Padlah Riyadi., SE., Ak., CA., MM.

AUDIT SDMDalam rangka memberikan suatu kontribusi strategis dan tercapainya tujuan lainnya, maka bidang SDM harus menjunjung tinggi pentingnya faktor manusia bagi perkembangan perusahaan. Dengan kata lain, pengembangan produktivitas perusahaan salah satunya dapat dilakukan melalui pendekatan SDM-nya. Namun demikian, pengembangan produktivitas perusahaan melalui pendekatan SDM harus terintegrasi dengan pendekatan sistem yang ada secara keseluruhan.

Dengan cara melakukan audit (penilaian) terhadap diri sendiri sebagai langkah pertama menuju per-baikan yang terus-menerus, departemen SDM dapat menemukan dan memperbaiki masalah2 sebelum masalah tersebut menjadi serius. Apabila hal ini dilakukan secara benar maka proses audit akan menciptakan kesamaan persepsi antara departemen SDM dengan manajer operasi dengan catatan semua anggota departemen bertindak objektif dalam melakukan audit tersebut.

Ruang lingkup dan tanggung jawab departemen SDM sebagai sebuah sub sistem atau departemen dari perusahaan cukup luas, yaitu meliputi ‘penilaian yang komprehensif’. Departemen SDM menguji seluruh model, akan tetapi suatu audit yang efektif tidaklah hanya menguji subsistem, melainkan meyakinkan bahwa semua subsistem yang ada harus membentuk sebuah pendekatan rasional terhadap pembentukan dan pemberian pelayanan.Dalam dunia bisnis semua hasil pekerjaan manu-sia tidak ada yang sempurna, di mana pekerjaan manusia sering mengalami kesalahan dan ke-

gagalan atau terjadi penyimpangan2, baik pe-nyimpangan yang disengaja maupun tidak, sehingga perlu dilakukan pemeriksaan untuk me-minimalkan kesalahan ataupun menghilangkan penyimpangan2 di kemudian hari. Audit SDM akan mengevaluasi kegiatan2 yang dilakukan dalam perusahaan. Audit tersebut mungkin mencakup satu departemen atau per-usahaan secara keseluruhan. Hasilnya akan mem-berikan umpan balik tentang fungsi SDM bagi para manajer operasional dan Dept.SDM. Ini juga mengemukakan seberapa baik para manajer mengelola tugas2 SDM.

PENGERTIAN AUDIT SDMAda berbagai pendekatan yang dapat dilakukan dalam melaksanakan pengawasan, salah satunya dengan AUDIT. Dengan demikian pada mulanya audit merupakan ruang lingkup dari tugas mana-jemen suatu perusahaan, sejalan dengan hakikatpengawasan itu sendiri menjadi fungsi dari setiap level manajemen. Sehingga semakin besar organi-sasi suatu perusahaan. Biasanya mungkin bebera-pa perusahaan memiliki cabang yang tersebar di dalam dan luar negeri.

Kegiatan audit tidak mungkin lagi dirangkap secara fungsional oleh para manajer/departemen tertentu karena akan kehilangan objektivitas dan independensi dalam pelaksanaan tugasnya. Sehingga terkadang diperlukan suatu organisasi yang berdiri sendiri dan terpisah dari kegiatan rutin.AUDIT sebagai proses dengan kemampuan dan independensi seseorang dapat menghimpun dan mengevaluasi bukti2 dari keterangan yang terukur dari suatu kesatuan ekonomi dengan tujuan untuk mempertimbangkan dan melaporkan tingkat kesesuaian dan keterangan yang terukur tsb dengan kriteria yang telah ditetapkan.

Jadi AUDIT adalah kegiatan pemeriksaan terhadap suatu kesatuan ekonomi yang dilakukan seseorang atau kelompok/ lembaga yang independen yang bertujuan untuk mengevaluasi atau mengukur lembaga/perusahaan dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan dengan kriteria yang telah ditentukan.

RUANG LINGKUP AUDIT(1) Manajemen/policy audit (2) Performance/operasional audit(3) Financial Audit.

Sepintas diantara ketiga bentuk audit tsb dalam praktik sulit dipisahkan satu sama lain. Oleh karena itu audit itu sendiri dapat diartikan sebagai suatu kegiatan penilaian objektif dan independen untuk mengkaji semua kegiatan, utamanya di bidang SDM.

Ketiga audit tsb diidentifikasi sbb:1. Manajemen audit/policy audit merupakan

suatu penilaian yang dilaksanakan secara sistematis dan independen, berorientasi ke masa depan terhadap keputusan dan kebijaksanaan yang dilakukan oleh manajemen dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi manajemen, pencapaian rencana yang telah ditetapkan serta pencapaian social objective.

2. Performance/ Operasional audit merupakan suatu kegiatan penilaian secara sistematis dan independen, berorientasi masa depan atas semua kegiatan yang ada dalam suatu perusahaan, utamanya dalam bidang SDM.

Baik yang menyangkut kegiatan top-midle atau low management, dengan tujuan untuk meng-adakan perbaikan rencana kerja perusahaan, pencapaian tujuan serta meningkatkan manfaat SDM yang ada pada perusahaan itu, serta pengembangan SDM.

3. Financial Audit, yang mempunyai orientasi pengujian/penilaian secara independen dan objektif atas tingkat kewajaran dan kecermat-an serta data keuangan/administrasi untuk memberikan perlindungan keamanan aset perusahaan dengan melakukan evaluasi kelayakan internal control yang ditetapkan.

LATAR BELAKANG PERLUNYA AUDIT SDM

a. Audit menelaah seberapa baik manajer mema-tuhi kebijakan SDM. Jika manajer mengabaikan kebijakan SDM atau melanggar peraturan hu-bungan karyawan, audit akan mengungkapkan kesalahan2 ini sehingga tindakan korektif sege-ra diambil.

b. Disamping memastikan ketaatan, audit dapat meningkatkan citra Dept SDM dan kontribusi-nya terhadap perusahaan.

c. Dept SDM yang efektif memenuhi tujuan per-usahaan dan kebutuhan karyawan. Tim audit mengumpulkan berbagai informasi, gaji, karier dan umpan balik dari karyawan dsb.

AUDIT SDM DAPAT DILAKSANAKAN:1. Ketika dirasa perlu olehTop Manajemen2. Ketika suatu kekuatan eksternal yang

memak-sa suatu tinjauan (perusahaan induk, perusahaan yang mengakuisisi, dewan komisaris, pemerintah dll)

3. Ketika seorang manajer baru yang bertang-gungjawab atas Dept SDM

4. Ketika perusahaan yang signifikan dalam dunia usaha yang memaksa konsiderasi ulang MSDM

5. Ketika suatu keinginan spesial SDM untuk me-ningkatkan praktik dan sistem SDM perusahaan

NORMA AUDIT

Dalam menyusun norma audit, hendaknya diper-timbangkan mengenai pengembangan berikut : manajemen diminta lebih bertanggung jawab atas efektivitas sistem pengendalian intern (internal control) dan mutu pekerjaan organisasi perusahaan tsb. anggota manajemen semakin dapat menerima internal audit sebagai alat untuk menyediakan

analis2 yang objektif, penilaian2, rekomendasi2,

saran2 dan informasi mengenai pengendalian dan prestasi organisasi perusahaan. Eksternal auditor dapat mempergunakan hasil

pekerjaan audit untuk melengkapi pekerjaan mereka karena departemen audit telah menye-diakan bukti2 yang cukup dan independen

TUJUAN DARI NORMA AUDIT a. Menanamkan pengertian atas peranan dan tang-

gungjawab departemen audit kepada semua level manajemen, badan atau lembaga lainnya yang mempunyai hubungan dengan audit.

b. Menetapkan dasar sebagai pedoman dan peng-ukuran tugas2 audit;

c. Perbaikan atas pelaksanaan tugas2 audit.

NORMA INTERNAL AUDITMeliputi :1. Independensi departemen audit dari kegiatan2

objek yang diperiksa dan objektivitas internal audit

2. Kemahiran jabatan auditor harus dipergunakan secara seksama

3. Ruang lingkup tugas departemen audit4. Pelaksanaan tugas departemen audit5. Pengelolaan departemen audit

MANFAAT AUDIT a. Mengidentifikasi kontribusi2 Dept.SDM bagi

organisasib. Meningkatkan citra profesional Dept.SDMc. Mendorong tanggungjawab dan profesional-

isme yang lebih besar diantara karyawan Dept.SDM

d. Memperjelas tugas2 dan tanggungjawab Dept.SDM

e. Menstimulasi keragaman SDM kebijakan dan praktek2 SDM

f. Menemukan masalah2 SDM yang kritisg. Menyelesaikan keluhan2 dengan berpedoman

pada aturan2 yang berlakuh. Mengurangi biaya2 melalui prosedur yang

efektifi. Meningkatkan kesediaan untuk mau menerima

perubahan yang diperlukan di Dept.SDMj. Memberikan/mewajibkan suatu evaluasi/telaah

yang cermat atas Sistem Informasi Dept.SDM

BIDANG UTAMA YANG DICAKUP AUDIT SDMSISTEM INFORMASI SDMRencana2 SDM : Pemberian Kompensasi- Taksiran permintaan dan suplai- Persediaan keahlian- Bagan penggantian dan ringkasan

penggantian- Tingkat gaji dan upah- Paket tunjangan karyawan- Jasa2 untuk karyawan yang disediakan

oleh perusahaan

INFORMASI ANALISIS PEKERJAAN Deskripsi Pekerjaan Spesifikasi pekerjaan Standar kinerja pekerjaan

PENYUSUN STAF DAN PENGEMBANGANRekrutmen : Sumber2 rekrutmen Ketersediaan calon pelamar Lamaran2 pekerjaan

SELEKSI : Rasio2 seleksi Prosedur2 seleksi Adanya peluang kerja yang sama

PELATIHAN DAN ORIENTASI Program2 orientasi Tujuan2 pelatihan dan prosedur Tingkat proses belajar

PENGEMBANGAN KARIER Keberhasilan penempatan internal Program perencanaan karier Upaya2 pengembangan SDMKONTROL DAN EVALUASI ORGANISASIPenilaian Kinerja : - Standar2 dan ukuran kinerja

- Tujuan2 pelatihan & prosedur - Tingkat proses belajar

Hub.Manajemen : * Kepatuhan legal dan karyawan * Manajer2 pelaksana

* Upaya2 pengembangan SDM

TUJUAN AUDIT SDMa. Menilai efektivitas SDM b. Mengenali aspek2 yg masih dapat diperbaikic. Mempelajari aspek2 tsb secara mendalamd. Menunjukkan kemungkinan perbaikan, dan

membuat rekomendasi untuk pelaksanaan per-baikan tsb. Pelaksanaan audit ini hendaknya mencakup evaluasi terhadap fungsi SDM, peng-

gunaan prosedur oleh para manajer,dan dampak kegiatan tsb pada sasaran kepuasan kerja.

SUMBER DATA AUDIT SDM

Sumber data dapat dipergunakan untuk keperluan

audit:1. Pemeriksaan fisik2. Konfirmasi3. Dokumentasi 4. Orientasi5. Observasi6. Pertanyaan pada klien