MANAJEMEN PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

DR.Moh.Ali Shahab, SE, M.Si

Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia

1. Menentukan kebutuhan tenaga manusia

2. Menentukan kualifikasi jabatan

3. Menentukan program pengembangan dan pelatihan

4. Menyusun program karir

5. Menyusun sistem kopetensi

6. Menyusun budget

Kualifikasi Sumber Daya Manusia

Untuk mengetahui mutu tenaga kerja yang dibutuhkan dipergunakan standar kualifikasi (persyaratan) sebagai pembandingnya. Standar ini merupaka persyaratan minimum yang harus dipenuhi agar seorang karyawan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan baik atau biasa disebut Analisa Jabatan.

Lanjutan …

Analisa Jabatan (Job Analysis) pengumpulan dan pemeriksaan atas aktifitas kerja pokok didalam sebuah posisi serta kualifikasi (kahlian, kemampuan serta individu lainnya) yang diperlukan untuk melakukan aktivitas tersebut.Istilah lainnya = Analisis pekerjaan; Analisis Tugas dan penelitian kerja.

Lanjutan

Analisis jabatan biasanya dilaksanakan tiga kesempatan:

1. Organisasi pertama kali dibentuk & program analisa jabatan dimulai untuk pertama kalinya.

2. Pada saat dibuat pekerjaan yang baru.

3. Pada saat pekerjaan berubah secara signifikan sebagai akibat metode baru, prosedur baru dan teknologi baru.

Lanjutan …

Manfaat Analisis Jabatan :Analisa penyusunan pegawai.Desain organisasiTelaah perencanaan kinerja pegawai.Suksesi ManajemenPelatihan dan PengembanganJalur karirKriteria seleksiEvaluasi pekerjaan

Lanjutan …

Hasil dan analisa jabatan adalah Deskripsi jabatan da spesifikasi. Proses analisa jabatan sendiri sebenarna merupakan suatu pengumpulan data.

Metode – metode analisa jabatan.

1. Metode Observasi

2. Metode wawancara

3. Metode Kuesioner

4. Metode buku harian.

Deskripsi jabatan.

Dokumen tertulis lengkap yang mengidentifikasikan pekerjaan yang harus dilaksanakan serta tanggung jawabnya, hubungannya dengan pekerjaan-pekerjaan lain, persyaratan pelaksaannya, frekwensi atau ruas lingkupnya.

Lanjutan …Pedoman penyusunan deskripsi jabatan:

Terfokus pada muatan pekerjaan. Deskripsikan cara pekerjaan sesungguhnya dilakukan oleh pemegang saham.Mentukan keluaran pekerjaan. Memberikan indikator kuantitatif dan hasil yang diharapkan sebagi persyaratan normal.Hindari bahasa yang kabur dan tidak jelasMembuat peringkat komponen-komponen pekerjaan dalam urutan signifikan dan waktu yang dikorbankan untuk setiapnya.Gunakan deskripsi yang terpisah untuk posisi. Kombinasi pekerjaan hanya jika deskripsi yang terpisah menunjukan bahwa mereka sesungguhnya sama dalam isi dan persyaratan

Lanjutan …

Dalam penyusunan deskripsi jabatan ini hendaknya mudah dipahami dan dibaca serta memudahkan biasanya dimulai dengan pertanyaan apa mengapa dan bagaimana kita melaksanakan pekerjaan tersebut. Untuk itu bisa digunakan cara sebagai berikut:

Lanjutan …

Identifikasi jabatanIkhtisar/ringkasan jabatan.Tugas yang dilaksanakan.Pengawasan yang diberikan dan yang diterima.Hubungan dengan jabatan yang lain.Bahan-bahan, alat-alat dan mesin-mesin yang dipergunakan.Kondidi kerjaPenjelasan istilah-istilah yang tidak lazimKomentar tambahan untuk melengkapi penjelasan diatas

Spesifikasi Jabatan

Spesifikasi jabatan tuntutan-tuntutan pekerjaan atas kearyawan yang melakukannya dan keahlian-keahlian manusia disyaratkan;Informasi yang terdapat dalam sesifikasi jabatan, dapat berupa satu dari ketiga kategori berikut ini:

1. Persyaratan-persyaratan kualifikasi umum seperti pengalaman dan pelatihan;

2. Persyaratan-persyaratan pendidikan3. Pengetahuan, keahlian-keahlian dan

kemampuan spesifikasi jabatan haruslah hanya mencakup kualifikasi yang jelas-jelas berhubungan dengan kinerja pekerjaan yang dapat diterima.

Design Pekerjaan

Desain pekerjaan (Job design) adalah proses penentuan tugas-tugas yang akan dilaksanakan, metode-metode yang digunkan untuk melaksanakan tugas-tugas ini, da bagaimana pekerjaan tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya didalam organisasi

Ada beberapa tehnik dalam menyusun design pekerjaan, yakni:

Simplifikasi pekerjaan

Tehnik ini menganggap bahwa pekerjaan dapat dibagi-bagi kedalam tugas-tugas yang sederhana dan berulang-ulang yang memaksimalkan efisiensi.

Rotasi Pekerjaan

Tehnik individu secara sistimatis berpindah dari satu posisi keposisi lain dalam sebuah organisasi.

Lanjutan …

Pemekaran pekerjaanTehnik ini menambahkan tanggung jawab

yang serupa dalam rabgka memberikan variasi yang lebih besar

Penetapan Jumlah Tenaga Kerja.Masalah kedua dalam penentuuan

kebutuhan tenaga kerja setelah mutu tenaga kerja adalah menepkan jumlah masing-masing karyawan yang diperlukan. Untuk menetapkan jumlah kebutuhan karyawan diperlukan:

Lanjutan …

1. Melakukan peramalan/proyeksi terhadap kebutuhan perusahan untuk suatu periode tertentu.

2. Melakukan analisis terhadap kemampuan tenaga kerja yang sekarang ini untuk memenuhi kebutuhan tersendri.

Peramalan Kebutuhan Tenaga Kerja

1. Man Hours Berdasarkan jam kerjaBerapa man hours yang diperlukan untuk menyelesaikan satu barang, memproses satu formulir/ surat, melayani seorang langganandan sebagainya. Kemudian beban kerja dalam total “man haurs” dibagi dengan “manhours” persatuan barang, akan mengahasilkan berapa “man hours” yang diperlukan selama periode tersebut dan akhirnya dengan dibagi lama kerja tiap karyawan dapat menghasilkan jumlah karyawan yang diperlukan

Lanjutan …

Contoh:1 bulan (180 jam) direncanakan 22. 000 unit

tiap unit memerlukan 0.09 jam kerja Total waktu yang diperlukan: 22.000 x 0.09 = 1980Jumlah TK yang dibutuhkan = 1980 : 180 = 11 TKCara lain 2. Berdasarkan omzet

penjualan 3. Cara antrian

Lanjutan …

Hasil yang segera diperoleh dari analisis beban kerja (work load analysis) adalah penentuan jumlah karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu beban kerja tertentu pada waktu yang tertentu pula.

Pendekatan diatas hanyalah merupakan suatu analisis jangka panjang, masih banyak faktor lain yang perlu diperhatikan. Faktor-faktor tersebut antara lain:

Lanjutan …

1. Distribusi umur pendek

2. Perkembangan tehnologi, baik terhadap produk maupun prosesnya

3. Persaingan

4. Tingkat aktivitas ekonomi

5. Rencana pengembangan perusahaan

Analisa Kebutuha Tenaga Kerja.

Analisa kenutuhan tenaga kerja (work force analysis) agak berbeda dengan analisa beban kerja (work load analysis). Seperti contoh diatas, penetapan jumlah karyawan sebanyak 11 orang dengan menggunkan analisa beban kerja ternyata kurang memadai. Sebab dari 11 orang tersebut ada kemungkinan tidak semuanya berada ditempay kerja. Mungkin salah satu atau dua dari mereka tidak masuk kerja oleh karena itu terlalu riskan apabila kita tidak menggunakan work force analysis

Lanjutan …

2 Masalah utama yang perlu dipertimbangkan yaitu tingkat absensi dan pemaparan tenaga kerja.Tingkat AbsensiSemakin besar tingkat absensi karyawan, maka akan semakin menyulitkan perusahaan dalam mencapai target produksinya misalnya. Tingkat absensi merupakan perbandingan antara hari-hari yang hilang dengan keseluruhan hari yang tersedia untuk bekerja. Tingkat absensi dapat dirumuskan sebagi berikut:

Hari kerja yang hilang

Tingkat =

Absensi Hari bekerja + hari tidak bekerja

Lanjutan …

Pengamatan terhadap absensi dilakukan dengan jalan sebagai berikut.

• Mencatat nama karyawan yang absen sebagi dasar untuk melakukan tindakan pendisiplinan

• Mencatat sebab-sebab ketidakhadiran • Mmeperhatikan kelompok umur yang sering

absen• Memperhatikan kelompok jenis kelamin yang

absen• Memperhatikan hari-hari tidak masuk kerja.• Tingkat loyalitas/kondisi tempat kerja.

Perputaran Karyawan (Turnover)

Apabila dengan memperhatikan tingkat absensi kita menarik 12 orang karywan berartikita belum memperhitungkan kemungkinan kehilangan karyawan karena telah pensiun, meninggal dunia ataupun sebab-sebab lainya. Oleh karena itu analisa Turnover karyawan perlu dilakukan. Turnover diartikan sebagi aliran karyawan yang masuk dan keluar perusahaan. Turn over menunujkan tingkat kestabilan karyawan. Hal ini akan merugikan perusahaan karena kehilangan karyawan tersebut juga akan muncul biaya baru untuk merekrut penggantinya.

Lanjutan …

Tingkat perputaran tenaga kerja dinyatakan denga beberapa rumusan terbut menyangkut masalah:Accession = penambahan karyawanSeparation = Pemutusan yaitu pengunduran diri, pemecatan, pensiun, meninggal dunia.Replacement = penggantian yaitu pertukaran satu tambahan (accesion) ditamah satu pemutusan (separation) danRata-rata angkatan kerja jumlah tenaga kerja pada awal periode ditambah jumlah tenaga kerja akhir periode dibagi dua.

Lanjutan …

Misalnya rata-rata nagkatan kerja adalah 800 orang/bulan saelama satu periode terjadai 16 accession dan 24 separation. Tingkat accesion adalah 16/800 x 100% = 2% tingkat separation adalah 24/800 x 100% = 3% dan tingkat replacement adalah sebesar 16/800 x 100% = 2%. Tingkat replacement biasa disebut “Net Labour Turnover” menekankan pada biaya perputaran tenaga kerja untukmenarik dan melatih karyawan pengganti.

Lanjutan …

Bila kita kembali pada contoh terdahulu dengan memperhatikan tingkat absensi, kita perlu menarik 12 karyawan. Dan dengan memperhatikan perputaran tenaga kerja kita mungkin akan menarik 13 orang. Jadi mentukan banyaknya karyawan kita perlu menggunakan work force analysis yang berarti work load analysis + % absensi +%

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

1. Perencanaan sumber daya manusia (SDM) dapat dirumuskan sebagai suatu usaha untuk memperkirakan berapa dan jenis karyawan manakah yang akan dibutuhkan dimasa depan, dan hingga berapa jauh kebutuhan ini kiranya dapat dipenuhi

2. Perencanaan SDM antaranya dapat membantu management dalam mengambil keputusan untuk:

a. Penarikan SDM (recruitment)b. Menghindarkan penggunaan SDM dalam

jumlah yang terlampau banyak.c. Menetukan jenis latihan dan jumlah SDM

yang akan dilatihd. Menentukan biaya SDM.

Lanjutan …

3. Mengingat dinamika masyarakat dan adanya kemungkinan perubahan dalam tujuan organisasi, perlu diadakan penyesuaian dalam rencana SDM secara berkala.

4. Rencana SDM hendaknya didasarkan atas rencana kegiatan organisasi yang mencerminkan tujuan organisasi dapat diperhitungkan kebutuhan akan pelbagai jenis SDM. Berdasarkan perkiraan kebutuhan ini. Penilaian atas keadaan SDM yang sudah ada dan supply yang dapat diharapkan dari luar, dapat disusun rencana SDM

Lanjutan …

5. Dalam usaha untuk menyusun suatu rencana SDM seyogyanya dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut :

a. Penyusunan suatu kelompok pembuat rencana SDM. Dalam kelompok ini diikut sertakan para manjer yang bertanggung jawab atas usaha-usaha didalam organisasi.

Lanjutan …

b. Perumusan tujuan perencanaan SDM dalam rangka tujuan organisasi secara keseluruhan harus mempertimbangkan:

i. Rencana-rencana dibidang pemasaran

ii. Peningkatan atau pengurangan kegiatan-kegiatan operasional.

iii. Perubahan dalam organisasi

iv. Pembatasan-pembatasan dibidang keuangan.

Lanjutan …

c. Penilaian pemanfaatan SDM, khususnya :

i. Jumlah pelbagai jenis SDM yang ada diorganisasi

ii. Angka-angka tentang ketidakhadiran karyawan dan angka-angka “Turnover” (keluar masuk pegawai)

iii. Angka-angka mengenai waktu lembur

iv. Hasil karya karyawan.

v. Tingkat balas jasa dibandingkan dengan yang diberikan oleh organisasi-organisasi lain.

Lanjutan …d. Potensi supply SDM, khususnya:

i. Pengaruh perpindahan penduduk lokalii. Pengaruh usaha penarikan SDM atau

kelebihan tenaga organisasi-organisasi setempat

iii. Kemungkinan pemanfaatan jenis-jenis SDM yang hingga kini belum dipergunakan, misalnya SDM “PART TIME”

iv. Perubahan-perubahan dala produktifitas atau cara-cara kerja.

Lanjutan …

6. Setelah memperhatikan hal-hal tersebut diatas, dapat disusunsuatu rencana SDM secara terperinci sesuai dengan fungsi, jenis pekerjaan dan lokasi, berapa jumlah pegawai yang secara realistis dapat dipekerjakan dalam pelbagai tahap dimasa depan. Rencana ini seyogyanya mencakup:

Lanjutan …

a. Jenis-jenis pekerjaan yang akan timbul, ditiadakan atau dirubah

b. Gambaran hingga berapa jauh penggunaan SDM untukmaksud lain ataupun pendidikan kembali adalah mungkin.

c. Perubahan-perubahan yang perlu diadakan pada tingkat “Supervisory” atau “managerial”

d. Kebutuhan pembinaan karyawane. Program penarikan SDM, penghentian atau

pemensiunan.f. Implikasi terhadap hubungan kerja dalam

organisasi.g. Mekanisme untuk “ feedback” jika perlu diadakan

perubahan dalam rencana ataupun tuuan organisasi.

Lanjutan …

7. Dalam prakteknya penyusunan rencana SDM seringkali terbentur kepada kesukaran-kesukaran. Hal ini acapkali disebabkan oleh:

a. Sifat usahanya yang tidak memungkinkan untuk mengadakan peramalan yang tepat.

b. Adanya keraguan pada pihak anggota-anggota management tertentu akan kegunaan dan pengeterapan rencana SDM.

c. Adanya usaha-usaha untuk menghambat diadakannya perubahan-perubahan yang tercantum dalam rencana karena yang bersangkutan merasa kedudukannya yang ersangkutan.

Lanjutan …

d. Tidak mudahnya untuk mengadakan ramalan yang tepat mengenai perubahan situasi ekonomi dan sosial dengan tepat.

e. Tidak dipenuhinya persyaratan adanya “Personnel regard” yang cakup lengkap untuk sedikitnya beberapa tahun.

f. Adanya kesukaran-kesukaran yang dihadapi oleh organisasi dibidang lain misalnya bidang keuangan.

Tujuan Organisasi

Kebutuhan akan SDM

Berapa

Jenis apa

Bilamana

Dimana

“Supplay SDM”“Supplay” sekarang dikurangi

“ pemborosan” dala penggunanFaktor-faktor pasaran SDM ekstern.Perubahan-perubahan dalam jam,Kondisi atau produktifitas kerja.

Kemungkinan penambahan “supplay” ekonomis (SDM part- time)

FEEDBACKKemungkinanPerubahan dlmTujuan

Rencana SDM

Program penarikan SDM dan pengurangan SDM yang tidak diperlukan

Program pembinaan karyawanKebijasanaan dibidang hubungan

Pentingnya Perencanaan SDM

1. Mengamankan pelaksanaan rencana-rencana perusahaan

2. Merupakan landasan rogram-program rekrutmen dan seleksi yaitu: lebih terarah dan mengikuti jadwal.

3. Merupakan landasan untuk penyusunan program pengembangan SDM yaitu: program pelatihan pegawai dan program pengembangan manajemen.

4. Mempermudah penyusunan anggaran biaya SDM.

5. Menghindari atau mencegah kelebihan dan kekurangan SDM suatu organisasi dalam arti kuantitatif maupun kualitataif.