manual user eDinas 2012 - MKA - APOL CO ID : APOL …mka.apol.co.id/perdinas/file/MANUAL USER eDinas...

P a g e | 1

Copyright © IT APOL 2012

User manual eUser manual eUser manual eUser manual e----DinasDinasDinasDinas

Program e-Dinas merupakan program berbasis web yang digunakan untuk membuat form

perjalanan dinas, rincian anggaran biaya dan laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas

karyawan untuk semua departemen, yang sudah terdaftar dalam database e-Dinas. Program ini

bisa diakses melalui alamat http://192.168.11.30/mka/. Kemudian login dengan menggunakan

NIK dan Password pada gerbang login MKA, lalu pilih Perjalanan Dinas ARPENI. Fungsi dari

aplikasi ini adalah untuk mencatat data perdinas Dalam/Luar Negri, untuk monitoring

pengeluaran perdinas, trace data. Departemen yang terkait dalam aplikasi ini adalah:

- seluruh departemen dalam perusahaan(sebagai level entry)

- Departemen HRD

� HRD Officer ( Sebagai level Receive data Perdin user)

� HRD Manager ( Level approval Administrasi)

- Departemen Finance

� Cash Management (Level approval)

� Banking (Level Approval berkaitan dengan BS)

� Kasir ( Penerimaan dana BS)

Tampilan awal program ini mengharuskan user untuk login terlebih dahulu, user name

yang digunakan menggunakan NIK (nomor induk karyawan) dan password menggunakan

password yang digenerate dengan 3 digit dan sudah dipublikasikan untuk masing-masing

karyawan. Untuk company, dipilih sesuai dengan company dari user tersebut.

P a g e | 2


Gambar 1

Berikut ini adalah gambar work flow proses pengajuan perjalanan dinas hingga proses

laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas:

P a g e | 3


Berikut ini adalah penjelasannya:

User harus melakukan login dahulu di MKA seperti gambar dibawah ini:

Setelah login berhasil, maka user akan disuguhkan aplikasi-aplikasi yang dapat diakses, lalu

pilihlah menu aplikasi Perjalanan Dinas ARPENI seperti gambar berikut:

P a g e | 4


Proses pengajuan perjalanan dinas:

User melakukan entry perjalanan dinas, entry anggaran biaya yang diperlukan untuk

melakukan perjalanan dinas � user memberitahukan/announce ke atasan dengan melakukan

pengiriman email pemberitahuan kepada atasan user � atasan melakukan approve pengajuan

perjalanan dinas � staff HRD menerima/receive pengajuan perjalanan dinas � Atasan staff

HRD melakukan approve pengajuan perjalanan dinas � Staff Finance menerima/receive

pengajuan perjalanan dinas � Atasan staff Finance melakukan approve pengajuan perjalanan

dinas � user melakukan print form pengajuan perjalanan dinas, untuk keperluan tandatangan

oleh pihak Atasan Staff Finance, staff banking � user menerima no CA(cash advance) dan

nomor BS (Bon Sementara) untuk diproses di kasir untuk mendapatkan uang � user melakukan

perjalanan dinas.

Proses laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas

Setelah user kembali dari perjalanan dinas, user akan diminta pertanggungjawabannya.

Untuk proses laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas, hampir sama dengan proses

pengajuan perjalanan dinas. Hanya saja, tidak ada proses penerimaan laporan

pertanggungjawaban perdin oleh staff Finance. Jadi cukup di approve oleh atasan staff Finance

saja. Berikut ini adalah prosesnya:

User mengisi form laporan perjalanan, mengisi form pertanggungjawaban BS, mengisi beda

currency (jika ada) � user memberitahukan/announce ke atasan user dengan melakukan

pengiriman email pemberitahuan kepada atasan user untuk disetujui oleh atasan user, sekaligus

melakukan upload e-Voucher untuk mendapatkan nomor voucher � atasan user, melakukan

approve laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas � Staff HRD menerima/ receive laporan

pertanggungjawaban perjalanan dinas � Atasan staff HRD melakukan approve laporan

pertanggungjawaban perjalanan dinas � user selesai melakukan pertanggungjawaban perdinas.

Gambar 2 merupakan tampilan awal ketika user berhasil masuk aplikasi perjalanan dinas:

P a g e | 5


User akan disuguhkan menu-menu tertentu, yang disesuaikan dengan departemen dan hak

akses masing-masing level user.

1. Untuk user biasa tampilan menunya adalah sbb:

2. Untuk user level atasan biasa, tampilan menunya adalah sbb:

3. Untuk user departement HRD, tampilan menunya adalah sbb:

4. Untuk user level atasan departement HRD, tampilan menunya adalah sbb:

5. Untuk user department Finance, tampilan menunya adalah sbb:

6. Untuk user department IT, tampilan menunya adalah sbb:

Gambar 4

Gambar 3

Gambar 5

Gambar 6

Gambar 7

Gambar 2

P a g e | 6


7. Untuk user level atasan department IT, tampilan menunya adalah sbb:

Note: Menu-Menu tersebut bisa berubah-ubah sesuai dengan hak aksesnya masing-masing

user dan admin.

BAGIAN I

Gambar 9

Gambar 10

P a g e | 7


Menu-Menu Pada Rencana / Pengajuan Perjalanan Dinas

Berikut ini adalah penjelasan mengenai menu-menu yang ada pada aplikasi e-Dinas

untuk tahap rencana pengajuan perjalanan dinas pegawai.

UNTUK MENU USER BIASA BERIKUT INI ADALAH PENJELASANNYA.

1. Menu Entry Menu entry digunakan untuk input data pengajuan perjalanan dinas baru. Ketika menu

entry diklik, maka akan tampil menu pengisian rencana perjalanan dinas seperti dibawah ini:

Contoh POP-UP

P a g e | 8


Nama Pengaju adalah nama yang melakukan entry, sedangkan Nama PIC adalah nama user

yang melakukan perjalanan dinas dan yang akan melakukan BS. Untuk mengisi kolom Nama

PIC, cukup mengetikkan nama PIC yang dimaksud sampai keluar adanya POP-UP yang

berisikan daftar informasi jumlah max BS user yang bersangkutan.Keterangan tanda (*)

berwarna merah, menandakan user wajib mengisi kolom yang tertera di form ini. Untuk kode

PDH11xxxxx, merupakan kode transaksi untuk mempermudah pihak IT untuk melihat

rekapan data perjalanan dinas user, jika user mengalami sedikit masalah mengenai data

entry-an mereka.

� Kolom user lain dapat diisi jika ada user lain yang ikut serta dalam perjalanan dinas.

� Kolom perusahaan tujuan adalah perusahaan yang akan dituju oleh user dalam perjalanan

dinas.

� Kolom lokasi merupakan lokasi / daerah tempat perusahaan yang dituju user.

� Kolom tanggal berangkat dan tanggal kembali dapat diisi dengan meng-klik gambar

kalender untuk memilih tanggal yang diinginkan.

� Kolom PIC tujuan, merupakan nama PIC yang ingin dituju di perusahaan tujuan user.

� Kolom tujuan merupakan kolom yang diisi mengenai keperluan perjalanan dinas user.

� Kolom jenis perjalanan: terdapat 2 pilihan yaitu : PDDN(Perjalanan Dinas Dalam Negri)

dan PDLN(Perjalanan Dinas Luar Negri). Kolom ini dipilih sesuai dengan jenis

perjalanan yang akan dilakukan oleh user.

� Kolom nama vessel: untuk kolom ini, user diperkenankan untuk tidak memilih. Kolom

ini berisi nama-nama kapal.

Setelah user selesai melakukan input/entry data secara lengkap, user dapat mengklik

tombol untuk menyimpan data entry PD atau tombol untuk membatalkan

entry data.

2. Menu Edit Menu edit digunakan untuk mengedit data pengajuan PD yang sudah pernah diinputkan

oleh user. Jika menu edit diklik, maka akan muncul tampilan sbb:

Gambar 14

P a g e | 9


Pada menu Edit ini terbagi lagi ke dalam beberapa submenu yang dapat dipilih oleh user

sesuai dengan kebutuhan. Submenu tersebut adalah:

• Lihat Detail Digunakan untuk melihat data pengajuan PD hasil inputan user berdasarkan Kode

transaksi (PDH11xxxxx) yang ingin dilihat. Tombol OK pada bagian paling bawah,

digunakan untuk mengirimkan email untuk announce/pemberitahuan ke atasan user untuk

diproses lebih lanjut (persetujuan dari atasan) berupa email. Berikut ini adalah tampilan

dari menu lihat detail ada pada Gambar 15:

Gambar 16 merupakan tampilan email ketika user mengklik tulisan “Announce To

Manager” pada Gambar 15 dan dilanjutkan lagi dengan meng-klik �

Gambar 15

P a g e | 10


Gambar 16

Email ini bersifat optional, boleh dikirimkan, dan boleh juga tidak dikirimkan,

disesuaikan dengan kesepakatan antara pihak atasan – user.

• Edit form Rencana PD Form ini digunakan untuk mengedit data yang telah diinputkan oleh user. User dapat

mengedit data sesuai dengan kode transaksi(PDH11xxxxx) yang ingin diedit. Ketika user

mengklik Edit form Rencana PD, maka tampilannya adalah sbb:

Gambar 17

P a g e | 11


- Jika user ingin menambahkan nama user lain yang ikut serta dalam perjalanan dinas,

user dapat menambahkan pada kolom User Lain, kemudian untuk menyimpannya,

tekan tombol “Save Data peserta”

- Jika user ingin mengedit data perincian perjalanan, user dapat mengklik tombol

“Edit”. Ketika tombol “Edit’ diklik, maka tampilannya adalah sbb:

Setelah user selesai melakukan edit data, user dapat menyimpannya dengan meng-

klik tombol “Save’ atau tombol “Cancel” untuk membatalkan edit data.

- User juga dapat mengedit Jenis Perjalanan (PDDN/PDLN) dan nama vessel pada

gambar 17 (hal 8), setelah selesai edit, maka klik tombol “save jenis perjalanan &

kapal”.

- Jika user ingin menambahkan lokasi tujuan perjalanan, maka user dapat mengklik

tombol “Tambah Lokasi tujuan perjalanan”. Berikut ini adalah tampilan ketika user

mengklik tombol “Tambah lokasi tujuan perjalanan”:

Gambar 18

P a g e | 12


Gambar 19

- Jika semuanya sudah selesai diedit, user dapat mengklik “OK” untuk kembali ke

halaman yang tertera pada Gambar 15. Sehingga user dapat melakukan announce

ulang kembali ke atasan user.

• Add BS Lihat kembali pada Gambar 14 (hal 6). Menu add BS(Bon Sementara) digunakan untuk

mengisi jumlah perkiraan anggaran biaya yang dibutuhkan dalam perjalanan dinas user.

Berikut ini adalah tampilan ketika user mengklik menu ini:

Gambar 20

Pada Gambar 20, terdapat kolom Currency yang wajib untuk diisi. User dapat memilih

jenis currency sesuai kebutuhan. Setelah currency diisi, maka user dapat melanjutkan

mengisi jumlah perkiraan biaya untuk Pesawat/Kereta Api, Hotel dan Laundry, Makanan

dan minuman, Uang saku(Allowance), Transportasi, Entertainment, Fiskal/Administrasi

Lain, Lain-Lain. Untuk mengisi setiap kolom tersebut, user harus menggunakan tombol

“tabulasi” � pada keyboard computer untuk mendapatkan hasil totalan dari

anggaran biaya PD. Setelah selesai menginputkan anggaran biaya, user dapat

P a g e | 13


menginputkan tanggal rencana pertanggungjawaban perjalanan dinasnya dengan memilih

kolom tanggal yang sudah disediakan.

• Edit BS Lihat kembali pada Gambar 14 (hal 6). Jika user terdapat kesalahan untuk menginputkan

angka nominal BS, maka user dapat mengeditnya pada menu ini. Berikut adalah tampilan

formnya:

Gambar 21

Pada gambar 21, terdapat 3 pilihan tombol, “edit”, “delete” dan “cancel”, jika ingin

menghapus BS, tekan tombol “delete”. Jika ingin mengedit data BS, tekan tombol “edit”.

Maka tampilannya akan menjadi seperti berikut:

Gambar 22

Cara melakukan edit nominal angka pada kolom-kolom yang tersedia juga hampir sama

dengan melakukan add BS, yaitu dengan menggunakan tombol “tabulasi” pada keyboard

computer untuk menggeser ke kolom selanjutnya supaya kolom total dapat terisi secara

otomatis. Setelah itu � Save untuk menyimpan data.

• Delete Lihat kembali pada Gambar 14 di halaman 6. Menu delete ini digunakan untuk

menghapus data transaksi perjalanan dinas yang ingin dibatalkan oleh user (Jika user

batal melakukan perjalanan dinas).

P a g e | 14


3. Menu Trace

Gambar 23

User dapat melihat sampai dimana perkembangan proses approval/persetujuan rencana /

laporan perjalanan dinas mereka dengan menggunakan menu ini.

Berikut ini adalah tampilan untuk menu “Trace Rencana PD”

Gambar 24

Sedangkan untuk Gambar 25, merupakan tampilan ketika user mengklik menu “Trace

Pertanggungjawaban PD”

Gambar 25

Pada Gambar 25 terdapat tulisan “Prev”. Jika diklik , maka user dapat melihat dan mencetak

(print) rekap Laporan perjalanan dinas berdasarkan kode transaksinya(PDH11xxx).

Berikut ini adalah contoh format tampilan laporan yang bisa diprint:

P a g e | 15


Gambar 26

Form pada gambar 26 adalah contoh form yang di print ketika user telah selesai membuat

laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas. Untuk kolom “Menyetujui”, kolom ini

ditandatangani oleh pihak atasan user. Sedangkan kolom “Pemohon” ditandatangani oleh

pihak user yang melakukan perjalanan dinas.

Setelah mendapatkan semua tandatangan dan persetujuan dari semua pihak yang

berwenang, maka user dapat meminta uang perjalanan dinas ke kasir dan melakukan

perjalanan dinas. Setelah kembali dari melakukan perjalanan dinas, user diminta untuk

membuat laporan pertanggungjawaban perdinasnya. Tahapan laporan perdinas, akan

dijelaskan di halaman berikutnya.

BAGIAN II

P a g e | 16


Setelah user kembali dari perjalanan dinas, maka user diminta untuk membuat laporan

perjalanan dinasnya. Berikut ini adalah penjelasan mengenai tahap-tahap pembuatan laporan

pertanggungjawaban perjalanan dinas. Perlu diingat, ketika pihak atasan HRD/GA telah

melakukan approve laporan pertanggungjawaban setiap user, maka laporan

pertanggungjawaban tersebut dapat dinyatakan telah selesai.

Menu-Menu Pada Laporan Pertanggungjawaban Perjalanan Dinas

Berikut ini adalah penjelasan mengenai menu-menu yang ada pada aplikasi e-Dinas

untuk tahap laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas pegawai.

4. Menu Laporan

Gambar 27

Gambar 27 merupakan tampilan ketika user memilih menu Laporan

Setelah user kembali dari perjalanan dinas, maka user diminta untuk membuat laporan

pertanggungjawaban perjalanan dinas. Pada menu inilah, user dapat memulai untuk membuat

laporan pertanggungjawabannya. Dalam menu Laporan ini terbagi menjadi beberapa

submenu lagi yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan user. Sub menu tersebut

diantaranya adalah:

• Laporan Perjalanan Pada menu ini, user dapat mengedit data perjalanan dinas user (jika ada perubahan

setelah selesai melakukan perjalanan dinas). Cara mengeditnya juga sama dengan

melakukan edit data pada proses rencana/pengajuan perjalanan dinas.

Ketika user mengklik Laporan Perjalanan, maka tampilannya adalah sbb:

Lanjutan potongan gambar dihalaman selanjutnya…

P a g e | 17


Gambar 28

- Jika user ingin menambahkan nama user lain yang ikut serta dalam perjalanan dinas,

user dapat menambahkan pada kolom User Lain, kemudian untuk menyimpannya,

tekan tombol “Save Data Laporan peserta”

- Jika user ingin mengedit data perincian perjalanan, user dapat mengklik tombol

“Edit”. Ketika tombol “Edit’ diklik, maka tampilannya adalah sbb:

Setelah user selesai melakukan edit data, user dapat menyimpannya dengan meng-

klik tombol “Save’ atau tombol “Cancel” untuk membatalkan edit data.

- User juga dapat mengedit Jenis Perjalanan (PDDN/PDLN) dan nama vessel pada

gambar 28, setelah selesai edit, maka klik tombol “save laporan jenis perjalanan &

kapal”.

- Jika user ingin menambahkan lokasi tujuan perjalanan, maka user dapat mengklik

tombol “Tambah Lokasi tujuan perjalanan”.Berikut ini adalah tampilan ketika user

mengklik tombol “Tambah lokasi tujuan perjalanan”:

Gambar 29

P a g e | 18


Gambar 30

- Jika semuanya sudah selesai diedit, user dapat mengklik “OK” untuk kembali ke

halaman yang tertera pada Gambar 27 di halaman 13.

• Pertanggungjawaban BS Jika user mengklik menu Pertanggungjawaban BS

Gambar 31

Maka tampilannya adalah sbb:

P a g e | 19


Gambar 32

Untuk menambahkan nominal biaya yang telah dipakai user selama melakukan

perjalanan dinas, user dapat mengklik “Detail” untuk setiap keterangan (pesawat, hotel

dan laundry, makanan dan minuman, transportasi, allowance, fiscal, dan lain-lain)

disesuaikan dengan pemakaian user ketika sedang melakukan perjalanan dinas. Berikut

ini adalah salah satu tampilan form input data untuk “Pesawat dan Kereta Api”:

Gambar 33

Untuk keterangan yang lain format inputannya hampir sama.

Sebelum melakukan input nominal biaya untuk setiap keterangan diatas, user harus

menginputkan “Mata uang yang digunakan” terlebih dahulu.

Berikut ini adalah tampilan inputan mata uang yang digunakan selama melakukan

perjalanan dinas.

P a g e | 20


Gambar 34

Setelah menginputkan mata uang yang digunakan, user baru dapat melanjutkan input data

untuk setiap keterangan.

Perlu diketahui, tombol “Add” atau “Add Detail” jika diklik akan menambahkan

1 baris dibawahnya. Jika ada kesalahan pada saat melakukan input selama belum

menekan tombol “save”, masih bisa dihapus dengan menggunakan tombol “Del”.

Tombol “Del” akan menghapus 1 baris diatasnya. Jika sudah selesai menginputkan data,

maka user dapat menyimpan data tersebut dengan menekan tombol “Save”.

Tetapi, jika user sudah terlanjur menginputkan data, tetapi ternyata data tersebut salah,

maka user dapat mengedit data yang salah tadi sambil kemudian menekan tombol

“SAVE”. Maka data yang terbaru akan tersimpan. Atau jika user ingin menghapus salah

satu data yang salah, user dapat menekan tombol “del” dilanjutkan dengan menekan

tombol “save”.

Jika ingin melihat hasil inputan user, dapat dilihat pada submenu “pertanggungjawaban

BS” (lihat gambar 31). Berikut ini adalah tampilannya:

P a g e | 21


• Beda Curency Menu ini digunakan jika selama perjalanan dinas terdapat perbedaan currency uang.

Biasanya user yang menggunakan menu ini adalah user yang melakukan perjalanan dinas

ke luar negeri.

Gambar 35

Berikut ini adalah tampilan ketika user meng-klik menu “Beda Currency” :

Gambar 36

Di kolom bagian bawah pada gambar 36 adalah contoh cara inputnya.

• OK

Gambar 37

Pada bagian paling kanan kolom diatas ada tombol “OK” berwarna kuning, tombol ini

diklik jika user telah selesai melakukan pengisian seluruh form laporan perjalanan

dinasnya. Jika tombol ini diklik, maka tampilannya adalah sbb:

P a g e | 22


Gambar 38

Gambar 38 merupakan suguhan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh user ketika

seluruh inputan form laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas telah selesai

diinputkan.

STEP 1� User dapat mencetak laporan sementara pertanggungjawaban perjalanan dinas

ke bentuk hardcopy. Bentuk format laporannya hampir sama dengan gambar 26(hal 12).

STEP 2 �� Announce ke atasan (pemberitahuan ke atasan user) untuk meminta

persetujuan/approval dari atasan user. Ketika STEP 2 diklik maka, user akan disuguhkan

email yang siap untuk dikirimkan ke atasan user. Email ini bersifat optional,bisa dikirim,

bisa tidak sesuai dengan kesepakatan dari user dan atasan user. Bentuk tampilan emailnya

dapat dilihat pada Gambar 16 (hal 7).

STEP 3 �� Jika diklik, maka akan muncul kotak pesan seperti dibawah ini yang

memberitahukan user bahwa upload voucher telah berhasil. User dapat menyimpan

nomor voucher yang tertera sebagai bukti pembayaran.

• Jika user telah melakukan upload voucher, dan sudah mendapat persetujuan dari atasan

user, maka selanjutnya akan diproses oleh pihak HRD dan Finance. Disini user hanya

perlu menunggu dan memantau proses persetujuan dari atasan, HRD dan Finance melalui

menu print � print pertanggungjawaban PD atau di menu trace �� trace

pertanggungjawaban PD.

P a g e | 23


5. Menu Edit Laporan

Menu ini digunakan untuk mengedit data nominal BS yang salah ketika user sudah terlanjur

mengupload ke voucher. Syarat dari data yang masih bisa diedit adalah, jika data tersebut

belum diupload ke cashbank dan program AP. Jika sudah diupload, maka user tidak dapat

mengedit data lagi.

Tampilan setelah klik edit pertanggungjawaban BS:

Jika ingin mengedit nilai nominal yang baru, user dapat menambahkan/mengurangi nominal

pada setiap kolom keterangan. Cara mengeditnya adalah dengan mengklik Detail yang

dilingkari warna kuning. Setelah user merasa selesai mengedit, klik detail yang diberi

lingkaran merah yang berfungsi untuk menambahkan currency dan untuk mengupload nilai

baru ke eVoucher. Berikut ini adalah tampilannya:

P a g e | 24


Jika currency diedit, maka otomatis uang muka akan bernilai “0.00”, ini disebabkan karena

user mengedit nominal semua biaya perjalanan dinas yang sudah dientry sebelumnya pada

saat melakukan entry rencana perdinas. Yang diupload kembali ke eVoucher hanya total

pakainya saja. Untuk merubah nilai Total pakai, user harus mengedit nominal seluruh biaya

perdinas yang dipakai dan sekiranya ingin diedit (transportasi, makanan&minuman,

allowance,dll). Jika sudah selesai edit nominal, lakukan upload eVoucher seperti yg

dilingkari kuning. Tambah curr digunakan untuk menambahkan currency. Sedangkan untuk

tombol edit yg dilingkari warna merah hanya digunakan untuk mengedit currencynya saja.

Perlu diperhatikan, pada baris 2 (USD) tidak ada tombol edit dan upload eVoucher, artinya

nomor voucher dengan curr USD sudah diproses sampai ke cashbank dan AP, sehingga, user

tidak boleh mengedit nominal pada transportasi, makanan&minuman, allowance,dll. Jika

diedit, user tidak dapat melakukan upload ulang ke eVoucher. Jika hal ini terjadi, user akan

percuma saja melakukan edit nominal dengan currency USD pada nilai transportasi,

makanan&minuman, allowance,dll di eDinas karena user tidak dapat mengupload ulang ke

eVoucher. Nominal yang akan teredit hanya tersimpan di eDinas saja, sementara total pakai

USD di eVoucher, tidak akan ada perubahan, karena nilai editan total pakai USD tidak bisa

diupload ke eVoucher.

6. Menu print Menu Print ini digunakan jika user ingin mencetak report rencana perjalanan dinas dan

report laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas baik yang masih sementara, maupun

yang sudah selesai pertanggungjawabannya. Berikut ini adalah tampilan menu print.

Gambar 39

User dapat menggunakan submenu “Print Rencana PD” untuk mencetak form perencanaan

perjalanan dinas yang akan ditandatangani oleh pihak finance/keuangan, direktur keuangan

dan penerima uang. Form report ini digunakan sebagai bukti user untuk meminta uang muka

perjalanan dinas ke kasir. Berikut ini adalah tampilan formnya:

P a g e | 25


Gambar 40

Jika “Prev” diklik, maka tampilan yang bisa diprint user adalah sbb:

Gambar 41

P a g e | 26


Form pada gambar 41 merupakan contoh form yang diprint ketika user akan berangkat

melakukan perjalanan dinas. Kolom MENGETAHUI, ditandatangani oleh user dan

atasan user.

Untuk submenu “Print Pertanggungjawaban PD” , digunakan jika user ingin mencetak

laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas. Berikut ini adalah tampilannya:

Gambar 42

Jika “Prev” diklik, tampilannya adalah sbb:

P a g e | 27


Gambar 43

Gambar 43 merupakan format tampilan laporan pertanggungjawaban yang bisa dicetak

ketika user telah selesai melakukan pertanggungjawaban perdinasnya. Kolom HRD/GA,

ditandatangani oleh pihak HRD/GA, kolom menyetujui ditandatangani oleh atasan user, kolom

pemohon, ditandatangani oleh user yang melakukan perjalanan dinas. Jika semua pihak telah

menandatangani, maka user dinyatakan telah selesai melakukan pertanggungjawaban.

Untuk memantau proses tahapan persetujuan dari setiap departemen(HRD, Finance), user

dapat menggunakan menu trace yang sudah dijelaskan sebelumnya diatas.

UNTUK MENU USER LEVEL ATASAN BERIKUT INI ADALAH PENJELASANNYA.

User level atasan ini berhak untuk menerima(approve) dan menolak(reject)

rencana/pengajuan perjalanan dinas para bawahannya. Menu-menu user level atasan hampir

sama dengan menu user level biasa, hanya saja ada sedikit tambahan menu yaitu sbb:

1. Menu App Rencana �� Untuk proses approve rencana/pengajuan perjalanan dinas

bawahan

Jika menu App Renc diklik

Maka tampilannya adalah sebagai berikut:

Gambar 44

P a g e | 28


User dapat mencentang salah satu atau semua aplikasi perjalanan dinas bawahannya sesuai

yang diinginkan, setelah itu klik tombol “Approve”.

Untuk menu “lihat detail” pada gambar 44, digunakan oleh user untuk melihat isi aplikasi

rencana pengajuan perjalanan dinas bawahan. Jika diklik, maka tampilannya adalah sbb:

Gambar 45

Untuk menyetujui(approve) rencana perjalanan dinas tersebut, user dapat mengklik

tombol “approve”. Tombol “reject” diklik jika user tidak menyetujui permintaan rencana

perjalanan dinas bawahannya disertai dengan mengisi keterangan rejectnya. Ketika di

approve dan di-reject, maka secara otomatis akan menampilkan format email untuk

memberitahu pihak HRD (jika di approve) dan memberitahu pihak bawahan (jika direject).

Berikut ini adalah tombol yang harus diklik jika ingin menggunakan fasilitas email:

2. Menu App Laporan �� Untuk proses approve laporan pertanggungjawaban PD

bawahan

Menu ini digunakan oleh user level atasan untuk meng-approve/menerima permintaan

persetujuan laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas bawahan yang kemudian akan

diproses lebih lanjut oleh pihak HRD.

P a g e | 29


Berikut ini adalah tampilan ketika user meng-klik menu App Lap.

Gambar 46

Untuk melihat detail laporan dari bawahannya, user dapat mengklik “Lihat Detail”. Berikut

ini adalah tampilannya:

P a g e | 30


UNTUK MENU USER LEVEL STAFF AHG (HRD & GA) BERIKUT INI ADALAH

PENJELASANNYA.

User level STAFF AHG ini berhak untuk menerima(receive) dan menolak(reject)

rencana/pengajuan perjalanan dinas setiap pegawai dari departemen manapun yang melakukan

permintaan rencana/pengajuan perjalanan dinas, baik itu rencana maupun laporan

pertanggungjawabannya. Khusus untuk user level ini, jika mereka ingin melakukan perjalanan

dinas, mereka dapat menerima(receive) form mereka sendiri, tetapi tetap harus melakukan tahap-

tahap selanjutnya yaitu: approve atasan HRD � receive staff HRD(dirinya sendiri) � approve

atasan HRD� receive finance � approve atasan finance. Menu-menu user level staff HRD

hampir sama dengan menu user level biasa, hanya saja ada sedikit tambahan menu yaitu sbb:

1. Menu Rec Rencana Menu rec rencana merupakan menu yang digunakan oleh user level staff HRD untuk

menerima(receive) dan menolak(reject) permintaan perjalanan dinas dari setiap pegawai

yang mengajukan rencana maupun laporan pertanggungjawaban perjalanan dinas. Jika user

memilih menu Rec Rencana, maka tampilannya adalah sbb:

Gambar 49

Jika user ingin melihat isi dari form pengajuan rencana perjalanan dinas pegawai, user dapat

mengklik menu “Lihat Detail”. Berikut ini adalah tampilan ketika user mengklik menu

“Lihat Detail”

P a g e | 31


Gambar 50

User level staff HRD tidak dapat melakukan edit data pengajuan persetujuan perjalanan dinas

milik user lainnya.

2. Menu Rec Laporan Menu rec Laporan merupakan menu yang digunakan untuk menerima(receive) dan

menolak(reject) permintaan persetujuan laporan pertanggungjawaban pegawai untuk dapat

diproses selanjutnya ke atasan HRD dan bagian finance. Berikut ini adalah tampilan awal

ketika user memilih menu ini:

Gambar 51

P a g e | 32


Untuk dapat melihat kelengkapan laporan pertanggungjawaban pegawai secara detail, user

dapat meng-klik “Lihat Detail”. Setelah di-klik, maka tampilannya adalah sbb:

Gambar 52

P a g e | 33


UNTUK MENU USER LEVEL ATASAN STAFF AHG(HRD DAN GA), BERIKUT INI

ADALAH PENJELASANNYA.

User level ATASAN STAFF HRD ini berhak untuk menyetujui(approve) dan

menolak(reject) rencana/pengajuan perjalanan dinas setiap pegawai dari departemen manapun

yang melakukan permintaan rencana/pengajuan perjalanan dinas, baik itu rencana maupun

laporan pertanggungjawabannya. Khusus untuk user level ini, jika mereka ingin melakukan

perjalanan dinas, mereka dapat menyetujui(approve) form mereka sendiri, tetapi tetap harus

melakukan tahap-tahap yaitu: approve atasan langsung (direksi)� receive staff HRD � approve

atasan HRD (dirinya sendiri)� receive finance � approve atasan finance. Menu-menu user

level atasan staff HRD hampir sama dengan menu user level biasa, hanya saja ada sedikit

tambahan menu yaitu sbb:

1. Menu App Rencana Dept

Menu ini digunakan untuk meng-approve permintaan pengajuan rencana perjalanan dinas

khusus untuk pegawai departemen AHG(HRD dan GA) untuk dapat diproses ke tahap

berikutnya, yaitu oleh departemen finance. Berikut ini adalah tampilan ketika user memilih

menu ini:

Gambar 53

2. Menu App Rencana Menu ini digunakan untuk meng-approve permintaan pengajuan rencana

perjalanan dinas untuk seluruh pegawai dari departemen manapun(termasuk dari AHG itu

sendiri) untuk dapat diproses ke tahap berikutnya, yaitu oleh departemen finance. Berikut

ini adalah tampilan ketika user memilih menu ini:

Gambar 54

P a g e | 34


Kita ambil contoh, kita login sebagai Ibu Eleonora(Atasan Staff HRD). Perhatikan

Gambar 54, user dengan nama ELEONORA, dapat menyetujui(approve) formnya sendiri

sebagai atasan HRD. Jadi, ketika user di departemen HRD ini sudah melalui tahap

approve atasan langsung � receive oleh staff HRD � maka, transaksi perjalanan

dinasnya dapat ditampilkan di menu ini, walaupun status departemennya adalah

HRD/AHG.

Untuk dapat melihat detail laporan maupun rencana perjalanan dinas setiap user,

maka cukup mengklik “Lihat Detail”. Tampilannya adalah sbb:

Gambar 55

3. Menu App Laporan Menu ini digunakan untuk menyetujui(approve) pengajuan persetujuan laporan

pertanggungjawaban perjalanan dinas untuk seluruh pegawai dari departemen

manapun(termasuk dari AHG itu sendiri) untuk dapat diproses ke tahap berikutnya, yaitu

oleh departemen finance. Berikut ini adalah tampilan ketika user memilih menu ini:

P a g e | 35


Gambar 55

Untuk dapat melihat detail laporan maupun rencana perjalanan dinas setiap

pegawai, maka cukup mengklik “Lihat Detail”. Tampilannya sama dengan tampilan

detail sebelumnya yang sudah dijelaskan diatas. Contoh dapat dilihat pada Gambar 52 di

halaman 29.

UNTUK MENU USER LEVEL STAFF FINANCE, BERIKUT INI ADALAH PENJELASANNYA.

P a g e | 36


User level STAFF Finance ini berhak untuk menerima(receive) dan menolak(reject)

rencana/pengajuan perjalanan dinas setiap pegawai dari departemen manapun yang melakukan

permintaan rencana/pengajuan perjalanan dinas. Khusus untuk user level ini, jika mereka ingin

melakukan perjalanan dinas, mereka dapat menerima(receive) form diri mereka sendiri, tetapi

tetap harus melakukan tahap-tahap selanjutnya yaitu: approve atasan HRD � receive staff

HRD� approve atasan HRD� receive finance(dirinya sendiri) � approve atasan finance. User

level ini juga dapat mengganti password. Menu-menu user level staff Finance hampir sama

dengan menu user level biasa, hanya saja ada sedikit tambahan menu yaitu sbb:

1. Menu Rec Rencana Menu ini digunakan untuk menerima (receive) rencana pengajuan perjalanan dinas user

dari seluruh departemen.

Gambar 56

P a g e | 37


Jika ingin melihat detail form rencana perjalanan dinas user, klik “Lihat Detail”,

tampilannya adalah sbb:

Gambar 57

Jika user ingin mengedit BS(Bon sementara setiap applikasi permintaan perjalanan dinas

User), maka dapat klik tombol “Edit BS” . Tampilannya adalah sbb:

Gambar 58

P a g e | 38


Untuk melakukan pengeditan data BS, tekan tombol “Edit”. Untuk menghapus BS, tekan

tombol “Delete”. Jika tombol “Edit” diklik, maka tampilannya adalah sbb:

Gambar 59

User dapat menginputkan nominalnya secara lengkap disini. Untuk kolom Currency, tidak

boleh kosong. Untuk mendapatkan hasil totalan, gunakan tombol “tab” untuk berpindah ke

kolom selanjutnya pada keyboard computer sambil menginputkan nominal angka yang

diinginkan. Setelah selesai input, tekan tombol “Save”.

UNTUK MENU USER LEVEL ATASAN STAFF FINANCE, BERIKUT INI ADALAH

PENJELASANNYA.

User level ATASAN STAFF Finance ini berhak untuk menyetujui(approve) dan

menolak(reject) rencana/pengajuan perjalanan dinas setiap pegawai dari departemen manapun

yang melakukan permintaan rencana/pengajuan perjalanan dinas, baik itu rencana maupun

laporan pertanggungjawabannya. Khusus untuk user level ini, jika mereka ingin melakukan

perjalanan dinas, mereka dapat menyetujui(approve) form mereka sendiri, tetapi tetap harus

melakukan tahap-tahap yaitu: approve atasan langsung (direksi)� receive staff HRD � approve

atasan HRD � receive finance � approve atasan finance (dirinya sendiri). Menu-menu user

level atasan staff HRD hampir sama dengan menu user level biasa, hanya saja ada sedikit

tambahan menu yaitu sbb:

1. Menu Approve Rencana Menu ini digunakan untuk menyetujui (approve) rencana perjalanan dinas setiap pegawai

dari seluruh departemen. Jika menu ini diklik, maka tampilannya adalah sbb:

P a g e | 39


Gambar 60

User dapat melihat daftar pengajuan rencana perjalanan dinas yang siap untuk diperiksa dan

diterima(approve) oleh user. Jika ingin melihat detailnya, klik “Lihat Detail”. Jika “Lihat

Detail” diklik, maka tampilannya adalah sbb:

Gambar 61

Bedanya dengan user staff Finance, disini user dengan level atasn finance, hanya bisa melihat

data Bon Sementara pegawai saja, dan tidak dapat melakukan pengeditan.

2. Menu List Approve

P a g e | 40


Menu ini digunakan untuk melihat daftar perjalanan dinas setiap user yang sudah

disetujui(approve) oleh user(atasan staff finance).

Gambar 62

Jika user ingin melihat secara detail, klik “view”

UNTUK MENU USER LEVEL STAFF IT DAN ATASAN STAFF IT, BERIKUT INI ADALAH

PENJELASANNYA.

Menu-menu untuk user pada level Staff IT dan Atasan Staff IT hampir sama dengan

menu-menu yang ada pada level user biasa dan level user atasan biasa. Hanya saja ada tambahan

menu, yaitu Trace All dan Change Pasword.

Gambar 63

1. Menu Trace all

P a g e | 41


Menu ini digunakan untuk melihat daftar seluruh pegawai di seluruh departemen yang

melakukan perjalanan dinas baik itu masih rencana maupun laporan pertanggungjawaban

dinas. Berikut ini adalah tampilannya:

Gambar 64

Tambahan:

� Selama form rencana maupun laporan pertanggungjawaban perjalanan Dinas,

belum sampai ke tahap receive dan persetujuan(approval) dari HRD, maka user masih

diperkenankan untuk melakukan edit data. Jika transaksi perjalanan dinas sudah

sampai ke tahap receive dan persetujuan(approval) dari HRD, maka user sudah tidak

dapat melihat bahkan mengedit data perjalanan dinasnya.

� Jika pada setiap tahapan approval atasan/HRD/Finance me-reject(menolak) rencana

maupun laporan pertanggungjawaban dinas setiap user, maka, user tersebut sudah

tidak dapat memprosesnya lebih lanjut lagi, dan harus melakukan entry baru lagi.

manual user eDinas 2012 - MKA - APOL CO ID : APOL …mka.apol.co.id/perdinas/file/MANUAL USER eDinas...

Documents

Transcript of manual user eDinas 2012 - MKA - APOL CO ID : APOL …mka.apol.co.id/perdinas/file/MANUAL USER eDinas...