Anna Rosarini ,Amd.PK.,SH.

DPD PORMIKI JAWA TIMUR

SUPERVISI PELAYANAN DAN ORGANISASI DALAM RUANG LINGKUP

MIK ( MANAJEMAN INFORMASI KESEHATAN )

TUJUAN Mengidentifikasi penggunaan alat

organisasi untuk komunikasi Memahami fungsi manajemen dan

perencanaan strategisMemahami alat dan cara dalam

pengelolaan SDMMemahami Pentingnya manajemen resiko

serta penatalaksanaanyaMemahami proses anggaran dan

hubungannya dengan tujuan organisasi

PENDAHULUAN

13/04/233

UU No 36 Th 2009 KesehatanUU No 29 Th 2004 Praktik KedokteranPermenkes No 269 Th 2008 Rekam

MedisMengharuskan rumah sakit

menyelenggarakan rekam medis dg baik perlu dilakukan manajemen rekam medis scr baik & profesional shg fungsi rekam medis betul-betul terlaksana

Landasan peraturan Landasan Peraturan Rekam Medis adalah

merupakan bagian yang harus sesuai dengan :Peraturan Pemerintah No. 32. tahun 1996 Tentang

Tenaga Kesehatan Peraturan Pemerintah No. 10 tahun 1966 Tentang

wajib simpan rahasia kedokteran Surat keputusan Menkes RI No. 34/ BIRHUP/1972.

Tentang kewajiban penyelenggaraan rekam medis Permenkes No.269/Menkes/Per/III/2008 pengganti

Permenkes No.749a/Menkes/Per/XII/ Thn 1989 Tentang Rekam Medis .

13/04/234

Keputusan Dirjen Yanmed. No. 78/Yan.Med/RS.Um.Dik/YMU/I/91 Tentang Petunjuk Pelaksanaan penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit.

Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1410/MenKes/SK/X/2003 Tentang Penetapan Penggunaan Sistem Informasi Rumah Sakit Di Indonesia ( Sistem Pelaporan Rumah Sakit )

Surat Edaran Dirjen Yanmed. No. YM.02.04.3.5.2504 Tentang Pedoman Hak dan Kewajiban Pasien, Dokter dan Rumah Sakit

Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 585/Men.Kes/Per/IX/1989 Tentang Persetujuan tindakan Medik

Peraturan menteri Kesehatan RI Nomor : 290/Menke4s/Per/III/2008 Tentang Persetujuan Tindakan Kedokteran

Surat keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor : 699/MenKes / SK/V/2003 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Jabatan Fungsional Perekam medis

13/04/235

Pendahuluan

13/04/236

Manajemen rekam medis di RSManajemen Unit Kerja Rekam Medis

POAC/PODCManajemen Proses Rekam Medis proses

pencatatan & penyelenggaraan rekam medis mulai pintu masuk sampai keluar RS

DEFINISI MANAJEMEN

13/04/237

Manajemen adalah seni menyelesaikan segala sesuatu melalui orang lain

Komponen Dasar:Keefektifan FungsiSumber daya Tujuan

KEEFEKTIFAN

13/04/238

Keefektifan dalam mengelola sumber daya untuk mencapai tujuan

Meliputi:Produktivitas penilaian hasil pekerjaanPerformance execution of workEfisiensi how to do something well

FUNGSI & PROSES MANAJEMEN

13/04/239

Proses pemanfaatan sumber daya yg dimiliki oleh UKRM utk mencapai tujuan

Fungsi-fungsi manajerial:Planning ( Perencanaan )Organizing ( Pengorganisasian )Directing/Actualing ( Pengarah / penggerak )Controlling ( Pengendalian )

FUNGSI PERENCANAAN

13/04/2310

PLANNING:Something to do before doing somethingProses utk menentukan output & rangkaian

kegiatan yg mengarah ke tujuan

PERENCANAAN DIBAGI DALAM 3 TAHAPPerencanaan Jangka Pendek ( 1 minggu – 1

tahun )Perencanaan Jngka menengah ( 1 – 5 tahun )Perencanaan Jangka Panjang ( 5 – 25 tahun )

Selain itu perencanaan dapat digolongkan dalam

Perencanaan strategik , digunakan untuk menggantikan perencanaan jangka panjang yg mempunyai banyak kelemahan

Perencanaan Taktikal / operasional

13/04/2311

Perencanaan

13/04/2312

Menentukan tujuan & prosedur mencapai tujuan

Memungkinkan UKRM mendapat sumber daya yg sesuai untuk mencapai tujuan

Memperjelas SDMMemungkinkan pemantauan & pengukuran

keberhasilan UKRMMengatasi kesalahan atau kekeliruan

PERENCANAAN dalam MANAJEMEN UNIT KERJA REKAM MEDIS

13/04/2313

1. Perencanaan sistem & model rekam medis

2. Perencanaan SDM3. Perencanaan fisik dan peralatan4. Perencanaan anggaran

Perencanaan Sistem & Model Rekam Medis

13/04/2314

a. Sistem Rekam Medis1) Sentralisasi2) Desentralisasi3) Satelit

b. Model Rekam Medis1) Tradisional

- Source oriented medical record- Critical care oriented medical record- Summary time oriented record

2) Computerized

Perencanaan SDM

13/04/2315

Perlu dilakukan analisis kegiatan unit kerja RM & proses manajemen RM, shg jumlah SDM yg diperlukan akan rasional

Perencanaan Fisik dan Peralatan

13/04/2316

UKRM hrs memiliki akses dg Rajal, Ranap, Radar.

Peralatan yg direncanakan hrs berdasarkan analisis kebutuhan skrg & masa akan dtg.

Sedapat mungkin perencanaan fisik & peralatan UKRM merupakan bagian dari perencanaan strategi RS

Perencanaan Anggaran

13/04/2317

Sesuai dengan prog kerja yang diajukanHal ini disesuaikan dg kebijakan masing-

masing rumah sakit

Dalam perencanaan dimulai dengan :- Penentuan visi dan tujuan orgnisasi- Analisis Faktor internal maupun eksternal- Penetapan masalah masalah- Penentuan Program program- Jangka waktu rencana sesuai tingkat

organisasi

13/04/2318

PENGORGANISASIAN

13/04/2319

Struktur Organisasi RM untuk melaksanakan program

Staffing menetukan kebutuhan stafPengembangan Karier

( Lihat Organisasi Rekam Medis )

TUJUAN

13/04/2320

Tujuan akan memberikan arahan pada organisasi utk menghadapi perubahan

Perubahan timbul karena:AttitudesTeknologiPeraturan perundang-undanganLingkungan

Struktur Organisasi

13/04/2321

Struktur Organisasi FungsionalStruktur Organisasi Struktural

Saat ini yg sering digunakan adalah struktur organisasi kombinasi dari keduanya

Staffing (Penyusunan Personel)

13/04/2322

Staffing proses penyusunan personalia yg meliputi:

Pemilihan personelPenempatan personelPengembangan organisasi

Pengembangan Karier

13/04/2323

Pengembangan Karier Struktural dilakukan dg pendidikan perjenjangan struktural

Pengembangan Karier Fungsional / profesional progr pend profesi D3?

SUMBER DAYA

13/04/2324

a. Eksternal• Man • Money• Materiil• Method• Machine

b. Internal • Kreatifitas• Koordinasi• Kooperasi• Komunikasi• Perilaku

TINGKATAN MANAJERTingkat Manajer menurut Freeman :1. Manajer Tingkat Bawah ( first

level/first line managersMisal : supervisor / penyelia

2. Manajer tingkat menengah ( midle Managers )Misal : Kepala Sub Bag. Rekam Medis

3. Manajer Tingkat Atas ( Top Management )Misal : Direktur RS

13/04/2325

Manajemen SupervisiUntuk menjaga operasional organisasi

ditingkat staf serta memonitor efektivitas pekerjaan harian dan kinerja staf agar sesuai standard yang ditetapkan

Jumlah kelompok kerja antara 2 – 10 orangBertanggung jawab kepada atasan langsung Contoh Tugas :

Produktivitas stafPenghitungan jumlah stafPembuatan dan revisi KIUPRegistrasi

13/04/2326

Manajemen TengahPekerjaannya sangat tergantung dari hasil

tenaga supervisor dan staf dibawahnya.Tanggung jawab :a. Mengembangkan , mengimplementasi dan

merevisi kebijakan serta prosedur kerja atas arahan manajer eksekutif.

b. Menjalankan rencana organisasi yang dikembangkan pada tingkatan eksekutif

c. Menyediakan informasi operasional yang dibutuhkan eksekutif dalam mengembangkan perencanaan masa depan organisasi

13/04/2327

Manajemen EksekutifBertanggungjawab langsung dalam menata organisasi dan membangun perencanaan strategik serta meningkatkan kinerja rumah sakit dalam penggunaan sumber daya untuk mencapai visi dan misi

13/04/2328

PERAN MANAJER INFORMASI KESEHATAN

Tugas dan tanggungjawab :Menata organisasi MIK yang dituangkan dalam

perencanaan strategik,Membangun kebijakan dan prosedur organisasiMemimpin peningkatan mutu sesuai inisiatifnyaBekerjasama dengan pimpinan unit kerja lain

dalam meningkatkan layananMenjembatani hub. Kerja antara praktisi MIK

dengan SMF yang diwadahi oleh komite atau panitia

Ada 7 peran yang dikembangkan sebagai manajer MIK ( lihat 7 peran MIK )

13/04/2329

KEMAMPUAN /KETRAMPILAN

MANAJERIAL : Ketrampilan teknis ( technical skill )Ketrampilan manusiawi ( human skill ) Ketrampilan konsepsional ( conceptual skill

)Ketrampilan diagnostik ( diagnostic skill )Ketrampilan Politis ( Political skill )

Dalam pelaksanaannya ketrampilan diatas seringkali tumpang tindih dalam pelaksanaannya

13/04/2330

Bagaimana seharusnya seorang manajer

Manajer harus sebagai : perencana, pengorganisasi, pengarah, pengendali,

13/04/2331

Ada beberapa peran lagi yang harus dimiliki seorang manajer :

- Dapat bekerja dengan dan melalui orang lain - Berperan sebagai saluran komunikasi dalam

organisasi - Menjaga keserasian dan keseimbangan antara

berbagai tugas sesuai skala prioritas- Berfikir realistis dan konsepsional dalam pemecahan

masalah- Berperan sebagai penengah- Menumbuhkan semangat kerja dan hubungan baik- Dapat mewakili organisasinya dalam hub. Diluatr

organisasinya- Mampu mengatasi hal hal sulit

13/04/2332

PENGARAHAN/PENGGERAKAN

13/04/2333

Setelah terlaksana pengorganisasian maka fungsi manajemen selanjutnya adalah mengarahkan orang orang dalam organisasi sesuai peran masing masing untuk mencapai tujuan organisasi

Dalam pengarahan ini manajer berhadapan langsung dan bekerja dengan orang dalam organisasi

Diperlukan Jiwa kepemimpinan ( Lihat Peran Pemimpin dst )

PENGARAHAN/PENGGERAKAN

13/04/2334

Menurut Mc Gregor ada 2 tipe SDM Teori X dan Y

Dalam perkembangannya sekarang ditambah dengan Teori Z

Pengarahan ini sangat tergantung pad kemampuan manajer dalam mengarahkan staf maupun bawahan

Teori X

13/04/2335

Menganggap bahwa karyawan malas, tidak suka bekerja kalau tidak diawasi Karyawan tidak punya kemauan , dalam bekerja harus dipaksa atau

diarahkan Cenderung menganggur

Teori ini banyak dipakai oleh pemimpin yg cenderung diktator

Teori Y

13/04/2336

Rata-rata karyawan senang bekerja asal diberi rangsangan & dihargai

Mempunyai kemauan & dedikasi tinggi selama diajak komunikasi dg baik

Dimotivasi oleh diri sendiri & berusaha memperoleh kebebasan utk melakukan pekerjaan sesuai dg caranya sendiri

Teori Z

13/04/2337

Peran serta semua karyawan kunci suksesnya produktivitas

Ada 3 hal yg perlu diperhatikan:MotivasiKemampuan individuGaya kepemimpinan Stephen R.

Covey

Gaya Kepemimpinan

13/04/2338

Menang/menang win-win solutionMenang/kalah pendekatan otoriterKalah/menang permisifKalah/kalah balas dendamMenang egoisMenang/menang atau tidak sama sekali

PENGENDALIAN

13/04/2339

Dimaksudkan untuk menjaga jalannya organisasi sesuai dengan arah tujuan organisasi

Pengendalian meliputi kegiatan pengawasan dan intervensi Pengendalian sgt diperlukan, krn:

Perubahan kondisi informasi kesehatan yg sgt pesat

Kompleksitas fungsi & bidang lain yg terkaitKemungkinan membuat kesalahan faktor

keterbatasan manusia atau kesalahan alat analisa

PENGENDALIAN :

13/04/2340

Fungsi Pengendalian :1. Penentuan Standard kerja dan hasil kerja2. Pengukuran kerja dengan menggunakan

standard3. Pengambilan tindakan perbaikan kalau terjadi

penyimpangan dari maksud semula dalam mencapai tujuan organisasi

Dalam pelaksanaan nya fungsi fungsi tersebut tidak selalu beruntutan dan tidak terpisah satu dengan lain tetapi bisa berlangsung secara simultan dan banyak nunsur yang terdapat dalam satu fungsi yang relevan dengan fungsi lain

3 Macam Pengendalian

13/04/2341

Preliminary control utk mencegah timbulnya penyimpangan dari penggunaan sumber daya

Concurrent control dilakukan pd saat pekerjaan berlangsung utk memastikan bahwa sasaran2 tercapai

Feedback control menilai hasil kegiatan yg telah dilakukan

13/04/2342