MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

225

Transcript of MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Page 1: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM
Page 2: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

ISBN: 978-623-97658-6-6

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

MEDIS

Editor:

Erlindai, M.Kes

Page 3: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekap Medis

ii| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Copyright © 2021, Penerbit UIM Press, Medan

Judul Buku : PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM MEDIS

Penulis : Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Penerbit :

UIM Press, Jln. Bilal No. 52 Kelurahan Pulo

Brayan Darat I Kecamatan Medan Timur

Kode Pos. 20239

CP: 0823-6304-1647

e-mail: [email protected]

Cetakan Pertama : Agustus 2021

Penata Letak : Erlindai, M.Kes

Editor : Erlindai, M.Kes

Desain Sampul : Bagus

ISBN : 978-623-97658-6-6

Penerbit:

UIM Press

Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang

Dilarang keras memperbanyak, memfotokopi sebagian atau seluruh isi buku

ini, serta memperjualbelikannya tanpa mendapat izin tertulis dari penerbit.

Page 4: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekap Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes |iii

KATA PENGANTAR

PENULIS

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas

tersusunnya Buku dengan judul “Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis”.

Buku yang penulis sajikan ini merupakan buku referensi bagi pelajar,

akademisi maupun praktisi untuk memahami perencanaan unit kerja rekam

medis di fasilitas pelayanan kesehatan.

Tujuan dari penyusunan buku ini adalah untuk memudahkan para

mahasiswa maupun pemerhati dalam memahami bagaimana teori terkait

dengan perencanaan unit kerja rekam medis dalam lingkup kerja Perekam

dan Informasi Kesehatan (PMIK) di fasilitas pelayanan kesehatan yang

kesannya cukup rumit sehingga menjadi lebih mudah.

Keberhasilan penyusunan buku ini tentunya bukan atas usaha

penulis saja namun ada banyak pihak yang turut membantu dan memberikan

dukungan untuk suksesnya penulisan buku ini. Untuk itu, penulis

mengucapkan terima kasih yang sebesar- besarnya kepada semua pihak yang

telah memberikan dukungan baik secara moril ataupun material sehingga

buku ini berhasil disusun.

Buku ini tentu tidak luput dari kekurangan, sehingga, kritik, saran

serta masukan dari pembaca sangat penulis harapkan dan penulis juga sangat

terbuka untuk itu supaya buku ini semakin sempurna dan lengkap. Semoga

buku ini bermanfaat. Terima Kasih.

Medan, Agustus 2021

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Page 5: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekap Medis

iv| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

KATA PENGANTAR

EDITOR

Puji Syukur selalu penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa

karena atas anugrah-Nya buku ini dapat diselesaikan dengan baik.

Buku yang berjudul “Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis” ini

dimaksudkan sebagai salah satu buku yang diperuntukkan kepada

mahasiswa/i program kesehatan. Dengan adanya buku ini, diharapkan dapat

membantu mahasiswa dalam mempelajari dan memahami materi- materi

perencanaan unit kerja rekam medis.

Akhirnya, semoga buku ini dapat memberikan pencerahan dan

menambah khazanah keilmuan khususnya para pelaku pendidikan di

perguruan tinggi terkait dengan perencanaan unit kerja rekam medis dalam

kaitannya dengan ilmu rekam medis. Selanjutnya ucapan terima kasih

sedalam- dalamnya dihaturkan kepada semua pihak yang telah membantu

dan menerbitkan buku ini. Semoga buku ini bermanfaat. Terima Kasih.

Medan, Agustus 2021

Erlindai, M.Kes

Page 6: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekap Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes |v

DAFTAR ISI

Kata Pengantar .................................................................................................... iii

Daftar Isi .............................................................................................................. v

Glosarium ............................................................................................................. vii

BAB I PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)

DI UNIT KERJA RMIK .................................................................................. 1

A. Pendahuluan .......................................................................................... 1

B. Konsep Perencanaan SDM ................................................................ 2

C. Kedudukan Dan Fungsi Perencanaan Sdm ..................................... 12

D. Rangkuman ........................................................................................... 21

E. Daftar Pustaka ...................................................................................... 22

BAB II ANALISIS JABATAN DAN PENILAIAN KERJA .................... 23

A. Pendahuluan .......................................................................................... 23

B. Konsep Analisis Jabatan Dan Penilaian Kinerja ............................. 24

C. Rangkuman ........................................................................................... 36

D. Daftar Pustaka ...................................................................................... 37

BAB III PEREKRUTAN DAN PENEMPATAN SDM ........................... 38

A. Pendahulun ........................................................................................... 38

B. Organisasi Kerja, Night Shif Work, Recruitment Dan Seleksi ..... 39

C. Orientasi Dan Penempatan ................................................................ 53

D. Kompetensi , Pembelajaran, Tugas, Wewenang Dan Tanggungjawab

PMIK ..................................................................................................... 59

E. Rangkuman ........................................................................................... 77

F. Daftar Pustaka ...................................................................................... 78

BAB IV PENGELOLAAN PROSEDUR KERJA UNIT RMIK ............ 79

A. Pendahuluan .......................................................................................... 79

B. Konsep Teori ........................................................................................ 79

C. Rangkuman ........................................................................................... 88

D. Daftar Pustaka ...................................................................................... 89

BAB V SISTEM KREDENSIAL BAGI PMIK DI UNIT KERJA

RMIK ....................................................................................................... 90

A. Pendahuluan .......................................................................................... 90

B. Konsep Teori ........................................................................................ 90

C. Rangkuman ........................................................................................... 99

D. Daftar Pustaka ...................................................................................... 99

Page 7: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekap Medis

vi| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

BAB VI ANALISIS BEBAN KERJA ............................................................ 100

A. Pendahuluan .......................................................................................... 100

B. Konsep Teori ........................................................................................ 101

C. Rangkuman ........................................................................................... 117

D. Daftar Pustaka ...................................................................................... 117

BAB VII PENGEMBANGAN SDM ............................................................ 118

A. Pendahuluan .......................................................................................... 118

B. Konsep Teori ........................................................................................ 119

C. Rangkuman ........................................................................................... 130

D. Daftar Pustaka ...................................................................................... 131

BAB VIII PENGAWASAN SDM DI UNIT KERJA RMIK ................... 132

A. Pendahuluan .......................................................................................... 132

B. Konsep Teori ........................................................................................ 133

C. Rangkuman ........................................................................................... 152

D. Daftar Pustaka ...................................................................................... 152

BAB IX PERENCANAAN SARANA KERJA RM ................................... 153

A. Pendahuluan ........................................................................................ 153

B. Konsep Teori ........................................................................................ 154

C. Rangkuman ........................................................................................... 182

D. Daftar Pustaka ...................................................................................... 182

BAB X KONSEP ERGONOMI PADA UNIT KERJA RMIK .............. 183

A. Pendahuluan .......................................................................................... 183

B. Konsep Dasar Lingkungan Kerja Dan Ergonomi .......................... 184

C. Kesehatan Dan Keselamatan Kerja .................................................. 204

D. Rangkuman ........................................................................................... 212

E. Daftar Pustaka ...................................................................................... 213

BIOGRAFI PENULIS ...................................................................................... 214

BIOGRAFI EDITOR ....................................................................................... 216

Page 8: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekap Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes |vii

GLOSARIUM

Rekam Medis : Dalam penjelasan Pasal 46 ayat (1) UU Praktik Kedokteran, yang dimaksud dengan rekam medsi adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

Kompetensi Perekam Medis

: Kompetensi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan merupakan pengetahuan, ketrampilan, dan perilaku yang harus dimiliki oleh seorang profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan dalam melakukan tanggung jawab diberbagai tatanan pelayanan kesehatan.

Jabatan fungsional perekam Medis

: Jabatan Fungsional Perekam Medis adalah jabatan yang mempunyai ruang lingkup tugas, tanggung jawab, danwewenang untuk melakukan kegiatan pelayanan rekammedisinformasi kesehatan yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil.

Ergonomi

: Ilmu yang mempelajari interaksi kompleks antara aspek pekerjaan yang meliputi peralatan kerja, tatacara kerja, proses atau sistem kerja dan lingkungan kerja dengan kondisi fisik, fisiologis dan psikis manusia karyawan untuk menyesuaikan aspek pekerjaan dengan kondisi karyawan dapat bekerja dengan aman, nyaman efisien dan lebih produktif.

Kesehatan kerja

: Upaya mencegah terjadi cidera yang banyak terjadi pada karyawan dalam melakukan pekerjaan sehari-hari. Cidera yang banyak terjadi disebabkan oleh terpeleset, tersandung, dan jatuh (slip, trip and fall).

Keselamatan kerja

: Perlindungan bagi karyawan dari luka-luka yang disebabkan kecelakaan-kecelakaan yang terkait dengan pekerjaan. Kesehatan adalah bebasnya para karyawan dari sakit secara fisik atau emosi.

Disain : Proses untuk membuat dan menciptakan objek baru Lay out : Tata letak peralatan dan yang dibutuhkan Estimasi : Perkiraan

Standar Prosedur Operasional (SPO)

: Standar Prosedur Operasional adalah suatau perangkat instruksi atau langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. (UU RI No. 44 Tahun 2009)

Page 9: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|1

BAB I

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)

DI UNIT KERJA RMIK

A. Pendahuluan

Unit rekam medis dan informasi kesehatan merupakan sub unit yang

mempunyai peranan penting di setiap fasilitas pelayanan kesehatan.

Keberhasilan pelayanan yang diberikan dan berkualitas dapat dilihat dari

pengelolaan unit rekam medis dan informasi kesehatan oleh tenaga- tenaga

profesional. Untuk mengelola unit rekam medis yang menghasilkan informasi

kesehatan bermutu perlu didukung dengan sumber daya yang memadai, baik

sumber daya manusia, sarana dan prasarananya.

Bila dilihat dari pendekatan sistem, unit rekam medis dan informasi

kesehatan terdiri dari beberapa sub sistem yang satu sama lain saling terkait,

bekerja sama dan saling mendukung untuk menghasilkan keluaran atau

output yang berkualitas. Jika dilihat dari pendekatan organisasi, unit rekam

medis dan informasi kesehatan merupakan kumpulan dua orang atau lebih

yang saling bekerja sama dan saling mendukung untuk menghasilkan

keluaran yang berkualitas. Oleh karena itu, sumber daya manusia, sarana dan

prasarana unit rekam medis dan informasi kesehatan perlu dikelola dengan

profesional.

Agar dapat memahami materi ini dengan baik, mahasiswa diharapkan

mempelajari modul ini, tidak hanya berdasarkan teks pada modul tetapi juga

mempelajari contoh, mengikuti tugas yang ada. Mahasiswa juga diharapkan

tidak hanya berpatokan pada modul semata, tetapi juga dapat

mempelajarinya dari sumber- sumber lain seperti yang terdapat dalam daftar

Page 10: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

2| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

pustaka atau buku- buku lain yang berhubungan dengan bahasan ini.

B. Konsep Perencanaan SDM

1. Pengertian perencanaan SDM

a. Sumber Daya Manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir

dan daya fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya

ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi

kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya

b. Andrew E. Sikula (1981) mengemukakan bahwa: “ Prencanaan

tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan,

pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan

mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara

benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”

c. Mangkunegara (2003): “ Perencanaan tenaga kerja adalah proses

menentukan kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan

pengembangan, pengimplementasian, dan pengendalian kebutuhan

tersebut yang berintegrasi dengan perencanaan organisasi agar

tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai yang tepat dan

bermanfaat secara ekonomis”.

2. Tujuan perencanaan SDM

Tujuan Umum Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah untuk

mengidentifikasi kebutuhan dan ketersediaan sumber daya manusia dan

mengembangkan program- program kepegawaian dalam rangka

mengeliminir penyimpangan- penyimpangan, atas dasar kepentingan

individu dan organisasi.

Tujuan Khusus Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah sebagai

berikut:

a. Mengurangi beban biaya dalam bidang ketenagaan dengan cara

mengantisipasi kekurangan maupun kelebihan jumlah tenaga yang

diperlukan;

b. Menjadi dasar yang baik untuk merencanakan pengembangan staf

dalam rangka mengoptimalkan pendayagunaan sumber daya

manusia;

c. Meningkatkan proses perencanaan organisasi secara menyeluruh;

d. Memberikan kesempatan anggota organisasi untuk meningkatkan

karir, dan mengidentifikasi keahlian- keahlian khusus yang tersedia;

Page 11: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|3

e. Meningkatkan kesadaran akan pentingnya manajemen sumber daya

manusia yang baik;

f. Menyediakan alat untuk menilai pengaruh segenap alternatif

tindakan dan kebijakan personalia.

3. Kegunaan perencanaan SDM

Siagian (2005), mengemukakan 6 (enam) kegunaan perencanaan

SDM, yaitu:

a. Organisasi dapat memanfaatkan SDM yang sudah ada dalam

organisasi secara lebih baik;

b. Produktivitas kerja dari tenaga yang sudah ada dapat ditingkatkan;

c. Sebagai dasar informasi dalam penentuan kebutuhan akan tenaga

kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk

mengisi berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktivitas

baru kelak;

d. Menjadi informasi yang komprehensif dalam penanganan

ketenagakerjaan;

e. Sebagai penelitian pendahuluan untuk kepentingan perencanaan

sumber daya manusia;

f. Menjadi dasar bagi penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang

menangani SDM dalam organisasi.

4. Metode perencanaan SDM

a. Analisis Beban Kerja (Work Load Analysis)

Teknik analisis beban kerja adalah serangkaian proses untuk

menghitung beban kerja suatu posisi atau sub posisi, dan juga

membutuhkan jumlah orang untuk mengisi posisi atau sub posisi.

Analisis beban kerja sangat penting untuk menghitung berapa

banyak karyawan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan semua

tugas dalam bagian atau departemen. Dalam metode ini, ada tiga

tahap utama yang akan dijelaskan di bawah ini:

1) Menentukan output utama dari fungsi/ sub fungsi dan

mengidentifikasi urutan pekerjaan yang diperlukan untuk

memproduksi output;

2) Rincian rantai peristiwa ke dalam tugas yang lebih spesifik;

3) Menghitung jumlah total waktu yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan tugas kelompok

Page 12: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

4| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Analisis beban kerja adalah penentuan jumlah pekerja yang

diperuntukkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka

waktu tertentu.

b. Teori Gillies

Prinsip perhitungan rumus Gillies dalam memberikan pelayanan

keperawatan ada tiga jenis bentuk pelayanan, yaitu:

1. Perawatan langsung, adalah perawatan yang diberikan oleh

perawat yang ada hubungan secara khusus dengan kebutuhan

fisik, psikologis, dan spiritual. Berdasarkan tingkat

ketergantungan pasien pada perawat maka dapat diklasifikasikan

dalam empat kelompok yaitu: self care, partial care, total care, dan

intensive care.

2. Perawat tak langsung, meliputi kegiatan- kegiatan membuat

rencana perawatan, memasang/ menyiapkan alat, konsultasi

dengan anggota tim, menulis, dan membaca catatan kesehatan,

melaporkan kondisi pasien.

3. Pendidikan kesehatan yang diberikan kepada klien meliputi:

aktifitas, pengobatan serta tindak lanjut pengobatan. Menurut

Mayer dalam Gillies (1994), waktu yang dibutuhkan untuk

pendidikan kesehatan ialah 15 menit/ klien/ hari.

a. Rata- rata klien per hari adalah jumlah klien yang dirawat di

suatu unit berdasarkan rata- ratanya atau menurut “Bed

Occupancy Rate” (BOR).

b. Jumlah hari perawatan rumah sakit dalam waktu tertentu x

100%

c. Jumlah tempat tertentu x 365. Jumlah hari pertahun, yaitu

365 hari

d. Hari libur masing- masing perawat pertahun, yaitu 128 hari,

hari Minggu= 52 hari dan hari Sabtu= 52 hari. Untuk hari

Sabtu tergantung kebijakan RS setempat, kalau ini

merupakan hari libur maka harus diperhitungkan, begitu

juga sebaliknya, hari libur nasional= 12 hari dan cuti

tahunan= 12 hari.

e. Jumlah jam kerja tiap perawat adalah 20 jam per minggu

(kalau hari kerja efektif 5 hari maka 40/5 = 8 jam, kalau

hari kerja efektif 6 hari per minggu maka 40/6 jam= 6,6

jam per hari)

Page 13: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|5

f. Jumlah tenaga keperawatan yang dibutuhkan di satu unit

harus ditambah 20% (untuk antisipasi kekurangan/

cadangan).

c. Analisis Kebutuhan Beban Kerja Nyata Setiap Kategori SDM

(Work Load Indicator Staff Need)

1. Metode WISN adalah perhitungan kebutuhan tenaga kesehatan

berdasarkan beban kerja nyata yang dilaksanakan oleh setiap

kategori sumber daya manusia kesehatan pada tiap unit kerja di

fasilitas pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit;

2. Metode perhitungan WISN pada saat ini telah diadaptasi dan

digunakan oleh Departemen Kesehatan RI dalam menghitung

jumlah kebutuhan masing- masing kategori tenaga kesehatan

yang dibutuhkan di Kantor Dinas Kesehatan dan Rumah Sakit

Propinsi, Kabupaten/ Kota, serta disahkan melalui Keputusan

Menteri Kesehatan RI No. 81/ Menkes/ SK/ 2004.

5. Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia

Ada banyak defenisi dari para ahli dan berbagai praktisi bisnis

tentang manajemen sember daya manusai (MSDM) yang semuanya

berusaha menggali tentang SDM secara dalam dan komprehensif dimana

pemikiran tersebut dipengaruhi oleh berbagai latar belakang yang

masing- masing saling berbeda- beda seperti pendidikan, pekerjaan dan

juga pengalaman.

Manajemen sumber daya manusia (human, resources, management)

adalah rangkaian aktivitas organisasi yang diarahkan untuk menarik,

mengembangkan, dan mempertahakan tenaga kerja yang efektif.

Defenisi ini dapat dianggap sebagai defenisi yang sangat general dan

tidak spesifik seperti kita mendefenisikan MSDM pendekatan

pemerintah atau MSDM defenisi pendekatan industri jasa atau

manufaktur. Tetapi ini defenisi yang kiranya cocok dilihat secara umum.

Sudah menjadi tujuan umum bagian MSDM untuk mampu

memberikan kepuasan kerja yang maksimal kepada pihak manajemen

prusahaan yang lebih jauh mampu membawa pengaruh pada nilai

perusahaan (company value) baik secara jangka pendek maupun jangka

panjang. Untuk lebih jelasnya bagaimana konsep dasar bekerjanya

MSDM ini dapat kita lihat pada gambar di bawah ini:

Page 14: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

6| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Gambar 1. Konsep Dasar Manajemen Sumber Daya Manusia

6. Psychological Contract

Psychology contract memiliki peran besar dalam memberi pengaruh

pada penguatan dan pengembangan SDM sebuah organisasi, dan

psychological contract lebih jauh mampu mendorong peningkatan nilai

perusahaan (company value). Secara khusus kontrak psikologis (psychological

contract) adalah rangkaian ekspetasi yang dimiliki seorang individu

menyangkut apa yang akan dia kontribusikan untuk organisasi dan apa

yang diberikan organisasi sebagai balas jasa.

Dasar konsep kontrak psikologis mencoba memberikan

kenyamanan psikologis kepada karyawan yang bekerja di sebuah

organisasi. Karyawan bagi perusahaan bukan hanya sekedar aset namun

juga mitra bisnis yang dipercaya untuk mendukung pembangunan

perusahaan. Ada banyak rahasia perusahaaan yang diketahui karyawan,

dan bisa saja ketidaknyamanan dalam bekerja bisa mendorong seorang

karyawan untuk membuka atau menjual rahasia perusahaan pesaingan.

Sehingga pemahaman psychological contract tidak harus dilihat secara

sederhana namun memiliki nilai kompleks dan berdampak luas dalam

membangun tumbuh dan berkembangnya penguatan internal dan

membangun kepercayaan dari pihak eksternal.

7. Budaya Dan Karyawan

Sebuah organisasi bisnis dimanapun berada berusaha

memperlihatkan dan menghidupkan bentuk budaya yang menjadi

TOP

Manajemen

Manajer

MSDM Efesien Efektif

Goal/Tujuan

Page 15: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|7

cermin gaya dan orgnasisasi tersebut. Ada sebuah pendapat bahwa kerja

keras dan kedisplinan itu adalah sesuatu yang mahal harganya. Namun

kita dapat melihat ini sebagai pendapat yang salah karena pada dasarnya

kerja keras dan kedisplinan adalah sebuah budaya. Karena budaya sendiri

adalah hasil karya cipta manusia yang dibangun dan dipertahankan

secara terus menerus.

Gambar 2. Kontrak Psikologis

Organisasi yang berstandar internasional selalu menerapkan standar

yang tinggi pada karyawannya, dan itu bias kita temukan pada mahasiswa

yang kuliah di universitas top atau berkelas dengan masuk dalam

rangking dunia. Artinya lebih jauh seorang karyawan bisa memiliki

budaya dengan rutinitas kerja seperti yang diidam- idamkan, yaitu

dengan syarat ia harus mampu lulus dan menjadi karyawan diperusahaan

tersebut.

Contoh nyata telah memperlihatkan bagaimana seorang karyawan

Chevron atau Freeport dan lainnya yang berasal dari perusahaan rokok

Mariboro, walaupun dua jenis perusahaan tersebut berbeda ruang

lingkup aktivitasnya namun konsep budaya juga dapat menyatukan kita.

Kita dapat berbincang- bincang dengan mudah dengan orang asing

karena kita memiliki budaya yang sama, budaya menunjukan pengalaman

bersama kita.

Kontribusi dari

individu:

Upaya

Kemampuan

Kesetiaan

Keterampilan

Waktu

Kompetensi

Intensif daari

Organisasi:

Gaji

Jaminan

Kerja

Tunjangan

Peluang

Karis

Status

Peluang

promosi

Page 16: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

8| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

8. Keselamatan Dan Kesehatan Kerja

Dalam aktivitas sebuah perusahaan, maka di pihak karyawan dalam

bekerja ada 2 (dua) sisi yang sering dilihat dan dipertanyakan yang

dianggap memiliki nilai kenyamanan, yaitu:

a. Kesehatan Kerja

Kesehatan kerja adalah adanya jaminan kesehatan pada saat

melakukan pekerjaan. Menurut WHO/ILO (1995), kesehatan kerja

bertujuan untuk peningkatan dan pemeliharaan derajat kesehatan fisik,

mental dan sosial yang setinggi- tingginya bagi pekerja di semua jenis

pekerjaan, pencegahan terhadap gangguan kesehatan pekerja yang

dsebabkan oleh kondisi pekerjaan; perlindungan bagi pekerja dalam

pekerjaannya dari resiko akibat factor yang merugikan kesehatan; dan

penempatan serta pemeliharaan pekerja dalam suatu ligkungan kerja

yang disesuaikan dengan kondisi fisiologi dan psikologinya. Secara

ringkas merupakan penyesuaian pekerjaan kepada manusia dan setiap

manusia kepada pekerjaan atau jabatannya.

Kesehatan kerja menurut Suma’mur didefenisikan sebagai

spesialisasi dalam ilmu kesehatan/kedokteran beserta prakteknya, agar

masyarakat pekerja memperoleh derajat kesehatan setinggi- tingginya,

baik fisik atau mental maupun sosial dengan usaha- usaha preventif atau

kuratif terhadap penyakit-penyakit atau gangguan kesehatan yang

diakibatkan faktor- faktor pekerjaan dan lingkungan kerja serta terhadap

penyakit- penyakit umum.

b. Keselamatan Kerja

Keselamatan kerja adalah perlindungan bagi karyawan dari luka-

luka yang disebabkan kecelakaan- kecelakaan yang terkait dengan

pekerjaan. Kesehatan adalah bebasnya para karyawan dari sakit secara

fisik atau emosi. Keselamatan kerja merujuk pada perlindungan atas

keamanan kerja yang dialami setiap pekerja. Perlindungan mengarah

pada kondisi fisik dan mental para pekerja yang diakibatkan lingkungan

kerja yang ada diperusahaan. Perusahaan yang melaksanakan program

keselamatan kerja akan terdapat sedikit karyawan yang mengalami cidera

jangka pendek atau jangka panjang akibat pekerjaan mereka.

Seorang karyawan ketika bekerja disebuah perusahaan maka artinya

ia mulai melihat bagaimana perusahaan tersebut berperan penuh dalam

mendukungnya untuk menguntungkan masa depannya secara jangka

panjang. Sehingga sudah sewajarnya jika jaminan keselamatan dan

Page 17: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|9

kesehatan menjadi penting jika mengingat keinginan di atas. Kasus tidak

adanya ganti rugi jaminan asuransi secara penuh kepada karyawan dalam

bekerja itu tentunya bisa memberi nilai yang buruk pada perusahaan

tersebut. Termasuk menurunkan reputasi perusahaan dimata para

stakeholders’. Stakehorlders’ adalah mereka yang dianggap memiliki

kepentingan penuh pada perusahaan contohnya kreditur, supplier, mitra

bisnis, konsumen, pemerintah, dan lain sebagainya.

Dalam konteks kedudukan kerja posisi dan peran asuransi menjadi

penting ini dapat kita lihat pada berbagai kasus kecelakaan yang terjadi

pada karyawan yang menjalankan tugasnya. Ada baiknya kita pahami

akan defenisi asuransi itu sendiri. Asuransi merupkan sebuah lembaga

yang didirikan atas dasar untuk menstabilkan kondisi bisnis dari berbagai

risiko yang mungkin terjadi, dengan harapan pada saat risiko dialihkan

kepada pihak asuransi maka perusahaan akan lebih fokus dalam

menjalankan usaha. Jaminan yang diberikan oleh pihak asuransi adalah

pembayaran klaim kepada nasabah.

Bagi mereka yang masuk asuransi diwajibkan untuk membayar

kewajiban setiap bulan selama jangka waktu yang ditetapkan. Kewajiban

bagi pihak asuransi membayar klaim sebagaimana dikatakan oleh

Herman Darmawi bahwa defenisi kedua dari asuransi adalah “asuransi

alat penggabungan risiko dari dua atau lebih orang-orang atau

perushaan- perusahaan melalui sumbangan actual atau yang dijanjikan

untuk membentuk dana guna membayar klaim”.

Bagi seorang manajer perlu mengatur tingkat kecelakaan kerja dan

frekuensi kecelakaan yang mungkin terjadi perusahaan tersebut, dengan

tujuan agar ia bisa membuat kebijakan dan keputusan yang lebih terukur

dan sistematis. Tingkat kecelakaan kerja dapat dihitung dengan

menggunakan rumus sebagai berikut:

TKK =

dengan ketentuan, untuk 100 perja tetap adalah 200.000 (40 jam

seminggu x 50 minggu). Dan selanjutnya kita juga dapat menghitung

frekuensi kecelakaan kerja yang terjadi setiap satu juta jam kerja (bukan

dalam setahun). Untuk memudahkan perhitungan ini, digunakan rumus

sebagai berikut:

Page 18: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

10| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

FK =

Untuk dipahami bahwa rumus tersebut dibuat dan disesuaikan

dengan kejadian di lapangan artinya kondisi empris menjadi dasar dalam

pembuatan suatu rumus, dan rumus tidak boleh bergeser dari kondisi di

lapangan. Melakukan penyesuaian rumus boleh saja dilakukan atau

bahkan mengembangkan rumus yang telah ada sebagai bentuk untuk

menjawab setiap permasalahan dam bidang ilmu menajamen sumber

daya manusia.

Salah satu pihak yang paling ingin jaminan dalam melaksanakan

pekerjaan adalah terutama pada wanita atau ibu rumah tangga yang

bekerja. Karena berdasarkan berbagai hasil penelitian menunjukkan

kalangan perempuan memiliki tingkat waspada yang tinggi dan sangat

menginginkan ketenangan dalam bekerja. Itu terjadi sudah menjadi

watak dan sifat perempuan yang lebih banyak mengandalkan perasaan

daripada logika.

Kasus ibu hamil yang sulit mendapatkan biaya pergantian persalinan

telah menyebabkan kaum wanita membentuk Lembaga perlindungan ibu

dan anak yang bertugas untuk memberi perhatian lebih kepada wanita

dalam memperjuangkan hak- haknya, namun dengan munculnya konsep

“kesetaraan gender” antara laki- laki dan perempuan maka telah

menyebabkan kalangan perempuan harus dianggap sejajar dengan

kalangan laki- laki dalam hak dan perlakuan di dunia pekerjaannya.

9. Asuransi Dan Jaminan Bekerja

Asuransi dan risiko sering dilihat sebagai sekeping mata uang logam

yang saling berkaitan, walau bisa dikaji secara terpisah namun harus

dilihat sebagai satu kesatuan. Alasan dasar dalam pendirian asuransi

adalah untuk memperkecil risiko yang dialami oleh berbagai pihak baik

organisasi/ institusi maupun individu.

Dunia penuh dengan perubahan dan setiap perubahan memberi

implikasi tertentu bagi berbagai pihak seperti profit dan loss (keuntungan

dan kerugian). Dalam konteks profit dan loss tersebut tentunya tidak

terjadi begitu saja namun itu terjadi disebabkan oleh sebab- sebab

tertentu, karena sesungguhnya profit dan loss memiliki kausalitasnya

masing- masing. Dan dunia bisnis begitu rentan terhadap timbulnya

risiko termasuk risiko kecelakaan kerja yang dialami oleh para karyawan.

Page 19: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|11

Sehingga wajar jika pihak manajemen perusahaan memikirkan secara

serius bagaimana pihak asuransi berperan sebagai pihak pemberi

kenyamanan kepada para karyawan.

Instrumen dalam bentuk kebijakan yang diambil dan dilaksanakan

merupakan salah satu faktor yang bisa kita terjemahkan sebagai

sebabnya. Berbagai formula dan ukuran dibuat agar arah profit yang

diperoleh maksimal dan memiliki nilai loss yang sekecil mungkin.

Namun sebagaimana kita ketahui kenyataan atau kondisi pasar (market

condition) bisa saja berubah 45 (empat puluh lima) derajat bahkan lebih.

Atas dasar inilah lembaga asuransi didirikan, yaitu menampung,

menerima, dan memberikan solusi bagi nasabahnya dengan ketentuan

dan prasyarat yang mereka tawarkan. Yaitu khususnya sekali adalah

sektor bisnis, ini sebagaimana yang dikatakan oleh Pieter F. Ducker

bahwa “salah satu prestasi zaman perdagangan terbesar adalah pengubah

resiko- resiko fisik ini ke dalam sesuatu yang dapat diramalkan sehingga

dapat bersiap- siap untuk dihadapi. Bukanlah pernyataan yang berlebih-

lebihan untuk mengatakan bahwa tanpa asuransi, perekonomian dan

perindustrian tidak akan dapat berfungsi sebagaimana mestinya”.

Adapun pengertian asuransi menurut KUHD (Kitab Undang-

Undang Hukum Dagang) Pasal 246 adalah “Asuransi atau

pertanggungan adalah suatu perjanjian dengan mana seorang

penanggung mengikatkan diri kepada seorang tertanggung, dengan

memberikan suatu premi, untuk memberikan penggantian kepadanya

karena sesuatu kerugian, kerusakan atau kehilangan keuntungan yang

diharapkan, yang mungkin diderita arena suatu peristiwa yang tak

tertentu”. Berdasarkan pengertian tersebut, maka dalam asuransi

terkandung 4 unsur, yaitu:

a. Pihak tertanggung (insured) yang berjanji untuk membayar uang

premi kepada pihak penanggung, sekaligus atau secara berangsur-

angsur.

b. Pihak penanggung (insurer) yang berjanji akan membayar sejumlah

uang (santunan) kepada pihak tertanggung, sekalian atau secara

berangsur-angsur apabila terjadi sesuatu yang mengandung unsur tak

tertentu.

c. Suatu peristiwa (accident) yang tak tertentu (yang tidak diketahui

sebelumnya)

Page 20: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

12| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

d. Kepentingan (interest) yang mungkin mengalami kerugian karena

peristiwa tertentu.

Secara mendalam untuk memberikan perbandingan tentang defenisi

asuransi, dapat kita lihat pada pendapat di bawah ini:

Defenisi Asuransi oleh Prof. Menhr dan Cammack:

“Asuransi adalah alat sosial untuk mengurangi resiko, dengan

menggabungkan sejumlah yang memadai unit- unit yang terkena resiko,

sehingga kerugian- kerugian individual mereka secara kolektif dapat

diramalkan. Kemudian kerugian yang dapat diramalkan itu dipikul

merata oleh mereka yang tergabung”.

Definisi Asuransi oleh Molegraff:

“Asuransi kerugian adalah persetujuan dengan mana satu pihak,

penanggung mengikatkan diri terhadap yang lain, untuk mengganti

kerugian yang dapat diderita oleh tertanggung, karena terjadinya suatu

peristiwa yang telah ditunjuk dan yang belum tentu serta kebetulan,

dengan mana pula bertanggung berjanji untuk membayar premi”.

C. Kedudukan Dan Fungsi Perencanaan Sdm

1. Pengertian Perencanaan dan Perencanaan SDM

Joel G. Seigel dan Jae K. Shim mendefenisikan perencanaan adalah

pemilihan tujuan jangka pendek dan jangka panjang serta merencanakan

taktik dan strategi untuk mencapai tunjuan tersebut. Adapun menurut

George R. Terry “ planning is the selecting and relating of facts and the making

and using of assumptions regarding the future in the visualization and formulations of

proposed activation believed necessary to achieve desired result “

Dalam suatu organisasi perencanaan memiliki posisi penting dari

langkah- langkah berikutnya. Kematangan dan kesalahan dalam

perencanaan mampu memberi pengaruh positif dan negatif pada masa

yang akan datang, sehingga suatu perencanaan yang dibuat adalah selalu

memikirkan dampak jangka panjang yang mungkin akan dialami.

Ada banyak definisi yang tentang perencanaan Sumber Daya

Manusia (SDM) baik yang bersumber dari buku teks dalam dan luar

negeri. Secara teoritis “ perencanaan SDM merupkan satu paket kegiatan

Sumber Daya Manusia yang terdiri dari analisa pekerjaan, rekruitmen dan

Page 21: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|13

seleksi yang harus mampu menghindari kekeliruan dalam bentuk

memperkerjakan SDM yang seharusnya diterima.

Perencanaan SDM yang baik adalah memiliki konsep dan dapat

dijadikan pijakan dalam pembuatan pengambilan keputusan.

Perencanaan SDM harus mampu memberikan pedoman mengenai

persyaratan dalam pengadaan dan pengembangan SDM yang seharusnya

dipekerjakan di lingkungan sebuah organisasi dan perusahaan (Nawawi,

2005).

Gambar 1. Kedudukan Perencanaan dalam Ilmu Manajemen

Kualitas perencanaan SDM yang baik dimungkinkan mampu

membangun suatu struktur manajemen lingkungan kerja yang nyaman

dan stabil secara jangka panjang karena jika kita kembali kepada konsep

dasar perusahaan bahwa tujuan penderita perusahaan ada 2, yaitu:

a. Profil, dan

b. Keberlanjutan usaha

Gambar 2. Tujuan pendirian perusahaan

Page 22: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

14| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Gambar 3. Ihtisar Proses Perencanaan

Dua tujuan ini selalu menjadi dasar pijakan dalam pengambilan

keputusan termasuk keputusan dalam membangun perencanaan SDM

tentunya.

Ada yang perlu dipahami bahwa definisi perencanaan sumber daya

manusia berbeda dengan perencanaan tenaga kerja jika kita merujuk pada

undang- undang Republik Indonesia Nomor 13 Tahun 2003 tentang

ketenaga kerjaan Bab 1 pasal 7, yang berbunyi,” perencanaan tenaga

kerja adalah proses penyusunan rencana ketenagaan kerjaan secara

sistematis yang dijadikan dasar dan acuan dalam penyusunan kebijakan,

strategi, dan pelaksanaan program pembangunan ketenagaakerjaan yang

berkesinabungan.”

2. Bentuk Perencanaan dan Permasalahan yang Timbul dalam

Bidang SDM

Secara umum ada 3 (tiga) bentuk perencanaan sumber daya manusia

yang dibuat oleh perusahaan, yaitu:

a. Kuantitatif,

b. Kualitatif, dan

c. Penggabungan kuantitatif dan kualitatif

Page 23: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|15

Perencanaan kuantitatif adalah prediksi mengenai jumlah SDM yang

dibutuhkan (demand), sedang perencanaan kualitatif adalah prediksi

kualifikasi (persyaratan) SDM yang relevan dengan jabatan/pekerjaan

yang membutuhkannya masa depan. Sedangkan yang ketiga adalah

penggabungan dari kuantitatif dan kualitatif untuk menghasilkan satu

buah konsep perencanaan yang memiliki nilai tambah dan lebih bernilai

strategis.

Gambar 4. Tiga Konsep Dalam Perencanaan Sumber Daya

Manusia

Tidak bisa dipungkiri jika dalam pembuatan suatu perencanaan SDM

yang baik diperlukan suatu dasar penelaahan dari berbagai sudut

pandang baik informasi yang berasal dari top management dan lower

management. Dengan tujuan agar perencanaan manajemen SDM yang

dibuat merupakan suatu konsep perencanaan yang mewakili dari

barbagai pihak.

Kadang kala sering suatu perencanaan manajemen SDM dibuat

tanpa melakukakan kajian dan menerima informasi dari berbagai pihak,

namun dibuat atas dasar keputusan sepihak yaitu dari sekelompok pihak

manajemen saja, seperti top management. Sehingga ini bisa berdampak pada

tidak matangnya rencana yang dibuat bukan timbulnya keterlambatan

dalam proses jalannya rencana tersebut.

Page 24: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

16| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Tabel 3.1. Berbagai Pilihan Untuk Mengurangi Kelebihan Tenaga

Kerja Yang Diharapkan

Pilihan Kecepatan Penderitaan

Manusia

1. Perampingan Cepat Tinggi

2. Pengurangan Gaji Cepat Tinggi

3. Penurunan Pangkat Cepat Tinggi

4. Perpindahan Cepat Sedang

5. Pembagian Kerja Cepat Sedang

6. Pembekuan Perekrutan Lambat Rendah

7. Pengurangan Tenaga Kerja Secara Alamiah

Lambat Rendah

8. Pensiun Dini Lambat Rendah

9. Pelatihan Ulang Lambat Rendah

Masalah dalam perencanaan SDM yang dihadapi pemilik

perusahaan, tidak sekedar mengenai cara mengadakan SDM yang

dihadapi pemilik perusahaan, tidak sekedar mengenai cara mengadakan

SDM yang mampu bekerja secara efektif, efisien, produktif dan

berkualitas pada saat dibutuhkan, tetapi mengenai masalah cara

memperlakukannya, agar secara terus menerus mampu memberikan

kontribusi terbaik dalam usaha pencapaian organisasi perusahaan.

3. Peran Perencanaan Sumber Daya Manusia dalam

Membangun

Dalam suatu organisasi bisnis peran bagian human resource menjadi

penting saat dihadapkan dengan penciptaan tenaga yang berkualitas.

Karena itu bagian sumber daya manusia (SDM) memiliki peran strategis

dalam membangun dan merencanakan karyawan yang benar- benar

berkualitas.

Ini seperti yan dikemukakan oleh Melayu S.P. Hasibuan bahwa, “

perencanaan sumber daya manusia atau Human Resource Planning disingkat

PSDM merupakan fungsi pertama dan utama dari Manajemen Sumber

Daya Manusia.”

Sebuah organisasi yang berkeinginan membangun kualitas kinerja

yang baik tidak akan tercapai tanpa adanya dukungan dari kinerja para

pegawainya. Sehingga merencanakan pengembangan kualitas para

pegawai artinya organisasi tersebut berusaha membangun dan

Page 25: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|17

menciptakan suatu kekuatan yang bersinergi dalam satu kerangka yaitu

organisasi manajemen yang berkinerja.

Ini sebagaimana dikatakan oleh Harbani Pasolong” kinerja pegawai

adalah hasil kerja perseorangan dalam suatu organisasi. Sedangkan

kinerja organisasi adalah totalitas hasil kerja yang dicapai suatu

organisasi.”

Sehingga sangat tidak mungkin suatu organisasi bisa mencapai

kinerja yang maksimal jika tanpa dukungan dari kinerja karyawan.

Seorang manajer dituntut mampu mempergunakan ilmu dan seni dengan

mendorong para karyawan untuk melaksanakan pekerjaan secara baik.

Ini sebagaimana definisi dari manajemen itu sendiri; yaitu: manajemen

adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pemimpinan, dan

pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan semua sumber

daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.”

Ditempatkannya kata proses karena untuk melaksanakan dan

mewujudkan suatu cita- cita diperlukan proses. Dan proses itu dimulai

dari awal hingga akhir, dengan begitu seorang manejer dalam

menjalankan suatu rencana manajemen kinerja yang dimaksud harus

memiliki tingkat kesabaran dan ketenangan yang tinggi.

Di sisi lain Melayu S.P. Hasibuan mengatakan bahwa tujuan

perencanaan SDM adalah:

1. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan

mengisi semua jabatan dalam perusahaan.

2. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa

depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.

3. Untuk menghindari terjadinya mis manajemen dan tumpang tindih

dalam pelaksanaan tugas.

4. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS)

sehingga diharapkan produktivitas kerja meningkat.

5. Untuk menghindari kekurangan dan kelebihannya karyawan.

6. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program rekrut, seleksi,

pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan,

kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan.

7. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertikal atau

horizontal) dan pensiun karyawan.

8. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian.

Page 26: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

18| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Dalam menetapkan suatu perencanaan SDM yang berkualitas maka

selanjutnya harus diikuti dengan konsep penilaian kinerja karyawan yang

bersangkutan. Suatu rencana SDM yang baik tidak akan berjalan jika

tidak diikuti dengan penilaian yang bersifat berkelanjutan (suistainable

value). Kebijakan suistainable value bertujuan untuk terus mempertahankan

perencanaan yang telah dibut sehingga seorang karyawan dapat terus

bekerja sesuai dengan target- target yang ditentukan tersebut.

Ada beberapa metode penilaian kinerja yang sering dipakai dan

dipergunkan di berbagai perusahaan, secara umum ada empat metode

penilaian kinerja yang biasa dipakai, yaitu:

1. Metode penilaian kategori, metode yang paling sederhana dalam

penilaian kinerja adalah metode penilaian kategori, yang meminta

manajer memberi nilai untuk tingkat- tingkat kinerja karyawan dalam

formulir khusus yang dibagi dalam kategori- kategori kinerja,

penilaian kinerja dengan metode ini mempergunakan skala penilaian

secara grafik dan selanjutnya diikuti checklist, tujuan checklist adalah

agar penilaian menjadi lebih akurat dan terukur. Sedangkan penilaian

grafik memberi kemudahan dalam melihat yang mana dari grafik

tersebut memiliki tingkat pergerakan tertinggi, sedang dan terendah.

2. Metode perbandingan, metode perbandingan menurut para manajer

untuk secara langsung membandingkan kinerja karyawan mereka

satu sama lain. Metode perbandingan ini bertujuan melihat

perbandingan dari satu karyawan dengan karyawan lainnya.

3. Metode naratif. Dalam metode ini para manajer bagian SDM

diharuskan untuk membuat dan memberikan berbagai bentuk

informasi bersifat tertulis tentang kondisi dan situasi dari berbagai

kejadian dan tindakan yang dilakukan oleh para karyawan.

4. Metode tujuan/perilaku. Pada metode penilaian prilaku ini melihat

pada berbagai bentuk prilaku yang terjadi dan terlihat di setiap

karyawan, seperti bagaimana ia melayani konsumen, bagaimana

reaksi emosinya dalam menghadapi berbagai bentuk permasalahan

yang timbul, bagaimana perilaku jika berhadapan dengan pimpinan,

bagaimana perilakunya sesama teman kerja, dan berbagai bentuk

prilaku lainnya.

Page 27: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|19

Gambar 5. Ukuran Fokus dalam Perencanaan SDM

4. Kinerja yang Berkualitas

Salah satu tujuan dalam mengevaluasi perencanaan SDM adalah

termasuk untuk menganalisis pekerjaan yang telah laksanakan oleh

karyawan yang bersangkutan. Dengan tujuan agar pekerjaan yang

dilaksanakan menjadi terukur dan terkerjakan secara sistematis.

Sehingga perlu bagi kita mengetahui apa poin yang menjadi

pertanyaan dalam analisis pekerjaan. Tujuan analisis pertanyaan adalah

memberikan jawaban atas enam pertanyaan penting.

a. Tugas- tugas mental dan fisik apa sajakah yang dilaksankan

karyawan?

b. Kapan pekerjaan tersebut diselesaikan?

c. Dimana pekerjaan tersebut diselesaikan?

d. Bagaimana karyawan melaksanakan pekerjaannya?

e. Mengapa pekerjaan tersebut perlu dijalankan?

f. Persyaratan apa yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan

tersebut?

Dalam melaksanakan evaluasi SDM maka perlu diterapkan beberapa

metode yang dianggap mampu menjawab evaluasi tersebut. Secara

umum ada empat bentuk evaluasi tersebut adalah:

a. Interview. Interview merupakan pengajuan pertanyaan kepada para

karyawan dari setiap bagian yang menjadi ruang lingkup pekerjaanya

untuk diketahui bagaimana kondisi dan situasi yang terjadi.

b. Observasi. Observasi adalah tinjauan langsung ke lapangan dengan

melihat realita kondisi di lapangan.

Page 28: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

20| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

c. Penyebaran kuisioner. Penyebaran kuisioner adalah dalam bentuk

beberapa pertayaan yang diajukan dengan berbagai pilihan jawaban

dan selanjutnya diolah dengan mempergunakan alat bantu analisis

statistik seperti SPSS, Lisrel, dan lain sebagainya.

d. Laporan perperiode. Laporan perperiode bisa dalam bentuk catatan

harian, mingguan, bulanan, kwartel, semesteran hingga tahunan.

Catatan laporaan tersebut selanjutnya dievaluasi dan dipahami secara

sistematis.

Dalam suatu organisasi sangat diharapkan agar pelaksanaan

pekerjaan berdasarkan pada konsep rencana, dan rencana juga perlu

dievaluasi dengan tujuan agar rencana tersebut betul- betul matang.

Evaluasi rencana bertujuan untuk melihat secara lebih dalam dan detil

tentang bagaimana rencana- rencana tersebut berjalan dan apakah

rencana- rencana tersebut masih tetap dapat dipertahankan seperti yang

dimaksud, atau perlu diperbaharui dalam artian pembaharuan yang

dilakukan masih bertujuan untuk memberi peningkatan dan

mempertahankan kualitas manajemen kerja.

Kegiatan evaluasi SDM tidak boleh dianggap sebagai aktivitas

seederhana, namun itu memiliki dimensi penting terutama untuk melihat

bagaimana kondisi dan situasi perkembangan SDM pada saat ini. Seluruh

bagian SDM di suatu organisasi dituntut untuk secara rutin melakukan

pembenahan terhadap berbagai kondisi di lingkungan perusahaan.

Gambar 6. Ketertarikan antara Rencana Strategis Perusahaan

dan Keselurhan Fungsi SDM

Kompetensi SDM di suatu organisasi mempengaruhi kompetensi

organisasi tersebut secara keseluran. Sehingga sangat wajar jika

perusahaan go public cenderung melakukan evaluasi dan pertemuan rutin

untuk mengetahui dimana permasalahan dari setiap kondisi SDM di

lingkungan perusahaan.

Atas dasar pandangan seperti ini maka seorang manajer SDM bukan

hanya mampu mengerjakan tugas SDM secara baik namun ia juga perlu

memiliki kompetensi dalam bidang lain, yaitu:

Rencana Strategis

Menyeluruh

Perencanaan SDM

Strategis

Fungsi-fungsi SDM

Page 29: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|21

a. Memahami konsep audit manajemen personalia

b. Memiliki ilmu psikolog manusia

c. Bisa mem- forecast (meramalkan) setiap dampak dari suatu keputusan

yang diambil

d. Mampu mengaplikasikan konsep the right man place secara baik dan

benar

e. Mampu menyelesaikan masalah dan cenderung senang menerima

masukan serta nasehat yang bersifat membangun

f. Mengutamakan kekompakan dan kebersamaan

Sehingga wajar jika seorang manajer SDM di sebuah perusahaan

besar ditempatkan orang- orang yang dianggap benar- benar memiliki

kompetensi tinggi dan pemahaman bagus mengenai manajemen sumber

daya manusia, seperti yang memiliki pengalaman sebagai manajer human

resource development dengan masa kerja 10 s/d 15 tahun. Dengan tujuan

agar dengan pengalaman yang dimilikinya ia mampu lebih akurat dalam

mengambil keputusan. Karena pusat keputusan dan kebijakan SDM ada

di manajer SDM tersebut, artinya keputusannya sangat mempengaruhi

dan menentukan maju mundurnya SDM perusahaan.

D. RANGKUMAN

1. Unit rekam medis dan informasi kesehatan sebagai sebuah organisasi

yang terdiri dari sumber daya perlu dikelola dengan baik dan

profesional

2. Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah kemampuan terpadu dari

daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya

ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi

kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya

3. Manajemen sumber daya manusia (human, resources, management) adalah

rangkaian aktivitas organisasi yang diarahkan untuk menarik,

mengembangkan, dan mempertahakan tenaga kerja yang efektif.

4. Dalam suatu organisasi perencanaan memiliki posisi penting dari

langkah-langkah berikutnya. Kematangan dan kesalahan dalam

perencanaan mampu memberi pengaruh positif dan negatif pada

masa yang akan datang, sehingga suatu perencanaan yang dibuat

Page 30: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

22| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

adalah selalu memikirkan dampak jangka panjang yang mungkin

akan dialami.

5. Perencanaan SDM yang baik adalah memiliki konsep dan dapat

dijadikan pijakan dalam pembuatan pengambilan keputusan.

Perencanaan SDM harus mampu memberikan pedoman

mengenai persyaratan dalam pengadaan dan pengembangan SDM

yang seharusnya dipekerjakan dilingkungan sebuah organisasi dan

perusahaan.

E. DAFTAR PUSTAKA

Farida, Wilda Eka, 2019. Manajemen Sumber Daya Manusia dan Ergonomi

Unit Kerja Rekam Medis. Sidoarjo: Indomedia Pustaka

Hatta, Gemala R. 2009. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia Press.

Hasibuan S.P, Malayu. 2016. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi

Revisi, Jakarta: PT Bumi Aksara

Page 31: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|23

BAB II

ANALISIS JABATAN DAN PENILAIAN KERJA

A. Pendahuluan

Pada Bab ini memperkenalkan tentang Analisis Jabatan dan Penilaian

Kerja. Adapun bahasan pada Bab ini yaitu: (1) Job Analysis, (2) Job Description,

(3) Job Specification, (4) Contoh Analisa Jabatan, (5) Penilaian Kerja, (6)

Manfaat Penilaian Kerja, (7) Teknik Penilaian Kerja, (8) Template Penilaian

Kerja, (9) Produktifitas Kerja. Mengingat peranannya yang cukup vital di

dalam manajemen perusahaan, analisis jabatan ini perlu dibahas secara

mendetail agar tidak terjadi kesalahpahaman.

Analisis Jabatan membantu manajemen untuk menentukan jenis orang

yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan atau melakukan pekerjaan tertentu.

Analisis jabatan menunjukan kualifikasi pendidikan, pengalaman kerja,

keterampilan teknis, fisik, emosional serta keahlian pribadi seseorang untuk

bisa melakukan pekerjaan dan mengisi posisi yang dibutuhkan. Hal ini

dikarenakan analisis jabatan juga bisa digunakan untuk membantu

menentukan standar kerja, kriteria evaluasi dan hasil kerja individu atau

karyawannya.

Penilaian kinerja merupakan evaluasi sistematis yang dilakukan oleh

Manajemen SDM terhadap kinerja karyawan untuk memahami kemampuan

karyawan tersebut sehingga dapat merencanakan pengembangan karir lebih

lanjut bagi karyawan yang bersangkutan. Dengan kata lain, penilaian ini

dilakukan untuk menilai dan mengevaluasi keterampilan, kemampuan,

pencapaian serta pertumbuhan seorang karyawan. Perusahaan sering

menggunakan performance appraisal sebagai dasar dari kenaikan gaji, promosi,

Page 32: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

24| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

bonus, atau bisa juga sebagai dasar untuk melakukan penurunan jabatan dan

pemutusan hubungan kerja.

Agar dapat memahami materi ini dengan baik, mahasiswa diharapkan

mempelajari modul ini, tidak hanya berdasarkan teks pada modul tetapi juga

mempelajari contoh, mengikuti tugas yang ada. Mahasiswa juga diharapkan

tidak hanya berpatokan pada modul semata, tetapi juga dapat

mempelajarinya dari sumber- sumber lain seperti yang terdapat dalam daftar

pustaka atau buku- buku lain yang berhubungan dengan bahasan ini.

B. Konsep Analisis Jabatan Dan Penilaian Kinerja

1. Job Analysis

Salah satu cara untuk mengidentifikasikan pekerjaan agar dapat

terlaksana sesuai dengan tujuan (goal) yang diharapkan, maka perlu

melakukan analisis pekerjaan (job analysis). Analisis pekerjaan (job analysis)

adalah proses sistematis untuk menentukan keterampilan-keterampilan,

tugas-tugas, dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu

pekerjaan dalam suatu organisasi.

Bagi seorang manajer SDM adalah 3 (tiga) kondisi yang harus

diperhatikan dalam membuat analisis pekerjaan, yaitu :

a. Kondisi diawal berdirinya organisasi tersebut

b. Kondisi disaat organisasi tersebut beroperasi

c. Kondisi disaat terjadinya keadaan yang diluar dari yang diperkirakan

atau direncanakan, seperti perubahan- perubahan atau kebijakan

yang disebabkan oleh faktor internal dan eksternal.

Pemahaman ketiga kondisi ini diharapkan akan memberi gambaran

penguatan bagaimana membentuk job analysis yang dimiliki nilai

berkelanjutan (suitainable value), tujuannya agar analisis pekerjaan yang

dibuat memiliki kerangka nilai strategis (strategic value), dengan kata lain

perusahaan ingin merancang suatu kerangka kerja (framework) yang

berdimensi kompetitif.

Sebelum kita masuk ke pembahasan selanjutnya maka perlu juga

bagi kita memahami tujuan analisis pekerjaan tersebu. Tujuan analisis

pekerjaan adalah memberikan jawaban atas enam pertanyaan penting :

a. Tugas-tugas mental dan fisik apa sajakah yang dilaksanakan

karyawan?

b. Kapan pekerjaan tersebut diselesaikan?

c. Dimana pekerjaan tersebut diselesaikan?

Page 33: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|25

d. Bagaimana karyawan melaksanakan pekerjaannya?

e. Mengapa pekerjaan tersebut perlu dijalankan?

f. Persyaratan apa yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan

tersebut?

Tujuan memahami ke enam pernyataan ini agar job analysis yang

dibuat lebih memiliki nilai ukuran (measure value) yang bisa

dipertanggungjawabkan. Karena suatu analisis tanpa ukuran menjadi

tidak ada artinya, dan dengan ukuran juga kita bisa mempetakan serta

mensistematiskan secara prioritas mana yang dianggap perlu mendesak

untuk diselesaikan dan seterusnya. Karna harus diingat bekerja tanpa

ukuran maka itu artinya manajer tersebut tidak memiliki target yang jelas

sementara dalam ligkungan perusahaan ukuran dianggap sebagai bagian

penting dalam pekerjaan.

Termasuk bagi nasabah perusahaan agar melihat dan mempelajari

dengan teliti yang mana saja perusahaan asuransi dianggap layak

memasuki dan tidak layak untuk dimasuki. Artinya untuk menghindari

pada saat klaim asuransi dilakukan. Dan semakin bagus pelayanan dari

perusahaan asuransi maka semakin maju dan berkembangnya perusahaan

asuransi tersebut pada masa yang akan datang, termasuk mampu meraih

keuntungan yang tinggi serta mampu memuaskan pemegang saham

perusahaan suransi tersebut.

2. Job Description

Setelah kita memahami tentang job analysis maka selanjutnya adalah

memahami tentang job description (deskrpsi pekerjaan). Job description ini

menjelaskan tentang tugas dan tanggungjawab yang harus dilakukan oleh

seorang karyawan terhadap ia ditempatkan.

Page 34: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

26| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Gambar 1. Proses Analisis Pekerjaan

Job Description ini mengurai secara detil apa- apa saja yang menjadi

tanggung jawab dan juga wewenang tugas yang menjadi garis pekerjaan

(job line), termasuk semua itu harus terjelaskan pada Surat Keterangan

(SK) yang diberikan kepada karyawan tersebut dimana ia ditempatkan.

Detil dari SK tersebut termasuk membuat tentang keterangan besaran

gaji, tunjangan, mekanisme perhitungan bonus, dan berbagai fasilitas

lainnya.

Dasar keterangan dari SK tersebut dapat dijadikan pegangan kuat

dalam melaksanakan pekerjaan termasuk jika nantinya di kemudian hari

tidak terpenuhi hak- hak karyawan sebagimana dicantumkan dalam

setiap pasal di Surat Keterangan. Sehingga wajar dalam pembuatan job

description dilakukan dengan mengedepankan prinsip ketegasan dan

kehati- hatian (prudent) yang tinggi. Dengan tujuan menghindari

timbulnya masalah yang tidak diinginkan di kemudian hari nantinya.

Page 35: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|27

3. Job Specification

“Spesifikasi pekerjaan (job specification) merupakan uraian persyaratan

kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalanakan satu

jabatan dengan baik dan kompeten.” (Hasibuan,2010).

Secara mudahnya spesifikasi pekerjaan ini merupakan rincian

karakteristik atau kualifikasi yang diperlukan bagi tenaga kerja yang

dipersyaratkan. Spesifikasi pekerjaan dinamakan pula kualifikasi personal

(personal qualification). Kualifikasi personal ini secara garis besar dapat

dibagi dua. Pertama adalah kualifikasi umum (general qualification), yaitu

kualifikasi minimal yang biasanya diperlukan untuk menempati suatu pos

tertentu dalam suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Adapun

kualifikasi yang kedua adalah kualifikasi spesifik (specific qualification), yaitu

kualifikasi tambahan yang secara spesifik akan sangat dibutuhkan bagi

pengisisian jabatan tertentu.

Job specification memiliki tujuan agar persyaratan bagi pekerja

yang akan direkrut meenjadi jelas. Selain itu job specification juga digunakan

sebagai dasar untuk menyeleksi dini di tingkat luar perusahaan, artinya

sebelum perusahaan menyeleksi sendiri dari sekian banyak calon pelamar

dengan sendirinya jumlah peminat atau pelamar akan berkurang setelah

membaca persyaratan yang tertulis dalam job spesifikasi. Job specification

juga sangat memegang peranan penting sebagai variabel pendukung

keberhasilan tujuan dari sebuah perusahaan. Karena dengan kualitas

SDM yang memadai maka produktivitas perusahaan juga akan

meningkat seiring dengan meningkatnya kualitas SDM yang ikut

berperan serta di dalamnya. Secara umum, job spesifikasi memuat hal-

hal sebagai berikut :

a. Tingkat pendidikan pekerja

b. Jenis kelamin pekerja, keadaan fisik pekerja

Menetapkan Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan

Membuat draf deskripsi dan spesifikasi pekerjaan

Mengesahkan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan

Page 36: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

28| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

c. Pengetahuan dan kecakapan pekerja

d. Batas umur pekerja

e. Nikah atau belum

f. Minat pekerja

g. Emosi dan temperamen pekerja

h. Pengalaman pekerja

Spesifikasi pekerjaan bagi setiap perusahaan tidak sama, karena

spesifikasi ini pada dasarnya disusun dari uraian pekerjaan yang pada

setiap perusahaan yang dibutuhkan berbeda. Misalnya ada perusahaan

yang membutuhkan tinggi badan, memakai kacamata atau tidak, serta

cantik atau tidak.

4. Contoh Analisa Jabatan

Kepala Instansi Rekam Medis

Nama Jabatan : Kepala Instansi Rekam Medis

Direktorat : Direktorat Medik dan Keperawatan

Uraian Tugas :

a. Menyusu rencana kerja Instalasi Rekam Medis;

b. Menyusun tata kerja di lingkungan Instalasi Rekam Medis;

c. Menyiapkan tata usulan program di lingkungan Instalasi Rekam

Medis;

d. Menyiapkan tata usulan anggran di lingkungan Instalasi Rekam

Medis;

e. Membuat data usulan kebutuhan tenaga kesehatan dan non

kesehatan di lingkungan Instalasi Rekam Medis;

f. Membuat data usulan pendidikan dan pelatihan di lingkungan

Instalasi Rekam Medis;

g. Membuat data usulan kebutuhan fasilitas pelayanan di lingkungan

Instalasi Rekam Medis;

h. Membuat data usulan pemeliharaan saran dan prasarana non

kesehatan di lingkungan Instalasi Rekam Medis;

i. Menyelenggarakan kegiatan pelayanan rekam medis, pengumpulan

dan pengolahan data serta penyajian informasi RS;

j. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian pelaksaan kegiatan di

lingkungan Instalasi Rekam Medis;

Page 37: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|29

k. Mengevaluasi kegiatan pegawai di lingkungan Instalasi Rekam Medis;

dengan cara menilai pelaksanaan tugas serta menilai prestasi kerja ke

dalam DP3 untuk pengembangan pegawai;

l. Menyusun laporan berkala di lingkungan Instalasi Rekam Medis;

m. Melaksanakan rapat berkala di Lingkungan Rekam Medis;

n. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan dalam rangka

kelancaran pelaksanaan tugas rumah sakit.

Hasil Kerja :

a. SPO, juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data

medis, penyimpanan dan pengambilan data medis;

b. Uraian tugas bawahan;

c. Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur;

d. Petunjuk kerja bawahan;

e. Supervisi pelaksanaan tugas bawahan;

f. Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak;

g. Rencana kerja dan anggran kebutuhan Instalasi Rekam Medis;

h. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan

rekam medis;

i. Laporan informasi kinerja Rumah Sakit.

Bahan Kerja :

a. Kebijkan, pedoman, juknis Kemenkes RI;

b. Kebijakan pengelolaan SDM Rumah Sakit, Informasi Langsung/

tidak langsung tentang kegiatan bawahan;

c. Surat tugas dari manajemen;

d. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti Instalasi Rekam

Medis;

e. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien dari

bawahan.

Perangkat Kerja :

a. Komputer & ATK

b. Telepon

Sifat jabatan :

Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :

Senin- Jumat : Jam 08.00- 16.00

Page 38: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

30| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Tanggung jawab :

a. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di instalasi rekam

medis;

b. Ketetapan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan sesuai dengan SPO,

juknis yang ditetapkan:

1) Pendaftaran pasien, baik rawat jalan, IGD, dan rawat inap;

2) Pelayanan berkas rekam medis

Meliputi penyediaan, pendistribusian, penyimpanan dan

peminjaman berkas rekam medis;

3) Pengolahan data rekam medis

Meliputi assembling, coding dan pelaporan pelayanan rumah sakit;

c. Ketetapan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan

realisasi;

d. Kebenaran dan ketetapan laporan managemen.

Wewenang :

a. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam

Medis;

b. Mengatur rencana kegiatan penyelenggraan Instalasi Rekam Medis;

c. Meminta arahan dari atasan;

d. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait;

e. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Nama Bawahan Langsung:

a. Koordinator Pelayanan Rekam Medis Dan Staf

b. Koordinator Pengolahan Data Rekam Medis Dan Staf

Korelasi Jabatan :

Tabel 1. Korelasi Jabatan

No Jabatan Unit Organisasi Dalam Hal

1 Ka. Instalasi rekam medis Penunjang medis Pelaporan Pengarahan

2 Koordinator pelayanan rekam medis

Instalasi rekam medis

Penugasan Pengokoordinasian kegiatan

3 Koordinasi pengolahan data rekam medis

Instalasi rekam medis

Penugasan Pengokoordinasian kegiatan

4 Ka. Instalasi dan Ka. Ru. Rawat Jalan

Bagian medis dan keperawatan

Koordinasi tentang pelayanan registrasi pasien

Page 39: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|31

5 Ka. Instalasi dan Ka. Ru. Rawat Inap

Bagian medis dan keperawatan

Koordinasi tentang pelayanan registrasi rawat inap

6 Ka. Instalasi dan Ka. Ru Gawat Darurat

Bagian medis dan keperawatan

Koordinasi tentang pelayanan registrasi pasien IGD

7 Sub. Bag Perlengkapan dan Rumah Tangga

Bagian Umum Pengadaan ATK dan Sarana Pendukung Lainnya

8 Kepala Unit Lain yang terkait

Bagian lain yang terkait

Koordinasi tugas

Kondisi Lingkungan Kerja :

Tabel 2. Kondisi Lingkungan Kerja

No Aspek Faktor

1 Tempat kerja : Ruang pengolahan dara rekam medis

Di ruang tertutup dan berventilasi

2 Tempat kerja : Pendaftaran pasien Di ruang tertutup, strategis dan

berventilasi

3 Tempat kerja : Arsip rekam medis Di ruang tertutup dan berventilasi

Resiko Bahaya :

Tabel 3. Resiko Bahaya

No Aspek Faktor

1 Stress Manajerial Tanggungjawab dan beban pelaksanaan tugas

Syarat Jabatan :

Tabel 4. Syarat Jabatan

Upaya Fisik :

1. Duduk : sering

2. Berdiri : sering

3. Berjalan : sering

4. Memegang : sering

No Jenis

Pendidikan Pelatihan Pengalaman

1 Minimal DIII

Rekam Medis

Pelatihan manajemen

rekam medis

Pelatihan pelaporan rumah

sakit

Pengalam di rekam

medis min 5 tahun

Page 40: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

32| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Kondisi Fisik :

1. Jenis Kelamin : laki- laki/wanita

2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani

3. Umur maksimal : 22 tahun

5. Pengertian Kinerja

a. Sulistiyani 2003, Kinerja merupakan kombinasi dari

kemampuan, usaha, dan kesempatan yang dapat dinilai dari hasil

kerjanya

b. Bernardin dan Russel dalam Sulistiyani 2003, Kinerja

merupakan catatan outcome yang dihasilkan dari fungsi pegawai

tertentu atau kegiatan yang dilakukan selama periode waktu

tertentu

c. Simamora 1997, Kinerja karyawan adalah tingkatan dimana para

karyawan mencapai persyaratan- persyaratan pekerjaan

d. Masrukhin dan Waridin 2004, Kinerja merupakan perbandingan

hasil kerja yang dicapai oleh pegawai dengan standar yang telah

ditentukan.

Menurut A.A Anwar Prabu Mangkunegara dalam buku “Evaluasi

Kinerja SDM”, 2000

a. Penilaian prestasi kerja (Performance Appraisal) adalah proses yang

digunakan pimpinan untuk menentukan apakah seorang

karyawan melakukan pekerjaannya sesuai dengan tugas dan

tanggung jawabnya.

b. Penilaian pegawai merupakan evaluasi yang sistematis dari

pekerjaan.

6. Manfaat Penilaian Kinerja

a. Sebagai dasar dalam pemberhentian karyawan dan sistem

pengupahan;

b. Mengukur sejauh mana karyawan mampu melaksanakan

pekerjaannya;

c. Untuk menilai metode kerja, kondisi kerja dan pengawasannya;

d. Untuk menentukan kebutuhan latihan karyawan;

e. Untuk menentukan cara pemberian motivasi karyawan;

f. Untuk melihat kekurangan, kelemahan, dan kelebihan;

Page 41: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|33

g. Untuk menentukan seleksi dan penempatan;

h. Sebagai alat memperbaiki dan mengembangkan keahlian,

keterampilan, dan kecakapan.

7. Teknik Penilaian Kinerja

Terdapat beberapa metode dalam mengukur prestasi kerja,

sebagaimana diungkapkan oleh Gomes (2003), yaitu:

a. Metode Tradisional

Metode ini merupakan metode tertua dan paling sederhana

untuk menilai prestasi kerja dan diterapkan secara tidak sistematis

maupun sistematis yang terdiri dari :

1) Rating scale metode penilaian yang paling tua dan banyak

digunakan, dimana penilaian yang dilakukan oleh atasan atau

supervisior untuk mengukur karakteristik, misalnya mengenai

inisiatif, ketergantungan, kematangan, dan kontribusinya

terhadap tujuan kerjanya.

2) Employee comparation metode penilaian yang dilakukan dengan

cara membandingkan antara seorang pegawai dengan pegawai

lainnya. Metode ini meliputi : (1) Alternation ranking :

mengurutkan peringkat (ranking) pegawai dimulai dari yang

terendah sampai yang tertinggi berdasarkan kemampuan yang

dimilikinya. (2) Paired Comparation : membandingkan pegawai

dengan seluruh pegawai lainnya, sehingga terdapat berbagai

alternatif keputusan yang akan di ambil. Metode ini dapat

digunakan untuk jumlah pegawai yang relatif sedikit. (3) Porced

Comparation (grading) : metode ini sama dengan paired

comparation, tetapi digunakan untuk jumlah pegawai yang

relative banyak.

3) Check list metode ini hanya memberikan masukan/ informasi

bagi penilaian yang dilakukan oleh bagian personalia.

4) Freeform essay metode ini seorang penilai diharuskan membuat

karangan yang berkenaan dengan orang/ karyawan/ pegawai

yang sedang dinilainya.

5) Critical Incident metode ini penilai harus mencatat semua

kejadian mengenai tingkah laku bawahannya sehari- hari yang

kemudian dimasukan ke dalam buku catatan khusus yang

Page 42: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

34| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

terdiri dari berbagai macam kategori tingkah laku bawahannya.

Misalnya mengenai inisiatif, kerjasama, dan keselamatan.

b. Metode Modern

Metode ini merupakan perkembangan dari metode tradisional

dalam menilai prestasi kerja yang terdiri dari :

1) Assesment centre metode ini dilakukan dengan pembentukan tim

penilai khusus dari luar, dalam, maupun kombinasi dari luar

dan dalam.

2) Management by obyektive (MBO=MBS) pegawai langsung

diikutsertakan dalam perumusan dan pemutusan persoalan

dengan memperhatikan kemampuan bawahan dalam

menentukan sasarannya masing-masing yang ditekankan pada

pencapaian sasaran perusahaan.

3) Human asset accounting faktor pekerja dinilai sebagai individu

modal jangka panjang sehingga sumber tenaga kerja dinilai

dengan cara membandingkan terhadap variabel- variabel yang

dapat mempengaruhi keberhasilan perusahaan.

8. Template Penilaian Kinerja

Tabel 1. Penilaian Kinerja

Nama Karyawan: Jabatan: Periode Penilaian Dari:…./…./…. Sampai:…./…./….

Departemen:

Tanggal Masuk Kerja:

Sp5/ Manager: Gaji Sekarang:

Tanggal Rating: Usulan Kenaikan Gaji:

Sumber :

Evaluasi Kinerja SDM, A.A. Anwar Prabu Mangkunegara 2005

5= Sangat Memuaskan; 4= Memuaskan; 3= Cukup; 2= Perlu Perbaikan;

1= Tidak Dapat Diterima

9. Produktifitas Kerja

a. Pengertian Produktifitas

1) Produktifitas adalah pelaksanaan cara- cara produktif

dengan menggunakan sumber daya secara efektif dan

efisien namun tetap menjaga kualitas”.

Page 43: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|35

2) Menurut The Liang Gie, 1981, Produktifitas kerja adalah

kemampuan menghasilkan suatu kerja yang lebih banyak

daripada ukuran biasa yang lebih umum

3) Menurut Riyanto, 1986, Produktifitas mengandung

pengertian perbandingan antara hasil yang dicapai dengan

peran tenaga kerja persatuan waktu.

Kesimpulan: “Produktifitas kerja adalah kemampuan karyawan

dalam berproduksi dibandingkan dengan input yang digunakan,

seorang karyawan dapat dikatakan produktif apabila mampu

menghasilkan barang atau jasa sesuai dengan diharapkan dalam

waktu yang singkat atau tepat”.

b. Faktor- faktor yang Mempengaruhi Produktifitas Kerja

Untuk mencapai produktifitas yang tinggi suatu perusahaan

dalam proses produksi, selain bahan baku dan tenaga kerja yang

harus ada juga didukung oleh faktor- faktor sebagai berikut:

1) Pendidikan

2) Keterampilan

3) Sikap dan etika kerja

4) Tingkat penghasilan

5) Jaminan sosial

6) Tingkat sosial dan iklim kerja

7) Motivasi

8) Gizi dan kesehatan

9) Hubungan individu

10) Teknologi

11) Produksi.

c. Pengukuran Produktifitas Kerja

Pengukuran produktifitas kerja adalah untuk menganalisa

dan mendorong efisiensi produksi/penghematan biaya. Manfaat lain

adalah untuk menentukan target dan kegunaan, serta sebagai standar

dalam pembayaran upah karyawan. Untuk mengukur suatu

produktifitas dapat digunakan dua jenis ukuran jam kerja manusia

yakni jam kerja yang harus dibayar dan jam kerja yang harus

dipergunakan untuk bekerja.

Ada 2 macam pengukuran produktifitas (Ravianto, 1986)

Page 44: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

36| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

1) Physical productivity, yaitu produktifitas secara kuantitatif seperti

ukuran (size), panjang, berat, banyaknya unit, waktu, dan biaya

tenaga kerja.

2) Value productivity, yaitu ukuran produktifitas dengan

menggunakan nilai uang yang dinyatakan dalam rupiah, yen,

dolar, dan seterusnya.

Produktifitas kerja menurut Sritomo (1992) adalah ratio antara

keluaran (output) dengan masukan (input), output adalah produk akhir

yang dihasilkan dan dapat berupa satuan jumlah, input adalah bisa

berbentuk satuan waktu yakni berupa jam kerja yang dipakai untuk

menyelesaikan pekerjaan.

Produktifitas menurut Sinungan (1997) dapat diformulasikan

sebagai berikut:

atau

Produktifitas menurut Peter F. Drucker, penulis buku

Management by Objective yang dikutip oleh Eris Kusnadi,

September 2009.

C. RANGKUMAN

1. Analisis jabatan dibagi dalam 3 bagian yaitu: jon analysis, job description,

dan job specification.

2. Penilaian prestasi kerja (Performance Appraisal) adalah proses yang

digunakan pimpinan untuk menentukan apakag seorang karyawan

melakukan pekerjaannya sesuai dengan tugas dan tanggung

jawabnya. Penilaian pegawai merupakan evaluasi yang sistematis dari

pekerjaan.

Page 45: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|37

D. DAFTAR PUSTAKA

Farida, Wilda Eka, 2019. Manajemen Sumber Daya Manusia dan Ergonomi

Unit Kerja Rekam Medis. Sidoarjo: Indomedia Pustaka

Hatta, Gemala R. 2009. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia Press.

Hasibuan S.P, Malayu. 2016. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi

Revisi, Jakarta: PT Bumi Aksara

Page 46: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

38| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

BAB III

PEREKRUTAN DAN PENEMPATAN SDM

A. PENDAHULUAN

Manajemen Sumber Daya Manusia diperlukan untuk meningkatkan

efektivitas sumber daya manusia dalam organisasi. Salah satu kunci utama

dalam menciptakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang profesional terletak

pada proses rekrutmen. Mencari tenaga kerja yang profesional dan

berkualitas tidaklah gampang. Hal itu merupakan kewajiban dalam sebuah

organisasi dan perusahaan- perusahan harus melakukan penyaringan untuk

anggota atau para pekerja yang baru. Untuk itulah rekrutmen tenaga kerja

dibutuhkan untuk menyaring para pelamar yang ingin melamar. Dalam

organisasi, rekrutmen ini menjadi salah satu proses yang penting dalam

menentukan baik tidaknya pelamar yang akan melamar pada organisasi

tersebut.

Apapun alasannya, jika terjadi lowongan pekerjaan dalam suatu

organisasi maka lowongan tersebut haruslah diisi. Salah satu cara untuk

mengisi lowongan tersebut adalah dengan melakukan proses rekrutmen.

Dalam Bab ini akan dibahas beberapa hal mengenai perekrutan dan

penempatan SDM, mulai dari Organisasi Kerja dan Night Shif Work,

Recruitment dan Seleksi, Orientasi dan Penempatan, Kompetensi Dan

Pembelajaran, dan Tugas, wewenang dan tanggung jawab PMIK.

Agar dapat memahami materi ini dengan baik, mahasiswa

diharapkan mempelajari modul ini, tidak hanya berdasarkan teks pada modul

tetapi juga mempelajari contoh, mengerjakan tugas yang ada. Mahasiswa juga

diharapkan tidak hanya berpatokan pada modul semata, tetapi juga dapat

mempelajarinya dari sumber- sumber lain seperti yang terdapat dalam daftar

Page 47: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|39

pustaka atau buku- buku lain yang berhubungan dengan bahasan ini.

B. ORGANISASI KERJA, NIGHT SHIF WORK, RECRUITMENT

DAN SELEKSI

I. Sejarah Organisasi Kerja dan Night Shif Work

1. Sejarah Organisasi Kerja

Meskipun studi ini menelusuri akarnya kepada Max weber dan para

pakar yang sebelumnya, studi organisasi biasanya dianggap baru dimulai

sebagai disiplin akademik bersamaan dengan munculnya manajemen

ilmiah pada tahun 1890-an, dengan Taylorisme yang mewakili puncak

dari gerakan ini. Para tokoh manajemen ilmiah berpendapat bahwa

rasionalisasi terhadap organisasi dengan rangkaian instruksi dan studi

tentang gerak- waktu akan menyebabkan peningkatan produktivitas.

Studi tentang berbagai sistem kompensasipun dilakukan.

Setelah Perang Dunia I, fokus dari studi organisasi bergeser kepada

analisis tentang bagaimana faktor- faktor manusia dan psikologi

mempengaruhi organisasi. Ini adalah transformasi yang didorong oleh

penemuan tentang Dampak Hawthorne. Gerakan hubungan antar

manusia ini lebih terpusat pada tim, motivasi, dan aktualisasi tujuan-

tujuan individu di dalam organisasi.

Perang Dunia II menghasilkan pergeseran lebih lanjut dari bidang

ini, ketika penemuan logistik besar- besaran dan penelitian operasi

menyebabkan munculnya minat yang baru terhadap sistem dan

pendekatan rasionalistik terhadap studi organisasi.

Pada tahun 1960-an dan 1970-an, bidang ini sangat dipengaruhi oleh

psikologi sosial dan tekanan dalam studi akademiknya dipusatkan pada

penelitian kuantitatif. Sejak tahun 18980-an, penjelasan- penjelasan

budaya tentang organisasi dan perubahan menjadi bagian yang penting

dari studi ini. Metode- metode kualitatif dalam studi ini menjadi makin

diterima, dengan memanfaatkan pendekatan- pendekatan dari

antropologi, psikologi, dan sosiologi.

2. Sejarah Night Shif Work

Setiap tenaga kerja harus memperoleh perlindungan diri dari

berbagai persoalan di sekitar tempat kerjanya dan hal- hal yang dapat

menimpa dirinya atau mengganggu dalam pelaksanaan tugasnya sehari-

hari. Perlindungan tenaga kerja ini bertujuan agar para pekerja dapat

Page 48: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

40| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

melakukan tugasnya sehari- hari dengan rasa aman sehingga beban tugas

yang diterima disesuaikan dengan baik.

Banyak pekerja gilir mengalami kelelahan. Hal ini desebabkan oleh

berbagai faktor antara lain lingkungan kerja, riwayat penyakit, beban

kerja, shif kerja, faktor individu dan faktor psikologis (Andrianto, 2010;

Ita Mina, 2005; Shen, 2006). Pada lingkungan fisik, misalnya penerangan

yang tidak memenuhi persyaratan dapat menyebabkan kelelahan visual.

Selain itu lingkungan kerja non fisik seperti hubungan karyawan dengan

atasan dan sesama pekerja yang kurang harmonis akan memberikan

pengaruh pada tingakt kelelahan tenaga kerja dan hasil pekerjaannya

(Andrianto, 2010; Dang, 2005).

Menurut Grandjean pekerja shif mengalami gangguan tidur,

kesehatan fisik menurun, dan kondisi psikologis yang tidak menentu

sebagai akibat dari berbagai waktu kerja atau shif kerja. Dari penelitian

Departemen Kesehatan RI didapat 30- 40% masyarakat pekerja pemberi

jasa layanan kesehatan yang bersifat teknis dan beroperasi selama 8- 24

jam sehari mengalami kelelahan. Hal ini dikarenakan adanya pola kerja

bergilir (Depkes RI, 2003). Bekerja secara terus menerus akan

menimbulkan permasalahan tersendiri terutama yang berkaitan dengan

kesehatan badan dan daya kerja. Hal ini dikarenakan setelah bekerja

fungsi fisiologis tubuh terjadi penurunan atau fungsi jasmani berada

dalam fase istirahat. Apabila kondisi ini berlangsung dalam jangka waktu

yang lama dapat berakibat pada kelelahan fisik, penurunan denyut

jantung, penurunan tekanan darah dan menurunnya kemampuan mental.

Secara umum fungsi tubuh selama 24 jam mengalami:

a. Pada waktu pagi sampai siang, (daytime). Seluruh fungsi organ

mengalami kondisi yang lebih siap (ready action) untuk melakukan

pekerjaan (ergotropic phase)

b. Pada waktu malam seluruh fungsi tubuh melakukan pekerjaan

pemulihan dan pembaharuan dari energi cadangan yang dimiliki

(trophotropic)

Pergantian shift kerja biasanya dilakukan dalam waktu seminggu sekali,

pengaturan shift kerja berbeda- beda pada setiap Negara, tergantung

kondisi iklim yang berlaku. Di Indonesia biasanya work shift dilakukan

pada jam pagi, siang dan malam. Pergantian shift kerja biasanya

dilakukan dalam seminggu sekali.

Page 49: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|41

II. Pengertian Organisasi Kerja dan Night Shif Work

1. Pengertian Organisasi

1. Prof Dr. Sondang P. Siagian. Mendefinisikan organisasi ialah

setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang

berkerja bersama secara formal terikat dalam rangka mencapai

suatu tujuan yang lebih ditentukan dalam ikatan yang mana

terdapat seseorang/ beberapa orang disebut atasan dan

seorang/ sekelompok orang yang disebut dengan bawahan

2. Drs. Malayu S.P Hasibuan mengatakan organisasi ialah suatu

sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoordinasi dari

sekelompok yang berkerja sama dalam mencapai tujuan

tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja.

3. Prof. Dr. Mr Pradijudi Armosudiro mengatakan organisasi

adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan

kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang

berkerjasama secara tertentu untuk bersama sama mencapai

tujuan tertentu.

2. Pengertian Night Shift Work

Menurut ILO (International Labour Organization) Shift Malam

merupakan aktivitas kerja yang dilakukan pada malam hari melebihi

waktu antara jam kerja malam hari menurut ahli fisiologi tidak ergonomis

demi efesiensi mesin dan sumber daya manusia untuk meningkatka

produksi dalam mencapai profil yang tinggi.

1. Alasan yang mendasari efisiensi pemanfaatan mesin:

a.) Peningkatan pelayanan

b.) Pembukaan lapangan kerja

c.) Manusia dalam kehidupan

d.) Circadian rhytm

Circadian Rhytm mempunyai ” irama biologis” dalam fungsi

tubuh manusia ” day animals” kesiagaan kerja:

1) Pagi hari : mulai meningkat

2) Sore s/p malam: menurun

Circadian Rhytms fungsi tubuh manusia memiliki irama selama 24

jam. Fungsi tubuh manusia meningkat pada waktu pagi dan

menurun pada waktu malam hari.

2. Dampak yang mungkin terjadi:

Pada penampilan kerja

Page 50: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

42| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

a) Lebih lambat

b) Kurang akurat

c) > kecelakaan

Pada kesehatan

a) Gangguan irama biologi: pola makan dan tidur terganggu mudah

borok/tukak lambung

b) Gangguan tidur/kurang tidur: kelelahan dan mudah tersinggung

(irritability)

Bekerja malam hari mengakibatkan gejala yang disebut chronic

fatigue dengan gejala weariness (kelelahan), pyschic irritability

(mudah marah), mood of depression (tekanan mental), loss vitality and

disinclination for work (kehilangan vitalitas dan keenggaan untuk

bekerja), loss of appetite (kehilangan nafsu makan), distrubance of sleep

(gangguan tidur), digestive trouble (gangguan pencernaan), stomatch

trouble (pada perut).

Efek fisik akibat kerja malam yaitu terganggunya kualitas tidur,

tidur pada siang hari tidak seefektif dibandingkan malam hari.

Pekerja shift malam biasanya mempunyai kesempatan untuk tidur

lebih sedikit (6 jam). Pekerja shift sore mempunyai kesempatan tidur

lebih banyak (8 jam), pekerja shift pagi mempunyai kesempan tidur

yang normal (7 jam).

Kapasitas fisik untuk melakukan kerja shift malam lebih rendah

dibandingkan bekerja shift pagi. Kapasitas mental menuru pada

waktu kerja shift malam. Kewaspadaan menurun dan kemungkinan

terjadinya kecelakaan istirahat dan hubungan sosial (keluarga)

terganggu.

3. Pertimbangan/ pedoman pada pengadaan kerja malam

a. Umur

1. Usia < 25 tahun jangan diikutkan

2. Usia > 50 tahun night shift diikutkan

b. Waktu gilir

Diusahakan agar sependek mungkin, misalnya setiap 2- 3 hari

sekali sistem/2- 2- 3

c. Istirahat

1. Sesudah 2- 3 shift malam harus ada istirahat (minimal 24 jam)

Page 51: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|43

2. Hari libur minggu. Diusahakan tetap ada/ direncanakan paling

sedikit 2x istirahat pada weekend.

III. Tujuan Organisasi Kerja dan Night Shif Work

1. Mengurangi tingkat kelelahan dan stress dalam bekerja

2. Memanfaatkan sumber daya manusia secara efektif dan optimal

3. Untuk mengurangi beban kerja petugas.

IV. Unsur- unsur Organisasi

Agar dalam pencapaian tujuan secara efisien dan efektif seperti yang

dimaksud dapat direalisir, perlu memperhatikan kenyataan yang ada,

sarana dan prasarana yang dipunyai, di lingkungan internal maupun

eksternal yang sekiranya dapat mempengaruhi keberhasilan secara

langsung maupun tidak langsung karena sesungguhnya sebagai suatu

sistem, organisasi bukanlah suatu sistem yang tertutup sama sekali dari

pengaruh lingkungan.

Unsur- unsur organisasi yang perlu dipertimbangkan dalam proses

kegiatan menyusun organisasi, yaitu:

1. Tujuan dan sasaran

2. Sumber daya yang tersedia

3. Pembagian dan fungsi

4. Wadah tempat bekerja atau struktur organisasi

5. Bentuk hubungan dan kerja sama

V. Waktu Kerja

Waktu kerja adalah waktu untuk melakukan pekerjaan, dapat

dilaksanakan pada siang hari dan/ atau malam hari. Siang hari adalah

waktu antara pukul 06.00 sampai pukul 18.00. Malam hari adalah antara

pukul 18.00 sampai pukul 06.00. Seminggu adalah waktu selama 7 hari.

(Pasal 1 Ayat 22 UU Nomor 25 Tahun 1997 tentang Ketenagakerjaan).

VI. Waktu Istirahat

Istirahat antara jam kerja, sekurang- kurangnya setengah setelah

bekerja 4 (empat) jam terus- menerus dan waktu istirahat tersebut tidak

termasuk jam kerja.

Page 52: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

44| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

VII. Shif Kerja

Sistem shift adalah suatu sistem pengaturan kerja yang memberi peluang

untuk memanfaatkan keseluruhan waktu yang tersedia untuk

mengoperasikan pekerjaan (Muchinsky,1997).

VIII. Pengertian Recruitment dan Seleksi

Recruitment sering juga disebut dengan penarikan tenaga kerja.

Penarikan tenaga kerja (recruitment) merupakan proses pencarian calon

karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah dan jenis yang

dibutuhkan. Untuk dipahami bahwa dalam proses penarikan tenaga kerja

ini dilakukan melalui proses penjaringan yang ketat dan detil dengan

tujuan menghasilkan calon yang benar- benar dianggap fesible (layak).

Recruitment dilakukan untuk kebutuhan tenaga kerja baik yang

bersifat jangka pendek, menengah, maupun panjang. Untuk dipekerjakan

di perusahaan dengan ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan.

Setelah proses recruitment selesai maka tahap selanjutnya adalah seleksi.

Setiap perusahaan pasti menginginkan memperoleh sumber tenaga kerja

yang memiliki kualitas dan kompetensi yang menjanjikan. Maka secara

umum ada dua sumber informasi dalam recruitment, yaitu:

1. Sumber informasi internal

Ini berasal dari data- data bagian divisi sumber daya manusia,

terutama data dari para karyawan tetap atau karyawan tenaga kontrak

yang bersifat ditempatkan dalam jangka waktu tertentu dan

ditentukan

2. Sumber informasi eksternal

Ini bersumber dari informasi pihak eksternal. Sumber recruitment

eksternal ini dapat dilakukan melalui:

1) Media cetak (koran)

2) Media elektronik (radio dan televisi)

3) Sekolah/ perguruan tinggi

4) Rekomendasi dari para karyawan

5) Departemen tenaga kerja

6) Internet

7) Bursa tenaga kerja

8) Asosiasi- asosiasi

Page 53: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|45

Salah satu teknik perekrutan yang dianggap bisa mendapatkan

karyawan yang memiliki kompetensi tinggi adalah dengan membangun

hubungan baik pada lembaga pendidikan seperti perguruan tinggi yang

memiliki reputasi bagus. Misalnya menghubungi pihak institusi

pendidikan yang mampu memberikan rekomendasi apa saja yang

dianggap layak untuk dikirim atau direkomendasikan kerja di fasilitas

pelayanan kesehatan tersebut nantinya.

Artinya sebelum lulusan tersebut ditarik oleh fasyankes lain maka

secepatnya ditarik oleh fasyankes tersebut. Konsep ini banyak diterapkan

oleh berbagai perusahaan / rumah sakit besar dan secara realita orang-

orang cerdas dan pintar adalah artinya mereka yang terbaik yang ada di

institusi pendidikan tersebut yang dianggap memiliki kompetensi tinggi.

Tabel 1. Keuntungan dan Kerugian Perekrutan Secara Internal dan

Eksternal

Perekrutan secara Internal

No Keuntungan Kerugian

1 Memberi motivasi kerja kepada seluruh karyawan untuk meraih prestasi

Tidak mendapatkan ide baru dari sumber baru

2 Menumbuhkan loyalitas tinggi dari para karyawan pada pimpinan

Timbulnya persaingan internal dalam memperebutkan posisi tertentu

3 Timbulnya kepedulian internal lebih dalam karena pimpinan selalu mengutamakan karyawan perusahaan

Pimpinan harus menghabiskan energi dan finansial khusus untuk mendidik kader internal agar betul- betul mampu untuk berkompetensi dengan karyawan handal dari luar perusahaan

Perekrutan secara Eksternal

1 Membangun jaringan lebih luas Membuat iri karyawan yang ada

2 Kemungkinan dapat merubah/ mempengaruhi perilaku/ sikap dan mental karyawan/ departemen

Perlu penyesuaian

3 Memperoleh karyawan yang memiliki kompetensi sangat tinggi

Tawar menawar gaji bias sangat tinggi dan sulit dipenuhi oleh manajemen perusahaan

Page 54: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

46| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

IX. Recruitment dan Konsep The Right Man and The Right Place

Secara umum menilai kelayakan seorang calon karyawan untuk

diterima bekerja atau diikutkan dalam suatu kegiatan ada dua penilaian

secara umum yang dilakukan, yaitu:

1. Background education, dan

2. Periode experience

Background education dilihat dari segi latar belakang pendidikan yang

dimiliki, termasuk kesesuaian pendidikan yang dimiliki dengan posisi

pekerjaan yang akan dijalani nantinya. Artinya linearitas education dengan

porsi kerja memiliki hubungan erat yang bias membantu memaksimalkan

atau memudahkan seseorang dalam bekerja. Contohnya seorang

diploma/ ahli madya rekam medis ditempatkan pada bagian kamar

operasi, atau seorang Sarjana RMIK ditempatkan pada bagian marketing.

Jelas ini dianggap sebagai sisi ketidaksesuaian antar background education

dengan job description yang dijalani. Lebih jauh ini bias berdampak pada

turunnya kualitas kerja yang dimiliki.

Gambar 1. Proses Penarikan Tenaga Kerja

Di sisi lain dalam membangun dan mempertahankan para karyawan

dengan tujuan terbentunya loyalitas tinggi pada perusahaan maka perlu

merumuskan sebuah konsep filosofi pengelolaan SDM, sebagaimana

telah dilakukan oleh berbagai perusahaan besar lainnya seperti FedEx.

FedEx merumuskan filosofi mengelola manusia berdasarkan prinsip

berikut:

1. Tidak ada PHK;

Page 55: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|47

2. Jaminan perlakuan yang adil;

3. Penelitian, umpan balik, tindakan;

4. Promosi dari dalam;

5. Pembagian keuntungan; dan

6. Kebijakan pintu terbuka.

Persoalan paling dasar yang sering menjadi masalah dalam bidang

analisis aspek sumber daya manusia adalah berawal pada kesalahan

penerimaan dan penempatan tenaga kerja yang tidak sesuai dengan yang

diharapkan. Hal yang harus diingat dalam mengedepankan konsep

pengembangan dan pencapaian tujuan organisasi adalah “the right man and

the right place”

Konsep ini begitu popular dalam bidang sumber daya manusia

karena menyangkut dengan bagaimana menilai dan menempatkan

seorang karyawan pada posisi yang benar- benar dianggap layak (feasible).

Ada berbagai sisi ukuran yang menyatakan seorang calon karyawan atau

pekerja bias masuk dalam kategori the right man and the right place.

Untuk memperoleh karyawan yang benar- benar memenuhi

keinginan dan manajer SDM maka seleksi yang diikuti dengan tes

dianggap hal yang tidak bias ditawar- tawar lagi. Berkenan dengan

prosedur seleksi, Uniform Guidelines menyatakan bahwa tes adalah:

Setiap pengukuran, kombinasi pengukuran, atau prosedur yang

digunakan sebagai dasar setiap keputusan karyawan. Prosedur seleksi

mencakup serangkaian lengkap teknik penilaian dari tes tertulis yang

tradisional, tes kerja, program pengujian atau masa percobaan, serta

persyaratan fisik, pendidikan, dan masa kerja melalui wawancara informal

atau kasual dan formulir lamaran tanpa skor.

Adapun patokan ukuran yang dapat dijadikan alasan dalam menilai

calon karyawan dalam proses recruitment dengan berlandaskan pada

konsep the right man and the right place adalah dapat kita lihat pada tabel di

bawah ini:

Tabel 2. Tabel Penilaian Calon Karyawan

No Item Penelitian Bobot Nilai

1 Linearitas antara latar belakang pendidikan (background education) dengan posisi pekerjaan yang akan ditempati

2 Linearitas antara latar belakang pekerjaan (background experience) dengan ruang lingkup pekerjaan yang akan

Page 56: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

48| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

ditugaskan

3

Karakteristik dasar yang dinilai oleh pakar psikotes rumah sakit menyatakan calon yang bersangkutan adalah:

a. Kepercayaan diri (confident)

b. Kejujuran

c. Kedisiplinan

d. Loyalitas

e. Kerapian

f. Keramahan

Nilai total rata- rata

4

Tidak memiliki keterlibatan dengan organisasi terlarang seperti teroris, atau memiliki ketertarikan dengan pemikiran- pemikiran yang bersifat extreme (radikal, berbahaya, makar, dan lain- lain)

5

Medical report (catatan medis) atau riwayat kesehatan bahwa yang bersangkutan sehat jasmani dan rohani serta tidak ada catatan pernah terlibat sebagai pemakai atau pengedar narkoba serta obat- obatan terlarang lainnya.

6. Kemampuan hasil Tes Potensi Akademik dan matematika dasar

7 Kemampuan hasil tes presentasi (communication skill) dan penggunaan bahasa asing (lisan dan tulisan)

8 Kemampuan dasar komputer

9 Kemampuan kepemimpinan (leadership talent)

10 Lainnya (sebutkan)…………………

Nilai total

Nilai rata- rata (X)

Ukuran pemberian bobot nilai serta melihat masuk dimana kategori

nilai rata- ratanya dapat dilihat brdasarkan tabel di bawah ini:

Tabel 3. Ukuran Penilaian dan Bobot Nilai

Penilaian Bobot Nilai Nilai Kelayakan

Sangat baik 6 Sangat layak

Baik 5 Layak

Sedang 4 Dipertimbangkan atau diragukan

Kurang 3 Tidak layak

Kurang baik 2 Sangat tidak layak

Sangat kurang baik 1

Page 57: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|49

Adapun rumus untuk menghitung nilai rata- rata dapat dilakukan

dengan cara sebagai berikut:

X= ƩXi/ n

Keterangan:

X = mean (rata- rata) atau nilai rat- rata

ƩXi = Nilai total dari bobot nilai

N = jumlah data atau nomor

Pada nilai n di atas maka jika dilihat tabel di atas adalah 10 item

artinya n adalah 10. Namun jika ada penambahan artinya tabelnya ingin

ditambah dengan berbagai item penilaian lagi maka artinya n tersebut

disesuaikan dengan jumlah item penilaian yang ada. Jika nanti diperoleh

nilai rata- ratanya adalah 6 maka dapat dianggap calon karyawan tersebut

sangat layak untuk diterima bekerja di posisi tersebut.

Dengan sistem penilaian seperti di atas maka diharapkan usaha

untuk mewujudkan proses recruitment dengan berpatokan pada konsep the

right man and the right place diharapkan dapat terwujudkan.

Untuk lebih jelas dalam memahami penilaian ini dapat kita lihat

contoh di bawah ini pada penilaian calon petugas rekam medis di Rumah

Sakit X.

Berdasarkan hasil penilaian maka diperoleh hasil yaitu nilai rata- rata

adalah 5,2 artinya posisi nilai layak (feasible). Sehingga dapat dianggap

wajar jika petugas rekam medis ini dapat diterima kerja di Rumah Sakit

X. Dan secara jangka panjang memungkinkan jika karyawan tersebut

nantinya untuk dididik menjadi perekam medis yang memiliki nilai

kompetensi tinggi sebagai aset rumah sakit.

Tabel 4. Contoh Tabel Penilaian Petugas Rekam Medis RS. X

No Item Penelitian Bobot Nilai

1 Linearitas antara latar belakang pendidikan (background education) dengan posisi pekerjaan yang akan ditempati

6

2 Linearitas antara latar belakang pekerjaan (background experience) dengan ruang lingkup pekerjaan yang akan ditugaskan

4

3

Karakteristik dasar yang dinilai oleh pakar psikotes rumah sakit menyatakan calon yang bersangkutan adalah:

4,8 g. Kepercayaan diri (confident)

h. Kejujuran

i. Kedisiplinan

Page 58: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

50| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

j. Loyalitas

k. Kerapian

l. Keramahan

Nilai total rata- rata

4

Tidak memiliki keterlibatan dengan organisasi terlarang seperti teroris, atau memiliki ketertarikan dengan pemikiran- pemikiran yang bersifat extreme (radikal, berbahaya, makar, dan lain- lain)

6

5

Medical report (catatan medis) atau riwayat kesehatan bahwa yang bersangkutan sehat jasmani dan rohani serta tidak ada catatan pernah terlibat sebagai pemakai atau pengedar narkoba serta obat- obatan terlarang lainnya.

6

6. Kemampuan hasil Tes Potensi Akademik dan matematika dasar

4

7 Kemampuan hasil tes presentasi (communication skill) dan penggunaan bahasa asing (lisan dan tulisan)

5

8 Kemampuan dasar komputer 6

9 Kemampuan kepemimpinan (leadership talent) 5

10 Lainnya (sebutkan)…………………

Nilai total (Ʃ) 46,8

Nilai rata- rata (X) 5,2

X. Pengertian Seleksi dan Tujuan Seleksi Karyawan

Seleksi merupakan proses penjaringan dan penentuan siapa yang

layak dan tidak layak untuk bekerja di sebuah fasyankes. Suatu sistem

seleksi yang baik harus dilakukan oleh tim seleksi dan kemudian

diputuskan dengan diskusi yang bisa dipertanggung jawabkan

keputusannya. Artinya tim yang terlibat dalam seleksi juga bukan

karyawan biasa, namun mereka yang benar- benar paham dan mampu

menilai kualitas dan kompetensi dari setiap calon karyawan yang akan

bekerja di perusahaan tersebut.

Gambar 2. Proses Pengelolaan Sumber Daya Manusia

Page 59: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|51

Ada beberapa tujuan mengapa seleksi itu perlu dilakukan. Adapun

tujuan seleksi karyawan adalah sebagai berikut:

1. Untuk menjaring karyawan yang dianggap benar- benar layak dan

mampu untuk melaksanakan tugas yang dibebankan pada posisi

jabatan tersebut

2. Menghindari kesalahan dalam pembuatan keputusan seleksi

karyawan

3. Membuat pekerjaan lebih terukur dan memiliki dasar hukum yang

jelas (legal).

XI. Tahapan Dalam Proses Seleksi

Bagi calon karyawan yang telah lulus tahap recruitment dan dipanggil

untuk ikut seleksi maka ada beberapa syarat umum yang harus dipenuhi

atau diikuti, dan syarat untuk mengikuti seleksi tersebut biasanya terbagi

pada empat tahap. Adapun tahap- tahap tersebut adalah:

1. Tahap seleksi administrasi

2. Tahap seleksi tertulis

3. Tahap tes wawancara

4. Tahap tes kesehatan

Adapun syarat kelengkapan administrasi untuk syarat seleksi tahap

pertama atau tahap seleksi administrasi adalah secara umum sebagai

berikut:

1. Surat lamaran yang ditandatangani;

2. Daftar riwayat hidup;

3. Ijazah dan transkrip nilai, sebaiknya terlegalisir;

4. Sertifikat akreditasi dari universitas atau fakultas tempat calon

karyawan tersebut kuliah sebelumnya, dan tertulis minimal nilai

terakreditasi B.

Ketika tahap administrasi dan ujian tertulis lulus, maka calon

karyawan tersebut harus mengikuti tes interview atau wawancara. Pada

tahap ini biasanya kelengkapan administrasi menjadi bagian yang penting

untuk diperhatikan kembali. Karena biasanya beberapa perusahaan

meminta agar pada saat wawancara membawa kelengkapan tambahan

seperti sertifikat komputer, sertifikat bahasa inggris, ijazah dan transkrip

nilai asli, SIM, surat kesehatan, dan lainnya sesuai dengan permintaan

pihak manajemen perusahaan.

Page 60: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

52| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Namun ada juga perusahaan yang tidak meminta untuk

membawanya, cukup dibawa dan dilengkapi ketika sudah lulus nantinya.

Tentunya jika tidak lulus tidak perlu membawa.

Adapun tes teakhir ketika itu semua telah dilalui atau dinyatakan

lulus adalah tahap tes kesehatan. Tes kesehatan merupakan tes yang ingin

melihat tingkat kesehatan secara totalitas dari calon karyawan yang

bersangkutan, biasanya tes kesehatan tersebut dilakukan oleh tim dokter

yang khusus dari pihak fasyankes/ perusahaan.

Setelah melalui seluruh tahap seleksi tersebut selanjutnya tinggal

menunggu pengumuman apakah bersangkutan dapat dinyatakan lulus

seluruh tahap tersebut atau tidak. Jika lulus maka siap menandatangani

surat kesepakatan yaitu kesiapan untuk bekerja dan ditempatkan

dimanapun sesuai dengan isi surat kesepakatan tersebut. Umumnya surat

kesepakatan tersebut nantinya berubah menjadi surat keputusan (SK)

yang menjalankan secara rinci seperti:

1. Jumlah gaji yang diterima;

2. Bonus;

3. Tunjangan;

4. Jaminan kesehatan (asuransi kesehatan);

5. Fasilitas yang diterima;

6. Dan lain- lainnya.

XII. Tes Online

Di samping tes seperti disebutkan di atas maka pada era internet saat

ini sering juga dilakukan tes online, yaitu tes ujian tertulis dengan

menggunakan fasilitas internet dan harus cepat dalam menjawab soal

karena disesuaikan dengan waktu ujian. Jika ada soal sebanyak 50 soal

waktu diberikan adalah 100 menit, maka artinya satu soal adalah 2 menit.

Bahkan ada juga perusahaan yang membuat tes sesuai dengan jumlah

soal, misalnya jika ada 75 soal maka waktu tes adalah 75 menit, dengan

begitu peserta tes harus mampu menjawab setiap jawaban secara tepat

waktu.

Adapun beberapa kelebihan jika dilakukan tes secara online ini, yaitu:

1. Mampu menghemat biaya dan cepat dalam pemberian nilai

2. Secara birokrasi semua urusan lebih cepat terselesaikan

Namun di sisi lain ada juga kekurangan di saat tes secara online ini

dilakukan. Adapun kekurangannya adalah:

Page 61: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|53

1. Memungkinkan soal dijawab oleh orang lain;

2. Bila menjawab soal dengan membuka buku atau berbagai lainnya;

3. Pihak hecker bisa bermain dalam menerobos jaringan tes tersebut

untuk merusak sistem dan meluluskan orang yang sebenarnya tidak

layak lulus.

XIII. Beberapa Permasalahan dalam Proses Seleksi

Ada beberapa permasalahan yang sering terjadi dari setiap proses

rekrutment dan seleksi, yaitu:

1. Data calon pelamar kadang kala ada yang dipalsukan dengan tujuan

agar bisa lolos tes tahap administrasi;

2. Terjadi penarikan karyawan yang bersifat nepotisme dan

menyingkirkan mereka yang sebenarnya lebih pantas lulus;

3. Kadang kala karena lemahnya kontrol seleksi memungkinkan

masuknya para pelaku kejahatan atau perilaku kriminal untuk lulus

seleksi, karena ia bisa mampu mengubah berbagai data pribadinya;

4. Tim recruitment dan seleksi ada kalanya tidak memiliki tingkat

emosional yang tidak stabil dan terkendali dengan baik, sehingga

keputusan memungkinkan ada kesalahan.

Oleh karena itu untuk menghindari agar jangan timbul permasalahan

seperti di atas maka dibutuhkannya tim recruitment dan seleksi yang benar-

benar mampu mewujudkan keinginan pihak manajemen dan komisaris

perusahaan. Artinya tim yang masuk benar- benar tim yang dianggap

mampu dan bisa dipercaya untuk setiap pemikiran yang disampaikannya,

termasuk keputusan yang dibuatnya tersebut serta bisa

dipertanggungjawabkan secara jangka pendek.

C. ORIENTASI DAN PENEMPATAN

I. Pengertian dan Tujuan Orientasi

Orientasi adalah suatu bentuk pengenalan secara detil terhadap

lingkungan kerja dengan cara mengajak karyawan untuk berkeliling dan

menjelaskan setiap job description yang dimiliki oleh setiap divisi kerja

termasuk out put yang dihasilkan oleh setiap divisi tersebut.

Secara praktek masa orientasi tersebut bisa berlangsung 2 sampai

dengan 3 hari kerja, namun bagi organisasi kecil masa orientasi mungkin

cukup hanya 1 hari kerja saja. Akan tetapi jika organisasi besar yang

memiliki banyak divisi/ unit/ instalasi dan penyebaran kantor cabang

Page 62: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

54| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

maka memungkinkan masa orientasi bisa lebih dari tiga hari kerja, karena

menyangkut dengan penjelasan secara detil serta melakukan diskusi

dengan setiap kepala divisi secara detil.

Namun ada juga yang menempatkan masa orientasi selama 2 minggu

sampai dengan 1 bulan, semua itu sangat tergantung pada keinginan dan

ketentuan yang berlaku di tempat organisasi tersebut berada artinya

fleksibel dan kebutuhan menjadi alasan utama.

Sebagai catatan bahwa proses orientasi juga bisa terjadi pada hanya

satu departemen saja, namun menjadi lebih baik bagi penguasaan

seorang calon karyawan jika orientasi terjadi pada semua departemen

dengan tujuan agar ia benar- benar memahami semua proses itu dengan

sangat baik.

Tujuan yang diharapkan dari masa orientasi secara umum adalah

diharapkan bisa menciptakan kejelasan tupoksi (tugas pokok dan fungsi)

setiap divisi secara detil kepada para karyawan baru yang notabene belum

begitu memahami secara detil lingkungan kerja fasyankes/ perusahaan.

Dalam bukunya Desseler orientasi yang berhasil harus memenuhi

empat hal utama: (1) karyawan baru harus merasa diterima dan nyaman;

(2) orang itu harus memahami organisasi tersebut dalam makna luas

(masa lalu, masa kini, budaya, dan visi masa depan); (3) fakta kunci

seperti kebijakan dan prosedur, karyawan harus jelas mengenai apa ynag

diharapkan dalam hal pekerjaan dan perilaku; (4) orang itu harus mulai

menjalankan proses untuk membiasakan diri dengan cara perusahaan/

fasyankes bertindak dan melakukan banyak hal.

II. Manfaat Orientasi

Jika kita jabarkan ada banyak manfaat dari orientasi yang bisa kita

temukan dalam penjelasan di berbagai referensi buku teks dalam dan luar

negeri. Namun secara umum ada dua sisi manfaat yang sering dijelaskan

untuk melihat manfaat masa orientasi tersebut, yaitu:

1. Jangka pendek

Secara jangka pendek orientasi bermanfaat bagi pengenalan awal

terhadap lingkungan kerja, termasuk mampu mengetahui tujuan

setiap job description yang harus dijalankan dan juga pemahaman ruang

lingkup tugas yang harus dipahami secara detil oleh karyawan agar

bisa bekerja dengan jelas.

2. Jangka panjang

Page 63: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|55

Secara jangka panjang dengan pemahaman orientasi yang kompleks

dan mendalam mampu membangun konsep perencanaan pekerjaan

secara lebih sistematis, termasuk terbangunnya sistem manajemen

kerja yang terorganisasi secara modern dan bernilai kompetitif.

Dua sisi orientasi tersebut menjadi penting untuk dipahami bahwa

memang orientasi tersebut begitu bermanfaat bagi seorang karyawan,

dan manfaat tersebut bukan akan sangat terasa pada saat membangun

perencanaan kerja dan pengalokasian aktivitas lainnya.

III. Pengertian Penempatan

Penempatan merupakan penugasan atau penugasan kembali dari

seorang karyawan pada sebuah pekerjaan baru. Keputusan penempatan

dibuat oleh manajer lini.

IV. Pengkajian dan Konsep Penempatan

Bahwa analisis penempatan dilakukan dengan melakukan pengkajian

yang mendalam dan serius dengan tujuan untuk menghindari kesalahan

dalam penempatan nantinya. Kajian itu biasanya menggabungkan tiga

pendekatan, yaitu:

1. Kualitatif

2. Kuantitatif

3. Penggabungan kualitatif dan kuantitatif

Konsep sumber karyawan yang ditempatkan di sebuah perusahaan secara

umum ada dua dasar justifikasi yang umumnya dipakai atau diterapkan

pada berbagai perusahaan, yaitu:

1. Bersumber dari karyawan di lingkungan internal;

2. Bersumber dari pihak eksternal

Jika bersumber dari lingkungan internal maka akan dilihat siapa

karyawan yang dianggap memiliki kualifikasi dan kemampuan dengan

dasar catatan penilaian yang telah dilakukan selama ini memenuhi

kualifikasi yang ditetapkan, namun jika pihak internal tidak diperoleh

maka memungkinkan diambil dari lingkungan eksternal yaitu berasal dari

perusahaan atau lembaga lain.

Kasus dipakainya karyawan dari lingkungan eksternal ini dianggap

ketika karyawan dari lingkungan internal tidak ada memenuhi kualifikasi

yang diharapkan. Sehingga untuk menempati posisi dan pekerjaan

tersebut maka satu- satunya cara harus diambil orang yang berasal dari

Page 64: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

56| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

lingkungan eksternal, dan jika tidak segera dilakukan artinya masalah

yang dihadapi akan semakin parah.

Ada sebuah pepatah dalam bidang ilmu manajemen sumber daya

manusia yang berlaku bahwa “ketika seorang pemimpin merasa bingung

mana yang harus dipilih dan tidak ada karyawan yang tepat maka lebih

baik ia mengambil dari luar walaupun harus membayar mahal namun

mampu menyelesaikan pekerjaan tersebut”. Atau dengan adegium yang

lebih sederhana” pemimpin yang baik adalah pemimpin yang cepat

dalam mengambil keputusan dan pemimpin yang tidak baik adalah yang

paling lama mengambil keputusan”.

V. Dasar Acuan Penilaian Dan Penempatan

Dalam penilaian siapa yang layak untuk ditempatkan pada posisi

yang tepat maka secara umum ada dua pendekatan yang dipakai, yaitu:

1. Kualitatif, dan;

2. Kuantitatif

Untuk melakukan penilaian secara kualitatif maka dibutuhkan

format model penilaian yang harus ditetapkan, yaitu:

1. Melakukan interview atau wawancara dengan calon yang

bersangkutan;

2. Melihat catatan laporan kemajuan atau prestasi kerja selama ini;

3. Melakukan diskusi dan tanya jawab dengan pimpinan divis/ unit/

instalasi tempat ia bekerja.

Adapun hal yang harus diingat oleh karyawan yang dinilai adalah

kemampuan berkomunikasi, yang sebesarnya memiliki pengaruh besar

dalam interview dan diskusi. Komunikasi sebenarnya bukan hanya ilmu

pengetahuan, tapi juga seni bergaul. Agar kita dapat berkomunikasi

efektif, kita dituntut tidak hanya memahami prosesnya, tapi juga mampu

menerapkan pengetahuan secara kreatif.

Komunikasi yang efektif membutuhkan kepekaan dan keterampilan

yang hanya dapat kita lakukan setelah kita mempelajari proses

komunikasi dan kesadaran akan apa yang kita dan orang lain lakukan

ketika kita sedang berkomunikasi. Sehingga sudah sepantasnya seorang

karyawan dalam penilaian memiliki tingkat kepekaan yang tinggi.

Adapun untuk melakukan penilaian dengan pendekatan secara

kuantitatif maka dipakai dua dasar penilaian yang harus diterapkan, yaitu:

Page 65: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|57

1. Melakukan tes tertulis. Dalam bentuk Tes Potensi Akademik (TPA),

tes uji kepemimpinan, tes pengambilan keputusan, dan lain

sebagainya;

2. Melakukan tes kesehatan. Ini bertujuan agar karyawan tersebut sehat

jasmani dan rohani sehingga mampu melaksanakan pekerjaan

dengan lancar. Contohnya tidak menjadi pengguna narkoba dan

sejenisnya.

Hasil dari penilaian dengan pendekatan kualitatif dan kuantitatif

maka nantinya akan dibuat suatu kesimpulan penilaian untuk mengatur

dan menegaskan siapa yang paling layak dalam menempati posisi

tersebut, tentunya semua ini diikuti dengan skor penilaian. Dengan kata

lain kita ingin menegaskan bahwa penempatan seseorang sebagai

karyawan harus dilakukan dengan cara- cara yang memiliki dasar

acuannya bukan bersifat sangat umum dan tidak jelas keputusannya.

Karena beberapa kasus yang terjadi di lapangan dimana kesalahan

dalam memutuskan siapa yang layak menempati posisi tersebut sangat

subjektif yaitu berdasarkan pada penilaian dari pandangan pimpinan lini

saja tanpa ada dasar penilaian dengan pendekatan kualitatif dan

kuantitatif seperti yang dijelaskan di atas. Dan begitu ada masalah maka

tentunya dibutuhkan konsentrasi lebih untuk menyelesaikan masalah

tersebut. Seperti kata pepatah” sekali kita inkonsisten maka sangat sulit

bagi kita mengembalikan itu ke posisi konsisten kembali”.

Oleh karena itu acuan penilaian tersebut merupakan dasar justifikasi

dan lama menilai setiap individu untuk ditempatkan di posisi tersebut

dari segi feasible (layak) dan infeasible (tidak layak). Jika ingin penilaian

tersebut dikembangkan maka kita tinggal mengembangkannya secara

lebih dalam. Artinya penilaian yang kompleks akan menghasilkan

kesimpulan yang tidak kompleks.

Sehingga wajar jika kita pada perusahaan/ fasyankes besar mereka

membuat tahap pengujian dan seleksi karyawan dengan sangat ketat dan

tahap yang panjang. Dan itu diikuti juga dengan tes pada saat seorang

karyawan akan ditempatkan di posisi jabatan tertentu maka jelas ia harus

menjalani banyak tahap tes untuk menilai kesiapan dan kelayakan ia pada

jabatan baru nantinya.

Acuan penempatan itu memang tidak bisa dikesampingkan dengan

proses seleksi. Maka untuk lebih jelas bagaimana hubungan seleksi dan

penempatan dapat kita lihat pada gambar di bawah ini.

Page 66: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

58| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

VI. Penempatan dan Promosi Karyawan

Harus diakui jika penempatan merupakan dasar posisi awal

seseorang untuk meniti karir secara lebih realistis, termasuk starting point

awal bagi karyawan tersebut dalam karier perjalanannya. Maka

penempatan arti lebih jauh adalah promosi dari posisi yang sebelumnya

ke posisi yang jauh lebih baik. Karena promosi adalah peningkatan status

seseorang yang semakin meningkat.

Jika tidak meningkat maka itu bukan promosi akan tetapi demosi.

Sehingga wajar jika konsep penempatan sering dihubungkan dengan kata

promosi. Dan promosi hanya diberikan kepada karyawan yang dianggap

memiliki kompetensi dan kualitas sesuai dengan yang diinginkan.

Ketertinggalan karyawan terjadi ketika seseorang karyawan tidak lagi

memiliki pengetahuan dan kemampuan yang dibutuhkan untuk

melaksanakan pekerjaan yang penuh tantangan dan sukses. Dengan kata

lain penempatan jabatan hanya boleh diisi oleh mereka- mereka yang

dianggap mampu melaksanakan pekerjaan dan tugas- tugas secara baik.

Karena sudah konsep dasar manajemen perusahaan yang selalu ingin

meraih keberhasilan dan pencapaian target seperti yang direncanakan.

Dan itu harus dilakukan oleh mereka- mereka yang dianggap memiliki

dasar kompetensi yang dianggap layak dan berkemampuan. Tanpa itu

tidak mungkin perusahaan/ fasyankes mampu untuk meraih keuntungan

dan juga memberikan kepuasan kepada para costumer/ pasien/

pemegang saham.

Dalam kasus yang terjadi sering kesalahan penempatan malah

membuat tidak optimalnya hasil pekerjaan yang mampu diberikan. Dan

semua ini berdampak pada out put yang diperoleh perusahaan/ fasyankes

juga menjadi berkurang atau tidak sesuai dengan target perusahaan/

fasyankes sebagaimana diinginkan.

Jika kondisi ini terus dibiarkan tanpa ada evaluasi maka perusahaan

akan kalah saing dengan perusahaan sejenisnya, karena itu penempatan

karyawan bukan masalah sederhana tapi harus dipandangi sebagai

masalah yang bisa mempengaruhi kinerja manajemen perusahaan secara

jangka panjang.

Salah satu kesalahan dari manajer ketika menempatkan karyawan

yang tidak memiliki kecintaan tinggi pada pekerjaan yang dijalaninya,

sehingga ia hanya bekerja atas dasar rutinitas saja. Kondisi ini sangat

berbahaya bagi kelangsungan perusahaan di masa yang akan datang,

Page 67: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|59

mungkin secara jangka pendek tidak terlihat namun secara jangka

panjang akan terlihat dampaknya pada perusahaan.

Ini sebagaimana dikatakan oleh Mitsuo Konoshita, “ jika karyawan

hanya melakukan apa yang diperintahkan, anda akan terus menemukan

cacat diakhir proses produksi,” Mitsuo Konoshita, mantan executive vice

president Toyota. Lebih jauh Mitsuo Konoshita mengatakan “ Kami ingin

karyawan punya inisiatif dan berpikir kreatif dan mengedepankan

kualitas selama proses produksi berlangsung”.

Dari berbagai referensi bacaan dan sumber informasi kita bisa

mengetahui dengan baik bagaimana sebuah perusahaan besar seperti

Toyota, Honda, Mitsubishi, Nisan, Ford, Chevron, Freeport, dan lainnya

mampu bertahan hingga saat ini karena memiliki kualitas kompetensi

para karyawan secara handal dan mampu bersaing dengan bagus di pasar

yang begitu kompetitif.

Kebangkitan Toyota diwarnai stabilitas, pertumbuhan, dan evaluasi

yang harus berlanjut di atas dasar struktur manajemen yang

memberdayakan karyawan, menempatkan manajer dan pemimpin

sebagai fasilitator dan pelatih, bukan diktator.

Konsep pemikiran seperti ini menjelaskan pada kita bahwa

pemimpin sudah selayaknya untuk mampu menempatkan kader di setiap

lini perusahaan dengan orang- orang pilihan yang mampu menggantikan

posisinya di kemudian hari. Dengan tujuan secara jangka panjang sudah

sangat jelas agar perusahaan mampu tetap eksis dan berkembang di masa

yang akan datang. Dan banyak perusahaan yang ambruk pada generasi

kedua atau ketiga karena kaderisasi yang lemah, dan itu berbeda pada

keberadaan perusahaan Toyota, Honda, Mitsubishi, Nisan, Ford,

Chevron, Freeport, dan lainnya yang sampai saat ini masih bisa bertahan.

D. KOMPETENSI, PEMBELAJARAN, TUGAS, WEWENANG

DAN TANGGUNGJAWAB PMIK

I. Kompetensi

Kompetensi adalah suatu kemampuan yang dimiliki oleh seorang

individu yang memiliki nilai jual dan itu teraplikasi dari hasil kreativitas

serta inovasi yang dihasilkan. Sebagai penguat pemikiran kita maka

pendapat dari Bpulter juga perlu kita simak. Kompetensi adalah

karakteristik dasar dari seseorang yang memungkinkan mereka

mengeluarkan kinerja superior dalam pekerjannya. (Boulter et. Al, 1996)

Page 68: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

60| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Adapun pengertian kompetensi kerja menurut Undang-Undang

Republik Indonesia Nomor 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Bab

1 Pasal 10 yang berbunyi, “Kompetensi Kerja adalah kemampuan kerja

setiap individu yang mencakup aspek pengetahuan, keterampilan, dan

sikap kerja yang sesuai dengan standar yang ditetapkan”.

Dalam dunia kerja semakin tinggi kompetensi seseorang maka

semakin tinggi nilai jual orang tersebut, termasuk jika ini dihubungkan

dengan nilai finansial, atau kata lainnya perolehan finansial yang bisa

diperoleh akan semakin tinggi. Untuk memperoleh nilai kompetensi

tersebut maka ia dituntut untuk melakukan pengembangan diri baik dari

segi education (pendidikan) maupun pengalaman yang semua ini sering

disebut dengan pembalajaran.

II. Therhold Competencies dan Differentiating Competencies

Pembahasan tentang threshold competencies dan differentiating competencies

menjadi manarik untuk dibahas dan dikaji oleh seorang bagian SDM,

sehingga perlu bagi kita memahami konsep dan pemahaman kedua ini

secara dalam dan utuh. Adapun perbedaan dari kedua kompetensi

tersebut adalah:

1. Threshold competencies

Threshold competencies merupakan kompetensi dasar yang harus dimiliki

oleh setiap orang, khususnya oleh seorang karyawan. Contohnya

karyawan harus memiliki kemampuan dasar- dasar komputer dan

kemampuan berkomunikasi yang jelas baik lisan maupun tulisan.

2. Differentiating competencies

Differentiating competencies merupakan sebuah kompetensi yang dimiliki

oleh seseorang yang membedakan ia dengan orang lain. Perbedaan

tersebut dapat dilihat dari segi hasil yang diberikan dimana mereka

yang berkompetensi tinggi mampu mengerjakan tugas- tugas sulit

dan selesai dengan baik, namun yang berkompetensi rendah tidak

mampu menyelesaikan tugas- tugas tersebut dengan baik. Contohnya

karyawan yang mampu memprogram dan berbahsa inggris dengan

kemampuan TOEFL 550, dan berkarakter cekatan serta supel dalam

pergaulan.

Page 69: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|61

III. Jenis dan Karakteristik Dasar Kompetensi

Di sisi lain kita juga perlu memahami jenis- jenis kompetensi. Jenis-

jenis kompetensi ada tiga, yaitu:

1. Kompetensi organisasi,

2. Kompetensi pekerjaan atau teknis; dan

3. Kompetensi individual

Lebih jauh kita juga memahami karakteristik kompetensi itu sendiri

sebagai bentuk penguatan pemahaman kompetensi secara lebih utuh.

Karakteristik mendasar yang dimiliki kompetensi ada lima, yaitu:

1. Motif,

2. Traits,

3. Konsep diri,

4. Pengetahuan, dan

5. Skill

Sebagai catatan yang harus dipahami bahwa ada hubungan kuat

antara kompetensi dan karir seorang karyawan. Analisis kompetensi

disusun sebagian besar untuk pengembangan karir, tetapi tingkat

penentuan kompetensi dibutuhkan untuk mengetahui efektivitas tingkat

kinerja yang diharapkan.

Efektivitas seorang karyawan akan terlihat dari kinerja yang

dihasilkan. Kompetensi didefenisikan sebagai asek- aspek pribadi dari

seorang pekerja yang memungkinkan untuk mencapai kinerja yang

superior. Aspek- aspek pribadi ini mencakup sifat, motif- motif, sistem

nilai, sikap pengetahuan dan keterampilan dimana kompetensi akan

mengarahkan tingkah laku, sedangkan tingkah laku aka menghasilkan

kinerja (Lasmahadi, 2002).

Dengan demikian kompetensi sesuai dengan kinerja yang diharapkan

maka para karyawan akan mampu termilikinya beberapa poin yang selalu

menjadi harapan para pimpinan, yaitu:

1. Mampu membagun tim yang efektif dan efesien;

2. Peningkatan pada kemampuan mendesain rencana perubahan secara

sistematis;

3. Terbentuknya mekanisme kontrol emosional dan kecerdasan

emosional dengan penguatan pada pengendalian potensi diri secara

baik;

4. Mampu berkolaborasi dan bekerja mengaplikasikan ide- ide kreatif

inovatif ke dalam tim kerja.

Page 70: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

62| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Kemampuan bekerja kreatif dan inovatif yang paling sulit adalah

terbangunnya hubungan dalam tim, jika bersifat perseorangan itu bisa

terjadi namun adanya tim yang solid dan memiliki satu tujuan untuk

bekerja kreatif inovatif adalah sebuah tantangan yang harus diwujudkan.

IV. Dasar Penilaian Kompetensi Karyawan

Era saat ini sering disebut dengan knowledge economy. Era knowledge

economy membutuhkan karyawan dan organisasi yang melakukan proses

pembelajaran secara terus- menerus, sehingga organisasi mampu

menyesuaikan diri secara terus- menerus. Pembelajaran dalam organisasi

tidak saja merupakan pembelajaran feedback negatif yang disebut Argyris

sebagai single loop learning, melainkan suasana pembelajaran yang dikenal

sebagai double loop learning. Proses ini akan menghasilkan suatu learning

organization (Senge, P. 1990).

Salah satu faktor terbentuknya bangunan knowledge economy adalah

teradaptasinya kompetensi dari para karyawan tersebut, yang selanjutnya

tergambarkan pada karakterikstik pribadi karyawan tersebut.

Palan (2007) kompetensi merujuk kepada karakteristik yang

mendasari perilaku yang menggambarkan motif, karakteristik pribadi (ciri

khas), konsep diri, nilai- nilai pengetahuan atau kahlian yang dibawa

seorang yang berkinerja unggul (superior performer) di tempat kerja.

Gambar 6.1 Pengaruh Nilai Kompetensi

Penilaian

Kompetensi

Penilaian

kinerja

Pasar

Internasional

Pasar

Domestik Tidak diterima/tidak

layak

Page 71: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|63

Salah satu penilaian kompetensi untuk mampu mengukur pengaruh

kompetensi terhadap kinerja yang dihasilkan, yang lebih jauh akan

membawa penguatan pada pertumbuhan organisasi di masa yang akan

datang. Menurut Denni, A. Jamaran, (2010), sistem manajemen kinerja

berbasis kompetensi merupakan cara formal pembentukan keterampilan

dan perilaku karyawan untuk berhasil dalam perannya saat ini demi

pertumbuhan organisasi dimasa depan.

Penelitian yang dilakukan oleh Jamaran, et al. (2010) menyimpulkan

bahwa salah satu manfaat utama penggunaan kompetensi dalam

organisasi adalah menggerakkan sumber daya manusia ke arah target

yang ingin dicapai perusahaan. Di samping itu kompetensi akan

mendorong pegawai untuk mendapatkan dan menerapkan skill dan

knowledge sesuai kebutuhan pekerjaan karena ini merupakan instrument

bagi pencapaian targetnya. Aplikasi lebih jauhnya adalah setiap konsep

perencanaan SDM di lingkurangan perusahaan/ fasyankes harus

mengacu pada keinginan untuk membangun dan mengembangan

kompetensi karyawan secara berkelanjutan dan berdaya saing tinggi.

Dengan tujuan agar perusahaan/ fasyankes selalu mampu unggul di

pasar domestik di luar negeri.

V. Level Kompetensi

Setiap kompetensi memiliki tingkatan yang berbeda- beda, dan

perbedaan itu menjelaskan posisinya masing- masing. Menurut Boulter,

et al. (1996). Level kompetensi secara berurutan adalah sebagai berikut:

skill, knowledge, self concept, self image, trait, dan motive. Kompetensi skill dan

knowledge cenderung lebih nyata (visible) dan relatif berada di permukaan

(ujung) sebagai karakteristik yang dimiliki manusia.

Pada posisi kompetensi skill dan knowledge ini, kompetensi yang

dimiliki oleh seorang karyawan akan begitu terlihat sebagai sebuah

kompetensi dasar yang harus ada dan tidak boleh tidak ada jika ingin

menjadi karyawan. Misalnya kemampuan berkomunikasi secara jelas dan

mudah dipahami. Karena kemampuan berkomunikasi ini menjadi

penting jika melihat posisinya sebagai pihak yang harus menjelaskan

berbagai jenis produk kepada konsumen atau pada mitra bisnis yang

tertarik untuk bergabung investasi pada perushaan tersebut.

Social role dan self image cenderung sedikit visible dan dapat dikontrol

perilaku dari luar, sedangkan trait dan motive letaknya lebih dalam dari

Page 72: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

64| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

titik sentrak kepribadian. Membentuk pribadi yang agung dan cenderung

disegani oleh rekan kerja dan juga pihak eksternal itu bisa menjadi

penguat kompetensi seorang karyawan, lebih jauh bisa membangun

keyakinan banyak pihak terhadap kepemilikian pribadi yang dimiliki oleh

karyawan tersebut hingga suatu saat itu bisa mempengaruhi dirinya

dalam membangun karir yang lebih tinggi di masa yang akan datang.

VI. Kompetensi dan Kecakapan

Kompetensi tidak bisa dilepaskan dengan kecakapan. Karena

kecakapan menggambarkan kompetensi seseorang, dengan kata lain

semakin tinggi kecakapan seseorang maka semakin tinggi kompetensi

seseorang. Memang kecapakan bisa dibangun dan termiliki asal karyawan

tersebut berusaha kuat membangun kompetensi tersebut dengan

sungguh- sungguh serta konsisten dalam usaha membangun kompetensi

yang diinginkan.

Untuk membangun kecakapan kompetensi seseorang sangat

dipengaruhi oleh berbagai faktor pendukung, dan seorang karyawan

sebaiknya harus memperhatikan apa saja yang menjadi faktor pendukung

terwujudnya kecakapan tersbut. Faktor yang dapat mempengaruhi

kecakapan kompetensi seseorang, yaitu:

1. Keyakinan dan nilai- nilai,

2. Keterampilan,

3. Karateristik kepribadian,

4. Motivasi,

5. Isu emosional,

6. Kemampuan intelektual, dan

7. Budaya organisasi, (Spencer, 2003:9)

Tujuan poin di atas dianggap sebagai poin inti dari kecakapan, di

berbagai referensi lain bisa ada sepuluh atau lebih banyak lagi yang

dijadikan sebagai faktor yang mempengaruhi kecakapan seseorang.

Namun boleh kita menganggap hanya pada tujuh poin itu saja, dan

selanjutnya juga melihat pada pribadi karyawan tersbut apakah ia ada

memiliki ke tujuh poin tersebut atau tidak. Bisa saja ia hanya memiliki

lima atau empat poin saja.

Memiliki empat atau enam poin saja kita bisa memberikan bobot

nilai beberapa nilai kecakapan dari karyawan tersebut. Dan menjadi tugas

pimpinan untuk memberikan penilaian dan bentuk pembobotan nilai

Page 73: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|65

terhadap ke tujuh poin tersebut mana yang levelnya tertinggi dan mana

yang levelnya terendah.

VII. Tujuan Penilaian Kompetensi Karyawan

Secara umum ada beberapa tujuan umum mengapa seorang

karyawan tersebut perlu dilakukan penilaian kompetensi. Adapun tujuan

tersebut adalah:

1. Untuk mengetahui berapa nilai kompetensi karyawan tersebut,

apakah ada peningkatan yang signifikan setiap periode waktunya atau

malah terjadi penurunan.

2. Sebagai acuan untuk menetapkan dimana posisi karyawan tersebut

akan ditempatkan serja jika diberi promosi jabata maka pada posisi

jabatan seperti apa yang layak diberikan.

3. Untuk mengetahui kendala- kendala yang dialami selama ini yang

menyebabkan kompetensinya sulit meningkat, atau kita

menyebutnya sebagai diagnosis kompetensi.

4. Nilai kompetensi karyawan dapat dijadikan sebagai acuan yang dapat

mempengaruhi nilai reputasi perusahaan/ fasyankes khususnya

dalam mengajak para stakeholders’ untuk bergabung, berinvestasi dan

menjadi mitra bisnis di perusahaan/ fasyankes yang bersangkutan.

VIII. Pengertian Pembelajaran

Pembelajaran adalah perlibatan secara maksimal seluruh perangkat

dan pengetahuan seorang karyawan untuk lebih mendalam dalam

memahami tentang pekerjaan yang sedang dikerjakan. Secara lebih

mendalam dalam melaksanakan konsep pembelajaran tidak bisa

dilakukan secara jangka pendek namun harus bersifat terus- menerus

(continious learning).

Pembelajaran secara terus- menerus (continious learning) mensyaratkan

seluruh karyawan untuk memahami sistem pekerjaan, termasuk

hubungannya diantara pekerjaan dan perusahaan. Konsep pembelajaran

secara terus- menerus ini terjadi kesinambungan ilmu yang terus menjalar

dan menyebar pada seluruh karyawan di berbagai lini perusahaan,

sehingga dampak lebih jauh terjadi peningkatan kompetensi secara lebih

baik.

Page 74: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

66| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

IX. Tujuan dan Dampak Positif Pembelajaran

Untuk mewujudkan pembelajaran yang bernilai kompetitif maka

dibutuhkan pelatihan yang memiliki nilai aplikatif. Pemberian pelatihan

yang sesuai dengan acuan yang ditetapkan maka memungkinkan

kemampuan hasil kerja para karyawan akan mampu tercapai sesuai

dengan standar.

Untuk masuk dalam pasar yang penuh persaingan memang

diharuskan setiap perusahaan agar mampu menciptakan produk yang

sesuai dengan standar yang diinginkan oleh konsumen. Sebuah

pertanyaan serius mengapa banyak produk dari Negara Indonesia sangat

sulit menembus pasar Eropa dan Amerika. Ini tidak lain karena standar

produksi Indonesia masih lemah.

Faktor lemahnya kualitas standar produk kita disebabkan oleh tidak

adanya konsep aplikasi pembelajaran yang sesuai dengan harapan pasar,

termasuk ini terlihat pada bentuk pelatihan yang dilakukan masih sebatas

ingin mengejar keuntungan penjualan secara jangka pendek. Padahal

konsep pembelajaran tidak bersifat jangka pendek namun bersifat terus

menerus (continious learning). Dan tidak ada seorang karyawan yang

mampu bekerja secara sendiri- sendiri, namun berkelompok atau tim

karena untuk mewujudkan suatu kualitas pekerjaan yang baik dibutuhkan

tim kerja yang solid. Dalam konsep ini pemahaman tentang action learing

(pembelajaran tindakan) menjadi penting untuk dipahami.

Pada pembelajaran tindakan (action learning), tim atau kelompok kerja

memperoleh masalah bisnis nyata, bekerja untuk memecahkan dan

berkomitmen membuat rencana tindakan, serta bertanggungjawab

melaksanakan rencana.

Kita boleh melihat bahwa produk dari perusahaan seperti Sony,

Apple, Ford General Motors, Toyota, MySpace, Facebook, Google dan

lainnya masih tetap unggul dipasaran, ini tidak lain disebabkan oleh

bagusnya konsep pembelajaran yang diterapkan di organisasi tersebut

dalam tetap membangun dan mempertahankan karyawan yang memiliki

kempetensi tinggi.

Seorang manajer di perusahaan atau pimpinan di institusi fasyankes

besar boleh tetap membayar seorang karyawan yang berkompetensi

tinggi asal ia mampu memberi kemajuan pada perusahaan. Dan

dampaknya bukan hanya secara jangka pendek namun pembelajaran

Page 75: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|67

yang diberikan dengan konsep terus- menerus akan mampu mendorong

karyawan lain untuk bekerja lebh baik lagi.

X. Hubungan Kompetensi dan Pembelajaran

Sistem kompensasi finansial dapat memotivasi karyawan jika

mengharga kinerja sebagai fungsi dari upaya dan kompetensi (Walker,

1992). Sistem kompensasi yang demikian akan memotivasi dan

dipersepsikan fair jika karyawan memiliki peluang untuk maju. Apabila

ada karyawan yang berkembang dan bertumbuh dengan kompetensi

yang meningkat, terbuka kesempatan promosi sehingga dapat

memperoleh kompensasi finansial yang baik.

Memang salah satu orang belajar dan meningkatkan kompetensi

adalah memiliki hubungan dengan kesejahteraan. Artinya semakin tinggi

perolehan kompetensi maka semakin tinggi perolehan finansial yang

akan diperoleh. Ketika finansial diperoleh semakin banyak maka

kersejahteraan semakin meningkat. Atas dasar ini maka banyak para

karyawan memutuskan untuk bisa kuliah di waktu tidak ada waktu jam

kerja atau hari libur seperti kuliah malam atau kuliah Sabtu Minggu.

Kondisi ini dimanfaatkan oleh Lembaga Pendidikan dengan

membuka kelas khusus bagi para karyawan atau para pekerja, tentunya

dengan biaya yang jauh sedikit lebih mahal. Memang organisasi diajarkan

untuk bisa beradaptasi dengan berbagai perubahan, dan jika organisasi

tersebut diisi oleh orang- orang yang memiliki pandangan tajam dan bisa

melihat perubahan ini maka memungkinkan bagi mereka untuk bisa

selalu kompetitif di pasar.

Sesuai dengan perubahan yang terjadi di dunia kerja baru,

pendekatan manajemen dengan perspektif humanistik dan pembangunan

organisasi pembelajaran dipercaya saling relevan di belakangan ini (Daft,

2003). Perspektif humanistik dan organisasi pembelajaran menempatkan

sumber daya manusia sebagai faktor sentral yang paling diandalkan untuk

menciptakan nilai keunggulan bersaing organisasi melalui keunggulan

dalam efesiensi, mutu, inovasi dan pelayanan konsumen.

Dalam pepatah disebutkan “tuntutlah ilmu dari ayunan hingga liang

lahat”. Artinya setiap manusia diharuskan belajar mulai dari kecil hingga

akhir hayat tanpa pernah berhenti. Dan jika ia berhenti hanya terjadi jika

tidak lagi hidup di muka bumi ini. Kensep ini dipahami dan

diterjemahkan sebagai bentuk kebutuhan dasar manusia. Memang dalam

Page 76: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

68| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

beberapa pendapat para ahli bahwa pada era modern sekarang ini

pendidikan bukan lagi sesuatu yang terpisahkan dari kebutuhan primer

manusia.

Sehingga bagi mereka yang tidak harus meng-upgrade maka ia akan

tertinggal dibandingkan dengan orang lain. Mereka yang harus belajar

adalah pemilik masa depan dan mereka yang berhenti belajar adalah

pemilik masa lalu. Pendapat ini memperjelas pada kita bahwa ilmu

pengetahuan mampu memberikan kepercayaa pada seseorang yang

berkompetensi dan unggul dalam persaingan.

Dengan kata lain mereka yang memiliki kompetensi tinggi tidak

pernah khawatir tentang masa depannya, namun mereka yang rendah

kompetensi dan keilmuannya sering dihantui oleh rasa kekhawatiran

tentang masa depan mereka. Seperti tidak kepastian mendapat pekerjaan

sesuai dengan apa yang diinginkan. Sehingga sangat wajar jika

perusahaan besar untuk memperkuat kompetensi organisasi manajer

SDM selalu mencari dan menempatkan karyawan yang memiliki

kompetensi tinggi, agar kualitas dan hasil pekerjaan sesuai seperti apa

yang diharapkan.

Analisis kompetensi disusun sebagian besar untuk membangun

karisma, tetapi penentuan tingkat kempetensi dibutuhkan untuk

mengetahui efektivitas tingkat kinerja yang diharapkan. Penempatan kata

efektivitas dapat diartikan bahwa pencapaian waktu pekerjaan sesuai

dengan time schedule menjadi bagian yang diharapkan. Time schedule adalah

suatu susunan jangka kerja yang menempatkan jangka waktu sebagai

patokannya. Dengan adanya time schedule maka kerja dapat dilakukan

sesuai dengan rencana yang disusun.

Gambar 6.2 Pengaruh Pembelajaran pada Daya Saing

Pembelajaran

Peningkatan

Kompetensi

Positif pada

Organisasi Positif pada

Pribadi

Karyawan

Penguatan Daya Saing

Page 77: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|69

XI. Tugas, Wewenang Dan Tanggungjawab PMIK

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 55 Tahun 2013 Tentang

Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis diaturkan tentang tugas,

wewenang dan tanggungjawab PMIK sebagai berikut:

Pasal 1

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:

1. Perekam Medis adalah seorang yang telah lulus pendidikan Rekam

Medis dan Informasi Kesehatan sesuai ketentuan peraturan

perundang undangan.

2. Rekam Medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen

tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan

pelayanan lain kepada pasien pada fasilitas pelayanan kesehatan.

3. Manajemen Pelayanan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

adalah kegiatan menjaga, memelihara dan melayani rekam medis baik

secara manual maupun elektronik sampai menyajikan informasi

kesehatan di rumah sakit, praktik dokter klinik, asuransi kesehatan,

fasilitas pelayanan kesehatan dan lainnya yang menyelenggarakan

pelayanan kesehatan dan menjaga rekaman.

4. Fasilitas Pelayanan Kesehatan adalah tempat yang digunakan untuk

menyelenggarakan upaya pelayanan kesehatan, baik promotif,

preventif, kuratif, maupun rehabilitatif yang dilakukan oleh

Pemerintah, Pemerintah Daerah, institusi kesehatan lainnya dan/

atau masyarakat.

5. Surat Tanda Registrasi Perekam Medis yang selanjutnya disebut STR

Perekam Medis adalah bukti tertulis yang diberikan oleh Pemerintah

kepada Perekam Medis yang telah memiliki sertifikat kompetensi

sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan.

6. Surat Izin Kerja Perekam Medis yang selanjutnya disingkat SIK

Perekam Medis adalah bukti tertulis yang diberikan untuk

menjalankan pekerjaan rekam medis dan informasi kesehatan pada

fasilitas pelayanan kesehatan.

7. Standar Profesi Perekam Medis adalah batasan kemampuan minimal

yang harus dimiliki/dikuasai oleh Perekam Medis untuk dapat

melaksanakan pekerjaan rekam medis dan informasi kesehatan

secara profesional yang diatur oleh organisasi profesi.

8. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan

pemerintahan di bidang kesehatan.

Page 78: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

70| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

9. Majelis Tenaga Kesehatan Indonesia yang selanjutnya disingkat

MTKI adalah lembaga yang berfungsi untuk menjamin mutu tenaga

kesehatan yang memberikan pelayanan kesehatan.

10. Majelis Tenaga Kesehatan Provinsi yang selanjutnya disingkat

MTKP adalah lembaga yang membantu pelaksanaan tugas MTKI.

11. Organisasi Profesi adalah Perhimpunan Profesional Perekam Medis

dan Informasi Kesehatan Indonesia.

Pasal 2

Dalam Peraturan Menteri ini diatur segala sesuatu yang berkaitan dengan

penyelenggaraan rekam medis dan informasi kesehatan yang harus

dilaksanakan oleh Perekam Medis dalam melaksanakan pekerjaannya.

Pasal 3

Berdasarkan pendidikan Perekam Medis dikualifikasikan sebagai berikut:

1. Standar kelulusan Diploma tiga sebagai Ahli Madya Rekam Medis

dan Informasi Kesehatan;

2. Standar kelulusan Diploma empat sebagai Sarjana Terapan Rekam

Medis dan Informasi Kesehatan

3. Standar kelulusan Sarjana sebagai Sarjana Rekam Medis dan

Informasi Kesehatan; dan

4. Standar kelulusan Magister sebagai Magister Rekam Medis dan

Informasi Kesehatan

Pasal 4

1. Perekam Medis untuk dapat melakukan pekerjaannya harus memiliki

STR Perekam Medis.

2. Untuk dapat memperoleh STR Perekam Medis sebagaimana

dimaksud pada ayat (1), Perekam Medis harus memiliki sertifikat

kompetensi sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan.

3. STR Perekam Medis sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dikeluarkan oleh MTKI dengan masa berlaku selama 5 (lima) tahun.

4. STR Perekam Medis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat

diperoleh sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

5. Contoh STR Perekam Medis sebagaimana tercantum dalam

Formulir I terlampir yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari

Peraturan Menteri ini.

Pasal 5

STR Perekam Medis yang telah habis masa berlakunya dapat

diperpanjang selama memenuhi persyaratan.

Page 79: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|71

Pasal 6

1. Setiap Perekam Medis yang melakukan pekerjaannya di Fasilitas

Pelayanan Kesehatan wajib memiliki SIK Perekam Medis.

2. SIK Perekam Medis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diberikan

kepada Perekam Medis yang telah memiliki STR Perekam Medis.

3. SIK Perekam Medis sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dikeluarkan oleh Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota.

4. SIK Perekam Medis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berlaku

untuk 1 (satu) tempat.

Pasal 7

1. Untuk memperoleh SIK Perekam Medis sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 6, Perekam Medis harus mengajukan permohonan

kepada Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota dengan melampirkan:

a. fotokopi ijazah yang dilegalisir;

b. fotokopi STR Perekam Medis;

c. surat keterangan sehat dari dokter yang memiliki Surat Izin

Praktik;

d. surat pernyataan mempunyai tempat kerja di Fasilitas Pelayanan

Kesehatan;

e. pas foto berwarna terbaru ukuran 4x6 cm berlatar belakang

merah sebanyak 3 (tiga) lembar;

f. rekomendasi dari Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

atau pejabat yang ditunjuk; dan

g. rekomendasi dari organisasi profesi.

2. Apabila SIK Perekam Medis dikeluarkan oleh Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota, persyaratan rekomendasi sebagaimana dimaksud

pada ayat (1) huruf f tidak diperlukan.

3. Contoh surat permohonan memperoleh SIK Perekam Medis

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Formulir II

terlampir yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan

Menteri ini.

4. Contoh SIK Perekam Medis sebagaimana tercantum dalam Formulir

III terlampir yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari

Peraturan Menteri ini.

Pasal 8

1. Perekam Medis warga negara asing dapat mengajukan permohonan

memperoleh SIK Perekam Medis setelah:

Page 80: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

72| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

a. memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7

ayat (1);

b. melakukan evaluasi dan memiliki surat izin kerja dan izin tinggal

serta persyaratan lainnya sesuai ketentuan peraturan perundang-

undangan; dan

c. memiliki kemampuan berbahasa Indonesia.

2. Perekam Medis Warga Negara Indonesia lulusan luar negeri dapat

mengajukan permohonan memperoleh SIK Perekam Medis setelah:

a. memenuhi persyaratan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7

ayat (1); dan

b. melakukan evaluasi sesuai ketentuan peraturan

perundangundangan.

Pasal 9

1. SIK Perekam Medis berlaku selama STR Perekam Medis masih

berlaku dan dapat diperpanjang kembali selama memenuhi

persyaratan.

2. Perekam Medis yang akan memperbaharui SIK Perekam Medis harus

mengikuti ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1)

dan ayat (2).

Pasal 10

1. Perekam Medis hanya dapat melakukan pekerjaan paling banyak di 2

(dua) Fasilitas Pelayanan Kesehatan.

2. Permohonan SIK Perekam Medis kedua dapat dilakukan dengan

menunjukkan bahwa yang bersangkutan telah memiliki SIK Perekam

Medis pertama.

Pasal 11

Perekam Medis yang memiliki SIK Perekam Medis dapat melakukan

pekerjaannya pada Fasilitas Pelayanan Kesehatan berupa:

a. puskesmas;

b. klinik;

c. rumah sakit; dan

d. fasilitas pelayanan kesehatan lainnya.

Pasal 12

Pimpinan Fasilitas Pelayanan Kesehatan dilarang mengizinkan Perekam

Medis yang tidak memiliki SIK Perekam Medis untuk melakukan

Page 81: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|73

pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan di Fasilitas Pelayanan

Kesehatan tersebut.

Pasal 13

Dalam pelaksanaan pekerjaannya, Perekam Medis mempunyai

kewenangan sesuai dengan kualifikasi pendidikan sebagaimana dimaksud

dalam Pasal 3 yaitu:

a. Ahli Madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dalam

melaksanakan pekerjaan rekam medis dan informasi kesehatan di

Fasilitas Pelayanan Kesehatan, mempunyai kewenangan sebagai

berikut:

1. melaksanakan kegiatan pelayanan pasien dalam manajemen dasar

rekam medis dan informasi kesehatan;

2. melaksanakan evaluasi isi rekam medis;

3. melaksanakan sistem klasifikasi klinis dan kodefikasi penyakit

yang berkaitan dengan kesehatan dan tindakan medis sesuai

terminologi medis yang benar;

4. melaksanakan indeks dengan cara mengumpulkan data penyakit,

kematian, tindakan dan dokter yang dikelompokkan pada indeks;

5. melaksanakan sistem pelaporan dalam bentuk informasi kegiatan

pelayanan kesehatan;

6. merancang struktur isi dan standar data kesehatan, untuk

pengelolaan informasi kesehatan;

7. melaksanakan evaluasi kelengkapan isi diagnosis dan tindakan

sebagai ketepatan pengkodean;

8. melaksanakan pengumpulan, validasi dan verifikasi data sesuai

ilmu statistik rumah sakit;

9. melakukan pencatatan dan pelaporan data surveilans;

10. mengelola kelompok kerja dan manajemen unit kerja dan

menjalankan organisasi penyelenggara dan pemberi pelayanan

kesehatan;

11. mensosialisasikan setiap program pelayanan rekam medis dan

informasi kesehatan;

12. melaksanakan hubungan kerja sesuai dengan kode etik profesi;

dan

13. melakukan pengembangan diri terhadap kemajuan ilmu

pengetahuan dan teknologi.

Page 82: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

74| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

b. Sarjana Terapan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dalam

melaksanakan pekerjaan rekam medis dan informasi kesehatan di

Fasilitas Pelayanan Kesehatan, mempunyai kewenangan sebagai

berikut:

1. mengidentifikasi masalah-masalah teknologi informasi yang

berkaitan dengan pelayanan manajemen rekam medis dan

informasi kesehatan.

2. merancang sistem evaluasi isi rekam medis manual dan

elektronik;

3. merancang struktur isi dan standar data kesehatan, untuk

pengembangan informasi kesehatan;

4. memvalidasi kelengkapan diagnosis dan tindakan medis sebagai

ketepatan pengkodean;

5. memvalidasi indeks dengan cara menilai kumpulan data penyakit,

kematian, tindakan dan dokter yang dikelompokkan pada indeks;

6. memvalidasi kumpulan dan verifikasi data sesuai dengan jenis

formulir survei;

7. mengevaluasi sistem klasifikasi klinis dan kodefikasi penyakit

yang berkaitan dengan kesehatan dan tindakan medis dalam

pembiayaan kesehatan;

8. melaporkan hasil monitoring kinerja mutu pelayanan rekam

medis dan informasi kesehatan yang berkaitan dengan ilmu

pengetahuan dan teknologi;

9. menganalisa dan mengevaluasi pengelolaan manajemen unit kerja

serta menjalankan organisasi fasilitas pelayanan kesehatan;

10. menyelesaikan masalah secara prosedural baik manual/elektronik;

dan

11. melaksanakan hubungan kerja sesuai dengan kode etik profesi.

c. Sarjana Rekam Medis dan informasi Kesehatan dalam melaksanakan

pekerjaan rekam medis dan informasi kesehatan di Fasilitas Pelayanan

Kesehatan, mempunyai kewenangan sebagai berikut:

1. membuat identifikasi permasalahan ilmu pengetahuan dan

teknologi;

2. merancang dan mengembangkan sistem jaringan rekam medis

manual dan elektronik;

3. menganalisa kegiatan manajemen rekam medis dan informasi

kesehatan;

Page 83: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|75

4. membuat rancangan alternatif solusi pengelolaan informasi

kesehatan dengan menggunakan prinsip-prinsip sistem rekam

medis dan informasi kesehatan/Manajemen Informasi

Kesehatan;

5. menciptakan rancangan baru (inovasi) alternatif solusi

pengelolaan informasi kesehatan dengan menggunakan

prinsipprinsip sistem rekam medis dan informasi

kesehatan/Manajemen Informasi Kesehatan;

6. melakukan pengawasan pengelolaan informasi kesehatan dengan

menggunakan prinsip-prinsip sistem rekam medis dan informasi

kesehatan/Manajemen Informasi Kesehatan;

7. merancang dan mengembangkan struktur isi dan standar data

kesehatan, untuk pengembangan informasi kesehatan;

8. memvalidasi kelengkapan diagnosis dan tindakan medis sebagai

ketepatan pengkodean;

9. memvalidasi indeks dengan cara menilai kumpulan data penyakit,

kematian, tindakan dan dokter yang dikelompokkan pada indeks

10. memvalidasi kumpulan dan verifikasi data sesuai dengan jenis

formulir survei;

11. mengevaluasi sistem klasifikasi klinis dan kodefikasi penyakit

yang berkaitan dengan kesehatan dan tindakan medis;

12. melakukan komunikasi kemitraan peneliti di bidang manajemen

informasi kesehatan dengan menggunakan prinsip-prinsip sistem

rekam medis dan informasi kesehatan/Manajemen Informasi

Kesehatan;

13. melakukan analisis data menggunakan ilmu pengetahuan dan

teknologi;

14. memberikan kontribusi pada kegiatan riset bidang pelayanan

rekam medis dan informasi kesehatan; dan

15. melaksanakan hubungan kerja sesuai dengan kode etik profesi

d. Magister Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dalam melaksanakan

pekerjaan rekam medis dan informasi kesehatan di Fasilitas Pelayanan

Kesehatan, mempunyai kewenangan sebagai berikut:

1. mengembangkan desain rekam medis elektronik sesuai

kebutuhan sistem pelayanan dan pelaporan dengan menggunakan

biostatistik;

Page 84: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

76| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

2. mengembangkan desain yang spesifik sesuai kebutuhan

pengembangan modul penelitian bersama dengan kelompok

profesi lain;

3. mengembangkan kemampuan analisa trend penyakit dan

mendistribusikan sesuai dengan otorisasi akses dan keamanan

data;

4. mengembangkan kerja sama dengan tim epidemiologi dalam

mendesain rancangan survei penyakit serta dalam demografi

kependudukan;

5. mengembangan sistem informasi kesehatan masyarakat berbasis

website/ situs; dan

6. mengembangkan sistem evaluasi pelayanan rekam medis

elektronik yang dipublikasikan.

Pasal 14

Perekam Medis dalam memberikan pelayanan harus sesuai dengan

kompetensi, berdasarkan pendidikan dan pelatihan serta

berkewajiban mematuhi Standar Profesi Perekam Medis.

Pasal 15

Bentuk pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan yang

dilakukan oleh Perekam Medis meliputi:

a. pelayanan rekam medis berbasis kertas (paper based

document);

b. pelayanan rekam medis manual dan registrasi komputerisasi;

c. pelayanan manajemen rekam medis dan informasi kesehatan;

d. pelayanan sistem informasi kesehatan terpadu; dan

e. pelayanan manajemen informasi kesehatan elektronik dengan

menggunakan perangkat informatika kesehatan.

Pasal 16

(1) Dalam melakukan pekerjaannya, Perekam Medis wajib

melakukan proses pencatatan/ perekaman sampai dengan

pelaporan.

(2) Pencatatan / perekaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

wajib disimpan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Pasal 17

Dalam menjalankan pekerjaannya, Perekam Medis mempunyai

hak:

Page 85: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|77

a. memperoleh perlindungan hukum dalam melaksanakan

pekerjaan rekam medis dan informasi kesehatan sesuai standar

profesi Perekam Medis;

b. memperoleh informasi yang lengkap dan jujur dari klien

dan/atau keluarganya;

c. melaksanakan tugas sesuai dengan kompetensi;

d. menerima imbalan jasa profesi; dan

e. memperoleh jaminan perlindungan terhadap risiko kerja yang

berkaitan dengan tugasnya sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang- undangan.

Pasal 18

Dalam melaksanakan pekerjaannya, Perekam Medis mempunyai

kewajiban:

a. menghormati hak pasien/klien;

b. menyimpan rahasia pasien/klien sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan;

c. memberikan data dan informasi kesehatan berdasarkan

kebutuhan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan;

d. membantu program pemerintah dalam rangka meningkatkan

derajat kesehatan masyarakat; dan

e. mematuhi standar profesi, standar pelayanan, dan standar

prosedur operasional.

E. RANGKUMAN

1. Organisasi Kerja ialah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau

lebih yang berkerja bersama secara formal terikat dalam rangka mencapai

suatu tujuan yang lebih ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat

seseorang/beberapa orang disebut atasan dan seorang / sekelompok

orang yang di sebut dengan bawahan

2. Menurut ILO (International Labour Organization) Shift Malam merupakan

aktivitas kerja yang dilakukan pada malam hari melebihi waktu antara

jam kerja malam hari menurut ahli fisiologi tidak ergonomis demi

efesiensi mesin dan sumber daya manusia untuk meningkatka produksi

dalam mencapai profil yang tinggi.

3. Recruitment sering juga disebut dengan penarikan tenaga kerja. Penarikan

tenaga kerja (recruitment) merupakan proses pencarian calon karyawan

Page 86: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

78| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

yang memenuhi syarat dalam jumlah dan jenis yang dibutuhkan. Untuk

dipahami bahwa dalam proses penarikan tenaga kerja ini dilakukan

melalui proses penjaringan yang ketat dan detil dengan tujuan

menghasilakn calon yang benar- benar dianggap fesible (layak).

4. Seleksi merupakan proses penjaringan dan penentuan siapa yang layak

dan tidak layak untuk bekerja di sebuah fasyankes. Suatu sistem seleksi

yang baik harus dilakukan oleh tim seleksi dan kemudian diputuskan

dengan diskusi yang bisa dipertanggung jawabkan

keputusannya.Rangkuman

5. Orientasi adalah suatu bentuk pengenalan secara detil terhadap

lingkungan kerja dengan cara mengajak karyawan untuk berkeliling dan

menjelaskan setiap job description yang dimiliki oleh setiap divisi kerja

termasuk out put yang dihasilkan oleh setiap divisi tersebut.

6. Penempatan merupakan penugasan ataua penugasan kembali dari

seorang karyawan pada sebuah pekerjaan baru. Keputusan penempatan

dibuat oleh manajer lini.

7. Kompetensi adalah suatu kemampuan yang dimiliki oleh seorang

individu yang memiliki nilai jual dan itu teraplikasi dari hasil kreativitas

serta inovasi yang dihasilkan. Sebagai penguat pemikiran kita maka

pendapat dari Bpulter juga perlu kita simak. Kompetensi adalah

karakteristik dasar dari seseorang yang memungkinkan mereka

mengeluarkan kinerja superior dalam pekerjannya. (Boulter et. Al, 1996)

8. Pembelajaran adalah perlibatan secara maksimal seluruh perangkat dan

pengetahuan seorang karyawan untuk lebih mendalam dalam memahami

tentang pekerjaan yang sedang dikerjakan. Secara lebih mendalam dalam

melaksanakan konsep pembelajaran tidak bisa dilakukan secara jangka

pendek namun harus bersifat terus menerus (continious learning).

F. DAFTAR PUSTAKA

Farida, Wilda Eka, 2019. Manajemen Sumber Daya Manusia dan Ergonomi

Unit Kerja Rekam Medis. Sidoarjo: Indomedia Pustaka

Hatta, Gemala R. 2009. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia Press.

Hasibuan S.P, Malayu. 2016. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi

Revisi, Jakarta: PT Bumi Aksara

Page 87: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|79

BAB IV

PENGELOLAAN PROSEDUR KERJA UNIT RMIK

A. PENDAHULUAN

Pada bab IV ini, kita akan mempelajari tentang pengelolaan prosedur

kerja unit RMIK, yang diawali dengan kita memahami defenisi prosedur,

tujuan dan manfaat prosedur, jenis prosedur kerja, prinsip pembuatan SPO,

teknik penyusunan SPO, template pada SPO dan flowchart yang digunakan

pada SPO.

Bab ini bisa anda pelajari secara mandiri yaitu secara bertahap memahami

teori dan mengeksplorasi jurnal terkait pengelolaan prosedur kerja unit

RMIK. Sebagai petugas rekam medis, dalam pelaksanaan pekerjaan nantinya

didunia bekerja, anda harus berpegang pada acuan prosedur sehingga

pekerjaan dapat menjadi lebih efektif dan efisien.

Keberhasilan Anda mempelajari bab ini tentunya sangat tergantung

pada keseriusan Anda. Oleh karena itu, jika ada materi yang tidak dipahami,

silahkan bertanya kepada pengajar dan mendiskusikannya. Anda juga sangat

disarankan untuk membuat catatan pribadi terkait dengan topik pembelajaran

pengelolaan prosedur kerja unit RMIK ini. Oleh karena itu, belajarlah

dengan sungguh- sungguh dengan memanfaatkan potensi anda.

B. KONSEP TEORI

I. Pengertian Prosedur

1. SOP adalah suatu perangkat instruksi atau langkah kegiatan yang

dilakukan untuk memenuhi kebutuhan tertentu (Depkes RI,2004)

2. Protap merupakan tatacara atau tahapan yang harus dilalui dalam

suatu proses kerja tertentu, yang dapat diterima oleh seorang yang

Page 88: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

80| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

berwenang atau yang bertanggung jawab untuk mempertahankan

tingkat penampilan atau kondisi tertentu sehingga suatu kegiatan

dapat diselesaikan secara efektif dan efisien (Depkes RI,1995).

3. SOP merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang

harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu

(KARS,2000).

*Beberapa istilah yang digunakan: Standar Operasional Prosedur (SOP),

Prosedur Tetap (Protap), Prosedur Tindakan, Prosedur Penatalaksanaan,

Petunjuk Pelaksanaan (Juklak), Petunjuk Teknis (Juknis), Instruksi Kerja

Petugas Kesehatan (IKPK).

II. Tujuan, Manfaat, dan Jenis Prosedur

Tujuan Prosedur

1. Agar petugas/ pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja

petugas/ pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.

2. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi

sesama pekerja, supervisor, surveyor, dan lain- lain.

3. Merupakan salah satu cara atau parameter dalam meningkatkan

mutu pelayanan

4. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap- tiap posisi

dalam organisasi

5. Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab dari

petugas/ pegawai terkait.

6. Melindungi organisasi/ unit kerja dan petugas/ pegawai dari

malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.

7. Untuk menghindari kegagalan/ kesalahan, keraguan, duplikasi dan

inefisiensi.

8. Sebagai dokumen pelatihan bagi pelatih.

Manfaat Prosedur

1. Memberikan penjelasan tentang prosedur kegiatan secara detail dan

terinci dengan jelas dan sebagai dokumentasi aktifitas perusahaan.

2. Meminimalisasi variasi dan kesalahan dalam suatu prosedur

operasional kerja.

3. Mempermudah dan menghemat waktu dan tenaga dalam program

training karyawan.

Page 89: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|81

4. Menyamaratakan seluruh kegiatan yang dilakukan oleh semua pihak.

5. Membantu dalam melakukan evaluasi dan penilaian terhadap setiap

proses operasional dalam perusahaan.

6. Membantu mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat suatu

perubahan kebijakan.

7. Mempertahankan kualitas perusahaan melalui konsistensi kerja

karena perusahaan telah memiliki sistem kerja yang sudah jelas dan

terstruktus secara sistematis.

8. Memberikan langkah- langkah yang benar dan terbaik berdasarkan

konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan

fungsi pelayanan.

9. Membantu mengurangi kesalahan dan pelayanan sub standar dengan

memberikan langkah- langkah yang sudah diuji dan disetujui dalam

melaksanakan berbagai kegiatan.

Jenis Prosedur

1. SOP Pelayanan

Berkaitan dengan pelayanan pada pasien. Meliputi unsur tata cara

pelayanan antara lain: komunikasi (cara dan isi), sikap tubuh.

Contoh : SOP Pelayanan Front Office, SOP Pelayanan Apotik, SOP

Pelayanan Poli, SOP pelayanan Doorkeeper, SOP Pelayanan Parkir.

2. SOP Adminitrasi

Berkaitan dengan proses administrasi di unit yang bersangkutan,

proses dapat berkaitan dengan pasien.

Contoh: SOP Proses Pengisian Rekam Medis, SOP Proses

Permintaan Obat, SOP Proses Pencatatan Keuangan, SOP Kalibrasi

Alat Medis.

3. SOP Keamanan dan Keselamatan

Berkaitan dengan tindakan untuk menjaga keselamatan dan

keamanan pelayanan kepada pasien. Tidak berkaitan dengan pasien

namun memberikan pengaruh pada kostumer (Petugas dan pasien).

Contoh: SOP Penyimpanan Obat, SOP Penanganan Jarum Suntuk

Bekas, SOP Cuci Tangan Petugas, SOP Pemusnahan Obat

Kadaluarsa.

4. SOP Profesi

Memuat proses kerja yang bersifat keilmuan/ teknis tertentu untuk

diagnosa, terapi, tindakan, asuhan profesi medis, keperawatan dan

profesi lainnya.

Page 90: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

82| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

III. Prinsip Pembuatan SOP

1. Mudah dimengerti dan jelas

Harus dapat mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai

bahkan pegawai barupun dapat melaksanakan tugasnya.

2. Dibuat efisien dan efektif

Merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses

pelaksanaan tugas.

3. Harus ada keselarasan

Harus selaras dengan prosedur standar lain yang terkait.

4. Dapat terukur

Output dari segala prosedur yang distandartkan mengandung standart

kualitas (mutu) tertentu yang dapat diukur pencapaian

keberhasilannya.

5. Dinamis

Harus cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan

kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan

pemerintah.

6. Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani)

Harus mempertimbangnkan kebutuhan pihak yang dilayani sehingga

dapat memberikan kepuasan pengguna.

7. Kepatuhan hukum.

Harus memenuhi ketentuan dan peraturan pemerintah yang berlaku.

8. Perlu adanya kepastian hukum.

Harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang

ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi

pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum.

9. Transparansi dan keterbukaan

Transparansi bahwa setiap prosedur yang dilaksanakan harus

transparan. Keterbukaan bahwa prosedur yang ada siap untuk

menerima masukan dari masyarakat.

IV. Teknik Penulisan SOP

1. Ringkas, rinci, runtut, mudah dibaca dan dipahami

2. Tidak ambigu (makna ganda) dan jelas

3. Menggunakan kalimat perintah dan kalimat kerja aktif

4. Tidak menggunakan instilah “anda, kamu”

Page 91: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|83

5. Tahapan prosedur tidak bertele- tele atau terlalu panjang, diupayakan

sederhana dan pendek (maksimal 20 tahapan, bila lebih buat dalam

SOP baru)

6. Sebaiknya ditambahkan flowchart untuk menggambarkan prosedur

7. Gunakan standar penulisan yang telah ditentukan organisasi (bila

ada).

V. Persiapan Penyusunan SOP

1. Tentukan Tim Penyusunan di unit kerja yang mengembangkan

SOP

2. Tentukan kegiatan yang akan dibuatkan SOP tentukan

indikator

3. Cari dan kumpulkan semua bahan rujukan yang terkait dengan

berbagai aspek dalam setiap kegiatan yang akan disusun SOP

4. Buat daftar urutan aktifitas dari kegiatan yang akan disusun

dalam SOP

5. Dokumentasikan hasil urutan aktifitas dari kegiatan sebagai

dokumen

6. Lakukan uji coba dokumen SOP

7. Lakukan review berdasarkan hasil uji coba dokumen SOP untuk

menyempurnakan SOP

8. Sahkan SOP

VI. Jenis dan Template SOP

1. Jenis SOP

a. Pendaftaran pasien rawat jalan

Pasien baru

Pasien lama

b. Pendaftaran pasien rawat inap

c. Pendaftaran pasien perjanjian

d. Pembatalan pendaftaran pasien

e. Penulisan nama pasien

f. Pencatatan rekam medis

g. Pengisian rekam medis

h. Pengambilan rekam medis

i. Pendistribusian rekam medis

Page 92: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

84| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

j. Penyimpanan rekam medis

k. Peminjaman rekam medis

l. Penataan rekam medis rawat jalan

m. Penataan rekam medis rawat inap

n. Pembuatan kode klasifikasi penyakit rawat jalan

o. Pembuatan kode klasifikasi tindakan rawat jalan dan ranap

p. Pembuatan kode klasifikasi penyakit dan tindakan rawat inap

q. Pembuatan indeks penyakit

r. Pembuatan indeks tindakan/prosedur

s. Analisa kuantitatif rekam medis

t. Analisa kualitatif rekam medis

u. Pengendalian rekam medis

v. Peminjaman rekam medis

w. Pelaksanaan retensi rekam medis

x. Pemusnahan rekam medis

y. Pengambilan/pengumpulan data sensus harian

z. Pembuatan laporan internal rumah sakit

aa. Pembuatan laporan eksternal

bb. Pembuatan resume klaim asuransi

2. Template SOP

LEMBAGA/ ORGANISASI

JUDUL SOP

No. Dokumen : xx No. Revisi: xx Halaman:...dari....

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

Tgl diterbitkan: Tgl-Bulan-Tahun

Ditetapkan di:.......(Tgl-Bulan-Tahun) Pemimpin Organisasi (.....................................)

Pengertian Menjelaskan definisi istilah dari judul SOP secara umum, jelas dan singkat

Tujuan

Menjelaskan hasil (output/outcome) yang ingin dicapai dari pelaksanaan SOP ini, baik untuk individu petugas pelaksana, unit kerja, organisasi dan atau objek lain yang terdampak oleh penerapan atau pelaksanaan SOP ini

Referensi Menjelaskan bahan rujukan yang digunakan dalam penyusunan SOP ini. Bahan rujukan dapat berupa: buku teks, hasil benchmark, literatur, jurnal, hasil penelitian,

Page 93: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|85

peraturan, perundangan, dan atau bahan lainnya.

Pelaksana

Menjelaskan unsur-unsur yang melaksanakan SOP ini antara lain: Petugas pelaksana, unit kerja tempat dilaksanakannya SOP ini. (SOP dapat dilaksanakan lebih dari satu petugas atau di satu unit kerja)

Persiapan Menjelaskan aspek-aspek yang harus dipersiapkan sebelum melaksanakan prosedur. Aspek tersebut dapat meliputi: bahan, peralatan, perangkat keras atau lunak

Prosedur

Menjelaskan tahapan pelaksanaan prosedur secara rinci, urut, runtut, tahapan demi tahapan dan menggunakan kalimat perintah (berisi tahapan atau kegiatan secara kronologis yang harus diikuti petugas dalam melaksanakan proses kerja)

Gambar 1 Template SOP oleh Rudi M Tambunan 2013

VII. Flowchart dalam Menyusun SOP

Page 94: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

86| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

VIII. Kerangka Hukum Kebijakan yang Mengatur SOP di Rumah

Sakit

1. Kepmenkes No. 04 tahun 2003 tentang kebijakan dan strategi

desentralisasi bidang kesehatan disebutkan salah satu tujuan strategi

adalah upaya penataan manajemen kesehatan di era desentralisasi.

Salah satu langkah kunci dalam tujuan tersebut adalah

mengembangkan subsistem pemeliharaan dan optimalisasi

pemanfaatan sarana dan alat kesehatan.

2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1438

Tahun 2010 tentang Standar Pelayanan Kedokteran

Pasal 10

a. Pimpinan fasilitas pelayanan kesehatan wajib memprakarsai

penyusunan SOP sesuai dengan jenis dan strata fasilitas

pelayanan kesehatan yang dipimpinannya.

b. SOP harus dijadikan panduan bagi seluruh tenaga kesehatan di

fasilitas pelayanan kesehatan dalam melaksanakan pelayanan

kesehatan.

c. SOP disusun dalam bentuk Panduan Praktis Kliniis (clinical

practice guidelines) yang dapat dilengkapi dengan alur klinis (clinical

pathway), algoritma, protokol, prosedur atau standing order.

d. Panduan Prakatis Klinis sebagaimana dimaksud pada ayat (4)

harus memuat sekurang- kurangnya mengenai pengertian,

anamnesis, pemeriksaan fisik, kriteria diagnosis, diagnosis

banding, pemeriksaan penunjang, terapi, edukasi, prognosis dan

kepustakaan

Pasal 11

SOP disusun oleh staf medis pada fasilitas pelayanan kesehatan yang

dikoordinasi oleh Komite Medis dan ditetapkan oleh Pimpinan

fasilitas pelayanan kesehatan.

Pasal 12

SOP harus selalu ditinjau kembali dan diperbaharui sekurang-

kurangnya 2 (dua) tahun sekali sesuai dengan perkembangan ilmu

pengetahuan dan teknologi kedokteran atau kedokteran gigi

3. Undang- undang Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktek

Kedokteran Pasal 6 yang menyatakan Konsil Kedokteran Indonesia

mempunyai fungsi pengaturan, pengesahan, penetapan serta

Page 95: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|87

pembinaan dokter dan dokter gigi yang menjalankan praktik

kedokteran, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan medis.

4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

772/MENKES/

SK/51/2002 tentang Pedoman Peraturan Internal Rumah Sakit

(Hospital By Laws), ada lima kerangka hukum yang mengatur

kehidupan Rumah Sakit, salah satunya adalah kebijakan teknis

operasional Rumah Sakit, yaitu SOP. Berdasarkan hal tersebut,

posisi SOP berada di bawah peraturan internal Rumah Sakit (Hospital

By Laws).

Contoh SOP RSUD dr. H. Soemarno Sosroatmodjo

RSUD dr. H. Soemarno Sastroatmodjo

PROSEDUR PEMINJAMAN & PENGEMBALIAN DOKUMEN RAWAT

JALAN (UNIT REKAM MEDIS)

No. Dokumen: /YM-01/RSUD-KPS/21/2019

No. Revisi: 0 Halaman: 2 lembar

Tanggal terbit

30 Maret 2016

Ditetapkan oleh Direktur RSUD dr. H.

Soemarno Sosrroatmodjo

Dr. H. Baw Budi Raharja NIP. 196401311999031002

PROSEDUR TETAP

Pengertian Keluarnya rekam medis rawat jalan dari ruang penyimpanan untuk keperluan pelayanan medis pasien sampai dengan rekam medis rawat jalan tersebut kembali lagi ke ruang penyimpanan

Tujuan Untuk menghindari terjadinya kehilangan dokumen rekam medis

Kebijakan - Pedoman Sistem Pencatatan Rumah Sakit (Rekam medis/medical record), Depkes RI,1997

- Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi II Depkes RI 2006

Prosedur A. PEMINJAMAN REKAM MEDIS RAWAT JALAN 1. Petugas ruangan yang memerlukan rekam medis rawat

jalan datang ke TPPRJ untuk meminjam rekam medis rawat jalan dengan membawa form peminjaman

2. Form peminjaman diserahkan kepada petugas TPPRJ atau TPPGDRI bila sudah melebihi jam kerja

Page 96: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

88| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

3. Petugas TPPRJ/TPPGDRI menerima form peminjaman dan mengambilkan rekam medis rawat jalan dari rak penyimpanan sesuai dengan nomor rekam medisnya

4. Petugas TPPRJ/TPPGDRI menyelipkan form peminjaman di urutan rekam medis rawat jalan yang diambil sebagai bukti bahwa rekam medis rawat jalan sedang keluar atau dipinjam.

5. Petugas TPPRJ/TPPGDRI menulis di buku ekspedisi 6. Peminjaman dokumen rawat jalan yang berisi no. RM,

nama pasien, tanggal pinjam, ruang yang meminjam, dan nama terang yang meminjam.

7. Peminjaman harus menandatangani buku peminjaman dan menulis nama terang.

B. PENGEMBALIAN REKAM MEDIS RAWAT JALAN 1. Petugas ruangan datang ke TPPRJ dan menyerahkan

dokumen rawat jalan yang selesai dipinjam. 2. Petugas TPPRJ menulis tanggal pengembalian pada buku

ekspedisi peminjaman rekam medis rawat jalan. 3. Mengembalikan kembali rekam medis raawat jalan ke rak

penyimpanan sesuai dengan urutan nomor rekam medisnya dan mengembalikan form peminjaman dokumen sebagai tanda bahwa rekam medis telah kembali.

Unit terkait 1. Tempat penyimpanan rekam medis rawat jalan 2. Unit Gawat Darurat 3. Unit Rawat Inap 4. Kamar Operasi 5. Kamar Bersalin

Gambar 10.3 Contoh SOP Peminjaman & Pengembalian DRM

Rawat Jalan

C. RANGKUMAN

1. SOP adalah suatu perangkat instruksi atau langkah kegiatan yang

dilakukan untuk memenuhi kebutuhan tertentu (Depkes RI,2004)

2. Protap merupakan tatacara atau tahapan yang harus dilalui dalam suatu

proses kerja tertentu, yang dapat diterima oleh seorang yang berwenang

atau yang bertanggung jawab untuk mempertahankan tingkat

penampilan atau kondisi tertentu sehingga suatu kegiatan dapat

deiselesaikan secara efektif dan efisien (Depkes RI,1995).

Page 97: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|89

3. SOP merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus

dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu (KARS,2000)

D. DAFTAR PUSTAKA

Farida, Wilda Eka, 2019. Manajemen Sumber Daya Manusia dan Ergonomi

Unit Kerja Rekam Medis. Sidoarjo: Indomedia Pustaka

Hatta, Gemala R. 2009. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia Press.

Siswati, 2018. Bahan Ajar Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

perencanaan unit kerja RMIK. Pusat pendidikan Sumber Daya

Manusia Kesehatan (Diakses pada tanggal 06 Mei 2020 dengan

alamatwebsite:http://bppsdmk.kemkes.go.id/pusdiksdmk/wpcont

ent/uploads/2018/09/Manajemen-Unit-Kerja-II_SC.pdf)

Page 98: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

90| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

BAB V

SISTEM KREDENSIAL BAGI PMIK DI UNIT

KERJA RMIK

A. PENDAHULUAN

Menurut Huffman (1994), anggota tenaga kesehatan merupakan

subjek tenaga kesehatan berdasarkan hukum, peraturan, dan perundang-

undangan serta merupakan program untuk meningkatkan kualitas rumah

sakit. Oleh karena itu, aktivitas tenaga kesehatan seharusnya dikoordinasi

dengan kredensial. Selain itu, pada Standar KPS 15 Akreditasi 2012

menyatakan bahwa rumah sakit mempunyai standar prosedur untuk

mengumpulkan, memverifikasi, dan mengevaluasi kredensial staf kesehatan

profesional lainnya (izin, pendidikan, pelatihan, dan pengalaman). Sesuai

standar tersebut, Perekam Medis termasuk ke dalam jenis staf kesehatan

profesional lainnya, sehingga untuk mencapai elemen penilaian dalam

Standar KPS Akreditasi 2012, Perekam Medis harus dilakukan kredensial.

Kredensial adalah proses formal yang digunakan untuk

memverifikasi suatu keahlian/ kompetensi, pengalaman dan profesionalisme

seseorang dalam memberikan pelayanan yang spesifik, mengedepankan

keselamatan pasien dan bermutu tinggi dalam keahliannya (Australia council in

safety and quality in healthcare, 2014). Hal- hal yang perlu diverifikasi adalah

sebagai berikut : Kualifikasi pendidikan, Izin, ditandai dengan registrasi

profesi, Pengalaman, Pendidikan dan pelatihan berkelanjutan/Continous

Professional Development, Mutu kualitas, Etika disiplin. Dengan memiliki ruang

lingkup keahlian tertentu dalam suatu pelayanan kesehatan merupakan

gambaran sejauh mana tingkat keahlian seseorang dalam memberikan

pelayanan kesehatan tersebut. Upaya ini dilakukan untuk menjamin bahwa

Page 99: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|91

setiap pelayanan kesehatan yang dilakukan oleh tenaga kesehatan, dilakukan

oleh tenaga kesehatan yang berkompeten. Untuk memperdalam pengalaman

belajar dalam topik ini peserta didik diharapkan dapat membaca dan

mempelajari modul ini.

B. KONSEP TEORI

I. Pengertian Kredensial

Kredensial adalah suatu proses menjamin tenaga kesehatan kompeten

dalam memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien sesuai dengan

standar profesi.Re-Kredensial adalah suatu proses re- evaluasi tenaga

kesehatan yang telah memiliki kewenangan klinis/ kerja untuk

menentukan kembali kelayakan pemberian kewenangan tersebut.

(Permenkes RI Nomor 755/Menkes/Per/IV/2011 Tentang

Penyelenggaraan Komite Medik Di Rumah Sakit)

II. Konsep Dasar Kredensial

Salah satu upaya rumah sakit dalam menjalankan tugas dan tanggung

jawabnya untuk menjaga keselamatan pasiennya adalah dengan menjaga

standar dan kompetensi para staf medis yang akan berhadapan langsung

dengan para pasien di rumah sakit. Upaya ini dilakukan dengan cara

mengatur agar setiap pelayanan medis yang dilakukan terhadap pasien

hanya dilakukan oleh staf medis yang benar-benar kompeten. Kompetensi

ini meliputi dua aspek:

1. kompetensi profesi medis yang terdiri dari pengetahuan,

keterampilan, dan perilaku profesional, serta

2. kompetensi fisik dan mental

III. Tujuan Kredensial

Menurut Himpunan Peraturan Perundang-undangan Bidang Kesehatan

(2005) tujuan dari kredensial adalah sebagai berikut:

1. Mempertahankan dan meningkatkan mutu pelayanan RMIK

2. Melindungi masyarakat atas tindakan RMIK yang dilakukan

3. Menetapkan standar pelayanan RMIK

4. Menilai boleh tidaknya praktik

5. Menilai kesalahan dan kelalaian

6. Melindungi masyarakat dan RMIK

7. Menentukan dan mempertahankan kompetensi RMIK

Page 100: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

92| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

8. Membatasi pemberian kewenangan untuk melaksanakan praktik

RMIK hanya bagi yang kompeten

9. Meyakinkan masyarakat bahwa yang melakukan praktek mempunyai

kompetensi yang diperlukan.

1. Tujuan Umum

Untuk melindungi keselamatan pasien dengan memastikan

bahwa staf medis yang akan melakukan pelayanan medis dirumah sakit

kredibel.

2. Tujuan Khusus

a. Mendapatkan dan memastikan staf medis yang profesional dan

akuntabel bagi pelayanan di rumah sakit;

b. Tersusunnya jenis-jenis kewenangan klinis (clinical privilege) bagi setiap

staf medis yang melakukan pelayanan medis di rumah sakit sesuai

dengan cabang ilmu kedokteran/kedokteran gigi yang ditetapkan

oleh kolegium kedokteran/kedokteran gigi indonesia;

c. Dasar bagi kepala/ direktur rumah sakit untuk menerbitkan

penugasan klinis (clinical appointment) bagi setiap staf medis untuk

melakukan pelayanan medis di rumah sakit;

d. Terjaganya reputasi dan kredibilitas para staf medis dan institusi

rumah sakit di hadapan pasien, penyandang dana, dan pemangku

kepentingan (stakeholders) rumah sakit lainnya.

IV. Dokumen- Dokumen Kredensial

1. STR & SIP/SIK yang masih berlaku : Asli dan Fotocopy

2. Ijazah : Asli dan Fotocopy

3. Sertifikat pelatihan : Asli dan Fotocopy

4. Surat pengalaman kerja (Bila ada)

5. Formulir permohonan kredensial dari Bagian SDM

V. Kompetensi dan Kewenangan Staf

Staf Kesehatan Profesional Lainnya (Dalam Standart Akreditasi Rumah

Sakit)

1. Standar KKS 16

Rumah sakit mempunyai proses yang efektif untuk mengumpulkan,

verifikasi, dan mengevaluasi kredensial PPA lainnya dan staf klinis

lainnya (pendidikan, registrasi, izin, kewenangan, pelatihan dan

pengalaman)

Page 101: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|93

• Standar KPS 16

RS memiliki standar prosedur untuk mengidentifikasi tanggungjawab

tugas dan menyusun penugasan kerja klinis berdasarkan pada

kredensial staf kesehatan professional dan peraturan perundangan.

• Elemen Penilaian KPS 16

1. Izin, pendidikan, pelatihan dan pengalaman dari staf kesehatan

professional lainnya digunakan untuk menyusun penugasan

kerja klinis.

2. Proses memperhitungkan peraturan perundangan yang

relevan.

• Elemen Penilaian KPS 17

1. Staf kesehatan professional lainnya berpartisipasi dalam aktifitas

peningkatan mutu rumah sakit (lihat juga PMKP 1.1, EP 1)

2. Kinerja staf kesehatan professional lainnya direview bila ada

indikasi akibat temuan pada aktifitas peningkatan mutu.

3. Informasi yang sesuai dari proses review didokumentasi dalam

file staf kesehatan profesinal tersebut.

Kewenangan klinis

Kewenangan klinis (clinical privilege) adalah hak khusus seorang staf medis

untuk melakukan sekelompok pelayanan medis tertentu dalam

lingkungan rumah sakit untuk suatu periode tertentu yang dilaksanakan

berdasarkan penugasan klinis (clinical appointment ).

Penugasan klinis (clinical appointment) adalah penugasan kepala/direktur

rumah sakit kepada seorang staf medis untuk melakukan sekelompok

pelayanan medis dirumah sakit tersebut berdasarkan daftar kewenangan

klinis yang telah ditetapkan baginya. mencakup derajat kompetensi dan

cakupan praktik. Rekomendasi pemberian kewenangan klinis dilakukan

oleh komite medik berdasarkan masukan dari subkomite kredensial.

Rekomendasi berupa:

a. kewenangan klinis yang bersangkutan dilanjutkan;

b. kewenangan klinis yang bersangkutan ditambah;

c. kewenangan klinis yang bersangkutan dikurangi;

d. kewenangan klinis yang bersangkutan dibekukan untuk waktu

tertentu;

e. kewenangan klinis yang bersangkutan diubah/dimodifikasi;

f. kewenangan klinis yang bersangkutan diakhiri.

Page 102: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

94| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

VI. Kriteria dan Area Kompetensi

Area Kompetensi

VII. Mekanisme Kredensial

Bagian SDM

Ketua Komite Tenaga

Kesehatan

PORMIKI

Sub Komite Kredensial

Proses Kredensial

: review, vertifikasi dan

evaluasi dokumen/portof

olio kredensial

Mitra Bestari

Rekomendasi

1 2

3

4

5

Komite Tenaga

Kesehatan

DIREKTUR

SKK PMIK

Page 103: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|95

VIII. Formulir- Formulir Kredensial

Syarat Pengajuan :

No. Dokumen Check

List

1. Formulir Pengajuan Kredensial, Re-Kredensial dan

Kewenangan Kerja Klinis yang terisi lengkap

2. Fotokopi Ijazah

3. Fotokopi Surat Tanda Registrasi

4. Fotokopi Sertifikat Pelatihan / Workshop

Silahkan beri tanda √ pada kolom check list jika syarat sudah lengkap

Harap diperhatikan agar pengisian formulir dilakukan secara benar dan jujur.

Profesi :

Pengajuan :

Kredensial Re-Kredensial

A. Identitas Pemohon

Foto 3 x 4

Nama :

Petunjuk Pengisian :

Pemohon :

Isilah formulir ini dengan lengkap dan jujur.

beri tanda ( √ ) pada kotak yang diperlukan dan coret pada bagian yang tidak

diperlukan.

Mitra Bestari :

Verifikasi terhadap Rincian Kewenangan Kerja Klinis (RKKK) dengan cara :

Memberikan kode nilai pada Rincian Kewenangan Kerja Klinis

pemohon.

Page 104: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

96| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

NIP / NIK :

Tempat / Tanggal Lahir :

Alamat :

Nomor Hand Phone :

Email :

No Ijazah :

No STR :

Masa berlaku : ------- / -------- / ---------

Terhitung mulai bekerja :

B. Pendidikan Terakhir

Jenjang Institusi Tahun

Lulus

SMK/D3/S1/Profesi Jurusan :

C. Pelatihan / Workshop

No. Nama Pelatihan / Workshop Tahun Jumlah SKP

1.

2.

3.

4.

5.

Pelatihan / workshop ini harus dilengkapi dengan fotokopi sertifikat

pelatihan maupun workshop

D. Rincian Kewenangan Kerja Klinis

Tuliskan Rincian Kewenangan Kerja klinis (RKKK) yang dianggap

mampu mengerjakan tugas pekerjaan sesuai keahlian. (tuliskan dalam

formulir RKKK)

Page 105: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|97

E. Riwayat Kesehatan

Riwayat kesehatan ini diisi oleh pemohon mengenai informasi kesehatannya

selama 2 tahun terakhir.

Berikanlah keterangan kesehatan ini dengan benar.

1. Apakah anda pernah menjalankan tes kesehatan

……………………………………………………

Ya / tidak

Jika “Ya”

Tuliskan

Kapan

2. Apakah anda pernah menderita penyakit?

Penyakit : …………………………………………….

Ya / Tidak

Jika “Ya”

Tuliskan

Penyakitnya

3. Apakah saat ini anda sedang dalam pengobatan?

………………………………………………………...

Ya / Tidak

Jika “Ya”

Jelaskan Apa

4. Apakah anda seorang perokok ?

………………………………………………………...

Ya / Tidak

Jika “Ya”

Jelaskan

Sejak Kapan

5. Apakah anda peminum minuman beralkohol?

…………………………………………………….......

Ya / Tidak

Jika “Ya”

Jelaskan apa

Sejak Kapan

6. Apakah anda pernah operasi?

…………………………………………………….......

Ya / Tidak

Jika “Ya”

Jelaskan apa

Kapan

7. Apakah anda pernah mengalami kecelakaan kerja?

……………………………………………………….

Ya / Tidak

Jika “Ya”

Jelaskan apa

Kapan

F. Riwayat Pekerjaan

Riwayat pekerjaan diisi berdasarkan pengalaman pemohon sebelum bekerja

di Rumah Sakit Umum Daerah Kalideres

Page 106: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

98| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

1.

Nama Institusi

Periode

Jabatan

Alasan Berhenti

2.

Nama Institusi

Periode

Jabatan

Alasan Berhenti

3.

Nama Institusi

Periode

Jabatan

Alasan Berhenti

G. Pengesahan

Dengan ini saya menyatakan bahwa informasi diatas dan lampiran yang saya

berikan adalah benar dan dapat dipertanggung jawabkan. Saya mengerti dan

berkomitmen untuk memenuhi kewajiban sebagai

…………………………………..

Dengan ini saya sadar dan tanpa paksaan mengisi formulir pengajuan

Kredensial/Re-Kredensial dan Rincian Kewenangan Kerja Klinis (RKKK)

seperti yang tertera.

Tanda Tangan

-----------------------

Tanggal :

------- / ---------

/ -------

Nama :

---------------------------------------------

NIP/NIK.

H. Verifikasi

Bagian Ini diisi oleh Komite Tenaga Kesehatan Profesional Lainnya

Formulir diterima pada tanggal : --------- / ---------------------- /----------

--

Ceklist berkas yang menyertai formulir :

Page 107: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|99

Rincian Kewenangan

Kerja Klinis

Fotokopi Ijazah

Fotokopi STR Fotokopi Sertifikat

Pelatihan/Workshop

Status Berkas :

Lengkap Tidak Lengkap

Bila status berkas tidak lengkap, kekurangan berkas :

Nama Penerima/Verifikator :

NIP/NIK .

Tanda Tangan :

C. RANGKUMAN

1. Kredensial adalah suatu proses menjamin tenaga kesehatan kompeten

dalam memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien sesuai dengan

standar profesi.

2. Re-Kredensial adalah suatu proses re- evaluasi tenaga kesehatan yang

telah memiliki kewenangan klinis/ kerja untuk menentukan kembali

kelayakan pemberian kewenangan tersebut

3. Salah satu upaya rumah sakit dalam menjalankan tugas dan tanggung

jawabnya untuk menjaga keselamatan pasiennya adalah dengan menjaga

standar dan kompetensi para staf medis yang akan berhadapan langsung

dengan para pasien di rumah sakit.

4. Upaya ini dilakukan dengan cara mengatur agar setiap pelayanan medis

yang dilakukan terhadap pasien hanya dilakukan oleh staf medis yang

benar-benar kompeten.

D. DAFTAR PUSTAKA

Farida, Wilda Eka, 2019. Manajemen Sumber Daya Manusia dan Ergonomi

Unit Kerja Rekam Medis. Sidoarjo: Indomedia Pustaka

Hatta, Gemala R. 2009. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia Press.

Hasibuan S.P, Malayu. 2016. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi

Revisi, Jakarta: PT Bumi Aksara

Standart Nasional Akreditasi Rumah Sakit (SNARS) Edisi 1, Komisi

Akrediasi Nasional, Kementerian Kesehatan Republik Indonesia.

Page 108: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

100| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

BAB VI

ANALISIS BEBAN KERJA

A. PENDAHULUAN

Perencanaan sumber daya manusia di unit kerja rekam medis merupakan

hal penting yang perlu dilakukan secara tepat untuk menghasilkan

pengelolaan rekam medis dan informasi kesehatan yang bermutu. Melalui

perencanaan SDM dapat dikaji secara sistematis keadaan sumber daya

manusia untuk memastikan bahwa jenis, jumlah dan kualitas keterampilan

yang tepat akan tersedia pada saat dibutuhkan.

Bila dilihat dari pendekatan sistem, unit rekam medis dan informasi

kesehatan terdiri dari berbagai subsistem yang satu sama lain saling terkait,

bekerja sama dan saling mendukung untuk menghasilkan output yang

berkualitas. Kegiatan pelayanan di unit kerja rekam medis memiliki beban

kerja yang berbeda sesuai dengan jenis kegiatan dan uraian tugasnya masing-

masing. Dengan menghitung beban kerja dapat ditetapkan standar beban

kerja setiap pegawai dengan jelas. Data ini juga digunakan sebagai dasar

menghitung kebutuhan pegawai sebagai bagian dari perencanaan sumber

daya manusia di unit rekam medis dan informasi kesehatan.

Untuk menganalisis beban kerja maka harus mengetahui jenis dan alur

kegiatan pelayanan rekam medis, serta jumlah dan standar beban kerja

pelayanan rekam medis. Menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri RI No.

12 tahun 2008 tentang pedoman analisis beban kerja di lingkungan

departemen dalam negeri dan pemerintah daerah ditetapkan bahwa beban

kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan atau unit

organisasi dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan norma waktu.

Dikatakan bahwa standar beban kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang

Page 109: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|101

dapat dilaksanakan oleh seorang tenaga kesehatan profesional dalam 1 (satu)

tahun kerja sesuai standar profesi dengan memperhitungkan waktu libur,

sakit, ijin, cuti, dll. Sedangkan analisis beban kerja adalah upaya menghitung

beban kerja pada satuan kerja dengan cara menjumlah semua beban kerja dan

membagi dengan kapasitas kerja perorangan per satuan waktu.

Selanjutnya untuk mengetahui kebutuhan jumlah tenaga yang

dibutuhkan di unit rekam medis dan informasi kesehatan maka dilakukan

penghitungan jumlah kebutuhan tenaga sebagai bagian dari perencanaan

sumber daya manusia. Dalam pembahasan ini akan digunakan metode

kebutuhan tenaga berdasarkan metode Workload Indicator Staff Need (WISN).

Untuk memudahkan mempelajari pembahasan tersebut, maka modul ini

terbagi menjadi 2(dua) topik yaitu membahas tentang analisis beban kerja,

dan perencanaan kebutuhan tenaga kerja dengan metode WISN.

B. KONSEP TEORI

I. Jenis Kegiatan Pelayanan RM

Pelayanan rekam medis merupakan proses kegiatan yang dimulai

pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan

pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan

medik di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam

medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran

berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan atau

peminjaman dari pasien atau untuk keperluan lainnya.

Menurut Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik (Dirjen

Binyanmed) (2006), Jenis kegiatan rekam medis meliputi hal- hal sebagai

berikut :

1. Penerimaan pasien yaitu kegiatan pendaftaran dengan melakukan

pencatatan mengenai identitas pasien. Penerimaan pasien dilakukan

pada penerima pasien baru dan pasien lama, baik Rawat Jalan, Rawat

Inap, maupun Gawat Darurat.

2. Perekaman kegiatan pelayanan medis yaitu proses pengisian

dokumen rekam medis dan pemeriksaan kelengkapan isi formulir

rekam medis

3. Pengelolaan data rekam medis, yang terdiri dari :

a. Assembling (perakitan berkas rekam medis) yaitu kegiatan

merakit berkas rekam medis baik yang belum digunakan

maupun setelah digunakan, menyusun formulir rekam medis

Page 110: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

102| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

yang belum terisi dan menyimpan ke sampul rekam medis

sehingga rekam medis tersebut siap digunakan, tertata rapi baik

dari segi kualitas maupun kuantitasnya.

b. Coding (pemberian kode penyakit) yaitu pemberian kode dengan

meggunakan huruf atau angka atau kombinasi huruf dan angka

yang mewakili komponen data. Buku panduan yang digunkan

adalah buku dikeluarkan oleh WHO dan untuk kode penyakit

menggunakan buku ICD-10 dan untuk kode tindakan

menggunakan buku ICD-9 CM.

c. Indeksing (Tabulasi) yaitu membuat tabulasi dengan kode yang

sudah dibuat ke dalam indeks (dapat menggunakan kartu

indeks maupun komputerisasi)

d. Penyimpanan rekam medis yaitu tata cara penyimpanan dan

pemeliharaan rekam medis yang bertujuan untuk melindungi

fisik dan rekam medis dari kerusakan.

e. Retensi (Penyusutan) yaitu kegiatan memisahkan arsip dari rak

penyimpanan dari dokumen aktif menjadi in aktif serta

pengurangan jumlah formulir yang terdapat di dalam berkas

RM dengan cara memilah nilai guna dari tiap- tiap formulir.

Sedangkan pemusnahan yaitu proses kegiatan penghancuran

secara fisik arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan

nilainya. Penghancuran harus dilakukan secara total dengan

membakar habis atau mencacah.

4. Pelaporan rumah sakit yaitu suatu proses untuk menghasilkan

laporan secara cepat, tepat dan akurat sebagai alat untuk

pengambilan kebijakan. Secara garis besar jenis pelaporan dibedakan

menjadi dua kelompok yaitu laporan eksternal dan laporan internal.

II. Alur Kegiatan Pelayanan RM

Pelayanan rekam medis merupakan merupakan proses kegiatan yang

memiliki alur dan prosedur yang tetap yang harus dilaksanakan

berdasarkan Standar Prosedur Operasional yang digunakan di fasyankes

tersebut. Secara umum berikut adalah alur kegiatan pelayanan rekam

medis:

1. Pendaftaran

Petugas di tempat penerimaan pasien melakukan pendaftaran

dengan mencatat dan melakukan identifikasi pasien seperti nama,

Page 111: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|103

nomor RM, identitas dan data sosial lainnya. Serta menyiapkan/

mengisi data identitas pasien pada lembaran masuk rekam medis.

Apabila pasien baru, petugas pendaftaran mendata identitas sosial

pasien, membuat kartu berobat untuk diberikan kepada pasien baru

yang harus dibawa apabila pasien tersebut berobat ulang dan

menyiapkan berkas rekam jejak medis pasien baru. Apabila pasien

lama (pasien yang pernah berobat sebelumnya), pasien hanya

menyerahkan kartu pasien (kartu berobat) kepada petugas di tempat

pendaftaran rawat jalan, kemudian petugas mendata antara lain nama

pasien, nomor, poliklinik yang dituju, dan keluhan yang dialami.

Selanjutnya, petugas akan mencari dokumen medis pasien lama

tersebut di ruang penyimpanan. Setiap permintaan dokumen rekam

medis harus menggunakan formulir peminjaman atau tracer dan

terlebih dahulu dicatat pada buku ekspedisi.

2. Distribusi

Petugas penerimaan pasien rawat inap mengirimkan berkas medis ke

poli yang dituju. Pasien diterima oleh petugas di poli dan dicatat

pada buku register. Dokter dan petugas kesehatan lainnya akan

mencatat riwayat penyakit, hasil pemeriksaan fisik, terapi serta semua

tindakan yang diberikan kepada pasien pada formulir medis pasien

dan menanda tanganinya.

3. Pengkodean

Petugas memberikan kode diagnosis penyakit dan tindakan pasien

berdasarkan buku ICD-10 dan untuk kode tindakan menggunakan

buku ICD-9 CM.

4. Indeksing (Tabulasi)

Petugas membuat tabulasi dengan kode yang sudah dibuat kedalam

indeks menggunakan kartu indeks maupun komputerisasi. Indeks

yang dibuat yaitu indeks pasien, indeks dokter, indeks penyakit,

indeks kematian, dan indeks wilayah.

5. Assembling (Perakitan)

Petugas memeriksa kelengkapan berkas medis pasien, sebelum

diserahkan ke Instalasi Rekam Medis dengan menyusun formulir,

memeriksa kelengkapan pengisian rekam medis dan merakit berkas

rekam medis yang telah digunakan. Apabila terdapat formulir atau

informasi yang belum lengkap maka akan dikembalikan ke bagian

terkait untuk diisi kelengkapannya sehingga rekam medis tersebut

Page 112: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

104| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

siap digunakan kembali, tertata rapi baik dari segi kualitas maupun

kuantitasnya.

6. Penyimpanan

Setelah pasien keluar dari rumah sakit, berkas medis pasien segera

dikembalikan ke Instalasi Rekam Medis secara lengkap dan benar

paling lambat 1x 24 jam setelah pasien keluar. Instalasi menyimpan

berkas-berkas medis pasien sesuai dengan sistem penyimpanan

sentralisasi atau desentralisasi. Apabila berkas medis yang dipinjam

sudah kembali dan sudah dicek di dalam buku ekspedisi peminjaman

atau tracer, maka catatan yang dipinjam yang ditulis di dalam buku

ekspedisi dicoret dan ditulis nama jelas serta ditanda tangani oleh

petugas yang mengoreksi, dan formulir peminjamannya tersebut

dibuat.

7. Statistik dan Pelaporan

Petugas instalasi mengolah berkas yang sudah lengkap, melewati

proses-proses pengkodean, analisa hingga penyimpanan kembali

berkas tersebut yang kemudian diperoleh data hasil pengolahan yang

dalam bentuk laporan statistik rumah sakit. Petugas instalasi

membuat rekapitulasi sensus harian setiap akhir bulan untuk bahan

laporan rumah sakit.

8. Retensi (Penyusutan) dan Pemusnahan

Petugas melakukan pemisahan arsip dari dokumen aktif menjadi in

aktif serta pengurangan jumlah formulir yang terdapat di dalam

berkas RM dengan cara memilah nilai guna dari tiap- tiap formulir

pada rak file penyimpanan sesuai dengan tanggal kunjungan terakhir

berobat. Selanjutnya terhitung 2 tahun atau jangka waktu tertentu

sesuai ketentuan berlaku setelah dokumen rekam medis tersebut

dinyatakan terinaktif maka akan dilakukan pemusnahan.

Pemusnahan yaitu proses kegiatan penghancuran secara fisik arsip

rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilainya. Penghancuran

harus dilakukan secara total dengan membakar habis atau mencacah.

III. Beban Kerja Pelayanan Rekam Medis

Beban kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang harus

diselesaikan oleh tenaga kesehatan profesional dalam 1 (satu) tahun di

fasilitas pelayanan kesehatan. Semua kegiatan menjadi beban unit kerja

dalam periode tertentu. Beban kerja meliputi kegiatan pokok yang

Page 113: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|105

dilaksanakan yaitu, rata- rata waktu yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan tiap kegiatan pokok dan standar beban kerja per tahun.

Standar beban kerja adalah waktu kerja tersedia dibagi dengan rata- rata

waktu per kegiatan pokok. Kegiatan pokok merupakan kumpulan

berbagai jenis kegiatan sesuai standar pelayanan dan standar prosedur

operasional (SPO) untuk menghasilkan pelayanan yang dilaksanakan

oleh Perekam Medis dan Informasi Kesehatan dengan kompetensi

tertentu. Sedangkan rata- rata waktu yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan tiap kegiatan pokok, yaitu suatu waktu yang dibutuhkan

kegiatan pokok oleh masing- masing tenaga. Kebutuhan waktu sangat

bervariasi dan dipengaruhi oleh standar pelayanan, SPO, sarana dan

prasarana yang tersedia serta kompetensi SDM. Rata- rata waktu tersebut

dihitung berdasarkan pengamatan, pengalaman dan kesepakatan

bersama, dan sebaiknya ditetapkan berdasarkan SDM yang memiliki

kompetensi dan etos kerja yang baik.

Berdasarkan kegiatan pelayanan rekam medis yang telah dibahas di

atas, dapat diperoleh jumlah beban kerja per tahun. Dari data beban

kerja yang diperoleh dapat diperkirakan berapa beban kerja seorang staf

dalam setahun. Beban kerja pelayanan rekam medis ditinjau dari kegiatan

rutin yang wajib dilaksanakan setiap hari oleh unit rekam medis dan

informasi kesehatan dan kegiatan tidak rutin yang ditentukan sesuai

dengan kebijakan rumah sakit tersebut.

1) Kegiatan rutin antara lain:

a) Pendaftaran (Penamaan dan Penomoran)

Kegiatan pendaftaran dimulai dari menerima kartu identitas

pasien, wawancara, cek data identitas pasien, menyiapkan rekam

medis, pemberian informasi (general consent) sampai rekam medis

siap dikirim ke klinik yang dituju pasien. Hitung selama 1 (satu)

tahun pendaftaran pasien baru dan lama yang dilaksanakan oleh

unit rekam medis dan informasi kesehatan. Selanjutnya kegiatan

pendistribusian yang dimulai dari pemilahan rekam medis yang

akan dikirim ke poli, disusun dan siap dikirim oleh petugas

distribusi sampai ke petugas poli yang dituju.

b) Klasifikasi dan kodefikasi

Kegiatan ini dimulai dari membuka sampul rekam medis,

membaca diagnose penyakit dan melakukan analisis data dan

kelengkapan penunjang diagnose dan tindakannya. Membuka

Page 114: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

106| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

buku International Classification of Diseases dari WHO untuk

menetapkan kode penyakit dan tindakan, hingga memasukkan

kode ke sistem di komputer.

c) Indeks

Kode penyakit dan tindakan yang sudah ditetapkan dimasukkan

ke dalam aplikasi indeks penyakit di komputer untuk menentukan

penyakit terbanyak sebagai bahan laporan internal dan eksternal.

d) Assembling (perakitan)

Kegiatan ini dimulai sejak membuka rekam medis untuk

pemeriksaan kelengkapan data pasien termasuk identitas pasien,

hasil pemeriksaan, hasil tindakan dan kerapihan susunan formulir

rekam medis sesuai ketentuan rumah sakit. Jika ada penggantian

kerusakan sampul rekam medis. Dilanjutkan dengan melakukan

analisis kuantitatif kelengkapan formulir rekam medis baik dari

pasien rawat jalan, Instalasi Gawat Darurat (IGD) dan rawat inap.

e) Penyimpanan

Kegiatan penerimaan dimulai dari penerimaan rekam medis yang

dikirim oleh petugas rawat jalan atau petugas ruangan rawat inap

kepada petugas penerimaan setelah pasien telah keluar dari rumah

sakit. Kegiatan penyimpanan diawali dengan pengelompokkan

rekam medis yang disusun sesuai kelompok nomor pada sistem

penjajaran sampai rekam medis masuk ke rak sesuai nomor yang

tertulis pada rak dengan benar dan tepat. Pada kegiatan

pengambilan kembali (retreival) diawali dengan menerima struk

permintaan rekam medis yang tertulis data identitas pasien,

nomor rekam medis dan klinik yang dituju, proses pencarian

dokumen rekam medis sampai pencatatan dalam tracer dan buku

espedisi peminjaman.

f) Statistik dan Pelaporan

Kegiatan pengumpulan data sensus harian selama 24 jam, laporan

penyakit, laporan kunjungan dan masuk rawat dan pulang rawat

sampai laporan internal dan eksternal disajikan.

2) Kegiatan Tidak Rutin:

a) Permintaan data kesehatan pasien

Kegiatan ini merupakan kegiatan tidak rutin, permintaan data dari

pihak luar yang diawali dengan penerimaan surat dan

persyaratannya sampai data siap diberikan kepada pasien atau

Page 115: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|107

keluarga yang berhak. Kegiatan ini dimulai dari menerima

permintaan, mengecek persyaratan permintaan data kesehatan

sampai data pasien yang diminta disiapkan.

b) Penyusutan

Penyusutan rekam medis diawali dengan pemilahan rekam medis

bernilai guna sampai proses pemindahan ke rak inaktif.

c) Pemusnahan rekam medis

Kegiatan ini dimulai dari pemilahan rekam medis inaktif,

pembuatan berita acara pemusnahan oleh unit rekam medis dan

informasi kesehatan sampai proses pemusnahan dengan cara

yang telah ditetapkan rumah sakit.

d) Audit rekam medis

Kegiatan ini diawali dengan pengecekan data, pemeriksaan

kelengkapan data sampai penyusunan hasil untuk bahan laporan

ke pimpinan.

IV. Jumlah Beban Kerja Pelayanan Rekam Medis

Jumlah beban kerja pelayanan rekam medis merupakan kuantitas

kegiatan pokok per unit kerja yang disusun berdasarkan kegiatan

pelayanan selama 1 (satu) tahun.

Contoh:

Tabel 1. Data Beban Kerja Unit Rekam Medis dan Informasi

Kesehatan Rumah Sakit “X” Tahun 2019

No Keterangan Baru Lama Jumlah

1 Kunjungan rawat inap 3.700 2.400 6.000

2 Kunjungan rawat jalan 22.500 33.000 55.500

3 Kunjungan IGD 7.000 3.600 12.600

4 Peminjaman RM untuk asuransi,

keuangan, dll

- - 2.400

5 Pengumpulan sensus harian di

ruang rawat

- - 365

6 Penyusunan laporan bulanan - - 12

7 Penyusutan rekam medis - - 5.800

8 Pemusnahan rekam medis - - 4.700

Page 116: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

108| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

V. Standart Beban Kerja Pelayanan Rekam Medis

Standar beban kerja pelayanan rekam medis adalah banyaknya jenis

kegiatan dalam satu unit kerja rekam medis yang dapat dilaksanakan oleh

seorang tenaga profesional Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

dalam satu tahun kerja sesuai dengan standar profesional yang telah

memperhitungkan jam kerja efektif, waktu libur, sakit dll. Kegiatan

standar adalah satuan waktu (angka) yang diperlukan untuk

menyelesaikan kegiatan pelayanan kesehatan oleh tenaga kesehatan

sesuai standar profesinya.

Penyusunan standar beban kerja harus memperhatikan

volume/kuantitas beban kerja 1 tahun dan disusun berdasarkan waktu

yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut (rata-rata

waktu) dan waktu yang tersedia/tahun yang dimiliki oleh masing-masing

kategori tenaga. Untuk menentukan standar waktu tiap kegiatan dapat

dilakukan dengan pengamatan, pengalaman dan kesepakatan bersama.

Sebaiknya ditetapkan berdasarkan tenaga yang memiliki kompetensi,

kegiatan pelaksanaan, standar pelayanan, SPO dan memiliki etos kerja

yang baik.

Analisis beban kerja adalah metode yang digunakan untuk

menentukan jumlah waktu, usaha, dan sumber daya yang diperlukan

untuk menjalankan tugas dan fungsi organisasi. Analisis beban kerja

dilaksanakan untuk mengukur dan menghitung beban kerja setiap

jabatan/unit kerja dalam rangka efisiensi dan efektivitas pelaksanaan

tugas dan meningkatkan kapasitas organisasi yang profesional,

transparan, proporsional dan rasional. Analisis beban kerja dilakukan

pada setiap jabatan yang ada dalam satuan kerja organisasi. Analisis

beban kerja menggunakan metode membandingkan beban kerja dengan

jam kerja efektif per tahun. Beban kerja diperoleh dari hasil perkalian

antara volume kerja dengan norma waktu. Dalam mengukur standar

beban kerja maka perlu dianalisa berdasarkan beberapa aspek yaitu:

1. Norma Waktu

Norma waktu merupakan waktu yang dipergunakan untuk

menyelesaikan tugas/kegiatan. Norma waktu ditetapkan dalam

standar norma waktu kerja dengan asumsi tidak ada perubahan yang

menyebabkan norma waktu tersebut berubah. Norma waktu adalah

waktu yang wajar dan benar-benar digunakan secara efektif dengan

kondisi normal oleh seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikan

Page 117: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|109

satu tahapan penyelesaian pekerjaan. Perubahan norma waktu dapat

terjadi disebabkan perubahan kebijakan, perubahan peralatan,

perubahan kualitas SDM, dan perubahan organisasi, sistem dan

prosedur.

2. Volume Kerja

Volume kerja merupakan alat ukur dalam melakukan analisis beban

kerja. Volume kerja diperoleh dari target pelaksanaan tugas untuk

memperoleh hasil kerja. Setiap volume kerja yang berbeda- beda

antar unit/jabatan merupakan variabel tidak tetap dalam pelaksanaan

analisis beban kerja. Volume kerja adalah sekumpulan tugas/

pekerjaan yang harus/ dapat diselesaikan dalam waktu satu tahun.

3. Jam Kerja Efektif

Jam kerja efektif merupakan alat ukur dalam melakukan analisis

beban kerja. Jam kerja kantor adalah jam kerja formal yang

ditetapkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang

berlaku. Adapun waktu kerja efektif (menit) adalah jam kerja yang

harus dipergunakan untuk berproduksi/menjalankan tugas, yaitu jam

kerja kantor dikurangi waktu luang. Waktu luang adalah jam kerja

yang diperkenankan untuk dipergunakan secara tidak produktif.

VI. Metode Perencanaan Kebutuhan SDM

Metode perencanaan kebutuhan SDM dapat dihitung berdasarkan

analisa beban kerja. Ada beberapa metode untuk menghitung kebutuhan

tenaga. Dalam pembahasan ini akan digunakan metode kebutuhan

tenaga berdasarkan analisa beban kerja atau Workload Indicator Staff Need

(WISN) sehingga pola perhitungan tenaga di unit rekam medis dapat

dihitung dengan cermat.

Workload Indicator Staff Need (WISN) merupakan indikator yang

menunjukkan besarnya kebutuhan tenaga pada sarana berdasarkan beban

kerja, sehingga alokasi/relokasi tenaga lebih mudah dan rasional. Tenaga

yang dibutuhkan adalah tenaga Perekam Medis dan Informasi Kesehatan

(PMIK) yaitu orang yang mengumpulkan, menyimpan, mengolah,

menyampaikan data dan informasi pelayanan kesehatan pasien yang

berkualitas tinggi, dengan memperhatikan aspek hukum dan etika profesi

dalam menjamin fungsi- fungsi rekam medis dan informasi kesehatan

(RMIK). Kelebihan menggunakan metode WISN adalah mudah

dioperasionalkan, digunakan, diterapkan, komprehensif dan realistis.

Page 118: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

110| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Untuk dapat melakukan metode perencanaan kebutuhan SDM

menggunakan metode WISN secara baik dan benar, terlebih dahulu

perlu ditetapkan alat ukurnya, sehingga pelaksanaannya dapat dilakukan

secara transparan. Keterbukaan/ transparansi ini sebagai suatu syarat

agar pelaksanaan analisis beban kerja dapat dilaksanakan secara obyektif,

sehingga laporan hasil analisis beban kerja benar- benar akurat dan dapat

dipertanggungjawabkan. Pengumpulan data dilakukan dengan

menggunakan formulir isian, berupa pengumpulan data dan inventarisasi

jumlah pemangku jabatan, wawancara, dan pengamatan langsung

(observasi). Kriteria suatu alat ukur yaitu :

1. Valid, artinya alat ukur yang akan dipergunakan mengukur beban

kerja sesuai dengan material yang akan diukur;

2. Konsisten, artinya dalam melakukan analisis beban kerja harus

konsisten dari waktu ke waktu;

3. Universal, artinya alat ukur harus dapat dipergunakan untuk

mengukur berbagai unit kerja maupun hasil kerja, sehingga tidak ada

alat ukur yang lain atau khusus untuk suatu unit kerja atau hasil kerja.

VII. Pengertian Kebutuhan SDM dengan WISN

1. Metode WISN adalah perhitungan kebutuhan tenaga kesehatan

berdasarkan beban kerja nyata yang dilaksanakan oleh setiap kategori

sumber daya manusia kesehatan pada tiap unit kerja di fasilitas

pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit

2. Metode perhitungan WISN pada saat ini telah diadaptasi dan

digunakan oleh Departemen Kesehatan RI dalam menghitung

jumlah kebutuhan masing- masing kategori tenaga kesehatan yang

dibutuhan di Kantor Dinas Kesehatan dan Rumah Sakit Propinsi,

Kabupaten/ Kota, serta disahkan melalui Keputusan Menteri

Kesehatan RI No. 81/ SK/ 2004.

VIII. Langkah Penyusunan Kebutuhan SDM dengan WISN

Penyusunan kebutuhan SDM dengan metode WISN dilaksanakan

secara sistematis dengan langkah- langkah sebagai berikut:

1. Menghitung waktu kerja tersedia

2. Menetapkan unit kerja & kategori SDM

3. Menyusun standar beban kerja

4. Menyusun kelonggaran

Page 119: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|111

5. Menghitung kebutuhan tenaga per unit kerja

Berikut penjelasan langkah penyusunan kebutuhan SDM dengan

metode WISN secara detail:

Langkah 1 (Hitung Waktu Kerja Tersedia)

Keterangan:

A = Hari Kerja

B = Cuti Tahunan

C = Pendidikan dan Pelatihan

D = Hari Libur Nasional

E = Ketidak Hadiran Kerja

F = Waktu Kerja

a. Hari kerja (A). Suatu contoh, di unit rekam medis pelayanan

dilaksanakan selama 24 jam yang dibagi dalam 3 shif sehingga dalam

seminggu terdapat 7 hari kerja

b. Cuti tahunan (B). Jumlah cuti tahunan adalah 12 hari dalam satu

tahun

c. Pendidikan dan pelatihan (C). Sesuai dengan ketentuan yang berlaku

di Rumah Sakit, Petugas rekam medis mempunyai hak untuk

mengikuti pendidikan dan pelatihan selama 5 hari kerja per tahun.

d. Hari libur nasional (D). Dalam waktu satu tahun terdapat 15 hari

libur nasional.

e. Ketidakhadiran kerja (E). Dengan adanya sistem shif, sesudah

bertugas pada sore dan malam hari biasanya mendapatkan ekstra

libur selama 1 hari. Sehingga rata ketidakhadiran kerja dalam satu

bulan adalah selama 7 hari.

f. Waktu kerja (F). Pada umumnya waktu kerja selama sehari adalah 8

jam.

Tabel 1. Jumlah Waktu Kerja Tersedia Dalam 1 Tahun

Kode Faktor Waktu Kerja Keterangan

A Hari Kerja 365 Hari per tahun

B Cuti Tahunan 12 Hari per tahun

C Pendidikan dan Latihan 5 Hari per tahun

D Hari Libur Nasional 15 Hari per tahun

Waktu kerja tersedia = {A-(B+C+D+E)}xF

Page 120: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

112| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

E Ketidakhadiran Kerja 7 Hari per tahun

F Waktu Kerja 8 Jam per hari

Waktu Kerja 326 Hari per tahun

Jam Kerja 2.608 Jam per tahun

Waktu kerja 156.480 Menit per tahun

Adapun uraian penghitungannya adalah sebagai berikut:

Waktu kerja tersedia = 365- (12 + 5 + 15 + 7) x 8

= 326 hari/ tahun x 8

= 2.608 jam/ tahun

= 156.480 menit/ tahun

Langkah 2 (Menetapkan Unit Kerja & Kategori SDM)

Tujuan ditetapkannya unit kerja dan kategori SDM adalah untuk

memperoleh unit kerja dan kategori SDM yang bertanggungjawab

menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan perorangan pada pasien,

keluarga, dan masyarakat di dalam dan di luar institusi.

Menetapkan unit kerja dan kategori sumber daya manusia PMIK,

diperlukan:

a. Struktur organisasi, uraian tugas pokok, fungsi masing-masing unit

b. Keputusan direktur rumah sakit tentang pembentukan unit kerja

rekam medis

c. Data pegawai berdasarkan pendidikan yang bekerja di unit kerja

rekam medis

d. Undang- Undang RI Nomor 36 Tahun 2014 tentang Tenaga

Kesehatan

e. Permenpan RB Nomor 30 Tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional

Perekam Medis

f. Standar profesi, standar pelayanan dan Standar Prosedur

Operasional di unit kerja rekam medis

Page 121: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|113

Contoh:

Langkah 3. (Menyusun Standar Beban Kerja)

Standar beban kerja adalah volume atau kuantitas beban kerja selama

satu tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan

produktif disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan (waktu rata- rata) dan waktu kerja tersedia yang dimiliki

oleh masing- masing kategori SDM. Data dan informasi yang dibutuhkan

untuk menetapkan beban kerja masing- masing kategori SDM utamanya

adalah sebagai berikut:

5. Kategori SDM yang bekerja pada tiap unit instansi sebagaimana yang

telah ditetapkan pada langkah kedua

6. Standar profesi, standar pelayanan yang berlaku di rumah sakit

7. Rata- rata waktu yang dibutuhkan oleh tiap kategori SDM untuk

melaksanakan atau menyelesaiakn berbagai pelayanan

8. Data dan informasi kegiatan pelayanan pada tiap unit kerja

Beban kerja masing- masing kategori SDM di tiap unit kerja RS

adalah meliputi:

1. Kegiatan pokok yang dilaksanakan oleh masing- masing kategori

SDM. Untuk kegiatan pokok perlu dibedakan kegiatan langsung dan

kegiatan tidak langsung

No Kegiatan Keterampilan Sikap Pendidikan

1 Registrasi

1. Mengidentifikasi pasien

2. Mengoperasionalkan komputer

1. Teliti 2. Ramah 3. Jujur 4.Komunikatif 5. Hangat

D-III RMIK

2 Klasifikasi

dan Kodefikasi

1. Mengoperasionalkan komputer

2. Menggunakan buku ICD-10 dan ICD-9 CM dengan benar

3. Menganalisa data pasien

1. Teliti 2. Ramah 3. Jujur 4. Komunikatif

D-III RMIK

3 Filling

1. Pengambilan DRM 2. Pengembalian DRM

1. Teliti 2. Ramah 3. Jujur 4. Komunikatif

D-III RMIK

Page 122: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

114| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

2. Rata- rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan

pokok. Rata- rata waktu yang ditetapkan berdasarkan pengamatan

dan pengalaman selama bekerja dan kesepakatan bersama

3. Standar beban kerja per 1 tahun masing- masing kategori SDM.

Standar beban kerja adalah volume/ kuantitas beban kerja selama 1

tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan

pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk

menyelesaikannya (waktu rata- rata) dan waktu kerja tersedia yang

dimiliki masing- masing kategori SDM.

Adapun rumus perhitungan standar beban kerja adalah:

Contoh:

No Katagori

SDM Unit kerja/ Kegiatan

pokok Rata-rata

waktu

Standar Beban kerja

1. DIII RMIK Filling

Pengambilan DRM

Pembuatan tracer dan penulisan buku ekspedisi peminjaman

Pengembalian DRM

Pembuatan tracer dan penulisan buku ekspedisi pengembalian

3,13

menit 1,45

menit 3,79

menit 1,63

menit

44.184 menit

Rata-rata 2,50 menit

Maka,

= 44.184 menit

Page 123: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|115

Langkah 4. (Menyusun standar kelonggaran)

Tujuan penyusunan standar kelonggaran adalah untuk memperoleh

faktor kelonggaran SDM adalah meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan

waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung

dengan pelayanan pasien, misalnya rapat atau penyusunan faktor

kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara

kepada tiap kategori tentang:

1. Kegiatan- kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan

pada pasien,

2. Frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu, bulan.

3. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan.

Selama pengumpulan data kegiatan penyusunan standar beban kerja,

sebaiknya mulai dilakukan pencatatan tersendiri apabila ditemukan

kegiatan yang tidak dapat dikelompokkan atau sulit dihitung beban

kerjanya karena tidak/kurang berkaitan dengan pelayanan

pada pasien untuk selanjutnya digunakan sebagai sumber data

penyusunan faktor kelonggaran tiap kategori SDM. Setelah faktor

kelonggaran tiap kategori SDM diperoleh, langkah selanjutnya adalah

menyusun Standar Kelonggaran dengan melakukan perhitungan

berdasarkan rumus di bawah ini:

Contoh:

Waktu kerja tersedia = 110.460 menit/tahun

Faktor kelonggaran:

Rapat : 2 jam/minggu (2 jam x 52 minggu/tahun = 104 jam/tahun

= 6.240 menit/tahun)

Istirahat, sholat dan makan : 60 menit/hari = 6 jam/minggu (6 jam x

52 minggu/tahun = 312 jam/tahun = 18.720 menit/tahun)

Maka,

= 0,22

Page 124: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

116| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Langkah 5. (Menghitung Kebutuhan Tenaga Per Unit Kerja)

Perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja tujuannya adalah

diperolehnya jumlah dan jenis/ kategori SDM per unit kerja sesuai beban

kerja selama 1 tahun. Sumber data yang dibutuhkan untuk perhitungan

kebutuhan SDM per unit kerja meliputi:

a. Data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya yaitu:

Waktu kerja tersedia

Standar beban kerja

Standar kelonggaran masing-masing kategori SDM

b. Kuantitas kegiatan pokok tiap unit kerja selama kurun waktu satu

tahuan.

Kuantitas kegiatan pokok disusun berdasarkan berbagai data

kegiatan pelayanan yang telah dilaksanakan di tiap unit kerja rekam

medis selama kurun waktu satu tahun.

Perhitungan kebutuhan SDM menggunakan rumus berikut:

Contoh:

Berdasarkan data pelaporan kunjungan pasien di rumah sakit X

tahun 2019 dinyatakan bahwa kunjungan rawat inap adalah 6000 orang,

kunjungan rawat jalan 55.500 orang, dan IGD 12.300 orang. Maka

kuantitas kegiatan pokok untuk petugas filling adalah 73.800.

Jika standar beban kerja bagian filling adalah 44.184 menit dan standar

kelonggaran adalah 0,22. Maka perhitungan kebutuhan tenaga bagian

filing adalah:

= 1,67 + 0,22

= 1,89 ≈ 2 orang

Page 125: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|117

C. RANGKUMAN

1. Beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu

jabatan/unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volume kerja

dan norma waktu.

2. Untuk menentukan standar waktu tiap kegiatan dapat dilakukan

dengan pengamatan, pengalaman dan kesepakatan bersama.

Sebaiknya ditetapkan berdasarkan tenaga yang memiliki kompetensi,

kegiatan pelaksanaan, standar pelayanan, SPO dan memiliki etos

kerja yang baik.

3. Kuantitas kegiatan pokok per unit kerja disusun berdasarkan

kegiatan pelayanan yang dilaksanakan selama 1 (satu) tahun.

4. Metode Workload Indicator Staff Need (WISN) adalah metode

perhitungan kebutuhan tenaga berdasarkan analisa beban kerja

sehingga alokasi/relokasi tenaga lebih mudah dan rasional.

Kelebihan menggunakan metode WISN adalah mudah

dioperasionalkan, digunakan, diterapkan, komprehensif dan realistis.

D. DAFTAR PUSTAKA

Farida, Wilda Eka, 2019. Manajemen Sumber Daya Manusia dan Ergonomi

Unit Kerja Rekam Medis. Sidoarjo: Indomedia Pustaka

Hatta, Gemala R. 2009. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia Press.

Hasibuan S.P, Malayu. 2016. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi

Revisi, Jakarta: PT Bumi Aksara

Page 126: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

118| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

BAB VII

PENGEMBANGAN SDM

A. PENDAHULUAN

Perekam Medis dan Informasi Kesehatan adalah seorang yang telah

menyelesaikan pendidikan formal rekam medis dan informasi kesehatan.

Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 55 Tahuan 2013 dikatakan bahwa

Perekam Medis adalah seorang yang telah lulus pendidikan Rekam Medis

dan Informasi Kesehatan sesuai ketentuan peraturan perundang undangan.

Namun pada tahun 2014 dengan terbitnya Undang-Undang RI Nomor 36

Tahun 2014 tentang tenaga kesehatan, ditetapkan Perekam Medis adalah

Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak

secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan

pelayanan rekam medis informasi kesehatan pada sarana kesehatan.

Manajemen merupakan ilmu dan seni untuk melakukan tindakan

guna mencapai tujuan. Manajemen menyangkut perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan terhadap sumber dan tata

cara serta kesanggupan yang tersedia untuk memenuhi kebutuhan

dan tuntutan di bidang rekam medis. Rekam medis merupakan

sumber informasi tentang hasil kegiatan atau tindakan pelayanan kesehatan

yang diberikan kepada seorang pasien dimana rekam medis ini

mengandung nilai tinggi. Adapun landasan hukum dalam

penyelenggaraan rekam medis pada setiap sarana pelayanan kesehatan

adalah PermenKes No. 269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam

Medis.

Page 127: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|119

B. KONSEP TEORI

I. Defenisi Pengembangan SDM

Sedarmayanti (2008) “Pengembangan sumber daya manusia

merupakan suatu usaha yang bertujuan menghasilkan kerangka kerja yang

bertalian secara logis dan komprehensif untuk mengembangkan

lingkungan dimana karyawan didorong belajar berkembang.”

Handoko (2008) “Pengembangan merupakan suatu cara efektif

dalam menghadapi tantangan seperti keusangan karyawan, perputaran

tenaga kerja dan perubahan sosioteknis yang di hadapi oleh banyak

organisasi besar serta merupakan faktor penentu keberhasilan departemen

personalia dalam mempertahankan sumber daya manusia yang efektif.

II. Tujuan dan Manfaat Pengembangan SDM

Tujuan Pengembangan SDM

1. Menemukan dan mengeluarkan potensi yang ada pada diri karyawan

yang mungkin selama ini masih terpendam untuk tujuan

pengembangan personal dan perusahaan

2. Mengembangkan budaya perusahaan dalam aspek hubungan

supervisor-subordinate, kerja sama tim dan kolaborasi antar divisi

serta menghadirkan para profesional berkualitas

3. Memotivasi dan mendorong rasa percaya diri karyawan

Manfaat Pengembangan SDM

1. Membuat karyawan lebih kompeten karena mengembangkan

kemampuan, pengetahuan dan sikap yang baru

2. Membuat karyawan menjadi lebih berkomitmen pada pekerjaan dan

perusahaan

3. Menciptakan rasa saling percaya dan menghormati antar karyawan,

karyawan-atasan dan antar divisi

4. Mendorong kemampuan problem solving

5. Meningkatkan kerja sama tim

6. Membantu menciptakan budaya efisiensi dalam perusahaan

III. Bentuk- Bentuk Pengembangan SDM

Menurut Hasibuan (2008), pengembangan sumber daya manusia

dikelompokkan atas 2 yaitu pengembangan secara informal dan

pengembangan secara formal.

Page 128: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

120| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

1. Pengembangan secara informal adalah pengembangan untuk

karyawan atas keinginan dan usaha sendiri melatih dan

mengembangkan dirinya dengan cara mempelajari buku-buku

literatur yang berkaitan dengan pekerjaan atau jabatannya.

Pengembangan secara informal menunjukkan bahwa ada keinginan

dalam diri karyawan. Bukan hanya karyawan, namun perusahaan

diuntungkan karena produktifitas kerja karyawan semakin besar dan

efisien.

2. Pengembangan secara formal yaitu pengembangan yang diberikan

oleh perusahaan agar karyawan mengikuti pendidikan atau latihan

dimana tujuannya agar kemampuan dan produktifitas karyawan

meningkat. Perusahaan memerlukan biaya yang tidak sedikit dalam

melakukan pelatihan dan pengembangan namun juga dapat menekan

biaya-biaya akibat masalah-masalah yang timbul jika karyawan tidak

dilakukan pengembangan dan pelatihan sdm

IV. Prinsip- Prinsip Pengembangan SDM

Menurut Soeprihanto 2001, prinsip- prinsip pengembangan SDM

antara lain :

1. Adanya dorongan motivasi dari trainer, misalnya persiapan transfer

atau promosi.

2. Adanya laporan kemajuan Program Report.

3. Adanya penguatan Reinforcement.

4. Adanya partisipasi aktif dari trainer Active Participation.

5. Latihan diberikan sebagian demi sebagian Participle Of Learning.

6. Latihan harus mengingat adanya perbedaan individual Individual

Differents.

7. Trainer yang selektif mau dan mampu.

8. Diusahakan training method yang sesuai

V. Metode- Metode Pengembangan SDM

1. Pelatihan

Pelatihan merupakan program umum untuk mengembangkan tenaga

kerja. Bentuknya bisa pelatihan di dalam perusahaan (internal training)

atau di luar perusahaan (external training).

2. Pendidikan

Page 129: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|121

Pengembangan karier karyawan melalui pendidikan biasanya bersifat

khusus. Ini ditujukan untuk karyawan terbaik yang dianggap perlu

mengembangkan pendidikannya karena pendidikan sebelumnya

belum cukup.

3. Magang

Seperti halnya pelatihan, magang kerja bisa dilakukan di dalam

perusahaan atau di luar perusahaan. Magang di dalam perusahaan

biasanya lintas departemen dengan durasi satu sampai tiga bulan

4. Job enrichment

Pengembangan karyawan bisa juga dilakukan dengan job enrichment.

Singkatnya, program ini adalah penambahan tugas dan tanggung

jawab di posisi yang sama.

5. Benchmark

Benchmark atau terkadang disebut juga studi banding adalah

mengevaluasi atau membandingkan sesuatu dengan standar. Cara ini

dilakukan bila sesuatu di perusahaan tersebut perlu ditingkatkan.

6. Uji kompetensi

Uji kompetensi atau uji kemampuan dilakukan juga untuk

mengembangkan karyawan. Uji ini bisa dilakukan oleh pihak

perusahaan sendiri atau Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP) yang telah

diakreditasi Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP).

7. Rotasi kerja

Metode lain pengembangan karyawan adalah rotasi kerja. Metode ini

bisa di satu departemen atau antardepartemen dengan waktu

mingguan atau bulanan. Tujuannya antara lain menyiapkan karyawan

yang akan mendapat promosi, memberikan tantangan baru, atau

menambah keterampilan karyawan.

8. Coaching

Coaching (bimbingan) bisa diberlakukan pada karyawan berkinerja

baik atau berkinerja buruk. Tujuannya adalah meningkatkan kualitas

dan kuantitas kerja, transfer pengetahuan, menambah keterampilan

bawahan, dan mendekatkan hubungan kerja atasan-bawahan.

9. Promosi

Metode pengembangan yang terakhir adalah promosi. Selain

menghargai kinerja bagus karyawan, promosi ini bertujuan

mengembangkan keterampilan karyawan dan mempertahankan

karyawan bertalenta dan berkinerja baik agar tidak mengundurkan

Page 130: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

122| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

diri atau pindah ke perusahaan lain. Biasanya, promosi dilakukan bila

ada posisi yang lowong, posisi baru, atau karyawan bersangkutan

telah memenuhi kualifikasi posisi di atasnya. Sebagai contoh, setelah

tiga tahun di posisi Penanggungjawab Pendaftaran saya mendapat

promosi menjadi Ka. RM.

VI. Kendala- Kendala Pengembangan SDM

Kendala- kendala dalam pengembangan SDM menurut Hasibuan

(2003) adalah sebagai berikut:

1. Peserta

Peserta pengembangan mempunyai latar belakang yang tidak

sama atau heterogen, seperti pendidikan dasarnya, pengalaman

kerjanya, dan usianya. Hal ini akan menyulitkan dan menghambat

kelancaran dan pelaksanaan latihan dan pendidikan karena daya

tangkap, persepsi, dan daya nalar mereka terhadap pelajaran yang

diberikan berbeda.

2. Pelatih atau instruktur

Pelatih atau instruktur yang ahli dan cakap mentransfer

pengetahuannya kepada para peserta latihan dan pendidikan sulit

didapat. Akibatnya, sasaran yang diinginkan tidak tercapai, misalnya,

ada pelatih yang ahli dan pintar tetapi tidak dapat mengajar dan

berkomunikasi secara efektif atau teaching skill-nya tidak efektif, jadi

dia hanya pintar serta ahli untuk dirinya sendiri.

3. Fasilitas pengembangan

Fasilitas sarana dan prasarana pengembangan yang dibutuhkan

untuk latihan dan pendidikan sangat kurang atau tidak baik.

Misalnya, buku-buku, alat-alat dan mesin-mesin, yang akan

digunakan untuk praktek kurang atau tidak ada. Hal ini akan

4. Kurikulum

Kurikulum yang ditetapkan dan diajarkan kurang serasi atau

menyimpang serta tidak sistematis untuk mendukung sasaran yang

diinginkan oleh pekerjaan atau jabatan peserta yang bersangkutan.

Untuk menetapkan kurikulum dan waktu yang mengajarkannya yang

tepat dan sulit.

5. Dana pengembangan

Page 131: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|123

Dana yang tersedia untuk pengembang sangat terbatas, sehingga

sering dilakukan secara terpaksa, bahkan pelatih maupun sarannya

kurang memenuhi persyaratan yang dibutuhkan.

VII. Pengertian Promosi

Promosi adalah suatu kenaikan pada posisi seorang karyawan dari

posisi sebelumnya ke posisi yang lebih tinggi. Promosi tersebut bisa

berupa kenaikan jabatan dari posisi rendah ke posisi yang lebih tinggi.

Misalnya jabatan karyawan biasa ke posisi supervisor. Bahkan bisa juga

promosi dari posisi kepala divisi wilayah kecil kepada divisi wilayah

besar. Misalnya kepala divisi sumber daya wilayah Sumatera Utara

menjadi kepala divisi wilayah Jakarta Pusat.

VIII. Syarat Umum untuk mendapatkan Promosi

Untuk memperoleh setiap tahapan promosi yang diinginkan secara

umum ada beberapa syarat yang harus dipenuhi oleh seorang karyawan,

yaitu :

1. Memiliki bakat dan kemampuan sesuai dengan jabatan baru tersebut.

2. Memiliki catatan reputasi bagus dan dapat dipercayai (track record)

3. Memiliki tingkat intelegensi (IQ) dengan skor nilai yang sesuai

persyaratan.

4. Performance report (laporan kinerja) secara catatan rekomendasi dari

atasan yang menyatakan bahwa karyawan tersebut layak

mendapatkan promosi jabatan.

IX. Promosi dan Bakat

Secara teori promosi dan bakat memiliki hubungan yang kuat.

Menerima promosi jabatan artinya karyawan yang bersangkutan

memperoleh peningkatan karir yang lebih baik dari sebelumnya. Untuk

melihat bagaimana mencocokkan seseorang dengan karir yang akan

dimasuki nantinya dahulu itu dilihat sebagai tugas terpenting dari

manajer, namun dalam era sekarang ini tugas tersebut bukan hanya

bertumpu 100% pada tugas manajer saja. Akan tetapi manajer itu harus

berdiskusi dengan manajer lain jika dianggap keputusan tersebut belum

maksimal atau tidak memiliki tingkat keyakinan tinggi yang kuat, seperti

dengan manajer yang ahli dalam melihat talenta seorang karyawan.

Page 132: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

124| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Karyawan yang berkualitas dan memiliki talenta yang tinggi

cenderung akan selalu mencari tempat kerja yang lebih baik, dan

memungkinkan mereka berhenti dari tempat sebelumnya untuk mencari

pekerjaan di tempat yang memiliki masa depan yang lebih baik dan

menjanjikan. Dan kondisi ini jelas menjadi beban bagi perusahaan untuk

memikirkan bagaimana cara mempertahankan karyawan yang berkualitas

tersebut.

Sehingga upaya untuk mempertahankan karyawan di perusahaan,

hampir semua perusahaan (menurut survei terakhir mencapai 90%) telah

pindah dari model chase master ke model internal job board (dewan jabatan

internal) sehingga lebih memudahkan karyawan untuk berganti posisi di

dalam perusahaan. Jika karyawan menginginkan pekerjaan baru, maka

perusahaan memudahkan mereka untuk mencari pekerjaan lain, namun

masih di perusahaan itu juga.

Salah satu pendorong karir seorang karyawan adalah kepemilikan

pribadi yang kreatif. Karena karyawan kreatif cenderung dianggap

mampu mandiri dalam memecahkan setiap permasalahan dalam

pekerjaan. Memang pribadi kreatif selalu menjadi menarik untuk dikaji

dan dianalisis.

Gambar 9.1 Hubungan Bakat pada Kompetensi

Ada banyak teori yang membahas tentang kreatis. Salah satu teori

tradisional yang sampai sekarang banyak dikutip adalah teori Wallas yang

Page 133: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|125

dikemukakan pada tahun 1926 dalam bukunya The Art of Thought yang

mengatakan bahwa proses kreatif meliputi empat tahap yaitu:

(1) Persiapam

(2) Inkubasi/ Pemeliharaan

(3) Iluminasi/ Pencerahan terhadap pemahaman

(4) Verifikasi/ Pemeriksaan tentang kebenaran.

X. Promosi Pendekatan Prestasi Dan Senioritas

Seorang karyawan dalam memperoleh promisi sering diperoleh dari

dua pendekatan, yaitu :

1. Faktor prestasi, dan

2. Faktor senioritas.

Perolehan promosi jabatan karena faktor prestasi ini terjadi karena

karyawan tersebut mampu memberikan karya terbaik kepada pihak

perusahaan melebihi dari karyawan lainnya, misalnya mampu

memberikan peningkatan penjualan di atas target. Dan penghargaan atas

prestasinya tersebut membuat ia dipromosikan pada jabatan yang lebih

tinggi dari sebelumnya.

Dengan harapan jika ia menduduki jabatan yang lebih tinggi maka

memungkinakan perolehan keuntungan penjualan akan dapat diberikan

lebih tinggi lagi. Bahkan memungkinkan ia bisa mengkaderkan karyawan

lain untuk mampu bekerja sama baik atau bahkan lebih baik dari dirinya.

Karyawan yang masih muda kemudian mendapat promosi yang begitu

cepat menduduki posisi termasuk mengalahkan mereka yang lebih senior

dari dirinya, karyawan seperti ini sering disebut dengan istilah “rising

star”.

Adapun perolehan promosi karena faktor karyawan tersebut telah

lama bekerja dan memiliki banyak pengalaman dalam menyelesaikan

berbagai tugas. Sehingga ketika ia dipromosikan pada posisi yang lebih

tinggi dianggap yang paling layak hanya karyawan tersebut. Promosi

pendekatan senioritas dianggap sebagai bentuk promosi yang paling

ideal, karena bersifat berjenjang dan jauh dari menimbulkan

kecemburuan.

Sedangkan jika dilihat pendekatan prestasi, maka peluang yang

memungkinkan menimbulkan kecemburuan sesama karyawan sangat

memungkinkan itu bisa terjadi. Artinya ada saja karyawan yang masih

sangat muda telah mendapatkan posisi yang begitu tinggi sementara yang

Page 134: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

126| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

lebih senior atau lebih lama bekerja sampai saat ini belum juga

medapatkan pekerjaan.

Tentunya penjelasan promosi karena faktor prestasi sangat perlu

disebutkan dan dijelaskan secara detail faktor- faktor apa saja yang

menyebabkan seseorang dapat dipromosikan dalam bentuk prestasi

seperti apa yang harus diraihnya. Penjelasan detail sangat memiliki

pengaruh besar dalam menjelaskan faktor- faktor mengapa promosi

prestasi perlu dilakukan.

XI. Defenisi Rotasi

Rotasi adalah pemindahan posisi dari suatu pekerjaan ke pekerjaan

lain dengan tujuan untuk membangun dan meningkatkan kompetensi

dari karyawan yang bersangkutan sehingga mampu memahami setiap

pekerjaan lingkungan perusahaan tersebut secara baik. Kondisi lebih jauh

itu bisa membimbing ia untuk menjadi pemimpin di perusahaan/

fasyankes tersebut dikemudian hari nantinya.

XII. Rotasi Pekerjaan dan Konsep Kepemimpinan

Rotasi pekerjaan (Job rotation) dalam kepemimpinan merupakan

pengembangan pemimpin dengan cara memindahkan peserta pelatihan

pimpinan (management trainer) dari satu bidang ke bidang lain dalam satu

perusahaan guna meningkatkan keterampilan dan kemampuan pada

berbagai bidang.

Dengan rotasi yang berpindah dari satu divisi ke divisi lain termasuk

dari satu kantor cabang ke kantor cabang lain maka memungkinkan

kekuatan pemahaman lingkungan kerja akan terbentuk dengan baik dan

matang. Termasuk semua itu akan mempengaruhi kemampuannya dalam

membuat dan mengambil keputusan, bisa kita sebut jika pemimpin

tersebut nantinya akan terjadi penggabungan reference and experience.

Reference yang diperoleh dari pendidikan dan pelatihan dan experience

yang diperoleh dari pengalaman ia berpindah dari satu posisi ke posisi

lainnya. Manfaat lain dari rotasi pekerjaan dapat mengetahui sisi- sisi

kelebihan dan kelemahan peserta pelatihan, sehingga memudahkan

untuk ditempatkan pada bidang yang tepat.

Memang kita boleh menganggap jika rotasi sebagai bagian dari

pelatihan untuk mencari kader pemimpin perusahaan, namun ada

persoalan yang harus diingatkan untuk melakukan rotasi tersebut

Page 135: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|127

dibutuhkan biaya (cost) yang dialokasikan khusus dan itu berjumlah

sangat besar, tentunya ini sangat tidak baik jika kondisi keuangan

perusahaan sedang menipis.

Oleh karena itu aplikasi dari pada konsep rotasi pekerjaan ini harus

dipersiapkan dari dua sisi, yaitu:

1. Ketersediaan dari karyawan yang akan dirotasi, dan

2. Ketersediaan dana dalam jumlah yang benar- benar mencukupi.

Rotasi pekerjaan adalah sebuah rencana bukan sesuatu yang bersifat

dadakan, semua itu harus direncanakan. Dengan tujuan untuk

menghindari timbulnya masalah- masalah yang tidak diinginkan di

kemudian hari nantinya, termasuk timbulnya kegagalan dari rotasi

tersebut, maka ini jelas berdampak pada kerugian dana yang telah

dikeluarkan.

Gambar 9.2 Pengaruh Rotasi pada Kompetensi Karyawan

Sehingga untuk mewujudkan agar rotasi pekerjaan itu menjadi

sempurna maka perlu dipikirkan dan dipertimbangkan untuk

dipersiapkan beberapa poin di bawah ini, yaitu:

1. Kontrol rutin yang dilakukan oleh setiap divisi lini yang dituangkan

dalam bentuk catatan rutin dan perperiode (Periode report).

Rotasi

Berpengaruh Positif

Kompetensi

Karyawan

Experience Reference

Page 136: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

128| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

2. Diskusi secara berkala untuk mengetahui masalah- masalah apa yang

terjadi selama rotasi pekerjaan tersebut, termasuk memberikan

solusinya.

3. Spirit dari para karyawan yang ikut rotasi pekerjaan tersebut. Artinya

spirit harus terus diberikan.

4. Membangun komunikasi yang terbuka dengan para karyawan yang

terlibat dalam rotasi pekerjaan tersebut secara terbuka, termasuk

pada situasi-situasi informal.

XIII. Tujuan Rotasi Pekerjaan

Dilakukannya rotasi pekerjaan tentunya ini bukan tanpa tujuan yang

jelas, namun memiliki maksud yang jelas dan tujuan yang jelas. Maka

secara umum ada beberapa tujuan mengapa rotasi pekerjaan tersebut

dilakukan, yaitu:

1. Membangun penguasaan ilmu yang lebih dalam pada setiap divisi

perusahaan secara penuh

2. Membangun hubungan yang lebih akrab dengan setiap karyawan di

berbagai divisi yang ikut merasakan rotasi pekerjaan tersebut.

3. Membangun konsep aplikasi kaderisasi pada calon pemimpin secara

aplikatif dan terukur.

4. Memberikan pembuktian kepada para karyawan bahwa pemilihan

pemimpin dilakukan dengan cara yang sangat adil tanpa ada faktor

bersifat tiba- tiba akan tetapi melalui proses yang panjang dan yang

bersangkutan telah menunjukkan kompetensinya pada saaat ia

ditugaskan di berbagai divisi.

XIV. Rotasi Pekerjaan Menghindari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme

Sering orang mendiskusikan berbagai dampak dari rotasi secara

jangka panjang. Bahwa memang ada banyak dampak positif penerapan

rotasi secara jangka panjang bagi manajemen perusahaan. Salah satu

dampak positif rotasi adalah mampu menghindari timbulnya korupsi,

kolusi dan nepotisme.

Ketika seseorang duduk pada suatu jabatan terlalu lama dan ia telah

begitu mahir menguasai pekerjaan tersebut hingga berbagai seluk

beluknya serta telah terbentuk jaringan eksternal dengan sangat baik

maka jika karyawan tersebut memiliki niat tidak baik memungkinkan ia

melakukan tindakan korupsi, kolusi dan nepotisme.

Page 137: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|129

Karena kita seorang karyawan duduk pada suatu jabatan atau

pekerjaan tersebut selama 2 s/d 3 tahun maka sebenarnya ia telah

menguasai pekerjaan tersebut dengan sangat baik. Dan peluang

memungkinkan timbulnya kecurangan dan kejahatan yang tersembunyi

atau bersifat fraud pasti bisa terjadi.

Fraud (Kecurangan) merupakan suatu tindakan yang dilakukan

secara sengaja dan itu dilakukan untuk tujuan pribadi atau kelompok,

dimana tindakan yang disengaja tersebut telah menyebabkan kerugian

bagi pihak tertentu atau institusi tertentu. Dalam kata fraud itu sendiri

dapat diartikan dengan berbagai makna yang terkandung di dalamnya

seperti:

1. Kecurangan

2. Kebohongan

3. Penipuan

4. Kejahatan

5. Penggelapan barang-barang

6. Manipulasi data- data

7. Rekayasa informasi

8. Merubah opini publik dengan memutarbalikkan fakta yang ada

9. Menghilangkan barang bukti secara sengaja.

Untuk mengetahaui lebih dalam tentang fraud ada beberapa pendapat

ahli yang telah medefinisikan tentang fraud ini. Menurut Joel G. Siegel

dan Jae K. Shim bahwa:

“Fraud (kecurangan) merupakan tindakan yang disengaja oleh

perorangan atau kesatuan untuk menipu orang lain yang menyebabkan

kerugian. Khususnya terjadi miss representation (penyajian yang keliru)

untuk merusak, atau dengan maksud menahan data bahan yang

diperlukan untuk pelaksanaan keputusan yang terdahulu”.

Dan lebih jauh lagi Joel G. Segel dan Jae K. Shim mencontohkan

tentang pemegang buku yang memalsukan catatan agar dapat mencuri

uang. Adapun menurut Howard R. Davia bahwa:

“the world of fraud may be defined as a vast aggregation of all the fraud that has

occured in any given time frame”.

Dalam Black’s Law Dictionary dijelaskan bahwa:

Fraud is a generic term embrancing all the multifarious means which human

ingenuity can devise, which are ressorted by the one individual, to get an advantage

Page 138: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

130| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

over another by false representation. No definite an invariable rule can be laid down

as a general proposition in defining fraud, as it includes surprise, trick, cunning and

unfair ways by which limit human knevery.

(kecurangan adalah istilah umum, mencakup berbagai ragam alat

seseorang individual, untuk memperoleh manfaat terhadap pihak lain

dengnan penyajian yang palsu. Tidak ada aturan yang tetap dan tampak

kecuali dapat ditetapkan sebagai dalil umum dalam mendefinisikan

kecurangan karena kecurangan mencakup kejahatan, akal (muslihat),

kelicikan dan cara- cara yang tidak layak/ wajar untuk menipu orang lain.

Batasan satu-satunya mendefinisikan kecurangan adalah apa yang

membatasi kebangsatan manusia).

Sehingga jika kita menarik kesimpulan dari pendapat diatas dapat

dikatakan bahwa tindakan fraud (kecurangan) tersebut merupakan sesuatu

yang disebabkan oleh keinginan seseorang yangteraplikasi dalam bentuk

perilaku untuk melakukan suatu tindakan yang menyalahi aturan.

Atas dasar sebagai kondisi kejahatan yang mungkin bisa terjadi dan

sudah menjadi kewajiban seorang manejer SDM untuk mampu

mengatasi masalah sebelum masalah itu terjadi, yaitu salah satunya

dengan tindakan rotasi pekerjaan. Karena dengan rotasi pekerjaan

karyawan diharapkan untuk selalu harus beradaptasi dengan lingkungan

baru dan orang- orang baru tentunya yang jelas ia harus beradaptasi

dengan lingkungan baru dan orang- orang baru tentunya yang jelas ia

harus mulai membangun hubungan dan mengetahui karakteristik setiap

orang dari baru kembali.

Contoh rotasi pekerjaan yang paling sering dilakukan adalah petugas

rekam medis di bagian pelaporan di rotasi kebagian pendaftaran, perawat

IGD di rotasi ke poli rawat jalan, bagian SIM RS di rotasi dibagian unit

rekam medis bagian pelaporan. Tujuannya untuk semata- mata

menghindari terjadinya tindakan yang tidak diinginkan dikemudian hari

nantinya, yang jelas tindakan itu bisa merugikan perusahaan/ fasyankes.

C. Rangkuman

1. Pengembangan sumber daya manusia merupakan suatu usaha yang

bertujuan menghasilkan kerangka kerja yang bertalian secara logis dan

komprehensif untuk mengembangkan lingkungan dimana karyawan

didorong belajar berkembang.

Page 139: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|131

2. Bentuk- bentuk pengembangan sumber daya manusia yang sering

digunakan oleh perusahaan atau fasyankes adalah promosi dan rotasi.

3. Promosi adalah suatu kenaikan pada posisi seorang karyawan dari posisi

sebelumnya ke posisi yang lebih tinggi. Promosi tersebut bisa berupa

kenaikan jabatan dari posisi rendah ke posisi yang lebih tinggi. Misalnya

jabatan karyawan biasa ke posisi supervisor.

4. Rotasi adalah pemindahan posisi dari suatu pekerjaan ke pekerjaan lain

dengan tujuan untuk membangun dan meningkatkan kompetensi dari

karyawan yang bersangkutan sehingga mampu memahami setiap

pekerjaan lingkungan perusahaan tersebut secara baik.

D. DAFTAR PUSTAKA

Farida, Wilda Eka, 2019. Manajemen Sumber Daya Manusia dan Ergonomi

Unit Kerja Rekam Medis. Sidoarjo: Indomedia Pustaka

Hatta, Gemala R. 2009. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia Press.

Hasibuan S.P, Malayu. 2016. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi

Revisi, Jakarta: PT Bumi Aksara

Page 140: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

132| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

BAB VIII

PENGAWASAN SDM DI UNIT KERJA RMIK

A. PENDAHULUAN

Manajemen merupakan ilmu dan seni untuk melakukan tindakan

guna mencapai tujuan. Manajemen menyangkut perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan terhadap sumber dan tata

cara serta kesanggupan yang tersedia untuk memenuhi kebutuhan dan

tuntutan di bidang rekam medis. Rekam medis merupakan sumber informasi

tentang hasil kegiatan atau tindakan pelayanan kesehatan yang diberikan

kepada seorang pasien dimana rekam medis ini mengandung nilai tinggi.

Adapun landasan hukum dalam penyelenggaraan rekam medis pada setiap

sarana pelayanan kesehatan adalah PermenKes No.

269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam Medis.

Rekam medis yang berkualitas adalah rekam medis yang diisi lengkap,

tepat, akurat serta terdokumentasi dengan baik. Hal tersebut dapat terwujud

apabila didukung oleh pengawasan terhadap tenaga rekam medis.

Pengawasan adalah melakukan penilaian dan sekaligus koreksi terhadap

setiap penampilan tenaga atau karyawan untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan. Oleh sebab itu pengawasan terhadap tenaga rekam medis sangat

penting dalam meningkatkan kinerja sehingga tidak merugikan bagi pasien

dan rumah sakit serta menjadi salah satu keberhasilan mengelola perusahaan

aau rumah sakit tergantung kepada beberapa faktor, salah satunya adalah

faktor sumber daya manusia. Untuk lebih memahami tentang topik ini, mari

belajar melalui modul ini.

Page 141: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|133

B. KONSEP TEORI

I. Pengertian Pengawasan (Controling)

Semua fungsi yang ada tidak akan berjalan efektif tanpa adanya

pengawasan (monitoring). Pengawasan ini merupakan penerapan suatu

cata atau tools yang mampu menjamin bahwa rencana yang telah

dilaksanakan telah sesuai dengan yang telah ditetapkan.

Pengawasan dapat terjadi dalam dua sisi yaitu pengawasan positif

dimana mencoba mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan

efektif dan efesien. Pengawasan negatif dimana mencoba menjamin

bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak akan terjadi

kembali. Pada fungsi pengawasan, terdapat empat (4) unsur yaitu:

1. Penetapan standar pelaksanaan

2. Penentuan ukuran- ukuran pelaksanaan

3. Pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingakn dengan standar

yang telah ditetapkan

4. Pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan

menyimpang dari standar.

Contoh kaitannya dengan unit rekam medis adalah pimpinan mengawasi

petugas rekam medis di bagian coding apakah kode diagnose penyakit

yang di entry sudah sesuai dengan standar coding yang telah ditetapkan.

II. Prinsip Pengawasan

Agar fungsi pengawasan dapat berjalan secara efektif dan efisien,

maka perlu memperhatikan prinsip pengawasan, yaitu:

1. Pengawasan yang dilakukan pimpinan harus dimengerti oleh staf dan

hasilnya mudah diukur. Misalnya: waktu dan tugas pokok yang harus

diselesaikan oleh staf dapat dipantau dan dilaksanakan tepat waktu

2. Fungsi pengawasan merupakan kegiatan yang sangat penting dalam

upaya mencapai tujuan. Tanpa pengawasan atau pengawasan lemah,

penyalahgunaan wewenang akan mudah terjadi

3. Standar untuk kerja (standar of performance) harus dijelaskan kepada

semua staf/ anggota organisasi, dengan tujuan pemberian reward

terhadap staf yang berprestasi/ mampu bekerja. Sehingga staf dapat

meningkatkan tanggung jawab dan komitmen terhadap kegiatan

program, sehingga pengawasan dapat dilakukan lebih objektif.

Page 142: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

134| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

III. Jenis Pengawasan

Terdapat tiga jenis pengawasan pimpinanial yang berkembang pada

organisasi pemerintahan, yaitu:

1. Pengawasan fungsional

Pengawasan melekat pada seseorang yang menjabat sebagai

pimpinan lembaga. Peran setiap pimpinan adalah melakukan

pengawasan terhadap semua kegiatannya ada di bawah

koordinasinya. Semakin tinggi tingkatan pimpinan akan semakin luas

objek dan aspek pengawasannya, terutama yang bersifat strategis

2. Pengawasan publik

Pengawasan ini dilakukan oleh masyarakat/ pelanggan/ costumer/

pasien dan keluarganya. Biasanya dilakukan melalui media massa

atau kotak pos.

3. Pengawasan nonfungsional

Dilakukan oleh badan- badan yang diberikan kewenangan untuk

melakukan pengawasan (fungsi sosial kontrol) seperti DPR,

Departemen Kesehatan dan Dinas Kesehatan.

IV. Manfaat Pengawasan

1. Dapat mengetahui sejauh mana kegiatan program sudah

dilaksanakan oleh staf, apakah sesuai dengan standar ataua rencana

kerja, apakah sumber dayanya sudah digunakan sesuai dengan yang

telah ditetapkan.

2. Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf

dalam melaksanakan tugas- tugasnya. Jika hal ini diketahui, pimpinan

organisasi akan memberikan pelatihan lanjutan. Latihan staf

digunakan untuk mengatasi kesenjangan pengetahuan dan

ketrampilan staf yang terkait tugasnya.

3. Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya

mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.

4. Dapat mengetahui sebab- sebab terjadinya penyimpangan.

5. Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan,

dipromosikan, atau diberikan pelatihan lanjutan.

V. Objek Pengawasan

Dalam melaksanakan fungsi pengawasan pimpinanial, ada beberapa

objek yang perlu dijadikan sasaran pengawasan, yaitu:

Page 143: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|135

1. Objek yang menyangkut kuantitas dan kualitas pelayanan, mislanya

jumlah dan kompetensi petugas rekam medis

2. Keuangan, misalnya pemanfaatan dana dan laporan pengeluaran

3. Pelaksanaan program sesuai dengan RKO (Rencana Kegiatan

Operasional) yang dibuat oleh staf

4. Objek yang bersifat strategis. Pengawasan terhadap penerapan

instruksi kementerian/ Dinas Kesehatan

5. Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain di tingkat kabupaten/

kota.

VI. Proses Pengawasan

Pengawasan pimpinanial sebagai sebuah proses dilakukan oleh

pimpinan dengan mengembangkan beberapa langkah penting, yaitu:

1. Mengukur hasil/ prestasi yang telah dicapai oleh anggota organisasi

2. Membandingkan hasil yang telah dicapai dengan tolak ukur (standar)

yang telah ditetapkan. Alat tolak ukurnya adalah RKO, anggaran,

tugas, wewenang, mekanisme kerjasama, petunjuk atau peraturan

pelaksanaan, dan target kegiatan program

3. Memperbaiki penyimpangan yang terjadi sesuai dengan faktor

penyebab.

VII. Metode Pengawasan (Controling)

1. Pengamatan langsung

a. Supervisi langsung pada staf yang melaksanakan tugasnya

b. Membandingkan hasilnya pengamatan dengan standar program

c. Pimpinan perlu motivasi tinggi untuk pengamatan langsung

secara obyektif (dibandingkan dengan standar)

2. Laporan lisan

a. Mendengarkan laporan staf secara lisan atau pengaduan

masyarakat

b. Pimpinan harus peka pada raut wajah & cara melapor

3. Laporan tertulis

a. Staf penanggung jawab membuat laporan singkat tentang hasil

kegiatan

b. Sistem pencatatan dan pelaporan program yang secara rutin

dibuat dapat mengembangkan program.

Contoh Instrumen Pengawasan

Page 144: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

136| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

N

o Kegiatan

Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1

Studi Kelayakan

Menganalisis organisasi sistem

Menganalisis dari segi ekonomi

Menganalisis dari segi teknik

Menganalisis dari segi operasional

2

Desain Fungsi

Mengevaluasi berbagai alternatif

desain

Menyiapkan spesifikasi desain

Mempersiapkan dan menyerahkan

spesifikasi desainsistem

Detak desain

3

Pemrograman

Menganalisa masalah sistem

Memilih algoritma dan struktur data

Melakukan pengkodingan

4

Pengujian

Melakukan pengujian sistem yang

telah dibuat

5

Pelatihan

Melakukan pelatihan mengenai cara

penggunaan sistem yang telah

dibuat kepada bagian administrasi

VIII. Pengertian Reward and Punishment

Reward atau sering kita sebut dengan kompensasi merupakan bentuk

pemberian balas jasa yang diberikan kepada seorang karyawan atau

prestasi pekerjaan yang dilakukan baik berbentuk finansial maupun non

finansial.

Reward atau kompensasi yang diberikan kepada seorang karyawan secara

umum dibagi menjadi tiga pilihan, yaitu :

1. Reward dalam bentuk finansial tunai. Ini diterima langsung oleh

karyawan tersebut seperti gaji (sallary), bonus, uang lembur, dan

sejenisnya yang bersifat uang tunai yang biasanya bisa saja ditransfer

Page 145: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|137

rekening karyawan atau ada juga yang mengambil ke bagian

keuangan langsung tergantung mekanisme yang ditetapkan

perusahaan.

2. Reward dalam bentuk finansial tunjangan. Pemberian reward seperti

ini dalam bentuk tanggungan biaya kesehatan, biaya melahirkan,

uang cuti, jaminan asuransi, biaya pemeliharaan rumah, pengisian

pulsa telepon, dan sejenisnya.

3. Reward dalam bentuk nonfinansial. Penerimaan reward dalam bentuk

nonfinansial ini seperti kenyamanan bekerja dengan suasana ruangan

kantor yang sesuai harapan karyawan. Seperti komputer yang

lengkap, jaringan internet dengan akses yang cepat, AC, meja yang

bagus, toilet yang bersih, pencahayaan yang terang dan lain

sebagainya.

IX. Tujuan dan Dampak Pemberian Reward

Bagi perusahaan/ fasyankes secara umum pemberian reward kepada

karyawan memiliki berbagai tujuan dan dampak yang akan dirasakan oleh

karyawan tersebut, yaitu :

1. Untuk memberikan dan menjelaskan hak dan kewajiban yang

diterima oleh seseorang karyawan.

2. Untuk memenuhi keinginan yang menjadi keinginan karyawan sesuai

dengan kesepakatan yang ditandatangani.

3. Untuk menggambarkan wibawa perusahaan bahwa mampu

membayar reward dan berbagai bentuk reward lainnya secara tepat

waktu.

4. Sebagai penjelasan kepada pihak stakeholders’ bahwa perusahaan

mampu melaksanakan kewajiban likuiditas secara tepat waktu.

5. Mampu menaikkan reputasi perusahaan sebagai perusahaan yang

loyal dan berdedikasi tinggi dalam membangun kepedulian dan

kesejahteraan karyawan.

Pada poin 4 adalah penekanan kata likuiditas. Adapun pengertian

dari likuiditas atau sering disebut dengan rasio likuiditas ( liquidity ratio)

adalah kemampuan suatu perusahaan memenuhi kewajiban jangka

pendeknya secara tepat waktu. Contoh membayar listrik, telepon, air

PDAM, gaji karyawan, gaji teknisi, gaji lembur, tagihan telepon, dan

sebagainya. Karena itu rasio likuiditas sering disebut dengan short term

liquidity.

Page 146: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

138| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Dan pembayaran reward tersebut masuk dalam bagian analisis rasio

likuiditas. Sehingga wajar jika perhatian pada rasio likuiditas menjadi

penting, termasuk disisi analisis kalangan investor yang selalu berusaha

untuk memposisikan bagaimana membentuk pengamanan yang kuat

pada rasio likuiditas yang baik dan stabil secara jangka panjang. Dengan

tujuan agar reputassi perusahaan dimata konsumen, supplier, investor,

serta kreditur tetap terjaga dengan baik.

X. Pandangan Karyawan Terhadap Reward

Setiap pekerja sering mempertanyakan dan membandingkan tempat

ia bekerja dengan tempat lain dari segi perolehan gaji yang diterima di

hubungkan dengan beban kerja yang harus dipikulnya. Perbandingan ini

bertujuan untuk memberikan alasan pemahaman pada karyawan tersebut

jika kondisi tempatnya bekerja apakah sesuai dengan reward yang diterima

atau tidak. Karyawan adalah makhluk yang cerdas yang selalu

memperoleh informasi secara direct information.

Atas dasar itu maka seorang pimpinan harus mengerti dengan benar

tentang konsep reward yang benar- benar layak untuk diberikan kepada

seorang karyawan yang memang pantas untuk mendapatkannya. Seperti

ketika mampu menuntaskan sebuah pekerjaan yang mana tidak ada

satupun karyawan yang mampu mengerjakannya maka karyawan tersebut

mampu melaksanakannya.

Artinya karyawan tersebut sebagai aset perusahaan, karena ia bersifat

aset perusahaan maka jika ia kurang mendapat perhatian dan ada

perusahaan lain yang yang memberikan perhatian lebih dalam bentuk

reward yang lebih tinggi maka memungkinkan karyawan tersebut untuk

pindah ke perusahaan lain. Dan lebih jauh mencari karyawan yang

memiliki potensi besar dan kompetensi baik sangat sulit namun

mendapatkannya karyawan dengan kompetensi standar sangat mudah

mendapatkannya.

Dalam konsep ilmu manajemen sumber daya manusia ada istilah

“ketika pimpinan ragu dalam mengerjakan dan memutuskan pilihan,

maka serahkan tugas tersebut pada karyawan yang berkompetensi maka

pasti ia mampu menyelesaikan pekerjaan tersebut”.

Jika kita tanya mengapa ia mampu itu terjadi karena memang

karyawan tersebut memiliki kompetensi lebih dibandingkan karyawan

umumnya, bahkan memungkinkan ia lebih baik dari kompetensi

Page 147: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|139

pimpinan. Karena ada adegium yang menyebutkan “seorang manusia

yang cerdas jika sedikit saja ada peluang untuk maju maka ia akan

melesat cepat dibandingkan rival singkatannya”.

Mungkin kita pernah mendengar istilah rising star atau younger star, itu

semua tidak lain untuk menggambarkan seorang yang memiliki bakat dan

mengambil peluang dan benar- benar memanfaatkan peluang tersebut

dengan betul- betul. Seperti kata pepatah “peluang dan kesempatan tidak

datang dua kali”. Karena dia tidak datang dua kali atau hanya datang satu

kali maka kesempatan itu harus cepat diambil.

Jika tidak diambil maka peluang dan kesempatan itu akan hilang

dengan sendirinya. Bahkan untuk menunggu peluang dan kesempatan

datang kedua kali kita membutuhkan waktu yang lama. Dan belum tentu

peluang dan kesempatan itu datang dalam bentuk yang sama.

Konsep ini sering menjadi dasar penerapan oleh karyawan yang

memiliki kompetensi untuk selalu memanfaatkan peluang dan

kesempatan yang semuanya berpengaruh pada prestasi, reward dan

karirnya di masa yang akan datang. Inspirasi konsep ini ada pada banyak

orang- orang berhasil yang mampu sukses dan menginspirasi banyak

manusia di muka bumi ini, seperti Bill Gates, Stave Jobs, Warren Buffet,

Bob Sdaino, Chairul Tanjung, Mahathir Muhammad, dan lain

sebagainya.

Banyak dari mereka yang berhasil dan memulai usaha dari kecil,

bahkan ada yang bekerja pada perusahaan lain, namun kemudian mampu

membangun usaha dan mendidik serta mengkaderkan berbagai karyawan

lain untuk mampu berhasil dalam bekerja hingga menjadi sukses dan

memiliki berbagai perusahaan lainnya.

Seperti kata pepatah Kota Roma tidak bisa dibangun dalam satu

malam, dan artinya prestasi dan kemampuan kerja yang berhasil baik

harus dimulai dengan membangun kompetensi pribadi secara perlahan-

lahan. Dengan kesabaran dan memahami proses dengan baik maka

nantinya kita akan mampu membesarkan diri hingga mampu berhasil

dengan baik. Karena kemajuan memang harus dilalui dengan kesabaran

dan kesabaran yang tinggi akan membuahkan hasil yang dicita- citakan.

XI. Pengertian Punishment

Punishment adalah sanksi yang diterima oleh seorang karyawan karena

ketidakmampuannya dalam mengerjakan atau melaksanakan pekerjaan

Page 148: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

140| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

sesuai dengan yang diperintahkan. Setiap pekerjaan yang dibebankan

pada seorang karyawan adalah sesuai dengan ketentuan yang ditegaskan

diawal sekali ketika karyawannya tersebut bekerja di perusahaan tersebut,

terutama pada saat karyawan tersebut menandatangani perjanjian

kesanggupan ia untuk bersedia bekerja sesuai dengan perintah dari SK

(Surat Keterangan) yang digariskan tersebut.

XII. Mekanisme Pemberian Punishment

Setiap sanksi yang diberikan atas dasar kesalahan yang dilakukan

maka disana ada mekanismenya yang harus diperhatikan. Adapun

mekanisme umum bentuk pemberian punishment tersebut adalah:

1. Pertama, Pemberian punishment langsung berpengaruh pada

finansial/ reward karyawan tersebut, seperti pemotongan atau

penghentian gaji, tunjangan, bonus, dan lainnya.

2. Kedua, Pemberian punishment tidak langsung berpengaruh pada

finansial/ reward karyawan tersebut, namun membawa dampak pada

psikologis karyawan secara nyata. Misalnya: jika petugas rekam medis

di rumah sakit tidak mampu menjaga kerahasiaan rekam medis

sehingga berpengaruh pada tuntutan hukum, yang berpengaruh juga

pada citra rumah sakit, sehingga petugas rekam medis tersebut

diberikan punishment melalui surat peringatan yang tidak

diperbolehkan untuk bekerja selama waktu tertentu.

Kedua bentuk mekanisme pemberian punishment ini dilakukan secara

kajian mendalam. Artinya punishment tidak diberikan kepada karyawan

tanpa alasan yang jelas dan semuanya harus bersifat objektif. Suatu

punishment diberikan dengan melihat pada dasar- dasar acuan di bawah

ini, yaitu :

1. Acuan pemberian mekanisme tersebut harus melihat pada bukti

nyata yang memiliki nilai otentik yang sah.

2. Pelanggaran yang dilakukan oleh seorang karyawan telah

menyebabkan kerugian pada perusahaan secara finansial maupun

non finansial misalnya menjatuhkan reputasi perusahaan di mata

para mitra dan investor serta suppuler, dan pihak lainnya.

3. Pelanggaran tersebut telah dilakukan berulang- ulang dan bersifat

disengaja.

Page 149: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|141

4. Suatu pelanggaran yang dilakukan telah tercatat dalam berita acara

pelanggaran dan diproses oleh tim manajemen perusahaan untuk

selanjutnya dilihat sebagai pelanggaran yang harus di tuntaskan.

Jika seseorang pemimpin memberikan punishment dengan tidak

mengindahkan aturan- aturan yang ada maka artinya pimpinan tersebut

memberikan punishment dengan mengedepankan subjektivitas. Kondisi

dan situasi seperti ini bisa berbahaya jika kita melihat dari segi dampak

secara jangka panjang. Adapun dampak yang mungkin terjadi ketika

keputusan punishment diberikan bersifat subjektif adalah :

1. Wibawa dan reputasi pimpinan akan turun dan tidak lagi dicintai

oleh karyawannya.

2. Memungkinkan karyawan yang memiliki prestasi dan kompetensi

bagus untuk secepatnya mengambil sikap keluar dari perusahaan dan

mencari perusahaan lain yang lebih nyaman.

3. Timbulnya berbagai fitnah dan informasi yang tidak betul namun

diterima oleh pimpinan sebagai kebenaran dan fitnah tersebut

kemudian dilaksanakan, sehingga ada pihak yang dikorbankan oleh

fitnah tersebut.

4. Memungkinkan pimpinan tersebut untuk diturunkan jabatannya dari

posisi pimpinan oleh pimpinan tertinggi atas dasar keoutusan yang

tidak objektif tersebut.

XIII. Solusi Bagi Karyawan Untuk Menghindari Punishment

Memang menerima punishment bukan sesuatu yang menyenangkan,

sehingga bagi karyawan perlu memikirkan berbagai solusi untuk

menghindar dari terkena sanksi atau punishment tersebut, solusi tersebut

adalah :

1. Membangun konsep dan pribadi yang disiplin semenjak awal

bekerja, dan mengedepankan semangat kerja yang suportif.

2. Membangun komunikasi yang harmonis dengan sesama rekan kerja

dan juga para pimpinan dengan konsep hubungan kekeluargaan

namun tetap patuh pada aturan.

3. Tidak mudah terpancing emosi atau pendapat serta ide- ide

pemikiran yang hanya melihat dari sudut pandang sepihak.

4. Selalu positif thinking dalam setiap masalah, termasuk bersikap positif

thinking pada diri sendiri.

Page 150: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

142| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

5. Jika ada waktu kosong memanfaatkan ke hal yang positif seperti

membaca, men-shearching data di internet sehingga mampu

menambah atau meningkatkan wawasan karyawannya.

XIV. Hubungan Reward dan Punishment

Reward and punishment dianggap dua kata yang paling melekat dalam

membangun suatu organisasi baik dilihat dari segi perspektif manajemen

sumber daya manusia maupun berbagai disiplin ilmu lainnya. Setiap

karyawan yang bekerja rata- rata tujuan utamanya adalah memperoleh

penghasilan. Sehingga keinginan untuk mencari tempat bekerja dengan

berbagai fasilitas yang menjanjikan dan memenuhi hasrat dianggap

sebagai salah satu faktor kuat dalam mendukung keputusannya.

Lingkungan kerja dan peluang karyawan untuk maju tidak luput dari

pengaruh praktik kepemimpinan. Memang tidak bisa disangkal jika

pemimpin bisa memberi pengaruh dalam meyakinkan para karyawan

untuk betah dan giat dalam bekerja. Sering kesalahan disebabkan oleh

tindakan pimpinan yang tidak ketat dalam mengontrol jalannya aktivitas

organisasi namun ketika kesalahan terjadi mereka menyalahkan bawahan

yang dianggap tidak mampu dalam bekerja.

Kondisi ini dilihat sebagai bentuk ketidaknyamanan dalam bekerja,

dan jika kondisi ini sering terjadi maka akan banyak karyawan yang ingin

pindah bekerja. D isisi lain bagi karyawan teguran dan kedisiplinan dapat

dikatakan layak jika semuanya sesuai dengan reward yang diperoleh. Jika

tidak sesuai maka angka perpindahan karyawan akan terjadi dalam angka

yang tinggi. Kondisi ini sebenarnya yang rugi juga perusahaan sendiri,

karena mereka harus merekrut karyawan baru dan juga harus memberi

pelatihan. Semua ini dapat dilihat sebagai cost (biaya) yang harus

ditanggung.

Untuk memperkuat pemahaman kita ada baiknya kita lihat pendapat

dari Anthony at al, di bawah ini.Anthony et al. (1996) menyatakan

organisasi yang memiliki kualitas manajemen yang baik juga mempunyai:

(1) kebijakan SDM yang kuat bagi kompensasi, promosi, pengembangan

dan pelatihan; (2) komunikasi yang jelas tentang peluang pekerjaan dalam

perusahaan; (3) perencanaan karir berkualitas tinggi; dan (4) keseluruhan

kualitas lingkungan kerja

Page 151: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|143

Gambar 7.2. Hubungan Reward dan Punishment

Biasanya organisasi yang menerapkan konsep seperti ini umumnya

mereka yang telah matang. Namun bagi organisasi yang masih baru

memungkinkan juga jika pendiri dan CEO-nya adalah mereka yang

sebelumnya telah terlihbat di berbagai perusahaan besar, seperti

perusahaan multinasional dan sejenisnya. CEO adalah Chief Executive

Official atau public juga sering menyebutkannya dengan istilah direktur

utama.

Untuk memberi kepuasan kepada para karyawan yang mampu

bekerja secara maksimal maka perlu diberi penghargaan. Gibson,

ivancevuch & Donnely (1999) membagi penghargaan menjadi dua, yaitu

penghargaan intrinsik (intrinsic rewards) yang meliputi penyelesaian tugas

(task completion), pencapaian prestasi (achievement), otonomi (autonomy) serta

pengembangan pribadi (personal growth). Sedangkan penghargaan

ekstrinsik (extrinsic rewards) meliputi gaji dan upah (salary and wage),

jaminan sosial (fringe benefit), penghargaan antar pribadi (interpersonal

rewards), serta promosi (promotion).

kemajuan

Prestasi

Reward

kemunduran

Punishment

Wanprestasi

Karyawan

Dampak pada Karir dan Masa Depan

Karyawan

Page 152: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

144| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Dengan pemberian penghargaan maka diharapkan berdampak pada

meningkatnya motivasi dalam bekerja. Penghargaan dalam motivasi

dapat dilihat sebagai bentuk hubungan yang bersifat linier dan saling

mempengaruhi satu sama lainnya. Karena secara konsep ketika seseorang

memutuskan untuk memulai suatu pekerjaan maka tentunya ada sesuatu

yang diharapkan dan pengharapan itu merupakan kepuasan yang

diperoleh.

Ada banyak teori tentang motivasi yang bisa ditemukan dimana

umumnya mencoba melihat pada goal (tujuan), termasuk apa yang

dikemukakan oleh Edwin Locke. Edwin Locke dengan goal setting theory

nya (1984) mengemukakan bahwa motivasi seseorang sangat dipengaruhi

oleh tujuan yang jelas dan kepada karyawan, karena hal tersebut pada

akhirnya akan memberikan kepada pekerja rasa berprestasi. Jadi goal

setting theory ini lebih menjelaskan pada penghargaan intrinsik (intrinsic

reward).

XV. Pengertian Kedisiplinan

Kedisiplinan adalah tingkat kepatuhan dan ketaatan kepada aturan

yang berlaku yang bersedia menerima sanksi atau hukuman jika

melanggar aturan yang ditetapkan dalam kedisiplinan tersebut.

XVI. Bentuk Sanksi dari Tindakan Indisipliner

Ada beberapa bentuk tindakan sanksi yang diterima oleh seorang

karyawanakibat tindakann indispliner yang dilakukan, yaitu :

1. Teguran lisan

2. Teguran tulisan

Bentuk isi teguran tersebut teraplikasi dalam berbagai macam

bentuk, dan secara umum berbentuk sebagai berikut :

1. Penurunan jabatan

2. Pemindahan posisi

3. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

4. Termasuk pengaduan kepada pihak berwajib.

XVII. Mekanisme Membangun Kedisiplinan

Pada umumnya setiap karyawan yang bekerja adalah cenderung

memiliki kedisiplinan dan patuh pada setiap aturan dan ketentuan yang

ditetapkan oleh organisasi. Dan para pelanggar disiplin biasanya hanya

Page 153: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|145

sebagian kecil dari karyawan yang berada di organisasi tersebut, yang

mana karyawan seperti ini dianggap sebagai karyawan yang bermasalah.

Jika perusahaan gagal menghadapi karyawan yang bermasalah, efek

negatif kepada para karyawan lainnya dan kelompok kerja lainnya akan

timbul. Masalah disiplin yang umumnya ditimbulkan para karyawan

bermasalah antara lain absensi, bolos, defisiensi produktivitas,

alkoholisme, dan ketidakpatuhan.

Ketika karyawan terus bermasalah dalam bidang kedisiplinan maka

perlu ada tindakan penegakan disiplin model pendekatan disiplin

progresif. Pendekatan disiplin memiliki mentalitas yang perlu

penanganan serius dan dengan pendekatan yang progresif. Maka

karyawan tersebut diharapkan akan berubah, dan jika tidak berubah

memungkinkan untuk dikeluarkan dari perusahaan atau di PHK

(Pemutusan Hubungan Kerja).

Untuk lebih jelas bagaimana tahap- tahap pelaksanaan penegakan

prosedur disiplin progresif dapat kita lihat pada gambar dibawah ini.

Pelanggaran Pertama

Pelanggaran Kedua

Pelanggaran Ketiga

Pelanggaran Keempat

Gambar 8.2. Prosedur Disiplin Progresif

Peringatan Verbal

Peringatan tertulis

Skorsing

PHK

Page 154: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

146| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

XVIII. Peran Lembaga Konseling dalam Membangun Semangat

Disiplin

Salah satu pelanggaran kedisiplinan yang dianggap serius saat ini

adalah karyawan yang memakai narkoba. Jika informasi kejahatan

penggunaan narkoba begitu tinggi saat ini telah membawa pengaruh

besar pada kualitas kerja karyawan tersebut. Di luar negeri atau juga di

kota- kota besar yang bisa dengan mudah karyawan menemukan

minuman keras dan narkoba telah menyebabkan banyak karyawan yang

mengalami stres atau tekanan pekerjaan menghabiskan waktu dengan

meminum minuman keras tersebut.

Kasus temuan dan juga hasil penelitian telah membuktikan jika

karyawan yang kecanduan pada narkoba dan minuman keras cenderung

tidak memiliki mentalitas kuat sebagai pengambil keputusan. Sehingga

mereka cenderung mudah goyah atau tidak tetap dalam mengambil

sebuah keputusan.

Kondisi ini telah menyebabkan kualitas dan hasil kerja yang mereka

hasilkan menjadi kurang berkualitas. Tidak hanya mempengaruhi

perusahaan secara jangka pendek namun memungkinkan mampu

mempengaruhi perusahaan secara jangka panjang jika terus dibiarkan.

Sehingga untuk mengatasi masalah ini perlu dibentuk mekanisme

penyelesaian yang bisa menyelesaikan masalah seperti ini secara

mendasar. Umumnya ada dua mekanisme pendekatan pada kasus

karyawan yang memakai minuman keras atau sering pergi ke diskotik

untuk menghilangkan stres, yaitu :

1. Merekomendasikan agar pergi ke lembaga konseling

2. Memberikan teguran keras dan sanksi tegas jika ia massih

mengulangi perbuatan tersebut.

Peran lembaga konseling menjadi penting dalam urusan memahami

dan mengembalikan karyawan kearah penegak kedisiplinan yang

diinginkan. Dan ini juga sangat tergantung pada kualitas orang yang

terlibat dalam lembaga konseling tersebut. Artinya semakin kompeten

dan kapabel orang yang duduk di lembaga konseling tersebut maka

semakin baik hasil perubahan yang mampu dilakukan.

Oleh karena itu peran dan kualitas lembaga konseling tidak bisa

dianggap sederhana. Sebagai contoh di beberapa universitas di luar

negeri peranan lembaga konseling mampu memberi solusi terhadap

masalah studi para mahasiswanya. Pengalaman seorang mahasiswa yang

Page 155: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|147

studi di Pitsburg University yang mengalami masalah studi datang

berkonsultasi ke lembaga konseling. Dan ia mendapat banyak masukan

tentang bagaimana membangun kedisiplinan untuk mengatasi

menurunnya semangat belajar yang dialami selama ini. Termasuk ketika

konsep dan masukan dari pihak lembaga konseling tersebut motivasi

membangun kedisplinan dalam belajar dapat ia lakukan dan hasilnya

studi yang ditempuh mampu diselesaikan secara lebih cepat.

Dalam pekerjaan dan aktivitas operasional perusahaan sering kita

mendengar istilah mengejar target atau pekerjaan harus selesai sesuai

dengan deadline. Kondisi ini sering menimbulkan kondisi stres bagi

karyawannya termasuk mereka harus bekerja ia di bawah tekanan

(underpreure).

Kondisi bekerja dengan keadaan underpresure memang banyak

dialami oleh karyawan di berbagai perusahaan/ fasyankes sehingga

menyebabkan mereka harus bekerja hingga larut malam dan harus

menempuh berbagai cara agar pekerjaan tersebut bisa terselesaikan tepat

pada waktunya. Kelelahan dan keletihan untuk membangun kedisiplinan

tinggi agar pekerjaan selesai termasuk mampu memberikan hasil

pekerjaan yang benar- benar sesuai permintaan pimpinan memang

sungguh tidak menyenangkan namun itu harus dilakukan di posisi

mereka sebagai bawahan yang patuh pada atasan, termasuk harus

menunjukkan dedikasi dan loyalitas yang tinggi kepada perusahaan

fasyankes tentunya.

Dalam konteks ini peran lembaga konseling menjadi penting dalam

membentuk skedul dan mekanisme kerja seperti apa yang harus mereka

lakukan agar tidak terjadi underpresure dalam bekerja, misalnya format

kedisiplinan yang bagaimana sebaliknya harus mereka terapkan agar

pekerjaan dapat terselesaikan dan karyawan juga tidak mengalami

keletihan dalam bekerja.

Karena dampak keletihan yang begitu memaksa tubuh untuk bekerja

tinggi adalah menurunnya tingkat kesehatan dan ini bisa berujung pada

masuknya karyawan tersebut ke rumah sakit. Dan jika masuk ke rumah

sakit tentunya yang merepotkan juga perusahaan/ fasyankes, terutama

jika masuk ke rumah sakit selama 1 s/d 2 minggu bahkan hingga satu

bulan lamanya.

Jelas ini bisa menyebabkan terbengkalainya pekerjaan yang

seharusnya dikerjakan oleh karyawan tersebut namun ternyata tidak

Page 156: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

148| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

terkerjakan dan berapa nilai kerugian yang harus ditanggung oleh

perusahaan/ fasyankes. Karena untuk perusahaan kategori private sektor

(swasta) waktu dan uang adalah begitu penting, sehingga wajar jika

konsep efisiensi dan efektivitas selalu didengungkan oleh pihak

manajemen perusahaan/ fasyankes.

XIX. Kedisiplinan dan Kinerja

Hubungan kedisiplinan dengan kinerja dapat kita lihat pendapat yang

di kemukakan oleh Robert Bacal yaitu, “Disiplin adalah sebuah proses

yang digunakan untuk menghadapi permasalahan kinerja; proses ini

melibatkan manajer dalam mengidentifikasikan dan mengkomunikasikan

masalah- masalah kinerja kepada para karyawan”.

Seorang manajer berkewajiban untuk mempertahankan kedisiplinan

dalam organisasi yang dipimpinnya. Sanksi dan ketegasan lainnya

menjadi bagian yang harus dilihat sebagai konsekuensi menjadi seorang

pegawai di suatu perusahaan. Dan konsekuensi selalu diperoleh sebagai

akibat dari perbuatan yang telah dilakukannya. Bagi pihak perusahaan

perlu menegakkan kebijakan peraturan dengan konsisten, karena seperti

dikatakan oleh Robert L. Mathis dan John H. Jackson bahwa, “

peraturan haruslah konsisten dengan kebijakan perusahaan, dan

kebijakan haruslah konsisten dengan tujuan perusahaan “.

Sebenarnya semua itu dilakukan dengan tujuan agar kualitas kinerja

SDM perusahaan/ fasyankes mengalami peningkatan, dan setiap

pembuatan itu semua sudah melihat dari berbagai segi dan sudut

pandang. Ini sebagaimana ditegaskan lebih jauh oleh Robert L. Mathis

dan Jhon H. Jackson bahwa, “kebijakan dan peraturan Sumber Daya

Manusia yang dirancang dengan baik haruslah bersifat konsisten, bisa

diaplikasikan, bisa dipahami, beralasan, dan disebarkan dan di

informasikan”. Penglihatan dari berbagai sudut pandang itu bertujuan

agar maksimalitas pengambilan keputusan menjadi lebih bermutu dan

dapat dipertanggungjawabkan.

Dalam mengandung suatu tindakan displiner Robert Bacal memberi

pendapat bahwa, “ada beberapa yang seharusnya menjadi pedoman kita

mengambil tindakan displiner.

1. Mengambil tidakan displiner harus sesuai dengan hukum setempat

dan perjanjian perburuhan yang berlaku.

Page 157: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|149

2. Semua tindakan displiner harus didokumentasikan secara lengkap,

secara mendetail kekurangan yang sebenarnya dalam kinerja,

bagaimana hal itu diidentifikasikan bagaimana hal itu

dikomunikasikan kepada karyawan yang bersangkutan, dan langkah-

langkah yang telah diambil untuk memecahkan masalah itu.

3. Tindakan displiner yang diambil hendaknya menggunakan tindak

paksaan dan tekanan terendah yang diperlukan untuk memecahkan

masalah kinerja.

4. Semakin besar tingkat pemaksaan yang digunakan, semakin kecil

kemungkinan untu mencapai win-win solution yang konstruktif dan

tahan lama. Gunakan tindakan displiner yang keras hanya sungguh-

sungguh diperlukan dan dibenarkan oleh seriusnya masalah yang

dihadapi.

5. Semakin kita mampu menggambarkan dengan jelas permasalahan

kinerja yang terjadi, semakin mungkin kita dapat memecahkannya

bersama karyawan yang bersangkutan dan semakin besar pula

perlindungan hukum yang kita dapatkan bila kita terpaksa

mengambil tindakan displiner yang keras.

XX. Kedisiplinan dan Konsep Diagnostic Management

Salah satu tindakan yang layak dilakukan oleh pihak manajemen

perusahaan dalam mendeteksi berbagai masalah adalah menerapkan

diagnostic management. Diagnostic management (pengelolaan diagnostik) adalah

pengelolaan pengetahuan untuk menentukan jenis penyakit atau kondisi

kesehatan organisasi berdasarkan gejala atau fenomena yang ada dengan

meneliti atau memeriksanya.

Hasil diagnostic management nantinya dijadikan sebagai rekomendasi

untuk diarahkan guna membangun sistem dan model kepatuhan yang

sesuai dengan bentuk organisasi tersebut, sehingga lebih jauh pihak

karyawan perusahaan akan timbul kepatuhan kepada berbagai sistem dan

peraturan perusahaan. Sehingga ketiga ini terwujud maka visi dan misi

perusahaan menjadi jauh lebih mudah untuk diwujudkan.

Kepatuhan (complience) adalah perilaku bawahan dalam memberikan

tanggapan terhadap sistem otoritas yang ada dalam organisasi. Pengertian

ini didasarkan pada pendapat Etzioni bahwa, “compliance is the manner in

which lower participant of or organization respond to the authority system of the

organization”.

Page 158: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

150| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Menurut pendapat Etzioni terdapat tiga basis otoritas dan tiga basis

kepatuhan. Tiga basis otoritas adalah :

1. Coercion, yaitu karena adanya rasa takut.

2. Remuneration, yaitu pertimbangan untuk mendapatkan imbalan

(payment of reward).

3. Normatif, yaitu berdasarkan ketentuan peraturan yang ada.

Tiga basis kepatuhan adalah :

1. Lionative, yaitu rasa keterasingan.

2. Instrumental of calculative, dalam hal ini kepatuhan yang digunakan

sebagai alat untuk mencapai sesuatu.

3. Moral, yaitu kepatuhan yang didasarkan pada nilai-nilai luhur sebagai

tolak ukur kebenaran.

Memang ada kajian tentang kepatuhan baru berlaku jika keinginan

batin dan lahiriah karyawan terpenuhi. Artinya konsep ini melihat

pembangunan kepatuhan itu dalam konteks idealnya. Namun sering kali

tidak seluruh perusahaan atau hanya dalam kategori tertentu mampu

memenuhi kedua kebutuhan tersebut, dan tentunya memenuhi

kebutuhan tersebut memerlukan biaya besar.

Jika dihubungkan dalam konteks biaya jelas perusahaan akan

memikirkan semua itu dalam konteks profit yang akan diperoleh.

Semakin tinggi profit maka penyediaan berbagai fasilitas batin dan

lahiriah akan dapat dipenuhi. Misalnya diberikannya diberikannya fasilitas

menunaikan ibadah haji yang ditanggung oleh perusahaan pada jumlah

30 s/d 100 orang karyawan tentu harus dilihat dari segi kemampuan

finansial yang dimiliki. Jika tidak maka ini jelas tidak mungkin dapat

dipenuhi.

Di sisi lain dalam konteks kedisiplinan terjelaskan jika kedisiplinan

terlalu over discipline maka akan membuat para karyawan menjadi kaku

dalam bersikap. Dampak lebih jauh dalam bentuk pengembalian

keputusan yang dibuat. Seperti terlalu berhati- hati sementara dalam

konteks ilmu manajemen pengembalian keputusan dijelaskan bahwa

kecepatan pengembalian keputusan menjadi salah satu faktor pendukung

yang bisa mempercepat kemajuan perusahaan/ fasyankes.

Page 159: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|151

XXI. Kedisiplinan dan Motivasi

Sering banyak pakar ahli yang menghubungkan kedisiplinan dan

motivasi. Motivasi adalah aktifitas perilaku yang bekerja dalam usaha

memenuhi kebutuhan- kebutuhan yang diinginkan untuk memperoleh

yang diinginkan maka setiap orang harus memiliki kedisiplinan yang

tinggi.

Chung & Maggison menyatakan bahwa “Motivations definet as/goal-

directed behavior. It concert the level of effort one exerts in pursuing a goal…it’s

closely performance” (motivasi dirumuskan sebagai perilaku yang ditujukan

pada sasaran. Motivasi berkaitan dengan tingkat usaha yang dilakukan

oleh seseorang dalam mengejar suatu tujuan motivasi barkaitan erat

dengan kepuasan dan performansi pekerjaan.

Barelson dan Steiner mendefenisikan motivasi sebagai “all those inner

striving conditions vasiously described as wishes, desire, needs, drives, and the like”

(Marchrany, 1985). Dengan demikian, motivasi dapat diartikan sebagai

keadaan kejiwaan dan sikap mental manusia yang memberikan energi,

mendorong kegiatan dan menggerakkan dan mengarah atau menyalurkan

perilaku ke arah mencapai kebutuhan yang memberi kepuasan atau

mengurangi ketidakseimbangan.

Membangun kedisiplinan yang tinggi dibutuhkan motivasi yang

tinggi. Motivasi boleh kita sebut sebagai spirit atau semangat, maka

kedisiplinan merupakan semangat untuk menjadi lebih baik.

Kecenderungan umumnya mereka yang memiliki kedisiplinan yang tinggi

mampu bekerja secara lebih baik. Ini disebabkan pola hidup mereka yang

cenderung teratur dan tertata dengan baik.

Ketika sudah biasa dengan pola disiplin maka menjadi sulit untuk

hidup dengan pola yang jauh dari kedisiplinan. Muhammad Ali seorang

petinju yang sangat legendaris menyatakan jika pola hidup dia sangat

disiplin. Dan itu terbukti ketika Will Smith memerankan tokoh

Muhammad Ali dalam fil “Ali,” ia menceritakan bahwa untuk

mewujudkan dirinya sebagai sosok yang benar-benar mirip Muhammad

Ali tersebut ia harus merubah pola hidupnya masuk ke pola kurikulum

Muhammad Ali. Seperti bangun lebih pagi berolahraga dengan semangat

dan motivasi tinggi, serta selalu disiplin dan teratur dalam pola makan

serta istirahat.

Semua ini menandakan bagaimana keberhasilan dan kesuksesan

Muhammad Ali sebagai petinju legendaris yang yang sulit ditandingi

Page 160: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

152| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

hingga saat ini. Pelajaran ini memberi inspirasi pada kita jika kedisiplinan

yang tinggi dan diikuti oleh motivasi yang kuat itu akan memperoleh

hasil yang kita inginkan tersebut.

Kadang kala untuk membuktikan hubungan motivasi dan disiplin itu

begitu kuat sering publik membutuhkan contoh nyata untuk

menjelaskannya. Kedisiplinan motivasi yang tinggi bisa juga kita lihat

pada contoh kalangan pebisnis yang telah berhasil membangun bisnis

dengan sukses pada saat ini.

C. RANGKUMAN

1. Pengembangan Sumber Daya Manusia atau Human Resources

Development dapat didefinisikan sebagai inisiatif bersama antara pekerja

dan pemberi kerja (atau manajemen perusahaan) untuk meningkatkan

keterampilan dan pengetahuan individu yang ada.

2. Promosi adalah suatu kenaikan pada posisi seorang karyawan dari posisi

sebelumnya ke posisi yang lebih tinggi. Promosi tersebut bisa berupa

kenaikan jabatan dari posisi rendah ke posisi yang lebih tinggi. Misalnya

jabatan karyawan biasa ke posisi supervisor

3. Rotasi adalah pemindahan posisi dari suatu pekerjaan ke pekerjaan lain

dengan tujuan untuk membangun dan meningkatkan kompetensi dari

karyawan yang bersangkutan sehingga mampu memahami setiap

pekerjaan lingkungan perusahaan tersebut secara baik

D. DAFTAR PUSTAKA

Farida, Wilda Eka, 2019. Manajemen Sumber Daya Manusia dan Ergonomi

Unit Kerja Rekam Medis. Sidoarjo: Indomedia Pustaka

Hatta, Gemala R. 2009. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia Press.

Hasibuan S.P, Malayu. 2016. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi

Revisi, Jakarta: PT Bumi Aksara

Page 161: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|153

BAB IX

PERENCANAAN SARANA KERJA RM

A. PENDAHULUAN

Untuk menjalankan sebuah organisasi selain sumber daya manusia, juga

perlu dukungan dengan sarana dan prasarana. Sarana dan prasarana

merupakan kebutuhan yang harus ada untuk menghasilkan sebuah keluaran.

Dengan demikian, suatu proses kegiatan yang akan dilakukan di unit rekam

medis dan informasi kesehatan tidak akan dapat mencapai hasil yang

diharapkan sesuai dengan rencana, jika sarana dan prasarana tidak tersedia.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala

sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan.

Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama

terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Kedua

kebutuhan ini tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Unit rekam medis dan

informasi kesehatan tidak akan menghasilkan keluaran yang diharapkan tanpa

dukungan sarana dan prasarana yang memenuhi standar.

Fungsi utama sarana dan prasarana pada dasarnya memiliki tujuan :

1. Menciptakan kenyamanan

2. Menciptakan kepuasan.

3. Mempercepat proses kerja.

4. Memudahkan proses kerja.

5. Meningkatkan produktivitas.

6. Hasil lebih berkualitas.

Pada modul ini akan dibahas cara menghitung kebutuhan rak untuk

menyimpan rekam medis, termasuk ruangan penyimpanan yang diperlukan.

Perhitungan ini merupakan hasil pengalaman penulis yang bekerja selama

Page 162: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

154| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

delapan belas tahun di bagian rekam medis sebuah rumah sakit swasta di

Jakarta.

B. KONSEP TEORI

I. Konsep Dasar Perencanaan Fasilitas di Unit RMIK

Untuk meningkatkan produktivitas kerja dan kenyamanan, serta untuk

menghasilkan RM yang baik dan berkualitas diperlukan pengaturan tata

ruang yang baik, aman, nyaman dan terpelihara. Kondisi ruang URM yang

tidak teratur dan tidak terpelihara, seperti RM tergeletak berhamburan,

ruang penyimpanan penuh debu dan rayap, ruang kerja yang sempit dan

berantakan akan menghilangkan keakuratan dan nilai guna RM

tersebut serta menurunkan kualitas pelayanan.

II. Kebutuhan Sarana dan Parasarana di Unit RMIK

Pengertian sarana dan prasarana secara etimologi memiliki

perbedaan, namun keduanya saling terkait dan sangat penting sebagai

alat penunjang keberhasilan suatu proses yang dilakukan. Dalam Kamus

Besar Bahasa Indonesia, 2008 dikatakan bahwa sarana adalah segala

sesuatu yang dipakai sebagai alat untuk mencapai makna dan tujuan.

Sebagai contoh: sarana pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan

diartikan sebagai alat untuk mencapai tujuan pelayanan, misalkan alat

tulis kantor, komputer, mesin cetak, treasur/outguide, kartu indeks

utama pasien, dll.

Sedangkan pengertian prasarana adalah segala sesuatu yang

merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses. Sebagai

contoh, prasarana pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan berarti

alat tidak langsung untuk mencapai tujuan dalam pelayanan, misalnya

lokasi, bangunan, ruang penyimpanan rekam medis, ruang rapat, dll.

Dengan kata lain, secara umum dari pengertian sarana lebih ditujukan

untuk alat atau benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih

ditujukan untuk alat atau benda-benda yang tidak bergerak.

Fungsi sarana dan prasarana dapat berbeda sesuai lingkup dan

penggunaannya, misalkan sarana dan prasarana unit pelayanan

keperawatan, unit gawat darurat, unit kerja keuangan berbeda-beda,

namun memiliki tujuan yang sama yaitu untuk mencapai hasil yang

diharapkan sesuai dengan rencana.

Untuk jenis-jenis sarana yang dibutuhkan di unit rekam medis dan

Page 163: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|155

informasi kesehatan antara lain:

1. Alat penyimpanan dan penjajaran:

Rak terbuka (open self file unit)

Lemari lima laci (five-drawer file cabinet)

Rak statis dan dinamis (Roll O’Pack)

Lemari arsip (Filing Cabinet)

Lemari arsip standar : 2,4,5, dan 6 laci

File tegak berputar (vertical rotary file)

Perlengkapan penyimpanan (Filing Supplies) :

Penyekat

Map (folder)

Penunjuk (guide)

Kata tangkap (caption)

Alat bantu kearsipan

Tangga dengan alas karet pada kaki

Gambar 1: Rak rekam medis terbuka Gambar 2: Kartu indeks utama pasien

Page 164: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

156| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Gambar 3: lemari arsip

Gambar 4. Traser/ Outguide

2. Alat Distribusi

Distribusi adalah pengiriman rekam medis untuk memenuhi

permintaan rekam medis dalam pelayanan rawat jalan dan rawat inap

Page 165: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|157

dengan berbagai alat transportasi seperti:

trolly barang

lift barang

sepeda berkeranjang

pneumatic tube system (PTS)

lift dokumen

Gambar 5: Trolly rekam medis

Page 166: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

158| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Gambar 6. Pneumotube

Gambar 7: Lift rekam medis/dumb waiter

III. Visual Display Terminal (VDT) dan Work Place Design (WPD)

1. Pengertian Visual Display Terminal (VDT)

Menurut Sanyoto Gondodiyoto (1922) komputer pada dasarnya

merupakan suatu sistem atau rangkaian subsistem yang terdiri dari

Page 167: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|159

peralatan dan fasilitassnya yang berupa komponen perangkat keras atau

hardware maupun perangkat lunak atau software.

Perangkat lunak adalah program komponen sebuah komputer,

sedangkan perangkat keras adalah peralatan komputer yang meliputi

keyboard, central processing unit, dan Visual Display Unit atau Visual

Display Terminal atau biasa disebut layar monitor.

VDT ( terminal tampilan video atau terminal tamplan visual ) adalah

istilah yang digunakan dalam ergonomis untuk tampilan komputer.

Tampilan adalah permukaan keluaran komputer dan mekanisme

proyeksi yang menunjukkan teks dan gambar grafis sering ke pengguna

komputer, menggunakan tabung sinar katoda (CRT), Layar Kristal Cair

(LCD), dioda pemancar cahaya, plasma gas, atau proyeksi gambar

lainnya.

Visual Display Unit atau Visual Display Terminal ( Siswanto A,1994)

adalah bagian dari komputer yang bisa menyebabkan ketidaknyamanan

pada operator komputer berupa kesilauan (glare). Kesilauan dapat

disebabkan oleh permukaan yang mengkilap sehingga pantulan cahaya

mengenai mata operator serta penempatan lampu (sumber penerangan)

yang tidak tepat.

VDT dikenal juga sebagai VDU (Visual Dispay Unit) yaitu perangkat

yang terdiri dari tabung sinar katoda dan digunakan untuk melihat data

atau digunakan dengan keyboard untuk input data dan berinteraksi dengan

komputer ( Lubis,2011).

Gangguan kesehatan pada pengguna komputer antara lain kelelahan

mata karena terus- menerus memandang monitor atau Visual Display

Terminal (VDT). Kumpulan gejalan kelelahan pada mata ini disebut

Computer Vision Syndrome (CVS). Sekitar 88-90% pengguna komputer

mengalami CVS (Sirikul et al, 2009; Chu etal, 2011).

Computer Vision Syndrome (CVS) meliputi gejala- gejala meliputi :

Kelelahan mata (ketika menatap komputer, maka kedipan mata

berkurang sebesar 2/3 kali dibandingkan kondisi normal, yang

mengakibatkan mata menjadi kering, teriritasi, tegang dan lelah); Sakit

kepala; Penglihatan kabur; Iritasi; Sakit pada leher dan punggung;

Kepekaan terhadap cahaya dan penglihatan ganda; mata kering (dry eyes).

2. Tujuan VDT

a. Merencanakan dalam penggunaan komputer tanpa problem

kesehatan pada pekerja

Page 168: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

160| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

b. Meminimalisir ketidaknyamanan dan memaksimalkan

produktivitas kerja,

c. Menciptakan suasana lingkungan kerja yang nyaman sesuai

Ergonomi.

3. Manfaat VDT

a. Seseorang dapat berinteraksi secara aman dan efisien dengan

mesin dan lingkungan kerja mereka

b. Untuk memberikan informasi yang bagus baik kuantitatif

maupun kualitatif

c. Merencanakan dalam penggunakan komputer tanpa problem

kesehatan yang mengurangi kenyamanan atau menurunkan

produktivitas

d. Mencegah resiko terjadinya masalah kesehatan yang terjadi

pada pekerja

4. Ruang Lingkup VDT

a. Posisi kerja, terdiri dari posisi duduk dan posisi berdiri, posisisi

duduk dimana kaki tidak terbebani dengan berat tubuh dan

posisi stabil selama bekerja.

Keuntungan :

1) Mengurangi kelelahan pada kaki

2) Terhindarnya sikap yang tidak alamiah

3) Berkurangnya pemakaian energi.

Kerugian :

1) Melembeknya otot perut

2) Melengkungnya punggung

3) Efek buruk bagi organ bagian dalam.

b. Efek kedipan

Efek kedipan ini terjadi karena loncatan dari tabung sinar

katode. Peningkatan brightness dari screen akan memperbesar atau

memperkuat efek kedipan. Kedipan ini dapat diatasi dengan cara

mengatur brightness dari screen akan memperbesar atau

memperkuat efek kedipan. Kedipan ini dapat diatasi dengan cara

mengatur brightness dari screen oleh operator yang bersangkutan.

Page 169: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|161

c. Ukuran karakter dan warna

Kenyamanan pada saat bekerja, sebaiknya menggunakan

screen yang berukuran besar; jarak antara mata operator dan VDT

tidak kurang dari 45-60 cm (18- 28 inchi) dan tinggi angka atau

huruf tidak kurang dari 4,5 mm. Screen sebaiknya erwarna hitam

dan background berwarna putih dimana brightness dari screen diatur

dengan sebaik- baiknya.

d. Tekan dingin

Komputer dapat bekerja secara optimal, maka ssuhu ruang

komputer hendaknya tidak lebih dari 21 atau suhu kering.

Keadan normal, suhu tubuh manusia berkisar 36-37 , untuk

mengurangi hilangnya panas dari tubuh ke udara ruangan kerja,

maka operator perlu memakai pakaian hangat dan tambahan

kalori makanan.

e. Desain Peralatan Kerja

Desain VDT seperti monitor, tinggi keyboard, kurs dan meja

yang tidak ergonomi dengan ukuran tubuh manusia akan

menimbulkan keluhan pada pemakainya.

5. Hubungan VDT dengan Rekam Medis

a. Pada petugas Rekam Medis, memerlukan lingkungan kerja yang

nyaman. Dimana posisi pekerja dengan komputer yang

digunakan diatur dengan baik sesuai standart agar dapat menjaga

produktivitas kerja pegawai. Untuk mencegah terjadinya resiko

problem kesehatan seperti, kelelahan mata, penglihatan kabur, dry

eye, pusing, kesilauan mata akibat pantulan cahaya komputer,

sakit pada leher, bahu dan punggung.

b. Pada kelompok manusia 40- 50 tahun sering terjadi perubahan

kemampuan akomodasi mata. Selain usia dan jenis kelamin,

perencanaan VDT yang tidak baik dapat menyebabkan kelainan

refraksi mata. Dari kebiasaan membaca frekuensi mengedip

akan berkurang sehingga terjadi penguapan air mata yang

berlebihan mengakibatkan mata menjadi kering.

Pada pekerja VDT efek mengedip berkurang 66% yaitu 3,6

kali/ menit dibandingkan saat tidak menggunakan VDT (normal

rata- rata 15-20 kali/menit). Keadaan mata melihat lurus

Page 170: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

162| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

kedepan lebih banyak terjaddi penguapan air mata dibandingkan

dengan keadaan melihat ke bawah, karena permukaan mata lebih

luas pada saat melihat ke depan.

c. Kontras antara layar monitor dan dokumen dianjurkan tidak

terlalu besar yaitu 10:1. Dengan tingkat iluminasi yang

dianjurkan bagi tenaga kerja yang menggunakn VDT, sebagai

berikut :

Tabel 1. Tingkat Iluminasi

d. LLama bekerja petugas didepan layar komputer terus menerus

selama 2-8 jam akan menyebabkan gangguan refraksi yaitu

gangguan pembiasan sinar pada mata sehingga pembiasan sinar

tidak difokuskan pada retina. Mencegah kelelahan mata, maka

sebaiknya apabila telah menggunakan komputer selama 1 (satu)

jam beristirahat sebentar (Siswanto,1994).

e. Tenaga kerja yang menggunakan komputer lebih baik istirahat

pendek setiap 2 jam kerja yaitu selama 15 menit. Waktu istirahat

hendaknya mata melihat pemandangan yang hijau atau melihat

pemandangan yang sejauh- jauhnya melihat pemandangan di

luar jendela untuk memfokuskan obyek pada jarak 20 kaki agar

mata relaksasi.

f. Lingkungan kerja petugas rekam medis pengguna VDT, harus

memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

1) Untuk jenis pekerjaan yang melibatkan penglihatan dengan

kontras tinggi dan ukuran subyek besar seperti membaca

hasil cetakan (buku, hasil ketikan) tulisan tangan

menggunakan tinta diperlukan tingkat iluminasi 250-500

lux.

Kondisi Kerja Tingkat

Iluminasi (lux)

Pekerjaan membaca dengan sumber dokumen

yang tercetak baik

300

Pekerjaan membaca dengan sumber dokumen

yang jelek

400-500

Pekerja memassukkan data (entry data) 500-700

Page 171: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|163

2) Lingkungan kerja dianjurkan kelembapan relatif 40-60%.

Indonesia suhu dan kelembaban yang nyaman untuk iklim

Indonesia adalah 24-25 dengan kelembapan relatif 65-

80%.

g. Petugas rekam medis untuk mengurangi ketegangan pada mata

bisa dilakukan :

1) Kurangi cahaya yang menyilaukan mata dengan menjauhka

monitor dari jendela, letakkan lampu di atas atau belakang

kepala dan gunakan filter fiber glass didepan layar monitor

untuk mengurangi radiasi atau silauan monitor.

2) Tempatkan kertas kerja sedekat mungkin sehingga anda

tidak perlu memfokuskan kembali pandangan akibat ketika

beralih dari layar monitor ke kertas kerja. Anda bisa

menggunakan pengait kertas (paper holder).

3) Tempatkan monitor sedemikian rupa sehingga sudut

pandang 10-15 (kira- kira sepertiga dari sudut 45 derajat ) di

bawah horizontal.

4) Beritahu ahli optik bila anda bekerja di depan monitor.

Kacamata atau kotak lensa yang anda pakai selama aktifitas-

aktifitas lain mungkin tidak akan cocok atau efektif bila

dipakai selama bekerja di depan monitor.

5) Jika gambar dilayar VDT dilihat buram, pudar atau

berkedip- kedip, maka perbaikilah monitor secepat

mungkin.

h. Untuk melindungi keteganggan otot ketika anda bekerja di

depan monitor :

1) Gunakan kursi yang mendukung punggung anda dan bisa

dengan mudah disesuaikan tingginya sehingga nyaman

diduduki.

2) Secara periodik lakukan pelatihan peregangan leher, bahu,

dan punggung bagian bawah dengan cara: putaran kepala

anda dalam gerakan melingkar, pertama- tama searah

dengan jarum jam, kemudian berlawanan dengan arah jarum

jam.

3) Gerakan bahu anda, ke bawah, ke belakang, kedepan.

Ketika berdiri atau duduk tekuklah pinggang anda pertama-

tama ke kiri lalu ke kanan.

Page 172: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

164| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

6. Pengertian Workplace Design

Ergonomi adalah studi tentang aspek anatomis, fisiologis, dan

psikologis manusia di lingkungan kerja. Ergonomi menyangkut

optimalisasi efisiensi, kesehatan, keamanan,dan kenyamanan ketika

orang sedang bekerja, berada di rumah maupun bermain. Secara

umum, ergonomi membutuhkan sistem yang di dalamnya terjadi

interaksi antara manusia dengan mesin dan lingkungan, dan

bertujuan menyesuaikan pekerjaan dengan manusia (Norton &

Olds,1996).

Ergonomi dibutuhkan untuk merancang tempat kerja (workplace),

proses dan produk yang dapat digunakan oleh manusia agar mereka

dapat bekerja dengan mudah, efisien, dan aman, Dengan demikian,

manusia sebagai pengguna menjadi pusat seluruh aktivitas

perancangan/ desain peralatan kerja. Standarisasi ergonomi bukan

mengacu pada ukuran rata-rata orang, melainkan mengambil yang

tertinggi dan terendah, dan untuk itu diperlukan data antropometri.

Antropometri digunakan untuk mengetahui hubungan berbagai

dimensi badan seperti panjang lengan dan tinggi badan. Hubungan

ini dapat digunakan untuk merancang atau mengevaluasi produk.

Penerapan antropometri secara sistematik dapat memindahkan

penyesuaian yang harus dilakukan manusia dengan situasi kerja yang

tidak mengenakkan sehingga dengan demikian dapat mengurangi

tekanan terhadap otot dan rangka (musculoskletal stress) pada badan.

Antropometri memungkinkan kita mengembangkan persyaratan

standar dan spesifik yang dapat dijadikan dasar untuk mengevaluasi

produk, mesin, perkakas, serta peralatan dan memastikan bahwa

semua itu dapat mendukung populasi pemakainya (Roebuck,

Kroemer& Thompson,1975).

Tempat kerja (workplace) adalah segala sesuatu yang ada di sekitar

para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya dalam menjalankan

tugas-tugas yang diemban (Nitisemito,2000). Pekerjaan- pekerjaan

sederhana seperti menulis atau mengetik tetap membutuhkan

kenyamanan bagi yang mengerjakannya.

Dengan demikian, untuk mendapatkan desain ruang kerja yang

optimal maka kita harus memperhitungkan karakteristik

antropometri manusia dalam proses perancangannya. Selain itu

faktor lingkungan seperti pencahayaan, tingkat kebisingan, getaran,

Page 173: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|165

dan suhu juga tidak boleh diabaikan karena semua itu turut

berpengaruh pada kenyamanan kerja.

7. Tujuan Workplace Design

Tujuan pendekatan ergonomi dalm perancangan tempat kerja

adalah agar terjadi keserasian antara manusia dengan sistem kerja

(man-machine system) atau dapat dikatakan bahwa desain sistem kerja

harus menjadikan tenaga kerja dapat bekerja secara layak.

8. Manfaat Workplace Design

a. Mengurangi potensi timbulnya kecelakaan kerja

b. Mengurangi potensi gangguan kesehatan pada bekerja

c. Meningkatkan produktivitas dan penampilan kerja

d. Kepuasan kerja meningkat.

9. Ruang Lingkup Workplace Design

a. Kondisi Fisik dari lingkungan kerja

Kondisi fisik dari lingkungan kerja di sekitar karyawan

sangat perlu diperhatikan oleh pihak badan usaha, sebab hal

tersebut merupakan salah satu cara yang dapat ditempuh untuk

menjamin agar karyawan dapat melaksanakan tugas tanpa

mengalami gangguan. Memperhatikan kondisi fisik dari

lingkungan kerja karyawan dalam hal ini berarti berusaha

menciptakan kondisi lingkungan kerja yang sesuai dengan

keinginan dan kebutuhan para karyawan sebagai pelaksanaan

kerja pada tempat-tempat kerja tersebut.

Menurut Handoko (1995), lingkungan kerja fisik adalah

semua keadaan yang terdapat di sekitar tempat kerja, yang

meliputi temperatur, kelembaban udara, sirkulasi juadra,

pencahayaan, kebisingan, getaran mekanis, bau-bauan, warna

dan lain- lain yang dalam hal ini berpengaruh terhadap hasil

kerja manusia tersebut.

1) Illumination /Penerangan

Menurut Newstroom (1996:469-478), cahaya atau

penerangan sangat besar manfaatnya bagi para karyawan

guna mendapat keselamatan dan kelancaran kerja. Pada

dasarnya, cahaya dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu:

cahaya yang berasal dari sinar matahaari dan cahaya buatan

berupa lampu. Oleh sebab itu perlu diperhatikan adanya

penerangan (cahaya) yang terang tetapi tidak menyilaukan.

Page 174: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

166| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Dengan penerangan yang baik para karyawan akan

dapat bekerja dengan cermat dan teliti sehingga hasil

kerjanya mempunyai kualitas yang memuaskan. Cahaya yang

kurang jelas (kurang cukup) mengakibatkan penglihatan

kurang jelas, sehingga pekerjaan menjadi lambat, banyak

mengalami kesalahan, dan pada akhirnya menyebabkan

kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan, sehingga

tujuan dari badan usaha sulit dicapai.

Ciri penerangan yang baik menurut Stephen P. adalah

sebagai berikut :

a) Sinar cahaya yang cukup

b) Sinarnya yang tidak berlkilau dan menyilaukan

c) Tidak terdapat kontrass yang tajam

d) Distribusi cahaya yang merata

e) Warna yang sesuai

2) Temperature/ suhu

Menurut Newstrom (1996), bekerja pada suhu yang panas

atau dingin dapat menimbulkan penurunan kinerja. Secara

umum, kondisi yang panas dan lembab cenderung

meningkatkan penggunaan tenaga fisik yang lebih berat,

sehingga pekerja akan merasa sangat letih dan kinerjanya

akan menurun. Suhu udara yang ideal yakni 24-27 .

Selain suhu udara, sirkulasi udara di tempat kerja perlu

diperhatikan juga. Sirkulasi udara dengan memberikan

ventilasi udara yang curkup akan membantu penggantian

udara kotor dengan udara bersih.

3) Noise/kebisingan

Menurut Newstrom (1996), bising dapat didefinsikan

sebagai bunyi yaang tidak disukai, suara yang mengganggu

atau bunyi yang menjengkelkan suara bising adalah suatu hal

yang dihindari oleh siapapun lebih- lebih dalam

melaksanakan suatu pekerjaan, karena konsentrasi

perusahaan akan dapat terganggu. Dengan terganggunya

konsentrasi ini maka pekerjaan yang dilakukan akan banyak

timbul kesalahan ataupun kerusakan sehingga akan

Page 175: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|167

menimbulkan kerugian. Idealnya standar kebisingan ialah 50

dB.

4) Motion/ getaran

Menurut Newstrom (1996), kondisi gerakan secara umum

adalah getaran. Getaran- getaran dapat menyebabkan

pengaruh yang buruk bagi kinerja, terutama untuk aktivitas

yang melibatkan penggunaan mata dan gerakan tangan

secara terus-menerus.

5) Pollution/ pencemaran

Menurut Newstom (1996), pencemaran ini dapat

disebabkan karena tingkat pemakaian bahan- bahan kimia di

tempat kerja dan keanekaragaman zat yang dipakai pada

berbagai bagian yang ada di tempat kerja dan pekerjaan yang

menghasilkan perabot atau perkakas. Bahan baku bangunan

yang digunakan di beberapa kantor dapat dipastikan

mengandung bahan kimia yang beracun. Situasi tersebut

akan sangat berbahaya jika di tempat tersebut tidak terdapat

ventilasi yang memadai.

6) Aestheic Factors/ keindahan

Menurut Newstrom (1996), faktor keindahan ini meliputi:

musik, warna dan bau- bauan. Musik, warna dan bau- bauan

yang menyenangkan dapat peningkatan kepuasan kerja

dalam melaksanakan pekerjaanya.

7) Ruang gerak

a) Tata ruang kerja yang baik adalah tata ruang kerja

yang dapat mencegah timbulnya gangguan keamanan

dan keselamatan kerja bagi semua karyawan yang

bekerja di dalamnya barang-barang yang diperlukan di

dalam ruang kerja harus ditempatkan sedemikian rupa

sehingga tidak menimbulkan gangguan terhadap para

karyawan.

b) Jalan- jalan yang dipergunakan untuk lalu lalang para

karyawan hendaknya tidak dipergunakan untuk

meletakkan barang- barang yang tidak pada tempatnya.

Dalam ruangan kerja hendaknya diberi tempat sampah

sehingga kebersihan lingkungan kerja tetap terjaga.

Page 176: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

168| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

c) Ruang kerja hendaknya didesain sedemikian rupa

sehingga memberikan kesan nyaman bagi para

karyawan. Untuk itu ruangan kerja harus ditata

mengacu pada aliran kerja sehingga meningkatkan

efisiensi dan memudahkan koordinasi antar karyawan.

Tempat kerja yang baik akan selalu menyediakan

berbagai sarana yang memadai, hal ini agar para

karyawan merasa senang dan betah di tempat kerja.

d) Menurut Malayu S.P Hasibuan mengemukakan bahwa

“ Agar para karyawan dapat leluasa bergerak dengan

baik, maka ruangan gerak para karyawan perlu

diberikan ruangan yang memadai terlalu sempit

ruangan gerak aka menghambat proses kerja para

karyawan. Sebaliknya ruang kerja yang besar

merupakan pemborosan ruangan.”

8) Keamanan

a) Keamanan yang diciptakan suatu tempat kerja akan

mewujudkan pemeliharaan karyawan dengan baik,

namun keamanan bekerja akan tercipta bila semua

elemen yang ada di tempat kerja secara bersama- sama

menciptakan kondisi keamanan yang stabil.

b) Keamanan kerja untuk sebuah kantor memang harus

diperhatikan baik keamanan terhadap peralatan yang

digunakan dan keamanan lingkungan kerja.

Lingkungan kerja harus memenuhi syarat- syarat

keamanan dari orang- orang yang berniat jahat dan

ruangan yang aman dari aktivitas tamu dan pergerakan

umum atau yang mencurigakan.

b. Kondisi psikologis dari lingkungan kerja

Rancangan fisik dan desain dari pekerjaan, sejumlah ruangan

kerja yang tersedia dan jenis- jenis dari perlengkapan dapat

mempengaruhi perilaku pekerja dalam menciptakan macam-

macam kondisi/ psikologi.

Menurut Newstrom (1996:494) Psychological conditions of the

work environment that can affect work performance include feelings of

Page 177: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|169

privacy or crowding, the status associated with the amount or location of

workspace, and the amount of control over the work environment.

Kondisi psikologis dari lingkungan kerja dapat mempengaruhi

kinerja yang meliputi perasaaan yang bersifat pribadi atau

kelompok, status dihubungkan dengan sejumlah lokasi ruang

kerja dan sejumlah pengawasan atau lingkungan kerja.

1) Feeling of privacy

Menurut Newstrom (1996:478), privasi dari pekerja dapat

dirasakan dari desain ruang kerja. Ada ruang kerja yang

didesain untuk seorang pekerja, adapula yang didesain untuk

beberapa orang, sehingga penyelia untuk mengawasi

interaksi antar karyawan.

2) Sense of status and impotance

Menurut Newstrom (1996), para karyawan tingkat bawah

senang dengan desain ruang yang terbuka karena memberi

kesempatan kepada karyawan untuk berkomunikasi secara

informal. Sebaliknya para manajer merasa tidak puas dengan

desain ruang yang terbuka karena banyak gangguan suara

dan privasi yang dimiliki terbatas.

3) Shift

Menurut Newstrom (1996), dalam satu hari sistem kerja

shift dapat dibagi menjadi 3 yaitu shift pagi, shift sore, dan

shift malam. Dan berdasarkan banyak penelitian bahwa shift

malam dianggap banyak menimbulkan masalah seperti stres

yang tinggi, ketidakpuasan kerja dan kinerja yang jelek.

4) Compressed work weeks

Menurut Newstrom (1996), maksudnya adalah mengurangi

jumlah hari kerja dalam seminggu, tetapi menambah jumlah

jam kerja perhari. Mengurangi hari kerja dalam seminggu

mempunyai dampak yang positif dari karyawan yaitu

karyawan akan merasa segar kembali pada waktu bekerja

karena masa liburnya lebih lama dan juga dapat mengurangi

tingkat absensi dari karyawan.

5) Flextime

Menurut Newstrom (1996), adalah suatu jadwal kerja

dimana karyawan dapat memutuskan kapan mulai bekerja

dan kapan mengakhiri pekerjaanya selama karyawan dapat

Page 178: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

170| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

memenuhi jumlah jam kerja yang ditetapkan oleh badan

usaha. Bekerja mengandung arti melaksanakan suatu tugas

yang diakhiri dengan buah karya yang dapat dinikmati oleh

manusia yang bersangkutan.

Kondisi kerja dipandang mempunyai peranan yang cukup

penting terhadap kenyaman, ketenangan, dan keamanan kerja.

Terciptanya kondisi kerja yang nyaman akan membantu para

karyawan untuk bekerja dengan lebih giat sehingga produktivitas

dan kepuasan kerja bisa lebih dari gangguan fisik seperti

kebisingan, kurangnya penerangan, maupun polusi seta bebas

dari gangguan yang bersifat psikologis maupun temporary seperti

privasi yang dimiliki karyawan tersebut maupun pengaturan jam

kerja.

IV. Perhitungan Rak

1. Model rak rekam medis

Rak terbuka (open self file unit)

Lemari lima laci (five-drawer file cabinet)

Rak statis dan dinamis (Roll O’Pack)

Gambar 10: Rak dinamis (Roll O’Pack)

Page 179: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|171

Gambar 11: Rak statis terbuka (open self file unit)

2. Cara Menghitung Kebutuhan Rak

Seiring perkembangan teknologi dan informasi di bidang

manajemen rekam medis dan informasi kesehatan sarana

penyimpanan dapat menggunakan sistem elektronik dan non

elektronik. Jika fasilitas pelayanan kesehatan menggunakan sistem

elektronik akan lebih efisien dan efektif. Tidak diperlukan lagi rak

rekam medis dan ruang penyimpanan rekam medis, namun apabila

masih menggunakan cara penyimpanan non elektronik masih

diperlukan rak penyimpanan dan ruangan sesuai standar yang

ditentukan.

Dalam menyusun perencanaan rak rekam medis sebaiknya

untuk kebutuhan jangka panjang, misalnya 5 (lima) tahun, 10

(sepuluh) tahun. Untuk menghitung kebutuhan rak rekam medis

dapat diperlukan data antara lain:

a. Jumlah rekam medis yang akan disimpan

Data jumlah rekam medis yang akan disimpan dapat diambil

dari jumlah kunjungan rawat jalan dan rawat inap selama 1(satu)

tahun.

b. Pertumbuhan jumlah rekam medis

Untuk mendapat data pertumbuhan rekam medis setiap tahun,

dapat diambil kunjungan rawat jalan dan rawat inap selama 5

(lima) tahun. Dengan data ini dapat dihitung berapa persen rata-

Page 180: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

172| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

rata pertumbuhan rekam medis setiap tahun. Adakalanya naik,

adakalanya data kunjungan menurun.

Tabel 13.2. Pertambahan DRM pasien baru tahun 2012- 2016

Sumber: Siti Muniasih, Artikel Ilmiah, Semarang

Y = a+bX

a =

= 42329/5

= 8465,8

b =

= 2269/10

= 226,9

a = Koefisien arah

b = Koefisien arah kecenderungan

Y = Variabel berfluktuasi yang merupakan nilai pengamatan selama

periode waktu tertentu

X = Periode waktu yang dihitung melalui deviasi waktu/ standar

deviasi/ simpangan baku (menentukan sebrapa dekat titik data

sampel mendekati mean)

TAHUN DRM

BARU (Y)

X X2(KUADRAT) XY

2012 7862 -2 4 -1574

2013 7885 -1 1 -7885

2014 9135 0 0 0

2015 9016 1 1 9016

2016 8431 2 4 16862

Jumlah 42329 0 10 2269

Page 181: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|173

Tabel 13.3 Prediksi jumlah DRM 5 tahun kedepan

TAHUN PERTAMBAHAN

Y= a+bx

HASIL

2017 Y=8465,8+226,9(3) =9147

2018 Y=8465,8+226,9(4) =9374

2019 Y=8465,8+226,9(5) =9601

2020 Y=8465,8+226,9(6) =9828

2021 Y=8465,8+226,9(7) =10055

JUMLAH =48005

Sumber: Analisis trend time series, Santosa 2007

Diketahui:

1. Jumlah rak file 8,sub rak file 20

2. Panjang berukuran 110 cm

3. Tinggi rak file 200 cm

4. Tinggi sub rak file 40 cm

5. Lebar rak 30 cm

6. Jarak antar rak 60 cm

7. Panjang rak 230 cm

Panjang Pengarsipan (PP)

PP = Panjang sub rak ×

= 110×20

= 2200 cm

Kapasitas/ isi dokumen rekam medis dalam 1 rak

= Jumlah sub rak × (panjang sub rak/ rata- rata tebal DRM)

= 20× (110/0,29)

= 20× 379

= 7,580 DRM

File expansion = Rata-rata tebal DRM ×25%

= 0,29×25%

= 0,07cm + 0,29

= 0,36

Page 182: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

174| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Tabel 4. Kebutuhan Rak

Sumber: Siti Muniasih, Artikel Ilmiah, Semarang

V. Denah Ruangan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

1. Hal- hal yang perlu diperhatikan dalam merancang unit kerja

RMIK

a) Ruang unit kerja rekam medis harus mempunyai jendela luar agar

udara dan cahaya matahari dapat masuk sehingga ruangan tidak

lembab dan pengap.

b) Ruang unit kerja rekam medis jangan terlalu sempit

c) Ruangan penyimpanan berkas rekam medis sebaiknya berdekatan

dengan poliklinik

d) Atap ruangan tersebut tidak boleh bocor

e) Tempat pendaftaran pasien tentunya mudah diakses oleh semua

orang baik pasien atau tenaga medis lain

f) Tempat pendaftaran pasien dan poliklinik sebaiknya berdekatan

dengan ruangan pengolahan data rekam medis dan lebih baik

berdekatan dengan ruangan pelaporan

g) Setiap ruangan diusahakan tidak terlalu jauh dengan toilet

h) Setiap tempat pendaftaran pasien disediakan tempat menunggu

untuk pasien an diusahakan tidak terlalu sempit

TAHUN FILE×PANSION PP

DIBUTUHKAN

PP

TERSEDIA

KEBUTUHAN

RAK

2012 0,29×25%=0,07 7862×0,36=2830 20×110=2200 2830:2200=2

2013 0,29×25%=0,07 15747×0,36=5669 20×110=2200 5669:2200=3

2014 0,29×25%=0,07 24882×0,36=8958 20×110=2200 8958:2200=4

2015 0,29×25%=0,07 33898×0,36=12203 20×110=2200 12203:2200=6

2016 0,29×25%=0,07 42329×0,36=15238 20×110=2200 15238:2200=7

2017 0,29×25%=0,07 51476×0,36=18531 20×110=2200 18531:2200=9

2018 0,29×25%=0,07 60850×0,36=21906 20×110=2200 21906:2200=10

2019 0,29×25%=0,07 70451×0,36=25362 20×110=2200 25362:2200=12

2020 0,29×25%=0,07 80279×0,36=28900 20×110=2200 28900:2200=14

2021 0,29×25%=0,07 90334×0,36=32520 20×110=2200 32520:2200=15

Page 183: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|175

i) Lokasi ruangan rekam medis harus dapat memberi pelayanan

cepat kepada seluruh pasien, mudah dijangkau dari segala

penjuru, dan mudah menunjang pelayanan administrasi. Alat

penyimpanan yang baik, penerangan yang baik, pengaturan suhu

ruangan, perhatian terhadap faktor keselamatan petugas, bagi

suatu ruangan penyimpanan ruangan penyimpanan rekam medis

sagat membantu memelihara dan mendorong kegairahan kerja

dan medis dan produktifitas pegawai. Penerangan atau lampu

yang baik, menghindari kelelahan penglihatan petugas. Perlu

diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan

debu dan pencegahan bahaya kebakaran.

j) Ruangan penyimpanan arsipharus memperhatikan hal- hal

berikut:

1) Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab perlu

diatur berkisar 650 F dan 750 F dan kelembaban udara

sekitar 50% sampai 65%. Untuk dihidupkan selama 24 jam

terus-menerus. Perhatikan AC juga bisa mengurangi

banyaknya suhu

2) Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan

penerangan alam yaitu sinar matahri. Sinar matahari, selain

memberikan oenerangan ruangan, juga dapat membantu

membasmi musuh kertas arsip.

3) Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama, perusak

atau pemakan kertas arsip, antara lain jamur, rayap, ngengat.

Untuk menghindarinya dapat digunakan sodium arsenite,

dengan meletakkannya di celah- celah lantai. Setiap enam

bulan sekali ruangan disemprot dengan racun serangga

seperti : DDT, Dieldrin, Prythrum, Gama Benzene

Hexacloride, dengan cara menyemprotkan racun pada

dinding, lantai dan alat- alat yang dibuat dari kayu.

4) Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan

kantor lain untuk menjaga keamana arsip-arsip tersebut

mengingat bahwa arsip tersebut sifatnya rahasia, mengurangi

lalu lintas pegawai lainnya, dan menghindari pegawai lain

memasuki ruangan sehingga pencurian arsip dapat dihindari.

Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai adalah

rak terbuka (open self file unit), lemari lima caci dan roll 0’pack.

Page 184: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

176| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Alat ini hanya mampu dimiliki oleh rumah sakit tertentu

karena harganya lebih murah, petugas dapat mengambil dan

menyimpan rekam medis lebih cepat, dan menghemat

ruangan dengan menampung leih banyak rekam medis dan

tidak terlalu makan tempat. Harus tersedia rak- rak

penyimpanan yang dapat diangkat dengan mudah atau rak-

rak beroda.

5) Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan

selebar 90 cm. Jika menggunakan lemari lima laci sejejer satu

baris, ruangan lowong didepannya harus 90 cm, jika

diletakkan, saling berhadapan harus disediakan ruang lowong

paling tidak 150 cm, untuk memungkinkan membuka laci-

laci tersebut. Lemari lima laci memang tampak lebih rapi dan

rekam medis terlindung dari debu dan kotoran dari luar.

Pemeliharaan kebersihan yang baik, akan memelihara rekam

medis tetap rapi dalam hal penggunaan rak- rak terbuka.

Faktor- faktor keselamatan harus diutamakan pada bagian

penyimpanan rekm medis.

2. Standar fasilitas

Berdasarkan buku pedoman pelayanan rekam medis RSU.

Dr.Soetomo Surabaya Revisi 5, 2015 bahwa standar fasilitas,

meliputi:

a. Lokasi

1) Mempermudah komunikasi antara pemasaran, rekam medis,

dan penerimaan pasien rawat jalan, gawat darurat, dan rawat

inap

2) Mempermudah komunikasi informasi klinik, tata usaha,

penerimaan catatan keluar rumah sakit, dan prosedur

pengobatan

3) Bidang pemasaran dan rekam medik harus diantara jalan yang

sering digunakan dokter dan dekat dengan pendaftaran

passien, IRD, Tata Usaha/ sekertariat. Bila rekam medis tidak

24 jam lokasi harus dekat dengan tempat perawatan untuk

mempermudah pencarian dan pengembalian pada keadaan

darurat.

Page 185: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|177

b. Ruangan

Ruangan yang dibutuhkan harus sesuai dengan pelayanan yang

diberikan.

1). Tempat pendaftaran pasien

a) Pendaftaran rawat jalan

b) Pendaftaran rawat inap

c) Pendaftaran IRD (Instalasi Rawat Darurat)

d) Pendaftaran ODC (One Day Care)

e) Pendaftaran diagnostik

2). Ruang kerja

a) Ruang rekam medis di masing- masing unit pelayanan

b) Ruang rekam medis pusat:

i. Ruang kepala bidang pemasaran & rekam medik

ii. Ruang kepala seksi rekam medik

iii. Ruang analisa pemulangan pasien (discharge analysis)

iv. Ruang pengolahan data

v. Ruang surat menyurat dan administrasi

vi. Ruang melengkapi berkas rekam medik

vii. Ruang penelitian

viii. Ruang penyimpanan berkas rekam medic

3. Penyimpanan berkas rekam medik

Terdapat rak terbuka berisi 10 sap

Page 186: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

178| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Tabel 5. Standar Fasilitas Unit Kerja RMIK

Sumber: Buku Pedoman Unit Kerja RMIK RS Premier 2015

4. Perancangan ruang pendaftaran

a. Desain kursi kerja

Pekerjaan sejauh mungkin harus dilakukan sambil duduk. Bekerja

dalam sikap duduk akan mengurangi kelelahan pada kaki,

terhindar dari sikap- sikap tidak alamiah dan mengurangi

pemakaian energi. Pemakaian kursi yang tepat tidak

No Sarana

Prasarana Jumlah Fungsi

1

Penerangan 52 lampu TL kecil @18 watt 2 lampu TL besar @36 watt

Penerangan ruang kerja dan penyimpanan rekam medis

2

Komputer 2 unit 1 unit 1 unit 1 unit

Pengolahan data/coding Peminjaman & pengembalian Statistik & mutu Koordinator rekam medic

3 Printer 1 laser jet

1 colour epson Operasional Grafik & analsisa

4 ATK Kertas & alat tulis Operasional

5 Telepon 2 line

6 Dispenser 1

7 Mesin forocopy

1

8 Rak Roll O’pack

1 1

Penyimpanan file aktif Penyimpanan file non aktif

9 Rak rangka besi

1 Penyimpanan formulir

10 Lemari kayu bersekat

1 Transsit berkass rekam medis

11 APAR 2 Berbahan gas karbon

12 Hand Rub 1

13 Sprinkle & smooth detector

5&2 Sprinkle berbahan gas kimia (HFCF123)

Page 187: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|179

menyebabkan keluhan- keluhan pada tenaga kerja. Ukuran-

ukuran kursi kerja yang baik misalnya sebagai berikut :

1) Tinggi alas duduk sebaiknya dapat disetel antara 35-38 cm

(pakai tambah alas kaki)

2) Tompangan pinggang dapat disetel ke atas ke bawah dan

bergerak 8-12 cm di atas alas duduk

3) Dalamnya tompangan pinggang adalah 35-38 cm dari ujung

depan alas duduk

4) Dalamnya alas duduk 36 cm

5) Kursi harus stabil dan tidak goyang atau bergerak

6) Kursi harus memungkinkan cukup memberikan kebebasan

bagi gerkan khusus pemakainya.

b. Desain meja kerja

Dalam perencanaan suatu meja kerja perlu disediakan cukup

ruangan bagi peralatan, peralatan kerja, aneka kerja dan aneka

tempat penyimpanan, bahkan agar gerakan tidak terganggu. Meja

kerja paling ideal yaitu meja kerja yang dapat disetel menurut

tinggi tenaga kerja yang bersangkutan. Apabila tinggi meja kerja

tidak dapat disetel, maka tinggi meja kerja disesuaikan dengan

ukuran tenaga kerja yang tertinggi atau menggunakan tinggi

badan yang sepadan untuk memudahkan perencanaan tinggi meja

kerja. Ukuran- ukuran meja kerja yang baik misalnya sebagai

berikut:

1) Tinggi meja kerja adalah 54- 58 cm yang diukur dari

permukaan dan meja sampai ke lamtai

2) Tinggi permukaan atas dari meja dibuat setinggi siku dan

disesuaikan dengan sikap tubuh pada waktu kerja

3) Tebal daun meja dibuat sedemikian rupa sehingga dapat

memberikan kebebasan bergerak pada kaki

4) Permukaan meja rata dan tidak menyilaukan

5) Lebar meja diukur dari pekerjaan ke arah depan dengan

ukuran kurang lebih 80 cm.

c. Penataan meja kerja

Penataan meja kerja harus sesuai dengan urutan kerja dari unit

rekam medik lainnya agar dapat meningkatkan kualitas mutu

pelayanan dokumen rekam medik itu sendiri.

Penataan meja kerja yang baik misalnya sebagai berikut:

Page 188: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

180| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

1) Peralatan kerja hendaknay dekat dengan penggunanya

2) Meja para pekerja sebisa mungkin menghadap kearah yang

sama dan berjarak 70-80 cm

3) Setiap tugas sebisa mungkin membutuhkan 2,1 m2 termasuk

ruang untuk peralatan dan jalan

4) Sebaliknya tidak menempatkan ruang filing dekat dengan

pintu utma ruang kerja karena untuk mengurangi

kemungkinan masuknya orang yang tidak berwenang

5) Pekerjaan transkripsi termasuk yang banyak menimbulkan

suara sehingga perlu dikelompokkan di suatu ruangan

6) Pekerjaan coding umumnya membutuhkan area kerja yang

lebih tenang untuk konsentrasi

7) Petugas yang sering terlibat kontak dengan pasien atau

dengan petugas lainnya sebaiknya ditempatkan didekat pintu

masuk ruangan

8) Jalur atau gang utama sebaiknya minimal 1,5 dan jalur lainnya

minimal selebar 90 cm.

d. Desain loket pembayaran

Perlu diperhatikan adalah kerahasiaan komunikasi,

keselamatan, keamanan, dan kenyamanan. Dalam hal kerahasiaan,

desain loket pendaftaran perlu adanya pembatas atau penyekat

pada masing- masing loket karena begitu penting dan rahasianya

dokumen rekam medik, kerahasiaannya harus dijaga sejak mulai

pendaftaran.

Untuk menunjang keamanan dan keselamatan dalam proses

pendaftaran, maka mebel dan bentuknya harus diperhatikan.

Meja loket terbuat dari kayu, papan atau tembok maka harus

dibuat halus, rata serta bagian tepinya jangan lancip agar tidak

tajam.

Pekerjaan yang dilakukan pasien ketika mendaftar adalah

jenis pekerjaan ringan, maka tinggi optimum meja loket

pendaftaran adalah 5-10 cm dan dibawah tinggi siku.

5. Perancangan manajemen ruang filing

Ruang filing adalah sebuah ruangan yang digunakan untuk

menyimpan berkas rekam medik pasien, sedangkan filing adalah

Page 189: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|181

kegiatan penataan berkas di sebuah tempat khusus sehingga untuk

kebutuhan referensi dapat dilakukan pengambilan (retrieval) kembali

dengan cepat dan mudah.

1. Kapasitas rak file

Faktor yang mempengaruhi kapasitas rak file, yaitu:

a) Volume rak

b) Rata- rata tebal berkas

c) Sistem pelajaran yang digunakan

d) Dalam aktifitas filing mungkin terjadi penambahan berkas

(admission) dan penyusutann (discharge). Tingkat

pertumbuhan berkas dapat diperkirakan dengan

menggunakan trend atau formula untuk menghitung

beberapa kebutuhan jumlah rak

e) Jarak antara 2 buah rak untuk lalu lalang seharusnya adlah

90 cm. Jika menggunakan lemari laci dijejer 1 baris, maka

ruangan lorong did3pannya harus disediakan ruang minimal

150 cm untuk keleluasaan pada saat membuka laci

f) Lemari 5 caci lebih rapi terlindung dari debu, dan kotoran

luar.

Rak yang paling modern, untuk saat ini adalah “Roll o’pack”

kelebihannya: (1) tertutup; (2) kerahasiaan terjamin; (3)

memuat file lebih banyak. Kekurangannya: (1) mahal; (2)

membutuhkan ruangan yang lebih luas.

2. File Expansion

Perancangan unatuk perluasan file dipengaruhi oleh pilihan

sistem penomoran.

a) Pada sistem penomoran dan pengarsipan unit, perlu tersedia

daerah kosong 25 % karena akan dipakai untuk perluasan

catatan medis

b) Pada sistem pengarsipan serial unit yang mengambil catatan

medik lama ke depan, akan terdapat celah- celah di rak arsip

karena catatan tersebut dipidahkan

c) Sistem penomoran dan pengarsipan serial jumlah rak akan

konstan dan perluasan hanya terjadi pada satu arah pada

saat diterbitkannya nomor baru untuk pasien yang akan

datang.

Page 190: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

182| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

C. RANGKUMAN

1. Unit rekam medis dan informasi kesehatan memerlukan dukungan

sarana dan prasarana yang memadai yang dikelola dengan baik dan

profesional

2. Untuk mendapatkan jumlah rak yang dibutuhkan, diperlukan data

jumlah rekam medis yang akan disimpan selama 5 tahun, rata-rata

ketebalan rekam medis, model rak yang akan dibeli, posisi rekam

medis disimpan, pertumbuhan jumlah rekam medis, rencana

pertumbuhan rekam medis selama 5 tahun mendatang.

3. Ruang rekam medis dan informasi kesehatan yang ergonomi dapat

meningkatkan produktifitas kerja pegawai.

D. DAFTAR PUSTAKA

Farida, Wilda Eka, 2019. Manajemen Sumber Daya Manusia dan Ergonomi

Unit Kerja Rekam Medis. Sidoarjo: Indomedia Pustaka

Hatta, Gemala R. 2009. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia Press.

Hasibuan S.P, Malayu. 2016. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi

Revisi, Jakarta: PT Bumi Aksara

Page 191: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|183

BAB X

KONSEP ERGONOMI PADA UNIT KERJA RMIK

A. PENDAHULUAN

Ergonomi didefinisikan sebagai studi tentang aspek-aspek manusia

dalam lingkungan kerjanya yang ditinjau secara anatomi, fisiologi, psikologi,

engineering, manajemen dan desain/ perancangan. Ergonomi berkenaan pula

dengan optimasi, efisiensi, kesehatan, keselamatan dan kenyamanan manusia

di tempat kerja, di rumah dan di tempat rekreasi. Ergonomi dibutuhkan studi

tentang sistem dimana manusia, fasilitas kerja dan lingkungannya saling

berinteraksi dengan tujuan utama yaitu menyesuaikan suasana kerja dengan

manusianya (Nurmianto, 2008). Kenyamanan lingkungan kerja juga sangat

membantu dalam meningkatkan produktivitas kerja para petugas dalam

memberi pelayanan di rumah sakit, sehingga pasien mendapatkan pelayanan

maksimal.

Dalam pengelolaan rekam medis perlu memperhatikan ergonomic

karena untuk mempermudah tata kerja dalam mencapai efesiensi dan

efektifitas kerja. Ergonomik juga berpengaruh terhadap kelelahan kerja yaitu

jika sikap dan cara kerja seseorang, sebagai contohnya posisi duduk saat kerja

didukung dengan peralatan dan tata letak yang dirancang secara ergonimik

maka akan lebih nyaman untuk melakukan suatu pekerjaan dan dapat

meningkatkan produktifitas kerja. Ergonomik juga dapat mengurangi beban

kerja yang berperan untuk memaksimalkan kenyamanan dan efisiensi kerja.

Untuk lebih jelasnya masi mempelajari dan memahami setiap topik dalam

modul ini.

Page 192: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

184| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

B. KONSEP DASAR LINGKUNGAN KERJA DAN ERGONOMI

I. Konsep Dasar Lingkungan Kerja

1. Menurut Nitisemito 1992, adalah “sesuatu yang ada disekitar para

pekerja dan yang mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-

tugas yang di bebankan”.

2. Menurut Sedarmayati 2001, adalah “Keseluruhan alat perkakas dan

bahan yang dihadapi, lingkungan sekitarnya dimana seseorang

bekerja, metode kerjanya,serta pengaturan kerjanya baik sebagai

perseorangan maupun sebagai kelompok”.

3. Menurut Bambang 1991, “Lingkungan kerja merupakan salah satu

faktor yang mempengaruhi kinerja seorang pegawai”.

II. Jenis Lingkungan Kerja

1. Lingkungan Kerja Fisik

Lingkunngan kerja fisik adalah semua keadaan berbentuk fisik yang

terdapat di sekitar tempat kerja yang dapat mempengaruhi pegawai

baik secara langsunng maupun tidak langsung. Lingkungan kerja

fisik dapat dibagi menjadi dua kateori yaitu:

a. Lingkungan kerja yang langsung berhubungan dengan pegawai

seperti pusat kerja, kursi, meja, dan sebagainya.

b. Lingkungan perantara atau lingkungan umum dapat juga disebut

lingkungan kerja yang mempengaruhi kondisi manusia misalnya

temparatur, kelembaban, sirkulasi udara, pencahayaan,

kebisingan, getaran mekanik, bau tidak sedap, warna, dll.

2. Lingkungan Kerja Non Fisik

Lingkungan kerja non fisik adalah semua keadaan yang terjadi yang

berkaitan dengan hubungan kerja, baik hubungan dengan atasan,

maupun hubungan dengan sesame rekan kerja ataupun hubungan

dengan bawahan dan atasan.

III. Standar Lingkungan Kerja Fisik

Persyaratan tata ruang kantor yang baik adalah:

1. Ruang yang tersedia dapat digunakan secara efisien

2. Tersedianya pelayanan yang menunjang pekerjaan, misal: listrik,

telepon

3. Pimpinan mudah melakukan pengawasan

4. Terpeliharanya kesatuan dan kesetiaan antar pegawai

Page 193: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|185

5. Tersedianya komunikasi dan arus kerja yang lancar

6. Mobilitas pegawai tidak terganggu oleh letak dan susunan

perlengkapan kantor seperti rak dan lemari

7. Perlengkapan kantor yang tidak mengganggu (bising, gaduh)

8. Terciptanya rasa aman bagi pegawai

9. Susunan tempat kerja dapat digunakan untuk berbagai pekerjaan dan

mudah diubah sewaktu- waktu

10. Memberikan suasana yang merangsang daya kerja

Menurut Gempur Santoso, 2004 dalam buku Ergonomi standar

lingkungan kerja fisik meliputi:

1. Temperatur

a) Temperatur yang dapat ditahan sekitar 1 jam, tetapi

jauh di atas tingkat kemampuan fisik dan mental

b) Aktivitas mental dan daya tanggap mulai menurun dan

cenderung membuat kesalahan dalam pekerjaan, timbul

kelelahan fisik.

c) Kondisi optimum

d) Kelakuan fisik yang ekstrim mulai muncul

e) Produktivitas manusia akan mencapai tingkat yang paling tinggi

pada temperatur

2. Kelembaban

Udara yang panas dan kelembaban yang tinggi akan menimbulkan

pengurangan panas dari tubuh secara besar- besaran (karena sistem

penguapan). Sehingga mempengaruhi semakin cepatnya denyut

jantung, Karena makin aktifnya peredaran darah untuk memenuhi

kebutuhan oksigen.

3. Siklus udara

Udara normal mengandung: 21% oksigen, 0,03% karbondioksida,

dan 0,9% gas campuran. Siklus udara yang tidak baik apabila

terdapat gejala sesak nafas pada tubuh orang normal. Maka siklus

udara yang baik adalah ventilasi cukup dan tanaman.

4. Pencahayaan

Ukuran jarak pandang untuk membaca idealnya adalah 30 cm tanpa

pemaksaan mata, menggunakan cahaya warna netral seperti putih.

Page 194: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

186| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Keuntungan cahaya yang baik adalah : (1) Prestasi lebih besar; (2)

Semangat kerja lebih tinggi; (3) Hasil pekerjaan lebih efektif; (4)

Kesalahan berkurang; (5) Keletihan mata berkurang.

Kerugian cahaya yang tidak baik adalah: (1) kelelahan mata; (2)

kelelahan mental; (3) kelelahan daerah mata dan kepala (4)

kerusakan indera mata.

Untuk menentukan intensitas cahaya yang layak digunakan

pengukuran penerangan dengan foot candle yaitu sejumlah cahaya/

penerangan dengan jarak 1 kaki dari sebuah lilin 10 watt tiap kaki

persegi memberikan 1,5 foot candle, 200 watt menerangi 1 ruangan

yang ukuran 10x10 (3x3 meter persegi) memberikan penerangan 15

candle per foot.

5. Kebisingan

Tabel 1. Standar Kebisingan

Kondisi Suara Desible (Db) Batas Dengar Tertinggi

Menuikan

120 Halilintar

110 Meriam

100 Mesin uap

Sangat hiruk pikuk

90

Jalan hiruk pikuk

Perusahaan sangat gaduh

80 Pluit polisi

Kuat

70

Kantor gaduh

Jalan pada umumnya

Radio

60 Perusahaan

Sedang

50

Rumah gaduh

Kantor pada umumnya

Percakapan kuat

Radio perlahan

Tenang

30

Rumah teang

Kantor pribadi

Auditorium

20 Percakapan

Sangat tenang

10

Suara daun-daun

Berbisik-bisik

Batas dengar terendah

0

Page 195: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|187

Sumber: Gempur Santoso, 2004

6. Bau

Pemakaian AC yang tepat dapat menghilangkan bau yang

mengganggu di sekitar.

7. Getaran Mekanis

Getaran dipengaruhi oleh intensitas, frekuensi, dan lamanya getaran.

Getaran yang tidak baik ditandai dengan adanya gejala konsentrasi

menurun, kelelahan, dan gangguan mata, syaraf, dan otot.

8. Warna

a) Merah: panas, kegembiraan, kegiatan kerja, merangsang

semangat kerja

b) Kuning: Kehangatan matahari, merangsang mata dan syaraf,

gembira, riang, melenyapkan rasa tertekan, terang, dan leluasa.

c) Hijau dan biru: sejuk, aman, menyegarkan, ketentraman,

mengurangi ketegangan otot dan tekanan darah, baik untuk

pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi,.

d) Gelap: Leluasa

Tabel 12.2 Standar Warna

No

Bahan Warna Persentase

(%)

1 Putih 100

2 Aluminium, kertas putih 80-85

3 Gading, kuning lemon, kuning dalam, hijau muda, biru pastel, pink pale, krim

60-65

4 Hijau lime, abu-abu pale, pink, orange dalam, bluegrey

50-55

5 Biru langit, kayu pale 40-45

6 Pale cakwood, semen kering 30-35

7 Merah dalam, hijau rumput, hijau daun, coklat 20-25

8 Biru gelap, merah purple, coklat tua 10-15

9 Hitam 0

Sumber: Pulat, 1992, Fundamental of industrial ergonomics

Ruang yang seluruhnya warna putih terbukti terlalu terang

menerima pantulan, akan menimbulkan silau bagi para pekerja. Di

Indonesia sebaiknya menggunakan warna redup seperti: biru muda,

hijau muda, abu-abu muda. Jika ruangan kerja sempit, maka dapat

Page 196: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

188| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

diberikan warna yang memberi kesan luas. Contoh kontrol

Lingkungan di RS. Premier Surabaya

1. Suhu ruangan tidak melebihi dan mempunyai

kelembaban tidak lebih dari 60%

2. Terhindar dari pencahayaan secara langsung (menggunakan

tirai)

3. Kualitas pencahayaan terang

4. Ventilasi sehingga sirkulasi udara bebas & segar

IV. Standar Lingkungan Non Fisik

Menurut Sedarmayanti (2007) menyatakan bahwa lingkungan kerja

non fisik adalah semua keadaan yang terjadi yang berkaitan dengan

hubungan kerja, baik dengan atasan maupun dengan sesama rekan kerja

ataupun hubungan dengan bawahan. Lingkungan kerja non fisik ini

merupakan lingkungan kerja yang tidak bisa diabaikan.

Menurut Nitisemito (2001) perusahaan hendaknya dapat

mencerminkan kondisi yang mendukung kerjasama antara tingkat atasan,

bawahan, maupun yang memiliki status jabatan yang sama di

perusahaan. Kondisi yang hendaknya diciptakan adalah suasana

kekeluargaan, komunikasi yang baik, dan pengendalian diri. Membina

hubungan yang baik antara rekan kerja, bawahan, maupun atasan harus

dilakukan karena kita saling membutuhkan.

V. Keselamatan Kerja

Harus dicegah terjatuhnya petugas ketika menyimpan atau

mengambil rekam medis, pada rak yang letaknya di atas. Perlu diadakan

tangga yang tidak mudah tergelincir. Ruang gerak untuk bekerja dalam

penyimpanan harus memudahkan pekerjaan. Kebersihan terjaga, adanya

penghisap debu, penggunaan masker, kelembaban dan suhu ruangan

perlu diatur untuk mencegah kebakaran. Penerangan lampu dan sirkulasi

udara yang cukup baik untuk menghindarkan kelelahan.

Contoh keselamatan kerja di RS X Surabaya:

1. Ada program pencegahan bahaya untuk menjamin arsip tidak hilang,

rusak, dan ditangani dengan baik misal: smoke, detection, fire alarm,

APAR, Sprinkle sistem,yang terpasangan di ruangan penyimpanan

Page 197: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|189

2. Lemari penyimpanan terbuat dari besi aluminium yang dilengkapi

dengan alat kunci pengaman & sistem ril (Roll O’pack)

3. Tersedia tangga dibagian penyimpanan & pengambilan DRM untuk

memudahkan petugas.

4. Ruang penyimpanan dilengkapi akses kontrol dimana hanya 1 orang

yang memiliki akses masuk ke ruang penyimpanan DRM

5. Distribusi DRM harus selalu dalam keadaan menutupi identitas

pasien, dan diserahkan ke perawat/ petugas yang menangani pasien.

VI. Manfaat Lingkungan Kerja

1. Menciptakan kemudahan & gairah kerja

2. Menciptakan produktivitas dan prestasi kerja meningkat

VII. 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin)

Pengertian

Kaizen adalah suatu filosofi dari Jepang yang memfokuskan diri pada

pengembangan dan penyempurnaan secara terus menerus atau

berkesinambungan dalam perusahaan bisnis Kaizen berasal dari bahasa

Jepang yaitu Kai yang artinya perubahan dan Zen artinya baik. Di Cina

Kaizen bernama Gaishan dimana Gai berarti perubahan/ perbaikan dan

Shan berarti baik/ benefit. Jadi Kaizen dapat diartikan sebagai perubahan

kepada arah lebih baik.

Kaizen adalah kegiatan sehari- hari yang sederhana bertujuan untuk

melampaui peningkatan produktifitas, juga merupakan sebuah proses

apabila dilakukan dengan benar akan “memanusiawikan” tempat kerja,

mengurangi beban kerja yang berlebihan, dan mengajarkan orang untuk

melakukan percobaan dalam pekerjaannya dengan menggunakan

metode- metode ilmiah dan bagaimana belajar mengenali serta

mengurangi pemborosan dalam proses kerjanya. 5R di Indonesia

meliputi:

1. Seiri (Ringkas)

Seiri berarti membedakan antara yang diperlukan dan yang tidak

diperlukan serta membuang yang tidak diperlukan. Prinsip dari seiri

yaitu dengan menggunakan stratifikasi dan menangani sebab

masalah. Langkah-langkah dalam penerapan seiri:

a. Penjelasan guna penyeragaman pengertian

b. Kegiatan meringkas tempat kerja

Page 198: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

190| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

c. Pemeriksaan berkala kondisi ringkas di tempat kerja

d. Pelembagaan ringkas dengan sistem piket.

Slogan Seiri adalah singkirkan barang-barang yang tidak diperlukan

di tempat kerja (Osada, 2004)

2. Seiton (Rapi)

Seiton adalah menentukan tata letak yang tertata rapi

sehingga kita selalu menemukan barang yang dibutuhkan. Prinsip

dari seiton adalah penyimpanan fungsional dan menghilangkan

waktu untuk mencari barang. Langkah- langkah dalam penerapan

seiton :

a. Pengelompokkan barang

b. Penyiapan tempat

c. Pemberian tanda batas

d. Pemberian tanda pengenal barang

e. Membuat denah/ peta penyimpanan

Slogan seiton adalah setiap barang yang berada di tempat kerja

memiliki tempat yang pasti.

3. Seiso (Resik)

Seiso berarti menghilangkan sampah kotoran dan barang

asing untuk memperoleh tempat kerja yang lebih bersih. Prinsip

seiso adalah bahwa pembersihan sebagai pemeriksaan dan tingkat

kebersihan. Langkah-langkah dalam penerapan seiso:

a. Penyediaan sarana kebersihan

b. Pembersihan tempat kerja

c. Permajaan tempat kerja

d. Pelestarian seiso

Slogan seiso adalah bersihkan segala sesuatu yang ada di tempat

kerja, membersihkan berarti memeriksa.

4. Seiketsu (Rawat)

Seiketsu berarti memelihara barang dengan teratur, rapi,

bersih dan salam aspek personal serta kaitannya dengan polusi,

prinsip seiketsu adalah manajemen visual dan pemantapan 5S.

Langkah- langkah dalam penerapan seiketsu:

a. Penentuan butir kembali

b. Penetapan kondisi tidak wajar

c. Rancangan mekanisme pemantauan

d. Pola tidak lanjut

Page 199: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|191

e. Pemeriksaan berkala/audit

Slogan Seiketsu adalah setiap orang memperoleh informasi yang

dibutuhkannya di tempat kerja tepat waktu.

5. Shitsuke (Rajin/Disiplin)

Shitsuke berarti melakukan suatu yang benar sebagai

kebiasaan. Prinsip shitsuke adalah pembentukan kebiasaan dan

tempat kerja yang mantap.

Langkah- langkah dalam penerapan shitsuke:

a. Penetapan target bersama

b. Teladan/ contoh dari atasan

c. Hubungan karyawan

d. Kesempatan belajar dari karyawan

Slogan shitsuke adalah lakukan apa yang harus dilakukan dan jangan

lakukan apa yang tidak boleh dilakukan.

Tujuan

Untuk mengatur/ mengelola tempat kerja menjadi tempat kerja yang

lebih baik secara berkelanjutan serta meningkatkan efisiensi dan kualitas

di tempat kerja.

Manfaat

a. Meningkatkan produktifitas karena pengaturan tempat kerja yang

lebih efisien.

b. Meningkatkan kenyamanan karena tempat kerja selalu bersih dan

menjadi luas/ lapang.

c. Mengurangi bahaya di tempat kerja karena kualitas tempat kerja

yang bagus/baik.

d. Menambah penghematan karena menghilangkan berbagai

pemborosan di tempat kerja

Ruang Lingkup

Seperti yang telah disebutkan bahwa praktek kaizen memiliki tujuan

dalam perbaikan maupun peningkatan secara terus menerus, maka

praktek kaizen dalam suatu organisasi perusahaan harus menyentuh

setiap karyawan. Konsep praktek kaizen pada umumnya memiliki dasar:

a. Berorientasi pada hasil dan juga proses

b. Berpikir secara sistematis pada seluruh proses

c. Tidak menyalahkan manusianya tapi memperbaiki proses

Page 200: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

192| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

Pada umumnya praktek kaizen selalu beriringan dengan Total

Quality Management (TQM). Karena sistem mutu dilakukan dengan

tujuan memperbaiki mutu dari produk maupun sumber daya yang ada

dalam organisasi perusahaan, jadi kaizen bisa juga dikaitkan dengan

kesatuan pandangan komprehensif dan terintegrasi dengan TQM

tersebut. Orientasi kaizen pada TQM mencangkup:

a. Berorientasi pada pelanggan atau costumer

b. Pengendalian mutu secara menyeluruh (Total Quality Management)

c. Autonomation/robotic

d. Disiplin di tempat kerja

e. Pemeliharaan produktifitas

f. Penyempurnaan dan perbaikan mutu

g. Tepat waktu

h. Tanpa cacat

Dalam praktek kaizen dalam organisasi perusahaan, pada umumnya

mencangkup 3 segmen, akan tetapi hal ini tergantung kepada kebutuhan

masing- masing perusahaan. 3 segmen kaizen dalam organisasi

perusahaan yaitu:

a. Kaizen berorientasi pada menejemen dengan memusatkan perhatian

pada masalah besar yang berada pada ruang lingkup seperti masalah

strategi dalam perusahaan.

b. Kaizen yang berorientasi pada kelompok, pada umumnya kaizen ini

dilakukan dengan keikutsertaan karyawan secara suka rela

c. Kaizen yang berorientasi pada individu, pada umumnya kaizen ini

berupa perbaikan terhadap kinerja individu untuk mencapai hasil

yang di inginkan.

Jadi pada umumnya kaizen bisa dilakukan oleh siapa saja dan

dimanapun tempatnya, yang sangat diperlukan dalam praktek kaizen itu

adalah bagaimana.

VIII. Pengantar Ergonomi

Pengertian

Ergonomi yaitu ilmu yang mempelajari perilaku manusia dalam

kaitannya dengan pekerjaan mereka. Sasaran penelitian ergonomi ialah

manusia pada saat bekerja dalam lingkungan. Secara singkat dapat

Page 201: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|193

dikatakan bahwa ergonomi ialah penyesuaian tugas pekerjaan dengan

kondisi tubuh manusia ialah untuk menurunkan stres yang akan

dihadapi. Upayanya antara lain berupa menyesuaikan ukuran tempat

kerja dengan dimensi tubuh agar tidak melelahkan, pengaturan suhu,

cahaya dan kelembaban bertujuan agar sesuai dengan kebutuhan tubuh

manusia.

Ada beberapa definisi menyatakan bahwa ergonomi ditujukan untuk

“fitting the job to the workwer”, sementara itu ILO antara lain menyatakan,

sebagai ilmu terapan biologi manusia dan hubungannya dengan ilmu

teknik bagi pekerja dan linhkungan kerjanya, agar mendapatkan kepuasan

kerja yang maksimal selain meningkatkan produktivitasnya”. Definisi

ergonomi menurut Tarwaka (2004). Ergonomi adalah ilmu, seni dan

penerapan teknologi untuk menyerasikan antara segala fasilitas yang

digunakan baik dalam bereaktifitas maupun dalam istirahat atas dasar

kemampuan dan keterbatassan manusia baik fisik maupun mental

sehingga kualitas hidup secara keseluruhan menjadi lebih baik. Menurut

The internasional Ergonomics Associaton (2010), Ergonomi adalah suatu

disiplin ilmiah yang urgen untuk diperhatikan interaksi antara manusia

dan bagian lain dalam elemen sebuah sistem dan juga profesi yang

mengaplikasikan teori, prinsip- prinsip, data, dan juga metode yang

dirancang untuk mengoptimasikan kesejahteraan manusia dan juga

keseluruhan kinerja dari sistem.

Tujuan, Manfaat, dan Ruang Lingkup

Pelaksanaan dan penerapan ergonomi di tempat kerja dimulai dari

yang sederhana dari pada tingkat individual terlebih dahulu. Rancangan

yang ergonomis akan dapat meningkatkan efisiensi, efektifitas dan

produktivitas kerja, serta dapat menciptakan sistem serta lingkungan

kerja yang cocok, aman, nyaman, dan sehat.

Adapun tujuan penerapan ergonomi adalah sebagai berikut:

a. Meningkatkan kesejahteraan fisik dan mental, dengan meniadakan

beban kerja tambahan (fisik dan mental), mencegah penyakit akibat

keja, dan meningkatkan kepuasan kerja

b. Meningkatkan kesejahteraan sosial melalui peningkatan kualitas

kontak sosial, mengelola dan mengkoordinir secara tepat dan

meningkatkan jaminan sosial selama kurun waktu usia produktif

maupun setelah produktif.

Page 202: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

194| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

c. Menciptakan keseimbangan rasional antara berbagai macam aspek

seperti aspek ekonomi, aspek teknis, antropologis dan budaya setiap

sistem kerja yang dilakukan sehingga tercipta kualitas hidup yang

tinggi.

Pada dasarnya, ergonomi bermanfaat untuk pekerjaan agar dapat

selesai, memiliki risiko kecelakaan lebih kecil, waktu yang efisien, resiko

penyakit akibat kerja kecil dan lain sebagainya.

Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh dari ergonomi yaitu:

a. Menurunnya angka kesakitan akibat kerja

b. Menurunnya kecelakaan kerja

c. Biaya pengobatan dan kompensasi berkurang

d. Stres akibat kerja berkurang

e. Produktivitas membaik

f. Alur kerja bertambah baik

g. Rasa aman karena bebas dari gangguan cedera

h. Kepuasan kerja meningkat.

Spesialisasi bidang ergonomi meliputi: ergonomi fisik, ergonomi

kognitif, ergonomi sosial, ergonomi organisasi, ergonomi lingkungan dan

faktor lain yang sesuai. Evaluasi ergonomi merupakan studi tentang

penerapan ergonomi dalam suatu sistem kerja yang bertujuan untuk

mengetahui kelebihan dan kekurangan penerapan ergonomis, sehingga

didapatkan suatu rancangan keergonomikan yang terbaik.

a. Ergonomi Fisik: berkaitan dengan anatomi tubuh manusia,

anthropometri, karakteristik fisiologi dan biomekanika yang

berhubungan dengan aktifitas fisik. Topik- topik yang relevan dalam

ergonomi fisik antara lain: postur kerja, pemindahan material,

gerakan berulang- ulang, MSDM, tata letak tempat kerja,

keselamatan dan kesehatan.

b. Ergonomi Kognitif: berkaitan dengan proses mental manusia,

termasuk di dalamnya; persepsi, ingatan, dan reaksi, sebagai akibat

dari interaaksi manusia terhadap pemakaian elemen sistem. Topik-

topik yang relevan dalam ergonomic kognitif antara lain: beban

kerja, pengambilan keputusan, performance, human-computer

interaction, keandalan manusia, dan stres kerja.

c. Ergonomi Organisasi: berkaitan dengan optimasi sistem sosioleknik,

termasuk struktur organisasi, kebijakan dan proses. Topik- topik

yang relevan dalam ergonomi organisassi antara lain; komunikasi,

Page 203: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|195

MSDM, perancangan kerja, perancangan waktu kerja, timwork,

perancangan partisipasi, komunitas ergonomi, kultur organisasi,

organisasi virtual.

d. Ergonomi Lingkungan: berkaitan dengan pencahyaan, temperatur,

kebisingan, dan getaran. Topik- topik yang relevan dengan ergonomi

lingkungan antara lain: perancangan ruang kerja, sistem akustik.

Pentingnya Ergonomi

a. Penghematan kerja

Mengurangi kerja kompensasi pekerja karena lingkungan kerja yang

sehat dan aman, sehingga risiko cedera dan kecelakaan kerja dapat

diminimalkan.

b. Sikap kerja

Kepedulian perusahaan terhadap pekerja yang ditunjukkan dengan

penerapan ergonomi, membuat para pekerja merasa dihargai dan

dihormati, sehingga dapat membangkitkan semangat mereka.

c. Produktivitas dan Kualitas

Lingkungan kerja yang sehat, aman, dibarengi dengan peningkatan

semangat kerja karyawan akan meningkatkan produktivitas kerja,

menghasilkan produk- produk berkualita stinggi, dan pelayanan

mutu .

d. Keuntungan

Berkurangnya biaya kompensasi pekerja akibat cedera atau

kecelakaan, produk-produk berkualitas tinggi, dan layanan yang lebih

baik dapat meningkatkan keuntungan perusahaan.

e. ROI (Return On Investment)

Ergonomi: penghematan biaya + semangat kerja karyawan +

produktivitas dan mutu tinggi + laba = laba atau investasi.

Hubungan Ergonomi Dengan Petugas Rekam Medis

Dalam pengelolaan rekam medis perlu memperhatikan ergonomi

karena untuk mempermudah tata cara dalam mencapai efisiensi dan

efektifitas kerja. Ergonomic juga berpengaruh terhadap kesalahan kerja

yaitu jika sikap dan cara kerja seseorang diantaranya posisi duduk pada

saat bekerja didukung dengan peralatan dan tata letak tidak yang

dirancang secara ergonomic akan lebih nyaman untuk melakukan suatu

pekerjaan serta dapat meningkatkan produktivitas kerja. Ergonomi juga

Page 204: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

196| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

dapat mengurangi beban kerja yang berpern untuk memaksimalkan

keamanan, kenyamanan dan efisiensi kerja.

IX. Ergonomi Penerangan

1. Pengertian Ergonomi

Menurut keputusan Menteri Kesehatan No.1405 2002, penerangan

adalah jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang diperlukan untuk

melaksanakan kegiatan secara efektif. Oleh sebab itu salah satu masalah

lingkungan di tempat kerja harus diperhatikan yaitu pencahayaan. Nilai

pencahayaan yang dipersyaratkan oleh Kep-Menkes RI No.

1405/Menkes/SK/XI/2002 yaitu minimal 100 lux.

Penerangan atau cahaya yang cukup merupakan pertimbangan yang

penting dalam fasilitas fisik kantor. Lebih- lebih dalam gedung yang luas

dan kurang jendelanya, cahaya alam itu tidak dapat menembus

sepenuhnya, karena itu sering dipergunakan cahaya lampu untuk

mengatur penerangan dalam kantor. Pencahayaan yang tidak memadai

akan menyebabkan kelelahan pada otot dan saraf mata yang berlanjut

pada kelelahan lokal mata dan akhirnya kelelahan keseluruhan fisiologis

pada seorang pekerja. Kelelahan yang timbul kemudian akan

mengakibatkan turunnya konsentrasi kerja, meningkatkan tingkat

kesalahan dalam bekerja yang berujung pada tingginya cacat produksi.

Hal- hal ini yang kemudian menyumbang peran untuk menurunkan

produktivitas pekerja secara individual maupun perusahaan secara

keseluruhan.

Penerangan di tempat kerja adalah salah satu sumber cahaya yang

menerangi benda- benda di tempat kerja. Penerangan dapat berasal dari

cahaya alami dan cahaya buatan, banyak obyek kerja beserta benda atau

alat dan kondisi di sekitar yang perlu dilihat oleh tenaga kerja, hal ini

penting untuk menghindari kecelakaan yang mungkin terjadi, selain itu

penerangan yang memadai memberikan kesan pemandangan yang lebih

baik dan keadaan lingkungan yang menyegarkan.

Pencahayaan yang kurang memadai merupakan beban tambahan

bagi pekerja, sehingga dapat menimbulkan gangguan performance (

penampilan ) kerja yang akhirnya dapat memberikan pengaruh terhadap

kesehatan dan keselamatan kerja. Hal ini sangat erat kaitannya dan

mutlak harus ada karena berhubungan dengan fungsi indera penglihatan,

yang dapat mempengaruhi produktifitas bagi tenaga kerja. Berdasarkan

Page 205: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|197

baku mutu lingkungan kerja, standar pencahayaan untuk ruangan yang

dipakai untuk melakukan pekerajaan yang memerlukan ketelitian adalah

500-1000 lux.

2. Tujuan, Manfaat, Ruang Lingkup Ergonomi Penerangan

Salah satu cara untuk menghindari adanya kilau cahaya adalah

dengan memasang filter anti kilau, selain itu perangkat peencahayaan

yang digunakan harus diatur sedemikan rupa dan senyaman mungkin.

Untuk mencegah adanya berbagai keluhan pada mata, tujuan utama

perancangan pencahayaan untuk tempaat layar tampilan diletakkan

adalah (Santoso,2009):

a. Menghindarkan pengguna dari cahaya terang langsung atau

pantulannya

b. Memperoleh keseimbangan antara kecerahan (brightness) layar

tampilan dan kecerahan yang ada di depan pengguna. Hal yang

paling penting adalah menghindari adanya kecerahan pada bagian

depan pengguna yang berlebihan dibandaing kecerahan layar

tampilan. Demikian juga halnya dengan kecerahan yang kurang

dibanding kecerahan layar tampilan

c. Menghindari cahaya langsung atau cahaya pantulan yang langsung

mengenai layar tampilan

d. Memberikan keyakinan bahwa ada pencahayaan yang cukup untuk

pekerjaan yang tidak menggunakan layar taampilan.

Terdapat beberapa manfaat yang ada pada ergonomi, begitu juga

dengan ergonomi penerangan. Manfaat dari ergonomi penerangan adalah

sebagai berkut:

a. Menerapkan cara menghindari cahaya terang langsung atau

pemantulnya

b. Mengetahui cara pengaturan kecerahan cahaya bagi pengguna atau

petugas

c. Menerapkan cara bagi pengguna untuk menghindari cahaya pantulan

yang langsung mengenai layar tampilan

d. Memberi wawasan bagi pengguna bahawa ada pencahayaan yang

cukup untuk pekerjaan yang tidak menggunakan layar tampilan.

Yang termasuk ruang lingkup ergonomi penerapan adalah ergonomi

lingkungan. Ergonomi lingkungan yaitu berkaitan dengan hal- hal di

Page 206: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

198| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

sekitar orang bekerja, biasanya berupa lingkungan fisik. Topik yang

relevan dalam ergonomi organisasi antara lain: pencahayaan di tempat

kerja, temperatur di tempat kerja, kebisingan di tempat kerja, getaran di

tempat kerja, desain interior tempat kerja termasuk bentuk dan warna

dsb.

Semua lingkup kajian di atas digunakan untuk mendesain atau

merancang sistem kerja. Oleh karena itu ergonomi dipakai untuk

merancang atau memperbaiki sistem kerja dengan manusia sebagai

orientasi utamanya.

3. Syarat Penerangan

Kebutuhan penerangan di tempat kerja tergantung dari jenis

pekerjaan yang dilakukan di tempat tersebut. Pekerjaan yang

membutuhkan ketelitian yang tinggi memerlukan penerangan dengan

intensitas yang besar, semakin tinggi ketelitian yang diperlukan maka

semakin besar pencahayaan yang diperlukan.

Berdasarkan ketentuan yang berlaku di Indonesia (Peraturan Menteri

Perburuhan Nomor 7 Tahun 1964) diatur sebagai berikut:

a. Pekerjaan yang hanya membedakan barang- barang kasar seperti

menyisihkan barang- barang yang besar, mengerjakan bahan tanah

atau baku, mengangkut dan meletakkan barang di gudang

berdasarkan ketentuan.

b. Pekerjaan yang harus membedakan barang- barang yang kecil, tetapi

dilakukan secara sepintas mengerjakan barang- barang besi dan baja

yang setengah selesai, penggilingan padi, penyisihan bahan kapas,

ruang penerima dan pengiriman barang memerlukan penerangan

sedikitnya 100 lux.

c. Penerangan untuk pekerjaan yang akan membedakan barang- barang

kecil dengan teliti seperti pemasangan alat- alat, pekerjaan bubut

yang kasar, menjahit bahan yang berwarna- warni, mengerjakan kayu

dan melapisinya memerlukan kekuatan penerangan sebesar 200 lux.

d. Pekerjaan yang membedakan secara teliti terhadap barang- barang

yang kecil dan halus seperti percobaan- percoaan yang teliti,

pekerjaan dengan mesin yang rumit dan membutuhkan ketelitian,

pembuatan tepung, penenunan, pekerjaan kantor dalam arti menulis,

membaca, mengarsip dan menyeleksi surat- surat, membutuhkan

kekuatan penerangan sebesar 300 lux.

Page 207: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|199

e. Penerangan yang diperlukan untuk pekerjaan yang akan

membedakan barang- barang yang sangat halus dan kontras dalam

waktu yang lama, seperti pekerjaan dengan mesin- mesin yang halus

dan pemotongan kaca, mengukir kayu, mengetik, pekerjaan

akuntansi, memerlukan kekuatan antara 500-1000 lux.

f. Penerangan untuk pekerjaan membedakan barang yang sangat halus

dan kurang kontras, seperti pekerjaan service dan pembuatan jam

tangan, tukang mas, penilaian dan penyisisihan tembakau,

memerlukan kekuatan penerangan sebesar 1000 lux.

4. Jenis Pencahayaan

Jenis sumber cahaya pada dasarnya dapat dibedakan menjadi dua,

yaitu:

a. Cahaya (Penerangan) Alami, yang berasal dari matahari

Untuk mendapatkan penerangan (cahaya) alami banyak hak yang

harus diperhatikan antara lain:

1. Jarak antara bangunan dengan bangunan baru sedemikian

rupa

2. Ukuran luas permukaan jendela, lubang- lubang angin,

dinding gelas

3. Tinggi jendela

4. Warna cat dinding, langit- langit, dan lantai

b. Cahaya (Penerangan) Buatan, berupa lampu dll

Jika penerangan dari sinar matahari kurang mencukupi, perlu

diupayakan penerangan tambahan yang didapat dari penerangan

buatan yang biasanya berupa bola lampu harus memenuhi

beberapa ketentuan, antara lain: penerangan buatan harus aman,

intensitasnya cukup tidak boleh menimbulkan panas, dan tidak

merusak susunan udara

Jika penerangan buatan menimbulkan kenaikan suhu di

tempat kerja, kenaikan ini tidak boleh mencapai lebih dari 32

Sumber cahaya yang digunakan tidak boleh menyebabkan

kesilauan pada mata, berkedip- kedip atau menimbulkan

bayangan yang dapat mengganggu

Dalam ruang lingkup dengan dengan pekerjaan, faktor yang

menentukan adalah ukuran objek, derajat kontras diantara objek

dan sekelilingnya, luminansi (brightness) dari penglihatan, yang

Page 208: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

200| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

tergantung dari penerangan dan pemantauan pada arah si

pengamat serta lamanya melihat.

5. Penyakit Akibat Pencahayaan yang Buruk di Tempat Kerja

Pencahayaan yang tidak didesain dengan akan menimbulkan

gangguan atau kelelahan penglihatan selama kerja. Menurut Zaenab

(2012) pengaruh pencahayaan yang kurang memenuhi syarat akan

mengakibatkan kelelahan mental, keluhan mata sehingga berkurangnya

daya dan efisensi kerja, kelelahan mental, keluhan pegal di daerah mata

dan sakit kepala di sekitar mata dan kerusakan indra mata. Selanjutnya

pengaruh kelelahan pada mata tersebut akan bermuara kepada

penurunan performansi kerja, termasuk kehilangan produktivitas,

kualitas kerja rendah, banyak terjadi kesalahan dan kecelakaan kerja

meningkat.

Pemakaian komputer dewasa ini semakin luas di segala bidang, baik

di perkantoran maupun di kehidupan pribadi seseorang. Namun,

pemakaian komputer secara berlebihan akan meningkatkan resiko

gangguan kerja. Lamanya penggunaan komputer dianjurkan tidak lebih

dari 4 jam sehari apabila melebihi waktu tersebut, mata cenderung

mengalami kelelahan. Kelelahan mata meningkat apabila kualitas dan

kuantitas pencahayaan di ruang kerja tersebut kurang baik

(Maryamah,2011).

Salah satu contoh yang sering terjadi di masyarakat khususnya di

tempat kerja selalu berhadapan langsung dengan komputer setiap hari.

Salah satu penyakit yang diakibatkan oleh pencahayaan yang buruk pada

pengguna komputer adalah gangguan penglihatan atau Computer Vision

Syndrome (CVS) atau dikenal dengan sindrom penglihatan komputer.

a. Computer Vision Syndrome (CVS)

CVS merupakan sindroma gangguan mata akibat penggunaan

komputer dalam jangka waktu yang lama. Selain itu CVS

didefinisikan juga sebagai suatu kondisi sementara akibat

memfokuskan mata pada layar komputerr untuk berlarut- larut,

tanpa gangguan dari periode waktu. CVS terjadi 64% sampai 90%

dari pekerja kantor. Gangguan ini sangat mungkin tidak

menyebabkan kerusakan mata permanen. Tetapi, dapat

mempengaruhi kenyamanan pengguna komputer, Izquerdo,(2010)

dalam Azkadina (2012).

Page 209: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|201

Menurut penelitian yang dilakukan Kusumawaty, dkk pada tahun

2012 pada karyawan BNI Makassar menyatakan bahwa makin lama

penggunaan komputer dengan pencahayaan yang buruk maka makin

berat gejala CVS yang terjadi. Selain itu Saputro, 2013 dalam

penelitian terhadap karyawan BPS (Badan Pusat Statistik) Provinsi

Jawa Tengah menyatakan bahwa ada hubungan antara intensitas

pencahayaan ruang, intensitas pencahayaan lokal, jarang pandang

dan durasi penggunaan komputer terhadap kejadian CVS dengan

masing-masing value < 0,005.

b. Gejala CVS

Menurut Affandi, 2005 terdapat beberapa gejala yang terjadi pada

seseorang yang menderita CVS, antara lain:

1) Mata tegang

Mata tegang adalah salah satu istilah kabur yang memiliki arti

yang berbeda- beda bagi banyak orang. Istilah yang dipakai oleh

spesialis mata untuk mata tegang adalah asthenopia, istilah itu

sendiri adalah istilah yang kabur. Di dalam lingkungan

pemakaian komputer, mata tegang dapat disebabkan oleh

kondisi lingkungan dan penglihatan yang berbeda- beda.

2) Sakit kepala

Sakit kepala adalah keluhan “tidak nyaman” lainnya dan keluhan

itu sering menjadi sebab utama mengapa orang menjaani

pemeriksaan mata. Para pengguna komputer lebih besar

kemungkinannya mengalami sakit kepala jenis otot tegang.

3) Penglihatan kabur

Tajam penglihatan adalah kemampuan untuk membedakan

antara dua titik yang berbeda pada jarak tertentu. Bila

pandangan diarahkan ke suatu titik yang jaraknya < 6 meter,

mekanisme pemfokusan mata untuk menambah kekuatan fokus

mata dan mendapatkan bayangan yang jelas di retina harus

diaktifkan. Kemampuan mata untuk merubah daya fokusnya

disebut akomodasi, yang berubah tergantung usia. Satu

bayangan yang tidak tepat terfokus di retina akan kelihatan

kabur.

4) Mata kering dan mengalami iritasi

Permukaan depan mata diliputi oleh suatu jaringan yan

mengandung kelenjar yang menghasilkan air, mukus dan

Page 210: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

202| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

minyak. Ketiga lapisan itu disebut air mata yang membatasi

permukaan mata dan mempertahankan kelembaban yang

diperlukan agar mata dapat berfungsi dengan normal.

5) Sakit pada leher dan punggung

Pada situasi kantor, penglihatan pekerja agak terhalang dan

harus menyesuaikan posisi tubuh untuk mengurangi beban pada

sistem penglihatan.

6) Kepekaan terhadap cahaya

Mata dirancang untuk terangsang oleh cahaya dan mengontrol

jumlah cahaya yang masuk ke dalam mata. Faktor lingkungan

kerja yan paling mengganggu adalah kesilauan.

Ketidaknyamanan mata karena kesilauan terutama disebabkan

perbedaan terang cahaya pada lapangan pandang. Sebaiknya

sumber cahaya yang sangat terang dihilangkan dari lapangan

pandang dan diusahakan mendapat pencahayaan yang relatif

merata. Seseorang akan menghadapi risiko yang lebih besar

mengalami silau yang mengganggu bila sumber cahaya lebih

terang dan lebih dekat ke titik perhatian.

7) Penglihatan Ganda

Ketika melihat sebuah objek yang jaraknya dekat, otot mata

mengkonvergensikan kedua mata ke arah hidung. Konvergensi

memungkinkan kedua mata untuk mempertahankan peletakan

kedua bayangan pada tempat yang setara di kedua retina. Bila

kemampuan untuk tetap mengunci posisi kedua mata hilang,

mata akan tak searah dan tertuju ke titik yang berbeda. Ketika

kedua mata mentransmisikan bayangan tersebut maka akan

terjadi penglihatan ganda.

c. Langkah Pencegahan CVS

Beberapa faktor penting dalam mencegah atau mengurangi gejala

CVS harus dilakukan dengan komputer dan bagaimana komputer

tersebut digunakan. Ini terrmasuk kondisi pencahayaan, kenyamanan

kursi, lokasi bahan referensi, posisi monitor, dan penggunaan istirahat.

1) Lokasi layar komputer. Kebanyakan orang merasa lebih nyaman

untuk melihat komputer ketika mata mencari ke bawah. Secara

optimal, layar komputer harus 15 sampai 20 di bawah tingkat mata (

Page 211: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|203

sekitar 4 atau 5 inch ) yang diukur dari tengah layar dan 20 sampai 28

inch dari mata.

2) Bahan Referensi. Bahan- bahan bacaan lain harus ditempatkan di

atas keyboard dan di bawah monitor. Jika hal ini tidak munngkin,

pemegang dokumen dapat digunakan di samping monitor.

Tujuannya adalah untuk posisi dokumen sehungga tidak perlu

memindahkan kepala untuk melihat dari dokumen ke layar.

3) Pencahayaan. Posisi layar komputer untuk menghindari silau,

terutama dari pencahayaan overhead atau jendela. Gunakan tirai atau

gorden di jendela dan mengganti bola lampu di lampu meja dengan

lampu watt lebih rendah.

4) Layar anti silau. Jika tidak ada cara untuk meminimalkan silau dari

sumber cahaya, pertimbangkan untuk menggunakan filter silau layar.

Filter ini mengurangi jumlah cahaya yang dipantulkan dari layar.

Instalasi filter anti-silau pada minitor bisa diatur sesuai dengan

kebutuhan. Selain itu, juga bisa menyesuaikan nuansa jendela dan

mengubah kontras layar dan kecerahan dapat membantu

mengurangi silau dan pantulan.

5) Posisi duduk kursi harus nyaman empuk dan sesuai dengan tubuh.

Ketinggian kursi harus disesuaikan sehingga kaki beristirahat datar di

lantai. Jika kursi memiliki lengan, mereka harus disesuaikan untuk

memberikan dukungan lengan saat mengetik. Pergelangan tangan

tidak harus beristirahat pada keyboard saat mengetik.

6) Istirahat untuk mencegah kelelahan mata, cobalah untuk

mengistirahatkan mata ketika menggunakan komputer untuk waktu

yang lama. Istirahatkan mata selama 25 menit setelah dua jam

penggunaan komputer terus menerus. Juga, untuk setiap 20 menit

melihat komputer, melihat ke kejauhan selama 20 detik untuk

memungkinkan mata berkesempatan untuk memfokuskan kembali.

7) Berkedip. Untuk meminimalkan kesempatan untuk mengembangkan

mata kering ketika menggunakan komputer, berusaha untuk

berkedip sering. Berkedip membuat permukaan depan mata lembab.

8) Pemeriksaan mata secara teratur dan melihat kebiasaan yang tepat

dapat membantu mencegah atau mengurangi perkembangan gejala

yang terkait dengan CVS.

Page 212: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

204| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

C. KESEHATAN DAN KESELAMATAN KERJA

I. Sejarah Kesehatan dan Keselamatan Kerja

1. Sejarah Kesehatan Kerja

Pada mulanya, kesehatan kerja berkembang dari kesadaran bahwa

bekerja dapat menimbulkan gangguan kesehatan atau penyakit akibat

kerja yang memerlukan upaya pencegahan. Pada jaman prasejarah, orang

Mesir telah mengenal manfaat, cadar bagi perlindungan respirasi saat

menambang cinabar (red mercury); di Arabia pada catatan tentang efek

sinar matahari pada pekerja tambang raja Solomon. Pada abad

pertengahan sebelum abad ke-19, Georgius Agricola (1494-1555) dari

Bohemia menemukan pekerja tambang dengan gejala silicosis. Untuk

mencegah penyakit tersebut, dia menganjurkan tentang pentingnya

kebersihan udara di lingkungan kerja dan menulis buku of Things

Metallic; Teophrastus Bombastus Van Hohenheim Paracelsus (1493-

1541) dari Austria, menyadari hubungan dosis-respons antara kejadian

penyakit pada pekerja pengecoran logam dan beratnya penyakit. Hal

tersebut telah menjadi dasar perkembangandisiplin ilmu toksikologi.

Batasan “sehat” yang menjadi tujuan kesehatan kerja, bukan saja

sehat secara fisik, mental dan sosial sesuai yang di definisikan WHO

pada tahun 1948, tetapi juga sehat secara spiritual sesuai definisi yang

disempurnakan WHO pada tahun 2984 dan diamanatkan oleh Wealth

Health Assembly (WHA) tahun 1999. Definisi tentang kesehatan yang

tidak jauh berbeda juga tercantum dalam Undng-Undang Nomor 23

Tahun 1992 tentang Kesehatan. Kesehatan adalah keadaan sejahtera

badan, jiwa dan sosial yang memungkinkan setiap orang hidup produktif

secara sosial dan ekonomi.

Upaya kesehatan yang mengutamakan upaya kuratif dalam jangka

panjang bersifat konsumtif tidak produktif. Dari segi ekonomi, upaya

investasi pada orang yang tidak atau belum sakit lebih cost-effective

daripada terhadap orang sakit. Paradigm “sehat” yang dirancangkan

Departemen Kesehatan RI pada tahun 1998, lebih menekankan upaya

promotif- preventif daripada upaya kuratif-rehabilitatif. Prinsip dan

paradigma ini berlaku pula pada upaya kesehatan kerja.

2. Sejarah Keselamatan Kerja

Pada zaman penjajahan Belanda, beberapa rakyat Indonesia

berstatus sebagai budak. Mereka dilindungi oleh Regerings Reglement

(RR) tahun 1818 pada pasal 115 memerintahkan supaya diadakan

Page 213: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|205

peraturan peraturan mengenai perlakuan terhadap keluarga budak.

Beberapa peraturan terkait dengan keselamatan dan kesehatan kerja pada

zaman penjajahan Belanda antara lain:

1. Maatregelen ter Beperking van de Kindearrbied en de nachtarbeld

van de vroewen, yaitu peraturan tentang pembatasan pekerjaan anak

dan wanita pada malam hari, yang dikeluarkan dengan ordonantie

No. 647 Tahun 1925, mulai berlaku tanggal 1 Maret 1926.

2. Bepalingen Betreffende de Arbeit van Kinderen en Jeugdige Persoonen ann Boord

van Scepen, Yaitu peraturan tentang pekerjaan anak dan pemuda di

kapal. Mulai berlaku 1 Mei 1926.

3. Mijn Politie Reglement, Stb No.341 tahun 1931 (peraturan tentang

pengawasan tabang).

4. Voorschriften omtrent de dienst en rushtijden van bestuur der an motorrijtuigen

tentang waktu kerja dan waktu istirahat bagi pengemudi kendaraan

bermotor)

Setelah kemerdekaan, regulasi-regulasi tersebut tidak berlaku lagi

mengingat diberlakukannya Undang- Undang Dasar 1945. Maka

beberapa peraturan termasuk peraturan keselamatan kerja yang pada saat

itu berlaku yaitu veiligheids reglement telah dicabut dan diganti dengan

Undang- Undang Keselamatan Kerja No. 1 Tahun 1970

Perkembangan keselamatan dan kesehatan kerja di Indonesia boleh

dibilang harus lebih ditingkatkan lagi mengingat setelah Undang-undang

Keselamatan Kerja No. 1 Tahun 1970, tidak ada lagi breakthrough

dalam catatan dunia Keselamatan dan Kesehatan Kerja Indonesia kecuali

diisi oleh beberapa peraturan. Salah satu peraturan yang penting adalah

Undang-undang Nomor 13 Tahun 2013 tentang Ketenagakerjaan.

Tantangan keselamatan dan kesehatan kerja di zaman modern bagi

Indonesia bahkan lebih besar lagi. Di tahun 2012 saja, 9 pekerja

meninggal setiap harinya akibat kecelakaan kerja (Jamsostek, 2014).

Bahkan dunia keselamatan kerja Indonesia baru saja dihantam oleh

Tragedi Mandom yang belum jelas pembelajarannya (lesson learn) untuk

meningkatkan K3 Indonesia ke depannya.

II. Pengertian Kesehatan dan Keselamatan Kerja

1. Pengertian Kesehatan Kerja

Menurut International Labour Organization (ILO) dan World

Health Organization (WHO), Kesehatan kerja merupakan promosi dan

Page 214: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

206| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

pemeliharaan kesejahteraan fisik, mental, dan social pekerja pada jabatan

apapun dengan sebaik- baiknya (Harrington & Gill, 2005).

Kesehatan kerja adalah ilmu yang mempelajari hubungan antara

pekerjaan dan kesehatan. Hubungan itu dapat terjadi dua arah. Arah

pertama adalah bagaimana pekerjaan mempengaruhi kesehatan,

sedangkan arah kedua adalah bagaimana kesehatan mempengaruhi

pekerjaan.

Dalam hal tersebut pertama dipelajari masalah kecelakaan kerja,

penyakit akibat kerja dan penyakit yang berhubungan dengan pekerjaan.

Dalam hal kedua dipelajari bagaimana pekerjaan yang sakit agar tetap

dapat menjalankan pekerjaan secara produktif. Kesehatan kerja meliputi

segala upaya untuk mencegah penyakit akibat kerja dan penyakit akibat

kerja dan penyakit lainnya pada tenaga kerja. Tujuannya adalah agar

tenaga kerja ditempatkan pada pekerjaan yang sesuai dengan

kemampuan fisik dan kondisi mentalnya sehingga setiap tenaga kerja

berada dalam keadaan sehat dan sejahtera pada saat ia mulai bekerja

sampai selesai masa baktinya.

Oleh sebab itu, dalam kesehatan kerja pedomannya ialah: “Penyakit

dan kecelakaan akibat kerja dapat dicegah”, maka upaya pokok

kesehatan kerja ialah pencegahan kecelakaan akibat kerja. Di samping

itu, dalam kaitannya dengan masyarakat di sekitar perusahaan, kesehatan

kerja juga mengupayakan agar perusahaan tersebut dapat mencegah

timbulnya penyakit- penyakit yang diakibatkan oleh limbah atau produk

perusahaan tersebut. Sedangkan upaya promotif berpedoman bahwa

dengan meningkatnya kesehatan pekerja, akan meningkatkan juga

produktivitas kerja. Oleh sebab itu, upaya pokok kesehatan kerja yang

kedua adalah prommosi (peningkatan) kesehatan masyarakat pekerja

dalam rangka peningkatan produktivitas kerja.

2. Pengertian Keselamatan Kerja

Keselamatan Kerja menurut para ahli:

a. Menurut Mondy (2008), keselamatan kerja adalah perlindungan

karyawan dari luka-luka yang disebabkan oleh kecelakaan yang

terkait dengan pekerjaan. Resiko keselamatan merupakan aspek-

aspek dari lingkungan kerja yang dapat menyebabkan kebakaran,

ketakutan aliran listrik, terpotong, luka memar, keseleo, patah tulang,

kerugian alat tubuh, penglihatan, dan pendengaran.

Page 215: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|207

b. Menurut Suma’mur (2001), keselamatan kerja merupakan rangkaian

usaha untuk menciptakan suasana kerja yang aman dan tenteram

bagi para karyawan yang bekerja di perusahaan yang bersangkutan.

c. Menurut Simanjuntak (1994), Keselamatan kerja adalah kondisi

keselamatan yang bebas dari resiko kecelakaan dan kerusakan

dimana kita bekerja yang mencangkup tentang kondisi bangunan,

kondisi mesin, peralatan keselamatan, dan kondisi pekerja.

d. Mathis dan Jackson (2002), menyatakan bahwa Keselamatan adalah

merujuk pada perlindungan terhadap kesejahteraan fisik seseorang

terhadap cedera yang terkait dengan pekerjaan. Kesehatan adalah

merujuk pada kondisi umum fisik, mental dan stabilitas emosi secara

umum.

Dari beberapa pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa

keselamatan kerja merupakan suatu usaha dan upaya untuk menciptakan

perlindungan dan keamanan dari resiko kecelakaan dan bahaya baik fisik,

mental, maupun emosional terhadap pekerja, perusahaan, masyarakat,

dan lingkungan.

III. Tujuan Kesehatan dan Keselamatan Kerja

1. Tujuan Kesehatan Kerja

Secara implisit rumusan atau batasan ini, bahwa hakikat kesehatan

kerja mencangkup 2 hal, yakni: pertama, sebagai alat untuk mencapai

derajat kesehatan tenaga kerja yang setinggi- tingginya. Tenaga kerja

disini mencangkup antara lain seperti buruh atau karyawan, petani,

nelayan, pekerja-pekerja sektor non formal, pegawai negeri dan

sebagainya. Kedua, sebagai alat untuk meningkatkan produksi, yang

berlandaskan kepada meningkatnya efisiensi dan produktivitas

(Sumakmur, 1991). Apabila kedua prinsip tersebut dijabarkan ke dalam

bentuk operasional, maka tujuan utama kesehatan kerja adalah sebagai

berikut:

a. Pencegahan dan pemberantasan penyakit- penyakit dan kecelakaan-

kecelakaan akibat kerja.

b. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan gizi tenaga kerja

c. Perawatan dan mempertinggi efisiensi dan produktivitas tenaga kerja

d. Pemberantasan kelelahan kerja dan meningkatkan kegairahan serta

kenikmatan kerja.

Page 216: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

208| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

e. Perlindungan bagi masyarakat sekitar suatu perusahaan agar

terhindar dari bahaya-bahaya pencemaran yang ditimbulkan

perusahaan tersebut.

f. Perlindungan masyarakat luas dari bahaya- bahaya yang mungkin

ditimbulkan oleh produk- produk perusahaan.

Tujuan akhir dari kesehatan kerja ini adalah untuk menciptakan

tenaga kerja yang sehat dan produktif. Tujuan ini dapat tercapai apabila

didukung oleh lingkungan kerja yang memenuhi syarat kesehatan.

Lingkungan kerja yang mendukung terciptanya tenaga kerja yang sehat

dan produktif antara lain: suhu ruangan yang nyaman, penerangan/

pencahayaan yang cukup, bebas dari debu, sikap badan yang baik, alat-

alat kerja yang sesuai dengan ukuran tubuh atau anggotanya

(ergonomic) dan sebagainya.

2. Tujuan Keselamatan Kerja

Tujuan utama dalam penerapan K3 berdasarkan Undang- Undang

Nomor 1 Tahun 1970 mengenai Keselamatan Kerja yaitu diantaranya:

1) Melindungi dan menanggung keselamatan setiap tenaga kerja dan

orang lain di tempat kerja.

2) Menanggung setiap sumber produksi dapat dipakai dengan cara

aman dan efektif

3) Tingkatkan kesejahteraan dan produktivitas.

Menurut Mangkunegara (2002) bahwa tujuan dari keselamatan kerja

adalah sebagai berikut:

a. Agar meningkatkan kegairahan, keserasian kerja, dan partisipasi kerja

b. Agar terhindar dari gangguan kesehatan yang disebabkan oleh

lingkungan atau kondisi kerja

c. Pegawai merasa aman dalam bekerja

Menurut Sudjan Manulang, tujuan keselamatan kerja ada tiga, yaitu:

a. Menjaga keselamatan para karyawan agar bisa tetap bekerja demi

kesejahteraan hidup dan meningkatkan perekonomian nasional

b. Menjamin keselamatan orang yang memasuki atau berada di

lingkungan tempat kerja

c. Memelihara sumber produksi (seperti mesin produksi, dsb) agar

digunakan secara aman dan seefektif mungkin.

Page 217: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|209

Sedangkan tujuan utama keselamatan kerja menurut suma'mur

adalah:

a. Para Karyawan mendapat jaminan berupa keselamatan dan

kesehatan kerja

b. Karena para karyawan lebih aman dan terlindungi saat bekerja,

mereka diharapkan bisa lebih rajin saat bekerja

c. Agar perlengkapan dan peralatan kerja bisa digunakan dengan

maksimal dan sebaik-baiknya

Mengurangi kemungkinan terjadinya gangguan kesehatan atau

penyakit akibat lingkungan kerja.

IV. Manfaat Kesehatan dan Keselamatan Kerja

1. Manfaat Kesehatan Kerja

a. Identifikasi dan melakukan penilaian terhadap resiko dari

bahaya kesehatan di tempat kerja

b. Memberikan saran terhadap perencanaan dan pengorganisasian

dan praktek kerja termasuk desain tempat kerja

c. Memberikan saran, informasi pelatihan dan edukasi tentang

kesehatan kerja dan APD

d. Memantau kesehatan para pekerja

e. Terlibat dalam proses rehabilitasi pekerja yang mengalami

sakit/kecelakaan kerja

f. Mengelola P3K dan tindakan darurat

2. Manfaat Keselamatan Kerja

Mengidentifikasi tingkat keselamatan pegawai di area kerja. Hal ini

sangat penting dilakukan, terutama bagi yang bekerja di bidang

konstruksi yang mana membangun sebuah bangunan memiliki banyak

sekali resiko yang mengancam keselamatan para pekerja yang terjun

langsung ke lapangan.

Mencegah munculnya penyakit dari lokasi kerja yang dapat

menyerang para pegawai yang bertugas di tempat tersebut. Mengingat

penyakit akibat virus yang dapat menular dengan mudah melalui udara,

maka pemeriksaan menyeluruh terhadap tingkat sterilitas lokasi yang

digunakan perlu dilakukan untuk menghindari para tenaga kerja

Page 218: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

210| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

terjangkit virus yang mengendap di lokasi tersebut. Setidaknya, bila

memang tetap harus melakukan pekerjaan di sana, para pegawai perlu

mendapatkan perawatan pencegahan.

V. Faktor Kesehatan dan Keselamatan Kerja

1. Faktor Kesehatan Kerja

Telah diuraikan sebelumnya bahwa lingkungan, beban kerja,

kapasitas kerja dan kondisi kerja yang tidak sesuai merupakan beban

tambahan kerja bagi karyawan atau tenaga kerja. Sebaliknya lingkungan

yang higienis di samping tidak menjadi beban tambahan, juga

meningkatkan gairah dan motivasi kerja. Lingkungan kerja ini dibedakan

menjadi dua, yakni lingkungan fisik dan lingkungan sosial, dan kedua-

duanya sangat berpengaruh terhadap kesehatan kerja. Lingkungan fisik

mencangkup: pencahayaan, kebisingan dan kegaduhan, kondisi

bangunan dan sebagainya. Kapasitas kerja mencangkup: keterampilan,

kesegaran jasmani dan rohani, status kesehatan/gizi, usia, jenis kelamin

dan ukuran tubuh.

2. Faktor Keselamatan Kerja

Menurut Sedarmayanti (2009) Faktor yang mempengaruhi

Keselamatan Kerja terdiri dari 3 (tiga) faktor, diantaranya:

a. Faktor lingkungan kerja

b. Faktor manusia ( karyawan ) yang meliputi:

1) Faktor fisik dan mental: Kurang penglihatan atau pendengaran,

otot lemah, reaksi mental lambat, lemah jantung atau organ lain,

emosi dan saraf tidak stabil serta lemah badan

2) Pengetahuan dan keterampilan: Kurang memperhatikan metode

kerja yang aman dan baik, kebiasaan yang salah, dan kurang

pengalaman.

3) Sikap: Kurang minat/ perhatian, kurang teliti, malas, sombong,

tidak peduli akan suatu akibat, dan hubungan yang kurang baik

c. Faktor alat dan mesin kerja yang meliputi:

1) Penerangan yang kurang

2) Mesin yang tidak terjaga

3) Kerusakan teknis

Page 219: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|211

VI. Jenis Program Pelayanan Kesehatan Kerja

Program pelayanan kesehatan kerja lebih ditekankan pada pelayanan:

1. Pelayanan Kesehatan Kerja Promotif, meliputi: pendidikan dan

penyuluhan tentang Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3),

pemeliharaan berat badan yang ideal, perbaikan dan pemeliharaan

lingkungan kerja yang sehat

2. Pelayanan Kesehatan Kerja Preventif, meliputi: pemeriksaan

kesehatan (awal berkala, khusus), imunisasi, identifikasi dan

pengukuran potensi risiko, surveilans penyakit akibat kerja

3. Pelayanan Kesehatan KErja Kuratif, meliputi: pemeriksaan fisik dan

penunjang, pelayanan yang diberikan pada pekerja yang sudah

mengalami gangguan kesehatan

4. Pelayanan Kesehatan Kerja Rehabilitatif, meliputi latihan dan

pendidikan pekerja untuk dapat menggunakan kemampuannya yang

masih ada secara maksimal, penempatan kembali pekerja secara

selektif sesuai kemampuannya.

VII. Usaha Mencapai Keselamatan Kerja

Usaha-usaha yang dapat dilakukan untuk mencapai keselamatan

kerja dan menghindari kecelakaan kerja antara lain:

1. Analisis bahaya pekerjaan (Job Hazard Analysis)

Job Hazard Analysis adalah suatu proses untuk mempelajari dan

menganalisa suatu jenis pekerjaan kemudian membagi pekerjaan

tersebut ke dalam langkah-langkah menghilangkan bahaya yang

mungkin terjadi.

Dalam melakukan Job Hazard Analysis, ada beberapa langkah yang

perlu dilakukan:

a) Melibatkan Karyawan

Hal ini sangat penting untuk melibatkan karyawan dalam proses

Job Hazard Analysis. Mereka memiliki pemahaman yang unik

atas pekerjaannya, dan hal tersebut merupakan informasi yang

tak ternilai untuk menemukan suatu bahaya.

b) Mengulas Sejarah Kecelakaan Sebelumnya.

Mengulas dengan karyawan mengenai sejarah kecelakaan dan

cedera yang pernah terjadi, serta kerugian yang ditimbulkan

bersifat penting. Hal ini merupakan indikator utama dalam

menganalisis bahaya yang mungkin akan terjadi di lingkungan

kerja.

Page 220: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

212| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

c) Melakukan Tinjauan Ulang Persiapan Pekerjaan.

Berdiskusi dengan karyawan mengenai bahaya yang ada dan

mereka ketahui di lingkungan kerja. Lakukan brainstorm dengan

pekerja untuk menemukan ide atau gagasan yang bertujuan

untuk mengeliminasi atau mengontrol bahaya yang ada.

d) Membuat Daftar, Peringkat, dan Menetapkan Prioritas untuk

Pekerjaan Berbahaya.

Membuat daftar pekerjaan yang berbahaya dengan risiko yang

tidak dapat diterima atau tinggi, berdasarkan yang paling

mungkin terjadi dan yang paling tinggi tingkat risikonya. Hal ini

merupakan prioritas utama dalam melakukan Job Hazard

Analysis.

e) Membuat Outline Langkah- Langkah Suatu Pekerjaan.

Tujuan dari hal ini adalah agar karyawan mengetahui langkah-

langkah yang harus dilakukan dalam mengerjakan suatu

pekerjaan, sehingga kecelakaan kerja dapat diminimalisir.

2. Risk Management

Risk Management digunakan untuk mengantisipasi kemungkinan

kerugian atau kehilangan (waktu, produktivitas, dan lain- lain) yang

berkaitan dengan program keselamatan dan penanganan hukum.

3. Safety Engineer

Memberikan pelatihan, memberdayakan supervisor atau manajer

agar mampu mengantisipasi atau melihat adanya situasi kurang aman

dan menghilangkannya.

4. Ergonomika

Ergonomika adalah suatu studi mengenai hubungan antara manusia

dengan pekerjaannya, yang meliputi tugas- tugas yang harus

dikerjakan, alat- alat dan perkakas yang digunakan, serta lingkungan

yang digunakannya. dapat melalui: Job Rotation, Personal Protective

Equipment/ APD (alat pelindung diri), penggunaan poster, perlakuan

yang berhati- hati.

D. Rangkuman

1. Lingkungan kerja adalah sesuatu yang ada di sekitar para pekerja dan

yang mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas- tugas yang di

Page 221: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|213

bebankan. Lingkungan kerja dibagi menjadi lingkungan kerja fisik dan

non fisik.

2. Ergonomi ialah penyesuaian tugas pekerjaan dengan kondisi tubuh

manusia ialah untuk menurunkan stres yang akan dihadapi. Upayanya

antara lain berupa menyesuaikan ukuran tempat kerja dengan dimensi

tubuh agar tidak melelahkan, pengaturan suhu, cahaya dan kelembaban

bertujuan agar sesuai dengan kebutuhan tubuh manusia.

3. Kesehatan kerja adalah ilmu yang mempelajari hubungan antara

pekerjaan dan kesehatan. Hubungan itu dapat terjadi dua arah. Arah

pertama adalah bagaimana pekerjaan mempengaruhi kesehatan,

sedangkan arah kedua adalah bagaimana kesehatan mempengaruhi

pekerjaan. Dalam hal tersebut pertama dipelajari masalah kecelakaan

kerja, penyakit akibat kerja dan penyakit yang berhubungan dengan

pekerjaan. Dalam hal kedua dipelajari bagaimana pekerjaan yang sakit

agar tetap dapat menjalankan pekerjaan secara produktif.

4. Keselamatan kerja merupakan suatu usaha dan upaya untuk

menciptakan perlindungan dan keamanan dari resiko kecelakaan dan

bahaya baik fisik, mental, maupun emosional terhadap pekerja,

perusahaan, masyarakat, dan lingkungan.

E. DAFTAR PUSTAKA

Farida, Wilda Eka, 2019. Manajemen Sumber Daya Manusia dan Ergonomi

Unit Kerja Rekam Medis. Sidoarjo: Indomedia Pustaka

Hatta, Gemala R. 2009. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia Press.

Hasibuan S.P, Malayu. 2016. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi

Revisi, Jakarta: PT Bumi Aksara

Page 222: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

214| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

BIOGRAFI PENULIS

Penulis bernama Esraida Simanjuntak, dilahirkan

di Silangit pada tanggal 25 Maret 1986. Penulis beragama

Kristen Protestan. Penulis berstatus sudah menikah dan

bertugas di Universitas Imelda Medan.

Pendidikan formal penulis D-III masuk pad

atahun 2003 dan tamat pada tahun 2006 di Akper Pemkab

Taput, kemudian melanjutkan Pendidikan S-1 pada tahun

2007 dan selesai pada tahun 2009 pada Universitas Sumatera Utara/

Kesehatan Masyarakat dan kemudian melanjutkan studi S-2 pada tahun 2014

dan selesai pada tahun 2017 di Universitas Sumatera Utara/ Ilmu Kesehatan

Masyarakat.

Penulis pernah mengikut berbagai kegiatan pelatihan profesi, pada

tahun 2019 mengikuti pelatihan Bimbingan Teknis Sistem Penjaminan Mutu

Internal (SPMI) yang di adakan oleh Direktorat Penjaminan Mutu, Dirjen

Pembelajaran dan Kemahasiswaan Kemenristekdikti, pada tayuh 2019

mengikuti Workshop Peningkatan Tata Kelola PTS (Penguatan PTS) Tahap

II Tahun 2019 yang di adakan oleh KOPERTIS Wilayah 1 Sumut, pada

tahun 2019 mengikuti Bimbingan Teknis Pengembangan Kurikulum

Berorientasi Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia Dalam Rangka

Implementasi SN DIKTI Pada Era Industri 4.0 yang di adakan oleh

Direktorat Pembelajaran Direktorat Jenderal Pembelajaran dan

Kemahasiswaan KEMENRISTEKDIKTI, dan pada tahun 2021 mengikuti

Workshop Online Klinik Akreditasi LAM-PTKes 2021 yang di adakan oleh

Perkumpulan LAM-PTKes

Pengalaman jabatan dalam pengelolaan Institusi penulis

mendudukan Wakil Direktur 1 di APIKES Imelda pada tahun 2013-2018,

kemudian sebagai Sekretaris Prodi D-III Perekam Dan Infokes pada STIKes

Imelda pada tahun 2018 – 2019 dan sebagai Sekretaris Prodi D-III Perekam

Dan Infokes pada Universitas Imelda Medan pada 2019 – sekarang.

Page 223: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|215

Dalam organisasi proferi atau ilmiah penulis pada tahun 2019- 2020

pada organisasi APTIRMIKI sebagai Bendahara Korwil 1 Sumut, kemudia

pada tahun 2021-2022 pada organisasi APTIRMIKI sebagai Ketua Korwil 1

Sumut dan tahun 2015-Sekarang pada organisasi PORMIKI sebagai

Anggota.

Page 224: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

216| Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes

BIOGRAFI EDITOR

Editor bernama Erlindai, dilahirkan di Lindai. Penulis

beragama Kristen Protestan. Dan beralamat di Dusun

IV Jl.Lembaga Pemasyarakatan Gg.Targin,

Kel.Tanjung Kusta Kec.Sunggal Sumatera Utara,

Penulis berstatus sudah menikah dan bertugas di

Universitas Imelda Medan.

Pendidikan formal penulis D-III masuk pada

atahun 2006 dan tamat pada tahun 2009 di Akademi

Kebidanan Imelda Medan dan melanjutkan studi S-1

pada tahun 2011 dan selesai pada tahun 2013 pada STIKes Deli Husada

Delituapeminatan Studi Pendidikan Kesehatan dan Ilmu Prilaku (PKIP) dan

kemudian melanjutkan studi S-2 pada tahun 2013 dan selesai pada tahun

2015 di Program Study S-2 IKM Deli Huasada Delitua Minat Studi

Kesehatan Reproduksi.

Penulis pernah menulis berbagai karya ilmiah sebagai berikut: 1)

faktor-faktor penyebab keterlambatan pengklaiman bpjs rawat inap di rumah

sakit umum imelda pekerja indonesia (rsu ipi) medan tahun 2020 pada Tahun

2020 pada Jurnal (p-ISSN:2502-7786, e-ISSN: 2597-7156) Jurnal Ilmiah

Perekam dan Informasi Kesehatan Imelda Vol 5 No 1 Februari 2020 dengan

lama https://jurnal.univ-imeldamedan.ac.id/index.php/JIPIKI/article/-

view/408, 2) analysis of operating report form design in special kidney

rasyida medan pada tahun 2020 pada Jurnal (p-ISSN:2502-7786, e-ISSN:

2597-7156) Jurnal Ilmiah Perekam dan Informasi Kesehatan Imelda Vol 5

No.1 Edisi Februari 2020 pada laman https://jurnal.univ-

imeldamedan.ac.id/index.php/JIPIKI/article/view/360, 3) Enggunaan

Vidio Edukasi Dalam Upaya Penanggulangan Penyakit Kulit Pada Pemulung

Tahun 2020 pada tahun 2020 pada Jurnal Kesehatan Volume 11 Edisi 2020

STIKes Prima Nusantara Bukittinggi, Sumbar pada laman

http://ejurnal.stikesprimanusantara.ac.id/index.php/JKPN/article/view/56

Page 225: MEDIS PERENCANAAN UNIT KERJA REKAM

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis

Esraida Simanjuntak, SKM, M.Kes|217

6 4) Pengaruh Pemberian Informasi Kesehatan Menggunakan Media

Whatsapp Dalam Meningkatkan Dukungan Suami Terhadap Antenatal Care

Pada Ibu Hamil Di Kecamatan Padangsidempuan Utara 2020 pada tahun

2020 pada jurnal Fakultas Keperawatan dan Kebidanan Universitas Prima

Imelda pada lama http://jurnal.unprimdn.ac.id/index.php/Jumkep/index

http://jurnal.unprimdn.ac.id/index.php/Jumkep/article/view/1374/931 5)

5) beban kerja dibagian rekam medis menggunakan metode (work load

indikator staffing need) di rumah sakit umum permata bunda medan 2019

pada tahun 2019 pada jurnal Vol 3,No1(2020) excell nt midwifery journal

pada laman

http://jurnal.mitrahusada.ac.id/index.php/emj/article/view/110, 6) faktor

penyebab keterlambatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap

di rs estomihi medan tahun 2019 pada tahun 2019 pada junrla ISSN (Online)

: 2597-7156 ISSN (Print) : 2502-7786 Jurnal Ilmiah Perekam dan

Informasi Kesehatan Imelda Vol 5 No.2 Edisi Agustus 2019 pada lama

https://jurnal.univ-imeldamedan.ac.id/index.php/JIPIKI/article/view/86

7) tinjauan kepuasan pasien pada pelayanan pendaftaran rawat jalan di upt

rumah sakit khusus mata medan tahun 2019 terbit pada tahun 2019 pada

Jurnal Ilmiah Perekam dan Informasi Kesehatan Imelda Vol 4 No.1 Edisi

Februari 2019 pada lama https://jurnal.univ-

imeldamedan.ac.id/index.php/JIPIKI/article/view/79.

Dalam organisasi proferi atau ilmiah penulis mengikuti PORMIKI

(Perhimpunan Profesional Perekam Medis dan Informasi Kesehatan

Indonesia) SK Dewan Pimpinan Daerah PORMIKI Nomor.

DL.02.01/106/VIII/2016 Tentang Penetapan Anggota PORMIKI DPD

Sumatera Utara pada tahun 2016-sekarang sebagai Anggota aktif dan sebagai

Sekertaris LPMI STIKes Imelda Medan SK Yayasan

Nomor:583/SK/STIKes-IM-X/2018/i pada tahun 2018-Sekarang sebagai

Serkertaris