1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Salah satu unit pelaksana teknis dari Dinas Kesehatan Kabupaten Sidoarjo

yang melaksanakan pengelolaan obat untuk kebutuhan Puskesmas se-Kabupaten

Sidoarjo adalah Gudang Farmasi Dinas Kesehatan Kabupaten (GFK). Fungsi

dari Gudang farmasi ini adalah sebagai tempat berlangsungnya pekerjaan

kefarmasian dan bertanggung jawab atas pengelolaan, penerimaan, penyimpanan

dan pendistribusian obat ke seluruh Puskesmas yang berada dalam ruang lingkup

layanan. GFK menyimpan rata - rata 398 item obat per tahunnya dan distribusikan

ke 26 Puskesmas yang berada didalam naungannya dimana setiap Puskesmas rata

- rata menangani sebanyak 378 item obat.

Terdapat beberapa masalah yang dihadapi dalam manajemen persediaan

obat yang diterapkan oleh GFK dan Puskesmas saat ini. Manajemen persediaan

yang terpisah - pisah dan masih manual (ratusan item obat belum dipantau secara

up to date) sehingga rawan terjadinya human error pada akhirnya berdampak

terhadap ketidakakuratan informasi yang tersedia. Menurut Lee dkk (1997)

distorsi informasi dalam rantai pasok dapat menyebabkan inefisiensi seperti

jumlah inventori yang terlalu banyak atau sedikit, tingkat layanan yang rendah,

pemborosan, transportasi yang tidak efektif.

Hal ini menyebabkan GFK kesulitan dalam menentukan persediaan yang

optimal untuk memenuhi pasokan ke semua puskesmas sehingga kebijakan

manajemen persediaan yang diambilpun menjadi sederhana. Beberapa item obat

yang umum (dalam hal ini obat yang sering dipakai), GFK menyamakan stok

pengaman (safety stok) sebesar 10 - 30 % akibatnya item obat tersebut selalu

berlebih (overstock) sehingga jika disimpan dalam jangka waktu yang lama

menyebabkan banyaknya obat yang kadaluarsa dan berdampak pada kerugian

biaya. Disisi lain ada item obat khusus yang tidak ditentukan besar safety stock,

yaitu obat yang penggunaannya jarang dan hanya untuk penyakit tertentu. Untuk

item ini pembagian ke puskesmas sesuai permintaan yang diajukan tanpa ada stok

2

pengaman. Jika obat jenis ini habis, maka GFK kesulitan memenuhi permintaan

puskesmas karena mereka tidak memiliki stok persediaan obat tersebut.

Sebenarnya masalah ini dapat diatasi dengan mencarikan di puskesmas lain yang

persediaannya berlebih namun GFK sulit menemukan mana puskesmas yang

memiliki item tersebut sehingga harus ditanyakan satu persatu sehingga memakan

waktu yang lama. Hal ini tentunya bisa berpengaruh terhadap pelayanan kepada

pasien.

Secara singkat masalah-masalah yang dihadapi dalam pengelolaan antar

elemen rantai pasok di sektor kesehatan yaitu antara GFK dan Puskesmas seperti

diuraikan di atas adalah: 1) sistem pengelolaan persediaan yang digunakan masih

manual sehingga mengakibatkan tingginya human error, rendahnya akurasi

informasi dan lambatnya penyediaan informasi 2) kurangnya visibilitas terhadap

informasi yang ada di GFK dan puskesmas dan 3) belum adanya integrasi

perencanaan dan manajemen persediaan. Masalah - masalah ini dapat diatasi

dengan menerapkan berbagai konsep dalam manajemen rantai pasok terutama

terkait dengan sektor kesehatan.

Menurut Cheng dan Whittemorre (2008) yang meneliti tentang manajemen

rantai pasok di rumah sakit, sistem yang masih manual merupakan salah satu

penyebab dari kelebihan pemesanan yang akhirnya menimbulkan inventory yang

berlebih. Menurut LeRouge, Mantzana dan Vance Wilson (2007) teknologi

informasi tidak dapat dianggap sebagai alat pendukung tetapi telah menjadi

kebutuhan strategis untuk membangun infrastruktur teknologi informasi layanan

kesehatan yang terintegrasi yang dapat meningkatkan pelayanan dan mengurangi

kesalahan-kesalahan medis. Tung (2008) menambahkan bahwa sektor medis

adalah sektor yang padat modal, padat karya dan padat informasi, sehingga

pertukaran informasi yang sangat besar telah menarik perhatian para pelaku

industri kesehatan. Menurut mereka rumah sakit yang tidak mengaplikasikan

sistem dan teknologi informasi akan menjadi kurang efisien dan kehilangan

kepercayaan dari pasiennya.

Berdasarkan permasalahan yang dihadapi dan hasil-hasil penelitian yang

sebelumnya maka diperlukan sistem yang dapat membantu pihak GFK dan

Puskesmas untuk melakukan manajemen persediaan secara terintegrasi. Sistem ini

3

harus mampu meningkatkan visibilitas dan kecepatan penyediaan informasi

terkait dengan manajemen persediaan sehingga GFK bisa berperan lebih besar

dalam mengatur alokasi persediaan di masing-masing Puskesmas. Selain itu

sistem harus dapat membantu menentukan persediaan yang optimal, memberikan

alert untuk mengingatkan saat item obat di Puskesmas harus dipesan dan

menentukan report detil harian dan bulanan.

Dengan adanya sistem ini diharapkan dapat membantu permasalahan yang

dihadapi oleh bagian logistik GFK maupun Puskesmas dalam manajemen

persediaan obat agar lebih baik dan pada akhirnya diharapkan dapat meningkatkan

tingkat layanan yang diberikan oleh Puskesmas.

1.2 Rumusan Masalah

Penelitian yang diajukan menitikberatkan pada permasalahan sebagai

berikut:

1 Apa saja kebutuhan GFK dan Puskesmas dalam manajemen persediaan obat?

2 Bagaimana rancangan alur proses yang dapat membantu GFK dan Puskesmas

dalam mengelola persediaan obat?

3 Bagaimana hasil pengembangan sistem dapat membantu GFK dan puskesmas

dalam mengelola persediaan obat?

1.3 Batasan Permasalahan

Dari permasalahan yang telah disebutkan diatas, maka batasan-batasan

dalam penelitian ini adalah:

1. Data yang digunakan dalam sistem manajemen persediaan terintegrasi ini

adalah data persediaan farmasi per periode selama 2 tahun, yakni pada tahun

2010 dan 2011 yang telah tercatat, antara lain:

a. Amoxicillin 500 mg Tab.

b. Antalgin 500 mg Tab.

c. Asam Mefenamat 500 mg Tab.

d. Dexamethason 0,5 mg Tab

4

2. Penelitian yang dilakukan hanya sebatas dalam bidang logistik farmasi di

Gudang Farmasi Kesehatan Sidoarjo dan Puskesmas Wonoayu Sidoarjo.

3. Semua data untuk keperluan penelitian ini diperoleh dari pihak Gudang

Farmasi Kesehatan Sidoarjo dan Puskesmas Wonoayu Sidoarjo.

1.4 Tujuan

Secara lebih spesifik, penelitian ini diharapkan dapat menghasilkan suatu

sistem terintegrasi yang dapat meningkatkan visibilitas, kecepatan dan ketepatan

penyediaan informasi terkait dengan manajemen persediaan di GFK dan

Puskesmas.

1.5 Manfaat penelitian

Diharapkan dengan dengan pengerjaan penelitian ini dapat bermanfaat

bagi unit logistik GFK dan Puskesmas di Kabupaten Sidoarjo dalam meringankan

beban kerja dan mempermudah dalam manajemen persediaan obat serta

membantu dalam mengambil keputusan atau membuat kebijakan tertentu terkait

informasi persediaan obat.

1.6 Sistematika Penulisan

Dalam penelitian ini, sistematika penulisan laporan disesuaikan dengan

pelaksanaan penelitian dan saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya.

Penulisan ini dibagi menjadi 7 bab dan masing-masing bab terdiri dari beberapa

sub bab untuk memberikan penjelasan yang lebih detail. Tahapan penulisan

laporan penelitian penelitian ini dijelaskan sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini dijelaskan tentang latar belakang, rumusan masalah, batasan

masalah, tujuan dan manfat penelitian, serta sistematika penulisan penelitian.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Konsep dan dasar-dasar teori dari studi pustaka dijelaskan dalam bab ini,

termasuk di dalamnya mengenai sistem manajemen persediaan, rantai pasok pada

5

sektor kesehatan, teknologi informasi untuk rantai pasok, supply chain

terintegrasi, SDLC, Waterfall, ROP, safety stock, EOQ , VB.NET, MySQL, dan

review terhadap penilitan sebelumnya mengenai manajemen persediaan obat.

BAB III METODA PENELITIAN

Pada bagian ini diuraikan secara rinci metode waterfall yang dilakukan

dalam penelitian ini. Metoda penelitian tersebut meliputi studi literatur,

wawancara dan pengumpulan data, analisa kebutuhan sistem, perancangan sistem,

pembuatan sistem, pengujian sistem dan evaluasi sistem.

BAB V ANALISA SISTEM

Bab ini menjelaskan mengenai penjelasan gambaran proses bisnis singkat

yang terjadi antara GFK dan Puskesmas saat ini, analisis terhadap sistem yang

berlangsung serta penjelasan mengenai saran perbaikan yang nantinya menjadi

dasar dalam menggali kebutuhan sistem yang akan dibangun.

BAB IV PERANCANGAN SISTEM

Bab ini membahas mengenai bagaimana merancang sistem untuk

manajemen persediaan yang yang tepat sesuai dengan penggalian kebutuhan yang

dilakukan, menentukan reoder point, safey stock, economic order quantity, histori

transaksi dan reporting.

BAB VI IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM

Bab ini menjelaskan mengenai hasil uji coba program yang telah dibangun

sebelumnya untuk memastikan kebenaran implementasi model. Kemudian

dilakukan analisis terhadap hasil uji coba tersebut.

BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi mengenai kesimpulan dari penelitian dan saran untuk

pengembangan selanjutnya.

6

HALAMAN SENGAJA DIKOSONGKAN