HAKIKATADMINISTRASI PERKANTORAN

KELOMPOK 1Eko Supriyadi

Indah Wahyuni AgustinaNi Made Budiarti

Ari WinantoSaiful Anwar

Ari FazarNurul Afifah

PENGERTIAN ADMINISTRASI

Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan.

administrasi secara sempit :kejadian yang meliputi catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan

administrasi secara luas :seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencpai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.

PENGERTIAN KANTOR DARI BERBAGAI SEGI

1. Dari segi fisikkantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang bersifat statis,

yaitu suatu tempat penyelenggaraan kegiatan- kegiatan manajemen. misalnya, pemeliharaan warkat (records keeping) dan pengurus informasi (information handling).

2. Dari segi aktivitas:kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin

adanya pembagian pekerjaan di antara mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tersebut.

PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Administrasi perkantoran adalah serangkaian kegiatan sehari-hari yang berkaitan dengan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang dan logistik dalam sebuah organisasi. Seorang karyawan yang melakukan tugas ini biasanya disebut administrator kantor atau manajer kantor. Tugas seorang administrator perkantoran bervariasi tergantung pada bos pemberi kerja dan tingkat pendidikan yang dimiliki.

CIRI CIRI KANTOR1. Adanya kelompok manusia yang terdiri atas 2 orang atau lebih.2. Adanya kerja sama3. Adanya proses/usaha4. Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan5. Adanya tujuan.

UNSUR - UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. Organisasi merupakan tempat dan kerja sama langkah kerja dalam rangka mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi sebagai tempat terdiri dari gedung perkantoran dan ruang kerja yang dilengkapi fasilitas - fasilitas untuk penyelesaian pekerjaan kantor. Fasilitas – fasilitas tersebut meliputi perabotan kantor, mesin kantor dan perlengkapan ruang kerja yang dapat menjamin efektifitas penyelesaian pekerjaan kantor.

2. Menejemen atau tata laksana yaitu bentuk rangkaian kegiatan penataan secara teratur agar pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran dilaksanakan secara teratur dan terkendali agar mencapai tujuan penyelesaian pekerjaan kantor sesuai dengan yang telah ditetapkan secara efektif.

3. Kepegawaian/ Personaliamerupakan bentuk aktivitas yang selalu berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia yang diperlukan organisasi kerja yang meliputi : pengadaan pengawai, pengangkatan pegawai, pembinaan pegawai, penggajian dan pemberian kesejahteraan pegawai, serta pemberhentian pegawai.

4. Keuanganmerupakan kegiatan yang dilakukan terkait dengan pengelolaan

anggaran untuk menunjang aktivitas penyelesaian pekerjaan kantor dan pokok organisasi kerja.

5. Perbekalan/ Perlengkapanmerupakan kegiatan yang mengelola segala kebutuhan perabotan

kantor, mesin kantor, alat tulis kantor, dan perlengkapan ruang kerja untuk membantu mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan pokok yang telah ditetapkan.

6. Ketatausahaan/ kesekretariatan/ Pekerjaan kantormerupakan aktivitas pengolahan informasi yang diperlukan untuk

membantu proses penyelesaian pekerjaan pokok organisasi seperti mail handling, kearsipan, penanganan telepon, penggandaan dokumen, distribusi dokumen.

7. Komunikasi/ Tata hubunganyaitu kegiatan yang menyelenggarakan pendistribusian informasi pada proses penyelesaian pekerjaan pada organisasi kerja dalam rangka untuk terwujud intregritas/ kesatuan langkah pada penyelesaian pekerjaan kantor untuk menunjang penyelesaian pekerjaan pokok.

8. Hubungan masyarakat/ public relation kegiatan yang menghubungkan kepentingan internal organisasi kerja dengan eksternal organisasi kerja yang ada kepentingan dengan organisasi kerja atau sebaliknya.

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORANKegiatan kantora) Perencanaan perkantoran ( office planning )

1. Perencanaan gedung2. Tata ruang kantor3. Penerangan/cahaya4. Ventilasi5. Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor6. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor7. Anggaran (budgeting) perkantoran8. Standar kualitas kerja9. Sistem informasi dan telekomunikasi

b) Pengorganisasian perkantoran ( office organizing )10.Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam

organisasi/perusahaan11. Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun

bawahan12.Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan

jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

c) Pengarahan perkantoran ( office actuating )1. Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan

terhadap bawahan2. Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi

terhadap bawahan3. Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan

masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan4. Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi5. Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan,

agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar

6. Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan

d) Pengawasan perkantoran ( office controlling )1. Penggunaan peralatan dan perabot kantor2. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor3. Kualitas pekerjaan kantor4. Pelayanan kantor5. Waktu6. Biaya perkantoran.

Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantorana) Lokasi kantor

Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:1) Faktor keamanan2) Faktor lingkungan3) Faktor harga

b) GedungFaktor yang perlu diperhatikan:1) Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan2) Memiliki fasilitas yang memadai3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

c) Peralatan1) Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer,

penghapus dan peralatan habis pakai lainnyad) Interior

Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor

e) Mesin-mesin kantorDisesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

TUJUAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

a) Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.

b) Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.

c) Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggungjawabnya.

d) Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/ dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.

e) Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak.

f) Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

TERIMAKASIH