutama dalam hal biaya bila menggunakan outsourcing. Tentunya tidak ingin bila ternyata biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam menerapkan outsourcing jauh lebih mahal sehingga pihak vendor juga harus berkompetisi dalam harga.

Reputasi

Referensi atau reputasi vendor sangat berpengaruh bagi perusahaan yang ingin menggunakan jasa vendor. Suatu vendor yang telah terbukti dalam bidang outsourcing maka akan menjadi incaran bagi perusahaan yang ingin mengelola Sistem Informasinya.

Waktu kontrak yang bersifat fleksibel

Durasi penyelenggaraan outsourcing biasanya dibagi dalam tiga waktu yaitu jangka pendek, menengah, dan panjang. Pihak perusahaan sangat memilih bila kontrak outsorcing lebih bersifat fleksibel dan tidak kaku guna menyesuaikan dengan perubahan perusahaan maupun lingkungan yang tidak dapat diprediksi.

Sumberdaya yang tersedia

Sumberdaya yang dimiliki oleh pihak vendor akan mempengaruhi perusahaan. Mengelola Sistem Informasi tentunya harus dijalankan oleh sumberdaya yang kompeten dalam bidangnya sehingga menghasilkan kualitas dan hasil yang memuaskan.

Persamaan budaya

Pihak perusahaan akan menjalin kerjasama dengan vendor yang artinya diusahakan memilih vendor yang memiliki budaya perusahaan yang sama sehingga lebih memudahkan dalam beradaptasi dalam lingkungan kerjanya.

Hubungan yang lebih terbuka

Jalinan kerjasama yang lebih terbuka akan sangat diminati oleh perusahaan dalam hal memilih vendor. Misalnya dalam mensikronkan antara harapan dan kebutuhan perusahaan dengan sistem outsourcing sehingga terdapat keterbukaan pada kedua belah pihak. Sampai sejauh ini, sistem outsourcing telah mampu memberikan perkembangan positif bagi perusahaan. Outsourcing dijadikan perusahaan sebagai strategi kompetisi untuk fokus pada inti bisnisnya. Secara khusus, melalui sistem outsourcing maka sebuah perusahaan dapat menekan biaya serendah-rendahnya. Resiko dan Biaya outsourcing Resiko diidentifikasi sebagai salah satu faktor penting dalam keputusan outsourcing, yang mana jika diabaikan akan meningkatkan kemungkinan gagalnya proyek yang di-outsource (Benamati dan Rajkumar, 2002). Manajer sistem informasi mungkin mempercayai bahwa outsourcing akan mengurangi timbulnya resiko karena ia dapat menyediakan personel atau keahlian yang dibutuhkan oleh organisasi, namun outsourcing juga bisa memunculkan resiko-resiko baru seperti biaya yang tersembunyi, masalah penurunan moral staff, dan kehilangan kendali atas posisi/sumber daya tertentu. OKeeffe dan Vanlandingham (2007) menyebutkan, strategi outsourcing telah terbukti efektif, tapi diikuti oleh resiko yang harus disadari dan dikelola dengan baik. Dalam outsourcing, perusahaan mempercayakan orang lain untuk menjalankan fungsi bisnis tertentu. Jika tidak dikelola secara baik, mungkin akan berpengaruh negatif pada operasi dan konsumen perusahaan. Produk dan jasa bisa di-outsource, tetapi resiko tidak.

Aubert et al. (1998) menyatakan istilah resiko mengacu pada dua konsep yang berbeda. Pertama, resiko kadang-kadang digunakan sebagai sebuah ungkapan umum yang mengacu pada hasil negatif, misalnya biaya yang tersembunyi (hidden cost), penurunan dalam kinerja sistem, atau hilangnya kemampuan inovatif. Kedua, istilah resiko mengacu pada faktor-faktor yang menyebabkan hasil negatif, seperti kurangnya komitmen dari manajemen tingkat atas, staf yang tidak berpengalaman, atau ketidakpastian bisnis ketika mendiskusikan outsourcing teknologi informasi (Earl, 1996).

Jenis resiko pertama berupa hasil negatif, merupakan konsekuensi yang tidak diinginkan dari outsourcing dan berhubungan dengan biaya yang tersembunyi, yang mana kadang-kadang dikatakan sebagai masalah outsourcing teknologi informasi yang paling besar (Lacity et al., 1995). Biaya tersebut meliputi biaya transisi (seperti biaya set up, biaya relokasi dsb) dan biaya manajemen sumber daya manusia yang harus ditempatkan untuk mengelola kontrak outsourcing. Dalam mendiskusikan aspek biaya-manfaat keputusan akuisisi software, Nelson et al. (1996) mengidentifikasi jenis biaya lain yang bisa dimasukkan ke dalam biaya transisi dan biaya manajemen, yaitu biaya kontrak yang meliputi biaya-biaya yang berhubungan dengan pencarian dan penilaian vendor yang sesuai, benchmark layanan yang ditawarkan, penentuan kontrak secara hukum, menegosiasikan kontrak dan penyelesaian perselisihan.

Aubert et al. (1998) merangkum resiko-resiko berupa konsekuensi yang tidak diinginkan dari outsourcing teknologi informasi seperti terlihat pada Tabel 1 berikut:Tabel 1. Konsekuensi yang tidak diinginkan dari outsourcing teknologi informasi

Biaya tersembunyi

Biaya transisi yang tersembunyi dan biaya manajemen Biaya layanan yang tersembunyi

Kesulitan dalam kontrak

Biaya amandemen kontrak Perselisihan dan pengajuan perkara Kesulitan dalam menegosiasikan lagi kontrak

Penurunan nilai layanan

Berkurangnya kualitas layanan Meningkatnya biaya layanan

Hilangnya organisasi

kompetensi Hilangnya keahlian IT Hilangnya kemampuan inovatif Hilangnya kendali terhadap aktifitas Hilangnya keunggulan bersaing

Tabel 1 di atas memperlihatkan beberapa hasil negatif yang ditimbulkan dari aktifitas outsourcing teknologi informasi. Disamping konsekuensi di atas, outsourcing juga menimbulkan berbagai masalah yang berkaitan dengan staf. Menurut Grover et al.(1994) seringkali staf memandang outsourcing sebagai ancaman bagi posisi kerja mereka seperti pemecatan atau dipindahkan ke bagian lain perusahaan. Situasi yang tidak pasti ini menciptakan kegelisahan dan perasaan tidak aman yang mungkin akan menyebabkan menurunnya produktifitas karyawan selama periode menuju penandatanganan kontrak atau bahkan setelah kontrak ditandatangani. Konsekuensi yang tidak diinginkan dari outsourcing pada dasarnya disebabkan oleh faktor-faktor resiko yang bisa dilihat dari tiga perspektif yaitu agen (provider), principal, dan transaksi outsourcing itu sendiri. Menurut Aubert et al. (1998), faktor resiko yang ditinjau dari ketiga perspektif tersebut antara lain: Perilaku opportunis agen (provider) Kurangnya pengalaman dan keahlian dengan aktifitas yang di-outsource Kurangnya pengalaman dan keahlian dalam mengelola kontrak outsourcing Jumlah supplier/vendor outsourcing yang terbatas/sedikit

-

Ketidakpastian kebutuhan di waktu yang akan datang Tingkat ketergantungan aktifitas yang di-outsource Kedekatan dengan kompetensi inti.

Tabel berikut memperlihatkan hubungan antara faktor resiko dan konsekuensi yang tidak diinginkan dari outsourcing teknologi informasi.Tabel 2. Kaitan antara konsekuensi yang tidak diinginkan dan faktor resiko

Konsekuensi yang tidak diinginkan

Faktor resiko

Transisi yang tidak diharapkan dan biaya Kurangnya pengalaman dan keahlian manajemen Lock-in dari principal mengenai aktifitas Ketegasan transaksi Jumlah supplier/vendor yang sedikit Biaya perubahan kontrak Ketidakpastian Teknologi yang terputus Perselisihan dan sengketa Masalah pengukuran Kurangnya pengalaman dan keahlian dari principal dan agen mengenai kontrak outsourcing Penurunan layanan Ketergantungan aktifitas Kurangnya pengalaman dan keahlian agen mengenai aktifitas Ukuran supplier Stabilitas keuangan supplier Meningkatnya biaya layanan Perilaku opportunis agen Kurangnya pengalaman dan keahlian dari principal mengenai manajemen kontrak Hilangnya kompetensi organisasi Kedekatan dengan kompetensi inti

Tabel 2 mengklasifikasikan beberapa hasil negatif dari outsourcing berdasarkan faktor penyebabnya. Meskipun motivasi utama melakukan outsourcing adalah untuk memotong biaya, namun bila tidak diantisipasi dengan baik outsourcing bisa memunculkan

biaya-biaya baru seperti biaya manajemen, biaya perubahan kontrak, dan meningkatnya biaya layanan kepada konsumen. Outsourcing juga bisa menyebabkan hilangnya kompetensi perusahaan bila pemilihan fungsi sistem informasi yang akan di-outsource dilakukan secara sembarangan. Upaya untuk meminimalkan resiko outsourcing dapat dilakukan dengan mengendalikan faktor yang menjadi penyebab timbulnya konsekuensi yang tidak diinginkan tersebut. Berikut ini akan diuraikan beberapa alternatif mengelola resiko outsourcing.

Identifikasi resiko dan masalah outsourcing lainnya yang sebaik mungkin dihindari perusahaan adalah sebagai berikut. Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi, karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan yang penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap. Misalnya terjadi kasus-kasus tertentu, karyawan outsource merasa dirinya bukan bagian dari perusahaan pengguna Kurangnya kontrol perusahaan pengguna dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource Perubahan dalam gaya manajemen Proses seleksi kerja yang berbeda. Outsourcing

Faktor Resiko paling besar

Biaya tersembunyi

Faktor Resiko lainnya

-

Agen (provider) Principal Transaksi outsourcing

Bagan2. Resiko penggunaan Outsourcing

Kesimpulan Berdasarkan uraian diatas, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem informasi berperan penting dalam keberhasilan suatu organisasi atau perusahaan karena sistem informasi dapat berfungsi sebagai sistem pendukung operasi (operations support system) yang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan, selain itu sistem informasi juga berperan didalam sistem pendukung manajemen (management support system) yang dapat meningkatkan pengambilan keputusan manajerial kearah yang lebih baik. 2. Metode pembangunan dan pengelolaan informasi dapat berupa pendekatan insourcing, cosourcing, maupun outsorcing. 3. Setiap metode pengembangan dan pengelolaan informasi outsorcing. memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing, sehingga penggunaanya sangat tergantung kepada kebutuhan perusahaan. 4. Beberapa alasan perusahaan menggunakan jasa outsourcing sistem informasi adalah: Meningkatkan kinerja dan keunggulan perusahaan Mengurangi biaya operasional Mengurangu resiko kerugian. 5. Resiko diidentifikasi sebagai salah satu faktor penting dalam keputusan outsourcing, yang mana jika diabaikan akan meningkatkan kemungkinan gagalnya proyek yang di-outsource.