Pengembangan Sistem Informasi - Yuniar Endah...

Pengembangan Sistem Informasi Page

Tugas Mata Kuliah SIM:

Pengembangan Sistem Informasi

MAGISTER MANAJEMEN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2014

Oleh:

Yuniar Endah Palupi

P056132441.51

Dosen:

Bapak Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc

Pengembangan Sistem Informasi Page i

DAFTAR ISI

1 PENDAHULUAN 1

Latar Belakang 1

Tujuan 1

2 INFORMASI & SISTEM INFORMASI 2

Konsep Dasar Informasi 2

Konsep Dasar Sistem Informasi 5

3 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 9

Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi (System Development Life

Cicle - SDLC) 9

Tanggung Jawab Pengembangan Sistem Informasi 11

Pemilihan Pelaksana Pengembangan Sistem 12

4 PEMILIHAN PENGGUNAAN SUMBER DAYA MANUSIA DALAM

PENGEMBANGAN SIM 16

Insourcing, Selfsourcing dan Outsourcing 16

Contoh Kasus: Pengembangan Sistem Informasi Kediklatan Pusdiklatwas

BPKP 18

5 KESIMPULAN 19

DAFTAR PUSTAKA 20

Pengembangan Sistem Informasi Page 1

1 PENDAHULUAN

Latar Belakang

Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi

operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu

organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi

yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.

System informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk

mendukung kelangsungan perusahaan.. Akibat yang dapat ditimbulkan oleh

system informasi yang tidak dapat diandalkan adalah perusahaan nantinya akan

mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, tidak mampu mengambil

keputusan-keputusan strategis, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan

dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.

Dalam upaya untuk memenangkan persaingan dan mempertahankan

kelangsungan perusahaan, system informasi harus terus dikembangkan dan

disempurnakan untuk memenuhi tuntutan perubahan teknologi yang sangat cepat.

Dalam upaya untuk mengembangkan system informasi, perusahaan harus

memperhatikan kondisi didalam perusahaan sendiri, kebutuhan yang harus

dipenuhi, tujuan yang harus dicapai serta keberadaan sumber daya dalam

perusahaan.

Keputusan yang diambil dalam pengembangan system informasi, akan

memberikan dampak yang signifikan bagi perusahaan sehingga perlu

dipertimbangkan dengan matang, dan dilakukan secara komperhensif oleh seluruh

bagian dari perusahaan.

Tujuan

Tulisan ini dibuat dengan tujuan untuk mengkaji dan menganalisis

keputusan untuk melakukan pengembangan system informasi dalam perusahaan.


2 INFORMASI & SISTEM INFORMASI

Konsep Dasar Informasi

Data dan Informasi

Informasi tidak dapat dipisahkan dengan data, tetapi sering kali terjadi

kesalahpahaman dalam menginterpretasikan data dan informasi, terkadang orang

terbalik-balik dalam mengartikannya. Pada dasarnya data dan informasi adalah

hal yang berbeda tetapi sangat berkaitan.

Data menurut Kadir (2003:29) adalah deskripsi tentang benda, kejadian,

aktivitas dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh

secara langsung kepada pemakai. Data memerlukan adanya pengolahan untuk

dapat dipakai oleh pengguna data. Data berupa sesuatu yang berwujud seperti

gambar, suara, huruf dan angka.

Sedangkan informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk

yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam penggambilan keputusan.

Menurut Anton M. Meliono (1990: 331), “Informasi adalah data yang telah

diproses untuk suatu tujuan tertentu. Tujuan tersebut adalah untuk menghasilkan

sebuah keputusan”. Informasi berguna untuk pembuat keputusan karena

infomrasi dapat memberikan pengetahuan kepada pengguna dan menurunkan

tingkat ketidakpastian situasi.

Mengolah data untuk menjadi sebuah informasi dapat dilakukan dengan

pengeditan, penambahan, pengkonversian, penggabungan dari banyak data dan

sebagainya. Data yang telah diolah tersebut, akan menjadi sebuah informasi dan

dapat di presentasikan dalam bentuk apapun.

Informasi akan memiliki arti manakala informasi tersebut memiliki unsur-

unsur sebagai berikut:

1. Relevan, artinya informasi yang diinginkan benar-benar ada relevansinya

dengan masalah yang dihadapi

2. Kejelasan, artinya terbebas dari istilah-istilah yang membingungkan

3. Akurasi, artinya bahwa informasi yang hendak disajikan harus secara teliti dan

lengkap

4. Tepat waktu, artinya data yang disajikan adalah data terbaru dan mutahir

Siklus Informasi

Proses pengolahan data sehingga menjadi sebuah informasi disebut juga

dengan siklus informasi. Berikut adalah gambaran sebuah siklus Informasi


Gambar 1. Siklus Informasi

Dari gambar diatas dapat dilihat bagaimana data diolah melalui sebuah

proses (model) menjadi informasi. Kemudian diterima oleh penerima informasi

untuk dijadikan dasar dalam pembuatan keputusan dan melakukan tindakan.. Dari

hasil tindakan tersebut akan ditangkap lagi data sebagai input dan diproses

kembali melalui model tersebut, sehingga membentuk sebuah siklus.

Karaterisitik Data dan Informasi

Karateristik data informasi dapat dilihat dari beberapa aspek, yaitu:

1. Tipe data

Ada beberapa tipe data yang masing-masing memiliki kelebihan dan

kekurangan, sehingga harus disesuaikan penggunaannya dengan tujuan kenapa

informasi tersebut dibutuhkan. Tipe data terformat biasanya digunakan untuk

menyimpan data yang berhubungan dengan waktu, misalnya jam kedatangan,

jam keberangkatan dan lain-lain. Tipe data teks biasa digunakan untuk

mendiskripsikan sesuatu, misalnya biodata seseorang. Tipe data suara untuk

merekam data dalam bentuk bunyi/suara, dan data video dan gambar untuk

merekam aktifitas yang ditangkap oleh mata manusia

2. Akurasi dan Presisi

Akurasi adalah tingkat kebenaran dari suatu data, yang dapat menentukan

keandalan dan realiabilitas suatu informasi, sedangkan presisi berkaitan

dengan tingkat kerincian suatu data, sehingga dapat menghasilkan informasi

yang lengkap


3. Usia dan Rentang Waktu

Waktu adalah hal yang sangat penting dalam mendifinisikan sebuah data dan

infomasi. Usia informasi menggambarkan kapan informasi itu dihasilkan

hingga pada saat diakses. Keandalan informasi ditentukan pula dengan

ketepatan waktu, dimana usia data sangat berpengaruh dengan keputusan yang

diambil, sehingga diperlukan rentang waktu yang cukup dalam menyimpan

informasi agar keputusan yang diambil mempunyai tingkat keandalan yang

tinggi.

4. Tingkat keringkasan dan kelengkapan

Informasi yang terlalu detail akan berkesan membingungkan dan bertele-tele,

terkadang terlalu banyak informasi membuat keputusan lebih sulit diambil,

maka dari itu perlu dipertimbangkan penyajian informasi yang ringkas tetapi

tetap lengkap sehingga dapat dijadikan pedoman pengambilan keputusan.

5. Kemudahan akses

Informasi seharusnya dapat diperoleh dengan mudah pada saat pengguna

membutuhkan. Oleh karena itu, kemudahaan memperoleh informasi adalah

penting, agar keputusan yang diambil dapat didasarkan atas semua informasi

yang dibutuhkan.

6. Sumber

Sumber informasi dapat bersifat internal atau eksternal. Informasi yang

didapat dari dalam perusahaan adalah informasi internal, sedangkan yang

berasal dari luar perusahaan disebut dengan informasi ekternal

7. Relevansi dan nilai

Informasi yang paling banyak memberika manfaat bagi pengambilan suatu

keputusan adalah informasi yang paling relevan. Sehingga nilai relevansi dari

informasi tergantung dari keputusan apa yang akan dibuat. Sedangkan nilai

informasi diperoleh dengan menghitung perbedaan manfaat yang akan

diperoleh dengan informasi tersebut dengan mengurangkannya dengan biaya

yang harus dikeluarkan untuk mendapatkannya.


Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem

Suatu sistem adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan

yang lain, yang berfungsi bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu.secara

sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan

dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling

tergantung satu sama lain, dan terpadu.

Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan sistem memiliki

karakteristik yaitu :

1. Komponen atau elemen yang dapat dilihat, didengar dan dirasakan.

2. Proses atau kegiatan untuk mengkoordinasi komponen yang terlihat dalam

sebuah sistem.

3. Tujuan mengenai sasaran akhir yang ingin dicapai dari kegiatan koordinasi

komponen tersebut.

System dapat dikelompokkan sesuai dengan karateristik system tersebut,

yaitu:

1. Sistem tertutup

Yaitu sistem yang secara total terisolasi dari lingkungan eksternal sehingga

sistem ini tidak memiliki pengaruh dan dipengaruhi oleh lingkungan yang

berada diluar batas sistem.

2. Sistem relatif tertutup

Sistem semacam ini memilih penghubung yang menghubungkan system

dengan lingkunganya dan mengendalikan pengaruh lingkungan terhadap

proses yang dilakukan oleh sistem.

3. Sistem terbuka

Yaitu sistem yang berinteraksi dengan lingkungan secara tidak terkendali,

sistem terbuka juga memperoleh gangguan, atau input yang tidak terkendali

akan mempengaruhi proses dalam sistem. Sistem yang dirancang dengan baik

dapat meminimumkan gangguan tersebut dengan cara melakukan antisipasi

terhadap kemungkinan munculnya gangguan dari lingkungan dan selanjutnya

menciptakan proses dan cara menanggulangi gangguan tersebut.

4. Sistem umpan balik

Yaitu sistem yang digunakan sebagian output menjadi salah satu input untuk

proses yang sama di masa berikutnya.


Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Selain itu system

informasi juga didifinisikan kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya

(manusia dan komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran

(informasi) guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok

bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model,

komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software,

komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling

berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai

sasaran.

1. Komponen input

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini

termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan,

yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Komponen model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik

yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data

dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang

diinginkan.

3. Komponen output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4. Komponen teknologi

Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi

digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu

pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Komponen hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi

sistem informasi. yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database

atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk

memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.


6. Komponen software

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan

memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu

informasi.

7. Komponen basis data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan

berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer

dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu

disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.

Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya

informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga

berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau

dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS

(Database Management System).

8. Komponen kontrol

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api,

temperatur, air, debu, kecurangankecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu

sendiri, ketidak-efisienan,sabotase dan lain sebagainya. Beberapa

pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal

yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi

kesalahankesalahan dapat langsung cepat diatasi.

Gambar 2. Interaksi Sistem Informasi


Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang,

prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan

komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik.

1. Orang

Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis

sistem,programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP

2. Prosedur

Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur

disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis

prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk

penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.

3. Perangkat keras

Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat

pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal

masukan/keluaran.

4. Perangkat lunak

Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :

a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem

manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.

b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.

c. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik

dibuat untuk setiap aplikasi.

5. Basis data

File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media

penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan

sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas,

mikro film, an lain sebagainya.

6. Jaringan komputer

Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan

lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak

melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna

jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.

7. Komunikasi data

Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara

khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi

diantara computer-komputer dan piranti-piranti yang lain dalam bentuk digital


yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang

disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari

suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang

memungkinkan computer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.

Gambar 3. Hubungan Enam Elemen Sistem Informasi

3 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi (System Development Life

Cicle - SDLC)

Siklus hidup system adalah proses evolusioner yang diikuti dalam

menerapkan system atau subsistem informasi berbasis computer. Secara

konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah:

1. Analisis Sistem, adalah proses untuk menganalisis dan mendefinisikan

masalah dan kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses

organisasi. Alasan pentingnya mengawali analisis system adalah:

a. Problem-solving: sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan.

Untuk itu analisis diperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat

berfungsi sesuai dengan kebutuhan.


b. Kebutuhan baru: adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau

lingkungan sehingga diperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem

informasi untuk mendukung organisasi.

c. Mengimplementasikan ide atau teknologi baru.

d. Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan.

2. Perancangan Sistem, adalah proses merancang output, input, struktur file,

program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan

untuk mendukung sistem informasi. Elemen-elemen pengetahuan yang

berhubungan dengan proses desain system informasi, adalah:

a. Sumber daya organisasi, hal ini bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu:

man, machines, material, money dan methods.

b. Informasi kebutuhan dari pemakai, adalah informasi yang diperoleh dari

pemakai selama fase analisis sistem.

c. Kebutuhan system, adalah hasil dari analisis sistem.

d. Metode pemrosesan data, perlu ditentukan apakah proses pemrosesan

data dilakukan dengan manual, elektromechanical, puched card, atau

computer base.

e. Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify,

arrange, summarize,calculate, store, retrieve, reproduce dan disseminate.

f. Alat bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll

Prinsip dasar dalam melakukan desain system adalah

Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource

mana yang bisa diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif

terutama dalam cost.

Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang

memiliki idependensi rendah menjadi modul-modul (subsistem

fungsional) yang terpisah sehingga memudahkan kita untuk

berkonsentrasi mendesain per modul. Sebuah sistem informasi dapat

dipecah menjadi 7 subsistem fungsional, a.l: data collection, data

processing, file update, data storage, data retrival, information report dan

data processing controls.

Untuk memperoleh rancangan yang baik, keterlibatan pada pemakai

diperlukan. Hal ini disebabkan karena tujuan utama adalah pemanfaatannya,

disamping adanya proses kreatif dari ahli teknis (Sabarguna, 2003). Dengan

kata lain, keterlibatan pemakai dari tahap analisis sampai rancangan sistem

diperlukan untuk menjaga agar system yang dirancang benar-benar sesuai

denga kebutuhan.


3. Pembangunan dan Testing Sistem, adalah membangun perangkat lunak yang

diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat.

Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan

perangkat lunak

4. Implementasi Sistem, adalah proses beralih dari sistem lama ke sistem baru,

melakukan pelatihan dan panduan seperlunya.

5. Operasi dan Perawatan, adalah proses untuk mendukung operasi sistem

informasi dan melakukan perubahan atau tambahan fasilitas.

6. Evaluasi Sistem, adalah proses mengevaluasi sejauih mana sistem telah

dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan.

Siklus tersebut berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas merupakan

model klasik dari pengembangan sistem informasi. Sedangkan model-model baru,

seperti prototyping, spiral, 4GT dan kombinasi dikembangkan dari model klasik di

atas.

Tanggung Jawab Pengembangan Sistem Informasi

Menurut Ais Zakiyudin dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen

(2012) , tanggung jawab pengembangan system informasi dalam perusahaan

adalah:

1. Tanggung Jawab Eksekutif

Ketika system memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi,

direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi

proyek pengembangannya. Ketika lingkup makin kecil maka cukup diawasi

oleh eksekutif yang lebih rendah

2. Komite Pengarah SIM (steering Committee MJS-SC MIS)

Banyak perusahaan membuat suatu komite khusu, dibawah tingkat komite

eksekutif, yang bertanggung jawab atas pengawasan seluruh proyek system.

Tugas komite tersebut adalah memberi petunjuk, pengarahan dan

pengendalian yang berkesinambungan, dalam rangka penggunaan sumber

daya computer perusahaan. Fungsi utama komite tersebut adalah menetapkan

kebijakan, menjadi pengendali keuangan dan menyelesaikan pertentangan

3. Kepemimpinan Proyek

Komite pengarah SIM yang terlibat langsung dengan rincian pekerjaan,

tanggung jawabnya ada pada Tim Proyek. Tim proyek mencakup semua


orang yang ikut serta dalam pengembangan system berbasis computer.

Pimpinan proyek memberikan pengarahan selama proyek berlangsung. Tidak

seperti komite pengarah SIM, tim proyek tidak berkelanjutan dan biasanya

dibubarkan ketika penerapan system telah selesai

Pemilihan Pelaksana Pengembangan Sistem

Menurut Tri Suwarni (1996), manajemen puncak harus menetapkan

seperangkat kebijakan dalam pengembangan system informasi, misalnya

intergrasi, interface, kualitas & kegunaan informasi, persyaratan administrasi,

persyaratan efektivitas biaya, factor manusia, dan keperluan untuk studi kelayakan.

Selain itu manajemen puncak harus menyadari bahwa system informasi harus

dikembangkan dan dikelola oleh orang-orang yang professional dan memiliki

ketrampilan teknis yang cukup, sehingga harus pula diputuskan apakah sumber

daya manusia yang ada di dalam perusahaan mempunyai kompetensi dalam

mengembangkan system atau tidak. jika tidak maka perlu dicari alternative lain

untuk mengembangkan suatu system. dan dengan pertimbangan lainnya, seperti

financial, alternative pengembang harus dipertimbangkan dengan matang.

Untuk menentukan kriteria penentuan prioritas pengembang system, hal-hal

berikut dapat menjadi bahan pertimbangan

1. Kebutuhan perusahaan (misalnya kompatibilitas sitem dengan prioritas

perusahaan yang telah ditentukan)

2. Tersedianya para ahli teknik dalam perusahaan

3. Lama dan kompleksnya aktifitas pengembangan

4. Ketergantungan system , interrelasi dan integrasi

5. Tersedianya perangkat keras pendukung

6. Kesempatan untuk memperoleh manfaat produktifitas

7. Keluwesan

8. Penggabungan proyek yang beresiko tinggi dan rendah.

Karena pengembangan system merupakan hal yang cukup mahal, maka

untuk perusahaan yang kurang cukup dana, dapat mencoba alternative dengan

membeli system pengolahan data utama dari perusahaan konsultan, perusahaan

computer, jasa perangkat lunak, dimana tugas-tugas utama mereka adalah

merancang dan mengembangkan serta mengoperasikan pengolahan data untuk

aplikasi-aplikasi yang umum sifatnya. Tabel berikut menggambarkan keuntungan

dan kelebihan pengembangan system informasi dibandingkan dengan pembelian

system.


Pengembangan Sendiri Pembelian Sistem

Keuntungan

1. Sistem lentur terhadap persyaratan 1. Sistem teruji dan terbukti

2. Integrasi design sangat tinggi 2. Waktu implementasi dapat

dikurangi

3. Menghemat sumber daya yang

dimiliki oleh perusahaan

3. Kelebihan dan kelemahan dapat

diketahui

4. Keserasian dan keharmonisan

dapat dicapai

4. Pengembangan sumberdaya bebas

dari usaha lainnya

5. Biayanya lebih murah

Kelemahan

1. Waktu pengembangan lebih lama 1. Tak mampu memenuhi segala

persyaratn

2. Biaya dan manfaat tidak jelas 2. Waktu implementasi dapat

dikurangi

3. Bakat-bakat untuk

mengembangkan tidak selalu ada

3. Pemeliharaan dan modifikasi

membawa masalah tersendiri

4. Sering terjadi kerja koreksi 4. Integrasi system sangat lemah

5. Lebih mahal 5. Bersifat demoral untuk para staf

6. Keharmonisan tidak terjaga

Menurut R. Eko Indrajit, dalam e-booknya Manajemen Sistem Informasi

dan Teknologi Informasi, dalam memilih untuk membeli atau membangun system

informasi, perusahaan harus mempertimbangkan 5 hal yaitu:

1. Business Needs Fitness

Dimana setiap perusahaan memiliki keunikan masing-masing, sehingga

mustahil jika ada dua buah perusahaan yang memiliki karateristik sama,

kebutuhan yang sama termasuk informasi. Secara prinsip, tidak ada paket

aplikasi yang akan benar benar dapat memenuhi kebutuhan unik setiap

perusahaan. Sedangkan jika perusahaan membuat aplikasi sendiri, baik

dengan sumberdaya manusia yang ada maupun dengan bantuan pihak ketiga,

dapat dijamin bahwa perusahaan akan dapat memenuhi kebutuhannya sertaus

persen karena paket tersebut dibangun setelah mempelajari kebutuhan

perusahaan mendetail dan mendalam

2. Expertise Requirements

Membeli paket aplikasi jadi berarti tidak membutuhkan para pakar pembuat

perangkat lunak kecuali spesialis yang akan membantu menginstalasi dan

mengimplementasikannya di perusahaan. Sebaliknya jika ingin melakukan

konstruksi paket aplikasi sendiri,diperlukan para pakar dari berbagai disiplin.

Setidak-tidaknya harus ada empat jenis orang dalam tim tersebut. Tipe

pertama adalah para ahli teknis pembuat paket aplikasi dengan


latar belakang kompetensi dan keahlian khusus, seperti system analyst,

programmer, system integrator, network specialist, dan lain sebagainya. Tipe

kedua adalah para pakar sistem informasi yang dapat menghubungkan antara

kebutuhan bisnis dan manajemen perusahaan dengan para praktisi teknologi

informasi melalui metodologi dan permodelan.

Tipe ketiga adalah mereka yang memiliki pengalaman pada industri sejenis

dimana perusahaan tersebut berada, sehingga proses analisa dan desain dapat

dilakukan dengan sangat efisien dan efektif. Sementara tipe keempat adalah

tim gabungan yang memiliki kemampuan khusus dalam strategi

mengimplementasikan paket aplikasi di dalam perusahaan (ahli psikologi,

manajemen perubahan, pelatihan, dan lain sebagainya). Tentu saja untuk

membentuk tim multi disiplin ini akan membutuhkan biaya yang sangat besar

disamping kendala dalam mencari orang-orang yang tepat karena keterbatasan

sumber daya yang ada. Tidak jarang sebuah perusahaan harus bekerja sama

dengan konsultan atau software house tertentu untuk bekerjasama dalam

merencanakan dan mengembangkan paket aplikasi yang dibutuhkan.

3. Risk Management

Sebelum paket aplikasi tertentu dijual bebas di pasar, tentu saja telah melalui

tahapan uji coba di Divisi R&D yang dimiliki perusahaan pembuat perangkat

lunak tersebut, sehingga dapat digaransi bahwa tidak akan ada kesalahan fatal

yang akan terjadi. Seandainya adapun, perusahaan penjual paket aplikasi akan

memberikan pelayanannya dalam bentuk pengembalian uang atau pemberian

paket aplikasi versi baru yang telah bebas kesalahan (error free). Tidak jarang

perusahaan-perusahaan besar di dunia yang memenangkan tuntutan terhadap

para pembuat perangkat lunak yang memproduksi paket aplikasi yang belum

sempurna, terlebih-lebih jika akibat dari keadaan tersebut telah merugikan

perusahaan. Di lain pihak, membuat aplikasi sendiri terutama tidak didukung

oleh para pakar di bidangnya akan mendatangkan resiko tersendiri bagi

perusahaan. Karena alasan biaya dan waktu yang mendesak, sangat sering

sebuah paket aplikasi hasilbuatan sendiri tidak terlebih dahulu melalui tahap

uji coba yang matang, sehingga tidak diketahui apakah paket tersebut telah

bebas kesalahan atau tidak. Resiko terbesar harus ditanggung perusahaan

seandainya terjadi kesalahan setelah aplikasi tersebut telah diimplementasikan

cukup lama.

4. Development and Maintenance Cost

Sehubungan dengan pengadaan dan implementasi paket aplikasi dalam

perusahaan, ada dua komponen biaya yang harus dipertimbangkan. Jika ingin

menerapkan strategi membeli paket aplikasi jadi, tentu saja biaya pertama

yang harus dikeluarkan adalah biaya pengadaan aplikasi tersebut. Biaya dalam

proses pengadaan ini dapat dibagi menjadi biaya langsung dan biaya tidak


langsung. Biaya langsung menyangkut uang yang harus dikeluarkan untuk

membeli paket yang ada, sesuai dengan harga yang disepakati (spesifikasi

modul-modul yang dibutuhkan). Biaya tidak langsung adalah segala biaya

yang harus dikeluarkan selama proses pengadaan dijalankan, seperti biaya

administrasi, biaya presentasi vendor, biaya pemilihan dan evaluasi paket-

paket yang ditawarkan, dan lain sebagainya. Biaya kedua adalah biaya yang

harus dikeluarkan untuk mengimplementasikan dan memelihara paket aplikasi

tersebut (supports dan services). Biasanya ada dua strategi pemeliharaan:

dilakukan oleh SDM internal perusahaan, atau diberikan kepada pihak ketiga

(oursourcing) dimana masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya.

Jika ingin membuat aplikasi sendiri biaya terbesar terletak pada tahap

konstruksi. Bahkan sebelum tahap konstruksi dilakukan, harus dikeluarkan

biaya-biaya untuk tahap perencanaan, analisa, dan desain. Tidak seperti pada

paket jadi yang dapat melakukan outsource, pemeliharaan perangkat lunak

bikinan sendiri harus dilakukan oleh SDM internal perusahaan yang membuat

aplikasi tersebut.

5. Implementation Strategy

Strategi pengadaan perangkat lunak akan mempengaruhi teknik atau strategi

implementasi di perusahaan. Seperti halnya makanan yang siap disantap oleh

mereka yang lapar, paket aplikasi yang dibeli di pasar siap diimplementasikan

dengan segera, sehingga perusahaan dapat dengan cepat merasakan

manfaatnya. Sementara jika ingin membuat paket aplikasi sendiri, perusahaan

harus menunggu beberapa waktu. Untuk paket yang relatif kecil, paling tidak

perusahaan harus menunggu 3-6 bulan sebelum aplikasi tersebut siap

diimplementasikan. Dapat dibayangkan berapa lama waktu yang diperlukan

jika perusahaan ingin membuat aplikasi berskala besar, yang terdiri dari

berpuluh-puluh modul. Terhadap kenyataan ini, perusahaan harus dapat

menyusun strategi implementasi agar perusahaan dapat dengan cepat

mendapatkan manfaat dari pengembangan aplikasi yang ada. Misalnya dengan

mendahulukan konstruksi modul-modul yang menjadi prioritas agar dapat

dengan segera diimplementasikan.

6. Third Party Dependency

Membeli paket jadi berarti menggantungkan diri pada perusahaan atau vendor

perangkat lunak pembuat paket aplikasi tersebut. Mau tidak mau, suka tidak

suka, jika terjadi apa-apa pada paket aplikasi yang dibeli, perusahaan harus

meminta bantuan pembuat paket aplikasi tersebut. Alasan utamanya karena

merekalah yang menyimpan source code dan dokumen teknis mengenai paket

aplikasi yang dikembangkan. Sehinggajika perusahaan ingin mengembangkan

perangkat aplikasi tersebut, tidak ada jalan lain kecuali meminta bantuan

mereka. Ketergantungan kedua disebabkan karena mereka memiliki para ahli


yang memiliki kompetensi dan keahlian dalam memelihara paket aplikasi

tersebut. Sementara hal ketiga yang memaksa perusahaan untuk selalu

menjalin hubungan dengan vendor pembuat aplikasi karena yang bersangkutan

akan memperkenalkan dan menawarkan paket aplikasi dalam versi barunya.

Resiko yang sama dihadapi perusahaan yang lebih memilih untuk membuat

aplikasi sendiri. Tentu saja kunci ketergantungan adalah kepada tim yang

terdiri dari individu-individu pembuat aplikasi tersebut. Berbagai macam

kemungkinan dapat terjadi pada para individu ini, seperti mengundurkan diri,

pindah kerja, meninggal dunia, dan lain sebagainya. Untuk mengurangi

ketergantungan pada mereka, kunci yang harus selalu dipegang adalah

dokumentasi teknis yang baik. Disiplin dan konsistensi dalam membuat dan

selalu merevisi dokumen teknis seandainya ada perubahan merupakan dua

faktor utama yang harus selalu dilakukan oleh siapapun yang diserahi

perusahaan untuk bertanggung jawab terhadap pembuatan dan pemeliharaan

paket aplikasi.

4 PEMILIHAN PENGGUNAAN SUMBER DAYA MANUSIA

DALAM PENGEMBANGAN SIM

Insourcing, Selfsourcing dan Outsourcing

Menurut Muhammad Firdaus, ketika perusahaan memutuskan untuk

melakukan pengembangan system informasi, maka dari hasil pengkajian / studi

kelayakan, dapat diketahui apakah perusahaan mampu melakukann

pengembangan secara insourcing, selfsourcing, atau outsourcing

Insource, adalah membangun sistem informasi manajemen tanpa bantuan

spesialis dari luar organisasi. Strategi ini bisa menjadi pilihan bagi organisasi yang

sudah memiliki tenaga ahli atau spesialist yang mampu membangun sendiri sistem

informasi untuk organisasinya.

Selfsource, yakni pengguna membangun sendiri system informasi tanpa atau

dengan hanya sedikit bantuan dari tenaga ahli. Dengan semakin mudahnya

penggunaan aplikasi komputer yang sering dilengkapi dengan fasilitas macro,

fungsi-fungsi standar dan modul-modul siap pakai atau sejenisnya, semakin

banyak pula pengguna yang bisa menciptakan sendiri sistem informasi sesuai

dengan keinginannya.

Keuntungan selfsourcing adalah bahwa kebutuhan pengguna teridentifikasi

secara akurat karena yang membangunnya adalah pengguna itu sendiri. Selain itu,

rasa kepemilikan akan sistem informasi yang dibangun sangat tinggi sehingga

mendukung daya guna sistem. Keuntungan lainnya adalah proses pembangunan

berlangsung cepat karena tidak ada ketergantungan pada pihak luar. Hanya saja,


sistem informasi yang dikembangkan dengan cara ini terbatas pada yang berskala

kecil.

Terlepas dari keuntungan selfsourcing yang disebutkan di atas, terdapat pula

beberapa kelemahan diantaranya level keahlian pengguna yang tidak tinggi bisa

membuat pengembangan sistem tidak optimal. Selain itu, ada kecenderungan

sistem yang terbangun bersifat sangat pribadi dan tidak terfokus pada dukungan

terhadap organisasi. Kelemahan lainnya adalah bahwa pengguna yang

membangun sendiri sistem informasi biasanya tidak peduli dengan dokumentasi

sistem sehingga kelangsungan sistem tersebut tidak terjamin terutama ketika

pembangunnya sudah dimutasikan ke tempat lain atau keluar dari organisasi.

ketiga adalah outsourcing, yaitu mengontrakkan pekerjaan pembangunan

sistem informasi kepada pihak ketiga. Ada beberapa gradasi outsourcing yang bisa

ditempuh oleh organisasi. Pertama, membeli perangkat lunak sistem informasi

yang siap pakai. Kedua, membeli perangkat lunak siap pakai dan meminta

pembuatnya untuk memodifikasi sistem tersebut sesuai kebutuhan organisasi.

Ketiga, membeli perangkat lunak siap pakai beserta izin untuk memodifikasi

sendiri sistem tersebut sesuai kebutuhan organisasi. Keempat, mengontrakkan

sepenuhnya pembangunan sistem informasi baru ke pihak ketiga.

Kelemahan dari outsourcing adalah bahwa ketika perusahaan memilih

melakukan outsourcing, bukan berarti organisasi pemilik atau pemesan tidak perlu

melakukan apa-apa dan tinggal menerima sistem yang sudah jadi.

Kesalahpahaman seperti ini bisa berakibat fatal. Organisasi pemesan dan

pengembang pada tahapan tertentu perlu bekerja bersama-sama untuk kepentingan

bersama. Pada satu sisi, pihak ketiga harus mampu dan secara aktif

mengungkapkan kebutuhan dan permasalahan yang dihadapi kliennya terkait

dengan sistem informasi manajemen. Pada sisi lain, organisasi pemesan juga harus

secara aktif melakukan pemantauan dan evaluasi terhadap pekerjaan pihak ketiga

serta pemeliharaan sistem secara berkelanjutan. Antara pihak pertama dan pihak

ketiga harus terjalin komunikasi yang baik dan terbuka.

Masih menurut Muhammad Firdaus, ada beberapa permasalahan dalam

outsourcing yang sering menyebabkan sistem informasi gagal, yaitu

1. lemahnya kemampuan organisasi pemesan untuk mengartikulasikan

permasalahan pelayanan dan kebutuhan mereka yang memerlukan solusi dari

sistem informasi pada satu sisi

2. Ketidakpedualian pihak ketiga untuk menggali dan memahami secara

mendalam dan akurat permasalahan pelayanan pihak pertama yang

membutuhkan solusi dari sistem informasi. Biasanya pihak ketiga menempuh

jalan pintas dengan sekedar mereplikasi sistem informasi yang pernah

dibangun untuk organisasi lain

3. Ketidakmampuan pihak ketiga untuk memahami dan menerjemahkan

kompleksitas proses pelayanan organisasi pemesan kedalam desain


4. Ketergantungan instansi pemerintah pada pihak ketiga untuk menghasilkan

sistem tanpa pengendalian yang memadai.

Contoh Kasus: Pengembangan Sistem Informasi Kediklatan Pusdiklatwas

BPKP

Sistem informasi kediklatan Pusdiklatwas BPKP dibangun diawali dengan

penggunaan tenaga insourcing, pengembangan system informasi ini cukup baik,

walaupun memakan waktu yang sangat panjang, kurang lebih 10 tahun, agar

system informasi kediklatan dapat dipergunakan dengan maksimal. Hal ini

disebabkan oleh:

1. kurangnya tenaga bidang teknologi informasi yang direkrut oleh Pusdiklatwas

BPKP, sampai saat ini hanya 4 orang tenaga TI, sedangkan system informasi

yang harus ditangani mencakup internet, intranet dan ekstranet

2. Tingginya turnover pejabat pengambil keputusan, sehingga jika ada pejabat

penganti baru, maka keputusan bisa berubah

3. Tingginya turnover pegawai TI, karena Pusdiklatwas BPKP adalah bagian dari

BPKP, maka perputaran pegawai ditentukan oleh kantor pusat BPKP, dimana

tenaga TI adalah tenaga yang cukup dibutuhkan di kantor pusat, sehingga

sering terjadi pemindahan pegawai dari Pusdiklatwas ke kantor Pusat BPKP.

4. Tingginya turnover pengguna, sama hal nya dengan alasan diatas, pengguna

system kediklatan juga sangat sering berganti sehingga tiap kali berganti

pengguna, pengguna baru harus beradaptasi dengan system, dan baru akan

benar benar menggunakan system pada jangka waktu tertentu.

5. Terbatasnya sumber dana untuk melakukan peremajaan hardware yang

dibutuhkan sesuai system dalam jangka waktu yang singkat, sehingga

membutuhkan bertahun-tahun untuk melakukan peremajaan.

Oleh karena tuntutan perkembangan teknologi dan kebutuhan pengguna

diklat, Pusdiklatwas BPKP harus terus berbenah sehingga mampu memberikan

pelatihan terbaik dan mudah dijangkau dari seluruh penjuru Indonesia. Untuk

memenuhi tuntutan tersebut, Pusdiklatwas BPKP mengembangkan pendidikan

jarak jauh dengan menggunakan teknologi e-learning. Dengan keterbatasan

tenaga TI yang dimiliki oleh pusdiklatwas BPKP, maka tahun 2014 ini dibuka

pelelangan pekerjaan pengembangan e-learning untuk dilakukan oleh pihak ketiga

(outsourcing). Sehingga tenaga TI yang ada dan terbatas lebih focus untuk

menoperasikan dan mengembangkan system informasi kediklatan yang sudah ada,

sementara untuk kegiatan e-learning dilakukan oleh tenaga outsourcing.


5 KESIMPULAN

Sistem informasi dan organisasi merupakan dua hal yang saling

mempengaruhi. Sistem informasi harus disesuaikan dengan organisasi agar dapat

menyediakan informasi yang dibutuhkan pada suatu bagian tertentu yang penting

pada organisasi. Pada saat yang sama, organisasi harus waspada dan terbuka

terhadap pengaruh sistem informasi supaya mendapat keuntungan dari teknologi

baru.

Pemilihan pelaksana pengembangan Sistem informasi pada sebuah lembaga

sangat ditentukan oleh kondisi sumber daya yang ada dalam perusahaan. Dalam

pemilihan pelaksana pengembangan tidak ada kriteria benar atau salah, semua

tergantung dari kondisi perusahaan itu sendiri dan sesuai dengan pertimbangan

kebutuhan perusahaan. Pengembang system informasi bisa pula digabungkan

antara satu dengan yang lain, agar tujuan pengembangan system lebih maksimal

dengan biaya yang lebih efisien.


DAFTAR PUSTAKA

Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, Penerbit Andi Yogyakarta,

Yogyakarta: 2003, hal 29.

Anton M. Meliono, Kamus Besar Bahasa Indonesia, Penerbit Balai Pustaka,

Jakarta: 1990, hal331.

Zakiyudin, Ais. Sistem Informasi Manajemen Edisi 2, Penerbit Mitra Wacana

Media, Jakarta: 2012,

Suwarni, Tri, Dra. Ak. Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Andi Offset,

Yogyakarta; 1996.

Indrajit, Richardus Eko, DR. Sistem Informasi Manajemen dan Teknologi

Informasi (kumpulan artikel) , Penerbit Stimik Perbanas Renaissance Center,

Jakarta.

Firdaus, Muhammad. Strategi dan Pendekatan Sistem Informasi. Di download dari

http://fridaus.org/docs/sims3/w4pengembangansim.pdf , Diakses pada: 20

Maret 2014.

Pusat Informasi Wisata Budaya Jawa di Yogyakarta. 2013. Tinjauan Umum Pusat

Infomrasi Pariwisata dan Wisata Budaya Jawa. Diakses dari: http://e-

journal.uajy.ac.id/4226/3/2TA12265.pdf. Diakses pada: 9 Maret 2014.

Departemen Pendidikan Nasional. 2005. Mengelola Informasi Diakses dari:

http://directory.umm.ac.id/tik/Modul%2009-Mengola%20Informasi.pdf.

Diakses pada: 9 Maret 2014.

Anonim. Gambaran Umum Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Diakses

dari:

file:///D:/2.%20KULIAH/2.%20TUGAS/suttle%20express/Gambaran%20umu

m%20SI_TI.pdf. Diakses pada: 10 Maret 2014.

Anonim. Pengantar Sistem Informasi Diakses dari: http://apr1l-

si.comuf.com/PengatarSI.pdf Diakses pada: 10 Maret 2014.

Anonim. Sistem Informasi Diakses dari: http://apr1l-si.comuf.com/SI.pdf Diakses

pada: 10 Maret 2014.

Anonim. Pengembangan Sistem Informasi Diakses dari:

http://www.ut.ac.id/html/suplemen/adpu4442/Pengembangan%20SI.htm

Diakses pada: 19 Maret 2014.

http://apr1l-si.comuf.com/PengatarSI.pdf

http://apr1l-si.comuf.com/PengatarSI.pdf

http://apr1l-si.comuf.com/SI.pdf

http://www.ut.ac.id/html/suplemen/adpu4442/Pengembangan%20SI.htm

Pengembangan Sistem Informasi - Yuniar Endah...

Documents

Transcript of Pengembangan Sistem Informasi - Yuniar Endah...