PEMBUATA� TATA LAKSA�A PROYEK PEMBA�GU�A� SISTEM

I�FORMASI DI U�IVERSITAS X BERDASARKA� CMMI

ABSTRAK Pembangunan sistem informasi di Universitas X dilakukan dengan tidak

menggunakan manajemen proyek yang baik. Pembangunan sistem informasi dilakukan

berdasarkan tahapan-tahapan yang ditentukan oleh masing-masing penanggung jawab

pembangunan sistem informasi. Akibatnya pembangunan sistem informasi sering

melebihi batasan waktu dan batasan biaya yang telah ditentukan serta kurang sesuai

dengan kebutuhan yang ada. Melihat kondisi tersebut maka diperlukan tata laksana

proyek pembangunan sistem informasi.

Pembuatan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi dilakukan

melalui tahapan pengumpulan dan analisa data, tahapan pengembangan tata laksana dan

tahapan pembuatan buku tata laksana proyek pembangunan sistem informasi.

Pembuatan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi dilakukan berdasarkan

pedoman, kebijakan dan panduan proyek pembangunan sistem informasi yang ada di

Universitas X serta standar manajemen proyek seperti Capability Maturity Model

Integration (CMMI) for Development dan PMBOK Guide Fourth Edition.

Hasil dari penelitian ini adalah tata laksana proyek pembangunan sistem

informasi. Tata laksana yang dihasilkan diharapkan dapat memberikan kontribusi agar

proses-proses dalam proyek pembangunan sistem informasi dapat menjadi lebih baik.

PE�DAHULUA�

Universitas X adalah universitas yang masih terhitung baru. Walaupun

demikian, sejak awal masa pendiriannya Universitas X telah mempunyai suatu

komitmen untuk menjadi digital campus. Untuk membantu mencapai komitmen tersebut, maka sejak awal pendiriannya Universitas X sudah memiliki Departemen

Information and Communication Technology (ICT). Departemen ini akan bertanggung

jawab untuk mengembangkan aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan oleh Universitas X.

Selama ini pengembangan aplikasi-aplikasi tersebut dilakukan dengan tidak

menggunakan manajemen proyek yang baik dan benar. Pengembangan aplikasi

dilakukan sesuai dengan tahapan-tahapan yang ditentukan oleh masing-masing

penanggung jawab pengembangan aplikasi dan tahapan-tahapan tersebut tidak

didokumentasikan. Selain itu pengembangan aplikasi dilakukan tanpa benar-benar

mempertimbangkan kepuasan customer, di mana customer di sini adalah departemen-

departemen lain yang ada di universitas. Akibatnya pengembangan aplikasi sering

melebihi batasan waktu dan batasan biaya yang telah ditentukan. Aplikasi yang

dihasilkan juga terkadang kurang sesuai dengan kebutuhan customer sehingga perlu

dilakukan perubahan pada aplikasi setelah aplikasi tersebut diserahkan ke customer. Hal

ini tentu saja menimbulkan biaya tambahan karena selain harus mengeluarkan biaya

untuk maintenance aplikasi yang sudah berjalan, juga diperlukan biaya tambahan untuk

melakukan perubahan terhadap aplikasi.

Melihat kondisi di atas maka perlu dilakukan pengembangan standar untuk

proyek pembangunan sistem informasi. Salah satu hal yang harus ada dalam standar

tersebut adalah tata laksana proyek pembangunan sistem informasi yang berdasarkan

pada standar manajemen proyek seperti Capability Maturity Model Integration (CMMI)

for Development dan PMBOK Guide Fourth Edition.

METODA

Pembuatan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi dilakukan

melalui tiga tahapan. Pada tahapan pertama yaitu tahapan pengumpulan dan analisa data

dilakukan pengumpulan data yang akan dibutuhkan dalam pembuatan tata laksana

proyek pembangunan sistem informasi dari Universitas X. Pada tahapan kedua yaitu

tahapan pengembangan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi akan

dilakukan pengembangan prosedur dan formulir acuan untuk proyek pembangunan

sistem informasi. Pada tahapan ini akan dilakukan pemilihan terhadap bagian-bagian

dari CMMI for Development dan PMBOK Guide Fourth Edition yang dapat digunakan

dalam pembuatan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi. Pada tahapan

ketiga yaitu tahapan pembuatan buku tata laksana proyek pembangunan sistem

informasi, dokumen prosedur, dokumen formulir acuan dan matrik tata laksana disusun

ke dalam buku tata laksana proyek pembangunan sistem informasi. Gambaran umum

tentang tahapan-tahapan seperti yang dapat dilihat pada Gambar 1.

3.1

Pengumpulan dan Analisa

Data

3.2

Pengembangan Tata Laksana Proyek

Pembangunan Sistem Informasi

3.3

Pembuatan Buku Tata Laksana Proyek Pembangunan Sistem Informasi

Pedoman, Kebijakan

dan Panduan Proyek

Pembangunan

Sistem Informasi

Capability Maturity

Model Integration

(CMMI) for

Development

Dokumen ProsedurDokumen Formulir

AcuanMatrik Tata Laksana

PMBOK Guide

Fourth Edition

Inisialisasi Proyek

Pelaksanaan Proyek

Perencanaan Proyek

Monitoring dan

Kontrol Proyek

Penutupan Proyek

Gambar 1. Gambaran Umum Tahapan Penelitian

HASIL DA� DISKUSI

Pembuatan tata laksana untuk proyek pembangunan sistem informasi ini akan

menghasilkan 42 prosedur dan 59 formulir acuan. Pada tahapan pengumpulan dan

analisa data dilakukan pengumpulan data tentang pedoman, kebijakan dan panduan

proyek pembangunan sistem informasi yang ada di Universitas X serta bagaimana

proses-proses dalam proyek pembangunan sistem informasi dilakukan selama ini. Data

yang dibutuhkan akan dikumpulkan dari Departemen ICT yang bertanggung jawab

untuk pembangunan sistem informasi di Universitas X. Setelah itu akan dilakukan

analisa terhadap data yang sudah dikumpulkan tersebut. Tujuan dari analisa ini adalah

untuk mengetahui kesesuaian proses-proses dalam proyek pembangunan sistem

informasi yang ada selama ini dengan pedoman, kebijakan dan panduan proyek

pembangunan sistem informasi sehingga dapat diketahui apakah proses-proses yang ada

perlu dihilangkan atau apakah proses-proses tersebut perlu dipertahankan dan

diperbaiki.

Pada tahapan pengembangan tata laksana proyek pembangunan sistem

informasi akan dilakukan pemilihan terhadap bagian-bagian dari CMMI for

Development dan PMBOK Guide Fourth Edition yang dapat digunakan dalam

pembuatan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi. Pemilihan ini dilakukan

dengan berdasarkan pada kesesuaian terhadap pedoman, kebijakan dan panduan proyek

pembangunan sistem informasi yang ada di Universitas X. Prosedur akan menjelaskan

tentang bagaimana aktivitas-aktivitas yang ada dalam proyek pembangunan sistem

informasi dilaksanakan, siapa orang yang bertanggung jawab terhadap aktivitas tersebut

dan kapan aktivitas tersebut dilaksanakan. Formulir acuan terdiri dari formulir, laporan

atau surat yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas yang ada dalam

prosedur atau dihasilkan dari pelaksanaan aktivitas-aktivitas yang ada dalam prosedur.

Pengembangan prosedur dan formulir acuan untuk proyek pembangunan sistem

informasi akan dilakukan untuk lima aktivitas berikut ini:

a. Inisialisasi proyek

Aktivitas inisialisasi proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dilakukan untuk

mendefinisikan sebuah proyek baru atau untuk mendefinisikan sebuah tahapan baru

dari proyek yang sudah ada dengan memperoleh otorisasi untuk memulai proyek

atau tahapan proyek tersebut. Aktivitas inisialisasi proyek ini akan dibedakan menjadi 2 aktivitas yaitu:

− Pembuatan Project Charter

− Pengidentifikasian Stakeholder b. Perencanaan proyek

Aktivitas perencanaan proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dilakukan untuk

menentukan ruang lingkup dari proyek, memperjelas tujuan proyek dan

mendefinisikan aktivitas-aktivitas apa saja yang perlu dilakukan untuk mencapai

tujuan proyek. Aktivitas perencanaan proyek akan dibedakan menjadi 20 aktivitas

yaitu:

− Pembuatan Project Management

Plan

− Pengumpulan Requirement

− Pendefinisian Ruang Lingkup

− Pembuatan WBS

− Pendefinisian Aktivitas

− Pengurutan Aktivitas

− Estimasi Sumber Daya

− Estimasi Durasi

− Pembuatan Jadwal

− Estimasi Biaya

− Penentuan Budget

− Perencanaan Kualitas

− Pembuatan Human Resource

Plan

− Perencanaan Komunikasi

− Perencanaan Manajemen Resiko

− Pengidentifikasian Resiko

− Pelaksanaan Analisa Resiko Secara Kualitatif

− Pelaksanaan Analisa Resiko

Secara Kuantitatif

− Perencanaan Risk Response

− Perencanaan Procurement

c. Pelaksanaan proyek

Aktivitas pelaksanaan proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dilakukan untuk

menyelesaikan apa yang sudah direncanakan pada aktivitas perencanaan proyek.

Aktivitas pelaksanaan proyek akan dibedakan menjadi 8 aktivitas yaitu:

− Pengarahan dan Pengelolaan

Pelaksanaan Proyek

− Pelaksanaan Quality Assurance

− Perekrutan Tim Proyek

− Pembangunan Tim Proyek

− Pengelolaan Tim Proyek

− Pendistribusian Informasi

− Pengelolaan Ekspektasi Stakeholder

− Pelaksanaan Procurement d. Monitoring dan kontrol proyek

Aktivitas monitoring dan kontrol proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dilakukan

untuk mengontrol dan melakukan review terhadap kemajuan proyek,

mengidentifikasi area di mana diperlukan perubahan terhadap rencana yang sudah

dibuat serta menginisialisasi perubahan tersebut jika memang dibutuhkan. Aktivitas

monitoring dan kontrol proyek akan dibedakan menjadi 10 aktivitas yaitu:

− Monitoring dan Kontrol Terhadap Aktivitas Proyek

− Pelaksanaan Integrated Change

Control

− Verifikasi Ruang Lingkup

− Kontrol Ruang Lingkup

− Kontrol Jadwal

− Kontrol Biaya

− Pelaksanaan Quality Control

− Pelaporan Performance Proyek

− Monitoring dan Kontrol Resiko

− Pengelolaan Procurement

e. Penutupan proyek

Aktivitas penutupan proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dilakukan untuk

mengakhiri proyek atau tahapan proyek dengan resmi. Aktivitas penutupan proyek

akan dibedakan menjadi 2 aktivitas yaitu:

− Penutupan Proyek atau Tahapan dari Proyek

− Penutupan Procurement Berikut ini akan diberikan contoh pengembangan prosedur dan formulir acuan untuk

aktivitas pengumpulan requirement. Berdasarkan hasil pengumpulan dan analisa data

yang sudah dilakukan serta data bagian-bagian dari CMMI for Development dan

PMBOK Guide Fourth Edition yang dapat digunakan untuk aktivitas pengumpulan

requirement, maka dikembangkan prosedur untuk aktivitas pengumpulan requirement

dalam bentuk flowchart seperti yang dapat dilihat pada Gambar 2.

Gambar 2. Flowchart Aktivitas Pengumpulan Requirement

AKTIVITAS DOKUMEN TERKAIT KETERANGAN

Pendefinisian

constraint untuk

verifikasi dan

validasi

requirement

Penyusunan

requirement

produk dan

komponen

produk

(O)

Requirements

traceability

matrix

(O)

Requirements

inter-

traceability

matrix

Project manager, Stakeholder

Project manager, Team member

Metode:

Analisa requirement

(I)

Requirements

documentation

Metode:

Perubahan requirement ke dalam

bahasa teknis

Penambahan requirement jika

dirasa ada kebutuhan teknis yang

perlu difasilitasi

(I)

Requirements

documentation

Penentuan

hubungan antar

requirementProject manager, Team member

(I)(O)

Requirements

traceability

matrix Metode:

Pengelompokan requirement

(I)

Requirements

inter-

traceability

matrix

END

Pembuatan

requirements

management

plan

(O)

Requirements

management

plan

Project manager, Team member

(I)

Requirements

documentation

(I)

Requirements

traceability

matrix

(I)

Requirements

inter-

traceability

matrix

Metode:

Analisa requirement dan

traceability requirement

Penyusunan

requirement

(I)(O)

Requirements

documentation Project manager, Stakeholder

Metode:

Konsolidasi requirement

Penyelesaian konflik requirement

dengan menentukan prioritasnya

Perolehan pemahaman dan

komitmen stakeholder proyek

terhadap requirement

Pengumpulan

requirement Project manager, Stakeholder

Metode:

Pengumpulan informasi dari

dokumen, standar atau spesifikasi

yang digunakan

Wawancara

Observasi lingkungan kerja untuk

mengetahui bagaimana

sebenarnya proses dilakukan

(I)

Project charter

(I)

Stakeholder

register

(I)(O)

Requirements

documentation

Gambar 2. Flowchart Aktivitas Pengumpulan Requirement (Lanjutan)

Prosedur yang sudah direpresentasikan dalam bentuk flowchart ini lalu

dimasukkan ke dalam dokumen prosedur dengan format tertentu seperti yang dapat

dilihat pada Tabel 1.

Tabel 1. Dokumen Prosedur Aktivitas Pengumpulan Requirement No.No.No.No. KomponenKomponenKomponenKomponen KeteranganKeteranganKeteranganKeterangan 1 Lembar Pengesahan Halaman depan dari dokumen prosedur yang berisi judul prosedur,

nomor dokumen, halaman, tanggal, daftar revisi serta kontrol revisi dari prosedur. Judul prosedur di sini diisi dengan pengumpulan requirement. Nomor dokumen diisi dengan UX/ICT/WP/PSI003. Nomor dokumen ini menjelaskan bahwa dokumen tersebut adalah dokumen untuk Departemen ICT yang berupa dokumen prosedur untuk aktivitas ketiga dari proyek pembangunan sistem informasi.

Tabel 1. Dokumen Prosedur Aktivitas Pengumpulan Requirement (Lanjutan) No.No.No.No. KomponenKomponenKomponenKomponen KeteranganKeteranganKeteranganKeterangan 1 Lembar Pengesahan Daftar revisi diisi dengan tanggal, nomor revisi, jumlah halaman dan

keterangan tentang revisi yang dilakukan. Kontrol revisi diisi dengan nama individu yang melakukan kontrol revisi.

2 Tujuan Tujuan yang ingin dicapai melalui pelaksanaan aktivitas-aktivitas yang ada dalam prosedur. Tujuan prosedur pengumpulan requirement adalah untuk mendefinisikan dan mendokumentasikan semua kebutuhan serta ekspektasi dari stakeholder proyek dengan harapan agar tujuan proyek pembangunan sistem informasi dapat tercapai.

3 Ruang Lingkup Batasan dari prosedur di mana prosedur akan diuraikan menjadi aktivitas-aktivitas. Prosedur pengumpulan requirement dimulai dari pengumpulan requirement dari stakeholder proyek sampai dengan penyusunan requirements management plan.

4 Standar yang Berlaku Standar yang digunakan untuk pelaksanaan aktivitas-aktivitas yang ada dalam prosedur, baik itu standar internal universitas maupun standar internasional. Standar untuk pengumpulan requirement sementara ini belum ada.

5 Kriteria Input Kriteria yang menyatakan bahwa prosedur dapat mulai dilaksanakan. Kriteria yang menyatakan bahwa prosedur pengumpulan requirement dapat dimulai adalah project charter sudah dibuat dan mendapat konfirmasi/persetujuan dari ICT HoD, project manager dan customer serta identifikasi stakeholder proyek sudah selesai dilakukan.

6 Input Dokumen Semua dokumen yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas yang ada dalam prosedur. Dokumen yang dibutuhkan untuk melaksanakan prosedur pengumpulan requirement adalah project charter dan stakeholder register.

7 Kriteria Output Kriteria yang menyatakan bahwa prosedur sudah selesai dilaksanakan. Kriteria yang menyatakan bahwa prosedur pengumpulan requirement sudah selesai dilaksanakan adalah semua kebutuhan serta ekspektasi dari stakeholder proyek sudah didefinisikan dan didokumentasikan dalam requirements documentation, requirements traceability matrix, requirements inter-traceability matrix dan requirements management plan.

8 Output Dokumen Semua dokumen yang dihasilkan dari pelaksanaan aktivitas-aktivitas yang ada dalam prosedur. Dokumen yang dihasilkan dari pelaksanaan prosedur pengumpulan requirement adalah requirements documentation, requirements traceability matrix, requirements inter-traceability matrix dan requirements management plan.

9 Kriteria Sukses Ukuran yang digunakan untuk mengetahui sejauh mana keberhasilan implementasi aktivitas-aktivitas yang ada dalam prosedur. Dengan kriteria sukses dapat diketahui sejauh mana tujuan dari prosedur yang telah berhasil dicapai. Prosedur pengumpulan requirement dapat dikatakan berhasil jika requirement sudah dikumpulkan lalu disusun sebagai requirement produk dan komponen produk serta requirements management plan sudah dibuat.

10 RACI Matrik yang menggambarkan individu-individu yang terlibat dalam pelaksanaan prosedur. Individu-individu yang dimaksud di sini adalah penanggung jawab aktivitas, pelaksana aktivitas, pihak yang diajak berkonsultasi serta pihak yang diberi informasi tentang kemajuan atau hasil dari aktivitas. RACI untuk prosedur pengumpulan requirement dikembangkan dari penanggung jawab, pelaksana, pihak yang diajak berkonsultasi serta pihak yang diberi informasi tentang

Tabel 1. Dokumen Prosedur Aktivitas Pengumpulan Requirement (Lanjutan) No.No.No.No. KomponenKomponenKomponenKomponen KeteranganKeteranganKeteranganKeterangan 10 RACI kemajuan atau hasil dari aktivitas yang ada dalam prosedur

pengumpulan requirement. 11 Definisi dan Daftar Singkatan Penjelasan tentang semua definisi dan singkatan yang digunakan

dalam dokumen prosedur. Definisi dan daftar singkatan diisi dengan penjelasan tentang semua definisi dan singkatan yang mungkin membingungkan bagi pengguna dokumen prosedur.

12 Flowchart Gambaran aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam prosedur. Termasuk di dalamnya adalah bagaimana aktivitas dilaksanakan, semua dokumen yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas atau dihasilkan dari pelaksanaan aktivitas dan siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakan aktivitas tersebut. Dokumen yang dimaksud di sini dapat berupa formulir, laporan atau surat. Flowchart untuk prosedur pengumpulan requirement diisi dengan flowchart yang sudah dibuat sebelumnya seperti yang dapat dilihat pada Gambar 2.

Berdasarkan dokumen prosedur yang sudah disusun seperti yang dapat dilihat pada

Tabel 1, dapat diidentifikasi formulir acuan yang dibutuhkan dalam pelaksanaan

aktivitas pengumpulan requirement. Formulir acuan tersebut dapat dibedakan menjadi 2

jenis yaitu formulir acuan yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas dan formulir

acuan yang dihasilkan dari pelaksanaan aktivitas. Formulir acuan yang dibutuhkan

untuk melaksanakan aktivitas pengumpulan requirement adalah sebagai berikut:

− Project charter yaitu dokumen yang memberikan otorisasi secara formal untuk memulai suatu proyek dan memberikan otorisasi kepada project manager untuk

mengalokasikan sumber daya bagi aktivitas proyek

− Stakeholder register yaitu dokumen yang terdiri dari semua informasi tentang

stakeholder proyek yang akan dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek

Formulir acuan yang dihasilkan dari pelaksanaan aktivitas pengumpulan requirement

adalah sebagai berikut :

− Requirements documentation yaitu dokumen yang menggambarkan requirement yang ada dalam proyek

− Requirements traceability matrix yaitu dokumen yang menjelaskan tentang dari

mana requirement berasal dan bagaimana requirement tersebut dipenuhi selama

pelaksanaan proyek

− Requirements inter-traceability matrix yaitu dokumen yang menjelaskan hubungan antar requirement

− Requirements management plan yaitu dokumen yang menjelaskan bagaimana requirement akan dianalisa, didokumentasikan dan dikelola selama pelaksanaan

proyek

Semua formulir acuan tersebut akan dibuat dengan format seperti yang dapat dilihat

pada Tabel 2.

Tabel 2. Format Formulir Acuan No.No.No.No. KomponenKomponenKomponenKomponen KeteranganKeteranganKeteranganKeterangan 1 Logo Logo dari organisasi di mana formulir acuan tersebut dibuat. 2 Nama Formulir Acuan Nama formulir acuan. 3 Nama Proyek Nama proyek di mana formulir acuan tersebut digunakan. 4 No. Proyek No. proyek di mana formulir acuan tersebut digunakan. No. proyek

Tabel 2. Format Formulir Acuan (Lanjutan) No.No.No.No. KomponenKomponenKomponenKomponen KeteranganKeteranganKeteranganKeterangan 4 No. Proyek diisi dengan UX/ICT/PSIyyyymm/00. No. proyek ini menjelaskan

bahwa proyek tersebut adalah proyek pembangunan sistem informasi kesekian yang dilaksanakan oleh Departemen ICT pada suatu periode tertentu.

5 Tanggal Tanggal saat formulir acuan dibuat. 6 Isi Formulir Acuan Isi dari formulir acuan. Sebagai contoh isi dari formulir acuan

requirements documentation adalah nama stakeholder, requirement yang dimiliki stakeholder, kategori dari requirement, prioritas pemenuhan requirement dan kriteria yang dapat menyatakan bahwa requirement sudah terpenuhi.

Contoh formulir acuan requirements documentation dapat dilihat pada Gambar 3.

Gambar 3. Formulir Acuan Requirements Documentation

KESIMPULA�

Pembuatan tata laksana proyek pembangunan sistem informasi di Universitas

X menghasilkan 42 prosedur dan 59 formulir acuan. Kelompok aktivitas inisialisasi

proyek dan penutupan proyek dikembangkan menjadi 2 prosedur. Kelompok aktivitas

perencanaan proyek merupakan kelompok aktivitas terpanjang karena dapat

dikembangkan menjadi 20 prosedur. Kelompok aktivitas pelaksanaan proyek dapat

dikembangkan menjadi 8 prosedur. Kelompok aktivitas monitoring dan kontrol proyek

dapat dikembangkan menjadi 10 prosedur.

DAFTAR PUSTAKA

Hoyle, D. (2009). ISO 9000 Quality Systems Handbook. 6th edition. Oxford:

Butterworth-Heinemann.

IT Governance Institute. (2007). COBIT 4.1. Rolling Meadows: IT Governance

Institute.

Project Management Institute. (2008). A Guide to the Project Management Body of

Knowledge (PMBOK Guide) Fourth Edition. Pennsylvania: Project Management

Institute.

Schwalbe, K. (2007). Information Technology Project Management. 5th edition.

Massachusetts: Thomson Course Technology.

Software Engineering Institute. (2006). CMMI for Development Version 1.2. Pittsburgh:

Software Engineering Institute.