Manajemen Kearsipan Hukum Dan HAM

MANAJEMEN KEARSIPANMANAJEMEN KEARSIPANDisampaikan Pada Persiapan Implementasi Sistem KearsipanDisampaikan Pada Persiapan Implementasi Sistem Kearsipan

Sesuai peraturan perundangan yang berlaku Sesuai peraturan perundangan yang berlaku Di Lingkungan Ditjen Administrasi Hukum Umum Kementerian Di Lingkungan Ditjen Administrasi Hukum Umum Kementerian Hukum Hukum

ddaan HAMn HAMJakarta, Desember Jakarta, Desember 20120111

Oleh :Oleh : Drs.Drs. Tato PujiartoTato Pujiarto

Kepala Sub Direktorat Kearsipan Kepala Sub Direktorat Kearsipan Pusat IPusat I

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIAARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA20201111

Nama : Drs. H. Tato Pujiarto Tempat/Tgl. Lahir : Cirebon, 10 Januari 1964NIP : 19640110 199103 1 001Pangkat/Gol. : Pembina Tk.I/ IV bPendidikan : S1 Sejarah Universitas PadjadjaranAlamat rumah : Jl. Swadaya 2 No. 64 Rt.003/07 Jagakarsa II Jakarta Selatan (12620)Instansi : Arsip Nasional RIAlamat kantor : Jl. Ampera Raya No.7 Cilandak Timur, Jakarta Selatan (12560)Telp./HP : 021 – 780 5852 ext.234, 0813 89771942Riwayat Pekerjaan/Jabatan : 1. TKST A II Jawa Barat 1990

2. CPNS ANRI 19913. PNS ANRI 1992 – sekarang4. Arsiparis 1995 – 19995. Kasubid Arsip Konvensional 1999 – 20016. Kasubdit Akuisisi Arsip Ormas/Orpol 2001 – 20037. Kasubdit Akuisisi Arsip Perusahaan 2003 – 20068. Kasubdit Bimvisi I, 2006 – 20079. Kasubdit Kearsipan Daerah I Wil. Timur 2007 – 200910. Kasubdit Kearsipan Daerah III Wil. Barat 2009 – 201111. Kasubdit Kearsipan Pusat I 2011 - Sekarang

Penugasan ke luar negeri : 1. Malaysia2. Singapura3. Thailand

BIODATA

PENGERTIANPENGERTIAN ARSIPARSIP

UU NO. 43 Tahun 2009 tentang KEARSIPAN :UU NO. 43 Tahun 2009 tentang KEARSIPAN :

Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

UU NO. 8 Tahun 1997 tentang DOKUMEN PERUSAHAAN :UU NO. 8 Tahun 1997 tentang DOKUMEN PERUSAHAAN :

Dokumen Perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.

TEKSTUAL (KERTAS)PETAFOTOFILMKASETCD/VCD/DVD

MEDIA ARSIPMEDIA ARSIP

Kementerian dan Lembaga

Pemerintah DaerahPerguruan TinggiOrmas dan ParpolBUMN dan SwastaPerseorangan

PENPENCIPTA ARSIPCIPTA ARSIP

ARSIP KEMENTERIAN ARSIP KEMENTERIAN HUKUM DAN HAMHUKUM DAN HAMREPUBLIK INDONESIAREPUBLIK INDONESIA

1. Arsip Fasilitatif2. Arsip Substantif

SIFAT ARSIPSIFAT ARSIP

1.1. OTENTIK, ASLI, UNIKOTENTIK, ASLI, UNIK

22.. NETRALNETRAL

33.. ADILADIL

FUNGSI ARSIPFUNGSI ARSIP(Berdasarkan UU No 43 Th. 2009)(Berdasarkan UU No 43 Th. 2009)

a. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu;

b. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta karena memiliki nilaiguna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan, yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Arsip Dinamis Arsip yang masih

digunakan oleh Pencipta

Arsip

Arsip Statis Arsip yang sudah tidah

digunakan oleh Pencipta

Arsip, tetapi bermanfaat

bagi masyarakat luas

Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus; Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Arsip DinamisArsip Dinamis

Arsip Aktif Arsip Aktif Sering Sering

digunakandigunakan Berada di Unit Berada di Unit

PengolahPengolah

Arsip Inaktif Arsip Inaktif Jarang Jarang

digunakandigunakan Berada di Berada di

UnitUnit KearsipanKearsipan

Arsip Arsip VitalVital

PENGERTIAN ARSIP VITAL

Vital : Sangat penting (KBBI, Jakarta, 1988)Arsip : Didefinisikan Pasal 1 UU No.43 Tahun 2009

Arsip VitalArsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Program Arsip VitalMetode yang sistematis dalam hal perlindungan dan penyediaan arsip dalam keadaan darurat yang meliputi perencanaan, pengelolaan & perlindungan jika terjadi bencana.

KLASIFIKASI ARSIP MENURUT ESENSINYA

Arsip VitalHarus ada bagi kelanjutan hidup organisasiBila hilang tidak bisa digantiBiasa disebut arsip kelas satuContoh : Sertifikat tanah, polis asuransi, personal file,

hak paten, daftar pemegang saham, anggaran rumah tangga, formula suatu obat, medical record dll.

Arsip Penting, contoh: bukti pembayaran, S.print, dll.Arsip Berguna, contoh: rek. Bank, korespondensi, dll.Arsip Tidak Berguna, contoh: undangan, ucapan

terimakasih, dll

(1) Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib membuat program arsip vital;

(2) Program arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan; identifikasi, perlindungan dan pengamanan, penyelamatan dan pemulihan;

(3) .......

PROGRAM ARSIP VITAL Pasal 56

1. Duplikasi2. Dispersal (Pemencaran)3. Vaulting (Peralatan Khusus)

METODE PERLINDUNGAN DAN PENGAMANAN ARSIP VITAL

•DUPLIKASIDUPLIKASI•Adalah metode pengamanan Adalah metode pengamanan arsip dengan cara arsip dengan cara menciptakan duplikat atau salinan/copy arsip. menciptakan duplikat atau salinan/copy arsip.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam duplikasi Hal-hal yang harus diperhatikan dalam duplikasi adalah memilih dengan cermat bentuk-bentuk adalah memilih dengan cermat bentuk-bentuk duplikasi yang diperlukan (digital, analog) dan duplikasi yang diperlukan (digital, analog) dan pemilihan media tergantung fasilitas peralatan pemilihan media tergantung fasilitas peralatan yang tersedia/biaya yang mampu disediakan. yang tersedia/biaya yang mampu disediakan.

METODE PERLINDUNGAN DAN PENGAMANAN ARSIP VITAL 2

METODE PERLINDUNGAN DAN METODE PERLINDUNGAN DAN PENGAMANAN PENGAMANAN

ARSIP VITAL ARSIP VITAL

DISPERSAL

Adalah metode pengamanan arsip vital dengan cara pemisahan penyimpanan arsip original dengan duplikasinya.

METODE PERLINDUNGAN DAN PENGAMANAN METODE PERLINDUNGAN DAN PENGAMANAN ARSIP VITALARSIP VITAL

PERALATAN KHUSUS (VAULTING)

Adalah metode pengamanan arsip vital dengan melakukan penyimpanan arsip/dokumen pada tempat dan sarana khusus (tahan api, kedap air, bebas medan magnet, bebas asam).

Misalnya : almari besi, filing cabinet/rak arsip, ruang bawah tanah/bunker.

Organisasi KearsipanPasal 16

Organisasi Kearsipan terdiri atas: Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan

Unit Kearsipan wajib dibentuk oleh LN, pemda, PTN, BUMN, BUMD

Lembaga Kearsipan terdiri atas: ANRI, arsip daerah provinsi, arsip daerah kab./kota, arsip PTN

ORGANISASI KEARSIPANORGANISASI KEARSIPAN

UNIT PENGOLAH

Menyimpan Arsip Aktif

UNIT KEARSIPAN

Menyimpan Arsip Inaktif

LEMBAGA KEARSIPAN

Melestarikan dan Memanfaatkan Arsip

Statis

Unit Kerja diLingkungan Kementerian

Hukum dan HAM

Memindahkan Arsip Inaktif

MenyerahkanArsip Statis

Bagian Tata Usaha Arsip Nasional Republik Indonesia

a. Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;

b. Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;c. Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta

arsip kepada lembaga kearsipan;d. Pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka

penyelenggaraan kerasipan dilingkungannya.

TUGAS UNIT KEARSIPAN Pasal 17

PENCIPTAAN- Design Formulir- Manajemen

Formulir- Tata Naskah

Dinas- Penggunaan

Kertas- Dll.

PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN- Sistem Penataan Berkas- Pengurusan Surat- Program Arsip Vital- Pengelolaan Pusat Arsip

PENYUSUTAN- JRA dan Penyusutan- Penilaian- Pemusnahan- Penyerahan Arsip Statis

PENCIPTAANPENCIPTAAN PENGGUNAAPENGGUNAANN

PENYUSUTANPENYUSUTAN

PENCIPTAAN ARSIPPENCIPTAAN ARSIP((CREATING AGENCYCREATING AGENCY))

Tahap kegiatan dalam penciptaan arsip, antara lain:

a. Penyusunan Pedoman Tata Naskah Dinas;b. Penyusunan disain formulir dan laporan;c. Penyusunan disain sarana pengurusan surat.

PENGGUNAAN ARSIPPENGGUNAAN ARSIP((USE AND MAINTENANCEUSE AND MAINTENANCE))

Tahap kegiatan pelaksanaan penggunaan dan pemeliharaan arsip sejak berada di unit tata usaha, unit pengolah sampai sampai dengan proses pemindahan arsip ke unit kearsipan, meliputi kegiatan:

a. Pengurusan surat;b. Pemberkasan dan Penemuan kembali arsip aktif;c. Pemeliharaan arsip;d. Program arsip vital.

PENYUSUTAN ARSIPPENYUSUTAN ARSIP(Berdasarkan UU 43 Th. 2009)(Berdasarkan UU 43 Th. 2009)

Kegiatan pengurangan arsip dengan cara :

a. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke Unit Kearsipan;

b. Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan tidak lagi memiliki nilaiguna, dan dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan;

c. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIFBERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Pada hari ini ….. tanggal …. bulan…. tahun……….. dilaksanakan pemindahan arsip inaktif, yang melibatkan:

Nama : ……….Jabatan : ……….Unit kerja : ……….dalam hal ini bertindak sebagai Pihak I.

Nama : ……….Jabatan : ……….Unit kerja : ………..dalam hal ini bertindak sebagai Pihak II.

Pihak I menyerahkan tanggungjawab dan wewenang pengelolaan arsip inaktif sebagaimana dimaksud dalam daftar terlampir kepada Pihak II. Pihak kedua akan mengelola dan memberi layanan arsip inaktif dimaksud kepada Pihak I.

Tempat, tanggal, bulan, tahun Pihak II Pihak I

……….. ……….

NO JENIS ARSIP TAHUN JUMLAH MEDIA KET.

1.

2.

PERENCANAAN Usulan perencanaan Unit Kerja beserta data pendukung

RPJM/ Pokok Kebijakan dan Strategi pembangunan/ RENSTRA

UNIT KERJA : ………..

Tempat, tgl, bln dan thn

Pejabat Penanggungjawab

Mengetahui/ menyetujui:

………………

DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKADAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKANN

1. Tidak memiliki nilai guna;2. Telah habis retensinya dan berketerangan

dimusnahkan berdasarkan JRA;3. Tidak ada peraturan perundangan yang

melarang;4. Tidak berkaitan dengan penyelesaian

proses hukum suatu perkara.

PEMUSNAHAN ARSIPPEMUSNAHAN ARSIP

1. Untuk arsip keuangan harus mendapat pertimbangan Ketua BPK dan persetujuan Kepala ANRI;

2. Untuk arsip kepegawaian harus mendapat pertimbangan Kepala BKN dan persetujuan Kepala ANRI;

3. Untuk arsip substantif harus mendapatkan persetujuan Kepala ANRI.

PEMUSNAHAN ARSIP TIDAK MEMILIKI PEMUSNAHAN ARSIP TIDAK MEMILIKI JRAJRA

Tahapan pemusnahan setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI:

1. Penetapan Pimpinan Lembaga

2. Dibuat Berita Acara dan Daftar Arsip yang dimusnahkan

3. Dilaksanakan secara total, baik fisik maupun informasinya

4. Disaksikan oleh pejabat bidang hukum dan pengawasan min.

2 orang

LANGKAH-LANGKAH LANGKAH-LANGKAH PEMUSNAHAN ARSIPPEMUSNAHAN ARSIP

Pada hari ini ….. tanggal …. bulan…. tahun……….. dilaksanakan pemusnahan arsip sebanyak …… sesuai daftar terlampir berdasarkan Surat Keputusan Pimpinan Lembaga Nomor…., dengan pertimbangan:

1. Telah melampaui jangka simpan sebagaimana diatur dalam Jadwal Retensi Arsip; 2. Telah dilakukan penilaian dan dinyatakan bahwa arsip dimaksud sudah tidak bernilaiguna lagi, tidak berkaitan dengan proses hukum dan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan. 3. Telah mendapat persetujuan dari ….. (instansi berwenang)

Pemusnahan arsip dilaksanakan dengan cara dicacah/ dibubur (pulp)/ dibakar, bertempat di ……… dengan disaksikan oleh:

1. …..2. …...3. ……

Berita Acara ini dibuat rangkap …. masing-masing diperuntukan bagi: ……

Tempat, tanggal, bulan, tahun Kepala……

……………

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIPBERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

UNIT KERJA: ………..

Tempat, tanggal dan bulan



………………

DAFTAR ARSIP YANG DIMUSNAHKANDAFTAR ARSIP YANG DIMUSNAHKAN

NO. JENIS ARSIP TAHUN JUMLAH MEDIA KET.

1.

2.

Usulan perencanaan Unit Kerja beserta data pendukung

Program Unit Kerja 2004

1. Lembaga negara tingkat pusat wajib menyerahkan arsip statis kepada ANRI;

2. Arsip statis yang diserahkan memiliki nilai guna kesejarahan;

3. Telah habis masa retensinya dan berketerangan permanen sesuai dengan JRA ;

4. Dibuat Berita Acara dan Daftar Arsip Statis yang diserahkan.

PENYERAHAN ARSIP STATISPENYERAHAN ARSIP STATISPasal 53Pasal 53

1. Kebutuhan Lembaga2. Memenuhi Peraturan Perundangan

a. Melakukan Penyusutan arsipb. Mencegah terjadinya penumpukan arsipc. Menjamin ketersediaan arsip bagi lembaga

Memenuhi Peraturan Perundang-undanganUU Nomor 43 Tahun 2009

Pasal 48

1. Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA.

2. JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.

3. Ketentuan lebih lanjut mengenai JRA diatur dengan peraturan pemerintah.

Pejabat dan/atau pelaksana yang tidak memenuhi kewajiban menyusun JRA mendapat sanksi administratif berupa teguran tertulis, penundaan kenaikan gaji berkala sampai dengan penundaan kenaikan pangkat ( Pasal 78, UU No. 43 Tahun 2009)

Menurut Peraturan PerundanganMenurut Peraturan PerundanganUU No. 43 Th. 2009 Pasal 1

Daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanannya atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan

dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip dan penyelamatan arsip.

JADWAL RETENSI ARSIPJADWAL RETENSI ARSIP (JRA) (JRA)

NONO JENIS ARSIPJENIS ARSIP RETENSIRETENSI KETERANGANKETERANGAN

AKTIF AKTIF INAKTIFINAKTIF

UNSUR-UNSUR JRAUNSUR-UNSUR JRA

a.a. Jenis Arsip/Series ArsipJenis Arsip/Series ArsipBerkas yang dicipta, diatur/dikelola sebagai suatu unit karena mempunyai hubungan : kesamaan subyek, fungsi, hasil dari kegiatan yang sama atau saling berhubungan dengan cara lain.

b.b. Masa Simpan (Retensi)Masa Simpan (Retensi)Jangka simpan waktu aktif dari jangka simpan waktu inaktif. Dapat menggunakan :- angka tahun : 1 tahun, 2 tahun, dst- kalimat : sampai haknya habis, selama barang masih

dimiliki, sebelum peraturan yang baru terbit - angka dan kalimat : 1 tahun setelah terbitnya SK, 2 tahun sesudah pemeriksaan (audit)

c.c. Nasib Akhir (pada kolom keterangan)Nasib Akhir (pada kolom keterangan)Permanen : arsip bernilai guna abadi, sekunder, historisMusnah : dalam waktu tertentu nilai gunanya habisDinilai kembali : susah menentukan permanen atau musnah

(juga jangan mudah menyebut kata ini)

Jenis – jenis JRA JRA Keuangan

(Perka ANRI No. 07/2007)

JRA Kepegawaian(Perber ANRI dan Ka. BKN No. 05/2007 dan No. 41/2007 )

JRA Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian

(Perka ANRI No. 12/2009)

JRA Substantif

contohcontoh

JADWAL RETENSI ARSIPJADWAL RETENSI ARSIP KEUANGAN KEUANGANNONO JENIS ARSIPJENIS ARSIP RETENSIRETENSI KETERANGANKETERANGAN

AKTIF AKTIF INAKTIFINAKTIF1.1.

2.2.

3.3.

Usulan Program, Usulan Program, kegiatan dan kegiatan dan anggarananggaran

Perda tentang APBDPerda tentang APBD

Buku Kas Umum, Buku Kas Umum, Buku Pembantu, Buku Pembantu, Register dan Buku Register dan Buku TambahanTambahan

1 tahun se1 tahun settelah TA elah TA berakhirberakhir



3 tahun3 tahun

3 tahun3 tahun

3 tahun3 tahun

MusnahMusnah

PermanenPermanen

Dinilai kembaliDinilai kembali

contohcontoh

JADWAL RETENSI ARSIPJADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN KEPEGAWAIANNONO JENIS ARSIPJENIS ARSIP RETENSIRETENSI KETERANGANKETERANGAN


2.2.

3.3.

Proses penerimaan Proses penerimaan pegawaipegawai

Berkas Perorangan Berkas Perorangan PNSPNS

Penyelesaian Penyelesaian pengelolaan pengelolaan keberatan pegawaikeberatan pegawai

22 tahun se tahun settelahelah semua semua diangkatdiangkat

11 tahun se tahun settelah elah berhenti/pensiunberhenti/pensiun

11 tahun se tahun settelah elah memperoleh keputusan memperoleh keputusan

tetaptetap

22 tahun tahun

22 tahun tahunSetelah hak dan Setelah hak dan kewajiban habis kewajiban habis

55 tahun tahun

MusnahMusnah

Musnah, kecuali Musnah, kecuali pejabat eselon I pejabat eselon I

dan pedan pegawai gawai lain yg terkait lain yg terkait

peristiwa peristiwa nasionalnasional

PermanenPermanen

Dinilai kembali, Dinilai kembali, kecuali SK kecuali SK Penetapan Penetapan

masuk berkas masuk berkas perseoranganperseorangan

JRA Fasilitatif Non Keuangan dan Non KepegawaianI. Perencanaan;II. Hukum;III. Organisasi dan Ketatalaksanaan;IV. Kearsipan;V. Ketatausahaan dan Kerumahtanggaan;VI. Hubungan Masyarakat;VII. Penelitian Pengkajian dan

Pengembangan;VIII. Kepustakaan;IX. Pendidikan dan Pelatihan;X. Teknologi dan Informasi;XI. Pengawasan.

JADWAL RETENSI ARSIPJADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF FASILITATIF

KEMENTERIAN PERUMAHANKEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT RAKYAT NONO JENIS ARSIPJENIS ARSIP RETENSIRETENSI KETERANGANKETERANGAN


2.2.

HukumHukum::

- Peraturan MenteriPeraturan Menteri

- Instruksi MenteriInstruksi Menteri

PerencanaanPerencanaan : :

- Rencana Rencana Pembangunan Jangka Pembangunan Jangka Panjang (RPJP)Panjang (RPJP)

- LaporanLaporan

a. Laporan Berkalaa. Laporan Berkala::

1)1) Laporan harianLaporan harian

2)2) Laporan MingguanLaporan Mingguan

3)3) Laporan bulananLaporan bulanan

4)4) Laporan triwulanLaporan triwulan

5)5) Laporan SemesteranLaporan Semesteran

6)6) Laporan tahunan unit Laporan tahunan unit kerjakerja

7)7) Laporan tahunan Laporan tahunan lembaga/instasilembaga/instasi

Selama berlakuSelama berlaku



1 tahun1 tahun

1 tahun1 tahun

1 tahun1 tahun

1 tahun1 tahun

1 tahun1 tahun

2 tahun2 tahun

2 tahun2 tahun

5 Tahun5 Tahun

2 Tahun2 Tahun

4 Tahun4 Tahun

1 tahun1 tahun

1 tahun1 tahun

1 tahun1 tahun

1 tahun1 tahun

2 tahun2 tahun

3 tahun3 tahun

4 tahun4 tahun

PermanenPermanen

Dinilai KembaliDinilai Kembali

PermanenPermanen

musnahmusnah

musnahmusnah

musnahmusnah

musnahmusnah

musnahmusnah

musnahmusnah

PermanenPermanen

JRA SUBTANTIF KEMENTERIAN LEMBAGA

?

contohcontoh

JADWAL RETENSI ARSIPJADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF SUBSTANTIF

KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYATKEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT



1.1.

2.2.

1.1.

PEMBIAYAANPEMBIAYAAN;;Pengkajian Bidang Pengkajian Bidang PembiayaanPembiayaan- TOR/KAK- TOR/KAK

Fasiltasi Pembiayaan Fasiltasi Pembiayaan PerumahanPerumahan

PENGEMBANGAN PENGEMBANGAN PENGAWASAN;PENGAWASAN;Laporan Kegiatan Fasilitasi Laporan Kegiatan Fasilitasi Bidang Pengembangan Bidang Pengembangan KawasanKawasan

22 tahun tahun setelah TA setelah TA

berakhirberakhir


berakhirberakhir


berakhirberakhir

8 tahun8 tahun

55 tahun tahun

55 tahun tahun

MusnahMusnah

MusnahMusnah, , kecuali kecuali deklarasideklarasi


contohcontoh

JADWAL RETENSI ARSIPJADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF SUBSTANTIF

KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYATKEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT



1.1.

2.2.

1.1.

PERUMAHAN SWADAYA PERUMAHAN SWADAYA ;;Pengkajian Bidang Pengkajian Bidang Perumahan SwadayaPerumahan Swadaya- TOR/KAK- TOR/KAK

Verifikasi bidang perumahan Verifikasi bidang perumahan swadayaswadaya

PERUMAHAN FORMAL;PERUMAHAN FORMAL;Database informasi Database informasi perumahan formalperumahan formal


berakhirberakhir


berakhirberakhir

Sampai Sampai dengan dengan

diperbaharuidiperbaharui

8 tahun8 tahun

88 tahun tahun

33 tahun tahun

MusnahMusnah


PermanenPermanen

TUJUAN PEMBUATAN JRA

1. Menghemat biaya, tempat dan sarana

2. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas

3. Kebutuhan organisasi

4. Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional

5. Mewujudkan konsistensi dalam penyusutan

6. Memenuhi persyaratan hukum UU 43/2009 dan PP 34/1979

JADWAL RETENSI ARSIPJADWAL RETENSI ARSIP(Pasal 4 PP 34 / 79)(Pasal 4 PP 34 / 79)

(1)(1) Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi ArsipRetensi Arsip,,

(2)(2) Arsip Nasional menetapkan pedoman untuk Arsip Nasional menetapkan pedoman untuk digunakan sebagi petunjuk dalam menetapkan digunakan sebagi petunjuk dalam menetapkan nilaiguna arsip,nilaiguna arsip,

(3)(3) Lembaga-lembaga Negara atau badan-badan Lembaga-lembaga Negara atau badan-badan Pemerintahan masing-masing wajib memiliki JRA Pemerintahan masing-masing wajib memiliki JRA yang berupa daftar berisi sekurang-kurangnya jenis yang berupa daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip berserta jangka waktu penyimpanannya sesuai arsip berserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.pedoman penyusutan arsip.

Prosedur Penyusunan JRA Prosedur Penyusunan JRA ( Pasal 5 PP 34/1979 )( Pasal 5 PP 34/1979 )

1. Memperhatikan pendapat Menteri Dalam Negeri.1. Memperhatikan pendapat Menteri Dalam Negeri.2. Mendengar pertimbangan Ketua BPK untuk arsip 2. Mendengar pertimbangan Ketua BPK untuk arsip

keuangan, dan Ketua BKN untuk arsip keuangan, dan Ketua BKN untuk arsip kepegawaian.kepegawaian.

3. Mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional RI.3. Mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional RI.4. Ditetapkan oleh Pimpinan Daerah.4. Ditetapkan oleh Pimpinan Daerah.5. Setiap perubahan JRA, ditetapkan sesuai dengan 5. Setiap perubahan JRA, ditetapkan sesuai dengan

cara 1 - 4.cara 1 - 4.

Pejabat/Pelaksana dikenai sanksi, apabila:- tidak mengelola Arsip Statis (Lem. Kearsipan)- tidak memiliki JRA (Kementerian/ Lembaga)- tidak membuat Daftar Pencarian Arsip ( Lem. Kearsipan)- tidak membuat Program Arsip Vital (Kementerian/Lembaga)- tidak membuka akses Arsip Statis (Lem. Kearsipan)

SANKSI ADMINISTRATIFSANKSI ADMINISTRATIFPasal 78 s.d. 80Pasal 78 s.d. 80

CONTOH ARSIP STATIS

Proklamasi

Pada hari ini ….. tanggal …. bulan…. tahun……….. , yang bertanda-tangan di bawah ini:

Nama : ……….Jabatan : ……….Unit kerja : ……….dalam hal ini bertindak sebagai Pihak I.

Nama : ……….Jabatan : ……….Unit kerja : ……….dalam hal ini bertindak sebagai Pihak II.

Pihak I menyerahkan tanggungjawab dan wewenang pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam daftar terlampir kepada Pihak II. Pihak kedua akan mengelola dan memberi layanan arsip statis untuk kepentingan pemerintah dan masyarakat.

Tempat, tanggal, bulan, tahunPihak II Pihak I

……….. ……….

BERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP STATISBERITA ACARA SERAH TERIMA ARSIP STATIS

NO JENIS ARSIP TAHUN JUMLAH MEDIA KET.

1.

2.

3.

RPJM/ Pokok Kebijakan dan Strategi pembangunan/ RENSTRA

PKT Tahunan Lembaga

Peraturan Menteri

UNIT KERJA: ………..

Tempat, tanggal dan bulan



………………

DAFTAR ARSIP YANG DISERAHKANDAFTAR ARSIP YANG DISERAHKAN

NILAI GUNA PRIMER NILAI GUNA SEKUNDER

Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga pencipta arsip.

Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga lain dan atau kepentingan umum di luar lembaga pencipta arsip sebagai bahan bukti dan pertanggungjawaban nasional.

NILAI GUNA ARSIP NILAI GUNA ARSIP SE KA. ANRI 02/1983SE KA. ANRI 02/1983

NILAI GUNA PRIMER NILAI GUNA SEKUNDER

Kegunaan bagi lembaga pencipta arsip- Nilai guna administrasi- Nilai guna hukum- Nilai guna keuangan- Nilai guna ilmiah dan teknologi

Kegunaan bagi masyarakat luas- Nilai guna evidential- Nilai guna informasional

NILAI GUNA ARSIPNILAI GUNA ARSIPSE KA. ANRI 02/1983SE KA. ANRI 02/1983

PeristiwaFenomenaTempatMasalahNamaDll.

- Pembentukan Lembaga- Perkembangan Lembaga- Fungsi- Kegiatan- Dll.

INFORMASIONALEVIDENTIALKEBUKTIAN/KEBERADAAN

NILAI GUNA SEKUNDERNILAI GUNA SEKUNDER

ARSIP STATIS

AKUISISI PEMELIHARAAN

PENGOLAHAN PERAWATAN LAYANAN INFORMASI

PEMELIHARAAN

Pengertian Akuisisi

a. Kamus Besar Bahasa IndonesiaAkusisi adalah Perolehan atau masukan.

b. Anne-Marie Schrtlich dan Barbara Reed dalam “Keeping Archives”Akusisi adalah suatu proses menambah koleksi arsip, baik dari sumbangan, transfer, perolehan atau pinjaman.

c. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 1999 “Pedoman Pelaksanaan Akuisisi Arsip Orde Baru”Akuisisi Arsip adalah proses perluasan khasanah arsip ANRI dengan cara menerima arsip bernilai guna pertanggungjawaban nasional atau arsip statis dari lembaga-lembaga negara dan badan pemerintah, swasta, dan perorangan sesuai dengan ketentuan-ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

TAHAPAN AKUISISI

1. PENDATAAN2. PENATAAN3. PENILAIAN4. PENYERAHAN5. PEMUSNAHAN

PENGOLAHANMembuat inventaris arsipPrinciple of provenance/ Asas Asal UsulPrinciple of Original Order/Asas Aturan AsliLebih lengkap dari daftar arsip

PERAWATANMemperbaiki arsip yang rusakEnkapsulasiMenghilangkan asamAlih media (microfilm)

Faktor Perusak Arsip1. Internal

- Kadar asam tinggi- Asesoris dalam arsip- Tali pengikat, dll.

2. Eksternal- Penggunaan tak terkendali- Biologi- Bencana alam, dll.

Layanan Informasi1. Arsip statis terbuka untuk umum2. Sarana DA dan Inventaris Arsip3. Berbeda dengan buku4. Hanya dibaca di Ruang Baca5. Ruang Baca Arsip terpisah dari Depo Arsip

Pejabat/Pelaksana dikenai sanksi, apabila:- tidak mengelola Arsip Statis (Lem. Kearsipan)- tidak memiliki JRA (Kementerian/ Lembaga)- tidak membuat Daftar Pencarian Arsip ( Lem. Kearsipan)- tidak membuat Program Arsip Vital (Kementerian/Lembaga)- tidak membuka akses Arsip Statis (Lem. Kearsipan)

SANKSI ADMINISTRATIFSANKSI ADMINISTRATIFPasal 78 s.d. 80Pasal 78 s.d. 80

1. Teguran tertulis;2. Penundaan gaji berkala; 3. Penundaan kenaikan pangkat;4. Penurunan pangkat.

BENTUK SANKSI ADMINISTRATIFBENTUK SANKSI ADMINISTRATIF

Seseorang akan dipidana, apabila:- Menguasai dan/atau memiliki arsip negara untuk kepentingan sendiri

dan orang lain yang tidak berhak;- Menyediakan arsip dinamis kepada yang tidak berhak;- Tidak menjaga arsip terjaga;- Tidak melaksanakan pemberkasan dan pelaporan arsip kegiatan

kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional; dan masalah pemerintahan strategis lainnya.

KETENTUAN PIDANAKETENTUAN PIDANAPasal 81 s.d. 88Pasal 81 s.d. 88

- Tidak menjaga kerahasiaan Arsip Tertutup;- Memusnahkan arsip di luar prosedur;- Memperjualkan atau menyerahkan Arsip Statis kepada pihak lain di luar ketentuan;

KETENTUAN PIDANAKETENTUAN PIDANAPasal 81 s.d. 88Pasal 81 s.d. 88

Penjara Denda Sesuai dengan tingkat pelanggarannya

BENTUK HUKUMAN PIDANA

Manajemen Kearsipan Hukum Dan HAM

Documents

Transcript of Manajemen Kearsipan Hukum Dan HAM