JURNAL PRAKTIKUM

PENERAPAN KOMPUTER

PENGGUNAAN MAIL MERGE PADA

MICROSOFT WORD 2003

O

L

E

H

NAMA : RUDY SITOMPUL

NIM : 1009000192

P. STUDY : AGROTEKNOLOGI

LABORATORIUM PENERAPAN KOMPUTER

FAKULTAS PERTANIAN

UNIVERSITAS ISLAM SUMATERA UTARA

MEDAN

2011

JURNAL PRAKTIKUM

PENERAPAN KOMPUTER

PENGGUNAAN MAIL MERGE PADA

MICROSOFT WORD 2003

O

L

E

H

NAMA : RUDY SITOMPUL

NIM : 1009000192

P. STUDY : AGROTEKNOLOGI

Jurnal Ini Merupakan Salah Satu Syarat Untuk Mengikuti Praktikum Penerapan Komputer Fakultas Pertanian

Universitas Islam Sumatera UtaraM e d a n

ASISTEN NILAI

( 1. M. Andry S. Manik )

( 2. Nanda Rahmadta ) ( )

( 3. Wahyu Hidayat )

KOORDINATOR

( Dian Hendrawan, SP., MM. )

LABORATORIUM PENERAPAN KOMPUTER

FAKULTAS PERTANIAN

UNIVERSITAS ISLAM SUMATERA UTARA

MEDAN

2011

I. Judul Praktikum : Pengunaan Mail Merge

II. Tanggal Praktikum : 27 Oktober 2011

III. Tujuan Praktikum : 1. Untuk mengetahui mekanisme pembuatan mail

merge.

2. mengetahui bagian dari menu - menu yang

menjadi penunjang pembuatan mail merge dari

microsoft word.

IV. Alat : Komputer

V. Prosedur Kerja : Langkah – langkah membuat mail merge :

- Pada menu Microsoft word klik tools

- Lalu klik letters and mailing

- Lalu pilih mail merge

- Klik next yang berada di kanan bawah screen

layout

- Kemudian next lagi

- Kemudian pilih type and new list

- Kemudian klik create

- Kemudian pilih customize

- Buat kategori untuk membuat mail merge

tersebut

VI. Tinjauan Pustaka

Mail merge adalah salah satu fasilitas yang disediakan oleh Ms.word untuk

mempermudah pekerjaan kita dalam membuat surat atau sertifikat yang isinya sama

tetapi tujuannya berbeda. Hanya saja ada sedikit perbedaan dalam proses

pembuatannya pada Ms.word 2007 dengan versi sebelumnya, walaupun prinsipnya

sama yaitu dengan membuat “Dokumen master” atau “Main document” yaitu

dokumen yang berisi surat tersebut yang isinya sama, dan yang kedua membuat “data

source” yaitu daftar yang bersi data (seperti :nama, alamat atau tempat tanggal lahir)

yang kemudian kita gabungkan sehingga menjadi dokumen yang kita inginkan

( Anonim, 2002 ).

Apabila field yang disediakan oleh Ms.word tidak sesuai dengan yang kita

butuhkan (dalam contoh ini field-field yang kita isikan adalah nama, alamat, kota, dan

program) kita dapat menambahnya dengan mengklik tombol customize columns.

Setelah itu akan tampil kotak customize columns Untuk menambahkan field-field

yang kita butuhkan tekan tombol “add”, (dalam contoh ini tambahkanlah : nama,

alamat, kota, dan program)( Berdarnidus, 1999).

Menambahkan field-field yang kita butuhkan, maka kita kembali ke kotak

“New address list” , selanjutnya kita akan mengisi field-field yang telah kita buat

dengan data-data yang kita miliki :

Untuk menambah data tekan tombol “New Entry”

Untuk menghapus data tekan tombol “Delete Entry”

Untuk mencari data tekan tombol “Find”

Jika data yang kita masukkan sudah cukup, tekan tombol OK , setelah itu kita akan

diminta untuk menyimpan data source tersebut( Prajnanta, 2003 ).

Menggabungkan Data Source ke dalam Dokumen Master Langkah berikutnya

yang harus dilakukan adalah memasukkan isi field dari data source tersebut ke dalam

dokumen master. Untuk lebih mudahnya amat disarankan agar toolbar Mail Merge

ditampilkan. Caranya, klik menu View --> Toolbars --> dan memastikan agar label

Mail Merge yang berada pada sub menu Toolbars terdapat centangnya. Jika belum

ada centangnya klik sekali pada label tersebut ( Rustam, 2001 ).

Membuat “Dokumen master” atau “Main dokumen”, sebagai contoh kita akan

membuat sertifikat pelatihan dengan data source berisi nama, alamat, kota, dan

program pelatihan yang di ikuti, setelah selesai membuat dokumen master maka kita

akan melanjutkan pada langkah kedua, Membuat Data Source Berikut adalah cara-

cara membuat data source pada Ms. Word 2007 Klik menu mailings pada toolbar

atas, kemudian pilih start mail merge, setelah itu pilih select recipients. Pada menu ini

terdapat tiga pilihan, yaitu :

Type New List, pilihan ini jika kita ingin membuat data source yang baru;

Use Existing List, pilihan ini jika kita ingin menggunakan data source yang ada;

Select from outlook contacts, pilihan ini jika kita ingin menggunakan data source

yang berasal dari alamat outlook. Karena kita akan membuat data source yang baru,

maka kita pilih pilihan pertama yaitu “Type New List” Setelah itu akan muncul kotak

“New address list”, nah pada kotak inilah kita bisa mengisikan data-data yang akan

kita gabungkan dalam dokumen master yang kita buat sebelumnya( Suseno, 2004 ).

Dalam acara pembagian saham Microsoft corp.

Kami Microsoft corp. yang berada di United states of

America. Jl. Bahagia Gg. Rukun. Mengundang anda

sebagai utusan dari Indonesia :

Nama : Rudy Cetomp

Alamat : Medan, Jl. Tembung Raya.

Kode Ms. Corp. : 36231a1E677908763432

Demikian di sampaikan, lebih dan kurangnya

kamai mohon maaf. Untuk itu terimakasih.

Ttd.

VII. Hasil dan Pembahasan

a. Hasil

b. Pembahasan

Dalam pembuatan mail merge dapat dinyatakan langkah - langkah yaitu

Pada menu Microsoft word klik tools Lalu klik letters and mailing Lalu pilih mail

merge Klik next yang berada di kanan bawah screen layout Kemudian next lagi

Kemudian pilih type and new list Kemudian klik create Kemudian pilih customize

Buat kategori untuk membuat mail merge tersebut. Apabila field yang disediakan

oleh Ms.word tidak sesuai dengan yang kita butuhkan (dalam contoh ini field-field

yang kita isikan adalah nama, alamat, kota, dan program) kita dapat menambahnya

dengan mengklik tombol customize columns. Setelah itu akan tampil kotak customize

columns Untuk menambahkan field-field yang kita butuhkan tekan tombol “add”,

(dalam contoh ini tambahkanlah : nama, alamat, kota, dan program).

VIII. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas ada beberapa kesimpulan yang dapat Saya

simpulkan, yakni :

1. Fasilitas pembuatan mail merge terdapat pada microsoft word.

2. Membuat mail merge dari Microsoft word agar menarik bentuknya dapat

mengukuti berapa langkah kriteria sesuai selera.

3. Microsofts word 2003 sedikit perbedaan dalam tampilan menu dalam proses

pembuatan mail merge pada Ms.word 2007.

4. Mail merge adalah salah satu fasilitas yang disediakan oleh Ms.word untuk

mempermudah pekerjaan kita dalam membuat surat atau sertifikat yang isinya

sama tetapi tujuannya berbeda.

5. Pembuatan mail merge harus semenarik mungkin kalau bisa.

DAFTAR PUSTAKA

Anonim. 2002. Kriteria Pembuatan Mail Merge. Diakses: www.pembuatan mail merge.com.

Berdarnidus.2001. Mengolah Mail Pada Ms. Word 2003 . Diakses: www.contoh mail.com.

Prajnanta.2003. Mengolah Mail Merge Pada Ms. Word 2003 . Diakses: www.contoh mail merge.com.

Rustam.2001. Kriteria Pembuatan Mail Merge. Diakses: www.contoh mail merge.com.

Suseno.2004. Mengolah Mail Merge Pada Ms. Word 2003 . Diakses: www.contoh mail merge.com.