Anna Rosarini ,Amd.PK.,SH.

DPD PORMIKI JAWA TIMUR

SUPERVISI PELAYANAN DAN

ORGANISASI DALAM RUANG LINGKUP

MIK

( MANAJEMAN INFORMASI KESEHATAN )

TUJUAN

Mengidentifikasi penggunaan alat organisasi

untuk komunikasi

Memahami fungsi manajemen dan perencanaan

strategis

Memahami alat dan cara dalam pengelolaan

SDM

Memahami Pentingnya manajemen resiko serta

penatalaksanaanya

Memahami proses anggaran dan hubungannya

dengan tujuan organisasi

PENDAHULUAN

22/12/2012 3

UU No 36 Th 2009 Kesehatan

UU No 29 Th 2004 Praktik Kedokteran

Permenkes No 269 Th 2008 Rekam Medis

Mengharuskan rumah sakit menyelenggarakan

rekam medis dg baik perlu dilakukan

manajemen rekam medis scr baik & profesional

shg fungsi rekam medis betul-betul terlaksana

Landasan peraturan

Landasan Peraturan Rekam Medis adalah merupakan

bagian yang harus sesuai dengan :

Peraturan Pemerintah No. 32. tahun 1996 Tentang

Tenaga Kesehatan

Peraturan Pemerintah No. 10 tahun 1966 Tentang

wajib simpan rahasia kedokteran

Surat keputusan Menkes RI No. 34/ BIRHUP/1972.

Tentang kewajiban penyelenggaraan rekam medis

Permenkes No.269/Menkes/Per/III/2008 pengganti

Permenkes No.749a/Menkes/Per/XII/ Thn 1989

Tentang Rekam Medis .

22/12/2012 4

Keputusan Dirjen Yanmed. No. 78/Yan.Med/RS.Um.Dik/YMU/I/91

Tentang Petunjuk Pelaksanaan penyelenggaraan Rekam Medis di

Rumah Sakit.

Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1410/MenKes/SK/X/2003

Tentang Penetapan Penggunaan Sistem Informasi Rumah Sakit Di

Indonesia ( Sistem Pelaporan Rumah Sakit )

Surat Edaran Dirjen Yanmed. No. YM.02.04.3.5.2504 Tentang

Pedoman Hak dan Kewajiban Pasien, Dokter dan Rumah Sakit

Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 585/Men.Kes/Per/IX/1989

Tentang Persetujuan tindakan Medik

Peraturan menteri Kesehatan RI Nomor : 290/Menke4s/Per/III/2008

Tentang Persetujuan Tindakan Kedokteran

Surat keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor : 699/MenKes /

SK/V/2003 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Jabatan

Fungsional Perekam medis

22/12/2012 5

Pendahuluan

22/12/2012 6

Manajemen rekam medis di RS

Manajemen Unit Kerja Rekam Medis

POAC/PODC

Manajemen Proses Rekam Medis proses

pencatatan & penyelenggaraan rekam medis

mulai pintu masuk sampai keluar RS

DEFINISI MANAJEMEN

22/12/2012 7

Manajemen adalah seni menyelesaikan segala sesuatu melalui orang lain

Komponen Dasar:

Keefektifan

Fungsi

Sumber daya

Tujuan

KEEFEKTIFAN

22/12/2012 8

Keefektifan dalam mengelola sumber daya untuk

mencapai tujuan

Meliputi:

Produktivitas penilaian hasil pekerjaan

Performance execution of work

Efisiensi how to do something well

FUNGSI & PROSES

MANAJEMEN

22/12/2012 9

Proses pemanfaatan sumber daya yg dimiliki oleh

UKRM utk mencapai tujuan

Fungsi-fungsi manajerial:

Planning ( Perencanaan )

Organizing ( Pengorganisasian )

Directing/Actualing ( Pengarah / penggerak )

Controlling ( Pengendalian )

FUNGSI PERENCANAAN

22/12/2012 10

PLANNING:

Something to do before doing something

Proses utk menentukan output & rangkaian

kegiatan yg mengarah ke tujuan

PERENCANAAN DIBAGI DALAM 3

TAHAP

Perencanaan Jangka Pendek ( 1 minggu – 1 tahun

)

Perencanaan Jngka menengah ( 1 – 5 tahun )

Perencanaan Jangka Panjang ( 5 – 25 tahun )

Selain itu perencanaan dapat digolongkan dalam

Perencanaan strategik , digunakan untuk

menggantikan perencanaan jangka panjang yg

mempunyai banyak kelemahan

Perencanaan Taktikal / operasional

22/12/2012 11

Perencanaan

22/12/2012 12

Menentukan tujuan & prosedur mencapai tujuan

Memungkinkan UKRM mendapat sumber daya yg

sesuai untuk mencapai tujuan

Memperjelas SDM

Memungkinkan pemantauan & pengukuran

keberhasilan UKRM

Mengatasi kesalahan atau kekeliruan

PERENCANAAN dalam MANAJEMEN

UNIT KERJA REKAM MEDIS

22/12/2012 13

1. Perencanaan sistem & model rekam medis

2. Perencanaan SDM

3. Perencanaan fisik dan peralatan

4. Perencanaan anggaran

Perencanaan Sistem & Model

Rekam Medis

22/12/2012 14

a. Sistem Rekam Medis

1) Sentralisasi

2) Desentralisasi

3) Satelit

b. Model Rekam Medis

1) Tradisional

- Source oriented medical record

- Critical care oriented medical record

- Summary time oriented record

2) Computerized

Perencanaan SDM

22/12/2012 15

Perlu dilakukan analisis kegiatan unit kerja RM &

proses manajemen RM, shg jumlah SDM yg

diperlukan akan rasional

Perencanaan Fisik dan Peralatan

22/12/2012 16

UKRM hrs memiliki akses dg Rajal, Ranap,

Radar.

Peralatan yg direncanakan hrs berdasarkan

analisis kebutuhan skrg & masa akan dtg.

Sedapat mungkin perencanaan fisik & peralatan

UKRM merupakan bagian dari perencanaan

strategi RS

Perencanaan Anggaran

22/12/2012 17

Sesuai dengan prog kerja yang diajukan

Hal ini disesuaikan dg kebijakan masing-masing

rumah sakit

Dalam perencanaan dimulai dengan :

- Penentuan visi dan tujuan orgnisasi

- Analisis Faktor internal maupun eksternal

- Penetapan masalah masalah

- Penentuan Program program

- Jangka waktu rencana sesuai tingkat organisasi

22/12/2012 18

PENGORGANISASIAN

22/12/2012 19

Struktur Organisasi RM untuk

melaksanakan program

Staffing menetukan kebutuhan staf

Pengembangan Karier

( Lihat Organisasi Rekam Medis )

TUJUAN

22/12/2012 20

Tujuan akan memberikan arahan pada organisasi

utk menghadapi perubahan

Perubahan timbul karena:

Attitudes

Teknologi

Peraturan perundang-undangan

Lingkungan

Struktur Organisasi

22/12/2012 21

Struktur Organisasi Fungsional

Struktur Organisasi Struktural

Saat ini yg sering digunakan adalah struktur

organisasi kombinasi dari keduanya

Staffing (Penyusunan Personel)

22/12/2012 22

Staffing proses penyusunan personalia yg

meliputi:

Pemilihan personel

Penempatan personel

Pengembangan organisasi

Pengembangan Karier

22/12/2012 23

Pengembangan Karier Struktural dilakukan dg

pendidikan perjenjangan struktural

Pengembangan Karier Fungsional / profesional

progr pend profesi D3?

SUMBER DAYA

22/12/2012 24

a. Eksternal • Man • Money • Materiil • Method • Machine

b. Internal • Kreatifitas • Koordinasi • Kooperasi • Komunikasi • Perilaku

TINGKATAN MANAJER

Tingkat Manajer menurut Freeman :

1. Manajer Tingkat Bawah ( first level/first line

managers

Misal : supervisor / penyelia

2. Manajer tingkat menengah ( midle Managers )

Misal : Kepala Sub Bag. Rekam Medis

3. Manajer Tingkat Atas ( Top Management )

Misal : Direktur RS

22/12/2012 25

Manajemen Supervisi

Untuk menjaga operasional organisasi ditingkat

staf serta memonitor efektivitas pekerjaan harian

dan kinerja staf agar sesuai standard yang

ditetapkan

Jumlah kelompok kerja antara 2 – 10 orang

Bertanggung jawab kepada atasan langsung

Contoh Tugas :

Produktivitas staf

Penghitungan jumlah staf

Pembuatan dan revisi KIUP

Registrasi

22/12/2012 26

Manajemen Tengah

Pekerjaannya sangat tergantung dari hasil tenaga

supervisor dan staf dibawahnya.

Tanggung jawab :

a. Mengembangkan , mengimplementasi dan

merevisi kebijakan serta prosedur kerja atas

arahan manajer eksekutif.

b. Menjalankan rencana organisasi yang

dikembangkan pada tingkatan eksekutif

c. Menyediakan informasi operasional yang

dibutuhkan eksekutif dalam mengembangkan

perencanaan masa depan organisasi

22/12/2012 27

Manajemen Eksekutif

Bertanggungjawab langsung dalam

menata organisasi dan membangun

perencanaan strategik serta

meningkatkan kinerja rumah sakit

dalam penggunaan sumber daya

untuk mencapai visi dan misi

22/12/2012 28

PERAN MANAJER INFORMASI

KESEHATAN

Tugas dan tanggungjawab :

Menata organisasi MIK yang dituangkan dalam

perencanaan strategik,

Membangun kebijakan dan prosedur organisasi

Memimpin peningkatan mutu sesuai inisiatifnya

Bekerjasama dengan pimpinan unit kerja lain

dalam meningkatkan layanan

Menjembatani hub. Kerja antara praktisi MIK

dengan SMF yang diwadahi oleh komite atau

panitia

Ada 7 peran yang dikembangkan sebagai manajer

MIK ( lihat 7 peran MIK )

22/12/2012 29

KEMAMPUAN /KETRAMPILAN MANAJERIAL :

Ketrampilan teknis ( technical skill )

Ketrampilan manusiawi ( human skill )

Ketrampilan konsepsional ( conceptual skill )

Ketrampilan diagnostik ( diagnostic skill )

Ketrampilan Politis ( Political skill )

Dalam pelaksanaannya ketrampilan diatas

seringkali tumpang tindih dalam pelaksanaannya

22/12/2012 30

Bagaimana seharusnya seorang manajer

Manajer harus sebagai :

perencana,

pengorganisasi,

pengarah,

pengendali,

22/12/2012 31

Ada beberapa peran lagi yang harus dimiliki

seorang manajer :

- Dapat bekerja dengan dan melalui orang lain

- Berperan sebagai saluran komunikasi dalam

organisasi

- Menjaga keserasian dan keseimbangan antara

berbagai tugas sesuai skala prioritas

- Berfikir realistis dan konsepsional dalam pemecahan

masalah

- Berperan sebagai penengah

- Menumbuhkan semangat kerja dan hubungan baik

- Dapat mewakili organisasinya dalam hub. Diluatr

organisasinya

- Mampu mengatasi hal hal sulit

22/12/2012 32

PENGARAHAN/PENGGERAKA

N

22/12/2012 33

Setelah terlaksana pengorganisasian maka fungsi

manajemen selanjutnya adalah mengarahkan

orang orang dalam organisasi sesuai peran

masing masing untuk mencapai tujuan

organisasi

Dalam pengarahan ini manajer berhadapan

langsung dan bekerja dengan orang dalam

organisasi

Diperlukan Jiwa kepemimpinan

( Lihat Peran Pemimpin dst )

PENGARAHAN/PENGGERAKA

N

22/12/2012 34

Menurut Mc Gregor ada 2 tipe SDM Teori X

dan Y

Dalam perkembangannya sekarang ditambah

dengan Teori Z

Pengarahan ini sangat tergantung pad kemampuan

manajer dalam mengarahkan staf maupun

bawahan

Teori X

22/12/2012 35

Menganggap bahwa karyawan malas,

tidak suka bekerja kalau tidak diawasi

Karyawan tidak punya kemauan ,

dalam bekerja harus dipaksa atau diarahkan

Cenderung menganggur

Teori ini banyak dipakai oleh pemimpin yg cenderung diktator

Teori Y

22/12/2012 36

Rata-rata karyawan senang bekerja asal diberi

rangsangan & dihargai

Mempunyai kemauan & dedikasi tinggi selama

diajak komunikasi dg baik

Dimotivasi oleh diri sendiri & berusaha

memperoleh kebebasan utk melakukan

pekerjaan sesuai dg caranya sendiri

Teori Z

22/12/2012 37

Peran serta semua karyawan kunci suksesnya produktivitas

Ada 3 hal yg perlu diperhatikan: Motivasi Kemampuan individu Gaya kepemimpinan Stephen R. Covey

Gaya Kepemimpinan

22/12/2012 38

Menang/menang win-win solution

Menang/kalah pendekatan otoriter

Kalah/menang permisif

Kalah/kalah balas dendam

Menang egois

Menang/menang atau tidak sama sekali

PENGENDALIAN

22/12/2012 39

Dimaksudkan untuk menjaga jalannya organisasi

sesuai dengan arah tujuan organisasi

Pengendalian meliputi kegiatan pengawasan dan

intervensi Pengendalian sgt diperlukan, krn:

Perubahan kondisi informasi kesehatan yg sgt

pesat

Kompleksitas fungsi & bidang lain yg terkait

Kemungkinan membuat kesalahan faktor

keterbatasan manusia atau kesalahan alat

analisa

PENGENDALIAN :

22/12/2012 40

Fungsi Pengendalian :

1. Penentuan Standard kerja dan hasil kerja

2. Pengukuran kerja dengan menggunakan standard

3. Pengambilan tindakan perbaikan kalau terjadi penyimpangan dari maksud semula dalam mencapai tujuan organisasi

Dalam pelaksanaan nya fungsi fungsi tersebut tidak selalu beruntutan dan tidak terpisah satu dengan lain tetapi bisa berlangsung secara simultan dan banyak nunsur yang terdapat dalam satu fungsi yang relevan dengan fungsi lain

3 Macam Pengendalian

22/12/2012 41

Preliminary control utk mencegah timbulnya

penyimpangan dari penggunaan sumber daya

Concurrent control dilakukan pd saat

pekerjaan berlangsung utk memastikan bahwa

sasaran2 tercapai

Feedback control menilai hasil kegiatan yg

telah dilakukan

22/12/2012 42